Kommunal leverandørstyring

KOMBIT

Agenda

20-06-2013 2

• Erfaringer fra leverandørstyringsprojektet

• IT anskaffelse

• Leverandørstyring

• Quick guides

Baggrund og udfordringer i projektet

Baggrund

· Stor ekstern påvirkning af kommunale digitaliserings- og it-strategier fra eks. fællesoffentlige

og fælleskommunale strategier samt Økonomiaftalen.

· Stigende økonomisk pres og det snarlige udløb af transitionsaftalen med KMD.

Udfordringer

· Mangel på samlet overblik og ansvar over it-kontrakter, -udbud og –indkøb og decentral

beslutningsmodel.

· Uklare it-indkøbsprocesser og manglende ressourcer og kompetencer til kontraktstyring og

it-controlling.

· Manglende gennemsigtighed i pris- og reguleringsmodeller såvel som indsigt i

opfølgningsmuligheder og rapporteringsmekanismer.

· En kompleks it-arkitektur med begrænset gennemsigtighed.

Hovedspørgsmål

· Hvordan kan den kommunale it-leverandørstyring optimeres i

indkøbsprocessen og kontraktperioden?

20.6.20133

Analyser i referencekommuner

Accenture og KOMBIT har foretaget analyser i Favrskov kommune (central leverandør- og

kontraktstyring). PWC og KOMBIT har foretaget analyser Næstved kommune (decentral leverandør-

og kontraktstyring).

Accenture og KOMBIT har i fase 2 gennemført best practice analyse i Svendborg Kommune og

Odense kommune har bidraget med viden og erfaringer til referencegruppen.

Analyserne bygger på gennemgang af it-kontrakter og faktureringsaftaler samt interviews med

nøglepersoner i it-afdelingen, indkøbsfunktionen og i forvaltningerne.

Analyserne skulle skabe overblik over:

· Hvilke forretningskritiske systemer, kommunerne anvender

· Kontrakter på forretningskritiske systemer

· Omkostninger til it og omkostningsdrivers

· Kommunalt dataforbrug

Formål: udarbejdelsen af en drejebog med forslag til at forbedre forudsætningerne for leverandør- og

kontraktstyring på det kommunale it-marked.

20.6.20134

Erfaring fra projektet - Lukket it-arkitektur

· En lukket it-arkitektur medfører

høje omkostninger til etablering

og drift af snitflader samt

dataforbrug.

· It-arkitekturen i en lang række

kommuner er i høj grad

defineret af KMD-systemer.

· Arkitekturen er kendetegnet ved

mange punkt-til-punkt

integrationer mellem specielt

KMD-systemer.

20.6.20135

ESR P-data

Erfaring fra projektet - Omkostninger

Det komplekse it-miljø betyder bl.a., at visse kommuners omkostninger til

idriftsættelse af nye it-systemer er højere end for tilsvarende organisationer

med mere simple it-arkitekturer.

Årlige omkostninger til dataforbrug

20.6.20136

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

Årlige omkostning (1.000 kr.)Venstre akse

Afhængige it-systemerHøjre akse

De 3 Oér var styrende i

leverandørstyringsprojektet

- Overblik

- Orden

- Optimering

20.6.20137

Favrskov

Næstved

Svendborg

Praktiske eksempler i referencekommuner

Den beskrevne leverandørstyringsmodel kan tilpasses til den enkelte kommunes

organisering og specifikke behov. Dette eksemplificeres for henholdsvis Næstved

Kommune, Svendborg Kommune og Favrskov Kommune.

20.6.20139

Næstved Kommune

Kommunen har en decentral

beslutningsmodel, hvor de

decentrale systemejere i centrene

sidder med en stor del af

beslutningsansvaret samt

ansvaret for at styre leverandører.

Svendborg Kommune

Kommunen har en kombineret

styringsmodel, hvor en del af

beslutningsansvaret og ejerskabet

af it-systemer ofte ligger i

forvaltninger, mens udbud og

leverandørstyring i høj grad

foretages med involvering fra it-

afdelingen og udbudsteamet.

