- en avdeling i Vestfoldmuseene IKS

FODAK logistikksystem

- en avdeling i Vestfoldmuseene IKS

Utgangspunkt - bakgrunn

• Mengdeproblematikken• Oppbevaringsforhold

• Det står kritisk dårlig til der fotografisk materiale er oppbevart i dag

• Vestfold • I toppskiktet når det gjelder størrelse på

fotosamlingene• I bunnskiktet når det gjelder antall ansatte i

sektoren

• ABM-skrift #34 Nasjonal fotobevaringsstrategi • Mengdeproblematikk, utvalg, prioriteringer• Rasjonalisering, effektivisering

- en avdeling i Vestfoldmuseene IKS

Utfordring

• Vi vet at fotografier brytes ned• Det haster!• ÉN løsning…

- en avdeling i Vestfoldmuseene IKS

Utfordring

• Mengdeproblematikk: Store mengder, mange samlinger • Vanskelig å ha god nok oversikt• Hva skal vi ta vare på?• Hvordan finne frem – ikke tilstrekkelig god og

fleksibel serieregistreringsmulighet i f.eks. Primus

- en avdeling i Vestfoldmuseene IKS

”…bedrive kritiske, planmessige og samordnede utvalg av materiale for innsamling, katalogisering, digitalisering og kassasjon/avhending.”

ABM-skrift #34 Forvaltning av kulturhistorisk fotografi i Norge

- en avdeling i Vestfoldmuseene IKS

Løsning• Lage system som

• gjør det mulig å bedrive kritiske, planmessige og samordnede utvalg av materiale for innsamling, katalogisering, digitalisering og kassasjon/avhending

• tar hensyn til den komplekse strukturen i fotosamlinger

• Systemet skal være et redskap for • samlingsforvaltning – samlingspleie,

prioritering, avhending m.m. • arbeidsstyring – hva skal gjøres når?

- en avdeling i Vestfoldmuseene IKS

Hvordan har vi tenkt?• Prioriteringsmatrise – skille mellom viktig,

mindre viktig og uviktig ut i fra et sett faglige kriterier• Fotohistoriske, fototekniske, estetiske, økonomiske,

samlingsprofil, dokumentariske…

• Serieregistrering – i hierarkisk struktur, som gir oss oversikt over• hvem har hva hvor?• hvilken tilstand er det i – fremtidige

tilstandsvurderinger• struktur – er det album, hengemapper, enkeltbilder,

serie…• hva skal i fellesmagasin, hva blir i museenes

nærmagasiner• m.m.

- en avdeling i Vestfoldmuseene IKSFODAK logistikk- og

forvaltningssystem(Overordnet)

Fotosamling/-arkiv

Delsamling/-arkiv

Flyttebolk

MAPPE

(mappe)

Enkeltbilde

Digitalt objekt

Regionalt / lokalt nivå

Lokalt nivå

Mappe = container, wrapper, beholder…

Kan være fotoboks, album, hengemappe, syrefrie esker… Mappen er den ”tingen” som inneholder bilder, og plasseres i magasin

Fra enkeltbildet ▶ mulig å etablere poster i Primus (eller omvendt, fra Primus?)

Nasjonalt nivå

- en avdeling i Vestfoldmuseene IKS

Foreløpig resultat

• Styringsverktøy – mulig å planlegge hva som skal gjøres når av hvem

• Systemet fortoner seg forskjellig avhengig av hvem som bruker det

• Minimumsregistrering – det som er nødvendig å vite for å flytte samlinger til fellesmagasin• Dybderegistrering på enkeltbildenivå mulig senere i prosessen

• STREKKODER! Hendelser, lokasjoner, entiteter merkes med strekkoder

• Ut i fra dette: • Restanselister – emballering, dokumentasjon, digitalisering etc.• Datagrunnlag for virksomhetsplaner, rapporter o.l.• Planlegge samlingsarbeidet• Vurdere ressursbehov• M.m.

- en avdeling i Vestfoldmuseene IKS

Vi skal jobbe videre med:

• Tilleggsmoduler• Automatiske mail-varslinger• Fysiske beholdere (mapper)• Digitalisering• Flere rapporteringsmuligheter• Formidling• Utlån

- en avdeling i Vestfoldmuseene IKS

Det viktigste, oppsummert:

• Struktur, hierarkisk oppbygning • Kompleksitet

• Fleksibilitet

• Hendelser• Historikk følger objektet/samlingen

• Fremtidige hendelser – oppgavelister

• System • Helt til topps – nasjonalt nivå (eks. Fjellanger Widerøe)

• Helt til bunns – digitale objekter

- en avdeling i Vestfoldmuseene IKS

Løsning - bryte ned problemet til små håndterbare enheter