Indhold:

Grundlæggende Side 2

IntroduktionSide 3: GrundmodulSide 4: KalenderSide 5: DokumentSide 6: JournalSide 7: Kommunikation

EksemplerSide A-: GrundmodulSide B-: KalendermodulSide C-: Journalmodul

Side 30: Forventninger til edb

Side 31: Implementering /Krav til hardware

Side 32: Prisliste og tilbud

Udgave: April 2005___________________Forhandler: Novologsales@ClinicCare.comwww.ClinicCare.com

+45 38 34 19 40man-tor 0800-1600fre 0800-1400

Page 1

ClinicCareDit kliniksystem

www.ClinicCare.com

Mange tak for din interesse vedrørende edb-systemet ClinicCare.

Formålet med denne manual er at hjælpe dig igennem processen med at anskaffe et edb-system. Når du har set materialet igennem er du velkommen til at kontakte os, og diskutere muligheder og få afklaret spørgsmål.

ClinicCare er et modulopbygget system – det betyder at du kan starte med et billigt grundsystem og derefter udvide efter behov.

Indhold: Grundlæggende områderDiskussion af grundlæggende områder (produktet og support etc.).

Introduktion til modulerFor hvert modul gennemgår vi funktionalitet og omkostninger – så du kan vurdere hvilke moduler klinikken kan have fordel af . EksemplerHer kan du se nogle eksempler på hvordan modulerne bliver brugt – modulerne er omfattende så målet er blot, at give en ”forsmag” på modulet. Eksemplerne kan du afprøve hvis du installerer den medfølgende demo-CD. Hvis du vil afprøve flere dele af systemet kan vi fremsende flere eksempler.

Forventninger til edbHer nævner vi de områder hvor forventningerne erfaringsmæssig kan briste!

ImplementeringHer beskrives hvordan man i praksis kommer i gang med edb.

Prisliste og tilbudAktuelle priser og tilbud.

Kiropraktor Annette PedersenFalkoner Alle 57

2000 Frederiksberg

Page 2

At implementere et computer system er en proces, vi anbefaler at du kontakter os når du har set materialet igennem – så kan vi diskutere muligheder.

Med venlig hilsen

Anders Kjærulffakjarulff@novolog.dk

Page 3

Grundlæggende områder

Hvorfor computer system?Et computer system skal frigøre tid og hjælpe med at organisere data og procedurer – så der bliver mere tid til bedre service og kvalitet. Forretningsmæssigt skal systemet hjælpe med at holde styr på økonomi og indikatorer, så du bliver opmærksom på problemer eller trends før de skader forretningen. Eksempler på det kunne være omsætning, omfanget af tilgodehavende, antal behandlinger, ventetid, aflysninger osv. Ulempen med et computer system er, at man bliver følsom overfor tekniske problemer som strømudfald og computer problemer. Vi oplever ikke mange problemer, dog er det vigtigt at følge vores backup strategi, som giver retningslinier for backup af data og for hurtig reetablering i tilfælde af defekt.

Mission & VisionVi mener at der er brug for et godt, gennemtestet og billigt program til klinikkerne. Vi er opsatte på at lave det bedste system i samarbejde med brugerne. Mere end 200 klinikker anvender i dag systemet – og for hver ny klinik er vi en mere til at udvikle systemet i den rigtige retning.

Produkt10 års udvikling på Microsoft Windows platform har gjort ClinicCare til et komplet, stabilt, effektivt og gennemtestet system. ClinicCare er nu mere end blot et regnskabssystem - ClinicCare er et ”management system”, hvor vi kan opsamle forretningskritisk information såsom patient- og medarbejder- tilfredshed, proces indikatorer (f.eks. ventetid) og finansielle nøgletal.Journalmodulet har speciel fokus fordi det er der behandleren skaber økonomien og kvaliteten, derfor tilstræber vi at indbygge flest mulige værktøjer som hjælper journalføringen. Cliniccare er brugervenligt, idet vi anvender et unikt “opgave-styret” princip, som betyder at når du f.eks vil lave en ny tid så fører systemet dig igennem nogle steps. Det gør brugen effektiv, simpel og minimerer antallet af fejl. ComputereUdover vores program kan vi også levere computere, men klinikken kan udmærket bruge en anden computer leverandør. Det kan faktisk være en fordel at have en lokal kontakt, som har ansvaret for at computeren kan starte. Nogle klinikker allierer sig også med en ven eller patient som kender til computere og som vil hjælpe med anskaffelsen. ImplementeringBaseret på vores erfaring anvender vi en ”skridt-for-skridt” implementering, hvor du starter med grundmodulet og senere anskaffer andre moduler, hvis klinikken kan have gavn af dette. Denne metode er sikker og skaber mindst stress for klinikken.

