evaluaciÓn del control interno aplicado para el …

MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES

AUDITORÍA GENERAL

INFORME DE CONTROL INTERNO

Nº DAG-I-09-2016

“EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO APLICADO PARA EL PROCESO DE

REPARACIÓN DE EQUIPOS LIVIANOS Y MAQUINARIA DEL MINISTERIO

MEDIANTE LA PÓLIZA DEL INSTITUTO NACIONAL DE SEGUROS (INS)”

MAYO, 2016

2523-2639 // 2222-0464

Fax:2222-8310 E-mail [email protected]

10176-1000 San José

MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES INFORME DE CONTROL INTERNO

AUDITORÍA GENERAL Nº DAG-I-09-2016

CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO .................................................................................... 2

1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................ 4

1.1 Origen del Estudio ............................................................................. 4

1.2 Antecedentes .................................................................................... 4

1.3 Objetivo General del Estudio .......................................................... 4

1.3.1. Objetivos Específicos ................................................................. 4

1.4 Alcance y Período de Estudio ........................................................ 5

1.5 Declaración de Cumplimiento de Normas .................................. 5

1.6 Normativa Aplicable ........................................................................ 5

1.7 Comunicación de los Resultados ................................................... 5

1.8 Valoración de Riesgos ...................................................................... 5

2. RESULTADOS ............................................................................................... 8

2.1 Objetivo Específico 1 ............................................................................ 8

2.2 Objetivo Específico 2 .......................................................................... 19

2.3 Objetivo Específico 3 .......................................................................... 32

3. CONCLUSIONES ...................................................................................... 44

4. RECOMENDACIONES .............................................................................. 48



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RESUMEN EJECUTIVO

El estudio tiene como objetivo evaluar el procedimiento utilizado en el Proceso

de Accidentes perteneciente a la Dirección de Servicios Generales y

Transportes.

Se desarrollaron los siguientes objetivos específicos:

1. Determinar el marco normativo que regula el proceso y verificar su

cumplimiento.

2. Verificar los controles existentes en el Proceso de Accidentes, respecto

de la reparación de los vehículos accidentados y reparados mediante

la póliza del INS.

3. Analizar los recursos disponibles para el Proceso de Accidentes.

Durante el estudio de auditoría se determinaron algunas deficiencias de

control interno que se citan:

Los procedimientos establecidos en el Sistema de Información

Organizacional (SIOR) referentes al proceso de Accidentes, se

encuentran desactualizados a pesar de las gestiones realizadas ante la

Unidad de Planificación Institucional, así como el Reglamento que

regula el control sobre el uso y mantenimiento de los vehículos oficiales

del MOPT que se encuentra en proceso de actualización.

El procedimiento que existe en el SIOR, no integra al Departamento de

Control de Equipo Pesado ni a Control de Transportes como entes

técnicos especializados y con experiencia en esta área, por lo que no

se toman en cuenta para la selección de talleres que deben efectuar

las reparaciones de los equipos. El Proceso de Accidentes no realiza la escogencia de talleres con base

en el procedimiento consignado en el SIOR, que establece que se debe

coordinar con la Proveeduría Institucional para la reparación de los

vehículos oficiales con cargo a la Póliza del INS, aduciendo que son

procedimientos con más de 10 años de antigüedad y que no

responden a las necesidades actuales de la Institución. El proceso que

se realiza actualmente no es equitativo ni en cantidad de veces ni en

montos otorgados a cada taller.

Se han tomado decisiones y atribuciones en cuanto a la selección de

talleres por parte de la Encargada del Proceso de Accidentes, no

correspondientes a su especialidad, sin evidenciar tanto los criterios

técnicos considerados en la selección de los talleres que respalden esas



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decisiones, como la supervisión ejercida por parte de la Directora de

Servicios Generales y Transportes.

Se mantienen pendientes de realizar gestiones ante el INS, desde el

2010, para el caso de colisiones con vehículos particulares y en los

cuales es declarado culpable el particular y que se deben llevar a cabo

con el propósito de bajar el índice de siniestralidad del Ministerio.

El Proceso de Accidentes no cuenta con una repartición equitativa de

los casos que ingresan para investigación lo que podría generar un

recargo de trabajo en este Proceso, así como un posible atraso en las

causas ingresadas.

Se mantiene pendiente automatizar el proceso de “Asignación de

Talleres mecánicos”, para garantizar el acceso, mantenimiento,

consulta y resguardo seguro de los datos, el cual fue solicitado desde el

2012, debido a cambios en las prioridades de atención, por lo que ese

proceso lleva registros manuales en Excel. En razón de las deficiencias encontradas en el presente estudio, se emiten

recomendaciones a la División Administrativa para la corrección y

mejoramiento de las mismas, las cuales se harán de conocimiento de la

administración activa para su debida puesta en marcha; y mencionar que se

continuará evaluando estos procedimientos, mediante el proceso de

seguimiento, con el fin de verificar el cumplimiento, no solamente de las

recomendaciones de esta Auditoría General, sino también de la normativa

vigente.



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MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES

AUDITORÍA GENERAL

INFORME DE CONTROL INTERNO Nº DAG-I-09-2016

“EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO APLICADO PARA EL PROCESO DE

REPARACIÓN DE EQUIPOS LIVIANOS Y MAQUINARIA DEL MINISTERIO MEDIANTE

LA PÓLIZA DEL INS”

1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen del Estudio

Este estudio forma parte del Plan de trabajo 2015, específicamente en el

punto 73 y se encuentra sujeto al cumplimiento de la Ley General de Control

Interno N° 8292, artículo N° 22, incisos a) y b).

1.2 Antecedentes

Según los registros existentes en esta Auditoría General, este tema no ha sido

evaluado recientemente, ya que los informes emitidos relacionados son el N°

AG-50-2006 “PROCEDIMIENTO UTILIZADO POR LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS

GENERALES Y TRANSPORTES PARA LA REPARACIÓN DE VEHÍCULOS MEDIANTE LA

PÓLIZA DEL INS” y el informe de seguimiento N° AG-044-2007.

1.3 Objetivo General del Estudio

Evaluar el procedimiento utilizado en el Proceso de Accidentes perteneciente

a la Dirección de Servicios Generales y Transportes.

1.3.1. Objetivos Específicos

1.3.1.1. Determinar el marco normativo que regula el proceso y verificar su

cumplimiento.

1.3.1.2. Verificar los controles existentes en el Proceso de Accidentes,

respecto de la reparación de los vehículos accidentados y

reparados mediante la póliza del INS.

1.3.1.3. Analizar los recursos disponibles para el Proceso de Accidentes, su

debida utilización y maximización.



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1.4 Alcance y Período de Estudio

El estudio se desarrolló dentro del período comprendido entre enero 2014 a

marzo 2016, el cual podrá ampliarse sí durante el desarrollo de la auditoría,

surgieran aspectos relevantes que ameriten su extensión.

1.5 Declaración de Cumplimiento de Normas

De conformidad con lo establecido en la Norma 1.3.3 de las Normas para el

Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, se declara que las

actividades del presente estudio se realizaron de conformidad con lo

establecido en el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector

Público, entre otra normativa legal y técnica atinente a la materia.

1.6 Normativa Aplicable

Por disposición de la Contraloría General de la República, se recuerda a la

Administración, la obligación de cumplir con los artículos 36, 37, 38 y 39 de la

Ley General de Control Interno, relacionados con los informes de las auditorías

internas. En el apartado del objetivo N° 1 se desarrollará el marco normativo

relacionado con el estudio.

1.7 Comunicación de los Resultados

En atención a lo señalado en la Norma N° 205 (Comunicación de Resultados)

del Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el 22 de

abril en curso se remitió borrador del informe en formato digital, a la División

Administrativa con el propósito de su lectura previa a la comunicación verbal

que se llevó a cabo, cuyas observaciones fueron incorporadas en esta versión

final.

1.8 Valoración de Riesgos

De acuerdo con lo establecido en las Normas Generales de Auditoría para el

Sector Público NGASP (R-DC-064-2014), específicamente en el apartado 401.

Planificación que indica lo siguiente:

02. Al seleccionar los temas o áreas que pueden ser objeto de auditoría

operativa se deben considerar los siguientes elementos:

a) La potencial contribución de la auditoría a mejorar la gestión de la

Administración Pública.

b) Los resultados de la autoevaluación del sistema de control interno y la

información que genera el sistema específico de valoración de riesgo

institucional del sujeto de auditoría.

c) La evaluación del riesgo de las áreas a auditar.



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El Informe PPI-009-2015 Autoevaluación Sistema de Control Interno 2015 (ASCI-

2015) señala para la Dirección de Servicios Generales y Transportes: “… debe

implementar mejoras al Sistema de Control Interno, debido a que se

encuentra en un nivel de cumplimiento aceptable, con un porcentaje mayor

al 70%. Los componentes que se encuentran fortalecidos son el de

información y de seguimiento del SCI. En cuanto a los componentes

debilitados está el de valoración de riesgos y actividades de control con un

65% por lo que la dependencia debe implementar mejoras en el SCI.

Además, señala para la Dirección Control de Maquinaria y Equipo que posee

un Sistema de Control Interno regular, según los datos presentados por la

Dirección, cumplen con un porcentaje mayor al 60% de las normas. Los

componentes con mayor porcentaje son el de valoración de riesgos y

actividades de control con un 70% y el componente de ambiente de control

es el de menor rango con un 60% de puntuación, por lo que se deben

implementar mejoras en el SCI.

Por otra parte en el informe de Sistema Específico de Valoración del Riesgo

(SEVRI) MOPT-01-06-01-009-2015, no se incluye ningún riesgo relacionado con

los procesos objetos de este estudio.

El riesgo y la autoevaluación del control interno Institucional se ha dirigido a

nivel de direcciones, por lo que para el desarrollo del presente estudio se

utilizó la herramienta elaborada por esta Auditoría General, denominada

"Matriz de Riesgo", la cual refleja un nivel alto como se muestra:

Cuadro N° 1

Matriz de riesgos

Dirección del MOPT

Procedimiento

Factores de Riesgo Medición del

Riesgo

Recursos asignados

a la Actividad 1

SEVRI y ASCI Institucional

Número de recomendaciones

cumplidas en relación con las

emitidas2

Resultado de atención de

las denuncias

Componente tecnológico

Significancia del Riesgo del Procedimiento

Condiciones del Riesgo

B M A B M A B M A B M A B M A

SE

RV

.

GE

N. Y

TR

AN

SP

.

Investigación sobre Accidentes de Tránsito con Vehículos Oficiales

1 2 3 3 3 12

La metodología aplicada señala que el riesgo a nivel de procedimientos se

mide por su nivel de cumplimiento, el cual se establece en función de los

estudios de control interno, advertencias, denuncias, cumplimiento de

1 Para el año 2014 el pago de la póliza fue de ¢280.503.832. Para el año 2015 el pago de la póliza fue de: ¢372.289.481 de equipo liviano y para equipo pesado ¢. 2 No hay intervenciones recientes por parte de la Auditoría General



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recomendaciones y demás estudios de carácter especial, obteniendo para

este procedimiento un nivel de riesgo Alto según la siguiente escala:

Fuente: Metodología para la evaluación de Riesgos.

En cuanto al componente tecnológico, se determinó la existencia de equipo

de cómputo pero no de sistemas que sirva para el control efectivo por lo que

de acuerdo con la matriz de valoración de riesgos de esta Auditoría

clasificamos el riesgo dentro de un nivel Alto para este procedimiento.



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2. RESULTADOS

2.1 Objetivo Específico 1

Marco Normativo para el proceso de reparación de vehículos oficiales por

accidente de tránsito mediante póliza del INS.

CUADRO N° 2

Marco Normativo

Normativa aplicable Vigencia y fuente

Cumple SI/NO

Evidencia

Ley General de Control de Interno Nº 8292 Publicada en la Gaceta No. 169 de 4 de setiembre de 2002. Artículo 10. Responsabilidad por el sistema de control interno. “Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.” Artículo 12 Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. En materia de control interno, al jerarca y los titulares subordinados les corresponde cumplir, entre otros, los siguientes deberes:

a) Velar por el adecuado desarrollo de la actividad del ente o del órgano a su cargo. b) Tomar de inmediato las medidas correctivas, ante cualquier evidencia de desviaciones o

irregularidades….”

El artículo 15: “Respecto de las actividades de control, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes:

a) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la institución en el desempeño de sus funciones.

NO

Al presentarse

las

debilidades

mencionadas

es evidente la

carencia de

un adecuado

sistema de

control interno

Artículo 36. —Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera:

El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes.

El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.

Artículo 37. —Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente.

Artículo 38. —Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas.

La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el Órgano Contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en

Ver punto 1.6.



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el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, de 7 de setiembre de 1994.

Artículo 39. —Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.

El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable. (...)” Igualmente cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente(...).”

Normas de Control I. para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE), publicadas en Gaceta No. 26 26/01/2009. 4.2 Requisitos de las actividades de control señala:

e. Documentación. Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación.

f. Divulgación. Las actividades de control deben ser de conocimiento general, y comunicarse a los funcionarios que deben aplicarlas en el desempeño de sus cargos. Dicha comunicación debe darse preferiblemente por escrito, en términos claros y específicos. “4.6 Cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las actividades de control que permitan obtener una seguridad razonable de que la actuación de la institución es conforme con las disposiciones jurídicas y técnicas vigentes. Las actividades de control respectivas deben actuar como motivadoras del cumplimiento, prevenir la ocurrencia de eventuales desviaciones, y en caso de que éstas ocurran, emprender las medidas correspondientes. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas, así como los requisitos indicados en la norma 4.2.”

NO

Hallazgo 2.1.1.

Normas de Control Interno para el Sector Público (NO-2-2009-CO-DFOE) Capítulo II, de Normas sobre Ambiente de Control indican lo siguiente: 2.4 Idoneidad del Personal: El personal debe reunir las competencias y valores requeridos, de conformidad con los manuales de puestos institucionales, para el desempeño de los puestos y la operación de las actividades de control respectivas. Con ese propósito, las políticas y actividades de planificación, reclutamiento, selección, motivación, promoción, evaluación del desempeño, capacitación y otras relacionadas con la gestión de recursos humanos, deben dirigirse técnica y profesionalmente con miras a la contratación, la retención y la actualización de personal idóneo en la cantidad que se estime suficiente para el logro de los objetivos institucionales.

NO

Ver hallazgos 2.1.1 y 2.2.1.

