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Manual de Implementação de Processo do MPS.BR com Apoio Ferramental

Processo: Gerência de Projetos

Versão: 4.0

Confidencial Página 2 de 33

Histórico de Revisões

Data Versão Descrição Autor

10/10/2009 1.0 Introdução

Ferramental de Apoio Vitor Feitosa

18/10/2009 2.0 Instalação das Ferramentas

Miguel Pernambuco

29/10/2009 3.0 Implementação do Processo de GPR

Vitor Feitosa

15/12/2009 4.0 Formatação

Adequação com o TCC Revisão Final

Miguel Pernambuco


Sumário

1. Introdução 2. Conceitos Básicos do Processo de Gerência de Projetos 3. Ferramental de Apoio 4. Instalação/Configuração das Ferramentas 5. Implementação do Processo de Gerência de Projetos do MPS.BR


Manual de Implementação de Processo com Apoio

Ferramental 1. Introdução 1.1. Finalidade

O Manual de Implementação de Processo do MPS.BR com Apoio Ferramental se propõe a situar o corpo técnico de uma unidade organizacional sobre as características e metodologias de uso das ferramentas propostas pelo projeto SPIDER para a implementação de uma Área de Processo do modelo de qualidade MPS.BR. Este manual trata sobre a Área de Processo de Gerência de Projetos (GPR) e especifica as ferramentas de Gerência de Projetos selecionadas pelo projeto SPIDER

1.2. Escopo

Este documento se restringe à visão ferramental da implementação do processo de Gerencia de Projetos no Nível G do MPS.BR. Não faz parte do escopo deste documento definir um processo para as organizações, mas definir práticas que podem ser inseridas no processo de organizações que adotem este manual.

1.3. Definições

• Stakeholders: São os interessados pelo projeto. Podem ser gerentes, desenvolvedores, clientes, fornecedores, etc.

• GPR: Termo usado para o processo de Gerência de Projetos. Caso esteja seguido de um número, por exemplo GPR 2, é usado para identificar um resultado esperado do processo de Gerência de Projetos.

• MPS.BR: Melhoria de Processo do Software Brasileiro. Modelo de qualidade que atua como guia evolucionário para o aprimoramento e adequação de processos organizacionais objetivando excelência na gerência e desenvolvimento de software.

• Cronograma: Recurso utilizado para relatar atividades dentro de prazos definidos.

1.4. Referências Não se aplica.

2. Conceitos Básicos do Processo de Gerência de Projetos 2.1. O que é o Processo de Gerência de Projetos?

Um Projeto é um empreendimento único, com início e fim definidos, que utiliza recursos limitados e é conduzido por pessoas, visando atingir metas e objetivos pré-definidos, estabelecidos dentro de parâmetros de prazo, custo e qualidade. A Gerência de Projetos colabora para que as chances de sucessos do referido empreendimento sejam


altas. Para melhor desempenhar a atividade de Gerência de Projetos, as pessoas responsáveis por tal, fazem uso de ferramentas para obterem uma alta produtividade.

2.2. Benefícios do Processo de Gerência de Projetos A sistematização do processo de Gerência de Projetos, através do uso de ferramentas customizáveis, para organizações interessadas em alinhar-se ao modelo de qualidade MPS.BR, contribui para agilizar o processo de implementação do modelo de qualidade e para reduzir custos junto às organizações, uma vez que estas teriam a liberdade para customizar as ferramentas de acordo com suas necessidades, ao invés de fazerem aquisições de softwares proprietários. Estas vantagens são evidenciadas e discutidas em dois relatórios publicados pela SOFTEX: Resultados de Desempenho das Organizações que Adotaram o Modelo MPS e Lições Aprendidas do MPS.BR

