gestion de costos en proyectos de construccion

Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción

Gestión de Costos en Proyectos de ConstrucciónUn enfoque básico, basado en la Guía del PMBOK 2004

Daniele Bassi, PMPAnalista Senior de Presupuestos, Cosapi S.A. Ingeniería y Construcción

09 de Mayo de 2008, Universidad Nacional de Ingeniería

2Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción

Introducción al Valor Ganado

• “Valor Ganado” es una técnica que ha surgido como una herramienta valiosa para la gestión de todos los proyectos.

– Earned Value Project Management• Quentin W. Fleming• Joel M. Koppelman



Schedule Performance Index = 0.67

Cost Performance Index = 0.67 ( $100,000 overrun to date) Low $1'000,000 High $2'000,000

$3000,000 0 30% Planned Value

$2000,000 0 30% Earned Value Value

$3000,000 0 30% Total Cost Absed on Actual Performance


7. Gestión de Costos en Proyectos de Construcción

• Objetivos

Estimar, presupuestar y controlar los costos, de forma que la obra se pueda desarrollar en el presupuesto aprobado.



7.1 ESTIMACIÓN DE COSTES

7.2 PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO DE COSTOS

7.3 CONTROL DE COSTES

Desarrollar una aproximación de los costes de los recursos

necesarios para completar las actividades del proyecto

Sumar los costes estimadosde actividades individuales o

paquetes de trabajo y establecer una línea base de

coste

Influir sobre los factores que crean variaciones del costey controlar los cambios en el

presupuesto del proyecto



El trabajo involucrado en la ejecución de los tres procesos de gestión de costos está precedido de un esfuerzo de planificación cuyo resultado produce el plan de gestión de costos del proyecto.Un plan de gestión de costos puede establecer:–Nivel de precisión, p.e. redondeo de los datos según precisión descrita (s/.1, 1000)–Unidades de medida, horas – días de trabajo para cada recurso.–Umbrales de control. Se pueden definir umbrales de variación para costos u otros indicadores.–Reglas de valor ganado. Se definen las fórmulas de cómputo del valor ganado, se establecen los criterios de crédito del valor ganado. (p.e. 0-100, 0-50-100, etc)–Formatos del informe.


7.1 Estimación de Costos

La estimación de costos de las actividades del cronograma implica desarrollar una aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar cada actividad.Se deberá considerar las posibles causas de variación de las estimaciones, incluyendo los riesgos.Las estimaciones de costos pueden mejorarse a través de refinamientos durante el transcurso del proyecto.La exactitud de la estimación de un proyecto aumenta a medida que avanza el proyecto a lo largo de su ciclo de vida. Por ejemplo un proyecto en su fase de Inicio podría tener una estimación aprox. De -50 a + 100%, en una etapa más avanzada las estimaciones pueden reducirse a un rango de -10 a +15%


7.1 Estimación de costes

FACTORES AMBIENTALES DE LA

EMPRESA

7.1.1 ENTRADAS

PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO

DICCIONARIO DE LA EDT

ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL

TRABAJO

ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL

PROYECTO



FACTORES AMBIENTALES DE LA

EMPRESA




TRABAJO



PROYECTO

� Condiciones de mercado

� Bases de datos comerciales

� Políticas de estimación de costes� Planillas de estimación de costes� Información histórica� Archivos del proyecto� Conocimiento del equipo del proyecto�Lecciones aprendidas

� Plan de Gestión del cronograma� Plan de gestión de personal� Registro de riesgos


Plan de Gestión del proyecto

PLAN DE GESTIÓN DEL PERSONAL

PLAN DE GESTIÓN DEL CRONOGRAMA

REGISTRO DE RIESGOS

El tipo y la cantidad de recursos, y la cantidad de tiempo que dichos recursos se aplican para concluir el trabajo del proyecto

Los atributos de selección del personal del proyecto y los costes

Los riesgos, que pueden ser amenzas u oportunidades, ejercen un impacto



ESTIMACIÓN POR ANALOGÍA

7.1.2 HERRAMIENTAS

Y TÉCNICAS

ANÁLISIS DE RESERVA

ANÁLISIS DE PROPUESTAS PARA

LICITACIONES

SOFTWARE DE GESTIÓN DE PROYECTOS

ESTIMACIÓN PARAMÉTRICA

DETERMINACIÓN DE TARIFAS DE COSTES

DE RECURSOS

ESTIMACIÓN ASCENDENTE



ESTIMACIÓN ASCENDENTE

Un método de estimación de un componente del trabajo. El trabajo se decompone más detalladamente, el coste detallado luego se resume o “acumula” en niveles superiores.


