endelig rapport selbu - nkrf...selbu kommune har som mål at ingen skal ha sykefravær på grunn av...

Sykefravær

Forebygging, tiltak og oppfølging Hjemmetjenesten

Selbu kommune

Mai 2010

REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS

- Sykefravær hjemmetjenesten, forebygging, tiltak og oppfølging. 3

Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Selbu kommunes kontrollutvalg i perioden januar 2010 - mai 2010. Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt-Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen.

Orkanger, 31. mai 2009 Anne Gråberg /s/ Arve Gausen /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Prosjektmedarbeider



Sammendrag I denne forvaltningsrevisjon har vi sett på sykefravær i Selbu kommune. Prosjektet har fokus på hjemmetjenestene i kommunen. Hovedproblemstilling i rapporten har vært om kommunen med dagens innsats og virkemiddelbruk nå en målsetting om et sykefravær på 6 %. Hovedproblemstillinger er belyst med følgende delproblemstillinger: Delproblemstilling 1: Hvordan er omfanget av sykefravær i Selbu kommune?

Problemstillingen vil bli belyst ved å vise utviklingen av sykefravær innen ulike sektorer, grupperinger og Selbu kommune som helhet. I tillegg vil vi sammenligne sykefraværet i Selbu kommune med andre kommuner og grupperinger. Revisor vil ikke foreta vurderinger av resultatet. Delproblemstilling 2: Kjenner kommunen til årsakene til sykefraværet?

Denne problemstillingen søker å belyse om Selbu kommunes har kunnskap om utvikling av, og årsaker til sykefravær

Delproblemstilling 3: Hva har kommunen gjort for å forebygge sykefravær?

I denne problemstillingen vil vi ta utgangspunkt i IA-avtalen og kommunens egne vedtak for å vurdere arbeidet for redusert sykefravær. Delproblemstilling 4: Kostnader ved sykefravær.

Denne problemstillingen vil belyse økonomiske kostnader ved sykefravær for Selbu kommune både i form av utgiftsfordeling per arbeidstaker med ulik lønn, totale utgifter for kommunen ved sykefravær ved tapte årsverk og reelle utgifter, mulige innsparinger ved redusert fravær. Delproblemstilling 1: Hvordan er omfanget av sykefravær i Selbu kommune?

Det legemeldte sykefraværet i Selbu kommune i løpet av perioden fra 2006 til 2009, har vært noe lavere i Selbu enn gjennomsnittet for kommunal forvaltning totalt. I 4. kvartal 2009 var fraværet noe høyere i Selbu enn for kommunal forvalting totalt. Sykefraværet innen sektor Helse og sosial er høyere enn gjennomsnittet for kommunen totalt. For kommunen totalt har sykefraværet økt fra 6,3 prosent i 2005 til 9,4 prosent i 2009. I samme perioden har sykefraværet innen Helse og sosial økt fra 7,9 prosent til 12,5 prosent. Generelt ser vi at helse og sosial ligger i øvre sjikt når det gjelder legemeldt sykefravær i kommunen. Kortidsfraværet ved hjemmetjenestene er på rundt 2 prosent i begge tjenesteområdene. Det totale fraværet varierer over tid og innen hjemmetjenestene. Vi gjør oppmerksom på at utslagene i prosent blir større ved små utvalg. Det er viktig at det blir tatt hensyn til dette i måten vi leser sykefraværsstatistikk på. Sammenligner vi sykefraværet i Selbu kommune med andre kommuner og grupperinger er fraværet fram til 3. kvartal 2008 til 2. kvartal 2009 lavere i Selbu enn for Klæbu, men høyere enn for de andre grupperingene. I perioden etter hadde Selbu det høyeste fraværet. Det egenmeldte sykefravær i kommunene, er lavere i Selbu enn for både Klæbu, Skaun og



kommunesektoren totalt. Innen Pleie og omsorg er det totale sykefraværet i Selbu i løpet av de siste årene, høyere fravær enn i de andre kommunene og kommunesektoren totalt. Rådmannen gir uttrykk for at tallmaterialet til KS ikke stemmer med kommunens egne tall. Etter revisors vurdering bør kommunen avdekke dette forholdet, det er viktig å forholde seg til korrekt tallmateriale for å kunne basere beslutninger på riktig grunnlag Delproblemstilling 2: Kjenner kommunen til årsakene til sykefraværet?

IA-virksomheter skal føre fraværsstatistikk og sette måltall for fraværsutviklingen. Selbu kommune har gjort begge deler. Det kan se ut til at statistikkmaterialet kunne blitt brukt mer aktivt på sektor- og tjenestenivå, som en del av et større bilde i et systematisk arbeid for redusert sykefravær. Det er viktig å kjenne årsak til fravær; både for å kunne forebygge og følge opp den enkelte arbeidstaker. De fleste aktører i arbeidslivet viser til at årsak til fravær er et sammensatt problemområde, og å få et utfyllende bilde av årsaksforhold for arbeidsgiver kan være krevende. Vi skal ikke søke å finne nye og utfyllende løsninger i denne rapporten, men som et ledd i dette arbeidet anser vi det som viktig å ha gode og trygge arenaer for arbeidstaker for å kunne være åpen på mulige årsaker. Hvorvidt dette er tilfelle ved hjemmetjenesten er ikke datamaterialet entydig på, men signalene fra de fleste er at det er greit å si fra om årsak til fravær til sin leder. Det bør bemerkes at tjenesteledere har vært ansatt i stillingene i relativt kort tid. Medarbeidersamtaler er en arena hvor forhold som kan berøre sykefravær blir tatt opp. Revisor merker seg at både kommunens ledelse og sektorsjef sier at det skal gjennomføres medarbeidersamtaler årlig; intervju med ansatte viser at dette på langt nær er tilfelle. Etter revisors vurdering bør rutiner for, og gjennomføring av medarbeidersamtaler blant annet inngå som et ledd i kartlegging av årsak til sykefravær. At kommunen gjennomfører medarbeiderundersøkelser kan bidra positivt i kartlegging av mulig årsak til sykefravær og resultatene bør etter revisors vurdering inngå i et systematisk arbeid for kartlegging av årsak til sykefravær. Sektorsjef sier de mangler systematisk informasjon om årsak til sykefravær. Etter revisors vurdering er det viktig å etablere rutiner både for innhenting av mulig informasjon og å bruke informasjon i et systematisk arbeid for redusert sykefravær. Delproblemstilling 3: Hva har kommunen gjort for å forebygge sykefraværet?

Mål, tiltak og forebygging

Ved hjemmetjenesten har de ikke etterprøvbare aktivitetsmål for arbeidet med sykefravær slik IA-avtalen legger vekt på. Selbu kommune har som målsetting at ingen skal bli syk av å jobbe i helse og sosialetaten og IA-avtalen står det at virksomhetene skal jobbe for å forebygge sykefravær ved å jobbe for et godt arbeidsmiljø og finne tiltak som fremmer trivsel. For revisor ser det ikke ut til at det i hjemmetjenesten på sektorledernivå eller på tjenesteledersnivå er et systematisk fokus på sykefraværsproblematikken. Det er satt i verk konkrete tiltak for å unngå slitasje og fremme trivsel; noe som bidrar positivt. Ved hjemmetjenesten vises det til manglede rutiner for oppfølging og tilbakemelding på avvik og andre forhold som blir tatt opp. Å få på plass et



internkontrollsystem vil etter revisors vurdering kunne bidra til at dette forholdet følges opp på en bedre måte, og dermed i større grad bidra til forbedringsarbeid. Selbu kommune har som mål at ingen skal ha sykefravær på grunn av skader eller ulykker. Som et ledd i dette arbeidet er det viktig å ha gode rutiner for å melde fra om avvik og skader, og at dette følges opp av både ansatte og ledere. Likeså er det viktig å følge opp dette for å hindre tilsvarende hendelser. For revisor kan det se ut til at hjemmetjenesten har et forbedringspotensial på dette området. Samarbeid med andre aktører vil kunne bidra i arbeidet for redusert sykefravær. på tjenesteledernivå kan det se ut til at samarbeidet med både lege, NAV lokalt og bedriftshelsetjenesten er konstruktivt og godt i hjemmetjenesten. På sektornivå framstår samarbeidet med arbeidslivssenteret som lite konstruktivt. Revisor vil påpeke at det er i Selbu kommunes interesse å ha et godt og konstruktivt samarbeid med andre aktører i arbeidet for redusert sykefravær. Det er arbeidsgivers ansvar å sørge for systematisk samarbeid og dialog med de ansatte om IA-arbeidet for å bidra til et godt arbeidsmiljø. Tillitsvalgte og verneombud deltar på flere møtearenaer med arbeidsgiver; på noen av disse arenaene er også sykefraværsproblematikken tema. Det framstår imidlertid ikke som om dette er et systematisk samarbeid med IA-arbeidet som tema. I hjemmetjenestene gjennomføres det ikke systematisk samarbeid på området

Sykefraværsoppfølging

IA-virksomheter skal utarbeide skriftlige rutiner for oppfølging av sykmeldte. Dette skal skje i samarbeid med ansattes representanter og vedtas i samarbeidsfora. Selbu kommune har utarbeidet rutinebeskrivelser for oppfølging av sykmeldte, og dette er gjort i samarbeid med tillitsvalgte. Arbeidsgiver har ansvar for at alle i virksomheten skal gjøres kjent med rutinene og de forpliktelsene som dette innebærer. Ved hjemmetjenesten 2 er ansatte gjort kjent med rutinebeskrivelsen; ved hjemmetjenesten 1 er ikke dette tilfelle blant dem vi har intervjuet. Ved begge tjenesteområdene har oppfølging av ansatte ihht rutinebeskrivelsene variert, ved hjemmetjenesten 2 er det opplevd en forbedring i løpet av siste periode. IA-virksomheter har tilgang på virkemidler forbeholdt disse. Ved hjemmetjenestene blir disse virkemidlene i liten grad brukt. Hva dette skyldes, skal ikke revisor ha noen formening om, men revisor ønsker å påpeke at det er viktig å benytte seg av relevante virkemidler i oppfølging av sykmeldte. Øvrige virkemidler fra NAV benyttes, og et godt samarbeid med ulike aktører på tjenesteledernivå for oppfølging av ansatte, vurderes som positivt. Delproblemstilling 4: Kostnader ved sykefravær Totale reelle utgifter ved ett års sykefravær i Selbu kommune er beregnet til kroner 4 830 082. En reduksjon i sykefraværet med 21 % vil innebære en besparelse på kroner 980 060. Et effektivitetstap på 25 % ved fravær, vil øke de reelle utgiftene til kroner 7 448 080. En reduksjon i sykefraværet på 21 % vil dermed gi en innsparing på 1 536 810 kroner.



Hovedproblemstillingen i dette prosjektet er om kommunen med dagens innsats og virkemiddelbruk vil nå en målsetting om et sykefravær på 6 %? I dette prosjektet har fokuset vært på hjemmetjenestene, og man kan ikke dra en slutning for kommunen som helhet på dette grunnlaget. Innen hjemmetjenestene kan vi imidlertid si at arbeidet for redusert sykefravær i liten grad er systematisert og at arbeidet med, og fokuset på området etter revisors vurdering har mangler. Tjenestelederne i hjemmetjenesten er nytilsatte og rapportens påpekte mangler innenfor sykefraværsarbeidet må rettes mot systemet for sykefraværsoppfølging i hjemmetjenesten og ikke rettes mot arbeidet tjenestelederne har utført etter at de ble tilsatt.



Innhold 1 Innledning ......................................................................................................................9

1.1 Om arbeidet med sykefravær og IA-avtalen ............................................................9 1.2 Utvikling av sykefraværet .....................................................................................10 1.3 Om organisering av Selbu kommune; sektor helse og sosial. .................................11

2 Avgrensing, problemstillinger, revisjonskriterier og metode .........................................13 2.1 Problemstilling......................................................................................................13 2.2 Avgrensninger.......................................................................................................13 2.3 Kriterier ................................................................................................................14 2.4 Metode..................................................................................................................15

3 Omfanget av sykefravær ...............................................................................................16 3.1 Utvikling i sykefravær...........................................................................................16 3.2 Sammenligninger med andre kommuner ...............................................................19

4 Kunnskap om utvikling av, og årsak til fravær ..............................................................22 4.1 Revisjonskriterier..................................................................................................22 4.2 Datainnsamling .....................................................................................................22 4.3 Revisors vurdering ................................................................................................24

5 Har tiltakene fungert - forebygge og redusere sykefravær .............................................25 5.1 Revisjonskriterier..................................................................................................25 5.2 Datainnsamling .....................................................................................................26 5.3 Revisors vurdering ................................................................................................33

6 Økonomiske kostnader ved sykefravær .........................................................................34 7 Høring. .........................................................................................................................35 8 Konklusjon ...................................................................................................................36 Kilder ...................................................................................................................................39 Vedlegg 1.............................................................................................................................40



1 Innledning Kontrollutvalget i Selbu kommune bestilte i sak 22/2009 forvaltningsrevisjon av Nærværsledelse - forebygging av sykefravær. I vedtaket til kontrollutvalget står det at:

Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon og vedtar oppstart av et

forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på oppfølging av arbeidet med å redusere

sykefraværet i Selbu kommune.

Prosjektet har vært gjennom en relativt omfattende bestillingsprosess med innspill til prosjektets innhold og tilnærming fra kontrollutvalget. Revisjon Midt-Norge IKS mottok bestilling på prosjektet fra Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS i brev datert den 28.9.2009. I møte i kontrollutvalget den 26.1.2010 ga kontrollutvalget sin tilslutning til revisors prosjektforslag.

