PöytäkirjaTuuliTarukannel

2

1

Sihteerin vastuu• Sihteeri vastaa käytännön toimenpiteistä, teknisistä toimista.• Sihteerin tehtäviin kuuluu tyypillisesti: kokouskutsun ja asialistan

kokoaminen ja kokouskutsun ajoissa toimittaminen toimielimen jäsenille ja muille läsnäoloon oikeutetuille -> läsnäolijat ja kutsun toimittaminen on määritelty hallintosäännössä

• Sihteeri kirjoittaa pöytäkirjan, mutta puheenjohtaja vastaa viimekädessä siitä.

• Sihteeri huolehtii pöytäkirjan allekirjoittamisesta ja tarkastamisesta käytännössä eli kerää allekirjoitukset.

• Sihteerin tehtävän vastuullisuuden korostaminen… (esim. monet määräaikojen toteutumiset sihteerin ”käsissä”)

3

Pöytäkirja• Pöytäkirjasta säädetään kuntalaissa• Toimielimen kokouksista on laadittava pöytäkirja, laissa ei ole säännöksiä pöytäkirjan

sisällöstä, mutta siitä otetaan tarpeelliset määräykset hallintosääntöön• Muoto voi vaihdella teknisen toteutustavan mukaan, voi olla myös useiden päätösten

koonti• Kokouksen kulkuun perustuva asiakirja, pöytäkirjalla on julkinen luotettavuus eli asia on

niin kuin se on kirjattu pöytäkirjaan, jollei muuta näytetä. • Tiedon säilytyksen, tiedon siirron, oikeussuojan ja valvonnan väline• Pöytäkirjaan merkitään (hallintosääntö):

• Järjestäytymistiedot = toimielimen nimi, kokouksen alkamis- ja päättymisaika, kokouspaikka, läsnä- ja poissaolleet, kokouksen laillisuus, kokouksen päätösvaltaisuus

• asian käsittelytiedot = asiaotsikko, esittelyteksti, päätösehdotus, esteellisyys, tehdyt ehdotukset, kannatus, asiassa kuultavina olleet, äänestykset, vaalit, päätöksen toteaminen, eriävä mielipide

• Laillisuustiedot = puheenjohtajan allekirjoitus, pöytäkirjanpitäjän varmennus, oikaisuvaatimusohjeet, valitusosoitus, merkintä pöytäkirjan tarkastuksesta, tieto nähtävillä pitämisestä

4

PöytäkirjaPöytäkirjan laatii puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä jos puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä ovat eri mieltä, laaditaan pöytäkirja puheenjohtajan näkemyksen mukaan

Allekirjoittaa puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä

Tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla• seuraava kokous tarkastaa, jos pöytäkirjantarkastajat eivät ole

hyväksyneet• Tarkastamiseen liittyy oikeusvaikutuksia eli päätös syntyy vasta sitä

koskevan pöytäkirjan tarkastamisella. • Päätöksen täytäntöönpanon edellytyksenä on, että pöytäkirja on

tarkastettu. Kiireellisissä tapauksissa pöytäkirja on syytä tarkistaa heti kokouksessa.

PöytäkirjaNähtävänä pitäminen

• Valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu.

Pöytäkirjan kieli• Kielilaissa säädetään viranomaisen käsittelykielestä, jota käytetään mm.

pöytäkirjoissa.• Yksikielisessä kunnassa käytetään yleensä kunnan kieltä, joko suomea tai

ruotsia.• Kaksikielisessä kunnassa yleensä asianosaisen kieli• Kaksikielisessä kunnassa valtuuston kokouskutsu ja pöytäkirja on laadittava

suomen ja ruotsin kielellä. Kunnan muiden toimielinten pöytäkirjan kielestä päättää kunta ottaen huomioon sen, että luottamushenkilöiden mahdollisuus täyttää tehtävänsä turvataan ja että kunnan asukkaiden tiedonsaantitarpeesta huolehditaan.

5

1

Pöytäkirja, uusi kuntalaki 107 §Toimielimen päätöksistä pidetään pöytäkirjaa.Luottamushenkilön ja viranhaltijan päätöksistä pidetään pöytäkirjaa, jollei se päätöksen luonteen johdosta ole tarpeetonta (esim. jos päätöksistä laaditaan tai siitä tehdään jokin muu asiakirja, josta päätös käy selville).

Hallituksen esitys: • Tarkemmat määräykset pöytäkirjaa koskevista vaatimuksista otetaan

hallintosääntöön.• Pöytäkirja voi muodostua myös sähköisen päätöksenteon päätösten

koonnista. Pöytäkirjan muoto voi vaihdella teknisen toteutustavan mukaan. Pöytäkirjan päätökset voi olla myös rakenteisessa muodossa, joka mahdollistaa niiden jatkokäytön (ns. avoin data). Tällöinkin kuntien olisi huolehdittava tietosuojaan liittyvistä näkökohdista.

