hướng dẫn sử dụng outlook express

VĂN PHÒNG UBND TỈNH QUẢNG NGÃI

TRUNG TÂM CÔNG BÁO VÀ TIN HỌC --------------------

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

OUTLOOK EXPRESS

Quảng Ngãi 2011

Trung tâm Công báo và Tin học Quảng Ngãi – Email: [email protected] Tel: 3 824 356

Hướng dẫn gửi và nhận mail bằng Outlook Express 1

PHỤ LỤC

Phụ lục ................................................................................................................ Trang 1

I. Sử dụng thư bằng Outlook Express ............................................................ Trang 2

I.1. Khai báo Account trong Outlook Express .................................................. Trang 2

I.2. Khai thác Outlook Express ......................................................................... Trang 5

1. Tạo thư mới ................................................................................................ Trang 5

2. Gửi/nhận thư .............................................................................................. Trang 6

3. Đọc thư ....................................................................................................... Trang 7

4. Trả lời thư .................................................................................................. Trang 7

5. Chuyển tiếp thư .......................................................................................... Trang 7

6. Kiểm tra các thư đã gửi .............................................................................. Trang 7

7. Kiểm tra các thư chưa gửi được ................................................................. Trang 8

8. Lấy lại thư đã xóa ...................................................................................... Trang 8

9. Xem các thư nháp ...................................................................................... Trang 8

10. Sao chép hoặc di chuyển thư ................................................................... Trang 8

I.3. Một số vấn đề khác trong Outlook Express ................................................ Trang 9

1. Tạo thư mục để lưu thư .............................................................................. Trang 9

2. Sao lưu, phục hồi trong Outlook Express ............................................... Trang 10

3. Lưu và kiểm tra thư trước khi gửi (tạo thư nháp) .................................... Trang 23

4. Sử dụng chức năng chống virus trong Outlook Express ......................... Trang 23

I.4. Một số chức năng nâng cao của Outlook Express ................................... Trang 26

1. Luật thư .................................................................................................... Trang 26

2. Thêm địa chỉ E_mail vào Address Book ................................................. Trang 38

3. Gửi thư theo nhóm ................................................................................... Trang 39

II. Quy định về đặt tên file đính kèm, chủ đề, nội dung của thư và các thư mục

quản lý, lưu trữ thư......................................................................................... Trang 40

II.1. Quy định việc ghi chủ đề (Subject) cho thư ............................................ Trang 40

II.2. Quy định việc ghi nội dung (body) cho thư ............................................. Trang 40

II.3. Quy định việc đặt tên file đính kèm (file văn bản kèm theo) .................. Trang 40

II.4. Quy định về việc thiết lập các thư mục .................................................... Trang 40

1. Tạo lập các thư mục của Outlook Express để quản lý thư ...................... Trang 41

2. Tạo lập các thư mục của Windows để phục vụ công tác lưu trữ, backup Trang 43

III. Các lỗi thường gặp ................................................................................... Trang 43

III.1. Các lỗi có thể xảy ra của mail.quangngai.gov.vn .................................. Trang 43

1. Lỗi hộp thư bị đầy .................................................................................... Trang 43

2. Lỗi địa chỉ mail không có thật ................................................................. Trang 44

III.2. Các lỗi hay gặp phải của Outlook Express ............................................ Trang 44

1. Font chữ ................................................................................................... Trang 44

2. Giao thức POP3 ....................................................................................... Trang 45

3. Không có sự giúp đỡ từ Assistant ............................................................ Trang 45

IV. Kết luận ..................................................................................................... Trang 45



I. SỬ DỤNG THƯ BẰNG OUTLOOK EXPRESS

I.1 Khai báo Account cho Outlook Express.

Để sử dụng được Hộp thư điện tử @quangngai.gov.vn bằng Outlook Express thì cần phải

khai báo account, làm theo các bước sau:

1. Mở chương trình Outlook Express bằng cách nhấn nút Start, chọn Programs rồi chọn

Outlook Express hoặc kích đúp chuột lên biểu tượng của nó trên màn hình.

2. Trên màn hình Outlook Express, chọn menu Tools ->Account, xuất hiện hình sau.

3. Ta chọn nhãn Mail, sau đó kích nút Add rồi chọn Mail.

4. Khi xuất hiện màn hình sau, ta gõ vào tên cần đặt cho hộp thư vào ô Display name. Ví

dụ: Van thu A, sau đó nhấn Next.

5. Gõ vào địa chỉ E-mail của Hòm thư vào ô E-mail address.

Ví dụ: [email protected] , sau đó nhấn Next.

mailto:[email protected]



6. Ô My Incoming mail server is a, chọn giao thức POP3, 2 ô phía dưới gõ vào địa chỉ

máy chủ nhận (Incoming mail (POP3, IMAP or HTTP) server) và gửi (Outgoing

mail (SMTP) server) thư điện tử hiện tại đang sử dụng là: mail.quangngai.gov.vn.

Tiếp theo nhấn Next.

7. Ở phần này, tại ô Account name ta gõ lại đúng địa chỉ E-mail của hộp thư mà ta nhập

lúc trước (ở đây là [email protected]); tại ô Password ta nhập mật khẩu của địa

chỉ E-mail vừa gõ. Sau đó ta bỏ dấu chọn tại tùy chọn Remember password (lưu ý là

ta nên bỏ tùy chọn này, nếu không nó sẽ nhớ mật khẩu cho lần đăng nhập kế tiếp và

như vậy độ an toàn của hộp thư là không cao ), tiếp theo nhấn Next và nhấn Finish để

kết thúc.




8. Tại cửa sổ Internet Account đang mở, tài khoản hộp thư vừa khai báo sẽ xuất hiện,

bấm đúp chuột vào dòng tài khoản này (hoặc chọn tài khoản vừa tạo -> Properties).

Xuất hiện hình như sau.

Nhấn vào đây



9. Ở hình trên, ta chọn nhãn Servers. Ở phía dưới cùng, trong phần Outgoing Mail

Server, đánh dấu vào My server requires authentication rồi bấm nút Settings, xuất

hiện màn hình.

10. Chọn tùy chọn Log on using, tiếp theo phần Account name ta gõ lại địa chỉ E-mail của

hộp thư như ở trước (đây là: [email protected]; mật khẩu tương ứng của địa E-

mail trên vào ô Password và bỏ dấu chọn trong ô Remember Password.

11. Nhấn OK để đồng ý các khai báo đã thiết lập.

12. Nhấn Apply -> OK .

13. Nhấn Close để đóng cửa sổ lại.

Như vậy đã thiết lập xong việc quản lý một E-mail trong Outlook Express và bây giờ bạn

có thể gửi và nhận thư một cách bình thường.

Chú ý: Mặc định Outlook Express sẽ tự động tải các thư từ trên máy chủ mail về máy của

ta đang sử dụng, nghĩa là khi ta đăng nhập vào tài khoản mail của mình, mọi thư gửi đến cho

tài khoản mail này đều được tải về máy của người đang sử dụng. Tuy nhiên ta cũng có thể làm

cho Outlook Express chỉ copy các thư này về máy của mình mà vẫn còn để lại thư trên máy

chủ bằng cách chọn mục Leave a copy of messages on server trong nhãn Advanced của cửa

sổ thuộc tính (Properties) của tài khoản mail.

I.2. Khai thác Outlook Express:

1/ Tạo thư mới:

Chọn Create Mail và lần lượt điền các thông tin sau:

To: nhập địa chỉ E-mail sẽ nhận thư của mình gửi tới (bắt buộc).

CC (carbon copy): nếu muốn gửi đồng thời cho nhiều địa chỉ E-mail khác nữa (ngoài địa

chỉ ở khung To) thì ta nhập các địa chỉ E-mail khác vào đây (cái này còn gọi là đồng gửi).

