1

PHÒNG GDĐT CHÂU PHÚ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG THCS MỸ ĐỨC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số : 323/HD-THCSMĐ Mỹ Đức, ngày 28 tháng 9 năm 2018

HƯỚNG DẪN V/v quản lý sổ điểm điện tử trường THCS Mỹ Đức

_______________________

Căn cứ hướng dẫn Số:806/HD-PGDĐT ngày 20 tháng 9 năm 2018 về việc hướng

dẫn thực hiện sổ liên lạc, sổ điểm, học bạ điện tử trong trường thcs;

Căn cứ vào điều kiện thực tế của đơn vị, nay trường THCS Mỹ Đức hướng dẫn,

phân công việc quản lý sổ liên lạc, sổ điểm điện tử của trường như sau:

I.Yêu cầu:

1. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, chỉ đạo, điều hành các hoạt

động trong nhà trường; đảm bảo kết nối thông tin thông suốt, chính xác, kịp thời phục vụ

công tác quản lý giáo dục.

2. Tăng cường điện tử hóa hoạt động quản lý dạy và học, nâng cao năng suất, hiệu quả

làm việc, giảm thời gian, kinh phí cũng như nâng cao tính công khai, minh bạch trong hoạt

động quản lý giáo dục.

3. Sử dụng phần mềm có chức năng quản lý và in ra được sổ điện tử đảm bảo đúng nội

dung, đúng mẫu theo quy định. Chính thức đưa vào sử dụng thay cho số giấy thông thường

như hiện nay.

II. Một số quy định chung.

1. Ban quản trị phần mềm quản lý kết quả học tập học sinh

Thành phần bao gồm:

+ Trưởng ban: Hiệu trưởng, quản lý chung

+ Phó trưởng ban: Phó hiệu trưởng phụ trách chuyên môn, quản lý trực tiếp điểm số đến

từng lớp.

+ Các thành viên: Thầy Nguyễn Phước Thiện, chịu trách nhiệm hướng dẫn giáo viên bộ

môn, GVCN đăng nhập, vào điểm hàng tháng, thi học kỳ; cô Thái Ngọc Lợi chịu trách

nhiệm lưu trữ.

2. Trách nhiệm của các cá nhân tham gia hệ thống phần mềm

a) Trách nhiệm của Hiệu trưởng

- Ban hành quyết định thành lập ban quản trị phần mềm của đơn vị.

- Quản lý, phân quyền tất cả các tài khoản sử dụng phần mềm tại đơn vị.

- Quyết định thời điểm mở, khóa sổ điện tử và quy định các thủ tục, thời gian cập nhật

điểm, nhận xét chỉnh sửa sau khi khóa sổ.

- Quyết định, xác nhận thời điểm, nội dung sửa chữa các thông tin có liên quan đến sổ

liên lạc, sổ điểm, học bạ của học sinh. Không cho phép bất cứ cá nhân nào sửa điểm sau

2

ngày 31/5 hàng năm (trừ trường hợp được Hiệu trưởng cho phép), dữ liệu hoàn thiện cuối

năm học phải chép vào đĩa CD (hoặc thiết bị tương tự) để lưu trữ hàng năm.

- Khen thưởng, kỷ luật theo thẩm quyền đối với các bộ phận, cá nhân sai phạm.

b) Trách nhiệm của Phó Hiệu trưởng chuyên môn:

- Được phân quyền tài khoản quản lý toàn trường.

- Quản lý, kiếm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy định về bảo mật thông tin, tài

khoản.

- Kiểm tra việc thực hiện quy định về cập nhật điểm số, nhận xét và các thông tin khác

của giáo viên, học sinh vào cơ sở dữ liệu của nhà trường.

- Xét duyệt chất lượng giáo dục học sinh, danh hiệu thi đua, danh sách học sinh phải

kiểm tra lại các môn học, rèn luyện trong hè. Phê duyệt kết quả đánh giá, xếp loại học sinh

sau khi đã có đủ các thông tin.

- Kiểm tra, ghi nhận định kỳ việc sử dụng, vào điểm của GVCN, GVBM.

c) Trách nhiệm của Văn thư:

- Tiếp nhận và niêm phong các đĩa CD, dữ liệu của sổ gọi tên ghi điểm sau khi kết thúc

năm học.