1.1 Om arbeidet med sykefravær og IA-avtalen Det er stor oppmerksomhet om utvikling av sykefravær både i det politiske miljøet og i arbeidslivet. Ikke minst er temaet viet stor oppmerksomhet fra media. Med intensjon om å skape et inkluderende arbeidsliv med plass til alle som kan og vil arbeid ble den første sentrale inkluderende arbeidsliv-avtalen (IA-avtalen) inngått i 2001. Nedenfor redegjør vi nærmere for IA-avtalen som er et sentralt virkemiddel i arbeidet med redusert sykefravær. IA-avtalen12 Intensjonsavtalen om et inkluderende arbeidsliv (IA-avtalen) kom på plass 3. oktober 2001, etter at Sandmannutvalget hadde levert sin innstilling omtrent ett år tidligere. Sandmannutvalget utredet årsakene til det sterke økningen i sykefraværet og nytilgangen til uførepensjon som ble registrert utover 1990- tallet, og de foreslo tiltak for å redusere sykefraværet og begrense uføretilgangen. Tiltakene bygde på forståelsen av at det er ved den enkelte arbeidsplass tiltakene må forankres for å redusere sykefraværet. Avtalen ble inngått mellom regjeringen og partene i arbeidslivet og skulle i første omgang gjelde ut 2005. Gjennom avtalen forpliktet partene seg til å arbeide systematisk med tre operative nasjonale mål:

1. Å redusere sykefraværet med minst 20 % 2. Å få tilsatt langt flere med redusert funksjonsevne 3. Å øke den reelle pensjonsalder

Avtalen ble evaluert i 2005, og resultatene viste at sykefraværet hadde gått ned. Høsten 2005 ble avtalen reforhandlet og partene ble enige om en ny avtale for perioden 2006 - 2009. Målene i den tidligere intensjonsavtalen ble opprettholdt i tillegg til at den nye intensjonsavtalen skal bidra til:

• at en får et mer inkluderende arbeidsliv til beste for den enkelte arbeidstaker, arbeidsplass og samfunnet

• reduksjon i sykefravær og uføretrygd • at den enkeltes ressurser og arbeidsevne utvikles og benyttes i aktivt arbeid

1 Evaluering av IA-avtalen (2001-2009). SINTEF 2 nav.no



De overordnete, nasjonale målene er:

• å forebygge sykefravær, øke fokuset på jobbnærværet og hindre ”utstøting” fra arbeidslivet

• å øke rekrutteringen til arbeidslivet av personer som ikke har et arbeidsforhold Vinteren 2010 forhandlet regjeringen og partene i arbeidslivet om en ny intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv. Ny avtale ble undertegnet den 24. februar 2010 og løper fram til 31. desember 2013. I pressemelding fra statsministerens kontor samme dag vises det til en ny og mer målrettet IA-avtale og at de tre delmålene i dagens avtale videreføres. Videre vises det blant annet til følgende:

• Avtalen målrettes sterkere mot de enkelte virksomhetene • Det satses på langt bedre oppfølging av avtalen på sentralt nivå • Det settes ned egen oppfølgingsgruppe og faggruppe for å sikre bedre oppfølging

Forøvrig videreføres det samlede nivået på de økonomiske virkemidlene og ordningen med utvidet egenmelding. Arbeids- og velferdsetaten (NAV) har fått i oppgave å bistå virksomheter som vil arbeide for å nå ett eller flere av målene i Intensjonsavtalen. Når en virksomhet signerer en samarbeidsavtale med arbeids- og velferdsetaten, blir den en IA-virksomhet med tilgang til spesielle tjenester og virkemidler. Både arbeidstakere og arbeidsgiver har ansvar i en IA-bedrift. Arbeidstakere har blant annet ansvar for å bidra til å skape et godt arbeidsmiljø, og arbeidsgivere har ansvar for å sette inkluderende arbeidsliv på dagsorden og ha konkrete mål for IA-arbeidet. Sykefravær har vært det dominerende elementet i IA-avtalen. Helt siden Sandmannutvalget la fram sin rapport høsten 2000 har det vært diskusjoner om det er konflikter mellom de ulike delmålene, særlig ved at fokus på sykefravær kan ha negative konsekvenser for arbeidstakere med redusert funksjonsevne og seniorer. En rapport fra SINTEF3 viser til at flere av partene på sentralt hold mener fortsatt det er konflikt mellom delmålene, men de fleste har kommet fram til at hvis man får til et inkluderende og godt arbeidsliv, kan dette både gi redusert sykefravær og økt inkludering av grupper som nå er ute av arbeidslivet.

1.2 Utvikling av sykefraværet Ifølge NAV4 økte det totale sykefraværet fra 7,1 til 7,6 prosent fra 4. kvartal 2008 til 4. kvartal 2009. Det egenmeldte sykefraværet økte fra 1,1 til 1,2 prosent, mens det legemeldte gikk opp fra 6 til 6,4 prosent. Sykefraværet i 4. kvartal 2009 var omtrent på samme nivå som i 4. kvartal 2001, som var året da avtalen om et mer inkluderende arbeidsliv ble inngått.

3 Evaluering av IA-avtalen (2001-2009). SINTEF 4 http://www.ssb.no/sykefratot/



Figur 1. Sykefraværsprosent. Legemeldt. 4. kvartal 2001 - 2009.

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009

I alt Statlig forvaltning

Kommunal forvaltning Privat sektor/offentlig næringsvirksomhet

Kilde nav.no (http://www.nav.no/234020.cms)

Figur 1 viser utviklingen i legemeldt sykefravær i prosent 4. kvartal i perioden 2001 - 2009. Figuren viser utviklingen i sykefravær i alt5, for statlig forvaltning, kommunal forvaltning og privat sektor. Vi ser av figuren at sykefraværet i kommunal forvaltning i løpet av hele perioden er høyere enn for de øvrige grupperingene. Ser vi spesifikt på fraværet i kommunal forvaltning har dette i løpet av perioden hatt en liten nedgang.

1.3 Om organisering av Selbu kommune; sektor helse og sosial. Dette prosjektet er avgrenset til i første rekke å omhandle sektor helse og sosial ved hjemmetjenesten. Dette vil vi komme nærmere tilbake til i kapitlet 2.2. Vi redegjør i dette kapitlet nærmere for organiseringen av denne sektoren. I kommunestyret den 23.9.20096, orienterte sektorsjef om omorganisering i sektor helse og sosial. Arbeidet med omorganisering i helse og sosial startet høsten 2006 da sektorsjef fikk utarbeidet en ressursanalyse av hele helse- og sosialsektoren. Omorganiseringen ble i følge sektorsjef helse og sosial gjennomført som en administrativ prosess som endte med et administrativt vedtak i overensstemmelse med politikerne. Denne ble lagt fram for politisk behandling og hovedutvalg for helse-, omsorgs-, og sosiale tjenester vedtok7 å utarbeide en handlingsplan for sektor helse og sosial. Bakgrunnen for omorganisering var ifølge sektorsjef behovet for en faglig og organisatorisk utvikling. Ny organisasjonsstruktur med 12 tjenesteledere ble vedtatt våren 2008 og iverksatt 1.5.2008. I forbindelse med administrativt vedtak om ny organisering ble det besluttet at denne skulle evalueres etter å ha fungert ca. et år. For å gå gjennom resultat av evalueringa ble det nedsatt ei arbeidsgruppe som i sin tur la fram forslag til ny organisering av helse og sosial. Ny organisering av sektor helse og sosial ble vedtatt administrativt våren 2009 og det ble besluttet å redusere antall tjenesteledere fra 12 til 5 fra den 1.10.2009.

5 I alt inkludere også gruppen Annet. 6 RS 42/09 Ny organisering sektor helse- og sosial 7 Sak 060/06



Figur 2 viser deler av organisering av Selbu kommune og organisering av sektor helse og sosial. Figur 2. Organisasjonskart med fokus på sektor helse og sosial

Kilde: Selbu kommune; figur utarbeidet av revisor

Sektorsjefen har det overordnede ansvaret for Helse og Sosialområdet. Fem tjenesteledere følger opp den enkelte ansatte innen sine tjenesteområder. Hjemmetjenesten 1 består av sone 1 og 2 og BRA-avdelingen. Hjemmetjenesten 2 består av sone 1 og 2. Tjenesteleder hjemmetjenesten 1 har ansvar for BRA avdelinga på helsetunet som har 14 plasser til brukere og totalt 12 årsverk. I tillegg har hjemmetjenesten (hjemmehjelp og hjemmesykepleie) 27 årsverk. Totalt har tjenesteleder ansvaret for ca 40 årsverk og 80 ansatte. Hjemmetjenesten 2 har ca 60 ansatte og omhandler tjenester til funksjonshemmede med heldøgns omsorg som bor i egen bolig. Tjenesteleder er økonomisk, faglig og personalmessig ansvarlig innenfor sin enhet, dvs. at man har det totale ansvaret for sin enhet. I sin orientering viser også sektorleder til at for å holde fast på målsettingen om færrest mulig å lede, så arbeides det med å organisere støttetjenester til tjenesteleder. Oppgaven til disse er å bistå tjenesteleder med lederstøtte i det daglige arbeidet i enheten.

Rådmann

Sektor oppvekst Sektor helse og sosial Sektor bygdeutvikling

Sentraladministrasjon

Vedtakskontor

Tjenesteleder Helse, aktivitet og

service

Rådgivere

Tjenesteleder Hjemmetj. 1

Tjenesteleder Hjemmetj. 2

Tjenesteleder sykehjem

Tjenesteleder NAV



2 Avgrensing, problemstillinger, revisjonskriterier og metode I dette kapitlet redegjør vi for hvilke problemstillinger som er utgangspunktet for undersøkelsen, og hvilke kriterier som revisor bygger sine vurderinger og konklusjoner på. Metode og avgrensninger i prosjektet synliggjøres og her.

2.1 Problemstilling Undersøkelsens hovedproblemstilling er:

Vil kommunen med dagens innsats og virkemiddelbruk nå en målsetting om et sykefravær på 6 %?

Hovedproblemstillinger vil bli belyst med følgende delproblemstillinger: Delproblemstilling 1: Hvordan er omfanget av sykefravær i Selbu kommune?

Problemstillingen vil bli belyst ved å vise utviklingen av sykefravær innen ulike sektorer, grupperinger og Selbu kommune som helhet. I tillegg vil vi sammenligne sykefraværet i Selbu kommune med andre kommuner og grupperinger. Revisor vil ikke foreta vurderinger av resultatet. Delproblemstilling 2: Kjenner kommunen til årsakene til sykefraværet?

Denne problemstillingen søker å belyse om Selbu kommunes har kunnskap om utvikling av, og årsaker til sykefravær

Delproblemstilling 3: Hva har kommunen gjort for å forebygge sykefravær?

I denne problemstillingen vil vi ta utgangspunkt i IA-avtalen og kommunens egne vedtak for å vurdere arbeidet for redusert sykefravær. Delproblemstilling 4: Kostnader ved sykefravær.

Denne problemstillingen vil belyse økonomiske kostnader ved sykefravær for Selbu kommune både i form av:

• Utgiftsfordeling per arbeidstaker med ulik lønn • Totale utgifter for kommunen ved sykefravær ved tapte årsverk og reelle utgifter • Mulige innsparinger ved redusert fravær

Revisor vil ikke foreta vurderinger av resultatet.

2.2 Avgrensninger Delproblemstilling 2 og 3 er avgrenset til å omhandle tjenesteområde hjemmetjenestene. Denne avgrensningen er gjort på bakgrunn av informasjon om at dette tjenesteområdet har et høyt sykefravær, og det var et ønske om å belyse dette, blant annet fra KU. Revisor har fokus på alt sykefravær i undersøkelsen og ikke skilt mellom kort- og langtidsfravær. Som vi viste til tidligere i rapporten ble ny IA-avtale undertegnet i februar i år. I denne rapporten forholder vi oss ikke til justeringene i ny avtale.



2.3 Kriterier Revisjonskriteriene er målestokken i en forvaltningsrevisjon og skal hentes fra såkalte autoritative kilder; kilder som kan fastslå hvordan tilstanden på et område bør være. Typiske revisjonskriterier er lovverk og politiske vedtak. Revisors vurderinger og konklusjoner bygger på en sammenholding av opplysningene fra undersøkelsen med revisjonskriteriene. I denne forvaltningsrevisjon er kriteriene hentet fra IA-avtalen og kommunens egne politiske vedtak og retningslinjer. I tillegg sammenligner vi sykefraværet i Selbu kommune med sykefraværet i andre kommuner. Veileder i forvaltningsrevisjon

8 viser til at kriterier kan utledes fra sammenlignbare kommuner eller virksomheters praksis når de er aksepterte forbilder, representerer beste praksis eller gjenspeiler en foretrukket praksis på det aktuelle området. I dette prosjektet har vi ikke grunnlag for å påstå at noen av de vi sammenligner med representerer dette. Sammenligningen må derfor ikke oppfattes som at noen av grupperingene eller kommunene har en "fasit" for hvordan en situasjon skal være. Tallmaterialet kan imidlertid gi en beskrivelse av en situasjon og gi indikasjoner på en utvikling/forhold. Nedenfor redegjør vi nærmer for kriteriegrunnlaget vedrørende IA-avtalen og kommunens egne politiske vedtak og retningslinjer.

2.3.1 IA-avtalen Når en virksomhet signerer en samarbeidsavtale med NAV, blir den en IA-virksomhet. Hovedarenaen for IA-arbeidet er arbeidsplassen, og hovedaktørene er arbeidsgiver og arbeidstaker. NAV har fått i oppgave å bistå virksomheter som vil arbeide for å nå ett eller flere av målene i Intensjonsavtalen, og NAV har et bredt spekter av virkemidler og tiltak for å beholde personer i arbeid eller for å gi innpass i arbeidslivet. Samarbeidsavtalen bygger på Intensjonsavtalen, og er en avtale mellom den enkelte virksomhet og NAV for virksomheter som ønsker å være IA-virksomheter. Samarbeidsavtalen klargjør ansvars- og oppgavefordelingen. Det er utarbeidet en egen veileder til samarbeidsavtalen, som forklarer sentrale begreper og beskriver hvordan virksomheter og myndigheter skal gå fram i arbeidet for et mer inkluderende arbeidsliv.

