kassabok 2014 for 4h-klubbar

Kassabok 2014

4H Norge

for 4H-klubber

32 4H NorgeKassabok 2013

Om kassabokaInnholdOm kassaboka................................................................................................3

Frifond ............................................................................................................3

Kassererens oppgaver ...................................................................................4

Innbetalinger ...................................................................................................5

konomisk planlegging ..................................................................................6

ske tilskudd ...............................................................................................7

Finansieringsplan ...........................................................................................8

Budsjett...........................................................................................................8

Regnskapsfring ............................................................................................9

Utfylling av klubbregnskap............................................................................10

Kassabok ......................................................................................................14

rsavslutning ................................................................................................28

Kommentarer til regnskapet .........................................................................29

Inventar.........................................................................................................30

Sammendrag av regnskapet ..............................................................31 og 33

Balansekonto ......................................................................................31 og 33

Kassererens kommentarer .................................................................32 og 34

Melding fra revisor ...............................................................................32og 34

Kassererens kommentarer ...........................................................................34

Melding fra revisor ........................................................................................34

Ordliste .........................................................................................................35

Viktige frister .................................................................................................35

4H NorgePostboks 1132026 Skjetten64 83 21 [email protected]

Opplag: 750Utgivelsesr: 2011Revidert: 2007/08/09/10/11

Trykkeri: BK Grafiske asUtforming: Yngvild AbusdalISBN: 978-82-7348-220-4Varenr.: 161.010

Kassabok for 4H-klubber er utarbeidet i 1995 av Solveig Skogs og utgitt av 4H Norge.

Denne utgaven av Kassaboka skal brukes av den nye kassereren som blir valgt p rsmtet i 4H-klubben hsten 2013.

Kassaboka brukes for holde orden p 4H-klubbens konomi. Den inneholder forskjellige skjema som skal sendes til 4H i fylket. Boka inneholder ogs eksempler for vise hvordan de ulike sidene i boka skal brukes.

Elektroniske skjemaerAlle skjemaene i kassaboka finnes p vr nettside

www.4h.no. Disse kan du laste ned og bruke p PC-en din. G til www.4h.no/Aktiviteter/Klubbinfo/Materiell. Filene er laget i Excel og er lette bruke dersom du kjenner litt til programmet. Husk: Du m lagre filene p egen maskin fr du begynner bruke dem!

NB! Skjemaer i Kassaboka som krever underskrift, m skrives ut og skannes, fakses eller sendes pr. post eller e-post til 4H i fylket.

P nettsidene til 4H Norge, www.4h.no, finner du tips til aktiviteter 4H-klubben kan gjennomfre, kurs som blir arrangert p nasjonalt og internasjonalt niv og mye annet.

Frifondmidler = penger til klubbaktivitet! Frifondmidler er penger fra Norsk Tipping som skal g til skape ny lokal aktivitet eller styrke den lokale aktiviteten som allerede er der. For 4H sin del betyr det at bde eksisterende og nye 4H-klubber kan ske om sttte, s lenge pengene brukes til aktivitet i 4H-klubben.

Klubbene sker ved innen 15.desember: Registrere rsmelding i medlemsregisteret Registrere rsrapport i medlemsregisteret Sende inn rsplan for kommande r til 4H i fylket Sende inn skjemaer (sammendrag av regnskapet +

balansekonto og melding fra revisor) fra kassaboka til 4H i fylket.

4H Norge sender s i april ret etter en samlet sknad som behandles av LNU, Landsrdet for norske barne- og ungdomsorganisasjoner. 4H Norge fr overfrt pengene i en samlet sum i perioden juni-oktober, og lager en fordelingsliste ut fra de klubbene som har levert ndvendig dokumentasjon. Denne sendes til 4H-kontoret i fylket for sjekke at det ikke har blitt gjort noen feil.

Pengene overfres s videre til de klubbene som har levert s fort som mulig. Sttten hver klubb fr beregnes ut fra et grunnbelp pr. klubb og et tillegg pr. medlem under 26 r pr. 31.12. forrige r.

Klubber som ikke fr tildelt Frifondmidler kan klage innen tre uker etter at de ble kjent med at tildeling har blitt gjort. Klagen sendes til [email protected]. Klagen blir behandlet av administrasjonsleder i 4H Norge, som tar endelig stilling til saken.

ProsjektsttteAlle tellende klubber kan etter sknad ogs f tildelt prosjektsttte. Prosjektet skal bidra til skape aktivitet for barn og ungdom i klubben. Prosjektmidler kan skes i tillegg til driftsttte.

Sknaden skal inneholde beskrivelse av planlagt prosjekt og sknadssum.

Klubben m sende en egen rapport for prosjektet.

Se forvrig www.4h.no/Aktiviteter/Frifond for fullstendige retningslinjer.

4H-klubb: ............................................................................................Kasserer: ............................................................................................

Frifond

54 4H NorgeKassabok 2013

Du som blir valgt til kasserer, har ftt en viktig og lrerik jobb. 4H i fylket arrangerer kurs for styret i 4H-klubben, der du lrer om din jobb som kasserer.

Som kasserer skal du Ta vare p 4H-klubbens penger og verdisaker, og

samle sammen og oppbevare alle kvitteringer og andre konomiske papirer.

