gtkd - chuong 8 ky nang viet
TRANSCRIPT
NỘI DUNGPhần1: QUÁ TRÌNH SOẠN THẢO TÀI LIỆU &
CÁC MẪU THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆP
Phân2: SOẠN THẢO TÀI LIỆU & CÁC PHÂN ĐOẠN
Phần3: KIẾN TRÚC CÚ PHÁP TRONG THƯ TỪ DOANH NGHIỆP
Phần4: LỰA CHỌN TỪ NGỮ
Phần 1-QUÁ TRÌNH SOẠN THẢOGiai đoạn chuẩn bịGiai đoạn phác thảoGiai đoạn biên soạnTránh trở ngại khi viết
1-Giai đoạn chuẩn bị1. Tập trung vào nhiệm vụ2. Thu thập thông tin: các phương
pháp để thu thập thông tin: Phương pháp trực giác Phương pháp phân tích Phương pháp phỏng vấn & Tham
khảo tài liệu
Phương pháp trực giác
Viết tự doGhi chúTrưng cầu ý kiến
Viết tự doViết không mục đích với một cây bút và một tờ giấy, hay trên máy vi tính, Bạn hãy xác định trước thời gian làm việc này. Bạn hãy để cây bút của bạn nhảy múa tuỳ thích trên trang giấy, hay bàn tay bạn nhảy múa tự do trên bàn phím. Nếu bạn không thể nghĩ được điều gì để nói ra, thì cứ viết “không có gì để nói”, viết đi viết lại cho tới khi nghĩ ra được điều gì đó. Hãy để cho đầu óc thanh thoát tự nhiên, đừng cố ép buộc mình phải sáng tác; đừng phân tích.
Ghi chú
Bạn có thể đem theo sổ nhật ký hay một cuốn sổ tay để ghi chép, trong một thời kỳ nào đó. Khi có một ý nghĩ xảy ra, bạn hãy ghi lại ngay. Hoặc bạn cũng có thể ghi chú trên máy tính, ghi ngay những ý nghĩ bất chợt nảy ra.
Thăm dò ý kiếnThăm dò ý kiến có hiệu quả phải căn cứ
trên hai giai đoạn khác nhau. Giai đoạn 1, Ấn định trước một giới hạn thời gian và hãy ghi nhận mọi ý kiến bằng cách viết chúng ra hay ghi âm. Giai đoạn 2, Xem lại các ý tưởng đó, tập hợp những ý tưởng có liên quan thành từng nhóm và loại bỏ những ý tưởng không xác đáng. Cuối cùng, thử phát biểu những ý tưởng đó xem chúng có nói lên được điều cốt yếu không.
Phương pháp phân tích-Tập trungTập trung là một kiểu mẫu của kỹ
thuật phân tích trước khi viết. Trước hết, bạn hãy xác định chủ đề tổng quát. Rồi tập trung chú ý vào một phương diện của chủ đề. Chia phương diện đó ra thành nhiều chủ đề nhỏ cụ thể hơn. Tiếp tục với những phương diện khác của chủ đề tổng quát cũng bằng cách đó.
Phương pháp phân tích- Phỏng vấn của nhà báoPhương pháp phỏng vấn của nhà báo cũng là một khả năng khác. Bạn hãy trả lời tập hợp các câu hỏi này: Ai? Cái gì? Ở đâu? Khi nào? Thế nào? Tại sao?
Phương pháp phân tích-Tu từ
Đặt vấn đề theo phương pháp tu từ cũng sẽ làm nổi bật vấn đề và thu thập thông tin. Vấn đề tu từ theo tiêu chuẩn nào có thể áp dụng vào trường hợp cụ thể của bạn – Vấn đề X có ý nghĩa gì? Vấn đề X có thể được mô tả như thế nào? Những nhân tố của vấn đề X là nhân tố nào? Thực hiện công tác X như thế nào? Công tác X phải thực hiện như thế nào? Hậu quả của vấn đề X là gì? X tương quan với Y như thế nào?
Phương pháp phỏng vấn & Tham khảo tài liệuTrong phương pháp phỏng vấn Hãy
khuyến khích người khác nói – Khuyến khích bằng cử chi phi ngôn ngữ như gật đầu, và bằng lời nói, như “tôi hiểu””vâng, phải”. Để có được nhiều thông tin nhất, hãy dùng những câu hỏi mở, Hãy giải thích rộng hoặc tóm tắt. Hãy hỏi cho rõ chi tiết, lời giải thích để khuyến khích người ta cung cấp thông tin cụ thể hơn.
Phương pháp phỏng vấn & Tham khảo tài liệuNếu bạn tham khảo tài liệu, thì hãy
linh động. Hãy lướt qua những đoạn không xác đáng; đọc chậm những đoạn quan trọng. Hãy đọc một cách tích cực, chủ động, ghi chú ở lề, gạch dưới, ghi lại nhận xét và luôn luôn cho biết nguồn gốc thông tin.
2-Giai đoạn phác thảoPhác thảo là sự bộc lộ ý tưởng, sáng tạo. Đây
chưa phải là giai đoạn hoàn chỉnh tài liệu.Ghi những ý nghĩ ra giấy và đừng quan tâm
đến những khó khăn.Đánh máy bản phác thảoĐọc , ghi âm và phác thảoChú ý khi đọc cho người cấp dười: 1/Chỉ dẫn
mẫu văn bản; 2/Đọc với giọng bình thường; 3/đọc rõ dấu câu và phân đoạn; 4/Nhắc lại hay đọc chậm, rõ những điểm nhấn; 5/ kiểm tra thông tin và cám ơn
3-Giai đoạn biên soạnĐể dành một khoảng trống thời gian giữa
phác thảo và biên soạn.Phân tích lại những vấn đề quan trọng và loại
bỏ hay sửa đổi những đoạn không quan trọng.Kiểm tra lại các mục tiêu của chiến lược giao
tiếp.Có thể trải rộng bản phác thảo trên mặt giấy
và phân tích, khảo sát bố cục, lý luận và tính mạch lạc.
Gọt giũa hoàn chỉnh
3-Giai đoạn biên soạnDành khoảng thời gian trống giữa phác
thảo và biên soạn.Phân tích lại những vấn đề quan trọng.Loại bỏ hay sửa đổi những đoạn không
cần giữ trước khi tìm cách hoàn thiện.Kiểm tra lại mục tiêu của chiến lược
giao tiếp.Có thể trải rộng bản phác thảo trên
một mặt giấy và phân tích.Gọt giũa bài viết
Tránh những trở ngạiViết là một quá trình phức tạp bao gồm
nhiều giai đoạn khác nhau, chứ không phải là một công thức thần kỳ đơn giản.
Hãy xây dựng kế hoạch thời gian viết của bạn. Bạn không được viết liền một mạch.
Hãy phân cách quá trình tư tưởng khỏi quá trình tổ chức trật tự. Hãy sắp xếp tư tưởng một cách thích hợp cho người đọc; đừng viết đơn thuần theo thứ tự tư tưởng nảy ra.
Tránh những trở ngạiHãy phân cách quá trình tổ chức trật tự ra khỏi
quá trình phác thảo. Hãy tổ chức ý tưởng của bạn trước khi bạn bắt đầu đặt những ý tưởng đó vào các đoạn và viết thành câu.
