HALI HALISI YA MAENDELEO YA KADA YA MAKATIBU MAHSUSI, CHANGAMOTO NA

MAFANIKIO YAKE.

(Mada iliyowasilishwa Katika Mkutano Mkuu wa Tano wa TAPSEA)

CHARLES GEORGE MAGAYA

MHADHIRI

CHUO CHA UTUMISHI WA UMMA TANZANIA

P.O.Box 2574,

DAR ES SALAAM

Mobile: +255 784 203030

Email: charsmag1962@yahoo.co.uk

UTANGULIZI

Kada ya Makatibu Mahsusi ni kati ya kadakongwe kabisa katika historia ya UtumishiSerikalini, Taasisi za umma hata kwenyeSekta binafsi. Ni dhahiri Watendaji Wakuuna Viongozi wengi sehemu ya kaziwamekuwa wanauhitaji utendaji mzuri waKatibu Mahsusi ili wafanye kazi zao kwaharaka na ufanisi zaidi.

CHIMBUKO LA KADA YA KATIBU MAHSUSI

Kipindi cha Vita Kuu ya kwanza ya Dunia:

Katibu Mahsusi wote walikuwa ni wanaume

Katibu Mahsusi alikuwa ni mtu wa kumsaidia afisa fulaniili afanye kazi zake kwa urahisi

Katibu Mahsusi aliitwa ‘Secretary’ kutoka katika neno‘Secret keeper’ yaani mtunza siri za afisa wake.

Wanawake wengi waliingia katika kada hiikwani wanaume walikwenda vitani

Kada hii haikuchukuliwa kama ni Taaluma(Professional) bali ni stop-gap job

Kada iliyowafaa zaida wasichana

Ilifikiriwa kuwa ni kada kwa ajili ya wasichanakupata wanaume wakueleweka (PotentialHusbands)

24 May 2018

Kipindi cha vita kuu ya Pili

Je kada ya Katibu Mahsusi ni Taaluma (Pofessional)

Je kada ya kitaaluma ni ipi?

Sifa za kada ya kitaaluma: Ina jina linalogusa majukumu na kazi husika (title)

Ina Muundo na majukumu yaliyoanishwa kiutaalamu

Ina mpango maalumu wa kuendeleza ujuzi na kupanda vyeo kwa kuzingatia elimu na ujuzi wa mtumishi

Kada ambayo mtu hawezi kuingia bila kuwa na kiwango fulani cha elimu na ujuzi

24 May 2018

Maswali muhimu yakujiuliza katika mada hii:

Kutayarisha chai kwa ajili ya bosi

Kuchapa barua

Kutoa nakala za barua

Kusafisha ofisi

Kupokea simu na wageni wa boss

Kumhudumia bosi wake katika maswala ya kiofisi na yasiyo ya kiofisi

Kuremba na kuipa ofisi muonekano mzuri (decorative or status symbol of an office)

24 May 2018

Mtazamo wa kimapokeo kuhusu majukumu ya Katibu Muhtasi (Traditional image)

24 May 2018

24 May 2018

majukumu ya Katibu Mahsusi katika mtazamo mpyayanabadilika kutoka na mabadiliko na matumizi ya tekinolojia.Hivyo pamoja na mambo mengine anapaswa kuwa:

(i) Msaidizi wa karibu wa Bosi katika majukumu yake ya kiofisi(Personal Assistant to the Boss)

(ii) Msimamizi wa masuala ya uendeshaji na utawala wa ofisi yamkuu wake mfano, usalama na mpango wa ofisi(OfficeManager/Administrator)

"A PS can be asked to do anything - from the standard administrative tasks to event management, project

management - the scope is endless,"

24 May 2018

Katibu Muhtasi katika mtazamompya

(iii) Msimamizi wa taarifa na mawasiliano muhimu yaofisi kwa wateja na wadau wake (InformationManager)

(iv) Katibu Mahsusi ni chanzo kikuu cha taarifazinazohusu kazi na majukumu ya ofisi yake(Source of Information).

