メールのエチケットを知ろう！ メールはどうして届く？

新しい人類のコミュニケーションツール

メールを知ろう

知ってて得するメールの極意

シャープ社友会九州支部パソコン部会（7月30日）るメール

新しい人類のコミュニケーションツール電子メール、ｅ－ｍａｉｌといいますが、今、電話に代わる新しい 会話ツールとなってきました。電子メール自体の起源はコンピュータの出現からそう遠くないときにはすで に使われていましたが、一般使われ出してのはパソコン通信が広まってからでした。 しかしパソコン通信はホスト局だけの間でのやり取りでしたが、これを世界中に広めたのがインターネット が解放され、メールの転送システムが確立した1990年に入ってからでした。今や電子メールは個人だけで なく、ビジネスの世界、あるいは政治の世界にと広がり、メールによるコミュニケ―ションが多くなるにつ け、通常の対面コミュニケ―ションにはない便利さのとは裏腹に悪い面も出てきています。その負の面を知 って使う必要がありますが、一般の人とのコミュニケーションでの礼儀というものと同じように、インター ネットでの会話の主体でありますメールにも一般のコミュニケーションとは違う礼儀があります。 電子メールのメリット ・電話のように時間を気にする必要が無い。 ・送信すればすぐに届く。 ・ワードやエクセル、画像、プレゼン資料などをデータとして送れる。 ・CCやBCCを使えば同じメッセージを複数に送ることもできる。

電子メールのデメリット ・顔が見えないため無機質になりやすい。 ・電話と違い確実に連絡が付いたかどうかを確かめられない。 ・ウイルスメールやスパムメールなどの対応が必要になる。 特に、相手のPCによってはパソコンが貴方のメールをはじいたりすることもあります。初回のメール時には届いたかどうかの確認をするようにしましょう。 また、メリット・デメリット両方を兼ねることになりますが、電子メールは証拠になるということです。つまり、言った言わないを予防することにもなります。逆に、相手に言質を取られることもありますので、メールの文章には気を使いましょう。

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●電子メールでやりとりする文章は、読みやすさを注意して書きましょう。段落ごとに1行空けたり、改 行したりして、相手に読みやすいように工夫してください。1行は65文字未満（ＡＮＫ全角で35文 字）が理想的です。 また要点を簡潔にまとめ、文章が長くならないように気をつけてください。 受信した文章が自動的に返信の時に引用されてしまう設定になっている場合がありますので注意が必要 です。もちろん引用しても構いませんが返信する場合、引用したい部分だけを引用し、不要な部分は削 除するように心がけましょう。 ●親しい友人や仲間との間で使っている言葉づかい、顔文字等が他人への電子メールで通用すとは限りま せん。特にはじめての人にメールする場合は、最初に自己紹介から始めるのが良いでしょう。 ●電子メールの最後には発信者の名前と連絡先を簡潔に書き添えましょう。これをネット上では「署名」（シグネチュア）と言います。電子メールの署名に住所や電話番号などが記載されている場合は悪用され ないよう十分に気をつけてください。「署名」は4行以下にしておきましょう。 ●受信した電子メールが確認、参考のためのCC:(カーボンコピー）にすぎないこともあります。その場合、 必ずしも返事を求められているわけではないので注意して下さい。 ※カーボンコピー：電子メールにおいて、通信相手と確認、参考の理由で第3者に同じメールを送ると きに使う機能をいいます「CC」で指定した第3者のアドレスは「TO」で指定した通信相手に知られま す。 ●電子メールのタイトルは必ず入れるようにしましょう。またその内容が一目で分かる簡潔なものにしま しょう。また、海外へ送信する場合は、タイトルを日本語にすると文字化けする確率が高いので注意し てください。 ●電子メールでは使用する文字やメールの形式に注意が必要です。半角カタカナはUNIX系の機種では表 示されないので利用してはいけません。また丸付き数字、ローマ数字なども文字化けの可能性が高いの で使用は避けてください。