SupportVi tilbyder support via telefon, email og besøg. Vi er fokuseret på at holde service-omkostningerne nede, dette opnås primært ved at vi laver et stabilt program, men sekundært gør vi behovet for besøg i klinikken minimal. Det er muligt ved anvendelse af fjernbetjening, hvor vi kan komme ind på klinikkens

Page 4computer og løse større problemer. Windows XP Professional og Windows 2003 indeholder programmer til denne fjernstyring – så du behøver kun en internetforbindelse for at vi kan lave fjern support.

De følgende sider vil liste funktionalitet og priser for hvert modul. Det skulle gøre det muligt at afgøre hvilke moduler du ville kunne have gavn af.

Page 5

Introduktion til grund/lite modul

Dette grundmodul skal være installeret før man kan anvende andre moduler. Typisk starter klinikker med dette modul. Modulet indeholder dagligdags funktioner omkring patient registrering og afregning.

Indhold:

Registrering af patienter, regninger og betalinger Styring af restance og tilgodehavende , afregning til sygesikring og

”danmark”. Med en magnetkortlæser kan patientoplysninger indlæses fra

sygesikringskort. E-mail adresse registrering på hver patient (bruges til at sende email) Man kan registrere et “mærke” på hver patient og lave ”Todo”-lister Håndtering af patienter der skal indkaldes med et fast mellemrum Systemet kan automatisk tildele et unikt journalnummer til hver patient Det er muligt at gemme et billede på hver patient Mulighed for at oprette andre betalere eksempelvis firmaer, kommuner og

forsikring På hver regning kan man overskrive de priser som systemet automatisk

foreslår Man kan på alle regninger angive hvor mange rykkere der er sendt Man kan på alle regninger angive en detaljeret beskrivelse af

behandlingen Systemet holder styr på om en given regning er udskevet Opbygningen af kvitteringer kan tilpasses klinikkens behov, eksempelvis

med logo Det er muligt at sætte en kommentar på hver betaling, kan bruges som

reference nota til en bank Der er indbygget en speciel funktion til at lave dagsafslutning og gøre

kassen op Mere end 50 forskellige udskrifter i forbindelse med adresselister,

omsætning, regnskab osv Labels kan designes (vi leverer nogle standard udgaver) Statistik over hvem der henviser flest patienter til din klinik Det er muligt at have fire forskellige priser på den same ydelse Systemet kan håndtere moms (Hvis klinikken er momsregistreret) Med lagerstyring kan du bestemme hvor meget du vil have på lager, så

systemet selv oplyser hvornår den løber tør for varer. Kostpris kan registreres på vare.

Separat adressekartotek og telefonbog, hvor kollegaer, læger, firmaer osv kan gemmes

Man kan gemme hjemmesider på kollegaer og firmaer, og åbne dem direkte

Utallige søgemuligheder, blandt andet på fødselsdage, navn, adresse, postnumre og byer.

Databasen er lavet med henblik på sikkerhed, og kan ikke læses af andre

Page 6

Introduktion til kalendermodulet

Vores kalender indeholder de samme funktioner som en papirkalender, men den elektroniske kalender er derudover et effektivt værktøj til at finde ledige tider, søge efter aftaler, flytte eller slette aftaler og udskrive breve og labels. Kalendermodulet vil standardisere procedurer og frigive tid til håndtering af patienter.

Indhold:

Kan bruges både med og uden mus Aftaler kan flyttes ved at ”trækkes” med musen (”Drag and drop”) Gentagelses-funktion som gør det muligt at gentage en aftale et antal

gange ud i fremtiden Mulighed for hold-aftaler Automatisk påmindelse via SMS og talebesked (kræver

kommunikationsmodul) Nemt at oprette ”multi” aftaler (flere aftaler på samme patient) Man kan se kalenderen i forskellige udgaver: uge, dag, én behandler, flere

behandlere i rækker, pr lokale eller bare de behandlere der er på arbejde Man kan overføre aftaler til Outlook/Palm/PDA (kræver at Outlook er

installeret) Man kan ligge aftaler i en venteliste, og så hurtigt planlægge aftalen ved

hjælp af ”Træk og slip” Farver bliver brugt til at indikere hvilke patienter der er ankommet, for

sent på den osv For hver behandler er det muligt at sætte normale arbejdstider og ferie,

men det er også muligt at ændre arbejdstider for en bestemt dag. For hver behandlingstype er det muligt at definere hvilke rum der skal

bruges, samt hvor meget tid der skal afsættes hos hver behandler Man kan afsætte tidsrum til specielle aftaler, eksempelvis at nye patienter

kun kan komme på bestemte tidspunkter. Ferie og klinikkens åbningstider kan lægges ind. Et ubegrænset antal behandlere og lokaler kan vises i kalenderen For hver behandler kan man opdele en time på en bestemt måde,

eksempelvis 00 15 30 45 Det er også muligt at bestemme hvordan kalenderen opdeler en time,

eksempelvis 00 15 30 45 Automatisk backup af aftaler i en separat fil, giver ekstra sikkerhed Man kan lave en kommentar på hver dag. Systemet indsamler automatisk informationer som kan bruges til analyser

omkring aflysninger, ventetider osv.

