lean 2015 10-21

Hukkaamme

resursseja yksilön,

organisaation ja

yhteiskunnan tasolla.

Huomio pois

toissijaisten

tarpeiden

eliminoinnista.

Keskittyminen

kokonaisuuteen ja

asiakkuuksiin.

Modig & co

LEAN & toimiva organisaatiojärjestelmä,

modernin organisoitumisen tavat

LEAN JA JULKISHALLINTO 2015

21.10.2015

Päivi Sutinen

KT, palvelujen kehittämisjohtaja, Espoo

2

Ymmärrämmekö

muutoksen

asiakkaissa?

Asiakas

• hyödyn saajana

• palvelujen ostajana ja

käyttäjänä

• kuluttajana

• verkostoitujana

• veronmaksajana

Ymmärrämmekö

muutoksen

työelämässä?

21.10.2015 3

Työn muutos

Ammattien muutos

Roolien muutos

Uudet tavat tehdä työtä

Ymmärrämmekö

muutoksen

yhteiskunnassa?

21.10.2015 4

Digitalisaatio

Robotisaatio

Väestömuutos

Globalisaatio

Talouden niukkuus



Etsin vastauksia kysymyksiin

• Millainen on toimintakykyinen ja järkevä organisaatiomalli?

• Päätöksenkulun selkeys ja läpinäkyvyys tulevaisuuden

organisaatiossa – miten järjestetään?

21.10.2015 5

Visualisointi!

Resursskikeskeisyydestä

asiakaskeskeisyyteen

Resurssitehokkuudesta

virtaustehokkutteen

Prosessien määrittäminen

virtausyksikön näkökulmasta

Esityksen eteneminen

Modernin organisoitumisen haasteet

kuntajohtamisen näkökulmasta

Modernin organisoitumisen ratkaisut


LEAN ja kuntajohtaminen

21.10.2015 6



21.10.2015 7

Kuntien haasteista

ongelmien juurisyihin

1. Hallintoperustainen toimintamalli

2. Reaali- ja rahavirta eivät kohtaa toiminnassa

3. Toimintaa ohjataan talous- ja resurssiohjauksella

4. Yksilöllä voi olla ristiriitaisia rooleja

5. Valtionohjaus voi hajauttaa kuntajohtamista

6. Johtamisessa hautaudutaan yksityiskohtiin

7. Käsitteet ja työkalut ovat yhteensopimattomia

21.10.2015 8

Kriittistä: miten

muutetaan

• johtaminen ja toiminta

hallinnoinnista

asiakkuusperustaiseen

toiminnan hallintaan

ja kehittämiseen

• tehtävien ja

velvoitteiden

hoitaminen professio-

perustaisuudesta

asiakaspalveluun

1. Hallintoperustainen toimintamalli

H

A

L

L

I

N

T

O

TEKEMINEN: TUOTTAVUUS ja VAIKUTTAVUUS

Asiakkuus ja toiminta

siiloutuvat

• organisaatioon / yksikköön

• profession mukaan

• rajapintojen sisään

• toimittajaloukkuihin

jolloin

Asiakkuus, toiminta ja

asiakastieto

• pirstaloituu eli asiakas on

jokaisen siilon asiakas

erikseen

• hajautuu

epäjatkuvuuskohtiin

• asiakastieto ei leviä, ei ole

käytettävissä

REAALIVIRTA

RAHAVIRTA

Kunta päättää veroasteen

Kuntalaiset/ yritykset/ yhteisöt veromaksajan roolissa

Asiakas ei maksa tai maksaa vain osan kokonaiskustannuksista

ASIAKASTARVE

Kunta päättää asiakkuudet

Käyttäjäasiakas

hyödyn

saajan roolissa

PALVELUTARJOOMA

Kunta päättää palvelut

Käyttäjäasiakas

palvelun

valitsijan roolissa

KUNNAN KUSTANNUSVAIKUTTAVUUDEN HALLINNAN JA

TUOTTAVUUDEN PARANTAMISEN YDIN:

Kunta päättää itsehallinnollisesti sekä

rahavirrastaan että reaalivirrastaan

2. Reaali- ja rahavirta eivät kohtaa

toiminnassa

3. Toimintaa ohjataan talous- ja

resurssiohjauksella MISSIO – VISIO – STRATEGIA Miksi olemme olemassa? Miten toimintaympäristö ja

oma tilanne vaikuttaa tulevaisuuteen? Missä on

onnistuttava?

TOIMINTA

Resurssit

Maan-

käyttö/

Tilat

Organi-

saatio

Henki-

löstö

Tieto Tieto-

järjes-

telmät

Tekno-

logia

Kustannus-

vaikut-

tavuus

T

a

l

o

u

s

Tuottavuus

Huomion kiinnittäminen

entistä tehokkaampaan

resurssien

hyödyntämiseen lisää työn

määrää!

