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Electronic Resource Management(ERM) in Bibliotheken(ERM) in Bibliotheken

eine knappe Einführung

vonvon

Mario Kowalak (UB FU Berlin)

Vortrag bei den 19. Gemeinsamen Bibliothekstagen für Niedersachsen und Sachsen-AnhaltStadtbibliothek Celle, 27./28.11.2011

Electronic Resource Management in Bibliothekeng

Agenda

Wo liegt das Problem?Wo liegt das Problem?

Herausforderung E-Ressourcen

Lösung ERMS!?Lösung ERMS!?

Missverständnisse ...

Aufklärungsversuche Aufklärungsversuche

ERMS – ein (Zwischen-)Fazit

2Electronic Resource Management in Bibliotheken / M. Kowalak +++ 19. Gem. Bibliothekstage f. Niedersachsen u. Sachsen-Anhalt - Celle, 27./28.11.2011


Wo liegt das Problem?

• wachsendes Angebotg

• wachsende Nachfrage ("Google Generation")

• wachsende Kosten

h d d= wachsende Bedeutung innerhalb der bibliothekarischen Aufgaben u. Dienstleistungen



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Quelle: “How UC Berkeley Collection Dollars Are Spent”(http://www.lib.berkeley.edu/Collections/facts.html#ucb_spend)

Electronic Resource Management in Bibliotheken / M. Kowalak +++ 19. Gem. Bibliothekstage f. Niedersachsen u. Sachsen-Anhalt - Celle, 27./28.11.2011


Wachsende Unübersichtlichkeit Wachsende Unübersichtlichkeit …

• dynamische Materie (Wechsel innerh. Packages, bei Verlag, Vendor, B di Li )Beendigung von Lizenzen usw.)

• Mengenproblem (oft Hunderte von „selbständigen“ bibliographischen Einheiten in einem Paket“)bibliographischen Einheiten in einem „Paket )

• Vielzahl von Bezugs-, Geschäfts- und Vertragsmodellen (Parallel-Abo mit u ohne Aufpreis E-only konsortial Nationallizenzen (Parallel-Abo mit u. ohne Aufpreis, E-only, konsortial, Nationallizenzen, sim. Users …)

• Differenzierung von Zugangsrechten / komplexe

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Differenzierung von Zugangsrechten / komplexe Nutzerverwaltung



Grafik / Quelle: Electronic Resource ManagementReport of the DLF ERM Initiative



Konsequenzen …

• konventionelle Bibliotheksverwaltungssoftware (ILS) ist nicht für das Management von E-Ressourcen ausgerichtet

• trad. (einzelmedienbezogene) Katalogisierung aufgrund der häufig beträchtlichen bibliogr. Mengen arbeitsökonomisch kaum vertretbar

• unterschiedliche bibliothekarische Bereiche sind mit unterschiedlichen Aufgaben in die GGe u. das Management für E-Ressourcen eingebunden

Gefahr: separate = doppelte Datenhaltung/-bearbeitung

Lücken und Mängel beim Datenaustausch

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Lücken und Mängel beim Datenaustausch„Datensilos“?!



Konsequenzen …

„Makroverwaltung“ (Paketebene) statt „Mikroverwaltung“

Vision: Daten einmal anfassen!

Daten zentral erfassen und pflegen (lassen) Central Knowledge Base = „CKB“ …



„The goal … is a system that supports management of the information and workflows necessary t ffi i tl l t l t to efficiently select, evaluate, acquire, maintain, and provide access to e-resources in acco dance ith thei b siness and Die Lösung:

ERMS

accordance with their business and license terms.“

Quelle:Quelle:Electronic Resource Management Report of the DLF ERM Initiative, Appendix A: Functional Requirements for Electronic Resource Management

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Electronic Resource Management



ERM-Initiative (ERMI)

2001 (ff.): Statusreport zum Management von E-Ressourcen in (nordamerikanischen) Bibliotheken (Tim Jewell, Univ. of Washington);Aufbau eines Web Hubs zur Sammlung von Praktiken u AnforderungenAufbau eines Web Hubs zur Sammlung von Praktiken u. Anforderungenin Bezug auf ERM (mit Adam Chandler, Cornell Univ.)

