Interview Skills Guide

Wayne State University Law School • Career Services Office

INTERVIEW SKILLS  

Congratulations, you landed an interview! Your next hurdle: turning the interview into an offer.  When interviewing, it pays to remember the basics. Arrive on time for your interview. If you’re running late, call and apologize when you arrive. Turn off your cell phone or leave it in the car. Be polite to the staff. Greet everyone you meet with a firm handshake and a ready, confident smile. Make eye contact and speak with confidence. Do not chew gum, use profanity or criticize former employers.  Your appearance must be polished and professional. Interviewers notice scuffed shoes, falling hemlines and missing buttons. They take note of plunging necklines, visible tattoos and gaudy jewelry. Dress in a way that makes your clothes a non‐issue. You want to be remembered for your skills, experience and personality – not your lapse in judgment for dousing yourself in cologne.  Arrive for your interview armed with extra copies of your resume, references, transcript and writing samples.  During your interview, what is the employer’s real objective? No matter what questions you are asked, the interviewer wants to know two things: Are you smart enough to do the job? Does the interviewer want to work with you?  Impress interviewers by being prepared, articulate, confident and enthusiastic. Express your willingness to learn and work hard. When describing your skills, share anecdotes that demonstrate your point. It’s one thing to say you have a great work ethic. It’s far more compelling to state that you worked part‐time as a law clerk while taking a full course load and excelling in Moot Court. In drawing on your experiences, don’t undervalue the importance of skills gained in non‐legal and volunteer positions.  Be mindful of common faux pas, such as giving a long‐winded answer that doesn’t squarely answer the interviewer’s question. You want to be confident and assertive without being arrogant, friendly without being overly familiar and articulate without being verbose. Do not ask about salary, fringe benefits or billable hours until you have been extended an offer.  During the interview, employers look for traits that are not necessarily apparent from your resume: motivation, initiative, enthusiasm, creativity, confidence and sound judgment. Look engaged and interested when the interviewer is speaking.  Always ask your interviewer questions. This shows that you’re curious and genuinely interested in the employer’s work. Asking questions also tells the employer you’ve done your homework: “I understand that your practice in federal court has risen by 30% over the past five years. To what do you attribute this upward trend, and do you expect it to continue?” 

1

 Employers hire people they like. Think about how you can connect with the person who interviews you. Whenever possible, research your interviewer and find some common ground. Maybe you attended the same law school or you both run marathons. It also helps to be mindful of your surroundings. If the interviewer has pictures of his or her children in the office, ask about them. Do not be disingenuous. Rather, demonstrate your authentic curiosity and interest.  At the end of the interview, inquire as to when you should expect to hear from the employer. Within 48 hours of the interview, send a thank you note. Your note may be sent via email or U.S. mail and it must be error free. If you have not been advised whether you were selected for the position in the time period provided by the employer, make a polite telephone inquiry.  In all of your communications with employers, be professional, courteous and honest. Respond promptly to employer requests for additional information, documents and decisions. When emailing employers, steer clear of casual and informal dialogue. An email to an employer should be as professional in format, style and content as a typewritten letter. Before you send the email, print out a copy and proof for spelling, punctuation and grammar. Do not send anything via email to a prospective employer that you would not print out on your personal letterhead and send via regular mail. 

Types of Interviews  Screening Interviews 

 Screening interviews are fairly brief – typically between 15 and 20 minutes – and are the initial step in a formal interview process.  Employers use screening interviews to narrow a large pool of candidates. During a screening interview, the employer will quickly surmise whether you possess the requisite qualifications for the position, and whether you are good fit for the work environment. The annual fall on‐campus interviews are a type of screening interview.    Screening interviews may be conducted on campus, at the employer’s office or by telephone.    Telephone Interviews   Increasingly, employers are using telephone interviews to identify and recruit candidates for employment. From an employer’s perspective, phone interviews are an effective tool to narrow the pool of applicants who will be invited for in‐person interviews. Phone interviews also help employers minimize the cost of recruiting out‐of‐town candidates.  For job candidates, however, telephone interviews pose particular challenges. While they are convenient, you lose the opportunity to gauge and respond to the interviewer’s body language and facial expressions. Additionally, it is more difficult to establish a positive rapport via 

