Manual de Boas PraticaPara cadastro do Gesto de Contrato

Cliente:BrasAlpla Cdigo:

Projeto:Readequao do ERP

Cdigo:

1. Objetivo:

Este documento tem por objetivo detalhar as operaes e processos efetuados no mdulo de Gesto de Contratos, suas funcionalidades, estas informaes sero utilizadas cadastros para implantao do mesmo na BrasAlpla.

2. Revises: RevisoDataResponsvelObservao

001Ewerton BrasilianoElaborao Documento

3. Definies:

Readequao do ERP.

4. Gesto de ContratosParametrizar o sistema Microsiga em Base de homologao e Produo realizar simulaes de operaes e movimentaes de Contratos e relatrios gerais.

O ambiente SIGAGCT (Gesto de Contratos) gerencia os contratos de compras e vendas que a empresa mantm com seus fornecedores e clientes, possibilitando controlar e acompanhar todos os processos de contratao de produtos e/ou servios detalhando suas especificaes.Por meio desse ambiente, controlam-se os valores do contrato, fornecedores, clientes, vigncia, data da assinatura, responsvel, objeto do contrato, clusulas contratuais, ndices econmicos, formas de reajustes, tipos de contratos, tipos de revises de contratos, planilhas de contratos, tipos de cauo, cadastramento de multas contratuais, cadastramento e manuteno das caues (recebimento, troca, baixa e abatimento da cauo), seleo das condies de pagamentos, cadastro de tipos de documentos, cronogramas fsico e financeiro do contrato, medies, reviso de contratos (aditivos, reajustes, realinhamento, paralisao, reincio, alterao de clusulas, etc.), motivos de paralisao de contratos, aprovao das revises, cronogramas contbeis, entre outros.Entre suas inmeras funes, permite os seguintes controles na gesto de contratos: Controle dos indicadores econmicos que sero aplicados nos contratos e das caues de negociaes comerciais. Manuteno dos valores dos ndices financeiros que sero utilizados nos clculos de reajustes de contratos, correo de valores caucionados, composio de frmulas de reajustes, etc. Controle dos tipos de contratos de compras e vendas existentes na empresa, que sero utilizados para definir os descritivos dos contrato. Controle das revises dos contratos de compras e vendas vigentes no Sistema, conforme a necessidade da gerao dos reajustes contratuais, de acordo com um perodo pr-definido ou compostas de diversos ndices. Controle das planilhas que definem o detalhamento de um contrato, ou seja, os itens contidos nele (definio dos produtos ou servios do contrato). Controle das caues negociadas no contrato para assegurar o cumprimento das obrigaes dos fornecedores ou clientes junto empresa (recebimento, troca, baixa e abatimento das caues). Cadastramento das multas contratuais e frmulas de clculo utilizadas pelas medies de planilhas de contratos. Gerao e controle de cronogramas financeiros que apresentam o montante do contrato dividido em parcelas por perodo, provendo ao departamento financeiro uma forma de planejar o desembolso que dever ocorrer. Gerao de cronogramas fsicos que possibilita controlar o desembolso financeiro baseado na estrutura fsica do contrato, permitindo o planejamento fsico dos gastos e a automatizao da medio do contrato. Gerao de cronogramas contbeis relacionados s parcelas dos contratos de compras e vendas, com o objetivo de agilizar a contabilizao das despesas ou receitas, permitindo a apropriao contbil das parcelas que contm perodos diferentes das datas previstas no cronograma financeiro. Acompanhamento dos contratos por meio de medies, indicando os percentuais (quantidades) realizados ou recebidos dos fornecedores/clientes e seus respectivos valores. Assim, possibilita automatizar o processo de compra ou venda. Controle das alteraes dos contratos por meio de revises, mantendo uma cpia das informaes originais. Aprovao das revises dos contratos. Permite o Controle de Alada, controlando os nveis de hierarquia na aprovao das medies de contrato.