NO

Ver hallazgo 2.2.4

2.5.2 Autorización y aprobación La ejecución de los procesos, operaciones y transacciones institucionales debe contar con la autorización y la aprobación respectivas de parte de los funcionarios con potestad para concederlas, que sean necesarias a la luz de los riesgos inherentes, los requerimientos normativos y las disposiciones institucionales. 2.5.3 Separación de funciones incompatibles y del procesamiento de transacciones El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurarse de que las funciones incompatibles, se separen y

distribuyan entre los diferentes puestos; así también, que las fases de autorización, aprobación, ejecución y

registro de una transacción, y la custodia de activos, estén distribuidas entre las unidades de la institución, de modo tal que una sola persona o unidad no tenga el control por la totalidad de ese conjunto de labores.

NO

Hallazgo 2.2.1

SIOR Reparación de vehículos oficiales por accidente de tránsito mediante póliza del INS, el cual sería para la designación del taller, coordinación de ingreso de vehículo, seguimiento de avalúos, repuestos y fiscalización de las reparaciones y coordinar el retiro de las unidades del taller respectivo. Oficializado mediante oficio PA-2005-545 del 19-08-05

NO

Verificación del cumplimiento de funciones Ver hallazgo 2.1.1

Investigación sobre accidentes de Tránsito con vehículos oficiales Oficializado mediante oficio PA-2005-545 del 19-08-05

NO Hallazgo 2.2.3.

Actividad Establecimiento y Actualización del Registro de Proveedores de Talleres Privados para Reparar Vehículos Oficiales mediante Póliza del I.N.S; ingresada en el SIOR el 07/09/2005 a las 09:34:14 a.m.

NO Hallazgo 2.2.1

Ley de Tránsito N°9078 vigente desde el 26/10/12 Art. 241 “La responsabilidad sobre el buen uso de los vehículos oficiales será de la autoridad superior de cada ministerio o de la institución respectiva, mediante la dependencia interna encargada de la administración de estos. Dicha dependencia regulará los aspectos relativos (…) prohibiciones y procedimientos ante accidentes de

SI Accidentes de tránsito con vehículos oficiales.



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tránsito”

Ley General de la Administración Pública Título Sétimo” De la Responsabilidad de la Administración y del Servidor Público, Sección Segunda, “De la Distribución Interna de Responsabilidades, Artículo 203 1. La Administración deberá recobrar plenariamente lo pagado por ella para reparar los daños causados a un tercero por dolo o culpa grave de su servidor, tomando en cuenta la participación de ella en la producción del daño, si la hubiere. 2. La recuperación deberá incluir también los daños y perjuicios causados a la Administración por la erogación respectiva.

Hallazgo 2.2.2

Reglamento para el control sobre el uso y mantenimiento de los vehículos oficiales del MOPT, en el Capítulo VII, artículos 32 y 33 señalan: (En proceso de actualización) “Artículo 32 En caso de accidente Control de Transportes realizará la investigación administrativa y recomendará lo correspondiente a Recursos Humanos. En caso de determinarse dolo o responsabilidad del operador este deberá cubrir los gastos ocasionados. Lo dispuesto será aplicado sin perjuicio de las sanciones civiles y penales a que se haga acreedor el operador o funcionario autorizado.

Artículo 33. El operador o funcionario autorizado que fuere declarado culpable por la Administración, con motivo de un accidente de tránsito en que hubiese participado con un vehículo del Ministerio, deberá pagar el monto correspondiente al deducible, que eventualmente tendrá que girar el MOPT al Instituto Nacional de Seguros o a terceros afectados. Asimismo, cuando el costo del daño sea inferior al monto del deducible, deberá cubrir el monto de acuerdo”.

SI

Reglamento Autónomo de Servicios (RAS) Gaceta No.213 del 03/11/2010. Decreto No.3635-MOPT. Artículo 92.—La investigación administrativa relacionada con accidentes de tránsito ocurridos con vehículos oficiales de la institución, se regirá por las disposiciones establecidas en el Reglamento para el Control sobre el Uso y Mantenimiento de los Vehículos Oficiales del MOPT.

SI

Ver hallazgo 2.2.3.

Artículo 41.—Además de las consignadas en los artículos 71 del Código de Trabajo, 39 del Estatuto de Servicio Civil, 50 de su Reglamento, son obligaciones de los servidores(as) del Ministerio: 3) Ejecutar, durante toda la jornada laboral, sus labores con la capacidad, dedicación y diligencia que el cargo exija, aplicando todo su esfuerzo para el mejor desempeño de sus funciones. 4) Atender con diligencia, afán de servicio, corrección y cortesía al público que acuda a las oficinas del Ministerio, así como ofrecer a sus jefes y compañeros(as) de trabajo toda la consideración debida, de modo que no se originen quejas justificadas por mal servicio, desatención, maltrato o irrespeto. 22) Cumplir con la mayor diligencia las órdenes que dicten sus jefes(as), relativas al servicio y los deberes del cargo que desempeñan y auxiliar en su trabajo a cualquiera de los demás empleados(as), cuando su jefe o quien lo represente así lo indique, siempre que estas labores de auxilio sean compatibles con las aptitudes, fuerzas y condiciones. 25) Mantener al día las labores encomendadas. Artículo 42.—Además de las contenidas en el Estatuto de Servicio Civil, el Reglamento del Estatuto de Servicio Civil, el Código de Trabajo, el artículo anterior y las dispuestas en este Reglamento, los directores(as), subdirectores(as), jefes(as) y subjefes(as) departamentales y demás funcionarios(as) con cargo de jefatura, en su condición de representantes patronales, tendrán las siguientes obligaciones: a) Supervisar y controlar las labores de todos los subalternos, tanto en el aspecto técnico como administrativo, para lo cual deberán elaborar sus respectivos planes y programas de trabajo, así como las medidas administrativas necesarias para establecer, divulgar y garantizar que se minimice o elimine la posibilidad de riesgos en que se pudiera incurrir en la ejecución del trabajo y velar por su fiel cumplimiento, estableciendo las medidas correctivas oportunas y pertinentes. e) Cuidar que todos los servidores(as) mantengan al día y en debida forma, las labores que le son asignadas, debiendo tomar las medidas que juzguen convenientes para que el trabajo se realice en forma eficiente, sin retraso y conforme a la técnica y normativa aplicables. Ñ) Desarrollar, aplicar, mantener, evaluar y mejorar los sistemas de control interno. o) Acatar las disposiciones relativas a la Administración Financiera y de bienes públicos en general. Sujetarse a las normas y disposiciones exigidas por el ordenamiento jurídico, los manuales y las reglamentaciones y directrices internas.

Ver hallazgo 2.2.1.

Decreto N° 39013-MOPT publicado en La Gaceta N°112 del 11 de junio de 2015 Esta normativa



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Artículo 2º—Se modifica el artículo 91 del Reglamento Autónomo de Servicios del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, Decreto Ejecutivo N° 36235-MOPT, para que se lea en lo sucesivo así:

Artículo 91.—El Proceso de Accidentes de la Dirección de Servicios Generales y Transportes, será el encargado de tramitar lo referente a denuncias por accidentes de tránsito, percances y eventos ocurridos con vehículos de la institución, conducidos por funcionarios de este Ministerio.

Dicha dependencia, a través del funcionario que la Jefatura designe como órgano director, instruirá el procedimiento ordinario administrativo, tendiente a averiguar la verdad real de los hechos y determinar si existen responsabilidades disciplinarias del conductor u operador del vehículo ministerial. Lo anterior de conformidad con los procedimientos establecidos en el Libro II de la Ley General de la Administración Pública. Una vez concluida la investigación del accidente, el órgano director remitirá al señor Ministro un Informe Final con recomendaciones quien en su condición de Órgano Decisor emitirá la Resolución Final en la cual establecerá las responsabilidades disciplinarias que correspondan, o bien, archivará el expediente de no encontrar responsabilidades imputables al servidor. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones penales y de responsabilidad civil, que contra el servidor puedan entablarse. Artículo 3º—Se modifica el artículo 120 del Reglamento Autónomo de Servicios del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, Decreto N° 36235-MOPT, para que se lea en lo sucesivo así: Artículo 120.—Los órganos encargados de instruir el proceso administrativo disciplinario en el Ministerio serán el Departamento de Relaciones Laborales, con excepción de los procesos administrativos disciplinarios referentes a denuncias por accidentes de tránsito, percances y eventos ocurridos con vehículos de la institución o bajo convenio de alquiler, en cuyo caso la competencia recaerá en el Proceso de Accidentes de la Dirección de Servicios Generales y Transportes, así como los funcionarios que en forma expresa y cuando lo estime pertinente designe el Ministro, siendo competencia exclusiva del Ministro como máximo jerarca de esta institución, la resolución final del asunto.

NO

no está incluida en el procedimiento del Proceso de Accidentes en el SIOR Ver hallazgo 2.1.1. Ver hallazgo 2.2.3.

Estatuto de Servicio Civil Artículo 39. Son deberes de los servidores públicos: a) Acatar esta ley y sus reglamentos y cumplir las obligaciones inherentes a sus cargos;

NO

Ver hallazgos 2.3.1.

Reglamento Estatuto de Servicio Civil, Deberes de los servidores públicos Artículo 50 Los servidores públicos cumplirán los deberes que expresamente les señalan el artículo 39 del Estatuto y el artículo 71 del Código de Trabajo así como todos los que fueren propios del cargo que desempeñan, de conformidad con el Manual Descriptivo de Puestos y los reglamentos interiores de trabajo, a efecto de obtener la mayor eficiencia en los servicios de la Administración Pública. Tendrán, además, las siguientes obligaciones: b) Ejecutar las labores con toda capacidad, dedicación y diligencia, así como acatar las órdenes e instrucciones de sus superiores jerárquicos y cumplir el procedimiento que corresponda en todas las solicitudes, peticiones de mejoramiento y reclamos en general, que formulen ante sus superiores;

Ver hallazgo 2.1.1. y 2.2.1, 2.3.1.

Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Nº 8422

Artículo 3º-Deber de probidad. El funcionario público estará obligado a orientar su gestión a la satisfacción del interés público. Este deber se manifestará, fundamentalmente, al identificar y atender las necesidades colectivas prioritarias, de manera planificada, regular, eficiente, continua y en condiciones de igualdad para los habitantes de la República; asimismo, al demostrar rectitud y buena fe en el ejercicio de las potestades que le confiere la ley; asegurarse de que las decisiones que adopte en cumplimiento de sus atribuciones se ajustan a la imparcialidad y a los objetivos propios de la institución en la que se desempeña y, finalmente, al administrar los recursos públicos con apego a los principios de legalidad, eficacia, economía y eficiencia, rindiendo cuentas satisfactoriamente.

Ver hallazgo 2.2.1

Ley No. 8220 Ley de Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos Gaceta No. 49 del 11 de marzo de 2002. Artículo No.5 “Todo funcionario, entidad u órgano público estará obligado a proveerle a la administrada información sobre los trámites y requisitos que se realicen en la respectiva unidad administrativa o dependencia. Para estos efectos, no podrá exigirle la presencia física al administrado, salvo en los casos en que la ley expresamente lo requiera.

Para la rastreabilidad y el control de los documentos al presentarse por primera vez ante cualquier entidad u órgano público, se creará un expediente numerado y foliado. En el caso de documentos físicos se deberá incluir una hoja de control con el nombre completo del funcionario o funcionarios responsables, la fecha de ingreso a cada departamento asignado y el estado de trámite actualizado. En el caso de documentos electrónicos, al administrado se le asignará un código para el acceso y seguimiento del expediente electrónico o su reporte, el

NO

Cumplimiento en los expedientes Ver hallazgo 2.2.4



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cual mostrará una bitácora de trámite con la misma información consignada en la hoja de control. Cuando un ente, órgano o funcionario público establezca trámites y requisitos para el administrado, estará obligado a indicarle el artículo de la norma legal que sustenta dicho trámite o requisito, así como la fecha de su publicación. Para garantizar uniformidad en los trámites e informar debidamente al administrado, las entidades o los órganos públicos, además, expondrán en un lugar visible y divulgarán por medios electrónicos, cuando estén a su alcance, los trámites que efectúan y los requisitos que solicitan, apegados al artículo 4 de esta ley.”

Procedimiento administrativo. Conocer la identidad de los integrantes del órgano director garantiza su imparcialidad y el derecho de defensa. “(…) Uno de los elementos integrantes del debido proceso y del derecho de defensa, es la imparcialidad o neutralidad de los integrantes del órgano director del procedimiento administrativo. Esa objetividad se equipara a la que debe mantener el juez en un proceso judicial. No debe olvidarse que el fin primordial e interés general que se persigue es la búsqueda de la verdad real de los hechos.// Por ello, se hace imperioso que la parte sea informada sobre quiénes integran el órgano director del procedimiento administrativo, a efecto de que tenga la posibilidad de hacer uso de la figura de la recusación cuando así lo considere necesario, en resguardo del principio de imparcialidad (…)”. (Dictamen n.° C-021-2008 del 22 de enero del 2008)

No

Ver hallazgo 2.2.3.

Por su parte, la Sala Constitucional también ha puesto de relevancia la necesidad de imparcialidad de los órganos administrativos. Al respecto, ha indicado:

"DE LOS PRINCIPIOS CONSTITUCIONALES QUE RIGEN LA FUNCIÓN PÚBLICA. En un Estado democrático como el nuestro, es necesario someter a la función pública a una serie de normas que garanticen un comportamiento objetivo a través del cual se evite, en la medida de lo posible, la manipulación del aparato del Estado para satisfacer los intereses particulares de algunos funcionarios. Existen una serie de principios generales y preceptos fundamentales en torno a la organización de la función pública que conciben a la Administración como un instrumento puesto al servicio objetivo de los intereses generales: a) que la Administración debe actuar de acuerdo a una serie de principios organizativos (eficacia, jerarquía, concentración, desconcentración); b) que sus órganos deben ser creados, regidos y coordinados por la ley; y c) que la ley debe regular el sistema de acceso a la función pública, el sistema de incompatibilidades y las garantías para asegurar la imparcialidad en el ejercicio de sus funciones. La mayoría de estos principios se han materializado en la Ley General de la Administración Pública, pero que derivan de varias normas constitucionales, los artículos 1°, 9, 11, 100, 109, 111, 112, 132, 191 y 192, de los que deriva todo lo concerniente al Estado de la República de Costa Rica en relación con los principios democrático, de responsabilidad del Estado, de legalidad en la actuación pública, el régimen de incompatibilidades de los miembros de los Supremos Poderes, y los principios que rigen el servicio público, tanto en lo que se refiere al acceso como la eficiencia en su prestación. No basta que la actividad administrativa sea eficaz e idónea para dar cumplida respuesta al interés público, así como tampoco que sean observadas las reglas de rapidez, sencillez, economicidad y rendimiento, sino que también es necesaria la aplicación de instrumentos de organización y control aptos para garantizar la composición y la óptima satisfacción global de los múltiples intereses expresados en el seno de una sociedad pluralista, de modo tal que los ciudadanos que se encuentren en igual situación deben percibir las mismas prestaciones y en igual medida. Es así como el principio de imparcialidad se constituye en un límite y –al mismo tiempo- en una garantía del funcionamiento o eficacia de la actuación administrativa, que se traduce en el obrar con una sustancial objetividad o indiferencia respecto a las interferencias de grupos de presión, fuerzas políticas o personas o grupos privados influyentes para el funcionario. Este es entonces el bien jurídico protegido o tutelado en los delitos contra la administración pública en general o la administración de justicia en lo particular: la protección del principio de imparcialidad o neutralidad de la actuación administrativa como medio de alcanzar una satisfacción igual y objetiva de los intereses generales, …" (Resolución Nº 00-11524 de 21 de diciembre del 2000)

No

Ver hallazgo 2.2.3.