2

telephone than in person. In fact, employers and recruiting experts note that very few people do great phone interviews.  Prepare for a telephone  interview the same way you would for any other  interview. Research the employer and speak to classmates or alumni who have worked for the particular employer. You may contact the Career Services Office for assistance in this regard.  Before  the  interview,  draft  a  list  of  your  strengths,  as  well  as  a  list  of  answers  to  typical interview questions.  Experts recommend that you dress for the interview even if you are at home.  You’ll feel more confident and alert in a business suit than in your pajamas or sweats. 

 Conduct the interview in a quiet room where you will not be distracted or interrupted – turn off the television and radio, get a babysitter for the kids, and evict the dog. Turn off call‐waiting so your call isn’t interrupted.  During the interview, don’t smoke, eat, drink or chew gum. Do keep a glass of water at hand, in case you need  to wet your mouth. Speak slowly and enunciate clearly. Use  the  interviewer’s title and  last name (Ms. Hancock). Only use a first name  if asked to do so. Don’t  interrupt the interviewer. Take your time answering questions –  it  is entirely appropriate to take a moment to gather your thoughts before beginning a response.  Have your planner at your fingertips in the event the interviewer wants to schedule a second interview.    Video Interviews  Video interviews are becoming more common as law firms, corporations and other legal employers expand nationally and globally and also seek means to more efficiently and cost‐effectively recruit.  Though in‐person interviews are almost always preferable, if confronted with a video interview, consider the following tips and advice to excel.  First and foremost, approach the video interview as you would an in‐person interview.   It is not the same as video chatting with friends or colleagues.  The objectives of the interviewer and the candidate are the same whether the interview is conducted in‐person or via videoconference or webcam.  You will be asked the same kinds of questions and be evaluated in the same manner.  As a result, you should devote the same forethought and preparation to a video interview as you would to a live, in‐person interview.  There are, however, special considerations of which you should be mindful in preparing for and participating in video interviews. For a comprehensive treatment of video interview preparation, see the Career Services Office Guide to Video Interviews.  

3

   Call Back Interviews 

 Following a screening interview, employers typically conduct call back interviews for the candidates they found most impressive. A call back interview is a half‐day or full‐day interview with members of a law firm or law office. Call back interviews are structured in a variety of formats. You may be asked to meet with a group of attorneys of attorneys at one time at the employer’s office, or you may be invited to dine with several attorneys. Alternatively, you may meet with a series of attorneys one‐on‐one over the course of several hours.  An invitation to a call back indicates an employer’s increased interest in you. During the call back interview, the employer has the opportunity to further evaluate your skills, clarify information on your resume, determine your “fit” with the firm, and sell the firm or organization to you. At the same time, you should evaluate the employer. You must assess whether the work environment complements your personality and interests.    Behavioral Interviews   Employers use behavioral interview questions to evaluate your past behavior in employment situations. The theory is that past performance is the most accurate predictor of future performance. Many legal employers will ask one or two behavioral interview questions during the course of your traditional interview.  Behavioral interview questions tend to be more pointed, more probing and more specific than traditional interview questions. Here are a few sample questions:  

• Give me an example of how you have worked effectively under pressure. • Describe a situation in which you were able to use persuasion to successfully convince 

someone to see things your way. • Tell me about a time when you went beyond the call of duty to ensure that a job got 

done. • Give an example of a time when you had a lot of work on your plate and were required 

to prioritize your tasks. • Given me an example of a time when you had to make a split‐second decision. • Tell me about a time when you were forced to make an unpopular decision. • Describe a time when you set your sights too high or too low. • Give me an example of a time when you showed initiative and took the lead. 

