Podstawy zarządzania projektem rekrutacyjnym

Magdalena Furs - National Recruitment Manager, Adecco Poland

Projekt rekrutacyjny to skomplikowany i zawiły proces. Żeby zakończył się sukcesem konieczne jest postępowanie według ściśle określonych reguł i zasad. Niniejszy artykuł, przeznaczony przede wszystkim dla początkujących konsultantów rekrutacyjnych, ma na celu precyzyjnie i kompleksowo przedstawić żelazne zasady skutecznej rekrutacji.

Zrozumieć projekt rekrutacyjny

Aby podjąć się zarządzania projektem rekrutacyjnym zacznijmy od jego definicji. Projekt rekrutacyjny to operacja, która polega na osiągnięciu zamierzonego celu, w określonym czasie, przy wykorzystaniu określonych zasobów. Głównie dotyczy współpracy z klientem na wskazaną prze niego liczbę stanowisk o zdefiniowanym profilu rekrutacyjnym. Przy pojedynczych zamówieniach stosuje się opracowane standardy i procedury, natomiast przy projektach dużych, unikatowych opracowuje się nowy, specjalny model projektu, który jest ściśle dopasowany do potrzeb i oczekiwań danego klienta. Te drugie są najczęściej dużym wyzwaniem, ponieważ wymagają przygotowania złożonych procedur, które do tej pory nie były wykorzystywane podczas rekrutacji. Zarządzanie projektem rekrutacyjnym zawiera także szereg czynności, które związane są z planowaniem, harmonogramem czy komunikacją celem skutecznego poprowadzenia przedsięwzięcia zgodnie z dyspozycjami klienta. Do najważniejszych składowych podczas zarządzania projektem należy określenie także potencjalnych zagrożeń, które mogą wynikać z sytuacji rynkowej na danym terenie w danej branży, z możliwości zespołu projektowego, czasu czy dostępności kandydatów o danym profilu. Brak oszacowania ryzyka w pierwszej fazie projektu może mieć fatalne skutki, które finalnie doprowadzą do jego niepowodzenia.

Każdy duży projekt rekrutacyjny składa się z kliku faz, w których wyróżniamy: rozpoznanie, zaplanowanie, wykonanie, monitorowanie oraz zakończenie i podsumowanie projektu. Może się także zdarzyć, że ze względu na zmianę dotychczasowych ustaleń z klientem przez każdą fazę możemy przejść kilka razy.

Odpowiedni człowiek na odpowiednim miejscu

Powodzenie projektu w dużej mierzy zależy od ludzi, którzy w nim uczestniczą. Dlatego bardzo istotnym elementem jest dobór odpowiedniego zespołu, z którym będziemy ściśle współpracować podczas realizacji zadania. Każdy projekt wymaga powołania kierownika projektu, który posiada określone kompetencje, umiejętności i doświadczenie. Kierownik projektu jest tak naprawdę jego pierwszym uczestnikiem, który sam buduje zespół konsultantów, z którym zamierza osiągnąć zamierzony cel. Tutaj podobnie, dobierane są osoby nie tylko pod względem wiedzy i doświadczenia, ale także pod kątem oczekiwań klienta i charakteru projektu. Na pewno z innej grupy konsultantów będzie składał się zespół projektu outplacementowego, gdzie wymagane są takie kompetencje jak

dojrzałość emocjonalna czy empatia, a z innej do projektu przy masowej rekrutacji pracowników dla nowopowstałej firmy, gdzie oczekuje się elastyczności, kreatywności czy inicjatywy w działaniu.

Coraz częściej zdarzają się projekty rekrutacyjne, które wymagają eksperckiej wiedzy konsultantów z różnych obszarów. W takim przypadku budujemy zespół, który składa się z określonych grup czy osób o specjalistycznym doświadczeniu. Dzięki takiej strukturze możliwe jest wprowadzenie takiego kapitału do projektu jakim jest wiedza. Niektóre projekty, dopasowane do oczekiwań klienta, bywają trudne, dlatego też uczestnictwo w takim zespole wymusza od Konsultantów większego zaangażowania. Często oznacza to dłuższy dzień pracy czy pracę w weekendy. Tym bardziej ważny jest właściwy dobór członków zespołu, jak również właściwy system motywacyjny. Śmiało można stwierdzić, ze klient, który zlecił nam projekt rekrutacyjny to także członek naszego zespołu, który odgrywa kluczową rolę przy podejmowaniu decyzji, nierzadko uczestniczy przy wyborze zespołu projektowego.