2.3. Objetivo do Processo de Gerência de Projeto no contexto do MPS.BR

Por se tratar de um modelo de melhoria de processo de software, o MPS.BR enxerga a Gerência de Projetos no contexto de projetos de software, definindo um projeto como “Um empreendimento realizado para criar um produto. O projeto se caracteriza por temporalidade e resultado, produto único e elaboração progressiva”. O aspecto temporalidade nesse contexto significa saber com clareza quando um projeto começa e quando termina, seja este término o sucesso do projeto com a entrega do produto ou um eventual cancelamento do projeto por não ser mais viável. Segundo o Guia Geral do MPS.BR, o objetivo do processo Gerência de Projetos é estabelecer e manter planos que definem as atividades, recursos e responsabilidades do projeto, bem como prover informações sobre o andamento do projeto que permitam a realização de correções quando houver desvios significativos no desempenho do projeto. O propósito deste processo evolui à medida que a organização cresce em maturidade. Assim, a partir do nível E, alguns resultados evoluem e outros são incorporados, de forma que a Gerência de Projetos passe a ser realizada com base no processo definido para o projeto e nos planos integrados. No nível B, a gerência de projetos passa a ter um enfoque quantitativo, refletindo a alta maturidade que se espera da organização. Novamente, alguns resultados evoluem e outros são incorporados.

3. Ferramental de Apoio

Ferramenta Fornecedor Versão Data Site de Apoio

OpenProj Serena Sotfware 1.4 2007 http://openproj.org/

DotProject Comunidade

Desenvolvedora de Software Livre

2.1.2 2008 http://www.dotproject.net/

3.1. OpenProj

O OpenProj foi selecionado para compor o subprojeto de GPR devido o vasto número de funcionalidades relevantes à Gerência de Projetos que engloba (cronograma, suporte à gerência de recursos humanos e riscos) e a possibilidade de gerenciar aspectos muito detalhados, como o cálculo do custo de um recurso por hora de utilização, por exemplo. Em adição a isso, a ferramenta é capaz de gerar representações gráficas, como o WBS –


Work Breakdown Structure, o RBS – Resource Breakdown Structure, o CPM – Critical Path Method e Gantt Chart. O ponto negativo detectado foi a ausência da questão de garantia de compromisso das partes envolvidas, a qual foi evidenciada pela falta do aspecto de funcionamento online da ferramenta. Entretanto, esta característica é forte no dotProject.

3.2. dotProject Por se tratar de uma ferramenta web, o dotProject é ideal para situações onde o foco é a agenda de tarefas dos membros da equipe, onde é possível informar aos usuários do sistema suas associações com as tarefas do projeto através de email ou mensagens pop-ups, é também ideal para obter, de uma forma segura, o comprometimento da equipe com os diversos planejamentos acordados durante o projeto – quesito responsável pela seleção desta ferramenta para compor o subprojeto de GPR. Além disso, a ferramenta é capaz de fornecer dados referentes à apropriação de horas trabalhadas de cada um dos recursos humanos envolvidos nas tarefas. O que se posicionou como fator negativo foi o fato de a ferramenta possuir um cronograma muito pobre, se comparada ao suporte oferecido pela ferramenta OpenProj. Contudo, isto se deve a limitações da própria tecnologia envolvida na construção do dotProject.

4. Instalação/Configuração das Ferramentas 4.1. OpenProj 4.1.1. Requerimentos da Ferramenta

É uma ferramenta desktop livre de Gerência de Projetos desenvolvida em Java, garantindo alta portabilidade. Logo, como requisito do sistema, basta que haja uma máquina virtual Java para o sistema operacional utilizado e que ela esteja instalada. A versão da ferramenta utilizada na pesquisa foi a 1.4.

4.1.2. Instalação/Configuração da Ferramenta

O OpenProj não requer instalação, precisando apenas ser copiado e ter os requerimentos de execução atendidos. A Figura 1 demonstra o arquivo a ser executado para que o OpenProj inicie sua execução.

Figura 1 – Arquivo executável do OpenProj


4.2. dotProject 4.2.1. Requerimentos da Ferramenta

Trata-se de uma ferramenta de GPR totalmente baseada na web, o que permite a centralização dos dados do projeto. Assim, os requisitos necessários para implantar a ferramenta são: servidor web Apache ou Microsoft IIS, Linguagem de programação PHP integrada ao servidor web e uma base SQL, como o MySQL ou PostGreSQL. A versão utilizada na pesquisa foi a 2.1.2.

