البرنامج التدريبي :

التنفيذية السكرتاريا

وإدارة المكـاتــب

إعداد وتنفيذ المدرب:إبراهيم الصمادي

OUTLINE

Mobile: +966 (0) 567244275 Email: ihms65@hotmail.com

الهدف العام :

تزويـــد المشـــاركين بمجموعـــة المهـــارات

الـضرورية للقـيام بأعـمال الـسكرتاريا بطريـقة

إبداعية.

Page: 03 / 17

Page: 04 / 17

األهداف التفصيلية

ــيزهم ــدى المشــاركين وتحف ــة ل ــادة الدافعي زيوزيادة تقديرهم ألنفسهم ومهنتهم.

ال ة في أعـم اءة إلى الفعالـي التـحول من الكـفــة في ــاهج الحديثـ ــبيق المنـ ــكرتاريا وتطـ السـ

العمل.

ــيز وتـــدريب المشـــاركين على االنـــدماج تحفـق روح الفرـي ل ـب دة، والعـم بالمشـروعات الجدـي

الواحد، والتعلم من الخبرات المتاحة.

اإلدارة الفعKاـلة الجتماـعات العـمل وإدارة اـلوقت والتنظيم والتخطيط للعمل والمتابعة.

ــل ــ ــارات التواص ــ ــاركين من مه ــ تمكين المشــارجيين ــداخليين والخـ ــع العمالء الـ ال مـ Kــ الفعـ

والرؤساء.

اإلبــداع في كتابــة الرســائل والتقــارير وتقــديم ــا ــة، تعكس ثقافتهـ ــرقة للمنظمـ ــورة مشـ صـ

وتطورها المستمر.

Page : 05 / 17

موضوعات البرنامج:

Page : 06 / 17

الوحدة األولى: مـقـدمـة

عـامـةمدخل ))

((تحفيزي

ما هي السكرتاريا ... ومن هو السكرتير ؟!

الفنون والمهارات التي يتحلى بها السكرتير.

أنواع السكرتاريا.

ــدى ــ ــتمر ل ــ ــوير المس ــ ــة التعلم والتط ــ أهمي

السكرتير.

مقومات نجاح أعمال السكرتاريا.

دالئل الفشل في أعمال السكرتاريا.

تطوير المسار المهني للسكرتير.

Page : 07 / 17

الوحدة الثانية: مهارات

االتصـالووظيفة السكرتير

أهـــداف عمليـــة االتصـــال على المســـتويين الداخلي والخارجي.

مكونات عملية االتصال.

أنواع االتصاالت في بيئة العمل المكتبي.

ــد ــ ــة النقـ ــ ــال في مواجهـ ــ ــارات االتصـ ــ مهـواالعتراضات.

مستويات االتصال الفعال.

مهارات اإلنصات "اإلنصات التعايشي".

آداب التعامل "االتيكيت".

القواعد الذهبية للمراسالت اإللكترونية.

قواعد وآداب المقابالت.

أخرى.

الوحدة الثالثة: خدمة العمالء

عبـر الهـاتـفأهمية إتقان تكنولوجيا وتجهيزات الهواتف.

أســاليب الــرد على الهــاتف والتعامــل مــع المواقف المختلفة.

أهمية اإلصغاء الجيد للمتصلين.

إرشادات وضع المتصلين قيد االنتظار.

إرشادات استقبال وتسجيل الرسائل.

إرشادات للتعامل مع البريد الصوتي.

ــاء ــ ــد إنه ــ ــتخدمة عن ــ ــادات المس ــ اإلرشالمكالمة.

كيف تتعامل في حاالت الضغوط.

التعامـــل النـــاجح مـــع متحـــدثي اللغـــات األجنبية.

Page : 08 / 17

Page : 09 / 17

الوحدة الرابعة: كتابة الرسائـل

والـتـقـاريـــــرتعريف التقارير.

أهمية التقارير وأنواعها.

قواعد ذهبية للكتابة اإلدارية.

صياغة التقارير.

صفات التقرير الجيد.

مهارات كتابة التقارير.

تداول التقارير.

مبادئ كتابة التقارير.

التقارير الفعالة.

حاالت عملية وتمارين.

Page : 10 / 17

الوحدة الخامسة:

إدارة االجتماعات

تعريف االجتماعات.

أنواع االجتماعات.

مـهارات المكـلف باالجتماـعات ) قـبل – أثـناء – بعد (.

خطوات اإلعداد لالجتماع.

عناصر االجتماع الفعال.

اختيار وقت ومكان االجتماع.

وضع وتحضير جدول األعمال.

مهارات إعداد جدول االجتماع.

كتابة محضر االجتماع.

قواعد وآداب االجتماعات.

حاالت عملية ومجموعات عمل وتمارين.

