CÁCH ViẾT E-MAILS Một Vài Lưu Ý

2

Lưu ý 1: Tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng

Khi một người nào đó xem lướt qua các mail mới, thứ đầu tiên họ đọc là Tiêu đề . Qua đó họ quyết định khi nào nên mở mail, chuyển mail, lưu lại, xoá hay vứt vào sọt rác ( trash).

Vì thế, hãy chắc chắn rằng :

Tiêu đề phải tóm tắt rõ ràng mục đích của trao đổi trong mail.

Cố gắng làm cho Tiêu đề ngắn gọn - ta không thể biết sức chứa của hộp Tiêu đề trong hộp mail người nhận - Tiêu đề quá dài có thể bị mất chữ.

Đừng bao giờ gởi mail thiếu Tiêu đề.

Đừng bao giờ viết trên Tiêu đề các câu như “ Xin chào” trừ khi mục đích của mail chỉ đơn giản là lời chào hỏi .

Nếu phần trả lời của bạn không liên quan đến Tiêu đề ban đầu , hãy tạo một tiêu đề mới phản ánh chính xác nội dung trong email .

3

Lưu ý 2: Cách sử dụng lời chào phù hợp. Dòng đầu tiên trong nội dung email phải là lời chào, sau đó xuống hàng, bỏ một dòng trống , rồi hãy bắt đầu viết nội dung mail trong dòng tiếp theo.

Nếu đây là lần đầu tiên bạn viết mail cho ai đó, nên sử dụng từ “ [Chào ( tên)] - [ Hi (name)]. Sử dụng từ [ (tên) thân mến ]- [Dear (name),] có vẻ quá câu nệ và ngượng ngịu.

Lời chào phải thật khéo léo, tinh tế , đặc biệt là nếu bạn viết cho người nước ngoài hoặc người có nền văn hóa khác với bạn. Thường thì cách gọi đàn ông và phụ nữ rất khác nhau, và bạn cũng không chắc rằng bạn đang nói chuyện với người thế nào chỉ thông qua mail. Ở một số quốc gia, “họ” đứng trước “tên” trong khi một số nơi khác “tên” đứng trước “họ. Cách gọi kính cẩn có thể biến đỏi tùy theo địa vị và tuổi tác. Hãy kiểm tra các thông tin cá nhân liên quan trước khi bạn viết mail cho ai đó.

Vd: Tốt nhất là bạn dùng từ "Ms." thay cho từ "Miss" hay "Mrs." trừ khi bạn biết các thông tin cá nhân của người phụ nữ mà bạn định viết mail.

4

Lưu ý 3: Các trình bày (Page Layout)

Thường thì đọc văn bản trên máy tính khó hơn đọc trên giấy . 

Để mail dễ đọc hơn, chú ý các nguyên tắc sau:  

1. Chia ra thành các đoạn ngắn - Cố gắng chia ra, viết cô đọng chừng vài câu cho mỗi đoạn . Đó là cách tốt nhất để người đọc dễ dàng theo dõi một ý từ đầu đến cuối mà không phải cuộn trang hay rê chuột .

2. Viêt ít từ - Viết dài hoàn toàn không phù hợp khi trao đổi bằng email, đặc biệt là các email liên quan đến công việc. Cố gắng viết mỗi câu từ 12 đến 15 từ.

3. Viết ngắn gọn - Lý tưởng nhất là nội dung 1 email nên viết không dài hơn 1 trang hay 1 màn hình. Phần lớn viết khoảng từ 20 đến 30 dòng là vừa .

4. Nhờ chừa 1 dòng trống giữa mỗi đoạn .

5

Lưu ý 4: Sắp xếp (Formatting)

Đưa tất cả các thông tin quan trọng lên đầu trang( hoặc dòng đầu trong đoạn. Nếu được, đưa ngay vào hộp Chủ đề thư ) . Đừng để thông tin chính bạn muốn trao đổi nằm lẫn lộn trong 1 đoạn văn dài và hy vọng rằng 1 người bận rộn có thể phát hiện được ngay lần đọc đầu tiên. Đoạn văn càng dài ( hoặc nhiều đoạn) thì nguy cơ người đọc bỏ qua điểm chính trong cuộc trao đổi càng lớn.

Phần còn lại ( diễn giải) nên gói gọn tối đa 8 câu . Sau khi viết xong ý chính , phần còn lại chỉ để cung cấp thêm thông tin cho ý chính.

Mục tiêu của bạn là làm cho người nhận đọc mail của bạn và hy vọng được trả lời trong thời gian ngắn . Vì thế, cố gắng viết thật ngắn gọn, súc tích để người đọc có thể lĩnh hội được .

6

Lưu ý 5: Làm thông tin cung cấp được nổi bật và dễ đọc Thường thì người nhận chỉ đọc một phần trong 1 email dài , sẽ trả lời ngay nếu họ có gì đó có thể làm được ( hoặc trong phạm vi thẩm quyền quyết định) và quên ngay việc đọc cho xong. Đó là một phần tính cách tự nhiên của con người .