Trường hợp có nhiều địa chỉ E-mail thì chúng phải được cách nhau bằng dấu chấm phẩy (;)

(không bắt buộc).

BCC (blind carbon copy): cũng giống như phần CC, nhưng khác ở chổ là các địa chỉ E-

mail ghi trong phần CC sẽ hiển thị khi người nhận thư mở thư ra xem; còn ở BCC thì không.

Do vậy cái này ta còn gọi là đồng gửi ẩn (không bắt buộc).

Subject: chủ đề của thư (thường là nội dung tóm tắt của thư cần gửi đi).

Body: Vùng soạn thảo nội dung của thư, ta gõ nội dung của thư vào đây.




Một vấn đề khác đặt ra là: nếu thư của ta có nội dung bình thường thì ta chỉ cần gõ nội

dung ấy vào vùng Body và sau đó bấm vào nút Send là ta đã hoàn thành việc gửi thư, nhưng

trường hợp thư của ta lại có kèm theo một file nào đó (ví dụ: file ảnh, một văn bản, …) thì ta

phải sử dụng thêm chức năng gắn kèm file (Attach file) của Outlook Express. Ta thực hiện

bằng cách sau.

- Có thể chọn Menu File ->Attach hoặc chọn biểu tượng Attach trên màn hình.

Xuất hiện cửa sổ để chọn file cần đính kèm

Nếu đính kèm thành công, ta sẽ thấy file đính kèm xuất hiện như dưới đây.

Sau cùng nhấn Nút Send để gửi thư đi.

Chú ý: Chức năng Priority là độ ưu tiên của thư; nếu là high: Thư khẩn (có dấu chấm

than đỏ) phải xem và xử lý liền sau khi tải về máy; normal: thư thường; low: thư xem khi rảnh

(có mũi tên hướng xuống màu xanh).

2/ Gửi/nhận thư.

Ta có thể sử dụng chức năng Send/Recv để gửi đi tất cả những thư nằm trong thư mục

Inbox và nhận tất cả các thư gửi đến tải về hộp Inbox. Muốn sử dụng nó ta chỉ cần kích chuột

vào biểu tượng của chức năng này trên thanh công cụ.

Biểu tượng Attach

chọn file cần gửi rồi

nhấn Attach

Thư gửi có file đính

kèm



3/ Đọc thư:

Theo quy ước của Outlook Express, các thư gửi đến hộp thư của mình sau khi nhận xong sẽ

nằm trong thư mục Inbox. Bên phải của thư mục này còn có một con số cho biết số lượng thư

gửi đến mà ta chưa đọc (nếu có). Để đọc các thư gửi đến thực hiện như sau:

- Chọn thư mục Inbox: danh sách thư đã được gửi đến sẽ xuất hiện, các thư chưa đọc đậm

hơn; các thư đọc rồi thì không (xem hình sau).

- Muốn đọc nội dung của thư, ta chỉ cần kích đúp chuột vào thư đó.

- Trường hợp thư có đính kèm theo file, ta có thể mở file này xem hoặc lưu lại bằng cách:

kích chuột vào biểu tượng file đính kèm, kích tên file rồi chọn Open it (hoặc chọn Save

Attachments để lưu lại).

4/ Trả lời thư:

Sau khi đọc xong một thư, nếu muốn trả lời, ta kích chọn biểu tượng Reply . Khi đó

trên khung To sẽ có địa chỉ E-mail của người gửi thư cho mình. Ta có thể đồng gửi cho nhiều

người khác bằng cách gõ địa chỉ E-mail của họ vào khung CC.

5/ Chuyển tiếp thư:

Nếu muốn chuyển tiếp thư nhận được cho một hoặc nhiều người khác thì mở thư cần

chuyển sau đó kích chọn biểu tượng Forward , tiếp theo ta gõ địa các chỉ E-mail cần

gửi trong các khung To, CC hay BCC (như phần tạo thư).

6/ Kiểm tra lại các thư đã gửi:

Mặc định, nếu các thư đã được gửi đi thành công thì nó sẽ nằm trong thư mục Send Items.

Muốn xem lại chúng ta chỉ cần kích chuột vào thư mục này (minh họa bằng hình sau).

Có 1 thư chưa đọc

Biểu

tượng

kèm

theo file



7/ Kiểm tra các thư chưa gửi được:

Các thư chưa gửi được trong Outlook Express sẽ nằm trong thư mục Outbox. Muốn xem ta

chỉ cần kích chuột vào thư mục này.

8/ Lấy lại thư đã xoá:

Các thư bị xóa sẽ chứa trong thư mục Deleted Items. Ta vào thư mục này và chuyển chúng

trở lại các thư mục cũ của nó.

9/ Xem các thư nháp:

Ta có thể soạn trước các thư (thư nháp) rồi sau đó mới tiến hành gửi. Để tiếp cận với loại

thư này ta chọn thư mục Drafts.

10/ Sao chép hoặc chuyển thư:

Ta có thể sao chép (copy) hay di chuyển (move) thư từ thư mục này sang thư mục khác với

mục đích là để sắp xếp lại các thư có liên quan với nhau vào trong cùng thư mục để thuận lợi

cho việc quản lý. Để thực hiện được việc này ta làm như sau.

Nhấn chuột phải vào thư cần chuyển, sau đó chọn mục Move to Folder (nếu muốn chuyển

thư vào thư mục) hoặc Copy to Folder (Nếu muốn sao chép thêm 1 thư vào thư mục), xem

hình minh hoạ sau.

Có 2 thư đã gửi

Có 1 thư nháp

Có 1 thư chưa gửi

đi được



Tiếp theo ta chọn thư mục cần chuyển (hay copy) đến trong cửa sổ dưới đây.

Chọn xong ta kích OK.

I.3. Một số vấn đề khác trong Outlook Express

1/ Tạo thư mục để lưu thư:

Trong Outlook Express, các thư mục có sẵn của nó đảm trách một số công việc như:

- Inbox: thư mục chứa các thư được gửi đến.

- Outbox: thư mục chứa các thư chưa được gửi đi (gửi không thành công).

- Sent Items: thư mục chứa các thư được gửi đi thành công.

- Delete Items: thư mục chứa các thư đã xóa.

- Drafts: thư mục chứa các thư nháp.

Ngoài các thư mục mặc định trên, ta có thể tạo thêm các thư mục khác để hỗ trợ việc quản

lý, lưu trữ các thư gửi đến, gửi đi cho hộp thư điện tử của mình. Cấu trúc của cây thư mục

trong Outlook Express nó cũng giống như một cây thư mục trên đĩa cứng. Thư mục lớn nhất ở

đây (chứa toàn bộ các thư mục còn lại) là Local Folders, tiếp theo là các thư mục con như

Inbox, Outbox, … và các thư mục ta tự tạo ra khác nữa. Trong các thư mục con này ta có thể

tạo ra nhiều thư mục con khác, … và cứ thế ta có thể tạo ra một cây thư mục có cấu trúc hình

cây để lưu trữ các thư cho hộp thư của mình.

Ta có thể dùng một trong hai cách sau để tạo một thư mục.

Cách 1: Chọn menu File -> New ->Folder (theo hình bên dưới) hoặc



Cách 2: Nhấn chuột phải vào cấp thư mục cần tạo thư mục con và chọn New Folder

Sau khi đã thực hiện 1 trong 2 cách trên sẽ xuất hiện hộp hội thoại như sau:

- Gõ tên thư mục vào trong hộp Folder name.

- Chọn cấp cho thư mục ở cây thư mục bên dưới (chú ý: ta kích chọn vào thư mục nào thì

thư mục tạo ra sẽ là con của thư mục ấy).

