Русе 2004 - uni-ruse.bgfbm.uni-ruse.bg/ap/art/uis-2004.pdf · 2016. 4. 18. · 1 ОСНОВИ...

Александър Петков Петков

Русе 2004

Управленски информационни системи Александър Петков

Рецензенти: доц. д-р Йорданка Пасева Велчева

Доц. д-р Маргарита Стефанова Теодосиева

Дизайн на корицата – ПРИМАКС ООД – Силвия Керемедчиева

Издателство: Примакс ООД – Русе 7000, п.к.159

Първо издание

ИСБН 954-9972-58-5

За контакти: Русе,, 082/888 776

© Правата принадлежат на автора/

Издателството не разпространява печатното издание

Печат: Авангард Принт 2004

3

СЪДЪРЖАНИЕ

1 ОСНОВИ НА УПРАВЛЕНСКИТЕ ИНФОРМАЦИОННИ СИСТЕМИ ............... 7

1.1 ИНФОРМАЦИОННИ СИСТЕМИ – ЕВОЛЮЦИЯ ................................................................. 7 1.1.1 Етапи в еволюционното развитие на Информационните системи ...................... 7 1.1.2 Хронология на развитието ...................................................................................... 8 1.2 СЪЩНОСТ И ХАРАКТЕРИСТИКА НА УПРАВЛЕНСКИТЕ ИНФОРМАЦИОННИ СИСТЕМИ .... 11 1.3 ВИДОВЕ УПРАВЛЕНСКИ ИНФОРМАЦИОННИ СИСТЕМИ................................................ 15 1.4 СТРУКТУРА НА УПРАВЛЕНСКИТЕ ИНФОРМАЦИОННИ СИСТЕМИ ................................. 16 1.5 СИСТЕМИ ЗА ПРЕДАВАНЕ И ПРЕРАБОТКА НА ИНФОРМАЦИЯ TPS................................ 18 1.6 СРАВНЕНИЕ НА MIS, DSS, EIS ................................................................................. 20

2 МЕНИДЖЪРСКИ ИНФОРМАЦИОННИ СИСТЕМИ ......................................... 23

2.1 СЪЩНОСТ И СТРУКТУРА ........................................................................................... 23 2.2 МАРКЕТИНГОВА ИНФОРМАЦИОННА СИСТЕМА .......................................................... 26 2.2.1 Елементи на маркетинговата информационна система .................................... 28 2.2.2 Маркетингова База Данни .................................................................................... 31 2.3 ИНФОРМАЦИОННА СИСТЕМА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ПРОИЗВОДСТВОТО ........................ 32 2.3.1 Елементи на производствената информационна система ................................. 34 2.4 ФИНАНСОВА ИНФОРМАЦИОННА СИСТЕМА ............................................................... 39 2.4.1 Финансови данни.................................................................................................... 41 2.4.2 Елементи на финансовата информационна система ......................................... 42

3 ИНФОРМАЦИОННИ СИСТЕМИ ЗА ПОДПОМАГАНЕ НА РЕШЕНИЯ ........ 48

3.1 МЕНИДЖЪРСКИ РЕШЕНИЯ ......................................................................................... 48 3.1.1 Видове управленски решения ................................................................................. 49 3.2 СИСТЕМИ ЗА ПОДПОМАГАНЕ ВЗЕМАНЕТО НА РЕШЕНИЯ............................................. 51 3.3 ТИПОВЕ DSS ............................................................................................................ 54 3.4 ЕЛЕМЕНТИ НА DSS ................................................................................................... 56 3.5 DSS ПОТРЕБИТЕЛИ ................................................................................................... 61 3.6 РАЗРАБОТВАНЕ НА DSS ............................................................................................ 62 3.7 СИСТЕМА ЗА ГРУПОВО ВЗЕМАНЕ НА РЕШЕНИЯ GDSS ................................................ 63

4 ЕКЗЕКУТИВНИ ИНФОРМАЦИОННИ СИСТЕМИ ............................................ 66

4.1 СЪЩНОСТ НА ЕКЗЕКУТИВНИТЕ ИНФОРМАЦИОННИ СИСТЕМИ .................................... 66 4.2 ХАРАКТЕРИСТИКИ НА EIS ........................................................................................ 67 4.3 ВИДОВЕ EIS ............................................................................................................. 67 4.4 ФУНКЦИОНАЛНИ ХАРАКТЕРИСТИКИ НА ГРАФИЧЕН РЕДАКТОР - VISIO....................... 68 4.5 СТАНДАРТИ ЗА МОДЕЛИРАНЕ НА БИЗНЕС ПРОЦЕСИ И СИСТЕМИ ................................. 75

5 БАЗИ ДАННИ В УПРАВЛЕНСКИТЕ ИНФОРМАЦИОННИ СИСТЕМИ ........ 80

5.1 ОСНОВНИ КОНЦЕПЦИИ И ДЕФИНИЦИИ ...................................................................... 81 5.1.1 Данни ...................................................................................................................... 81 5.1.2 Данните и информацията ..................................................................................... 82 5.1.3 Метаданни ............................................................................................................. 82

Съдържание

5.1.4 Традиционни файлови системи TFS ..................................................................... 83 5.2 КОНЦЕПЦИЯТА - БАЗИ ДАННИ ................................................................................. 86 5.2.1 Схеми и подсхеми в DB ......................................................................................... 87 5.3 МОДЕЛИ ДАННИ ....................................................................................................... 88 5.3.1 Йерархичен модел на данните .............................................................................. 88 5.3.2 Мрежов модел данни ............................................................................................ 89 5.3.3 Релационен модел бази данни ............................................................................... 90 5.3.4 Релационни операции ............................................................................................ 91 5.3.5 Правила за интегритет на данните .................................................................... 91 5.3.6 Семантични модели данни.................................................................................... 92 5.3.7 Сравняване на модели данни ................................................................................. 92 5.4 DB ПРИЛОЖЕНИЯ ..................................................................................................... 93 5.4.1 Класификация на приложенията за Бази данни .................................................. 93 5.5 СИСТЕМА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА БАЗИ ДАННИ .............................................................. 97 5.5.1 Характеристики и изисквания към бизнес данните ............................................ 97 5.5.2 Елементи на процеса бази данни .......................................................................... 97 5.6 РАЗПРЕДЕЛЕНИ БАЗИ ДАННИ ...................................................................................102 5.7 ПРЕДИМСТВА И НЕДОСТАТЪЦИ НА РАБОТАТА С DB .................................................103

6 ИНТЕГРИРАНИ СИСТЕМИ ЗА УПРАВЛЕНИЕ ...............................................106

6.1 СЪЩНОСТ И ХАРАКТЕРИСТИКИ НА ERP СИСТЕМИТЕ ...............................................109 6.2 ОБЩА СТРУКТУРА НА ERP СИСТЕМИТЕ ...................................................................111 6.2.1 Клиенти ................................................................................................................ 112 6.2.2 Доставчици .......................................................................................................... 113 6.2.3 Управление на Продуктовата Структура и на Жизнения Цикъл ...................... 114 6.2.4 Управление на Производството .......................................................................... 116 6.2.5 Човешки ресурси .................................................................................................. 117 6.2.6 Управление на Дълготрайните Активи .............................................................. 119 6.2.7 Управление на Себестойността ......................................................................... 120 6.2.8 Управление на Проекти и Инвестиции ............................................................... 120 6.2.9 Счетоводно Обслужване и Управление на Финансите ...................................... 121 6.2.10 Бизнес Анализи и Вземане на Решения ................................................................ 121 6.3 РЕАЛИЗАЦИЯ НА ERP-СИСТЕМИТЕ В УПРАВЛЕНИЕТО ..............................................123 6.3.1 Предимства на ERP-системите ......................................................................... 123 6.3.2 Проблеми при внедряване и използване на ERP – системите............................. 124 6.3.3 ERP-Мениджъра .................................................................................................. 125 6.3.4 Процесът на внедряване ...................................................................................... 126

РЕЧНИК .................................................................................................................................127

ЛИТЕРАТУРА .......................................................................................................................131

Въведение

5

Книгата разглежда въпросите на управленските информацион-

ни системи, използвани в съвременния бизнес. Представени са

структурата и елементите на корпоративните информационни

системи, внедрени в българските предприятия на базата на нат-

рупания опит, навлизането на компютърната и комуникацион-

ната техника в практиката на бизнеса и непрекъснатото нараст-

ване на информацията с която той разполага, създава и използ-

ва. Независимо, че управленските информационни системи са

непрекъснато развиващи се, в книгата те са представени като

една система, която има определена относително постоянна

структура и за един относително по–дълъг период се е наложи-

ла като основна в съвременните предприятия. Показани и тен-

денциите в развитието на корпоративните информационни сис-

теми, като са разгледани примери на водещи в използването на

информационните системи фирми.

Книгата може да се ползва от студенти изучаващи приложени-

ето на съвременните информационни системи и технологии в

бизнеса, неспециализиращи в компютърните и комуникацион-

ни технологии, главно от икономическите и управленските

специалности. Тя е полезна и за мениджъри и специалисти от

практиката, които имат нужда да си изяснят въпросите касаещи

информационното осигуряване на управлението, да придобият

по–ясна представа как трябва да изглежда и как трябва да се

развива информационната система в тяхната организация. Кни-

гата може да е полезна и за компютърни специалисти, които

разработват приложения за бизнеса.

В книгата е представен богатият опит на водещите в бизнес

информационни технологии страни и специалисти, както и

практическия опит натрупан от автора при разработване и

внедряване на корпоративна информационна система в произ-

водствено предприятие. Отчетен е и опита на български фирми

в разработването и прилагането на приложен софтуер с все по–

близки до изискванията на мениджмънта и бизнеса функцио-

нални характеристики и обхват.

1. Основи на управленските информационни системи

1. Основи на управленските

информационни системи

Информационни системи – еволюция

Същност и характеристики на управленските информационни

системи

Видове управленски информационни системи

Структура на управленските информационни системи

Системи за предаване и преработка на информация TPS

Сравнение на MIS, DSS, EIS


7

1 Основи на управленските информационни системи

1.1 Информационни системи – еволюция

До скоро под информационна система се разбираше бизнес

информационна система за подпомагане вземането на решения,

предимно в организации занимаващи се със стопанска дейност.

В широк смисъл – информационната система е всяка сис-

тема, която осигурява информация за организацията и

нейното обкръжение (всички системи, свързани с обработка

на информацията в организацията). В тесен смисъл – мени-

джърска информационна система, проектирана да подпо-

мага управлението при вземане на решения [23].

Информационните системи (IS) съдържат най-различен вид

информация – за хора, събития, територии и много други както

от околната среда, така и вътре в самата организация. Те под-

готвят и предоставят информация в удобен за ползване вид, с

цел подпомагане на мениджърите и служителите от различните

стопански организации при решаването на текущи проблеми

или при вземането на управленски решения. Използват компю-

търни технологии за извършване на максимално количество

операции при въвеждане, обработване и извеждане на инфор-

мацията. Съвременните IS имат не само технологични, но и ор-

ганизационни и човешки измерения. Те представляват интег-

рална част на стопанската организация и са продукт, състоящ

се от три основни компонента: организация, хора, техноло-

гии.

1.1.1 Етапи в еволюционното развитие на Информационните системи

В литературата няма единен подход при анализиране еволюци-

ята на информационните системи и този въпрос е в много от-

ношения дискусионен. Използват се различни критерии за ха-

рактеристика, различна периодизация на поколенията инфор-

мационни системи, различен обхват на съдържанието и функ-

циите им. Анализът на практиката и на някои литературни из-

точници дава основание условно да се разграничат четири ос-

новни етапа в продължителната еволюция на информационните

системи в бизнеса:

Първият етап се характеризира с това, че крайните потребите-

ли сами създават, обработват, анализират и използват необхо-

димата им информация. Операциите над информацията се из-

вършват с помощта на технически средства с ограничени въз-

можности.


При втория етап настъпва разделение между производството

и потреблението на информация. Обработката на данните се

основава на универсални компютри, а работата с тях се извър-

шва от специалисти по обработка на данните. Те заемат меж-

динна роля между потребителите на информация и средствата

за обработка, като реализират функции, свързани с организаци-

ята на компютърната обработка и предоставяне на резултатни-

те данни в съответствие с информационните потребности на

служителите.

Най-съществената характеристика на третия етап е, че на ме-

ниджърите се предоставят средства на информационната тех-

ника, в резултат на което те управляват процеса на получаване-

то и използването на информацията. Крайните потребители на

IS придобиват нов статут – те стават производители и потре-

бители на данни в определена предметна област. Въвеждат

данните в централизиран компютър чрез терминални устройс-

тва и получават дистанционно необходимите им резултатни

данни. В последствие с масовото навлизане на РС настъпиха

съществени промени в организацията и технологията на ком-

пютърната обработка на данните по посока на децентрализация

на IS. Локалните мрежи и разпределената обработка на данните

предложиха нови предимства, свързани с функционирането на

IS и осигуряване на икономическа ефективност на приложени-

ето им.

Четвъртият етап очертава редица нови характеристики на

съвременните IS. Доминираща е разпределената обработка на

данните, трайната ориентация към организация на информаци-

ята и комуникациите в среда на компютърни мрежи, започва

обединяване на локалните мрежи в големи корпоративни мре-

жи. Все повече надежди се възлагат на бизнес услугите, които

предоставя световната компютърна мрежа Internet. Електрон-

ният мениджмънт, електронната търговия и глобалния бизнес

са вече реалност.

1.1.2 Хронология на развитието

Първоначалните компютърни IS, разработени през 50-те годи-

ни са предназначени за обработване на данни под формата на

различни списъци, таблици, които се съхраняват във файлове с

данни. Компютърните IS от този тип се наричат “Системи за

електронна обработка на данни”. Независимо, че са ефектив-

ни при разработването на периодични отчети, основен недоста-

тък на тези системи е, че необходимата информация за потре-


9

бителя се извежда на множество страници с таблици и списъци,

отпечатани на компютър.

През 60-те години концепцията за информацията се променя,

поради факта че намира приложение при общото подпомагане

на дейността на организацията. Мощността и бързото действие

на компютрите нарастват значително, което позволява обра-

ботването на повече текущи данни в оперативна информация и

нейното ефективно използване от мениджърите при вземането

на решения. В резултат на това възникват т.нар. “Мениджърс-

ки информационни системи” MIS, чрез които се решава

проблема за бързото намиране на информация за подпомагане

работата на мениджърите, която се извлича от налични големи-

те масиви от данни. Тези IS се използват за разработване на пе-

риодични отчети за производствената дейност, управлението

на складовите запаси, финансовото състояние и др. За разлика

от Системите за електронна обработка на данните чрез Мени-

джърските информационни системи подбирането на необхо-

димата за определени управленски решения информация и

обобщаването й в съответната форма се отпечатва в удобен за

ползване от потребителя вид. От обикновена обработка на дан-

ни се преминава към обработване и преобразуване на данните в

съответната информация, необходима за различните равнища

на йерархия в организацията. Голямото количество данни, из-

ползвани в IS, води до създаването на “Системи за управле-

ние на база от данни” DBMS и за тяхното съхраняване под

формата на електронни бази и управлението на същите.

През 70-те години концепцията за информацията се променя

отново в следствие на възникнали специфични нужди при уп-

равлението на организациите и се появява необходимостта от

системи, които да подпомагат самия процес на разработване и

вземане на решения. Това е свързано с възможността за гене-

риране на отчети, графични функции и решаване на проблеми.

Подобна комбинация носи названието “Система за подпома-

гане вземането на решения” DSS, за да се подчертае нейното

предназначение – т.е. подпомагане на лицата, вземащи реше-

ния, а не само осигуряването им с отчети за вече изминали съ-

бития.

През 80-те години с навлизането на персоналните компютри и

нуждата на изпълнителните директори от информация с по-

голям обем от тази, която би могла да им предложи Системата

за подпомагане на решенията, се разработват така наречените


“Екзекутивни информационни системи” EIS. Обикновено

това са системи, изградени върху основата на персонални ком-

пютри, свързани с централния компютър на дадена фирма, като

се използват предимно графични техники за изобразяване на

информацията, необходима за вземането на различни изпълни-

телни решения.

Развитието на различните сфери на човешката дейност засяга и

променя не само използваните системи за работа, но и самите

офиси, мястото, където се извършват по-голямата част от сто-

панската и административна дейност. По това време се появя-

ват системи за автоматизиране на офиса (office automation), с

които работата на целия административен персонал в органи-

зациите започва съществено да се променя. Персоналните ком-

пютри заедно с интерфейса на съответните компютърни мрежи

и комуникационни устройства (телефон, факс и др.), представ-

ляват основата на т.нар. “Автоматизирани учрежденски сис-

теми”, чието главно предназначение е да се подпомагат всички

останали IS.

В началото на 80-те години концепцията за информацията се

променя отново – разглежда се като стратегически ресурс, по-

тенциален източник на предимство в конкурентната борба. Та-

зи концепция отразява предимствата на стратегическото пла-

ниране и теория и е един от факторите, довели до появата на

областта “управление на информационните ресурси”. IS са на-

речени “Стратегически информационни системи”.

Развитието на информационните системи и технологии про-

дължават непрекъснато, като по-важен резултат през 90-те на

миналия век е появата на “Експертните системи” ES, изгра-

дени на базата на системи с изкуствен интелект, осигуряващи

работещите от всички равнища на стопанската организация със

съответните знания и експертизи, необходими за по-добро, ка-

чествено и ефективно изпълнение на различни дейности.

На тази основа и според състава на техническите и програмни

средства и характера на решаваните задачи, IS могат да се раз-

делят на няколко поколения:

І поколение – Системи за диалогова обработка на запитвания

(Transaction Processing Systems – TPS)

ІІ поколение – Системи за автоматизация на офиса (Office Au-

tomated Systems – OAS)


11

ІІІ поколение – Мениджърски информационни системи (Man-

agement Information Systems – MIS)

ІV поколение – Системи за подпомагане на вземането на ре-

шения (Decision Support Systems - DSS)

V поколение – Експертни системи (Expert Systems – ES) и Ек-

зекутивни информационни системи (Executive Information Sys-

tems – EIS)

1.2 Същност и характеристика на управленските информа-

ционни системи

В литературата се наблюдава известно преплитане на термини-

те обозначаващи съвременните информационни системи из-

ползвани в областта на бизнеса. Могат да се срещната термини

като Управленски информационни системи (УИС), Мениджър-

ски информационни системи, Корпоративни информационни

системи, Фирмени информационни системи и др. До голяма

степен разликата се крие в тълкуването на различните автори и

в целите, които си поставят при изложението на проблематика-

та и изследванията. Всички те (IS) обаче имат близък обхват на

действие, като наблягат на определени особености и елементи

на бизнес-информацията. До момента няма общоприета терми-

нология/стандарт, което е и логично поради голямата динамика

в развитието на съвременните информационни системи и тех-

нологии. Проблемът се проявява с нарастването на значението

на информационните технологии за управлението на фирмите

и с навлизането им в бизнеса.

Съвременните тенденции в разработването и предлагането на

програмни продукти и информационни системи се характери-

зират с непрекъснато увеличаване на техния обхват и прибли-

жаване все повече към нуждите на мениджърите и специалис-

тите в практиката на управлението. Всяко следващо поколение

информационни системи и технологии притежава все по-

големи възможности и специализация в направление на изиск-

ванията и нуждите на мениджърите. По-долу ще разгледаме

развитието и функционалния обхват на съвременните управ-

ленски информационни системи като ERP системите. Enter-

prise Resources Planning е широкоразпространен термин, въве-

ден от една от най-известните фирми, занимаващи се с про-

учвания на IT пазара Gartner Group за обозначение на системи

за управление. Еднозначно определение на този термин няма.

По презумция тези системи трябва да осъществяват управле-

http://www4.gartner.com/


ние на производството, доставките, продажбите, финанси и

счетоводство.

От мениджмънта знаем, че целта на управлението е предотв-

ратяване или коригиране на нежелано състояние на системата,

за което е нужна своевременна информация. В този смисъл

целта на съвременните бизнес IS е да подсигури технически и

технологически процесите на управление, да повиши прециз-

ността и обосноваността при вземане на управленски решения.

Тази цел определя и обхвата на приложния софтуер свързан с

внедряването на управленските информационни системи в биз-

неса.

В настоящото изложение ще използваме понятието Управленс-

ки Информационни Системи за да обозначим съвременните

бизнес информационни системи като средство за подпомагане

и усъвършенстване на управлението на стопанските орга-

низации. Съществуват и други дефиниции за Управленските

информационни системи, по-голямата част от които обаче под-

чертават подпомагащата им функция за нуждите на управлени-

ето. Най-общо може да се каже, че “УИС е комплексна система

за осигуряване на информация за управленската дейност в ед-

на организация”.

Греъм Къртис дава определение на управленската информаци-

онна система: „Всяка система, която осигурява информация за

управленските дейности в една организация.”

УИС се определят също и като система човек-машина, използ-

ващи компютри и телекомуникационни средства за интегрира-

но извършване на информационните процеси и предоставяне

на резултатна информация на управляващите за повишаване на

ефективността при вземането на решения.

Много характерно за съвременните управленски информаци-

онни системи е и тяхното непрекъснато развитие и усъвършен-

стване подпомогнато от ускореното развитие на компютърната

и комуникационна техника и технологии.

Обобщавайки различните дефиниции, може да се направи едно

по-изчерпателно определение за УИС:

Непрекъснато развиваща се система за превръщане на данни от

различни източници (вътрешни и външни за организацията) в

информация и представянето й в подходяща форма за ръково-

дителите от всички равнища и във всички функционални дей-


13

ности на организацията с цел тяхното подпомагане за вземане-

то на навременни и ефективни решения, при планирането, уп-

равлението и контрола на дейностите, за които те са отговорни.

В основата на успешното внедряване на УИС лежи предвари-

телната работа по определяне на конкурентната бизнес страте-

гия, анализ и оптимизиране на настоящите бизнес процеси, де-

тайлно формулиране на изискванията към информационната

система и определяне на бъдещите цели на фирмата, за да може

системата да отговаря на очакванията и да подобри и ускори

различните бизнес дейности.

За правилния избор на Управленска информационна система се

изисква тя да отговаря на няколко критерия:

сложна, но в същото време лесна и достъпна за ползване от

потребителите;

гъвкава – потенциал за разрастване паралелно със самия биз-

нес;

кратък период на внедряване;

съвместимост със съществуващият хардуер;

независимост на базата данни, защита на данните;

възможности за обновяване;

качество на документацията;

предоставяне на поддръжка на системата след внедряването.

Характерни черти на УИС:

Те са автоматизирани, а не автоматични системи, като при

тях човекът участва при обработката на информацията;

При тях се използват технически средства (компютри и ко-

муникационна техника) за осъществяване на процедурите по

преобразуване на данните в информация; Операциите по об-

работка на данни, свързани със събирането, регистрирането,

обработката, предаването и предоставянето на резултат-

ната информация са взаимосвързани; Целта на системата не

противоречи на целите на мениджмънта, а е в подкрепа на

тяхното постигане

Предимства на съвременните УИС:


Интегрират данните на организацията в единна, всестранна

и изчерпателна база данни; Позволяват създаване на данни в

реално време, по време на самата транзакция; Предоставят

възможности за извличане на коректни и актуални данни за

анализ и отчет; Предлагат най-новата информация на мени-

джърите на различните нива на управление с цел по-добро и

бързо вземане на решения; Позволяват на предприятията

драстично да повишават нивото на операциите си; Съгласу-

ват и оптимизират целите и задачите на отделните поделе-

ния и отдели; Правят възможно опознаването и внедряването

на глобални бизнес- пратки; Изменят организацията в посока

към повече екипна работа, прави я по-гъвкава и по-плавно фун-

кционираща; Създава най-добрият уред за измерване на пол-

зите в една организация чрез мониторинг на възвръщаемост-

та на инвестициите не само от гледна точка на парите, но и

човешкия ресурс, материалите, времето, информацията.

Информационен цикъл

В съвременното управление на организациите и с непрекъсна-

тото увеличаване на наличната мениджърска информация се

налага понятието информационен цикъл.

Той изобразява процеса на генериране (получаване), преобра-

зуване, предаване на информация и обратна връзка (с нова ин-

формация). Този процес се реализира чрез непрекъснато повто-

рение, като на всяко следващо ниво се осигурява нова инфор-

мация, отразяваща новото състояние на системата (организаци-

ята) и/или нейната обкръжаваща среда. Преобразуването на

данните и предаването на информацията на мениджърите се

данни документи

1 обработване на

данните

вземане на

решение

реализиране на

решението

изменение

на обекта

документи

2

Фиг. 1.1. Информационен цикъл

I

II


15

описват в технологичен процес на обработка на информация и

се вграждат в съвременните информационни системи, включи-

телно програмните продукти, които търпят непрекъснато раз-

витие и подобряване.

1.3 Видове управленски информационни системи

Управленските информационни системи са класифицирани от

Айкова [2] според това как те се отнасят към функциите на уп-

равление, които подпомагат:

Система за управление с обратната връзка, която осигурява

съществуването на динамични, саморегулиращи се системи. В

бизнеса обаче най-важния регулатор е човека, който трябва да

взема неструктурирани решения.

Принципи на управление с обратна връзка при критерий раз-

ходи/ползи:

данните и информацията предоставени за управле-

ние да са лесни за разбиране, да отговарят на зада-

чите, да са с подходящ обем (връзката Информаци-

онни потребности – Информационно обслужване);

данните и информацията да се предоставят своев-

ременно на управляващите, да съответстват на

цикъла на управление;

ограничаване на предоставяната на мениджмънта

информация по отношение на детайлите, за да се

избегне претоварване.

Управление с прогнозиране - свързана с осъществяване на

предварително и прогноза на състоянието на системата, въз ос-

нова на което се вземат управленски решения.

Превантивно управление – предварително тестване на моде-

лите в реални условия или във виртуална компютърна среда.

Така предварително се проверяват различни варианти на уп-

равленски решения се избира най-подходящото.

Видове УИС според насочеността им към управленските дей-

ности, които обслужват:

за даване на ранни предупредителни сигнали;

предоставяща информация подпомагаща вземането на ре-

шения;

осигурява програмируемо вземане на решение;


автоматизиране на рутинните дейности.

Независимо от разглежданите видове УИС, може да се каже, че

тенденциите в тяхното развитие показва нарастващо значение

за бизнеса и постепенно навлизане на всички управленски нива

– стратегическо, тактическо и оперативно.

1.4 Структура на управленските информационни системи

При разработването и внедряването на съвременните управлен-

ски информационни системи се прилага модулност в структу-

рата им, за да се осигури по-добро интегриране в съществува-

щите управленски структури и по-голяма гъвкавост при внед-

ряването им в различните организации. Поради разнообразието

на фирмената дейност в различните отрасли и направления е

много трудно да се обхване и осъзнае предварително каква

точно информация ще е необходима в конкретно предприятие.