Fre regnskap over alle utgifter og inntekter med bilag for alle poster.

Sammen med styret og klubbrdgiverne lage forslag til budsjett og finansieringsplan og passe p

at ulike tilskudd blir skt om til rett tid.

Bestille materiell fra 4H Norge.

Gi rapport om konomi p styre- og klubbmter.

Avslutte regnskapet og ordne med melding fra revisor fr rsmtet.

Innen 15. desember sende 4H i fylket kopi av skjemaene:

- Sammendrag av regnskap - Balansekonto - Melding fra Revisor

Ta vare p klubbens eiendeler hvis klubben ikke har valgt noen til dette.

Srge for at klubbens kontantkasse aldri inneholder mye kontanter, og at store kontantbelp snarest mulig blir satt inn p konto i bank.

Hvis medlemmene skal betale klubbkontingent, skal du kreve inn denne. Klubbkontingenten kommer i sfall i tillegg til kontingenten alle medlemmer fr p egen giro og betaler direkte til 4H Norge.

Ske tilskudd til klubbdrifta, f.eks. fra banker, kommune, sttteordninger fra 4H Norge etc.

konomisk ansvarSom kasserer skal du ha oversikt over 4H-klubbens konomi og regnskap, men resten av styret i 4H-klubben er ogs ansvarlig for konomien i 4H-klubben. I en del sammenhenger kreves det at det er en myndig person (over 18 r) som skal forplikte 4H-klubben med sin underskrift. Dette er klubbrdgiverens jobb.

Nr regnskapet er revidert og godkjent av rsmtet, er din jobb som kasserer avsluttet. Bde klubbrdgiveren og 4H-klubbens revisor skal veilede deg i jobben som kasserer.

Bankforbindelser 4H Norge har en samarbeidsavtale med

Landkreditt bank, se www.Landkredittbank.no. Landkreditt Bank sttter 4H. 4H-klubben velger selv om de vil ha konto i Landkreditt Bank eller sin lokale bank. De lokale bankene er ofte gode stttespillere for 4H-klubbene.

Dersom dere fr beskjed fra banken om at 4H-klubben m ha organisasjonsnummer, m klubben registrere seg i Frivillighetsregisteret.

Nr nye tillitsvalgte og klubbrdgivere er valgt, m styret srge for at riktig person eller personer fr fullmakt (rett) til bruke 4H-klubbens konto og ev. nettbank. Det br vre f personer som har fullmakt til disponere klubbens konto, f.eks. kasserer og en klubbrdgiver. Dette vedtas p et styremte. Husk f dette med i mtereferatet! Banken gir deg all ndvendig informasjon om hvordan du gr fram for f endret/nye fullmakter.

Registrering av 4H-klubber i FrivillighetsregisteretAlle 4H-klubber m registrere seg i Frivillighetsregisteret. Gjennom registreringen fr 4H-klubben et organisasjonsnummer. Dette krever banken for at klubben skal ha en bankkonto.

Ved vre registrert i Frivillighetsregisteret, kan man ogs bli med i Grasrotandelen til Norsk Tipping. Dermed kan 4H-klubben f ekstra midler til klubbdrifta.

Hvordan registrere klubben? Se veiledning p www.4h.no/Aktiviteter/Grasrotandelen, se i ret rundt som klubbrdgiver har, eller ta kontakt med 4H i fylket.

4H-prosjekter Det er medlemmene selv som skal registrere 4H-prosjektet sitt i medlemsregisteret, men styret har ogs mulighet til gjre dette. Fr du bestiller 4H-prosjektheftene i nettbutikken til 4H m du ta ut Hstfestliste fra Rapporter i medlemsregisteret slik at du har oversikt over det du skal bestille.

Nr medlemmene selv skal betale for heftene, s gjr de det ved overfre penger til klubbens bankkonto. Du lager en egen oversikt for fre opp pris p heftene og dato nr heftene er betalt. Dette m du ogs fre over til regnskapet.

Lodd4H-loddene kan det vre lurt dele ut til medlemmene sammen med en innbetalingsgiro eller opplysninger om klubbens kontonummer. Da slipper du ha mye penger i kassa.

Nr du tar inn kontanter fra medlemmene, er det lurt lage kvitteringer ferdig p forhnd. Da kan du bare signere kvitteringene etter hvert som du fr inn pengene.

Mer informasjon om loddsalg og fakturaen for loddene sendes til klubbrdgiveren i februar/mars.

Kassererens oppgaver Innbetalinger

76 Kassabok 2014 4H Norge

Alle klubber lager rsplan over hva som skal skje i klubben i lpet av et r. De fleste aktiviteter koster

penger. Det er derfor viktig at klubben vet:

Hvor mange penger den har bruke p aktiviteter. Hvordan klubben skal klare f inn mer penger til

aktiviteter.

Alt dette settes opp i klubbens budsjett og finansieringsplan, som er en naturlig del av klubbens

rsplan.

Nr klubben sker om penger fra andre, er det smart legge ved en kopi av budsjettet for vise at dere har kontroll p klubbens konomi.

Budsjett og finansieringsplanFr rsmtet skal det gamle styret lage forslag til rsplan og budsjett som skal behandles p rsmtet.