- Sau cùng ta kích nút OK.

2/ Sao lưu, phục hồi trong Outlook Express:



Đối với người sử dụng Outlook Express (OE), việc sao lưu email và những thiết lập khác

của nó là một việc làm cần thiết nhằm tránh những mất mát dữ liệu có thể xảy ra. Phần tiếp

theo sau sẽ giúp bạn tự tay sao lưu và khôi phục lại các dữ liệu đã sao lưu của OE mà không

cần phải cài thêm bất cứ một phần mềm nào khác.

a. Sao lưu và khôi phục email (gồm nội dung, file đính kèm,…):

* Sao lưu: Trước hết ta tìm đến thư mục chứa các thư của Outlook Express như sau:

- Từ Outlook Express, chọn menu Tools Options Maintenance.

- Tiếp theo, tại thẻ Maintenance bấm chọn Store Folder, ta có hình sau.

Hộp thoại này chứa đường dẫn tới thư mục chứa toàn bộ các file lưu trữ thư. Bạn hãy truy

cập tới thư mục này, chép tất cả các file (có phần mở rộng là .DBX) có trong đó đến một thư

mục an toàn khác để sao lưu.

Chú ý: Ta không nên để thư mục lưu trữ thư mặc định của Outlook Express trên ổ đĩa C

mà nên chuyển sang một ổ đĩa khác nhằm tránh việc mất mát thư nếu như phải cài lại Hệ điều

hành hay một lý do tương tự khác. Để làm được việc này ta thực hiện như sau:

- Kích vào nút Change … của hình trên, xuất hiện hình sau.



- Ta có thể chọn lại một thư mục khác trên ổ D chẳng hạn (xem hình).

- Chọn xong ta kích nút OK.

*. Khôi phục: Để khôi phục bạn chỉ cần làm ngược lại với quá trình sao lưu ở trên, tức là

chép toàn bộ các file có trong thư mục sao lưu vào thư mục chứa email của Outlook Express

(OE).

Một cách khác là dùng chức năng Import Messages của OE bằng cách chọn menu File

Import Messages trong OE để khôi phục lại email như sau:

- Chọn File Import Messages, xuất hiện.



- Chọn Microsoft Outlook Express 6 (hoặc Microsoft Outlook Express 5) rồi kích Next.

- Chọn: Import mail from an OE6 store directory (hoặc OE5) rồi kích OK.

- Kích Browse để tìm đến thư mục chứa các mail đã sao lưu ở bước trước.



- Kích Next.

- Kích Next rồi bấm Finish.

b. Sao lưu và phục hồi các thiết lập về tài khoản thư (Account Settings):

*. Sao lưu: Ta sao lưu lại toàn bộ các thiết lập về tài khoản của Outlook Express trên máy

của mình bằng cách:

- Chọn Tools Accounts, xuất hiện.

- Chọn nhãn Mail và chọn hộp thư cần sao lưu rồi nhấn nút Export ….



- Ở màn hình tiếp theo, ta chọn đường dẫn để lưu file sao lưu trong hộp Save in, đặt tên file

trong hộp File name (xem hình).

- Sau cùng ta đặt lại tên file trong khung File name (nếu cần) và kích vào nút Save để hoàn

thành công việc.

*. Khôi phục: Nếu có xảy ra sự cố về tài khoản đã thiết lập của mình, ta sẽ phục hồi lại bằng

cách.

- Chọn Tools Accounts, một màn hình hiện ra; ta kích nút Import…, xuất hiện.



- Ta tìm đến thư mục chứa file sao lưu tài khoản hộp thư ở phần trước. Việc này được thực

hiện ở hộp Look in.

- Ta chọn file chứa dữ liệu đã sao lưu, kích nút Open và kích nút Close để hoàn tất.

c. Sao lưu và phục hồi sổ địa chỉ (Address Book):

Sổ địa chỉ là một sổ của Outlook Express trong đó nó chứa toàn bộ các địa chỉ E_mail của

tất cả các tài khoản có liên lạc với tài khoản của mình.



*. Sao lưu:

- Chọn File Export Address Book, xuất hiện.

- Chọn định dạng xuất ra là Text File (Comma Separated Values) và nhấn Export để sao

lưu.

- Ta kích nút Browse để chọn thư mục chứa file sao lưu này, chẳng hạn:



- Đặt lại tên file trong hộp File name (nếu cần) rồi bấn nút Save.

- Tiếp theo ta nhấn nút Next.



- Màn hình trên cho phép ta chọn các trường cần sao lưu (nên chọn hết). Chọn xong ta kích

vào nút Finish, nếu có thông báo gì thì ta cứ kích Yes hay OK, sau cùng ta kích Close để

kết thúc.

*. Phục hồi:

- Chọn File Import Other Address Book, xuất hiện.

- Chọn định dạng Text File (Comma Separated Values) rồi bấm nút Import.



- Kích nút Browse để tìm đến file sao lưu ở trên.

- Chọn file để phục hồi rồi nhấn nút Open.



- Tiếp theo kích nút Next.

- Đến đây kích nút Finish. Nếu có thông báo gì thì kích nút Yes (hoặc Yes to all) hay OK.

Sau cùng kích nút Close để kết thúc.

d. Sao lưu, phục hồi các thiết lập Mail Rules:

Mail Rules là các luật thư trong Outlook Express. Các luật thư này do người dùng tạo ra

cho một tài khoản nào đó. Các luật thư thực chất là các quy định ràng buộc của Outlook

Express trong việc gửi nhận thư. Chẳng hạn như thư đến của tài khoản nào thì lưu vào thư mục

nào; địa chỉ Email nào thì tự động lưu vào đâu; … (phần này sẽ đề cập ở mục sau).

*. Sao lưu:

- Mở Registry Editor bằng cách kích vào nút Start chọn Run rồi gõ regedit và bấm

Enter, xuất hiện màn hình Registry Editor.



- Tìm đến khoá: HKEY_CURRENT_USER\Identities như hình sau.

- Sao lưu khoá này bằng cách chọn File Export.



- Chọn thư mục lưu trữ file này trên hộp Save in, gõ tên tập tin trong hộp File name ( ví

dụ: Rules) rồi kích vào nút Save. Ta được file là Rules.reg là file lưu lại các luật thư của

Outlook Express.

- Xong ta đóng trình Registry Editor lại.

*. Phục hồi: Kích đúp chuột lên file Rules.reg đã lưu ở trên, chọn Yes rồi bấm OK.

3/ Lưu và kiểm tra thư trước khi gửi (tạo thư nháp).

Một thói quen của người sử dụng Outlook Express là soạn thảo thư và thực hiện các thao

tác cần thiết xong rồi bấm nút send để gửi đi. Tuy nhiên, nhiều lúc ta gặp phải các tình huống

như soạn một thư có nội dung khá dài và vì một lý do gì đó (treo máy, mất điện, …) thì nội

dung sẽ bị mất hoặc lá thư đang soạn thảo nữa chừng cần được lưu lại để ngày sau soạn tiếp.

Mặt khác, một thư đã gửi đi sẽ không bao giờ thu hồi lại được nên trước khi gửi đi ta cần kiểm

tra độ chính xác của các thông tin trong thư. Những trường hợp như thế ta cần lưu lại chúng và

các thư này gọi là thư nháp, nó được chứa trong thư mục Drafts.

Để lưu lại thư đang soạn thảo ta thực hiện hết sức đơn giản như sau: Chọn File Save

hoặc nhấn Ctrl + S. Thỉnh thoảng ta lại thực hiện thao tác như trên để lưu thêm nội dung mới

mà ta vừa soạn xong.