2.3.2 Kommunens egne politiske vedtak og retningslinjer Reduksjon av sykefravær er en av tre9 overordnede målsettinger for IA-arbeidet i Selbu kommune. Det er definert følgende mål for dette arbeidet:

• Sykefraværet i Selbu kommune skal reduseres til 6 % innen utgangen av 2009 • Selbu kommune skal ikke ha sykefravær på grunn av skader eller ulykker • Ingen skal bli syk av å jobbe i Selbu kommune

Kommunen har utarbeidet egne målsetninger for ulike deler av virksomheten. Helse- og sosialetaten har følgende målsettinger for reduksjon av sykefravær:

• Sykefraværet i helse- og sosialetaten skal reduseres til 7 % innen utgangen av 2009. • Etaten skal ikke ha sykefravær på grunn av skader eller ulykker. • Ingen skal bli syk av å jobbe i helse og sosial etaten.

8 Veileder i forvaltningsrevisjon (NKRF, 2006) 9 De øvrige to er å tilsette langt flere arbeidstakere med redusert funksjonsevne og øke reell pensjonsalder



Revisjonskriteriene vil bli utdypet i rapporten i tilknytning til hver enkelt problemstilling.

2.4 Metode Her gjør vi rede for metode som er valgt for å sikre et tilstrekkelig data- og analysegrunnlag. Informasjonsgrunnlaget i rapporten er basert på dokumentgjennomgang, statistisk materiale og intervju med sentrale aktører. Vi har også hentet data fra medarbeiderundersøkelser som er gjennomført i Selbu kommune. Vi har intervjuet følgende personer

• Sektorsjef helse og sosial • Tjenesteledere ved hjemmetjenesten • Verneombud ved hjemmetjenesten • Plasstillitsvalgte for fagforeninger ved hjemmetjenesten • Hovedtillitsvalgte for Utdanningsforbundet og Fagforbundet • Ansatte med erfaring som sykmeldte • Kommuneoverlegen • Bedriftshelsetjenesten • Ansatte ved NAV Arbeidslivssenter Sør-Trøndelag • Helsetilsynet i Sør-Trøndelag

Det er gjennomført et oppstartsmøte med rådmannen. I dette møtet deltok også personalrådgiver. Vi ønsker å gjøre oppmerksom på at tjenesteleder hjemmetjenesten 1 har fungert i sin stilling siden oktober 2009, tjenesteleder hjemmetjenesten 2 siden januar 2010. Dokumenter og statistikk som undersøkelsen bygger på, er i stor grad hentet fra Selbu kommune, NAV og øvrige offentlige etater. Vi har i noen tilfeller valgt å sammenligne talldata fra Selbu kommune med andre kommuner. I utvelgelsen av kommuner har vi hatt fokus på å finne kommuner som er sammenlignbare. Kommunene vi har valgt er Klæbu, og Skaun, i tillegg til at vi sammenligner med kommunesektoren totalt og kostragruppe. Valget av kommuner er gjort på bakgrunn av ulike variabler som antall innbyggere, andel av befolkningen som bor i tettsteder, "nabokommuner", kostragruppering10 11og samarbeid i effektiviseringsnettverkene12. Statistikk og kvalitet på tall er avhengig av en rekke forhold, og tallmaterialet kan gi indikasjoner på en utvikling/forhold, men må ikke oppfattes som absolutte sannheter. I tillegg må vi ta forbehold om mulig feilrapprotering. Revisor gjør oppmerksom på at ulike kilder for tallmateriale kan gi seg utslag i at tallene kan bli noe ulike. Vi vil derfor være tydelige på at vi ikke sammenligner tall fra ulike kilder. Vi gjør også oppmerksom på at tidsperiodene varierer fra tabell til tabell. For å sikre bredest mulig representasjon av ansatte er det i første rekke verneombud, hovedtillitsvalgte og tillitsvalgte for ulike fagforeninger ved hjemmetjenesten som er intervjuet. I tilegg har vi intervjuet ansatte med langtidssykemeldinger. Hensikten med disse intervjuene er å fylle ut informasjon fra øvrige kilder. Bedriftshelsetjenesten, NAV lokalt,

10 KOSTRA (KOmmune-STat-RApportering) er et nasjonalt informasjonssystem som gir styringsinformasjon om kommunal virksomhet 11 Gruppering av kommuner etter folkemengede og økonomiske rammebetingelser. 12 Kommunenettverk for fornyelse og effektivisering. Disse kommunene er i utgangspunktet satt sammen av noenlunde sammenlignbare kommuner på ulike områder



kontaktperson for NAV arbeidslivssenter Sør-Trøndelag og kommunelege er sentrale aktører i arbeidet for redusert sykefravær og er også intervjuet. Vi har også hatt samtaler med øvrige ansatte ved NAV Arbeidslivssenter Sør-Trøndelag for informasjon, avklaring og bistand. Dette gjelder spesielt på delproblemstilling 4: Kostnader

ved sykefravær, hvor de økonomiske beregningene er gjennomført av arbeidslivssentret. I tilknytning til statistikk fra KS har vi hatt kontakt med KS for avklaringer vedrørende tallmaterialets oppdeling, dette er nærmere beskrevet i kapitel 3.2. Revisor har hatt kontakt med Helsetilsynet som gjennomførte tilsyn i Selbu kommune i 2009. Alle intervjuene vi har gjennomført er verifisert. I tillegg til en oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor har en prosjektmedarbeider deltatt i prosjektet, og en styringsgruppe på to personer har kvalitetssikret deler av undersøkelsen.

3 Omfanget av sykefravær I dette kapitlet vil vi belyse delproblemstilling 1: Hvordan er omfanget av sykefravær i Selbu

kommune. Vi vil vise utviklingen av sykefravær innen ulike sektorer, grupperinger og Selbu kommune som helhet. I tillegg vil vi sammenligne sykefraværet i Selbu kommune med andre kommuner og grupperinger.

3.1 Utvikling i sykefravær Vi starter med å vise en oversikt over utviklingen i legemeldt fravær sammenlignet med kommunal forvaltning totalt kvartalsvis fra 1. kvartal 2006 til og med 4. kvartal 2009.

Figur 3. Sykefravær Selbu kommune sammenlignet med kommunal forvaltning. Legemeldt.

1. kvartal 2006 til og med 4. kvartal 2009. Prosent.

0,00 %

1,00 %

2,00 %

3,00 %

4,00 %

5,00 %

6,00 %

7,00 %

8,00 %

9,00 %

1. kvartal 2006

2. kvartal 2006

3. kvartal 2006

4. kvartal 2006

1. kvartal 2007

2. kvartal 2007

3. kvartal 2007

4. kvartal 2007

1. kvartal 2008

2. kvartal 2008

3. kvartal 2008

4. kvartal 2008

1. kvartal 2009

2. kvartal 2009

3. kvartal 2009

4. kvartal 2009

Selbu kommune Kommunal forvaltning

Kilde: NAV

Som vi ser i figur 3 har det legemeldte sykefraværet i Selbu kommune i løpet av perioden 1. kvartal 2006 til og med 4. kvartal 2009 stort sett vært noe lavere enn i kommunal forvaltning totalt. I 4. kvartal 2009 var fraværet noe høyere i Selbu enn for kommunal forvalting totalt.



Figur 4: Utvikling i sykefravær innen Helse og sosial og Selbu kommune totalt. Egenmeldt og

legemeldt. 2005 - 2009. Prosent.

0,0

2,0

4,0

6,0

8,0

10,0

12,0

14,0

16,0

2005 2006 2007 2008 2009

Selbu Helse og sosial

Kilde: Selbu kommune

Figuren overfor viser at sykefraværet innen sektor Helse og sosial er høyere enn gjennomsnittet for kommunen totalt. I perioden fra 2007, har sykefraværet vært stabilt i sektoren. For kommunen totalt har sykefraværet økt fra 6,3 prosent i 2005 til 9,4 prosent i 2009. I samme perioden har sykefraværet innen Helse og sosial økt fra 7,9 prosent til 12,5 prosent. Fig. 5. Legemeldt sykefravær fordelt per organisatorisk enhet. 1. kvartal 2006 til og med 4.

kvartal 2009. Prosent.

0,00 %

2,00 %

4,00 %

6,00 %

8,00 %

10,00 %

12,00 %

1. k

varta

l 200

6

2. k

varta

l 200

6

3. k

varta

l 200

6

4. k

varta

l 200

6

1. k

varta

l 200

7

2. k

varta

l 200

7

3. k

varta

l 200

7

4. k

varta

l 200

7

1. k

varta

l 200

8

2. k

varta

l 200

8

3. k

varta

l 200

8

4. k

varta

l 200

8

1. k

varta

l 200

9

2. k

varta

l 200

9

3. k

varta

l 200

9

4. k

varta

l 200

9

Sektor Bygdautvikling Sektor oppvekst Sektor helse og sosial Sentraladministrasjon

Kilde. NAV Som vi ser fra figuren ovenfor varierer det legemeldte sykefraværet i de ulike sektorene i kommunen. Generelt ser vi at helse og sosial ligger i øvre sjikt når det gjelder sykefraværsprosent. Vi gjør oppmerksom på at utslagene i prosent blir større ved små utvalg. Det er viktig at det blir tatt hensyn til dette i måten vi leser sykefraværsstatistikk på.



Fig. 6. Fravær for hjemmetjenestene. Egenmeldt og legemeldt. 2005 - 200913

. Prosent.

0

5

10

15

20

25

2005 2006 2007 2008 2009

Hjemmetj. 1. Sone 1 Hjemmetj. 1. Sone 2

Hjemmetj. 2. Sone 3 Hjemmetj. 2. Sone 4

Kilde: Selbu kommune

Figur 6 viser at fraværet i de ulike sonene i hjemmetjenesten varierer. Revisor oversendte figurene til sektorleder og tjenesteledere i tilknytning til verifisering av referat. Tjenesteleder hjemmetjenesten 2 sier tallene for hjemmetjenesten 2 sone 4 viser ansatte som jobber på avlastningsbolig. I 2008 flyttet brukerne (fra avlastningsboligen) inn i egen bolig med heldøgns omsorgstjenester. Personalet her arbeider i en turnusordning som gir perioder med høy arbeidsintensivitet og lange perioder fri. Kurven for hjemmetjenesten 2 sone 3 viser ansatte på institusjon som ble nedlagt, hvor personal og bruker ble flyttet til bolig. Dette medførte en del utfordringer for både ansatte og brukere og kan forklare økningen i sykefraværet. Vi kommer tilbake til øvrige kommentarer vedrørende årsak til fravær senere i rapporten. Figur 7. Fraværslengde hjemmetjenesten 2009. Prosent.

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

Hjemmetj. 1. Sone 1 Hjemmetj. 1. Sone 2 Hjemmetj. 2. Sone 3 Hjemmetj. 2. Sone 4

1-16 dager 17-39 dager Over 40 dager

Kilde. Selbu kommune

13 Bolig Haverneset og avlastning funksjonshemmede opphørte i 2008 og er ikke tatt med i statistikken. Fra 2009 er hjemmetjenesten 2, sone 3, tidligere Nestansr. Hjemmetjenesten 2, sone 4 er tidligere Rødberg og Kvellehaugen. På grunn av omorganiseringer kan dette bildet være noe unyansert.



Figur 7 viser at i 2009 var kortidsfraværet ved hjemmetjenestene rundt 2 prosent i begge tjenesteområdene. Det totale fraværet var på 14,6 prosent ved hjemmetjenesten 1, sone 1, og 16,5 prosent ved hjemmetjenesten 2, sone 3; og. Ved hjemmetjenesten 1, sone 2 var fraværet på 6,5 prosent; ved hjemmetjenesten 2 sone 4 på 7,1 prosent. Tabell 1. Utvikling i fraværslengde 2005 - 2009. Hjemmetjeneste. Prosent.

2006 2007 2008 2009

Hjemmetj. 1. Sone 1

1-16 dager 2,6 2,0 1,0 2,4

17-39 dager 0,4 0,6 2,1 3,5

Over 40 dager 9,8 19,4 13,6 8,7

Hjemmetj. 1. Sone 2

1-16 dager 1,5 2,1 1,7 1,9

17-39 dager 0,9 1,6 1,3 1,1

Over 40 dager 13 5,8 10,3 3,4

Hjemmetj. 2. Sone 3

1-16 dager 2,3 2,1 2,8 2,1

17-39 dager 0,5 1,3 0,2 0,7

Over 40 dager 3,6 3,8 7,1 13,7

Hjemmetj. 2. Sone 4

1-16 dager 2,2 0,3 3,2 2,4

17-39 dager 1,7 0 0 0,9

Over 40 dager 19,6 17,3 3,5 3,8 Kilde. Selbu kommune

Tabell 1 viser utviklingen i fraværslengde i perioden 2006 til 2009 for hjemmetjenesten 1 og 2.

3.2 Sammenligninger med andre kommuner I dette kapitlet sammenligner vi sykefraværet i Selbu kommune med andre kommuner og grupperinger. Innledningsvis ønsker vi å knytte noen kommentarer til tallmaterialet fra KS vedrørende egenmeldt og legemeldt fravær. Når det gjelder retten til egenmelding er hovedregelen at egenmelding kan brukes i opptil tre kalenderdager fire ganger i løpet av en 12 måneders periode. Som ansatt i en IA-virksomhet, kan man bruke egenmelding i til sammen 24 kalenderdager i løpet av en 12 måneders periode. I statistikk fra KS kategoriseres egenmeldt fravær i egne kolonner. Egenmeldt fravær i KS sine tabeller omfatter imidlertid kun fravær av 1-3 dagers varighet, mens utvidet egenmelding kategoriseres i legemeldt fravær. I oppstartsmøtet ga rådmann og personalrådgiver uttrykk for at tallmaterialet til KS ikke stemmer med kommunens egne tall og NAV sine tall.



Figur 8: Utvikling av sykefravær. Egenmeldt og legemeldt. 4. kvartal 2005 - 3 kvartal 200914

.

Kommuner. Prosent.

0,0

2,0

4,0

6,0

8,0

10,0

12,0

14,0

4.kv.2005-3.kv.

2006

4.kv.2006-3.kv.

2007

4.kv.2007-3.kv.

2008

1.kv.2008-4.kv.

2008

3.kv.2008-2.kv.

2009

4.kv.2008-3.kv.

