Etika bertelepon

Incoming callsHal Umum1. Mengangkat gagang telepon sesegera mungkin2. Telepon yang berasal dari saluran langsung, tidak melalui operator, berbeda penanganannya dengan telepon yang berasal dari saluran tidak langsung3. Gunakan bahasa yang resmi, komunikatif (jelas, dapat dipahami, singkat dan tepat)4. Apabila orang yang dikehendaki penelpon ada, secepatnya dihubungkan kepada yang ditujunya. Bila orang yang dikehendaki tidak ada, tanyakanlah kepada penelpon mengenai sesuatu yang dapat membantunya, keperluannya, serta pesan yang akan disampaikan.5. Apabila terjadi telepon salah sambung, jelaskan dengan ramah bahwa yang bersangkutan salah sambung6. Bila penelpon akan menghubungi pimpinan, maka ada hal atau cara tertentu yang harus diperhatikan, yaitu kita harus tanyakan lebih dahulu periha identitas si penelpon, namanya, asal kantor atau perusahaan, keperluannya, lalu secepatnya memberitahukan kepada pimpinan.7. Bersikaplah sopan, ramah, hangat, dan akrab, karena sifat dan sikap kita akan terpantul melalui nada suaraEtika bertelepon secara umum :

1. Mengangkat dengan segera bila telepon berdering2. Memperkenalkan diri terlebih dahulu bila menerima atau menghubungi seseorang melalui telepon3. Menggunakan bahasa yang formal, baik, sopan, dan tepat4. Menyapa penelpon dengan sebutan ibu atau bapak5. Berbicara dengan jelas, ramah dan menyenangkan6. Bertanya dengan bijaksana7. Mencatat pesan atau pembicaraan8. Mengucapkan terimakasih dan salam pada bagian akhir pembicaraan9. Meletakkan gagang telepon dengan pelanEtika bertelepon secara khusus :1. Menggunakan bahasa yang resmi, terutama kepada orang yang belum akrab atau belum mengetahui identitasnya

2. Tidak berbicara dengan oraang lain selagi menelepon3. Tidak berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen

4. Berbicara tidak terlalu banyak basa basi

5. Tidak berbicara dengan nada kasar apalagi membentak

6. Janganlah berbicara dengan nada memerintah7. Jangan membiarkan penelepon menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya terdengar bunyi musik

8. Tidak mentranfer berkali-kali apalagi ditransfer berkali-kali 9. Nada dan intonasi bicara tidak terkesan malas atai tidak ramah10. Sampaikanlah pesan kepada orang yang dituju si peneleponCara menangani teleponIncoming callsOutgoing callsIncoming callsHal KhususMengangkat gagang telepon dengan menggunakan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis serta kertas berisi lembar pesan telepon (LPT) yang biasa tersedia, untuk mencatat hal yang penting.Menyampaikan salam seperti selamat pagi, selamat siang, selamat petang. Menyapa penelpon dengan sebutan ibu atau bapak. Menyebutkan identitas diri, kantor atau perusahaan. Mencatat hal-hal penting dalam lembar pesan telepon (LPT)Bila penelepon kurang jelas, jangan sampai menyebutkan kata apa, hah, heh, karena hal itu tidak sopan. Sebaiknya mohon maaf kepada penelpon aga mengulangi lagi maksudnya atau kita sendiri mengulang kembali maksudnya(konfirmasi).Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya, mintalah agar penelepon menyebutkan identitas dengan jelas dan nomor telepon yang dapat dihubungi.Usahakanlah menerima telepon dengan bersemangat meskipun pekerjaan menumpuk, jangan sampai suara terdengar lesu..Kriteria berbicara melalui teleponBerbicara dengan kecepatan normalBerbicara seakan-akan berada dihadapan penelponBerbicara dengan nada suara yang tidak tinggi dan tidak kerasBerbicara dengan rasa santun, ramah dan rasa ingin membantu penelpon.Lembar Pesan Telepon (LPT)Hari/Tanggal..............................................................Pukul : ..............................Dari............................................................No. Telp. ...........................Instansi / Perusahaan.................................................................................................................................................................................................................................Akan menelpon kembaliIsi berita/pesan :Penerima :Ingin bertemuMinta dihubungiCara mencatat isi pesan :a. Jika pesan yang disampaikan panjang, tulislah inti atau pokok pembicaraannya saja. Kalimat utama dicatat sedang kalimat penjelasan tidak perlu dicatat.Diulangi kembali isi pesan (konfirmasi), garis besarnya saja, supaya terhindar dari kesalahan.c. Pesan dapat berupa bagan agar lebih praktisPelaksanaan menelponMemutar atau menekan nomor telepon yang dituju tepat sesuai yang dimaksud : Peganglah gagang telepon dengan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis dan kertas yang telah disiapkan (kertas atau block note).Bila ada kesalahan menelepon, misal salah sambung, segera minta maaf.Bila telah tersambung, penelepon harus memberikan salam dan menyebutkan identitas diri.Mengemukakan maksud dan tujuan menelepon secara jelas, singkat, dapat dipahami dan tepat.Mencatat hal-hal penting.Mengakhiri pembicaraan dengan ucapan terimakasih dan salam.Meletakkan gagang telepon dengan pelan.

Alfabet dalam telekomunikasi :A = AlfaB = BrafoC = CharlieD = DeltaE = EchoF = FoxtrotG = golfH = HotelI = India J = JulietK = KiloL = LimaM = MikeN = NovemberO = OscarP = PapaD = DeltaQ = QuebecR = RomeoS = SierraT = TangolU = Uniform V = VictorW = WhiskeyX = X-rayY = YankeyZ = Zulu

TIPS EFEKTIF BERTELPON BISNIS

Rencanakan Dengan Baik. Sebelum menelpon, atur rencana Anda. Ingat kembali topik yang akan Anda bicarakan, bila perlu catat. Lebih baik merencanakan dengan matang, daripada harus berulang kali menelepon

2. Salam. Saat menelpon seseorang berikan ucapan Selamat.. sesuai waktu saat itu, lalu perkenalkan diri Anda. Sebutkan nama dan perusahaan Anda dan tanyakan orang yang akan hubungi. Bila person yang Anda tuju telah berada di ujung telepon, sebutkan maksud Anda. Berikan pula estimasi waktu yang dibutuhkan untuk membicarakan masalah. Untuk sistem telepon tanpa extension tersendiri, ulangi penyebutan nama dan perusahaan Anda, sebelum menjelaskan maksud Anda. Dengan langkah ini Anda telah melempar bola pada orang yang Anda hubungi dan Anda tinggal menerima respon balik. Bila person yang akan Anda hubungi tidak berada di tempat, tinggalkan pesan pendek, nama dan perusahaan Anda, nomor telepon serta waktu untuk menghubungi Anda