Muốn gửi thư đi, ta chỉ cần mở thư mục Drafts rồi kích đúp chuột vào thư cần gửi, sau đó

nhấn nút Send để gửi đi.

4/ Sử dụng chức năng chống virus trong Outlook Express.

a. Sử dụng Internet Explorer Security Zone vô hiệu hoá nội dung kích hoạt trong e-mail

Hyper Markup Language (HTLM)



Các vùng bảo mật (Security zone) cho phép bạn lựa chọn phần nội dung kích hoạt nào

(như các điều khiển ActiveX Control và script) có thể được chạy bên trong e-mail HTML ở

Outlook Express. Mặc định Outlook Express 6 sử dụng Restricted Zone (vùng giới hạn) thay

vì Internet Zone (vùng mở rộng). Microsoft Outlook Express 5.0 và Microsoft Outlook

Express 5.5 sử dụng Internet Zone, cho phép hầu hết nội dung kích hoạt được hoạt động.

Muốn tuỳ chỉnh các thiết lập về vùng bảo mật Internet Explorer cho Outlook Express, thực

hiện như sau:

(Cảnh báo: Các thiết lập vùng bảo mật thay đổi có thể gây nguy hiểm cho máy tính của bạn

với mã nguồn nhiều khả năng bị xâm hại. Hãy thận trọng khi thay đổi các thiết lập này.)

- Khởi động Outlook Express, trên menu Tools, chọn Options.

- Kích vào nhãn Security, chọn Restricted Sites Zone hoặc Internet Zone (kém an toàn

hơn nhưng nhiều tính năng hơn) trong phần Virus Protection dưới mục Select the Internet

Explorer security zone to use.

- Kích Apply và kích OK để đóng hộp thoại Options và thoát khỏi Outlook Express.

b. Đọc toàn bộ thư trong kiểu định dạng văn bản đơn giản.

Ta có thể cấu hình Outlook Express đọc toàn bộ e-mail theo định dạng văn bản đơn giản.

Khi sử dụng tính năng này một số e-mail HTML có thể không được hiển thị chính xác và đầy

đủ nhưng không có nội dung kích hoạt virus nào có thể chạy được. Thực hiện như sau:

- Khởi động Outlook Express. Trên menu Tools, chọn Options.



- Kích chọn nhãn Read, chọn Read all messages in plain text dưới Reading Messages rồi

bấm Apply, OK.

c. Sử dụng Internet Explorer Unsafe File List để lọc file đính kèm trong e-mail

- Khởi động Outlook Express. Trên menu Tools, kích chọn Options.

Chọn mục

này

Chọn mục này



- Trên nhãn Security, chọn Do not allow attachments to be saved or opened that could

potentially be a virus dưới Virus Protection.

Tuỳ chọn này được đặt mặc định trong Outlook Express. Nếu bạn cho phép sử dụng tuỳ

chọn này, Outlook Express sẽ dùng chức năng danh sách file không an toàn trong Internet

Explorer 6 và thiết lập Confirm open after download trong Folder Options để xác định liệu

một file có an toàn hay không. Bất kỳ file đính kèm nào được đánh giá là "không an toàn" sẽ

bị loại ra khỏi quá trình download.

Chú ý: Khi Outlook Express loại bỏ một file đính kèm, cảnh báo sau được hiển thị trong ở

phần đầu thư: Outlook Express removed access to the following unsafe attachments in your

mail: file_name1, file_name2, and so on. Tạm dịch: Outlook Express đã loại bỏ quyền truy cập

vào các file đính kèm không an toàn sau trong e-mail của bạn: file_name1, file_name2,…

I.4. Một số chức năng nâng cao của Outlook Express.

1. Luật thư: Luật thư là một tập hợp các quy tắc (gồm các điều kiện và hành động) mà

Outlook Express sẽ căn cứ vào đó thực hiện việc lấy thư thỏa mãn các quy tắc này. Tập các

quy tắc trên do người dùng tự xây dựng dựa trên những chức năng sẵn có của Outlook Express.

Tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của công việc cũng như sở thích của người dùng mà ta sẽ xây

dựng các luật thư riêng biệt. Trong phần này tôi xin giới thiệu cách thức xây dựng luật thư một

các tổng quát và sau đó sẽ có một vài ví dụ cụ thể minh họa việc xây dựng luật thư.

1.1. Để xây dựng một luật thư, ta tiến hành như sau:

- Bước 1: xác định nội dung tập luật của mình bằng lời (dựa vào yêu cầu thực tiễn và các chức

năng sẵn có của Outlook Express).

- Bước 2: xây dựng luật.

2.1. Chọn Tools Message Rules Mail (nếu như chưa có luật nào được xây dựng thì

Outlook Express sẽ chuyển sang bước 2.2).

Kích vào nút New để sang bước 2.2.



2.2. Căn cứ vào tập luật mà ta xây dựng ở Bước 1 để chọn các điều kiện cũng như những

hành động mà Outlook Express sẽ thực hiện khi nhận thư.

Và giả sử ta chọn một số điều kiện và hành động như sau:

Khi ấy phần thứ 3: Rule Description (click on an underlined value to edit it) sẽ xuất

hiện các dòng chữ màu xanh có gạch dưới để ta thực hiện thiết lập các tham số cụ thể cho luật.

Vùng chọn

các điều kiện

Vùng chọn các

hành động

Vùng thiết lập

các tham số cụ

thể



2.3. Thiết lập các tham số cụ thể cho luật: ta chỉ cần kích chuột vào các chữ màu xanh có

gạch dưới để chọn các tham số cụ thể như: chọn người gửi, người nhận; chọn thư mục quản lý

thư; chọn điều kiện là and (và) hay or (hoặc); … (phần này sẽ nói cụ thể trong các ví dụ sau

đây).

2.4. Phần tiếp theo là đặt tên cho luật: tên này được đặt ở khung Name of the rule. Tên

của luật phải mang tính gợi nhớ cho nội dung của luật.

Bước 3: Ta nhấn nút OK rồi tiếp theo lại nhấn nút OK để hoàn thành công việc.

1.2. Giải thích từ ngữ trong các phần của cửa sổ tạo luật thư:

- Phần 1: Select the Conditions for your rules: Vùng chọn các điều kiện gồm:

Where the From line contains people: dòng From có chứa người (Email) …

Where the Subject line contains specific words: dòng Subject có chứa từ …

Where the Message body contains specific words: nội dung thư có chứa từ …

Where the To line contains people: dòng To có chứa người (Email) …

Where the CC line contains people: dòng CC có chứa người (Email) …

Where the To or CC line contains people: dòng To hoặc CC có chứa người (Email) …

Where the Message is marked as priority: thư có đánh dấu mức độ ưu tiên …

Where the Message is from the specified account: thư là từ tài khoản …

Where the Message is size is more than size: thư có kích thước lớn hơn …

Where the Message has an attachment: thư có file đính kèm …

Where the Message is secure: thư là an toàn …

For all Messages: cho tất cả các loại thư.

- Phần 2: Select the Actions for your rule: vùng chọn các hành động, gồm:

Move it to the specified folder: chuyển thư vào thư mục …

Copy it to the specified folder: sao chép thư vào thư mục …

Delete it: xóa thư …

Forward it to people: gửi tiếp thư cho người khác …

Highlight it with color: làm sáng thư với màu …

Flag it: bật cờ cho thư …

Mark it as read: đánh dấu như thư đã đọc …

Mark the Message as watched or ignored: đánh dấu thư đang chờ đọc hoặc bỏ qua không

đọc …

Reply with message: trả lời thư này.

Stop processing more rules: dừng quá trình xử lý tất cả các luật thư.