 How do you prepare for behavioral interview questions? Because you won’t know the specific situations you will be asked about, it is helpful to make a list of your noteworthy accomplishments and some unique situations you have confronted. This will supply you with a good starting point to help form your responses.  

4

When asked behavioral questions, there are no right or wrong answers. The interviewer is simply trying to understand how you behaved in a given situation. How you respond will help determine if there is a fit between your skills and the position the employer is seeking to fill.  A Great Interview Begins with Diligent Preparation  Never wing an interview. The employer will know, and you won’t get an offer. To prepare, you must (a) research the employer and interviewers, (b) develop four to six talking points that highlight your relevant skills, experiences and accomplishments, (c) prepare answers to questions you’ll likely get – including tough questions (“Why aren’t your grades better?”), (d) develop questions to ask, and (e) practice, practice, practice.  

Research the Employer and Interviewers  When conducting your research, visit the employer’s website and ‘google’ the employer. Understand, however, every candidate will do this and it’s only a starting point. To emerge from the pack, you should also use the following research resources: 

 • NALP directory (www.nalpdirectory.com)  • Martindale Hubbell (www.martindale.com)  • LexisNexis • Westlaw • Vault • Facebook • Linkedin • Classmates who have worked for the employer 

 Using these resources, you may obtain information such as attorney and firm profiles, cases a firm has had before the U.S. Supreme Court, law review and other articles written by your interviewers. Using LexisNexis, you may also conduct a ‘courtlink’ analysis of the firm’s or an attorney’s practice in a given jurisdiction.  Your research will also reveal information such as employer size, office locations, practice areas and groups, representative clients, attorney biographies. You may discover information concerning the firm’s hiring policies and summer associate programs.  Your research will ensure that you are prepared to competently answer questions such as why you want to work for that particular employer. Also, be certain not to ask questions that basic research would have revealed: How many attorneys are in your Grand Rapids office?   

Prepare Answers to Commonly Asked Questions  

5

Do prepare answers to commonly asked questions. Do not provide an affected or stilted reply when asked those questions. An interview is a conversation, and you want to create a genuine rapport with your interviewers. 

 When preparing answers to commonly asked questions, think about your accomplishments and skills that uniquely qualify you for the position. You will not demonstrate your value through hyperbole (“I’m a fantastic writer”), but by touting your most impressive and relevant qualifications.  The following are common interview questions: 

 Tell me about yourself.  

Though this is a common opening line, it is a vexing question for many candidates. It really is the following question in disguise: Give me the reasons to hire you. In answer to this question, do not give the interviewer a biography of your life. Rather, prepare an “infomercial” that highlights the qualities you possess that are vital to the employer. Remember, it’s all about the employer. 

 If you’ve applied for a position with a prosecutor’s office, tout your oral advocacy skills, your experience in moot court or mock trial, your commitment to doing work that matters, your ability to think quickly on your feet and strong interpersonal skills.  Your infomercial should be about 45 seconds. Practice it, and modify it for different kinds of employers. 

 Why did you go to law school? 

 Avoid clichés such as “I’ve always wanted to go to law school.” While that may be true, it’s not an impressive answer. Engage in self assessment, and think about the positive factors that motivated you to come to law school. Share these reasons with the employer.  

Why do you want to work for us?  

This is a fabulous opportunity to show off your research. The best answer to this question is employer‐specific. You may weave the following elements into your answer: the employer’s reputation, location, type of practice, size, a respected attorney training program. Your answer should reflect a thoughtful and sincere basis for your desire to join the employer.  

What are your strengths?  You’ve got to hit this one out of the ballpark. Highlight your relevant skills, experiences and accomplishments. Do not provide a mere laundry list of strengths (“I’m a great researcher, writer and oral advocate.”) Rather, include anecdotes and specific accomplishments that 

6

underscore your point. If you say you’re a strong writer, back it up. Did you earn an “Honors Pass” in Legal Research and Writing? Have you authored an article for Law Review, the Journal of Law in Society or a legal magazine? Are you published? Have you drafted motions and briefs for previous employers?  