Необходимата и ценна за един мениджър, екип или фирма ин-

формация е ненужна или излишна за други. Ако се направи

опит да се обхване по-пълно потребностите на различните по-

тенциални потребители, може да се окаже, че УИС е сложна за

реализиране, с излишни функции и модули. В същото време е

почти невъзможно да се опишат всички конкретни нужди от

информация на мениджърите, поради това, че в процеса на

тяхната работа постоянно възникват нови потребности от ин-

формация, която може да се извлече от наличните данни, но е в

по-различен разрез. При по-големите, сложни и широко про-

филни информационни системи се увеличава опасността от

грешка при работа, по-трудно се намира необходимата инфор-

мация, изискват по-сериозни инвестиции на време и средства

за обучение на персонала, използващ системата, по-трудно се

обучават потребителите и особено мениджърите. Затова всички

предлагани на пазара системи включват относително самостоя-

телни модули, решаващи отделни информационни проблеми и

нужди. Комбинирането на различни модули в една интегрирана

информационна система, дава възможност във всяко конкретно

предприятие/фирма да се изгради управленска информационна

система, съответстваща най пълно на нуждите на управление-

то. Модулния принцип на изграждане осигурява и възможност

за развитие и усъвършенстване.

Взаимодействията между отделните подсистеми на информа-

ционната система в организацията са представени на фиг. 1.2:


17

Към информационната система в организацията се включват

следните подсистеми:

TPS – Transaction Processing System - система за предаване и прера-

ботка на информация

DBMS –DataBase Management System – система за управление на база

данни

OIS – Office Information System офис информационна система

MIS – Management Information System – мениджърска информационна

система

DSS – Decision Support System – система за подпомагане вземането на

решения

EIS – Executive Information System – екзекутивна информационна сис-

тема

От схемата се вижда, че съвременните управленски информа-

ционни системи включват подсистемите, появили се в процеса

на тяхното развитие (т. 1.1), но разбира се тяхното развитие и

усъвършенстване УИС стават все по-сложни и с по големи

възможности и функции. По-надолу че се запознаем с характе-

ристиките и възможностите на всяка от тях, както и с връзките

и взаимодействията, които са в основата на функционирането

им като система.

Всяка подсистема включва: хардуер, софтуер (технологията),

Фирмена

база дан-

ни

Фиг. 1.2 Концепцията за IS в организацията

TPS DBMS

EIS

DSS

MIS

Външни

данни

Вътрешни

данни OIS

Справки, обобщени

отчети

Анализи и задължителни

отчети, моде-

ли

Периодични

отчети


данни, персонал. Най-съществените елементи на управленските

информационни системи, които ги отличават от останалите

информационни системи (комуникационни, за обучение, за из-

следване и т.н.) са данните и софтуерът и затова по-нататък

ще съсредоточим вниманието си върху тях.

1.5 Системи за предаване и преработка на информация TPS

В процеса на управление се борави с много разновидности от

данни. За да могат обаче те да бъдат превърнати в информация

е необходимо да бъдат подложени на някаква обработка и ре-

зултатите от нея да се свържат с определена цел. Основните

типове обработки на данни са:

Класификация на данните

Сортировка на данните

Обобщаване на данните

Използване на данните за извършване на изчисления

Избор на данни.

За да се извършват тези обработки се използва Системата за

диалогова обработка на запитвания TPS или така наречените

още Система за преработка и предаване. Данните, които се въ-

веждат в системата могат да бъдат различни съобщения (факти,

числа, смислени комбинации от думи и числа и др.), регистри-

рани в резултат на възникването на определено събитие или

процес от вътрешен или външен за организацията източник или

някакви заявки и запитвания на които системата трябва да даде

отговор. Свързва се най-често със счетоводството, продажбите

или склада. Въвеждането им се извършва с клавиатура, бар-код

четец и др.

TPS се характеризират с това, че компютрите се използват за

рутинна обработка на оперативната информация (транзакции).

Този клас системи е предназначен за оперативния мениджмънт

и контрол и обхваща ежедневната оперативна обработка на

данните за състоянието и промените в икономическите проце-

си, изготвянето на справки, доклади и други материали. Някои

от тях са необходими за държавните органи, финансовите и да-

нъчните институции, счетоводството и индустрията.

Този клас системи няма пряко отношение към управленските

функции в организацията и не определя вземането на решения,

но в същото време системата за диалогова обработка на запит-


19

ванията е първата система в комплексната IS на стопанската

организация, които подготвят данните, необходими за всички

останали информационни системи. Тя може да бъде практичес-

ки реализирана като самостоятелни модули за въвеждане, об-

работка и предаване на данни и информация или като елемент

от останалите системи (за управление на база данни, MIS и

др.).

TPS е информационна система, използвана за регистриране на

данните в електронна форма и изпълнява следните функции:

преобразуване на данните от действията в компания-

та в електронен вид и въвеждането им в системата;

съхраняване на предадените данни;

отпечатване на детайли от транзакциите - извеждане

на обработените данни за ползване от мениджърите;

обработка и предаване на данните във форма на от-

чети, таблици, графики, видео, аудео, др.

С навлизането на персоналните компютри в практиката все по-

вече оперативна информация се създава и съхранява в електро-

нен вид. Това позволява на добре управляваните УИС да съби-

рат и съхраняват достатъчно количество и разнообразие опера-

тивна информация. Проблемите са в това, че обикновено тази

информация е специфично форматирана според личните нуж-

ди, познания и възможности на оперативните ръководители.

Такъв тип разнообразна по структура и състав информация

трудно се обработва и обобщава автоматизирано. За това е не-

обходимо да се управляват процесите на създаване и записване

на оперативна информация. Най-добрият начин за това е въ-

веждане на правила, стандарти и нормативи на фирмено ниво

така като до известна степен е заложено в стандарта EN ISO

9001:2000. Там всички оперативни данни отнасящи се до ка-

чеството във формата (записите по качеството) са определени и

управлявани от системата. Когато този принцип се разшири и

върху останалите данни използвани във фирмата и се комбини-

ра със задължителното им преобразуване, съхраняване и обра-

ботване в електронен вид, ще може да се осигури актуална

оперативна информация и възможности за задълбочени анали-

зи от останалите подсистеми на организацията (MIS, DSS, EIS).


Системите за управление на бази данни (DBMS), както и прин-

ципите за създаване и управление на бази данни ще бъдат разг-

ледани в глава 5

1.6 Сравнение на MIS, DSS, EIS

Докато TPS се занимава с набиране, предаване и съхраняване

на данни, останалите подсистеми на УИС са насочени към обс-

лужване на мениджърите и специалистите във фирмата чрез

извличане, обобщаване и анализиране на информация от сис-

темата и подпомагане реализацията на управленските им фун-

кции. Разликата между отделните подсистеми се определя от

насочеността им към различните нива на управление, от типа и

структурата на данните и информацията които използват, фун-

кциите на мениджмънт които подпомагат, както и от формата

на крайния резултат (информацията) които предоставят.

Тази разлика според крайния резултат на подсистемите най-

общо е в това, че: MIS – набляга на отчетите; DSS – набляга на

моделите; EIS - набляга на презентацията.

Според функциите които обслужват разликата се характери-

зира с това, че: MIS се насочва към контрол чрез извънредни

отчети; DSS подпомага вземането на управленски решения

чрез създаване на модели за изследване на бизнес ситуации;

EIS се концентрира върху проблеми и възможности на външна-

та и вътрешната среди, както и върху очертаване на тенденции

и стратегически перспективи.

Според генезиса на информацията и данните които използват:

MIS и DSS използват главно вътрешна информация; EIS – по-

скоро външна и по-малко вътрешна.

На фиг.1.3 е представен обхватът на различните информацион-

ни подсистеми според нивата на мениджмънт, които обслуж-

ват и връзката им с типа на решенията които подпомагат.

DSS – подпомага тактическите и стратегическите нива на ме-

ниджмънт в областта на търсене и създаване на алтернативи, за

оценка на тяхната ефективност, разработване на модели, тест-

ване на моделите преди реализацията им, представятне на от-

чети за мениджърите, които вземат крайните решения.

EIS – осигурява информация за топ мениджмънта. Използва се

обикновено само от един човек – директора за да получи и ана-

лизира специално подготвена за информация. Чрез нея той


21

идентифицира генерални принципни проблеми или възмож-

ности за конкурентоспособност.

Фиг. 1.3.Информационни системи / Нива на мениджмънт/ типове решения

Нива на

мениджмънта

Типове решения

Неструктурирани Полуструктури-

рани

Структурира-

ни

Стратегическо

Тактическо

Оперативно

В следващите глави се разглеждат подробно функциите, обхва-

та и елементите на различните подсистеми на УИС.

EIS

DSS

MIS

2. Мениджърски информационни системи

1. Мениджърски


Същност и структура

Маркетингова информационна система

Информационна система за управление на производството

Финансова информационна система


23

2 Мениджърски информационни системи

2.1 Същност и структура

Както видяхме в глава 1 Мениджърската информационна сис-

тема се използва главно от ръководителите на първото ниво на

мениджмънта в организациите. Нейният обхват е подпомагане-

то на оперативното управление и обработката на оперативна,

конкретна, детайлна информация, която се осигурява от TPS и

с която MIS често е тясно свързана и интегрирана.

Основната цел на MIS е да разтоварва и облекчава работата по

обработката на мениджърска информация. Това става чрез ав-

томатизиране на обработката на информацията, свързана с

конкретните нужди на мениджърите.

Основните задачи на MIS са свързани с генерирането на отче-

ти за управленски нужди. Като резултат от нейното приложе-

ние се гарантира добра информираност на мениджърите и ед-

новременно с това спестяване на ценно време за основната им

работа свързана с анализиране на информацията и вземането на

решения.

MIS е средство за създаване на рутинни периодични отчети,

отнасящи се до дейността на стопанската организация, за нуж-

дите на тактическото и оперативно управление, планиране и

контрол на бизнеса. Главни потребители на системата са опе-

ративни ръководители и тези от среден ранг. Използването на

MIS е свързано предимно с обслужването на ежедневните им

дейности, при които се решават структурирани и слабо струк-

турирани проблеми. Структурираните са известни, многократ-

но повтарящи се и рутинни проблеми, за решаването на които

съществуват точно определени процедури. При слабо структу-

рирани проблеми обикновено съществува точно и ясно опреде-

лено решение и общоприета за целта процедура само за една

част от тях. Тези решения контролират физическите дейности в

организацията – въвеждането на необходимите ресурси, преоб-

разуването им в готова продукция, продажба и доставка на

продуктите и услугите до клиентите.

Видове отчети.

MIS подпомага мениджърите като генерира отчети за минали,

така също и за настоящи периоди. Отчетите могат да бъдат в

различни форми според изискванията на различните нива на

мениджмънт. Предимно се разглеждат три вида отчети, които


се генерират от MIS – редовни (текущи), извънредни и поръч-

кови отчети.

1. Редовните отчети отразяват периодична и историческа ин-

формация за осъществените операции в организацията. Те на-

подобяват оригинална информация, произлязла от функцията

на създаване на данни с допълнителната им категоризация и

обобщаване. Тези отчети подпомагат най-ниското ниво мени-

джъри да вземат оперативни решения с които да изпълнят за-

дачите, поставени от ръководителите им. Например мениджъ-

рът производство може да иска да види дневен отчет за броя

на дефектните детайли, слезли от производствената линия и

седмичен отчет за броя на извънредните часове, които тряб-

ва да се реализират през текущата седмица.

Редовните отчети също се използват и при сравняване на пла-

нираната работа с реално отчетената степента на нейното из-

пълнение. В тези случаи обикновено тяхната структура е много

близка до оперативните планове на звеното за които се съста-

вят.

2. Извънредните отчети се създават само при възникване на

извънредни обстоятелства, които се регистрират в тях. Те са

полезни за мениджъра, за да може да идентифицира проблема,

без да го претоварва с ненужна информация. Извънредният от-

чет се генерира от системата само при възникване на извънред-

ни обстоятелства, с който се привлича вниманието на мени-

джърите към възникналия проблем. Например MIS може да

бъде използвана за да генерира извънреден отчет, когато вре-

мето за изпълнение надхвърли с 10% планираното време за

работа. Когато такъв отчет стигне до мениджъра производ-

ство, той може да потърси причините за неспазването на

крайния срок , дали това е станало поради лошо планиране или

поради възникнали неочаквани проблеми в производството.

Така извънредния отчет се оказва първото доказателство за

съществуване на проблем.

3. Поръчкови отчети се изискват от мениджъра за определен

конкретен случай. Такива отчети се заявяват обикновено когато

е настъпило неочаквано събитие, регистрирано от друг MIS от-

чет или от външна информация. Например ако производстве-

ният мениджър установи неспазване на крайния срок чрез

един извънреден отчет, той може да изиска допълнителен

отчет с възможните причините за закъснението. Този отчет

би съдържал всички производствени дейности, които се из-


25

вършват в момента, часовете, необходими за изпълнение на

всяка работа и стойността на преразхода на време за всяка

работа поотделно. За целта трябва да е изградена и да се под-

държа база данни, от която чрез MIS персонала да извлече

нужните данни и да генерира мениджърския отчет.

Връзка на MIS с останалите елементи на организацията

На фиг. 2.1 е представена връзката на MIS с управлението на

фирмата и физическата система (производството) които тя обс-

лужва и следи. С удебелените стрелки са представени инфор-

мационните потоци, а с прекъснатите – потока на решенията.

Информационните потоци, излизащи от MIS представляват ге-

нерираните от нея отчети, разгледани по-горе.

В процеса на разработване и усъвършенстване на MIS се е на-

ложил модулния принцип, при който на базата на функционал-

ните области на приложение се създават относително самосто-

ятелни модули, респективно програмни продукти, които пок-

риват различни проблемни области. Така са се формирали като

самостоятелни елементи Маркетинговата, Производствената и

финансовата подсистеми на MIS, които обаче могат да изпъл-

MIS

Тактически решения

Фиг.2.1. Вземане на решение, информационни системи и процесът на

физическа трансформация в една организация

Оперативни решения

действие

действие

Фирмена база

данни

TPS

Цели и стратегии

Процес на транс-

формация

Вход- ре-

сурси

Продукти и

услуги

Управляваща

система

Управлявана (физическа) система


няват най-добре нейните функции, когато са внедрени и интег-

рирани в една цялостна, комплексна информационна система.

Декомпозицията на MIS е представена на фиг. 2.2.

По-долу че бъдат разгледани отделните модули като част от

една обща система, която включва и взаимодействията между

тях.

2.2 Маркетингова информационна система

Това е системата, осигуряваща маркетингова информация. С

нея работят главно специалистите във фирмата, занимаващи се

с пазарни проучвания, определяне на цените, спецификацията

на продуктите, които ще се произвеждат и реализират, както и

тези, занимаващи се с доставката на материали, суровини,

външни услуги, които проучват пазара за изгодни по отноше-

ние на цени и качество ресурси. Маркетинговата информаци-

онна система е по-широко отворена към външна информация в

сравнение с останалите подсистеми на MIS. В нейната база

обикновено се съхранява външна информация за цени, видове

продукти, техните характеристики, а обработката им често

включва сравняване на тези параметри от различни доставчици

и изискванията на различните групи клиенти. Напоследък все

по-значим източник за такъв тип информация е Интернет,а ос-

новна медия за предаване и приемане на информация става

електронната поща. За разлика от конвенционалните средства

за събиране и обработка на информацията, използването на

електронни документи чрез използване съвременните компю-

търни комуникационни технологии облекчават много работата

по обработката на информация и позволяват да бъдат внедрени

Маркетингова

Информационна

Система

MIS

Производствена

Информационна

Система

Финансова Ин-

формационна

Система

Функционални области

Фиг. 2.2. Структура на MIS


27

програмни продукти за автоматизирано обобщаване, анализи-

ране и извличане на маркетингова информация.

На фиг. 2.3 е представена структурата на Маркетинговата ин-

формационна система и връзката и с останалите елементи на

УИС чрез информационните потоци и взаимодействията им.


IS

Финансова

IS

TPS

Фиг.2.3. Поток данни в маркетинговата информационна система

Вътрешни

оперативни данни

Външна

информа-

ция

Спецификация на продуктите

Характеристики на пазара

План на продуктите

Данни за наличностите

Данни за персонала

Продажби - поръчки

Данни за потребителите

Данни за цените и разходите

Счетоводни данни

Данни за кредитране на търгов-

ците


База данни

Маркетингови проуч-

вания

Разработване на про-

дукти и планиране

Маркетингов план (прог-

нози, ценообразуване)

Стимулиране Промоция и

реклама

Дистрибуция

Продажби

Следпродажбен

сервиз

Кр

еди

тир

ане

Маркетингова IS


2.2.1 Елементи на маркетинговата информационна система

Маркетингово проучване

Развитието на продукта и планирането започва с една ефектив-

на система за маркетингови проучвания. Това е система, която

изследва и определя текущото пазарно състояние – търсене и

предлагане, прави прогнози за тенденциите в развитието му.

Изследването обикновено обхваща по-широк сектор от въпро-

си, касаещи дори и в определена степен продуктите и услугите

за които се отнася.

Създаване и развитие на продукта

Определеното търсене на продукти и техните характеристики

трябва да се съобрази с реалните възможности на производст-

вото, капацитета на машините, квалификацията на персонала и

в същото време да се определят разходите за производство и

цената. Сравняването на последната с пазарните цени на кон-

куренцията дава възможност за обективна оценка на ефектив-

ността на производството и конкурентноспособността на фир-

мата. В съвременните управленски информационни системи е

възприета стратегията PDM – Product Data Management - уп-

равление данните за продукта, която позволява комплексно уп-

равление на цялата информация, касаеща продуктите на фир-

мата, част от която е маркетинговата информация. Централизи-

рането на такава информация, осигурява по-ефективно управ-

ление на продуктите на фирмата и възможност за по-гъвкави

решения, което важно за високата и конкурентноспособнст.

Напоследък в областта на управлението на информацията за

продукта се налагат и системите PLM – Product Lifecycle Man-

agement - системи за управление на жизнения цикъл на продук-

тите, които следят целия жизнен цикъл на продукта и опреде-

лят възловите моменти свързани с необходимостта от нараст-

ване на производството или пък извеждане от производство,

според етапа на жизнения цикъл на който се намира.

Пряка връзка на този модул от Маркетинговата IS има с произ-

водствената IS, където пък са важни други характеристики на

продукта по отношение на технологиите за производство.

Маркетингов план

Включва прогноза за продажбите и създаване на ценова

стратегия за новите продукти.


29

А. Прогнозата обикновено изисква данни от търговците, които

предоставят информация от първа ръка за тенденциите и имат

собствено виждане, изградено на опита и интуицията. Мени-

джърът по продажбите добавя своите глобални виждания за

продуктите и пазарния им потенциал. Заедно с икономическите

и производствените данни се създава прогноза за развитието на

пазара и реализация на фирмата. Използва се регресия или

други статистически методи за да се определи влиянието на

съществените за модела фактори. За реализирането на прогно-

зите са подходящи модули и програмни продукти, в които са

включени статистически функции (SPSS, Excel и др.)

Б. Ценова стратегия – оценка на търсенето и предлагането по

отношение на цените, анализ на икономическите условия, при-

ходите от целевия пазар, структурата на разходите и портфейла

на фирмата със съществуващите продукти. Данните трябва да

показват състоянието на конкурентите по отношение на цени-

те, търсенето на пазара в исторически аспект и главните ико-

номически индикатори в страната (инфлация, равнище на лих-

вените проценти).

Стимулиране - Промоция и реклама

След маркетинговия план следва разработването на специфи-

чен план за реклама и промоция на продуктите и услугите. За

целта е необходима и информация за ефективността на пред-

шестващи рекламни кампании и промоции, които трябва да се

съхраняват в маркетинговата база данни, ефективността на

разходи за реклама вкл. и как те влияят върху продажбите. Ме-

ниджърите по реклама и продажби получават периодични от-

чети с информация за извеждане на статистически анализи

свързани с определени промоционални усилия и промяната на

продажбите като резултат на тях.

Продажби

Стратегията на продажбите зависи от продуктите, включени в

плана на фирмата. Продавачите следва да използват различните

особености на продуктите и тяхното разнообразие за да ги

промоцират по най-добрия начин. Маркетинговата информа-

ционна система следи информацията отнасяща се до про-

дажбите - наличностите, специфични изисквания, разходи по

продажбите, гаранционно обслужване, сервиз и др.; помага за

по-бърза реакция на потребителските нужди. Отчети за про-


дажбите са съществен източник на информация за реализация-

та във времето и позволяват да се анализира ефективността

както на отделните търговци/ дистрибутори, така и реалното

пазарно търсене на отделните пазари, за отделните продукти и

в различните сезони. Централизирането и обобщаването на ин-

формацията за продажбите е важно условие за правилните ре-

шения в областта на маркетинга на продуктите и услугите във

фирмата.

Дистрибуция

Системата за дистрибуция доставя продуктите в най-доброто за

продажби място - търговците на дребно или клиентите (край-

ните потребители). Изисква статистически данни за продажби-

те, промоцията, наличностите на търговците на дребно, на-

личностите в собствените складове и се съпоставят с данни за

търсенето. Мениджърите използват тези данни и отчети за на-

личностите и продажбите за да определят разпределението на

произведените изделия. Важен фактор на дистрибуцията отчи-

тането на направените разходи за нея. Точното им отчитане

позволява да се осигури конкурентоспособна цена без да се

“ощетяват” някой продукти на фирмата за сметка на други.

Кредитиране

Част от стратегията за продажбите е кредитната политика към

търговците на дребно. В тази стратегия се определят възмож-

ностите за облекчаване условията по продажбите и плащания-

та. Условията се определят съобразно миналото поведение и

взаимодействието с търговците.

Кредитната политика изисква информация и статистически

данни за купените и продадените количества от търговците.

Това дава възможност за индивидуален подход към всеки чрез

следене и обобщаване на отчетите за минали плащания и пок-

ритие на отпуснатите кредити. Данни от счетоводството дават

възможност да се следи непрекъснато кредитния статус на дис-

трибуторите и търговците. Процесът се автоматизира със съв-

ременни информационни технологии включени в модул счето-

водство или в модул маркетинг, според разработчиците на соф-

туера. Чрез генериране на отчети мениджмънта контролира съ-

бирането на вземанията. Важен е също така и въпросът за кре-

дита, който може да се ползва при доставката на материали и

суровини. Той също може да бъде баланс за несвоевременното


31

изплащане на задълженията към фирмата, но информационната

система следва да следи този процес отблизо.

Услуга

След доставката на стоката фирмата осигурява и следпродаж-

бен сервиз и поддържане. Маркетинговата IS осигурява данни

за нуждите от сервиз, типа на услугите. Статистическите данни

за типа на поправките, необходимите материали, ръководство

за потребителя за обслужване и ремонт, наличие на резервни

части за поддържане. Информацията от честотата на гаранци-

онното обслужване се използва за развитие на продуктите, ка-

чествен контрол.

2.2.2 Маркетингова База Данни

Класификация на Маркетинговите данни според обекта за кой-

то се отнасят са дадени в таблица 2.1

Табл. 2.1. Структура на Маркетингова база данни

Тип данни според

естеството

Източник на данни Примери - съдържание

Характеристики на

потребителя

Карта с обратна ин-

формация за гаранция;

Анкетна карта

Местоположение, възраст,

навици при покупки, тип

покупки

Характеристики на

търговците

Персонал на търговеца,

дистрибуторите

Брой продажби, тип про-

дажби, история на продаж-

бите, продажби на конку-

ренти, ценова политика,

отстъпки.

Данни за продукта Производствена IS Текущ производствен план,

разходи, нива на наличнос-

тите

Характеристика на

пазара

Външни източници -

Интернет, Статисти-

чески източници, Мар-

кетингови изследвания,

Статистика за индустрията

относно цени и обеми про-

дажби. Информация за сти-

мулирането на продажбите

и ефекта от него. Обща ико-

номическа информация,

регионални демографски

тенденции

Действия на конку-

рента

Наблюдения, Разслед-

вания

Изменение в цените, специ-

ални промоции, промени в

политиката на отстъпките


Кредит Вътрешен, Финансово-

счетоводен отдел

Кредитна политика, събира-

ния, характеристики на

плащанията на потребите-

лите.

Заедно с данните събрани по време на продажбите може да

бъде събрана и друга маркетингова информация необходима на

мениджмънта за вземане на управленски решения. Събиране на

данни се определя като маркетингово разследване, когато

включва информация за конкурента и маркетингово изслед-

ване, когато се събира информация от и за клиенти и търговци

на дребно.

Освен за осигуряването на маркетингова информация, в MIS

следва да се организира централизиране на съхраняването и, а

също и управление на достъпа до нея. Често в организацията

има информация, но този който се нуждае от нея или не знае за

нейното съществуване или няма достъп и трудно достига до

нея. Това намалява ефективността от използването на налична-

та информация и следва да се има предвид при разработването

и усъвършенстването на маркетинговата информационна сис-

тема.

2.3 Информационна система за управление на производство-

то

Тази система работи с най-голямо разнообразие от данни и по-

ради това най-трудно се внедрява. Източниците на информация

са главно вътрешни: ръководния персонал на оперативното уп-

равленско ниво и специалистите в производствения, техничес-

кия, технологическия, конструктивния и останалите отдели,

имащи основание към производството. Те са и основните пот-

ребители на информацията, генерирана от Производствената

IS. За да изпълнява по-добре функциите си, тя трябва да обх-

ваща напълно производствената организационна структура във

фирмата и да управлява ефективно както набирането, съхраня-

ването, така и достъпа до информация. От гледна точка на сис-

темите за управление на бази данни тя е относително най-

сложна и изисква най-много технически ресурси (компютри,

компютърни мрежи) и най-голямо разнообразие от програмни

продукти.


33

Производствената информационна система е много различна

във фирмите с различен характер на производството и дори с

различния обхват на продукти. В съвременните производстве-

ни предприятия постепенно навлизат голямо разнообразие от

програмни продукти и системи, но все още те се използват са-

мостоятелно като програмни продукти за автоматизация на от-

TPS

Фиг.2.4. Поток данни в информационна система за управление на про-

изводството

Вътрешни

оперативни

данни

Външна информация


IS

Финансова

IS

Спецификация на производството

Спецификация на продуктите

Данни за запасите

Данни за персонала

Заявки за изработка

Данни за разходите

Данни за оборудването и екипиров-

ката

Данни за търговците и продажбите

Стандарти за качество

Производителност и разходи


База данни

Дизайн на

продукта

Дизайн на

оборудването

Планиране на

продуктите

Производст-

вени

операции

Управление

на запасите

К

ачес

твен

кон

трол

Производствена IS


делни елементи от производствените процеси и трудно се цен-

трализира обработваната от тях информация.

Независимо от това вече се наблюдава на пазара една тенден-

ция към предлагане на системи за комплексни решения и в

съвременните програми задължително влизат като елементи

модули и функции за обмен на информация. На фиг. 2.4. е по-

казана принципна структурата на Производствена информаци-

онна система, взаимодействието на нейните елементи и съдър-

жанието на базата данни за информация, касаеща производст-

вото.