Técnica que utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables para calcular una estimación de costes para un recurso de la actividad del programa


Muchos estimadores de costes incluyen reservas, también llamadas asignaciones para contingencias. Las reservas son costes estimados que se utilizarán a discreción del director del proyecto



ESTIMACIONES DE COSTES DE LAS

ACTIVIDADES

7.1.3 SALIDAS

PLAN DE GESTIÓN DE COSTES

(ACTUALIZACIONES)

CAMBIOS SOLICITADOS

INFORMACIÓN DE RESPLADO DE LA ESTIMACIÓN DE

COSTES



1. Estimación de costos de las actividades• Estimación cuantitativa de los costos probables de las actividades del

cronograma.2. Información de respaldo de la estimación de costos de las

actividades.• Descripción del alcance del trabajo• Documentación de los fundamentos de la estimación.• Documentación de todos los supuestos realizados, y de las

restricciones.• Indicación del rango de estimaciones posibles p.e. 10,000 (-10% / +

15%)3. Cambios solicitados4. Plan de gestión de costos (actualizaciones)

• Utiliza la relación estadística entre los datos históricos y otras variables.


7.2 Preparación del Presupuesto de Costos

• La preparación del presupuesto de costos implica sumar los costes estimados para establecer una línea base del coste total.

• El enunciado del alcance del proyecto proporciona el presupuestoresumen.

• Las estimaciones del costo de las actividades del cronograma se preparan con anterioridad a las solicitudes del presupuesto detallado




PROYECTO

7.2.1 ENTRADAS

CALENDARIOS DE RECURSOS

CRONOGRAMA DEL PROYECTO

INFORMACIÓN DE RESPALDO

ESTIMACIÓN DE COSTES DE LAS

ACTIVIDADES


TRABAJO



CONTRATO



SUMA DE COSTES

7.2.2 HERRAMIENTAS

Y TÉCNICAS

CONCILIACIÓN DEL LÍMITE DE LA

FINANCIACIÓN





LINEA BASE DE COSTE

7.2.3 SALIDAS

CAMBIOS SOLICITADOS

REQUISITOS PARA LA FINANCIACIÓN DEL PROYECTO


(ACTUALIZACIONES)



• Salidas1. Línea de base del costo.

La línea de base de costos es un presupuesto distribuido en el tiempo que se usa como base respecto a la cual se puede medir, supervisar y controlar el Proyecto.

2. Requisitos para la financiación del proyecto.

3. Plan de gestión de costos (Actualizaciones)4. Cambios solicitados.

Los requistos de fianciación, totales y periódicos, se derivan de la línea de base del costo y pueden establecerse para excederlos, en general por un margen, a fin de estar preparados para el avance temprano o sobrecostos.


7.3 Control de Costos

El control de costos del proyecto incluye:– Influir sobre los factores que producen cambios en la línea de base de

costos.– Asegurarse que los cambios solicitados sean acordados– Gestionar los cambios reales cuando y a medida que se produzcan.– Asegurar que los posibles sobrecostos no excedan la financiación

autorizad, periódica y total para el proyecto.– Realizar el seguimiento del rendimiento del costo para detectar y

entender las variaciones con respecto a la línea de base.– Registrar todos los cambios pertinentes con precisión en la línea de base.– Evitar que se incluyan cambios incorrectos, o no aprobados.– Informar los cambios aprobados a los interesados pertinentes.– Actuar para mantener los sobrecostos esperados dentro de los límites

aceptables.



LÍNEA BASE DE COSTE

7.2.3.1

7.3.1 ENTRADAS


SOLICITUDES DE CAMBIO APROBADAS

4.4.4.1

INFORMES SOBRE EL RENDIMIENTO DEL

TRABAJO

4.4.3.7

REQUISITOS PARA LA FINANCIACIÓN DEL

PROYECTO

7.2.3.2

INFORMES DE RENDIMIENTO

10.3.3.1



LÍNEA BASE DE COSTE


SOLICITUDES DE CAMBIO APROBADAS

INFORMES SOBRE EL RENDIMIENTO DEL

TRABAJO

REQUISITOS PARA LA FINANCIACIÓN DEL

PROYECTO

INFORMES DE RENDIMIENTO

Organizan y resumen la información recogida, y presentan los resultados de cualquier análisis en

comparación de la línea base. Información sobre la situación y el progreso. Curva S, diagrama de barras