Hãy phân cách quá trình phác thảo với quá trình biên soạn. Đừng tìm cách biên soạn trong khi phác thảo.
Nếu gặp bế tắc trong giai đoạn biên soạn, hãy tưởng tượng bạn đang đối thoại với người đọc; viết không mục đích một lúc; đọc vào băng ghi âm hay đánh máy đoạn đó rồi xem lại sau.
Tránh những trở ngạiHãy đánh máy bản phác thảo. Đánh máy một
mặt giấy, cách hai hay ba dòng. Bản đánh máy thường dễ sửa chữa hơn nhiều.
Dời chuyển các đoạn khi cần. Đừng phí thì giờ viết lại hay đánh máy lại những đoạn không cần thay đổi.
Hãy chuẩn bị tinh thần để suy nghĩ lại. Bằng cách chuẩn bị tinh thần suy nghĩ lại liên tục, bạn có thể tránh được tâm trạng thất vọng khi có những thay đổi chiến lược hoặc bố cục xảy ra.
II-MẪU THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆP-THƯ TỪ
Thư từ trong doanh nghiệp là hình thức chính để giao tiếp với bên ngoài đơn vị.
Thường được quy chuẩn trong doanh nghiệp.
Thư từ doanh nghiệp bao gồm 7 yếu tố tiêu chuẩn.
7 yếu tố tiêu chuẩn của thư từ1/Tiêu đề: 99 đường BrookRepulse Bay, Hong KongNgày 28 tháng 03 năm 2010
2/Địa chỉ nơi nhận:Bà Helen PellegrinTrưởng Phòng nhân sự 100 đại lộ Orchard-Singapore
7 yếu tố tiêu chuẩn của thư từ3/ Câu chào theo nghi thứcÔng /bà thân mến: (,)Chú ý: Không dùng dấu “ ; ”4/ Đề mụcTRẢ LỜI THƯ YÊU CẦU SỐ 233/20095/Nội dung chính của thư6/ Phần kết thúc theo nghi thức có thể
đầy đủ tên họ và chức vụ người viết.7/Tài liệu tham khảo (Tham chiếu): Góc
trái, phía dưới, tài liệu đính kèm, các bản sao
MẪU THƯ THÔNG DỤNGKhông thụt đầu hàngMỗi dòng bắt đầu ngang với lề trái
Ngày thángTên người nhậnChức vụĐịa chỉCâu chào hỏixxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxCâu chào cuối thưChữ ký
Mẫu hỗn hợpNgày tháng, câu chào hỏi cuối thư và chữ ký ở giữa trang
Ngày thángTên người nhậnChức vụĐịa chỉCâu chào hỏiXxxxxx ----------------------xxx--------------------------
Câu chào cuối thưChữ ký
II-MẪU THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆP-BẢN GHI NHỚ
Được sử dụng cho người trong cùng đơn vịNhững yếu tố của bản ghi nhớ: (1)Ngày tháng; (2) Khoảng “người nhận” có tên của người đọc hay
những người mà bạn gởi tới;(3) Khoảng “người gởi” có tên của bạn, và (4) Khoảng “đề mục”.Bản ghi nhớ thường được sử dụng khi: Thông báo,
xác định một vấn đề đã đồng ý, xác minh một điều gì đó bằng cách viết ra và có tài liệu lưu trữ
Chú ý:
Đề mục của bạn không nên quá rộng, chẳng hạn như:Đề mục: Thông báo
Cũng không nên quá cụ thể, như:Đề mục: Thông báo về cụôc họp vào lúc 2 giờ chiều ngày thứ sáu 15 tháng mười, để thảo luận ba vấn đề.
Chú ý:
Đề mục cũng không thể là một câu hay một đoạn:Đề mục: Chúng ta sẽ tổ chức một cuộc họp vào ngày thứ sáu tới đây lúc 2 giờ chiều ở phòng hội nghị.
Thay vì thế, nó có thể là một câu tiêu đề, như:Đề mục: Phổ biến kế hoạch kinh doanh năm 2010
II-MẪU THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆP- TỜ TRÌNH (BÁO CÁO)
Báo cáo thể hiện dười hình thức theo nghi thức hay không theo nghi thức.
Báo cáo có thể gửi ra ngoài hay trong công ty
Báo cáo: Chuyển tải thông tin, tổng kết hoạt động, đề nghị, báo cáo chung…
Báo cáo gồm có thông tin sơ bộ, phần chính và tài liệu bổ sung
BÁO CÁO-Thông tin sơ bộTrang bìa gồm có nhan đề (4-8 từ):
tên và chức vụ của bạn, tên và chức vụ của người nhận, và ngày tháng.
Thư giải thích (nếu bạn gởi báo cáo ra khỏi đơn vị) hay bản ghi nhớ kèm theo (nếu bạn gởi trong nội bộ) thường nói đến thẩm quyền lập báo cáo hoặc hoàn cảnh viết báo cáo đó, mục đích của báo cáo, lời cảm ơn (những người đã cộng tác, giúp tài liệu, hay có tài liệu được trích dẫn) và lời chào cuối thư.
BÁO CÁO-Thông tin sơ bộPhần tóm lược là một tài liệu độc lập;
nó tóm lươc nội dung của báo cáo – chứ không chỉ bố cục. Bản tóm lược này là một phiên bản cô đọng của báo cáo.
Bản tóm lược của bạn có tính chất cốt yếu, vì những cuộc nghiên cứu chứng tỏ rằng phần lớn các giám đốc đã đọc phần này, mặc dầu gần phân nửa trong số họ đã đọc cả phần chính báo cáo – Bản tóm lược thường được viết sau cùng và thường không dài quá.
BÁO CÁO-Thông tin sơ bộBảng mục lục liệt kê các phần khác
nhau của báo cáo – Hãy đánh số trang của báo cáo bằng chữ số: 1, 2, 3… Đánh số trang của phần thông tin sơ bộ bằng số La mã thường: i, ii, iii… Phụ lục thường được chỉ định bằng chữ cái, Phụ lục A, Phụ lục B… Biểu đồ và độ thị thường được đánh số La mã in: Biểu đồ I, Đồ thị II…
Mục lục có thể gồm cả một bảng kê hình ảnh.
BÁO CÁO- Phần chínhPhần trình bày không phải là bảng tóm lược hay khái quát. Đúng hơn, phần trình bày cho biết tình hình hiện tại, lý do bạn viết bản báo cáo và bản báo cáo có bố cục như thế nào.
Tiếp theo là phần kết luận (theo phương thức KỂ), hoặc những đề nghị (theo phương thức BÁN).
Sự khai triển và chứng minh chi tiết tạo nên phần chính của phần thông tin: mô tả, giải thích và phân tích. Phần này phải được bố cục rõ ràng, với các tiêu đề và đề mục.
BÁO CÁO- Tài liệu bổ xungTài liệu bổ sung có thể gồm ba mục.
Phụ lục đứng riêng một mình. Các thí dụ bao gồm bảng kê dữ kiện, bảng mẫu, bản sao bảng câu hỏi, các điều khoản giải thích, hay bản kê khai tài chính.
Hình ảnh trình bày là biểu đồ và đồ thị. Tài liệu tham khảo – thư mục và chú thích
Phần 2: SOẠN THẢO TÀI LIỆU VÀ CÁC ĐOẠN
TÀI LIỆUCÁC NGUYÊN TẮC CỦA TÀI LIỆU(1) sự thống nhất và tầm quan trọng, (2) bố cục và cách làm nổi bật, (3) sự mạch lạc và (4) độ dài vừa phải.