電子メールで留意すること

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●メールソフトのなかにはHTML形式の電子メールを送る機能があるものもありますが、相手がHTML形式の 電子メールに対応しているとは限りません。メールは必ずテキスト形式で送るのがエチケットです。 ※ＨＴＭＬ形式の電子メール：HTMLとはホームページを記述するためのコンピューター言語。この形式を つかって文書の体裁を整えた電子メールのこと。送信相手のメールソフトがHTML形式に対応してない場合、 正確に表示が出来ない。 ●送信しようとしてる電子メールの容量に注意しましょう。容量の大きなメッセージや添付ファイルは相手の コンピューターシステムやサーバーに負担がかかり、問題が起こる可能性があります。どうしても送りたい 場合は相手に確認をとってから送信するようにしましょう。 ●電子メールでは、絶対にチェーン･メールを送ってはいけません。チェーン･メールはインターネットでは禁 止されています。（チェーン・メールとは「幸福の手紙」「不幸の手紙」のように別の人に同じ内容を転送 することを要請する内容の手紙です。理由の如何を問わず禁止されています。） ●メールアドレスを書く時には慎重にしましょう。個人のアドレスのように見えても、実はあるグループに 送られるという場合もあります。誰に送ろうとしているのか知っておいてください。 ●受け取ったメッセージを他人に転送したり、再投稿する場合には元の言葉遣いを変えてはいけません。メッ セージを短縮したり、関連する部分だけ引用しても構いませんが、適切な出典（もとのメッセージや発言者 が特定できる情報）を必ずしめすようにしてください。

テキスト形式 標準文字のみで表示。 いろいろなマシン、あるい はＯＳの違いがあっても 同じように表示できる。

リッチテキスト形式 文章に飾りや画像を張り込 めるが、相手によっては表 示できないことがある。

同じメール

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基本的にメールを送るときの注意する点を書き出してみました。最低限知っておくといいでしょう。 ・メールはタイトルが肝心。一見して内容がわかるのがベスト ・基本的に前置き 拝啓～敬具は不要。簡単なあいさつでよい。 ・本文に改行を入れる。 ・段落ごとに空行をいれ見やすくする。 ・動詞、名詞は漢字、副詞、助詞、接続詞はひらかな（例えば沢山、勿論などはひらかなに） ・文頭の１字下げは不要 ・句読点を使う。 （、。など）よく（，カンマ）や（．ピリオド）を使っているケースがある。 ・数字、英字は全角を使う。 ・長い文等は見出しを付ける。 ■→●→☆ の順 ・箇条書きを効果的に使う。（１）（２）（３）等 ・本件以外の要件は文末にＰ．Ｓ（ポストスクリプト）に追い出さす。

メールの要領

他人聞けないメールの書き方 ・初めての人に対するメール 本文の最初に相手の疑問を解かないといけない。 自分は何者で、どうしてこのアドレスを知ったか、要件は何かを簡潔に書くのがエチケット ・長文メールの場合 タイトルに“長文です”と断りを入れ、また本文には最初に中身の目次を付けておく。 なたあまりに長い文章は添付ファイルにしておく。 ・サンクスメールは出し惜しみしない。ちょっとのことでも出すのがよいが、余計な事を書いてはいけ ない。 ・初めて会った人には後で電話でなく、メールを出しておく。

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読めないメール？ 手書きの汚い文字じゃあるまいにと疑問に思われる方もいらっしゃるでしょうが，残念ながら、本当です。たとえば

右の表は共通で使っている記号文字一覧です。 この文字記号を使っている限りはメールが化 けることはない。とくに半角の片仮名は使っ てはいけない。 日本では、基本的に２バイト文字（全角文字） を使うのが基本。海外では通用しないので アルファベット、数字でも2バイトではなく 1バイト文字（ＡＮＫといいますが）使わな いと相手は読めない。 Ｉ ＬＯＶＥ ＹＯＵ ではわからない。 I LOVE YOU でないと、英文字として認識して くれません。

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電子メールのしくみ

郵便に私書箱というのがあります。送信者がポストに投函した郵便物は、郵便局員にて収集され最寄の郵便局（これをここでは「送信者側郵便局」とします）にまとめられ、宛先の郵便番号により宛先の郵便局（「受信側郵便局」とします）に送られて、受信側郵便局に設けられた受信者の私書箱に保管されます。受信者は鍵を用いて私書箱から郵便物を取り出します。

電子メールでは、送信者はメールソフト（メーラーともいいます） を用いて電文を送信側郵便局に相当するＬＡＮやプロバイダのメー ルサーバーに送ります。送信側メールサーバは宛先のＩＰアドレス を見て、受信側のメールサーバに電子メールを転送します。受信側 メールサーバはそれをメールボックスに保管します。受信者はメー ルソフトを用いて、自分宛の メールをメールボックスから 自分のパソコンに取り出しま す。 電子メールでも宛先の hitoshi@kogures.com からホスト名（この場合はドメイン名）からＤＮ ＳによりメールサーバのＩＰアドレスを知り、通 信することはＷｅｂページ閲覧と同じようなプロ セスをとります。