Nếu emaik của bạn chứa quá nhiều thông tin nghĩa là thông tin lỏng lẻo, không có sự liên kết, để tránh nguy cơ người nhận chỉ trả lời thông tin đầu tiên mà họ chú ý , bạn phải đánh số các điểm cần trao đổi để chắc rằng chúng có liên quan với nhau và để người nhận đọc hết .

Câu cuối cùng - Cung cấp yêu cầu cụ thể liên quan đến việc trả lời email hay cho người nhận biết rằng có cần thiết trả lời ngay hay không .

E.g.: “Vui lòng cho biết thời điểm nào thuận tiện nhất cho bạn để chúng ta gặp mặt “ hoặc “ Tôi hy vọng có thể gặp bạn vào ngày mai tại phòng làm việc của tôi , lúc 1 pm”

7

Lưu ý 6: Sử dụng ngôn ngữ phù hợp 1. Không nên dùng :

(a) Các dấu hiệu diễn tả trạng thái ( Ví dụ: :-), :-( etc.)(b) Chữ viết tắt . Ví dụ : BTW …(c) Những chữ viết gọn hoặc biến dị như kiểu viết trên mạng ( chat room) Những kiểu viết này rất thân mật, không nên dùng để viết các email liên quan đến công việc.

2. Các nhóm chữ được viết hoa đều có nghĩa “nhấn mạnh”. Bất kề bạn có ý gì, mọi người sẽ diễn giải các nhóm chữ viết hoa của bạn có nghĩa là bạn đang rất khó chịu hoặc muốn gây hấn.

3. Sử dụng từ ngữ ở trạng thái chủ động hơn là bị động . Cố gắng dùng động từ ở thể chủ động khi có thể được . Ví dụ : “ Chúng tôi sẽ đáp ứng các yêu cầu của anh trong ngày hôm nay” nghe có vẻ hay hơn “ Các yêu cầu của anh sẽ được đáp ứng trong ngày hôm nay”.

8

Lưu ý : Đọc kỹ trước khi gởi

Nếu bạn gởi thư cho khách hàng hay người có vị trí cao ( Vd: cấp giám sát hay quản lý ) hay khi bạn gởi mail cho rất nhiều người , nên dành vài phút để đọc trước khi gởi.

Lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp chứng tỏ bạn thiếu chú ý đến chi tiết và điều này sẽ khiến người đọc nghĩ sai về bạn và cách làm việc của bạn.

Bằng cách đọc kỹ trước khi gởi, bạn có thể phát hiện và sửa lỗi trước khi đến tay người nhận. Nếu không, nó có thể khiến người nhận có ấn tượng xấu về bạn và công ty của bạn.

Nếu bạn yêu cầu ai đó làm việc gì đó cho bạn , hãy dành thời gian để viết sao cho thật chuyên nghiệp .

9

Lưu ý 8: Sử dụng việc “Gởi đến” và “Đồng gởi đến” một cách thích hợp ( To:" and "Cc:" fields)

Thường thì mọi người sẽ gởi email đến người nhận chính và “ Cc” cho những người liên quan để những người này biết việc và có thể trả lời trong trường hợp cần thiết.

Nếu một người được “Cc” hay email nhận được chỉ đơn thuần là FYI, người nhận này không cần phải trả lời.

Nếu bạn muốn người nào đó trả lời một phần nào đó trong email của bạn, hãy nói rõ điều đó ( Vd: Ngọc ơi, có thể gởi lại cho tôi thông tin về HC của tuần trước được không ? ) hay nếu bạn muốn mọi người trả lời, bạn có thể nói “ Mọi ngươi có ý kiến gì với đề xuất của tôi, vui lòng chi sẻ nhé.”

Khi một email được gởi cho nhiều người nhận, có khả năng không ai trả lời vì người này tưởng người kia có thể đã trả lời rồi. Vì vậy, bạn hãy trả lời bằng cách “ Reply to All” để cho người khác biết bạn đã trả lời rồi để người khác không phải trả lời trùng với thông tin bạn cung cấp.

10

TÓM TẮT

NÊN : Viết Tiêu đề súc tích, đủ ý .

Viết lịch sự .

Đặt thông tin chính lên đầu trang hoặc đầu đoạn.

Ngắn gọn .

Viết sao cho người đọc dễ dàng trả lời CÓ hoặc KHÔNG hoặc trả lời ngắn.

Các thông tin trao đổi phải chặt chẽ.

Đọc kỹ trước khi gởi .

Hãy làm cho hình ảnh của bạn thật tốt đẹp thông qua email bởi vì email của bạn có thể được chuyển đến cho một ai khác hoặc nhiều người trong công ty của bạn hoặc bất cứ nơi nào khác .

Trả lời nhanh chóng.

11

TÓM TẮT :

KHÔNG NÊN: Để trống dòng Tiêu đề .

Sử dụng cách viết hoa trong toàn bộ email.

Sử dụng cách viết biểu lộ trạng thái hoặc viết tắt .

Không kiểm tra lỗi trước khi gởi thư .

Cho rằng mọi người đều có thời gian đọc hết mail của bạn .

Cho rằng email có thể giải quyết tốt mọi việc .

Viết email khi bạn đang gấp gáp.

THANK YOU