Page : 11 / 17

الوحدة السادسة: إدارة

الـوقــــــتوترتيب األولويات

إدارة الوقت بإدارة الذات.

مجاالت العمل ومربع األولويات.

ميادين العمل وخطوات النجاح :تحديد رسالتنا واالرتباط بها.

الموازنة بين األدوار.تحديد األهداف.

خطة عمل أسبوعية.إدارة العمل اليومي.

التقييم.

أدوات إدارة الوقت :

80 / 20قاعدة باريتو باركنسون لو.

الساعة والبوصلة.الفيل البعيد

أخرى.

Page : 12 / 17

الوحدة السابعة: تبسيط

اإلجراءاتوتقليص العمل

الورقي

غابة الورق ومتاهاتها ”مكتب بال أوراق“.

ــدة ــراكم األوراق الزائ الســلوك الفوضــوي وتعلى المكتب.

دة ) كم تـصرف ة الزاـئ ال الورقـي اليف األعـم تـكعلى أعمال ال طائل من ورائها؟(

ــلوكية / ــة )السـ ــال الورقيـ ــكالت األعمـ مشـالفنية(.

التخلص من العمل الورقي الزائد.

نظام األلفات األربعة ) أ. أ. أ. أ (.

تحديد األولويات وتعريف حاجتك لكل ورقة.

تنظيف األرشيف ونظام استرجاع األوراق.

ــروتين ــندوق الـ ــندوق: صـ ــروج من الصـ الخـواألزمات االختيارية.

تمارين عملية وحاالت تطبيقية وأفالم فيديو.

Page : 13 / 17

الوحدة الثامنة:

إدارة المحفوظات

الفهرسة ))((والتصنيف

تعريف المحفوظات.

أقسام المحفوظات.

تصنيف المحفوظات.

أسس تصنيف المحفوظات.

مجموعات عمل وتمارين

Page : 14 / 17

التمـاريـن والحاالت ))

((العملية

( : اختبار السرعة والتركيز واالستجابة.1تمرين )

( : كيف تنصت لآلخرين.2تمرين )

( : استقصاء االتصال الفعال.3تمرين )

( : مواقف داخل العمل.4تمرين )

(: اـستبدل العـبارات الـسلبية التالـية ـبأخرى 6تـمرين )إيجابية.

ــارات االتصــاالت 6تمــرين ) ــة مه ــاس فعالي ( : قيالهاتفية لديك.

اكتشف أخطاء التقرير التالي.( :7تمرين )

( : تصحيح بعض األخطاء الشائعة.8تمرين )

( : األخطاء اإلمالئية واللغوية.9تمرين )

� للتقرير.10تمرين ) ( : كيف تختار موضوعا مناسبا

رين ) ترجاع في 11تـم ظ واالـس ام الحـف ييم نـظ ( : تـقمكتبك.

ــائق 12تمـــرين ) ( : ســـرعة الحصـــول على الوثـالمطلوبة.

( : تشخيص إدارة الوقت لديك.13تمرين )

( : مضيعات الوقت.14تمرين )

( : قيــــاس فوضــــى المعلومــــات 15تمــــرين )اإللكترونية.

Page : 15 / 17

أفالم الفيديوذات : تحوـيل اـلوقت إدارة اـلوقت واـل

إلى ذهب.

األخطاء العشر القاتلة في االتصال.

الفتى الذي سخر الريح.

خدمة العمالء في الظروف الصعبة.

العناية بمكالمات العمالء.

مجموعات كليبات متنوعة.

Page 16 / 17

� (.5خمسة أيام ) ساعات يوميا

�، لـمدة يتخـلل ورـشة العـمل اـستراحتين يومـيا

نصف ساعة لكل استراحة.

مدة البرنامج

Page 17 / 17

مختصر السيرة الذاتية

CV.

الخبير المدرب عام – : مواليد الجنسية م.1965أردني

مركز في التسويق على والمشرف التدريب مستشار. للتدريب الخبرات ملتقى

التقني للتدريب العامـة المؤسسة من معتمد مدرب.) السعودية ) والمهني

. العمالء وخدمة والمبيعات التسويق في مستشار

المبيعات مجال في التدريبية البرامج من العديد يقدمواإللكترونية التنفيذية والسكرتاريا العمالء وخدمة

. الذات وتطوير

الشركات لبعض االستشارات من العديد قدمالسعودية.

عدة على وحصل العملية مسيرته خالل اآلالف درب. تكريم وشهادات دروع

كتابان : له صدر

شامل ) ( 1. عربي دليل أول اإلنترنت في تبحث كيفم.2002

الهاتف 2. عبر العمالء خدمة م.2013فن

Mobil : +966 (0) 567244275 Email : ihms65@hotmail.com