Financial Management of projects

Projektu finanšu vadība

Joint Technical Secretariat

Applicant Seminar

Project partner financing

2

At least 10% of the total eligible

project budget has to be

contributed by the Applicant and

project partners (at least 10% for

each partner)

Programme (90%) Partner

(10%)

Total partner budget (100%)

Vismaz 10% no kopējām

attiecināmām izmaksām jābūt

nodrošinātām no Iesniedzēja un

partneru līdzekļiem (vismaz 10%

katram partnerim)

Project partner SMEs financing

3

Private partners -max co-

financing from the

Programme ≤ 50% of the

total eligible costs for

respective project partner

Programme (50%) Partner

(50%)

Total partner budget (100%)

Privātajam partnerim

maksimālais finansējums no

Programmas ≤ 50% no kopējām

attiecināmām izmaksām

attiecīgajam partnerim

Project co-financing

There are three types of partner’s co-financing possible – contribution in kind, own funds (cash) and state budget contribution (if relevant)

Partneru līdzfinansējums var tikt nodrošināts 3 veidos: Nemateriālais ieguldījums, savi līdzekļi (finanšu) un valsts budžeta līdzfinansējums (ja attiecināms)

4

In-kind

In kind = unpaid voluntary work and use of the Applicant’s and/or the project partner’s own premises for implementation of project activities (max 10% and not exceed own funds)Nemateriālais ieguldījums = neapmaksātais brīvprātīgais darbs un Iesniedzēja un/vai projekta partneru savu telpu izmantošana projekta aktivitāšu īstenošanai (līdz 10% no attiecīgā partnera budžeta un nepārsniedzot savu ieguldījumu)

5

Project financing

6

TOTAL project budget

PP1 (PROG 90%+PF 10%)

PP2 (PROG 90%+PF 10%)

PP3-SME(PROG 50%+PF 50%)

PP4 - SME (PROG 50%+PF

50%)

Project budget Budget should be realistic and cost-effective

Budžetam jābūt reālistiskam un izmaksu efektīvam Project and implementing partners can not make a profit

Projektam un partneriem nedrīkst rādīt peļņu no projekta Budget should include all project costs

Budžets iekļauj visās projekta izmaksas (arī līdzfinansējumu) Budget should be developed with input from all partners

Budžets izstrādāts sadarbībā ar visiem partneriem Only costs necessary for project implementation are eligible

Tikai projekta īstenošanai nepieciešamas izmaksas ir attiecināmās (sagatavošanas izmaksas nav attiecināmās)

7

Payment amount

Initial pre-financing duration of the project does not exceed 18 months and if the grant

does not exceed 300,000 EUR - maximum 40% of the grant duration of the project exceeds 18 months or if the grant exceeds

300,000 EUR -40% of the grant forecast budget for the first 12 months of the project

Sākotnējais avanss Ja projekta īstenošanas ilgums nepārsniedz 18 mēnešus un granta

apmērs nepārsniedz 300,000 EUR – līdz 40% no granta Ja projekta īstenošanas ilgums pārsniedz 18 mēnešus vai granta

apmērs pārsniedz 300,000 EUR – 40% no budžetā plānotā granta pirmajiem 12 mēnešiem projekta īstenošanā

8

Payment amount

Further pre-financing instalment – together with initial pre-financing not exceed 80% of the project grantNākamais starpmaksājums – kopā ar sākotnējo priekšfinansējumu nepārsniedz 80% no projektam piešķirta granta

Balance payment – not exceed 20% of the project grantGala maksājums – nepārsniedz 20% no projektam piešķirta granta

9

Payment procedure

To be considered in the liquidity management

Jāņem vērā plānojot līdzekļu pieejamību

10

Initial pre-financing – in 45 days after signing the

Grant ContractAvansa

maksājums – 45 dienu laikā

pēc Granta līguma

parakstīšanas

Further pre-financing

instalments – 45 days after interim

report and payment request

is approved by the JTS

Nākamais starpmaksājums

– 45 dienu laikā pēc starpposma un

maksājuma pieprāsījuma

apstiprināšanas ATS

Balance payment - 45

days after approval of the

Final ReportGala

maksājums – 45 dienu laikā

pēc Gala atskaites

apstiprināšanas

Payment procedure

Payments will be transferred to the account of the Beneficiary (also for futher transfers to the project partners)

