Aktuelt fra UNINETT – SUHS 2014

Utvidelser i Arktis – UNINETT planlegger fi berforbindelse til Ny­Ålesund

Aktuelt fra UNINETT Nr. 1 2010

UNINYTT

FRA IDÉSKISSE TIL STOR GEVINST

16. 20.12. NYE TJENESTER FRA UNINETT

UNINETT­ KONFERANSEN 2010

Velkommen til SUHS-konferansen

PROGRAMSUHS 20146 FELLES ADMINISTRATIVE

SYSTEMER I UH-SEKTOREN4 TA TIDA TILBAKE – ET GODTIKT-SYSTEM SPARER TID I ALLE LEDD 10

SUHS-konferansen 2014Ta tida tilbake – et godt IKT-system sparer tid i alle ledd

Aktuelt fra UNINETT – SUHS 2014

Utvidelser i Arktis – UNINETT planlegger fi berforbindelse til Ny­Ålesund

Aktuelt fra UNINETT Nr. 1 2010

UNINYTT

FRA IDÉSKISSE TIL STOR GEVINST

16. 20.12. NYE TJENESTER FRA UNINETT

UNINETT­ KONFERANSEN 2010

Velkommen til

SUHS- KONFERANSEN

PROGRAMSUHS 20146 FELLES ADMINISTRATIVE

SYSTEMER I UH-SEKTOREN4 TA TIDA TILBAKE – ET GODTIKT-SYSTEM SPARER TID I ALLE LEDD 10

Aktuelt fra UNINETT – SUHS 2014Innhold

Uninytt utgis av UNINETTAnsvarlig redaktør: Petter Kongshaug

uninytt@uninett.noNO-7465 TrondheimTelefon: 73 55 79 00

Trykk: Skipnes KommunikasjonLayout: HKForsidefoto: Tarchyshnik Foto: UNINETT om ikke annet er oppgitt

Abonnement er gratis, bestill på uninytt@uninett.noElektronisk utgave finnes på www.uninett.no/publikasjoner

3 Leder Velkommen til SUHS-konferansen

4 Ta tida tilbake Et godt IKT-system sparer tid i alle ledd

6 Felles administrative systemer i UH-sektoren UNINETTs tjenester og leveranser

8 Gjestespalte: Høgskulen i Volda Innføring av Public 360o – erfaring frå pulje 2

10 SUHS-konferansen 2014 Program

12 Den sikre siden: Styringssystemer for informasjonssikkerhet i UH-sektoren 14 eCampus: Tjenester fra UNINETT eCampus Digital eksamen

16 Aktuelt: Feide-pålogging med høyere sikkerhet Kontaktpersoner for administrative systemer

18 Plass til egne notater

6Felles administrativesystemer i UH-sektoren

SUHS-konferansen 2014Ta tida tilbake – et godt IKT-system sparer tid i alle ledd

4 Ta tida tilbake – et godt IKT-system sparer tid i alle ledd

10ProgramSUHS 2014

Aktuelt fra UNINETT – SUHS 2014

Ta tida tilbake – et godt IKT­system sparer tid i alle ledd er tema for årets SUHS-konferanse. Her ser vi nærmere på utfor dringene og mulighetene knyttet til administrative systemer i UH- sektoren, både på et overordnet nivå og for det enkelte system.

De administrative systemene ivaretar en rekke nødvendige, ofte lovpålagte, oppgaver. Dette skal de gjøre samtidig som de tilfredsstiller de viktige kravene til sikkerhet og integritet som må stilles til slike systemer. Utfordringen er å få til dette samtidig som systemene hver for seg og samlet gir verdifull styrings-informasjon og beslutningsunderlag til ledelse og eiere, uten å skape unødig plunder og heft.

Plenumssesjonene på konferansen skal gi ny inspirasjon og innsikt, mens samlinger og workshoper på systemnivå gir mulighet til å gå mer i detalj. I kaffepauser og under festmid-dagen er det rikelig anledning til å diskutere og utveksle erfa-ringer, både internt blant brukere av de ulike systemene og på tvers av fagmiljøene.

Dette spesialnummeret av Uninytt er i sin helhet viet SUHS-konferansen og de emnene som tas opp der. Vi ønsker deg en god konferanse.

Velkommen!

Petter Kongshaugadministrerende direktør

Velkommen til SUHS-konferansen 2014

Foto

: Mat

tis D

aae,

UN

INET

T

Petter Kongshaugadministrerende direktør

3

LEDER

Tekst: Lars Fuglevaag, UNINETT

Ta tida tilbake – et godt IKT-system sparer tid i alle ledd

Utfordringene knyttet til administrative data systemer er mange i de fleste organisasjoner, også innenfor UH-sektoren. Systemene skal ivareta en rekke nødvendige, ofte lovpålagte, oppgaver innenfor for eksempel økonomi, regnskap, lønn, personal og arkiv. Dette skal de gjøre samtidig som de tilfredsstiller de viktige kravene til sikkerhet og integritet som må stilles til slike systemer.

44

ADMINISTRATIVE SYSTEMER

Hvordan få til dette samtidig som systemene hver for seg og samlet gir verdifull styringsinformasjon og beslutningsunderlag til ledelse og eiere, og de hjelper ansatte og studenter til en lettere hverdag, uten å skape unødig plunder og heft?

Endringer på campus og i sektorenTeknologiutviklingen fører til endringer i måten det forskes og undervises på. Digitalisering av ressurser og prosesser legger til rette for fleksibilitet i tid og rom, og gir muligheter for kvalitetsheving. Men med flere valgmuligheter følger også gjerne økt kompleksitet. De administrative systemene må støtte opp under endrede arbeidsprosesser og organisering.

Det pågår en langsiktig gjennomgående prosess i sektoren som skal sikre gode, framtidsrettede løsninger for de administrative systemene. Denne langsiktige prosessen handler like mye om endringsbehov i organisasjoner og arbeidsprosesser, som behov for nye IKT-systemer. En balansering av behovene til sektoren, den enkelte institusjon og brukerne vil bli viktig i denne sammenhengen.

