lap. ojt gena enka lestari-1
TRANSCRIPT
-
7/26/2019 Lap. OJT Gena Enka Lestari-1
1/17
LAPORAN ON THE J
PERTAM
FAKULTAS
UN
OB TRAINING DI JOINT OPERATI
NA-TALISMAN JAMBI MERANG
EPARTEMEN FINANCE
Disusun oleh:
Gena Enka Lestari
NPM: 23211028
EKONOMI JURUSAN AKUNTANS
IVERSITAS GUNADARMA
JAKARTA
2015
G BODY
-
7/26/2019 Lap. OJT Gena Enka Lestari-1
2/17
i
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena berkat rahmat
dan kasih-Nya penulis dapat melaksanakan On the Job Training di Joint Operating Body
Pertamina-Talisman Jambi Merang.
Laporan OJT ini berisi profil singkat perusahaan, kegiatan harian, dan analisis kegiatan
selama pelaksanaan OJT. Dalam penyusunan laporan OJT ini, penulis mendapatkan bantuan dan
bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Kedua orang tua, kakak, adik, dan keluarga besar atas kasih sayang, perhatian, doa, dan
dukungan yang selalu diberikan kepada penulis selama ini.
2. Ibu Prof. Dr. Dharma Tintri Ediraras, SE., AK.,CA., MBA selaku dosen wali yang
memberikan informasi adanya pelaksanaan OJT di JOB Pertamina-Talisman Jambi
Merang.
3. Bapak Remi Senjaya, ST., MMSI selaku dosen dan panitia program SARMAG yang
telah memberikan ijin untuk mengikuti pelaksanaan OJT di JOB Pertamina-Talisman
Jambi Merang selama dua setengah bulan.
4. Bapak Dharma dan Bapak Wahabman selaku mentor dalam pelaksanaan OJT.
5. Bapak Agung Budi Prasojo selaku Document Controller dan Ibu Febrianty selakuSecretary yang telah membimbing dan memberikan kesempatan kepada penulis untuk
boleh membantu selama OJT berlangsung.
6. Novice, Darvan, dan Tiffany yang sudah menemani dan membantu penulis selama
pelaksanaan OJT s.d. pembuatan laporan.
7. Seluruh pihak yang tidak dapat disebutkan satu-persatu.
Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan laporan OJT. Oleh sebab
itu penulis terbuka untuk menerima saran dan kritik untuk memperbaiki laporan OJT ini.
Jakarta, 5 Februari 2015
Penulis
-
7/26/2019 Lap. OJT Gena Enka Lestari-1
3/17
ii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL
KATA PENGANTAR i
DAFTAR ISI ii
DAFTAR GAMBAR iii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang 1
1.2 Tujuan 1
1.3 Manfaat 1
BAB II PROFIL PERUSAHAAN
2.1 JOB Pertamina-Talisman Jambi Merang 2
2.2 Struktur Organisasi 2
2.3 Lokasi Perusahaan 3
2.4 Logo Perusahaan 3
BAB III PELAKSANAAN OJT
3.1 Tempat dan Waktu Pelaksanaan 4
3.1.1 Tempat Pelaksanaan 4
3.1.2 Waktu Pelaksanaan 4
3.2 Kegiatan Harian 4
3.3 Hasil dan Pembahasan Kegiatan 5
3.3.1 Hasil Kegiatan 5
3.3.2 Pembahasan Kegiatan 5
A. Pengecekkan Invoice 5
B. Pengendalian Dokumen 7
C. Pembayaran dan Penambahan Petyy Cash 8
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan 13
4.2 Saran 13
-
7/26/2019 Lap. OJT Gena Enka Lestari-1
4/17
iii
DAFTAR GAMBAR
Gambar Halaman
2.1 Struktur Organisasi JOB PTJM
Finance 23.1 Proses Invoice 6
3.2 Pembayaran Petty Cash 9
3.3 Penambahan Petty Cash 11
-
7/26/2019 Lap. OJT Gena Enka Lestari-1
5/17
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar BelakangSelama perkuliahan mahasiswa dibekali dengan ilmu dasar berupa teori dan
praktikum sesuai dengan bidang ilmu yang dipelajari. Namun untuk pengembangan diri
yang lebih lanjut, mahasiswa juga memerlukan pembekalan pelatihan kerja. Agar
mahasiswa yang akan mencari kerja nantinya dapat melakukan penyesuaian diri dengan
realita yang terjadi di lapangan. Oleh karena itu setiap mahasiswa perlu untuk
melaksanakan On the Job Training di suatu perusahaan.