(v) Kushughulikia mahusiano yote kwa wateja wandani na nje ya ofisi. Unapaswa kuwa sikio namacho ya Bosi katika utekelezaji wa majukumuya ofisi ( Public Relations Manager)

24 May 2018

• Mshauri na mwelekezi wa taratibu na kanuni zauendeshaji wa ofisi kwa Bosi na kwa wateja (Advisorand Councellor in Office Procedures)

• Anamsaidia mkuu wake kutumia muda kwa manufaazaidi na kuhakikisha muda haupotei kutokana nampangilio usiofaa wa utekelezaji wa majukumu nautoaji huduma kwa wateja (Time Manager)

24 May 2018

• Mtazamo wa kimataifa Katibu Mahsusi ndiyemsaidizi halisi wa Mtendaji Mkuu ndiomaana anatakiwa aelewe mfumo mzimawa utendaji kazi wa taasisi anayofanyiakazi (Right hand Assistant to the Boss)

• Msimamizi wa kumbukumbu na nyaraka zoteza ofisi na kuhakikisha zinatunzwa kwa mujibuna taratibu za kiofisi. (Records keeper)

24 May 2018

WORDS OF APPRECIATION TO PERSONAL SECRETARIES

“An excellent executive assistant is someone who can do all of those things and get you

home on time to see your family,”

“My Personal Secretary used to screen my e-mail

I probably got 200 or 300 messages a day. Without that, I had to read them all myself

and sort out the garbage from the important people,”

“My Secretary job allowed me to network and learn new skills for climbing the ladder.”

“The employer has a responsibility to their

Personal Secretary to ensure they have the

skills and expertise required to do the tasks

they are asking them to do ”.

“I’m a PersonalSecretary, so the jobfits my personality,.“I’d take all of thelittle stuff off of myboss’s, she/he coulddeal with the bigstuff. And I enjoyeddoing it.”

HALI HALISI

Pamoja na kuelewa ukweli huo, kada hiiimedumaa na haionyeshi maendeleo kwawahusika. Hali hii imesabisha Watumishi wakada hii kuchepuka kwenye kazi nyingine marawapatapo bahati ya kujiendeleza elimu ya juuzaidi. Baadhi wasiopata fursa ya kujiendelezahubaki wakinung’unika na kukosa morali yakufanyakazi zao.

24 May 2018 16

CHANGAMOTO ZINAZOIKABILI KADA HII

Changamoto za Katibu Mahsusi katikaulimwengu huu wa utandawazi zinawezakuelezewa katika mitazamo ifuatayo:

24 May 2018 17

CHANGAMOTO

Kukua kwa

Tekinolojia

Uadilifu!

• Mahitaji katika soko la ajira watu wenye ujuzi na uwezo

• Soko huria na Shirikisho la Afrika Mashariki limeleta ushindani

• Taasisi zinashindana katika utoaji huduma hivyo swala la kumjali mteja litakuwa ni kipaumbele

• Makatibu Mahsusi wa Tanzania waliowengi wanashindwa kushindana katika Soko la Ajira

24 May 2018

1. SOKO LA AJIRA

• Umahiri wa kutumia vifaa vya kisasa (state ofthe Art) katika utendaji kazi kama vilekompyuta na vyombo vya mawasilano

• Uwezo na elimu katika kutumia mitandao navyanzo vingine vya habari

24 May 2018

2. MAENDELEO YA TEKINOLOJIA

24 May 2018

• Mahitaji ya viwango vya elimu katika kada hiiyanakua sana. Kiwango muafaka cha elimukwa sasa ni kuanzia stashahada kwenda juu.

• Elimu na ujuzi wa ziada unahitajika pia kamavile utawala, usimamizi na uongozi.

• Elimu katika tekinolojia ya habari na mawasilano (TEHAMA)

24 May 2018

3. VIWANGO VYA ELIMU

24 May 2018

24 May 2018

Suala la uadilifu ni changamoto kubwa kwa Watumishi wa kada hii. Masuala ya uadilifu ni pamoja na:

i. Kutoa Huduma Bora

ii. Utii kwa Serikali

iii. Bidii ya Kazi

iv. Kutoa Huduma Bila Upendeleo

v. Kufanya Kazi kwa Uadilifu

vi. Kuwajibika kwa Umma

vii. Kuheshimu Sheria

viii. Matumizi sahihi ya Taarifa

Na mambo mengine yanayofanana na hayo.

