kommunikasjonsplan 2013-2015

Norsk Tollerforbunds

Kommunikasjonsplan 2013-2015

Revidert 08/04-2013

- et naturlig valg

Kommunikasjonsplan 2013-2015 Norsk Tollerforbund

- et naturlig valg

- 2 -

1) Innledning Norsk Tollerforbund skal være et åpent, tilgjengelig og serviceorientert forbund. Derfor er det viktig å ha en plan for vår kommunikasjon internt og eksternt. Denne planen gjelder for sentralstyret, inkludert forbundskontoret.

Kommunikasjon er en viktig del av omdømmebyggingen og synliggjøringen av Norsk Tollerforbund, og skal være med på å profilere oss som et naturlig valg som fagforening for ansatte i Tollvesenet, samt bidra til å markedsføre Tollvesenet som en viktig samfunnsbeskytter og samfunnsaktør.

Kommunikasjon skal integreres som et strategisk verktøy og er et kvalitetskrav til forbundets virksomhet.

Fredrik Støtvig

Forbundsleder


- et naturlig valg

- 3 -

1.1 Merkevare og konsistens Fra sentralt hold skal det kommuniseres hva Norsk Tollerforbund er, gjør og sier. Informasjon skal gis til rett tid, gjennom de rette kanaler internt og eksternt. Norsk Tollerforbund er en merkevare som må kunne identifiseres også gjennom kommunikasjonen. Ønske om gjenkjennelighet og konsistens i målene gjør det fordelaktig å ha EN gjennomgående kommunikasjonsplan både for interne og eksterne forhold.

Norsk Tollerforbunds Kommunikasjonsplan bør brukes som utgangspunkt for lokalt tilpassede kommunikasjonsplaner i lokalforeningene, derav vil merkevareverdien økes ytterligere.

1.2 Ansvar og varighet Kommunikasjonsrådgiver og forbundsleder er ansvarlige for at kommunikasjonsplanen utarbeides og gjennomføres.

Sentralstyret har ansvaret for å følge opp at kommunikasjonsplanen blir etterfulgt.

Denne kommunikasjonsplanen er et strategisk dokument som følger Norsk Tollerforbunds landsmøteperiode. Planens tidsperspektiv er derfor 2013-2015. Kommunikasjonsplanen skal presenteres for landsstyret ved første landsstyremøte i årsmøteperioden.

For hvert år lages en egen tiltaksplan (operativ kommunikasjonsplan) for gjeldende år. Denne planen vedtas på årets første sentralstyremøte.

1.3 Evaluering Sentralstyret evaluerer hele kommunikasjonsplanen i fm første sentralstyremøte 2016.

Årlige tiltaksplaner evalueres på siste sentralstyremøte hvert år.


- et naturlig valg

- 4 -

2) Overordnet strategi

2.1 Visjon

- et naturlig valg

2.2 Overordnede mål for kommunikasjon Kommunikasjonsplanen skal bidra til å synliggjøre Norsk Tollerforbunds politikk. Helheten i politikk, virkemidler og resultater skal komme tydelig og klart frem ved:

å gi aktuell informasjon til rett tid, til de rette målgrupper, gjennom de rette kanaler, både internt og eksternt.

2.3 Kjerneverdier i kommunikasjonsarbeidet Tilstede der målgruppene er Alle gis tilgang til lik informasjon uavhengig av teknisk plattform Rett informasjon til rett tid

2,4 Gjennomgående mål Gjennom sitt kommunikasjonsarbeid skal Norsk Tollerforbund:

bidra til å markedsføre Norsk Tollerforbund som et naturlig valg for å organisere seg som ansatt i Tollvesenet

synliggjøre rollen som en aktiv og faglig sterk fagforening fremstå som en moderne og effektiv organisasjon synliggjøre at vi er en pådriver i utviklingen av Tollvesenet som en trygg,

utviklende og god arbeidsplass bruke intern kommunikasjon til å skape en god organisasjonskultur og

etablere en god serviceholdning ut mot våre medlemmer sørge for å få frem de gode historiene fra vårt arbeid synliggjøre tilhørigheten til Yrkesorganisasjonenes Sentralforbund (YS) og

sektor Stat (YSS) styrke forbundets omdømme.


- et naturlig valg

- 5 -

2,5 Kommunikasjonsprinsipper For å nå de overordnede og gjennomgående målene skal kommunikasjonsarbeidet i Norsk Tollerforbund følge disse prinsipper:

NT Nett og sosiale medier skal være prioriterte kommunikasjonskanaler for rask og relevant informasjon til og fra medlemmer, tillitsvalgte og eksterne aktører

Norsk Tollerforbund skal aktivt bruke nett og nye teknologiske plattformer for å nå medlemmer og media der de er

Norsk Tollblad og sosiale medier skal være et debattforum for aktuelle saker i forbundet og etaten

Tillitsvalgte og medlemmer gis fortløpende orientering om aktuelle saker via kanaler som kan nå frem til alle

Norsk Tollerforbund skal tilpasse sin kommunikasjon til forbundets ulike målgrupper.

Kommunikasjon skal være en gjennomgående tanke i alle ledd. I planleggingsfasen, gjennomføringsfasen, i møter, medlemsdialog, og i resultatfasen.

Forbundets syn i aktuelle saker skal bli gjort tilgjengelig for media NT skal fremme sine syn i utvalgte saker ovenfor politikere og embetsverk

.


- et naturlig valg

- 6 -

3) Målgrupper

For Norsk Tollerforbund er det viktig å forstå hvilke målgrupper man kommuniserer med og mot, deres situasjon og hvordan budskapet oppfattes og tolkes. Ulike undersøkelser, tilbakemeldinger og analyser/målinger vil være viktige verktøy i denne sammenheng. I den løpende virksomheten forholder NT seg til et stort antall aktører som er forskjellige målgrupper for vårt arbeid. Hvordan og når man kommuniserer med de enkelte gruppene må tilpasses ut i fra situasjon.

3.1 Interne målgrupper Medlemmer av NT Tillitsvalgte

o Sentralstyret o Landsstyret o Lokalforeninger o Lokalforeningsledere

Andre organisasjoner o Yrkesorganisasjonenes

Sentralforbund (YS) o YS Sektor Stat (YSS) o Andre fagforbund i YS o Nordisk Tjenestemanns-

organisasjon (NTO) o Union des Finanzpersonal

de Europe (UFE).