Forslag til framgangsmte for klubben: Lag rsplan. Lag budsjett der dere prver beregne hva de

ulike arrangementene vil koste. Lag deretter en finansieringsplan som viser hvor

dere har tenkt at pengene skal komme fra, dvs. hva 4H-klubben skal gjre selv for f inn penger og hvem dere skal ske om tilskudd fra.

Regnskap fra tidligere r kan vre til god hjelp for den konomiske planleggingen. Nr budsjett og finansieringsplan er vedtatt, skal det skrives inn i den

nye kassaboka, s styret og kassereren har det arbeide etter gjennom ret.

Nedenfor ser du et eksempel p en 4H-klubbs budsjett og finansieringsplan.

BudsjettKlubben regner med ha like store inntekter som utgifter bde for medlemsavgift og 4H-prosjekthefter. En m likevel ta det med i budsjettet for kunne beregne hvor mye penger klubben trenger til ulike tider. Kassereren betaler f.eks. ofte alle 4H-prosjektheftene fr hvert medlem betaler sitt hefte, og da m det vre nok i penger til

betale med. De ulike postene i budsjettet vil dere finne igjen

som navn p kontiene i regnskapet og som poster i regnskapssammendraget. Nr navnet p postene er de samme alle steder, er det lettere holde oversikt over 4H-klubbens konomi.

Finansieringsplanen Her str det hvor klubben planlegger at pengene skal komme fra. Er det faste tilskudd som 4H-klubben fr hvert r, skal det noteres her.

Lokalt Kommunen: har ofte sttteordninger til kultur- og ungdomsarbeid. Den lokale banken/sparebanken Lokalbutikken, kanskje kan de sponse mat til en tur? Den lokale sportsbutikken, sk om sttte til kjp av friluftsutstyr

ProsjektsttteProsjektsttteordninger er ofte knyttet til kampanjer og gjelder for kortere tid. Har klubben planer eller fr ideer om aktiviteter som passer med tema det gis prosjektsttte til, s er det om gjre ske om penger s fort som mulig! Nr dere sker prosjektsttte m dere beskrive prosjektet dere vil gjennomfre, og fortelle hvilke ml dere har for prosjektet. Et prosjekt kan bygges opp som et 4H-prosjekt med plan og budsjett p forhnd, gjennomfring og til slutt regnskap og rapport.

Andre inntektskilder Hos 4H Norge kan dere ske om sttte gjennom egne

Frifondmidler som er satt av til prosjekt. Dere finner

mer om dette og andre ordninger p www.4h.no. Frifondmidler, se side 3. Legater, se Legathndboken. Den kan enten lnes p

biblioteket, kjpes i bokhandelen, eller leses p www.legatsiden.no

Loddsalg, selge ekstra 4H-lodd Selge ting som blir laget i 4H-prosjektene Gjennomfre studieringer som kvalifiserer til sttte

fra Studieforbundet Loddsalg/resalg p hstfesten. Legg litt arbeid i

skaffe fine, gratis gevinster som dere stiller ut p et

godt synlig sted fr hstfesten starter. Ta p seg dugnadsarbeid i nrmiljet; maling,

rydding, samle inn tomflasker osv.

Er det noen i klubben som har kontakter i strre selskap som trenger hjelp til noe?

Flg med i aviser og p nettet, og ha rer og yne pne!

4H Norge sker om momskompensasjon p vegne av alle 4H-klubbene. For at hver klubb skal motta kompensasjonen, m klubben levere revisorgodkjent regnskap innen 15. desember. Viktig med revisors signatur!

Innhold i sknaderSknader om sttte br inneholde: 4H-klubbens navn og adresse. Kontaktperson, leder eller klubbrdgiver. Kort presentasjon av 4H-klubben. Medlemstall siste r. Antall mter og aktiviteter siste r.

Viktige vedlegg kan vre: rsmelding, fra siste rs mtebok. rsplan, fra ny mtebok. Regnskap, fra siste rs kassabok. Budsjett, fra ny kassabok.

Hvis klubben har ftt tilskudd eller gaver, er det viktig sende en takk. De som har gitt sttte inviteres gjerne til hstfesten.

konomisk planlegging ske tilskudd

Budsjett FinansieringsplanUtgifter Inntekter

Tilskudd 2500Frifond 4000Klubbkontingent 37504H-prosjekthefter 1000 10004H-lodd 4200 4900 utgifter og inntekter for.Utstyr og materiell 1500 Vi skal ha en klubbleir, men der regner vi medArrangement 800 1100 at deltakeravgiften skal dekke kostnadene.Kurs 2900 P hstfesten skal vi ha lotteri for dekke

kostnadene.I tillegg regner vi med f penger fra Frifond-ordningen. Forventet belp er kr. 4.000.Fordi vi forventer bra med inntekter nsker vi bruke litt penger p kurse medlemmene vre.Blant annet nsker flere medlemmer g p teaterkurs for lage fin underholdning til hstfesten

Sum 10400 17250Beregnet overskudd/underskudd 6850Sum 17250 17250 For Trollskogen 4H-klubb, r 2014

Vi regner med 25 medlemmer neste rProsjektheftene regner vi med like store

Vi skal ske sttte fra kommunen og fra Sanitets-foreningen. Sist r fikk vi kr. 1500 fra kommunen og kr. 1000 fra Bondelaget.Klubbkontingenten foresls satt til det samme som i fjor, kr. 150 pr. medlem.