Do not Download it from the server: không tải thư từ máy chủ …

Delete it from server: xóa thư từ máy chủ …

- Phần 3: Rule Description (click on an underlined value to edit it): vùng thiết lập tham số

cụ thể cho luật: ta kích vào những dòng chữ màu xanh gạch dưới trong phần Rule Description

để nhập tham số cho điều kiện và hành động. Bạn có thể kích contains people hoặc contains

specific. Nếu bạn nhập nhiều người hay nhiều từ cho một điều kiện, hãy dùng nút Options

trong hộp thoại Select People hay Type Specific Words để tinh chỉnh thêm cho điều kiện.

- Phần 4: Name of the rule: vùng đặt tên cho luật.

1.3. Một số ví dụ về cụ thể về luật thư.



Ví dụ 1: Giả sử ta đã tạo được các thư mục để quản lý thư như: Van Thu A là con của thư mục

Local Foders (phần tạo thư mục để quản lý thư đã nói ở trước) và ta đã tạo xong một hộp thư

trên Outlook Express cho địa chỉ email: [email protected].

- Nội dung tập luật: Hãy xây dựng một luật để nhận thư sao cho những thư gửi đến địa chỉ mail

[email protected] sẽ tự động đi vào thư mục Van Thu A.

- Phân tích:

. Xác định lựa chọn trong vùng điều kiện: những thư gửi đến địa chỉ email

[email protected] này là những thư mà trên dòng To hoặc CC của nó có ghi

[email protected]. Do vậy ở đây ta phải chọn mục: “Where the To or CC line contains

people”.

. Xác định lựa chọn trong vùng hành động: những thư gửi đến địa chỉ này sẽ được đưa vào thư

mục Van Thu A cho nên lựa chọn hành động ở đây là: “Move it to the specified folder”

. Xác định các tham số cụ thể: có 2 tham số cụ thể ở đây là: địa chỉ Email

[email protected] (có thể được đại diện thông qua tên kết nối) và thư mục Van Thu A.

. Xác định tên của luật: nên đặt tên luật là: “Nhan thu cua Van Thu A”.

- Thực hiện:

. Chọn Tools Message Rules Mail, xuất hiện cửa sổ ta bấm nút New.

. Trong vùng điều kiện ta chọn: Where the To or CC line contains people và trong vùng hành

động ta chọn: Move it to the specified folder như hình sau đây.

. Trong vùng thiết lập các tham số, ta kích vào dòng contains people, xuất hiện:







Ở đây ta có thể gõ trực tiếp email [email protected] hoặc kích vào nút Address Book

để chọn địa chỉ email này. Ví dụ ta kích vào nút Address Book, ta được:

Chọn [email protected] rồi kích vào nút To or CC ->, ta được:

Có thể gõ trực tiếp

[email protected] vào đây.






Kích OK và kích tiếp OK, ta trở về màn hình này:

Tiếp theo ta kích vào dòng specified sẽ xuất hiện màn hình sau.



Kích chọn thư mục Van Thu A rồi nhấn OK, cửa sổ sau xuất hiện.

Đặt tên Nhan thu cua Van Thu A rồi kích OK, sau đó kích tiếp OK để hoàn thành.

Ví dụ 2: Giả sử ta đã tạo ra thư mục để quản lý thư là: Lich cong tac nằm trong thư mục Inbox

của Outlook Express. Ta cũng đã tạo xong một tài khoản để nhận thư và địa chỉ

[email protected] cũng đã có trong sổ địa chỉ (Address Book) của hộp thư thư này.

- Nội dung tập luật: hãy xây dựng một luật nhận thư sao cho nếu những thư được gửi từ địa chỉ

[email protected] mà trên chủ đề (Subject) có các từ “Lich cong tac” thì đưa vào thư

mục Lich cong tac.





- Phân tích.

. Xác định lựa chọn cho vùng điều kiện: vùng điều kiện chúng ta phải lựa chọn địa chỉ gửi đến

là [email protected] và trong Subject của nó phải có các từ như đã nêu ở trên cho nên

ta phải chọn 2 điều kiện là: “Where the From line contains people” và “Where the Subject

line contains specific words”.

. Xác định lựa chọn trong vùng hành động: những thư gửi đến từ địa chỉ này sẽ được đưa vào

một thư mục định trước cho nên lựa chọn hành động ở đây là: “Move it to the specified

folder”

. Xác định các tham số cụ thể: địa chỉ email: [email protected]; từ: Lịch cong tac; thư

mục: Lich cong tac.

. Xác định tên cho luật: nên đặt tên là: “Lich cong tac cua UBND tinh”.

- Thực hiện:

. Chọn Tools Message Rules Mail, xuất hiện cửa sổ ta bấm nút New.

. Trong vùng điều kiện ta chọn Where the From line contains people và Where the Subject

line contains specific words; trong vùng hành động ta chọn Move it to the specified folder

như hình sau đây.

. Vùng thiết lập các tham số ta lần lượt kích vào các dòng:

+ contains people: thực hiện giống như ở phần này của ví dụ 1 và ta chọn địa chỉ email là:

[email protected] như hình sau (nhớ chọn xong thì kích vào nút From -> rồi kích 2

lần OK).






+ contains specific words: kích vào dòng này, ta được:

Gõ vào ô trên từ Lich cong tac rồi kích nút Add và kích OK.

+ specified: kích vào dòng này và chọn thư mục Lich cong tac như hình sau.

Gõ: Lich

cong tac



Kích nút OK, ta được kết quả:

Đặt tên cho luật là: Lich cong tac UBND tinh rồi kích OK 2 lần để kết thúc công việc.

Ví dụ 3: Giả sử ta đã tạo ra thư mục UBND và 4 thư mục để quản lý thư là: Lich cong tac,

Thong bao, Giay moi và Ket luan nằm trong thư mục UBND của Outlook Express. Ta cũng

đã tạo xong một tài khoản để nhận thư và địa chỉ [email protected] cũng đã có trong

sổ địa chỉ (Address Book) của hộp thư thư này.

- Nội dung tập luật: hãy xây dựng một luật nhận thư sao cho nếu những thư được gửi từ địa chỉ

[email protected] mà trên chủ đề (Subject) có các từ “Lich cong tac” thì đưa vào thư





mục Lich cong tac; có các từ “ Thong bao” thì đưa vào thư mục Thong bao; có các từ “Giay

moi” thì đưa vào thư mục Giay moi và có các từ “Ket luan” thì đưa vào thư mục Ket luan.

- Phân tích.

Ví dụ này cũng rất giống như ví dụ 2 nhưng các điều kiện mà nó xét đến nhiều hơn (nói

cách khác là ví dụ 2 chỉ là một trường hợp trong ví dụ này). Một câu hỏi đặt ra là: Ta có thể

xây dựng được một luật như vậy không ? Với các phiên bản của Outlook Express hiện tại

(phiên bản 6.0) thì chắc chắn ta không thể xây dựng được một luật thỏa được nội dung của tập

luật đề ra ở trên. Vậy có cách nào để thực hiện được một yêu cầu như thế ? Tất nhiên ta vẫn

thực hiện được những yêu cầu như thế này nhưng không phải bằng một luật mà phải tạo ra đến

4 luật, mỗi luật sẽ đảm đương một chức năng. Cách thức tạo luật cũng giống hệt như ví dụ 2

(các bạn hãy xem đây là một bài tập).

- Thực hiện: Bạn đọc tự thực hiện.

Tuy nhiên, để minh họa cho việc sao chép (copy) luật (vì ta đã có luật “Lich cong tac cua

UBND tinh” được tạo ra ở trên), ta sẽ làm như sau (ta tạo luật nhận thư là các thông báo của

UBND tỉnh):

. Chọn Tools Message Rules Mail, xuất hiện hộp thoại, ta kích nút New.