4.2.2. Instalação/Configuração da Ferramenta

Após instalar os softwares requeridos (descritos na subseção 4.2.1), deve-se extrair o conteúdo do dotProject no diretório virtual principal do servidor web (definido na instalação do mesmo). Depois, deve-se acessar a página install no dotProject, a partir do IP – Internet Protocol ou do nome de máquina do servidor web. Na barra de endereços da Figura 18 está representado o referido acesso, tendo localhost como nome de máquina do servidor web (http://localhost/dotproject/install/index.php). Para prosseguir a instalação, deve-se clicar no botão “Start Installation”, conforme ilustrado na figura supracitada.

Figura 2 – Página de instalação do OpenProj

Em seguida, deve-se preencher os formulários da página seguinte com as informações pertinentes à instalação do banco de dados, como tipo do SGBD – Sistema Gerenciador de Banco de Dados, login, senha e nome da base de dados, clicando no botão “upgrade db & write cfg” para finalizar a instalação. A Figura 3 ilustra este passo da instalação.


Figura 3 – Página de configuração do banco de dados do OpenProj

Por último, deve-se acessar a página principal da ferramenta (no exemplo, em http://localhost/dotproject/index.php), e efetuar login no dotProject. Por padrão, o login é admin e a senha é passwd (Figura 4).

Figura 4 – Página inicial do OpenProj


5. Implementação do Processo de Gerência de Projetos do MPS.BR 5.1. Análise do Atendimento ao Processo de Gerência de Projetos do MPS.BR

No contexto de estudar até onde as ferramentas selecionadas atendem os resultados esperados de GPR do MPS.BR, foi elaborada uma terminologia para situar o nível de aderência da ferramenta em relação aos resultados esperados do processo de GPR, foram definidos os seguintes valores:

• Totalmente Implementado: quando o serviço ou funcionalidade da ferramenta é julgada adequada para a implementação do resultado esperado e não há pontos fracos a serem destacados. Para este nível de aderência, será destacado o subtópico “Implementação com base nas Ferramentas de Apoio”;

• Parcialmente Implementado: quando o serviço ou funcionalidade da ferramenta é julgada adequada para a implementação do resultado esperado e um ou mais pontos fracos são detectados. Neste caso, poderá existir uma recomendação de ajuste na ferramenta. Para este nível de aderência, serão destacados os subtópicos “Implementação com base nas Ferramentas de Apoio” e “Ajustes na Ferramenta”;

• Não Implementado: quando o serviço ou funcionalidade da ferramenta não é julgada adequada para a implementação do resultado esperado. Neste caso, sempre existirá uma recomendação de ajuste a ser implantada na ferramenta e apenas o subtópico “Ajustes na Ferramenta” será destacado.

A tabela abaixo mostra, de forma geral, o resultado do mapeamento quanto aos valores dos níveis de aderência supramencionados.

Figura 5 – Tabela de mapeamento de Resultados Esperados com ferramentas de GPR


5.2. Resultado Esperado: GPR 1 O escopo do trabalho para o projeto é definido 5.2.1. Objetivo Gerar o escopo para o software a ser produzido, definido-se os objetivos, motivação, limites e restrições, além dos produtos de trabalhos. Faz-se necessário elaborar um documento que represente claramente o escopo do empreendimento, podendo ser um WBS – Work Breakdown Structure ou um Documento de Visão. 5.2.2. Implementação com base nas Ferramentas de Apoio Neste GPR, deve-se definir o escopo do projeto, informando objetivos, limites, restrições. Para tal, depois de criar ou abrir um projeto, deve-se, através da janela informações do projeto, inserir aquelas informações. Pelo fato de o OpenProj ser um sistema orientado a cronograma, a visualização da EAP estará disponível após a definição das tarefas do projeto. Selecionando-se a opção EAP (Estrutura Analítica do Projeto), a partir do menu Exibir, pode-se ter acesso à uma representação gráfica do projeto, recurso fundamental no contexto deste resultado. O acesso à funcionalidade também pode ser efetuada clicando-se no ícone EAP (primeiro ícone) na barra lateral esquerda da tela, conforme Figura 6.

Figura 6 – Acesso à funcionalidade EAP

5.2.3. Ajustes na Ferramenta

Ajustes serão feitos no OpenProj para definir claramente campos para inserir informações referentes ao escopo do projeto, como objetivo e motivação do escopo, limites e restrições do mesmo, além de identificar os produtos que serão entregues ao final do projeto. Tais campos estarão disponíveis na funcionalidade Informações do Projeto, numa aba específica chamada Escopo do Projeto. Assim, deve-se acessar a opção Informações do Projeto, disponível no menu Projeto. Tal funcionalidade é encontrada no guia Escopo do Projeto, conforme apresentado no protótipo da Figura 6.