Gevinster på kort sikt – jakten på tidstyveneRegjeringen og Kunnskapsdepartementet har et uttrykt ønske om at virksomhetene i sektoren skal arbeide aktivt med å fjerne tidstyver, gjennom forenklingstiltak og effektivisering av driften.

Kunnskapsdepartementet legger vekt på at:

• Tidstyver skal elimineres.• Digital kommunikasjon skal være hovedregelen

internt og eksternt.• Det skal tilbys helhetlige og brukervennlige

digitale tjenester.• Innlogging til nettjenester skal være enkel og

sikker.• Studenter og ansatte skal få hjelp til å finne fram

til og bruke digitale tjenester.• Hensyn til personvern og informasjonssikkerhet

skal ivaretas.• Digitaliseringstiltak som har betydning for flere

tjenester skal samordnes.

UNINETT er ett av flere sentrale organer som støtter virksomhetene slik at de kan oppfylle disse kravene, og tar sin del av ansvaret for IKT- infrastrukturen og støtte til gevinstrealiseringen. En bedre utnyttelse av nåværende systemportefølje vil hjelpe institu-sjonene med å nå regjeringens mål.

Konkrete tiltak de nærmeste to åreneFor å berede grunnen for de mer langsiktige endringene Kunnskapsdepartementet forbereder i den administrative systemporteføljen, ser UNINETT på hva som kan gjøres rundt dagens portefølje de neste to årene ved å jakte på lavt-hengende frukter og søke pragmatiske løsninger.

Følgende områder er foreslått prioritert:

1. Bedret systemstøtte til bidrags- og oppdrags-finansiert virksomhet

2. Bedret systemstøtte til innkjøpsprosesser3. Forbedret økonomirapportering4. Forbedret selvbetjening for ansatte5. Forbedret saksbehandling med integrasjon mot

Public 360o

I tillegg prioriteres verktøy og organisering på tvers som støtter opp om dette.

Det er en forutsetning at sektoren og UNINETT fortsetter samhandlingen på tvers av tjenestene for å få god effekt av tiltakene. Dette blir en oppgave for prioriteringsrådene og de tjenesteansvarlige i UNINETT.

«Sektoren skal arbeide aktivt med å fjerne

tidstyver.»

5

ADMINISTRATIVE SYSTEMER

Felles administrative systemer i UH-sektoren

UNINETT bidrar til enklere og mer effektiv drift av administrative oppgaver på universiteter og høgskoler gjennom å etablere kostnadseffektive administrative IKT-løsninger av høy kvalitet, og samordne innkjøp og forvaltning av disse tjenestene for å oppnå stordriftsfordeler.

Vi koordinerer, anskaffer, leverer, drifter og utvikler IKT-systemer til bruk innen økonomi og administrasjon. Alle systemene er til-knyttet forskningsnettet, som UNINETT er ansvarlig for.

66

ADMINISTRATIVE SYSTEMERFo

to: i

Sto

ck

Økonomisystem – AgressoØkonomisystemet Agresso er anskaffet av Kunnskapsdepartementet, og leveres av UNINETT gjennom en driftsløsning som gir kunden døgnkontinuerlig tilgang til et operativt økonomi- og regnskapssystem. Systemet har meget høy kvalitet og en fleksibilitet som gjør at det enkelt kan tilpasses statens økonomi-modell og rapporteringskrav fra Kunnskapsdepartementet og andre offentlige instanser. Det er den enkelte kunde som eier og har ansvaret for å registrere regnskapsdata og all annen tilknyttet informasjon i sys-temet.

Bestillings- og fakturasystem (BFS) – BaswareDet elektroniske bestillings- og fakturasystemet som leveres av UNINETT består av en bestil-

lingsmodul og en fakturamodul. Integrasjon mot tjenesten økonomisystem gjør at man har elektronisk flyt helt fra bestilling til bokføring. Fakturamodulen gir kunden en mer effektiv

fakturabehandling enn ved manuell behandling. Når denne benyttes sammen med bestillings-modulen, får kunden også god kontroll med at mottatt faktura stemmer med produktet eller tjenesten

som faktisk er bestilt og mottatt.

Lønns- og personalsystem (LPS) – SAPLønns- og personalsystem leveres av Direktoratet for økonomistyring (DFØ), og leveransen koordineres av UNINETT på vegne av kundene i UH-sektoren. Systemet gir kunden støtte til lønnskjøring, tidsregistre-ring, rapportering, stillinger etc. I mindre grad gir systemet også støtte til rekruttering, personaladmini-strasjon, kompetanseoppfølging, personalbudsjettering og oppfølging av organisasjonsstruktur. Tjenesten er basert på stor grad av selvbetjening ved at den enkelte ansatte selv leverer inn sine data.

System for rekruttering (REK)Felles system for rekruttering anskaffes nå for virksomheter i UH-sektoren. Prosjektet ferdigstiller for tiden kontrakt med valgt leverandør. Utrulling av systemet starter medio november 2014, og prosjektet avsluttes og overføres til forvaltning medio mars 2015. Rekrutteringssystemet vil støtte virksomheten gjennom hele rekrutteringsprosessen, fra utlysning til ansettelse.

Saksbehandlings- og arkivsystem – Public 360o

UNINETTs tjeneste for elektronisk saksbehandling og arkiv tilbyr et komplett saksbehandlings- og arkiv-system som støtter Noark 5-standarden. Ved hjelp av systemet Public 360o kan virksomheten opprette og behandle saker, journalføre inngående og utgående saksdokumenter, arkivere og gjenfinne saker og brev, samt utarbeide rapporter. Tjenesten er tilpasset statlige og vitenskapelige høgskoler og universiteter i Norge.

Verktøy for prosjektgjennomføring (PSV) – ArtemisI tjenesten prosjektstyringsverktøy har UNINETT rollen som kundekoordinator, og har som oppgave å følge opp drifts- og applikasjonsleveransen, og sikre en god felles forvaltning av systemet på vegne av virksomhetene som benytter verktøyet. Prosjektstyringsverktøyet bidrar til bedre oversikt, kontroll og styring over prosjekter som gjennomføres i organisasjonen. Det er integrert med UNINETTs økonomi-system, og gjør det enklere å starte, følge opp, avslutte og rapportere fra prosjekter.