Maksājumi tiek veikti uz Galvenā partnera bankas kontu(arī līdzekļi paredzētie turpmākai pārskaitīšanai pārējiem projekta partneriem)

11

Eligible periods

Only costs made during the project implementation period (after contract will be signed and started form project starting date) are eligibleTikai izmaksas veiktas projekta īstenošanas periodā (pēc Granta līguma parakstīšanas un sākot no projekta uzsākšanas datuma) ir attiecināmas Preparatory costs (expenditures before project starting date)

are ineligible Sagatavošanas izmaksas (veiktas pirms projekta uzsākšanas

datuma) ir neattiecināmās

12

Eligible periods

The only exception are costs relating to final reports, expenditure verification and evaluation of the project, which can be incurred not later than the date of submission of the final report

Vienīgais izņēmums ir izmaksas, kas saistītas ar Gala atskaites, izdevumu pārbaudes ziņojuma un projekta novērtējuma sagatavošanu un kuri var tikt veiktas nē vēlāk, kā līdz gala atskaites iesniegšanas datumam.

13

Main eligibility rules 1

In order to be eligible, costs have to be:Lai būtu attiecināmām izmaksām jābūt:

Shown in the approved AFUzrādītām apstiprinātajā Pieteikuma Formā

Comply with the visibility requirementsAtbilst vizuālās identitātes prasībām

Necessary for the implementation of the projectNepieciešamām projekta īstenošanai

14

Main eligibility rules 2 Identifiable and verifiable, in particular being recorded in the

accounting recordsIdentificējamās un pārbaudāmās, t.i. atspoguļotas grāmatvedības ierakstos

Incurred in compliance with the relevant procurement procedures Veiktas ievērojot attiecīgas iepirkumu procedūras

Reasonable, justified and comply with the requirements of sound financial managementSaprātīgām, pamatotām un atbilstošām labas finanšu pārvaldības principiem

15

Main budgetary principles

The project budget has to be in line with the principles of economy, efficiency and effectiveness

Projekta budžetam jāatbilst ekonomijas, lietderīguma un efektivitātes principiem.

The principle of economy requires that the resources used by the institution for the pursuit of its activities shall be made in due time, in appropriate quantity and quality and at the best priceEkonomijas princips paredz, ka institūcijas izmantotie resursi aktivitāšu īstenošanai tiek izmantoti termiņā, kad tie faktiski ir nepieciešami, izmantoti atbilstošajā daudzumā un kvalitātē par labāko cenu.

16

Main budgetary principles

The principle of efficiency is concerned with the best relationship between resources employed and results achievedLietderīguma princips ir saistīts ar labāku sakarību starp izmantotiem resursiem un sasniegtajiem rezultātiem

The principle of effectiveness is concerned with attaining the specific objectives set and achieving the intended resultsEfektivitātes princips ir saistīts ar definēto specifisko mērķu un plānoto rezultātu sasniegšanu.

17

10% rule Up to 10% of the project's total budget can be spent for

implementation of the project soft activities outside the Programme area:Līdz 10% no kopējā projekta budžeta var tikt izlietotas “mīksto” aktivitāšu īstenošanas ārpus Programmas territorijas: Costs have to be clearly indicated, specified and justified

in the Application approved by the JMCIzmaksām jābūt norādītām un pamatotām apstiptinātajā Projekta Pieteikuma formā

These costs are indicated in the Worksheet XIV of the Application Form under Budget Heading 2 “Travel costs” and Budget Heading 5 “Other costs and external services”Šīs izmaksas tiek uzrādītas XIV lapā izmaksu kategorijā 2 “Travel costs” un 5 “Other costs and external services”

18

Budget lines (cost categories)

Human resources / Personāla izmaksas Travel costs / Darba braucienu izmaksas Equipment and supplies / Iekārtas un preces Direct local office costs / Tiešās vietējā biroja izmaksas Other costs and external services / Citas izmaksas un ārējie

pakalpojumi Infrastructure / Infrastruktūra In kind / Nemateriālais ieguldījums Administrative costs / Administratīvās izmaksas Contingency reserve / Rezerve

19

Taxes, VAT

Taxes are ineligible costs (except employment taxes, social security charges)Nodokļi ir neattiecināmās izmaksas (izņemot personāla nodokļus, sociālās apdrošināšanas iemaksas)

VAT is ineligible (except if Beneficiary and/or the project partner(s) cannot reclaim it)VAT that is recoverable by whatever means cannot be considered as eligible, even if it is not actually recovered by the Beneficiary or the project partner(s) (Beneficiary or the partner who could officially recover the VAT has decided not to do it)PVN ir neattiecināmās izmaksas (izņemot, ja Iesniedzējs/ partneris nevar tos atgūt).