Dalam persaingan yang kompetitif saat ini, setiap perusahaan tentu membutuhkan
calon pekerja yang tidak hanya berprestasi dalam bidang akademik tetapi juga memiliki
kualifikasi lain seperti keahlian, keterampilan, dan pengalaman kerja. Oleh karena itu
mahasiswa berharap tidak hanya memiliki ilmu pengetahuan secara teori semata, namun
dapat mengembangkan keahlian, keterampilan, dan memiliki pengalaman kerja.
Mahasiswa juga berharap dapat menerapkan ilmu yang dimiliki selama perkuliahan
sebelum memasuki dunia kerja yang sebenarnya.
Pelaksanaan OJT ini menjadi sarana bagi mahasiswa untuk menambah
pengetahuan, dan pengalaman serta mendapat gambaran tentang dunia kerja yang
sebenarnya sehingga tidak canggung pada saat memasuki dunia kerja.
1.2. Tujuan
Adapun tujuan dari penulisan ini adalah sebagai laporan On the Job Training atas
kegiatan yang telah penulis lakukan selama dua setengah bulan di Departemen Finance
JOB Pertamina-Talisman Jambi Merang.
1.3. Manfaat
Manfaat dari penulisan ini adalah penulis menjadi lebih memahami kegiatan yang
penulis lakukan selama dua setengah bulan di Departemen Finance JOB Pertamina-
Talisman Jambi Merang.
-
7/26/2019 Lap. OJT Gena Enka Lestari-1
6/17
2
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
2.1. JOB Pertamina-Talisman Jambi MerangJoint Operating Body (JOB) Pertamina Talisman Jambi Merang adalah badan
operasi bersama dimana 50% sahamnya dimiliki oleh PT. Pertamina yang juga bertindak
sebagai operator utama, 25% oleh Talisman Energy selaku operator pendamping, serta
Pacific Oil & Gas sebesar 25% yang merupakan Kontraktor Kontrak Kerja Sama
(KKKS) antara Pertamina dengan Elf Aquitaine Indonesia ditandatangani pada tanggal
10 Februari 1989. Proses kerja utama perusahaan ini secara garis besar ada 2 (dua) hal
yaitu eksplorasi dan eksploitasi. Proses eksplorasi adalah proses pencarian cadangan
minyak atau gas bumi, sedangkan eksploitasi merupakan proses pengambilan dan
pengolahan minyak bumi menjadi crude oil (minyak mentah) dan gas yang siap dijual
kepada konsumen.
2.2. Struktur Organisasi
Jabatan tertinggi di JOB Pertamina-Talisman Jambi Merang adalah General
Manager didampingi oleh seorang Executive Secretary. General Manager mengepalai 9
(sembilan) orang Manager yaitu HSE Manager, Finance Manager, HR & BS Manager,
SCM Manager, Exploration Manager, Operations Manager, Subsurface Manager, Project
Manager, Field Manager. Setiap Manager didampingi oleh seorang Administrator.
Sedangkan untuk struktur organisasi di departemen finance digambarkan sbb:
Gambar 2.1. Struktur Organisasi JOB PTJMFinance
-
7/26/2019 Lap. OJT Gena Enka Lestari-1
7/17
3
2.3. Lokasi Perusahaan
Kantor JOB PertaminaTalisman Jambi Merang, berlokasi di PHE tower lantai
12 & 15, Jl. TB Simatupang Kav. 99 Jakarta 12520.
2.4. Logo Perusahaan
-
7/26/2019 Lap. OJT Gena Enka Lestari-1
8/17
4
BAB III
PELAKSANAAN OJT
3.1. Tempat dan Waktu Pelaksanaan3.1.1. Tempat Pelaksanaan
Tempat pelaksanaan On the Job Training adalah di departemen Finance, JOB
Pertamina-Talisman Jambi Merang, PHE Tower Lantai 15. Selama pelaksanaan OJT,
Penulis membantu Document Controller dan Finance Administrator (Secretary).
3.1.2. Waktu Pelaksanaan
OJT dilaksanakan selama dua setengah bulan, sejak tanggal 17 November 2014
s.d. 30 Januari 2015 dengan waktu pelaksanaan setiap hari Senin s.d. Jumat Pukul 07:00-
16:00 WIB.