2.3.1 Елементи на производствената информационна система

Дизайн на продукта

Включва разработване на спецификация на продуктите според

производствените възможности, капацитет, наличие на човеш-

ки ресурси. Системата се използва за създаване на производст-

вени процедури и стандарти, които определят начините и тех-

нологиите на производство. Определят се необходимите мате-

риали и заготовките, които следва да се изработят по време на

производството. Заедно с дизайна на продукта съвременните

програмни продукти позволяват да се направи и оценка на раз-

ходите, които имат прогнозен характер (с точност до 90%) спо-

ред системата и начина на производство. При определяне ди-

зайна на продукта се залага и неговото качество чрез спазване

на стандартите при конструиране и изискванията на потребите-

лите. За да се гарантира определено качество на продукта при

дизайна на продукта се определят и изискванията към материа-

лите, които се предават на отдел Ресурсно осигурява-

не/материално снабдяване, за да се представят като условия

пред доставчиците. Чест проблем пред интензивно развиващи-

те се производства и пазари е недостатъчно време за разработ-

ка, което не бива да пречи на нейното качество. За да се спести

време при разработката е важно да се внедри подходяща ин-

формационна система според нуждите на конструирането.

В етапа на проектирането на продукта най-често се използват

CAD системи (Computer Aided Designee) - за компютърно про-

ектиране на машини, електронни компоненти, архитектурни и

строителни обекти, в чертожната дейност, при проектирането

на дрехи, мебели и т.н. С тях се изработват скици, чертежи,

технологични документи. Генерира списък с необходимите ма-

териали и техните характеристики.


35

На този етап може да се направят значителни подобрения на

продукта преди той да се произведе и ефектът от приложението

на такива системи е в значително снижаване на разходите по

проектирането. В този етап се залага и качеството, което ще

притежава продукта.

RP - Rapid Prototyping - бързо изготвяне на прототипи е тех-

нология, която съкращава сроковете за проектиране и произ-

водство, поддържа ниско ниво на разходите. Прототипа мате-

риализира проектантската идея във физически обект за тества-

не и осезателно възприятие на дизайна. Независимо от слож-

ността на обектите времето за конструирането им и изработва-

не на прототип рязко намалява със съвременните CAD системи.

Нови методи за бързо изработване на изделия (FFFF – Fast

Free Form Fabrication) към които се включва и RP съкращават

цикъла проектиране-производство до 50%, като гарантират ви-

соко качество и минимални корекции при пробните серии. При

конвенционалните методи образуването на прототип става чрез

отнемане на материал, а при новия метод – чрез добавяне –

смоли или други пластични материали. Използва се технология

на стереолитографията, екструдиране, наслояване на тънки

слоеве, напластяване и др. Съвременните интегрирани ин-

формационни системи: „единната електронна среда на

CAD/CAM/CAE технологията” включва и анализ на механич-

ни конструкции: метода на крайните елементи, анализ на раз-

мерни вериги, кинематични анализи и симулация действието

на механизмите, статични анализи на механични конструкции,

динамични анализи, термични анализи, термична симулация на

охлаждане на електронни системи, контактни задачи, анализ на

умора, акустични анализи.

Дизайн на оборудването

Обикновени програмни продукти за чертане (CAD) могат да

помогнат при създаването на план на работните места и потока

на материалите. За такива цели има и специализирани графич-

ни редактори с подходящи библиотеки с елементи, които об-

лекчават значително самото проектиране и визуализират про-

екта. Последните версии на VISIO разполагат с достатъчно

средства за такова проектиране, включително и в областта на

офис системи, електроинженерното, машинното проектиране

компютърни мрежи, информационно осигуряване в предприя-

тието. Разработване на един комплексен симулационен модел

със средствата на симулационното моделиране като PowerSim,


VisSim и др. може да помогне при проиграване на различни

варианти на организацията на производството и избиране на

най-подходящия от тях, преди неговото реализиране.

FMS - Flexible Manufacturing Systems - гъвкави производст-

вени системи – работните места и машините могат да бъдат

променяни от една операция на друга или от един продукт на

друг с минимално прекъсване. Реализирането им изисква тех-

ника с програмно управление, съкращава времето за пренаст-

ройка на машините и представлява едно гъвкаво оръдие за ре-

акция на измененията на пазара. Разбира се цената на такива

системи е по-висока и изисква значителни инвестиции и гаран-

ции за тяхното възвръщане. Новите технологии базирани на

компютърното производство - бързо изготвяне на инстру-

менти RT в интеграция с RP и с високоскоростното механич-

но обработване HSM - High Speed Machining съкращават зна-

чително времето до началото на производството на изделието и

осигуряват голяма гъвкавост в управлението на предприятието

Производствено планиране

Какво да се прави? Колко да се произвежда? Кога да се произ-

вежда? Отговор на тези въпроси се дава след задълбочено про-

учване на пазара (Маркетингова IS) и ресурсните възможности

на организацията (материални, технически, технологични и чо-

вешки). Планирането се осъществява на въз основа на инфор-

мацията от Маркетинговата IS - спецификация на производст-

вото и продуктите, количество на заявената продукция, опре-

деляне на останалите нереализирани продукти в различните

клонове на фирмата, материалите и компонентите в склада,

маркетинговия план, данни за персонала и оборудването.

Тази информация може да се получи от TPS, MIS, отчетите на

финансова и маркетингова информационни системи.

Производствени операции

Последователността на действително изпълнение на производ-

ствените операции се определя от избраната технология на

производство. Тя включва следните стъпки на производствено-

то планиране на операциите:

1. Начални заявки за работа – производствени операции за различни

видове продукти.

2. Заявки за материали – включва и периодичността на доставките.


37

3. Получаване на необходимите материали или компоненти – генери-

ране на график на доставките.

4. Календарен план на производството – определяне на времето за

производство на различни видове продукти на една технологична

линия или в един цех (участък). С изработването на календарния

план се координира работата при използване на едни и същи ме-

шини и оборудване за различни продукти.

5. Поддържане на производството чрез доставка на нови материали и

допълнителни трудови ресурси -

6. Инспекция на качеството – следене на нивото на качеството чрез

система за производствен контрол.

7. Завършване на производството и трансфер на към завършени стоки

Повечето от данните могат да се управляват и съхраняват от

специализирани програмни като MS Project, Harvard Graphics

или да се създадат собствени модули към информационната

система на фирмата (главно на основата на технологията База

данни или съвременните – web базирани складове с данни).

Информационната система следи за материалите на всеки еле-

мент от производството на продукта; изчислява общото коли-

чество на необходимите материали; следи за нуждите от нови

материали и тяхното влагане; генерира дневни отчет за изпъл-

нение на работата – проблеми и изисквания. За да осъществява

функцията си е необходим ефективен метод за поддържане на

актуални данни, при реализиране на графика, следенето на

развитието за заявките, съвпадението и разликите между пла-

нираното и реализираното използване на ресурсите. Това може

да се организира чрез терминали, където се регистрират основ-

ните моменти в производството – количество изпълнени опе-

рации, в даден момент от деня, времето и др. с бар код четец,

който регистрира началото и края на всяка операция. Така мо-

же да се следят производствените параметри вкл. отчитане на

непроизводителното време, спазване ритъма на производство,

определяне на тесните места в производството и т.н.

Система за планиране материалното осигуряване

MRP - Material Requirement Planning - планиране нуждите от

материали - софтуер за подготовка на производствения гра-

фик, който следи и определя: какво в момента се произвежда;

новите заявки за работа, които се включват в графика; количес-

твата материали и доставката на липсващите компоненти и ма-

териали; съгласуването на оборудването и персонала за да се

осигури изпълнението на задачите; основните оплаквания от


потребителите в смисъл на срок на доставка, качество, коли-

чество, отношение от страна на персонала.

MRP подхода е тотално интегриран към традиционното кален-

дарно планиране на производството, който автоматизира про-

цеси на вземане на решение и елиминира някой отчети от тра-

диционните MIS.

В традиционния метод на създаване на календарен график за

производството той е съобразен с поръчките за продажба,

прогнозите и производствения план. Всяка работна станция от-

чита появата на продукт на работното място. MRP се използва

за да проследи всяка работа, (работна заявка или пакет) през

целия производствен процес от заявката за изработка, поръчка-

та на материалите в началото на производството, календарния

график до завършването на производствения процес и предава-

нето на готовия продукт. MRP изисква обратна връзка на всеки

етап от производството.

JIT – Just-In-Time - Точно на време – алтернатива на подхода

за осигуряване на материалните ресурси чрез поддържане на

материалните запаси MRP. Производствена система изградена

на базата на JIT „дърпа” продукта през производството, когато

е нужен за следващото работно място, продажба или дистрибу-

торска система. Когато се реализира продажба, системата изис-

ква нова бройка или толкова колкото са продадени. Искането

включва нужда да се завърши съответното количество. Работа-

та или бройките, съседни на последното работно място трябва

да приключат в момента на неговото изискване. Този процес

продължава в последователността на производството, където

новите компоненти са поръчани за началото на производстве-

ния процес. В идеалния случай се работи без излишъци. Изпол-

зват се карти за движение наречени КАНБАН.Изисква стройна

организация на работата без да се допускат непредвидени прес-

тои. При спиране на едно работно място спират всички след

него.

Отчети на производствени операции - природата на отчетите

е различна: рутинни отчети – регистрират състоянието на из-

пълнението на календарния план; извънредни – наблюдават ня-

кой важни променливи на производствената дейност като ре-

гистрират отклонения от нормалното състояние. Променливите

се наричат причинители на разходи, когато влияят върху себес-

тойността на продукцията. Най-важните елементи на разходни-

те отчети се отразяват в информация за работата включително


39

за трудовите разходи, материалните и др. производствени раз-

ходи. Информацията от отчетите се сравнява със стандартите и

различията се определят като конфликти. Отчет на конфликти.

Системи за качествен контрол

Наблюдаване на входа и изхода на процеса. Дефектните изде-

лия от изхода се връщат за поправка или продават като обезце-

нени. В България вече е утвърден стандарта за управление на

качеството БДС –EN ISO 9001:2001, който изисква изграж-

дането на система и за производствен контрол, където в оп-

ределени процедури са описани действията и методите за

следенето на качеството, как да се постъпи/ регистрира ус-

тановените несъответствия (некачествени продукти) и какво

да се направи с тях, така че от производството да излизат

гарантирано само продукти отговарящи на качеството.

Внедряването на процедурите в Производствената информаци-

онна система облекчава работата по качествения контрол и не-

говото управление, а процедурите по сертифицирането на сис-

темата гарантират нейното действие и ефективност.

Управление на запасите

Важен момент в реализацията на продуктите е управлението на

запасите от готови изделия. Поддържането на по-големи запаси

е свързано и с повече разходи, а по-ниското ниво на запасите

изисква по-добра организация на доставките, затова съчетава-

нето на подходящо управление с добра информационна систе-

ма, включваща и оптимизационен модул може да осигури

ефективно управление на запасите. Информационната система

следи за наличността на запасите, тяхното движение и чрез ре-

довни отчети дава възможност на мениджърите да вземат под-

ходящи решения, касаещи запасите. В системата може да се

интегрира и оптимизационен модул, който да генерира извън-

редни отчети, които показват информация само за тези про-

дукти, които имат наличности по-малки от критичните, опре-

делени от системата. В такива случаи е подходящо да се изпол-

зва динамичния подход при определяне на критичното коли-

чество на запасите според времето и предходните периоди.

2.4 Финансова информационна система

Ролята на финансовия мениджмънт е финансовото планиране

и увеличаването на капитала за посрещане целите на организа-


цията. Финансовата IS трябва да бъде конструирана за да под-

помогне финансови дейности посочени на фиг. 2.5.

Обикновено във фирмите най-рано се изгражда счетоводната

част на управленската информационна система, поради това, че

нейната структура и основно съдържание се определя на диво

държава от законодателството, което стимулира софтуерните

TPS

Фиг.2.5. Поток данни във финансовата информационна система

Вътрешни

оперативни

данни

Външна

информация


IS


IS


Стратегически план

Капиталови пазарни данни

Портфолио – инвестиции

Регулатори


Производствен план

Текущи възможности

Прогнози за продажбите

Оперативна политика



Капиталови пазарни данни

Портфолио – инвестиции

Регулатори


Производствен план

Текущи възможности

Прогнози за продажбите

Оперативна политика



Финансова

База данни

Финансово плани-ране и бюджетиране

Управление на

паричния поток

Придобиване на

капитали и управ-

ление на фондове

Капиталово бю-

джетиране

Одит- операцио-

нен и финансов

Финансова IS


41

фирми да разработват и предлагат счетоводен софтуер. До го-

ляма степен той може да се прилага в повечето предприятия

без особени трудности, но адаптирането му към финансовия

мениджмънт на фирмата е свързано с индивидуализиране и по-

голяма ефективност за мениджмънта. Въпреки това в основата

на съвременните финансови информационни системи стоят

софтуерни модули за които е важно да се осигурява обновяване

при промяна на законодателството и счетоводните стандарти в

страната.

2.4.1 Финансови данни

Счетоводни данни – основните финансови данни, съдържащи

се в счетоводните модули. Те определят финансовото състоя-

ние и отразяват различните дейности от счетоводна гледна

точка.

Стратегическия план – ключова информация за всички оста-

нали планове и дейности. Определя се от висшето ниво мени-

джмънт, които формулира стратегията съобразно избраните

цели на организацията.

Капиталови пазарни данни – външна информация, получена

от маркетингови проучвания. Важна информация за вземане на

решения и особено касаещи капиталовото бюджетиране. Из-

ползват се също за съставянето на финансовия план и управле-

нието на паричния поток, тъй като цената на капитала е важен

фактор в инвестиционния анализи и капиталовото бюджетира-

не.

Портфолио данните са важни за капиталовото бюджетиране и

мениджърските решения за управление на фондовете, тъй като

всички решения относно инвестициите и придобиването на

капитал изискват съгласуваност с останалите инвестиции в ор-

ганизацията. Например фирма която иска да се диверсифици-

ра, вероятно няма да насочи всички ресурси в един вид инвес-

тиции.

Информацията за данъци, трудови ресурси, маркетинговите и

другите регулатори помага на фирмата да съблюдава законите

и ограниченията наложени от държавата и да използва откри-

ващите се по-добри възможности в определени ситуации – чес-

то свързани с преференциите, които държавата предлага в оп-

ределени периоди на нейното развитие. Всички видове планове

трябва да бъдат съобразени с тези регулатори.


Маркетинговите и производствените планове формират ос-

новите на финансовия план на фирмата. Ключов компонент на

тези планове е прогнозата за продажбите и капацитета на

производствените мощности.

Решенията за капиталови инвестиции се базират на характе-

ристиките на всички текущи възможности, които средата в

даден момент предлага. Тази информация се генерира от мени-

джърския и инженерния персонал, който следи и представя

оценки за вътрешните възможности и състоянието на обкръжа-

ващата среда.

Оперативната политика е нужна за да се съобрази финансо-

вия план с намеренията и действията на мениджърите. Тя е ва-

жен елемент на планирането, защото това гарантира неговото

изпълнение.

Финансовата управленска информация може да помогне на

мениджърите да осигурят високо ниво на конкурентоспособ-

ност чрез обвързването на маркетинговите с производствените

и с финансовите действия. Организационните действия се ко-

ординират и направляват по-добре към изпълнението на цели-

те на организацията при внедряване на комплексна система за

маркетингова, производствена и финансова информация.

2.4.2 Елементи на финансовата информационна система

Финансов план

Финансовия план се базира на маркетинговия и производст-

вен планове и е във форма на бюджет, който подпомага взема-

нето на финансови решения. Паричният поток се управлява за

да подкрепи тези планове и трябва да осигури допълнителни

средства, ако това се налага. Понякога са необходими повече

финансови ресурси (вкл.кредит) за да се приложат маркетинго-

вия и производствения планове и техните промени в процеса на

реализацията им което неминуемо се налага. Обикновено ре-

шението за придобиване на нов капиталов ресурс изисква ка-

питалов бюджет.

Финансовата дейност на фирмата се наблюдава (одитира) за да

се установи, че финансовото състояние представя вярно фи-

нансовата позиция на фирмата и че различните части на орга-

низацията следват управленските планове.

Обобщението на финансовите данни от маркетинговата и про-

изводствената IS се предават към финансовата IS. Освен тях


43

към нея се събира и обработва специфична информация, отна-

сяща се до детайлите във финансовото управление и икономи-

ческото състояние на средата.

Финансово планиране и бюджетиране

Това са главните дейности на финансовия мениджмънт които

трябва да обвържат маркетинговия и производствен план с фи-

нансовия. При него се съгласуват всички ресурси и ограниче-

нията, които включват производство, складове, дистрибуция,

човешки умения и потенциал, финансовите ресурси. Маркетин-

говите ограничения включват действията на конкурентите,

Маркетингов план Дългосрочна

стратегия

Мениджърски

контрол

План на продукцията

и наличности

Административни

разходи

Производствени пла-

нове (материали, труд,

допълнителни)

Финансов план

Мениджърски

контрол

Предварителна оценка

на финансовото със-

тояние

Нов маркетингов план

Капитал и разходи

за изследване и

развитие

Фиг. 2.6 Механизъм на планиране


търсенето на продукти, ценовата политика, промоционалните

фондове и външните правила. Първата стъпка в подготовката

на финансовия план е развитието на прогнозирането.

Тези процеси включват въведените от маркетинговата и произ-

водствената IS данни, маркетингови прогнози за продажби,

производствените ограничения. За създаване на прогнозни мо-

дели се използва математическо моделиране и статистика –

регресионен модел, експоненциални криви, просто подвижно

средно, и др. Въз основа на прогнозите се изготвя бюджет. До-

пълнително в помощ на финансовото бюджетиране се използ-

ват и системите за подпомагане на решения, разработени за

различни области на бизнес, чрез интеграция на всички тези

планове.

Определяйки ръководните насоки в производството се подгот-

вя план, с който да се посрещнат нуждите, определени от мар-

кетинга. Когато това е съгласувано с маркетинговия план, бю-

джетът се предава на финансистите за да приключат процеса на

планиране. Ако планираните маркетингови и производствени

дейности не могат да бъдат финансирани се прави ревизия на

бюджета за да се гарантира изпълнението му и еднопосочност-

та му с целите и стратегията на организацията. Ако в процеса

на изпълнение се установи превишаване на планираните про-

изводствени или маркетингови разходи, се прави ревизия на

плана. След това новия вариант се изпраща по същите канали,

докато всички нива на мениджмънта се съгласуват и отчетат

промените. Плановете могат да бъдат във форма на отчет на

MIS или предложени On-line в мрежата на организацията. Чес-

то се налага реализиране на планове при непредвидени обстоя-

телства. Ако те (плановете) са достъпни в компютъра, могат да

се коригират много бързо и да се генерират нови варианти за

кратко време. Така се гарантира наличие винаги на актуални

планове. Дори в малките и средни предприятия е възможно да

се разработват бюджети в компютъра с електронни таблици, в

които са включени основни икономически, финансови и счето-

водни връзки между отделните им елементи. Тази възможност

гарантира на организацията бърза и точна реакция при непред-

видени обстоятелства и добра координация и ефективност при

промяна на бюджета.

Управление на паричния поток


45

Ключов компонент на бюджета е плана на паричния поток.

Очакваните парични постъпления и плащания могат да бъдат

проектирани въз основа на данни от минали периоди, съгласу-

вани с новите обстоятелства, определени от прогнозите на мар-

кетинговия и производствен планове. За целта е удобно също

използване на електронни таблици като гъвкав инструмент за

планиране и прогнозиране. Ако очаквания паричен поток е не-

достатъчен е необходимо или да се промени бюджета или да се

осигурят допълнителни фондове и постъпления.

Придобиване на капитал и управление на фондове

Набирането на парични средства се налага от необходимостта

да се поддържа определено ниво готови продукти и разнообра-

зие в изделията, за да се отговори на търсенето на пазара и за

да се поддържа висока конкурентоспособност. Това особено

силно се усеща за производство на продукти със сезонен харак-

тер. В същото време за да се обновява и усъвършенства произ-

водството и управлението е нужно постоянно да се правят ин-

вестиции в ново оборудване, нови технологии, обучение на

персонала и усъвършенстване на компютърната и комуникаци-

онна среда. Необходимите средства се определят въз основа на

информацията от отчетите на МИС на различни управленски

нива. За да се определят и следят нуждите от нови средства е

необходимо да се създаде и да се обновява постоянно план за

бъдещите приходи и разходи, съобразно плановете за развитие-

то на фирмата. Бизнес плана се базира на маркетинговия план

и производствения план, които определят необходимите бъде-

щи разходи и ресурси за производството и неговото усъвър-

шенстване. Значителен обем от необходимата за него инфор-

мация се събира от TPS и МИС а останалата – от външни из-

точници.

Осигуряването на капитал може да стане от банкови заеми или

чрез издаване на нови акции на фондовия пазар.

Капиталово бюджетиране

Мениджърите се нуждаят от финансова информация за да взе-

мат решения относно бюджета на фирмения капитал. Например

при внедряване на нови технологии и закупуване на нови маши-

ни е необходима информация за стойността на оборудването,

лихвените проценти и стойността на нарастването на капи-

тала, очаквания живот на машините, преките разходи и раз-


ходите за поддържане и ремонт, както и запазването или на-

растването на паричния поток при внедряването на новото

оборудване. Мениджмънта трябва да оцени всичко това, заедно

с останалите инвестиционни проекти – активите и портфейла

на фирмата по отношение на инвестициите. Другото важно не-

що е връзката с, и пазарния ефект на инвестицията, както и

влиянието и върху стратегията на фирмата. Много голяма част

от необходимата информация може да бъде осигурена от МИС,

но е нужно подходяща обработка и обобщение.

Одит

Два вида одит: операционен, който съблюдава съгласуваност-

та на плановете, политиките и бюджетите; финансов – оценява

реалното финансово състояние на фирмата.

Вътрешните одитори обикновено упражняват операционен,

при който резултатите отнасящи се до отклоненията от нор-

малното състояние фиксирано в плана се отчита на мениджъ-

рите, за да вземат съответни мерки. Финансовия одит се из-

вършва обикновено от външни одитори, които определят фи-

нансовото състояние за да бъде реално представено на инвес-

титори, банки и партньори на фирмата.

И двата типа одита се базират на информация, данни и отчети

от маркетинговата, производствената и финансовата МИС, как-

то и отчетите на TPS, които се проверяват за коректност и точ-

ност.

3. Информационни системи за подпомагане на решения

47

3. Информационни системи

за подпомагане на решения

Мениджърски решения

Системи за подпомагане вземането на решения

Типове DSS

Елементи на DSS

DSS потребители

Разработване на DSS

Система за групово вземане на решения GDSS


3 Информационни системи за подпомагане на решения

3.1 Мениджърски решения

За да може да се обхванат процесите на управление на органи-

зациите е необходимо да се разгледа областта на вземане на

решение, лицата вземащи решения и начинът по който инфор-

мацията се използва в процеса на вземане на решение. Никое

решение само по себе си не е изолирано. Решенията се вземат

от лица, натоварени с тази задача, които преследват определе-

ни организационни цели, имат определено ниво на предвари-

телни познания и следват определен интелектуален начин за

обработка и оценка на информацията.

Вземането на решение е важна мениджърска дейност. Тя е пос-

тоянна и непрекъсната дейност изпълнявана от мениджърите.

Освен основните мениджърски функции те постоянно вземат

управленски решения свързани с различни проблеми и с раз-

лично естество. Създаването на отчети не решава автоматично

проблемите и не е вземане на решение.

Управленско решение – предписание за действие към субект

от системата, като предварително е направен избор от възмож-

ни алтернативи по определен критерий.

Процесът на вземане на решения преминава през няколко ета-

па и е тясно свързан с използването на различни видове ин-

формация, от чието качество зависят резултатите от изпълне-

нието на избраното решение. Различните етапи, през които се

преминава при вземането на решение, са показани на фиг. 3.1.

Проучване – вземащият решение трябва да разбере за същест-

вуването на проблем, който изисква някакво решение. Необхо-

дима е информация, която да бъде представена по начин, поз-

воляващ формулирането на проблема

Анализ – трябва да се обмислят различни решения на пробле-

ма. Необходима е информация, позволяваща оценка на отдел-

ните алтернативи и евентуалните последствия от тяхното реа-

лизиране

Избор – прави се избор между различните алтернативи, изс-

ледвани на предишния етап. Необходима е информация за кри-

териите за избор и аз оценките, направени по време на анализа

Реализация – изпълнява се избраното решение


49

3.1.1 Видове управленски решения

Решаваните проблеми в повечето случаи са от тактическо и

стратегическо ниво на управление и по-рядко от оперативно,

което позволява да се направи следната класификация на мени-

джърските решения в зависимост от нивото на което се вземат

[12]:

Оперативни решения

Свързани са с рутинни ежедневни дейности и проблеми – про-

цесите на заявки и поръчки, контролиране на операциите, ра-

бота с клиенти, оперативно планиране, график на работата и

т.н. Това са често повтарящи се, силно структурирани и ру-

тинни решения. Информацията с която се вземат решения е на-

лична и достъпна, променливите и връзките между тях са ясни

и измерими. Резултатите се получават веднага и се прилагат в

кратък срок. Примери- можем ли на определен клиент да пред-

ложим кредит? Колко тона материал да заявим? Да предло-

жим ли отстъпка на редовен клиент в размер на 2%.

Тактически решения

Определяне и контролиране ресурсите на фирмата. Вземат се

от мениджърите средно ниво. Пример – Какъв кредитен лимит

можем да допуснем за всяка група клиенти? Кой доставчик е

Проучване

Анализ

Реализация на

решението

Информация за съществуване на

нужда за вземане на решение

Информация за областта на наличните

алтернативи и техните последствия

критерии за избор

Избор

Фиг. 3.1. Етапи при вземане на решение


по-важен за фирмата? При какви

условия да се предлагат отстъпки

на клиентите?

Този тип решения не са рутинни и

структурирани. Често пъти няма

достатъчно информация за услови-

ята и променливите, въз основа на

които можем да вземем решения.

Връзката между променливите и

решенията не е ясна и отчетлива. Те

имат средно влияние върху фирмата

и това не се усеща веднага.

Стратегически решения

Определяне на целите на организа-

цията, основните насоки в дългос-

рочен аспект, критичните фактори на

успеха, които фирмата трябва да

съблюдава. Това са решения на база-

та на които се вземат оперативните и тактическите. Пример:

Дали трябва да се насочим към целия пазар или да изберем па-

зарна ниша, която да завладеем? Какъв е най-добрия баланс

между дългосрочното увеличение на продажбите и краткос-

рочните печалби?

Сложни решения, неструктурирани, променливите не могат

да бъдат идентифицирани. Имат дългосрочно влияние върху

фирмата . Резултатите се отчитат след месеци и години. Трудно

се оценяват и ревизира.