3.2 Eksterne målgrupper Potensielle medlemmer

o Ansatte ikke-medlemmer o Nytilsatte o Ansatte under opplæring

Tollvesenet o Ledelse i TAD o Aktuelle avdelinger i TAD o Regionledelsen o Hovedverneombud o AKAN o AMU o Sentralt tilsetningsråd

Politikere o Folkevalgte i politiske

partier o Partiprogrammene o Finansdepartementet

Andre organisasjoner o Akademikerne o Unio o LO-Stat o Tull-Kust o Dansk Told og Skat

Media o TV o Radio o Avisredaksjoner o Nettaviser o Sosiale medier


- et naturlig valg

- 7 -

4) Kommunikasjonskanaler

Elektronisk kommunikasjon og trykte medier skal være de primære kanalene for dialog med våre målgrupper.

4.1 Våre elektroniske kanaler er pr i dag: NT Nett (www.norsktollerforbund.no)

All informasjon skal gjøres tilgjengelig på NT Nett. Kilden som all annen informasjon spres videre fra. NT Nett skal være en merkevare som gir våre målgrupper tilgang til all ny informasjon, samt historikken. NT Nett er kommunikasjonsdatabasen.

Facebook (www.facebook.com/norsktollerforbund)

Facebook er for tiden det mest benyttede sosiale medie i Norge. Nyheter fra NT Nett skal videreformidles på NTs Facebookside og Facebook-gruppe. Facebooksiden kan også benyttes i situasjoner der det er ønskelig å dele informasjon som ikke naturlig hører hjemme på NT Nett, eksempelvis lenker til nyhetsartikler fra andre kilder, bildeserier mm. Facebookgruppen er stedet for å invitere medlemmene til dialog, og kan samtidig bære preg av mindre formalitet. Alle medlemmer kan publisere på gruppen.

Facebook er en aktiv kanal for toveis kommunikasjon.

Nyhetsbrevet NT NYTT

Elektronisk nyhetsbrev er et tilbud først og fremst for de av våre medlemmer som velger å ikke være tilstede på sosiale medier. NT Nytt sendes ut ved behov for å informere om den siste tids nyheter, samt ved særskilt viktige nyheter. NT Nytt sendes til alle medlemmers registrerte arbeidsadresse (epost).

Øvrige elektroniske kanaler

I tillegg er NT tilstede på følgende sosiale medier:

o Twitter (www.twitter.com/norsktollblad) o Flickr (www.flickr.com/tollblad) o Google (www.google.com/norsktollerforbund) o Slideshare (www.slideshare.com/tollblad) o Issuu (www.issuu.com/tollblad) o Wikipedia o LinkedIn

Nye sosiale medier skal fortløpende vurderes om de er aktuelle for bruk i NTs kommunikasjonsplan.


- et naturlig valg

- 8 -

4.2 Våre tradisjonelle og trykte kommunikasjonskanaler er:

Norsk Tollblad

Medlemsbladet sendes ut til samtlige medlemmer, pensjonister, samt utvalgte nyhetsredaksjoner og politisk embetsverk i departementene. Andre mottakere er søskenorganisasjoner i Norden, samt tilstøtende YS-forbund. Bladet skal utgis seks ganger pr år.

Pressemeldinger

Ved behov for å fremme NTs syn i media benyttes pressemeldinger. Disse sendes ut til nyhetsredaksjoner og enkeltjournalister. Ved slike utsendelser varsles Tollvesenets kommunikasjonsavdeling om at PM er sendt ut, dersom det ikke er særskilte forhold som tilsier at man ikke skal dette. Dersom PM omhandler forhold i en eller flere regioner spesielt, skal det vurderes om lokalforeningsleder og/eller regiondirektør ved gjeldende region(er) skal forhåndsvarsles.

Øvrige trykksaker Ved spesielle hendelser med stort informasjonsbehov bør det vurderes å utgi et særtrykk. Dette kan inngå som bilag til Norsk Tollblad, særskilt utsendelse eller distribuert som elektronisk trykksak (pdf).

4.3 Vårt forhold til Media: Norsk Tollerforbund skal aktivt kommunisere med media i utvalgte saker. Dette

primært gjennom pressemeldinger, men også direkte kontakt med journalister. NTs kommunikasjonsverdier som åpen, tilgjengelig og serviceorientert betyr også at

NT skal stille seg til rådighet for forespørsler og intervjuer fra media, så langt dette er mulig og forsvarlig. Se også eget avsnitt for mediekontakt.

4.4 Øvrige kanaler NT har også kontakt med våre målgrupper gjennom:

Møtevirksomhet i forbundet o Landsmøtet o Landsstyremøter o Sentralstyremøter o Deltakelse på årsmøter o Kursvirksomhet

Møtevirksomhet utenfor forbundet o I etaten (formelle, uformelle, utvalg) o I YS/YSS (sektorstyrermøter, representantskap, diverse utvalg) o I nordiske organisasjoner (NTO og UFE, samt med Tull/Kust og DTS) o Med Finansdepartementet o Med politikere og komiteer fra Stortinget og de politiske partier. o Forhandlingsmøter med FAD

I enkelte tilfeller benyttes brev Elektronisk post og telefon Skriftlige høringssvar SMS ved straksmeldinger


- 9 -

5) Organisering av kommunikasjonsarbeidet

Alle i sentralstyret har et ansvar for ekstern og intern kommunikasjon. Det innebærer å medvirke til at kommunikasjonsplanen følges. Alle i styret har også et ansvar for å kjenne til og etterleve målene i denne planen.

Forbundsleder, med hjelp fra AU er øverste ansvarlig for at kommunikasjonsplanen etterleves og har et særskilt ansvar for:

Personlig oppfølging av sentralstyremedlemmer Personlig oppfølging av lokalforeningsledere Kontakt med etatsledelsen Kontakt med politikere og embetsverk Mediekontakt Kontakt med YS og YS Stat Kontakt med seniorforeningen

Kommunikasjonsrådgiver har et særskilt ansvar for:

Ansvarlig redaktør for NT Nett Ansvarlig redaktør for Sosiale Medier Ansvarlig redaktør for Norsk Tollblad NT NYTT Pressemeldinger Grafisk profil Kommunikasjonsutvalget YS Stat Kommunikasjonspool YS Reklame

Politisk rådgiver har et særskilt ansvar for:

Høringer Medlemsregister NTBUF Konfliktutvalget YS Stat

1. nestleder har et særskilt ansvar for:

Protokoller, innkallinger og referater Permisjonssøknader

2. nestleder har et særskilt ansvar for organisering av:

Tillitsvalgtkurs Landsstyremøte/kurs Øvrige kurs og samlinger


- et naturlig valg

- 10 - - 10 -

5.1 Mediekontakt Media er en viktig kanal for Norsk Tollerforbunds arbeid med kommunikasjon og omdømme. Dette gjelder både henvendelser og ved aktiv bruk av media i forhold til egeninitierte saker.