Tipos de ContratoO objetivo desta rotina efetuar o cadastramento dos tipos de contratos de compras existentes na empresa, que sero utilizados para definir os descritivos dos contratos, podendo ser classificados como, por exemplo: materiais, servios de terceirizao, obras, servio de locao, etc. Med. Eventual (CN1_MEDEVE): Identifica contratos sem previses de medies. Md. Automat. (CN1_MEDAUT): Identifica se o contrato medido automaticamente atravs de um JOB ou manualmente atravs de rotinas de medies. Limite Med. (LMT_MED): Informa o percentual limite das medies alm do previsto em cronograma.

Dias/Aviso (CN1_PRDALT): Informa quantos dias faltam para o vencimento do contrato. Multa/Bonif. (CN1_TPMULT): Informa em qual momento sero aplicadas as multas de contrato. Mult. Manual (CN1_MULMAN): Determina se podero ser aplicadas novas multas/bonificaes no recebimento/medies dos itens do contrato, alm das multas relacionadas inicialmente. Cronog. Fis. (CN1_CROFIS): Informa se o contrato ter ou no o cronograma fsico. Tp. Limite (CN1_TPLMT): Informa se o limite estabelecido no campo Limite Med. ser aplicado com base no cronograma financeiro ou fsico, no momento do encerramento da medio. Esp. Contrato (CN1_ESPCTR): Informa a espcie do contrato. Compra, o contrato gerencia os fornecedores e os pagamentos. Vendas, o contrato gerencia o cliente, vendedores e recebimentos. Cronog. Cont. (CN1_CROCTB): Informa se o contrato possuir cronogramas contbeis, usados quando a apropriao depende de eventos especficos do contrato.

Tipos de PlanilhaO objetivo desta rotina efetuar o cadastramento dos tipos de planilha que sero utilizadas na elaborao das planilhas relacionadas aos contratos.As planilhas definem o detalhamento do contrato, ou seja, os itens contidos nele. Como por exemplo, em um contrato de prestao de servio para a manuteno de aparelhos eletrnicos, podem existir as planilhas: "Visita do Tcnico" e "Troca de Equipamentos".Durante as medies do contrato, o Sistema verifica se o saldo das planilhas atingiu o percentual mnimo conforme informado no campo Perc. aviso (CNL_LMTAVS) do cadastro de tipos de planilha. Caso positivo, enviada uma mensagem de alerta, apresentando o nmero do contrato, o nmero da planilha, o valor total da planilha e o saldo, com o objetivo de informar ao gestor eventuais necessidades de reviso de contrato.

Motivo de ParalisaoO objetivo desta rotina efetuar o cadastramento dos possveis motivos de paralisao dos contratos na empresa, dados que sero utilizados no processo de reviso de contratos do tipo "Paralisao". Exemplos de motivos de paralisao: Aguardando licenas ou laudos por parte de rgos pblicos fiscalizadores; Necessidade de readequao da planilha oramentria; Falta de documentos; Recursos liberados insuficientes para a concluso da obr ; Necessidade de reviso do protejo; Aguardando entrega de material; Reprogramao de metas fsicas e financeiras do contrato de financiamento; Atraso na entrega de equipamentos eletrnicos.

Tipos de CauoA cauo um bem ou valor que se d em garantia de pagamento de uma dvida, tais como: ativos, recursos financeiros, direitos, contratos e outros instrumentos depositados para assegurar o cumprimento das obrigaes dos participantes.Quando utilizar esta rotinaEsta rotina ser utilizada para definir os tipos de cauo negociados nos contratos de compras para assegurar o cumprimento das obrigaes dos fornecedores junto empresa.Exemplos de tipos de cauo: Depsito em dinheiro; Carta de fiana; Aplice de contrato; Ttulos financeiros; Penhor de veculos; Hipoteca de imveis; Dvida pblica participao.

Tipos de DescontoRelaciona os tipos de descontos que podero afetar as medies, como, alimentao, combustvel, adiantamento, normalmente representam valores que foram repassados para o fornecedor por necessidades casuais mas no foram previstos em contrato.