Структурирани и неструктурирани решения

Структурирани решения – Програмируеми – заявки за мате-

риали, въз основа на наличности и разходите. Създаване на ка-

лендарен график – разпределяне на задачите. Използва се ма-

тематика, статистика, моделиране.

Неструктурирани - непрограмируеми (ad hoc)

Табл. 3.1. Примери на вземане на решение и мениджърска дейност

Фиг. 3.2. Процесът на вземане на тактичес-

ки решения.

Дефиниране на проблем

Събиране на данни

Определяне на алтернативи

Оценка на алтернативите

Избор на вариант

Приложение на решението

Оценка на резултатите


51

Нива на ме-

ниджърски

дейности

Видове решения

Неструктури-

рани

Полуструкту-

рирани

Структурирани

Стратеги-

чески

Политики и це-

ли

Граници и пре-

минаването им

Придобиване на

ресурси

Тактически Организация на

отдели

Продуктов микс Продуктов микс

за максимална

печалба

Оперативни Наемане на пер-

сонал и осво-

бождаване

Оценяване на

персонала

Работен график

и разпределяне

на задачи

3.2 Системи за подпомагане вземането на решения

Навсякъде по света, както и в България, ръководителите на

търговски, производствени и финансови предприятия се опит-

ват да намерят начини за ефективно използване на информаци-

ята. В последните години се натрупаха големи масиви от опе-

ративни данни – информация за клиенти, доставчици и конку-

ренти. Бизнесът налага използване на информацията на много

детайлно ниво. Термини като Складове от данни (Data Ware-

houses), Системи за подпомагане на вземането на решения

(Decision support systems), Системи за изследване на данните

(Data mining) често се използват за определяне на едно и също

нещо, но всъщност всеки от тях описва един определен еле-

мент от цялостния подход при подпомагане вземането на ре-

шенията.

Склад от данни DW,

Склада от данни обикновено се състои от оперативните биз-

нес данни, системата за управление на базата от данни DBMS

(виж глава 5), средства за заявки и манипулация на данните

и поддържащ хардуер. Складовете от данни поддържат и уп-

равляват историческа информация, която възниква и се съби-

ра ежедневно или седмично на най-ниските нива (магазини,

офиси, складове, служби, бюра и т.н.) и след това се сумира във

времето и по различните йерархични нива на бизнеса.

Складът също така създава възможности за подобряване на мо-

делирането на процеса на вземане на решения, снабдявайки ръ-

ководителите с гъвкави и мощни средства за анализи.

Въпреки, че изграждането и внедряването на склад от данни

може да подобри чувствително качеството на обработката и


достъпа до критична бизнес информация, то единствено изг-

раждането на склад от данни често е недостатъчно, за да задо-

воли изискванията на ръководителите. Инвестицията в изграж-

дане на склад от данни има възвращаемост, която се измерва не

с големината и сложността на склада, а с неговия принос за по-

добряване на вземането на решения в предприятието.

Система за подпомагане вземането на решения DSS

Предприятията често се нуждаят от бързо проектиране и миг-

новено внедряване на склад от данни, който да осигури акурат-

на и смислена информация. Системата за подпомагане на взе-

мане на решения в рамките на склада от данни е изключително

важен фактор за оптимизиране на възвращаемостта на инвес-

тицията в изграждане на склад от данни. Потребителите на сис-

темата във всички нива на организацията имат достъп до мно-

гообразната информация. Разминаването между информацията

и невъзможността да се експериментира предварително ефекта

от едно решение налага развитието на системите за подпомага-

не на вземането на управленски решения – DSS.

DSS е предложена в началото на 70-те от изследователите на

информационни системи.

Предпоставки – нуждата от генериране на предложения, а не

само представяне на данни и отчети; разработка на математи-

чески модели за конкретни ситуации, развитие на DBMS и оси-

гуряваната от нея богата информация.

Цел на DSS – да позволи на мениджърите да намерят отговора

на въпросите и да помогне при вземането на по-добро решение

чрез количествени и графични модели.

Разминаването между информацията и невъзможността да се

експериментира предварително ефекта от едно решение налага

развитието на системи за подпомагане на управленски решения

DSS.

DSS е компютърно базирана система, която помага на тези, ко-

ито вземат решение и са изправни пред лошо структурирани

проблеми чрез директно взаимодействие на данните с анали-

тични модели [10].

Класическите средства за реализация на системите за подпома-

гане на решението са изключително близки с тези, за разра-

ботване на системи за управление на база от данни. Основната


53

разлика е, че в DSS присъстват и модули позволяващи анализ

на информацията.

Тя е ориентирана към специални проблеми и е тясно свързана с

информационните потребности на носителя на решението. Из-

ползват диалог, приложение на различни модели и графично

представяне на информацията. DSS включва три основни ком-

понента: база данни, база модели и потребителски интерфейс.

Архитектурата на една DSS е показана на фиг. 3.3

DSS

База данни

DSS

База модели

Мениджър DSS

Интерфейс

Фиг. 3.3. Компоненти на DSS

От базите данни на УИС за оперативна дейност се предоставят

чрез процес на извличане структури от данни за DSS в собст-

вена DSS база данни. От тази база данни могат да се направят

анализи директно от потребителя (мениджъра). За по-

нататъшни анализи, данните се трансформират, а резултатите

се извеждат или на екрана или отново се записват в базата от

данни, за да могат отново да се използват по нататък. В някои

случаи потребителя може да използва посредник, за да може да

получи от системата необходимата му информация. Като се

има предвид целта на системата, а именно че потребителя

трябва да е в тясна връзка с приложния модел, се препоръчва

лично използване на системата от потребителя.

За да се реализира една система за подпомагане на решения

може да се използват по-елементарни инструменти като елект-

ронни таблици и математически програми или да се създаде

специализиран софтуер за решаване на проблеми в по-тесни

области и със специализирани вградени в тях модели. В САЩ


са внедрени и използвани DSS в области като финансово пла-

ниране, разработване на ски курорт или анализи на работата

на полицията.

Характеристики:

Компютърно базирана система, която помага на вземащите ре-

шения с полуструктурирани и неструктурирани проблеми.

Подпомага, но не заменя вземащите решения, които използват

освен информация, но и интуиция.

Комбинира данни и теоретични принципни модели в краен

продукт – модел на реална ситуация и варианти на решения.

Предимства при използването на DSS:

Решаване на комплексни проблеми за кратък период;

Възможност за тестване на различни сценарии или да се отго-

вори бързо на спешно възникнала ситуация;

Подобряване в комуникациите и печалба от по-добро вникване

в конкретните ситуации;

Намаляване на разходите за организацията и подобряване на

мениджърския контрол.

Увеличава ефективността на вземане на решения.

3.3 Типове DSS

Специализирани DSS

Създадени за конкретни приложения и организации. По по-

ръчка на заявител и са съобразени изцяло с изискванията на

потребителите. Не могат да се прилагат в други области и си-

туации.

Генератори

DSS генератор често се използва за да се създаде специализи-

рана DSS. Това е компютърна програма която дава възможност

за бързо и лесно създаване на специализирани DSS. Вместо

използване на език за програмиране се използват вградени

компютърни модели. Един от първите генератори бе Geodata

Analysis and Display System (GADS) IBM 70-те. Целта му бе да

се разработи система за локализиране на полицейските сили в

Сан Хосе. Показва карта на града и данни по зони на обслуж-

ване, време на отзоваване на повикване и нива на активности.


55

След това същия генератор бе използван за други специални

DSS определяне обслужването на училищата, териториите

на продажби, персонала по поддръжката и др.

Друг популярен генератор е Interactive Financial Planning

Systems (IFPS) 70-те

Като генератори се използват и: електронните таблици, ин-

тегрираните пакети с бази данни. Електронните таблици

имат някой предимства като генератори на DSS:

Широко разпространение и познат интерфейс.

Включват вградени финансови и математически функции

които помагат за комплексно решаване на проблеми

Съдържат вградени езици за програмиране и макроси, с

които могат да се изграждат специфични и сложни модели

Възможност да се въвеждат данни директно от други паке-

ти бази данни

В DBMS като

DBASE, MS

ACCESS и други

също освен управ-

лението на данните

съдържат и инстру-

менти за обработка и

манипулиране на

данните и за създа-

ване ма модели.

Инструменти

DSS инструментите

се използват за съз-

даването на генера-

тори или директно

при създаване на

специализирани

DSS. Към тях се включват езици за програмиране, финансови и

математически функции, оптимизационни, прогнозни и симу-

лационни модели и процедури, хардуер, софтуер, системи за

бази данни.

Фиг.3.4. Връзка между различните типове DSS

DSS гене-

ратор

DSS- инструменти

Специализирани DSS


3.4 Елементи на DSS

На фигурата е представена връзката между трите основни еле-

мента на DSS.

Елементите на

DSS се управля-

ват от софтуерна

система DBMS -

Data Base Man-

agement System -

Система за уп-

равление на

база данни,

MBSS - Model

Base Software

System Софтуерна система за база модели, DGMS - Dialog

Generation and Management System - Система за генериране и

управление на диалог.

Система за управле-

ние на база данни –

DBMS

Осигурява данни, които

моделите използват при

анализа и позволяват на

мениджърите да задават

директни въпроси. Из-

точници за тази система

са :

първични данни от ор-

ганизацията;

външни данни

данни въведени директно (интерактивно) от потребителя в

процеса на работа със системата.

DBMS извлича необходимите данни и ги съхранява в базата на

DSS. Системата изпълнява различни функции, включително

управление съхраняването на данни, извлича необходимите

данни от базата и генерира разнообразни отчети.

Софтуерна система за база модели

Фиг. 3.5 Обща структура на DSS

База модели

MBSS

Мениджър

База данни

DGMS

DBMS

Фиг. 3.6. База данни и DBMS

Външни

данни

Други дан-

ни

DSS База данни

Фирмена

база данни

DBMS

комбинира

съкращава

филтрира


57

В нея се създават и съхраняват моделите за анализ на решения-

та. Системата съдържа както стандартни модели, така и пре-

доставя възможност за създаване на собствени модели според

конкретните обстоятелства на решавания проблем.

DSS изисква софтуерна система, която да осигури изпълнение-

то на три важни операции:

Взаимодействие с DGMS, така че потребителя да вижда моде-

лите които могат да се използват, изисква данни недостъпни в

DBMS, показва резултатите от анализа на моделите.

Управление на моделите – предоставяне на възможност за

избор на модел от потребителя, за задаване на параметри и съг-

ласуване на данните от базата.

Взаимодействие с DBMS за получаване на необходимите дан-

ни за избрания модел.

За да се използва от мениджърите, системата за управление на

моделите трябва да работи извънредно точно и прецизно. Кога-

то моделите са трудни за възприемане, те не се използват от

мениджърите. Системата включва функциите добавяне, изтри-

ване промяна на моделите, каталози, възможност за свързване

– създаване на нови модели чрез предефиниране и обединява-

не. Важен елемент е връзката на системата с DBMS, която оси-

гурява реални данни за експониране на моделите в конкретната

бизнес обстановка.

Модели за подпомагане процеса на вземане на решения

При нужда от помощ за вземане на решение е необходимо: да

се разполага с компютър за обработка на информацията, да се

разполага с достъп до база данни във фирмата или до външни

източници и да се осъществи симулиране ефекта от промените

в данните или ефекта от нова информация. За целта е необхо-

димо е да се създаде модел, който да представя реална физи-

ческа, икономическа, финансова или друга ситуация.

Моделът е опростена версия на реалността, който описва връз-

ките между съществените променливи в определена обкръжа-

ваща среда [7].

Класификация на моделите според вида на решаваните проблеми:

За структурирани проблеми – рационален модел; За полуст-

руктурни проблеми – удовлетворяване и ограничен рациона-


лен модел; За неструктурирани проблеми – инкрементален

модел (подобряващ)

Рационален модел

Принципно използване на рационален модел може да стане при

следните условия: Има определена цел, изградена процедура

за оценяване на алтернативите, ограничен брой алтернативи –

всеки от които е с известен изход.

Процесите обаче обикновено са по-сложни: често има много

цели, които трябва да се съгласуват; не всички алтернативи са

известни и в един оптимизационен модел не всички могат да

бъдат отчетени; трудно могат да се определят критерии. В ня-

кой силно структурирани ситуации, каквото е производството,

рационалният оптимизационен модел може да бъде използван

ефективно, но за по-слабо структурираните и неструктурира-

ните проблеми е трудно и в някой случаи невъзможно да се

приложи.

При решаването на модела се търси най-доброто решение, кое-

то осигурява най-пълно постигането на целите.

Ограничен рационален модел

Търси се не оптималното а удовлетворително решение. Решава

се един проблем т.е. постига се една цел, а след това се прис-

тъпва към следващия. Процесът може да продължи до достига-

не на удовлетворяващ резултат, без той да е най-добрия. Това е

важно за практиката, когато не се разполага с достатъчно вре-

ме.

Инкрементален модел

Модел който подобрява ситуацията - без специално избиране

на критерий или алтернативи. Мениджърите просто премина-

ват набързо през решенията. Взетите решения са близки до съ-

ществуващото положение и подобряват отчасти положението.

Ако с това решение положението се подобри, те правят стъпки

в същата посока. Например – подобряване на пазарните пози-

ции – вместо вземане на решение за съществена промяна в це-

ната или качеството се променя малко едното или другото.

Следи се реакцията на клиентите. Ако промяната е положи-

телна и ефективна се продължава с малки стъпки в същата

посока. Информационната система трябва да следи и събира

информация за да се оценят промените и ефекта от промя-


59

ната – в направлението на разходите и в направление на тър-

сенето и приходите.

Всички модели използват процес на търсене за да намерят ре-

шение. При това се използва компенсаторен процес. Той оба-

че може да се приложи при малки проблеми и малко на брой

фактори. Само малко на брой силно структурирани модели мо-

гат да се класифицират като компенсаторни. Когато броят на

факторите е голям се използва не-компенсаторен процес на

търсене. В него факторите трябва да бъдат подредени по прио-

ритет или някой от тях елиминирани.

Видове модели според целите.

Оптимизационни, прогнозни и симулационни.

Прогнозни

Опитват се да предвидят бъдещето въз основа на наличните

данни. Въз основа на данни от изминали периоди , обобщения

на мениджъри, формули за прогнозиране се прави прогноза на

очакванията. Базата често е: брой от предходната година, про-

цент спрямо общото, тенденция във времето. Използват се за

планиране.

Оптимизационни модели

за намиране на най-доброто решение на проблема. Използват

математически или графически техники с които се определя

Фиг. 3.7. Софтуерна система за база модели

Симулационни

модели

Прогнозни мо-

дели

DSS База модели

избор

създаване

достъп до данни

редактиране

Оптимизационни

модели

MBSS

достъп до моделите

въвеждане на данни

извеждане на резултати

Други модели

Електронни таблици

Модел на бюджети

Експоненциални

Регресионни


минимум или максимум на функцията. Използват се модели

без ограничителни условия, които изискват изчисления с висша

математика и модели с ограничителни условия – линейно и це-

лочислено програмиране. При втория тип модели съществуват

ограничителни условия в които се търси оптималната стойност

– максимални печалба при ограничени ресурси – трудови, фи-

нансови материални, др.

Симулационни модели

Реализират многократно поведението (работата) на обекта при

различни параметри на обкръжаващата среда за няколко секун-

ди. Вземащият решение използва серия от стойности за да си-

мулира конкретна ситуация. Симулацията често се изпълнява

когато ситуацията или процесът, който се изследва е твърде

сложна за да се създаде математически модел и оптимизацион-

ни техники. В други случаи когато е необходима повече ин-

формация за да се намери математическа функция за предста-

вяне на процеса. Чрез компютъра могат да се симулират някол-

ко години само за няколко секунди. След като са получени и

анализирани, резултатите могат да се използват за да се опре-

дели ефекта от промените на средата върху модела. Пример –

ефекта върху печалбата на няколко промоционални схеми и

нива на качеството може да бъде симулиран за няколко години

за да се тества тяхната дългосрочна ефективност. Симулацион-

ните модели често използват анализа “какво-ако” който най

лесно се реализира чрез електронните таблици.

Според нивата на мениджмънта

Друг начин за класифициране на моделите в базата е чрез ни-

вата на мениджмънт, на който те се използват. – Оператив-

ни, тактически и стратегически.

Оперативни модели

Оперативните модели се използват предимно от оперативни-

те ръководители при управление на ежедневните дейности на

организацията – за одобряване на малък заем, анализ на инвен-

тара, качествен контрол, календарно планиране на производст-

вото. За да се реализират тези модели се използва базата данни

на организацията.

Тактически модели

Използват от средното ниво мениджъри, които трябва да разп-

ределят ресурсите и контролират изпълнение политиката на


61

организацията. Тактическите модели включват дефиниране на

продажбите или сервиза по региони, краткосрочно капиталово

бюджетиране, определяне рентабилност на инвестиция в нова

технологична линия и др.

Стратегическите модели

Те се използват от изпълнителните директори за вземане на

дългосрочни решения, влияещи на организацията в голям пе-

риод от време. При тях обикновено има извънредно сложни

връзки между променливите и многобройни ограничения – ку-

пуване на фирма.

Система за генериране и управление на диалог

Наличието на MBSS и DBMS не е достатъчно за да се приложи

ефективно DSS. DGMS има три елемента – език за действие,

език за показване (из-

веждане), потребител-

ски знания.

Езикът за действие определя как мени-

джърът комуникира

със системата за под-

помагане на решения.

Комуникацията се

осъществява с клавиа-

турата, чрез избор от

менюта и икони с

мишка или тракбол, с

гласови или ръчно пи-

сани команди.

DSS представя резултатите чрез език за извеждане. Той създа-

ва това, което потребителят вижда на екрана или чете на хар-

тия. Използване на графики подобрява възприятието.

Знанията на потребителя са това, което той носи на интер-

фейса с DSS. Те могат бъдат в главата на мениджъра, в ръко-

водството за работа или в цитирани материали.

3.5 DSS потребители

Идеалният потребител е мениджърът който взема решения.

Други два типа потребители са аналитиците и съветници.

Фиг. 3.8. Действие на и системата за управление

Изходно

устройство

DGMS

Входно уст-

ройство

Език на дейст-вието

Език на предс-тавянето

мениджър

Знания на

потребителя


Аналитиците са специалисти в различни области, в които взе-

мат решения (финанси, маркетинг, производство). Като члено-

ве на ръководния персонал те са много близко до DSS, израз-

ходват много време за да разработват алтернативни решения на

проблеми.

Съветниците са помощници на мениджърите, които имат от-

говорности по вземане на решения. Те най-често работят с

компютрите и програмните продукти , познават добре езиците

за действие и за извеждане на резултатите. Могат точно да ин-

терпретират получените данни от системата.

Всички те трябва добре да познават проблема и да разбират

взаимодействията между данните и модела. Трябва да задават

правилни въпроси и да възприемат и разбират алтернативните

решения. Често вземащите решения мениджъри нямат доста-

тъчно време , затова техните сътрудници трябва добре да вла-

деят информационните технологии.

Роли в DSS

В итеративното разработване на DSS се изпълняват различни

роли от мениджърите и техническия състав в екипа. Ralph

Sprague [11] определя пет такива роли:

мениджър или потребител

съветник или посредник

създател на DSS - да познава и DSS и проблемите, които

решава

технически сътрудник – помага на генератора

програмист – работи с програмните езици и техники за да

създаде изграденото като структура и технология от оста-

налите.

В практиката някой роли могат да се съвместяват или да се из-

пълняват от група специалисти.

3.6 Разработване на DSS


63

Проблеми създава

неструктурираността

на въпросите които се

решават. Участието на

вземащите решения в

разработването е

важно. То помага как-

то на системата, която

се създава според

изискванията им, така

и на мениджърите,

които се запознават с

нея и нейните въз-

можности още в про-

цеса на нейното съз-

даване. При създава-

нето и се използва

итеративния подход.

В началото се избира

малък проблем и се разработва докато се удовлетвори решава-

нето му. След това се тества от DSS потребител за кратък пе-

риод от време (няколко седмици) и се модифицира ако е необ-

ходимо. На втория етап се пристъпва към следващия проблем.

Накрая получените решения на подсистеми се комбинират в

една цяла интерактивна система. За този процес се използва

термина създаване на прототип. Цялостната система се тества в

различни ситуации и се коригира, докато се получи една отно-

сително стабилна система за подпомагане на решения. Нейната

стабилност е относителна, защото е изградена в една определе-

на управленска среда. При настъпване на по-драстични проме-

ни, нейната стабилност нарушава. В процеса на използването

DSS може да бъде променяна, за да се усъвършенства и подоб-

рят нейните резултати. Към моделите й могат да се добавят но-

ви, да се допълва с нови знания и данните непрекъснато да се

обновяват. В даден момент от нейното използване може да се

наложи изменение и на методиката на работата или да се пост-

рои на нов принцип. Това става в резултат на развитието на

съвременните информационни технологии и компютърна тех-

ника.

3.7 Система за групово вземане на решения GDSS

Важните решения се вземат групово.

Фиг. 3.9. Итеративен процес на разработване

на DSS

Определяне на проблем

Разработване на система

Създаване на DSS

Тестване на DSS

Приема ли

се DSS

Модифи-

циране на

DSS

не да


Системата за подпомагане на групово вземане на решение -

GDSS (Group Decision Support System) е интерактивна компю-

търно базирана система, която улеснява решенията на неструк-

турирани проблеми чрез група специалисти, които работят за-

едно като екип [3].

Ключовата дума за GDSS е улеснява, а не предлага алтернати-

ви, подобрява груповия процес на вземане на решения. Тя е по-

вече от DSS, разполага с повече хардуер, софтуер, средства за

комуникации, използва различни техники за обсъждане на

проблемите и решаването им. Има голям ефект при вземане на

стратегически и важни за фирмата решения, определяне мисия-

та и др.

Сценарий GDSS

Четири възможни сценария:

стая за решения

– в оборудвана стая се срещат екипите физически, където об-

съждат проблемите в пряк диалог;

локална мрежа за решения

– с подходящ софтуер за компютърни комуникации. Губи се

връзката – лице в лице, но е възможно да се организира бързо,

без участниците да напускат работните си места.

телеконференции

– членовете са разделени на подгрупи , които са физически от-

далечени – в различни градове. Позволява широко обсъждане

между много специалисти. Подходяща е за големи междуна-

родни корпорации.

отдалечено вземане на решение –

използване на WAN или Интернет. Съвременните компютърни

комуникационни технологии позволяват много бързо и евтино

да се организира групово обсъждане като практически участ-

ниците могат да използват IRC технологията, като се организи-

ра специален канал в който да вземат участие само уторизира-

ни представители на екипите. Все още стои въпросът за сигур-

ността в мрежата и опасността от изтичане на фирмена инфор-

мация към конкуренцията.

4. Екзекутивни информационни системи

65

4. Екзекутивни информационни

системи

Същност на екзекутивните информационни системи

Характеристики на EIS

Видове EIS

Функционални характеристики на графичен редактор VISIO

Стандарти за моделиране на бизнес процеси и системи


4 Екзекутивни информационни системи

4.1 Същност на екзекутивните информационни системи

EIS Executive Information Systems – Екзекутивните информаци-

онни системи обслужват мениджърите от най-високите управ-

ленски нива, които вземат глобални решения за организацията.

Те имат нужда от общ поглед, а обикновено нямат достатъчно

време. Затова тяхната информационна система трябва да бъде

лесна за използване. Информацията която показва трябва да

бъде обобщена, ясна и лесна за възприемане.

Информационната система, която обслужва топ мениджърите

трябва да съдържа както външна така и вътрешна информация,

която се получава от MIS и TPS.

Изследователите са установили, че изпълнителните директори

имат малко време и се нуждаят от специфичен начин на предс-

тавяне на информацията с която боравят. Затова се развиват

системи за представяне на информация в обобщен вид, чрез

графика и други средства за онагледяване.

Мениджърите най-често използват мишката и менюта за да из-

влекат необходимата им информация – често във вид на справ-

ки, таблици, графики. Тази информация показва резултата от

обработката на голямо количество данни. Ако информацията

не е в направлението на интереса на мениджъра, той няма да

използва такава IS.

При разработването на концепцията за DSS се е предполагало,

че този вид системи ще бъдат използвани от всички ръководи-

тели, които се нуждаят от информация по-добра от предлагана-

та от MIS. Оказва се, че средното ниво мениджъри и аналитици

ги използват повече, поради натовареността на ръководителите

(топ мениджъри) и недостатъчните им знания за използване на

компютърната техника. Но висшите ръководни кадри се нуж-

даят от по-общ поглед върху организацията. Поради голямата

си заетост се нуждаят от удобна за използване IS. Освен това те

предпочитат да получават информацията в лесен за възприема-

не вид и характерна форма, която често зависи от индивидуал-

ните личностни качества на ръководителя. За това се развиват

системи за представяне на информация в обобщен вид, чрез

графики, диаграми и други средства за онагледяване. Създаде-

ните системи носят наименованието Екзекутивни информа-

ционни системи (EIS), но много често те се наричат още сис-


67

теми за персонално представяне на информацията, показ-

ващи данните, които ръководителя иска в желаната от него

форма. D.W.DeLong и J.F.Rockatr предлагат следното опреде-

ление за EIS:

Приятелски настроена, графично ориентирана, компютърно ба-

зирана информационна система, която осигурява бърз достъп

до навременна информация и директен достъп до мениджърс-

ките отчети.[2]

4.2 Характеристики на EIS

Най-общо EIS представляват информационни системи, които:

са разработени специално и изрично за целите на топ мени-

джърите;

използват се от тях без технически посредници;

съдържат структурирани и неструктурирани данни;

използват интелигентни, интегрирани графични, комуни-

кационни и текстови технологии;

изискват информация в по-голяма пропорция към околна-

та бизнес среда.

В допълнение на вътрешните източници в базата от данни на

EIS се въвеждат и организирани данни от външни източници,

тъй като ръководните кадри се занимават предимно със страте-

гическо планиране и вземане на дългосрочни решения, поради

което е необходимо те да разглеждат и анализират не само вът-

решна информация, но и данни от редица външни източници.

4.3 Видове EIS

Появилите се в практиката в началото на 90-те години конк-

ретни EIS могат да бъдат разграничени в три основни вида:

а) Първия вид EIS фокусира върху процеса на комуникиране

на топ мениджърите и тяхната административна дейност. Изг-

раждат се чрез вътрешни локални мрежи с които се разпреде-

лят задачите от административен характер;

б) втория вид EIS осигурява по-удобен интерфейс за достъп

до данните на организацията. Предават информацията много

по-бързо от MIS поради това, че работи само с обобщена ин-

формация, без да включват детайли; предоставят данните чес-

то в графичен вид;


в) третия вид EIS фокусира върху разработването на сложни

сценарии, приложението на комплексни стратегически модели

за прогнозиране и планиране състоянието и дейността на орга-

низацията.