What are your weaknesses?  Steer clear of responses like, “I’m a perfectionist” or “I work too hard.” Employers loathe these disingenuous responses. Alternatively, don’t reveal that you’re a weak writer when applying for a position that requires writing. 

 Provide a straightforward response, along with demonstrated progress in overcoming the weakness.  For instance, you might indicate that you’ve had challenges in the area of organization, but that during law school you have found it effective to employ a color‐coded filing system that enables you to more effectively organize and manage multiple school and work assignments.   

Why aren’t your grades better?  

If you do not have good grades, be prepared to address your GPA. If you have a valid reason for low grades such as a serious illness or family tragedy, you can briefly mention it.  However, it is important to avoid appearing to blame outside factors for your academic performance. Instead, use the question to focus on your ability to do the job despite your GPA. 

 For example, note the classes in which you did excel – especially if those classes are relevant to the employer. If there is an upward trend in your grades, point this out. Discuss clinics in which you excelled. Talk about work experience where you’ve received great reviews. 

 Express genuine confidence in your qualifications and your ability to do the job despite your GPA. Stay positive, don’t make excuses and show that you’re a well‐rounded candidate.  

Where do you see yourself 5/10 years from now?  

You may not know where you want to be five months from now, but “I don’t know” is not an acceptable response to this question.  Employers ask this question to gauge your level of commitment. Therefore, your ideal response will communicate an honest intention to build your career at the firm and a desire to advance within the firm.    For a list of questions you might be asked, see Appendix A.  

Prepare Questions for the Interviewers  At some point during your interview, the employer will ask whether you have questions. Always, always ask questions.  Do not ask questions which could easily be answered by 

7

research. (Who are your biggest clients?) Avoid asking questions about billable hour requirements, vacation time and salary unless the interviewer introduces the subject. Good questions demonstrate your initiative and interest in the position.   For a list of questions to ask, see Appendix B.  Practice Makes Permanent 

 Job interviews create some degree of “stage fright” for most candidates. To become more comfortable and confident, practice interviewing with a CSO career counselor. We are also happy to identify a practitioner in your practice area of interest to conduct a mock interview with you.  Dress the Part  Conservative business attire is expected for legal interviews. Men should wear a dark suit, white dress shirt, a conservative tie and dress shoes. Women should wear a neutral or dark suit with a coordinated blouse and closed‐toe pumps. Today, it is generally acceptable for women to wear a pants suit. Jewelry, hair and makeup should be simple and understated. Refrain from wearing perfume or cologne. Interviewers should remember you – not what you wore or smelled like. 

 Travel light. Leave your book bag in the car. Women should carry a small purse that won’t feel cumbersome as you enter and exit a room. Carry a slim, leather binder with extra copies of your resume, writing sample, transcript and references.  An enthusiastic and positive attitude is key to a successful interview.  The practice of law requires contact with a variety of constituencies, including clients, opposing counsel and court staff.  Because of the importance of interpersonal skills, employers will carefully assess the manner in which you conduct yourself at the interview. Present information positively, even when discussing weaknesses. Do not apologize for not having had certain experiences.  Instead, simply admit the fact and then immediately offer evidence that you are qualified based on other experiences. Project self‐confidence, but do not become arrogant. Employers want a strong and confident associate, but one who is also a team player and willing to take direction.    What Are Employers Looking For?  While employers are all different, there are certain qualities and skills that appeal to most legal employers:  

Motivation Initiative Ability to pick up new information quickly 

8

Ability to juggle multiple tasks and prioritize Team Player Enthusiasm Flexibility Persistence Persuasiveness Intelligence Sound judgment Character Integrity Self‐confidence Attention to detail Problem‐solving skills Legal analysis and reasoning Legal research Communication (written and verbal) Negotiation Counseling 