Multas/BonificaesMulta o pagamento de valor em dinheiro, a ttulo de indenizao, cobrado da parte que no cumpre determinada clusula contratual. Segundo a natureza do ato que a motiva, toma vrias denominaes: civil, compensatria, convencional, fiscal, moratria, etc. A bonificao, ao contrrio, um prmio dado ao fornecedor quando determinada condio atingida, como por exemplo, a entrega de um produto ou servio, antes do prazo previsto. Para tanto, podero ser definidas regras que acionem o controle de multas ou bonificaes e o valor a ser aplicado. Esta rotina ser utilizada para definir as possveis multas/bonificaes contratuais e frmulas de clculo utilizadas pelas medies de planilhas de contratos (conferncia que origina um pedido de compras e, posteriormente, uma nota fiscal de entrada). No momento do recebimento da nota de entrada ou no momento da medio, sero calculadas as multas/bonificaes vlidas para o contrato.Exemplos de Multas: Multa por atraso no recebimento de materiais; Multa por valor indevido; Multa compensatria; Multa moratria. Observao: No exemplo acima cadastrado uma multa que verifica se a data da medio comparada data prevista (CNF_PRUMED) maior que 5 dias. Caso for positivo, aplicado sobre a vigsima parte do valor previsto (CNF_VLPREV) por dia de atraso.Deve-se criar duas frmulas, uma da condio de aplicao de multa ou bonificao e outra para o valor a ser aplicado. Frm. Alt.Vld. (frmula alternativa de validao)Nesse campo, pode-se informar uma frmula alternativa para se calcular quando ser aplicada a multa ou bonificao. Frm. Alt.Vlr. (frmula alternativa de valor)Nesse campo, pode-se informar uma frmula alternativa para se calcular o valor a ser aplicado da multa ou bonificao. Tipo Movmto (tipo de movimento Multa ou Bonificao)Esse campo indica o tipo de frmula cadastrada, podendo ser configurado com:1. Multa valores positivos. 2. Bonificao valores negativos.Tipos de DocumentoO objetivo desta rotina efetuar o cadastramento dos tipos de documentos que sero relacionados aos contratos de compras existentes na empresa.Entendendo o cadastro de Tipos de Documentos:1 . Selecione as seguintes opes: Atualizaes > Contratos > Tipos de Documentos2 . Clique no boto Incluir e informe os dados a seguir: Codigo: Descrio: Acompanhamento Final3 . Confira os dados e confirme a incluso.Documentos X SituaoO objetivo desta rotina relacionar quais os documentos que sero obrigatrios durante o andamento do contrato, esta relao pode ser feita entre a Situao e o tipo de contrato, por exemplo, um contrato do tipo Obras, obrigatoriamente para se tornar Vigente, deve possuir um documento vlido do tipo Licena Ambiental e Processo de Construo.Observao: Quando o tipo de contrato no for informado, todos os contratos do sistema sero validados de acordo com a mesma configurao.