. Chọn luật: Lich cong tac cua UBND tinh rồi kích nút Copy. Kết quả trên màn hình sẽ xuất

hiện thêm một luật có tên: Copy of Lich cong tac cua UBND tinh như hình sau.



. Chọn luật này rồi kích chuột vào nút Modify, xuất hiện:

. Ta kích chuột vào dòng contains „Lich cong tac‟ để loại bỏ (Remove) từ Lich cong tac đi và

chọn lại cụm từ mới là Thong bao; kích chuột vào dòng Lich cong tac để đổi thành thư mục

mới là Thong bao; đổi tên luật thành: Thong bao cua UBND tinh. Kết quả như sau:



. Ta chỉ cần kích 2 lần OK để hoàn thành việc xây dựng luật để nhận các thư là thông báo của

UBND tỉnh và các thư này sẽ chứa trong thư mục Thong bao con của thư mục UBND.

Trên đây là một vài ví dụ nhằm giúp cho chúng ta hình dung ra cách thức để tạo ra một luật

trong Outlook Express. Trong thực tế, tùy thuộc vào những yêu cầu cụ thể mà ta mà ta xây

dựng hàng loạt luật khác nhau. Một điều cốt lõi trong việc xây dựng các luật là ta phải xây

dựng được bằng lời Nội dung tập luật để từ đó ta mới xác định được các lựa chọn ở Vùng điều

kiện, Vùng hành động, Thiết lập các tham số cụ thể và Đặt tên cho luật.

1.4. Chú ý:

- Bạn có thể chỉ định nhiều điều kiện cho cùng một luật bằng việc đánh dấu nhiều điều kiện

cùng lúc. Chọn chữ and trong Rule Description để yêu cầu OE khi kiểm tra, email phải thỏa

tất cả điều kiện mới thực hiện hành động; chọn chữ or để yêu cầu OE thực hiện hành động nếu

có ít nhất một điều kiện thỏa.

- Nếu bạn muốn tạo một luật mới có chức năng gần giống một luật đã tạo, bạn có thể vào thẻ

Message Rules rồi kích vào nút Copy, chỉnh sửa lại nội dung luật và tên luật cho phù hợp.

- Nếu bạn muốn định luật lấy thư từ một người gửi nào đó, có thể chọn email mà bạn đã nhận

từ họ trong ô cửa sổ Main, rồi chọn Message Create Rule From Message... OE sẽ tự động

chọn điều kiện From và điền địa chỉ của họ vào phần Rule Description.

- Luật chỉ tác động cho những thư được lấy về từ sau khi tạo luật.

- Thứ tự kiểm luật là từ trên xuống dưới.

- Bạn có thể tạm thời vô hiệu hóa một luật nào đó bằng cách vào Tools Message Rules

Mail... rồi chọn thẻ Mail Rules, bỏ đánh dấu những luật mà bạn tạm thời muốn vô hiệu.

2. Thêm địa chỉ E_mail vào Address Book.



Address Book là sổ chứa toàn bộ các địa chỉ mà ta có thể giao dịch. Để tạo được sổ này, ta

thực hiện bằng cách đơn giản sau:

Cách 1: Ta mở một thư bất kỳ, kích chuột phải vào địa chỉ E_mail (thường ở dòng From),

chọn Add to Address Book rồi kích nút OK. (minh họa bằng hình sau).

Cách 2: Kích chuột vào biểu tượng Address Book , kích nút New, chọn New

Contact. Xuất hiện.

Ghi Họ vào ô First; Chữ lót vào ô Middle; Tên vào ô Last. Điền địa chỉ E-mail vào ô E-

Mail Address và kích nút Add, Tiếp theo kích nút OK.

3. Gửi thư theo nhóm:



Bạn hay gửi thư cho một nhóm người (bạn bè, khách hàng...) mà không muốn cặm cụi gõ

từng địa chỉ ? Chỉ cần gõ một tên nếu bạn làm theo cách dưới đây:

Vào Tools -> Address Book (hoặc nhấn nút Addresses trên thanh công cụ của OE). Trên

thanh công cụ, nhấn New -> New Group, gõ tên bạn muốn đặt cho nhóm vào ô Group Name,

nhấn Select Members, nhấn đúp để chọn tên các thành viên rồi nhấn OK (2 lần).

Giờ khi gửi thư, bạn chỉ cần gõ tên của nhóm vào dòng To là thư sẽ đến với tất cả các thành

viên trong nhóm.

II. Quy định về đặt tên file đính kèm, chủ đề, nội dung của thư và các thư mục quản lý,

lưu trữ thư.

Để thuận lợi trong việc quản lý, lưu trữ thư cũng như việc xây dựng các luật thư trong

Outlook Express, chúng ta cần có những quy định thống nhất trong cách đặt tên các file đính

kèm, chủ đề của thư cũng như các thư mục quản lý và lưu trữ các thư. Những quy định này chỉ

áp dụng cho các hộp thư đơn vị dùng để cho việc gửi và nhận văn bản, những hộp thư cá nhân

không nhất thiết phải theo quy định này.

II.1. Quy định việc ghi chủ đề (Subject) cho thư.

- Gõ tiếng Việt không có dấu.

- Chủ đề thư ghi theo cách: Tên loại văn bản + Số và Ký hiệu văn bản + Ngày ban hành +

Tóm tắt trích yếu.

Ví dụ: Để gửi đi Thông báo số 381/TB-UBND ngày 24 tháng 10 năm 2007 Về việc thực hiện

truyền nhận thông tin qua thư điện tử của UBND tỉnh Quảng Ngãi do Chánh Văn phòng Lê

Quang Thích ký thừa lệnh Chủ tịch, ta ghi:

“Thong bao so 381/TB-UBND ngày 24/10/2207 ve viec truyen nhan thong tin qua thu dien

tu”

II.2. Quy định việc ghi nội dung (body) cho thư.

- Gõ tiếng Việt có dấu.

- Nội dung thư ghi theo cách: Chi tiết chủ đề + Người ký văn bản + Thời gian thực hiện

(nếu cần).

Ví dụ: Ghi nội dung của thư để gửi thông báo 381/TB-UBND ở trên như sau:

“ Thông báo 381/TB-UBND ngày 24/10/2007 về việc thực hiện truyền nhận thông tin qua

thư điện tử do Lê Quang Thích ký”.

II.3. Quy định việc đặt tên file đính kèm (file văn bản kèm theo).

- Gõ tiếng Việt không có dấu.

- Đặt tên file theo cách: Viết tắt tên loại văn bản (chữ in hoa) + Số và ký hiệu văn bản +

Ngày ban hành.

Chú ý:

. Trong Số và Ký hiệu ta thay dấu “/” bằng dấu “_” (dấu gạch dưới).

. Ngày ban hành viết theo định dạng: dd/mm/yyyy nhưng bỏ đi các dấu “/”.

Ví dụ: tên file của văn bản ở trên được ghi như sau: TB381_TB-UBND24102007.doc

II.4. Quy định về việc thiết lập các thư mục.

Chúng ta cần chú ý khái niệm “Thư mục” sử dụng trong Outlook Express. Thư mục được

sử dụng ở đây chính là các thư mục của Outlook Express dùng cho việc quản lý các thư, chẳng

hạn: Thư mục Local Folders là thư mục gốc; thư mục Inbox, Outbox, Send Items, … và một



số thư mục ta tự tạo khác nữa. Thực chất các thư mục này là một phần Cơ sở dữ liệu của

Outlook Express, do Outlook Express quản lý (xem hình minh họa).