Tài liệu – là toàn bộ bản văn bản viết: một bức thư, một bản ghi nhớ, báo cáo…
Phân đoạn của tài liệu là một đơn vị chủ yếu của tư tưởng làm cho người đọc nhận ra một bước đi mới trong sự phát triển bố cục. Đọan thường gồm một nhóm từ bốn đến tám câu, hay 100 tới 250 từ.
Tài liệu và các nguyên tắc của soạn thảo tài liệu
Tài liệu và các nguyên tắc của soạn thảo tài liệuCác nguyên tắc của soạn thảo tài liệu
(1) sự thống nhất và tầm quan trọng,
(2) bố cục và cách làm nổi bật, (3) sự mạch lạc và (4) độ dài vừa phải.
I-Tính thống nhất và tầm quan trọngThống nhất là bài viết có tính chất
đồng nhất: nó kết hợp xung quanh một ý tưởng trung tâm, tất cả cùng nhắm vào một chủ đề.
Tầm quan trọng: những ý tưởng chính của bạn được làm nổi bật, được nhấn mạnh cho người đọc dễ nhận ra. Đây là những khái niệm có vẻ dễ hiểu, nhưng không phải lúc nào cũng dễ thực hiện
Tài liệu với tính chất tổng thểMột tài liệu đạt được tính thống nhất
phải giải quyết những ý tưởng có liên quan với mục tiêu và thống nhất quanh một nhiệm vụ cụ thể.
Nếu việc vất bỏ những thông tin không quan hệ với nhau làm cho tài liệu của bạn trở nên thống nhất thì nhấn mạnh những thông tin quan trọng làm cho tài liệu của bạn nổi bật lên.
Lưu ý: Phần giới thiệu và kết thúc là những phần cốt yếu
Phần giới thiệuPhần này bao gồm 3 nội dung:
(1) Sự kiện có thật(2) Nguyên nhân viết(3) Giới thiệu cấu trúc
Phần giới thiệu phải đầy đủ 3 yếu tố trên.Tùy vào tình huống mà trình bày của bạn có thể thay đổi trật tự viết
Phát biểu sự kiện có thật trướcPhát biểu sự kiện có thật trước: Tiện nghi nhà ăn của Công ty càng ngày càng hư nặng (sự kiện có thật). Ban dự án đã thực hiện xong một cuộc nghiên cứu thái độ của nhân viên đối với tình trạng đó (lý do viết). Bản báo cáo này phác họa ba quan điểm chủ yếu nhất của nhân viên mà cuộc điều tra đã cho thấy rõ (cách tổ chức).
Phát biểu lý do viết trướcPhát biểu lý do viết trước: Ban dự
án vừa hoàn thành một cuộc nghiên cứu về thái độ của nhân viên trong công ty đối với công tác phục vụ ăn uống (lý do viết). Cuộc điều tra này được tổ chức vì công tác phục vụ ăn uống càng ngày càng bị chỉ trích (sự kiện có thật). Bản báo cáo này đưa ra ba kết quả chính tìm ra được (cách tổ chức).
Phát biểu cách tổ chức trướcPhát biểu cách tổ chức trước: Ban dự
án đề nghị rằng công ty phải quyết định chọn lưa ba đề nghị: (1) trang trí lại phòng ăn, (2) cung cấp nhiều món ăn hơn và (3)thay đổi giờ ăn (cách tổ chức). Những đề nghị này căn cứ theo cuộc nghiên cứu trong toàn công ty về thái độ của nhân viên đối với dịch vụ ăn uống (lý do viết). Cuộc nghiên cứu sở dĩ được tổ chức là do sự chỉ trích ngày càng nhiều đối với dịch vụ đó (sự kiện có thật).
Viết phần kết luậnĐặt ở cuối tài liệu, phần kết luận là một
cách nữa để làm nổi bật những ý tưởng chính của bạn.
Đừng phát biểu lại ý tưởng chính bằng từ ngữ hoa mỹ dài dòng
Tránh đưa vào một chủ đề hoàn toàn mới; điều đó không chỉ làm người đọc bớt tập trung chú ý vào mục tiêu truyền thông của bạn mà còn phá vỡ mất tính thống nhất của tài liệu.
Lưu ý: phần kết thúc sẽ để lại ấn tượng lâu dài trong trí nhớ người đọc.
Viết phần kết luậnCó ba cách kết thúc. (1) Hãy phát biểu lại ý tưởng chính nếu
bạn dùng phương pháp tiếp cận trực tiếp và tài liệu viết dài.
(2) Phát biểu kết luận của bạn hay đề nghị của bạn nếu bạn dùng phương pháp tiếp cận gián tiếp.
(3) Phát biểu bước hành động hay cơ chế phản hồi.
Viết phân đoạnBạn tạo sự thống nhất trong một đoạn
bằng cách kết hợp tất cả ý tưởng quanh một câu chủ điểm.
Câu chủ điểm chính là ý tưởng bao trùm của đoạn đó, nó chứa đựng cái cốt lõi của phân đoạn.
Một câu chủ điểm viết tốt phải hàm chứa: (1) một sự khái quát hóa và (2) một ý tưởng nhất định và (3) có thể định nghĩa rõ, có thể xác định được.
(1) Sự khái quát hóaMột câu chủ điểm hay luôn luôn là một sự khái quát hóa có liên hệ với những câu khác trong đoạn.
Sau đây là ba thí dụ chứng minh sự khác nhau giữa sự khái quát hóa (thích hợp cho câu chủ điểm) và đặc điểm cụ thể (không thích hợp cho câu chủ điểm).
Thí dụ Khách hàng ưa chuộng những kiểu quần áo hợp thời trang (khái quát). Tôi đã thấy một khách hàng vất chiếc áo này đi vì nó không hợp thời trang lắm (đặc điểm cụ thể).
Hệ thống mới này làm người vận hành bối rối về nhiều phương diện (khái quát). Một người vận hành báo cáo rằng anh ta không hiểu phải sử dụng chìa khóa điều khiển như thế nào (đặc điểm cụ thể).
Bài thuyết trình của Hoàng bị hỏng vì ba vấn đề (khái quát). Tôi không thể đọc được bản in trong phần phụ (đặc điểm cụ thể).
(2)- Ý tưởng nhất định (hạn định)Ngoài việc phải luôn luôn có tính khái
quát, câu chủ điểm cũng luôn luôn chứa đựng ý tưởng hạn định. Ý tưởng hạn định không chỉ là chủ ngữ của câu. Ý tưởng hạn định mô tả hoặc định giá chủ ngữ.
Tiếp tục với ba thí dụ trên, là câu giải thích chỉ rõ sự khác nhau giữa câu chủ điểm – chủ ngữ và câu chủ điểm – ý tưởng hạn định:
Thí dụKhách hàng ưa chuộng những kiểu quần
áo hợp thời trang. (Chủ ngữ: Khách hàng; ý tưởng hạn định; những kiểu quần áo hợp thời trang).
Hệ thống mới này làm người vận hành bối rối về nhiều phương diện. (Chủ ngữ: hệ thống; ý tưởng nhất định: làm … bối rối về nhiều phương diện).