Et regnskap skal gi oss svar p disse sprsmlene:

Hvor mye penger har gtt ut og inn fra klubben? Hva er pengene brukt til? Hvor er pengene kommet fra?

Som kasserer skal du alltid kunne svare p disse sprsmlene. Husk derfor alltid p f kvitteringer/bilag for alt kjp og salg, og ta godt vare p dem!

Regnskapet fres i ei kassabok. I 4H sin kassabok bruker vi det som kalles dobbelt regnskap, dvs. at penger som gr ut eller inn skal fres p to forskjellige steder.

1. Hovedkontiene: kasse og bankkonti. De viser hvor mye penger som gr ut og inn av klubbens kontantkasse eller av bankkontiene.

2. Posteringskontiene: Disse viser hva pengene er brukt til eller hvor de kommer fra. F.eks. skal kjp av prosjekthefter fres som belp ut av klubbens bankkonto og i tillegg skal den fres p posteringskonto for 4H-materiell. I kassaboka skal klubben skrive inn navn p de posteringskonti den har bruk for. Disse br ha samme navn som postene i budsjettet. Se eksempler p posteringskontoer p side 10 og 11.

I dobbelt regnskap skal alle poster fres en gang i debet og en gang i kredit. En utbetaling skal frst fres p kreditsiden (penger ut) p kasse eller konto i bank/post. Deretter fres den p debetsiden p den posteringskontoen det gjelder. Det omvendte gjelder for innbetalinger.

Noen regler for regnskapsfring Hold alltid regnskapet i orden, fr inn alle utgifter

og inntekter med en gang, s du ikke glemmer noe.

Det er viktig fre regnskapet fortlpende, bl.a. for kunne sammenligne med kontoutskrifter.

Husk f bilag til alle ut- og innbetalinger.Nummerer bilagene lpende og sett dem inn i en perm.

Frer du regnskap for hnd, skal du ikke bruke blyant. Skriver du feil, skal du ikke bruke korrekturlakk, men sette en strek over feilen, og fre det opp riktig p ny linje. Frer du regnskap i Excel, er det jo enkelt rette opp feil.

Skriv p hver linje, det skal ikke vre tomme linjer i regnskapet, men spar siste linje til summering.

Nr du har frt helt ned til nest siste linje p siden, summerer du alle postene du har frt, bortsett fra eventuelt beholdning fra forrige regnskapsr.Tallene frer du inn verst p neste side.

Kassa kan ikke vre i minus. Hvis noen legger ut penger for klubben, m det fres opp som gjeld.

Penger UT = kredit p kasse eller konto i bank/post og debet p posteringskonto.Penger INN = debet p kasse eller konto i bank/post og kredit p posteringskonto.

Et bilag (en kvittering) skal inneholde: Nummer og rstall Navn p mottaker og avsender Belp Hva bilaget gjelder Dato Underskrift

Finansieringsplan Budsjett Regnskapsfring

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

For ........................................................ 4H-klubb, r .................................................

Utgifter Inntekter

Sum

Beregnet overskudd/underskudd

Sum


Eksempel p et klubbregnskap P denne side ser du et tenkt 4H-klubbregnskap. Tallene er kun eksempler. I kontorubrikkene (linja over debet og kredit) er det frt inn de kontonavn som 4H-klubben pleier bruke. Det er de samme navnene som er med i budsjettet. I teksten under skal vi se p bruken av kassaboka. Tallene foran hvert punkt henviser til tallene helt ytterst p hver linje i kassaboka.

1. Slik starter duDe fleste regnskap starter 1.1. og avsluttes 31.12. det

samme ret, dette kalles et regnskapsr. I 4H starter regnskapsret etter rsmtet og avsluttes fr neste rsmte skal avholdes.

Regnskapet pnes p frste rad. Her frer du beholdningen (de pengene klubben har i kontanter og/eller i banken) ved regnskapsrets begynnelse inn p debetsiden under kasse og konto i bank/post.

Hvis 4H-klubben har gjeld nr regnskapet pnes, skal den fres p kreditsiden, p en spesiell konto for gjeld eller p diversekonto (med ordet gjeld skrevet p tekstsiden). Det er en tydelig strek under disse pningspostene. De skal ikke regnes med fr

regnskapet gjres opp ved slutten av regnskapsret. I kolonnen for Tekst skriver du inn med ord hva belpet du frer gjelder, f.eks. innbetalt kontingent.

2. Bruk av diversekontoenKassereren fr beskjed fra banken om at renter for ret ble kr. 90,-. Dette fres til debet p bankkontoen.

Det er ingen posteringskonto for renter i oppsettet her, derfor fres renten p kr. 90,- til kredit p Diverse og ordet renter i tekstkolonnen.

3. Fordeling p flere kontiKr. 1 470,- for 4H-prosjekthefter og klubbutstyr fres til kredit p bankkontoen. Dette er

betaling for to ulike ting. Det blir derfor fordelt p to ulike posteringskonti. Kr. 1 270,- fres til debet p kontoen 4H-prosjekthefter og kr. 200,- til debet p kontoen Utstyr og materiell. Denne fordelingen er den samme som p fakturaen/regningen.