Modig & CO

Sometoimittaja

4. Yksilöllä voi olla ristiriitaisia rooleja

21.10.2015 12

Veronmaksaja

Omistaja

Asiakas, käyttäjä

Työntekijä

Yrittäjä

Päätöksentekijä

Yhteisön jäsen

Innovaatiotoimija

Hallintoalamainen

5. Valtionohjaus voi hajauttaa

kuntajohtamista

21.10.2015 13

Kunnan toimintaan vaikuttavat valtionhallinnon sidosryhmät

Kunnan toimintaan vaikuttavat

alueelliset ja muut sidosryhmät

6. Johtamisessa hautaudutaan

yksityiskohtiin

21.10.2015 14

7. Käsitteet ja työkalut ovat

yhteensopimattomia

21.10.2015 15






LEAN ja kuntajohtaminen

21.10.2015 16

Uuden liiketoimintamallin

muutosdriverit

1. Asiakkuusperustaisuus

2. Toimintaperustaisuus

3. Tietoperustaisuus

4. Kehittämisen johtaminen

21.10.2015 17

Asiakkaat, käyttäjät,

järjestäjät, tuottajat, kehittäjät

palvelut, prosessit, tieto

1. Asiakkuusperustaisuus

21.10.2015 18

Johtaminen ja kehittäminen

Asiakkuuksien hallinta

Palvelujen järjestäminen

Palvelutuotanto

Hyvinvointi,

elinvoima,

kilpailukyky,

kestävä talouden

tasapaino

Johtamisen ja organisaation

kyvykkyyksien kehittäminen

liiketoimintamallin viitekehyksen,

JVA:n ja KA:n avulla

MISSIO – VISIO – STRATEGIA Miksi olemme olemassa? Miten toimintaympäristö ja oma

tilanne vaikuttaa tulevaisuuteen? Missä on onnistuttava?

2. Toimintaperustaisuus

TOIMINTA

PROSESSIT ja PALVELUT Ydin-, ohjaus- ja tukiprosessit

Asiakas-

tarve

Asiakas-

hyöty

TOIMINTAMALLIT Miten toimimme, mitä teemme itse, mitä ostamme?

Miten kehitämme toimintaa?

LIIKETOIMINTAMALLIT Miten rahoitamme toimintamme?

Missä palvelutuotannossa olemme mukana?

Resurssit

Maan-

käyttö/

Tilat

Organi-

saatio

Henki-

löstö

Tieto Tieto-

järjes-

telmät

Tekno-

logia

Kustannus-

vaikuttavuus

Tuotta-

vuus

JUPS Heikkilää mukaellen

Organi-

saation

kyvykkyydet

Copyright Päivi Sutinen

3. Tietoperustaisuus

• Tarvitaan asiakastietoa ja tietoa asiakkaiden tarpeista – asiakkaalta saatava tieto (kyselyiden, palautteiden,

mielipiteiden ja käsitysten keräämisen kautta)

– asiakkaista saatava tieto eli ei suoraan asiakkaalta kerättävä tieto asiakkuudesta (demografiset tiedot, kanta-asiakasjärjestelmien tieto)

• Tarvitaan asiakasymmärrystä (customer insight) eli jalostettua ja käyttötilanteeseen kiinnitettyä asiakastietoa – tiedon kerääminen yksin ei riitä - tietoa on analysoitava ja

hyödynnettävä ennen kuin siitä tulee asiakasymmärrystä.

• Tarvitaan tiedonhallintaa ja tiedon hyödyntämistä johtamisessa

21.10.2015 20

Johtamisen ja

kehittämisen

johtamisen

muutos

4. Kehittämisen johtaminen 1/2

LIIKETOIMINTA-ALUEET

PROSESSI-

PERUSTAISUUS

LINJAORGANISAATIO-

PERUSTAISUUS

LIIKETOIMINTA-ALUEET

Päivi Sutinen - @PSutinen 21 13.2.2013

Toimintamallit

4. Kehittämisen johtaminen 2/2

22

Tulos

Prosessit

Käyttäytyminen

Unless there is behaviour change NOTHING changes.Lähde: McKinsey and Co

Espoon kpk/SOTE Ketterän 27.11.2013 festareiden vieraan

Sarah Fraserin esityksestä sivu 10

Tulos

Prosessit

Käyttäytyminen

Kulttuurimuutos

Prosessien

kehittäminen

Strategia

Nykytilassa Tulevaisuudessa

Kuntien liiketoimintamallinnuksen

työkalut kehitteillä

• Liiketoimintamallinnuksen viitekehys – johtamisella lisäarvo asiakkaalle

– testauksessa, käyttöön 2017 (6Aika-Espoo)

• Johtamisen viitearkkitehtuuri – johtamisen tietovirrat ja prosessi-integraatiot