- Tiếp nhận đơn đề nghị sửa điểm, học bạ trình Hiệu trưởng duyệt và hướng dẫn thực

hiện việc sửa điểm.

- Cấp bản sao học bạ khi cần thiết.

d) Trách nhiệm của các thành viên tham gia hệ thống:

Tất cả cán bộ, giáo viên, nhân viên trong nhà trường tham gia phần mềm cần phải có

trách nhiệm bảo mật tài khoản sử dụng, không nhờ người khác làm thay công việc của

mình, thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Hiệu trưởng nhà trường.

đ) Trách nhiệm của giáo viên chủ nhiệm

- Hỗ trợ cập nhật danh sách và sơ yếu lý lịch học sinh đầu năm học. Cập nhật dữ liệu

ban đầu vào đầu mỗi năm học.

- Cập nhật kiểm diện học sinh định kì hàng tháng

- Cập nhật điểm, nhận xét học sinh của lớp hàng tháng, cuối mỗi học kỳ, cả

năm.

- Kiểm tra điểm, nhận xét, danh hiệu cuối mỗi học kỳ và cả năm học.

- Kiểm tra sổ điện tử của lớp; giúp Hiệu trưởng theo dõi việc kiểm tra điểm, nhận xét

theo quy định.

- Kiểm tra lại kết quả đánh giá, xếp loại giáo dục từng học kỳ, cả năm của học sinh trên

phần mềm.

- Theo dõi, kiểm tra và ký xác nhận các nội dung trong sổ điện tử (bản cứng) được in ra

từ phần mềm.

- Gửi tin nhắn cho phụ huynh khi cần thiết.

e) Trách nhiệm của giáo viên bộ môn

3

- Thực hiện đầy đủ số lần kiểm tra, cho điểm hoặc ghi nhận xét theo quy chế của Bộ

Giáo dục và Đào tạo. Trực tiếp nhập điểm và nhận xét học sinh của lóp mình dạy vào phần

mềm. Đảm bảo chính xác, ngay sau khi cho điểm vào sổ cá nhân.

- Kịp thời báo cáo với Ban quản trị về các vấn đề gây ra sự cố lỗi cập nhật hoặc các vấn

đề khó khăn khác liên quan đến công việc nhập điểm.

- Kiểm tra tính chính xác, ký xác nhận các nội dung trong sổ điện tử (bản cứng)

được in ra từ phần mềm vào cuối kỳ và cuối năm học.

f) Trách nhiệm người quản trị hệ thống (thầy Nguyễn Phước Thiện)

- Thừa lệnh Hiệu trưởng, thực hiện phân quyền cho các cá nhân, tổ, nhóm, bộ phận sử

dụng sổ điện tử theo yêu cầu của Hiệu trưởng. Tham mưu cho Hiệu trưởng để đảm bảo các

điều kiện vật chất, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của phần mềm.

- Quản lý và bảo mật dữ liệu, thực hiện khóa/mở các sổ điện tử theo yêu cầu của Hiệu

trưởng. – Đề nghị bộ phận phụ trách kỹ thuật của đơn vị quản lý phần mềm cập nhật kịp

thời quy chế đánh giá, xếp loại kết quả học tập của học sinh khi có quyết định thay đổi,

điều chỉnh.

- Cập nhật dữ liệu ban đầu vào đầu mỗi năm học hoặc có sự thay đổi theo sự phân

công của Hiệu trưởng.

- Hướng dẫn, hỗ trợ cán bộ, giáo viên trong việc sử dụng phần mềm.

3. Các quy định khác

a) Nguyên tắc chung :

- Phần mềm là công cụ hỗ trợ, kết quả kết xuất từ phần mềm đều phải in ra giấy như sổ

gọi tên ghi điểm phải có đầy đủ chữ ký của Hiệu trưởng, GVCN, GVBM, lưu trữ như quy

định của hồ sơ được thiết lập trên giấy.

- Dữ liệu hàng năm được lưu trữ tại đơn vị theo các phương tiện: Hệ thống của VNPT,

trên máy tính của Văn thư và trên đĩa CD. Dữ liệu trên đĩa CD phải được niêm phong để

lưu trữ.

b) Quy định về việc cập nhật điểm trong sổ điểm điện tử.