Favrskov Kommune

Kommunen har central

beslutningsmodel, hvor

beslutninger i høj grad er

centraliseret i it-afdelingen.

Forvaltninger inddrages med

fokus på tværgående koordinering

og optimering.

Grundmodel for kommunal leverandørstyring

Leverance· Grundmodel, der beskriver de funktioner, roller og

styringsorganer, der er nødvendige for at opretholde

god it-leverandørstyring i kommuner. Modellen

inkluderer beskrivelsen af national og kommunale

strategiers indvirkning såvel som KOMBITs rolle.

Forudgående analyser· Modellen er funderet i analyser og erfaringer indhentet

fra Favrskov, Næstved, Svendborg og Odense

kommuner. Analyserne havde til formål at afdække

den nuværende leverandørstyring i kommunerne og

tydeliggøre de udfordringer, der eksisterer i den

kommunale kontekst.

Modellens udarbejdelse· Udarbejdet i efteråret 2012 i et samarbejde mellem

KOMBIT og Accenture.

· En række referencegruppemøder med Næstved

Kommune, Svendborg Kommune, Favrskov

Kommune såvel som Odense Kommune.

20.6.201310

18-04-2013 11

Funktioner, roller og styringsorganer i grundmodellen

· Finder anvendelse ved både udbud og efterfølgende drift af kontrakter

· Er tilpasset den kommunale kontekst på baggrund af erfaringer indhentet i Næstved, Favrskov og

Svendborg kommuner

· Kan skræddersyes til den enkelte kommune

· Fokus er på funktioner, roller og styringsorganer nødvendige for at understøtte leverandørstyring

20.6.201312

Funktioner

Beskrivelse af den overordnede

organisering for en kommunal it-afdeling

samt et tilhørende sæt opgaver, der skal

løses i forbindelse med it-

indkøb, kontraktstyring og udbudsstyring.

Roller

Beskrevet med ansvar i forbindelse med

udførelsen af de definerede funktioner.

Én person kan varetage én eller flere

roller afhængigt af den enkelte

kommunes organisering og it-

leverandørstrategi.

Styringsorganer

Beskrevet med

formål, ansvar, modtagne input samt

genererede resultater. Dækker

over, hvor beslutninger træffes uden der

skal oprettes et fysisk udvalg per

beskrevet styringsorgan.

18-04-2013 13

18-04-2013 14

It-leverandørstyring i faser

En trinvis implementeringsguide beskriver operationelle redskaber,

som kommuner kan anvende til at forbedre deres

leverandørstyring.

20.6.201315

Leverandøroverblik1

Kontraktstyring2

Compliance-styring3

Performancestyring4

Overblik over aftaler

og leverandører

Segmentering af

leverandører og

processer for styring

af kontrakter

Monitorering af

leverandørernes

fakturering og intern

efterspørgselsstyring

Performancestyring af

leverandører og

processer for

leverandørudvikling

Re

ds

ka

be

r

• Kontraktregistrering

• Aktivitetsoverblik

• Fokuseret overblik

• Leverandør-

segmentering

• Proces for leverandør-

samarbejde

• Samarbejds-

organisation

• Faktureringsprocedure

• Forbrugsmonitorering

• Performancemåling

• Leverandørudvikling

Anbefalinger

· At samle ansvaret for udbuds- og kontraktstyring øger

muligheden for at kommunerne selv kan tage styringen med

leverandører og it-kontrakter. Kommunerne bør således løbende

tilpasse kontraktforhold i nye kontrakter for derved at forbedre

udbuds- og leverandørstyringen.

· Undgå indkøb udenfor kontrakter for at sikre overholdelse af

kontraktforpligtelser, indkøb til mere konkurrencedygtige priser samt

overholdelse af udbudsregler.