• Pöytäkirjan arkistointi suoritetaan arkistolainsäädännön mukaisesti, eikä kuntalain säännöksellä poiketa arkistolain mukaisista velvoitteista.

6

7

1

Pöytäkirja, uusi kuntalakiUusi kuntalaki: 100 §:Sähköisessä päätöksentekomenettelyssä tehtyjä päätöksiä koskeva pöytäkirja voidaan tarkastaa ennen kokousta.

Hallituksen esitys: • Pääsääntöisesti sähköisessä päätöksentekomenettelyssä tehdyt päätökset

tarkastettaisiin normaaliin tapaan seuraavassa kokouksessa, mutta momentissa mahdollistettaisiin se, että päätökset olisi mahdollista tarkastaa jo ennen kokousta.

• Sähköisessä päätöksenteossa syntyneet päätökset voitaisiin tarkastaa esimerkiksi samassa suljetussa tietojärjestelmässä, jossa ne on tehty tai muutoin sähköisesti tavanomaista pöytäkirjan tarkastamista vastaavasti.

8

1

Salassapidettävät tiedot listoissa ja pöytäkirjoissa• Salassapito muodostaa poikkeuksen julkisuusperiaatteesta• Salassapidettävät tiedot eivät tule julkisiksi, vaikka ne liittyisivät asiaan,

joka muilta osiltaan kuuluu lain mukaan julkisuuden piiriin• Salassapidettäviä tietoja ei suositella merkittäväksi pöytäkirjaan, mikäli

mahdollista• Voidaan laittaa salassapidettäviin liitteisiin, jolloin julkinen pöytäkirja

voidaan julkaista vaivatta. Asiaa työnsä puolesta hoitavilla sekä toimielimen jäsenillä on oikeus saada tieto salassapidettävistä liitteistä.

• Valmistelijan tulee huolehtia myös sähköisessä järjestelmässä, ettei valmisteluvaiheessa kukaan pääse käsiksi salassapidettäviin liitteisiin.

• Asiaa työnsä puolesta hoitavilla kunnan viranhaltijoilla ja työntekijöillä, samoin kuin asiaa käsittelevän toimielimen jäsenillä on oikeus saada tieto myös salassa pidettävistä liitteistä. Tällaisia liitteitä ei julkaista verkossa.

• Salassapitomerkinnät kuntoon

Pöytäkirjan julkisuus

• Keskeistä pöytäkirjan, salassapidon ja julkisuuden punninnan näkökulmasta:

• Hyvän tiedonhallintatavan, hyvän tietojenkäsittelytavan ja tiedottamisen vaatimukset on pyrittävä yhteen sovittamaan niin, että viranomaisten velvollisuudet tiedottamisessa ja jokaisen tiedonsaantioikeuksien edistämisessä toteutetaan vaarantamatta perusteettomasti kenenkään yksityisyyttä. Tiedon saanti muista kuin salassa pidettävistä asiakirjoista on turvattava.

9

Uusi kuntalaki – listat ja pöytäkirjat netissä

Toimielinten esityslistat ja liitteet• Toimielinten käsittelyyn tulevien asioiden valmistelusta annetaan

esityslistan valmistuttua yleisen tiedonsaannin kannalta tarpeellisia tiedot yleisessä tietoverkossa

• Salassa pidettäviä tietoja ei yleiseen tietoverkkoon• Tietosuoja, huolehdittava että yksityisyyden suoja henkilötietojen

käsittelyssä toteutuu• onko ko. henkilötietojen vieminen yleiseen tietoverkkoon tarpeellista

ja oikeutettua kunnan viestintävelvoitteet huomioiden? Valmistelun avaaminen ja henkilötietojen käsittely perusteltua erityisesti koskien kunnan yhteisiä asioita tai kun päätöksenteolla yleinen vaikutus asukkaiden elämään tai elinympäristöön.

• henkilötiedot yleisessä tietoverkossa vain tehokkaan tiedottamisen vaatiman ajan

• hallintosääntöön keskeiset periaatteet ja tarkemmat määräykset tietosuojasta kunnan verkkoviestinnässä, samoin kunnanhallituksen ohjeet

10

Listat ja pöytäkirjat netissä

Näitä tietoja ei olisi pitänyt julkistaa netissä, vaikka ne eivät olleet riidatta salassa pidettäviä:

• toimeentulotukea (mm. AOKA 7.2.2005, 168/1/04) • työttömyyttä, sairausaikaa (AOKA 18.5.2004,145/1/02) • juorukirjoitusta viranhaltijan vapaa-ajan käytöstä (EAOA 28.11.2002,941/4/01) • henkilöiden korvaus- ja muiden hakemusten sisältöä (EOA 28.3.2007, 44/2/05) • pankkitilin numeroa (AOKA 14.6.2005, 294/1/04) • yksityishenkilöitä koskevien kunnan saatavien poistamista (EAOA 9.10.2002, 1835/2/99 ja 2200/4/99)

• Kuntaliitto: Tulkintaongelmien välttämiseksi olemme pitäneet perusteltuna, että kunnissa katsotaan esimerkiksi henkilön sairauspoissaoloa, vanhempainlomaa, äitiyslomaa, adoptiota, hoitovapaata, työkyvyttömyyseläkettä ja muunkin eläkkeen perustetta ja pankkitilin numeroa koskevat tiedot salassa pidettäviksi.