Med unntak av de begrensninger lovverket gir, herunder taushetsplikt og saker som skal unntas offentlighet, skal NT tilstrebe å være et åpent, tilgjengelig og serviceorientert forbund – også i forhold til media.

Målet for presserelaterte saker er å skape interesse og forståelse for forbundets arbeid, samt å sørge for at media dekker forbundets virksomhet på en korrekt og realistisk måte, slik at det oppnås en troverdig og helhetlig profilering av Norsk Tollerforbund.

Forbundsleder, eller den person forbundsleder bemyndiger, uttaler seg til media på vegne av Norsk Tollerforbund. Pressemeldinger skal på forhånd godkjennes av forbundsleder.

Forbundsleder og kommunikasjonsrådgiver har ansvaret for å koordinere uttalelser til media. Ved egeninitierte uttalelser skal Kommunikasjonsrådgiver forhåndsvarsles. Ved intervjuer skal kommunikasjonsrådgiver varsles så snart det er mulig.

Hvis mulig skal landsstyret varsles i forkant av kommende medieoppslag om NT i riksmedier.

Oppslag i medier skal så snart som mulig gjøres tilgjengelig over sosiale medier, og vurderes brukt på NT Nett og i NT NYTT.

Normalt skal Tollvesenets kommunikasjonsavdeling varsles ved utsendelse av pressemeldinger, dersom ikke det er forhold som gjør at dette ikke er hensiktsmessig. Ved uttalelser om regionale forhold skal det alltid vurderes om lokalforeningsleder og/eller regionledelse skal forhåndsvarsles.

Lokalforeningsledere oppfordres til å gå i dialog med forbundskontoret i forkant av uttalelser til media. Dette for å underbygge prinsippet om en enhetlig organisasjonsstruktur. Dersom en slik dialog ikke er gjennomførbar varsles forbundskontoret så snart som mulig.

Kommunikasjonsrådgiver utarbeider en kort folder: «Når pressen ringer», en håndbok for forberedelser og opptreden under kontakt med media og journalister.


- et naturlig valg

- 11 - - 11 -

5.2 Egne uttalelser Ytringsfrihet er en hjørnestein i det norske demokratiet, og alle tillitsvalgte har i sin alminnelighet samme adgang som alle andre til å uttale seg kritisk på egne vegne om forbundet og dets virksomhet, hele tiden innenfor grenser satt av lovbestemt taushetsplikt.

Den enkelte tillitsvalgte skal gjøre oppmerksom på at det dreier seg om personlige ytringer og ikke ytringer eller uttalelser på vegne av Norsk tollerforbund. Bruk av kommunikasjonsmidler, brevmaler med logo/stillingstittel eller annet som kan gi inntrykk av at man uttaler seg på forbundets vegne skal unngås.

Ingen tillitsvalgte skal komme med uttalelser eller vurderinger som kan virke personlig krenkende på enkeltindivider i vår organisasjon.

Uttalelser på egne vegne bør ha en forsvarlig form, og det er god praksis å ta opp forholdet internt først. Uttalelser på egne vegne vil ikke får følger for den enkelte tillitsvalgt, så lange man har holdt seg innenfor de rammer som er gitt i dette punktet.

De tillitsvalgte er et talerør for arbeidstakerne. For dem må derfor ytringsfriheten være stor, samtidig som de har plikt til å verne om samarbeidet, arbeidsmiljøet og Norsk Tollerforbunds renommé.

Retningslinjer vedrørende sentralstyremedlemmers anledning til å uttale seg til media på egne vegne er regulert i denne plans pkt 5.1 samt Norsk Tollerforbunds ”10 Gylne regler”. I tillegg har arbeidsgiver gitt direktiver for hvordan man forholder seg til media som ansatt.

5.3 Kommunikasjon i kriser I løpet av landsmøteperioden bør det etableres en egen plan for krisehåndtering. Frem til kriseplanen foreligger er gjeldende retningslinjer som følger:

Den som oppdager en krisesituasjon skal varsle forbundsleder umiddelbart og direkte via telefon eller personlig slik at varsling er bekreftet mottatt.

Forbundsleder varsler forbundskontoret og setter krisestab ALL kommunikasjon skal gå gjennom forbundsleder Hensikten med informasjonsarbeidet i en krisesituasjon er:

o bidra til å skape trygghet og sikkerhet, redusere unødig frykt/angst

o redusere, avgrense skade, konsekvenser, psykisk/fysisk

o forhindre myter, rykter og feilinformasjon

o rettlede, rådgi berørte parter

o styrke tilliten til Norsk Tollerforbund og ivareta dens omdømme

o sørge for at våre medlemmer blir ivaretatt


- et naturlig valg

- 12 - - 12 -

5.4 Sosiale Medier Sosiale medier er en viktig kommunikasjonskanal for Norsk Tollerforbund, hvor vi når mange av våre medlemmer – og også eksterne målgrupper. Sosiale Medier er en rask og effektiv måte å få nyheter ut til mange, og mulighetene for tilbakemeldinger og debatt er unike i forhold til andre kommunikasjonskanaler.

Gjennom å bruke sosiale medier skal Norsk Tollerforbund:

Synliggjøre egne aktiviteter, nyheter og pågående saker svare på spørsmål fra våre medlemmer – men ikke drive saksbehandling bygge omdømme internt ved at NT fremstår som moderne og effektivt bidra til ekstern omdømmebygging ha NTs pressemeldinger og nyhetssaker tilgjengelige for media, politikere

og embetsverket på sosiale medier.

Forbundets kommunikasjonsrådgiver er ansvarlig for drift og organisering av NTs sosiale medieplattform. NTs sider/kanaler skal stå for NTs syn, men formen kan være mer uformell enn i for eksempel Norsk Tollblad og NT Nett.

Det skal ikke drives saksbehandling på sosiale medier, men forbundet kan informere om vedtak dersom disse er av allmenn interesse, eller om det kan øke servicegraden fra forbundets side. Som hovedregel skal personlige forhold, søknader, saker under behandling eller lignende ikke omtales i sosiale medier. Unntak skal godkjennes av forbundsleder.

Mange har en iboende frykt eller usikkerhet for å ta i bruk sosiale medier. Dette beror som oftest på manglende erfaring med eller kunnskap om verktøyene. Forbundet har i foregående år satset på å drive opplæring og veiledning i bruk av blant annet Facebook, for å bidra til at tillitsvalgte og medlemmer tar i bruk disse mediene – noe som har medført en drastisk økning i antallet brukere og trafikk på kanalene. Det er viktig å understreke at forhold omkring sikkerhet og farer ved bruk av sosiale medier ikke er annerledes enn andre elektroniske verktøy man bruker til daglig.