La Procuraduría General de la República, mediante dictamen C- 166-85 de 22 de julio de 1985, y refiriéndose a los casos en que se inicia el procedimiento administrativo, con el fin de declarar la nulidad absoluta evidente y manifiesta de un acto administrativo, se refirió al órgano director del procedimiento indicando: " Es criterio de este Despacho que el órgano director del procedimiento debe ser designado por el órgano competente para emitir el acto final. Igualmente hemos considerado que una vez instruido el procedimiento, el órgano director debe remitir el expediente respectivo al órgano con competencia para resolver sobre el fondo del asunto, para que este requiera los dictámenes que la ley exige”. En consecuencia, la regla general nos indica que tenemos por un lado el órgano competente para dictar el acto final y que este debe nombrar el órgano director del procedimiento, el que le remitirá el expediente una vez listo para ser resuelto. La función que el órgano director debe realizar es amplia y de seguido pasamos a analizarla. [...] Reiteramos, que el órgano director es el encargado de llevar a cabo el procedimiento administrativo hasta dejar los autos listos para la decisión final. Con el fin de realizar esa función, la Ley General de la Administración Pública le confiere una serie de atribuciones y deberes [...]".División de Asesoría y Gestión Jurídica. Resolución de las 15:00 horas del 27 de noviembre de 2002.

No

Ver hallazgo 2.2.3.

Manual de Procedimiento Administrativo de la PGR, en el apartado correspondiente al "acceso al expediente":

“(…) esta Procuraduria General en su función de órgano contralor de legalidad en casos como el presente, para efectos de rendir el dictamen preceptivo que dispone el artículo 173 de la Ley General de la Administración Pública, únicamente puede valorar los documentos que obren en el expediente administrativo levantado al

Ver hallazgo 2.2.3.



P á g i n a 13 | 51

efecto por la respectiva Administración, y que conste fehacientemente que de los mismos tuvo conocimiento el administrado en aras de salvaguardar su derecho de defensa y del debido proceso. “(Dictamen N° C-391-2005 del 15 de noviembre del 2005).

“Ciertamente, si el informe de auditoría se conoce por el Concejo Municipal, se corre el riesgo de que el público asistente se entere de la existencia y contenido de dicho informe. Lo que no significa, empero, que exista un derecho de ese público a poder revisar el documento, copiarlo o tener otro tipo de acceso al mismo. En la medida en que se acuerde realizar un procedimiento administrativo con base en ese informe, éste deberá ser considerado parte del expediente administrativo y como tal está protegido por la garantía de confidencialidad. De modo que conforme el artículo 6 antes transcrito, sólo podrá ser accesado por las partes en el procedimiento. Disposición legal que guarda conformidad con lo dispuesto en los artículos 272 y 273 de la Ley General de la Administración Pública.” (Dictamen N° C-187-2003 del 23 de junio de 2003).

Votos de la Sala Constitucional números 12892-04 de las 14:41 horas del 16 de noviembre del 2004, 2005-4300 de las 18:32 horas del 20 de abril de 2005, 2005-4593 de las 16:46 horas del 26 de abril del 2005 y 2005-5567 de las 16:01 horas del 10 de mayo del 2005.

Con la notificación de la resolución final de la investigación a las partes cesa la confidencialidad de la información contenida en el expediente, que por versar sobre cuestiones relacionadas con el desempeño de los servidores estatales resulta de evidente interés público y debe estar a disposición de los ciudadanos.

Ver hallazgo 2.2.3.

Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información (N-2-2007-CO-DFOE)

N° Detalle

1.2 Gestión de la calidad. La organización debe generar los productos y servicios de TI de conformidad con los requerimientos de sus usuarios con base en un enfoque de eficiencia y mejoramiento continuo.

1.4.4 Seguridad en las operaciones y comunicaciones. La organización debe implementar las medidas de seguridad relacionadas con la operación de los recursos de TI y las comunicaciones, minimizar su riesgo de fallas y proteger la integridad del software y de la información.

1.4.5

Control de acceso La organización debe proteger la información de accesos no autorizados.

Las Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información (N-2-2007-CO-DFOE), asociadas con los hallazgos son las siguientes: 1. La herramienta de Excel. La gestión de la calidad, señala que los productos y servicios deben tener un enfoque de eficiencia y mejoramiento continuo. Lo que señala la importancia de velar por un adecuado funcionamiento de las herramientas desarrolladas. 2. Manipulación de la herramienta de Excel. Se debe brindar un mantenimiento adecuado de la data de forma que se garantice la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, protegiéndola contra el uso, divulgación o modificación no autorizada, daño o pérdida u otros factores disfuncionales. 3. Respaldos de la Información. De acuerdo con las sanas prácticas, este tipo de medidas como son los respaldos de información buscan generar una seguridad razonable, relacionada con la operación de los recursos, minimizando el riesgo de fallas, y protegiendo la integridad de la información.

NO

Ver hallazgo 2.3.2

Fuente: Elaboración propia del Auditor.



P á g i n a 14 | 51

CONDICIÓN

En el Sistema de Información Organizacional (SIOR) se encuentran

oficializados los siguientes Procedimientos (Oficializado mediante oficio PA-

2005-545 del 19-08-05):

1. Investigación sobre Accidentes de Tránsito con vehículos oficiales; el

cual se refiere a la investigación preliminar, Procedimiento Ordinario

Disciplinario: apertura, notificación, audiencia, prueba, informe final y

atención de recursos ordinarios.

2. Reparación de vehículos oficiales por accidente de tránsito mediante

póliza del INS, el cual sería para la designación del taller, coordinación

de ingreso de vehículo, seguimiento de avalúos, repuestos y fiscalización

de las reparaciones y coordinar el retiro de las unidades del taller

respectivo.

Las funciones relacionadas que se consignan en el SIOR son las siguientes:

CUADRO N° 3

FUNCIONES RELACIONADAS CON REPARACIONES POR

ACCIDENTES MEDIANTE LA PÓLIZA DEL INS

N° DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN

1

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE TRANSPORTES

15. Tramitar, ante el Instituto Nacional de Seguros, lo concerniente al aseguramiento de las obras de arte,

equipo electrónico y liviano adquirido por el Ministerio; así como, remitir la documentación requerida para

la respectiva autorización del pago del deducible y otros rubros.

16. Tramitar ante el Instituto Nacional de Seguros, las denuncias de accidentes de tránsito en que

participen vehículos oficiales livianos del Ministerio.

2 FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE EQUIPO

5. Realizar los trámites pertinentes, en caso de accidentes de algún equipo.

3

FUNCIONES DEL CONTRALOR DE EQUIPO

12. Reportar, dentro de los primeros tres días de sucedido el hecho, a Control de Equipo y, a la Dirección

de Servicios Generales y Transportes, según se trate, de equipo pesado o liviano, cuando se encuentre

varado para que a dichas unidades las excluyan de las pólizas de seguros, según corresponda y al

Departamento de Control de Combustibles para que no se emita la Tarjeta de Combustibles.

HALLAZGO 2.1.1:

“Los procedimientos establecidos en el SIOR, referentes al proceso de

Accidentes, así como el Reglamento para el control sobre el uso y

mantenimiento de los vehículos oficiales del MOPT se encuentran

desactualizados”.



P á g i n a 15 | 51

Lo anterior es lo único que se encuentra en el SIOR relacionado con funciones

sobre el Proceso de Accidentes, no se consignan las funciones específicas

para ese Proceso.

Asimismo, los procedimientos establecidos en el SIOR se encuentran

desactualizados, fueron oficializados en agosto de 2005.

Se han realizado gestiones por parte de la Jefatura del Departamento de

Control de Transportes, desde el año 2010 se presentó el oficio CT-2010-1135,

en el 2011 se presentaron los oficios CT-2011-534 y CT-2011-0760 y en el año

2015 el oficio CT-2015-0493 ante la Unidad de Planificación Institucional con el

fin de proceder con la actualización de los procedimientos y actividades del

Departamento de Control de Transportes. La Jefatura del citado

Departamento manifiesta que se ha coordinado con funcionarios de la

Unidad de Planificación Institucional (UPI), quienes han procedido con el

estudio de los procedimientos, sin embargo a la fecha están en proceso de

actualización.

Con oficio DVA-DSGYT-PA-2016-513 del 8 de abril del presente año suscrito por

la Jefatura del Proceso de Accidentes, se remite a la Unidad de Planificación

Institucional, la información correspondiente para la actualización de los

procedimientos de ese Proceso.

Además, a partir de junio de 2015 según se consigna en el Decreto N°39013 del

5 de marzo de 2015 y que entró en vigencia en junio del mismo año, se

modificaron los artículos 91 y 120 del Reglamento Autónomo de Servicios (RAS)

designando al Proceso de Accidentes de la Dirección de Servicios Generales y

Transportes, como encargado de tramitar lo referente a denuncias por

accidentes de tránsito, percances y eventos ocurridos con vehículos de la

Institución, conducidos por funcionarios de este Ministerio y de instruir los

procedimientos ordinarios administrativos, tendientes a averiguar la verdad real

de los hechos y determinar si existen responsabilidades disciplinarias del

conductor u operador del vehículo ministerial. Lo anterior tampoco se ha

actualizado en el SIOR en lo que respecta al Proceso de Accidentes.

Por otra parte en entrevista realizada al Jefe del Departamento de Control de

Equipo, indicó que el Reglamento de Vehículos Oficiales se encuentra

obsoleto y está en proceso de actualización ya que actualmente se

encuentra en revisión por parte de una Comisión establecida por la División

de Obras Públicas para lo concerniente a Maquinaria y Equipo Pesado.

Además, indicó que el Proceso de Accidentes no toma en cuenta al

Departamento de Control de Equipo para las designaciones de talleres, aún y

cuando éste es el ente técnico especializado y con experiencia en esa

materia, solo los involucran para las verificaciones propiamente cuando los

equipos ya se encuentran en reparación en los talleres. Asimismo, el Jefe del



P á g i n a 16 | 51

Departamento de Control de Equipo señala que no se le envía copia de

documento alguno relacionado con la reparación para ser incluido en el

expediente de cada equipo, por lo que desconoce los montos cancelados y

las reparaciones realizadas. No existe un Procedimiento en el SIOR que integre

al Departamento de Control de Equipo en esta actividad.

Al realizar la consulta a la encargada del Proceso señaló: “Este Proceso de

Accidentes como ente encargado de las reparaciones de todo tipo de

vehículo oficial cuando ha habido algún evento, accidente, colisión o

percance y debe procederse mediante el uso de la póliza de seguros, son

funciones que nos han sido asignadas y por ello tenemos la competencia

funcional para realizar dicha labor sin requerir el criterio técnico del

Departamento de Equipo y Maquinaria, en reparaciones de equipo pesado,

como tampoco del Departamento de Control de Transportes en vehículos

livianos. Hemos contado con la colaboración de mecánicos ubicados en el

Proceso de Donaciones de la División Administrativa para que sean quienes

den el visto bueno en la reparación realizada, dado que a la fecha no nos

han dotado de personal idóneo para ese fin. Cabe acotar, que las

Direcciones Regionales que son las que usualmente tienen asignados el

equipo pesado, nos prestan colaboración en el recibo de las unidades

cuando éstas han sido reparadas.”

Al respecto, si bien el Proceso de Accidentes es el encargado, los funcionarios

que realizan la selección de los talleres, no cuentan con especialidad o

capacitación que los faculte para emitir criterios técnicos en ese campo, ya

que su formación es en derecho y en labores administrativas no profesionales

(oficinista), mientras que tanto el Departamento de Control de Transportes en

lo que respecta a equipo liviano como el Departamento de Control de Equipo

en cuanto a maquinaria pesada, los cuales por su naturaleza y especialidad

ejecutan labores relacionadas con los equipos, reparaciones, además de

contar con experiencia en ese campo. Por otra parte, en el oficio DVA-DSGT-

2016-0027 del 13 de enero del año en curso, la Directora de Servicios

Generales y Transportes no incluye dentro de las funciones asignadas, como

recargo de Jefatura tomar ese tipo de decisiones, no obstante, con el oficio

DVA-DSGT-2016-280 del 07 de abril de la citada Dirección, señala que: “….la

responsabilidad de escogencia de los talleres recae únicamente sobre el

Proceso de Accidentes….”.

Según consigna el Procedimiento establecido en el SIOR que señala: “….Una

vez verificado que procede la reparación con cargo a la póliza de seguros

coordina con el Director y/o Subdirector de Servicios Generales y Transportes

para que con base en el rol que corresponde, designe el taller o proveedor

que asumirá la reparación del vehículo. Dicho rol estará de acuerdo con el

Registro de Proveedores, conformado por la Proveeduría Institucional”



P á g i n a 17 | 51

Se evidencia entonces que la toma de decisiones en cuanto a la selección de

talleres por parte de la Encargada del Proceso de Accidentes, cuya

especialidad es en Derecho, se efectúa sin contar con un criterio técnico que

la respalde y sin supervisión por parte de la Directora de Servicios Generales y

Transportes, quien indica que la responsabilidad de la escogencia de los

talleres recae únicamente en ese Proceso. No hay norma que lo permita.

Al respecto, en la presentación de resultados del borrador del informe, la

Directora de Servicios Generales y Transportes aportó el oficio DVA-DSGT-2016-

371 en el cual se hacen una serie de observaciones, como la siguiente:

“A la hora de escoger el taller para someter a un vehículo a reparación, no es necesario poseer una profesión específica para tal trámite, es decir la tarea descrita no posee un grado de complejidad tal, para que un profesional con especialidad en Derecho no pueda

desempeñar de forma excelente la labor descrita, como se ha realizado hasta el momento, y en especial, que se cuenta con la colaboración del Proceso de Donaciones y con los mecánicos de zona para tal efecto. Como unidad encargada del trámite el proceso de Accidentes deviene responsable de las funciones que se le asignan con la revisión y supervisión de la suscrita por medio del informe del Proceso Reparación de las unidades involucradas en accidentes que utilizan pólizas de seguro, la cual se encuentra en el Sistema de Almacenamiento Masivo de la Dirección de Servicios Generales, visible en la carpeta de Accidentes Sub carpeta accidentes (2010-2016). Además toda documentación remitida al Instituto Nacional de Seguros para validar cualquier reparación debe forzosamente contar con la firma de la suscrita, sin la cual no proceden al pago. Por lo anterior, se considera que la supervisión se efectúa de conformidad. Relacionado con lo anterior, se debe recalcar que esta Dirección se encuentra comprometida a actualizar los procedimientos establecidos en el SIOR, con la finalidad de renovar procedimientos con más de 10 años de antigüedad y que no responden a las necesidades actuales de la Institución”.