3.2. Kegiatan Harian
Kegiatan yang telah dilaksanakan selama 2,5 (dua setengah) bulan di JOB
Pertamina-Talisman Jambi Merang sebagai berikut:
Filing & Finding document
Upload & update expense & invoice
Accepting invoice
Recap and check reconciliation
Making Meeting Expense Report
Reimburse to employee
Data entry for payment and outgoing Des 2014 & Jan 2015 (Travel Expense
Report, Miscellaneous Expense Report, Cash Advance)
Making Petty Cash Report (Des 2014 & Jan 2015)
Check Cash Deposit
-
7/26/2019 Lap. OJT Gena Enka Lestari-1
9/17
5
3.3. Hasil dan Pembahasan Kegiatan
3.3.1. Hasil Kegiatan
Hasil yang penulis dapatkan selama On the Job Training di JOB PTJM yaitu
penulis mempelajari dan mengetahui berbagai hal yang berhubungan dengan invoice,
pengendalian dokumen, dan petty cash antara lain:
Mengetahui proses invoice di JOB PTJM.
Mengetahui persyaratan dokumen untuk penerimaan invoice.
Mempelajari administrasi dokumen seperti fotokopi, scan dan filing hard copy di
ruang penyimpanan dan soft copy di DMS (Document Management System).
Mengetahui proses penambahan petty cash di JOB PTJM.
Mengetahui proses pembayaran petty cash di JOB PTJM.
Mengetahui cara melakukan pembayaran petty cash atas klaim karyawan.
Mengetahui cara pencatatan atas pemakaian petty cash.
Mengetahui cara membuat laporan petty cash.
Mengetahui cara membuat laporan biaya meeting.
3.3.2. Pembahasan Kegiatan
Bahasan dalam penulisan ini berhubungan dengan pengecekkan invoice,
pengendalian dokumen, dan petty cash. Pembahasan ini sehubungan dengan kegiatan
penulis selama OJT di JOB PTJM.
A. Pengecekkan Invoice
Invoice yang di proses di JOB PTJM ada dua yaitu invoice berdasarkan
Purchase Order (PO) dan Service Order (SO). Untuk menerima invoice dari
vendor, ada kelengkapan dokumen yang harus diperhatikan.
Persyaratan dokumen untuk invoice berdasarkan PO yaitu; (1) asli dan 1salinan invoice dengan materai. Pada invoice harus tercantum kontak personil
(email dan telepon), (2) asli PO untuk one time purchase/ pertama kali penagihan
bila terdapat beberapa kali penagihan diperbolehkan melampirkan salinan PO, (3)
Delivery Order (DO)/ Surat Jalan yang ditandatangani dan dicap oleh personil
JOB PTJM, (4) Perhitungan Sisa Nilai Kontrak (Contract Expenditure Report)
-
7/26/2019 Lap. OJT Gena Enka Lestari-1
10/17
6
untuk beberapa kali penagihan, (5) faktur pajak hal 1 s/d 4 menggunakan format
baru, tanda tangan dan stempel asli tanpa perlu melampirkan SSP, (6) salinan
surat penomoran Faktur Pajak dari KPP dan contoh tanda tangan pejabat yang
berwenang untuk menandatangani Faktur Pajak, (7) kode dan nomor seri faktur,
bila jumlah dibawah Rp.10.000.000,- maka tiga digit pertama 010. Namun bila
jumlah diatas Rp.10.000.000,- maka tiga digit pertama 030.
Selanjutnya dokumen yang disiapkan untuk invoice berdasarkan SO/
contract sama dengan invoice berdasarkan PO. Namun ada beberapa tambahan
yang perlu diperhatikan, yaitu dokumen serah terima pekerjaan yang
ditandatangani kedua pihak (JOB PTJM & Rekanan). Dokumen yang dimaksud
berupa berita acara kemajuan pekerjaan/ progres report/ job completion report
atau; timesheet asli untuk jasa yang harian/ mingguan atau; dokumen serah terima
pekerjaan lainnya yang isinya menyatakan telah dilakukan serah terima pekerjaan.
Berikut ini flowchart proses invoice di JOB PTJM:
Gambar 3.1. Proses Invoice
-
7/26/2019 Lap. OJT Gena Enka Lestari-1
11/17
7
Departemen Finance mempunyai tanggung jawab untuk melakukan
pengecekkan terhadap invoice-invoice yang diterima oleh Departemen Finance
untuk dilakukan pembayaran. Invoice-invoice tersebut pertama-tama harus dicek
terlebih dahulu apakah disertai dengan asli purchase order, delivery order, atau
perhitungan sisa nilai kontrak. Setelah semua dokumen pendukung lengkap,
invoice akan diregister dan diserahkan ke user untuk mendapatkan persetujuan
pembayaran. Setelah mendapat persetujuan user, invoice diproses lebih lanjut
untuk melakukan pembayaran.