По принцип ръководителите рядко вземат конкретни решения

само на база на данните, получени от EIS. Те обикновено пре-

доставят установения чрез тяхното наблюдение проблем на

вниманието на мениджърите от среден ранг, които използват

DSS за анализиране на проблемната ситуация и намиране на

необходимото решение.

Всеки може да използва различни индикатори в зависимост от

стила на управление и познанията в областта на мениджмънта

и информационните технологии. Затова често EIS се нарича

персонализирана система за презентация. В основата и стоят

графичен изход, менюта за управление, икони за избор, мишка,

тракбол, гласови команди.

4.4 Функционални характеристики на графичен редактор -

Visio

Към информационните системи, насочени да обслужват ръко-

водителите от високо ниво се включват различните графични

редактори, който могат да бъдат използвани и в други направ-

ления от специалистите на по-ниските управленски нива. Нап-

ример програмните продукти за презентация като Power-

Point се използват в областта на маркетинга, за обучение, в

мениджмънта при представяне и обсъждане на стратегичес-

ки проблеми. С програмни продукти от типа Visio освен за пла-

ниране в различни направления, за структуриране на обекти,

вкл. компютърни мрежи, архитектурно и инженерно проекти-

ране, се използват и за обобщено представяне на бизнес проце-

си, което може да бъде в помощ на Изпълнителните ръководи-

тели. По-долу са разгледани основните области на приложение

на този тип програмни продукти, които навлизат в все по-

сериозно в областта на управлението.

Блок диаграми (Block diagrams)

Съдържат основни геометрични форми и линии за връзки, с

които се изобразяват обратни връзки. Използват се за функци-

онална декомпозиция на структури и системи, представяне на

йерархични структури, структури с данни, потоци данни. Блок

диаграмите се използват се за илюстриране на продажбите и


69

маркетинга за схематично представяне на предложенията,

представяне на спецификацията на видовете продукти, за пред-

ставяне на статистически и финансови тенденции, за предста-

вяне на идеи и сложни концепции като структура и поток от

данни, за опростено представяне на обекти и модели.

Брейнсторминг диаграми (Brainstorming diagrams)

Използва се за графично представяне на процеса на провежда-

не на мозъчна атака, за планиране, за решаване на проблеми, за

вземане на решения. Мениджърите на проекти ги използват

при идентифициране на нови продукти и при разработване-

то/визуализиране на идеи; маркетолозите – при генериране на

идеи за нови начини на продажба, реклама, стимулиране.

Планиране (Building plans)

Разработване на електрически и телекомуникационни планове

в процеса на дизайн и конструиране, проектиране на търговски

сгради, жилища, структурни диаграми и планове за отопление,

вентилация, транспорт, тръбопроводни системи, охранителни

системи.

Диаграми за представяне на бизнес процесите (Business process dia-

grams)

Диаграми на одити (Audit diagrams)

Прилагат се при проследяване на счетоводна, финансова, ме-

ниджърска, данъчна информация, при управление на паричните

потоци, потоците на решенията, финансирането и инвестиране-

то. Използват се от счетоводители, финансисти занимаващи се

с планиране, кредитни специалисти.

Причинно-следствени диаграми (Cause and effect diagrams)

Известни още като диаграми на Фишбон и Ишикава. Използват

се за систематичен преглед факторите, които влияят или опре-

делят дадена ситуация. В областта на доставките се използват

за определяне и представяне влиянието на факторите върху за-

къснението на доставката; в банковия сектор – при представяне

и анализиране на проблеми и фактори на паричния пазар.

Верига на събитията в процеса EPC (Event-driven process

chain diagrams)

С тях се създават схеми на бизнес процеси включващи елемен-

тите събитие, функция път на процеса, организационни едини-

ци, информационни материали и т.н. Използват се в отделите


за доставка където, чрез EPC се документират процесите пър-

воначалния контакт с клиента до попълването на заявката. В

служба личен състав ги използват за да документират задачи,

като описание на пространството в офиса и оборудването, оси-

гуряване на табелки с имената и да проконтролират ориента-

цията на новите служители.

Анализи на дървото на грешките (Fault tree analysis dia-

grams)

Използват се от производствени ръководители за да представят

потенциални опасности от повреди на оборудването в цеха за

да се създаде план за подобряване сигурността на оборудване-

то. Специалистите по охрана на труда ги използват за да анали-

зират инцидентите на работните места, включително различни

комбинации от механични повреди и човешки грешки; за обу-

чение на сътрудниците и избягване на инциденти. Те също мо-

гат да се използват от мениджъра на комуникационен център за

построяване на диаграма на корелацията между ограничението

което се определя от капацитета на оборудването и човешкия

фактор – възможностите на хората, работещи с него. Изследва

се влиянието което оказва върху претоварване на съобщител-

ната система и намалява удовлетвореността на клиентите.

TQM диаграми

TQM (Total Quality Management) диаграмата моделира и фор-

мира бизнес процесите, касаещи управлението на качеството

във всички процеси на бизнеса. Използват се за да изобразят

диаграма на потоците в бизнес-процесите, реинженеринга, то-

талното управление на качеството и непрекъснатото подобря-

ване чрез диаграми с причинно-следствени връзки, и кръстоса-

ни функции на процесите. С тях мениджърите визуализират и

направляват процесите в отделите, като използват TQM мето-

дологията; консултантите илюстрират направените анализи и

прогнози; мениджърите на проекти оценяват и подобряват

процесите в тях.

Диаграми на работния поток (Work flow diagrams)

Това са диаграми, които изобразяват информационните потоци,

автоматизирането на бизнес-процесите, реинженеринга, счето-

водството, управлението на човешките ресурси, управлението

на задачите. Инженерите на процесите илюстрират с тях дви-

жението и управлението на документацията, цеховите ръково-

дители управляват потока от хора в цеха за да избегнат стълк-


71

новения и взаимни пречки, мениджърите илюстрират и презен-

тират процесите в отделите.

Схеми и графики

Използват се различни форми за изобразяване на финансово-

счетоводна, маркетингова, управленска информация. В област-

та на финансовото планиране се използват за да илюстрират

пазарните тенденции и стойността на акциите в портфейла. Те

са много подходящи при представяне на числова информация

пред ръководители от високите управленски нива, за които

често е по-важна тенденцията, а не толкова детайлната текуща

информация. Графичната (визуална) информация се възприема

много по-лесно и по- бързо, което е важно за натовареното ра-

ботно време и разнообразието на информацията с която рабо-

тят мениджърите.

Маркетингови графики и диаграми

Използват се в бенчмаркинга, симулацията, пътя на проследя-

ване, управлението на ресурсите, анализи от типа – „какво-

ако”, график на напущането на персонала, пирамида на про-

дажбите, функционално-стойностни анализи, и управление на

задачите. Специалистите по маркетинг ги използват за да по-

казват данните по-ефективно и ефектно, отколкото в текстов

формат; финансовите ръководители – за да представят финан-

совите параметри и годишните отчети на фирмата пред специ-

алисти – нефинансисти; медийните специалисти – за да създа-

ват графики за илюстриране на статистически данни и изслед-

вания.

Модели на бази данни (Database model diagrams)

Моделирането на базата данни е важен етап от нейното създа-

ване и управление. Администраторите използват модела на ба-

зата данни преди да я изградят и в процеса на нейното използ-

ване и подобряване. За целта се използва стандарта IDEF1X

при разработване на релационна база данни, който е вграден и

в MS Visio. Специалистите по поддръжката на базата данни из-

ползват модела за да намерят и отстранят възникнали проблеми

в процеса на нейното използване. Моделът на базата данни е и

важно средство при обучението на персонала за по-лесно възп-

риемане на нейната структура.

Express-G диаграми


Използват се за създаване на диаграми на ниво – елементи и

ниво – схеми. Създателите на софтуер ги използват за да моде-

лират предварително структурата на програмния продукт; ад-

министраторите на база данни – за да визуализират големи ин-

формационни модели, а разработчиците на бази данни – за по-

кажат релациите между компонентите на модела.

ORM – Object Role Modeling

Съдържат форми за обекти, ограничения, конектори, причини-

тели и връзки. Използва се за изграждане на обектно-

релационни модели и статични диаграми в обектно-

ориентираните анализи и дизайна. Разработчиците на бази дан-

ни ги използват за създаване на схема на модела за приложение

на най-разпространените релационни бази данни, като използ-

ват елементите на моделирането на обект-роля. Експертите по

създаването на бизнес домейни – за да специфицират изисква-

нията към дизайнера на приложния програмен продукт; разра-

ботчиците на софруер – за да представят обектно-релационни

модели за обектно-ориентирани анализи и дизайн.

Схеми на потоците – Flowcharts

Основни схеми на потоците (Basic flowcharts)

В тях се представят схематично и се проследяват потоци от

информация, процеси и структури, използвани главно при

прогнозирането и планирането на бизнеса и неговите елементи.

Използват се от мениджърите на проекти при създаване на

процесите в проекта и за да идентифицират тесните места в не-

го; от продуктовите мениджъри – при демонстриране на цикъла

на развитие на продукта; от застрахователните компании – за

да документират процесите по анализа на риска.

Схеми на пресичане на функциите – Cross-functional

flowcharts

Показват връзката между бизнес-процесите и организационна

или функционална единица като отдел, отговорен за протича-

нето на процеса. Използват се от мениджърите за да наблюда-

ват как протича процеса, кои отдели са включени в него и как

може да бъде оптимизиран, изпълнителските кадри – при пред-

лагане на промени за подобряване; от мениджърите на проекти

– за да идентифицират местата на ресурсите и за да определят

кои отдели са ключови за реализацията на бизнес-процеса.

Диаграми на потока данни - Data flow diagrams


73

С тях се правят структурни анализи на информационните пото-

ци, процесно-ориентирани и данни-ориентирани диаграми за

представяне на потоците данни в организацията. Използват се

от софтуерните инженери в „какво-ако” сценариите при разра-

ботване на приложения или бази данни; за илюстриране дейст-

вието и структурата на проектите пред мениджърите и специа-

листите в другите области; от брокери при обясняването пред

клиентите процеса на купуване и работа на борсата.

IDEF0 диаграми

С тях се създават йерархични диаграми при моделиране на

процесите, при конфигуриране на системите, анализ на нужди-

те и печалбата, дефиниране и ранжиране на изискванията, при

създаване на модели за непрекъснато подобряване. Архитекти-

те на системи и програмни продукти ги използват при разра-

ботване и представяне на многопотребителски програмни про-

дукти и системи; за представяне функциите на бизнес модели-

те; за откриване на неефективните бизнес дейности.

Организационни схеми – Organization charts

Използват се за представяне на организационни структури,

подпомагащи управлението, и организирането на персонала,

офиса, административната дейност, за изграждане и управле-

ние на мениджърски структури. Мениджърите на проекти ги

използват за да определят структурата на екипа, да определят

ролите на всеки от екипа и взаимодействията между участни-

ците. Мениджърите от по-високите йерархични нива ги изпол-

зват за да визуализират реструктурирането на отделите или при

оценката на нуждите от нов персонал.

Календарно планиране на проекти – Project schedules

По-широко приложение и възможности в областта на управле-

нието на проекти, което включва календарното планиране има

MS Project. Когато обаче се налага да се направи и визуализира

календарно планиране в една организация е по-лесно и доста-

тъчно да се използват функциите на VISIO.

Календари - Calendars

С тях се създават и форматират дневен, седмичен, многоседми-

чен, месечен и годишен календари в зависимост от нуждите на

мениджмънта. Програмата позволява вмъкване на бележки към

календара като събития, срещи, форуми и др. Използва се от

администраторите за да следят почивните и работните дни, от


мениджърите на проекти при представяне на отчети за про-

дължителността на отделните задачи на проектите и важните

моменти/ етапи в тях. Програмата е удобна и за организиране

на различни събития във времето.

Гантов график – Gantt charts

Използва се за управление на проекти, управление на задачи,

календарни графици, график на работното време, графици на

жизнения цикъл на проект и управление чрез цели. Използва се

от мениджърите на проекти за формиране на график за изпъл-

нение на задачите във времето и определяне на тяхната после-

дователност и зависимост. Мениджърите ги използват за да ви-

зуализират продължителността на задачите пред екипа, а инди-

видуалния член на екипа – за да проследи изпълнението на за-

дачите и тяхното ниво на изпълнение по време на проекта.

ПЕРТ графики – PERT charts

Използва се от мениджмънта на проекта при оптимизацията му

чрез определяне и използване на критичния път. Мениджърите

на проекти ги използват за да подобрят проекта като използват

Program Evaluation and Review Technique (PERT). Мениджърите

определят с тях целта на проекта и потенциалните тесни места

в него. Участниците в проекта следят зависимостта и връзката

на изпълняваната от тях задача с останалите от поректа задачи

(операции).

Линии на времето – Timelines

Използват се за изобразяване на линии във времето с маркира-

не на възлови моменти и интервали. Използват се за визуали-

зиране на развитието на процесите и етапите а проектите при

междинните срещи и обсъждания. Контрольорите показват на

участниците в екипа къде се намират в момента и как крайните

срокове на етапите влияят върху състоянието на целия проект и

крайния му срок.

Web диаграми

Концептуална схема на WEB сайт - Conceptual Web site dia-

grams

Прилага се при конструирането на концепцията за структурата

и архитектурата на сайта, страниците, домейните и хипервръз-

ките. Използва се от Web дизайнери при планиране на сайта,

навигацията между отделните му елементи и страници; от раз-


75

работчиците на Web сайтовете – за да визуализират комуника-

цията между данните в сайта и неговите области/ страници.

Карта на WEB сайта – Web site maps

Използва се за генериране на карта на WEB сайта или HTTP

сървъра, мрежовия сървър и локалния твърд диск. Web дизай-

нерите я използват за да представят структурата на фирмения

сайт пред възложителите на разработката за да могат по-добре

да опишат представяната в тях информация. Системните адми-

нистратори използват картата на сайта за да могат по-лесно да

реорганизират локалната мрежа/ интранет.

Познаването на възможностите на програмните продукти за

графична визуализация на бизнес процесите и дейностите

свързани с управлението на фирмата, може да помогне на спе-

циалистите от различните управленски нива да представят по-

добре данните и информацията с която разполагат пред изпъл-

нителните директори. Познаването на тези системи от изпъл-

нителните ръководители пък ще им даде възможност по-бързо

да вникват в необходимата им информация, да изискват обоб-

щеното представяне, да бъде съобразено с общоприетите прин-

ципи и символи на изобразяване, които са вградени и в предла-

ганите програмни продукти на пазара за графично представяне.

Посочените по-горе функционални възможности на графичния

редактор VISIO могат да се използват и при подготовка на

презентации с PowerPoint, който е един много подходящ инст-

румент за динамично управление на графичното представяне

на информацията и има редица функции, облекчаващи работата

с него.

4.5 Стандарти за моделиране на бизнес процеси и системи

Вече и в България се повишава интересът към общоприетите

на Запад стандарти на мениджмънта като в действителността

съществува един много показателен момент. Много ръководи-

тели до този момент стигат до задънена улица по въпросите на

организационната структура на компаниите и по схемите на

бизнес-процесите в компанията. Най-често мениджърите, които

следят икономическите публикации, като правило използват

само известни диаграми, но и в този процес бързо пак достигат

до задънена улица. Това също се отнася и за сътрудниците и

ръководителите на различните служби и функционални под-

разделения. В повечето случаи единствените правила, по които

функционира предприятието са набор от длъжностни характе-


ристики. Освен това те често са съставяни с години и са слабо

структурирани и несвързани. Вследствие на това не могат да

функционират пълноценно и имат проблеми с ефективността

на управлението.

От части това се дължи, че в предприятията не са внедрени

стандарти за управление и на пълното отсъствие на функцио-

нални модели на действие и мисия. С помощта на различни

модели на работа може достатъчно ефективно да се анализират

тесните места в управлението и да се оптимизира общата схема

на бизнеса. Както е известно обаче в голяма част от предприя-

тията се приемат тези проекти, които носят непосредствена пе-

чалба и затова ревизията на работата и нейната реорганизация

се прави по време на почувствана криза в управление на пред-

приятието.

В края на 90-год., когато се появява конкуренцията и рента-

билността в работата на предприятията е ниска, ръководители-

те търсят начини да намалят разходите, така че продукцията да

бъде едновременно конкурента и да носи печалба. В този мо-

мент ясно се появява необходимостта да има модел на работата

на предприятието, който да обхваща всички механизми и

принципи свързващи различните подсистеми в рамките на един

бизнес.

Самото понятие моделиране на бизнес процеси се използува

от повечето аналитици едновременно с появата на пазара на

сложни програмни продукти, предназначени за комплексна

автоматизация на управление на предприятието. Подобни

проекти възникват обаче винаги след задълбочено предпроект-

но проучване на работата в предприятието. Резултата от това е

експертно заключение, което препоръчва отстраняване на тес-

ните места в управлението на работата. След това непосредст-

вено преди внедряване на проекта се провежда реорганизация

на бизнес процесите, в повечето случаи доста болезнено за са-

мите компании. Това е естествено, защото е трудно да настро-

иш колектива да мисли по нов начин. Подобни изследвания на

предприятията винаги са сложни и съществено се отличават от

текущите задачи.

За решаването на подобни задачи, свързани с моделирането на

сложни системи съществуват добре разработени методологии

и стандарти. Към тези стандарти се отнася методологията от

групата на IDEF. С тяхна помощ могат ефективно да се отде-

лят и анализират модели на работа в много широк спектър на


77

сложни системи в различни насоки. При тази широта и дълбо-

чина на изследванията на процесите в системата, определени от

самият анализатор, позволява да не се натоварва модела с из-

лишни данни.

Сега групата IDEF съдържа следните стандарти:

IDEF0

методология за функционално моделиране. С помощта на наг-

леден графически език IDEF0, изучаваната система се предста-

вя пред разработчиците и аналитиците във вид на набор от вза-

имосвързани функции (функционални блокове – според терми-

ните на IDEF0). Като правило, моделирането със средствата на

IDEF0 е първия етап в изучаването на всяка система;

IDEF1

методология за моделиране на информационни потоци в сис-

темите, която позволява да се изобразят и анализират техните

структури и взаимовръзки;

IDEF1X (IDEF1 Extended)

методология за изграждане на релационни структури. IDEF1X

се отнася към типа методологии “Същност-взаимовръзка” (ER

– Entity-Relationship) и като правило се използва за моделиране

на релационни бази данни, имащи отношение към разглежда-

ната система;

IDEF2

методология за динамично моделиране на развитието на дадена

система. Във връзка с големите затруднения при анализирането

на динамичните системи, разработчиците се отказват от разви-

тието на този стандарт практически още в самото начало пора-

ди това, че с него не могат да се анализират достатъчно задъл-

бочено сложни динамични системи. В момента обаче са разра-

ботени алгоритми и техните компютърни реализации, позволя-

ващи превръщането на набор от статически диаграми IDEF0 в

динамически модели, построени на базата на “цветните мрежи

на Петри” (CPN – Color Petri Nets);

IDEF3

методология за документиране на процеси, произхождащи от

система, която използва например от изследването на техноло-

гични процеси в предприятията. С помощта на IDEF3 се опис-

ват сценарии и последователности от операции за всеки про-


цес. IDEF3 има пряка взаимовръзка с методологията IDEF0 –

всяка функция (функционален блок) може да бъде представена

във вид на отделен процес със средствата на IDEF3;

IDEF4

методология за изграждане на обектно-ориентирани системи.

Средствата на IDEF4 позволяват нагледно да се изобрази

структурата на обекта и заложените принципи на взаимодейст-

вия и да се анализират и оптимизират сложни обектно-

ориентирани системи;

IDEF5

методология за онтологическо изследване на сложни системи.

С помощта ма методологията IDEF5 системата може да бъде

описана чрез определен речник с термини и правила, на осно-

вата на който могат да бъдат формирани достоверни твърдения

за състоянието на изследваната система в определен момент от

време. На базата на тези твърдения се формират изводи за по-

нататъшното развитие на системата и извършва нейната опти-

мизация.

Приложението на тези стандарти не е задължително за съвре-

менните предприятия, но те постепенно налагат своите пре-

димства и тези от ръководителите, които се стремят към осигу-

ряване на висока ефективност на компанията, наред с внедря-

ването на новите производствени технологии и иновации след-

ва да управляват и бизнес процесите в организацията, които

вече задължително изискват внедряване на нови управленски

информационни системи и тяхното непрекъснато подобряване.

В следващата глава ще разгледаме някой въпроси и структури

на съвременни системи и технологии в областта на управлени-

ето и информационното осигуряване във фирмата.

5. Бази данни в управленските информационни системи

79

5. Бази данни в управленските


Основни концепции и дефиниции

Концепцията - Бази Данни

Модели данни

DB приложения

Система за управление на бази данни

Разпределени бази данни

Предимства и недостатъци на работа с DB


5 Бази данни в управленските информационни системи

Базите от данни - DataBase (DB) стават една важна част на

ежедневието и един важен елемент на бизнес операциите. Те се

използват за съхраняване на информация както в електронния

бележник или мобифона (информация за личните контакти),

така и в големите информационни системи на фирмите, орга-

низациите и държавната администрация (където се пазят голе-

ми масиви с данни от най-различно естество). Примери за при-

ложение на бази данни технологията в две съвременни направ-

ления на стопанското управление, които се развиват през пос-

ледните години са мениджмънта на връзките с клиентите

(CRM) и електронната търговия (Е-comerce).

Обкръжаваща среда на Базите данни

Базите данни се използват да съхраняват, манипулират и възс-

тановяват данни за организацията и нейната обкръжаваща сре-

да [5].

Технологията на базата данни се използва за рутинно обработ-

ване на данни и информация от всеки лично на персоналния си

компютър, от групи чрез достъп до бизнес данни през мрежо-

вите сървъри и от всички служители в една компания чрез

фирмените програмни продукти за управление на DB. Очаква-

нията са значението на базите данни да се увеличава непрекъс-

нато. Мениджърите търсят достъп до знания и факти за да пос-

тигнат конкурентни предимства като използват DB (например

детайлната база данни от продажбите може да се използва

за определяне на модела на купуване, респективно като база за

разработване на рекламна и маркетингова кампания). Много

организации днес създават отделни бази данни наречени

“Складове данни” (DW) за решаване на такъв тип комплексни

задачи и подпомагане на процеса на вземане на решение.

Използването на базите данни за подпомагане на връзките с

клиентите, он-лайн пазаруването и мениджмънта на връзките с

персонала е извънредно важно. Сега вече DB са фундамент на

много фирмени информационни системи. В практиката много

организации използват DB, които са били разработени за да

посрещнат спешните им нужди, а не са резултат от планирана

стратегия или добре управлявана еволюция. Много от данните

са недобре структурирани и управлявани. За да се конструират

успешно “Складове с данни” са необходими нови умения и


81

изискват критичен обем от знания в областта на анализ, конст-

руиране и администриране на данни и DB. Създаването, изпол-

зването и управлението на DB и знанието за тях е важен еле-

мент в образованието както на специалистите в областта на

бизнес информатиката, така и на специалистите в областта на

стопанското управление, които трябва да имат достатъчно зна-

ния и умения да управляват ресурсите на компанията вкл. ин-

формационния ресурс.

5.1 Основни концепции и дефиниции

DB - организирана колекция от логически свързани данни.

DB може да бъде с различна големина и сложност. Например

един продавач може да поддържа малка база данни с инфор-

мация за контакти на своя лаптоп, която да е няколко Мега-

байта. Голяма корпорация може да построи много голяма DB,

която да съдържа няколко тера байта данни ( 1 терабайт =

1 трилион байта ) на голям мейнфрейм компютър, който да се

използува за подпомагане на вземането на решения.

Много големите складове с данни съдържат по-вече от Пента-

байт (1 пентабайт = 1 квадрилион байта). По принцип вече

приемаме, че всички база данни са компютърно базирани.

5.1.1 Данни

Исторически терминът се отнася до знания, факти, които могат

да се запишат и съхранят на компютърна медия. Например DB

на продавача да съдържа данни за имена, адреса и тел. номера

на потребителите. Тази дефиниция се нуждае да бъде разши-

рена за да обхване новата реалност. DB днес се използуват за

да съхраняват обекти като документи, фото изображения, звук,

видео в допълнение към конвенционалните текстови и цифрови

данни. Например Продавачът може да включи и снимка на

клиента, звуков запис или видео клип на важни разговори с

клиентите. По широката дефиниция на термина включва:

ДАННИ – факти, текст, графика на изображението, звук и ви-

део сегменти, които имат значение за потребителската обкръ-

жаваща среда.

По-горе определихме Базата данни като „организирана ко-

лекция”, което означава, че данните в нея са структурирани и

свързани, за да бъдат лесно съхранени, манипулирани и извле-

чени от потребителя. Под „свързани” се има предвид, че дан-

ните описват една област от интереси на група потребители и


че потребителите могат да използуват данните за да отговарят

на въпросите, свързани с тази област. Например: DB на един

магазин за резервни части на автомобили съдържа данни,

идентифициращи потребителите ( единиците представляват

списъка с имената, адресите, служебните телефони, домаш-

ни телефони и номера на кредитни карти на всеки клиент)

автомобилите, принадлежащи на тези клиенти( единицата

данни включва производителя, модела и годината ) и истори-

ята на поправките за всеки автомобил (напр. дата на ремон-

та, име на майстора, типа на ремонта и сумата)

5.1.2 Данните и информацията

Термините данни и информация са близки и често се използу-

ват взаимозаменяемо, обаче е важно да се направи разлика

между тях. Определяме информацията като данни, които са би-

ли обработени по начин, по който се увеличава тяхното знание

за личността, която ги използува. Например: Ако имаме списък

с имена и срещу тях числа - това са данни, които са безполез-

ни. Когато добавим към същите данни няколко допълнителни

данни (наименование на колоните – имена на доставчици, за

колоната с имената и тел.номер за колоната с числата; заг-

лавие на данните „Списък на доставчиците на фирма Пре-

циз”) като по този начин ги структурираме, ние виждаме, че

това е информация, полезна за някои потребители като ра-

ботещите във фирмата, конкурентите на фирмата и др...

Друг начин за преобразуване на данни в информация е да се

обобщят или обработят по друг начин, който да помогне на чо-

век да ги интерпретира по-добре. Например да извлечем списък

на тези от гр. Русе (с телефонни номера заповащи с 082).

На практика базата данни може да съдържа и/или данни и ин-

формация според нашата дефиниция. Също така данните често

се съхраняват в обобщен вид в DB за подпомагане на решения-

та.

5.1.3 Метаданни

Метаданни - Данни, които описват свойствата или характерис-

тиките на други данни.

Данните са полезни, когато са поставени в някакъв контекст.

Първичният механизъм за поставяне на контекста за данни са

метаданните. Свойствата, които те описват включват дефини-

ции на данни, структури, правила или ограничения на данните.

Това помага при въвеждането на данните в базата – да се из-


83

вършва формализиран контрол и да не се допуска въвеждане на

неверни данни.