5.4.1 Retningslinjer for bruk av sosiale medier i Norsk Tollerforbund:

Norsk Tollerforbund vil at tillitsvalgte og medlemmer skal omfavne og bruke Sosiale Medier. Det er et verdifullt verktøy for god kommunikasjon internt og eksternt.

Bruk sunt folkevett Del med andre det du vil at andre skal dele med deg Husk at alt du deler og skriver en dag kan bli offentlig Vær åpen om feil – å gjør det du kan for å rette dem opp igjen


- et naturlig valg

- 13 - - 13 -

5.4.2 Særskilt om Facebook:

Norsk Tollerforbunds hovedside på Facebook administreres av kommunikasjonsrådgiver og publiserer nyheter til medlemmer og omverdenen. Siden er offentlig tilgjengelig i likhet med NT Nett.

I tillegg er det mulig å legge inn særskilte informasjonssider.

Medlemmer bør ikke opprette egne sider som kan fremstå som uklare i forhold til om de er tilknyttet forbundet eller ikke.

Facebook-gruppen til Norsk Tollerforbund er for NTs medlemmer og utvalgte andre (eks YS-medlemmer). Gruppen åpner for at alle gruppemedlemmer kan dele, kommentere og diskutere. Gruppen administreres fra forbundskontoret, men «driftes» av brukerne. Terskelen for innlegg på denne gruppen er lav og begrenses kun av de retningslinjene nevnt over (5.4.1). Kommunikasjonsrådgiver kan i særskilte tilfeller slette innlegg fra medlemmer – dette skal da meldes til den som har skrevet innlegget.

Flere lokalforeninger har opprettet Facebookgrupper, og det anbefales at flere gjør dette. Erfaringer de siste årene viser at man når flere medlemmer med dette enn med egne Nettsider for lokalforeninger.

Det oppfordres også til at medlemmer oppretter grupper for andre forhold som er formålstjenlige, f.eks tollercup, kursgrupper etc. Informer gjerne kommunikasjonsrådgiver om opprettelse av slike grupper.

5.4.3 Særskilt om Twitter

Twitter er et mye brukt medie i presse og politiske kretser. For å ha en alternativ kanal ut til disse er det derfor viktig for Norsk Tollerforbund og være tilstede på også denne plattformen. Tilstedeværelsen er derfor primært ikke for å gi service til medlemmene, da denne målgruppen i liten grad er tilstede på Twitter.

NTs twitterprofil er først og fremst en linkfeed for saker og pressemeldinger som publiseres på Facebook.


- et naturlig valg

- 14 - - 14 -

6) Grafisk profil Norsk Tollerforbunds skal fremstå som en moderne og effektiv organisasjon med et tydelig og enhetlig budskap. Et viktig virkemiddel for å oppnå dette er en felles grafisk profil. Våre målgrupper skal kunne kjenne igjen Norsk Tollerforbund og det vi står for på «innpakningen».

En felles grafisk profil vil også over tid kunne være kostnadsbesparende først og fremst for ressursbruken. Profilen består av logobruk, slagord, trykksaksmaler, farge og billedbruk, presentasjonsmaler, brevmaler, pressemeldingsmaler, visittkort etc. Det er viktig at denne er helhetlig og brukes konsekvent. Over tid er en enhetlig grafisk profil identitetsskapende, og vil også styrke identiteten internt. Felles grafisk profil skal også implementeres i elektroniske kommunikasjonskanaler.

Kommunikasjonsrådgiver reviderer og distribuerer Norsk Tollerforbunds grafiske profilhåndbok.


- et naturlig valg

- 15 - - 15 -

7) Tiltaksplaner (operative planer) Norsk Tollerforbund har en bred digital plattform for kommunikasjon. Sammen med fagbladet Norsk Tollblad har vi en unik posisjon når det gjelder å nå ut til en hel bransje. I perioden skal forbundets interne og eksterne kommunikasjon videreføres med en tydelig og samlet strategi for vår digitale deltakelse.

Norsk Tollerforbunds posisjon som talsperson i bransjen skal opprettholdes og bygge opp under rollen som en samlende forening for ansatte i etaten – et naturlig valg.

På bakgrunn av denne langsiktige kommunikasjonsplanen skal det brytes ned til en konkret og årlig tiltaksplan. Tiltaksplanen vedtas på første sentralstyremøte i det gjeldende året.

7.1 Strategiske valg

Kommunikasjonsplanen gir føringer som påvirker mer enn en enkelt tiltaksplan.

Sentralstyret skal avholde sentralstyremøte og medlemsmøte ute i hver enkelt tollregion minst en gang i løpet av landsmøteperioden

En fra AU skal etter ønske fra lokalforeningen gjeste dennes årsmøte. Videreutvikle fagbladet Norsk Tollblad som en viktig kilde til informasjon og inspirasjon

for medlemmene. Videreutvikle NT Nett slik at nettsidene fremstår som brukervennlige og i tråd med

kommunikasjonsbehovene. Arbeide aktivt for at forbundets tillitsvalgte, og særskilt forbundsleder, skal bli foretrukket

som talsperson i prioriterte debatter om arbeids- og lønnsforhold i tollvesenet.

8. Vedlegg

8.1 Tiltaksplan 2013



8.4 Kommunikasjon i kriser

8.5 Når pressen ringer

8.6 Grafisk profilhåndbok

8.7 Kommunikasjon finner nye veier – en presentasjon


- et naturlig valg

- 16 - - 16 -

Kommunikasjon i Kriser

“Det er sannsynlig at det usannsynlige skjer”Aristoteles (384-322 f.kr)

Norsk Tollerforbund

Hva er en krise?

Hva folk oppfatter som en krise varierer fra person til person, er situasjon-savhengig og subjektivt. En organisasjon er i en krise når det oppstår en sit-uasjon som truer eller kan true kjernevirksomheten og/eller troverdigheten til organisasjonen.

Ved siden av operativ innsats for å sikre liv, helse og miljø er krisekommuni-kasjon en avgjørende faktor for å sikre organisasjonens omdømme når krisen rammer.

Kommunikasjonsplan:Målet med kommunikasjonsarbeidet i krisesituasjoner er å:

bidra til å skape trygghet og sik-kerhet, redusere unødvendig angst/frykt

redusere/avgrense skade, kon-sekvenser psykisk og fysisk

forhindre myter, rykter og feilin-formasjon

rettlede, rådgi berørte parter styrke tilliten til forbundet og dets

omdømme.

Alle slags uheldige hendelser fører med seg et informasjonsbehov som, inntil det er dekket, fremkaller et informasjons-vakuum. Mangel på informasjon kom-binert med stor interesse er så og si et av kjennetegnene på en krise. Tomrommet fylles med saklig eller usaklig, korrekt eller ukorrekt informasjon ut i fra hva som er tilgjengelig. Dersom det ikke er god nok tilgang til saklig og korrekt in-formasjon skapes det rykter, myter, infor-masjon basert på personlige opplevelser eller følelser og så videre. Veien er da kort til at den egentlige krisen blir til en infor-masjonskrise.