Po pierwsze – precyzyjny plan działania

Bardzo istotnym czynnikiem jest także odpowiednie zaplanowanie całego projektu, który wymaga specjalnego przygotowania pod kątem merytorycznym i narzędziowym. W tym celu należy równomiernie rozłożyć zadania wśród członków zespołu. Konsultanci oddelegowani do projektu otrzymują zestaw materiałów i dokumentów do opracowania, które będą przydatne podczas realizacji projektu rekrutacyjnego. Nad całością czuwa kierownik projektu, który zajmuje się nie tylko koordynacją wyznaczonych zadań, ale także wsparciem oraz doradztwem. Oczywiście pewna standaryzacja procesu jest zachowana, jednak niektóre materiały należy zmodyfikować i dopasować do potrzeb klienta.

Najważniejsze narzędzia, które są niezbędne podczas całego przedsięwzięcia to: tzw. „Manual” projektu, który zawiera wszystkie informacje na temat procesu

rekrutacyjnego, zespołu, modelu komunikacji, raportowania, harmonogramu działań itp. Manual jest jednym z ważniejszych dokumentów, który podsiada każdy członek zespołu. Jest to także duże ułatwienie dla osób nowych, które zostały oddelegowane do projektu w dalszych jego fazach. Konsultant oprócz samego przeszkolenia otrzymuje gotowe narzędzie do którego w każdej chwili może się odnieść;

Profil rekrutacyjny, który pozwala na dokładne określenie stanowisk/a, na które prowadzimy poszukiwania. Powinien on zawierać takie informacje jak: pełna nazwa stanowiska, cel stanowiska, miejsce stanowiska w strukturze firmy, warunki pracy i płacy, zakres odpowiedzialności, wymagania merytoryczne wobec kandydata oraz kompetencje jakie są niezbędne na danym stanowisku;

Formularz aplikacyjny, który zawiera wszystkie informacje o kandydacie dopasowane na potrzeby projektu. Pozwala także na sprawniejszą selekcję i wybór odpowiednich kandydatów do kolejnego etapu rekrutacji;

Wzory raportów, które powinny informować o statusie projektu w cyklach tygodniowych, bazie kandydatów, postępach w rekrutacji czy raporty rekomendacyjne już o samych kandydatach. Ważnym sprawozdaniem podczas procesu są także raporty mierzące KPI’s np. stopień realizacji zamówienia;

Opracowanie całego procesu rekrutacyjnego, w tym scenariuszu i formularza wywiadu, który zawiera określenie kompetencje do zbadania dla zleconych stanowisk. W tym momencie bardzo przyda się pełna biblioteka kompetencji;

Opracowanie media planu, który pozwoli nam wykorzystać odpowiednie źródła celem pozyskania kandydatów. Media plan musi zawierać konkretny podział czasowy i kosztowy;

Opracowanie jednolitych wzorów ogłoszeń zewnętrznych.

To tylko część narzędzi, które można wykorzystać podczas projektu rekrutacyjnego. Tak jak wspomniałam wcześniej, każdy projekt wymaga indywidualnego dopasowania do potrzeb danego klienta, a także odpowiedniego przygotowania i przemyślenia.

Dobra komunikacja kluczem do sukcesu

Umiejętność porozumiewania się ludzi to 85% sukcesu, pozostałe 15 % to wiedza jaką dysponujemy. Poprawna komunikacja w projekcie do kluczowy czynnik powodzenia projektu, dlatego tak istotne jest przekazywanie wszystkich informacji, decyzji czy zmian na bieżąco. W tym celu warto opracować model komunikacji z klientem, który nie tylko jasno określa kanały i częstotliwość komunikacji, ale także wskazuje konkretnych uczestników zespołu do przekazywania określonych danych. Pozwala to uniknąć tzw. szumów komunikacyjnych, które mogą znacznie wpłynąć na wynik końcowy projektu. Tutaj ważną rolę odgrywa kierownik projektu, którego zakresem odpowiedzialności jest codzienna komunikacja z klientem i zespołem w celu jasnego precyzowania kierunku kolejnych zmian i obserwowania nowo pojawiających się zagrożeń.

Oprócz samej komunikacji z klientem bardzo ważne jest ustalenie przekazywania informacji wewnątrz zespołu. Tutaj oprócz spotkań czy telekonferencji głównie opieramy się na stworzeniu dysku wspólnego na którym zamieszczamy wszystkie materiały i narzędzia, do którego mają uprawnienia tylko członkowie danego zespołu projektowego. Bardzo ważne są wcześniej wspomniane spotkania zespołu projektowego podsumowujące nie tylko dotychczasowe działania, ale zaplanowanie nowych zadań celem wyeliminowania ryzyka i problemów.