20

Procurement

Beneficiaries and project partners must follow Annex 8.3. to the Guidelines (available at Programme’s homepage) +

Partneriem jāievēro Pielikums 8.3. Iesniedzēju vadlīnijām+ Russian Federation – NGOs & SMEs have to follow

Chapters 2, 3, 4 and 5 of PRAG, other organisations shall use the national public procurement regulation of RussiaKrievijas partneriem – NVO un MVU jāievēro PRAG 2, 3, 4, 5 sadaļas. Pārējās organizācijas izmanto likumu 94-ФЗ.

Republic of Estonia and the Republic of Latvia – in accordance with national public procurement legislation, irrespective of their legal status, as compliant with Community directives applicable to procurement proceduresES dalībvalstis veic iepirkumus saskaņā ar nacionāliem normatīviem aktiem (jo tie ir saskaņoti ar ES direktīvām)

21

Revenue

Any such interest or benefits accruing from the pre-financing shall be assigned to the project and deducted from the final paymentJebkādiem procentiem vai labumiem, kas radušies sakarā ar avansa maksājumu, jābūt novirzītiem projekta īstenošanai un atskaitītiem no gala maksājuma

Grants may not have the purpose or effect of producing a profit for the Beneficiary or the project partner(s)Grantam nevar būt mērķis vai sekas peļņas radīšanā saņēmējam vai projekta partnerim

22

Double financing

No single project and activity may be financed by more than one European Community grantNeviens atsevišķs projekts un darbības var tikt finansēts no vairāk nekā vienā Eiropas Kopienas granta

The project activities duplicated those already financed from any EU fund, international, national, regional and/or local funds are not eligible as this is considered double-financingProjekta aktivitātes, kuras dublē aktivitātes jau nofinansētas no ES fondiem, starptautisku, valsts, reģionālajiem un / vai vietējiem līdzekļiem, nav attiecināmas, jo tas tiek uzskatīts par dubulto finansējumu

23

Use of euro

Payments to the project will be made only in EuroMaksājumi projekta ietvaros tiks veikti EUR

The expenditure in national currency (other than Euro) must be converted into Euro at the rate made up by the average of the rates published in InforEuro for the months covered by the relevant report http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?language=enMaksājumi nacionālajā valūtā (ne Eiro) jākonvertē eiro pēc vidējā InForEur kursa par visiem atskaitīšanas mēnešiem attiecīgajā atskaites periodā

Any exchange losses are not eligible costs Jebkādi zaudējumi saistīti ar valūtas konvertāciju ir neattiecināmi.

24

Project accounts

Beneficiary and all partners must maintain a separate accounting system or an adequate accounting code for all transactions related to the project without prejudice to national accounting rulesSaņēmējam un visiem partneriem ir jāuztur atsevišķa grāmatvedības sistēma vai atbilstošs norēķinu kods visiem darījumiem, kas saistīti ar projektu, neietekmējot valsts noteikumus par grāmatvedību

Accounts and expenditures must be easily identifiable and verifiableKontiem un izdevumiem jābūt viegli identificējamiem un pārbaudāmiem

25

Financial manager

In order to assure professional financial management, an experienced financial manager is to be appointed or subcontracted.Lai nodrošinātu profesionālo finanšu vadību, jānozīmē, vai jānoalgo pieredzējušais finanšu vadītājs

The project implementation system should guarantee clearly identifiable costs and outputs of the project, proper and orderly payments and handling of the grantProjekta īstenošanas sistēmai jānodrošina viegli identificējamās izmaksas un projekta rezultātus, pareizus un sakārtotus maksājumus un granta uzturēšanu

26

JTS contacts

www.estlatrus.eu

Email: info@estlatrus.euPhone: +371 6750 9524

27