klantendag mfg/pro, e invoice
DESCRIPTION
Presentatie van Herbert van Til: Presales Consultant StreamServe BeneluxTRANSCRIPT
Klantendag MFG/PROBreda, 23 maart 2010
E-InvoiceHerbert van Til
Presales Consultant StreamServe Benelux
StreamServe
Bedrijf / Missie
Oplossingen
Waarom e-factureren
Verschillen
E-Invoice Center
Overzicht oplossing
Korte demo
Klant voorbeelden
Vraag en Antwoord
Agenda
Oprichting
Opgericht in 1997
Prive eigendom, sterk vermogend
Licentie omzet groei ~20%
Klanten >5,000
>93% ratio vernieuwing onderhoud
Technologie patent
Hoofdkantoor in Boston, MA USA
Focus
Erkend categorie leider(Enterprise Document Presentment/Dynamic Publishing)
Wereldwijd bereik – 14 kantoren met klanten in 130 landen
Strategische relaties met Adobe, IBM, SAP, Lawson en Infor
Momentum
Internationale uitbreiding
Winstgevend 2008, record omzet
StreamServe
Missie
Effectieve zakelijke communicatie
Stroomlijnen zakelijke processen
Besparen geld
Sparen milieu
Duurzaamheid
StreamServe
Vóór Na
Besparing factuurkosten
Optimaliseren factuurproces
Duurzaamheid
Compliance / Risk management (veiliger)
Wet- en regelgeving
Snellere betaling
Voldoen aan vraag / relatiebinding
....
Waarom e-factureren
In- en uitgaand:
IN: elektronische factuurverwerking
UIT: elektronisch factureren
Van > naar
Zakelijk > zakelijk
Zakelijk > consument
Zakelijk > overheid
E-factureren verschillen
Lokaal
FR > FR
NL > NL
E-factureren verschillen
Kanalen
X.400
Http(s)
Ftp(s)
…
Formaten
XML
EDI
Flat files
…
Internationaal
CH > NL
SE > DE
Vanuit EU BTW-perspectief is het toegestaan om papieren facturen te vervangen door elektronische facturen, mits er aan bepaalde vereisten wordt voldaan. Deze vereisten worden beschreven in de Europese richtlijn 2001/115/EC, die als doel heeft de regels rond elektronische facturatie te vereenvoudigen en te harmoniseren.
Vanaf 1 januari 2004 zorgt de richtlijn voor een zekere harmonisatie tussen de EU-lidstaten met betrekking tot het factureringsproces, de inhoud van de factuur, elektronisch factureren en (elektronische) archivering van facturen.
Europese regelgeving
Internationaal gezien bestaan er verschillen in de juridische waarde van een elektronische factuur. De EU-richtlijn werd immers niet door alle lidstaten op dezelfde manier in nationaal recht omgezet en dus bestaan er internationaal verschillen in de juridische waarde van een elektronische factuur.
Vanuit “VAT” perspectief mogen facturen in principe overal bewaard worden, in elk land en op elk medium. Echter bedrijven moeten in staat zijn om de facturen aan de belastingdienst te kunnen verstrekken binnen een redelijke termijn en de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van de data kunnen garanderen.
Nationale wetgeving(en)
Voor elektronische facturen zijn er twee soorten digitale handtekeningen die binnen de EU lidstaten (en daarbuiten) worden toegepast:
geavanceerde digitale handtekening
gekwalificeerde digitale handtekening
Een digitale handtekening is een handtekening die onlosmakelijk verbonden is aan de ondertekenaar en aan de inhoud van het document dat getekend wordt. Een gescande handtekening is geen digitale handtekening.
Gekwalificeerde handtekeningen zijn is juridisch “zwaarder en technisch nog veiliger”. Enkele landen in de EU, waaronder Duitsland en Oostenrijk eisen het gebruik van deze digitale handtekening.
Digitale handtekening
E-Invoice Center
Verzorgt het automatisch
genereren van
digitaal ondertekende facturen
(over grenzen heen)
die voldoen aan de “VAT”
regelgevingen
Uw bedrijf , 2011…
(Hello I am your tax
inspector. I have
come to see your
invoices from
between 1 February
and 24 August 2007.
Show me the binders
please?)
Errr we stopped
paper invoices in
2006, so these
are electronic
originals…
What he wants to see:
1. Human-readable
invoice
2. Proof that the invoice
is real and has not
been changed
3. Explanatory
documentation from
three years ago
What you have
?2007-2011
Overzicht oplossing (high level flow)
18
Data ofdocument
Xml….
Archief
Sign Validate
BillingApplicatie
Electronisch
E-Invoice Center
Signing and validation
Seller service
Buyer service
Audit tools
For tax authorities,
financial dept., ...
Verify past validity
Tax documentation
Compliance MapTM
Belangrijke componenten
20
45+ landen
21
Spain Portugal
Italy
Germany
Romania
Bulgaria
Poland
Czech Republic
Slovak Republic
Greece
Sw itzerland
Serbia
Montenegro
Slovenia
Mexico
Brazil
Pakistan Tunisia
Austria
Belgium
France
Denmark
Lithuania
Latvia
Luxembourg
Cyprus
Australia
New Zealand
South Africa
Morocco Israel
Ireland
Norw ay
Canada
Singapore Hong Kong
Netherlands
Finland
Sw eden
United Kingdom
Estonia
USA United Arab Emirates
Prescriptive (focus on form)
Functional (focus on result)
Data-level measures :
usually electronic
signatures
Non-compliance high risk
Basic audit trails
required
E-signatures or discrete
originals w ithout signature if
”Proper EDI”.
Non-compliance high to medium risk.
Any functional requirements
taken seriously
Extensive audit trails for non -signed processes
Freedom of evidence for
demonstrating proper VAT
treatment of transactions:
signatures, EDI but any other business processes
including “internal control”-
only are also accepted
Extensive audit trails for
non-signed processes
Country categories
Compliance options
Signing & Validation Process
23Seller archive Buyer archive
Seller Buyer
E-Invoice Center
PDF Signature
RosettaNet
S/MIME
signature
XML
XML
Signature
IDOC
PKCS#7
signature
Trusted 3rd
parties
(CAs and TSAs)
Korte demo
Korte demo
Korte demo
Korte demo
Demo Flow: Data > Documents
Data
Output (Pdf, XML)
Enkele E-Invoice Center klanten
Vraag en Antwoord
Thank You