juuso Äikäs suomen projekti-instituutti oy · 3 © suomen projekti-instituutti oy...

© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Puolita kehitysprojektiesi määrä!

Juuso ÄikäsSuomen Projekti-Instituutti Oy

2 © Suomen Projekti-Instituutti Oy

Projektinhallintapäivä TTY 12.8.2009

Projekti

• Projekti on työ, joka tehdään määritellyn, kertaluonteisen ja ainutkertaisen tuloksen aikaansaamiseksi. Projektilla on aina

–tavoite (sekä projektin lopputuloksen että sen aiheuttaman hyödyn suhteen)

–aikataulu–budjetti–oma organisaatio

• Projekteja tehdään koska–Projektit ovat keino toteuttaa strategia –Organisaation kannalta projektityö tarkoittaa muutosten

(kehitystoimien) onnistunutta läpivientiä.–Yksilön kannalta hallittu projektityö auttaa selkeyttämään ja

hallitsemaan työtä sekä luomaan onnistumisen elämyksiä. Projektityö on siis muutoksen- ja stressinhallintakeino.



Miksi vähentää yhtäaikaisten projektien määrää?

• Hallinnan vaikeusasteen kurissapito–Mitä useampi yhtäaikainen projekti on käynnissä, sitä vaikeampi on

hallita niiden välisiä riippuvuuksia

• Time to market–Mitä pidempään kehitysprojekti kestää, sitä hitaammin hyöty

saavutetaan–Mitä kauemmin kehitysprojekti kestää, sen varmemmin projektin

hyötyyn liittyvät oletukset häviävät

• Lehmäkin on lypsettävä–Kehitysprojektit vievät resursseja prosesseista (ydin-, tuki-, tms)

• Varmista että kehitysprojektisi johtavat prosessin parantumiseen



Organisaation projektien hahmottaminen

Projektimainen työtai jotain sellaista

”mössö”

Projektit

prosessityö

”mössö”

Projektit

prosessityö

”mössö”

C projektit

prosessityö

B projektit

A projektit

monimutkainen, haastava, projekti

tavanomainen projekti

yksinkertainen projekti

Lähtötaso:projekteja ei tunnisteta

systemaattisesti

Projektimalli olemassa, ei skaalaudu

Projektimalli skaalautuu

vaativuuden mukaan

Hen

kilö

resu

rssi

en ty

öaja

n ja

kaum

a



Projektien luokittelu vaativuuden mukaan

Toimituksen laajuus, räätälöinnin tarve

Aikataulu

Sidosryhmät

Ulkoiset tekijät, juridiikka

Kustannukset

Strateginen ja asiakkuuden merkitys

Projektin taloudelliset hyödyt

…

Projektianalyysi Luokitus Ohjausmallin valinta

XXXLopetus- Loppuraportti

X

X

X

X

X

X

Toteutus- Dedikoitu ohjausryhmä

-Ohjaus yks.johtoryhmässä

-Raportointi

X

X

X

X

X

X

X

X

Suunnittelu- Projektisuunnitelma- Viestintäsuunnitelma- Riskianalyysi- Vaiheistusaikataulu

XX

XX

XX

Valmistelu- Projektiehdotus/Sopimus- Projektin organisointi

XEsisuunnittelu

CBA

Projektinkuvaus



Päätöksentekoprosessi

Idea

Idea

IdeaIdea

Idea

IdeaIdea

Idea

IdeaIdea

Idea

IdeaIdea

Idea

Idea

IdeaIdea

Idea

IdeaIdea

Idea

IdeaIdea

Idea

IdeaIdea

G0: Ideoiden kirjaus

G1: Toimeksianto suunnitella

Projekti 01

Projekti 02

Projekti 03

G2: Projektisuunnitelma hyväksytään

100 ideaa/ehdotusta

20 kuvausta

5 suunnitelmaa3 projektia



Projekti II

Projekti IIIProjekti I

Oikeiden projektien valinta

� Onko projektilla selkeäkytkentä organisaatiosi strategian toteuttamiseen?

� Resurssitarkastelu

� Mitä ylipäätään on mahdollista tehdä?

� Millaiset ovat resurssi-toleranssit?

