hướng dẫn sử dụng outlook

Mục lục

1.1.1. Cấu hình Outlook ..................................................................................................... 1

1.1.2. Tạo một Email và gửi thư theo mailing list ............................................................. 3

1.1.3. Tạo chữ ký trong nội dung email, đính kèm file vào email ..................................... 6

1.1.4. Các công cụ tiện ích trên Outlook ............................................................................ 8

1.1.5. Đề nghị cuộc họp ................................................................................................... 11

1.1.6. Tạo lời nhắc cho cuộc họp ..................................................................................... 14

1.1.7. Hủy cuộc họp ......................................................................................................... 15

1.1.8. Thêm danh sách liên hệ .......................................................................................... 16

1.1.9. Tổ chức lưu trữ thư ................................................................................................ 19

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP VĂN LANG Tài liệu hướng dẫn MS Outlook Live TRUNG TÂM KỸ THUẬT TIN HỌC

Page 1

1.1. Microsoft Office Outlook

1.1.1. Cấu hình Outlook

Click Start --> Program --> Microsoft Office --> Mirosoft Office Outlook

2007, xuất hiện màn hình cấu hình Outlook, nhấn Next. Xuất hiện hộp thoại,

chọn Yes rồi nhấn Next

Bạn điền đầy đủ các thông tin, sau đó nhấn Next


Page 2

Check chọn “Don’t ask me about this website again”, sau đó nhấn Allow

Điền đầy đủ các thông tin theo hướng dẫn, rồi chọn OK

Nhấn Finish để hoàn tất quá trình cấu hình


Page 3

1.1.2. Tạo một Email và gửi thư theo mailing list

Tạo một email mới để gửi có nhiều cách. Bạn có thể làm một trong các cách sau:

o Cách 1: Nhấp vào biểu tượng New Mail Message phía trên góc

bên trái màn hình

o Cách 2: Nhấp vào File chọn New chọn tiếp Mail Message

o Cách 3: Bạn có thể dụng phím tắt bàn phím: Ctrl + N

Sau khi mở được form (biểu mẩu) email mới, bạn gõ địa chỉ Email người bạn

muốn gửi vào hộp To và chủ đề vào hộp Subject. Sau đó bạn nhập nội dung

chủ đề ở form bên dưới. Bước cuối cùng là bạn nhấp vào nút Send, thì email sẽ

được gửi đi.

Nếu bạn muốn gửi thư cho nhiều người trong mail list của bạn, click nút “To...”,

xuất hiện hộp thoại:


Page 4

Nếu bạn muốn gửi thư cho tất cả các sinh viên lớp K12M01 Khoa CNMT, bạn chọn

Group “Khoa Công Nghệ Môi Trường – K12M01”, rồi nhấn nút “To ->”, sau đó

nhấn “OK”, rồi bạn nhấn nút “Send”, giáo vụ/công tác sinh viên của Khoa sẽ nhận

được thư, kiểm tra nội dung thư và chuyển thư này đến tất cả các sinh viên của

khoa theo các bước sau (bạn cũng làm thao tác tương tự đối với tất cả các Khoa

khác trong trường):


Page 5

o Giáo vụ/công tác sinh viên nhận được thư (thư gửi cho tất cả các sinh viên

trong Khoa) sẽ hiển thị như hình, bạn mở thư, kiểm tra:


Page 6

o Sau khi kiểm tra, bạn gửi cho tất cả các sinh viên trong khoa, bạn chọn mũi

tên bên dưới Vote -> Approve, thư sẽ được chuyển đến tất cả các sinh viên

trong khoa bạn

1.1.3. Tạo chữ ký trong nội dung email, đính kèm file vào email

Với Microsoft Outlook 2007 bạn có thể tạo chữ ký để đính kèm trong email gửi đi.

Bạn có thể thay đổi chữ ký hoặc tạo mới, cũng như thiết lập một chữ ký mặc định,

bằng cách nhấp vào Signature như hình dưới (có 2 phần chính).


Page 7

o Nếu bạn đã tạo chữ ký trước đó, bạn sẽ thấy các chữ ký được liệt kê phía

dưới

o Để tạo chữ ký mới, thiết lập một chữ ký mặc định, hoặc sửa đổi hiện có chữ

ký, bấm vào Signature

Bạn muốn đính kèm file nào đó vào thông báo bạn gửi đi (VD: file Word, Exel) bạn

làm các bước sau:

o Nhập địa chỉ người nhận Email ở hộp TO

o Nhập tiêu đề Email ở hộp Subject

o Nhấp vào biểu tượng Attach file, chọn đường dẫn đến nơi lưu trữ file đó,

chọn file bạn muốn gửi. Nhấn Insert hoặc phím Enter.

o Bạn có thể nhập hoặc không nhập nội dung email muốn gửi, sau đó nhấn

vào nút Send, Email đã được gửi đi cùng file đính kèm.