Bài thuyết trình của Sarah bị hỏng vì ba vấn đề (Chủ ngữ: bài thuyết trình của Sarah; ý tưởng hạn định: bị hỏng vì ba vấn đề).
(3)- Định nghĩa rõHãy nhớ rằng ý tưởng hạn định mặc dầu là sự khái quát hóa, nhưng không được quá mơ hồ. Sự khái quát hóa phải có giới hạn để có thể được xác định dễ dàng.
Thí dụ, bạn hãy đối chiếu ba câu chủ điểm một lần nữa, lần này để ý sự khác nhau giữa sự khái quát hóa hữu hiệu, xác định được với sự khái quát hóa vô hiệu, mơ hồ:
Thí dụKhách hàng ưa chuộng những kiểu quần
áo hợp thời trang. (“Hợp thời trang” có thể xác định). Khách hàng ưa chuộng quần áo cực kỳ. (“Cực kỳ” thì quá mơ hồ).
Hệ thống mới này làm người vận hành bối rối về nhiều phưong diện. (“Làm… bối rối” có thể xác định được). Hệ thống mới này thật ác liệt. (“Ác liệt” thì quá mơ hồ).
Bài thuyết trình của Sarah bị hỏng vì ba vấn đề (“Bị bỏng vì…” có thể xác định). Bài thuyết trình của Sarah thật ghê gớm. (“Ghê gớm” thì quá mơ hồ).
Viết phân đoạnMột khi đã viết được câu chủ điểm bằng sự khái quát hóa và ý tưởng hạn định, bạn sẽ thấy dễ dàng bảo đảm sự thống nhất của đoạn. Chỉ cần kết hợp tất cả những câu khác trong đoạn chung quanh câu chủ điểm. Mỗi câu khác trong phân đoạn phải khuếch đại câu chủ điểm; không câu nào trong phân đoạn được thoát ly khỏi trọng tâm của câu chủ điểm. Do đó, những câu khác trong phân đoạn được gọi là những câu phụ trợ.
Thí dụKhách hàng ưa chuộng những kiểu quần áo hợp
thời trang. (Để đạt được tính thống nhất, đừng kể ra những thông tin về những ý kiến khác của khách hàng – như giá cả hay cách phục vụ – trong đoạn này).
Hệ thống mới này làm người vận hành bối rối về nhiều phương diện. (Để đạt được tính thống nhất, không đưa ra những thông tin về công suất của hệ thống mới trong đoạn này).
Bài thuyết trình của Sarah bị hỏng vì ba vấn đề. (Để đạt được tính thống nhất, đừng kể ra những thông tin về những ưu điểm trong bài thuyết trình của Sarah trong phân đoạn này).
Viết phân đoạnTính thống nhất trong mỗi phân đoạn có nghĩa là kết hợp những câu phụ trợ xung quanh ý tưởng hạn định của câu chủ điểm.
Để làm nổi bật tầm quan trọng của mỗi phân đoạn, bạn hãy viết câu chủ điểm trước.
CÁCH HÌNH DUNG MỘT PHÂN ĐOẠNCÓ HIỆU QUẢ
Câu chủ điểm
Câu phụ trợ
Câu chủ điểm
Câu phụ trợ
Kết luận
CÁCH HÌNH DUNG MỘT PHÂN ĐOẠNKHÔNG HIỆU QUẢ
Câu phụ trợ
Câu chủ điểmCâu phụ trợ
Câu phụ trợ
Câu chủ điểm
Tránh đưa ý tưởng chính sau cùng
Tránh chôn vùi câu chủ điểm ở giữa
II-BỐ CỤC & KỸ THUẬT LÀM NỔI BẬTBố cục (hay sự tổ chức ) nghĩa là phân
chia những ý tưởng của bạn cho có hệ thống, thứ bậc và sắp đặt chúng thế nào cho có tính thuyết phục.
Bạn phải tìm cách làm nổi bật bố cục trong tài liệu cho người đọc nhìn thấy.
Nếu bố cục là công việc thực hiện trong đầu , thì việc làm nổi bật bố cục đó lại là việc bạn phải làm để cho người đọc nhìn thấy rõ ràng ý tưởng của bạn.
Kỹ thuật làm nổi bật bố cụcKỹ thuật này bao gồm: các đề mục, tiểu mục, viết chữ in hoa, gạch dưới, thụt đầu hàng, các bảng kê và dấu khoanh tròn.
Lợi ích:(1)Làm rõ cách cấu trúc của tài liệu viết
(2) Nhấn mạnh những điểm then chốt
Kỹ thuật làm nổi bật bố cụcQui tắc: 4 qui tắc:Một là phải nhất quán Nếu bạn viết hoa, gạch dưới những ý tưởng chính, bạn phải viết hoa, gạch dưới những ý tưởng chính từ đầu đến cuối.
Thứ hai là bạn hãy sử dụng những tiêu đề ý tưởng chứ không dùng tiêu đề theo hạng loại
Kỹ thuật làm nổi bật bố cục-Quy tắcThứ ba là bạn chớ có lạm dụng kỹ thuật soi sáng
Thứ tư là trình bày những ý tưởng có tầm quan trọng ngang nhau. Nói cách khác, hãy sử dụng quan hệ song song hay tương đương để sắp đặt các từ trong mỗi nhóm tiêu đề và tựa đề nhỏ
CÁC HÌNH THỨC MẪU ĐỂ LÀM NỔI BẬT Ý TƯỞNG-MẪU SO LE
I. NHAN ĐỀ | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | A. TIÊU ĐỀ CỦA TIẾT CHÍNH YẾU A
AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA
1.Tiêu đề của tiết thứ yếu 111111111111111111111111111111
a.Tiêu đề bậc ba a
a a a a a a a a a a a a a a a
CÁC HÌNH THỨC MẪU ĐỂ LÀM NỔI BẬT Ý TƯỞNG-MẪU SO LE CẢI TiẾN
NHAN ĐỀ | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | TIÊU ĐỀ CỦA TIẾT CHÍNH YẾU AA A A A A A A A A A A A A A A A A A A A
Tiêu đề của tiết thứ yếu 11 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 11 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Tiêu đề bậc ba aa a a a a a a a a a a a a
CÁC HÌNH THỨC MẪU ĐỂ LÀM NỔI BẬT Ý TƯỞNG-MẪU SỐ THẬP PHÂN
I. NHAN ĐỀ 11.1TIÊU ĐỀ CỦA TIẾT CHÍNH YẾU A
A A A A A A A A A A A A A A A A A 1.1.1Tiêu đề của tiết thứ yếu 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1.1.1.1.
Tiêu đề bậc ba a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a
CÁC HÌNH THỨC MẪU ĐỂ LÀM NỔI BẬT Ý TƯỞNG-MẪU CHẤM TRÒN
NHAN ĐỀ 1| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
TIÊU ĐỀ CỦA TIẾT CHÍNH YẾU AA A A A A A A A A A A A A A A A A ()Tiêu đề của tiết thứ yếu 11 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
-Tiêu đề bậc ba aa a a a a a a a a a a a a
CÁC HÌNH THỨC MẪU ĐỂ LÀM NỔI BẬT Ý TƯỞNG-MẪU THỤT ĐẦU HÀNG
NHAN ĐỀ 1| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 1.Mục 1: 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2.Mục 2: 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3.Mục 3: 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
III-NGUYÊN TẮC MẠCH LẠCTính chất mạch lạc thường được gọi
là tính liên kết, nghĩa là ý tưởng của bạn liên kết chặt chẽ với nhau.