Figura 7 – Protótipo de detalhamento do escopo do projeto no OpenProj

5.3. Resultado Esperado: GPR 2 As tarefas e os produtos de trabalho do projeto são dimensionados utilizando métodos apropriados 5.3.1. Objetivo Dimensionar o tamanho das tarefas e dos produtos de trabalho através de métodos apropriados ou ferramentas específicas. A estimativa do tamanho do trabalho pode estar baseada na complexidade e número de requisitos ou ainda estar apoiada na WBS juntamente com uma base de experiência e projetos anteriores. 5.3.2. Ajustes na Ferramenta

Nenhuma das ferramentas selecionadas contempla este resultado esperado de GPR. Portanto, para implementar o dimensionamento de produtos de trabalho de maneira sistematizada (e sem a necessidade de documentação textual em anexo), botões e links que acionem ferramentas, as quais fazem uso de técnicas para medir o tamanho de produtos de trabalho e das tarefas, devem ser implementados. Este acionamento se dará a partir da prévia configuração do valor a ser adicionado na variável de ambiente PATH do sistema operacional e da especificação do arquivo executável da ferramenta para o caso de ferramentas desktop. Para ferramentas web, bastará incluir o link para a mesma. Além disso, deve-se introduzir os produtos de trabalho gerados a partir dessas ferramentas no dotProject e citar os referidos artefatos no OpenProj, conforme descrito no GPR 1. Para traçar a política de uso para o GPR 2, é fundamental acessar a página View Project, onde estará disponível a aba sugerida, conforme o protótipo deste resultado esperado. Para acessar a página View Project, deve-se, após efetuar login no dotProject, acessar o link Projects (na barra superior da tela) e depois clicar sobre o nome do projeto desejado. Em seguida, será necessário inserir uma ferramenta de dimensionamento a ser usada ou


simplesmente acessar alguma ferramenta já inserida. Para isso, será necessário clicar sobre o guia Sizing Tool, que estará disponível na página View Project. A Figura 8 ilustra o conteúdo da nova aba proposta.

Figura 8 – Protótipo de sistematização de ferramentas de dimensionamento no dotProject Para acessar as referidas ferramentas de dimensionamento, bastará clicar no botão (no caso de ferramenta desktop) ou no link (em caso de ferramenta web) referente à ferramenta desejada, localizados na parte direita da Figura 8 (dentro do conteúdo da aba Sizing Tool). Para inserir novas ferramentas, será necessário clicar sobre o botão “new tool”, na parte inferior esquerda do protótipo, preenchendo os formulários ilustrados na Figura 9 com os dados pertinentes à ferramenta de dimensionamento a ser inserida.

Figura 9 – Protótipo para adicionar uma ferramenta de dimensionamento no dotProject

5.4. Resultado Esperado: GPR 3

O modelo e as fases do ciclo de vida do projeto são definidos 5.4.1. Objetivo


Definir o melhor modelo de ciclo de vida para o projeto, de acordo com o perfil da organização. Essa definição possibilita estabelecer períodos planejados para realizar a avaliação de recursos, escopo e de custos do projeto, além de dar suporte na tomada de decisões. 5.4.2. Implementação com base nas Ferramentas de Apoio O OpenProj, através da visualização tarefas e das fases das tarefas no cronograma (assim como no diagrama de Gantt), ilustra uma estrutura que define o tipo de ciclo de vida implementado no projeto, evidenciando este resultado esperado. Além do tipo do ciclo de vida, é importante que o Gerente de Projeto descreva o nome do ciclo de vida. Isso pode ser feito no textarea Description da página Project Details. O acesso à funcionalidade Gráfico de Gantt, assim como ao cronograma no OpenProj, se obtém através do menu Exibir e depois da opção Gráfico de Gantt, ou simplesmente clicando-se no ícone do Gráfico de Gantt (primeiro ícone) na barra lateral esquerda.