� Mahdollisista projekteista valitaan

� Eniten hyödyttävät

� Vähiten riskaabelit

Parem

pia p

roje

kteja

!

P1

P3

P2

P4

Lii

ke

toim

inta

hyö

dyt

RiskitIso pieni

pieni

Iso



Ovatko projektit linjassa strategian kanssa?



Resurssisuunnittelu projektin eri vaiheissa

Projekti-idea

Valmistelu

Suunnittelu

Toteutus

G0G0

G1G1

G2G2

Projekti

Ohjaus Toteutus Koulutus

2009 2010 2011

Resurssivarausten tarkkuus

Resurssivarauksen taso

vuosivaraukset

viikkovaraukset

Yhtiö- tai yksikkö-kohtainen resursointi

roolipohjaiset varaukset

henkilökohtaiset varauksetPäiväsuunnitelmat

henk.koht. vastuulla

kvartaali tai kuukausi-varaukset



Parem

pia p

roje

kteja

!

P1

P3

P2

P4

Lii

keto

imin

tah

yö

dyt

RiskitIso pieni

Tarkastus,vertailu

jayhteenveto

Projektin omistajat Projektitoimisto Salkun ohjausryhmä

pieni

Iso

Projektien priorisointi systematisoitu

Liiketoiminta

hyödyt

Riskit

Projekti-

kuvaus

Liiketoiminta

hyödyt

Riskit

Projekti-

kuvaus

Liiketoiminta

hyödyt

Riskit

Projekti-

kuvaus

Liiketoiminta

hyödyt

Riskit

Projekti-

kuvaus

Liiketoiminta

hyödyt

Riskit

Projekti-

kuvaus



Priorisointi

• Mihin suuntaan muutamme päätöksentekoa?

Projekti 1

Projekti 2

Projekti 3

Projekti 4

Projekti 5Resurssit

Pro

jekt

i 1

Pro

jekt

i 2

Pro

jekt

i 3

Pro

jekt

i 6

Resurssit

Aika Aika



Päätöksentekoprosessi

Business- case (Liiketoimintahyöty) on tärkein kriteeri:

• Kannattavuuden tunnusluvut (Esim. ROI, Nykyarvomenetelmä NPV)• Hyötylista• Edellisten kombinaatio• Tarkistuslistat• Balanced Score Card, tasapainotettu mittaristo

Projektien välinen vertailtavuus erittäin tärkeää!



Projekteja käynnistetään liikaa koska…

• Projektien ja projektitarpeiden määrä kohonnut ja sen mukana päätöksentekomenettelyt eivät ole kehittyneet

• Periaatteet eivät ole sisäistetyt – ei huomata henkilöresurssien riittämättömyyttä

• On helpompi käynnistää monta – riski lykätään ”kauemmaksi”• Tyypillinen johtamistapa suosii kiirettä käynnistää projekteja• Resurssien suunnittelu ontuu -> yliarviointi• Halutaan omalle projektille käynnistyspäätös (omaan pussiin

pelaaminen)• Projektien todellinen vertailu on vaikeaa – siihen ei ole aikaa panostaa

”Projekti on vaarallinen otus siksi, että se näyttää niin vaarattomalta”- Jörgen Westerling, eCraft Oy -



Kuinka onnistuu …

Luo kiireen tuntu, kriisimeininkiä!

Perusta salkkuryhmä

Viesti ja myy päämäärää

Rohkaise toimintaan

Markkinoi välitavoitteita

Älä hellitä

Artikuloi päämääräselvästi.

Esim. ”Puolitetaan kehitysprojektien lukumäärä”

Oppi ottaa aikansa, kulttuuri muuttuu hitaasti

Luo perustaLuo perusta Aseta päämäärä

Aseta päämäärä ToimiToimi Jatka

sitkeästi

Jatka sitkeästi

Lähde: Kotter; Success of change in organisation

© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Kiitos!Kysymyksiä, kommentteja?

Juuso ÄikäsSuomen Projekti-Instituutti Oy

[email protected]. 050 520 2882

juuso Äikäs suomen projekti-instituutti oy · 3 © suomen projekti-instituutti oy...

Documents