Verktøy for konkurransegjennomføring (KGV) – Amesto SolutionsKonkurransegjennomføringsverktøyet (KGV) bidrar til at kunden kan gjennomføre enkle, gode og sikre anskaffelser i tråd med gjeldende regelverk. Verktøyet støtter store og små anskaffelsesprosesser, og er en hjelp for å kunne oppdage eventuelle feil som gjøres i anskaffelsen. Tjenesten består av en modul for støtte til konkurransegjennomføring, samt en kontraktsmodul. Etter avsluttet konkurranse kan inngått kontrakt overføres direkte til systemets kontraktsmodul. Eventuelle kontraktsvedlegg kan også legges inn.

Samarbeidsportal – AgoraAgora er en webbasert samarbeidsportal som alle ansatte i universitets- og høgskolesektoren har anled-ning til å benytte. Portalen Agora lar deg dele dokumenter og filer med andre, og tilbyr både åpne og lukkede grupper. Her kan du også dele informasjon og diskutere, både i forum og på en interaktiv tavle. Tjenesten er under UH-sektorens kontroll, og innhold behandles i henhold til personvernloven. Samarbeid i grupper forenkles ved at samarbeidsdeltakere får en strukturert behandling av dokumenter ut over det ordinær e-post og e-postlister gir.

Mer informasjon: www.uninett.no/okonomiogadministrasjon

7

ADMINISTRATIVE SYSTEMER

8

GJESTESKRIBENT

Høgskulen i Volda var del av pulje 2 i utrullinga av det nye saks- og arkivsystemet Public 360o. Med oppstart 1. april i år er vi godt i gang med innføringa, og har no vorte utfordra til å dele våre erfaringar. Vi har samordna perspektivet frå systemadministrator, teknisk personale og brukarar, og vonleg vil vår tilbakemelding kome seinare puljer til gode.

Tekst: Nina Cathrin Garshol, Hilde Skaare Fossheim, Oddhild Kalvatn, Mona Rossetvik og Stian Nedrelid, Høgskulen i Volda

Innføring av Public 360o - erfaring frå pulje 2

8Foto

: Høg

skul

en i

Vold

a

9

ForarbeidUNINETT har teke på seg ei stor og komplisert oppgåve ved å koordinere innkjøp av eit felles system for ein stor og samansett sektor. Det er gjort mykje godt arbeid både på førehand og undervegs av involverte partar, men samstundes sit vi med eit inntrykk av at det tidvis har gått fort i svingane.

Kvar einskild institusjon hadde nok sine tankar og ynskje for korleis det nye saks- og arkivsystemet skulle vere, og i Public 360o har ein funne eit system som har stort potensial og er mogleg å tilpasse individuelle ynskje. Det å skulle vere pilotverksemd for eit så omfattande system, i tillegg til daglege arbeidsoppgåver, har vi stor respekt for. At ikkje alle feil og manglar var luka ut då vi starta opp, kan nok skriva seg i frå dette. Det fekk nokre ringverknader for ressursbruken vår i starten.

Implementering og brukSom tidlegare nemnt, har Public 360o stort poten-sial og inntrykket vårt av funksjonalitetane er positivt. Spesielt vil vi trekke fram god integrasjon med system som dei fleste brukar til dagleg, til dømes Outlook og FS. Sleppsonene i Outlook er svært tidsparande, likeeins kontaktene som vert overførd automatisk frå FS. I tillegg er vi svært nøgde med at vi kan definere tilgangsgrupper, noko som lettar og kvalitetssikrar informasjonsdeling i organisasjonen. Det er gode søkefunksjonar på t.d. kontakter, der ein enkelt får oversikt over alle saker og dokument ein kontakt er nemnt i.

At uttestinga ikkje har gitt nok høve til å sjekke og sikre funksjonalitet i tilstrekkelig grad, medfører at institusjonane stundom må finne opp kruttet på eiga hand. Eit eksempel er brukarmanualar: leve-randør sine brukarmanualar dekkjer ikkje alle de spesifikke behova våre. Difor har mange institu-sjonar laga sine eigne. Dersom sektoren skal ha tilpassa brukarmanualar, meiner vi at pilotane burde bidra aktivt slik at prøve og feile -aktiviteten i den enkelte institusjon vert minimert. Når det er sagt, må vi presisere at vi har opplevd berre god dialog mellom insitusjonane, og det er positiv i nnstiling til å dele både kunnskap, erfaringar og sjølvlaga kokebøker!

Oppfølging og supportDen offisielle kanalen for feilmeldingar er support-systemet LiveTime. Feilen får ein karakter etter kor alvorlig han er, og dette igjen bestemmer kor raskt ein har rett til hjelp frå leverandør. I utgangspunktet ei grei ordning, men i startfasen har det vore vanskelig å vite kva som er manglar (som skulle virke i utgangspunktet) og kva som er feil (nye, ikkje forutsett eller i avtalen).

Endringsønsker skal meldast til UNINETT gjennom Agora, og såleis kan styringsgruppa holde grep om utviklinga i systemet. I ei startfase er det vanskeleg å skilja mellom feil, manglar og endringsønsker, og då kan delinga i to kanaler oppleves som tungvint, tidkrevjande og fordyrande.

Det er i alle si interesse at systemet virkar best mogleg, og i ei startfase bør leverandør aktivt fasilitere forbetringar og rettingar på eige initiativ. God dialog og smidigheit frå alle partar er ei f øresetnad for å utvikle eit godt kunde/leverandør-forhold som skal vare i mange år. Dersom dette skal fungere best mogleg, må alle gode krefter dra i same retning.

Tips og rådOppsummert så meiner vi at Public 360o er eit godt og framtidsretta system som vil bli svært brukar-venleg på sikt. Dersom vi skal gi råd til dei som skal rulle ut framover, kan det oppsummerast slik:

• Gjer eit grundig forarbeid og avklar behov for ressursar, opplæring, teknisk support osv. i sam-råd med ein institusjon som er i eit par puljer før.