4. UADILIFU

Kuna baadhi ya mabosi bado wanadhanakwamba katibu Mahsusi ni kama mtumishiwake ofisini na kwamba kazi yake ni kutumwatuu. Katibu Muhtasi wana changamoto kubwaya kubadili fikra za mabosi wa aina hii iliwawaone kuwa ni wasaidizi wa karibu katikamajukumu yao ya kila siku na kwambamafanikio yao yanawezeshwa na juhudi zenu.

(Behind all successfully bosses there are Secretaries)

24 May 2018

5. Dhana Potofu

6.Makatibu Mahsusi kutobadilika

Makatibu Mahsusi wengi bado wana fikra zakizamani na kwamba hawajiongezi ili kukuza weledina uelewa mpana wa majukumu yao na hasamatumizi ya tekinolojia katika kurahisisha utendajikazi. Hali hii pia inachangiwa na Makatibu Mahsusikutokuwa wadadisi na kupenda kujisomea iliwafahamu mabadiliko ya nchi na Dunia kwa ujumla.

‘Kutembea ni kuona na kuona nikujifunza, na kujifunza ni kutenda’

24 May 2018 28

7. Kupungua kwa Weledi na Umahiri

Pamoja na kwamba Kada hii imeendelezwa kwakiwango kikubwa kimafunzo na kimaadili badowaajiri na Watendaji wengi hawaridhiki na utendajikazi wa baadhi ya Makatibu Mahsusi kutokana nakutokuwa na viwango vizuri katika utendaji kazi.Waliowengi hasa katika kizazi kipya wanakosaumahiri na maadili ambayo ndio misingi mikubwa yakada hii, Mfano kasi na usahihi katika kuchapa,weledi wa lugha na maadili ya kitaaluma(Professional Ethics)

24 May 2018 29

MUUNDO WA MAENDELEO YA UTUMISHI WA KADA YA MAKATIBU MAHSUSI NA WASAIDIZI

WA WATENDAJI WAKUU

24 May 2018 30

MAANA

Muundo wa Maendeleo ya Watumishi ni warakaunaotambua na kubainisha kada husika kwakufananua na kuweka wazi misingi, sifa,majukumu halisi, madaraja na viwango vyamishahara ya kada hiyo kwa mujibu wa Sheriazinazosimamia utumishi katika taasisi husika.

24 May 2018 31

lengo la Muundoi. Kuweka wazi muundo halisi wa maendeleo ya kada

husika ili uweze kuwavutia, kuwahamaisha,kuwaelewesha na kuwafanya waendelee kutelekezamajukumu kwa mujibu wa ujuzi na weledi wao

ii. Kuweka wazi viwango halisi vya mahitaji yakuajiriwa,kupata mafunzo stahiki na kujiendeleza katika ujuzi,sifa za ziada, uwezo wa utendaji unaohusiana nautekelezaji wa majukumu ya msingi ya kada husika.

24 May 2018 32

iii. Kusimamia na kuhakikisha kuwa kunamipango endelevu ya kuboresha nakuimarisha kada kwa kujenga weledi nakuongeza uwezo wa watendaji katika kadahusika.

24 May 2018 33

iv. Kuweka wazi madaraja, vyeo naviwango vya mishahara katikakada husika kwa kuzingatia elimu,ujuzi na muda wa utumishi katikakada husika.

24 May 2018 34

Muundo wa utumishi katika kada ya KatibuMahsusi unatakiwa umuwezeshi kuipenda kaziyake kwani;

• Maslahi mazuri, viwango vya elimu na ujuzivizingatiwe katika kupanda vyeo.

• Uzingatie muda wa utumishi na umahiri wakazi.

24 May 2018

Muundo na Maslahi ya Katibu Mahsusi

Pamoja na kuelewa ukweli huo, kada hiiinaoneakana kudumaa na haichocheimaendeleo kwa wahusika, Uwiano wakielimu na mafunzo ya weledi hauko bayanahivyo kusababisha Watumishi wa kada hiikuchepukia kwenye kazi nyingine marawapatapo bahati ya kujiendeleza elimu yajuu zaidi.