Page 8

1.1.4. Các công cụ tiện ích trên Outlook

1.1.4.1 Đánh dấu bằng cờ cho Email

Có tác dụng phân biệt các Email, hoặc làm dấu cho các Email quan trọng. Để đánh

dấu bằng cờ, hãy làm các bước sau:

o Nhấp chuột phải vào tiêu đề Email chọn Follow Up.

o Sau đó chọn màu cờ (Cách đơn giản hơn, phía bên phải của tiêu đề Email có

hình lá cờ mờ, chỉ cần nhấp chuột phải để chọn màu cờ để đánh dấu)

1.1.4.2 Tô màu cho những email quan trọng:

Bạn muốn những Email quan trọng gởi cho bạn đều có màu nổi bật (VD: màu đỏ)

hãy làm theo các bước sau đây:

o Từ MS Outlook, chọn Tool Organize, bạn sẽ thấy trên cùng của Outlook

xuất hiện 1 hộp thoại Ways to Organize Outlook.


Page 9

o Trong hộp thoại này, bạn chọn Using Colors. Trong mục Color message,

chọn From. Nhập địa chỉ email của sếp ở hộp thoại kế bên, sau đó chọn

màu mà bạn muốn ở hộp thoại kế tiếp.

o Nhấp vào Apply Color, vậy là những lá thư quan trọng sẽ có màu theo ý

bạn.

1.1.4.3 Di chuyển thư đến thư mục khác

Bạn di chuyển thư đến thư mục khác bằng cách Click chuột phải vào thư bạn muốn di chuyển,

chọn Move to Folder...


Page 10

Di chuyển thư đến một thư mục có sẵn: Để chuyển email tới thư mục đã có, nhấp

chuột vào tên thư mục sau đó nhấp OK

Để chuyển email tới thư mục mới: Để tạo thư mục mới, nhấp vào New, Xuất hiện

hộp thoại. Nhập tên thư mục vào dòng trống và nhấn OK hoặc nhấp Enter


Page 11

1.1.5. Đề nghị cuộc họp

◊ Bước 1. Nhấp vào thanh Calendar ở phía dưới bên tay trái màn hình.

Trên lịch tháng, chọn ngày tháng phù hợp với yêu cầu của bạn (nhấp vào tháng

đó trên lịch ở góc trên cùng phía bên trái màn hình)

◊ Bước 2. Nhấp vào mũi tên bên cạnh nút New và nhấp Meeting Request.


Page 12

◊ Bước 3. Trong màn hình Meeting Request, nhập vào thông tin sau:

• Tên cuộc họp trong hộp Subject

• Địa điểm họp trong hộp Location

• Thời gian cuộc họp trong Start Time và End Time


Page 13

• Địa chỉ email người nhận: click chọn “To…” , xuất hiện hộp thoại

Khi bạn gởi lời mời họp, những thành viên tham gia sẽ nhận được mail, những người

tham gia phải trả lời lại là có tham gia cuộc họp hay không, mail người nhận sẽ hiển thị

như sau:

Tùy chọn này cũng giống “Required ->” nhưng đây

là những thành viên không bắt buộc tham gia cuộc

họp

Những thành viên

buộc phải tham gia

cuộc họp

Những thành viên

không buộc phải

tham gia cuộc họp

Bạn chọn Group muốn gửi và nhấn “Required ->”, hệ thống sẽ

thêm địa chỉ email của tất cả các thành viên trong Group vào, đây

là những địa chỉ email của những thành viên bạn buộc họ phải

tham gia cuộc họp

Bạn có thể tìm

kiếm nhanh

theo từng

Group, Users,

Contacts... với

tùy chọn này


Page 14

1.1.6. Tạo lời nhắc cho cuộc họp

◊ Bước 1. Để tạo lời nhắc cho cuộc họp, vào Calendar và nhấp đôi chuột vào cuộc

họp mà bạn muốn đặt lời nhắc

◊ Bước 2. Kiểm tra hộp thoại bên cạnh (Reminder). Thực đơn thả xuống để

chọn thời gian nhắc (trước cuộc họp bao nhiêu phút…)

Giờ nhắc cuộc họp.

◊ Bước 3. Hộp thoại nhắc nhở sẽ xuất hiện trong Office Outlook đúng vào thời

gian đã chọn. Để xem nội dung, nhấp vào Open Item.