• Bli kjend med kontaktpersonar hjå leverandør og UNINETT som kan guide dykk til rett mottakar og rett kanal ved ulike problemstillingar. Ver ikkje redd for å spørje.

• Få tak i brukarmanualar og malar frå andre institusjonar som har brukt tid og pengar på dette.

• Innstill dykk på ei travel, men kjekk tid; positiv haldning og humor gjer utfordringar lyst betonte. Og husk: ein unntakstilstand varer ikkje evig!

Til slutt vil vi ønskje alle lukke til vidare i innførings-prosessen. Vi ser fram til godt samarbeid i mange Public-år framover.

GJESTESKRIBENT

9

Sp

or 1

.1 –

Agr

esso

bru

kerf

orum

Tron

dhei

mss

alen

1W

eb ra

ppor

terin

g og

w

ebøk

onom

i i A

gres

so:

Hva

inne

bære

r det

?

Sp

or 2

.1 –

Sak

/ark

iv i

foku

sTr

ondh

eim

ssal

en 2

Intr

oduk

sjon

og

nyhe

ter f

ra

sak/

arki

v-om

råde

t.

Sp

or 3

.1 –

Dig

ital

lede

lse

Lean

gen

Går

d

Lede

lse

og s

tyrin

g gj

enno

m

syst

emer

.

Spo

r 4.2

– D

igita

lt læ

rings

milj

øa)

LM

S i

bruk

erpe

rspe

ktiv

– n

åtid

og

fram

tid.

b)

Fel

les

stud

ents

yste

m (F

S)

–

inte

gras

jone

r, tj

enes

ter

og

vid

ere

utvi

klin

g

Sp

or 5

.2 –

Ans

kaff

else

og

innk

jøp.

W

orks

hop

– b

ruk

av A

mes

to

Sou

rcin

g

Sp

or 6

.2 –

CIS

O w

orks

hop

–

Sty

rings

syst

em fo

r In

form

asjo

nssi

kker

het

• S

tyre

nde

del

• R

etts

lige

krav

og

sam

men

heng

er•

Aks

eptk

riter

ier

• S

ikke

rhet

sorg

anis

erin

g

Spo

r 4.3

– D

igita

lt læ

rings

milj

øa)

LM

S i

bruk

erpe

rspe

ktiv

– n

åtid

og

fram

tid.

b)

Fel

les

stud

ents

yste

m (F

S)

–

inte

gras

jone

r, tj

enes

ter

og

vid

ere

utvi

klin

g

Sp

or 5

.3 –

Ans

kaff

else

og

innk

jøp

Wor

ksho

p –

bru

k av

A

mes

to S

ourc

ing

Sp

or 6

.3 –

CIS

O w

orks

hop

–

Sty

rings

syst

em fo

r in

form

asjo

nssi

kker

het

Gje

nnom

føre

nde

del

12:2

5-1

3:15

PA

RA

LLE

LLE

SP

OR

(DE

L 1)

STA

RTE

R P

Å U

LIK

E G

RU

PP

ER

OM

:

09:

00

-10

:00

R

egis

trer

ing,

min

glin

g og

kaf

fe fo

r mor

genf

ugle

r

11:15

-12:

00

H

alvv

eis

til f

ram

tida

– d

igit

ale

tren

der o

g im

puls

er. V

ed g

ründ

er o

g in

nova

tør T

ruls

Ber

g

Med

titt

elen

«H

alvv

eis

til f

ram

tida

– d

igit

ale

tren

der o

g im

puls

er»

ska

l Tru

ls B

erg

insp

irere

og

utfo

rdre

del

take

rne

på S

UH

S-k

onfe

rans

en 2

014

.

10:0

0-1

0:3

0

Åpn

ing

i Tro

ndhe

imss

alen

1 K

ultu

relt

inns

lag.

Kon

fera

nsie

r Mar

vin

Wis

eth

gir o

ss p

rakt

iske

opp

lysn

inge

r, de

talje

r i p

rogr

amm

et, m

.m.

10:3

0-1

1:00

Ta

tida

tilb

ake

– e

t god

t IK

T-sy

stem

spa

rer t

id i

alle

ledd

In

nled

ning

rund

t åre

ts k

onfe

rans

e og

hov

edte

ma:

Ta

tida

tilb

ake

– e

t god

t IK

T-sy

stem

spa

rer t

id i

alle

ledd

•

Kunn

skap

sdep

arte

men

tet

•

UN

INE

TT

14:15

-15:

00

PA

RA

LLE

LLE

SP

OR

(DE

L 2)

FO

RTS

ETT

ER

PÅ

ULI

KE

GR

UP

PE

RO

M:

15:2

0-1

6:0

5

PAR

ALL

ELL

E S

PO

R (D

EL

3) F

OR

TSE

TTE

R P

Å U

LIK

E G

RU

PP

ER

OM

:

16:2

5-1

7:10

PA

RA

LLE

LLE

SP

OR

(DE

L 4)

FO

RTS

ETT

ER

PÅ

ULI

KE

GR

UP

PE

RO

M:

13:15

-14

:15

Luns

j med

sos

ialt

påf

yll

11:0

0-1

1:15

P

ause

nr.

1

12:0

0-1

2:25

P

ause

nr.

2

15:0

0-1

5:2

0

Pau

se n

r. 3

16:0

5-1

6:25

P

ause

nr.

4

Sp

or 4

.1 –

Dig

ital

t læ

rings

milj

øa)

LM

S i

bruk

erpe

rspe

ktiv

– n

åtid

og

fram

tid.

Gam

le B

ybro

b) F

elle

s st

uden

tsys

tem

(FS

)

– in

tegr

asjo

ner,

tjen

este

r

og v

ider

e ut

vikl

ing

M

ølle

nber

g

Sp

or 5

.1 –

Ans

kaff

else

og

innk

jøp

S

trin

da/I

lsvi

kaW

orks

hop

i bru

k av

Am

esto

S

ourc

ing

(KG

V): I

nven

tura

mal

er,

adm

inis

trat

orfu

nksj

oner

mm

.