Page 7

Introduktion: Dokumentmodul

Dette modul anvendes til brevskrivning. Systemet indeholder en række skabeloner, der udover kan du selv lave skabeloner, som automatisk henter oplysninger fra patient-stamkortet/journalen. Modulet vil spare dig for tid i forbindelse med at lave breve - men lige så vigtig – får du arkiveret dokumenter så de er nemme at finde frem igen.Modulet har indbygget sin egen simple tekstbehandling, så man behøver ikke andre programmer – såsom tekstbehandlingsprogrammet Microsoft Word.

Indhold:

Phrase-system, hvor ofte anvendte sætningskonstruktioner kan lagres Dokumenter arkiveres under hver patient samt under hvem modtageren

er, så de er nemme at finde frem igen. Mulighed for at lave egne skabeloner, hvor du kan flette med mere end

200 felter fra databasen. Dokumenter kan sendes med Email Arkivering af pdf, word, regneark osv under hver patient. Mulighed for at scanne dokumenter direkte ind – og arkivere dem på

patienten. Du kan registrere modtagere i et kartotek, så du let kan hente adressen på

f.eks en bestemt læge. Mulighed for at arkivere billeder og video på patienten. Systemet gemmer altid forrige udgave af et dokument, så du altid kan

fortryde og gå tilbage til forrige udgave.

Page 8Introduktion: Journalmodul

Indhold:

- Hurtig adgang til journaloplysningerne via alle computere i netværket. - Effektiv phrase-bibliotek, så sætninger hurtigt kan dannes.- Anvendelse af Tegn-systemet.- Separat registrering af: anamnese, subjektiv, objektiv, undersøgelse,

diagnose, behandling/terapi.- Mulighed for at tilknytte video og billedfiler (f.eks. skannede billeder,

digital foto, breve)- Udskrivning af journaloplysninger til breve/attester.- Der kan laves flere journaler per patient. - Mulighed for at klassificere problemer med egne koder (anvendes til

statistik).- Hvis kommunikationsmodulet anvendes kan henvisninger og

korrespondance fra datasundhedsnettet indlæse til journalen- Kan anvendes på ”tablets” (hvor du klikker/skriver på skærmen).- Kan anvendes i ”wireless”-netværk – dvs. du kan bære rundt på et bærbar

computer, som via radiobølger udveksler journalen med din hovedcomputer.

Fordele og ulemper:

Fordele:”Hurtig tilgang”: Elektroniske journaler kan hurtig hentes frem på skærmen.

Læsbarheden af journaler er nogle gange et problem med papirjournaler – især når de efterhånden er fyldt op med noter. Elektroniske journaler gør det muligt at sortere/filtrere de oplysninger man har brug for. Man undgår også problemet med at nogle håndskrevne noter ikke er læsbare.

Standardisering/hurtig indtastning: Elektroniske journaler gør det nemmere at standardisere journalføring. Ved brug af skabeloner kan man lave masker, hvor man blot skal tilføje enkelte ord for at have en hel sætning.

Videre anvendelse: En af de største fordele er de tilfælde, hvor journaloplysninger eksempelvis skal anvendes til en attest eller brev. Da journaldata er elektronisk lagret er det nemt at indflette/kopiere data til breve/attester.

Ulemper:Sårbarhed: Når flere og flere af klinikkens rutiner lægges på edb, er man mere afhængig af at computeren kan starte op. Hvis man samtidig er flere behandlere og skal håndtere mange patienter kan man opleve det som en stor driftsforstyrrelse, hvis man lige pludselig ikke kan starte sin computer. For at minimere denne risiko er det vigtigt, at man har en velfungerende sikkerhedskopi-funktion, og at ens computere/netværk er stabile. Vi oplever dog ikke særligt mange problemer med de klinikker der har journaler. Hvis man vil ”køre med livrem og seler” har vi indbygget forskellige muligheder:

- Kopiering af databasen (journaler) til hver af computerne. Dvs. hvis en computer ikke kan starte kan man få adgang til journaldata fra en anden computer.

Page 9- Automatisk sikkerhedskopi af journaldata. Systemet kan f.eks. hver 15.

minut tage en kopi af dagens indtastede behandlings noter, som kan findes i en fil på behandlerens computer.

- Udskrivning af journalen (anamnese og objektive data) på papir, således at uanset hvad der sker, har klinikken på papirform disse oplysninger.