Bạn có thể liên kết những ý tưởng của mình để đạt được sự mạch lạc bằng cách sử dụng: (1) phép chuyển tiếp, (2) kỹ thuật soi sáng làm nổi bật, (3) từ chỉ thị tư cách đồng nhất, và (4) quan hệ song song.
(1)Phép chuyển tiếpSử dụng những từ và nhóm từ có chức năng duy nhất là nối những ý tưởng lại để người đọc thấy rõ chúng liên kết với nhau như thế nào.
Ví dụCông Cơ khí Chiến Thắng phải nỗ lực
giải quyết cuộc khủng hoảng tài chính của mình. Thứ nhất, cắt giảm mạnh mẽ chi phí về nhân lực, dịch vụ bên ngoài, và tổng phí chế tạo. Thứ hai, không tiếp xúc với cổ đông để tìm kiếm thêm vốn. Cuối cùng, thương lượng lại với ngân hàng về các khoản nợ ngắn hạn. (Từ chuyển tiếp được in nghiêng)
Những từ chuyển tiếp thông dụngĐể chỉ sự thêm vào hay khuếch đại ý
nghĩa =>và, ngoài ra, thêm vào đó, và rồi, cũng,
một là, hai là…, hơn nữa, thứ đến, hậu quả là, cuối cùng là, sau hết, lại một lần nữa, cũng quan trọng ngang nhau, tương tự như vậy…
Để chỉ sự tương phản=>nhưng, hoặc, cũng không, vẫn, tuy
nhiên, trái lại, mặt khác, trái ngược với, mặc dầu, thế là, trong khi đó.
Để chỉ thí dụ hay sự liên tục=>Thí dụ, chẳng hạn, nghĩa là, thứ nhất, thứ nhì,
thứ ba, đầu tiên là, cuối cùng là…Để chỉ kết luận=>Do đó, vì vậy, như vậy, để kết luận, nói tóm
lại, nói ngắn gọn, nói vắn tắt, hậu quả là, kết quả là, theo đó, vì mục đích đó.
Để chỉ thời gian hay nơi chốn=>Trước, sớm hơn, trước kia, cho tới lúc này,
trong quá khứ, trong lúc đó, bây giờ, đồng thời, cùng một lúc, sớm, trong thời gian ít ngày, sau đó, về sau, kết quả là, ở đây, gần, sát bên, ở đó, ngay trước, khỏi, ở trên, ở dưới, xa hơn…
(2)Làm nổi bậtPhương pháp làm nổi bật dùng các tiêu đề và tiểu tựa, bảng liệt kê, dấu tròn và cách thụt đầu hàng để làm nổi bật cấu trúc và những ý tưởng chính. Kỹ thuật soi sáng cho ta thấy mạch lạc bằng cách cho thấy rõ các ý tưởng của tài liệu liên hệ với nhau như thế nào.
Thí dụ1. Cắt giảm mạnh mẽ chi phí về:
Nhân lực Dịch vụ bên ngoài, và Tổng phí chế tạo.
2. Không tiếp xúc với cổ đông để tìm thêm vốn.
3. Thương lượng lại với ngân hàng về các khoản nợ ngắn hạn.
(3)Từ chỉ thị tư cách đồng nhấtSử dụng các đại từ làm các từ chỉ thị tư
cách đồng nhất để thay thế và tránh lặp lại từ ngữ.
Thí dụ, bạn có thể viết:Vào ngày thứ hai, các giám đốc bộ phận
sẽ họp để trù hoạch dự án XYZ. Họ sẽ thảo luận việc gọi thầu, tiến độ công tác và các hợp đồng.
Đại từ họ liên hệ với các giám đốc bộ phận ở câu trước
(3)Từ chỉ thị tư cách đồng nhấtTương tự như vậy, các tính từ chỉ định cũng
có thể dùng làm từ chỉ thị tư cách đồng nhất. Thí dụ:Mỗi điểm bán hàng đều chứng tỏ đã cải
thiện đáng kể mức lời ròng. Các khoản lời ròng này không làm giám đốc kiểm soát ngạc nhiên vì bà đã thay đổi hệ thống kênh phân phối của công ty.
Trong trường hợp này, từ này liên hệ với mức lời ròng
(3)Từ chỉ thị tư cách đồng nhấtNgoài đại từ và tính từ, bạn có thể sử
dụng những từ được lặp lại để chỉ tư cách đồng nhất. Thí dụ:
Mối quan tâm hàng đầu của nhân viên thư ký là phần đầu của bản chỉ dẫn. Các đối tác thương mại chia sẻ mối quan tâm đó là vì họ phải giải quyết những khiếu nại của khách hàng.
Các câu trên được nối với nhau bằng từ mối quan tâm được lặp lại.
(4) Quan hệ song songQuan hệ song song phát biểu những ý
tưởng quan trọng ngang nhau bằng hình thức ngữ pháp giống nhau.
Thí dụ về quan hệ song song trong đó liên kết một dãy những khái niệm quan trọng ngang nhau bằng cách khởi đầu mỗi khái niệm với một động từ.
Để nhận được bảo hiểm mất nhân lực, bạn cần ba việc. Điền vào mẫu đơn. Gởi đơn cho phòng nhân viên vào ngày 14 tháng Hai. Gởi một bản sao cho thượng cấp của bạn.
IV-NGUYÊN TẮC ĐỘ DÀI THÍCH HỢPBạn cần biên soạn tài liệu với độ dài
thích hợp: đôi khi dài và đôi khi ngắnĐể quyết định nên viết dài hay ngắn, bạn
căn cứ theo: (1) chủ đề, (2) đối tượng và (3) công việc.
Thường thường các đoạn dài ít nhất từ ba đến bốn câu: một câu chủ điểm và ít nhất hai câu phụ để hậu thuẫn cho ý tưởng hạn định của bạn.
Hãy đề phòng những phân đoạn quá dài, nghĩa là nhiều hơn 300 từ hay tám câu.
PHẦN 3: KIẾN TRÚC CÚ PHÁP TRONG THƯ TỪ DOANH NGHIỆP1-CÚ PHÁPLàm nổi bật những từ quan trọng.
Đặt động từ gần chủ ngữ.Đặt từ bổ nghĩa đúng chỗ.2-ĐỘ DÀI CÂUNhững vấn đề. Những giải pháp. Tính
biến hóa và nhịp điệu3-SỬ DỤNG ĐỘNG TỪ TRONG CÂU
I- Kiến trúc cú phápCách bạn sắp đặt các từ có thể thay đổi tầm quan trọng và thậm chí thay đổi cả ý nghĩa một câu.
Cú pháp là cách sắp đặt từ ngữ cho đúng chỗ trong một câu để thông điệp được viết một cách có ý nghĩa, nổi bật như bạn mong muốn để làm tăng tính hiệu quả của tài liệu viết.