 Inappropriate Questions  It is possible you will be asked an inappropriate or illegal question during your job search.  Illegal questions are those related to religion, marital status, ethnicity, family status including pregnancy, age or disability. In most instances, such questions are not intended to be discriminatory.  Unless you feel you are the target of illegal discrimination, it is best to avoid making an issue of the questions. For example, questions to young women about marital status or children are often asked to determine their long‐term commitment to practicing law. Rather than answer such a question directly, you might respond to the underlying issue:  “I am aware of the demands of a full‐time law practice and I am fully committed to devoting the time and effort necessary to be successful in my career.” Another approach is to provide a non‐committal answer and change the subject.  Alternatively, you could tactfully question the relevance of the question.  If you believe that you have been discriminated against during an interview, please advise the Career Services Office.  Common Interview Faux Pas  Employers tell us that students often make the following mistakes. Avoid these blunders, or risk derailing your chances of landing an offer.  

1.  Failure to adequately prepare for the interview. 2.  Failure to show genuine enthusiasm for the employer and the position. 3.  Exhibiting negative body language, such as crossing your arms. 

9

4.  Failure to speak convincingly about your strengths. An interview is not the time      to be modest. 

5.  Giving long‐winded answers that go off topic. 6.  Answering interviewers’ questions before they’ve finished speaking. This 

demonstrates a lack of respect and consideration, and is a huge pet peeve of those conducting interviews. 

7.  Assuming you are not qualified for the position. 8.  Being defensive or apologetic. 9.  Wearing sloppy or revealing clothing. 10.  Being overwhelmed by what you perceive to be your biggest weakness, such as 

mediocre grades. 11.  Arriving late for the interview. 12.  Speaking in a too‐familiar way with interviewers. 13.  Demonstrating a lack of courtesy to support staff. 14.  Not asking questions. 15.  Asking questions about salary, benefits and schedule flexibility too soon. 

 Appropriate Follow Up  There is some disagreement about the value of thank you letters. Some employers feel slighted when they do not receive a thank you letter. Other employers believe the letters can only hurt you if they contain mistakes.  The CSO recommends that you send thank you letters anytime you have interviewed for a position, conducted an informational interview (whether in‐person, via telephone or email), or any other time someone has assisted you in your job search.  If it’s a close call between you and another candidate, a thank you letter may provide the edge that propels you to victory. Says one employer: “I have gone out of my way to hire candidates who have the grace to send a thank you note.”  A handwritten note on conservative stationery is always appropriate. You may also type your thank you letter in a business letter format.  The protocol for sending an email thank you is still evolving. Although emailing thank you letters is acceptable, some employers still express a preference for thank you letters sent via U.S. mail.  Your thank you letter should be as personal as possible. Thank the person for his or her time and mention something in particular that you found helpful or interesting. (“Thank you for your suggestions about courses that I should take before I graduate.”)  Convey honest enthusiasm in your thank you letter. Stress your specific skills and experiences that make you a particularly attractive candidate for the position. 

10

  If you have interviewed with a large number of people in the same office, you do not have to send thank you notes to every person. You may select one or two people to send notes to, and ask them to pass along your thanks to the other people with whom you interviewed. If you do decide to send all interviewers individual thank you notes, make sure that you personalize each one to make it a little different – thank you notes usually end up in the same file and may be compared.  It’s a good idea to ask each interviewer for a business card as you proceed through your interviews. Immediately following your interview day, jot notes about particular interviewers on the back of his or her business card. This will help immensely as you write your thank you notes.  Send your thank you notes as soon as possible. Within 24 hours is ideal, so that the interview is still fresh in your mind. Don’t forget to proofread carefully – a single error in your letter may be fatal. Feel free to email your thank you letter to the CSO for review. We also have sample thank you letters that may assist you.  Above all else, your thank you letter must be well‐written, error‐free, courteous, and sent to the appropriate person(s) and address. Don’t invest time and energy in your initial cover letters, resumes and interviews only to sabotage your efforts with a careless follow‐up communication. 