2-10-fingersystem: Hvis man ikke er vant til at taste på tastatur vil man opleve det, som en hæmmende faktor at skulle taste journaler via tastatur. For at kunne indtaste elektroniske journaler skal man have opøvet en god rutine i, at skrive på tastaturet (nødvendigvis ikke 10 fingersystemet).

Page 10Introduktion: Kommunikationsmodul

Følsomme patientdata må ikke sendes i almindelige E-mails, i stedet skal man bruge det danske datasundhedsnet, hvor man udveksler data. Kommunikationsmodulet gør det muligt at koble sig på dette net og udveksle data i bestemte formater. Følgende typer af kommunikation understøttes p.t.:

- Sende og modtage breve/epikriser til kollegaer, læger og andre på datasundhedsnettet.

- Sende sygesikringsafregning til Amtet.

- Modtage og sende henvisninger fra læger/hospitaler.

- Modtage kartotek over læger/fysioterapeuter etc. som løbende opdateres.

- Mulighed for at sende SMS/Talebeskeder til påmindelse af aftalte tider

- Mulighed for at sende E-mails direkte til patienter.

- Kunne modtage programopdateringer automatisk.

Kommunikationsmodulet anvendes i forbindelse med de andre moduler i ClinicCare. Dvs. de muligheder man får med kommunikationsmodulet afhænger af de moduler man i forvejen anvender i ClinicCare. Nedenstående tabel viser f.eks., at hvis man vil sende sygesikringsafregninger skal man have kommunikationsmodulet samt grundmodul:

Grund-modul

Dokument

Journal Kalender

Sygesikringsafregning

X

Korrespondance/breve

X X

Henvisninger X X (X) *Modtage data (lægeadresser etc)

X

Sende SMS/Talebeskeder

X X

*) Hvis man ikke har journalen kan henvisningen indlæses som et almindeligt dokument. Hvis man omvendt har journalmodulet vil henvisningen kunne indlæses i anamnesen.

Fordele og ulemper:

De rent tekniske fordele er, at man undgår besværet med forsendelse af papir og disketter, samt at brevene kan indlæses i modtagers edb system. Ligeledes indlæses data i egen journal, når man modtager breve. Endvidere er der en højere grad af sikkerhed, da dataene indlæses elektronisk og derfor ikke forvanskes.

Page 11Ulempen kan være at man bliver afhængig af at telefonforbindelsen altid er i orden (vi har dog sikret os at det er muligt at kommunikere via f.eks. diskette).

En væsentlig fordel ved kommunikation er, at kommunikationen mellem bl.a. læger styrkes, idet det bliver let for lægen at sende henvisninger/breve til de klinikker der anvender kommunikationsmodulet – og lægen får omvendt på en nem måde klinikkens tilbagemeldinger tilbage. Det kan betyde en øget tilgang af patienter.

Page A.1Eksempel på brug af grundmodulet

Grundmodulet har mange funktioner – vi skal her blot gennemgå et eksempel.

Efter login (med brugernavn ”DEMO”) vil systemet åbne ”Joblisten”, som kan vise ankomne patienter, patienter der er behandlet og alle dagens patienter. Joblisten er udgangspunkt for brugen af systemet.

Vi vil nu vise hvorledes du registrere en patient og laver en regning. Bemærk hvorledes systemet vil ”guide” dig igennem forskellige skærmbilleder.

I joblisten klikker du på "Ankomst"-knappen (du kan også bare trykke på ”*”-tasten)

Systemet viser et søgebilledet, hvor du kan taste en fødselsdag eller del af et navn. Hvis du har en magnet-kortlæser kunne du i stedet indlæse patientoplysningerne fra sygesikringskortet

Indtast "241290" og tryk ENTER.

Systemet vil nu vise en liste over de patienter der har fødselsdag 241290. Brug "Pil ned/op"-tasten for at vælge den rette patient. Hvis patienten ikke findes i listen kan du vælge ”<Ny>”.

Marker ”<Ny>” og tryk ENTER.

Der vises nu et specielt billedet, som kun anvendes ved oprettelse af nye patienter. Formålet er at registrere de vigtigste oplysninger såsom navn og telefonnumre.

I feltet ”Indgangsvinkel” kan du angive grunden til at patienten netop er kommet hos dig. Denne oplysning anvendes bl.a. til statistik.

Tryk på ”*”-tasten for at gemme og gå videre.

Page A.2

Du skal nu angive det ”job” patienten er kommet for. Systemet viser en liste af jobtyper, som du selv kan definere.

Hvis jobtypen kræver, at der findes en henvisning og hvis der allerede findes en åben henvisning på patienten vil systemet åbne patientbilledet som det næste.