4. Klubbkontingent Hvis medlemmene betaler kontingent til klubben, skal du kreve inn denne. Klubbkontingent m ikke forveksles med den kontingenten alle klubbene tidligere betalte inn til 4H Norge. I dag betaler hvert enkelt medlem denne selv direkte til 4H Norge.

EksempelKlubben har 25 medlemmer som har betalt klubb-kontingent p kr. 150,- hver. Alle har betalt innen fristen: 25 medlemmer x kr. 150,- = kr. 3 750,-. Kr 3 750,- fres til debet p bankkontoen, og til kredit p kontoen Kontingent.

5. Salg av 4H-prosjekthefterP klubbmtene betaler medlemmene for 4H-prosjektheftene sine. Pengene kommer inn i kassen. Kr. 1 270,- fres til debet p kassekontoen og til kredit p kontoen 4H-prosjekthefter. Du m holde orden p hvem som har bestilt de ulike prosjektheftene.

Bilag

Dato Tekst nr. Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit

01.11.11 Beholdning fra foregende r 695 3 060

31.12.11 Rente 1 90

15.01.12 Kjpt 4H-prosjekthefter og utstyr 2 1 470

28.01.12 Klubbkontingent 3 3 750 3 750

30.01.12 Solgt 4H-prosjekthefter til medlemmene 4 1 270

01.03.12 Tilskudd fra Bondelaget 5 1 000 1 000

05.03.12 Materiell til studiering 6 670

10.08.12 Loddpenger fra medlemmene 7 7 500

15.08.12 Satt inn i banken 8 7 500 7 500

15.08.12 Overskudd asp.leir (se egen oversikt) 9 2 000

01.09.12 Betalt loddpenger til 4H Norge 10 6 375

17.09.12 Tilskudd til studiering 11 810 810

18.10.12 Kaffe, lys, brus med mer til hstfest 12 370

19.10.12 Overskudd hstfestlotteri 13 630

20.10.12 Delt.avg. P klubbrdgiversamling 14 750

31.10.12 Tilskudd fra Frifond 15 4 000 4 000

Sum 1 9 400 8 540 19 150 8 595 5 810 3 750

Beholdning fra foregende r 695 3 060

Sum 2 10 095 8 540 22 210 8 595

Beholdning 31.10.12 1 555 13 615

Sum 3 10 095 10 095 22 210 22 210

Kasse Bank Tilskudd Kontingent

Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit Tekst Debet Kredit

Renter 901 270 200

1 270

670 7 500

2 000 6 375

370 630

Klubbrdg.saml. 750

1 270 1 270 6 375 7 500 870 - 370 2 630 750 90,00

4H-prosjekthefter 4H-lodd Utstyr og matr. Arrangement Diverse

Utfylling av klubbregnskap


6. Tilskudd4H-klubben mottar kr. 1 000,- i tilskudd fra det lokale Bondelaget. Dette blir betalt direkte fra Bondelagets bankkonto til 4H-klubbens bankkonto. Kr 1 000,- fres til debet p bankkontoen og til kredit p kontoen Tilskudd.

7. Kontante kjpTil en studiering for medlemmene blir det kjpt noen bker som betales kontant. Kr 670,- fres til kredit p kassekontoen og til debet p Utstyr og materiell. Husk f kvittering i butikken!

8. Loddsalg4H-klubben hadde siste r 25 medlemmer og har ftt tildelt for salg 15 4H-lodd kr 20,- pr. medlem. Du har frt opp utdelte lodd og betaling for disse i medlemsoversikten. Kr. 7 500,- fres til debet p kassekontoen og til kredit p 4H-lodd.

9. Innskudd i bankDersom klubben har mye penger liggende i kontant-kassa, br de sette penger inn i banken. Belpet fres til kredit p kassekontoen og til debet p bankkontoen (pengene har gtt ut av kassen og inn i banken). Kr. 7 500,- settes inn i banken.

10. Overskudd etter aspirantleirKlubben arrangerte aspirantleir i juni. For litt store arrangement er det vanlig lage egne regnskap og kun

fre over-/underskudd inn i hovedregnskapet. I flge leirregnskapet ble det overskudd p kr. 2 000,-. Kr. 2 000,- fres debet p bankkonto og kredit p Arrangement.

11. Innbetaling av loddpenger4H-klubben skal betale loddfaktura som de har ftt fra 4H Norge. Denne summen fres til kredit p bankkontoen. Posteringskontoen er 4H-lodd, der den samme summen fres til debet.

12. StudieringerRapport for gjennomfrt studiering er sendt til Studieforbundet natur og milj, og 4H-klubben har ftt utbetalt tilskudd. Kr. 810,- er innbetalt p bankkonto og frt til debet p bankkontoen og til kredit p Tilskudd.

13. Innkjp til hstfestKr. 370,- fres til kredit kasse og p debet Arrangement.

14. Overskudd loddsalg hstfest Kr. 630,- fres til debet p kassakontoen og til kredit p Arrangement.

15. Klubbrdgiverkurs4H-klubben betaler kr. 750,- i kursavgift for klubbrdgiverkurs. Dette fres til kredit p bankkontoen og til debet p Diverse med

klubbrdgiverkurs p tekstlinjen.