Sp

or 6

.1 –

CIS

O-w

orks

hop

–

Sty

rings

syst

em fo

r In

form

asjo

nssi

kker

het

Grå

kalle

n/La

de G

ård

Innl

edni

ng

Sp

or 1

.2 –

Agr

esso

bru

kerf

orum

a) W

orks

hop

exce

lera

tor

Tr

ondh

eim

ssal

en 1

b) W

orks

hop

mer

verd

iavg

ift(M

VA) T

yhol

tc)

Wor

ksho

p pr

osje

kt

–

bid

rags

- og

opp

drag

s-

pr

osje

kter

(BO

A) T

orge

td)

Wor

ksho

p A

gres

so

supe

rbru

kere

:

Tips

og

trik

s M

unkh

olm

en

Sp

or 2

.2 –

Sak

/ark

iv i

foku

sP

ublic

360

o – fr

a pr

osje

kt ti

l fo

rval

tnin

g

Sp

or 3

.2 –

Dig

ital

lede

lse

Sty

rings

info

rmas

jon

fra

syst

emer

– e

ksem

pel f

ra

NTN

U.

Spo

r 1.3

– A

gres

so b

ruke

rfor

uma)

Wor

ksho

p ex

cele

rato

rb)

Wor

ksho

p

m

erve

rdia

vgift

(MVA

)c)

Wor

ksho

p pr

osje

kt

–

bid

rags

- og

oppd

rags

pros

jekt

er(B

OA

)d)

Wor

ksho

p A

gres

so

supe

rbru

kere

:

Tips

og

trik

s

Sp

or 2

.3 –

Sak

/ark

iv i

foku

s.P

rese

ntas

jon

Dig

ipos

t S

por

3.3

– D

igit

al le

dels

eS

tats

buds

jett

et 2

015

.

Pro

gram

ons

dag

5. n

ovem

ber

Sp

or 1

.4 –

Agr

esso

bru

kerf

orum

a) W

orks

hop

exce

lera

tor

b) W

orks

hop

mer

verd

iavg

ift(M

VA)

c) W

orks

hop

pros

jekt

– b

idra

gs-

og

op

pdra

gspr

osje

kter

(BO

A)

d) W

orks

hop

Agr

esso

su

perb

ruke

re:

Ti

ps o

g tr

iks

Sp

or 2

.4 –

Sak

/ark

iv i

foku

sS

ikke

r inf

orm

asjo

ns-

forv

altn

ing

ved

bruk

av

P

ublic

360

o .

Sp

or 3

.4 –

Dig

ital

lede

lse

Sky

tjen

este

r – h

va e

r det

?

Hvo

rdan

bru

ke d

em?

Utv

iklin

g? L

eang

en G

ård

Spo

r 1.6

– A

gres

so b

ruke

rfor

um•

Opp

sum

mer

ing

av w

ork-

shop

ene

pros

jekt

/BO

A o

g

su

perb

ruke

r-ti

ps o

g tr

iks

• Va

lg a

v ny

tt a

rbei

dsut

valg

• D

ialo

g i p

lenu

m: Ø

kono

mi

og

gre

nses

nitt

til a

ndre

syst

emer

: Hvo

rdan

jobb

e

fr

am b

edre

pro

sess

er?

Hvo

rdan

hen

te in

n og

del

e

go

de id

éer o

g go

d pr

aksi

s?

Sp

or 2

.6 –

Sak

/ark

iv i

foku

sD

ialo

g i p

lenu

m: N

ytt s

ak/

arki

vsys

tem

og

gren

sesn

itt t

il an

dre

syst

emer

:

• H

vord

an jo

bbe

fram

bed

re

pr

oses

ser?

• H

vord

an h

ente

inn

og d

ele

gode

idée

r og

god

prak

sis?

Sp

or 3

.6 –

Dig

ital

lede

lse

Dia

log

i ple

num

: Sys

tem

utvi

k-lin

g og

org

anis

asjo

nsut

vikl

ing

– s

amm

e sa

k?

• H

vord

an jo

bbe

fram

bed

re

pr

oses

ser?

• H

vord

an h

ente

inn

og d

ele

gode

idée

r og

god

prak

sis?

Spo

r 1.5

– A

gres

so b

ruke

rfor

umO

ppsu

mm

erin

g av

wor

k-

shop

ene

Agr

esso

exc

eler

ator

og

mer

verd

iavg

ift(M

VA)

Sp

or 2

.5 –

Sak

/ark

iv i

foku

sI r

etni

ng a

v sa

ksfly

tS

por

3.5

– D

igit

al le

dels

e In

trod

uksj

on ti

l sty

rings

- sy

stem

for i

nfor

mas

jons

-si

kker

het

16:2

5-1

7:10

PA

RA

LLE

LLE

SP

OR

(DE

L 4)

FO

RTS

ETT

ER

PÅ

ULI

KE

GR

UP

PE

RO

M:

10:0

5-1

0:5

0

SIS

TE P

AR

ALL

ELL

E S

PO

R F

OR

TSE

TTE

R P

Å G

RU

PP

ER

OM

ME

NE

:

09:

00

-09:

50

PA

RA

LLE

LLE

SP

OR

PÅ

ULI

KE

GR

UP

PE

RO

M:

20:0

0

Fe

stm

idda

g

Dei

lig m

at o

g dr

ikke

, fes

tste

mte

tale

r og

ikke

min

st u

nder

hold

ning

i re

gi a

v A

pes

& B

abes

. Mar

vin

Wis

eth

er v

år k

onfe

rans

ier o

gså

på k

veld

stid

. A

ntre

kk: P

ent

08

:30

-09:

00

R

egis

trer

ing

for n

ye d

elta

kere

09:

50

-10

:05

D

agen

s fø

rste

pau

se!

10:5

0-1

1:10

D

agen

s an

dre

pau

se! U

tsje

kk?

12:0

0-1

2:20

S

iste

pau

se!

13:0

0-1

4:0

0

Luns

j og

hje

mre

ise

11:10

-12:

00

P

lenu

mss

esjo

n m

ed d

ebat

t i T

rond

hjem

ssal

en

Ta ti

da ti

lbak

e –

men

hvo

rdan

?