Figura 10 – Acesso à funcionalidade Gráfico de Gannt

Para que o Gerente de Projeto descreva o nome do ciclo de vida no dotProject, deve-se acessar a página View Project, que já fora descrita no GPR 2, e depois clicar no link “edit this Project” a fim de chegar na página Edit Project. Finalmente, deve-se utilizar o textarea Description desta página para inserir o nome do ciclo de vida do projeto.

5.5. Resultado Esperado: GPR 4 (Até o nível F) O esforço e o custo para a execução das tarefas e dos produtos de trabalho são estimados com base em dados históricos ou referências técnicas 5.5.1. Objetivo Gerar o esforço e o custo, considerando dados históricos de outros projetos (esforço, tempo e custo). Considerar escopo, produtos de trabalho, tarefas estimadas para o projeto, os riscos, mudanças previstas, ciclo de vida escolhido, viagens previstas, nível de competência da equipe. Definir e calibrar os parâmetros de produtividade, como experiência do pessoal, procurando relacionar todas as informações levantadas a fim de estipular o esforço e custo.


5.5.2. Implementação com base nas Ferramentas de Apoio Pode-se atingir este resultado esperado mostrando-se alguns campos na tabela de tarefas, como o custo de cada tarefa, o tempo para executá-las ou o esforço despendido nelas (identificado por trabalho no OpenProj), incluindo fatores de disponibilidade. Além do acesso ao cronograma e ao Gráfico de Gantt, descritos no GPR 3, para acessar a funcionalidade Informações da Tarefa, deve-se clicar duas vezes sobre a tarefa de interesse, a qual deverá estar presente no cronograma. O guia Geral é o guia default na janela de detalhes da tarefa e evidencia os dados de interesse do GPR 4 (Figura 11).

Figura 11 – Acesso à funcionalidade Informações da Tarefa

5.6. Resultado Esperado: GPR 5 O orçamento e o cronograma do projeto, incluindo a definição de marcos e pontos de controle, são estabelecidos e mantidos 5.6.1. Objetivo Definir orçamento, cronograma, marcos e pontos de controle do projeto, além de manter estes dados sempre atualizados. O cronograma deverá ser construído baseado na WBS e em coerência com o esforço, os custos e o ciclo de vida. Já o orçamento, deverá ser baseado no cronograma construído juntamente com os custos associados. Adicionalmente, definem-se as dependências entre as tarefas e identificam-se os gargalos do projeto. 5.6.2. Implementação com base nas Ferramentas de Apoio


A principal funcionalidade do OpenProj é a manipulação das tarefas a partir da tabela presente na parte central da interface. Através do gráfico de Gantt é possível definir início, término ou duração das tarefas e estabelecer dependências entre elas. O OpenProj também oferece o CPM – Critical Path Method, outro diagrama gráfico, como alternativa para detectar possíveis gargalos no projeto. Na janela Informações da Tarefa, é possível alocar recursos para as tarefas e definir pontos de controle e marcos do projeto. Para tratar dos recursos humanos e materiais do projeto, existe a funcionalidade Recursos, onde é possível definir grupos, bem como determinar o custo por hora, por hora extra e a disponibilidade dos recursos, conforme calendário-base definido.

A manipulação das tarefas é feita a partir da tabela presente na funcionalidade Gráfico de Gantt, cujo acesso está descrito no GPR 3 deste documento. Através desta interface é possível definir início, término, duração e dependências entre as tarefas, conforme preconiza o GPR 5. Além disso, para acessar o CPM, um diagrama gráfico usado para detectar possíveis gargalos no projeto, basta percorrer o menu Exibir e selecionar a opção Rede e/ou clicar sobre o ícone Rede (segundo ícone) da barra lateral esquerda da tela da ferramenta OpenProj.

Outra funcionalidade inerente ao GPR 5 é a funcionalidade Informações da Tarefa (descrita no GPR 4), a qual colabora no sentido de tratar pontos de controle e marcos do projeto, bem como alocação de recursos. Finalmente, este resultado esperado também foca nos recursos humanos do projeto, os quais são administrados por uma tabela. Assim, o acesso à funcionalidade de Recursos, na ferramenta OpenProj, se dá por meio da opção Recursos, no menu Exibir, e/ou através do terceiro ícone na parte lateral esquerda da tela. Ainda há a possibilidade de conhecer os recursos humanos envolvidos através do guia Recursos, na funcionalidade Informações da Tarefa, conforme ilustra a Figura 12.