Табл. 5.1. Пример за метаданни

Име Тип Големина Мин. Макс. Описание

Специалност Текст 20 Наименование на

специалността

Семестър Цяло число 1 1 8 Номер на семестъра

Име Текст 30 Име на студента

Фамилия Текст 30 Фамилия на студен-

та

Фак. No. Цяло число 6 Факултетен номер

Успех Десетично

число

4 2 6 Среден успех за се-

местъра

Забележете разликата между данни и метаданните. Метаданни-

те определят еднозначно характеристиките на данните, но не

съдържат данни. Те се използуват от дизайнерите и потребите-

лите на DB за да разберат какво съдържат данните, какво озна-

чават и какви точно решения са между привидно подобни еди-

ници данни. Мениджмънта на МД е поне толкова важен колко-

то управлението на съответните данни, докато данни без ясно

значение могат да ви объркат или заблудят.

5.1.4 Традиционни файлови системи TFS

Независимо, че в областта на бизнеса DB заемат все по-голямо

значение и приложение TFS – Traditional File System също

трябва да бъдат изучавани по следните причини:

ФС са все още широко разпространени, особено за създаване

на резервно копие на DB.

Разбирането на недостатъците и проблемите на ФС могат да

помогнат да се избегнат подобни проблеми при разработване

на DB.

Софтуера за работа с файлове работи с данните в тях като из-

пълнява три основни операции върху данните: съхранява и въз-

становява данни; манипулира и преподрежда данните; генерира

отчети от данните. Самите данни се поддържат във формата на

единичен файл.


Единичния файл е колекция от записи в едно и също поле. В

него данните се съхраняват в плоска структура организирана

като списък от записи.

Операциите с файлове са: сортиране; преподреждане; търсене

по определен критерий.

Сортирането на файловете за директен достъп

става чрез индексиране и система за точкуване.

Така се елиминира нуждата от физическо пре-

местване на записите. Системите за файлови

процеси (файлов процес) работят с единични

файлове, използва файлов мениджър и генератор

на отчети. В операционната система Windows се

използва вградения в нея файлов мениджър

Windows Explorer.

Достъп до файловата информация

Файловете са физическа организация в три фор-

ми (методи):

последователен достъп

директен достъп

индексиран последователен достъп

ФС в компания за производство на алуминиева

дограма

Недостатъци на Файловите Системи

1. Зависимост

2. Дублиране на данните

3. Ограничение при предоставяне на данните

4. Затруднения при развитие на програмните продукти

5. Трудности при поддържане на програмните продукти

6. Затруднения при работа с големи масиви от данни

1. Описанието на файла е съхранено във всяко приложение, ко-

ето дава достъп до файла. Всяка промяна на файловата струк-

тура изисква промяна и на приложението. Често е трудно да се

намерят всички приложения, които работят с едни и същи фай-

лове, което допълнително затруднява нанасянето на промени

във файловата структура.

Фиг. 5.1. Йерархия

на данните

бит

байт

поле

запис

файл

база данни


85

2. Тъй като отделните приложения се разработват независимо

едно от друго, много често става дублиране на данни в различ-

ни приложения. Това изисква по-вече място за съхранение на

данни и в същото време затруднява поддържането на актуални

данни едновременно във всички файлове.

3. С традиционния файлов подход всяко приложение има свой

собствен файл и потребителите имат малко възможности да

предоставят тези данни извън собственото положение.

Често е разочароващо за мениджърите да разберат, че за да се

създаде необходимия им отчет ще трябва да се направят значи-

телни усилия, за да се осигурят данни от няколко неподходящо

конструирани файла в различни системи. В допълнение, може

да се окаже, че трябват значителни усилия на мениджърите до-

като различните организационни единици могат да притежават

различни файлове с данни.

4. С TFS има малка вероятност да се използуват предишните

усилия за разработване на програмния продукт. Всяко ново

приложение обикновено изисква да се започне от начало с ди-

зайна на нов файлов формат и след това с писане на начина на

достъп до файла за всеки нов програмен продукт. Това изисква

продължително време, което не е в съответствие със съвремен-

ния бързо развиваща се бизнес среда, в която времето е ключов

фактор за успеха.

5. Предшествуващите фактори в комбинация създават тежки

програмни продукти, които трудно се поддържат в организаци-

ята, която е свързана с ФС. Фактически 80% от общия бюджет

за развитие на информационната система може да бъде отделен

за поддържане на програмното осигуряване в организацията.

6. Когато в организацията се натрупа голямо количество ин-

формация и особено в случаите, когато с нея работят повече

хора възникват значителни затруднения при опит да се намери

информация, съхранявана в някакъв файл. Независимо, че

Файловия мениджър има инструменти за търсене, то ще отнеме

значително време, особено ако не знаем точно къде да търсим

информацията или точно кой термин е използван при въвежда-

нето и във файла.

Много от недостатъците на TFS могат да бъдат и ограничения

на DB, ако организацията не приложи правила на входа на DB.

Например, ако се разработят много отделни DB (за всеки от-

дел) с малка или никаква координация на метаданните, ще се


появи неконтролируемо дублиране на данни, ограничено пре-

доставяне на данни, значително време за развитие и ще се

изисква по-вече време за поддържане.

В следващата част ще бъде обяснен метода – DB, като комп-

лекс от технология за дефиниране, поддържане и използване на

тези данни.

5.2 Концепцията - Бази Данни

Концепцията за организиране на данните в Базите данни DB е

създаден за да се избегнат недостатъците на файловата систе-

ма. Тя включва принципи и правила при организиране на ра-

ботата с данните (съхраняване, обработка/преобразуване, изв-

личане/предаване), които облекчават в значителна степен дос-

тъпът до данните. Това е особено важно в практиката на бизне-

са, където се набляга на потребителната стойност на информа-

ционната система (спестяване на време за достъп до необходи-

мата информация). За да се реализират тези задачи има разра-

ботени различни програмни продукти (среди), използващи

принципите на DB (DBASE, Access, FoxPro, SQL и много др.)

База данни – колекция от данни, която е организирана за лесно

използване. Логическа колекция от интегрирани файлове с

данни или интегрирана колекция от данни, използвани от всич-

ки приложения.

DB се разглеждат от три гледни точки (страни):

Страната на потребителя - отчети, дисплей за показване,

входни менюта. Това е приложната страна на DB - какво пот-

ребителят вижда? Тя е важна за този, който използва Базата

данни и колкото по-добре е изградена, толкова по-малко време

ще отнеме на потребителя за да достигне до необходимата му

информация или за да въведе данни в базата.

Физическата страна - как се съхраняват физически – магнитна

медия, капацитет на съхраняване, минимално дублиране бързо

четене. Това е важно за сигурността на данните, изискванията

към компютърната техника, съхраняваща данните, стойността

на системата, която осигурява физическата реализация на База-

та данни.

Логическата страна – как са организирани и достъпни от при-

ложните програми и потребителите. Логическата и физическа-

та страна на данните са едно и също при файловата организа-

ция, но при концепцията база данни те са две различни неща.


87

Приложенията по принцип са независими от физическото съх-

раняване на данните. Те нямат пряка връзка до тях, а чрез сис-

тема за управление на база данни DBMS, която ще бъде разгле-

дана по-долу.

5.2.1 Схеми и подсхеми в DB

В логическото определение на DB има два основни елемента:

схема и подсхема.

Схема - описва как базата е организирана от логическа гледна

точка (карта на града)

Подсхема – тази част от схемата която е в областта на интерес

на отделния потребител или приложение (квартала от който

се интересува клиента)

Концепцията на разделяне на схеми и подсхеми е важна по

следните причини:

1. Базата данни съдържа данни, която се споделя между много

потребители.

2. Потребителите се концентрират върху важните за тях данни

3. Използването на подсхеми осигурява оптимално разпределя-

не на ресурсите базата данни, тъй като индивидуалните ПП

имат достъп само до части от данните, които се отнасят до съ-

ответната подсхема.

Фиг. 5.2. Връзка между схемата и подсхемите, данните и

приложенията

ПП ПП ПП ПП

подсхема подсхема подсхема подсхема

схема

DB – физическа органи-

зация


4. Поддържа се независимост на данните, тъй като промените в

схемата и в отделните подсхеми не влияят на останалите под-

схеми и програмни продукти.

5. Схемата използва общ език за определяне на цялата база

данни, а в зависимост от потребителите и техните нужди, могат

да се използват разнообразни езици за сформиране на малка ба-

за данни чрез подсхема.

Структура на данните

Структурата или логическата организация на DB е функция на

организационните нужди за вземане на решения, за създаване

на отчети и процеса на транзакция. (йерархична, мрежова и ре-

лационна структура на базата данни) Всички те позволяват

свързване на данните от различни файлове. Това свързване се

нарича логическа интеграция. Индексите и указателите са

част от индивидуалните записи и се поддържат от DBMS.

5.3 Модели данни

Моделите помагат да се приложат схеми на логическо развитие

на базите данни.

5.3.1 Йерархичен модел на данните

Дървовиден модел на данни, съдържа основен ствол и клони.

От всеки клон се появяват други малки клони, следващо поко-

ление - потомък. Данните имат йерархична връзка и всеки еле-

мент е свързан само с един водещ елемент. Такъв тип връзка се

нарича Едно към Много. (1- ∞ )

В йерархичната структура до детайлите в базата данни се дос-

тига последователно като се върви отгоре надолу по клоните на

дървото и се стигне до последния елемент с нужните данни.

Йерархичния модел може да бъде подходящ за някой организа-

ции, които не се променят често, но при гъвкавите организа-

ции, такива с разнообразни нужди не може да бъде подходящ.

В някой случаи йерархичните структури могат да съдържат по-

вече от едно дърво, което е дефинирано от системата. Такъв

модел данни най-общо се нарича мрежов.


89

5.3.2 Мрежов модел данни

Една от най-добре развитите системи бази данни се нарича In-

tegrated Data Base Management System (IDBMS). В мрежовия

модел данните могат да се въвеждат в различни направления.

Както и в дървовидната йерархична структура, мрежовата е

съставена от възли и клони. Разликата е, че при нея може да

има много връзки дете родител, както и връзки родител – дете.

Връзките в мрежовия модел могат да бъдат от тип Много към

Много. (∞ - ∞)

В този случай и автомобилите и услугите съдържат указате-

ли за връзка към други записи.

Недостатък на мрежовите модели от данни е, че при увелича-

ването на сложността на модела става и по-трудно неговото

поддържане и използване. Мрежовата и Йерархичната структу-

ра на БД не са достатъчно гъвкави при използване на големи и

Фиг. 5.3. Йерархичен модел на данни

Фирмени автомобили,

записи

Автомобил 1

записи


записи


записи

Сервизно

обслужване 1 записи

Сервизно


Сервизно


Сервизно


Сервизно


Сервизно


Сервизно


Сервизно


Сервизно



сложни масиви от данни, затова в такива случай е по-добре да

се премине към релационен модел БД.

5.3.3 Релационен модел бази данни

E. F. Codd и C. J. Date разработиха един нов подход към създа-

ване на асоциации между отделните данни в базата. Днес този

подход е известен като Релационен модел данни. Много

DBMS го използват, защото минимизира броя на проблемите

които се появяват в предишните модели. Той предлага най-

голяма гъвкавост, постига максимална независимост на данни-

те, редуцира излишъка и постига най-голяма интегрираност на

всички данни в организацията в сравнение с останалите извес-

тни модели. В него релациите са нaпълно определени от данни-

те, които са съхранени в логически независими плоски файлове

за да посрещнат информационните нужди, когато се появят.

Релационната база данни използваща релационен модел се съз-

дава от атрибути на таблици. Тези таблици или още наречени

релации са прости плоски файлове в които редовете съответст-

ват на записи а колоните са полета (единици данни или атрибу-

ти). Всяка таблица може да има един или няколко първични

Фиг. 5.4. Мрежов модел на данни

Номер ав-

томобил Номер ав-

томобил

Номер фак-

тура за услуга

Номер дос-

тавчик

Номер фак-

тура за услуга

Номер факту-

ра за услуга

Номер дос-

тавчик

Номер фак-

тура за ус-

луга

Достъп до базата данни чрез номера на автомобила

Достъп до базата данни чрез номера на доставчика


91

ключа – уникален номер, който се използва за достъп до дан-

ните.

5.3.4 Релационни операции

За да се комбинира информация от няколко таблици е необхо-

димо да се използват релационните операции които свързват

тези таблици. За да се приложат релационните операции в таб-

лиците трябва да имат общ първичен ключ. За да се комбинира

информация от различни таблици се използват три релационни

операции: проекция, съединяване и селекция.

Проекцията редуцира броя на колоните от релацията в такъв

брой, който е необходим на потребителя или за създаването на

отчет. Съединяването е операция, която комбинира всички

данни от две или повече релации използвайки първичния ключ

от всяка релация и създава една по-голяма комбинирана рела-

ция. Селекцията се използва да идентифицира записи

(редове), които удовлетворяват критериите на потребителя или

отчета. Обикновено за да се получи необходимата информация

се комбинират две или повече операции.

5.3.5 Правила за интегритет на данните

Релационната база данни следва определен интегритет на дан-

ните или нормализационни правила, които осигуряват една по-

голяма интегрираност на данните, отколкото структурата на

данните включително и файловата система. Тези правила га-

рантират точността, логичността и пълнотата на данните и не

Фиг. 5.5. Релационен модел данни


позволяват дублиране. Използвайки тези правила данните мо-

гат да бъдат декомпозирани на прости основни релации (таб-

лици) за да се получат логически кохерентни бази данни с ми-

нимални излишъци. Не е нужно приложенията или крайните

потребители да предефинират пътя до нужните им данни, както

указателите, характерни за йерархичната и мрежова структури.

Вместо това релационната база данни използва условните

връзки изградени по време на конструирането на базата данни.

Като резултат релационната база данни е логически независима

от приложенията, за разлика от другите структури данни, за-

щото те са независими от изрични връзки. Релационната струк-

тура също осигурява един концептуално прост поглед върху

данните. С други думи серия от прости таблици могат да бъдат

комбинирани по разнообразен начин според нуждите на мени-

джмънта в процеса на транзакциите, при управлението на орга-

низацията и при създаване на отчети с резултатите на органи-

зацията.

5.3.6 Семантични модели данни

Семантичните модели са една стъпка по-нататък от релацион-

ните. Освен за дизайн на таблици и за максимизиране на логи-

ческата независимост, мениджмънта може да иска базата данни

да отразява естествените бизнес транзакции и същност. Край-

ния резултат е релационна база данни, която може да не се

придържа напълно с всички нормализационни правила. Обаче

това би отразявало бизнес средата по-точно. Като резултат се-

мантичния модел данни може да бъде по-ясен във времето, тъй

като данните и информацията, които се изискват се добавят

към информационната система.

5.3.7 Сравняване на модели данни

Йерархичния и мрежовия са по-ефективни при процеси с голям

обем данни, а релационния – при по-сложни и разнообразни

данни. Релационните модели не изискват поддръжка на указа-

тели, както е при йерархичните и мрежовите модели. От друга

страна, релационните модели, които не се съгласуват с норма-

лизационни правила могат да дублират данни в различни таб-

лици. Фактически за да се направят данните по-ефективни мно-

го релационни модели (като тези, определени семантично) не

са съгласувани напълно с нормализационните правила. В много

случаи една база данни на реална организация може да се изг-

ради на основата на компромиса между семантичната реалност


93

и недостатъците на тези модели. На табл. 5.2. са представени

предимствата и недостатъците на тези модели данни.

Таблица 5.2. Предимства и недостатъци - на моделите данни.

Модели данни

Въпроси Йерар-

хичен

Мре-

жов

Рела-

ционен

Семан-

тичен

Работа с големи обеми - -

Възможност за специфични заявки - -

Ефективност на работа - -

Независимост на данните и лесно

добавяне на нови приложения

- -

Представяне на реални събития и

случаи

Поддържане на указатели - - няма няма

5.4 DB приложения

DB приложението е един програмен продукт (или комплект от

свързани програми), който се използува за да изпълнява серия

от действия от името на потребителя на DB.

1. Създава, добавя нови данни в DB.

2. Чете текущите данни в DB (често ги представя в подходящ

формат на екрана или в печатан отчет)

3. Обновява или модифицира текущите данни в DB.

4. Изтрива текущите данни в базата.

Тя може да се направи от тези, пригодени за Персоналния

Асистент, до големите Мейн Фрейм компютри.

5.4.1 Класификация на приложенията за Бази данни

Персонална база данни (PDB)

Създадени са да работят за един потребител. Използват се

главно на персоналните компютри вкл. и на лаптопите. Всъщ-

ност въведението на личните дигитални асистенти (PDAs)

включват лични DB, които не само функционират като уст-

ройство за изчисляване, но също и като телефон, факс и WEB

браузър. Простите приложения за DB, които съхраняват ин-

формация за клиентите и детайли за контакти с всеки клиент


могат да бъдат използвани за РС или PDA и лесно да се преда-

ват от едно устройство на друго за да ги използува и съхранява.

Някой от ключовите решения, които трябва да се направят при

развитие на личните DB са:

Трябва ли приложението да бъде закупено или да се разработи

във фирмата?

Ако се разработва във фирмата, то от крайният потребител ли

да се разработи или от специалист отдела IT?

Какви данни се изискват от потребителя и как DB трябва да

бъде разработена?

Какъв комерсиален DBMS продукт да се използува?

Как данните от личната DB да бъде синхронизирана с други

DB?

Кой ще отговаря за точността на данните в DB?

Личните DB са широко използувани, защото те често могат да

подобрят личната производителност, но те също и привличат

риск: данните не могат лесно да бъдат споделени с други пот-

ребители. Например данните за контакти на един мениджър

по продажби често са нужни и на останалите. Това е илюст-

рация на един общ проблем: ако данните са в областта на ин-

тересите на един потребител често те могат да станат ин-

тересни и за други.

Групова база данни (WDB)

Работната група е относително самостоятелен тим от хора, ко-

ито си сътрудничат при работа за един проект (приложение)

или за група подобни проекти (приложения). В група обикно-

вено участвуват до 25 човека. Те могат да изпълняват напр.

проект по конструиране или разработване ново компютърно

приложение. DB на работната група се създава за да помогне

тяхната съвместна работа. Например в рамките на фирма за

алуминиева дограма се създава работна група, в която се

включва конструктор, организатор-изработка, организатор-

монтажи и мениджър, който управлява проекта. Между тях

е необходимо да се обменя информация. Конструкторът съз-

дава детайлите, Организаторите създават Отчети за изра-

ботка, доставчикът се грижи за материалите, счетоводите-

лят формира работните заплати. Мениджърът на проекта

трябва да координира работата на всички, затова той тряб-


95

ва да има достъп до цялата информация, създадена от всеки,

участник в групата.

Методът на споделяне на данни в DB е показан на фиг. 5.6. DB

се държи на централно устройство, наречено DB сървър, който

също е свързан с мрежата ЛМ. Всеки има компютър, чрез кой-

то се свързва с мрежата и DB. Различните членове на групата

имат нужда и достъп до различни данни. Общата DB обаче

повдига някои въпроси, които не са актуални при личните DB.

Сигурност, актуалност на данните, познаване на детайлите. Ко-

гато в организацията се появят по-вече работни групи и един

човек е участник в няколко то неминуемо се стига до ситуация-

та при личните DB, когато в организацията се появяват мно-

жество DB в работната група.

Мениджър на проекта

`

Конструктор

`

Организатор производство

`

Организатор монтаж

DB сървърWGDB

Групова база данни

Фиг. 5.6. Споделяне на информация в Групова DB чрез локална мрежа

При създаването на WGDB организацията трябва да отговори

на същите въпроси както при PDB. Допълнително се появяват

следните въпроси за управлението на DB:

Как може дизайнът на DB да бъде оптимизиран за изисквания-

та на разнообразните членове на работната група?

Как може различните участници да използуват DB конкурент-

но без компромиси в интегритета на DB?

Кой операционен процес на DB трябва да бъде изпълнен на ра-

ботната станция и кой на сървъра?

База данни на отдел (DDB)


Отделът е функционална единица в организацията (личен със-

тав, маркетинг, производство). Съставът е между 25 и 100 чо-

века – по-голям от работната група. DDB обхваща различни

функции на отдела и е най-широко разпространена от остана-

лите видове бази данни.

Фирмена база данни (EDB)

Обхваща цялата фирма или няколко отдела едновременно. На-

сочена е към подпомагане на операциите и вземането на реше-

ния на фирмено ниво. Когато фирмата е средна или голяма, не

е ефективно да се използва само една EDB. В такива случаи се

разработват няколко, обхващащи данни от различни области на

фирмата. Така се избягва създаването на сложна и прекалено

тромава база данни, чието управление и работа би затруднило

съвременната, техника, технологии и специалисти.

През последното десетилетие еволюцията на EDB се насочи в

две направления: ERP и DW

Система за Планиране на фирмените ресурси (ERP)

ERP (Enterprise resource planning) системата е една мениджърс-

ка система, която интегрира всички функции на организацията

като: производство, продажби, финанси, маркетинг, материал-

но осигуряване, счетоводство и човешки ресурси. ERP систе-

мите са приложни програмни продукти, които осигуряват дан-

ни необходими за фирмата за да се управлява и изпълнява

ефективно всички свои дейности. Повече детайли за съвре-

менните тенденции в

разработването на

системите за плани-

ране на фирмените

ресурси ще бъдат

дадени в глава 6.

Склад с дан-

ни (DW)

Интегрирана база

данни за подпомагане

на решенията, чието

съдържание е разде-

лено на няколко опе-

рационни бази данни.

Склада с данни оси-


97

гурява на потребителите възможност да работят не само с те-

кущи данни, но и с хронологична информация, тъй-като в него

се съхраняват данни от изминали периоди– „исторически” дан-

ни.

5.5 Система за управление на бази данни

DBMS – (Database Management System) - използва се когато за

мениджмънта е необходима голяма разнообразна информация.

Използва се интегрирана база данни, която помага да се избег-

нат проблеми с: излишък от данни; интегритет на данните; за-

висимост на данните от софтуера.

5.5.1 Характеристики и изисквания към бизнес данните

Логическата интеграция на данните се основава на концепция-

та база данни, докато файловата система използва единичен

файл за всяко приложение. DBMS софтуерен интерфейс между

DB и потребителя, който управлява и облекчава използването

на данните. Те могат да бъдат съхранявани в плоски файлове,

таблици, записи. DBMS свързва тези единици данни и записи

чрез серии от указатели и механизми на свързване.

DBMS - комбинира нужните елементи от данни за всяко при-

ложение. В нея са заложени две концепции в системите за бази

данни – интегриране на данните и независимост на данните.

Интегриране на данните - индивидуалните данни от транзак-

ционните файлове са събрани в база данни и DBMS отделя

данните от приложенията. Програмният продукт изпълнява

своите оригинални функции, но DBMS осигурява нужните

данни от базата и където всички данни са на едно място за ле-

сен достъп. Много DBMS включват език за заявки (Query Lan-

guage), с който се генерират отчети.

Независимост на данните – отделянето им от приложенията

позволява в значителна степен гъвкавост и приемственост, кои-

то не съществуват в системите с единични файлове.

5.5.2 Елементи на процеса бази данни

Четири елемента:

потребителски приложения

администратор на база данни

самата база с данни

системата за управление на базата данни DBMS


Към DB могат да постъпват заявки от TPS, MIS, DSS, EIS

Потребители на бази данни

Потребител – най-често е мениджър, контрольор на операции-

те, работещите и членовете на персонала, които взаимодейст-

ват директно с информацията в склада на базата данни

Нуждите – най-често са от областта на маркетинга, производс-

твото, финансите. Те са свързани с информация, която мени-

джърът знае, че съществува в системата и му е необходима

(например за вземане на решения).

DB-потребители – постоянно се увеличават – счетоводители,

деловодители, производствен персонал, дизайнери, маркетоло-

зи, тактически мениджъри, изпълнителен директор. Използват

приложни програми за типичните справки и информация, ези-

ци за справки с които формулират уникални извадки. Потреби-

телите комуникират с базата данни като използват следните

методи:

директно въздействие

приложни програми – по-универсални

програми за крайни потребители – специални, с които могат да

се конструират собствени приложения.

Администратор на бази данни

Фиг. 5.8. Елементи на процесите в база данни

Потребителски

нужди

Администратор на DB

Потребители

Приложни

програми

Управление

на заявки

DBMS DB

HOST операци-

онна система


99

Администратор на DB е един човек или екип. Контролира фи-

зическата и логическата структура на базата данни, управлява

всички операции в DB, отговаря за създаване, добавяне и изт-

риване на записи, за сигурността на данните, за възстановява-

нето им при загуба. Той решава цялостно за организирането на

физическите данни и различните връзки между тях, необходи-

ми за да удовлетворят изискванията на потребителите. Конфи-

гурира базата, контролира хардуерните и софтуерните условия

на нейното съществуване, определя политиката и стандартите,

потребителските програми, методите за достъп, контролира въ-

веждането на данните. Планира файловото адресиране, физи-

ческите нива на данните, процедурите за сигурност, възстано-

вяването на данните. Избира софтуер за управление на данни-

те, помага на потребителите при търсене на данни, въвежда

стандартизация на данните и тяхната обработка, Определя и

управлява правата на потребителите (групите) и достъпа им до

данните. В по-големите организации освен администратор има

и анализаторна дизайна, супервайзор и служител по сигурност-

та.

Системи за управление на бази данни DBMS

Както бе показано по-горе четвъртият елемент на обкръжава-

щата среда в организационната база данни е DBMS. Независи-

мо, че съществува голямо разнообразие от такива системи, има

поне три елемента, които всяка от тях съдържа:

Мениджър на база данни

Език за дефиниране на данните

Език за манипулиране на данните.

Някой системи съдържат и интерактивни възможности за зада-

ване на въпроси, които се построяват с език за заявки (query

language). Той включва много команди за търсене на данни в

базата, с които се удовлетворяват нуждите на мениджърите от

информация.

На фиг. 5.9. е представена Структурата на фирмена база данни

и системата й за управление.


Мениджър на бази данни

DBM в системата за управление контролира достъпа до базата

данни и следи за съхранените данни. Поради това се казва че

той изпълнява контролната функция в DB. Това е софтуерен

елемент, а не администратор. Функциите на DBM се заключа-

ват в контролиране на: организирането на базата данни, форма-

тирането на устройствата за съхраняване на данни, осигурява

съхранението и възстановяването на данните, управлява достъ-

път до тях, осигурява статистическа информация за достъпът и

използването на базата.

Език за дефиниране на данни

DDL език за дефиниране на данни – свързва логически и физи-

чески представените данни и помага да се опише логическата

структура на базата. Независимо, че приложенията и физичес-

ката структура могат да се променят, DDL остава постоянен.

Това осигурява независимост на базата от приложенията.