Al respecto, esta Auditoría considera que verificar las reparaciones

efectuadas a los vehículos o las condiciones de un taller que efectuará

reparaciones deben ser valoradas por funcionarios con la debida formación

en esas áreas, asimismo mientras no cuenten con un mecánico en su defecto

deben de solicitar la colaboración del Departamento de Control de Equipo

como ente técnico especializado. Asimismo, si bien se señala que cuentan

con la colaboración de mecánicos del proceso de donaciones y de las

Regiones, no queda evidencia de las mismas ni de los criterios que respalden

la escogencia de los talleres.

Además, en cuanto a la supervisión ejercida, si bien los formularios autorizando

el pago ante el INS son realizados y firmados por la Directora de Servicios

Generales y Transportes, no se evidencia la supervisión o controles en la

escogencia propiamente del taller, la cual debería ser consignada en el

formulario DPA-726, formulario oficializado para tal fin, donde se evidencie el

motivo por el cual se escoge cada taller, señalando los criterios para realizar la

selección, además de las firmas de los funcionarios que dan el visto bueno a la

misma, generando la transparencia necesaria en la decisión de la selección

de los talleres.



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Si bien se señala que los procedimientos consignados en el SIOR, no

responden a las necesidades actuales, los mismos deben ser actualizados

consignando los debidos controles que evidencien la transparencia en la

selección de talleres en un rol donde todos cuenten con las mismas

oportunidades de participación y se evidencie la justificación de la

escogencia de cada taller.

CRITERIO

Ver Marco Normativo, Artículo 2° y 3° Decreto 39013 del 5 de marzo de 2015

Artículo 10 y 15 de la Ley General de Control Interno

Norma 4.2. de Manual de Normas de Control Interno

Norma 4.6. de las Normas de Control Interno para el Sector Público

Estatuto de Servicio Civil y su Reglamento

CAUSA

Las funciones y procedimientos de la Dirección de Servicios Generales

incluyendo las del Proceso de Accidentes, que se establecen en el Sistema de

Información Organizacional (SIOR), no han sido revisadas en los últimos años.

Su última actualización data del año 2005.

Lo anterior ha sido generado por inacción de la administración, para

actualizar los procedimientos y las funciones relacionadas y en cuanto al

Reglamento para el control sobre el uso y mantenimiento de los vehículos

oficiales del MOPT, si bien se han realizado gestiones para su actualización,

aún no se ha concretado. Asimismo se han tomado decisiones y atribuciones

no correspondientes a su especialidad por parte de la Jefatura de Accidentes

y no se evidencia supervisión en la escogencia de los talleres por parte de la

Dirección de Servicios Generales respecto de este tema y otros contenidos en

este informe. Sus manifestaciones respecto del tema de selección de talleres

no tienen fundamento en normativa alguna.



P á g i n a 19 | 51


CONDICIÓN

El SIOR establece el siguiente procedimiento para reparar vehículos oficiales

por medio de la póliza del INS:

El encargado del proceso de Accidentes “Una vez verificado que procede la

reparación con cargo a la póliza de seguros coordina con el Director y/o

Subdirector de Servicios Generales y Transportes, para que con base en el rol

que corresponde, designe el taller o proveedor que asumirá la reparación del

vehículo. Dicho rol estará de acuerdo con el Registro de Proveedores,

conformado por la Proveeduría Institucional”

Según señala la Directora de Servicios Generales y Transportes en el oficio

DVA-DSGT-2016-0027 del 13 de enero del año en curso, el trámite que se sigue

actualmente para la escogencia de los talleres es el siguiente:

“…. se deben analizar varios factores o variables: tipo de vehículo, modelo,

especialidad de los talleres, ubicación del equipo. Este último, por cuanto desde el

año 2013 se ha iniciado un plan piloto de regionalización en aras de beneficiar a las

Direcciones Regionales para que no tengan que trasladar los vehículos, equipos

pesados y /o contratistas hasta los talleres ubicados en San José. Para ello, hubo que

inspeccionar los talleres para que cumplieran con los estándares de calidad, espacio

y equipo, así como coordinar con los encargados para que los Superintendentes o

jefes de taller de las Direcciones, realizaran la labor de inspección, valoración,

llenado de formularios en el ingreso y retiro de las unidades por reparar y reparadas,

respectivamente. La base de datos es manual y la encargada de designar el mismo,

es la Licda. Viviana Castillo Quesada, quien junto con la compañera Katherine Loaiza

Mora, verifican la información, procurando ser lo más objetivos y equitativos posibles,

en cuanto a los trabajos que son asignados, se valora si son daños tenues o graves,

en aras de tener una idea del costo de dicha reparación para equipar éstos entre los

talleres que prestan los servicios de reparación mediante la utilización de la póliza de

seguros”

Al respecto se consultó a la encargada del Proceso, el motivo por el cual no

se cumple con el procedimiento establecido en el SIOR:

HALLAZGO 2.2.1

“Procedimiento utilizado para la designación de taller”.



P á g i n a 20 | 51

“El criterio que se utiliza para la escogencia de los talleres se basa tanto en las

especificaciones de las unidades (modelo, año, tipo) así como las

características de los talleres (especialidad). Se hace de manera manual

valorando ser los más equitativos posibles en cuanto a los montos por

reparación, sin embargo, no todas las veces eso es posible por cuanto en

algunas ocasiones no manejamos el detalle de lo cancelado hasta casi el final

de la misma.

El procedimiento establecido en el SIOR que incluye un rol de talleres en

coordinación con la Proveeduría Institucional nunca se ha realizado tal vez por

no tratarse de ningún tipo de contratación con el taller. Se ha solicitado a la

Departamento de Planificación Institucional la actualización de los

procedimientos. Esta dependencia lleva un registro de los talleres que han

presentado interés y que cumplen con ciertos requisitos que la Administración

ha establecido, debe aclararse que este Proceso de Accidentes únicamente

coordina las reparaciones de los vehículos siniestrados mediante la utilización

de la pólizas de seguros y que el Ministerio no es quien cancela directamente

las reparaciones y por lo tanto no se involucra ningún procedimiento de

contratación. Nosotros somos la dependencia tramitadora entre las

dependencias que tienen asignado el equipo, el ente asegurador y el taller a

quien se le asignó la reparación. Una vez finalizada la misma, el Instituto

Nacional de Seguros emite una factura SEC, que remite al Departamento de

Control de Transportes quienes a su vez nos la remiten a nosotros para verificar

los montos de las cancelaciones. Además debo agregar, que por ser un

trámite que se realiza bajo condiciones especiales por cuanto se suscribe un

contrato con la aseguradora, debemos valorar talleres que están autorizados

en su red, únicamente.”

El Instituto Nacional de Seguros en su página http://portal.ins-cr.com/portal.ins-

cr.com señala que:

“El asegurado debe realizar la valoración de los daños del vehículo dentro

de los 10 días hábiles a partir del día siguiente de la fecha de ocurrido el

siniestro. Esta valoración debe efectuarse en los talleres de Enderezado y

Pintura que conforman la Red de Servicios Auxiliares para la Valoración y

Reparación de Daños con Supervisión y Ajuste Remoto, disponible en esta

página web.

¿Dónde debe realizarse la valoración de daños de un vehículo?

Para coordinar la valoración de los daños de un vehículo, la persona

debe dirigirse o contactar vía telefónica al taller miembro de la Red de

Servicios Auxiliares para la Valoración y Reparación de Daños con

Supervisión y Ajuste Remoto, de su preferencia, cuyos medios de

localización se encuentran disponibles en esta página web”.

Al respecto y debido al riesgo, ya en informes anteriores emitidos por esta

Auditoría se había recomendado establecer un rol de talleres,

evidenciándose la rotación, así como llevarlo a cabo por medio de la



P á g i n a 21 | 51

Proveeduría tal como lo establece el SIOR, no obstante no se cumple con el

mismo.

Además, como se indicó en el apartado anterior, las funcionarias que visitan y

determinan los talleres que efectuarán las reparaciones, carecen de

idoneidad para tomar esas decisiones, dado que su formación es en derecho

y en el desarrollo de funciones administrativas no profesionales, además no se

respaldan en criterios técnicos emitidos por Departamentos que cuentan con

personal con capacidad y experiencia para emitirlos.

De acuerdo con la base de datos suministrada por el Proceso de Accidentes,

los siguientes son los talleres autorizados donde se realizaron las reparaciones

durante el 2014 y 2015.

Cuadro No. 4

Cantidad Reparaciones efectuadas por taller

2014-2015

Nombre del Taller Reparaciones realizadas

2014 2015

1 Taller 3B 5 6

2 Taller 3M 6 7

3 Taller Auto clase 1 0

4 Taller BACO 2 10

5 Taller CALUASA 8 14

6 Taller CONTRESA 2 0

7 Taller COSTA RICA 10 11

8 Taller EBENEZER 5 5

9 Taller GS 2 7

10 Taller Hermanos González Paso Canoas 1 4

11 Taller Hermanos González Pérez Zeledón 2 1

12 Taller HG PC 3 1

13 Taller HG PZ 2 1

14 Taller INDACAR 5 10

15 Taller METROPOLI 2 5

16 Taller NIPPON 2 0

17 Taller PURDY 2 2

18 Taller QUIROS Y MEKBEL 18 23

19 Taller SYO 2 7

20 Taller TECNOMOTRIZ 2 5

21 Taller UREÑA Y VILLALOBOS 2 11

22 Taller 3BN 0 1

23 Taller Alex Méndez 0 1

24 Taller Los Laureles 0 1

25 Taller Medesa 0 6

26 Taller Monge 0 2

27 Taller SYS 0 5

28 Taller SW 0 2

29 Taller WABE 0 5

30 Taller MEPSA 1 0

31 Taller Tony 1 0

Fuente: Información suministrada, en la Base de Datos del Proceso de Accidentes.



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En relación con lo anterior se determina que los tres talleres con más

reparaciones para el 2014 y 2015 fueron: Taller Quirós y Mekbel, Costa Rica y

Caluasa y para el 2015 nuevamente el Taller Quirós Mekbel y el Caluasa.

Si el análisis se realiza por montos otorgados a cada taller:

Cuadro No. 5

Talleres Autorizados Actualmente

2014-2015

TALLERES TOTAL ANUAL

2014 TOTAL ANUAL

2015

Taller Costa Rica E.P. S.A. 4,961,737.21 7,001,812.79

Taller Tecnomotriz S.A. 12,517,689.61 1,392,820.02

Taller Indacar del Nuevo Milenio S.A. 10,803,133.49 6,936,723.06

Taller Ureña y Villalobos S.A. 6,436,250.67 3,543,020.22

Taller de Enderezado y Pintura S y O S.A. 1,622,820.10 3,310,219.37

Taller ACC Metrópoli S.A. 784,432.86 875,099.16

Taller MEDESA 493,260.71 1,757,663.44

Taller Tecno Carrocerías Ebenezer S.A. 6,756,909.55 1,909,616.47

Gracias Señor Taller S.A. 2,303,004.49 1,446,638.95

Taller Servicio Autónomo Tres M S.A. 3,594,065.13 5,814,579.25

Taller CALUASA CARROCERÍA Y PINTURA S.A. 5,760,305.45 10,211,284.30

Taller 3B (Neily) 784,893.45

Purdy Motors 474,563.35 1,510,870.05

Taller 3B ( PZ ) 9,427,898.57 892,099.60

Taller Hnos. González (PZ) 1,215,903.54 1,739,734.34

Taller Hnos. González (Paso Canoas) 14,130,594.14 6,454,143.42

Taller Quirós & Mekbel 17,022,883.51 8,912,147.58

Taller Nippon Car 3,984,276.44

Taller BACO 8,516,436.19

Taller SyS 3,513,528.95 2,737,203.36

Taller SW 6,857,247.62

Taller Monge 1,724,000.00

Taller Auto Clase la Pista

taller SW 1,798,599.68

Taller Tony Internacional S.A. 12,893,996.37

Taller Contreras Salazar CONTRESA S.A. 5,300,000.00

TOTAL 127,519,853.82 82,604,252.64

Montos en colones

Como se puede observar, los talleres con montos más altos por reparaciones

en el 2014 fueron: Taller Quirós y Mekbel, Tecnomotriz S.A. y Taller Hermanos

González (Paso Canoas) y para el 2015 fueron: Caluasa, Quirós y Mekbel, y

BACO.



P á g i n a 23 | 51

Por lo anterior se consultó a la encargada del Proceso cuales fueron los

criterios técnicos utilizados para valorar los vehículos y que cuya escogencia

recayera en los mismos, a lo cual señaló:

“Estos talleres han sido los que tienen más casos asignados por cuanto

realizan reparaciones de todo tipo de vehículo (motocicletas, vehículo

liviano y equipo pesado), lo que no ocurre con otros talleres en los que

la especialidad es sólo equipo liviano. Además que las reparaciones en

motocicletas y equipo pesado son de costos elevados por lo tanto hace

que se refleje en los montos cancelados. Debe considerarse en este

asunto que no todos los repuestos le son cancelados directamente al

taller únicamente los adquiridos mediante reembolso los que son

adquiridos por IRV (Ins Repuestos Virtuales), los compra el INS y el taller

únicamente recibe factura de entrega. El Taller Quirós y Meckbel es el

único taller que atiende las zonas de Puntarenas y Guanacaste, esto por

cuanto a pesar de que se visitaron unos cuantos talleres ninguno mostró

interés en brindar servicio de reparación al Ministerio.”

De los cuadros Nos. 4 y 5, se evidencia que la distribución de las reparaciones

en los diferentes talleres no ha sido equitativa, ni en cantidad de veces ni en

montos otorgados a cada taller, por lo que lo señalado por la encargada del

Proceso en cuanto a ser lo más equitativo posible, no constituye un

mecanismo de control que lo asegure.