Ngoài ra ta còn dùng một loại “Thư mục” khác nữa đó là thư mục dùng để lưu trữ một phần

Cơ sở dữ liệu của Outlook Express (gồm các thư, các thư mục của OE,…). Thư mục này là của

Hệ điều hành Windows, chúng được tạo ra trên một ổ đĩa nhất định nào đó và ta có thể chỉ định

cho Outlook Express mặc định phải lưu các thư của mình vào thư mục này.

Phần này ta sẽ đề cập đến việc tạo lập các thư mục của Outlook Express để quản lý thư và

các thư mục của Windows nhằm cho việc lưu trữ CSDL của Outlook Express và các file đính

kèm theo thư (nếu cần).

1. Tạo lập các thư mục của Outlook Express để quản lý thư.

Thư trong Outlook Express gồm 2 loại: thư đến và thư đi. Chúng ta đều phải quản lý cả 2

loại thư này. Thông thường một thư đến bất kỳ sẽ nằm trong thư mục Inbox; một thư đi bất kỳ

(nếu gửi thành công) sẽ nằm trong thư mục Send Items; thư đi nhưng gửi không thành công sẽ

nằm trong thư mục Outbox; thư nháp sẽ nằm trong thư mục Drafts; tất cả các loại thư bị xóa

sẽ nằm trong thư mục Delete Items. Phần này sẽ đề cập đến việc tạo các thư mục quản lý cho

thư đến và cho thư đi (thư nháp, thư gửi không thành công, … bạn đọc tự nghiên cứu).

a. Quản lý thư đến.

Thư đến có thể được gửi từ cơ quan cấp trên, cơ quan ngang cấp hay cơ quan cấp dưới. Căn

cứ vào đây để ta xây dựng một cây thư mục hợp lý để quản lý thư đến một cách khoa học,

chính xác. Việc này rất khó đưa ra một chuẩn thống nhất (vì do đặc thù của từng đơn vị), sau

đây là một cách thức mà chúng tôi xin đề xuất.

Giả sử ta đang quản lý hộp thư của đơn vị là Sở Xây dựng. Thư đến ở đây có thể là của:

Chính phủ, Bộ Xây dựng, UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, Các Sở khác, các UBND

huyện, …Bây giờ ta hãy tạo ra các thư mục để quản lý thư như sau.

- Tao thư mục Thu den là con của thư mục Local Folders.

Nhóm các thư mục của

OE dùng để quản lý thư



- Tạo thư mục Cap TW là con của thư mục Thu den để chứa các thư gửi từ Chính phủ; Bộ

Xây dựng; Bộ, ngành khác …

- Tạo thư mục UBND là con của thư mục Thu den để chứa các thư gửi đến từ UBND tỉnh;

Văn phòng UBND tinh.

- Tạo thư mục Thu khac là con của thư mục Thu den để chứa các thư gửi đến từ các Sở ban

ngành còn lại.

Xem hình minh họa sau.

Tiếp theo, trong các thư mục như Cap TW, UBND, … ta tạo các thư mục con theo thời

gian, chẳng hạn: Nam 2007, Nam 2008, … Trong các thư mục của năm này ta lại tạo ra các

thư mục theo tháng: Thang 01, Thang 02, … Xem cụ thể sau đây.



Một câu hỏi đặt ra ở đây là: làm sao để các thư được gửi từ các đơn vị đi vào đúng thư

mục theo tháng năm mà ta dành cho nó ?

Để làm được việc này, chỉ có 2 cách:

Cách 1: Xây dựng các luật nhận thư (đã giới thiệu ở phần trước).

Cách 2: Chuyển một cách thủ công.

Cũng cần lưu ý rằng, nếu sử dụng luật nhận thư thì đến đầu tháng ta phải điều chỉnh các luật

này một tí, nếu không các thư của tháng sau lại nằm trong thư mục của tháng trước.

b. Quản lý thư đi.

Thư gửi đi đến các cơ quan khác cũng giống như thư đến, cũng có cấp trên, cấp dưới, ngang

cấp. Do vậy ta cũng nên tạo ra một thư mục Thu di là con của thư mục Local Folders. Trong

thư mục Thu di này, ta lại tạo các thư mục con giống như ta đã làm với thư mục Thu den. Tuy

nhiên, ở phần thư đi này có một sự khác biệt với thư đến là: hiện tại tôi chưa tìm ra được

cách nào để tạo luật gửi thư (mong mọi người giúp đỡ), do vậy ta phải chuyển các thư đi vào

đúng thư mục nó bằng phương pháp thủ công bằng cách: vào thư mục Send Items để chuyển

từng thư một vào đúng thư mục lưu nó.

2. Tạo lập các thư mục của Windows để phục vụ công tác lưu trữ, backup.

Như đã đề cập ở phần trước, mặc định Outlook Express sẽ lưu Cơ sở dữ liệu của mình vào

một thư mục trên ổ đĩa chứa Hệ điều hành Windows (thường là ổ C) có đường dẫn dài loằn

ngoằn rất khó nhớ. Vả lại, dữ liệu trên ổ đĩa chứa Hệ điều hành thường không an toàn về mặt

lưu trữ vì có thể bị virus, cài lại Hệ điều hành, … Từ lý do này, chúng tôi đề xuất nên tạo một

thư mục dùng để lưu Cơ sở dữ liệu của Outlook Express trên một ổ đĩa khác không chứa Hệ

điều hành (thường là ổ D). Ta cũng có thể tận dụng luôn thư mục này để chứa các file backup

của các thư, của tài khoản Email, của Address Book hay các file đính kèm theo thư … Ta cũng

có thể tạo các thư mục con bên trong nó để việc quản lý khoa học hơn.

Sau đây là một đề xuất.

- Trên ổ đĩa D ta tạo ra thư mục thư mục Luu_OE.

- Trong thư mục Luu_OE này ta tạo ra các thư mục con: CSDL, Backup, Dinh_kem.

- Trong thư mục Backup ta có thể tạo thêm các thư mục con theo thời gian để lưu lại các file

mà ta đã backup.

- Trong thư mục Dinh_kem ta có thể tạo thêm các thư mục về thư đến, thư đi và tạo thêm các

thư mục con khác về cấp đơn vị, thời gian, … để lưu lại tất cả các file đính kèm.

Vấn đề tiếp theo là ta chỉ việc chỉ định cho Outlook Express lưu Cơ sở dữ liệu của mình vào

thư mục có đường dẫn D:\Luu_OE\CSDL; các file tạo ra trong quá trình backup (đã giới thiệu

ở phần trước) thì chứa trong thư mục có đường dẫn D:\Luu_OE\Backup; các file đính kèm thì

chứa trong thư mục có đường dẫn D:\Luu_OE\Dinh_kem.

III. Các lỗi thường gặp.

III.1. Các lỗi có thể xảy ra của mail.quangngai.gov.vn.

1. Lỗi hộp thư bị đầy.

Khi ta gửi thư đến một hộp thư nào đó nhưng hộp thư đó không còn đủ dung lượng để

chứa nội dung của thư ta gửi đến, lúc này hệ thống mail.quangngai.gov.vn sẽ gửi lại cho ta

một thông báo như sau:

“Hi. This is the qmail-send program at quangngai.gov.vn.

I'm afraid I wasn't able to deliver your message to the following addresses.



This is a permanent error; I've given up. Sorry it didn't work out.

You can contact us at +49 40 12345678

<[email protected]>:

/

lttrang

maildrop: maildir over quota.


/

plang

maildrop: maildir over quota.


/

dttthao

maildrop: maildir over quota”

2. Lỗi địa chỉ mail không có thật.

Nếu ta gửi đến một địa mail không có thật, ta sẽ nhận được thông báo như sau:

“Hi. This is the qmail-send program at quangngai.gov.vn.

I'm afraid I wasn't able to deliver your message to the following addresses.