Nếu bạn không muốn nhận lời nhắc thêm lần nữa, nhấp chuột vào Dismiss. Nếu

muốn được nhắc nhở sau đó, nhấp vào Snooze to be reminded again in: thực

đơn thả xuống để chọn thời gian, sau đó nhấp vào Snooze.


Page 15

1.1.7. Hủy cuộc họp ◊ Bước 1. Để hủy cuộc họp, vào Calendar, nhấp chuột vào cuộc họp bạn muốn

hủy.

Xem nội

dung

Không muốn nhận lời

nhắc thêm lần nữa

Sau khoảng

thời gian này hệ

thống sẽ tiếp

tục hiển thị hộp

thoại nhắc nhở.


Page 16

◊ Bước 2. Chọn cuộc họp bạn muốn hủy và nhấn biểu tượng , xuất hiện hộp

thoại

◊ Bước 3. Bạn nhấn “Send Cancellation”, hệ thống sẽ gửi lại email hủy cuộc họp

cho những thành viên tham gia cuộc họp mà bạn đã gửi mail mời họp trước đó.

1.1.8. Thêm danh sách liên hệ

◊ Bước 1. Nhấp vào tùy chọn Contacts ở góc bên trái phía dưới màn hình.


Page 17

◊ Bước 2. Nhấn vào mũi tên bên cạnh nút new, nhấn Contact (hoặc nhấn Ctrl + N)

◊ Bước 3. Nhập thông tin liên hệ. Bạn muốn nhập thông tin “Fullname” chi tiết,

bạn nhấn nút Fullname sẽ xuất hiện hộp thoại, bạn có thể nhập thông tin chi tiết.

Bạn có thể chọn một email có sẵn trong hệ thống một cách nhanh chóng, bạn chọp nút

“Email”, tất cả email trong hệ thống sẽ xuất hiện trong hộp thoại và bạn có thể chọn

nhanh


Page 18

Sau đó nhấp chuột vào Save and Close ở góc trên bên trái màn hình.

Liên hệ mới của bạn đã được hiển thị trong Contact List.

Chú ý: Để thêm liên hệ mới, bạn chỉ cần nhập FullName và E-mail Address. Các

thông tin còn lại bạn có thể bổ sung sau nếu muốn.


Page 19

1.1.9. Tổ chức lưu trữ thư Bạn muốn thư gửi đến thư mục inbox của bạn có thể được tự động phân chia theo từng lớp hay

từng khóa, bạn làm theo các bước sau:

◊ Bước 1. Bạn chọn Tool -> Rules and Alerts...

◊ Bước 2. Xuất hiện hộp thoại, bạn chọn “New Rule...”


Page 20

◊ Bước 3. Xuất hiện hộp thoại, bên dưới có rất nhiều chức năng bạn có thể chọn

di chuyển thư được

gửi từ một người

(bạn có thể add địa

chỉ mail của người

bạn muốn để thư

của họ gửi đến sẽ

được chuyển đến 1

thư mục riêng) đến

một thư mục.


Page 21

◊ Bước 4. Chọn chức năng “Move message from someone to a folder”, xuất hiện

hộp thoại:

Có nhiều chức năng cho bạn lựa chọn: chọn chức năng “from people or distribution

list”, chức năng này sẽ tự động chuyển thư từ địa chỉ mail bạn chọn (bạn chọn địa chỉ

mail bằng cách chọn “people or distribution list”, sau đó bạn chọn địa chỉ mail hoặc

một khoa/lớp), xuất hiện hộp thoại như hình dưới, trong “Address Book” bạn có thể

lựa chọn nhanh các Group, Contact hay User... có trong hệ thống, hoặc bạn cũng có thể

dùng chức năng “Search” để tìm kiếm nhanh một địa chỉ hay một khoa:


Page 22

Sau đó chọn “specified” (để chọn thư mục riêng bạn muốn lưu trữ) xuất hiện hộp thoại:

Bạn có thể chọn thư mục đã có sẵn hoặc tạo một thư mục mới bằng cách nhấn chọn

“New...” sau đó đặt tên cho thư mục mới, chọn “OK”.

Khi bạn chọn Khoa Công Nghệ Môi Trường – K12M01 và chọn thư mục lưu là

K12M01 thì tất cả thư gửi từ Khoa Công Nghệ Môi Trường lớp K12M01 sẽ được tự

động chuyển đến thư mục K12M01 (trong thư mục Inbox).

hướng dẫn sử dụng outlook

Design