En informasjonskrise har mange nega-tive konsekvenser. Først og fremst blir mennesker unødig skremt eller blir ikke varslet i tide. Mangel på informas-jon kan føre til større skadeomfang enn nødvendig og i verste fall panikk og kaos. En slik informasjonskrise vil også svekke forbundets omdømme.

Overordnede prinsipper for krisehåndtering

Ansvarsprinsippet innebærer at den etaten som har ansvaret for et fagområde i en normalsituasjon, også har ansvaret for å håndtere ekstraordinære hendelser innenfor området. Likhetsprinsippet betyr at den organisasjonen en opererer med til daglig, skal være så lik som mulig den organisasjonen man har under kriser. Nærhetsprinsippet innebærer at kriser organisatorisk skal håndteres på så lavt nivå som mulig. Samvirkeprinsippet stiller krav til at myndighet, virksomhet eller etat har et selvstendig ansvar for å sikre et best mulig samvirke med rel-evante aktører og virksomheter i arbeidet med forebygging, beredskap og krisehåndtering.

Roller og ansvar

Når kan vi si at Norsk Tollerforbund skal reagere i en krise? I de fl este tilfeller vil våre medlemmer bli ivaretatt av krisehåndtering fra arbeidsgiver. Likevel kan det oppstå situasjoner som enten påvirker:• mange av våre medlemmer samtidig• et arrangement hvor Norsk Tollerforbund har en eller fl ere tilstede

I begge tilfeller vil det være andre som vil ta seg av den operative innsatsen og koordinerer krise-håndteringen. Det må likevel alltid vurderes om det er nødvendig for Norsk Tollerforbund å iverk-sette tiltak. Norsk Tollerforbund vil aldri lede en krisehåndtering alene, men har en rolle å spille ifm kommunikasjon ut til media og egne medlemmer, samt støtte og få støtte fra arbeidsgiver og andre beredskapsetater.

I en krisesituasjon oppstår det et enormt og overveldende krav om informasjon fra mange berørte. Den organisasjon som klarer å kommunisere godt med egne målgrupper og til media vil medvirke til å redusere skadevirkningen av en krise, og styrke sitt omdømme.

Norsk Tollerforbunds rolle i en krise vil derfor i hovedsak dreie seg om å sikre god og tilstrekkelig kom-munikasjon. Dernest vil det kunne være behov for sørge for at våre medlemmer får tilstrekkelig oppfølging.

Varsling av krisesituasjonerVed en krisesituasjon skal forbundsleder varsles direkte pr telefon eller personlig slik at varsling er bekreft et mottatt. Forbundsleder varsler videre til forbundskontoret og vurderer om det skal settes en krisestab. Forbundsleder etablerer kontakt med etatsledelsen og avklarer samhandling og rolle i dennes krisestab.

Etablering av krisestab og organiseringDersom det er behov for å sette en krisestab kaller forbundsleder inn forbundskontoret. Krisestaben kan utvides ved behov, da primært med tillitsvalgte i sentralstyret.

Sted for krisestaben vil primært være forbundskontoret, dersom hendelsen medfører at dette ikke er gjen-nomførbart, er alternativene Oslo og Akershus regionstollsted og Fredrikstad Regiontollsted.

Forbundsleder har ansvaret for:• Kommunikasjon med arbeidsgiver• Gjennomføre pressekonferanser/pressemeldinger• Uttale seg på vegne av forbundet med vekt på empati - betydninger for liv

og helse• Ansvarlig for ekstern kommunikasjon• 1. nestleder erstatter forbundsleder dersom dette er nødvendig

1. nestleder har ansvaret for:• Lede krisestaben• Deltar i utformingen av pressemeldinger• Holder kontakten med eksterne etater og samarbeidsparter• Opprette og holde kontakt med tillitsvalgte lokalt• Ansvarlig for intern kommunikasjon• Føre logg og sørge for nødvendig avløsning• Informere de tillitsvalgte som har behov for oppdatert kunnskap, særlig

med tanke på å informere andre

Politisk rådgiver har ansvaret for:• Holde oversikt over involvert personell og deres status (personellister)• Sørge for at etablert bistand når ut til berørte medlemmer og pårørende• Ivaretar de tillitsvalgte og deres behov for oppfølging• Besvare telefonhenvendelser fra allmennheten

Kommunikasjonsrådgiver har ansvaret for:• Utarbeide pressemeldinger• Håndtere mediene• Opprette informasjonskanaler til publikum og medlemmer, med vekt på

nettsider og sosiale media• Iverksette informasjonsopplegg ovenfor pårørende• Informere mediene ut i fra en vurdering om gjensidig behvov• Sørger for informasjonsfl yt til øvrige operative informasjonsressurser• Avklare hva som til en hver tid kan/skal kommuniseres ut• Etablere pressesenter og evt lede pressekonferanser• Overvåke omtalen i media og sosiale media spesielt

En avgjørende faktor for at kriseinformasjonsarbeidet skal fungere, er tid. Det er nødvendig å være raskt ute for blant annet å unngå en informasjonskrise i tillegg til den egentlige krisen.

Utover det ovennevnte må kriseledelsen utgjøre et team som i fellesskap skal foreta nødvendige vurderinger og beslutninger i en krisesituasjon. Innenfor ansvarsrammene må utførelsen gjøres i fellesskap.

www.norsktollerforbund.no

Denne publikasjonen er produsert og utgitt av:Norsk Tollerforbund www.norsktollerforbund.no www.facebook.com/norsktollerforbundPostboks 8122 dep. [email protected] www.twitter.com/norsktollblad0032 Oslo tlf. 22 86 03 00

Medier, kanaler, virkemidler Ved kriser er forbundets hovedkanaler ut mot publikum de samme som ellers:• Telefon – svartjeneste ved forbundskontoret• NT Nett – forbundets ordinære nettsted, Facebook, og epost (nyhetsbrev).I hovedsak skjer informasjonsformidlingen ved at meldinger leg-ges ut på internett. Der oppgis også telefonnumre for publikum-skontakt (forbundskontoret) og mediekontakt.

Alle telefonhenvendelser styres til/via forbundets forbundskon-tor, som evt. forsterkes med personell fra sentralstyret.

Det er viktig å sørge for at • publikum, berørte, pårørende mv. i størst mulig grad kan betjene seg selv via nettløsningene• at fl est mulig kan få enkle svar på sine spørsmål via telefon og sosiale medier

For øvrig brukes etter behov• SMS-varsling, telefonvarsling• E-post• Massemedier (aviser, radio, TV)

Internett i krisesituasjonerVed behov etableres det en egen nettforside for kriseinformasjonen som samler all den viktigste informasjonen og kontaktdetaljer.