Analisis:
Salah satu pengendalian internal oleh Departemen Finance pada proses
faktur yaitu melakukan pengecekkan terhadap invoice yang diterima. Proses ini
dibutuhkan untuk memastikan bahwa invoice yang diterima Departemen Finance
memang benar invoice terkait dengan kegiatan perusahaan dengan terlampir
dokumen yang disyaratkan seperti yang telah diuraikan diatas, dan nilai yang
sudah disepakati sebelumnya agar tidak ada terjadi lebih bayar. Oleh karena itu
proses pengecekkan invoice sangat dibutuhkan. Invoice yang diterima juga harus
sesuai dengan ketentuan perpajakkan agar PPN yang dibayar bisa dikreditkan.
Proses pengecekkan invoice di JOB PTJM sudah berlangsung dengan
baik. Departemen Finance selalu melakukan pengecekkan terhadap kelengkapan
dokumen dan persyaratan yang telah ditentukan sebelum diterima dan diteruskan
ke user. Departemen Finance selalu tanggap bila ada kesalahan data pada invoice
dan atau dokumen yang terlampir tidak lengkap.
B. Pengendalian Dokumen
Dokumen berisi data penting perusahaan mengenai kekayaan, hak dan
kewajiban serta kegiatan bisnis perusahaan. Setiap perusahaan wajib menyimpan
buku, catatan, dan dokumen perusahaan selama 10 tahun. Ketentuan ini diatur
dalam UU No.8 Tahun 1997 tentang dokumen perusahaan. Penyimpanan
dokumen perusahaan dalam jangka waktu yang panjang untuk kepentingan
tersediaanya alat bukti yang sah secara hukum dan pemeriksaan pemenuhan
-
7/26/2019 Lap. OJT Gena Enka Lestari-1
12/17
8
kewajiban perpajakan. Mengetahui pentingnya dokumen perusahaan maka
pengaturan dan penyimpanan dokumen di setiap perusahaan perlu diperhatikan
secara lebih lanjut.
Selama perusahaan terus beroperasi maka jumlah dokumen di perusahaan
akan meningkat. Peningkatan jumlah dokumen akan berdampak pada
penumpukkan dokumen. Penumpukkan dokumen dalam jumlah besar dapat
menimbulkan masalah yaitu kesulitan dalam penemuan dokumen saat dibutuhkan,
dan dokumen hilang atau rusak. Oleh karena itu pengendalian dokumen secara
baik dan benar dibutuhkan oleh perusahaan.
Pengendalian dokumen di JOB PTJM sudah berlangsung dengan baik.
Karena penyimpanan data di JOB PTJM tidak hanya di ruang penyimpanan tapi
juga menggunakan bantuan teknologi informasi yaitu Document Management
System (DMS). Sehingga pencarian dan pendistribusian file dokumen dapat
dilakukan dengan cepat dan mudah. Dokumen yang disimpan di ruang
penyimpanan juga mudah ditemukan kembali karena dokumen disimpan dengan
catatan yang jelas dan akurat baik pada ordner dan excel. Proses ini didukung oleh
Controller yang memiliki kemampuan penggunaan excel dan database yang baik,
memberi catatan yang jelas pada saat filling, serta menginput data-data dengan
cepat.
Adapun hal yang perlu diperhatikan seperti DMS tidak bisa diakses pada
saat jam kerja. Sehubungan dengan masalah tersebut maka maintenance IT perlu
ditingkatkan. Agar DMS selalu dapat diakses pada saat jam kerja sehingga
penyimpanan data dapat berlangsung dengan lancar.
C. Pembayaran dan Penambahan Petty CashBerikut ini flowchart Pembayaran Petty Cash di JOB PTJM:
-
7/26/2019 Lap. OJT Gena Enka Lestari-1
13/17
9
Gambar 3.2 Pembayaran Petty Cash
-
7/26/2019 Lap. OJT Gena Enka Lestari-1
14/17
10
Petty cash digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang
dilakukan oleh pegawai untuk kepentingan perusahaan. Pegawai yang
membutuhkan petty cash untuk keperluan perusahaan dapat meminta ke
Departemen Finance dengan menggunakan Form TER/ MER untuk Travel/
Miscellaneous/ Meeting expense atau menggunakan Form CA untuk advance.
Form TER/ MER digunakan apabila pegawai sudah melakukan pengeluaran dan
terdapat bukti pembayaran atas pengeluaran yang dilakukan sedangkan Form CA
digunakan sebelum pengeluaran dilakukan dan kemudian akan
dipertanggungjawabkan dengan Form TER/ MER setelah pengeluaran dilakukan.