Figura 12 – Acesso ao Guia Recursos na funcionalidade Informações da Tarefa 5.6.3. Ajustes na Ferramenta

Verifica-se necessário replicar as informações definidas no OpenProj para o banco de dados do dotProject, a fim de se obter ciência por parte de todos os envolvidos no projeto. Além disso, deve-se tratar o relacionamento entre


os recursos humanos alocados para as tarefas na ferramenta desktop e as permissões de acesso da ferramenta web. A replicação das tarefas para o banco usado pelo dotProject se dará a cada save do arquivo de projeto do OpenProj, acessível na barra de menus, através do ícone de disquete.

5.7. Resultado Esperado: GPR 6 Os riscos do projeto são identificados e o seu impacto, probabilidade de ocorrência e prioridade de tratamento são determinados e documentados 5.7.1. Objetivo Identificar os riscos e registrá-los em quaisquer formatos, como planilhas ou softwares específicos, organizando-os conforme análises das descrições, das probabilidades, dos impactos, das prioridades dos riscos. Importante demonstrar que os riscos estão em constantes atualizações e monitoramentos. 5.7.2. Ajustes na Ferramenta

Análogo ao GPR 2, nenhuma das ferramentas selecionadas contempla este resultado esperado. Portanto, deve-se implementar uma nova funcionalidade do tipo tabela para cadastro dos riscos do projeto no OpenProj. A referida tabela deverá conter os seguintes atributos: Nome do Risco, Descrição do Risco, Impacto do mesmo sobre o projeto, Probabilidade de Ocorrência, Inclinação da Ocorrência à uma ou mais tarefas, Mitigação (prevenção de risco), Contingência (tratamento do risco) e Classificação de Prioridade. Adicionalmente, deve-se retirar o campo Risco, presente nos Detalhes do Projeto da ferramenta OpenProj, pois este se mostra inadequado depois de implementado do ajuste proposto.

O protótipo para este resultado mostra que esta funcionalidade estará disponível por meio da opção Riscos, conforme ilustrado pela Figura 13.


Figura 13 – Protótipo para tratamento dos riscos do projeto no OpenProj

A tabela proposta para que os riscos do projeto sejam cadastrados no OpenProj estará disponível por meio

da opção Riscos, no menu Exibir, e/ou através do nono ícone na parte lateral esquerda da tela, conforme ilustrado pela protótipo deste GPR, na Figura 9.

5.8. Resultado Esperado: GPR 7 Os recursos humanos para o projeto são planejados considerando o perfil e o conhecimento necessários para executá-lo 5.8.1. Objetivo Definir o pessoal apropriado para a execução das tarefas. Além disso, é importante estabelecer como e quando o recurso será envolvido no projeto, os critérios para sua liberação, as competências necessárias para a execução das atividades e a identificação de necessidades de treinamento. 5.8.2. Implementação com base nas Ferramentas de Apoio Na tela de recursos do OpenProj, pode-se inserir todos os recursos humanos envolvidos no projeto e, na interface do Gráfico de Gantt, pode-se alocá-los às tarefas, acessando as Informações da Tarefa, na lista de tarefas. É possível, também, definir hierarquias, grupos (podendo representar um mapa de conhecimentos) de recursos, responsabilidades, custos e a disponibilidade dos mesmos por meio do RBS - Resource Breaskdown Structure. A referida funcionalidade é acessível pela opção RBS, do menu Exibir e/ou clicando-se no ícone RBS (quinto ícone) na barra lateral esquerda.


Figura 14 – Acesso à funcionalidade RBS 5.8.3. Ajustes na Ferramenta

Além da necessidade de controlar os treinamentos realizados no projeto, este resultado esperado preocupa-se bastante com os conhecimentos detidos pelos recursos humanos e com as competências demandadas pelo perfil da tarefa. Embora contemple o controle dos conhecimentos dos recursos humanos, através de grupos de recursos, a falta de um controle de treinamentos e competências do perfil das tarefas conduz a uma oportunidade de melhoria.