12:2

0-1

3:0

0

Avs

lutn

ing

i Tro

ndhj

emss

alen

Dire

ktor

atet

for f

orva

ltni

ng o

g IK

T (D

ifi) o

g U

NIN

ETT

har

ord

et –

tar v

i tid

a ti

lbak

e i U

H-s

ekto

ren?

19:3

0-2

0:0

0

Apé

ritif

Tron

dhje

mss

alen

, vel

kom

men

!

Spo

r 4.4

– D

igita

lt læ

rings

milj

øa)

Pre

sent

asjo

n og

dia

log

fra

Nas

jona

lt p

rosj

ekt f

or

di

gita

l eks

amen

.b)

Fel

les

stud

ents

yste

m (F

S)

–

inte

gras

jone

r, tj

enes

ter

og

vid

ere

utvi

klin

g

Sp

or 5

.4 –

Ans

kaff

else

og

innk

jøp

Wor

ksho

p –

bru

k av

A

mes

to S

ourc

ing

Sp

or 6

.4 –

CIS

O w

orks

hop

–

Sty

rings

syst

em fo

r in

form

asjo

nssi

kker

het

Gru

ppea

rbei

d

Spo

r 4.6

– D

igita

lt læ

rings

milj

øa)

Pre

sent

asjo

n og

dia

log

fra

Nas

jona

lt p

rosj

ekt f

or

di

gita

l eks

amen

.b)

Fel

les

stud

ents

yste

m (F

S)

Te

knis

ke p

rese

ntas

jone

r,

ut

vikl

ing

av w

ebse

rvic

e-

fu

nksj

oner

. Var

er ti

l kl.

12.0

0.

Spo

r 5.6

– A

nska

ffel

se o

g in

nkjø

pW

orks

hop

– A

mes

to S

ourc

ing,

di

alog

:

• H

vord

an jo

bbe

fram

bed

re

pr

oses

ser?

• H

vord

an h

ente

inn

og d

ele

gode

idée

r og

god

prak

sis?

Spo

r 6.6

– C

ISO

-wor

ksho

p

– D

igit

al p

ost f

or o

ffen

tlig

e vi

rkso

mhe

ter,

en o

rient

erin

g fr

a D

ifi v

ed B

erti

l Tiu

sane

n–

kra

v ti

l off

entl

ige

virk

som

- he

ter o

m in

nfør

ing

av d

igit

al

post

- pl

aner

fra

Difi

.

Spo

r 4.5

– D

igita

lt læ

rings

milj

øa)

Pre

sent

asjo

n og

dia

log

fra

Nas

jona

lt p

rosj

ekt f

or

di

gita

l eks

amen

.b)

Fel

les

stud

ents

yste

m (F

S)

Te

knis

ke p

rese

ntas

jone

r,

ut

vikl

ing

av w

ebse

rvic

e-

fu

nksj

oner

Sp

or 5

.5 –

Ans

kaff

else

og

innk

jøp

Wor

ksho

p –

Am

esto

Sou

rcin

g

Sp

or 6

.5 –

CIS

O-w

orks

hop

– S

tyrin

gssy

stem

for

info

rmas

jons

sikk

erhe

tKo

ntro

llere

nde

del

Pro

gram

tors

dag

6. n

ovem

ber

Vi t

ar fo

rbeh

old

om e

vent

uelle

end

ringe

r i p

rogr

amm

et e

tter

tryk

king

Tekst: Rolf Sture Normann og Øivind Høiem, UNINETT

Styringssystemer for informasjonssikkerhet i UH-sektoren

UNINETT satte høsten 2013 i gang et prosjekt for å avdekke tilstanden med hensyn til styringssystemer for informasjonssikkerhet i sektoren, kartlegge behov og utfordringer som institusjonene står overfor, samt utarbeide en veileder for innføring av et slikt styringssystem.

den sikre siden

Styringssystemer var hovedtemaet på Sikkerhets-forum i Tromsø i juni, og vi følger opp temaet med en todagers workshop på SUHS-konferansen.

Pålagt å innføre styringssystemInnføring av styringssystem for informasjons-sikkerhet er et lovpålagt krav, og også et krav fra Kunnskapsdepartementet i tildelingsbrevet til institusjonene. Personopplysningsloven stadfester kravet om planlagte og systematiske tiltak som skal sikre tilfredsstillende informasjonssikkerhet ved behandling av personopplysninger. E-forvalt-ningsforskriften stiller også krav til styring og kontroll med informasjonssikkerheten, og presi-serer at styringssystemet skal baseres på anerkjente standarder for styringssystemer for informasjonssikkerhet.

I 2012 ga regjeringen ut Digitaliseringsrundskrivet, med krav om at offentlige virksomheter skal ha internkontroll på informasjonssikkerhetsområdet basert på anerkjente standarder for styrings-systemer for informasjonssikkerhet. Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) peker på ISO27001:2013 som anbefalt standard.

Hva er et styringssystem?Et styringssystem for informasjonssikkerhet kan defineres som et system som basert på forretningsmessig risikotilnærming etablerer, implementerer, drifter, overvåker, evaluerer, vedlikeholder og forbedrer informasjonssikker-heten. Begrepet forretning skal ifølge ISO-standarden tolkes vidt, og forstås som de aktivitetene som utgjør kjernen i institusjonen ut fra institusjonens formål. Forretningsmessige risikofaktorer vil i UH-sektoren normalt være risiko knyttet til aktiviteter rettet mot å nå overordnede mål for forskning og utdanning.

Det følger både av standarden og av den generelle oppfatningen at lover og regler for et slikt styrings-system skal overholdes. Styringssystemet består av et sett av prosesser, prosedyrer og dokumenter som er satt i en sammenheng for å oppnå konti-nuerlig forbedring. Videre følger at de konkrete sikringstiltakene som velges gjennom bruken av styringssystemet skal være basert på syste matiske risikovurderinger og ledelsens uttrykte risikoaksept.