Sosiale kanaler vil være hovedkanalen for toveis kommunikasjon med våre medlemmer, og skal derfor prioriteres.

Overvåkning:En sentral oppgave for kommunikasjonstjenesten i kriser er å overvåke omtalen i mediene og trafi k-ken på sosiale medier. Medieovervåkningen har til hensikt å kartlegge hva som meldes for videre handling, retting av feilinformasjon, misforståelser, dementier osv.

Opptreden ovenfor medierI kriser følger man normalt de retningslinjer som er beskrevet i kommunikasjonsplanen, men med større fokus på:• Menneske/empati• Publikum (hvordan skal andre forholde seg til situajonen)• Vår så åpen som mulig, men vær bevisst og marker tydelig at det er klare grenser for hva det er riktig for forbundet

å informere om. Forklar hvorfor det er informasjon man ikke kan gå ut med, ikke bruk “ingen kommentar”• Vær ærlig. Unngå spekulasjoner og vurderinger - hold deg til fakta.• Mediene kan lett oppfattes som en trussel eller “klamp om foten” i en krisesituasjon, men må først og

fremst betraktes som en viktig ressurs for å få ut informasjon.• Vær rask - kampen om sannheten består i stor grad av å være først på banen• Ikke la deg presse av medienes tidspress eller deadline• Før logg for kontakt med medier• Avtaler med og løft er til mediene skal holdes• Ikke bruk sperrefrist - det som ikke kan publiseres får vente

KommunikasjonskanalerDet er viktig å være bevisst på det man-gfoldet av kommunikasjonskanaler og hastigheten informasjon spres på i dag. I tillegg til tradisjonalle medier som aviser, tv og radio, er de sosiale medie-plattformene i større grad relevante i kriser. Enkeltpersoner publiserer infor-masjon via disse fra kriseområdet og er en viktig kilde til både viktig informas-jon og spredning av feilinformasjon. Å overvåke disse mediene og respondere i de samme er meget viktig i en krisesi-tasjon.

Logg for kriseledelsen

Nr Dato/

klokkeslett Handlingsbeskrivelse Merknad

Personelloversikt - navneliste for involverte i kriseområdet N

avnel

iste

for

(lo

kasj

onen

s nav

n:

)

Vid

eres

endt

til

Avr

eise

(d

ato/

kl.s

lett

)

Anko

mst

(d

ato/

kl.s

lett

)

Adre

sse

skad

este

d

Adre

sse

bope

l

Nav

n

Kontaktliste regionledelse i Tollvesenet

Tollregion Øst‐Norge

Regiondirektør:

Infosenter:

Beredskapstelefon

Viktig epost:

Normal:

Tollregion Sør‐Norge

Regiondirektør:

Infosenter:

Beredskapstelefon

Viktig epost:

Normal:

Tollregion Vest‐Norge

Regiondirektør:

Infosenter:

Beredskapstelefon

Viktig epost:

Normal:

Tollregion Oslo og Akershus

Regiondirektør:

Infosenter:

Beredskapstelefon

Viktig epost:

Normal:

Tollregion Midt‐Norge

Regiondirektør:

Infosenter:

Beredskapstelefon

Viktig epost:

Normal:

Tollregion Nord‐Norge

Regiondirektør:

Infosenter:

Beredskapstelefon

Viktig epost:

Normal:

Toll og Avgiftsdirektoratet

Tolldirektør:

Beredskapstelefon

Viktig epost:

Normal:

Kommunikasjonsavdeling TAD

Kommunikasjonsdirektør:

Kommunikasjonsavdeling:

Viktig epost:

Normal:

Mål Tiltak HovedansvarHovedverdier

Tilstede der målgruppene er

Overvåke trender i kommunikasjonsmarkedet.Undersøkelser om hvor medlemmer finner sin informasjon.Være aktiv i å prøve ut nye kanaler.Utnytte internetteknologien i takt med behov og ressurser for på den måten sikre optimal nytteverdi.Legge sentralstyremøter ute i regionene minst en gang pr region pr landsmøteperiode.Delta på lokalforeningers årsmøter etter invitasjon.Stille seg til rådighet for medlemsmøter ved behov.

Kommunikasjonsrådgiver

Alle gis tilgang til lik informasjon uavhengig av teknisk plattform Gi samme informasjon over Facebook, NT Nett, Norsk Tollblad og NT Nytt Kommunikasjonsrådgiver

Rett informasjon til rett tid

Prioritere å informere om aktuelle saker i det de skjer, eller så snart som mulig.Kommunikasjonskanalene skal inneholde tema/stoff som gir målgruppene informasjon om adminstrativ og politisk virksomhet, tjenestetilbud, medlemsfordeler og planer som har betydning for medlemmene.


Tiltaksplan Kommunikasjon 2015 - Norsk Tollerforbund

Gjennomgående mål

Bidra til å markedsføre Norsk Tollerforbund som et naturlig valg for å organisere seg som ansatt i Tollvesenet

Støtte lokalforeningene med informasjonsmateriell til nytilsatte.Stille til informasjonsmøte ved TKS.Synliggjøre hvilke medlemsfordeler NT‐medlemmer har.Oppfordre lokalforeningene til å ha rekrutteringssamtaler med nytilsatte og ikkemedlemmer.

Politisk RådgiverAU

Synliggjøre rollen som en aktiv og faglig sterk fagforening

Forbundskontoret og tillitsvalgte skal være åpne og velvillige i forhold til å informere om alt som ikke er taushetsbelagt. Enhver som henvender seg til forbundet har krav på å bli møtt av en medarbeider som i sin fremtreden, i budskapets form og innhold fremstår som profesjonell og sannferdig.

ForbundskontoretSentralstyret

Fremstå som en moderne og effektiv organisasjon

Nyhetsartikler, pressemeldinger, møtekalendere gjøres lett tilgjengelig for offentligheten.Revidere og implementere NTs grafiske profilprogram.Sørge for at forbundets skjemaer, lov‐ og avtaleverk mm er lett tilgjengelig på NT Nett.Etablere gode rutiner for å sikre at NTs elektroniske informasjon blir oppdatert fortløpende.


Synliggjøre at vi er en pådriver i utviklingen av Tollvesenet som en trygg, utviklende og god arbeidsplass

Delta i IDF‐møter med arbeidsgiver og stille med representant i aktuelle utvalg.Føre fokus på budsjettsituasjonen i de saker der dette er mulig, spesielt ovenfor politikere og media.Invitere ledelser i Tad og regiondirektører til landsstyremøtene.