Digital Library Federation (DLF) veranstaltet mehrere Konferenzen u Digital Library Federation (DLF) veranstaltet mehrere Konferenzen u. Workshops zu ERM

2004 August: Final Report der DLF ERMI bildet Grundlage für die 2004, August: Final Report der DLF ERMI bildet Grundlage für die Entwicklung eigener oder kommerzieller ERM-Systeme (ERMS)



DLF ERMI Final Report, 2004 (http://www.diglib.org/pubs/dlf102/)

Festlegung von

• Functional requirements• Workflow diagram• Entity relationship diagram (Datenmodell)• Entity relationship diagram (Datenmodell)• Data dictionary for elements• Spezifikationen zu XML und Schnittstellen



Die Geschichte des El t i R Electronic Resource Managements und der ERM-Systeme ist (aber auch) Systeme ist (aber auch) eine Geschichte von Missverständnissen ...



Missverständnis Nr. 1

One (size) fits all ...




ERMS kann alles -ERMS kann alles oder: ERM = URM

G afik Q elle

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Grafik - Quelle: http://de.wikipedia.org/w/index.php?title=Datei:3-ball_cascade_movie.gif&filetimestamp=20070128185935




Was ist überhaupt E-Ressourcen-Was ist überhaupt E RessourcenManagement?

Und was macht professionelle ERMS aus?



Electronic Resource Management ist ein weites Feld …g

Die Fragen, Vorstellungen, Bedürfnisse und Anforderungen, die im Zusammenhang mit ERM entwickelt werden, können je nach Ausgangslage und Zielstellung der Bibliothek sehr verschiedenartig Ausgangslage und Zielstellung der Bibliothek sehr verschiedenartig sein.

Anwendungen reichen z.B. von händisch gepflegten Excel-Listen und g g p gLinksammlungen bis zu datenbankgestützten Systemen mit integrierten Knowledge Bases.

16Electronic Resource Management in Bibliotheken / M. Kowalak +++ 19. Gem. Bibliothekstage für Niedersachsen und Sachsen-Anhalt - Celle, 27./28.11.2011


Lohnt sich ein (professionelles kommerzielles) ERMLohnt sich ein (professionelles, kommerzielles) ERM-System für meine Organisation?

Das ist abhängig vom Umfang und der Komplexität der auftretenden Fälle (Einzelquellen Pakete Vendors etc )!auftretenden Fälle (Einzelquellen, Pakete, Vendors, etc.)!

Nicht das "beste" ERM-System am Markt auswählen, sondern die Lösung, die am besten zu den Zielen und Strukturen der Organisation passt!Organisation passt!



ERMS

Di iBibLink

Im Umfeld von großen akademischen Bibliotheken / Bibliothekssystemen ist ein

f i ll ERMS

ERM

DigiBibResolverprofessionelles ERMS nur eine Komponente unter mehreren bzw. nur ein Aktionsfeld im Rahmen des ERM

Discovery Repository

Aktionsfeld im Rahmen des integrierten Electronic Resource Managements ...

ILS/OPACLayer

p y

... bzw. eine Etappe auf dem Weg zu einem integrierten und einheitlichen Ressourcenmanagement ("URM")



ILS ERMS Link-Resolver

OPAC A-Z-Liste DigiBib

Initiierung

Test Aktivierung Aktivierung Aktivierung

EntscheidungDeaktivierung Deaktivierung DeaktivierungJa

Nein

ErwerbungVertrags-bedingungen

Rechnungs-bearbeitung

Aktivierung Aktivierung Aktivierung Aktivierung

bedingungenZugangsdatenNutzungsdaten

EntscheidungDeaktivierung Deaktivierung Deaktivierung Deaktivierung

Abbestell ng

Subskription

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Abbestellung



Professionelle ERM-Komponenten basieren auf "Central Knowledge Bases" (CKBs):auf "Central Knowledge Bases" (CKBs):

• Link Resolver, ERMS "Wissen" über E-Resourcen-Pakete diverser Publisher u aResourcen-Pakete diverser Publisher u.a.