24 May 2018 36

Changamoto za Muundo

Muundo wa sasa hautoi fursa kwa Mtumishi wakada hii kuendelea kupanda cheo hata kamaameshajiendeleza zaidi ya mahitaji yaliyopo sasa naujuzi wa elimu.

Ngazi za mishahara katika Muundo wa sasa zinabidikuangaliwa upya ili kuendana na majukumu naumuhimu wa kada hii.

24 May 2018 37

Maboresho ya Muundo

Muundo wa Utumishi wa Wasaidizi wa WatendajiWakuu, Waandishi Waendesha Ofisi na MakatibuMahsusi, ulenge yafuatayo:-i. Kuonyesha maendeleo ya Mtumishi kutoka ngazi ya

chini hadi ya juu huku sifa za kitaaluma (Competences)na majukumu yakionyeshwa bayana kwa kila ngazi.

ii. Kuwavutia na kuwapa motisha Watumishi wenyeuwezo, ari na uadilifu kwa kuweka bayana mtiririkowa maendeleo ya utumishi kwa kila Mtumishi wa kadaili hatimaye kuwabakiza katika ajira watumishi bora nawenye uwezo mkubwa wa kufanya kazi katika kada hii.

iii. Kuweka uwiano sahihi wa viwango vya sifa,mahitaji ya mafunzo, ujuzi, uzoefu nautaalamu ili watumishi wa kada hii wawezewakati wote kufahamu mahitaji ya sifazinazotakiwa kwa kila ngazi.

MUUNDO WA UTUMISHI WA SERIKALINI KWA UPANDE WA KADA HII ULIVYO KWA SASA

Miundo ya Utumishi ya kada zote SerikaliniIlihuishwa mwaka 2002 ili kukidhi matakwa yaSera ya Menejimenti ya Ajira katika Utumishi waUmma ya mwaka 1999.

Muundo wa Maendeleo ya Utumishi ya Kada ya Makatibu Mahsusi wa mwaka 2002 kama ulivyoainishwa na Ofisi ya Rais, Menejimenti ya Utumishi wa Umma, Nyongeza (VI) umeainisha ngazi tano (5) za kada ya Makatibu Mahsusi kama ifuatavyo:-

• Katibu Mahsusi Daraja la III TGS B

• Katibu Mahsusi Daraja la II TGS C

• Katibu Mahsusi Daraja la I TGS D

• Mwandishi Mwendesha Ofisi TGS E

• Msaidizi wa Mtendaji Mkuu II TGS F

• Msaizi wa Mtendaji Mkuu I TGS G

24 May 2018 42

Kwa mujibu wa Muundo wa sasa, mapendekezoya maboresho yafuatayo katika Ngazi/Madarajayanatolewa ili kuongeza ukomo wa kada.

Maboresho yamezingatia Ngazi ya elimu, uzitowa kazi (majukumu), muingiliano wa majukumu,mgawanyo wa kazi, ongezeko la wigo wamajukumu na hadhi za ofisi Katibu Mahsusianazozifanyia kazi na ongezeko la upeo wamaendeleo ya watumishi katika kada hii.

Mgawanyo wa muundo

Muundo wa kada hii ugawanyike katikasehemu kuu mbili:

i. Makatibu Mahsusi; ambao watakuwa naelimu ya Cheti na Diploma pamoja namafunzo mengine ya weledi na matumizi yakompyuta na,

ii. Maafisa Wasaidizi wa Mtendaji Mkuu;ambao wataanza na elimu ya Shahada katikataaluma husika.

Jedwari 1: linafafanua mapendekezo haya:24 May 2018 44

MAKATIBU MUHTASINa. Cheo Ngazi ya

mshahara

1 Katibu Mahsusi Daraja II TGS B

2 Katibu Mahsusi Daraja la I TGS C

3 Mwandishi Mwendesha Ofisi TGS D

4 Mwandishi Mwendesha Ofisi Mwandamizi TGS E

5 Msaidizi wa Mtendaji Mkuu TGS F

MAAFISA WASAIDIZI WA WATENDAJI WAKUU

Na. Cheo Ngazi yamshahara

1 Afisa Msaidizi Mtendaji Mkuu II TGS D

2 Afisa Msaidizi Mtendaji Mkuu I TGS E

3 Afisa Msaidizi Mtendaji Mkuu Mwandamizi TGS F

4 Afisa Mkuu Msaidizi Mtendaji Mkuu II TGS G

5 Afisa Mkuu Msaidizi Mtendaji Mkuu I TGS H

SABABU ZA MAPENDEKEZO HAYA;