Функции на DDL

Приложни

програми

Програмисти на

приложения

DBMS софтуер

ПП за

маркетинга

ПП за

производството

ПП за финансов

мениджмънт

ПП за

управление на

персонала

Мениджър на

база данни

маркетинга

Език за

дефиниране на

данни

Език за

манипулиране

на данни

Език за

създаване на

заявки

HOST

операционна

система

База

Данни

Фиг. 5.9. Елементи на Системата за управление на база данни (DBMS)


101

1. Дефинира характеристиките на всеки запис в базата данни:

име и тип на данните за всяко поле.

2. Описание на схемата и подсхемите на базата данни.

3. Специфицира групирането на полетата в записите.

4. Идентифицира първичните и вторични ключове.

5. Осигурява връзките между отделните таблици и записи.

6. Управлява сигурността и интегритета при които всеки запис

има първичен ключ или при които зависимостта е минимизи-

рана в релационната база данни.

Език за манипулиране на данни

DML описва как приложенията и крайните потребители могат

да процедират (обработват) данните. Осигурява възможност за

следене на разнообразни дейности чрез манипулационни думи

и съответстващи операции. Задачите които изпълнява DML са:

1. Осигурява техники за манипулиране на данните

2. Осигурява условия на работа с базата данни на високо ниво и

лесни за разбиране термини.

3. Осигурява независимост на потребителя от физическата

структура на данните.

Речници с данни

DD използват се при разработването и управлението на данни-

те. Съдържат дефиниции на данни, структури на бази и друга

информация за всеки елемент от данните. Включват следното:

1. Име на данни (поле)

2. Класификация на единиците или типа.

3. Подсхеми асоциирани с конкретни данни (име на запис кой-

то съдържа единици данни за всяко приложение) включително

възможностите за използване на тези видове данни (изход и

програми)

4. Схема асоциирана с конкретни данни (като записът и файл,

ако е подходящ, който съдържа единица данни) показва логи-

ческото разположение на данните.

DD може да се използва от администратора на базата данни и

персонала, занимаващ се с обработката на информация и пот-


ребителите (мениджърите). Речникът може да се асоциира с

DBMS за да облекчи потребителят нуждаещ се от информация.

Език за структуриране на заявки

SQL създаден за работа с релационния модел на Codd – метод

от високо ниво, добре планиран и дава достъп до данните. SQL

командите са кратки и работят добре с много компютърни

платформи. Подходящи са за многопотребителска среда. Оси-

гуряват сигурност и решават конфликти. Една команда изпъл-

нява задачи, които други езици изискват множество команди

или процедури. Каталожните функции предоставят бърз достъп

до данните. Предоставят възможност за оптимизиране, опреде-

лят най-добрия и бърз достъп. Функцията оптимизатор позво-

лява разтоварване на данните и използването им да става по-

лесно и ефективно.

Основния език съдържа 12 команди за вмъкване, изтриване,

избор обновяване съдържанието на данните. Команди за де-

финиране на данни, създаване, индексиране и извличане на дан-

ни. Контрола на данните е облекчен от интегритета, а сигур-

ността и достъпът до данните се управлява по-лесно и ефек-

тивно в сравнение с другите методи.

5.6 Разпределени бази данни

Осигурява икономия при използването на персоналните ком-

пютри, намалява грешките от централизацията на данните и

нараства отговорностите към мениджърските нужди.

Фиг. 5.10. Методи за организиране на съхраняването на базата данни във фир-

ма

Разпределени данни Дублирани данни

Клон Русе

Данни от Русе

Клон Бургас

Данни от Бургас

Клон София

Данни от София

Клон Русе

Данни от Русе, София, Бургас

Клон Бургас Данни от Русе, София, Бургас

Данни от Бургас

Клон София

Данни от Русе, София, Бургас


103

Данните могат да бъдат разделени на части и базирани на реги-

онален, продуктов или друг принцип, когато се използват пре-

димно на място. Друг начин е дублирането на данни на всяко

място. Този начин крие опасности от неточности и разминаване

на информацията на отделните места, когато се обновява. За

първия метод е нужно или постоянно да се следи за данните

или да се поддържа централизиран индекс. Разделянето на дан-

ните на части на отдалечени места изисква подходящи методи

за локализиране на съответните данни и постоянен отдалечен

достъп. За да не се губи време в търсене на данни и местопо-

ложението на съхраняването им е нужно да се поддържа цент-

рализиран индекс който поддържа информация за местополо-

жението на данните. При търсене се изпраща запитване до цен-

тралния сървър за местоположението на необходимите данни.

Независимо от използваните методи е нужна бърза комуника-

ционна система, която да пренася всякакви обеми от данни по

подходящ начин.

5.7 Предимства и недостатъци на работата с DB

+ DBS включват редуциране на излишните данни, по-голяма

интегрираност, независимост, намалени разходи за разработва-

не и поддържане на програмите, по-добър мениджмънт, по-

бърз достъп до нужната информация, повишена сигурност.

– по-голяма комплексност, по-големи разходи по използването

проблеми с архивирането и възстановяването, повече нежелани

смущения и вложени проблеми.

Намаление на излишните данни

Значително е намалено дублирането на данните

В БД данните се запазват само веднъж, а не както е във файло-

вата система, където трябва да бъдат въвеждани и съхранявани

за всяко приложение. Това намалява разходите за съхраняване

на данни и осигурява високо ниво на устойчивост и интегритет

на данните. Принципът на еднократно въвеждане спестява и

опасността от използване на невярна остаряла информация, ако

тя е въведена на едно място а на друго ( в друг ПП) се използва

необновена.

Интегриране на данни

С DBMS потребителят може по-лесно да интегрира данните от

базата данни отколкото със система за работа с файлове. Това


увеличаване на интеграцията позволява по-бърза работа на за-

явките изпращани от приложенията или потребителя чрез езика

за структуриране на заявки.

Независимост на данни

DBMS е посредник между базата данни и потребителя, физи-

ческото съхраняване и логическата структура на данните са

разделени. Като резултат данните и приложните програми са

независими от физическата структура на съхранение. Тази си-

туация е частично вярна за системите на релационна база дан-

ни в чийто плоски файлове

Намаляване на разходите от развитие на програми и поддържа-

не

По-добро управление на данните

По-бързо възвръщане на информационната сигурност

Комплексност

Копия и възстановяване

Разходи уязвимост

Внедряване на проблеми

Обобщение на предимствата и недостатъците

6. Интегрирани системи за управление

105

6. Интегрирани системи

за управление

Същност и характеристики на ERP системите

Обща структура на ERP системите

Реализация на ERP системите в управлението


6 Интегрирани системи за управление

В началото на 90-те години на миналия век се появяват ERP

системите – (Enterprise Resource Planning) като едно сборно на-

именование на комплексните системи за планиране на фир-

мените ресурси. Този широкоразпространен термин е въведен

от най–известната фирма занимаваща се с проучвания на IT па-

зара Gartner Group за обозначение на системи за управление.

Еднозначно определение на този термин няма. По презумция

тези системи трябва да осъществяват управление на производс-

твото, доставките, продажбите, финанси и счетоводство. ERP е

софтуер, изграден като интегрирана система на модулен прин-

цип, обхващащ всички процеси в едно стопанско предприятие.

Наред с ERP системите на пазара се появяват и други такива,

подпомагащи управлението на процесите свързани с клиентите

– CRM; с доставките – SCM; с управлението на човешките ре-

сурси - HRMS.

CRM – Customer Relationship

Management – системата за

управление на взаимоотноше-

нията с клиентите позволява

да се консолидира цялата ин-

формация за клиентите, пра-

вейки я достъпна при необхо-

димост на всички отдели от

фирмата. CRM следи всички

стадий от взаимоотношенията

с клиентите от маркетинга и

продажбите до след продаж-

беното обслужване.

SCM – Supply Chain Manage-

ment – система за управление на веригата от доставчици, която

подпомага управлението на процесите по доставянето на мате-

риалите за производството, вкл. транспортирането, складира-

нето управлението запасите.

HRMS – Human Resource Management System – системата за

управление на човешките ресурси, включва всички аспекти на

управлението на персонала при изпълнение задачите в органи-

зацията.

Според някой автори системите от тип SCM и CRM са задъл-

жителни модули на системите от клас ERP II или ERP от второ

Фиг. 6.1. Интегрирана система за

фирмено управление

ERP II ERP

CRM SCM

HRMS

http://www4.gartner.com/


107

поколение. Те обаче очевидно трябва да съдържат и модул за

управление на човешките ресурси, без които трудно може да се

управляват процесите в стопанската организация. Тези нови

понятия и виждания отразява прехода на корпоративните сис-

теми към Интернет и изнасянето на много от бизнес-процесите

в Мрежата. На тази тенденция се основават разширяването на

функциите им - управление на връзките с клиентите, връзките с

доставчиците, е-бизнес решения, обвързване на системите с

комерсиални сайтове и т.н.

HRMS, SCM, CRM модулите са често срещани в ERP системи-

те, но има случаи, когато те нарочно се избягват от потребите-

лите.

Когато става дума за CRM, обяснение за това избягване е фак-

тът, че на световния пазар присъстват достатъчно добри реше-

ния от този клас, които се предпочитат пред ERP модулите със

същата функционалност. Има немалко производители, които

предлагат готови CRM разработки, които могат да се интегри-

рат в почти всяка ERP система лесно и успешно.

Освен че има много дори външни решения за CRM, причина за

тяхното не-включване в ERP системите е това, че клиентите от

средна големина рядко имат нужда от софтуер за контрол на

взаимоотношенията с потребителите. Само много големите

клиентски бази изискват поддръжка чрез CRM. Не е за пренеб-

регване и фактът, че системите за управление на връзките с

клиентите боравят с по-различен тип бази данни и по-друг тип

информация в сравнение с EPR.

Що се отнася до HRMS модулите, най-често срещаната причи-

на за избягването им е трудността, която се поражда при всяка

законодателна промяна в дадена страна. Това с особена сила

важи за държави като България, където нормативната рамка

често се изменя. Честите промени в родните закони създават

доста главоболия и работа на екипите на големите ERP внедри-

тели, които трябва да актуализират модулите за човешки ре-

сурси, а понякога може да се окаже, че докато те направят това,

законодателството отново се е променило. Затова предпочитан

вариант е интеграцията с локални разработки за управление на

човешките ресурси.

Обхват на интегрираните системи за управление

Съвременните интегрирани системи за управление на фир-

мата обхващат всички процеси в едно стопанско предприятие -

производството, дистрибуцията на продуктите, служителите,


сервиза, връзките с клиентите, връзките с доставчиците, счето-

водството, склада, активите. Базовите модули в една такава

система включват: производство, дистрибуция, управление на

връзките с доставчици, финансов (финансово-счетоводен) мо-

дул, поръчки, доставки, търговски модул (управление на тър-

говската дейност), ТРЗ/HRM, ДМА, сервиз, логистика, склад,

управление на проекти, планиране. Базирането им на интернет

технологиите е бъдещето, което ще даде възможност да се из-

ползват независимо от компютърните системи, местоположе-

нието на специалистите и ще облекчи управлението на инфор-

мационните ресурси.

Според някои изследвания, ERP вече не покриват своето наи-

менование. За фирмите, които отдавна използват такъв софту-

ер, аспектите "планиране" и "ресурси" вече не са същността на

задачата на една такава система. Значимостта им е по-скоро в

интегрирането на всички важни за предприятието процеси в

единна информационна система, позволяваща комуникация на

потребителите от различни стопански отдели в реално време.

Индивидуалните особености на всяка организация не позволява

да се разработи универсална система, приложима навсякъде, но

изисква в съвременните условия да се внедрява и усъвър-

шенства специфична информационна система, която да обх-

ваща и интегрира информационните ресурси за подпомагане

на мениджмънта в нея.

Генезис на ERP системите

В исторически план ERP системите водят началото си от сче-

товодните системи, които впоследствие са били обогатени и в

началото на 80-те години се стига до MRP - линейно планиране

на материалите. По-късно, в края на 80-те, се стига до MRP II -

циклично планиране на материалите. След това се поражда

ERP - базирана на финансово-счетоводен модул корпоративна

система с възможност за анализ и планиране на независими

производствени мощности.

По-надолу с термина ERP системи (придобил популярност в

литературата) ще обозначаваме съвременните ERP II системи

от второ поколение, които могат да се определят като интег-

рирани системи за управление, включващи в структурата си

модули за информационно обслужване и подпомагане на уп-

равлението на всички процеси в стопанската организация. Те са

взаимосвързани, изграждат едно цяло и имат различна реализа-


109

ция, според нуждите и изискванията на конкретната организа-

ция.

6.1 Същност и характеристики на ERP системите

ERP системата е компютърно интегрирана, многомерна и мно-

гофункционална система, изградена на база клиент-сървър тех-

нология, основана на бизнес – модела за планиране, контрол и

глобална оптимизация на цялостната логистична верига на

процесите по доставката, производството и пласмента на гото-

вите изделия и съпътстващите ги финансови операции.

Освен автоматизирането на всички бизнес-процеси ERP систе-

мите дават на мениджърския екип един мощен инструмент за

анализ. На базата на това, управителите могат да правят "раз-

рези" на цялата налична информация за фирмата си и да откри-

ват важни тенденции в развитието на бизнеса си - какви проб-

леми се явяват в различни моменти, къде се крият причините за

проблема, как могат да се преодолеят, кои са най-успешните

"моменти" и как могат да бъдат мултиплицирани.

Характерно за ERP системите е и това, че на базата на налична-

та информация за цялостната дейност на фирмите и анализите,

които е възможно да се правят, може да се планира бъдещото

развитие на фирмата и дейността й. Един специфичен аспект на

планирането са проектите - т.е. ERP обхваща и иновационните

дейности в една компания.

Освен всички бизнес-процеси, системата трябва да обхваща

изцяло предприятието и от гледна точка на географското му

разпределение - в системата задължително влизат всички офи-

си, поделения, заводи и други географски отдалечени структу-

ри на компанията.

Три са основните характеристики на една ERP система:

тя задължително стъпва на някаква релационна база данни, та-

ка, че всички ресурси на компанията да бъдат достъпни по

всички направления;

изградена е на модулен принцип, така че всяка главна дейност

на фирмата да бъде обслужвана от специализиран модул;

обхваща всички бизнес-процеси в едно предприятие - различ-

ните модули трябва да са оптимално интегрирани, така че уп-

равлението да има “пълната картина” на компанията във всеки

момент.


За да бъдат преодолени максимален брой проблеми на органи-

зацията, контрола, прогнозирането, планирането и управление-

то на ВСЕКИ БИЗНЕС, независимо от конкретния предмет на

дейност, деловите хора и приложните специалисти в множест-

во области развиват КОНЦЕПЦИЯТА за ERP системите.

ERP системата обхваща всички аспекти от управлението на

фирмата и позволява на служителите от всички подразделения

да получават незабавно при поискване цялата информация, не-

обходима им за изпълнение на техните отговорности. Всички

данни, отнасящи се към една регистрирана в системата опера-

ция от произволен характер, трябва незабавно, без допълнител-

ни обработки, да намерят своето отражение във всички свърза-

ни области и незабавно да станат достъпни за всички заинтере-

совани лица.

Концепцията ERP предполага максимално пълно информаци-

онно свързване на собствените действия с тези на клиентите,

доставчиците, конкурентите, държавните органи и всички дру-

ги, потенциално свързани с предприятието субекти.

Основните акценти:

ЕДИННА база данни;

функционална ВСЕОБХВАТНОСТ;

Фиг. 6.2. Концепцията ERP

Общи данни

и правила

Проекти и инвестиции

Бюджети

Програми, графици, потоци

Оценка на риска

Възвръщаемост

Себестойност

Доставна себестойност

Разпределяеми и косвени разходи

Производствена себестойност

Себестойност на продажбите

Центрове на печалба

Клиенти, доставчици, пазари

Структура, изискване, поведение

Ценова политика

Очаквания и прогнози

Стокови потоци

Логистика

Човешки ресурси

Компетентност, заменяемост, цена

Екипна съвместимост

Цена на труда

Развитие на квалификацията

Социална политика

Бизнес анализи и решения

Отчети

Анализи

Прогнози

Финанси и счетоводство

Правила и процедури

Незабавна обработка

Трансфер и консолидация

Отчети, анализи, прогнози

Производство и услуги

Ресурсна структура

Планиране

Управление на етапите

Следпродажбено обслужване

Управление на жизнения цикъл

Управление на активите

Технологична използваемост

Експлоатационни и

междуремонтни ресурси

Рехабилитация, преоценка,

трансформация

Амортизация и цена на използване


111

максимална ГЪВКАВОСТ като възможност за реакция на

промени;

ПЪЛНА и НЕЗАБАВНА ИЗПОЛЗВАЕМОСТ на всички

данни;

пълна информационна СВЪРЗАНОСТ на ВСИЧКИ специ-

алисти.

6.2 Обща структура на ERP системите

В зависимост от нуждите и степента на развитие, мениджърите

на всяка организация избират и внедряват модули от ERP сис-

темата, които са най-близо до техните потребности и отговарят

най-добре на техните изисквания. Внедряването на системата е

динамичен и продължителен процес, който протича в паралел с

разширяването и развитието на организацията и с усъвършенс-

тването на информационните системи и технологии на светов-

ния пазар.

Независимо от непрекъснатото развитие и разнообразието в

нуждите на организациите, все пак има неотменни функцио-

нални области, които трябва да бъдат покрити от всяка систе-

ма, претендираща за съпричастност към недостижимия в своя-

та пълнота идеал - ERP:

Отделни клиенти и пазара като цяло, които включват инфор-

мация за: изисквания, особености, ограничения, организация,

работни процедури, процеси и операции, свързани с тях;

Отделни доставчици и пазара на материали и суровини като

цяло – изисквания, особености, ограничения, организация, ра-

ботни процедури, процеси и операции, свързани с;

Управление на продуктовата структура и на жизнения ци-

къл всеки продукт поотделно;

Прогнозиране, планиране и отчитане на процесите на създава-

не на фирмените продукти (независимо какви са те: индуст-

риални, туристически, търговски и т.н. продукти) и свързано-

то с това прогнозиране, планиране и отчитане на всички видо-

ве ресурси, използвани за създаване на продукта;

Управление на човешките ресурси (производствен и непроиз-

водствен персонал);

Управление на технологичните и други дълготрайни активи

на предприятието;


Формиране и анализ на себестойността на доставките, продук-

тите, центровете на печалба / разходи на фирмата;

Управление на проекти и инвестиции;

Счетоводно обслужване и финансово управление;

Бизнес анализи и вземане на решения;

6.2.1 Клиенти

ERP – модула, свързан с клиентите и пазара, на който прода-

ваме следи за увеличаването на броя на доволните клиенти,

определя многообразието на аспектите и сеченията, в които се

разглеждат те. Най-общо казано, необходима е информация за

характеристиките на клиента (идентификационни, отраслови,

структурни, поведенчески); приключените, текущите и очак-

вани операции; специфичната търговска политика (цени, отс-

тъпки, кредитни лимити, срокове на реакция, схеми на разп-

лащане); управление на стоковите и парични потоци; отноше-

ния с конкурентни предприятия и т.н и т.н. За да се осигури

информация за оперативното, тактическото и стратегическото

планиране, системата трябва да следи както реалните, така и

потенциалните клиенти.

В зависимост от гледната точка се налагат следните класифи-

кации на пакети от функции:

OSL (Order processing, Sales and Logistics) или Поръчки, про-

дажби и логистика - приемане и потвърждаване изпълнимост-

та на поръчките, осъществяване на продажби с прилагане на

индивидуализирана търговска политика и осигуряване на реа-

лизацията на доставките при динамични условия;

E-commerce или Електронна търговия - осъществяване на

търговски операции в реално време с ограничен или неограни-

чен кръг клиенти чрез възможностите на Internet или други ко-

муникационни среди.

CRM (Customer Relationship Management) или Управление на

връзките с клиентите - събиране и предаване през производс-

твените и търговски процеси на формализирана и неформали-

зирана информация за всеки клиент с акцент върху неговите

изисквания и поведенчески модели;

Едно разпространено определение за CRM система е "бизнес-

стратегия за привличане на клиенти чрез оптимизиране на зна-

чението им в дългосрочен план". Чрез тези програмни продук-


113

ти е възможно да се събере, обработи, сортира и анализира ин-

формация за клиентите на компанията и техните потребности и

да се подобри фирмената стратегия по отношение на всички

аспекти от дейността - маркетинг, проектиране, производство,

продажби и сервиз.

Функционалността на CRM системите позволява например во-

денето на една сделка от стартирането до затварянето и, като тя

започва с осъществяване на контакт с клиента и фиксира всич-

ки бизнес активности, които са направени. Системата може да

отразява и субективната преценка на агента от фирмата, който

комуникира с този клиент.

Важна особеност на CRM продуктите, които се предлагат на

пазара е, че позволяват внимателно да се контролира следпро-

дажбеният период. Това е особено ценна функция за компани-

ите, които предлагат гаранция или сервизна поддръжка.

Клиентите на CRM системите са два напълно противоположни

типа - едните работят в сфери, в които има много сериозна

конкуренция и се съревновават за всеки клиент; на тях им е не-

обходимо да познават добре предпочитанията на клиентите си,

за да могат да им предложат високо обслужване и да не позво-

лят на конкурентите си да ги привлекат. Другите компании,

които имат голяма нужда от внедряването на такива системи,

са фирмите, които по една или друга причина са се развили по-

бързо от собствените си очаквания и в определен момент са ус-

тановили, че нямат необходима единна база данни за клиентите

си.

Както се вижда, няма (и не може да има) твърди разделителни

линии - функциите на всеки “пакет” се пресичат с функциите

на останалите. Изборът на един или друг клас се определя от

специфичния акцент на всяко отделно предприятие.

6.2.2 Доставчици

ERP – модул, свързан с доставчиците и пазара, от който ку-

пуваме. Това е важен елемент на системата, поради силната

зависимост на качествата и цената на крайния продукт от вло-

жените в неговото производство материали. Доброто управле-

ние на доставките и поддържането на информация за пазара

позволява да се осигурява навременна доставка на изгодни по

отношение на качество, цена и срок на доставяне материали и

суровини. Всичко, казано по-горе за пазара на клиентите, може


да бъде повторено “с обръщане на посоката” за доставчиците.

Все пак трябва да бъде подчертана определена специфика:

Общо прогнозиране на дефицита - с многовариантна оценка

на ангажименти с различна степен на потвърденост, моментни

наличности и вече планирани доставки от собствени или вън-

шни източници;

Планиране на входящия поток - по номенклатури, партиди и

срокове;

Избор на доставчици - на база разнообразни и често трудно

оценими критерии като надеждност, гъвкавост и др.;

Формиране и възлагане на поръчките.

В съвременните управленски информационни системи се наб-

людава обособяване на отделна система за управление на про-

цесите по доставката на материалите и осигуряването на про-

изводството със суровини и заготовки. Това е SCM (Supply

Chain Management) или Управление на процесите на достав-

ка до клиента. SCM системата представлява мрежа от връзки с

различни дистрибутори, която позволява на фирмата да полу-

чава доставки на материали навреме и в необходимото коли-

чество, за да могат те да се трансформират в материали за про-

изводство, да се трансформират в междинни и крайни продукти

и да се доставят до потребителите. Supply Chain Management

системите позволяват на доставчиците да действат, образно ка-

зано, като един организиран екип, в който всеки изпълнява

своето задължение в точно определен момент и по определен

начин, така че да не се блокира производственият процес на

компанията. Supply chain системите са еднакво подходящи как-

то за производствени предприятия, така и за компании за услу-

ги, макар че между различните сектори има доста различия.

6.2.3 Управление на Продуктовата Структура и на Жизнения Цикъл

Следенето и управлението на продуктовата структура е колко-

то желан, толкова и трудно осъществим процес. В този кръг

въпроси всъщност би трябвало да се интегрира цялата достъп-

на ни информация за очакванията на пазара (от CRM-

направлението - виж по-горе), за нашите собствени моментни и

планови възможности, за моментното състояние и плановете за

развитие на нашите доставчици (SCM). Може би това е причи-

ната за налагане на един нов модул в интегрираната управленс-

ка информационна система PLM (Product Lifecycle Manage-

ment) или Управление на жизнения цикъл на продуктите. В


115

него се съвместяват CRM-технологии, проектиране, моделира-

не, технологично реализиране, качествен анализ, организиране

на доставките и производството, организиране на експлоатаци-

онното поддържане, анализ на пазарните реакции, допълване и

взаимозаменяемост на продуктите с едно от най-важните ре-

шения в областта на стратегическото управление - вземане на

решения за пускане и спиране на продукти.

PLM системите се появяват на пазара в контекста на авто-

мобилостроенето, тъй като едва 40% от частите в една кола

са оригинални - останалите 60% са дело на различни външни

доставчици. PLM представлява система за управление на жиз-

нения цикъл на един продукт на машиностроителната индуст-

рия, като обхваща всички процеси, включително и логистиката.

Според някои източници, PLM е стратегически бизнес-подход,

при който се прилагат последователен набор от бизнес-

решения в подкрепа на съвместното създаване, управление,

разпространение и използване на информацията за дефиниране

на един продукт. Този подход обхваща предприятието с него-

вите поделения и партньори и касае подготовката и продажбата

на продукта от самото възникване на концепцията за него до

края на неговия живот, интегрирайки в една система хора, про-

цеси, ресурси, информация. PLM се състои от множество еле-

менти, сред които: стандарти и базови технологии (XML, визу-

ализация, сътрудничество, приложна интеграция), средства за

създаване на информацията (CAD, MCAD и т.н.), документо-

обработка и документооборот, управление на съдържанието,

програмен мениджмънт и много други технологии и бизнес-

дейности. Традиционно CAD пазарът генерира различни видо-

ве дизайн, чрез двумерен или тримерен софтуер. С прогреса на

технологиите CAD програмите започват да съдържат все пове-

че и повече инженерно ноу-хау, а различните разработчици се

специализират в отделни, паралелни пазари. Появяват се средс-

тва за автоматизиране производството на компютърно-

проектираните модели, също и решения за тестване и анализ на

детайлите. По-напредналите потребители започват да възприе-

мат концепции за автоматизиране на сглобяване на цялостния

краен продукт в CAD средата. И докато всичкият този прогрес

тече, цикълът на създаване на продукта прилича на поредица от

"острови на автоматизацията". Именно тук идва мястото на

PLM - стремежът към интегриране на тези "острови" в един ця-

лостен процес.


Предимствата на внедряването на PLM системите са:

☺ Съкращаване на времето за пускане на продукта на пазара

☺ По-добро качество на продукта

☺ Редуциране на разходите, спестявания чрез повторно изпол-

зване на оригиналните данни

☺ Рамка за продуктово оптимизиране

☺ Спестяване чрез редуциране на излишъците

☺ Спестяване чрез пълна интеграция на инженерните работни

потоци.

Така, като стоят нещата в момента, потребителят не може

просто да иде и да си купи PLM - няма независима и самостоя-

телна готова PLM система. По-скоро PLM представлява интег-

риране на съществуващите корпоративни системи - CAD/CAM,

ERP, CAE и др.