Hvis der omvendt ikke findes nogen henvisning vil systemet vise ”Henvisning”-billedet, hvor man bl.a. kan indtaste oplysninger om henviser, anamnese og behandlingsforslag.

Når du gemmer henvisningen vises patient detailbilledet

 

Page A.3I patientbilledet kan du se/rette alle oplysninger omkring patienten.

Adresse, telefonnumre, egen læge, tidligere henvisninger, og dagens aftale (nederst til venstre) .

Hvis du klikker på ”Andre Info” viser systemet endnu flere felter.

For at lave en regning klikkes på "Ny Afregn." (eller tryk Alt+A).

 

Ny vises regningsbilledet, hvor du kan indtaste ydelser for dagens behandling. Systemet foreslår – på baggrund af jobtypen – automatisk en ydelse/pris, men du kan naturligvis skrive andre ydelser/priser.

Hvis patienten ikke betaler klikkes der "Gem/Luk", - system husker så restancen til næste gang eller når du udskriver restancelisten.

Hvis patienten betaler trykkes der f.eks. F5 for kontant betaling.

Ovenfor har du set de mest anvendte skærmbilleder – og med dem kan du faktisk få registreret patienter og lavet regninger og betalinger. Når dagen er omme kan du udskrive diverse lister, som du kan bruge til

bogføringen hos revisoren.

Page A.4

Page B.1Eksempel på brug af kalendermodulet

Håndteringen af patienter, afregninger og betalinger er den samme uanset om kalenderen anvendes eller ej. Joblisten (som viser de patienter som pt. er i klinikken) er altid hoved-skærmbilledet. Herfra registreres ankomne patienter, der kan laves nye aftaler, eksisterende aftaler kan ændres.

I eksemplet nedenfor vil vi oprette en ny tid på en patient.

Opret en ny aftale på en patient

Klik på ”Ny tid”-knappen (denne knap findes i ”joblisten” og på ”patient”-billedet )

Hvis du klikker på ”Ny tid”-knappen i joblisten, så vil du efterfølgende få mulighed for at fremsøge den patient, som du ønsker at give en tid. I nogle tilfælde falder det ikke naturligt, at spørge om patient navn/cprnr, derfor kan du trykke ENTER uden at angive kriterier eller trykke ESC - Systemet vil da først når du vælger en ledig tid bede om patientoplysningerne.

Hvis patienten ikke findes i systemet i forvejen, så kan du vælge ”<Ny>” og derefter indtaste patientens navn og telefonnr. (du kan springe disse indtastnings-bokse over ved at klikke på ”ENTER”-tasten).

Derefter skal du vælge hvilken ”jobtype” aftalen skal være – de forskellige ”jobtyper” er noget du bestemmer. For hver ”jobype” kan du angive hvorlang tid der skal afsættes i kalenderen. Typisk vil du have en speciel jobtype for nye patienter, da de skal have afsat ekstra tid.

I næste skærmbillede kan du angive hvilken uge systemet skal slå op på i kalenderen. Hvis du trykker ENTER uden at angive noget, så vises den indeværende uge. Hvis du trykker 1+ENTER så vises næste uge. Trykker du 1+M+ENTER (eller M+1+ENTER), så går systemet en måned frem. I eksemplet her skal den nye aftale være om cirka 2 uger:

Systemet vil nu vise dig en oversigt med en hel uge og hele arbejdsdagen – ideen er at du hurtig skal kunne danne dig et overblik over hele ugens aftaler. Så er du fri for at bladre mellem de forskellige dage:

Page B.2

Page B.3

Kalender-billedet er opdelt i følgende dele:

Øverste venstre hjørne: Ddetaljerne for den nye aftale (den jobtype og behandler du har valgt vil stå her).

Øverste midterste del: Her vises en liste med alle fremtidige aftaler for den valgte patient.

Øverste højre hjørne: Valg af dag/uge/måned sker ved klik på et ugenummer eller et dagnummer. Du kan også trykke på +/- tasterne for at skifte hurtigt mellem dagene/ugerne. Nogle dage har en rød baggrundsfarve, det betyder at klinikken er lukket – Det bruges normalt til weekender, helligdage og ferie.

I selve kalenderen kan du klikke på den ledige tid patienten vælger. Systemet vil derefter vise beskeden:

Page B.4Hvis du trykker ENTER (eller ”N”) så vil systemet gemme aftalen. Klik”Annuller” hvis du ikke vil oprette aftelen. Hvis du vil oprette flere aftaler (på samme patient), så klik ”Ja” - Systemet vil i så fald gemme den nye aftale i listen over fremtidige aftale og være klar til at oprette en ny aftale.

Hvis du åbner patient billedet (klik ”Patient Søg” i joblisten) på patienten vil du kunne se de aftaler du har lavet.