• Myös nimeltä mainittujen oppilaiden koulupaikka- ja koulukuljetushakemuksien sekä henkilöiden vahingonkorvaushakemuksien sisältämiä tietoja on vastaavasta syystä perusteltua käsitellä salassa pidettävinä. Myös tiedot henkilöiden vapaa-ajan piiriin kuuluvista asioista on syytä katsoa salassa pidettäviksi

11

12

1

Hyvä kielenkäyttö• Viranomaisen on käytettävä asiallista, selkeää ja

ymmärrettävää kieltä• Sellainen ilmaisutapa, jonka perusteella hallinnon asiakkaan

voidaan olettaa yksiselitteisesti ymmärtävän asian sisällön ja saavan siitä asian laatuun nähden riittävästi tietoa

• Vaatimus hyvästä kielenkäytöstä koskee kirjallista ja suullista ilmaisutapaa

• Päätös ja muut viranomaisen laatimat asiakirjat, tiedotteet ja ohjeet laaditaan hyvällä ja ymmärrettävällä kielellä

• Keskustelussa ei käytetä asiakkaaseen kohdistuvia epäasiallisia ilmaisuja

• Uusi kuntalaki: säädetään selkeästä ja ymmärrettävästä kielestä sekä kunnan eri asukasryhmien tarpeiden huomioon ottamisesta. Hyvä viestintämateriaali on selkeää ja vastaanottajan tarpeista lähtevää. Tekstien tulisi olla rakenteeltaan johdonmukaisia ja sisällöltään helposti ymmärrettäviä kokonaisuuksia.

13

1

Hyvä kielenkäyttö

Oikeusasiamies: "Virheettömyysvaatimuksen näkökulmasta pidän tällaisia subjektiiviseen käsitykseen perustuvia luonnehdintoja jossain määrin ongelmallisina""hyväntahtoinen mutta saattaa kiivastua leppyäkseen nopeasti", "ihastuttava ekonomitäti", "fiksu päämies, vaikka muistaakseni DI", "symppis", "muuten ok heppu", "selvänä erittäin asiallinen, päissään hankala jähnääjä", "fyysisesti iso mies ja henkisesti pieni poika", "osaa olla hankala ja tarpeen vaatiessa tosi hankala", "jollakin lailla ketku kaveri", "ei sylkäise lasiin", "aika harmiton tätsykkä", "reppana" ja "rankasti ylipainoa".

Euroopan oikeusasiamies Emily O’Reilly: Viranomaisten ei kannata hioa vain suuren huomion saavia tekstejä, sillä maine on pitkälti jokapäiväisten viestien varassa. Vastuun hyvästä kielenkäytöstä pitää kaikissa hallinnon yksiköissä kuulua riittävän korkean esimiehen tehtäviin. Jos jokapäiväiset tekstit tehdään vaikeaselkoisella kielellä, seuraus on kansalaisten vieraantuminen hallinnosta.

Tiedoksianto• Päätöksen tiedoksianto tapahtuu kunnan jäsenelle tapahtuu jatkossa

asettamalla pöytäkirja nähtäville yleiseen tietoverkkoon (= nettiin…)Huomioi:• salassa pidettäviä tietoja ei saa laittaa yleiseen tietoverkkoon• Henkilötiedot on poistettava netistä määräajassa

• Tiedoksianto kunnan jäsenelle tapahtuu:• Pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa• Tiedoksisaannin katsotaan tapahtuneen 7. päivänä nähtäville

asettamisesta• Kokonaan salassa pidettävät asiat: oltava selkeä maininta tällaisen

asian käsittelystä ja salassapitoperusteesta• Henkilötietojen käsittelyssä otettava huomioon yksityisyyden suoja -

> ainoastaan tiedonsaannin kannalta välttämättömät henkilötiedot julkaistaan ja henkilötiedot poistetaan valitusajan kuluttua

14

Kunnan ilmoitukset• Kunnan ilmoitukset julkaistaan yleisessä tietoverkossa (netissä…)

• Huomioitavaa: • jollei salassa pidettäviä • tarpeen vaatiessa myös muulla kunnan päättämällä tavalla• 14 vuorokautta yleisessä tietoverkossa• henkilötiedot on poistettava määräajassa

– Huomioitavana kuitenkin erityislainsäädäntö

http://yle.fi/uutiset/netti_on_diibadaabaa__virallista_ilmoitustaulua_ei_voita_mikaan/8427906

15