Katibu Mahsusi ni Mtaalam

Ni wakati muafaka kada hii ya Uhazili kuchukuliwakama ni taaluma ambayo yapasa ipate hadhistahiki Kazi katika kada hii zinahitaji utaalamu,elimu na weledi katika fani za uhazili, TEHAMA,uendeshaji na utawala wa ofisi, menejimenti nauongozi pamoja na mahusiano na mbinu zahuduma kwa wateja.

Mafunzo na Vyuo

• Kuna maendeleo makubwa yaliyofanyikakatika kada hii kuhusu mafunzo kuanzia chetihadi Shahada. Mafunzo haya yanawaimarishawatumishi katika kada hii kufanya majukumumengi ya kuwasaidia watendaji wakuukutekeleza majukumu yao kwa ufanisi na tija.(Kuanzishwa kwa Mafunzo ya Shahada Chuocha Watumishi wa Umma na kwingineko)

Maendeleo ya Watumishi katika kadahii (Kupanda vyeo)

Mapendekezo ya muundo huu yatatoa fursa kwawatumishi wa kada hii kusonga mbele kutokanana juhudi zao za kujiendeleza kitaaluma nautendaji wao wa kazi wenye ufanisi. Wigo wamafanikio ya watumishi walio kwenye kada hiiusiishie kwenye ngazi ambayo hawawezi kupatamwanya wa kupanda cheo mpaka wavukekwenda kwenye kada nyingine.

HITIMISHO

Maendeleo ya watumishi katika kada hiiyanachochewa na mabadiliko yanayoendeleakatika matumizi ya Sayansi na Tekinolojia.Aidha, kupanuka kwa wigo wa elimu, ujuzi naweledi katika kutekeleza majukumu yaMakatibu Mahsusi kunahitajika kwendasambamba na mabadiliko ya mifumo.

24 May 2018 50

‘Ee Mola wangu, Nisaidie mimi niwe nakumbukumbu kama ya Tembo, na kwa miujizayako unifanye niwe na uwezo wa kufanya vituvitano kwa mpigo, nijibu simu huku nikichapabarua ambayo ‘lazima iondoke leo’, na iwapohaitasaininwa hadi kesho unipe nguvu yakufunga mdomo wangu.

24 May 2018

SALA YA KILA SIKU YA KATIBU MUHTASI

Ee.. Mola wangu, nipe uwezo wa uvumilivuhata kama nilihangaika bure nikikimbia hukuna huko kutafuta Jalada ambalo hatimayekulipata juu ya meza yake.

Nipe uwezo na akili ya kuelewa mambo kamaProfesa wa Chuo Kikuu ingawa kiwangochangu cha elimu kimeishia sekondari naStashahada ya Uhazili.

24 May 2018

Sala inaendelea

Nisaidie niweze kutambua mawazo ya bosiwangu, kusoma mwandiko wake na kutekelezamaagizo yake yote hata bilakuelekezwa/kuagizwa. Kila wakati niweze kujuaalipo Bosi wangu na atarudi muda gani hatakama hajaniaga’.

24 May 2018

Sala inaendelea

24 May 2018

Sura kujikunjakwa kutabasamukila wakati napresha

Kutokusikia vizurikwa ajili yakupokea simunyingi

Meno kung’okakwa ajili ya kulaharaka haraka

Vidonda vyatumbo kwa kukaamuda mrefu bilakula

Vidonda na kansaya vidole kwakuchapa nakuchomwa napini

Kuvaa raba kwaajili ya kutembeasana ofisini

Kupoteza mkonokwa ajili yamashine yakurudufu

Mavazi yakizamani kwa ajiliya mshaharamdogo

Kutoka kibiongokwa ajili yakuinama wakatiunachapa

Kuathirika machokwa miandiko yaMaboss

Nywele kun’goka kutokanana stress ya kazi

24 May 2018

24 May 2018

Thank U 4 listening