- Giáo viên bộ môn trực tiếp nhập điểm vào sổ điện tử theo định kỳ.

- Điểm số và nhận xét được cập nhật vào sổ điện tử phải in ra giấy, có ký tên, đóng dấu,

lưu trữ và thống nhất với sổ cá nhân của giáo viên.

- Ban giám hiệu định kỳ kiểm tra tiến độ, có biên bản kiểm tra lưu trừ trong hồ sơ quản

lý của nhà trường. Kết quả kiểm tra lấy làm căn cứ xếp loại việc thực hiện nhiệm vụ của

giáo viên mỗi học kỳ.

- Giáo viên có yêu cầu điều chỉnh các sai sót sau quá trình nhập thông tin, điểm số và

nhận xét trên phần mềm sau khi khóa sổ xét thi đua của học sinh phải có đơn đề nghị; Hiệu

trưởng phải phê duyệt vào đơn; đơn được lưu trong hồ sơ của Ban quản trị; việc sửa chữa

sẽ được lưu vết trên hệ thống. Kết quả dữ liệu sau khi sửa phải in ra giấy, đánh dấu phần đã

sửa chữa, lưu trữ vào hồ sơ.

c) Quy định về in ấn, lưu trữ, gửi báo cáo

- Sau khi kết thúc học kỳ và năm học, Hiệu trưởng nhà trường quyết định việc khóa sổ

điện tử. Văn thư trường có trách nhiệm in ấn sổ điện tử trên khổ giấy A3 (hoặc tập họp bản

in đã có chữ ký xác nhận của giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm) trình Hiệu trưởng ký

duyệt, đóng dấu giáp lai (cớ thể in một mặt hoặc 2 mặt). Các bản in ra từ phần mềm ký xác

4

nhận đóng dấu được coi là bản chính thức lưu trữ hồ sơ theo quy định của Bộ Giáo dục và

Đào tạo.

- Ảnh của học sinh ở trang đầu của học bạ: quét và đưa vào phần mềm; dán ảnh và đóng

dấu giáp lai sau khi in đóng quyển.

- Người dùng hệ thống được sử dụng chức năng gửi dữ liệu báo cáo của phần mềm lên

cấp trên để tổng hợp.

d) Lưu trữ dữ liệu, gửi dữ liệu kết quả học tập học sinh trực tuyến

- Kết thúc năm học, nhà trường lưu giữ các loại sổ điện tử in từ phần mềm; các mẫu

tổng hợp sửa chữa dữ liệu.

- Các dữ liệu lưu trữ được bảo quản theo đúng quy định lưu trữ hồ sơ.

đ) Cấp lại học bạ đối với các trường họp bị mất học bạ (Văn thư)

- Những đơn vị quản lý hồ sơ học sinh trên phần mềm được phép cấp bản sao học bạ

cho người học bị mất học bạ.

- Người bị mất học bạ phải có đơn đề nghị cấp bản sao học bạ. Các bộ phận, cá nhân có

thẩm quyền tổ chức in học bạ từ phàn mềm, đóng dấu, ký xác nhận theo quy định, đóng

dấu “Bản sao” trên trang bìa của học bạ. Đối với trường họp giáo viên bộ môn không còn

công tác tại nhà trường, không thể ký xác nhận vào kết quả môn học trong học bạ, tổ

trưởng chuyên môn được quyền ký thay trên cơ sở đối chiếu với hồ sơ lưu tại nhà trường.

Quá trình cấp bản sao học bạ phải được lập thành biên bản và có chữ ký xác nhận của

những thành viên có liên quan.

- Hồ sơ lưu đối với việc cấp bản sao học bạ để phục vụ công tác thanh, kiểm tra

gồm: Đơn đề nghị cấp bản sao học bạ; Biên bản cấp bản sao học bạ.

III. Tổ chức thực hiện:

1. Sổ liên lạc điện tử và sổ gọi tên ghi điểm điện tử thực hiện năm học 2018-2019

và những năm tiếp theo.

2. Học bạ điện tử sẽ thực hiện từ năm học 2019-2020, bắt đầu từ khối 6.

Yêu cầu CB-GV-NV thực hiện tốt tinh thần hướng dẫn này.

Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - Các tổ, bộ phận “để thực hiện”;

- Lưu: VT.H3

Tô Bá Hấn