ContratoO objetivo desta rotina efetuar o cadastramento de todos os processos de contratao de produtos e/ou servios, permitindo detalhar todas as especificaes de um contrato da empresa, tais como: fornecedores, cliente, vendedores, vigncia, data da assinatura, responsvel, objeto do contrato, clusulas contratuais, multas, uso de caues, ndices de reajuste, planilhas, cronogramas, entre outros.Observao: atravs dessa rotina possvel relacionar ao contrato, no momento da incluso, os fornecedores ou vendedores, as planilhas que detalham os servios/produtos e as multas que afetaro os recebimentos do contrato. As caues, os cronogramas e os documentos devem ser informados atravs de rotinas especficas.A seqncia de atualizao das informaes do contrato controlada atravs da situao. A alterao da situao do contrato feita manualmente, atravs da opo de menu "Situao" disponvel na rotina.Situaes:Em Elaborao: Na elaborao (construo) do contrato.Emitido: Elaborado o contrato, aguardando assinatura.Em Aprovao: Assinado o contrato, aguardando aprovao final.Vigente: Contrato ativo, liberado para movimentaes (medies e revises).Paralisado: Paralisado o contrato atravs de reviso.Sol. Finalizao: Em fase de finalizao.Finalizado: Encerrado.Reviso: Cpia do contrato gerada pela reviso, mas no aprovada.Revisado: Histrico do contrato (aprovado).Estrutura do Contrato:O contrato constitudo de outras estruturas definidas de acordo com acordo com a configurao do tipo de contrato.Contrato de Compra:FornecedoresSolicitado apenas para os contratos de compra. Permite listar os fornecedores que responsveis pelos servios/produtos.Contrato de Venda:ClienteSolicitado para os contratos de venda. Informa o cliente que ser faturado nas medies do contrato.VendedoresSolicitado apenas nos contratos de venda. Permite listar os vendedores e os respectivos percentuais de comisso.CauesAs caues representam as garantias solicitadas ao fornecedor ou pagas aos clientes pelos servio/ produtos listados no contrato. O uso das caues definido no cadastro do contrato e pode ser configurado de duas formas distintas de acordo com o campo Ctr. Caucao (CN9_TPCAUC):Opes:Cauo Manual:As caues so informadas atravs da rotina de cadastro especfica, antes do incio do contrato. Os valores das caues devem respeitar o percentual informado no campo % Caucao, caso contrrio o contrato no poder ser ativado.As caues podem ser visualizadas atravs da aba Caues na visualizao do contrato:Cauo de Reteno:Quando selecionado o controle de reteno, o sistema ir reter no contrato o valor referente ao percentual em cada medio executada.As retenes podem ser visualizadas atravs da aba Caues Retidas:PlanilhasAs planilhas armazenam a estrutura fsica do contrato, com as quantidades, valores unitrios e totais. Permitindo tambm a diviso dos produtos/servios em diversas planilhas com vigncia e cronograma distintos:

CronogramasOs cronogramas planejam as movimentaes financeiras, fsicas e contbeis do contrato.Cronograma Financeiro/FsicoO cronograma financeiro estabelece as parcelas de pagamento ou recebimento do contrato de acordo com o valor total informado na planilha. As parcelas podem ainda conter a previso fsica, ou seja, as quantidades previstas dos produtos/servios para aquela competncia.Obs.: O cronograma s solicitado para contratos com medio no eventual.Cronograma ContbilEstabelece as datas de apropriao para os valores da planilha.O cronograma contbil usado quando o contrato contabilizado de acordo com eventos especficos, por exemplo, o percentual de realizao de um projeto.Multas/BonificaesPermite listar as multas/bonificaes que sero processadas na medio do contrato.DocumentosLista os documentos amarrados ao contrato.AdiantamentosLista os adiantamentos realizados no contrato.Principais RotinasSituaoA rotina Situao atualiza o status do contrato, por exemplo, para tornar um contrato ativo no sistema, deve ser alterada a situao para Vigente, o sistema ir verificar os valores das planilhas, cronogramas e caues.AvaliaoDisponvel apenas para os contratos de compra, exibe o histrico de avaliao do contrato.AcessoPermite configurar quais usurios ou grupo de usurios, podero realizar movimentaes e alteraes no contrato.Gera o ttulo financeiro e armazena o adiantamento no contrato para compensao na medio.Bx. RetenoGera ttulo financeiro para pagamento/recebimento da reteno.DocumentosAtravs da rotina de Cadastro de Documentos, podem-se incluir os documentos referentes ao contrato, tais como: Termos de Adeso, Termos de Compromisso, Licenas para Construo, etc.Com base nos documentos cadastrados, o sistema realiza as verificaes a cada atualizao de contrato com base no cadastro de Documentos X Situaes.PlanilhaAs planilhas definem as necessidades de um contrato, ou seja, os itens contidos nele. O processo utilizado para informar os materiais ou servios que fazem parte de um contrato so as planilhas. Como por exemplo, em um contrato de prestao de servio para a manuteno de aparelhos eletrnicos, podem existir as planilhas: "Visita do Tcnico" e "Troca de Equipamentos".Esta rotina utilizada para cadastrar as planilhas que sero utilizadas na elaborao dos contratos, onde sero informados os dados relacionados ao nmero do contrato, ao fornecedor, cliente, validade da planilha (data inicial e data final), aos produtos/servios relacionados ao contrato, autorizao de reajustes dos itens da planilha, entre outros dados.Obs.: Para os contratos de venda possvel informar no item se o mesmo ser ou no comissionado aos vendedores informados no cadastro do contrato:ExercciosEntendendo o cadastro de Planilha:1 . Selecione as seguintes opes: Atualizaes > Contratos > Planilha2 . Posicione na planilha 000003 e clique no boto VisualizarCauoA cauo um bem ou valor que se d em garantia de pagamento de uma dvida, tais como: ativos, recursos financeiros, direitos, contratos e outros instrumentos depositados para assegurar o cumprimento das obrigaes dos participantes.Se o tipo da cauo for configurado para gerar movimentaes no ambiente Financeiro, como por exemplo "dinheiro", o sistema possibilita o controle financeiro sobre aplicao e emprstimo desta cauo. Permitindo assim, ao efetuar o registro da cauo, gerar uma aplicao do valor caucionado e posteriormente a devoluo corrigida ao fornecedor. A opo "Abatimento", disponvel nesta rotina, utilizada quando a cauo no baixada e sim abatida nas medies, conforme determinado no prprio cadastro da cauo, podendo ser calculado sobre o valor da cauo ou sobre o valor da nota (medio).A natureza utilizada na criao de titulos atravs da rotina de Cauo ser definida atravs do parmetro MV_ CAUCNATFique atentoEntendendo o cadastro de Cauo:1 . Selecione as seguintes opes:Atualizaes > Contratos > Cauo2 . Clique no boto Incluir e informe os dados a seguir:Tipo de Cauo: 004 Cdigo: Num Contrato: 000000000000002 Cod Fornec: 000001 Banco: 001 Agencia: 45568 Conta: 77889/5 Correo: Vl efetivo: 2000 Tipo Abat.: Titulo %Abatimento: 10 Moeda: 13 . Confira os dados e confirme a incluso.Tipo de Cauo: 004 Cdigo: Num Contrato: 000000000000002 Cod Fornec: 000001 Banco: 001 Agencia: 45568 Conta: 77889/5 Correo: Vl efetivo: 2000 Tipo Abat.: Titulo %Abatimento: 10 Moeda: 13 . Confira os dados e confirme a incluso.CronogramaOs cronogramas financeiros apresentam o montante do contrato dividido em parcelas por perodo provendo ao departamento financeiro uma forma de planejar o desembolso que dever ocorrer. O cronograma a base para a gerao do fluxo de caixa do financeiro quando o contrato se tornar Vigente para o sistema. Cronograma Fsico Parcelas Financeiras O sistema sugere os valores do cronograma, mas tambm permite ao usurio configur-lo de acordo com a negociao com ao fornecedor.Caso o campo Cronograma Fsico localizado na rotina Tipos de Contrato estiver configurada como Sim,ser exibido um boto Fsico na tela de cronograma financeiro conforme o exemplo acima que permitir o acesso configurao fsica de cada parcela do contrato como demonstrado abaixo: Exemplo da estrutura fsica da parcela 001Campos do cronograma fsico Item (CNS_ITEM): Informa o item da planilha Produto (CNS_PRODUT): Informa o cdigo de produto do item Quantidade Prevista (CNS_PRVQTD): Quantidade prevista na parcela Quantidade Medida (CNS_RLZQTD): Quantidade j recebida na parcela Saldo (CNS_SLDQTD): Quantidade a ser recebida na parcela Saldo a Distribuir (CNS_DISTSL): Quantidade restante do item, no distribuda entre as parcelas, usado na montagem do cronograma. Quantidade total (CNS_TOTQTD): Visualiza a quantidade total do item na planilhaNo cronograma fsico, o valor de cada parcela totalizado com base nas quantidades previstas informadas para cada item da planilha