2009

Kommuner Skaun Selbu Klæbu

Kilde: KS

Sammenligninger vi det totale sykefraværet i Selbu kommune med andre kommuner ser vi at sykefraværet i Selbu kommune i perioden 4. kvartal 2005 til 3 kvartal 2009 er høyere i Selbu enn for Skaun kommune. Fram til målingene for perioden 3. kvartal 2008 til 2. kvartal 2009 var sykefraværet i Selbu lavere enn for Klæbu. I perioden etter var fraværet noe høyere i Selbu enn i Klæbu. Figur 9: Utvikling av sykefravær. Egenmeldt. 4. kvartal 2005 - 3 kvartal 2009. Kommuner.

Prosent.

0,0

0,2

0,4

0,6

0,8

1,0

1,2

1,4

1,6

4.kv.2006-3.kv.

2007

4.kv.2007-3.kv.

2008

1.kv.2008-4.kv.

2008

3.kv.2008-2.kv.

2009

4.kv.2008-3.kv.

2009

Kommuner Skaun Selbu Klæbu

Kilde: KS

Ser vi kun på egenmeldt sykefravær for kommunene totalt, er dette lavere i Selbu enn for både Klæbu, Skaun og kommunesektoren totalt.

14 Vi gjør oppmerksom på at tidsintervallene i figuren ikke er like



Fig. 10. Utvikling i sykefravær PLO. Egenmeldt og legemeldt. 4. kvartal 2005 - 3 kvartal

2009. Kommuner. Prosent

0,0

2,0

4,0

6,0

8,0

10,0

12,0

14,0

16,0

18,0

4.kv.2005-3.kv.

2006

4.kv.2006-3.kv.

2007

4.kv.2007-3.kv.

2008

1.kv.2008-4.kv.

2008

3.kv.2008-2.kv.

2009

4.kv.2008-3.kv.

2009

Kommuner Selbu Klæbu Skaun

Kilde: KS

Gjør vi tilsvarende sammenligninger av det totale sykefraværet innen sektor Pleie og omsorg, ser vi at Selbu i løpet av de siste årene har et høyere fravær enn de andre kommunene og kommunesektoren totalt. Figur 11. Andel fravær av totalt antall årsverk

15. Andel legemeldt sykefravær av totalt antall

kommunale årsverk i brukerrettet tjeneste16

. Pleie og omsorg.2008.

0

2

4

6

8

10

12

14

Selbu Klæbu Skaun Snitt kgr.

02

Snitt

landet u.

Oslo

Andel fravær av totalt antall

årsverk

Andel legemeldt sykefravær av

totalt antall kommunale

årsverk i brukerrettet tjeneste

Kilde: SSB

15 Fravær (legemeldt sykefravær og fødselspermisjoner) sett i forhold til totalt antall avtalte årsverk, alle ansatte. 16 Andel avtalte årsverk av kommunalt ansatt personell med legemeldt sykefravær av totalt antall avtalte årsverk

i brukerrettede tjenester i pleie- og omsorgstjenesten. Med brukerrettede tjenester menes arbeid utført av de som jobber direkte med mottakere av helse- og sosialtjenestene i kommunene, samt de som saksbehandler og fatter vedtak om helse- og sosialtjenester



Figuren over bekrefter det samme inntrykket som figur 9; at Selbu i likhet med Klæbu kommune har et noe høyere sykefravær enn Skaun og andre grupperinger innen pleie og omsorg.

4 Kunnskap om utvikling av, og årsak til fravær I dette kapitlet vil vi ha fokus på hvorvidt arbeidsgiver har kunnskap om utvikling av, og årsaker til sykefravær. Dette er viktige forutsetninger for å kunne sette inn gode tiltak for å kunne forebygge og redusere sykefravær.

4.1 Revisjonskriterier I dette kapitlet redegjør vi for de kriteriene som ligger til grunn for å belyse delproblemstilling 2.

4.1.1 Statistikk og måltall for sykefraværet Samarbeidsavtalen viser til at virksomheten skal sette måltall for sykefraværsutviklingen. I veileder for samarbeidsavtalen vises det til at arbeidsgiver plikter å føre fraværsstatistikk. Veileder påpeker at faktiske opplysninger er nyttige for virksomhetens gjennomgang av egne mål og planer og at virksomheten har plikt til å føre fraværsstatistikk.

4.1.2 Årsak til fravær I samarbeidsavtalen for et inkluderende arbeidsliv påpekes arbeidstakers ansvar. Bant annet skal arbeidstaker opplyse om sykefraværet har sammenheng med arbeidssituasjon. I veileder til samarbeidsavtalen står følgende:

Hvis arbeidstaker mener at fraværet er helt eller delvis forårsaket av forhold på arbeidsplassen og i arbeidssituasjonen, er det helt avgjørende at dette blir opplyst til leder/arbeidsgiver slik at man får til forbedringer på arbeidsplassen. Slike opplysninger er viktige uansett om de gis gjennom egenmelding eller ved sykemelding fra lege. Arbeidstaker har plikt til å underrette arbeidsgiver om feil og mangler på arbeidsstedet som kan medføre fare for liv og helse. Forhold som er fraværs- og sykdomsskapende i arbeidslivet må man avdekke og prøve å utbedre. Arbeidstaker kan om ønskelig kontakte tillitsvalgt/verneombud, for å få bistand til å formidle slike forhold.

4.2 Datainnsamling Dette kapitlet omhandler datainnsamling vedrørende delproblemstilling 2.

4.2.1 Statistikk og måltall for sykefraværet. Fraværsstatistikk og måltall for sykefraværsarbeidet

Samarbeidsavtalen viser til at IA-virksomheter skal føre fraværsstatistikk. Som vi viste til i forrige kapitel, ved at vi brukte tallmateriell i figurer, fører Selbu kommune fraværsstatistikk. Ifølge personalsjef kjøres det ut sykefraværsrapporter som behandles i hvert møte i arbeidsmiljøutvalget (AMU). Den enkelte sektor får den samme rapporten for sitt område med rutine på at sektorsjefene gå inn og se på sykefraværet og kontakter tjenesteledere på de områder der fraværet er høyt. Administrasjonen har hittil bedt om rapporter på langtidsfravær. Gjennom det forsøker de å forsikre seg om at lederne har oversikt og følger opp. De ber også om tilbakemelding om hva som var gjort av oppfølging av enkeltpersoner. Rapportene drøftes i AMU to ganger i året. Sykefravær er også eget punkt i årsmeldinger og tertialrapporter.

Sektorsjef sier i intervju at han mottar fraværsstatistikk fra personalavdelinga og kan ta ut denne når det ønskes. De bruker ikke materialet aktivt, men følger utviklingen av



sykefraværet for sektoren og det enkelte tjenestested. Tjenesteleder hjemmetjenesten 1 sier at der han ser det er trender i oversiktene for sykefravær, så vurderes disse nærmere. Tjenesteleder hjemmetjenesten 2 er ikke kjent med om hun har tilgang til sykefraværsstatistikken, men ser et poeng med å få tilgang til denne.

Samarbeidsavtalen viser og til at IA-virksomheter skal sette måltall for fraværsutviklingen, og som vi viste til i forrige kapitel har kommunen tallfestede målsettinger for sykefraværet. Siden periodene hvor målsettingene for sykefravær er over, kan vi fastslå at målet ikke er nådd for noen av periodene:

• Sykefraværet i Selbu kommune skal reduseres til 6 % innen utgangen av 2009. Ser vi på kommunens statistikk for sykefravær i 2009, var sykefraværet på 9,4 prosent.

• Sykefraværet i helse- og sosialetaten skal reduseres til 7 % innen utgangen av 2009. Ser vi på kommunens statistikk for sykefravær i 2009, var sykefraværet i helse og sosial på 12,5 prosent i 2009. I oppstartsmøtet sier rådmann at å styre sykefravær etter prosenttall kan være problematisk og at sykefraværet svinger veldig i løpet av en periode. Likeså påpeker rådmann at IA-avtalen innebærer at de har ansatte som øker risiko for sykefravær ved at de skal få tilsatt langt flere med redusert funksjonsevne, øke den reelle pensjonsalderen, omplasseringer av ansatte, tilrettelegging av arbeidsplasser etc.

4.2.2 Arbeidstakers opplysningsplikt om årsak til sykefravær Mulighet for arbeidsgiver til å få kjennskap til årsak til sykefravær

Samarbeidsavtalen viser til at arbeidstaker skal opplyse om sykefraværet har sammenheng med arbeidssituasjon; dette som et grunnlag for forbedringer på arbeidsplassen. Sektorsjef sier de mangler systematisk informasjon for å se på årsaker til sykefraværet. Hjemmetjenesten har en kultur og tradisjon om å ”synes” mye, men det er ofte mangel på dokumentasjon av faktiske forhold. Det blir for lite analyse av ulik dokumentasjon om sykefravær for å finne årsaker, og sette inn riktige tiltak for å redusere sykefraværet. Han ser muligheten for å gå nærmere inn i denne problematikken, og de skal starte et prosjekt som skal se på forholdene mellom vedtak og stillingsressurs for å få frem fakta om hvordan ressurser er i forhold til behov for hjemmetjenesten i kommunen. Medarbeidersamtaler kan være en viktig kilde til å fange opp forhold i arbeidsmiljøet som kan påvirke sykefraværet. I oppstartsmøtet vises det til at det skal gjennomføres medarbeidersamtaler minst en gang i året Sektorsjef sier han har tatt opp dette med tjenestelederne, og at sektor helse og Sosial har rutiner for å gjennomføre medarbeidersamtaler med alle ansatte minimum en gang i året. Tjenesteleder hjemmetjenesten 1 sier at det er en målsetting om å gjennomføre medarbeidersamtale med ansatte i 2010, men at de ikke har begynt med dette arbeidet enda. Ved hjemmetjenesten 2 sier tjenesteleder at at det bør gjennomføres medarbeidersamtaler, men at hun ikke har gjort dette enda. I intervju med ansatte og ansattes representer varierer svarene på om det er gjennomført medarbeidersamtaler fra: aldri i løpet av 22 år, en gang siden 1980, en gang siden år 2000, en gang i løpet av 5 år. Ved en avdeling ble det gjennomført medarbeidersamtale i 2009, en annen avdeling gjennomførte i 2008. Flere ga uttrykk for at de er ukjente med om resultatene av medarbeidersamtalene fører til nye tiltak. Trygghet og tillit i forholdet mellom leder og ansatt kan bidra til at arbeidstaker opplyser om årsak til sykefravær. Tjenesteleder hjemmetjenesten 1 sier han har dialog med ansatte og får



informasjon om årsaker til sykefraværet der dette har sammenheng med arbeidssituasjonen. Tjenesteleder har kommunisert til de ansatte at han har ”en åpen dør” de kan ta opp fraværsproblematikk fortløpende, gjerne før de blir sykmeldt. Tjenesteleders opplevelse er at det er lite fravær som skyldes jobben. Tjenesteleder sier at ansatte tar opp det med arbeidspress i det daglige arbeidet, noe det er lov å si fra om innen husets fire vegger. Noen ansatte gir og uttrykk for at det er greit å si fra om årsak til sykefravær, mens andre sier de opplever terskelen for å rapportere om arbeidsrelatert fravær som høy. Ansatte sier at i noen tilfeller blir det iverksatt tiltak for å bedre på arbeidssituasjon; andre gir uttrykk for det motsatte. På spørsmål om de kan være mer konkret på årsak til fravær sier ansatte at det er slitasje på ansatte, både fysisk og psykisk. Tjenesteleder hjemmetjenesten 2 sier at hun får informasjon om årsaker til sykefraværet fra ansatte, hvis det er arbeidsrelatert, men ofte er det flere årsaker, med sykdom og slitasjeskader, og noen er mer tilbakeholdne med denne informasjonen. I forhold til det å være ny leder sier hun det er viktig å skape tillitsforhold mellom leder og ansatte, noe hun har fokus på. Tjenesteleder har opplevd at tillitsvalgt og verneombud har varslet om at det kan være tilfeller med sykefravær som er relatert til arbeidssituasjonen. Ansatte gir og uttrykk for at det per i dag er greit å si fra om årsak til sykefravær. Tjenesteleder sier videre at for de eldre ansatte er det et stort langtidsfravær. Andel langtidsfravær er stort og årsakene er slitasjeskader. Hun påpeker at lavt korttidsfravær kan ha sin årsak i kulturen og holdningen til egen jobb, samt at arbeidskollegaer får belastningen hvis enkelte er sykmeldt.

Tillitsvalgte sier at det ikke har vært behov for å bistå ansatte med å formidle årsak til fravær til nærmeste leder, noe som indikere at det er en åpen kultur og anledning for de ansatte å si fra om dette. Medarbeiderundersøkelser er også en kilde til kartlegging av forhold som kan påvirke sykefraværet. Selbu kommune gjennomfører medarbeiderundersøkelser, og resultat for 2009 ble behandlet i Arbeidsmiljøutvalget (AMU) den 8.9.09. I vedtaket vises det til at det skal utarbeides tiltaksplan for hvert enkelt tjenesteområde, og at en slik plan skal angi konkrete tiltak, tidsfrister og gjennomføringsansvar.