Assim, deve-se implementar duas novas funcionalidades no OpenProj, como segue:

• Em Informações dos Recursos, a aba Treinamento implementará campos que dizem respeito aos detalhes do treinamento, como Nome, Local, Período e Custo. O treinamento deverá permitir inserir o recurso humano num grupo de conhecimento (Figura 15).

• Em Informações da Tarefa, a aba Perfil de Treinamento possibilitará inserir quais competências o perfil da tarefa demanda (Figura 16);

Figura 15 – Protótipo do Guia com informações acerca de treinamento no OpenProj


A funcionalidade Recursos, que atua como funcionalidade principal neste resultado esperado, e o acesso à mesma foi apresentado no GPR 5. Com um duplo clique em um recurso específico da tabela Recursos, é possível acessar à funcionalidade Informações do Recurso, a qual conta com o guia Treinamentos, útil para atender parte do GPR 7.

Figura 16 – Protótipo para implementar o guia perfil de treinamento no OpenProj

Além do guia Treinamentos, deve-se considerar os perfis de treinamento demandados pelas tarefas. Para sanar esta pendência, um protótipo com uma novo guia denominado Perfis de Treinamento, foi proposto dentro da funcionalidade Informações da Tarefa, cujo acesso foi abordado no GPR 4.

5.9. Resultado Esperado: GPR 8 Os recursos e o ambiente de trabalho necessários para executar o projeto são planejados 5.9.1. Objetivo Explicitar todos os recursos necessários para a execução das tarefas. Atentar para o planejamento dos recursos disponíveis e daqueles que serão divididos com outros projetos. Os recursos especiais carecem de atenção diferenciada, pois podem se tornar críticos para o empreendimento. 5.9.2. Implementação com base nas Ferramentas de Apoio O OpenProj possibilita planejar os recursos do projeto (em Informações do Recurso, na funcionalidade Recursos), permitindo identificar a presença de um recurso especial inclusive (guia Notas, das Informações do Recurso). Além disso, existe a funcionalidade Uso do Recurso que apresenta quais recursos estão sendo alocados nas tarefas,


detalhando o esforço despendido nelas e contabilizando possíveis atrasos causados diretamente por um recurso específico. Outra funcionalidade que auxilia no planejamento dos recursos humanos é o Histograma, que permite identificar quando um recurso humano está trabalhando mais horas do que sua disponibilidade.

Para planejar os recursos do projeto deve-se acessar as Informações do Recurso, disponível na funcionalidade Recursos, já descrita no GPR 5. Caso seja necessário identificar a presença de um recurso especial, deve-se acessar a aba Notas, localizada nas Informações do Recurso, conforme a Figura 17.

Figura 17 – Acesso ao Guia Notas na funcionalidade Informações do Recurso A funcionalidade Uso do Recurso, também inerente ao GPR 8, é acessível a partir do menu Exibir e da

opção Uso do Recurso (Figura 18). Para visualizar o Histograma, deve-se ir ao menu Exibir e clicar sobre a opção Histograma.

Figura 18 – Acesso à funcionalidade Uso de Recursos


5.9.3. Ajustes na Ferramenta

Analogamente ao ajuste do GPR 5, para se obter ciência por parte dos envolvidos no projeto é necessário replicar as informações definidas no OpenProj para o banco de dados do dotProject, caso, durante o planejamento do recursos humanos, alterações sejam propostas.

Para se realizar uma operação de save no OpenProj, basta acessar o menu Arquivo e clicar sobre a opção Salvar, ou simplesmente clicar sobre o ícone de disquete da barra de ferramentas superior (terceiro ícone da esquerda para direita).

5.10. Resultado Esperado: GPR 9 Os dados relevantes do projeto são identificados e planejados quanto à forma de coleta, armazenamento e distribuição. Um mecanismo é estabelecido para acessá-los, incluindo, se pertinente, questões de privacidade e segurança 5.10.1. Objetivo Gerar os dados necessários para constituir uma base histórica com o menor custo possível, definindo as políticas de distribuição e de acesso aos referidos dados, explicitando, ainda, a existência de dados confidenciais. 5.10.2. Ajustes na Ferramenta

Para sistematizar a identificação dos artefatos do projeto definidos como dados relevantes, será utilizada uma tabela, cujos campos deverão ser intitulados por: Nome do Artefato e Tarefa Relacionada. Quanto ao planejamento da forma de coleta, armazenamento e distribuição destes artefatos, existe uma dependência de GPR com a área de processo de Gerência de Configuração do projeto SPIDER, a qual dará suporte à esta questão.