Един от техническите проблеми, свързани с внедряване на

PLM система е това, че трудно може да се намери инженерна

компания, с CAD средства от един-единствен доставчик. Пове-

чето фирми използват различни CAD системи за различните

задачи, свързани с конструирането и дизайна. PLM пък се опи-

ра на интеграцията между отделните системи. Това налага чес-

та транслация на данни между системите, което може да комп-

рометира богатството на наличните данни.

6.2.4 Управление на Производството

Системите за управлението на производството са предшестве-

ника на съвременните ERP-системи и неделима тяхна част.

Към този клас функции се отнася всичко, свързано с описание

на структурата на продукта по етапи на производството; общо-

то планиране на взаимосвързани поръчки за производство;

оценка на достъпността и натоварването на различните видове

ресурси за производство; отчитане на количествените и качест-

вени резултати от производството.

В зависимост от гледната точка се налагат следните класифи-

кации на “пакети” от функции или модули:

BM (Bill of Materials) или, с отчитане на текущото състояние,

Ресурсна структура на продукта - формално описание на

структурата на продукта, развивано с отчитане на необходими


117

технологични и човешки ресурси, времеви характеристики, из-

пълнимост по различни начини;

MPS (Master Production Schedule) – Общо производствено

планиране - разполагане във времето и технологичното прост-

ранство на множество отделни поръчки за производство с цел

на достигане на определени резултати в определен момент;

MRP (Material Requirements Planning) – Планиране на мате-

риалното снабдяване, което задължително включва оптими-

зация на запасите от производствени суровини и материали;

CRP (Capacity Requirements Planning) – Планиране използва-

емостта на производствения капацитет.

Обединяването и развитието на изброените по-горе функцио-

нални пакети последователно доведе до:

MRP II (Manufacturing Resources Planning) – Планиране на

производствените ресурси - методология за управление на

производствените предприятия, планиране на производствени-

те мощности и потребности от материали. Изискванията към

системи поддържащи този стандарт са дефинирани от APICS

(American Product & Inventory Control Society).

CSRP (Customer Synchronized Resource Planning) или Клиентс-

ки ориентирано планиране на производствените ресурси.

Това е тенденция, която включва маркетинговите принципи на

управление и в областта на планирането на производствените

ресурси, за да се осигури по-добро съответствие на качествата

на продуктите с изискванията на клиентите.

6.2.5 Човешки ресурси

HRM (Human Resource Management) – Управление на човеш-

ките ресурси трябва да обхваща данни и процедури, помагащи

ни в най-деликатните отношения - човешките:

хората като производствен ресурс - отчитане на клалификаци-

онни категории, взаимозаменяемост, натоварване, индивидуал-

на стойност на персонала в процеса на производство;

психологически аспекти на персонала - определяне на психоло-

гически и поведенчески профили на отделните специалисти и

съвместимост на екипите;

заплащане на труда - измерване и оценка на индивидуалния

принос, формиране и изплащане на работната заплата;

http://www.apics.org/


управление на квалификацията - идентифициране на квалифи-

кационните потребности на база планове за развитие; форми-

ране и управление на програми за квалификация и преквали-

фикация; формиране и реализация на фирмена политика за ра-

ботна ангажираност;

социални аспекти на персонала – законово определени и фир-

мени осигурителни, рекреативни и социални програми, обхва-

щащи служителите на фирмата и техните семейства.

Системите за управление на човешките ресурси (HRM) позво-

ляват във всеки конкретен момент да се знае кой служител къде

е, по какъв проект работи, дали е присъствал на работното си

място необходимият брой часове, кой би могъл да го замести в

случай на нужда, каква квалификация има и дали са му необхо-

дими допълнителни образователни курсове и т.н. HRMS прави

възможно стриктното спазване на работното време, с детайлна

информация за всички закъснения, отсъствия, почивки, пъту-

вания и работа извън офисите.

Така може да се елиминира или намали до минимум загубата

на работно време, което по принцип се следи чрез разписва-

ния в графици, тедрадки и други подобни средства. Разумен

вариант е системата за човешки ресурси да се интегрира с така-

ва за контрол на достъпа, базирана например на магнитни кар-

ти. В случаите, когато се работи на смени, може да се проследи

кой работник е дежурен в текущия момент, а влизането на

всички останали колеги в предприятието бива блокирано чрез

системата за контрол на достъпа.

Но това далеч не е всичко. Особено забележителна в HRM сис-

темите е възможността да се следи здравословното състояние

на служителите, което - ако не е добро - би довело до доста за-

губи за компанията. HRMS може автоматично да направи ана-

лиз на често срещани заболявания сред определен контингент

служители. Така би могло да се установи каква е причината за

честите им болнични отпуски и при желание от страна на рабо-

тодателя да се подобрят условията на труд.

Голямо предимство на HRMS системите е технологията им за

набиране на нови кадри. Обикновено подобна процедура от-

нема дни и дори седмици, прекарани в преглеждане на молби,

автобиографии, дипломи и препоръки. Крайният резултат оба-

че може да бъде постигнат също толкова успешно и значително

по-бързо, посредством технологията, при която работодателят


119

задава в системата своите изисквания, а тя сортира постъпили-

те кандидатури за работа и му подава само най-подходящите от

тях. Естествено, подобна технология предполага набиране на

кадри посредством Глобалната мрежа.

Погрешно е да се мисли, че HRMS е обикновена програма за

ТРЗ и личен състав. Нужно е да се знае, че системата за уп-

равление на човешките ресурси включва и модули за плани-

ране, наемане, организация, здравеопазване, развитие на чо-

вешките ресурси.

6.2.6 Управление на Дълготрайните Активи

Отделянето на функциите, свързани с управлението на дългот-

райните активи, се налага, поради традиционното им недооце-

няване у нас, или свеждането им до чисто счетоводно отраже-

ние на процесите на амортизация на актива.

От ERP-гледна точка е съществено:

използваемостта на отделен актив в качеството на повече от

един технологичен ресурс за производство;

разграничаването на понятията “начислени амортизации” и

“цена на използване” в производствения процес;

необходимостта от отчитане на степента на консумиране на ек-

сплоатационния и междуремонтен ресурс на всеки актив и

свързаните с това рехабилитация, преоценка, трансформиране

и т.н.;

анализ на икономическата ефективност на използването на ак-

тивите с оглед на текущата пазарна оценка на съответните ана-

лози и / или изпълнението на обработки (производствени ета-

пи) от външни изпълнители;

динамична пазарна преоценка на активите;

възможност за използване на методи за счетоводна амортиза-

ция, стимулиращи ефективното използване на активите и сти-

мулиране на реинвестициите, осигуряващи модернизация на

производството.

Това може да стане с подходящо разработен софтуер (включи-

телно и в рамките на организацията) за следене данните за ДА,

който включва не-само счетоводната страна на проблема, но и

ефективността от използването им, което е много по-важно от

мениджърска гледна точка.


6.2.7 Управление на Себестойността

ERP-функциите, свързани с управление на себестойността (CA

- Cost Accounting), предполагат възможности за:

определяне на пълната доставна (от вътрешен или външен па-

зар) себестойност на закупуваните материали;

определяне на точните стойности на елементите на неразпре-

деляемите разходи за всички видове използвани ресурси на

всеки етап от производството на всеки продукт;

формиране на стойността на разпределяемите преки и косвени-

те разходи и многокритериалното им разпределение между от-

делните партиди на различните продукти;

проследяване на компонентите на пълната себестойност на

продуктите в условията на използването на различни за отдел-

ните произведени партиди ресурси за производство;

поддържане на характеристики на центрове на печалба (разхо-

ди, разпределение и тегловна оценка на косвените приходи и

разходи по центрове на печалба) разходи и формиране на при-

ходно-разходни баланси за всеки център.

6.2.8 Управление на Проекти и Инвестиции

Управлението на проекти и инвестиции обикновено се свър-

зва с:

дефиниране на общи за всички бюджети множества приходни

и разходни пера, предназначени за последващ сравнителен и

обобщаващ анализ на множество бюджети, свързани с различ-

ни проекти;

формиране (планиране) на отделни бюджети - различните под-

ходи предполагат различни връзки между приходните и раз-

ходни пера, различна структура (нива) на бюджетиране и т.н.

При всички случай се предполага поддържането на стандартни

(за всяко предприятие) планови периоди;

процедури и техники за отчитане с различна степен на авто-

матизация на изпълнението на отделните бюджети;

планиране и отчитане на проекти: общи и специфични усло-

вия; програми; календарни и мрежови графици; стокови и опе-

рационни потоци;


121

средства и техники за многокритериални анализи на степен

на риска, възвращаемост на инвестициите; формиране и управ-

ление на порт-фолио; борсови анализи и прогнози.

6.2.9 Счетоводно Обслужване и Управление на Финансите

Обикновено се смята, че функции за счетоводно обслужване и

управление на финансите са най-добре познати и развити в

предлаганите в България продукти. Затова ще се спрем само на

непопулярни възможности, необходими от гледна точка на

ERP-концепцията и особено важни за предприятия с многона-

ционален капитал или структура:

Дефиниране на повече от един сметкоплан, всеки от които

може да бъде асиметричен с произволен брой синтетични

нива, както и възможност за счетоводни операции, генерирани

в повече от един сметкоплан;

Параметризирано прехвърляне на операции от един смет-

коплан в друг за нуждите на консолидираните отчети;

Незабавно генериране на счетоводни операции при потвър-

ждаване на стопанските операции, гарантиращо незабавното

многоаспектно интерпретиране на всички данни, породени от

една стопанска операция;

Дефиниране на многообразни счетоводни процедури, гаран-

тиращо не само бързо формиране на крайни за период резулта-

ти, но и за процедурна оптимизация поне от типа “Какво,

ако?”;

Преизчисляване на основните финансово-счетоводни отчети в

посочена валута по избран курс, определен за повече от една

дата, свързана с операциите;

Поддържане на прогнозни операции с последващо трансфор-

миране в реални с или без промяна на дати и реални валути;

Изчисляване на лихви по насрещни кредитни операции;

Генериране от потребителя на многообразни балансови и

пост-балансови отчети и характеристики на финансовото със-

тояние на предприятието.

6.2.10 Бизнес Анализи и Вземане на Решения

Функционалните възможности от тази група практически оп-

равдават всички изброени по-горе възможности.


В практически всички реализации на ERP-концепцията функ-

циите на бизнес-анализа са разпределени между всички “при-

ложни” направления. По тази причина обикновено говорим за

търговски, маркетингови, производствени, финансови и

т.н. анализи. Множеството анализи (отчети и прогнози) може

да бъде разделено на следните основни видове:

фактологически - данни за определен информационен обект

или събитие;

хронологически - данни за операциите, свързани с класифи-

цирани ресурсни потоци - стокови, парични и т.н.;

оборотни - обобщени данни за класифицирани ресурсни пото-

ци;

кореспондентни (т.н. тип “главна книга”) - данни за ресурсни

потоци, класифицирани по фактори на потока;

сравнителни - по обекти и по периоди от време - съпоставяне

на данни по избрани класификационни критерии;

статистически - обобщени данни за потоци, най-често насоче-

ни към определяне на тегловни характеристики (аранжировка

на множеството);

балансови и пост-балансови;

каскадни - данни за последователността (каскадата) от съби-

тия, настъпили в следствие на определено събитие (решение).

Наличието и използването на посочените функции от мени-

джърите могат да помогнат значително в управлението на

фирмата и вземането на правилните, обосновани управленски

решения. Това обаче означава: осъзнаване от страна на мени-

джмънта на необходимостта от внедряване и използване на ин-

тегрирана управленска информационна система (т.нар. ERP) в

организацията; избор и внедряване на подходящи модули

(програмни продукти); организиране на събирането и обработ-

ката на информацията на всички нива и отдели; използване на

наличната информация; контролиране на информационните

процеси; осигуряване на непрекъснато подобряване на систе-

мата.


123

6.3 Реализация на ERP-системите в управлението

6.3.1 Предимства на ERP-системите

ERP е система, която налага на фирмата да има строго регла-

ментирани и "изчистени" бизнес-процеси. Тя е средство за по-

добряване на мениджмънта и по този начин за увеличаване на

конкурентноспособността.

Многогодишната практика на използване на развити в различна

степен ERP-системи еднозначно следните им по-съществени

преимущества пред други подходи:

Комплексно преосмисляне и преоценка на фирмена органи-

зация, политика и практика, по повод на внедряването на ERP-

система;

осъзнаване взаимовързката на действията на всички служители,

реално създаване на колективност в работата и оптимизация

на всички работни процеси (производствени, търговски, уп-

равленски);

подобряване на качеството на управленските решения от

произволен характер като следствие на рязко подобряване на

информираността при вземане им и на достоверността на из-

ползваните данни;

бърза и адекватна реакция на промените на пазарните, тех-

нологични и финансови условия;

силно намаляване до ликвидиране на негативните следствия

на закъснения, презапасявания, дефицити, отклонения от стан-

дарти, неотчитане на тенденции и други подобни;

подобряване събираемостта на вземанията и възвращаемост-

та на инвестициите;

намаляване на себестойността на продуктите;

подобряване на ефективността от използване на ресурсите,

активите и кадрите;

професионално израстване на кадрите чрез пренасочване от

рутинна към творческа (анализи, прогнози, вземане на реше-

ния) дейност;

пълен контрол върху всички процеси в предприятието.


6.3.2 Проблеми при внедряване и използване на ERP – системите

В процеса на внедряване и експлоатация на ERP-система могат

да се появят трудности в следните направления:

голяма част от специалистите и ръководителите във фирмата

“говорят на различни езици”;

ръководители от ниското и средно, а често - и високо, ниво на

управление, водени от лични интереси, се съпротивляват нег-

ласно, но яростно, на новите технологии;

значителна част от специалистите се стремят да запазят стату-

са си на “незаменими” и се противопоставят на новостите;

не са малко хората, предпочитащи бедната безотговорност и

рутина пред богатата отговорност и мислене;

независимо от “внедрените” до момента системи, значителна

част от ключовата информация “се пази в умовете”, твърде

много решения се вземат интуитивно, твърде много “красиви”

отчети не се базират на реални данни, твърде много взаимос-

вързани “нормали” са противоречиви;

реалните излишъци на едни ресурси и недостиг на други са

достигнали застрашителни размери;

изглеждащата до момента “единствено възможна” и, затова,

“оптимална” организация на създаване на продукт, в същност е

доста хаотична и неикономична;

част от персонала (интересно - от най-ниско и от високо ниво)

започва да “гледа навън” и скоро напуска;

хора, притискани до момента от “авторитети”, показват завид-

ни професионални качества;

отхвърлените в началото съвети на консултантите се приемат

по принуда, но след огромна загуба на време и нерви;

“спестените” в началото средства за консултантски услуги се

превръщат в значителни загуби на по-късен етап;

внедряването на ERP-концепциите и съответната система ня-

ма край - на всеки етап възникват все нови идеи и възможнос-

ти.

Тези и други специфични трудности, които се появяват по вре-

ме на внедряването и развитието на Интегрираните информа-


125

ционни системи в управлението са пречка при плавното им ре-

ализиране в практиката, но предимствата, които могат те да ре-

ализират са движещата сила, както и лавинообразното нараст-

ване на наличната информация кара организациите да инвести-

рат време и ресурси в това направление, за да си осигурят кон-

курентно предимство или да се доближат до първите в отрасъ-

ла.

6.3.3 ERP-Мениджъра

ERP-Мениджъра - новото действащо лице в управлението. Из-

ползването на ERP-концепцията довежда до осъзнаване на ро-

лята на ново лице в управлението на предприятието. Някои го

наричат “ERP-мениджър”, други - “Администратор на прило-

жението”.

Наименованието, а много често и формалната длъжност, на ко-

ято е назначен, нямат значение. По-важно е какви са тези хора

и как могат да допринесат максимална ползва на предприятие-

то.

Тези хора:

са способни да мислят за цялото предприятие, за всички разно-

родни процеси в него, като за единно хармонично цяло, разви-

ващо се като жив организъм;

забелязват всички “пукнатини” и чрез наглед незначителни

промени успяват да постигнат невероятни резултати;

обичат да си пъхат носа навсякъде и да задават странни въпро-

си;

не признават авторитети и дори самите не се изживяват като

величия;

изглеждат понякога неорганизирани, но кой знае защо имат ав-

торитет пред всички - от охраната, през склада, производството

и счетоводството, до “съвета на мъдреците”.

ERP мениджърът трябва да е професионалист в управление-

то! За съжаление, такъв специалист не може да бъде подготвен

извън организацията. Той трябва да има солидна подготовка в

областта на управлението, но и да бъде “отгледан” в организа-

цията. Няма универсална рецепта! Доказано е, че той се нуждае

от равнопоставено внимание и доверие, както и от привилегия-

та да не му се поставят рутинни ежедневни задачи.


6.3.4 Процесът на внедряване

Процесът започва с подробно и обстойно проучване на клиен-

тските нужди, наличните бизнес-процеси, особености на дей-

ността на фирмата. Самото внедряване отнема няколко месеца -

в най-добрия случай 2-3 месеца. През това време в проекта се

ангажират както екип специалисти на фирмата-внедрител, така

и екип от висши мениджъри от страна на потребителя. Тяхното

участие е от ключова важност за успеха на проекта - липсата на

ангажираност от страна на потребителя е 99% гаранция за про-

вал. Има и случаи, когато внедряването се проточва във време-

то доста повече. В крайна сметка времето не е определящо за

крайния успех - възможно е дори след две години работа внед-

ряването може да не постигне успех.

След края на процеса по внедряване се проследява нивото на

подобрение на мениджмънта във фирмата-клиент. За целта се

използват утвърдени практики и методологии за тестване на

резултатите чрез определени 'key success factors' – ключовите

фактори за успеха. Успехът на внедряването на системата до

голяма степен се измерва и чрез степента на постигане на пър-

воначално определена от клиента цел. Когато потребителят е

определил дадена задача, заради която купува ERP, то крайни-

ят резултат - постигането на целта, е показател за успеха на

внедряването.

Съществуват, условно, два сценария за внедряване на ERP.

Първият от тях предполага системата да се адаптира към биз-

неса на фирмата. Това е възможно, ако тя по принцип има доб-

ри бизнес-структури и процеси. Във втория случай се налага

обратното - напасване на бизнеса към самата система. Това е

болезнен процес за самата фирма и за нейните служители, но

от друга страна в големите, утвърдени ERP системи е заложено

огромно ноу-хау, базирано на най-добрите бизнес-практики по

света. Иначе казано, внедряването на такава система се явява

оздравителен процес за фирмата.

При внедряване на ERP софтуер е изключително важно мени-

джърите да са наясно как искат да се развива бизнесът във вре-

мето - какво ще представлява той след 6 месеца, година, 2 го-

дини, казва Сакис Казакис, маркетинг-мениджър на Delta

Singular. Плановете за бъдещото разрастване и развитие а ком-

панията се явяват един от определящите фактори при избора на

ERP система.

Речник

127

РЕЧНИК

ABC – Activity Based Cost systems – Системи за функционално-

стойностен анализ

APS – Advanced Planning & Scheduling – съвременно решение

за планиране и изготвяне на производствени графици

BPM – Business Performance Management – системи за управле-

ние ефективността на бизнеса

BM – Bill of Materials – Ресурсна структура на продукта

CA – Cost Accounting – управление на себестойността

CAD – Computer Aided Designee – компютъризиран дизайн

CAM – Computer Aided Manufacture – компютъризирано произ-

водство

CALS – Computer aided Acquisition and Logistics Support – ком-

пютърна поддръжка на процесите по доставка и логис-

тика.

CIM – Computer Integrated Manufacturing – компютърно интег-

рирано производство

CRM – Customer Relationship Management – управление на вза-

имоотношенията с клиентите

CRM – Customer Relationship Management – управление на

връзките с клиентите

CRP – Capacity Requirements Planning – Планиране използвае-

мостта на производствения капацитет

CSRP Customer Synchronized Resource Planning – планиране на

производствените ресурси ориентирано към клиентите;

DB – Database – база данни

DBM – Data Base Management – Мениджър на база данни

DBMS – Data Base Management Systems – Системи за управле-

ние на база от данни

DD – Data Dictionary – Речник на данни

DDB – Department Database – База данни на отдел

DDL – Data Definition Language – Език за дефиниране на данни

DFD – Data Flow Diagram – Диаграма на потока данни

Речник

DGMS – Dialog Generation and Management System – Система за

генериране и управление на диалог

DM – Data mining – Системи за изследване на данните

DML – Data Manipulation Language – Език за манипулиране на

данни

DSS – Decision Support Systems – Система за подпомагане взе-

мането на решения

DW – Data Warehouses – Складове от данни

E–commerce – Електронна търговия

EDB – Enterprise Database – фирмена база данни

EIS – Executive Information Systems – екзекутивни информаци-

онни системи

ER – Entity–Relationship – Същност – взаимовръзка

ERP – Enterprise Resource Planning – планиране ресурсите на

предприятието

ES – Expert Systems – Експертни системи

FFFF – Fast Free Form Fabrication – бързо изработване на изде-

лия

FMS – Flexible Manufacturing Systems – гъвкави (автоматизира-

ни) производствени системи

GDSS – Group Decision Support System – Система за подпома-

гане на групово вземане на решения

HRM – Human Resource Management – Управление на човеш-

ките ресурси

HRMS – Human Resource Management System – Система за уп-

равление на човешките ресурси

HSM – High Speed Machining – високоскоростно производство

IDBMS – Integrated Data Base Management System - Интегрира-

на система за управление на база данни

IDEF0 – Integration Definition for Function Modeling – интеграл-

на дефиниция за функционално моделиране

IDEF1 – стандарт за моделиране на информационни потоци

IDEF1X – методология за моделиране на релационни структури

(бази данни)

Речник

129

IDEF2 – методология за динамично моделиране развитието на

дадена система

IDEF3 – методология за документиране на процеси

IDEF4 – методология за изграждане на обектно–ориентирани

системи

IDEF5 – методология за онтологическо изследване на сложни

системи

IS – Information Systems – Информационни системи

IT – Information Technologies – Информационни технологии

MBSS – Model Base Software System – Софтуерна система за

базови модели

MIS – Management Information Systems – Мениджърски инфор-

мационни системи

MPS – Master Production Schedule – Общо производствено пла-

ниране

MRP – Material Requirement Planning – планиране на необхо-

димите материалните

MRP – Material Requirements Planning – планиране потребнос-

тите от материали

MRP II – Manufacturing Resource Planning – планиране на про-

изводствените ресурси;

OAS – Office Automated Systems – Системи за автоматизация на

офиса

OSL – Order processing, Sales and Logistics – Поръчки, продаж-

би и логистика

PDA – Personal Digital Assistant – личен дигитален асистент

PDB – Personal Database – лична база данни

PDM – Product Data Management – Управление на данните за

продукта

PERT – Program Evaluation and Review Technique – Техника за

преглед и оценка на проект

PLM – Product Lifecycle Management – системи за управление

на жизнения цикъл на продуктите

QL – Query Language – език за заявки

Речник

RP – Rapid Prototyping – Бързо изготвяне на прототипи

RT – Rapid Tooling – Бързо изработване на инструменти

SCM – Supply Chain Management – Управление на процесите на

доставка до клиента

SF – System Flowchart – Диаграма на потоците в системата

SQL – Structure Query Language – Език за структуриране на за-

явки

TFS – Traditional File System – традиционни файлови системи

TPS – Transaction Processing Systems – Системи за предаване и

обработка на данните (диалогова обработка на запит-

ванията).

WDB – Workgroup Database – База данни на работна група

WFD – Work Flow Diagram – диаграма на работния поток

Литература

131


1. Davis, G., Margaret H. Olson, Management Information System,

New York: McGraw Hill, 1985

2. De Long, D.W., J.F.Rockatr, Identifying the Attributes of Success-

ful Executive Support System Implementation, 7th Annual Confer-

ence on DSS, San Francisco The Institute of Management Sciences,

June 1987.

3. De Sanctis, G., Brent Gallup, Group Decision Support Systems. A

New Frontier, Database, Winter 1985

4. Hamon R., B., Modeling Dynamics Economic Systems, Springer

Verlag. New York 1997

5. Hoffer J.A., M. B. Prescott, F.R. McFadden, Modern Database

Management, Prentice Hall 2002

6. Kalldraff J. Wilson J. Business optimization using mathematical

programming, MacMillan Press 1997

7. Mc Kewon, Patrick G., Management information systems. Manag-

ing with computers, The Dryden Press 1993

8. Oakshott L., Business Modelling and Simulation, Pitman Publish-

ing 1997

9. Petkov Al. Information system for quality management, Economy

Informatics, Volume II, Number 1/2002, INFOREC Printing

House, A.S.E., Bucharest, 2002, pp 81-89

10. Ralph H. Sprague and Eric D. Carlson, Building Effective Decision

Support Systems, Prince-Hall, 1982

11. Ralph Sprague, A Framework for the Development of Decision

Support Systems MIS Quarterly, 4, 4 1980

12. Reynolds G., Information systems for managers, West Publishing

Company, third edition, 1995

13. Simon A., Strategic Database Technology: Management for the

year 2000, Morgan Kaufman Publishers, Inc. San Francisco, Cali-

fornia, 2000.

14. www.infoweek.bg/analyses/

15. www.intechna.net

16. www4.gartner.com/


17. Zapalac R., K, Kuemmler, T. Malagon. Establishing management

information systems for multiproject programs Journal of manage-

ment engineering, Jan, febr. 1994,.

18. Петков Ал. Модел на управленска информационна система за

подпомагане вземане на решения. II International conference

“Management and Engineering”. Jan XI, Volume 2 (70), may 2004,

137-142 стр.

19. Петков Ал., Създаване на управленска информационна система

в производствена фирма. Научно-практическа конференция с

международно участие, Академично издателство Ценов, Сви-

щов, Том 1, 2003, 188-197 стр.

20. Попова-Айкова Р., Управленски информационни системи,

Университетско Издателство Стопанство, С. 1996г.

21. Роман С., Access бази данни - проектиране и програмиране,

ЗеСТ Прес, 2003.

22. Тодоров Н, Г. Тодоров , М. Койчев, Бързото изготвяне на про-

тотипи скъсява цикъла проектиране–производство. Сп.

CAD/CAM&GIS World, 2001

23. Тужаров Х., Калчев С., Ненова Г., Пирамидален модел на

Гражданска информационна система, CompSysTech’2000 –

Bulgarian Computer Science Conference – 22-23.06.2000, Sofia,

Bulgaria

24. Хулет Ф. SQL Ръководство на програмиста, СофтПрес, 2001.

http://www.books.bg/publisher.php3?pub=74

http://www.books.bg/book.php?ISBN=9546851779

http://www.books.bg/book.php?ISBN=9546851779

Русе 2004 - uni-ruse.bgfbm.uni-ruse.bg/ap/art/uis-2004.pdf · 2016. 4. 18. · 1 ОСНОВИ...

Documents