Situación sobre la cual no se evidencia acción de parte de la Dirección de

Servicios Generales y Transportes para subsanarla, por el contrario, de

acuerdo con lo externado por esa Dirección en oficio DVA-DSGT-2016-280 del

07 de abril del presente año, se incumple el citado control, ya que manifiesta

que el formulario denominado “Asignación de Taller para Reparación de

Vehículos Oficiales con Póliza del Instituto Nacional de Seguros” (DPA-726), es

un medio de control interno para el Proceso de Accidentes en la escogencia

de talleres y que debe ser firmado por la Directora y Subdirectora, así como

por la encargada del Proceso, y señala que debido a la necesidad de

celeridad en dichos procesos, las firmas no brindan un valor agregado y

añade que la responsabilidad de escogencia de los talleres recae

únicamente sobre el Proceso de Accidentes. De acuerdo con la revisión

efectuada a varios de los expedientes de reparación de vehículos, ninguno

cuenta con las rúbricas indicadas, por lo que el citado control no cumple con

su cometido, situación que se retoma en el hallazgo 2.2.4 de este informe.

Como se indicó en el apartado anterior, en la presentación de resultados del

borrador del informe, la Directora de Servicios Generales y Transportes con el

oficio DVA-DSGT-2016-371 señaló que se debe considerar:



P á g i n a 24 | 51

“Es importante retomar los criterios otorgados por el Proceso de Accidentes a la

hora de escogencia de los talleres involucrados en las reparaciones de la flotilla

vehicular: se realiza conforme las especificaciones de la unidad, así como disponibilidad especialidad del taller y su cercanía. Se enfatiza en que no todos

los talleres registrados se especializan en motocicletas o en determinadas marcas

o tipos de vehículos.”

Como se mencionó en el primer apartado no se registra en el expediente los

criterios utilizados en la selección de los talleres, por lo que debe existir un

procedimiento actualizado que incluye un rol de talleres con iguales

oportunidades y que se evidencie la transparencia en la escogencia de los

mismos.

CRITERIO

Ver Marco Normativo, SIOR

Estatuto de Servicio Civil y su Reglamento

Ley General de Control Interno

Reglamento Autónomo de Servicios (RAS)

CAUSA

A pesar de la existencia del procedimiento el mismo no se cumple,

procedimiento que ha sido recomendado en estudios anteriores efectuados

por esta Auditoría.

Además, se irrespetan los mecanismos de control parte de la Encargada del

Proceso y de supervisión y acción por parte de la Dirección de Servicios

Generales y Transportes.

CONDICIÓN

Mediante el oficio DAG-2016-0118 del 11 de enero del 2016, se le solicitó al

Proceso de Accidentes, el monto por concepto de pago de pólizas

señalando con el oficio DVA-DSGT-2016-0027 para el año 2014 el pago de la

póliza fue de ¢280.503.832 y para el 2015 fue de ¢372.289.481.00

(correspondiente a vehículos livianos del Ministerio y policiales) y

¢272,440,846.00 en el 2014 y ¢ 356,928,296.00 en el 2015 para el equipo

pesado.

HALLAZGO 2.2.2

“Gestiones pendientes de realizar ante el INS en el caso de colisiones con

vehículos particulares”



P á g i n a 25 | 51

Asimismo, se solicitó al Departamento de Control de Transportes el monto

correspondiente al pago de facturas que se tramitaron durante el año 2014 y

2015, para responder al pago de deducibles, dado que cuando ocurre un

accidente el INS financia los montos correspondientes por ese concepto y

posteriormente realiza el cobro, teniéndose actualmente un deducible único

de ¢105.000. El monto de las facturas tramitadas corresponden para el 2014 a

¢17,925,000.00 y para el 2015 ¢15,855,000.00.

En el caso de las colisiones con vehículos particulares y que este es declarado

culpable, el Proceso de Accidentes solicita al Instituto Nacional de Seguros un

trámite de reversión de siniestralidad debiendo remitir la información de los

casos en los que existe sentencia en firme condenatoria sobre el particular

involucrado en el accidente, por lo que según señala la encargada del

proceso, ellos deben dar seguimiento de las causas judiciales y una vez que

obtiene las certificaciones correspondientes de los distintos despachos se

procede, con el propósito de mejorar el índice de siniestralidad de la

Institución, ya que al bajar este índice el Ministerio recibe una bonificación de

un 40% en el pago de las pólizas.

Según indica la Encargada del Proceso en el oficio DVA-DSGT-PA2016-150 del

3 de febrero de 2016: “…Debe indicarse que a esta dependencia se le asignó

estas diligencias a finales del año 2014 por lo que actualmente se programan

las visitas a los despachos judiciales en procura de los documentos para este

trámite, conforme con los recursos disponibles.”

El siguiente cuadro muestra los casos pendientes:

Cuadro No. 6

Procesos pendientes de reversión de siniestralidad

Años Casos pendientes

2010 22

2011 12

2012 27

2013 17

2014 6

2015 4

Total 88 Fuente: Elaboración con base en el oficio DVA-DSGT-PA-2016-150.

En cuanto a la recuperación de los dineros por este concepto se indica que

debido a que como se mencionó anteriormente existe un monto de

deducible único de ¢105.000 y según se señala el oficio 20112375 del 23 de

mayo del 2011 de la Dirección Jurídica:



P á g i n a 26 | 51

“…. La Procuraduría General de la República indicó a esa Dirección Jurídica

que resultaba improcedente remitir a esa institución los asuntos que no

superaran el monto de los ciento cincuenta mil colones (¢150.000,00), con el fin

de que se establecieran Procedimientos Cobratorios ante instancias judiciales.

…

En caso, que las autoridades judiciales de tránsito condenen al tercero

involucrado en la colisión y la suma que deba cobrarse no supere los ciento

cincuenta mil colones, el Departamento de Proceso de Accidentes deberá

ordenar el archivo de dichas diligencias, por no existir una acción legal que

permita realizar el cobro.”

En relación con lo anterior y del análisis a los registros que al efecto llevan en

el Proceso de accidentes se determina que se encuentran 88 casos

pendientes de realizar las gestiones ante el INS relacionadas con la ejecución

de sentencias en el caso de colisiones con vehículos particulares y en los

cuales es declarado culpable el particular, lo cual afecta el índice de

siniestralidad de la Institución.

Sobre este apartado, la Directora de Servicios Generales y Transportes con el

oficio DVA-DSGT-2016-371 señaló que se debe considerar:

“… que los insumos para los efectos deseados no dependen del Proceso de

Accidentes, sino de los estrados judiciales y a las cargas de trabajo de los mismos, por

lo cual no puede reprocharse atraso alguno a este Proceso, en virtud de no depender

de este la resolución de los casos ventilados a instancias judiciales.

No obstante lo anterior, no se evidencian las gestiones realizadas en cada

expediente, por lo que no se consigna el motivo por el cual continúan

pendientes y en qué fecha se dará seguimiento para verificar si ya se cuenta

con la sentencia respectiva.

CRITERIO

Ver Artículo 203 de la Ley de Administración Pública.

CAUSA

Según señala la encargada del proceso se les asignó a finales de 2014 y a la

fecha están en procura de la documentación, conforme a los recursos que

tienen.



P á g i n a 27 | 51

CONDICIÓN

En el Proceso de accidentes se manejan dos tipos de expedientes: el A que

corresponde al trámite de reparación y el B al proceso administrativo.

En relación con esto último, el artículo 91 del RAS señala que el Proceso

de Accidentes, será el encargado de tramitar lo referente a denuncias por

accidentes de tránsito y que:

“Dicha dependencia, a través del funcionario que la Jefatura designe como órgano

director, instruirá el procedimiento ordinario administrativo, tendiente a averiguar la

verdad real de los hechos y determinar si existen responsabilidades disciplinarias del

conductor u operador del vehículo ministerial. Lo anterior de conformidad con los

procedimientos establecidos en el Libro II de la Ley General de la Administración

Pública.

Una vez concluida la investigación del accidente, el órgano director remitirá al señor

Ministro un Informe Final con recomendaciones quien en su condición de Órgano

Decisor emitirá la Resolución Final en la cual establecerá las responsabilidades

disciplinarias que correspondan, o bien, archivará el expediente de no encontrar

responsabilidades imputables al servidor”. (El resaltado es nuestro)

Con oficio DVA-DSGT-2016-280 del 7 de abril del año en curso al consultar a la

Directora de Servicios Generales y Transportes sobre los Procedimientos

Administrativos Disciplinarios, se extrae lo siguiente:

“ …..

Abogado encargado del Procedimiento Administrativo: ..… dentro del

plazo establecido, elabora el Informe Final con los resultados de la

investigación y las respectivas recomendaciones; además, debe dejar claro

que si, en la sentencia, la autoridad judicial declara culpable al Operador

de Equipo, se le cobrará el deducible o la indemnización que corresponda,

según el artículo 242 de la Ley de Tránsito pro Vías Terrestres y Seguridad Vial

y, si según la Administración, dicho pago procede. Remite el Informe Final el

cual debe ser revisado por la Jefatura del Proceso.

Jefatura del Proceso de Accidentes: Recibe el Informe Final y el original del

expediente, los revisa y analiza, de faltar algún elemento por analizar, hace

observaciones y lo devuelve, con el original del expediente, al Abogado

Encargado del Procedimiento.

HALLAZGO 2.2.3:

“Tramitación de Expedientes “B” en el Proceso de Accidentes”.



P á g i n a 28 | 51

Abogado encargado del Procedimiento: Recibe y revisa el Informe Final, lo

aprueba y lo traslada, mediante oficio, al Despacho del Señor Ministro a fin

de emitir el acto final del Procedimiento y comunicarlo al Operador del

Equipo, dicha comunicación debe darse en el plazo de un mes natural”.

Como se mencionó anteriormente el procedimiento establecido en el

SIOR relacionado con el Proceso de Accidentes está desactualizado, el

cual al respecto establece que el Encargado del Proceso de Accidentes

inicia la investigación y elabora el informe final, trasladándose a la

Dirección de Servicios Generales y posteriormente a Recursos Humanos.

La revisión por parte de la Jefatura de los informes elaborados por los

abogados del Proceso de Accidentes, antes de su remisión al Despacho,

es improcedente, de acuerdo con el principio de objetividad del Órgano

Director y en atención a la confidencialidad que debe imperar en los

Procedimientos Administrativos, lo que podría ser utilizado para alegar

nulidad del proceso por parte del afectado, además de que esa revisión

es contraria con lo que establece el Reglamento Autónomo de Servicios

(RAS) citado.


oficio DVA-DSGT-2016-371 señaló:

Al respecto, sobre este mismo tema, la Procuraduría General de la República,

Dictamen nº C-166-85, ha señalado:

"Es criterio de este Despacho que el Órgano Director del Procedimiento debe ser

designado por el órgano competente para emitir el acto final. Igualmente hemos

considerado que una vez instruido el procedimiento el órgano director debe remitir el

expediente respectivo al órgano con competencia para resolver sobre el fondo del

asunto para que éste requiera los dictámenes que la ley exija".

De lo anterior se desprende que tal como señala el RAS se designa un

funcionario de Accidentes como órgano director para emitir el acto final y

una vez concluida la investigación del accidente, el órgano director remitirá

al señor Ministro para resolver sobre el fondo del asunto, un informe final con

recomendaciones.

“El Informe en marras, confunde una situación de presión para llegar a determinada

conclusión en el trámite del procedimiento administrativo, con una revisión de

elementos ortográficos o de forma a la hora de emitir un informe. Se concuerda

plenamente con los criterios emitidos por la Sala Constitucional en la Resolución Nº 00-

11524 de 21 de diciembre del 2000, sin embargo no se puede confundir una

corrección ortográfica o de sintaxis de párrafo a una imposición de un criterio a un

abogado.



P á g i n a 29 | 51

CRITERIO

RAS (Artículos 91 y 120)

Dictamen C-166-85

Manual de Procedimiento Administrativo de la PGR, en el apartado

correspondiente al "acceso al expediente”.

Votos de la Sala Constitucional números 12892-04 de las 14:41 horas del 16 de

noviembre del 2004, 2005-4300 de las 18:32 horas del 20 de abril de 2005, 2005-

4593 de las 16:46 horas del 26 de abril del 2005 y 2005-5567 de las 16:01 horas

del 10 de mayo del 2005.

CAUSA

Aplicación de un procedimiento, que no es acorde con lo que establece la

normativa, tanto del RAS como de los principios del derecho y que además no

está considerado en el procedimiento consignado en el SIOR que está

desactualizado, por lo que la revisión de los informes del órgano director, por

parte de la Jefatura del Proceso de Accidentes es improcedente y pueden

generar nulidad del proceso.

CONDICIÓN

Se efectuó la revisión de una muestra de expedientes sobre los casos que a

raíz de un accidente se han efectuado reparaciones con la utilización de la

póliza del INS en los Talleres designados, con la finalidad de verificar que la

documentación que se le solicita relacionada con el accidente corresponda

a lo que establecen los procedimientos y sea uniforme.

Como se indicó en este proceso se manejan dos tipos de expedientes: el A

que corresponde al trámite de reparación y el B al proceso administrativo.

Para el año 2014 se revisaron un total de 27 expedientes A y para el año 2015

14 expedientes A, los cuales corresponden a las reparaciones realizadas en los

Talleres con la póliza del INS.

HALLAZGO 2.2.4:

“Debilidades detectadas en los expedientes revisados del proceso de

Accidentes”



P á g i n a 30 | 51

Cuadro No. 7

Documentación faltante en los expedientes revisados

2014-2015

Documentación requerida en los expedientes

Cantidad de Expedientes

que no la contienen

2014 2015 Inspección del INS 9 4

Oficio Jefe inmediato 1 0

Asignación del Taller 1 0

Correo para coordinar el ingreso al Taller 2 1

Comunicación al Taller 12 3

Acta por daños que presenta el equipo 2 1

Inventario del Equipo 3 1

Formulario de Ingreso al Taller 10 1

Coordinación para el retiro del Equipo 16 9

Factura del Taller 4 2

Certificación de garantía 3 1

Informe de finalización del Proceso de Reparación 13 0

Visto bueno de la reparación 1 0

Orden de pago 2 0 Fuente: Elaboración del auditor, con la información de los expedientes revisados.

Se determinó que los expedientes se encuentran numerados a mano y no se

evidencia la hoja de control en la totalidad de los expedientes revisados, que

debe indicar el nombre completo del funcionario responsable, la fecha de

ingreso asignado y el estado de trámite actualizado, lo cual se establece para

la rastreabilidad y el control de documentos. No obstante, en los expedientes

en los que se incluye esa hoja de control, no es colocada en un lugar que

facilite su ubicación y por tanto la verificación del contenido del expediente.

Además, en los expedientes “A” se utiliza el formulario DPA-726 “Asignación de

Taller para reparación de vehículos oficiales con póliza del Instituto Nacional

de Seguros (cobertura C, D, H) el cual consigna un espacio con la firma de las

tres funcionarias que asignan el taller en el siguiente orden: Directora de

Servicios Generales y Transportes, Sub Directora de Servicios Generales y

Transportes, Encargada de Accidentes y funcionaria de Accidentes que lo

elabora, sin embargo en ninguno de los expedientes revisados se encontraron

las firmas respectivas.