16. Frifond4H-klubben er tildelt kr. 4 000,- fra Frifond. Dette er penger som overfres fra 4H sin bankkonto sentralt direkte til 4H-klubben sin bankkonto. Pengene fres til debet p bankkontoen, og til kredit p Tilskudd.

17. Slik avslutter duI sum 1 er alle poster summert, men beholdningen p linje 1 verst p siden skal ikke regnes med, bruk et eget ark og legg sammen debetsummene og kreditsummene hver for seg.

Eksempel p kontrollsummering av debet- og kreditsummene:

DebetKasse 9 400

Bank 19 150

4H-prosjekthefter 1 270

4H-lodd 6 375

Utstyr og materiell 870

Arrangement 370

Diverse 750

Sum 38 185

KreditKasse 8 540

Bank 8 595

Tilskudd 5 810

Kontingent 3 750

4H-prosjekthefter 1 270

4H-lodd 7 500

Arrangement 2 630

Diverse 90

Sum 38 185

Ettersom alle poster er frt en gang til kredit og en gang til debet, skal begge disse totalsummene bli like hvis regnskapet er rett frt.

Denne kontrollen m du gjre p hver side fr du overfrer summene til neste s. Da er det lettere oppdage feilfringer og det blir enklere gi kassarapport p styre- eller klubbmter. Stemmer ikke summene, m du sjekke at alt er frt dobbelt (p debet og kredit) og at det er frt opp p rett side av kontoen. 18. Beholdning ved regnskapsstart Her er beholdningen ved regnskapsrets begynnelse, 01.11., frt inn, fra kassa kr 695,- og fra bank kr 3 060,-. Dette er de samme tallene som p linje 1.

19. Sum 2 I sum 2 er sum 1 og beholdningen 01.11. lagt sammen.

Kasse Bank

Sum 1 9 400 19 150

Beholdning 01.11 695 3 060

Sum 2 10 095 22 210

20. Beholdning ved regnskapsslutt Beholdningen ved regnskapsrets slutt, 31.10. Dette regnes ut ved at sum 2 kredit trekkes fra sum 2 debet for kasse og bank.

Kasse Bank

Debet 10 095 22 210

Kredit 8 540 8 595

Beholdning 1 555 13 615

Disse summene skal stemme med det som finnes i

kassen og p bankkontoen. Stemmer det ikke, m det sjekkes at alle utgifter og inntekter er med i regnskapet og at ingenting er tatt med to ganger.

Beholdningen str her p kreditsiden. Nr den fres over til den nye kassaboka for neste regnskapsr, blir den frt p debetsiden p frste linje.

21. Sum 3 Til slutt er sum 2 og beholdningen ved regnskapsrets slutt lagt sammen.

I sum 3 skal summene p debet og kredit for kasse vre like, og summene i debet og kredit for bank skal ogs vre like.

rsavslutningNr regnskapet er avsluttet skal regnskapssammendrag og balansekonto settes opp. Dette er vist p s. 28.

1514

Dato Tekst Bilag nr.

Kasse BankDebet Kredit Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit

Beholdning fra foregende r

Overfres til neste side

DiverseDebet Kredit Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit Tekst Debet Kredit

Debetsum = ___________________ Kreditsum = ___________________

Kassabok 2014 4H Norge

Kassabok Nr du har frt ferdig siden skal alle kolonner summer overfres til neste side. Beholdning fra foregende r skal ikke vre med i summene.

Det er lurt gjre kontrollsummering av debet- og kreditsummene fr du overfrer til neste side. Nr debetsum og kreditsum er like, er regnskapet riktig frt. Stemmer ikke summene, m du sjekke at alt er frt dobbelt (p debet og kredit), og at alt er frt p riktig side av kontoen (se ogs side 12 og 13.)

1716



Overfrt fra forrige side:

Overfres til neste side:


Kassabok 2014 4H NorgeDebetsum = ___________________ Kreditsum = ___________________

1918







2120







2322







2524







2726








Ved 4H-rets slutt skal regnskapssidene summeres, og forhpentligvis stemmer alt. For f oversikt over klubbens konomi m vi sette opp et regnskaps-sammendrag og en balansekonto.

Regnskapssammendrag: Oversikt som viser hvilke inntekter og utgifter vi har hatt det siste ret og om klubben har gtt med overskudd eller underskudd.

Balansekonto: Oversikt som viser hva klubben faktisk har av eiendeler og egenkapital og hva klubben eventuelt skylder.

P rsmtet skal kassereren legge fram regnskaps-sammendrag og balansekonto. Nr klubben senere skal sende sknader om tilskudd, kan disse legges ved sammen med budsjett for neste r.

RegnskapssammendragDet er bare posteringskontiene (ikke kasse og bank) som skal brukes i regnskapssammendraget. I frste kolonne fres navnene p kontiene. Er det f poster i diversekontoen, kan hver enkelt fres inn p regnskapssammendraget. Er det mange ulike poster, m det bli en samlet diversepost ogs i regnskapssammendraget. Etter at alle navnene er frt inn, skal summene fra regnskapet (sum 1 i

regnskapseksempelet) fres over.