• Portalsoftware ("DigiBib") Configuration Codes für FederatedSearchSearch

Vendor / HostVendor / Host

Bsp.:

Bibliothek

Publisher

Publisher

Publisher

Bsp.:E-Journal-Package …

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PublisherDaten einmal anfassen …



Professionelle ERM-Komponenten basieren auf und verwenden eingeführte(n) Standards und Schnittstellen (z.B.:)eingeführte(n) Standards und Schnittstellen (z.B.:)

Tool Standard

Link Resolver OpenURL

FederatedSearch

Z39.50;SRU/SRWSearch SRU/SRW

ERMS DLF ERMI Specifications;COUNTER;;SUSHI;

ONIX Publications Licenses (bis 2008: NISO License Expression Working Group – LEWG);

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CORE (Draft, 2010)




ERM-Systeme haben ein yeingeschränktes Leistungsspektrum.

Sie sind wesentliche Komponenten und übernehmen Teilaufgaben in einem vielgestaltigen und komplexen Electronic Resource Management-Umfeld.

Sie sind eine wichtige Säule künftiger "URM"-Konzepte.




Probleme & SchwächenProbleme & Schwächen

• viele Daten / Prozesse müssen z.Zt. parallel in anderen Systemen (weiter)gepflegt werdeny ( )g p g

• Datenexport in unterschiedliche Nachweis- und Discovery-Systeme mit z.T. hohen Fehlerquoten (erfordert manuelle Kontrollen, Nacharbeiten)

• Komplexität bei Finanzierung / Lizenzierung von Ressourcen (u.a. bei Konsortien) teilweise nicht ausreichend abbildbar

• Standards z.T. noch nicht ausreichend verbreitet bzw. nicht i k t t t ( B COUNTER d SUSHI)

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immer konsequent umgesetzt (z.B. COUNTER und SUSHI)




Probleme & SchwächenProbleme & Schwächen

CKBs:

• Fehlerbehebung teilweise aufwändig und langwierig (lokale Korrekturen sind keine gute Lösung)

• Kooperation / Kooperationsbereitschaft bei Datenlieferanten (Publisher, Vendors) teilweise noch zu wenig ausgeprägt

• Kleinere Publisher und periphere Publikationen fehlen häufigHandarbeit, Lokalisierung ...



ERMS – ein (Zwischen-)Fazit Stärken & Potentiale

InitiierungRenewal

TrialRoutine-betrieb ERM-

Workflow

Ver-Nachweis

Workflow

handlung

Lizenzierung

Nachweis



ERMS – ein (Zwischen-)Fazit Stärken & Potentiale

CD-ROM-Admin

Zsen.katalogisierer

Erwerbungsleiterin

g

Manager für E-Ressourcen

… aus individuellem Expertenwissen wird „Organisationswissen“!




Theorie und Praxis der ERM-Systeme klaffen streckenweise (noch) auseinander:

• Manche Funktionalitäten sind noch nicht ausgereift

• Viele sinnvolle Funktionalitäten sind in der Praxis bisher kaum erprobt und angewendet worden (z.B. OverlapAnalysis, Trial Management, Reporting, Queuing, integrierte Ticketsysteme, Workflow Management)g y g )

• Verbreitung und Einhaltung von Standards!• bessere Datenqualität/-aktualität!• keine Datensilos!• Daten teilen nicht duplizieren!

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• Daten teilen, nicht duplizieren!



Am Ende gilt:

“… it is all a bit of a gamble, but luck does tend to favor the prepared.“

Collins, Maria: Evolving Workflows: Knowing when to Hold'em, Knowing when to Fold'em', The Serials Librarian, 57: 3, p. 261-271



Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Fragen, Anregungen, Kritik …?

ko alak@ b f berlin [email protected]


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