Czas to pieniądz…

Określony wcześniej kalendarz działań jest bardzo istotny podczas całego procesu rekrutacji, ponieważ pozwala nam oszacować swoją sytuację na każdym jego etapie. Natomiast na pewno należy zwrócić uwagę na to, że zbyt szczegółowe planowanie harmonogramu, z datami, zasobami, które nie przystają do rzeczywistości skazują projekt na niepowodzenie.

Na pewno każdy z nas podczas projektu zetknął się z problemem przekroczenia czasu. Zadanie z pozoru łatwe staje się dla niektórych nie lada wyczynem, nawet dla doświadczonych konsultantów. Podczas planowania nie można pominąć czynników, które nie zawsze są zależne od nas, takich jak np. rezygnacja kandydata na finalnym etapie, brak dostępności osób decyzyjnych czy wypadki losowe. Dlatego warto założyć sobie pewien bufor czasowy, który pozwoli nam, mimo tymczasowej krytycznej sytuacji, zrealizować projekt zgodnie z założeniem.

Sukces czy porażka

Zbliżając się do zakończenia przedsięwzięcia, przychodzi czas na podsumowanie projektu, zastanowienie się nad tym co zostało przeprowadzone źle, gdzie popełniliśmy błąd lub jak mogliśmy zrealizować go na najwyższym poziomie naszych usług. Każda firma doradztwa personalnego posiada swoje określone standardy czy procedury działania przy tego typu zadaniach, natomiast jest to tylko warunek wstępny, by nie popełniać błędów.

Dlaczego zatem dzieje się tak, że wiele projektów nie udaje się doprowadzić do końca lub jesteśmy zmuszeni do pisania planów naprawczych? Otóż najsłabszym ogniwem przy takich dużych

przedsięwzięciach są ludzie, którzy zostają nieodpowiednio dopasowani do projektu, niezorganizowani czasowo, a co za tym idzie nieodpowiedzialni .

Bardzo ważne jest tutaj dokładne ustalenie przez kierownika projektu priorytetów na każdym etapie jego realizacji, sygnalizowanie braku aktywności czy efektywności podczas przedsięwzięcia. Także konsultanci nie powinni zwlekać z niepokojącymi przewidywaniami czy problemami, należy omawiać wszystkie sprawy na bieżąco.

Duże projekty rekrutacyjne zazwyczaj nie kończą się na pojedynczej współpracy - często rozszerzane są o inne usługi. Istnieje także wiele firm podwykonawczych, z różnych obszarów, które obsługują danego klienta, takie jak ochrona, marketing, czy PR , często się zdarza, że i dla nich prowadzimy rekrutację, ponieważ zadowolony klient polecił naszą firmę. Dlatego jeszcze raz podkreślę jak ważny jest odpowiednio dobrany zespół projektowy, który nastawiony jest zarówno na efekt jak i na jakość.

Należy pamiętać, że powodzenie projektu zależy także od zaangażowania samego klienta. Błędne informacje jakie nam przekazuje, niekompletne wymagania czy nierealne oczekiwania wobec projektu mają duży wpływ na przebieg całego procesu rekrutacyjnego. W takich momentach nie bójmy się rozmawiać czy doradzać klientowi w obszarach w których nie do końca może być zorientowany. Klient ma prawo nie wiedzieć, że nie znajdziemy mu inżyniera z doświadczeniem za 3000 brutto, natomiast junior inżyniera tak.

Kierownictwo firmy rekrutacyjnej także odgrywa ważną rolę w projekcie, min. dlatego, że posiada większą moc decyzyjną na pewnych szczeblach zarządzania, dzięki któremu potrafią niektóre sprawy przyspieszyć , a nam zaoszczędzić czas. Telefon do klienta z zapytaniem jak radzi sobie zespół jest także jak najbardziej pożądany.

Niniejsze wskazówki stanowią fundament prowadzenia projektów rekrutacyjnych. Ten proces jest zbyt skomplikowany i zbyt unikatowy dla każdego podmiotu by móc podać w jednym artykule receptę na sukces. Niemniej zastosowanie powyższych zaleceń z pewnością przybliży konsultantów firmy rekrutacyjnej do zrealizowania założeń swojego klienta.

.