4.3 Revisors vurdering IA-virksomheter skal føre fraværsstatistikk og sette måltall for fraværsutviklingen. Selbu kommune har gjort begge deler. Det kan se ut til at statistikkmaterialet kunne blitt brukt mer aktivt på sektor- og tjenestenivå, som en del av et større bilde i et systematisk arbeid for redusert sykefravær. Det er viktig å kjenne årsak til fravær; både for å kunne forebygge og følge opp den enkelte arbeidstaker. De fleste aktører i arbeidslivet viser til at årsak til fravær er et sammensatt problemområde, og å få et utfyllende bilde av årsaksforhold for arbeidsgiver kan være krevende. Vi skal ikke søke å finne nye og utfyllende løsninger i denne rapporten, men som et ledd i dette arbeidet anser vi det som viktig å ha gode og trygge arenaer for arbeidstaker for å kunne være åpen på mulige årsaker. Hvorvidt dette er tilfelle ved hjemmetjenesten er ikke datamaterialet entydig på, men signalene fra de fleste er at det er greit å si fra om årsak til fravær til sin leder. Det bør bemerkes at tjenesteledere har vært ansatt i stillingene i relativt kort tid. Medarbeidersamtaler er en arena hvor forhold som kan berøre sykefravær blir tatt opp. Revisor merker seg at både kommunens ledelse og sektorsjef sier at det skal gjennomføres



medarbeidersamtaler årlig; intervju med ansatte viser at dette på langt nær er tilfelle. Etter revisors vurdering bør rutiner for, og gjennomføring av medarbeidersamtaler blant annet inngå som et ledd i kartlegging av årsak til sykefravær. At kommunen gjennomfører medarbeiderundersøkelser kan bidra positivt i kartlegging av mulig årsak til sykefravær og resultatene bør etter revisors vurdering inngå i et systematisk arbeid for kartlegging av årsak til sykefravær. Sektorsjef sier de mangler systematisk informasjon om årsak til sykefravær. Etter revisors vurdering er det viktig å etablere rutiner både for innhenting av mulig informasjon og å bruke informasjon i et systematisk arbeid for redusert sykefravær.

5 Har tiltakene fungert - forebygge og redusere sykefravær Dette kapitlet omhandler delproblemstilling 3: I denne problemstillingen vil vi ta utgangspunkt i IA-avtalen og kommunens egne vedtak for å vurdere arbeidet for redusert sykefravær.

5.1 Revisjonskriterier I dette kapitlet redegjør vi for de kriteriene som ligger til grunn for å belyse delproblemstilling 3 som omhandler tiltak for redusert sykefravær.

5.1.1 Mål og tiltak og forebygging IA-virksomhetene plikter å etablere etterprøvbare aktivitetsmål. Veileder til samarbeidsavtalen viser til at det er arbeidsgivers ansvar å sørge for systematisk samarbeid og dialog med de ansatte om IA-arbeidet for å bidra til et godt arbeidsmiljø. Helse- og sosialetaten i kommunen har følgende målsettinger for reduksjon av sykefravær:

• Etaten skal ikke ha sykefravær på grunn av skader eller ulykker. • Ingen skal bli syk av å jobbe i helse og sosial etaten.

5.1.2 Sykefraværsoppfølging Veileder til samarbeidsavtalen viser til at virksomheten skal

• Utarbeide skriftlige rutiner for oppfølging av sykmeldte. Dette skal skje i samarbeid med ansattes representanter og vedtas i evt. samarbeidsfora eks arbeidsmiljøutvalg.. Arbeidsgiver har ansvar for at alle i virksomheten skal gjøres kjent med rutinene og de forpliktelsene som dette innebærer.

• Utarbeide oppfølgingsplaner for arbeidstakere som har vært helt eller delvis borte fra arbeidet senest innen 6 uker.

• Gjennomføre dialogmøter innen 12 uker for arbeidstakere som har vært helt borte fra arbeidet.

Det vises og til at IA-virksomheter får sin egen kontaktperson i arbeidslivssenteret i sitt fylke og får tilgang på noen økonomiske virkemidler forbeholdt IA-virksomheter.



5.2 Datainnsamling Dette kapitlet omhandler datainnsamling vedrørende delproblemstilling 2

5.2.1 Mål, tiltak og forebygging Etterprøvbare aktivitetsmål

IA-avtalen viser til at virksomhetene skal etablere etterprøvbare aktivitetsmål. I følge tjenestelederne er det ikke etablert etterprøvbare aktivitetsmåltall for hjemmetjenestene eller for kommunen. Tjenesteleder opplever heller ikke at temaet har stort fokus.

Ingen skal bli syke av å jobbe innen hele og sosial Sektoren Selbu kommune har som mål at ingen skal bli syke av å jobbe i helse og sosial etaten og i IA-avtalen står det at virksomhetene skal jobbe for å forebygge sykefravær ved å jobbe for et godt arbeidsmiljø og finne tiltak som fremmer trivsel. Sektorsjef påpeker at ledelse er en svært viktig faktor for å redusere sykefraværet. Sektorsjef sier han har fokus på lederrollen og at sektorsjefen og alle tjenesteledere innen helse og sosial starter et opplæringsløp via høyskolen i Hedemark. Alle ledere deltar og på 40 timer HMS – kurs i regi av bedriftshelsetjenesten i Stjørdal. Fokus på sykefraværsproblematikken i ledergruppen kan gi et godt grunnlag for leder til å jobbe med dette blant egne ansatte. Ledermøter gjennomføres hver uke og i følge sektorsjef kan sykefraværet tas opp på disse møtene. Temaet tas ikke opp hver uke, men det tas opp når det foreligger fraværsrapporter fra personalavdelingen. I disse tilfellene diskuterer ledergruppen om det er spesielle forhold eller trender i utviklingen. Sektorsjef sier at han ikke er ikke flink nok til å holde opp trykket med å etterspørre informasjon om sykefraværet til tjenestelederne. I de ledermøtene tjenesteleder hjemmetjenesten 2 har deltatt på, har ikke oppfølging av sykefravær vært drøftet i den perioden hun har vært ansatt. For å forebygge sykefravær ved å jobbe for et godt arbeidsmiljø og finne tiltak som fremmer trivsel, er det og viktig med arenaer hvor tematikken og mulige tiltak kan drøftes. I følge tjenesteleder hjemmetjenesten 2, er sykefravær tema på personalmøter som gjennomføres ca hver 3. uke. I tillegg har de uformelle møter i boligene og på tjenesteleders kontor, og uformelle møter med plasstillitsvalgte knyttet til enkeltsaker. Hun har møter med plasstillitsvalgte når turnusen for de ansatte planlegges. I forhold til det psykososiale arbeidsmiljøet, er samarbeidsformer og kommunikasjon viktig i gruppen. Tjenesteleder hjemmetjenesten 1 sier at de gjennomfører personalmøter ad hoc ca 1 gang i måneden. I disse møtene er arbeidsmiljø et viktig tema. I tillegg diskuteres blant annet daglig drift av hjemmetjenesten. Det har ikke vært fokus isolert på arbeidsmiljø og sykefravær noe det burde ha vært ifølge tjenesteleder hjemmetjenesten. Han sier videre at hjemmetjenesten 1 ikke har satt i gang systematiske tiltak for å bedre arbeidsmiljøet, men mener at arbeidsmiljøet fungerer godt på tjenesten.

Av mer praktiske tiltak for å forebygge sykefravær sier sektorsjef at det er fokus på å tilrettelegge arbeidssituasjonen for pc-bruk på arbeidsplassen. Det kjøpes inn nye biler og det tilrettelegges for garasjer til bilene noe som gjør det letter å jobbe der. Tjenesteleder hjemmetjenesten 1 sier at bedriftshelsetjenesten deltar på vernerunder og i enkeltsaker ved langtidssykemelding. De har fokus på god bruk av PDA som et verktøy for de ansatte i hjemmetjenesten. Bruk av PDA har vært en støykilde blant de ansatte og en kilde til stress. Ved et sterkere fokus på opplæring er målet å bruke dette som et positivt verktøy som



sikrer dokumentasjonsplikten og en effektiv og forsvarlig drift. Utover å balansere stress i arbeidet tror han ikke at det er satt i gang tiltak utover å ha god dialog med de ansatte. I følge ansatte er det gjennomført en del tiltak for å fremme trivsel og forebygge sykefravær. Eksempel på dette er trening og trim for alle og det er mulighet for å bruke svømmebassenget. I perioder har bemanningen vært større, noe som har bidratt til redusert arbeidspress. Det er tilrettelagt for bruk av hjelpemidler i arbeidssituasjon, så fremt brukerne ikke nekter bruk av disse. På den annen side viser de til forhold som påvirker arbeidsforholdet negativt. De viser til få antall tilgjengelige PCer og plassmangel for å skrive rapporter. Det er gitt opplæring i bruk av pc, men stadig nye systemer gjør at registreringen endrer seg og bruken av verktøyet blir vanskelig. Det er dårlig belysning på medisin rom etc. Ansatte rapporterer ved avviksskjema, men i følge tillitsvalgte, får de ikke informasjon om hva som gjøres med avvikene, de ser heller ikke at det iverksettes tiltak for å rette opp avvik. Revisor har i møtet mottatt avviksskjema meldt til tjenesteleder sone 1, som eksempler på saker som det ikke skjer noe med. Ansatte har hatt personalmøter hvor det er informert om hvordan arbeidssituasjonen på avdelingen er. Problemene omfatter manglede rammer og struktur. Mye av informasjonen som ansatte gir tjenesteleder i sone 1 omhandler deres problemer i arbeidssituasjonen. I hjemmetjenesten sone 2 har det vært vanskeligheter, men dette er i det tatt tak i. Revisor har fått tilsendt Mal for protokoll og handlingsplan for vernerunde for hjemmetjenesten 1 datert 20.1.2010. Her gis det en beskrivelse av 11 utfordringer med påfølgende tiltak, ansvarlig og frist. Det er ikke angitt utført på noen av områdene og revisor etterspurte derfor informasjon om status på områdene; spesielt på de områdene der dato er utgått. Nedenfor gjengir revisor noen av punktene:

Utfordring Tiltak Frist Kommentar fra tjenesteleder Fysiske arb.forhold, PC m.m.

Opprette flere arb.stasjoner 1.4.2010 Bærbare pc-er skal bestilles

Håndtering og rutiner knyttet til kjemikalier

Datablad, stoffkartotek innlåsing i skap ol

1.3.2010 Avtalt møte med bedriftshelsetjenesten for bistand

Avvikshåndtering Gjennomgå rutinene, info og opplæring av ansatte, lett tilgjengelige skjema

1.3.2010 Opplæring gitt til noen "superbrukere"; ikke alle. Jobber med saken

Sykefravær Kartlegging med påfølgende tiltak

1.4.2010 Rådmann initiert heldags for alle ledere, tillitsvalgte og verneombud. Tema IA

Tjenesteleder hjemmetjenesten 1 sier at de ikke har egen avvikslogg, men at dette skal på plass. Han viser og til at de har fått inn en del avviksmeldinger, men at de har for dårlig system på systemavvik. De er i ferd med å etablere nytt internkontrollsystem og avvik skal registreres i dette systemet. I 2009 gjennomførte Helsetilsynet tilsyn med tjenester til personer med behov for heldøgns pleie og omsorg i Selbu kommune. I perioden hvor tilsynet ble gjennomført var siste omorganisering av sektor helse og sosial i Selbu kommune ikke gjennomført. Resultatet fra tilsynet kan allikevel være interessant da det omfattet deler av hjemmetjenestene. Tilsynet avdekket to avvik; det ene vedrørende dokumentasjonssystem for sykehjemmet, det andre avviket omhandlet system som sikrer forsvarlige tjenester. Helsetilsynet fikk tilsendt plan for lukking av avvik fra Selbu kommune den 4.6.2009. Nedenfor gjengir vi noen av forholdene som ble påpekt i tilsynet vedrørende avvik på system. Nedenfor synliggjør vi og tilbakemelding fra Selbu kommunen om plan for lukking av avvikene.



Avdekket ved tilsyn Tilbakemelding fra kommunen Kommunen har ikke et internkontrollsystem. Kommunen har som målsetting å få etablert et internkontrollsystem i 2009. Ved tilsynet var dette kommet kort.

Etablering av et internkontrollsystem er i gang i samarbeid med Værnesregion

Det er ikke gjennomført ROS-analyser for sektor helse og sosial. ROS-analyser vil inngå som en del av internkontrollsystemet

Kommunen har et avvikssystem. Etter intervju ble det uklart om det gis systematisk tilbakemelding til melder. Vi har ikke gjennom tilsendt dokumentasjon, intervjuer eller verifikasjon sett at avvikssystemet systematisk blir brukt i forbedringsarbeid.

Brukes i alt for liten grad i forbedringsarbeid. Vil ha fokus i i arbeidet med internkontrollsystem.