Debetsummene fres p utgiftsiden og kreditsummene p inntektssiden.

I sum 1 er utgifter og inntekter lagt sammen i hver sin kolonne, og p neste linje blir rets overskudd/underskudd utregnet (21 050 9 635 = 11 415). Er inntektene strre enn utgiftene, blir det overskudd. Et overskudd fres under utgiftssummen (11 415). Er utgiftene strre enn inntektene, blir det underskudd. Et underskudd skal fres under inntektssummen.

I sum 2 er sum 1 og overskudd/underskudd lagt sammen/trukket fra (9 635 + 11 415 = 21 050). Summene under utgifter og inntekter skal n vre like.

BalansekontoFor gjre opp balansekontoen skal du bruke opplysningene fra kasse og bank-konti. Eiendeler viser hva 4H-klubben har i kasse og bank nr regnskapet er ferdig. Her frer du over beholdningen 31.10. fra regnskapet og summerer dette (1 555 + 13 615 = 15 170).

Under Gjeld og egenkapital fres beholdningen ved regnskapsrets begynnelse (695 p kasse og 3 060 p bank) inn. Til sist blir rets overskudd eller underskudd fra regnskapssammendraget lagt til eller trukket fra (11 415).

Et underskudd trekkes fra for vise at eiendelene (kasse og bank) har minket i lpet av ret. Et over-skudd blir lagt til og viser at eiendelene (kasse og bank) har kt.

Sum Eiendeler og Gjeld og egenkapital skal n vre like (11 430). Da stemmer hele regnskapet.

rsavslutning Kommentarer til regnskapetKassererens kommentarer til regnskapetNr regnskapssammendraget er ferdig, skal det sammenlignes med budsjettet.

Er det store avvik (forskjeller) mellom budsjettet og regnskapsammendraget, s skal du skrive noe om hva dette skyldes. Disse opplysningene skal legges fram p rsmtet.

Er det andre opplysninger du synes burde komme fram i forbindelse med din jobb som kasserer, kan du skrive litt om det her.

P rsmtet velger klubben en revisor som skal sjekke regnskapet og klubbens konomi. Revisor skal vre en myndig person som kassereren kan f hjelp av hvis det er problemer underveis.

RevisjonRevisors oppgaver fr rsmtet: Kontrollere at kasse og bank/post stemmer med

det som str i regnskapet, og at alle poster er rettfrt.

Sjekke bilagene og godkjenne dem.

Kontrollere regnskapssammendrag og balansekonto og undertegne dem sammen med kassereren.

Skrive revisjonsmelding om hvordan regnskapet er frt, og gi kommentarer til klubbens konomi.

Revisjonsmeldingen skal leses opp p rsmtet.

Skal sendes 4H i fylket innen 15. desember

Kassererens kommentarer Melding fra revisorJeg har gtt gjennom regnskapet for Trollskogen 4H for 2012. Jeg har kontrollert bilag, kontoutskrifter og annet av betydning for klubbens konomi.

Regnskapet er nyaktig og godt frt. Det er bilag for alle posteringer. Resultatet stemmer ikke helt med budsjett, men kasserer har gitt forklaring p avviket. Overskuddet kunne imidlertid vrt enda strre dersom klubben hadde husket ske sttte fra kommunenDet brukes forholdsvis lite penger p arrangementer. Det er viktig huske at midlene fra Frifond er ment til ke lokal aktivitet.Jeg vil minne styret og klubbrdgivere om underske hvilke sknadsfrister som gjelder for kommunen og evt. andre og huske sende sknad i tide.

Trollskogen, 31.10.2012Sted Dato Sted Dato

Elise Svendsen Kim NicolaysenKasserer Revisor

Trollskogen, 31.10.2012

Det var ikke mange medlemmer som nsket g p

teaterkurs, derfor er utgiften p kurs liten i forhold

til budsjettet.

Jeg hadde ikke ftt med meg sknadsfristen

for ske sttte fra kommunen, s derfor fikk

ikke klubben sttte fra kommunen i r.Skal sendes 4H i fylket innen 15. desember

Sammendrag av regnskapet BalansekontoKontonavn Utgifter Inntekter Eiendeler KronerTilskudd 5 810 Kasse 1 555 Kontingent 3 750 Konto nr.: 9998 77 66555 13 615 Prosjekthefter 1 270 1 270 Konto nr.:4H-lodd 6 375 7 500 Utstyr og Matriell 870 Arrangement 370 2 630 Klubbrdgiverkurs (Diversekonto) 750 Renter (Diversekonto) 90

Sum 15 170 Gjeld og egenkapital KronerBeholdning ved rets begynnelse, kasse 695

3 060 Beholdning ved rets begynnelse, kto. nr.

Sum 1 9 635 21 050 rets overskudd/underskudd 11 415 rets overskudd/underskudd 11 415 Sum 2 21 050 21 050 Sum 15 170

For Trollskogen 4H-klubb i Troll kommune Troms fylke

31.10.2012 Troll Elise Svendsen Kim NicolaysenDato Sted Kasserer Revisor

Beholdning ved rets begynnelse, kto. nr. 9998 77 66 555


Styret skal holde oversikt over 4H-klubbens eiendeler.