11

APPENDIX A – POSSIBLE INTERVIEW QUESTIONS  

• Tell me about yourself. • How would you describe your personality type? • What is your most significant accomplishment? • What is the greatest obstacle you have overcome in your life? • What are your strengths/weaknesses? • What do you do in your free time? /What hobbies or other interests do you have? • Why do you want to be a lawyer? • What qualities do you have that make you believe you will be a successful lawyer? • What one thing on your resume best demonstrates your potential to be a successful lawyer? • Why did you go to law school? • Why did you choose to go to Wayne State University Law School? • How are you enjoying law school? • What was your favorite course at law school?  At undergraduate school? • What courses did you dislike? • Explain your GPA/class ranking. • How did you like your experience at _______ (internship, clinic, job, volunteer work)? • What did you like best/least about that position? • If I called your most recent employer, what three things would they be most likely to say about you? 

• Tell me about your experience on ______ (law review, moot court, student organization). • Why do you want to work for this firm/company? • What do you know about this firm/company? • What part of our practice is of special interest to you? • In what type of work environment are you most comfortable?   Why? • What makes you different from the other candidates for this position? • What can you offer this firm/company? • What are your expectations of an employer? • What would be your ideal job following graduation? • Where do you see yourself 5/10 years from now? • How do you plan on pursuing continuing education after graduation? • How do you think the legal profession is viewed by the public? • Why do you want to work in this city? • Who else are you interviewing with?  Do you have any offers already? • Is there anything I should know about you that we have not discussed?  Is there anything you would like to add to our discussion? 

• If you graduated, passed the bar and had a year to do whatever you wanted, what would it be? 

• When are you available to start working?   

12

Part‐time positions • How are you planning to balance your schoolwork and this part‐time law clerk position?  Small Firms • What do you know about small firms? • How committed are you to working for a small firm? • How would this firm satisfy your career goals? • Do you consider yourself easy to get along with? • Are you comfortable working independently? • Will you be able to take on responsibility quickly?  Government Employers • Why are you interested in this government agency? • What do you know about this agency? • Why do you want to work for the government? • What are your long term career goals and how does government employment fit into that plan? 

• Are you interested in any other government agencies?  Why do you prefer this agency? • What training/education do you have in administrative law? • How much courtroom experience have you had?  Second Career • What made you decide to change careers and go to law school? • What about your first career has prepared you to be a lawyer? • Will you be comfortable starting over as a new lawyer after __ years in your first career? 

13

14

APPENDIX B – QUESTIONS YOU CAN ASK THE INTERVIEWER  • What type of attorney training program do you have? • Do you have a mentorship program for law clerks/associates?  If so, how is it structured? • Does the firm encourage and support outside training programs and seminars for associates? • Are law clerks/associates rotated through different departments?   • Do law clerks/associates have a choice concerning department placement? • How are law clerks/associates evaluated? • What is the time period before an associate could expect to have a full case load?/ go to court?/ meet with clients? 

• What is the typical caseload for an associate? • How are projects assigned to law clerks/associates? • What types of projects are assigned to law clerks/associates? • How are law clerks/associates supervised? • Do you provide an orientation for law clerks/associates and, if so, what type? • How is this firm involved in the community? • How long have you been working for this firm?   • What type of work do you do?  Can you describe your typical day? • How are associates involved in the work that you do? • What do you find most rewarding/challenging about your work?’ • Why did you choose to work for this firm? • What is the firm’s long range or strategic plan? • How long before an associate is considered for partnership? • Are associates expected to develop a client base before being considered for partnership? • How would you best describe the firm’s work environment/atmosphere? • What is the firm’s management/governing structure?  Are associates involved in firm management? 

• Who are the firm’s major clients? • What are the firm’s greatest growth areas? • Are there new practice areas in development? • What technology resources does the firm have?  How is technology supported?  What is the firm policy on Lexis and/or Westlaw use? 

• Does the firm have a library?  Is it staffed?  Does the library have resources specific to your area of interest?  

• What is the hiring process and what criteria are most important in selecting law clerks/associates? 

• How many summer associates were offered permanent positions in recent years? • How is your firm’s summer associate program different from other firm’s programs?