I brev datert 3.7.2009 ba helsetilsynet om tilbakemelding på om tiltakene hadde gitt nødvendig effekt. Frist for tilbakemelding var satt til 15.1.2010. Helsetilsynet har ikke fått svar på denne henvendelsen. Ved hjemmetjenesten 2 sier tjenesteleder at de tilrettelegger for enklere arbeidssituasjon ved å bruke hjelpemidler der dette er enkelt. Ansatte sier og at de har hjelpemidler som gjør den daglige arbeidssituasjonen bedre uten tunge løft. Tjenesteleder samarbeider med lege og bedriftshelestjenesten om tilrettelegging av arbeidsplass i bolig. Når det jobbes med ressurskrevende brukere samarbeider de med bedriftshelsetjenesten. Av andre tiltak viser tjenesteleder til at arbeidstidsordning i en av boligene er evaluert og omgjort pga økt sykefravær og melding om fare for sykefravær. Tjenesteleder har søkt å finne mindre krevende arbeidsoppgaver for enkelte ansatte ved tilrettelegging av arbeidssituasjonen for mindre belastning. Dette bekreftes av ansatte. Ansatte viser til at det har vært gjennomført kurs om bruk og tilrettelegging av hjelpemidler, men de påpeker samtidig at det fremdeles er for mye slit og tungt arbeid som gjør det vanskelig å fortsette arbeidet for flere. Tillitsvalgte viser til samarbeid med leder i utarbeidelse av turnusordningen. Tjenesteleder sier at hun enda har for lite kunnskap om det psykososiale arbeidsmiljøet, men at dette vil få økt fokus. I dag er tiltak for arbeidsmiljø at de blant annet har kantine på bygget og treningstime gjennom jobb. I påsken fikk alle boligene fruktkurv som et trivselstiltak. Ansatte blir fulgt opp ved bursdager og andre jubileumsdager med gaver. Ansatte viser forøvrig til ulike trivselstiltak som treffsteder på fritiden. Bedriftshelsetjenesten er en sentral aktør i arbeidet for å forebygge sykefravær flere av de ansatte mener at kommunen er flink til å bruke bedriftshelsetjenesten. De viser blant annet til at bedriftshelsetjenesten gjennomførte en kartlegging og gjennomgang av arbeidsplassen: Resultatet ble at det ble skaffet til veie ekstra hjelpemidler i boligen, noe som har gitt gode resultater. Et tema som opptok alle i denne undersøkelsen var den omorganiseringen tjenestene hadde vært gjennom i løpet av de siste årene, og om dette hadde påvirket sykefraværet. Sektorsjef sier at ledergruppen, tillitsvalgte og flere i helse og Sosial har pekt på at omorganiseringen har påvirket sykefraværet i hjemmetjenesten. I følge sektorsjef foreligger det ikke dokumentasjon på dette. Ser en på den enkeltes hverdag er det svært få som har fått nye arbeidsoppgaver eller nytt arbeidssted. Det har imidlertid vært stor utskifting av ledere, både i runde en og to. Det er gitt uttrykk for at dette har skapt uro i organisasjonen. Dette bekreftes av hovedtillitsvalgt. I tillegg sier hovedtillitsvalgte at når en prosess pågår over så lang tid vil dette slite på arbeidsmiljøet ved at fokuset blir dratt fra den faglige jobben som skal gjøres. Det vises og til



at det fremdeles mangler en koordinator på hvert tjenesteområde og at 2 sykepleiere går midlertidig i koordinatorstillinger noe som krever mer arbeid for å leie inn arbeidskraft. Det er viktig å forankre større tiltak i personalgruppene, og de ansattes organisasjoner er viktige samarbeidspartnere i så måte. I følge Sektorssjef har de ansatte og tillitsvalgte i hjemmetjenesten deltatt i omorganiseringen av hjemmetjenesten. Forslag til organisering ble drøftet med tillitsmannsapparatet, deretter avgjorde rådmann den endelige organiseringen for sektor Helse og Sosial. I tillegg til sektorsjef og 2 tillitsvalgte deltok en tjenesteleder, rådmannen og en fra personalavdelingen i arbeidsgruppa som ble etablert for evaluering av omorganisering av sektor pleie og omsorg. I følge hovedtillitsvalgte manglet arbeidsmøtene dagsorden og referat, og det har derfor vært vanskelig å få dokumentert tillitsvalgtes syn i denne prosessen. Tillitsvalgtes dokumenter ble ikke journalført i kommunens arkivsystem før tillitsvalgte etterspurte dette. Hovedtillitsvalgt understreker at de aksepterer arbeidsgivers beslutninger, men at det har vært viktig for dem at tillitsvalgtes syn blir referert og dokumentert ved uenigheter. Manglende dokumentasjon vanskeliggjorde informasjon fra hovedtillitsvalgte til plasstillitsvalgte og ansatte. Tillitsvalgte ønsket at omorganisering måtte befestes i organisasjon, noe de savner i denne prosessen.

Fravær grunnett skader eller ulykker

Selbu kommune har som mål at etaten ikke skal ha fravær grunnet skader eller ulykker. Som et ledd i dette arbeidet, er det naturlig å følge opp skademeldinger. Sektorsjef sier at de har skademeldinger som skal følges opp, men at oppfølginga har mangler fra tjenesteleder og sektorsjef sin side. For de største skadene blir dette fulgt opp, men det mangler et system for å ivareta dette på en bedre måte. I følge tjenesteledere hjemmetjenesten føres det ikke avvikslogg på skader og ulykker. Det er likevel fokus på å unngå skade, og hun har vært, og er tydelig på at avviksskjema skal føres. Det er imidlertid få skjema som blir mottatt så det kan stilles spørsmål om rutinene følges av de ansatte. Tjenesteleder hjemmetjenesten 1 sier at det har vært korttidsfravær som er relatert til løft på jobben, men at de ikke fører statistikk på dette. De har også mottatt avviksskjema på skader, og tiltak for å korrigere dette har vært å bruke to ansatte når det er behov for dette. Annet relevant arbeid for å forhindre skader og ulykker er brannøving/runder og vernerunder. I følge sektorsjef og verneombud gjennomføres det vernerunder annen hvert år med bedriftshelsetjenesten, i tillegg kan verneombudet kontaktes ved behov. Det gjennomføres og brannøvelser og brannrunder.

Samarbeid med andre aktører

Som vi har nevnt tidligere er flere aktører og samarbeidspartnere relevante i arbeidet for redusert sykefravær. Eksempler på dette er kommunelegen, NAV arbeidslivssenter, NAV lokalt og bedriftshelsetjenesten. I oppstartsmøtet vises det til at legene har en viktig rolle, og at det er viktig at de forstår kommunens målsettinger med sykefravær og inkluderende arbeidsliv. Kommunelege 1 deltar på sektorleders ledermøter. På disse møtene deltar også tjenesteledere og rådgivere. I disse møtene kan, i følge kommunelege 1, sykefraværet være tema ved at det blir nevnt fra tid til annen som en generell bekymring. Det blir diskutert mulige tiltak uten at dette blir fulgt opp, og tematikken blir håndtert på en lite strukturert og planmessig måte. Generelt sier kommunelege 1 at hun er involvert i sykefraværsproblematikken sporadisk, men ikke på en systematisk måte. Hun sier at kommuneoverlegen i større grad kunne vært involvert i dette arbeidet eksempelvis som rådgiver for å belyse og analysere komplekse årsakssammenhenger.



Kontaktpersonen fra arbeidslivssenteret deltar i AMU- møtene. Kommunen inviterer og arbeidslivssenteret til å delta på andre arenaer, men erfaringene fra disse møtene er, i følge sektorsjef, at arbeidslivssenteret mangler dynamikk for å dra opp diskusjoner om tiltak for å redusere sykefraværet. Sektorsjef synes det er lite inspirasjon som overføres til kommunen basert på det arbeidet NAV arbeidslivssenter gjør. I oppstartsmøtet med rådmann og personalrådgiver blir det påpekt at kommunen ikke har den kontakten de burde hatt med arbeidslivssenteret, og at kontaktpersonen burde vært mye mer involvert i organisasjonen. I følge sektorsjef har arbeidslivssenteret kontakt med alle nivå i Selbu kommune. I følge kontaktperson for NAV arbeidslivssenteret har hun en aktiv rolle i AMU-møtene, blant annet skal hun redegjøre for hva de kan bistå med i arbeidet for redusert sykefravær innen sektor helse og sosial. Hun viser til gode diskusjoner, og at AMU viser at de har fokus på sykefraværsproblematikken. Kontaktperson for arbeidslivssenteret inviteres og til å delta på de årlige IA-dagene som kommunen arrangerer. Arbeidslivssenteret kommer med forslag om agenda, men i all hovedsak kommer rådmann med bestilling til oss om hva de ønsker å ha fokus på. I følge kontaktperson for arbeidslivssentret er kontakten med rådmannsnivå generelt god, men de ønsker tettere kontakt med sektorsjef helse og sosial siden denne enheten har høyest sykefravær, og de ønsker å prioritere dette området. IA-arbeidet er, i følge arbeidslivssentret, ikke godt implementert på sektorledernivå, og hun har etterlyst handlingsplaner i arbeidet for redusert sykefravær. På tjenesteområdenivå sier kontaktperson at hun kjenner lite til de nye tjenestelederne, og at de hadde et tettere samarbeid inntil august i fjor ifbm ny omorganisering, og nye ledere som kom på plass. Ifbm omorganisering ble de anmodet om å ikke kontakte tjenesteledere før det var avklart med rådmannsnivå. Før jul ble arbeidslivssenteret invitert til møte med tjenesteledere for å informere om sitt arbeid. Etter dette har de ikke hatt ytterligere kontakt. Kontaktperson for arbeidslivssentret sier at det hadde vært hensiktsmessig med et mer planmessig arbeid på området. Bedriftshelsetjenesten og kommunen underskriver samarbeidsavtale hvert andre år. Fram til 2009 ble avtalene inngått med kommunen på et overordnet nivå. I 2009 ble avtalene inngått sektorvis. I følge bedriftshelsetjenesten er sektorvise avtaler er en klar forbedring; kommunen er stor og utfordringene og eksponeringene er ulike i sektorene. De påpeker at det hadde vært en ytterligere fordel med avtale på tjenesteområdenivå for å befeste arbeidet enda bedre i organisasjon. Bedriftshelsetjenesten tar imidlertid kontakt med tjenesteledere direkte og informerer om seg og sine tjenester, om inngått avtale og om hva avtalen innebærer. Bedriftshelsetjenesten har også direkte kontakt med enkeltansatte ved behov, og de deltar i vernerunder De viser til at de har god erfaring med samarbeidet direkte med hjemmetjenesten, men påpeker at samarbeidet kunne vært bedre på sektornivå, og at de opplever tildels noe manglende oppfølging og tilbakemeldinger på sine henvendelser. De deltar i AMU, men er usikre på i hvor stor grad saker blir fulgt opp. Bedriftshelsetjenesten sier at de har kapasitet, og ønsker å bidra i større grad. Flere aktører påpeker at det hadde vært nyttig med et formelt møtepunkt med ulike aktører for erfaringsutveksling og fokus på problematikken. Systematisk samarbeid og dialog mellom arbeidsgiver og ansatte

IA-avtalen legger vekt på at det er arbeidsgivers ansvar er å sørge for systematisk samarbeid og dialog med de ansatte om IA-arbeidet for å bidra til et godt arbeidsmiljø. Rådmannen sier i høringsmøtet at det er gjennomført opplæring innenfor IA-avtalen, og viste til at det arrangeres årlige IA-dager, der alle ledere, verneombud og tillitsvalgte innkalles til å delta. Når det går fram av rapporten at de to tjenestelederne ikke har deltatt på IA-dag, henger det sammen med at det på intervjutidspunktet ikke var gjennomført IA-dag etter at de ble tilsatt.



Sektorsjef sier at sektor Helse og Sosial har et HMS-utvalg som er opprettet for blant annet å drøfte problematikk rundt sykefraværet i sektoren. I HMS-utvalget deltar tillitsvalgte, verneombud, tjenesteledere og sektorleder HMS-utvlaget har møter 4 ganger i året, men pga en del sykdom hos deltakerne i det siste, har ikke utvalget hatt møte siden høsten 2009. I tilegg har administrasjonen i faste møter med alle hovedtillitsvalgte to ganger i året og møter som vedrørende enkeltsaker. Sektorsjef sier at tiltak for å redusere sykefraværet kan tas opp, men at det i liten grad blir gjort. Hovedtillitsvalgt for NSF er medlem i administrasjonsutvalget og er vara i AMU. Hovedtillitsvalgt deltar på ledersamlinger hvor stressfaktorer, og hvordan disse påvirker sykefravær har vært drøftet. Verneombud og tillitsvalgte deltar i tillegg på IA-dagen. Ingen av de tillitsvalgte ved hjemmetjenesten 1 og 2 har møter med tjenesteleder hvor sykefravær tas opp.

5.2.2 Sykefraværsoppfølging IA-virksomheter skal utarbeide skriftlige rutiner for oppfølging av sykmeldte. Dette skal skje i samarbeid med ansattes representanter og vedtas i evt. samarbeidsfora. Arbeidsgiver har ansvar for at alle i virksomheten skal gjøres kjent med rutinene og de forpliktelsene som dette innebærer. Det skal utarbeides oppfølgingsplaner for arbeidstakere som har vært helt eller delvis borte fra arbeidet senest innen 6 uker og det skal gjennomføres dialogmøter innen 12 uker for arbeidstakere som har vært helt borte fra arbeidet. Selbu kommune har utarbeidet rutiner for oppfølging av sykmeldte i kommunen, med tilhørende sjekkliste for oppfølging. Rutinebeskrivelsene ivaretar rutiner både for oppfølgingsplan og dialogmøter. Oppfølging gjelder håndtering av alle medarbeidere fra 1. dags sykefravær. I dokumentet for oppfølging av sykmeldte i Selbu kommune, vises det til at

• Sektorsjefene har det overordnede ansvaret for oppfølging av retningslinjene • Nærmeste overordnet har ansvaret for at retningslinjene er kjent blant de ansatte • Nærmeste overordnet har ansvaret for at retningslinjene blir fulgt opp i enkelttilfeller • Arbeidsgiveransvaret overfor ansatte gjelder så lenge vedkommende har et fast

tilsettingsforhold i Selbu kommune. Tjenesteleder kan sette i gang tiltak innenfor egne budsjettrammer, utover dette må tiltaket behandles av rådmannen og politisk nivå.

Hovedtillitsvalgte kjenner til rutinene for oppfølging av sykefravær i Selbu kommune, og deltok i utarbeidelsen av disse. Rutinene for oppfølging av sykmeldte virker gode i forhold til konkrete delmål som gjør det enklere for tjenesteleder å følge opp sykmeldte. Hovedtillitsvalgt ser at rutinene kan være tidkrevende og tror at mellomlederne sliter med tiden til å følge opp disse rutinene. Både i oppstartsmøtet og fra sektorsjef vises det til at retningslinjer for oppfølging av sykmeldte ligger på intranett. Sektorsjef sier at han tror at tjenesteledere følger opp disse rutinene.