ForbundslederAU

Bruke intern kommunikasjon til å skape en god organisasjonskultur og etablere en god serviceholdning ut mot våre medlemmer

Tilrettelegge for dialog ved Facebook‐grupper.Daglig lytte til Facebook og Twitter og respondere på konkrete spørsmål, vurdere om forbundet skal delta i debattene.Utvikle interaktivitet i interne og eksterne kommunikasjonsløsninger.


Sørge for å få frem de gode historiene fra vårt arbeid Forbundet skal har en forberedt holdning som innebærer at det tas initiativ til informasjon så tidlig som mulig.

Sentralstyret

Synliggjøre tilhørigheten til Yrkesorganisasjonenes Sentralforbund (YS) og sektor Stat (YSS)

Bygge inn YS og YSS sine profiler i NTs grafiske profilprogram.Delta i aktuelle utvalg i YS og YS Stat.Delta i YS Stat medieutvalg ifm lønnsoppgjøret.

ForbundslederAUForbundskontoret

Styrke forbundets omdømme.Tillitsvalgte må bevisttgjøre seg i forhold til rollen de utøver og hvilke muligheter dette gir. Det må komme tydelig frem av et budskap hvem som er avsender.Være aktiv for å føre aktuelle saker frem for media.

SentralstyretAU


KommunikasjonsprinispperNT Nett og sosiale medier skal være prioriterte kommunikasjonskanaler for rask og relevant informasjon til og fra medlemmer, tillitsvalgte og eksterne aktører

Sette av ressurser og tid til å videreutvikle og drifte NT Nett og Facebook.AUKommunikasjonsrådgiver


Norsk Tollerforbund skal alltid vurdere hvilken målgruppe man skal nå med sin kommunikasjon og velge den eller de mest hensiktsmessig(e) kanalen(e).Velge ulike kanaler intern og eksternt hvis det er hensiktsmessig.Tilrettelegge for nødvendig opplæring av kommunikasjonsrådgiver og andre ved behov.



Oppfordre til leserbrev fra medlemmer i Norsk Tollblad. Oppfordre til og delta i debatter/kommentarer på primært Facebook‐gruppene.

SentralstyretKommunikasjonsrådgiver


Aktuelle avgjørelser og viktige pågående saker skal informeres via minimum NT Nett, Facebook, NT Nytt og Norsk Tollblad.Ved særlige tilfeller brukes epost og sms til utvalgte grupper (sentralstyret, landsstyret, lokalforeningsledere).

Forbundskontoret


Det som publiseres på NT Nett, skal normalt også publiseres direkte på Facebook og Twitter. Ukentlig nyhetsbrev NT Nytt, skal sendes ut med en oppsamling av den siste tids viktigste saker, og snarest ved særdeles viktige saker.Norsk Tollerforbund skal alltid vurdere hvilken målgruppe man skal nå med sin kommunikasjon og velge den eller de mest hensiktsmessig(e) kanalen(e).Velge ulike kanaler intern og eksternt hvis det er hensiktsmessig.



Forbundet skal øke de tillitsvalgtes bevissthet omkring viktigheten av kommunikasjon, slik at relevant informasjon blir gjort tilgjengelig for medlemmer og eksterne brukere.


Forbundets syn i spesielle saker skal bli gjort tilgjengelig for media

Aktivt sende ut aktuelle pressemeldinger både til redaksjoner og enkeltjournalister.Forberede kontakter med journalister i forkant av viktige saker.Samarbeide med YS Stat og YS sine ressurser ifm mediakontakt.Utarbeide folderen "Når pressen ringer!" og gjøre denne tilgjengelig for tillitsvalgte.Gjennomføre mediaopplæring av enkelte tillitsvalgte og fagpersoner.Utarbeide retningslinjer for håndtering media i krisesituasjoner.

ForbundslederKommunikasjonsrådgiver

NT skal fremme sine syn i utvalgte saker ovenfor politikere og embetsverk

Politisk påvirkningsarbeid.Svare på høringer.Delta på og invitere til møter med ulike fraksjoner.

Politisk RådgiverArbeidsutvalget


Gjennomgående mål











Delta i IDF‐møter med arbeidsgiver og stille med representant i aktuelle utvalg.Føre fokus på budsjettsituasjonen i de saker der dette er mulig, spesielt ovenfor politikere og media.Invitere ledelse i Tad og regiondirektører til landsstyremøtene.

ForbundslederAU





Sentralstyret





SentralstyretAU












Forbundskontoret














Gjennomgående mål











Delta i IDF‐møter med arbeidsgiver og stille med representant i aktuelle utvalg.Føre fokus på budsjettsituasjonen i de saker der dette er mulig, spesielt ovenfor politikere og media.Invitere ledelser i Tad og regiondirektører til landsstyremøtene.

ForbundslederAU





Sentralstyret





SentralstyretAU












Forbundskontoret














Når pressen spør...Når pressen spør...

Hva gjør du når en journalist ringer?Hva gjør du når en journalist ringer?

Hvordan bruker du pressen til å byggeHvordan bruker du pressen til å byggeomdømmeverdier og kommunisere medomdømmeverdier og kommunisere medomverdenen?omverdenen?

www.norsktollerforbund.noNorsk Tollerforbund

Når en fra Norsk Tollerforbund snakker til pressen, opp-fattes han eller hun alltid som toller eller tillitsvalgt – ikke privatperson. Det alltid er viktig å tenke over at du forvalter et fag og representerer en faggruppe.

Hva er en mediesak?Pressen har klare krav til hva de vil sette på trykk, og hva de anser å nå ”nyhetsterskelen”. Nyhet-skriteriene er kjennetegn som avgjør hva jour-nalister anser som nyheter. Dette er viktige ter-skler som må nås for å vekke journalistens interesse og få sine meninger på trykk.

Vesentlighet: En sak som angår, eller engasjerer mange anses oft e som en nyhet. Dette innebærer også forhold som kan ha konsekvenser for mange.Identifi kasjon: En sak som har kulturell eller geografi sk nærhet til leserne er oft e godt nyhetsstoff . Dette kan også innebære at saken faller innenfor medi-ets nedslagsfelt – som når Fredriksstad Blad skriver om Svinesund.Sensasjon: En sak må kunne regnes som en sensasjon eller være dramatisk dersom den skal være av interesse for mediene å skrive om. Jo mer en sak av-viker fra det normale, desto større inter-esseverdi kan den ha.Aktualitet: En sak kan oft e «henge seg på» andre saker som allerede verserer i media. Journalister leter oft e etter nye vinklinger på saker eller debatter som allerede er på dagsorden.Konfl ikt: Uenighet er mye mer spennende for pressen å skrive om enn enighet, og journalistene jakter oft e på en god konfl ikt.