Cú pháp- làm nổi bật những từ quan trọngNếu bạn muốn nhấn mạnh một từ trong
câu, bạn hãy đặt nó vào một trong những vị trí nổi bật - vị trí đầu tiên hay cuối cùng
Thí dụ: “Khanh đã gởi đi bản ghi nhớ phác họa thủ tục thuê mướn mới mà công ty vừa thông qua.” (Làm nổi bật người gửi)
“Thủ tục thuê mướn mới mà công ty vừa thông qua là chủ đề chính bản ghi nhớ của Khanh.” (làm nổi bật thủ tục)
(TT)Về mặt ngữ pháp, câu có (những)
phần chính và (những) phần phụ thuộc, Nên chúng ta có thể dùng chức năng ngữ pháp của từ để nhấn. Chúng ta cần phải đặt ý tưởng quan trọng nhất ở phần chính.
Phần chính – được gọi là mệnh đề chính hay mệnh đề độc lập – là chủ ngữ và động từ là vị ngữ trong câu.
Thí dụ: Giám đốc vứt bản báo cáo viết rất tồi vào sọt rác. (Mệnh đề chính: Giám đốc vứt )
(tt)Từ chỉ sự phụ thuộc (từ để đưa mệnh đề
phụ vào câu)Sau khi,bởi vì, bất kể như thế nào,mặc
dầu, trước khi, bất kể… là gì,như, thậm chí,may mà, như thể, nếu,miễn là, ngay khi, đến độ mà, từ khi, dường như là,trong chừng mực, mà, để cho, đến nỗi, rằng, là, dầu, cho đến, trừ khi, cho đến khi, khi mà, mỗi khi,nơi mà, ở chỗ mà, xem có hay không, người mà, cái mà, trong khi mà, của người mà
Cú pháp-Đặt động từ gần chủ ngữĐiều quan trọng thứ hai trong phép đặt
câu là tránh đặt động từ cách xa chủ ngữ.Ví dụ: Ngoài việc cam kết, các nhà quản lý còn
phải hành động mau lẹ.Các nhà quản lý, ngoài việc đưa ra những
lời cam kết có ý nghĩa sẽ tuân theo lời khuyến nghị, phải hành động mau lẹ để đạt kết quả.(động từ đặt quá xa)
Cú pháp-Đặt từ bổ nghĩa đúng chỗCó lựa chọn thứ ba sẽ làm cho câu văn của
bạn dễ hiểu. Sự lựa chọn vị trí của từ bổ nghĩa ở chỗ nào trong câu.
Ví dụ:“Tôi đã xin phép ra ngoài trong giờ làm việc
với ông trưởng phòng.”(từ bổ nghĩa “với ông trưởng phòng” ở quá xa từ nó phải bổ nghĩa tức là “đã xin phép”, và quá gần từ nó không phải bổ nghĩa tức là “ ra ngoài…”).
“Tôi đã xin ông trưởng phòng cho phép ra ngoài.”
(tt)Đặc biệt có một dạng đặt sai từ bổ nghĩa
được gọi từ bổ nghĩa lơ lửng. “Lơ lửng” ám chỉ vị trí đơn độc, không dính dáng đến cái gì cả, ở đầu câu.
Ví dụ: Biết sự quan tâm của ông đối với nghiên cứu này, ông sẽ sớm nhận được một bản sao báo cáo.(Biết… đứng một mình lơ lửng không liên hệ với chủ ngữ theo sau: ông)- sửa lại
Biết sự quan tâm của ông đối với nghiên cứu này, tôi sẽ gửi cho ông một bản sao báo cáo.
Cú phápViệc phải làm Cách thức
Nhấn mạnh từ quan trọng
Đặt ở đầu câu hoặc cuối câuĐặt trong mệnh đề chính
Đặt động từ gần chủ ngữ Tránh ngăn cách chủ ngữ quá xa động từ
Đặt từ bổ nghĩa Đặt chúng càng gần từ bổ nghĩa càng tốt.Đoạn mở đầu câu phải bổ nghĩa cho chủ ngữ theo sau.
II-Độ dài của câuMột câu có thể dài tới 80 hay 100 từ mà
vẫn đúng về mặt ngữ pháp. Tuy nhiên, đúng ngữ pháp không phải là vấn đề quan trọng duy nhất cần xem xét.
Hầu hết các chuyên gia giao tiếp doanh nghiệp khuyên nên viết câu trung bình từ 20 đến 25 từ. bạn phải xem xét lại những câu dài hơn 40 hay 50 từ
Câu văn của bạn sẽ quá dài khi nào độ dài của nó làm cho ý nghĩa của nó trở nên mơ hồ.
Độ dài của câu(tt)Chú ý:Câu quá dài, câu képCâu thiếu tính biến hóaCâu thiếu nhịp điệu
Độ dài của câu (tt)Vấn đề Giải pháp khả dĩ
Quá dài: quá dài nên khó hiểu
quá nhiều từ “và”
quá phức tạp
Rút ngắn lại:
thêm từ chuyển tiếp:
Một là… hai là…
đánh số giữa câu:
(1)… (2)…
dùng chấm tròn:
Thiếu biến hóa:
có quá nhiều câu dài
bằng nhau
Thay đổi, biến hóa:
dùng những câu dài,
ngắn khác nhau.
Thiếu nhịp điệu: đơn
điệu, ê a
Thêm nhịp điệu:
viết lại để cho có thể lên giọng và
xuống giọng.
III-Sử dụng động từ có khí lực (mạnh)Doanh nghiệp là một “thế giới năng động
thực sự” đầy tính thực tế và tích cực, do đó khi viết phải dùng những từ ngữ biểu hiện hành động mạnh mẽ – những động từ có khí lực.
Nhiều khi, người viết đã đánh mất cái khí lực của từ ngữ và sa lầy trong thứ ngôn ngữ nặng nề, không sức sống, đầy tính trừu tượng.
Động từ “quyết định” trở thành “đưa ra quyết định về việc”, “sản xuất” trở thành “được sản xuất do”, “gia tăng” cho thấy “có sự gia tăng về”.
(tt)-Cách thức sử dụng(1)Tránh lạm dụng danh từ: Có hai sai lầm
thường gặp Thứ nhất: lạm dụng danh từ thay cho
động từ:Chủ đề của bản báo cáo này là những kỹ
thuật của sự nâng cao sự hoạt động của nhân viên với chi phí thấp. (sáu danh từ).
Báo cáo này giải thích cách làm thế nào để nâng cao sự hoạt động của nhân viên mà không tốn nhiều chi phí. (ba danh từ).
(tt)-Cách thức sử dụng động từ có khí lực
Đừng nói Nên thay thế bằng
là tác giả
lấy con đường
giao mặt
do xảy ra va chạm
………
viết
đi vào
gặp, thảo luận
tác động, gây ảnh hưởng
……………
(tt)-Cách thức sử dụng động từ có khí lựcThứ hai: Dùng một danh từ và dùng sai
như một động từ bằng cách thêm chữ hóa.
Ví dụ:hạn định hóaưu tiên hóakịch bản hóathái độ hóachung quy hóasản phẩm hóa……..
(tt)-Cách thức sử dụng động từ có khí lực(2) Tránh lạm dụng động từ yếu: là, trở nên,
dường như, ra vẻ, có vẻ, tỏ ra, nghe như…để làm cho câu văn mạnh mẽ hơn.
“Xí nghiệp A thành công về mặt sản xuất.” có thể viết: “Xí nghiệp A sản xuất giỏi.”