Tjenesteleder hjemmetjenesten 2 er kjent med kommunens rutiner for oppfølging av sykmeldte. Hun sier ar ansatte vet at de finnes. Dette bekreftes av både tillitsvalgte og sykmeldte. Revisor oversendte rutinedokumentet til de som ble intervjuet, og tilbakemeldingene var at oppfølging ihht. plan ser ut til å variere, i noen tilfeller har den blitt



fulgt, i andre tilfeller ikke. Det blir gitt uttrykk for at situasjonen er forbedret med ny tjenesteleder. Tjenesteleder sier hun følger rutinebeskrivelsene for sine ansatte, og for de som har vært lengre bort fra arbeid gjennomføres dialogmøter med nav slik at disse følges opp. De som har blitt sykmeldt etter at tjenesteleder ble ansatt, er det laget oppfølgingsplaner for. Tjenesteleder har lagt inn varsler i lønnssystemet som sikrer oppfølging av sykmeldte. Tjenesteleder får støtte fra personal og lønn til å følge opp sykmeldt i forhold til når de skal følges opp, utover dette har det ikke vært noe dialog rundt sykefravær internt i administrasjonen. Tjenesteleder mener tidspress er utfordringen for å bruke rutinene for oppfølging av sykmeldte. Tjenesteleder hjemmetjenesten 1 kjenner til dokumentene og skriftelige rutiner for dette. Tjenesteleders inntrykk er at ansatte er kjent med disse og hvordan de brukes. Rutinene tas frem hver gang det er behov for disse ved langtidsfravær. De brukes ikke så aktivt i korttidsfravær. Tjenesteleder sier han ikke bruker å legge inn selve sjekklista, men skriver inn oppfølgingssamtalene og legger disse inn i personalmappa. I intervju med sykmeldte og tillitsvalgte ved hjemmetjenesten 1 sier de at de ikke kjenner kommunens rutiner for oppfølging av sykmeldte, de kjenner heller ikke til at disse er lagret på kommunens intranettsider. Revisor oversendte rutinebeskrivelsene slik at disse kunne kommenteres, og tilbakemeldingene vi fikk var at oppfølging av den enkelte sykmeldte ihht. plan, varierer. NAV lokalt sier at de samarbeider om den enkelte ansatte ved å delta på dialogmøter sammen med tjenesteledere. Arbeidsgiver har ansvar for dialogmøte 1, NAV har ansvaret for å gjennomføre dialogmøte 2. I den senere tid har og tjenesteledere tatt kontakt for å involvere NAV i dialogmøte 1. NAV ser positivt på å bli involvert i et så tidlig stadium som mulig. Dialogmøtene fungerer i følge NAV bra, men de kan til tider oppleves som lite konkrete. Handling og oppfølging fra kommunes side tar noen ganger lang tid. Oppfølgingsplanene for den enkelte ansatte er tildels lite konkrete og gir dårlig informasjon. I følge arbeidslivssentret er det lagt for lite vekt på alternative tiltak utover de økonomiske virkemidlene. Kommunelege 1 viser til at samarbeidet og dialogen med kommunen om den enkelte ansatte er konstruktiv og god, og at samarbeidet med tjenesteledere innen hjemmetjenesten fungerer godt. Dette bekreftes av tjenesteledere. IA-virksomheter har tilgang på virkemidler forbeholdt disse. Dette er tilretteleggelsestilskudd og BHT-tilskudd. Sektorsjef sier at de ikke benytter seg av virkemidlene fra arbeidslivssenteret i dag, og at dette kan skyldes at sykefraværet ikke blir prioritert som sak. I følge NAV arbeidslivssentret tror de lite bruk av virkemidler skyldes at lederne ikke kjenner godt nok til disse virkemidlene, og at de i stor grad blir "spist opp" av enn travel hverdag. De har inntrykk at sektorlederne har lite kjennskap til IA-arbeidet generelt og enkelttiltak spesielt, men at tjenestelederne er mer oppdatert på området. Tjenesteleder hjemmetjenesten 2 viser til hun ikke har hatt direkte samarbeid med kontaktperson fra arbeidslivssenteret, men kjenner til tiltaksmidlene i arbeidslivssenteret og at noen har blitt rettet mot ansatte i avdelingen. Tjenesteleder 1 har ikke søkt om tilretteleggingstilskudd for ansatte, men har dokumentasjon som viser hvilke virkemidler det kan søkes for. Når det gjelder øvrige virkemidler fra NAV lokalt, benytter kommunen seg av disse. Bedriftshelsetjenesten påpeker at det er viktig at bruken av rutinebeskrivelsene forankres i ledelsen og at ledelsen også selv bruker rutinebeskrivelsene som et signal om at dette er viktig. Ledelsen sender et uheldig signal i de tilfellene de selv ikke bruker



rutinebeskrivelsene. Manglefull oppfølging av sykmeldte må etterspørres og rutinene må holdes levende.

5.3 Revisors vurdering

5.3.1 Mål, tiltak og forebygging Ved hjemmetjenesten har de ikke etterprøvbare aktivitetsmål for arbeidet med sykefravær slik IA-avtalen legger vekt på. Selbu kommune har som målsetting av ingen skal bli syk av å jobbe i helse og sosialetaten og IA-avtalen står det at virksomhetene skal jobbe for å forebygge sykefravær ved å jobbe for et godt arbeidsmiljø og finne tiltak som fremmer trivsel. For revisor ser det ikke ut til at innen hjemmetjenesten er det hverken på sektorledernivå eller på tjenesteledersnivå et systematisk fokus på sykefraværsproblematikken. Det er satt i verk konkrete tiltak for å unngå slitasje og fremme trivsel; noe som bidrar positivt. Ved hjemmetjenesten 1 vises det til manglede rutiner for oppfølging og tilbakemelding på avvik og andre forhold som blir tatt opp. Å få på plass et internkontrollsystem vil etter revisors vurdering kunne bidra til at dette forholdet følges opp på en bedre måte, og dermed i større grad bidra til forbedringsarbeid. Selbu kommune har som mål at ingen skal ha sykefravær på grunn av skader eller ulykker. Som et ledd i dette arbeidet er det viktig å ha gode rutiner for å melde fra om avvik og skader, og at dette følges opp av både ansatte og ledere. Likeså er det viktig å følge opp dette for å hindre tilsvarende hendelser. For revisor kan det se ut til at hjemmetjenesten har et forbedringspotensial på dette området. Samarbeid med andre aktører vil kunne bidra i arbeidet for redusert sykefravær. på tjenesteledernivå kan det se ut til at samarbeidet med både lege, NAV lokalt og bedriftshelsetjenesten er konstruktivt og godt. På sektornivå framstår noe av dette samarbeidet som problematisk. Revisor vil påpeke at det er i Selbu kommunes interesse å ha et godt og konstruktivt samarbeid med andre aktører i arbeidet for redusert sykefravær. Det er arbeidsgivers ansvar å sørge for systematisk samarbeid og dialog med de ansatte om IA-arbeidet for å bidra til et godt arbeidsmiljø. Tillitsvalgte og verneombud deltar på flere møtearenaer med arbeidsgiver; på noen av disse arenaene er også sykefraværsproblematikken tema. Det framstår imidlertid ikke som om dette er et systematisk samarbeid med IA-arbeidet som tema. I hjemmetjenestene gjennomføres det ikke systematisk samarbeid på området

5.3.2 Sykefraværsoppfølging IA-virksomheter skal utarbeide skriftlige rutiner for oppfølging av sykmeldte. Dette skal skje i samarbeid med ansattes representanter og vedtas i evt. samarbeidsfora. Selbu kommune har utarbeidet rutinebeskrivelser for oppfølging av sykmeldte, og dette er gjort i samarbeid med tillitsvalgte. Arbeidsgiver har ansvar for at alle i virksomheten skal gjøres kjent med rutinene og de forpliktelsene som dette innebærer. Ved hjemmetjenesten 2 er ansatte gjort kjent med rutinebeskrivelsen; ved hjemmetjenesten 1 er dette ikke tilfelle blant de vi har intervjuet. Ved begge tjenesteområdene har oppfølging av ansatte ihht. rutinebeskrivelsene variert, ved hjemmetjenesten 2 er det opplevd en forbedring i løpet av siste periode. IA-virksomheter har tilgang på virkemidler forbeholdt disse. Ved hjemmetjenestene blir disse virkemidlene i liten grad brukt. Hva dette skyldes, skal ikke revisor ha noen formening om, men revisor ønsker å påpeke at det er viktig å benytte seg av relevante virkemidler i



oppfølging av sykmeldte. Øvrige virkemidler fra NAV benyttes, og et godt samarbeid med ulike aktører på tjenesteledernivå for oppfølging av ansatte, vurderes som positivt.

6 Økonomiske kostnader ved sykefravær Dette kapitlet omhandler problemstilling 4 og vil belyse økonomiske kostnader ved sykefravær for Selbu kommune både i form av:

• Utgiftsfordeling per arbeidstaker med ulik lønn • Totale utgifter for kommunen ved sykefravær ved tapte årsverk og reelle utgifter • Mulige innsparinger ved redusert fravær

Beregningene er foretatt av NAV arbeidslivssentret som påpeker at dette er en metode for å forstå hva sykefravær koster. Det er ingen "reell sannhet", men det gir en indikasjon på de økonomiske kostnadene ved sykefravær for kommunen. Vi vil innledningsvis gjøre rede for tallene som er lagt til grunn for beregningene. Deretter vil vi synliggjøre de utgiftene dette medfører for kommunen i form av Beregningene er foretatt på bakgrunn av opplysninger fra Selbu kommune, Statistisk sentralbyrå og NAV. I denne modellen er følgende beregningsvariabler og opplysninger lagt til grunn: Årslønn, kr. 368 333 Prosent tjenestepensjon / forsikring 14,00 % Prosent arbeidsgiveravgift 14,10 % Prosent feriepenger 12,00 % Feriepenger ut over 3 mnd? Ja Utbetales lønn ut over 6 g? Nei Antall dager arbeidsgiver periode 16 dager Med utgangspunkt i disse opplysningene vil kostnadene ved sykefravær per ansatt med en årslønn på kroner 368 333 bli som vist i tabellen nedenfor. Tabell 2. Kostnader per ansatt ut i fra gjennomsnittlønn i den aktuelle perioden.

Måned 1 Mnd

2 Mnd

3 Mnd

4 Mnd

5 Mnd

6 Mnd

7 Mnd

8 Mnd

9 Mnd

10 Mnd

11 Mnd

12 SUM - 1 år

Arb. giver per

Sum kostn. arb.giver 23 535 2 288 4 903 4 903 9 106 9 106 9 106 9 106 9 106 9 106 9 106 9 106 9 106 117 582 Sum kostn. folketrygden

16 043 34 378 34 378 30 694 30 694 30 694 30 694 30 694 30 694 30 694 30 694 30 694 361 048

Beregning. NAV

Som vi ser er kostnadene ved ett års sykefravær for en person med en gjennomsnittslønn på kroner 368 333 beregnet til kroner 117 582 for arbeidsgiver. Folketrygdens kostnader er beregnet til kroner 361 048. De totale kostnadene for kommunen per år basert på de samme opplysningene blir som vist i tabell 3 nedenfor.



Tabell 3. Beregnet totale kostnader per år for sykefravær i Selbu kommune

17.

Tapte

dagsverk Prosent endring

Simulert fravær

Reelle utgifter

Simulerte utgifter Innsparing

7 392 -21 5 820 4 830 082 3 850 022 980 060

"Effektivitetstap" per dagsverk 25 % 2 617 998 2 061 248 556 749

Sum utgifter sykelønn + "effektivitetstap 7 448 080 5 911 270 1 536 810

Beregning NAV Beregningsperioden er 1. 2. og 3 kvartal 2009 og 4. kvartal 200818, og tapte dagsverk i løpet av perioden er beregnet til 7 392. Dette gir reelle utgifter for kommunen på kroner 4 830 082. En reduksjon i sykefraværet med 21 % vil gi et simulert fravær på 5 820, utgiftene vil beløpe seg til kroner 3 850 022, noe som innebærer en besparelse på 980 060. Et effektivitetstap på 25 % ved fravær, som ifølge NAV er et reelt estimat i kommunesektoren, vil øke de reelle utgiftene til kroner 7 448 080. En reduksjon i sykefraværet på 21 % vil dermed gi en innsparing på 1 536 810 kroner.

7 Høring Et høringsutkast av rapporten har vært til høring hos rådmannen. Det ble gjennomført et høringsmøte den 20.05.2010. I møtet deltok rådmannen, personalsjef og sektorsjef helse og sosial. Referatet fra møtet er verifisert av rådmannen ved personalsjef den 25.5.2010 og er vedlagt rapporten i vedlegg 1. Revisor har justert opplysningene i rapporten som følge av kommentarene som kommer fram i høringsreferatet på følgende områder:

� I høringen korrigerte rådmannen enkelte formaliteter i rapporten. Ferdig rapport er endret i tråd med dette.

� Pkt 1.1: Revisor har endret rapporten slik at det går fram at det er hjemmetjenesten den omhandler i avgrensninger, vurderinger og konklusjoner. Revisor viser til at en del av tallmaterialet som er lagt fram i rapporten viser situasjonen for kommunen som helhet.

� Pkt1.2: Revisor har presisert at tjenestelederne er nye i rapportens konklusjoner. � Pkt 1.3: Revisor har tydeliggjort at rapporten gjelder hjemmetjenesten. Når det gjelder

avgrensning for øvrig, viser revisor til at kontrollutvalget har gitt en nokså detaljert instruks, og at de la føringer på å se på hjemmetjenesten spesielt, der sykefraværet er høyest, og der det har vært organisatoriske endringer.

� Pkt. 1.4: Revisor viser til at rapporten generelt påpeker at årsaksforholdene til sykefravær er komplekse, og at forskningsmiljø med spisskompetanse på sykefravær heller ikke har funnet entydige årsaksforklaringer til dette. Å belyse problemstillingen anses imidlertid både som relevant og nyttig. Dette ble kontrollutvalget orientert om i forbindelse med bestillingen.

� Pkt 1.5: Revisor viser til kapittel 4.2.2 i rapporten, der arbeidstakers ansvar berøres. For øvrig tar revisor rådmannens synspunkt om ansattes eget ansvar for sin arbeidshverdag til orientering.

� Pkt 1.6: Revisor har i kapittel 2.2 tydeliggjort at rapporten har fokus på alt sykefravær i undersøkelsen og ikke skilt mellom kort- og langtidsfravær.

17 Beregningene er foretatt på grunnlag av sykefraværsstatistikk fra NAV 18 Data ikke tilgjengelig for 4. kvartal 2009



� Pkt 1.7: Revisor har i kapitel 5.2.1 vist til at kommunen har opplæring innenfor IA-avtalen, og viste til at det arrangeres årlige IA-dager, der alle ledere, verneombud og tillitsvalgte innkalles til å delta. Det er vist til at de to tjenestelederne ikke har deltatt på IA-dagene grunnet det ikke har vært gjennomført IA-dag etter at de ble tilsatt på intervjutidspunktet.