12

Styringssystem tilpasset UH-sektorenEt av formålene med prosjektet er å lage et forslag til rammeverk for et styringssystem for informa-sjonssikkerhet basert på de funnene som er gjort i forskningsdelen av prosjektet. Selve styrings-systemet er nå publisert i første versjon. Ramme-verket inneholder forklarende tekster til de ulike aktivitetene og dokumentene, samt maler for disse. Vi har også sett behov for å gi noen eksempler i malene slik at det skal være enklere for institusjonen å komme i gang. Styringssystemet er delt inn i tre deler. Disse består av styrende dokumenter, gjennomførende dokumenter og til slutt kontrol-lerende dokumenter. Styringssystemet er tilpasset ISO27001:2013 og Datatilsynets veileder for intern-kontroll.

Klart for piloteringI løpet av høsten kjøres piloter på Høgskolen i Telemark, Høgskolen i Oslo og Akershus og Høgskolen i Sør-Trøndelag. Der vil vi bistå institu-sjonene med å få på plass et styringssystem basert på veilederen. Samtidig får vi testet ut veilederen slik at vi får gjort eventuelle endringer. Etter at pilotene er gjennomført, vil det bli mulig for andre institusjoner å få bistand til implementering av sine systemer.

Styringssystemer på SUHS-konferansenPå SUHS-konferansen i vil vi arrangere en todagers workshop hvor vi vil gå gjennom hovedpunktene i veilederen, og se på hvordan et styringssystem bør implementeres og driftes. Målgruppen er ledere og informasjonssikkerhetsansvarlige på institusjo-nene. Vi har også i sporet Digital ledelse en sesjon med tittelen Styringssystem for informasjons­sikkerhet – Leders ansvar hvor vi vil gå gjennom hovedpunktene i et styringssystem for informa-sjonssikkerhet sett med en leders øyne.

Mer informasjon: www.uninett.no/infosikkerhet/styringssystemer

Kontaktpunkt: Rolf Sture Normann. rolfnor@uninett.no

Tommy Tranvik, tommy.tranvik@jus.uio.no

Foto: iStock

13

DEN SIKRE SIDEN

Webmøter: Adobe ConnectMed webmøtetjenesten Adobe Connect kan du enkelt opprette og organisere flerparts webmøter med studenter og kolleger direkte fra din egen PC. Dere kan dele lyd, bilde, chat, dokumenter, skjerm og applikasjoner. Tjenesten kan brukes til nettbaserte møter, kollokvier og undervisning. Den er også velegnet for gjennomføring av webinarer, og kan brukes til å gjøre opptak. Tjenesten er tilgjengelig for ansatte og studenter.

Personlig lagring og deling: BoxMed Box kan du lagre alle typer filer i skyen og nå dem fra ulike enheter, som nettbrett, smarttelefon og PC, via nettleser, app eller synkroniseringsklient. Tjenesten gjelder alle typer filer, og det er ingen begrens-ninger i lagringskapasitet. Blant annet kan du lagre videofiler opp til 5 gigabyte, og med forhåndsvisning og avspilling i nettleseren som kan integreres mot for eksempel Fronter, slipper du å bruke lagringsplass i LMS-et til slike filer. Tjenesten gjør det også enkelt å dele filer med andre på tvers av institusjonsgrenser i Norge og resten av Norden. Dette skjer sikkert, med avtaleverk innenfor norsk lov.

Filoverføring: FileSenderMed filoverføringstjenesten FileSender kan du utveksle store filer med kolleger og studenter på en rask, enkel og sikker måte. FileSender er et sikkert og praktisk alternativ når filene er for store til at de bør sendes som e-postvedlegg. Filene kan overføres til én eller flere mottakere, enten de befinner seg innenfor eller utenfor universitets- og høgskolesektoren. Skal du overføre til noen utenfor UH-sektoren, får de en midlertidig tilgang samtidig som de mottar varsel om overføringen. Filene overføres via en server hos UNINETT, noe som ivaretar sikkerhet og integritet.

Videoopptak: Techsmith RelayMed Techsmiith Relay kan du ta enkle opptak fra din egen PC eller smarttelefon for bruk i undervisningen. Systemet gjør opptak av det som skjer på skjermen sammen med lyd og bilde fra innebygd eller tilkoplet kamera og mikrofon. Det ferdige opptaket sendes til en sentral server. Her konverteres opptaket til et utvalg av formater etter behov, for avspilling på ulike enheter og i ulike programmer. Du mottar en e-post med lenke til de ferdige filene.

Forelesningsopptak: MediasiteMed Mediasite kan du ta opp, lagre og publisere hele forelesninger. Mediasite er et komplett system for forelesningsopptak, og tilbyr opptak av det foreleseren sier synkronisert med en VGA-kilde, i de fleste tilfeller lysark. Opptaket gjøres normalt fra fastmontert utstyr i et auditorium og lagres på en sentral server. Avspilling av opptak kan gjøres på de fleste plattformer: Windows, Mac, Linux, IOS, Android og Blackberry. Tilleggsmodulen My Mediasite tilrettelegger for at enkeltpersoner kan produsere innhold på sin egen datamaskin og publisere dette til Mediasite, på lignende vis som med Techsmith Relay.

Tjenester fra UNINETT eCampus

Mer informasjon: www.uninett.no/forskningogundervisning

Kontaktpunkt: kontakt@ecampus.no

14

ECAMPUS

Statlige universiteter og høgskoler i Norge skal i løpet av få år innføre digital eksamen. Det finnes i dag ingen løsning som tilfredsstiller behovet, og UNINETT har på vegne av UH-sektoren påtatt seg å koordinere en utviklings- og anskaffelsesprosess som skal føre fram til en optimal løsning for en digital eksamensprosess. Det er opprettet et felles prosjekt med representanter fra institusjonene.

Anskaffelsen gjennomføres som en innovativ, offentlig anskaffelse i samarbeid med Nasjonalt program for leverandørutvikling, som er et samar-beidsprosjekt mellom NHO og KS. Dette er en annerledes måte å tenke anskaffelse på, der en utviklingsprosess i samhandling med leveran-dørene leder fram til en felles anskaffelse.

Under selve hovedprosjektet er det opprettet en rekke arbeidsgrupper som arbeider med ulike deler av prosessen.