This is a permanent error; I've given up. Sorry it didn't work out.

You can contact us at +49 40 12345678


/

catchall

Sorry, no mailbox here by that name (#5.1.1)

--- Below this line is a copy of the message.

Return-Path: <[email protected]>

Received: (qmail 11068 invoked by uid 512); 9 Nov 2007 00:37:59 -0000

Received: from 10.234.1.10 by mailserver (envelope-from <[email protected]>,

uid 504) with qmail-scanner-2.01

(clamdscan: 0.88/4712. spamassassin: 3.1.8.

Clear:RC:0(10.234.1.10):SA:0(-98.3/2.0):.

Processed in 0.15447 secs); 09 Nov 2007 00:37:59 -0000

X-Spam-Status: No, score=-98.3 required=2.0

X-Spam-Level:

Authenticated: true”

III.2. Các lỗi hay gặp phải của Outlook Express.

1. Font chữ

Nhiều người đã từng gặp trường hợp kích thước font chữ trong email được in ra không

giống với kích thước đã được thiết lập. Tuy nhiên, kỳ lạ hơn, khi sao chép và dán email vào

Word thì cỡ font chữ in ra lại đúng với font chữ đã cài đặt.

Để giải quyết vấn đề này, Microsoft đã hướng dẫn như sau: Bạn mở Outlook Express, vào

Tool / Options/ Read/ kích vào nút Fonts. Trong hộp Font size chọn Smallest nhấn OK 2 lần,

sau đó đóng OE lại. Tiếp đó, bạn mở Internet Explorer vào View / Text size/ chọn Smallest.

Sau đó, đóng IE và khởi động lại máy tính.






Khởi tạo lại OE một lần nữa và thay đổi lại font chữ sang Medium. Đóng OE, mở Internet

Explorer và thay đổi lại Text size sang Medium. Đóng IE, khởi động lại máy tính và mọi thứ sẽ

trở nên tốt đẹp.

2. Giao thức POP3

Điều kỳ lạ thứ 2 dường như liên quan đến sự thay đổi ngẫu nhiên trong cài đặt máy chủ sử

dụng giao thức POP3. Khi nhận thư, bạn sẽ được yêu cầu điền username và password và bạn sẽ

thấy máy chủ thư đến POP3 (Incoming Mail) đã được thay đổi thành 127.0.0.1. Đây là địa chỉ

IP của 'localhost', chính là máy tính bạn đang sử dụng. Nguyên nhân là do hầu hết các phần

mềm chống virus đều có cơ chế bảo vệ đặc biệt đối với email.

Không may, chúng ta không có account chi tiết cho mọi gói bảo mật, nhưng hầu như bạn

đều có thể cài đặt và cập nhật lại một cách chi tiết cho các server POP3 từ đây. Trong trường

hợp xấu nhất, bạn có thể vô hiệu hóa việc bảo vệ đối với các mail đến nhưng vẫn được bảo vệ

khỏi các phần đính kèm có virus.

3. Không có sự giúp đỡ từ Assistant

Phần này trong OE lần 3 có đặc điểm thú vị hơn. Nếu bạn đang ở xa, bạn có thể cài đặt tính

năng tự động trả lời các thông điệp được gửi đến khi bạn vắng mặt. Bộ phần mềm Outlook có

công cụ Out of Office Assistant, nhưng trong Outlook Express lại không có công cụ này. Dù

sao, việc cài đặt thủ công cũng rất khó khăn và có vài điểm nên tránh.

Đầu tiên, vào File, Work offline. Tạo một thông điệp mới và trong hộp To: hoặc CC: để

trống, Subject và nội dung tùy ý. Hãy chắc chắn rằng bạn đã có một văn bản thuần tuý về định

dạng. Sau đó, bạn vào File/ Save as chọn thư mục muốn lưu. Bạn sẽ thấy tên file đã được tạo

từ Subject (tiêu đề) của thông điệp. Trong 'Save as type', hãy chọn 'Text Files (*.txt)' / Save

file và đóng cửa sổ New message

Bạn cần xác lập một quy tắc, cũng trong cửa sổ OE chính, bạn vào Tools/ Message Rules/

Mail. Trong hộp thoại Message Rules, chọn New xuất hiện hộp thoại New Mail Rule. Trong 2

ô trên, chọn 'For all messages' và 'Reply with message'. Sau đó, bạn sẽ thấy cả 2 mục này đều

xuất hiện trong hộp thứ 3 - Rule Description - với message xuất hiện ở phần liên kết màu xanh

có gạch dưới. Chọn đường dẫn đến thông điệp bạn đã lưu. Sau đó điền một tên phù hợp cho

quy tắc vừa thiết lập và chọn OK.

Và từ giờ trở đi, những nơi bạn đã làm những lỗi đó, chính là việc bạn đặt offline. Để kiểm

tra lại việc tự động trả lời, bạn kích chuột vào nút “Apply now”, chọn Inbox và OE sẽ thông

báo việc sẽ gửi các mail trả lời một cách tự động đối với mọi message trong hộp thư của bạn.

Sau một thời gian, bạn nhận ra điều gì đã xảy ra và ngừng kết nối, khoảng 50 thông điệp đã

được gửi đi. Do đó, trước khi bạn kết nối trực tuyến hoặc áp dụng các qui tắc mới thì bạn nên

tạo ra một thư mục cục bộ và chuyển nội dung trong hộp thư vào đó để kiểm tra tạm thời. Nếu

bạn đã có các qui tắc khác được đặt, hay kiểm tra để đảm bảo là chúng không trái ngược với

các qui tắc mới, chẳng hạn như “Stop processing more rules”.

Bạn sẽ cần có OE khi bạn đi công tác xa và thiết lập chế độ kiểm tra hộp thư định kỳ

(Tools, Options, General), tuy nhiên, đó không phải là ý tưởng hay nến bạn đi trên nửa tháng.

Cuối cùng, khi bạn quay trở lại, bạn có thể tắt các qui tắc này bằng cách không chọn nó trong

phần Tools, Message Rules, Mail.

Một chú ý có liên quan khác, đó là lệnh “Save as….” Có thể được sử dụng trong bất kỳ

thông điệp nào trong thư mục OE của bạn, do đó bạn có thể lưu giữ các thông điệp như là file

text ở bất cứ đâu trong máy tính của bạn. Như đã nói trước đây, tên của chủ đề sẽ chính là tên

file. Thật không may, điều này chỉ được thực hiện với từng thông điệp riêng lẻ. Bạn có thể xuất

toàn bộ thư mục cục bộ vào Outlook or Exchange.

IV. Kết luận.



Đây là tài liệu dùng để tập huấn cho các cán bộ, công chức phụ trách công việc gửi nhận

thư của các đơn vị trong tỉnh. Tài liệu chỉ đi vào những vấn đề cần thiết phù hợp với yêu cầu

quản lý, sử dụng hộp thư đơn vị và đặc thù của các đơn vị, nó không phải là tất cả những gì mà

Outlook Express cung cấp.

Trong quá trình sử dụng Hộp thư đơn vị chắc chắn sẽ còn có những bất cập, vướng mắc.

Chúng tôi rất mong muốn nhận được những phản hồi, góp ý để khắc phục các nhược điểm của

hệ thống nhằm tiến tới một hệ thống hoàn chỉnh hơn./.

Mọi vấn đề vướng mắc trong quá trình sử dụng xin liên hệ trực tiếp địa chỉ:

Trung tâm Công báo và Tin học Quảng Ngãi

[email protected]

52 Đại lộ Hùng Vương, thành phố Quảng Ngãi

Tel: 055 3 824 356, fax: 055 3 712 134, Mobile: 0914011703


hướng dẫn sử dụng outlook express

Documents