Page 1Eksempel på brug af journalmodulet

Figuren nedenfor viser dele af journalen. Nederst til venstre kan du indtaste dagens behandling/terapi og puls. I figuren til højre er der mulighed for at indsætte billeder/video og påføre tegn.

Øverst til venstre vises de journaler/henvisninger der er registreret på patienten. En henvisning fra en læge vil være en linie i listen her. Listen viser altid de seneste/åbne journaler først. Ved at klikke på en linie vil systemet hente den valgte journal frem.

Øverst midt, findes forskellige note-felter: ”note”, som gemmes på patienten, ”journal note”, som gemmes på den enkelte journal og et ”cave”-felt, som indeholde vigtige oplysninger der er synlige i alle patientens journaler.

Til højre: ”Grafikområde” hvor systemet viser nogle standardbilleder/figurer afhængig af journaltypen - F.eks. vil en ortonyxi-journal vise begge fødder foroven. Der er her mulighed for at indlæse digitale billeder eller video og du kan indsætte tegn og bemærkninger i alle billeder. Du kan indsætte tegn ved at højre-klikke på ønsket placering i billedet. Herefter vises et vindue øverst til venstre, hvor du klikker på det tegn du vil anvende. Endelig kan du indtaste en note til tegnet.

Der skiftes mellem de forskellige dele af journalen ved at trykke på F1-F12 –tasterne. De fleste billeder har to visemåder – a) en detail, hvor man ser en given post, som man kan rette i og b) en liste form hvor man se alle historikken indenfor den del man ser på – f.eks. ved tryk på F7 åbne detail billedet for behandling. Hvis man trykker på F7 igen, så vises i stedet en liste hvor alle behandlinger er vist.

Page 2

Journalen – nogle detailbilleder

Vi skal her gennemgå nogle detaljer i journalen.

Når man åbner en ny journal vil system åbne et billedet, hvor anamnese/undersøgelser kan indtastes. Layoutet af dette billedet kan du selv bestemme – samtidig kan du lave flere udgaver, så du eksempelvis har en speciel form til ortonyxi og en anden form til sukkersyge.

Hvis du ofte anvender de samme formuleringer kan du anvende det effektive phrase-bibliotek. Her kan du konstruere sætninger ved brug af ”checkboxe” – det betyder at du ved klik på nogle checkbokse kan danne hele sætninger.

På den måde spare man tid, men en andet aspekt er, at det sikre en ensartet opbygning i journalerne.

Når man skal registrere dagens behandling vises et billedet, hvor systemet har kopieret teksten fra den forrige behandling man indtastede. På den måde kan man dels se, hvilket noter man lavede sidst, og dels bruge teksten så den blot skal rettes til (når systemet henter en tekst fra den forrige behandling farves feltet gult – når man har ændret teksten i feltet, ændres baggrundsfarven til den normale hvide).

Page 3

Eksempel på brug af kommunikationsmodulet

Modulet fungerer som et mail system, hvor indkomne og sendte breve findes i en liste. Her er et eksempel på et modtaget brev, sendt fra en læge i Ringe:

Brevet består dels af patientoplysninger (navn/adresse) og dels selve indholdet i brevet. Det betyder at man får overført patientens oplysninger til patientkartoteket:

...og brevet:

Tilsvarende er det nemt, at sende breve til kollegaer/læger.

Page 30Forventninger til Edb? Vi skal her nævne nogle forhold, som erfaringsmæssigt har betydning for hvorledes forholdet til systemet kan blive en succes:

Forventning til priserne : Vores målsætning er at tilbyde så lave priser som muligt. Dvs. at man vil se, at vores timepriser ligger i den lave ende. Det betyder, at der ikke er nogen ”buffer” til at give rabat/afslag i de ydelser vi giver klinikken. Når vi udfører arbejde i en klinik, kan man opfatte os, som en timelønnet ansat, hvor hver time bliver faktureret. Vi mener, at denne model er mest ”fair” og giver samtidig nogle meget konkurrencedygtige priser.

Forventning til garantier : I de fleste brancher har leverandøren et ansvar, som gør at kunden er beskyttet mest mulig. På edb-området er det dog omvendt normalt - at leverandøren af et system fraskriver sig dele af ansvaret. Når man køber computere (”hardware”) findes der den normale købsgaranti der dækker helt, men når man køber et stykke program (”software”), så køber man rettigheden til at bruge et program – en ”licens”. Vores program er meget gennemtestet, hvilket gør at eventuelle programfejl ikke vil være den store kilde til problemer. Omvendt kommer vi ud for, at programmet kræver indstillinger for at kunne bruges sammen med de forskellige forhold der findes i klinikken (forskellige printere, computere o.s.v.). Så man skal ikke have en forventning til, at man blot kan installere programmet uden at ændre nogen indstillinger. I kan også opleve, at når vi har installeret systemet så bliver der behov for, at vi kommer forbi igen og foretager yderligere indstillinger i takt med, at I tager flere dele i brug af systemet.