Como se mencionó en el hallazgo 2.2.1 de este informe, con oficio DVA-DSGT-

2016-280, la Directora de servicios Generales se refirió sobre las firmas en el

formulario DPA-726 que consta en los expedientes, señalando que si bien las

formulario cuenta con un espacio para la firmar, las mismas no se consignan

para darle celeridad al proceso y que no agregan valor, no obstante, indica

que el formulario se realiza como medio de control y que la responsabilidad

de la escogencia de los talleres recae en el Proceso de Accidentes, sin

embargo, la firma de la encargada del Proceso y de la funcionaria que lo



P á g i n a 31 | 51

elabora tampoco son registradas y no se aprecia otro mecanismo que

evidencie la asignación. Asimismo, respecto de los parámetros que menciona

la Directora de Servicios Generales, en los expedientes no se evidencia en

ningún caso los que fueron utilizados para tomar la decisión de escoger cada

taller.

Además, según se señala no se firman los documentos para darle celeridad al

proceso, no obstante, según revisión de una muestra de expedientes los

tiempos de atención iban desde 8 hasta 27 días desde el recibido de la

denuncia hasta la asignación del taller (fecha del DPA-726).

Si bien el Proceso de Accidentes le corresponde ser un tramitador ante el INS,

el Ministerio paga sumas considerables por concepto de pólizas por lo que

debe velar por la correcta utilización de esos fondos públicos y por tanto se

deben mantener controles que lo garanticen, de igual forma la Dirección de

Servicios Generales debe supervisar las labores que se ejecuten en el Proceso

de Accidentes.

Tal como se señaló en el hallazgo 2.1.1 en cuanto a la supervisión ejercida, si

bien los formularios autorizando el pago ante el INS son realizados y firmados

por la Directora de Servicios Generales y Transportes, no se evidencia la

supervisión o controles en la escogencia propiamente del taller, la cual

debería ser consignada en el formulario DPA-726, formulario oficializado para

tal fin, donde se evidencie el motivo por el cual se escoge cada taller,

señalando los criterios para realizar la selección, además de las firmas de los

funcionarios que dan el visto bueno a la misma, generando la transparencia

necesaria en la decisión de la selección de los talleres.

CRITERIO

Ver Marco Normativo, Normas de Control Interno para el Sector Público

(objetivos del Sistema de Control Interno, supervisión constante).

Ley General de Control Interno.

Reglamento Estatuto de Servicio Civil

Ley N° 8220 “Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites

administrativos”

CAUSA

No se ejerce una adecuada supervisión por parte de la Dirección de Servicios

Generales y Transportes sobre el Proceso de Accidentes. Además, no se

cuenta en la totalidad de los expedientes, con una guía específica o un

check list que indique con claridad los requisitos que se deben solicitar o

adjuntar a un expediente, por lo que no todos los expedientes cuentan con la

totalidad de la documentación.



P á g i n a 32 | 51

No se está aplicando lo indicado en la Ley de Protección al Ciudadano del

exceso de requisitos y trámites administrativos, además, que ésta no se ha

incluido en el procedimiento que se encuentra establecido el SIOR.


CONDICIÓN

Como parte del estudio se realizó una verificación de los recursos con los que

dispone el Proceso de Accidentes para realizar las labores diarias en

cumplimiento de sus funciones. En el siguiente Cuadro se muestra el detalle de

los funcionarios con que cuenta ese Proceso:

CUADRO N°9

Funcionarios del Proceso de Accidentes

Funcionario Puesto Servicio Civil Especialidad Ocupación Real

Viviana Castillo Quesada Profesional Serv. Civil 3 Derecho Abogada (Recargo de

Jefatura (hasta marzo 2016)

Carlos Bonilla Cruz Profesional Jefe Servicio Civil

1 Derecho

Jefe del Proceso ( A partir

de abril 2016)

Paola Rojas Chacón Profesional Serv. Civil 3 Derecho Abogada

Randy Obando Mora Profesional Serv. Civil 2 Derecho Abogado

Rafael Bonilla Carvajal Técnico Serv. Civil 3 Técnico Administrativo

Grettel Arroyo Quesada Oficinista Serv. Civil 1 Oficinista Administrativo

Katherine Loaiza Mora Oficinista Serv. Civil 1 Oficinista Administrativo

Fuente: Datos suministrados por el Proceso de Accidentes

En este Proceso, cuentan con tres profesionales en derecho, incluyendo el

puesto que tenía Recargo de jefatura.

Del total de casos, se analizó la distribución por cada funcionario obteniendo

el siguiente detalle:

HALLAZGO 2.3.1:

“Recursos para realizar las funciones en el proceso de Accidentes”.



P á g i n a 33 | 51

Cuadro N° 10

Proceso de Accidentes

Asignación de casos

2014-2015

Fuente: Elaboración propia con base en información suministrada por el Depto. de Inspección Policial

Como se observa en el Cuadro los casos están asignados en su mayoría a dos

abogados y dada la cantidad de casos que se tramitan, no se observa una

distribución equitativa de la totalidad de los mismos, tomando en cuenta los

tres abogados con que cuentan, ya que si bien la encargada tiene recargo

de Jefatura, también debe de continuar con las funciones que tiene

establecidas.

Lo indicado anteriormente, genera un alto riesgo de no atender

oportunamente todos los casos y que al no ser atendidos no solo sigan

aumentando la carga de los abogados sino que eventualmente podría

generar que no cumplan con sus funciones en forma adecuada, debido a la

cantidad que ingresan y al recargo sobre dos de los tres abogados con que

cuentan, lo cual puede causar atrasos en las investigaciones y prescripciones.

Funcionario

Cantidad de Expedientes

2014 2015 2016 (Al 21/04/16)

Asignados %

Asignados %

Asignados %

Paola Rojas Chacón (abogada) 13 7 106 43 33 43

Randy Obando Mora (abogado) 54 30 118 48 35 46

Javier Montero (Exempleado) 44 25 13 5 -

Carlos Bonilla Cruz (Jefe Proceso a partir de abril 2016)

3 4

Viviana Castillo Quesada (abogada con

recargo de encargada hasta marzo 2016) - - 6 2 2 3

Sin asignar 1 0.5 - - 3 4

No daños - 0.00 - -

Asuntos Internos 40 23 - -

Melissa Quirós 2 1 - -

Rafael Bonilla Carvajal (técnico) 23 13 - -

Katherine Loaiza Mora (oficinista) 1 0.56 - -

Totales 178 247 76

Porcentajes 100% 100%

100%



P á g i n a 34 | 51

Cuadro No. 11

Funcionarios sancionados

Fuente: Información suministrada por el proceso de accidentes.

Como se observa son pocos casos en relación con la cantidad de casos en

atención.

Por otra parte, algunos de los servidores realizan funciones que según

establece el SIOR, debe realizarlas un mecánico como se muestra:

Cuadro N° 12


SIOR

Con oficio DVA-DSGT-2016-0027 del 13 de enero del año en curso la

Encargada del Proceso señaló como funciones del personal administrativo

entre otras las siguientes:

“……..

- Realizar inventarios de los vehículos que ingresan a los talleres para reparación.

- Coordinar el ingreso y salida de vehículos objeto de reparación, con

dependencias, con los talleres con el ente asegurador.

- Verificar las notificaciones emitidas por el Instituto Nacional de Seguros

respecto a (sic) los plazos para la adquisición de repuestos a sustituir.

Año Cantidad 2010 22

2011 13

2012 17

2013 24

2014 28

2015 37



P á g i n a 35 | 51

- Coordinar el préstamo de un mecánico (dada la carencia de este recurso

humano) para que coadyuve en las labores de fiscalización y verificación de

los trabajos realizados.

- Visitar juzgados de tránsito y/o contravencionales y solicitar documentación

relacionada con los expedientes que se tramitan en esta dependencia. “

El proceso no dispone de un mecánico actualmente para realizar esta labor,

por lo que el personal realiza labores para las cuales no están calificados, ya

que una oficinista o un profesional en derecho no poseen conocimientos

técnicos para realizar esa labor, incluso la oficinista firma documentos como

encargada del Proceso de Reparaciones del cual no se tiene evidencia de su

formal existencia dentro de la estructura del Proceso de Accidentes y no se

localizaron dentro de los procedimientos existentes referencia al mismo.

Además estos mismos funcionarios realizan giras para dar visto bueno para

seleccionar talleres para reparación, tanto de vehículos livianos como de

maquinaria pesada del Ministerio y según señala el Departamento de Control

de Equipo no realizan coordinación con ese Departamento para efectuar

esos trámites.

A manera de muestra, el siguiente es un detalle de las giras realizadas por

algunos funcionarios de ese Proceso del 2015 a la fecha:

Cuadro N° 13


Giras realizadas 2015

VIVIANA CASTILLO QUESADA (PROF. EN DERECHO, CON RECARGO DE JEFATURA)

N°

BOLETA

FECHA

INICIO

GIRA

FECHA

FINAL

GIRA

LUGAR

VISITADO DETALLE DE LA GIRA

11096 26/02/2015 28/02/2015 GOLFITO

REVISAR EXPEDIENTES JUDICIALES; ATENDER AUDIENCIAS

PROGRAMADAS; FISCALIZAR Y ASESORAR EL INGRESO DE EQUIPO

CONTRATISTA A LOS DIFERENTES TALLERES DE LA ZONA.

12164568 17/06/2015 18/06/2015 GUACIMO

REQUERIR DE LOS JUZGADOS DE TRANSITO Y CONTRAVENCIONALES DE

LA ZONA; CERTIFICACIONES Y/O SENTENCIAS EN LAS QUE SE HAN

VISTO INVOLUCRADOS FUNCIONARIOS DEL MINISTERIO; SE RECIBIO

DECLARACION EN UNA INVESTIGACION ADMINISTRATIVA DEL

EXPEDIENTE NO. 2015-1 05 Y VISITA DE VARIOS TALLERES DE LA ZONA

(CON POLIZA DEL INS) CON EL FIN DE QUE FORMEN PARTE DEL ROL DE

LOS TALLERES REGIONALES ASIGNADOS PARA LA REPARACION DE LAS

UNIDADES OFICIALES

12370 23/07/2015 24/07/2015

PEREZ

ZELEDON

ATENDER AUDIENCIAS QUE HAN SIDO PROGRAMADAS EN LA ZONA DE

PALMAR NORTE Y PEREZ ZELEDON VISITA A LOS JUZGADOS DE TRANSITO

Y CONTRAVENCIONALES DE LA ZONA PARA VERIFICAR EL ESTADO DE

CAUSAS JUDICIALES EN LAS QUE INTERVIENE VEHICULO OFICIAL.

12168577 30/07/2015

30/07/2015

PEREZ

ZELEDON

ENTREGA A LOS FUNCIONARIOS DE RESOLUCIONES ADMINISTRATIVAS

EMITIDAS POR LOS INSTRUCTORES DE LAS INVESTIGACIONES

ADMINISTRATIVAS EN LA DELEGACION DE TRANSITO Y DIRECCION

REGIONAL AMBAS DE PEREZ ZELEDON Y VERIFICACION DE EXPEDIENTES

JUDICALES EN ACOSTA

12679 12/08/2015 14/08/2015

LIBERIA -

CAÑAS


LA ZONA CERTIFICACIONES Y/O SENTENCIAS EN LAS QUE SE HAN VISTO

INVOLUCRADOS FUNCIONARIOS DEL MINISTERIO PARA GESTIONAR

TRAMITE DE COBRO Y REALIZAR VERIFICACIONES DE TALLERES DEL INS



P á g i n a 36 | 51

12793 01/09/2015 02/09/2015 GOLFITO

NOTIFICACION PERSONAL DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

DISCIPLINARIO Y REVISON DE EXPEDIENTE JUDICIALES DE LA ZONA

12177552 29/10/2015

29/10/2015 SAN RAMON

SE REALIZO INSPECCION OCULAR DE ESCENA DE ACCIDENTES

RELACIONADO CON EL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO NO. 2015-120;

DONDE SE VIO INVOLUCRADA LA UNIDAD OFICIAL PE-12-3920

13542 09/12/2015 11/12/2015

CIUDAN

NEILY,

CORREDORES

-PEREZ Z

SE REALIZA GIRA A LA ZONA PARA NOTIFICAR PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS ORDINARIOS A FUNCIONARIOS DE ESTE MINISTERIO;

INSPECCION DE VEHICULOS EN REPARACION EN LOS TALLERES

AUTORIZADOS DE LA ZONA Y REVISION DE EXPEDIENTES JUDICIALES Y

REQUERIR DE LOS UZGADOS DE TRANSITO Y CONTRAVENCIONALES DE

LA ZONACERTIFICACIONES Y/O SENTENCIAS EN LAS QUE SE HAN VISTO


TRAMITE DE COBRO

12189168 18/02/16 19/02/16

CIUDAN

NEILY,

CORREDORES

-

REALIZAR AUDIENCIAS PROGRAMADAS DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS ORDINARIOS EN LA DIRECCION REGIONAL X DEL

MOPT PEREZ ZELEDON Y DIRECCION REGIONAL XI - SEDE RIO CLARO;

REMITIR DOCUMENTOS E INSPECCIONAR TALLER HERMANOS GONZALEZ

QUE PRESTA SERVICIOS DE REPARACION A LOS VEHICULOS DE ESTE

MINISTERIO MEDIANTE UTILIZACION DE POLIZA.