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ＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol） ＳＭＴＰパソコンから電子メールを送信するには，メーラーの［送信］ボタンをクリックするだけですが，その内部では，次のようなステップで電文が送られます。ここで重要なことは，パスワードは不要なことです。インターネットに接続するときにパスワードを聞かれることがありますが，それはインターネットを利用することについてのパスワードであり，電子メール送信には無関係なのです。ですから，送信者名を偽名で送ることも可能ですから，受信したときの送信者名は信用できないことになります（これを防ぐために、ＳＭＴＰでパスワード確認を行うSMTP-AUTHがあります。） ＰＯＰ３（Post Office Protocol version 3） ＳＭＴＰとは異なりＰＯＰでは，受信側メールサーバのドメイン名は不要で、ユーザ認証のためにパスワードを要求します。ドメイン名が不要なのは，メールソフトの設定時にそれが指定しているからです。また、実際にメールを受信するときにいちいちパスワードを入力しないのは、メールソフトの設定時にパスワードを記録しているからです。 すなわち，電子メールでは，誰でも電子メールを送信することはできるが，それを受信できるのはパスワードを知っている本人だけだということです。 パスワードを必要としないＳＭＴＰでの不正利用を防ぐために、ＳＭＴＰ（送信）を行う前に、パスワードを必要とするＰＯＰ３（受信）を行わせることにより、利用権限を確認できます。その方式をPOP before SMTPといいます。 ＰＯＰでは、ユーザ認証のパスワードを平文で送るので、盗聴の危険があります。ＡＰＯＰ（Authenticated POP）は、パスワードを暗号化する認証システムです。これもメールソフトのオプション機能として設定します。

電子メールでの留意事項 ・到着時間が不安定 電子メールは、インターネットの特徴である、不特定経路をバケツリレー的に転送されるので、到着時 間は不安定です。そのため、後から送信したメールが先に到着することがあります。 ・不到達とその表示 受信者のメールアドレスを間違えた場合は、受信者に到達しないのは当然ですが、それ以外でも不到達 になる場合があります。主な不到達メッセージを列挙します。

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Host unknown：宛先のサーバがないか故障中。アドレスの＠以降に誤りがある。 User Unknown：宛先のサーバに該当する利用者のメールボックスがない。アドレスの＠以前に誤りがある。 Access denied ：宛先サーバが受け取りを拒否。User Unknownと同じ原因が多い。 Name server timeout：メールサーバあるいは経路中でのトラブル。再送により届くこともある。 Message is too large ：宛先サーバは大量データを拒否。分割して送信する。 あるいは、サーバの容量がオーバーしている。受信者がサーバに大量メールを放置している。 Unbalanced ：送信サーバが拒否。送信者のアドレスに誤りがある。 この場合は、送信者に連絡できないので、サーバ管理者に通達される。 接続先のコンピュータが応答しません：送信者パソコンでのメールサーバ設定に誤り。

Service unavailable：何らかの原因による不到達。原因は多様。

電子メールエラー一覧

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データは分割され、それぞれ1つの塊の頭に データのあて先、送り元のアドレスが付加され、 またこのデータが何番目の物か、そしてデータ の誤りをチェックするデータも付け加え相手に 送られる。送られた相手はバラバラに来たデー タを順序良く組み立て、またデータが化けてい れば再送を促すデータをおくり、最終的に送り 元と同じデータを得ることができる。

データ配信の仕組み

分割データの頭に以下のものが付加されます。

これによって分割データは世界中の任意の パソコンにデータは正確に到着する。 ９

メール使用時の知っておくこと。

・受信メールに返信する。 ・署名を付けてメールを送信する。 署名の作り方は メール開いて[オプション]→[メール]→[署名タグ]→[新規作成]

・同報を使う。ＣＣ（カーボンコピー）ＢＣＣ（ブラインドカーボンコピー） ・メールの転送。 ・メールアドレスをアドレス帳に登録する方法。 ・メールアドレスを使ってメールを送る。 ・メールでホルダーで分類する。 ・迷惑メールの受信処理の方法 [削除グループ]→[迷惑メール]→差出人[受信拒否リスト]に追加 ・不要エールの削除 不要メールのホルダーに入ったメールを完全削除 ・メールの検索 以上のようなことを知っていればメールは使いこなせます。 メールはあくまで文字のみのコミュニケーション、表情や相手の感情は全くみえ ませんので、自分が受けたとしていやにならないかどうか送信真似に再度チェック しましょう。特にその時はオフライン状態でメールを作り、送信前に再度チェック し慎重にメールを送ることがトラブル防止の第1歩です。

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