Información sobre el estado de las actividades del proyecto que se están llevando a cabo para cumplir con el trabajo del proyecto. Productos entregables

que han sido completados



SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS DEL

COSTE 4.6

7.3.2 HERRAMIENTAS

Y TÉCNICAS

GESTIÓN DE VARIACIÓN

SOFTWARE DE GESTIÓN DE PROYECTOS

REVISIONES DEL RENDIMIENTO DEL

PROYECTO

ANÁLISIS DE MEDICIÓN DE RENDIMIENTO

PROYECCIONES


UNA PARTE IMPORTANTE DEL CONTROL DE COSTES ES:

� DETERMINAR LA CAUSA DE UNA VARIACIÓN

� LA MAGNITUD DE LA VARIACIÓN Y

� DECIDIR SI LA VARIACIÓN REQUIERE UNA ACCIÓN CORRECTIVA

� USO DE LA TÉCNICA DEL VALOR GANADO

LA TÉCNICA DEL VALOR GANADO USA LA LÍNEA BASE DE COSTE PARA EVALUAR EL AVANCE DEL PROYECTO Y LA MAGNITUD DE CUALQUIER VARIACIÓN QUE SE PRODUZCA.




• Técnicas y HerramientasAnálisis de medición del rendimiento (técnica del valor ganado):• Valor planificado (PV). El PV es el costo presupuestado del trabajo

programado para ser completado de una actividad o componente de la EDT a un momento determinado.

• Valor ganado (EV). El EV es la cantidad presupuestada para el trabajo realmente ejecutada de la actividad del cronograma o componente de la EDT durante el período de tiempo analizado.

• Costo real (AC). El AC es el costo total incurrido en la realización del trabajo de la actividad del cronograma o el componente de la EDTdurante el período de tiempo analizado.

• Estimado a la conclusión (EAC). Estimado del costo total del proyecto a su culminación.

• Estimado hasta la conclusión (ETC). Estimado del presupuesto faltante para culminar el Proyecto.



• Técnicas y HerramientasAnálisis de medición del rendimiento (técnica del valor ganado):Las técnicas del valor ganado (EVT) ayudan a evaluar la magnitud de todas las variaciones que invariablemente se producirán. La técnica EVT compara el valor acumulativo de del costo presupuestado del trabajo realizado (ganado) en la cantidad original del presupuesto, tanto con el costo presupuestado del trabajo planificado (programado) como con el costo real del trabajo realizado (real).

• Variación del costo (CV). CV = EV –AC• Variación del cronograma (SV). SV = EV – PV• Índice de desempeño del costo (CPI). CPI = EV / AC• Índice de desempeño del cronograma (SPI). SPI = EV / PV



• Técnicas y HerramientasProyecciones:Las proyecciones consisten en realizar estimaciones o predicciones de las condiciones en el futuro basándose en la información y los conocimientos disponibles en el momento de la proyección.

• EAC estimado a la conclusión EAC = BAC / CPI• EAC estimado a la conclusión EAC = AC + ETC• EAC estimado a la conclusión EAC = AC+ (BAC-EV)• EAC estimado a la conclusión EAC = AC+ (BAC-EV)/CPI• ETC estimado hasta la conclusión ETC = EAC - AC


Resumen


Resumen

ANÁSIS DE VARIACIÓN

TÉCNICA DEL VALOR GANADO

ANÁLISIS DE TENDENCIA

Implica comparar el rendimiento real del proyectado con el planificado o esperado. Además de las variaciones del coste y del cronograma, las variaciones respecto del plan en las áreas de alcance, recursos, calidad y riesgo son de importancia

Implica examinar el rendimiento del proyecto a lo largo del tiempo para determinar si el rendimiento está mejorando o se estádeteriorando

Compara el rendimiento planificado con el rendimiento real


7.3 Control de Costes

ESTIMACIÓN DE COSTES

(ACTUALIZACIONES)

7.3.3 SALIDAS

ACCIONES CORRECTIVAS

RECOMENDADAS

CAMBIOS SOLICITADOS

CONCLUSIÓN PROYECTADA

LÍNEA BASE DE COSTE (ACTUALIZACIONES)

MEDICIONES DE RENDIMIENTO


(ACTUALIZACIONES)


(ACTUALIZACIONES)


Ejemplo

• En el ejemplo que se presenta a continuación se planea la construcción de un cerco a un terreno rectangular de 50 x 100 metros, el planconsidera realizar los cuatro lados de manera secuencial, tal como se muestra en la Figura 1.