Forventning til systemet : Vores mål er at lave det mest komplette system, som samtidig kan tilpasses den enkelte klinik om nødvendigt. Det betyder, at vores system har utroligt mange parametre og indstillinger. Vores erfaring er, at det bedst kan betale sig, at lade os besøge klinikken og foretage indstillingerne – dette besøg kan evt. kombineres med et kursus. Vi ser ofte, at klinikkerne ikke får det maksimale udbytte af systemet, hvis de selv foretager installation og indstilling.

Forventninger til support : Ved at betale ”abonnement” får man adgang til gratis telefonsupport samt gratis programopdateringer. Alt andet arbejde vi udfører i klinikken eller på vores kontor faktureres. Der er situationer i forbindelse med telefonsupport, hvor vi vil fakturere medgået tid – det er tilfælde, hvor vi skal bruge uforholdsmæssig lang tid på at hjælpe klinikken, f.eks. hvis brugeren intet kendskab har til brug af Windows/computeren eller, hvis man over telefonen, vil have hjælp til indstilling af hele systemet. Et godt alternativ er da, at bestille et besøg i stedet. Vi kan som hovedregel besøge klinikken indenfor 3-5 dage. I tilfælde af akutte problemer, der kræver vores tilstedeværelse, der vil vi typisk kunne tilkaldes inden for en arbejdsdag. Endelig er der en mulighed for, at vi løser problemer via et modem (telefonforbindelse).

Som hovedregel er køberen med i supportordningen fra den dag ClinicCare tages i brug – dvs. når man begynder at udskrive regninger til patienter fra systemet. Supportordningen træder dog i kraft før ibrugtagning, hvis klinikken sammenlagt har brugt hjælp i mere end en halv time.Vi hører nogle gange argumentet, at de ikke behøver support, men supportordningen skal opfattes som en slags forsikring, hvor alle klinikker er med til at finansiere en supportmedarbejder – samt videreudvikling af programmet.

Forventninger til indkøringsperioden : Hvis man ikke i forvejen har edb har man den fordel, at det ikke er tvingende nødvendigt at tage EDB’en i anvendelse

Page 31på en bestemt dato – man behøver altså først at tage edb i anvendelse når man er sikker i brugen af systemet. Den mindst stressede overgang til edb får man, hvis man gradvist kan udføre flere og flere arbejdsopgaver på computeren. Man kan f.eks. starte med efter arbejdsdagen, at indskrive dagens patienter og se om man kan få systemet til, at passe med de papiropgjorte tal. Husk endvidere at kontakte det lokale amt for at indgå de nødvendige aftaler. Foreksempel, hvis I skal til at anvende elektronisk afregning over for Amtet, skal I kontakte Sygesikringen og fortælle det.

Page 32 Implementering:

Implementeringen er meget vigtig. Selv med det bedste system og bedste intentioner, kan det gå galt under implementeringen. Det er vigtig at implementeringen tilpasses den enkelte klinik.

BeslutningsprocesDer er mange detaljer vi ikke kan nævne i vores introduktionsmateriale. Derfor er du altid meget velkommen til at kontakte os for en diskussion omkring mulighederne. Vores mål er at give så objektiv et billede som muligt.

HardwareNovolog sælger hardware – men klinikkerne er meget velkomne til at købe hardware andet steds fra. Fordelen med en leverandør, som geografisk er tæt på klinikken er, at hvis der er problemer med hardwaren kan leverandøren yde hjælp hurtigt i klinikken. (Problemer der opstår i selve programmet ClinicCare kræver normalt ikke noget besøg). En del klinikker vælger enten selv eller ved brug af en person fra omgangskredsen, at købe og opsætte computere. Denne fremgangsmåde er den mest økonomiske. For klinikker som ikke har kontakt til en lokal leverandør kan vi dog tilbude en pakkeløsning, hvor vi levere en komplet opsat computer.

Mht. Kravene til hardware: Vi forsøger at optimere ClinicCare i enhver henseende, derfor er enhver ny computer i dag hurtig nok til at køre ClinicCare effektivt. For at ClinicCare kan køre skal ”Windows” være installeret først. Windows er den store ”forbruger” af plads på computeren. ”Windows” skal mindst have 2 gb (gigabyte) harddisk plads og 128 megabyte hukommelse. I dag er det normalt at sælge harddisk på 40-80 gigabyte, hvilket er rigeligt til programmerne de næste 5 år. Vi anbefaler at have mindst 128 megabyte hukommelse - men gerne 256 megabyte. Hvis man i forvejen har en ”gammel” computer, vil den næsten altid være god nok til at starte med. Vi anbefaler at man anvender ”Windows”-versionen ”Windows XP” eller nyere (ClinicCare kan ikke køre på Windows 98). InstallationInstallationen kan du selv foretage eller ved hjælp fra os (vedlagte CD kan anvendes). Du har en 30-dages returret (regnet fra installationstidspunktet), hvor penge betalt for programmet refunderes (tid brugt til support/installation vil ikke blive refunderet).