KATHERINE LOAIZA MORA (OFICINISTA)

N°

BOLETA

FECHA

INICIO

GIRA

FECHA

FINAL

GIRA

LUGAR


12164569 17/06/2015 18/06/2015 GUACIMO

SE VISITARON TALLERES DE LA ZONA (CON POLIZA DEL INS) CON EL FIN

DE QUE FORMEN PARTEN DEL ROL DE TALLERES REGIONALES

ASIGNADOS PARA LA REPARACION DE LAS UNIDADES OFICIALES DEL

MINISTERIO Y ASISTIR A LA JEFATURA EN LOS TRAMITES DE LOS

RESPETIVOS JUZGADOS Y DELEGACIONES DE TRANSITO

12168593 30/07/2015

30/07/2015

PEREZ

ZELEDON

NOTIFICACION A LOS FUNCIONARIOS DE RESOLUCIONES

ADMINISTRATIVAS EMITIDAS POR LOS INSTRUCTORES DE LAS

INVESTIGACIONES ADMINISTRATIVAS EN LA DELEGACION DE TRANSITO

Y DIRECCION REGIONAL AMBAS DE PEREZ ZELEDON

12680 12/08/2015 14/08/2015

LIBERIA -

CAÑAS


LA ZONA CERTIFICACIONES Y/O SENTENCIAS EN LAS QUE SE HAN VISTO


TRAMITE DE COBRO Y VERIFICACIONES DE TALLERES DEL INS PARA LAS

REPARACION DE LAS UNIDADES OFICIALES

12794 01/09/2015 02/09/2015 GOLFITO

NOTIFICACION PERSONAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

DOSCIPLINARIO Y REVISION DE EXPEDIENTES JUDICIALES DE LA ZONA

12177553 29/10/2015

29/10/2015 SAN RAMON

SE REALIZO INSPECCION OCULAR EN CALIDAD DE TESTIGO DE ESCENA

DE ACCIDENTES RELACIONADO CON EL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO

NO. 2015-120; DONDE SE VIO INCOLUCRADA LA UNIDAD OFICIAL PE-

12-3920

13543 09/12/2015 11/12/2015

CIUDAN

NEILY,

CORREDORES

-PEREZ Z

SE REALIZA GIRA A LA ZONA PARA NOTIFICAR PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS ORDINARIOS A FUNCIONARIOS DE ESTE MINISTERIO;

INSPECCION DE VEHICULOS EN REPARACION EN LOS TALLERES

AUTORIZADOS DE LA ZONA Y REVISION DE EXPEDIENTES JUDICIALES Y

REQUERIR DE LOSJ UZGADOS DE TRANSITO Y CONTRAVENCIONALES DE

LA ZONACERTIFICACIONES Y/O SENTENCIAS EN LAS QUE SE HAN VISTO


TRAMITE DE COBRO

12189170 18/02/16 19/02/16

CIUDAN

NEILY,

CORREDORES

-

SE ASISTIO EN CALIDAD DE TESTIGO PARA LAS AUDIENCIAS

PROGRAMADAS DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS ORDINARIOS

EN LA DIRECCION REGIONAL X DEL MOPT PEREZ ZELEDON Y DIRECCION

REGIONAL XI - SEDE RIO CLARO; REMITIR DOCUMENTOS E

INSPECCIONAR TALLER HERMANOS GONZALEZ QUE PRESTA SERVICIOS

DE REPARACION A LOS VEHICULOS DE ESTE MINISTERIO MEDIANTE

UTILIZACION DE POLIZA.



P á g i n a 37 | 51

GRETTEL ARROYO QUESADA (OFICINISTA)

N°

BOLETA

FECHA

INICIO

GIRA

FECHA

FINAL

GIRA

LUGAR


12171193

21/08/15 21/08/15 PUNTARENAS

VISITA A LA REGIONAL PARA TOMAR DOS ENTREVISTAS EN EL CASO DEL

EXPEDIENTE NO. 2015-155 Y ACTA DE INSPECCION OCULAR EN LA CASA DEL

INGENIERO Y ENTREGAR NOTIFICACION DE APA A FUNCIONARIO

12172035 27/08/15 27/08/15 SAN CARLOS

VISITA A LA REGIONAL DE ALAJUELA PARA NOTIFICAR A FUNCIONARIO; LUEGO SE

VISITO LA ZONA DE SAN CARLOS - LA FORTUNA DELEGACION DE TRANSITO PARA

REALIZAR ENTREVISTAS YA PROGRAMADAS EN RELACION CON AVISOS DE

ACCIDENTES PRESENTANDOS EN EL PROCESO

12173555 11/09/15 11/09/15 SIQUIRRES

SE REALIZO GIRA AL PLANTEL DE GUACIMO Y A LA DELEGACION DE TRANSITO DE

SIQUIRRES CON EL PROPOSITO DE TOMAR DECLARACIONES EN RELACION CON

TRAMITE ADMINISTRATIVO DE LOS EXPEDIENTES 2015-159 Y 2015-153.

Fuente: Elaboración propia con base en el SINAEP

Como muestra este Cuadro las giras realizadas por la encargada del Proceso

y la oficinista, las cuales realizan estas dos funcionarias en forma conjunta,

consignan detalles entre otros: inspección de vehículos en reparación y

verificación de talleres para que formen parte del rol, funciones que deberían

ser realizadas por un mecánico o funcionarios técnicos especializados que

cuenten con formación adecuada para poder emitir un criterio al respecto,

que verifique y garantice los trabajos realizados en los talleres o por algún

funcionario designado por el Departamento de Control de equipo.

Como se observa en el Cuadro las giras son realizadas en su mayoría a la

misma zona, a pesar de contar con pocos recursos y los funcionarios que las

realizan cuentan con pocos casos asignados, tal como se muestra en el

cuadro No. 10.


oficio DVA-DSGT-2016-371 señaló:

“….. habla sobre el recargo de funciones y poca equidad a la hora de distribuir los

casos asignados para el trámite de los expedientes, sin embargo no se ofrece una

visión total y únicamente se da desde el punto de vista de los Abogados tramitadores

de este Proceso. Se obvian las funciones de recargo de la Jefatura del Proceso de

Accidentes, no pudiendo comparar las funciones del personal a cargo con las de la

Jefatura de dicho Proceso. Es así como se echa de menos la participación de

reuniones, rendimiento de informes, revisión ortográfica y sintaxis de informes finales de

procedimientos administrativos, coordinación del personal a cargo, etc, en las

funciones propias de una Jefatura. Enumerando lo anterior, no puede existir equidad

en tramitología de expedientes, en virtud que los abogados tramitadores no realizan

las labores de la jefatura, lógicamente si se realizan las distribuciones de forma

alícuota, se generaría una disparidad tremenda entre las funciones realizadas por la

jefatura respecto a las de los abogados tramitadores.

Por otro lado, bien indica el Informe sobre la inexistencia de un mecánico en el staff del

Proceso de Accidentes, sin embargo omite sobre la colaboración brindada por el

Proceso de Donaciones y los mecánicos de las zonas a fin de revisar y dar Visto Bueno

a las reparaciones sometidas a los vehículos pertenecientes a la flotilla vehicular del

MOPT. Es así como las firmas de los funcionarios siempre llevan previamente, un



P á g i n a 38 | 51

chequeo de un mecánico, por lo cual se cumple a cabalidad con un criterio técnico

adecuado a la hora de evaluar las reparaciones.

Por otra parte, tal como se ha señalado ampliamente en este informe las

colaboraciones de mecánicos de otros departamentos no quedan

evidenciadas en ningún expediente.

CRITERIO

Ver Marco Normativo, Normas de Control Interno para el Sector Público (NO-

2-2009-CO-DFOE), en el Capítulo II, de Normas sobre Ambiente de Control,

artículo 2.4 Idoneidad del Personal.

CAUSA

Como se ha indicado en apartados anteriores, el Proceso de Accidentes no

cuenta con funcionarios capacitados para emitir criterios técnicos para las

reparaciones de los equipos por lo que han tomado decisiones y atribuciones

en cuanto a la selección de talleres por parte de la Encargada del Proceso

de Accidentes, no correspondientes con su especialidad, sin contar con un

criterio técnico que la respalde y sin supervisión por parte de la Directora de

Servicios Generales y Transportes.

CONDICIÓN

Como parte de la evaluación del componente tecnológico presente en el

estudio de Auditoría titulado: “EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO APLICADO

PARA EL PROCESO DE REPARACIÓN DE EQUIPOS LIVIANOS Y MAQUINARIA DEL

MINISTERIO MEDIANTE LA PÓLIZA DEL INS”, se lograron determinar las siguientes

situaciones:

Durante el alcance del estudio la funcionaria con recargo de Jefatura

contaba con un puesto de profesional III en Derecho, que si bien tenía el

recargo, la diferencia en número de casos con los otros abogados era

considerable, ya que tenían asignados 6 casos mientras que los otros dos

abogados 106 y 118 respectivamente, por lo que se reitera que genera el

riesgo de no atender oportunamente todos los casos y consecuentemente

atrasos en las investigaciones y posibles prescripciones.

HALLAZGO 2.3.2:

“EVALUACIÓN DE COMPONENTE TECNOLÓGICO”.



P á g i n a 39 | 51

La Dirección de Servicios Generales y de Transportes por medio de los

encargados del Proceso de Accidentes, han elaborado un control en Excel

denominado como “Base de Datos de Accidentes”, la cual permite

contabilizar y dar seguimiento, de los casos de accidentes ocurridos con

vehículos oficiales de la Institución.

De la revisión efectuada del control realizado, se obtuvieron los siguientes

resultados:

- Se utilizan distintas estructuras entre 2014 y el 2015, para consignar los

accidentes:

Imagen N°1. Estructura Excel 2014

Fuente: Compuesta por 15 campos

Imagen N°2. Estructura Excel 2015

Fuente: Compuesta por 18 campos

- Existen campos con información que no ha sido consignada.

Imagen N°3. Información pendiente de ser ingresada

…



P á g i n a 40 | 51

Fuente: Herramienta para designación de Talleres

El uso de Excel así como de cualquier otro sistema que procure el control de

una actividad, requiere que constantemente se registre información con la

finalidad de que posteriormente se puedan extraer datos que permitan a los

dueños de procesos tomar decisiones, sin embargo, estas herramientas son

inútiles si no se asignan responsables que constantemente conformen una

base de datos mediante el ingreso de información, que a su vez permita

obtener información relevante en el proceso o actividad que se pretenda

controlar.

Como se observa en el cuadro anterior la tabla presenta varios espacios que

no contienen información, es por esta razón que se indica que el control

establecido por parte de la administración se pierde en el momento en que

los encargados de los procesos no alimenten esa base de datos.

Aunado a lo anterior, no se ha establecido un procedimiento que defina cuál

es el propósito de la herramienta, la responsabilidad de los encargados y

usuarios en cuanto al registro de datos y los procesos de resguardo de la

información que ahí se consigna.

De acuerdo con la información suministrada, la inclusión de registros en la

base de datos es efectuada por varios funcionarios, sin embargo como se

indicó anteriormente, no se establece un responsable directo sobre el

mantenimiento de la información que se consigna.

Además, el mismo no genera reportes sobre el estado actual de la reparación

y atención de los vehículos, que permita a la administración realizar un

seguimiento más oportuno de esta actividad.



P á g i n a 41 | 51

Por otra parte, se indica que el Proceso de Accidentes, dispone de un espacio

de almacenamiento en un disco duro proporcionado por la Unidad de

Asesoría Informática de la Dirección de Servicios Generales, para realizar los

respaldos de información como se muestra a continuación:

Imagen N°5. Espacio de memoria para realizar copias de información

Fuente: Información proporcionada por la Unidad de Informática de la Dirección de Servicios Generales

Sin embargo, aunque se cuenta con este dispositivo de almacenamiento, la

base de datos no se respalda en este disco externo, lo que implica un riesgo

de seguridad por cuanto esta información está expuesta a pérdida por daños

en los equipos o por la misma manipulación de los datos.

Durante la presentación del Informe, indican los auditados que dicho respaldo

sí se realiza, por esa razón se procedió a verificar con la funcionaria

encargada de realizar dicha tarea. Como parte de la información

suministrada, se evidenció que durante los años 2013, 2014 y 2015, éste archivo

se manejó como un acceso directo, por esa razón no estaba disponible el

respaldo en los años mencionados.

Es importante mencionar que en el 2012, la encargada en ese entonces, de la

Oficina de Procesos de Accidentes, propuso la idea de elaborar una

herramienta informática que sistematizara el proceso de selección de talleres:

“Sistema de Asignación de Talleres (SAT), para garantizar el acceso,

mantenimiento, consulta y resguardo seguro de los datos, compilados en

archivos digitales tipo Excel y Word, que maneja el proceso. A la fecha este

sistema no ha sido desarrollado.

CRITERIO

Sobre el particular, Las Normas técnicas para la gestión y el control de las

Tecnologías de Información (N-2-2007-CO-DFOE), indican lo siguiente:



P á g i n a 42 | 51

De acuerdo con lo que establece la Norma 1.2 de la Gestión de la Calidad,

los productos y servicios de TI deben tener un enfoque de eficiencia y

mejoramiento continuo, según los requerimientos de los usuarios, lo que señala

la importancia de velar por un adecuado funcionamiento controles

establecidos mediante la utilización de herramientas ofimáticas.

Asimismo, las Normas de Control Interno para el Sector Público, en lo referente

a la calidad de la Información en su apartado 5.6, indica que los atributos

fundamentales de la calidad de la información están referidos a la

confiabilidad, que debe poseer las cualidades necesarias que la acrediten

como confiable de modo que se encuentre libre de errores, defectos,

omisiones y modificaciones no autorizadas.

Las actividades de recopilar, procesar y generar información, deben realizarse

y darse en tiempo a propósito y en el momento adecuado, de acuerdo con

los fines institucionales.

En cuanto a la utilidad la información debe poseer características que la

hagan útil para los distintos usuarios, en términos de pertinencia, relevancia,

suficiencia y presentación adecuada, de conformidad con las necesidades

específicas de cada destinatario.

En lo referente al respaldo de información las Normas Técnicas de TI, en su

apartado 4.2 de Administración y Operación de la Plataforma Tecnológica,

establecen que la Organización debe definir formalmente y efectuar rutinas

de respaldo, custodiar los medios de respaldo en ambientes adecuados,

controlar el acceso a dichos medios y establecer procedimientos de control

para los procesos de restauración.

En relación con el módulo para la Atención de Talleres (SAT), las Normas

Técnicas de TI de la Contraloría, se refieren a la importancia de generar

productos y servicios de TI…, con base en un enfoque de eficiencia y

mejoramiento continuo, como parte de la gestión de la calidad.

CAUSA

Ausencia y establecimiento de políticas y procedimientos para el registro,

acceso y seguridad de la información, así como en cuanto al

almacenamiento de la misma, lo genera el riesgo de que no sea confiable y

oportuna.

El módulo no se encuentra en funcionamiento debido a que según indican,

los funcionarios que brindan asesoría informática de la Dirección de Servicios

Generales y Transportes, se han presentado varias interrupciones durante el

análisis de los requerimientos. Según se indica en la Carta Constitutiva del



P á g i n a 43 | 51

Proyecto (DPA-845), el nombre para el módulo de asignación de talleres es

SAT, y quedó formalizado desde el 24 de julio de 2012.

El efecto de no haber finalizado el desarrollo, e implementación de la

herramienta informática es que se depende del factor humano para realizar

la asignación de talleres mecánicos, así como la existencia y uso de varios

controles para el registro de la información.