• Cada metro de cerco tiene un costo de $ 100 / m.• El Proyecto inicia el 1ºde Mayo.• Se desea evaluar el desempeño del proyecto en el día 18 de Mayo.• Al 18 de Mayo se sabe que:

– La actividad 1 (Lado sur) se culminó según planeado, y costó $6000– La actividad 2 (lado este) al día 18 tiene un avance de 80%, un costo actual

de $9000, y EAC de 11000– La actividad 3 (lado norte) al día 18 registra un avance de 60%– La actividad 4 (lado oeste) al día 18 registra un avance de 5%Evaluar el estado del proyecto.


Ejemplo

ActivityID

ActivityDescription

OrigDur

RemDur

% EarlyStart

EarlyFinish

BudgetedCost

900 Inicio 0 0 0 01MAY08 0.00

1000 Lado sur 5 5 0 01MAY08 05MAY08 5,000.00

1010 Lado este 10 10 0 06MAY08 15MAY08 10,000.00

1020 Lado norte 5 5 0 16MAY08 20MAY08 5,000.00

1030 Lado oeste 10 10 0 21MAY08 30MAY08 10,000.00

1050 Fin 0 0 0 30MAY08 0.00

2008APR MAY JUN28 5 12 19 26 2

01MAY08

05MAY0801MAY08

15MAY0806MAY08

20MAY0816MAY08

30MAY0821MAY08

30MAY08

© Primavera Systems, Inc.

Start Date 01MAY08Finish Date 30MAY08Data Date 01MAY08Run Date 08MAY08 16:00

Early Bar

Float Bar

Progress Bar

Critical Activity

1001

Construcción de un cerco

Classic Schedule Layout

Sheet 1 of 1

Date Revision Checked Approved


Ejemplo

ActivityID

ActivityDescription

OrigDur

RemDur

% EarlyStart

EarlyFinish

BudgetedCost

Costto Date

900 Inicio 0 0 100 01MAY08A 0.00 0.00

1000 Lado sur 5 0 100 01MAY08A 05MAY08A 5,000.00 6,000.00

1010 Lado este 10 2 80 06MAY08A 19MAY08 10,000.00 9,000.00

1020 Lado Norte 5 2 60 16MAY08A 21MAY08 5,000.00 3,000.00

1030 Lado oeste 10 10 5 16MAY08A 31MAY08 10,000.00 500.00

1050 Fin 0 0 0 31MAY08 0.00 0.00

2008APR MAY JUN28 5 12 19 26 2

01MAY08A01MAY08A

01MAY08A 05MAY08A01MAY08A 05MAY08A

06MAY08A 19MAY0806MAY08A 19MAY08



31MAY0831MAY08

© Primavera Systems, Inc.

Start Date 01MAY08Finish Date 31MAY08Data Date 18MAY08Run Date 08MAY08 16:03

Early Bar

Target Early Bar

Progress Bar

Critical Activity

1000

Construcción de un cerco

Classic Schedule Layout

Sheet 1 of 1

Date Revision Checked Approved


Ejemplo

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

PRIMAVERA PROJECT PLANNER Construcción de un cerco

REPORT DATE 3MAY08 RUN NO. 15 EARNED VALUE REPORT - COST START DATE 1MAY08 FIN DATE 31MAY08

19:33

Earned Value Report - Cost DATA DATE 18MAY08 PAGE NO. 1

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

COST PCT ..........CUMULATIVE TO DATE.......... ........VARIANCE......... ......AT COMPLETION......

ACCOUNT RESOURCE ACTIVITY ID CMP ACTUAL EARNED PLANNED COST SCHEDULE BUDGET ESTIMATE

------------ -------- ----------- ----- ------------ ------------ ------------ ------------ ------------ ------------ ------------

10 - Construcción muro

10 1000 100.0 6000.00 5000.00 5000.00 -1000.00 .00 5000.00 6000.00

10 1010 80.0 9000.00 8000.00 10000.00 -1000.00 -2000.00 10000.00 11000.00

10 1020 60.0 3000.00 3000.00 2000.00 .00 1000.00 5000.00 5000.00

10 1030 5.0 500.00 500.00 .00 .00 500.00 10000.00 10000.00

----- ------------ ------------ ------------ ------------ ------------ ------------ ------------

10 TOTAL 55.0 18500.00 16500.00 17000.00 -2000.00 -500.00 30000.00 32000.00

===================================================================================================================================

REPORT TOTALS 55.0 18500.00 16500.00 17000.00 -2000.00 -500.00 30000.00 32000.00

===================================================================================================================================


Valor Ganado - Ejemplo


Valor Planificado PV

gestion de costos en proyectos de construccion

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