Arbeidsgruppe digital arbeidsprosessEn bredt sammensatt arbeidsgruppe fra UH- sektoren skal etablere felles prosessbeskrivelser av hva som ligger i en digital vurdering. Prosess-beskrivelsen skal omfatte hele arbeidsflyten fra forberedelse til gjennomføring, sensur, begrun-nelse og eventuell klage. Den skal omfatte ulike vurderingsformer og beskrive behovet sett fra ulike roller: studenter, faglærere, eksamensvakter, inspektører, eksterne og interne sensorer, administrativt ansatte og flere. Resultatet skal inngå i kravspesifikasjonen for en løsning for digital eksamen. I tillegg til arbeidsgruppa, er det nedsatt en utvidet referansegruppe som vil bli involvert ved behov.

Arbeidsgruppe infrastrukturArbeidsgruppa har utarbeidet første versjon av en fagspesifikasjon (UFS) med anbefalinger og krav til infrastruktur, som nå er på høring i aktuelle miljøer. Anbefalingen oversettes til engelsk slik at den kan inngå i en felles EU-standard i regi av GÉANT-samarbeidet.

Arbeidsgruppe integrasjonArbeidsgruppa har sørget for at nødvendige integrasjoner nå håndteres via UH-sektorens felles integrasjonsplattform.

UtviklingsavtalerProsjektet for digital eksamen har inngått en intensjonsavtale med Inspera AS, og samarbeidet har fått innvilget en søknad om midler fra Innova-sjon Norge. Universitetet i Stavanger (UiS) og Høgskolen i Sør-Trøndelag (HiST) representerer UH-sektoren i utviklingssamarbeidet. UNINETT har også inngått en intensjonsavtale med Uniwise.

Mer informasjon: www.uninett.no/digitaleksamen

Kontaktpunkt: Freddy Barstad freddy.barstad@uninett.no

Prosjekt for digital eksamen

15

ECAMPUS

Feide-pålogging med høyere sikkerhet

UNINETT har nylig startet et prosjekt der målet er å lage en pilotløsning for Feide-pålogging med høyere sikkerhet.

For å logge på med Feide i dag, må sluttbruker oppgi brukernavn og passord. Stadig flere tjenester trenger et høyere sikkerhetsnivå for innlogging enn bare brukernavn og passord, og en løsning for dette etterspørres derfor i økende grad av verts- organisasjoner som er tilknyttet Feide. Dette gjelder spesielt de administrative systemene.

TofaktorautentiseringLøsningen vil innebære det som kalles en tofaktor-autentisering. Når brukeren har logget på med sitt vanlige brukernavn og passord, mottar hun eller han et engangspassord per SMS som brukeren så må skrive inn for å bli logget inn på tjenesten. I tillegg til en ekstra faktor for pålogging, øker også kravene til den prosessen som knytter en persons identitet til påloggingsfaktorene.

Løsningen utformes slik at det på sikt kan benyttes andre løsninger enn engangspassord per SMS for å høyne sikkerheten. Når det gjelder hvilke krav som skal stilles til verifisering av identitet, vil UNINETT ta utgangspunkt i eksisterende sikkerhetsnivåer fra regjeringens Rammeverk for autentisering og uavviselighet i elektronisk kommunikasjon med og i offentlig sektor.

Fra pilot til permanent løsning?Piloten skal kjøre fra november 2014 til april 2015, deretter skal løsningen evalueres for å se om dette er noe som ønskes videreført som permanent løsning i Feide.

Følgende vertsorganisasjoner er med i prosjektet:

• Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA)• Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet (NTNU)• Universitetet i Agder (UiA)• Universitetet i Oslo (UiO)

Det jobbes også med å få én eller flere kommuner eller fylkeskommuner med i prosjektet. I pilot-prosjektet bestemmer vertsorganisasjonene selv hvilke tjenester og hvilke brukere som skal benytte pålogging med høyere sikkerhet.

Mer informasjon: www.feide.no

Kontaktpunkt: Hildegunn Vada, hildegunn.vada@uninett.no

Tekst: Lars Fuglevaag, UNINETT

Foto

: HK

AKTUELT

16

Kontaktpersoner for administrative systemer i UNINETT

ELIN KRISTINE OLSEN

Leder for faggruppe administrative systemer

Tjenesteansvarlig konkurransegjennomføringsverktøy (Amesto Solutions)

Tjenesteansvarlig lønns- og personal system (SAP)

Tjenesteansvarlig prosjektstyrings-verktøy (Artemis)

TERJE AANDALEN

Tjenesteansvarlig økonomisystem (Agresso)

MARIT LILLETVEIT

Tjenesteansvarlig rekrutteringssystem (fra mars 2015)

ALF HANSEN

Seniorrådgiver kundekontakt administrative systemer

Leif Kristiansen

Tjenesteansvarlig forvaltning av arkivsystemer (ePhorte, Public 360o fra 2015)

LIV MYREN

Rådgiver økonomisystem (Agresso)

Rådgiver bestillings- og fakturerings-system (Basware)

BERNT SKJEMSTAD

Prosjektleder utrulling nytt saks-behandlings- og arkivsystem

JØRGEN BERG LAUVSNES

Tjenesteansvarlig bestillings- og faktureringssystem (Basware)

Rådgiver utrulling nytt saks-behandlings- og arkivsystem

Prosjektleder anskaffelse av rekrutteringssystem

JON STRØMME

Tjenesteansvarlig samarbeids-verktøy (Agora)

Prosjektleder anskaffelse av nytt prosjektstyringsverktøy

Foto: Mattis D

aae, UN

INETT

AKTUELT

1717

18

NOTATER

19

NOTATER

20

NOTATER

21

NOTATER

22

NOTATER

23

NOTATER

RETURADRESSE

UNINETT

NO-7465 TRONDHEIM

Bli abonnent på Uninytt!Uninytt er UNINETTs kundemagasin, med aktuell informasjon primært rettet mot universitets- og høgskolesektoren.

Magasinet kommer ut med fire ordinære utgaver per år. I tillegg gir vi ut spesialutgaver ved behov. Det er gratis å abonnere, og magasinet sendes fraktfritt til alle abonnenter.

Ønsker du å abonnere på Uninytt? Send en e-post til uninytt@uninett.no