P á g i n a 44 | 51

3. CONCLUSIONES

Objetivo Específico N° 1

3.1. Los procedimientos establecidos en el Sistema de Información

Organizacional (SIOR) referentes al proceso de Accidentes, se encuentran

desactualizados a pesar de las gestiones realizadas ante la Unidad de

Planificación Institucional no solo de ese proceso sino de todo lo concerniente

al Departamento de Control de Transportes, por lo que el no contar con estos

documentos debidamente actualizados y oficializados se genera una falta de

definición formal y clara de las funciones, tareas y actividades que permita

delimitar responsabilidades, evitar duplicidades, detectar omisiones y

desviaciones y su oportuna corrección, para establecer y alcanzar los

objetivos de la Institución.(Refiérase al hallazgo N° 2.1.1)

3.2 El procedimiento que existe en el SIOR, no integra al Departamento de

Control de Equipo Pesado ni al de Control de Transportes, por lo que no tiene

participación en el proceso de accidentes referente a su equipo en esta

actividad, no son tomados en cuenta para emitir criterios sobre la escogencia

de los talleres siendo el ente técnico especializado y con experiencia, solo

consideran a funcionarios de las Direcciones Regionales para la verificación

de las reparaciones que ya están en proceso en los talleres. (Refiérase al hallazgo

N°2.1.1).

3.3 El reglamento que regula el control sobre el uso y mantenimiento de los

vehículos oficiales del MOPT, se encuentra desactualizado, en lo que respecta

a vehículos livianos ya se confeccionó un borrador que actualmente se

encuentra en proceso de revisión por una Comisión establecida por la División

de Obras Públicas para incluir lo correspondiente a maquinaria pesada. (Refiérase al hallazgo N° 2.1.1)

3.4. Se han tomado decisiones y atribuciones en cuanto a la selección de

talleres por parte de la Encargada del Proceso de Accidentes, no

correspondientes con su especialidad, ya que si bien señalan contar con la

colaboración de mecánicos del proceso de donaciones y de las Regiones, no

queda evidencia en el expediente, tampoco de los criterios técnicos que

respalde la escogencia de los talleres ni de la supervisión por parte de la

Directora de Servicios Generales y Transportes, ya que no quedan registradas

las firmas respectivas en el formulario DPA-726“Asignación de Taller para

reparación de vehículos oficiales con póliza del Instituto Nacional de Seguros”. (Refiérase al hallazgo N° 2.1.1)



P á g i n a 45 | 51

Objetivo Específico N° 2

3.5 El Proceso de Accidentes no realiza la escogencia de talleres con base en

el procedimiento consignado en el SIOR de coordinar con la Proveeduría

Institucional para la reparación de los vehículos oficiales con cargo a la Póliza

del INS, aduciendo que el mismo no responde a las necesidades actuales de

la Institución, el proceso que se realiza actualmente no es equitativo ni en

cantidad de veces ni en montos otorgados a cada taller. Los tres talleres con

más reparaciones para el 2014 y 2015 fueron: Taller Quirós y Mekbel, Costa

Rica y Caluasa y para el 2015 nuevamente el Taller Quirós Mekbel y el

Caluasa. (Refiérase al hallazgo N° 2.2.1)

3.6. El proceso de siniestralidad se asignó al Proceso de Accidentes en el 2014

y muestran 88 casos pendientes de 2010 a la fecha de realizar la reversión

ante el INS, con el propósito de bajar el índice de siniestralidad de la

Institución, lo anterior según señalan se debe a no contar con las sentencias

respectivas, situación que no queda consignada en el expediente ni las

gestiones realizadas al respecto. (Refiérase al hallazgo N° 2.2.2)

3.7. La revisión por parte de la Jefatura del Proceso de Accidentes de los

informes elaborados por los abogados designados, antes de su remisión al

Despacho, es improcedente, de acuerdo con el principio de objetividad del

Órgano Director y en atención a la confidencialidad que debe imperar en los

Procedimientos Administrativos. Lo anterior genera el riesgo de causar nulidad

del proceso. (Refiérase al hallazgo N° 2.2.3.)

3.8. No se ejerce una adecuada supervisión por parte de la Dirección de

Servicios Generales y Transportes sobre el Proceso de Accidentes ya que si

bien se utiliza el formulario DPA-726 “Asignación de Taller para reparación de

vehículos oficiales con póliza del Instituto Nacional de Seguros, el cual

consigna un espacio con la firma de las funcionarias que asignan el taller no

se consignan las firmas respectivas. Además, no se evidencia otro mecanismo

de control que muestre los parámetros utilizados para la escogencia de los

talleres. Lo anterior genera el riesgo de que la asignación del taller no se

realice en forma objetiva. (Refiérase al hallazgo N° 2.2.4.)

3.9. Los expedientes “A” correspondientes al proceso de accidentes, son

numerados a mano y no se incluye dentro de la totalidad de los expedientes

la guía específica de control de los requisitos para los procesos que se

realizan, como lo establece el artículo 5 de la Ley No. 8220, Ley de Protección

al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos. En los que se

localiza, la misma no es colocada en un lugar que facilite su ubicación. De

acuerdo con lo anterior se genera el riesgo de eventuales atrasos en los

trámites ante el INS o ante los talleres por falta de algún documento.

(Refiérase al hallazgo N° 2.2.3.)



P á g i n a 46 | 51

Objetivo Específico No 3

3.10. El Proceso de Accidentes no cuenta con funcionarios capacitados para

emitir criterios técnicos para las reparaciones de los equipos, que den

seguimiento a las mismas, lo que puede generar el riesgo de que las

actividades no se realicen correctamente por la falta de conocimientos y

competencias acordes para las actividades que debe realizar un mecánico y

se genere el recargo de funciones adicionales en el personal. (Refiérase al

hallazgo N° 2.3.1).

3.11 Los casos están asignados en su mayoría a dos abogados y dada la

cantidad de casos que se tramitan, no se observa una distribución equitativa

de la totalidad de los casos, tomando en cuenta los tres abogados con que

cuentan, ya que si bien la encargada cuenta con un recargo de Jefatura no

debe dejar de hacer sus funciones. Lo anterior genera el riesgo de que las

actividades que se realizan no sean eficaces y eficientes, y que no se

cumplan con todas sus responsabilidades, así como atrasos en las

investigaciones, además se genera el recargo de funciones en el personal.

(Refiérase al hallazgo N° 2.3.1).

3.12. Se realizan giras por la encargada del Proceso y funcionarios

administrativos con el propósito de dar visto bueno y seleccionar talleres para

efectuar reparaciones, revisar expedientes judiciales, audiencias, no obstante

las mismas se efectúan en su mayoría a la misma zona, a pesar de los pocos

casos asignados a esa funcionaria. Lo que genera el riesgo de que la

administración incurra en gastos innecesarios y no se efectúe una distribución

equitativa de giras. (Refiérase al hallazgo N° 2.3.1).

3.13 El registro de la información relacionado con el proceso de reparaciones

de vehículos oficiales, mediante la herramienta de Excel, carece de controles

que establezcan un seguimiento adecuado de la actividad así como de los

registros que se realizan para la conformación de una base de datos, esto en

razón de que no se realiza un seguimiento oportuno de la información que se

debe consignar en el control establecido (Refiérase al hallazgo N° 2.3.2).

3.14 La ausencia de control sobre la realización de respaldos, imposibilita tener

la seguridad que dicha tarea fue realizada, así como establecer la persona

que la realizó y la fecha en que se hizo. Si no existen respaldos de información,

no es posible establecer una recuperación oportuna de la información

considerada como sensible para el Departamento. (Refiérase al hallazgo N°

2.3.2).



P á g i n a 47 | 51

3.15 Se comenzó con el diseño de un módulo para automatizar el proceso de

“Asignación de Talleres Mecánicos”, desde el año 2012, no obstante por

atrasos que cambiaron las prioridades de atención, el mismo no ha concluido.

(Refiérase al hallazgo N° 2.3.2).

3.16 La información que se registra en la herramienta denominada Base de

Datos de Accidentes, que despliega información valiosa para la toma de

decisiones presenta desactualizaciones de información, y los talleres

designados para la atención de vehículos oficiales en caso de accidente, no

son asignados de forma equitativa, lo cual representa un riesgo de

información, por cuanto los datos ingresados en el Excel, en algunas

ocasiones no están completos. (Refiérase al hallazgo N° 2.3.2).



P á g i n a 48 | 51

4. RECOMENDACIONES

AL DIRECTOR DE LA DIVISIÓN ADMINISTRATIVA

4.1 Solicitar a la Unidad de Planificación Institucional, la actualización de las

funciones y procedimientos del Proceso de Accidentes y que defina con

criterio técnico en qué dependencia debe recaer la responsabilidad de

selección de talleres, rol y controles efectivos para la escogencia de los

mismos que repararán los vehículos con póliza del Instituto Nacional de

Seguros, que evidencie la transparencia en la selección de los mismos,

integrando la consignación de criterios técnicos de un mecánico o en su

defecto del Departamento de Control de Equipo Pesado como ente técnico

especializado. Lo anterior con el propósito de que se cuente con

instrucciones por escrito claras y precisas para realizar las tareas

encomendadas de forma uniforme. Para el cumplimiento de lo anterior se

considera como plazo suficiente 10 días a partir de aceptado el presente

informe. (Referirse al punto 3.1, 3.2, 3.4, 3.5 y 3.10)

4.2 Una vez actualizadas y oficializadas funciones y procedimientos gestionar

su divulgación y vigilar su correcto funcionamiento, con el fin de garantizar

una gestión eficiente y eficaz y cumplir con la normativa interna y externa que

regula el accionar de este Proceso y su realidad actual. Para el cumplimiento

de lo anterior, esta Auditoría considera un plazo estimado de un mes,

adicional a los diez días del plazo de ley para el cumplimiento de la

recomendación anterior. (Referirse al punto3.1, 3.2, 3.4 y 3.5).

4.3 Continuar con la coordinación para que se concluya con las

actualizaciones y modificaciones necesarias al “Reglamento para el control

sobre el uso y mantenimiento de los vehículos oficiales del MOPT” y proceder

para que se realice su respectiva oficialización. Para el cumplimiento de lo

anterior se considera como plazo suficiente un mes a partir de aceptado el

presente informe. (Referirse al punto 3.3)

4.4 Instruir para que se envíe copia al Departamento de Control de Equipo, de

la documentación relacionada con las reparaciones efectuadas de la

maquinaria pesada, con el propósito de que sea incluida en el expediente de

cada equipo. Para el cumplimiento de lo anterior se considera como plazo

suficiente 10 días a partir de aceptado el presente informe. (Referirse al punto

3.2)

4.5. Instruir a la Jefatura del Proceso de Accidentes para que se respeten los

principios de objetividad y la confidencialidad del Órgano Director de los

Procedimientos Administrativos Disciplinarios, en cuanto a las resoluciones

finales, esto de acuerdo con lo que se establece en el RAS y en

pronunciamientos de la Procuraduría, con esto garantizando el acatamiento



P á g i n a 49 | 51

del Principio de Legalidad. Para el cumplimiento de lo anterior se considera

como plazo suficiente 10 días a partir de aceptado el presente informe.

(Referirse al punto 3.7)

4.6. Instruir a la Directora de Servicios Generales y Transportes para que se

evidencie una adecuada supervisión sobre el Proceso de Accidentes, hasta su

pago, que si bien es un tramitador ante el INS, el Ministerio paga sumas

considerables por concepto de pólizas por lo que debe velar por la correcta

utilización de esos fondos públicos y mantener controles que lo garanticen.

Para el cumplimiento de lo anterior se considera como plazo suficiente 10 días

a partir de aceptado el presente informe. (Referirse al punto 3.8)

4.7. Solicitar criterio técnico a la Unidad de Planificación Institucional sobre el

formulario DPA-726 “Asignación de Taller para reparación de vehículos

oficiales con póliza del Instituto Nacional de Seguros” y su procedencia en

razón de la recomendación 4.1 Para el cumplimiento de lo anterior se

considera como plazo suficiente 10 días a partir de aceptado el presente

informe. (Referirse al punto 3.8)

4.8 Instruir la revisión de los casos pendientes ante el INS para bajar el índice

de siniestralidad del Ministerio con el propósito de actualizar esos registros, en

el caso de continuar pendientes las sentencias respectivas, dejar constancia

de las gestiones realizadas. Para el cumplimiento de lo anterior se considera

como plazo suficiente un mes a partir de aceptado el presente informe.


4.9 Ubicar al principio de todos los expedientes el formulario denominado

“Hoja de Control”, documento que sirve de guía para que se verifique la

información contenida tanto para tipo A y como B, en acatamiento de lo

dispuesto en la Ley de Protección al ciudadano del exceso de requisitos y

trámites administrativos. Para el cumplimiento de lo anterior se considera

como plazo suficiente diez días a partir de aceptado el presente informe.


4.10 Gestionar ante la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos

las necesidades de recursos suficientes, con el fin de brindar una garantía

razonable del cumplimiento del alcance de las funciones y contar con

suficiente recurso humano requerido por ese proceso para cumplir con sus

objetivos, y que se realice una distribución equitativa entre los abogados, con

el propósito de actualizar y ponerse al día con todos los casos pendientes.

Para el cumplimiento de lo anterior se considera como plazo suficiente diez

días a partir de aceptado el presente informe. (Referirse al punto 3.11)



P á g i n a 50 | 51

4.11 Realizar las gestiones pertinentes para concluir a la mayor brevedad, la

elaboración del módulo informático, una vez obtenido el criterio de la Unidad

de Planificación Institucional según recomendación 4.1. Para el cumplimiento

de lo anterior se considera como plazo suficiente diez días a partir de

aceptado el presente informe. (Referirse al punto 3.13, 3.14, 3.15, 3.16)

4.12. Establecer los mecanismos de control necesarios, mientras se pone en

funcionamiento la herramienta indicada en la recomendación anterior, que

se realice un seguimiento oportuno del registro de información mediante la

utilización de herramientas ofimáticas (Word, Excel, power point, otras) y que

garanticen la razonabilidad de la información que se consigna en las bases

de datos de Accidentes, que permitan a la administración tomar las

decisiones que correspondan conforme sus necesidades, lo anterior en el

plazo de 30 días a partir de la comunicación en firme del presente informe.

(Referirse al punto 3.13, 3.14, 3.15, 3.16)

4.13. Establecer los mecanismos de control que definan la responsabilidad que

le corresponde a los encargados de registrar la información en el control

implementado para el registro del proceso de accidentes, así como de los

encargados de realizar los respaldos de información según se requiera, lo

anterior en el plazo de diez días a partir de la comunicación en firme del

presente informe. (Referirse al punto 3.13, 3.14, 3.15, 3.16)

4.14.Comunicar en un plazo de diez días posteriores a la recepción del

presente informe, de acuerdo con lo que establece el artículo 36 de la Ley

General de Control Interno, las gestiones realizadas en atención a lo

recomendado por esta Dirección, aportando la documentación que

evidencie lo actuado al respecto.

Finalmente, las recomendaciones emitidas procuran contribuir con la

Institución en la corrección de las deficiencias que han sido identificadas por

esta Auditoría y qué, como también se ha expuesto, reflejan debilidades de

gestión de relevancia para la Administración.

evaluaciÓn del control interno aplicado para el …

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