Baik Form TER/ MER maupun Form CA harus mendapatkan persetujuan
dari Kepala Department dan Manager BS sebelum diserahkan ke Departemen
Finance. Departemen Finance kemudian akan melakukan pengecekkan terhadap
kelengkapan dokumen dan persyaratan yang telah ditentukan sebelum disetujui
oleh Manager Finance. Setelah mendapat persetujuan dari Manager Finance,
pegawai dapat meminta petty cash ke Cashier/ Finance Administrator untuk
expense atau advance dibawah Rp. 1.000.000,- sedangkan untuk expense atau
advance diatas Rp. 1.000.000,- maka akan ditransfer ke rekening pegawai.
Berikut ini flowchart Penambahan Petty Cash di JOB PTJM:
-
7/26/2019 Lap. OJT Gena Enka Lestari-1
15/17
11
Gambar 3.3 Penambahan Petty Cash
Untuk menjaga agar petty cash tidak habis, replenishment atau
penambahan petty cash dilakukan setiap dua kali dalam sebulan. Replenishment
petty cash dilakukan dengan menyiapkan petty cash report, payment voucher,
petty cash count form dan semua kelengkapaan dokumen pembayaran kepada
Finance Analyst untuk dilakukan pengecekan apakah saldo aktual petty cash
sudah sesuai dengan petty cash report dan dokumen-dokumen pendukung. Setelah
semua sudah sesuai dan dicatat dalam pembukuan, maka dibutuhkan persetujuan
-
7/26/2019 Lap. OJT Gena Enka Lestari-1
16/17
12
dari Manager Finance untuk mendapatkan check beserta tanda tangan dari pihak
yang berwenang untuk mencairkan uang di bank untuk menambah saldo petty
cash.
Analisis:
Saldo petty cash harus selalu dikontrol agar bisa dipertanggungjawabkan
pemasukkan dan pengeluarannya. Dalam hal ini Finance Administrator selalu
mengontrol pemasukkan dan pengeluaran petty cash dengan menyiapkan laporan
dan adminsitrasi dokumen-dokumen yang dibutuhkan seperti form ER, form CA,
payment voucher, bukti pembayaran, dan lain-lain sebagai bahan
pertanggungjawaban. Prosedur pemasukkan dan pengeluaran petty cash di JOB
PTJM sudah berlangsung dengan baik. Setiap pemasukkan dan pengeluaran petty
cash selalu diotorisasi oleh pihak yang berwenang.
Pengendalian internal untuk pemasukan dan pengeluaran petty cash di
JOB PTJM sudah baik. Namun ada hal yang perlu perhatikan. Pada saat
melakukan pengeluaran petty cash atas klaim pegawai, sebaiknya langsung
kepada pegawai yang bersangkutan. Bila penggantian uang pegawai dilakukan
dengan cara dititipkan kepada pegawai lain yang berada dalam satu departemen,
sebaiknya ada konfirmasi sebelumnya. Konfirmasi yang dilakukan sebaiknya
melalui email sebab terdapat rekaman sebagai bahan pertanggungjawaban.
Sehingga proses pengeluaran petty cash ini dapat dikendalikan dan
dipertanggungjawabkan. Dalam proses ini Finance Administrator sudah
menjalankan tugasnya dengan baik, karena penggantian uang pegawai melalui
perantara dilakukan oleh Finance Administrator bila sudah mendapatkan
konfirmasi sebelumnya dari pegawai yang bersangkutan baik melalui email
maupun telepon.
-
7/26/2019 Lap. OJT Gena Enka Lestari-1
17/17
13
BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pelaksanaan OJT selama dua setengah bulan di JOB
PertaminaTalisman Jambi Merang pada Departemen Finance, penulis menarik
kesimpulan bahwa Departemen Finance JOB PTJM sudah memiliki prosedur kerja yang
baik dalam hal pengontrolan dokumen dan petty cash.
4.2. Saran
Beberapa saran yang dapat penulis berikan untuk Departemen Finance JOB PTJM
antara lain :
Maintenance IT lebih ditingkatkan agar DMS mudah untuk diakses sehingga
proses filling digital berjalan dengan efisien dan efektif.
Expense yang sudah cair sebaiknya diambil oleh pegawai yang bersangkutan.
Apabila bukan diambil oleh pegawai yang bersangkutan sebaiknya ada email
konfirmasi dari pegawai yang bersangkutan terlebih dahulu sebagai bukti tertulis
bahwa pegawai yang diberi wewenang berhak mengambil expense yang sudah
cair.