– testauksessa, käyttöön 3/2016 (Kuntatieto-ohjelma, Espoo)

• Asiakkuuksien hallinnan viitekehys – asiakashyöty johtamisen keskiössä

– prototypointi vaiheessa (6Aika-Espoo)

• Palvelujen järjestämisen viitekehys – palvelutarjooman johtaminen

– mallinnus alkaa 6/2016 (Espoo projektoi)

21.10.2015 23

Organisaation

tuleva

toimintamalli ja

kyvykkyydet

Tavoitetilan arkkitehtuuri

eli tavoitearkkitehtuuri

Toiminnan johtaminen

Kehittämisen työkalut Esimerkki työkaluista

24

Organisaation

nykyinen

toimintamalli ja

kyvykkyydet

Nykyinen

kokonaisarkkitehtuuri

Organisaation

Missio, Visio, Strategia

Organisaation kehitysohjelmat ja

projektit

toimintamallin ja

kyvykkyyksien

kehittämiseksi

Viitekehys

Viitearkkitehtuuri

Viitearkkitehtuuri

on rajatun arkkitehtuuri-

kokonaisuuden abstrakti

toimiala-, organisaatio-,

toimittaja- ja

toteutusneutraali rakenne. K

ohdealu

e a

rkkitehtu

uri 1

Kohdealu

e a

rkkitehtu

uri 2

Kohdealu

e a

rkkitehtu

uri 3

Kohdealu

e a

rkkitehtu

uri 1

Kohdealu

e a

rkkitehtu

uri 2

Kohdealu

e a

rkkitehtu

uri 3

Kehittämisen tiekartta

Viitekehys

Viitearkkitehtuuri







LEAN ja moderni kuntajohtaminen

21.10.2015 25

Johtaminen on prosessi,

jossa tieto virtaa

26

ASIAKAS- VAIKUTUS

ASIAKAS-

TARVE

Veronmaksaja (yksilö, yritys, yhteisö)

Palvelun käyttäjä (yksilö, yritys, yhteisö)

Y1. Asiakkuuksien johtaminen

Y2. Palvelujen järjestämisen

johtaminen

Y3. Palvelutuotannon

johtaminen

Tukiprosessit

Ohjausprosessit

Ydinprosessit

Asiakkuudet

Palveluvalikoima / Palveluverkko

Liiketoimintamalli/ Yhteiset kyvykkyydet

Markkinat ja kysynnän hallinta

Tuotettavat palvelut -salkku

Operating modell/ toimintamalli

liiketoiminta-alueilla ja erityisesti

kyvykkyydet

Palvelut valituille asiakkaille


Tarkastelun tausta-aineisto

21.10.2015 27

Moderni kuntajohtaminen ja

LEAN (vrt. Modig 2013)

• Yksittäisten palvelun prosessin LEANaus – parantaa sen arvotuotantoa, mutta saattaa johtaa

kaupunkitason näkökulmasta osa-optimointiin

• Kaupunkitasoinen johtamisprosessin LEANaus – tuottaa tasapainotettua arvoa eli ratkaisuja em. juurisyiden

ratkaisemiseen

– virtausyksikkönä tieto

– tuottaa kaupunkitasoista arvoa asiakkuus edellä

– parantaa johtamisessa tarvittavan tiedon läpimenoaikaa

– ratkaisee johtamisen tehokkuusparadoksia: tiedonhallinnan parantaminen ei paranna sen hyödyntämistä

– korostaa kokonaiskuvaa ja sen merkitystä, suhteessa niukkuuden perusongelmaan

– kehittää johtamista ja kulttuuria

21.10.2015 28

Tavoitteena T-tyypin johtajuus –

syvät asiantuntijuuden juuret

21.10.2015 29

Johtamistaitojen laajentaminen

Syvälle juurtunut asiantuntemus



Etsin vastauksia kysymyksiin

• Millainen on toimintakykyinen ja järkevä organisaatiomalli?

• Päätöksenkulun selkeys ja läpinäkyvyys tulevaisuuden

organisaatiossa – miten järjestetään?

21.10.2015 30

Asiakkuusperustainen

Prosessiperustainen

Tietoperustainen

Yhteentoimivasti modulaarinen Päätöksenteko on yksi prosessi muiden joukossa

Vahvasti arjessa johtajuuteen ja

kulttuuriin juurtunut

Johtamisen LEANaus lähtee

johtajasta

Kehittämisen timantti

1. Sitoudu kehittämään itseäsi

2. Kouluta ja kehitä muita

3. Tue päivittäisiä taitoja ja toimintaa

4. Luo visio ja aseta tavoitteet

21.10.2015 31

Kiitos,

Päivi Sutinen [email protected]

@ Twitter; LinkedIn; SlideShare; Facebook

32

mailto:[email protected]

lean 2015 10-21

Presentations & Public Speaking