“Dường như có một khuynh hướng về phía khách hàng…” Có thể viết lại như sau: “Khách hàng của chúng ta thiên về…”sử dụng động từ “thiên về” mạnh mẽ hơn và cũng rút ngắn được một số từ.
(tt)-Cách thức sử dụng(3) Tránh sử dụng động từ kéo dài: hãy ưu
tiên sử dụng những động từ “ngắn gọn” thay cho những động từ kéo dài (hay hình thức kéo dài của động từ). Thí dụ,”phân tích” =>“thực hiện một sự phân tích”. Động từ kéo dài (cộng danh từ và có thể cả giới từ) làm cho người đọc phải đọc nhiều chữ.
động từ kéo dài không phải luôn luôn dở; đôi khi bạn cũng cần đến chúng. Nhưng đừng lạm dụng để thay cho những động từ ngắn gọn.
(tt)-Cách thức sử dụng động từ có khí lựcNên viết Nên tránh
Nên viết
hành động
cho phép
phân tích
giả định
tin
Nên tránh:
thực hiện hành động
tạo cơ hội để có thể…
thực hiện sự phân tích
đưa ra sự giả định về…
có quan điểm rằng…
sửa chữa
quyết định
chấm dứt
khảo sát, cứu xét
giúp đỡ
để sửa chữa cho
đưa ra quyết định về
đưa đến sự kết thúc của
thực hiện sự khảo sát, sự cứu xét
cung cấp sự trợ lực
tăng gia
biết
đặt hàng
trả (tiền)
khuyên, khuyến nghị
giảm
thiên về, khuynh hướng
cố gắng
cho thấy có sự tăng gia
nhận thức được sự kiện là có ý thức về
đưa đơn đặt hàng
thực hiện sự thanh toán về…
đưa ra khuyến nghị về…
thực hiện sự giảm thiểu
tỏ ra có khuynh hướng
làm mọi nỗ lực để
(tt)-Cách thức sử dụng(4) Tránh lạm dụng động từ ở thể thụ động: Động từ “thụ động” không có nghĩa là hành
động đang mô tả đã xảy ra trong quá khứ và ngược lại.
“Thụ động” là trái nghĩa của “chủ động”. Khi bạn dùng thể chủ động, chủ ngữ của câu hành động: “Người kỹ sư đã sáng chế ra sản phẩm.” Khi bạn dùng thể thụ động, chủ ngữ của câu bị chi phối bởi hành động, nó “thụ động”: “Sản phẩm này đã được người kỹ sư sáng chế.”
(tt)-Cách thức sử dụng (4) Tránh lạm dụng động từ ở thể thụ động:
Thể bị động thường có:Trợ động từ “được” “bị” Một hành động thực hiện “bởi” một người hay vật nào đó.
Ví dụ: “Ngăn tủ hồ sơ bị đóng sập lại bởi anh ta”
(tt)-Cách thức sử dụng (4) Tránh lạm dụng động từ ở thể thụ động: sự lạm
dụng có thể dẫn đến:Thường thường, dùng thể thụ động phải viết dài
hơnThể thụ động nhiều khi hoa mỹ mà rỗng tuếch và
nặng nề hơn thể chủ độngThể thụ động thường không rõ ràngThể thụ động làm người đọc mất thì giờ để hiểu.Chú ý: lựa chọn cách dùng thể của câu một cách có
ý thức và có chiến lược – để văn phong biến hóa
Tóm lược quy tắc Quy tắc Ngữ pháp1. Tránh lạm dụng danh từ Thay động từ bằng danh từ
Động từ giả do danh từ mà ra (gắn thêm chữ “hóa”)
2. Tránh lạm dụng động từ yếu ớt
Động từ “là”, “trở nên”, “dường như”, “có vẻ”, “tỏ ra”, “nghe như”
3. Tránh động từ dài dòng Động từ cộng danh từ (cộng giới từ)
4. Tránh lạm dụng động từ thể thụ động
Trợ động từ “được”, “bị” cộng hành động thực hiện “bởi” một người hay một vật.
Phần 4: LỰA CHỌN TỪ NGỮ TRONG THƯ TỪ
1- NGẮN GỌNGiới từ- sự trùng lặp
2- ĐƠN GIẢNTránh khoa trương- tránh biệt ngữ không cần thiết
3- CHÍNH XÁC
CHỌN TỪ“Nền tảng điện tử mới của các tham số quản
lý sẽ ngày càng làm cho những phần nhân tố tưởng thưởng cổ điển cho các nhà quản trị chủ chốt trở nên lỗi thời.”, “Một nhà quản lý năng động có thể, trong lãnh vực điện tử đang tiến triển, gia nhập sự đột phá chiến lược của tổ chức mình và đồng hóa với những mục tiêu thống nhất của nó, phần thưởng có ý nghĩa chờ đợi.”
Những câu này độ dài vừa phải; trật tự không rối loạn; không có những động từ yếu. Thế mà vẫn khó hiểu vì đầy những từ dùng sai, quá dài.
I-Ngắn gọnCũng như một tài liệu không được có
những phân đoạn không cần thiết và một đoạn không được có những câu không cần thiết thì một câu văn cũng không được có những từ không cần thiết.
Theo Strunk và White, “Hãy gạt bỏ những từ không cần thiết. Bài viết mạnh mẽ phải ngắn gọn. Điều đó không đòi hỏi người viết phải viết câu nào cũng ngắn, hay phải tránh tất cả chi tiết và chỉ phác họa đề tài, mà đòi hỏi mỗi từ phải nói lên một điều gì và đều phải có giá trị”.
(tt)1-Để ý các giới từGiới từ là những từ ngắn, liên kết một từ
với các phần khác của câu. Ví dụ như: về, phía trên, qua sau, sau khi, tựa, dọc theo, xung quanh, ở, trước, đàng sau, ở dưới…..
Dĩ nhiên là không phải lúc nào giới từ cũng dở; giới từ có một chức năng cần thiết trong ngôn ngữ. Ý nghĩa ẩn sau tính chất ngắn gọn không phải là không dùng tất cả giới từ, mà đúng ra là tránh những giới từ kép và những giới từ bị lạm dụng.
(tt)-Để ý các giới từNên viết Nên tránhvề trong lãnh vực này, trong vấn đề, có liên quan tới,
trong quan hệ với.sau, sau khi
mặc dầu
vì, bởi vì.
theo kết luận về, do hậu quả của
bất chấp sự kiện là, không kể sự kiện là
giải thích cho sự kiện là, như là kết quả của, có thể quy cho, vì sự kiện, xét theo sự kiện là, trên cơ sở là, do sự kiện là.
bằng cách
vì, cho
nếu
về sau, sau này
gần
sớm
để
cho tới khi
khi, trong khi
với phương tiện, với tư ách, phù hợp với, trên cơ sở
với mục đích, nhằm ủng hộ…
trong hoàn cảnh mà, trong trường hợp mà
vào một ngày xa hơn
trong vùng phụ cận của
trong tương lai rất gần
với mục đích
cho tới lúc mà
vào thời điểm, trong quá trình.