� Pkt 1.8: Revisor har fjernet løsrevne setninger som ikke gir mening i rapporten.

8 Konklusjon Delproblemstilling 1: Hvordan er omfanget av sykefravær i Selbu kommune? Det legemeldte sykefraværet i Selbu kommune i løpet av perioden fra 2006 til 2009, har vært noe lavere i Selbu enn gjennomsnittet for kommunal forvaltning totalt. I 4. kvartal 2009 var fraværet noe høyere i Selbu enn for kommunal forvalting totalt. Sykefraværet innen sektor Helse og sosial er høyere enn gjennomsnittet for kommunen totalt. For kommunen totalt har sykefraværet økt fra 6,3 prosent i 2005 til 9,4 prosent i 2009. I samme perioden har sykefraværet innen Helse og sosial økt fra 7,9 prosent til 12,5 prosent. Generelt ser vi at helse og sosial ligger i øvre sjikt når det gjelder legemeldt sykefravær i kommunen. Kortidsfraværet ved hjemmetjenestene er på rundt 2 prosent i begge tjenesteområdene. Det totale fraværet varierer over tid og innen hjemmetjenestene. Vi gjør oppmerksom på at utslagene i prosent blir større ved små utvalg. Det er viktig at det blir tatt hensyn til dette i måten vi leser sykefraværsstatistikk på. Sammenligner vi sykefraværet i Selbu kommune med andre kommuner og grupperinger er fraværet fram til 3. kvartal 2008 til 2. kvartal 2009 lavere i Selbu enn for Klæbu, men høyere enn for de andre grupperingene. I perioden etter hadde Selbu det høyeste fraværet. Det egenmeldte sykefravær i kommunene, er lavere i Selbu enn for både Klæbu, Skaun og kommunesektoren totalt. Innen Pleie og omsorg er det totale sykefraværet i Selbu i løpet av de siste årene, høyere fravær enn i de andre kommunene og kommunesektoren totalt. Rådmannen gir uttrykk for at tallmaterialet til KS ikke stemmer med kommunens egne tall. Etter revisors vurdering bør kommunen avdekke dette forholdet, det er viktig å forholde seg til korrekt tallmateriale for å kunne basere beslutninger på riktig grunnlag Delproblemstilling 2: Kjenner kommunen til årsakene til sykefraværet? IA-virksomheter skal føre fraværsstatistikk og sette måltall for fraværsutviklingen. Selbu kommune har gjort begge deler. Det kan se ut til at statistikkmaterialet kunne blitt brukt mer aktivt på sektor- og tjenestenivå, som en del av et større bilde i et systematisk arbeid for redusert sykefravær. Det er viktig å kjenne årsak til fravær; både for å kunne forebygge og følge opp den enkelte arbeidstaker. De fleste aktører i arbeidslivet viser til at årsak til fravær er et sammensatt problemområde, og å få et utfyllende bilde av årsaksforhold for arbeidsgiver kan være krevende. Vi skal ikke søke å finne nye og utfyllende løsninger i denne rapporten, men som et ledd i dette arbeidet anser vi det som viktig å ha gode og trygge arenaer for arbeidstaker for å kunne være åpen på mulige årsaker. Hvorvidt dette er tilfelle ved hjemmetjenesten er ikke datamaterialet entydig på, men signalene fra de fleste er at det er greit å si fra om årsak til fravær til sin leder. Det bør bemerkes at tjenesteledere har vært ansatt i stillingene i relativt kort tid. Medarbeidersamtaler er en arena hvor forhold som kan berøre sykefravær blir tatt opp. Revisor merker seg at både kommunens ledelse og sektorsjef sier at det skal gjennomføres



medarbeidersamtaler årlig; intervju med ansatte viser at dette på langt nær er tilfelle. Etter revisors vurdering bør rutiner for, og gjennomføring av medarbeidersamtaler blant annet inngå som et ledd i kartlegging av årsak til sykefravær. At kommunen gjennomfører medarbeiderundersøkelser kan bidra positivt i kartlegging av mulig årsak til sykefravær og resultatene bør etter revisors vurdering inngå i et systematisk arbeid for kartlegging av årsak til sykefravær. Sektorsjef sier de mangler systematisk informasjon om årsak til sykefravær. Etter revisors vurdering er det viktig å etablere rutiner både for innhenting av mulig informasjon og å bruke informasjon i et systematisk arbeid for redusert sykefravær. Delproblemstilling 3: Hva har kommunen gjort for å forebygge sykefraværet? Mål, tiltak og forebygging

Ved hjemmetjenesten har de ikke etterprøvbare aktivitetsmål for arbeidet med sykefravær slik IA-avtalen legger vekt på. Selbu kommune har som målsetting at ingen skal bli syk av å jobbe i helse og sosialetaten og IA-avtalen står det at virksomhetene skal jobbe for å forebygge sykefravær ved å jobbe for et godt arbeidsmiljø og finne tiltak som fremmer trivsel. For revisor ser det ikke ut til at det i hjemmetjenesten hverken på sektorledernivå eller på tjenesteledersnivå er et systematisk fokus på sykefraværsproblematikken. Det er satt i verk konkrete tiltak for å unngå slitasje og fremme trivsel; noe som bidrar positivt. Ved hjemmetjenesten vises det til manglede rutiner for oppfølging og tilbakemelding på avvik og andre forhold som blir tatt opp. Å få på plass et internkontrollsystem vil etter revisors vurdering kunne bidra til at dette forholdet følges opp på en bedre måte, og dermed i større grad bidra til forbedringsarbeid. Selbu kommune har som mål at ingen skal ha sykefravær på grunn av skader eller ulykker. Som et ledd i dette arbeidet er det viktig å ha gode rutiner for å melde fra om avvik og skader, og at dette følges opp av både ansatte og ledere. Likeså er det viktig å følge opp dette for å hindre tilsvarende hendelser. For revisor kan det se ut til at hjemmetjenesten har et forbedringspotensial på dette området. Samarbeid med andre aktører vil kunne bidra i arbeidet for redusert sykefravær. På tjenesteledernivå kan det se ut til at samarbeidet med både lege, NAV lokalt og bedriftshelsetjenesten er konstruktivt og godt i hjemmetjenesten. På sektornivå framstår samarbeidet med arbeidslivssenteret som lite konstruktivt. Revisor vil påpeke at det er i Selbu kommunes interesse å ha et godt og konstruktivt samarbeid med andre aktører i arbeidet for redusert sykefravær. Det er arbeidsgivers ansvar å sørge for systematisk samarbeid og dialog med de ansatte om IA-arbeidet for å bidra til et godt arbeidsmiljø. Tillitsvalgte og verneombud deltar på flere møtearenaer med arbeidsgiver; på noen av disse arenaene er også sykefraværsproblematikken tema. Det framstår imidlertid ikke som om dette er et systematisk samarbeid med IA-arbeidet som tema. I hjemmetjenestene gjennomføres det ikke systematisk samarbeid på området

Sykefraværsoppfølging

IA-virksomheter skal utarbeide skriftlige rutiner for oppfølging av sykmeldte. Dette skal skje i samarbeid med ansattes representanter og vedtas i evt samarbeidsfora. Selbu kommune har utarbeidet rutinebeskrivelser for oppfølging av sykmeldte, og dette er gjort i samarbeid med



tillitsvalgte. Arbeidsgiver har ansvar for at alle i virksomheten skal gjøres kjent med rutinene og de forpliktelsene som dette innebærer. Ved hjemmetjenesten 2 er ansatte gjort kjent med rutinebeskrivelsen; ved hjemmetjenesten 1 er ikke dette tilfelle blant dem vi har intervjuet. Ved begge tjenesteområdene har oppfølging av ansatte ihht rutinebeskrivelsene variert, ved hjemmetjenesten 2 er det opplevd en forbedring i løpet av siste periode. IA-virksomheter har tilgang på virkemidler forbeholdt disse. Ved hjemmetjenestene blir disse virkemidlene i liten grad brukt. Hva dette skyldes, skal ikke revisor ha noen formening om, men revisor ønsker å påpeke at det er viktig å benytte seg av relevante virkemidler i oppfølging av sykmeldte. Øvrige virkemidler fra NAV benyttes, og et godt samarbeid med ulike aktører på tjenesteledernivå for oppfølging av ansatte, vurderes som positivt. Delproblemstilling 4: Kostnader ved sykefravær Totale reelle utgifter ved ett års sykefravær i Selbu kommune er beregnet til kroner 4 830 082. En reduksjon i sykefraværet med 21 % vil innebære en besparelse på kroner 980 060. Et effektivitetstap på 25 % ved fravær, vil øke de reelle utgiftene til kroner 7 448 080. En reduksjon i sykefraværet på 21 % vil dermed gi en innsparing på 1 536 810 kroner. Hovedproblemstillingen i dette prosjektet er om kommunen med dagens innsats og virkemiddelbruk vil nå en målsetting om et sykefravær på 6 %? I dette prosjektet har fokuset vært på hjemmetjenestene, og man kan ikke dra en slutning for kommunen som helhet på dette grunnlaget. Innen hjemmetjenestene kan vi imidlertid si at arbeidet for redusert sykefravær i liten grad er systematisert og at arbeidet med, og fokuset på området etter revisors vurdering har mangler. Tjenestelederne i hjemmetjenesten er nytilsatte og rapportens påpekte mangler innenfor sykefraværsarbeidet må rettes mot systemet for sykefraværsoppfølging i hjemmetjenesten og ikke rettes mot arbeidet tjenestelederne har utført etter de ble tilsatt.



Kilder Kommunens kilder •••• Årsmelding 2008. •••• Årsmelding 2009. •••• Oppfølging av sykmeldte i Selbu kommune

•••• Statistikk Øvrige kilder

• Evaluering av IA-avtalen (2001 - 2009). Juni 2009. SINTEF. • Samarbeidsavtale for et mer inkluderende arbeidsliv med tilhørende veileder • Regjeringen.no • Nav.no • Ks.no • IA-avtalen i Trondheim kommune. Delrapport 1 og 2. Trondheim kommunerevisjon

40

Vedlegg 1 Kommunens høringsuttalelse på rapporten: Referat Høringsmøte om sykefravær, Selbu kommune Tilstede fra Selbu kommune:

Karsten Reitan, rådmann, Inger Johanne Høiås, personalsjef, Stein Gunnar Espe, sektorsjef helse og sosial

Tilstede fra Revisjon Midt-Norge IKS

Arve Gausen og Anna Ølnes (referent)

Deltakerne fra kommunen var nokså samstemte i sine tilbakemeldinger, derfor refereres det til rådmannen for alle tilbakemeldingene som kom fram. 1. Prinsipielle tilbakemeldinger 1.1: Rådmannen stilte spørsmål ved avgrensingen av prosjektet. Prosjektet er avgrenset til hjemmetjenesten, den tjenesten som har hatt størst utfordringer rundt sykefravær i kommunen. Rådmannen mente at rapporten var negativ, og at dette kan være uheldig dersom det generaliseres til kommunen som helhet. De ba om at revisor presiserte tydelig at prosjektet er avgrenset til hjemmetjenesten, og at det tydelig går fram i vurderinger og konklusjon at det er hjemmetjenesten det gjelder.

1.2: Rådmannen ba om at det synliggjøres bedre at de to tjenestelederne er nye i funksjonen sin. Rådmannen mente at det var urettferdig for disse at det kom fram så mye negativt om tjenesteledelsen, og var urolig for om dette kunne være belastende for dem i startfasen av lederrollen sin. Dessuten mente de at rapporten bar preg av at det er to nye tjenesteledere, som ikke kjenner organisasjonen og arbeidsprosessene. Dette bør også gå fram i konklusjonen. 1.3: Rådmannen var generelt kritisk til prosjektets innfallsvinkel og avgrensning. Han mente at rapporten ga lite ny informasjon, og at den til dels inneholdt misvisende informasjon. En svakhet ved rapporten er at det som gjøres av positivt fraværsarbeid i kommunen er mangelfullt belyst i rapporten. De mente det var en svakhet at ikke det øverste ledernivået var intervjuet, med tanke på hva som gjøres av tiltak på overordnet nivå. De fryktet at politikerne vil generalisere, og sitte igjen med et inntrykk av at det er hele kommunen som har de utfordringene som hjemmetjenesten har. 1.4: Rådmannen viste til at kontrollutvalget var opptatt av årsakene til sykefravær, men at rapporten berører dette i liten grad. 1.5: Rådmannen pekte på at det kan se ut til at de ansatte ikke har blitt utfordret til å vurdere eget ansvar for sin arbeidshverdag. Utsagn i rapporten, om at ansatte ikke får informasjon, er subjektive holdninger, etter rådmannens vurdering. De ansatte i kommunen har beviselig fått informasjon om IA og oppfølging ved sykemelding, på IA-dagen og på kommunens intranettssider. De ansatte har også et eget ansvar sykefraværsarbeidet. 1.6: Rådmannen mente at skillet mellom korttids- og langtidsfravær, og utfordringene som spesielt langtidsfraværet innebærer, går dårlig fram i rapporten. I langtidsfraværet ligger også diagnoser som ligger utenfor rådmannens mulighet til å gjøre noe med. 1.7: Rådmannen trakk fram opplæring innenfor IA-avtalen, og viste til at det arrangeres årlige IA-dager, der alle ledere, verneombud og tillitsvalgte innkalles til å delta. Når det går fram av

41

rapporten at de to tjenestelederne ikke har deltatt på IA-dag, henger det sammen med at det på intervjutidspunktet ikke var gjennomført IA-dag etter at de ble tilsatt. 1.8: Til slutt, når det gjelder prinsipielle kommentarer, pekte rådmannen på at det er del løsrevne setninger i rapporten, som ikke gir mening.

Postadresse: Postboks 216, 7302 Orkanger Hovedkontor: Orkdal rådhus, Bårdshaug

Tlf. 907 30 300 - www.revisjonmidtnorge.no

endelig rapport selbu - nkrf...selbu kommune har som mål at ingen skal ha sykefravær på grunn av...

Documents