Fr opp det klubben eier av ulike ting p lista over inventar. Det kan vre volleyballer, lavvoer, telt, 4H-prosjekthefter og annet materiell.

Lista br lages sammen med rsavslutningen hvert r.

G samtidig gjennom eiendelene. Br noe som ikke er i bruk selges, gis bort eller kastes?

Sjekk 4H-prosjektheftene. De som ikke str p

nettsidene til 4H Norge, br arkiveres eller kastes.

Inventar Sammendrag av regnskapet Balansekonto

Skal sendes 4H i fylket innen 15.desember

Inventarliste for 4H-klubb Dato:

Inventar Beskrivelse Oppbevaringssted Antatt verdi

Utgifter Inntekter

Sum 1

rets overskudd/underskudd

Sum 2

Eiendeler Kroner

Kasse

Konto nr.

Sum

Gjeld og egenkapital Kroner

Beholdning ved rets begynnelse, kasse

Beholdning ved rets begynnelse, bankkto. nr.

rets overskudd/underkudd

Sum

For ........................................................ 4H-klubb i ..................................................................... kommune i ..................................................................................................... fylke

Dato ...................................................... Sted .............................................................................. Kasserer .................................................... Revisor ..............................................


Skal sendes 4H i fylket innen 15.desember Klubbens kopi/skal bli stende i kassaboka

Sammendrag av regnskapet BalansekontoKassererens kommentarer Melding fra revisor

Sted ......................................................................... Dato .......................................... Sted ........................................................................ Dato...........................................

Kasserer ..................................................................................................................... Revisor .......................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

Utgifter Inntekter

Sum 1

rets overskudd/underskudd

Sum 2

Eiendeler Kroner

Kasse

Konto nr.

Sum

Gjeld og egenkapital Kroner

Beholdning ved rets begynnelse, kasse

Beholdning ved rets begynnelse, bankkto. nr.

rets overskudd/underkudd

Sum

For ........................................................ 4H-klubb i ..................................................................... kommune i ..................................................................................................... fylke

Dato ...................................................... Sted .............................................................................. Kasserer .................................................... Revisor ..............................................


Kassererens kommentarer Melding fra revisor

Klubbens kopi/skal bli stende i kassaboka

Sted ......................................................................... Dato .......................................... Sted ........................................................................ Dato...........................................

Kasserer ..................................................................................................................... Revisor .......................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

BalansekontoOversikt som viser hva klubben faktisk har av eiendeler og egenkapital og hva klubben eventuelt skylder.

BilagEt bilag er en dokumentasjon p penger som har gtt ut eller inn av klubben sin bankkonto eller kasse.

Budsjett Budsjett er et overslag eller en forelpig beregning av kommemde inntekter og utgifter. Budsjettet er tidsavgrenset, ofte for ett r av gangen.

EgenkapitalDet klubben faktisk eier. Eiendeler = egenkapital + gjeld.

FakturaEt annet ord for regning. fakturere betyr skrive en faktura eller regning.

FinansieringFinansiering er det samme som skaffe penger til et prosjekt eller et tiltak.

KassarapportKassarapport er en oppsummering/rapport over den konomiske stillingen i yeblikket. Den forteller hvor stor beholdningen er akkurat n og hvor mye som er brukt siden siste rapport.

KontingentKontingent er penger som en betaler for vre medlem i en organisasjon og f tilgang til organisasjonens tilbud til sine medlemmer. RegnskapEt regnskap er en oversikt over inntekter og utfigter i lpet av en periode.

RegnskapssammendragOversikt som viser hvilke inntekter og utgifter klubben har hatt det siste ret og om klubben har gtt med overskudd eller underskudd.

RevisorRevisor er en regnskapskyndig person som gjennomgr et regnskap for se at det ikke inneholder feil eller mangler.

Tilskudd f tilskudd er det samme som f konomisk sttte.

rsavslutningHvert r avsluttes regnskapsret fr rsmtet. Nr regnskapssidene er ferdig summert og alt stemmer, skal regnaskapssammendrag og balansekonto settes opp. Dette kalles rsavslutning.

Ordliste Viktige fristerFaktura for loddsalgFaktura vedrrende lotteriet fra 4H Norge til 4H-klubbene sendes sammen med loddene, og betalingsfristen er 1. september.

Kontonummer for lotteriinnbetaling 9365 11 70352

FrifondmidlerFor f tildelt frifondmidler m klubben innen 15.desember: Registrere rsmelding i medlemsregisteret Registrere rsrapport i medlemsregisteret Sende inn rsplan for kommande r til 4H i fylket Sende inn skjemaer (samandrag av rekneskapen +

balansekonto og melding fr revisor) fra kassaboka til 4H i fylket.

ISBN 978-82-7348-220-4

Om kassabokaFrifondKassererens oppgaverInnbetalingerkonomisk planlegging ske tilskuddFinansieringsplanBudsjettRegnskapsfringUtfylling av klubbregnskapKassabokrsavslutningKommentarer til regnskapetInventarSammendrag av regnskapetBalansekontoKassererens kommentarerMelding fra revisorKassererens kommentarerMelding fra revisorOrdlisteViktige frister

kassabok 2014 for 4h-klubbar

Documents