1-Để ý các giới từChú ý: Quá lạm dụng giới từ. Ví dụ “Điểm trung tâm trong sự hiểu biết của vấn đề của
cơ cấu tổ chức trong bộ phận sản xuất công cụ của công ty Pro MAX là hệ thống chỉ huy bên dưới chức vụ của Phó Giám Đốc, chức vụ này không được kết hợp chặt chẽ với những phân bộ trực thuộc.Nếu được viết lại, câu này có thể đọc như sau:
Vấn đề tổ chức ở bộ phận công cụ của Công ty ProMAX tập trung ở sự kết hợp không rõ ràng giữa Phó Giám Đốc và các phân bộ trực thuộc.
(tt)2-Sự trùng lặpNgoài việc để ý các giới từ, hãy coi chừng những
từ trùng lặp. Nhiều người viết những câu trùng ý : sự đồng tâm nhất trí của tập thể, tập hợp lại với nhau, quan trọng chủ yếu…
Các từ trùng lặp:hoàn toàn tuyệt đối
sự thật chân chính
biến cải hay thay đổi
tập hợp chung lại
đính kèm theo đây
quy tắc cơ bản gốc rễ
quan trọng chủ yếu
thay đổi mới mẻ
linh tinh lặt vặt
lịch sử quá khứ
cơ hội tiềm năng
hạ xuốngnhân tố nguyên nhân
ngừng nghỉ hẳn
sự nhất trí ý kiến
kết quả cuối cùng
nhất trí và trước nhất
quay lại sau
khủng hoảng trầm trọng
thật và đúng
duy nhất tuyệt đối
cốt yếu sinh tử.
(tt)Tránh lạm dụng Nên viết Thay vì
lãnh vực
căn bản, cơ sở
trường hợp
đặc trưng
phạm vi, bối cảnh
bản tính, tính
tình huống,
truyền thông
thù lao phục vụ
thường
kỹ xảo nghề nghiệp
trong doanh nghiệp
thái độ bất hợp tác
gặp khó khăn
lãnh vực truyền thông
trên cơ sở tiền thù lao phục vụ
trong nhiều trường hợp
kỹ xảo đặc trưng nghề nghiệp.
trong bối cảnh doanh nghiệp
thái độ có (bản) tính bất hợp tác
gặp tình huống khó khăn
môi trường trong phạm vi
phân cục
trong phạm vi của môi trường
phân cục
người mà/cái mà Smith, luật sư
của khách hàng
Smith, (người mà) là luật sư của khách hàng
II-Đơn giảnViết đơn giản khác với vắn tắt.Viết đơn giản, không nhất thiết phải
cắt bỏ nhiều từ. Thay vì thế, có thể thay đổi những từ cầu kỳ bằng những từ đơn giản, những thành ngữ vòng vo bằng những từ nói thẳng vào vấn đề.
Như vậy, sự đơn giản là xa lánh những từ khoa trưong, rỗng tuếch và những biệt ngữ không cần thiết.
(tt)-Tránh từ khoa trương: “Thể theo yêu cầu của ông, trong ngày
hôm nay, xin ông nhận những số liệu của hãng SH đính kèm”. Chuyển sang ngôn ngữ giản dị: “Đây là những số liệu của hãng SH mà ông đã hỏi sáng nay”.
Nguyên nhân:(1)Thích vẻ hào hùng và có vẻ nhà nghề(2)Thói quen trong doanh nghiệp(3) Nghĩ rằng “ cấp trên muốn vậy”
(tt)-Tránh từ khoa trươngNên viết Nên tránhbằng
đầu tiên
đi
đoán
vội
biết, tìm
tôi
gặp
trả
người
chỗ
vui lòng
nói
gởi
thiếu
cho biết
dùng
quanh ở
đương lượng, tương đương
khai tâm
vi hành
giả định
khẩn trương
biết xác định
người ký dưới đây
đối đầu, đương đầu
bồi hoàn
cá thể
địa phương
cá nhã ý
phát biểu, dự thị
chuyển tải, chuyển tiếp
bất túc
thông báo
sử dụng
vùng phụ cận
(tt)-Tránh biệt ngữ không cần thiết(1)Biệt ngữ nghề nghiệp“Sự lựa chọn những biến số ngoại sinh trong
tương quan đa tuyến là một việc ngẫu nhiên tuỳ theo những sai lệch của những hệ số phức tạp”.Nói cách khác là “Cung quyết định cầu.”
Hợp đồng này được áp dụng có xét đến đơn xin theo đây, bản sao đơn đính kèm theo đây và làm thành một bộ phận của hợp đồng ày, và số tiền trả cho việc bảo hiểm trọn đời của người được bảo hiểm nêu tên trên kia.thay vì “Đây là hợp đồng bảo hiểm trọn đời của bạn.”
(tt)-Tránh biệt ngữ không cần thiết(1)Biệt ngữ nghề nghiệp(2)Nghĩa tương đương thay thế: “ Hối lộ”=>
“Quà biếu”, “Phí bôi trơn”…(3)Tránh khuôn sáo cũ: có những từ riêng lẽ
bị lạm dụng đến nỗi trở thành khuôn sáo: sự lựa chọn loại trừ, khái niệm, sự ngẫu nhiên, củng cố, làm cho chắc chắn, nhân tố, tính linh hoạt, (thuộc) chức năng, tăng tiến, hợp nhất, sự tuỳ nghi, (thuộc) tổ chức, sự hình thành kế hoạch, đáp ứng, kịch bản, thế hệ thứ ba, khung thời gian, pha thời gian và chuyển tiếp….
(tt)-Tránh biệt ngữ không cần thiết(1)Biệt ngữ nghề nghiệp“Sự lựa chọn những biến số ngoại sinh trong
tương quan đa tuyến là một việc ngẫu nhiên tuỳ theo những sai lệch của những hệ số phức tạp”.Nói cách khác là “Cung quyết định cầu.”
Hợp đồng này được áp dụng có xét đến đơn xin theo đây, bản sao đơn đính kèm theo đây và làm thành một bộ phận của hợp đồng ày, và số tiền trả cho việc bảo hiểm trọn đời của người được bảo hiểm nêu tên trên kia.thay vì “Đây là hợp đồng bảo hiểm trọn đời của bạn.”
(tt)-Tránh biệt ngữ không cần thiếtNHỮNG KHUÔN SÁO CÓ SẴN DÙNG NGAY
Cột 1 Cột 2 Cột 3
0. Hợp nhất 0. Quản lý 0. Lựa chọn theo ý
1. Tổng cộng 1. Tổ chức 1. Linh hoạt
2. Hệ thống hóa 2. Giám sát 2. Khả năng
3. Song song 3. Hỗ tương 3. Linh động
4. Chức năng 4. Bằng số 4. Chương trình hóa
5. Đáp ứng 5. Hợp lý 5. Khái niệm
6. Tuỳ nghi 6. Chuyển tiếp 6. Pha – thời gian
7. Đồng bộ 7. Tăng tiến 7. Hình thành dự án
8. Tương hợp 8. Thế hệ thứ ba 8. Phần cứng
9. Cân bằng 9. Chính sách 9. Tính ngẫu nhiên
III- Chính xác1-Sự chọn từ: nghĩa là dùng từ đúng theo
nghĩa trong từ điển. Dùng sai từ, lẫn lộn từ này với từ khác, dùng một từ mà viết sai chính tả, có thể làm người đọc khó chịu.
2-Ngữ pháp: Những khía cạnh khác trong tính chính xác là ngữ pháp, cách dùng từ thông thường, các dấu phẩy, dấu chấm câu, các chữ viết tắt và chữ viết hoa.