· For at fremtidssikre it-porteføljen og -strategien bør kommuner

herudover investere i at skabe et overblik over fremtidige

bindinger med hensyn til it-arkitektur og overdragelighed af it-

systemer.

20.6.201316

Den gode it aftale mellem kommune og

leverandør

• Tryghed – sikkerhed for leverance og drift

• Enhed – forvaltning, it, indkøb og leverandør er

accepterede

• Ansvar – både kommune og leverandør tager og giver

ansvar

• Motivation – for kommunen og leverandøren – del jeres

viden og erfaringer

20.6.201317

18-04-2013

Drejebog for kommunal leverandørstyring

Drejebogen ligger til download på

kombit.dk/drejebog-leverandørstyring

Drejebog

· Grundmodel for leverandørstyring

inkl. uddybede funktioner, roller

og styringsorganer

· Implementeringsmuligheder for

den enkelte kommune

· Præsentation af, og eksempler

fra, fra reference-kommuner

· Praktisk implementeringsplan

· Oversigt over værktøjer og

skabeloner

· 10 gode råd…

20.6.201319

Samling af projektet (inkl. produkter) online

Siden kombit.dk/drejebog-

leverandørstyring anvendes som

samlende forum for information om

projektet og redskaber/skabeloner i

digital form.

Redskaber/skabeloner er bl.a.:

· Eksempler på udbudsplaner

· Udbudsskabeloner

· Business case skabelon

· Procedure for udarbejdelse af udbudsmateriale

· Skabelon til kontraktoverblik og retningslinjer

· Skabelon til registrering af aktiviteter i

kontraktperioden

· Retningslinjer for KMD kontrakter

20.6.201320

20-06-2013

Quick guides

Ovenstående materiale kan findes på kombit.dk/leverandørstyring.

• Leverandøroversigt

• Kontraktstyring

• Indkøbsoptimering

• Partnerskaber med forvaltninger

• Benyt regneark til leverandørstyring

2x 10 gode råd om:

• Leverandørstyring

• Kontraktstyring

Partnerskab med forvaltninger (Quick guide)

Inddrag forvaltninger i it-relaterede beslutninger ved at nedsætte et udvalg,

der skal sætte retningen for it-afdelingen igennem digitaliseringsstrategien

(se ’Digitaliseringsudvalg’).

• For at sikre den rette opbakning om it-beslutninger bør ledende medarbejdere

involveres (eksempelvis sekretariatschefer, forvaltningsdirektører

eller afdelingschefer).

Udpeg en ansvarlig for dialog med forvaltninger, der løbende skal sikre, at det

arbejde, der udføres i it-afdelingen, er i overensstemmelse med forvaltningers

prioriteter og krav til it.

Indtag rollen som rådgiver for forvaltninger.

• Gør det tydeligt over for forvaltninger at it-afdelingen er til for at hjælpe og

stiller specialiserede kompetencer til råde – som eksempelvis ved udarbejdelse

af udbud, kontraktindgåelse, kontraktstyring og controlling.

18-04-2013

20-06-2013

Skabeloner

Ovenstående materiale kan findes på kombit.dk/leverandørstyring.

Udbudsplaner (Svendborg kommune)

• Eksempel på rullende udbudsplan

• Eksempel på rullende udbudsplan for it

Udbudsskabeloner (Odense kommune)

• Business Case

• Procedure for udarbejdelse af udbudsmateriale

• Begrænset EU-udbud, varekøb

• Offentligt EU-udbud, tjenesteydelser

• Mini-udbud

• Rammeaftale, varekøb

• Annoncering, nationalt udbud

• Bilag til prækvalifikation (Tro & Love erklæring)

• SLA

Skabelon til kontraktoverblik og retningslinjer (Favrskov og Næstved)

• Skabelon til registrering af aktiviteter i kontraktperioden

• Vejledning: betalinger for kritiske it-løsninger

• KOMBITs anbefalinger ift. betalinger for kritiske it-løsninger

Spørgsmål?