KursusDer er principielt to yderpunkter – enten sætter du dig selv ind i systemet eller, at du kan lægge uddannelsen helt i vores hænder. Imellem disse to yderpunkter kan man forstille sig mange løsninger. Hvis der er flere personer tilknyttet klinikker er det erfaringsmæssigt fordelagtig, at udnævne en superbruger i klinikken, som får mulighed for at sætte sig dybere ind i systemet. Hvis man har brugere, der slet ikke har anvendt computere/Windows tidligere, vil det være en fordel hvis der gennemføres grundlæggende Windows/Computer-kurser. Her er en skitse for en kursus plan:

1. Systemet installeres (vi hjælper over telefonen)2. Superbrugeren går igennem nogle øvelser (som vi sender). Vi besvarer

spørgsmål via telefon/mail.

Page 333. Superbrugeren afholder et introduktionskursus for andre i klinikken. Hvis

der findes brugere der aldrig har brugt computer, gennemføres øvelser i generel brug af computeren.

4. Vi afholder et kursus i klinikken. Ved den lejlighed foretager vi den endelige installation af programmet.

5. Derefter følger en indkøringsperiode, hvor computeren anvendes mere og mere. Når alle brugere føler sig klar til at bruge computeren 100% aftales en ”skæringsdato”, hvorfra computeren anvendes.

6. Hvis der er usikkerhed omkring brugen af computere kan man eventuelt aftale et opfølgningskursus

Efterfølgende er der brug for, at man løbende vurderer om systemet/klinikken kører effektivt. Vi ser en del gange, at klinikken ikke bruger systemet fuldt ud og at de kunne få stor gavn af nogle funktioner de ikke ved findes. Så kontakt os endelig, hvis du fornemmer at ting kunne gøres mere effektiv – det er ofte tegn på at der findes en mulighed i systemet der ikke kendes.

Page 34Prisliste og kampagnetilbud

En gang om året arrangerer vi en fælles opstart, hvilket betyder at flere klinikker samtidig starter med EDB – det betyder at vi kan gøre det billigst mulig. Frem til 20. juli 2005 har vi følgende tilbud: Element Normal

prisDKKInkl.

moms

Special tilbudDKKInkl.

Moms

Sæt “X” hvis du vil tilmelde dig nævnte mulighed.

Computer: Hvis du vil have os til at levere en computer (Siemens-Fujitsu 2.8GHz, 40GB, 256 Mb RAM, DVD, XP Professional/17” fladskærm, CD-brænder)

8.625,- 7.000,-

Printer: HP LaserJet 1010 1.500,- 1.250,- Magnetkortlæser: Sæt kryds hvis du vil købe læser

1.300,- 1.100,-

Hvis du allerede har et edb-system: Sæt kryds hvis du ønsker at overføre data herfra.

Angiv navn på system.

Køb af ClinicCare software(Bemærk grundmodulet er gratis). Kommunikationsmodulet koster derudover 120 kr/måned + porto per brev der sendes.

0,-2.000,-2.000,-2.800,-2.000,-4.000,-

0,-1.800,-1.800,-2.100,-1.500,-3.500,-

Grundmodul Kalendermodul Journal Dokument Kommunikation Netværk

Kursus - 1 times grundlæggende Windows - 3 timers kursus i ClinicCareKlinikken kan selv tage computer med – så vi kan installere.

1.400,-/person

1.000,-/person

Eventuel opfølgningstræning i klinikken – max. 3 timer (normalt er der ikke brug for dette)

750,- per time

600,- per time.

1 års support (dækker gratis opdateringer til ClinicCare og telefon/mailsupport – dog ikke besøg i klinikken) . Hvis man ikke har købt supportordning kan man købe support til 15 kr per minut og opdateringer kan købes for 50% af års support.

2.500,-+250

per ekstra modul

Der gives 500 kr. rabat, hvis du selv henter vores opdateringer på internettet.

Din adresse:

Kliniknavn: ____________________________Att. : ____________________________Adresse : ____________________________Postnr : _____ By: __________________Telefon : ____________________________E-mail : ____________________________

Page 35

Udfyld og send/fax til:

NovologBogøvej 6, 1 tv2000 Frederiksberg

Telefon +45 38 34 19 40 (man-tor 0800-1600, fre 0800-1400)Fax +45 40 36 72 93E-mail sales@ClinicCare.com