Gode råd før møte med mediaNår en journalist ringer, er det lett å bli stresset og dermed ytre me-ninger forhastet. Enhver kontakt med en journalist må betraktes som et intervju, og det er viktig å være forberedt:

Spør hva henvendelsen dreier seg om: Korrekt situasjonsforståelse er avgjørende dersom du skal kunne gi riktig svar. Oversikt over hvilke problemstillinger journalisten ønsker belyst er alltid det beste utgangspunkt.Skaff deg tenkepause: Be journalisten om tid. Fortell at du ringer tilbake, når du tenker å ringe journalisten opp igjen, og gjør det.Sjekk fakta: Vær sikker på at det du sier er sant, og ikke utelukk informasjon som kan være av betydning. Ta kontakt med noen som kan bekreft e det du sier. Å bli tatt i løgn eller å fortelle halvsannheter er svært skadelig for forbundets omdømme.Bestem deg for hva du vil si: Når alle fakta er fremskaff et, må du bestemme deg for hva som er viktig å kommunisere, og dermed hva du ønsker å si. Om fakta skal formidles, så ha disse skrift lig, ikke stol blindt på din hukommelse.Velg et hovedpoeng: Oft e plukker journalisten ut sitater han eller hun ønsker å bruke. Begrens deg til ett eller to hovedbudskap som sikrer at du får sagt det du ønsker. Et hoved-budskap skal være klart, kort, poengtert og det skal kunne sies på 20 sekunder. Konsentrer deg om 1-2 hovedbudskap. Sørg for at journalisten får med seg hovedpoengene.Forbered deg på de kritiske temaene:Identifi ser de temaene som er vanskelige - identifi ser argumenter versus motargumenter.Forbered deg på de kritiske spørsmålene:Hvilke spørsmål håper du ikke kommer - hvilke spørsmål frykter du?Forbered deg på svarene: Oft e vil journalister omfor-mulere sine spørsmål for å få sitater de ønsker. Øv deg på å si budskapet høyt, slik at du klarer å si det i en pres-set situasjon. Vær forberedt på å gjenta deg selv fl ere ganger. Snakk enkelt. Formuler deg lettfattelig slik at det blir lett for journalister å bruke sitatene dine.Lettfattelig: Det er viktig å etterstrebe et folkelig, direkte og lettfattelig språk. Dette underbygger tro-verdigheten, og har appell til media. Fordi de aller fl este avislesere er vanlige folk, må språket også være vanlig og så fritt som mulig for fagterminologi.Tenk positivt: Å la seg intervjue av media er en muli-ghet til å fremme Norsk Tollerforbunds viktige arbeid. Hva ønsker jeg å kommunisere, hva kan jeg kommun-isere uten negative konsekvenser, hva kan jeg uansett by på så journalisten har noe å arbeide med?

IntervjusituasjonenOm du er nervøs, like før du skal i il-den, bruk en pustemetode hvor du puster dypt inn gjennom nesen, hold pusten 3-4 sekunder, før du puster rolig ut gjennom munnen og venter 3-4 sekunder igjen. Gjen-ta 4-5 ganger for å få hvilepulsen ned.

Hvis du ikke vet svaret på et spørsmål, så vær ærlig, hold deg unna å si ”ingen kom-mentarer” eller svar at du skal undersøke og komme tilbake til dette senere.

Ikke gjenta deg selv, henvis til det du sa tidligere. Om du har et hovedbudskap, kan du gjenta dette på en pressekonferanse.

Ikke la journalisten putte ord i munnen på deg.

Hvis du blir presset, bruk tid til å tenke deg om eller be om å få spørsmålet gjentatt.

TV-opptreden:Om du intervjues på TV, tenk på hva som er ditt viktigste budskap og fi nn en formuler-ing som tar ca 20 sekunder å si. Nyhets-sendinger er korte, og da sikrer du at din mening ikke redigeres i stykker.• Hvis sendingen ikke går direkte, så

spør på forhånd hva de har tenkt å spørre deg om.

• De som ser deg på TV, vil delvis vur-dere deg fra hvordan du går kledd. I en alvorlig situasjon er det viktig å ha kledd seg slik at en oppleves å ha res-pekt for det inntrufne (pent og ikke for fargerikt kledd, unngå for mye møns-tre eller prangende smykker).

• Ikke se på kamera, men på den som spør.

• Sitt stille, hold hendene under kontroll slik at ikke mange håndbevegelser for-styrrer ditt budskap.

KommunikasjonsstrategiSom en del av Norsk Tollerforbunds Kommunikasjonsplan bør følgende nøkkelelementer være førende for all kontakt tillitsvalgte har med pressen:

Åpen. Det er viktig aldri å fortelle løgner eller holde tilbake sannheten. Dette vil være svært skadelig for Norsk Tollerforbunds tillit og troverdighet. Tillitsvalgte må være villige til å svare på henvendelser - også de kritiske. Tilgjengelig. Det er viktig at journalister - og andre - klarer å komme i kontakt med Norsk Tol-lerforbund. Tilgjengelighet er en av de viktigste betingelsene for å ha en god relasjon med pressen.Serviceorientert. Mediatoget får fort, og svar på forespørsler må komme raskt om pressen skal bruke plass på Norsk Tollerforbund. Det vil si at man må legge til rette for å pressen “skal få sitt”. Billedmateriell, bakgrunnsdokumentasjon må kunne overleveres sammen med intervjuet.

Hvem møter du?Hva vet du om journalisten/mediet? Dersom du tar kon-takt med pressen - lokalavisa, regionalavisa eller andre - så er det greit å vite hva man kan forvente. Journalister er vanlige folk, men med en litt annen jobb enn deg. Her får du noen tips om hvordan for-berede seg til møte med pressen:

• Journalister kan litt om mye. • Journalister kan aldri alt det du kan, men oft e noe annet – og har tilgang til en del kilder

du antakelig ikke vet om. • Journalisten KAN forenkle, KAN pedagogiske grep, KAN sette saken i en sammen-

heng (og ta den ut av sammenhengen). • Vinklingen er som regel bestemt på forhånd. • Journalisten har sin egen agenda. Nesten alltid.• Husk at intervjuet pågår så lenge det er journalister og fotografer til stede.Ikke si noe

”off record” i den tro at media ikke vil utnytte det. Si bare det du vet kan stå på trykk eller sendes ut over eteren, det er viktig å ikke trekke konklusjoner eller spekulere.

Denne publikasjonen er produsert og utgitt av:Norsk Tollerforbund www.norsktollerforbund.no www.facebook.com/norsktollerforbundPostboks 8122 dep. [email protected] www.twitter.com/norsktollblad0032 Oslo tlf. 22 86 03 00

kommunikasjonsplan 2013-2015

Documents