Uma nova funcionalidade deverá ser implementada no OpenProj, na opção Informações do Projeto, do menu Projeto. Dentro desta opção, será adicionada uma aba chamada Dados Relevantes, a qual disponibilizará a tabela descrita acima, como sugere o protótipo criado para este ajuste (figura 19). A referida funcionalidade, será acessível a partir da opção Informações do Projeto, cujo mecanismo de acesso está descrito no GPR 1


Figura 19 – Protótipo para atender a necessidade de dados relevantes no OpenProj

5.11. Resultado Esperado: GPR 10 (Até o nível F) O esforço e o custo para a execução das tarefas e dos produtos de trabalho são estimados com base em dados históricos ou referências técnicas 5.11.1. Objetivo Reunir todos os relatórios e planos específicos que afetam o projeto para gerar um único documento chamado Plano de Projeto. Este artefato apresentará as relações de dependência identificadas entre os planos, bem como o planejamento do projeto considerando os recursos e as condições existentes. 5.11.2. Implementação com base nas Ferramentas de Apoio O Plano de Projeto é composto por informações registradas na ferramenta OpenProj, conforme descrito: em Gráfico de Gantt, é possível visualizar as diversas tarefas do projeto e as dependências entre elas; na interface Informações da Tarefa, há informações respectivas às tarefas em caráter individual, envolvendo custo e esforço dela (na aba Geral), bem como datas de início e fim, as quais definem o cronograma; em Informações do Recurso, existem dados acerca da alocação de recursos humanos (inclusive os grupos de interessados); na opção Informações do Projeto, do menu Projeto, observam-se dados gerais do projeto como orçamento, esforço e duração do mesmo (na aba Estatísticas).


Figura 20 – Acesso ao Guia Geral da funcionalidade Informações da Tarefa

Figura 21 – Acesso ao Guia Recursos a funcionalidade Informações da Tarefa


Figura 22 – Acesso ao guia Estatísticas da funcionalidade Informações do Projeto

Por se tratar do Plano de Projeto, as políticas de uso para as funcionalidades utilizadas neste GPR,

encontram-se distribuídas nos resultados esperados anteriores, a saber: o Gráfico de Gantt, está comentado no GPR 3; a funcionalidade Informações da Tarefa, foi descrita no GPR 4; o acesso às Informações do Recurso encontra-se detalhada no GPR 7; finalmente, a funcionalidade Informações do Projeto, mencionada no GPR 1.


A viabilidade de atingir as metas do projeto, considerando as restrições e os recursos disponíveis, é avaliada. Se necessário, ajustes são realizados 5.12.1. Objetivo Estudar a viabilidade do projeto à medida que este evolui, considerando escopo, aspectos técnicos (requisitos e recursos), financeiros (capacidade da organização) e humanos (disponibilidade de pessoas com a capacidade da organização) para se checar a capacidade do projeto de atingir suas metas. 5.12.2. Ajustes na Ferramenta

A análise de viabilidade é feita pelo Gerente de Projeto, analisando as informações contidas no OpenProj e, por fim, através do save de uma baseline. Em seguida, uma janela será disponibilizada a fim de obter a confirmação da viabilidade do projeto e esta contará com dois campos. O primeiro campo, denominado Data, será completado automaticamente com a data atual. O segundo, denominado Relatório de Análise de Viabilidade, deverá ser preenchido para registro comprobatório da análise, evidenciando um documento de análise, ata de reunião de viabilidade ou o procedimento realizado pelos interessados para tal.


A análise de viabilidade é efetuada através funcionalidade Salvar Linha Base, acessada pela opção Acompanhamento do menu Ferramentas. O protótipo da Figura 23 auxilia na compreensão da política de uso inerente a GPR 11. No canto inferior direito da figura, a interface já existente da funcionalidade Salvar Linha Base é evidenciada; já no centro da figura, a janela Confirmação da Viabilidade constitui o ajuste na referida ferramenta.

Figura 23 – Protótipo para implementar a justificativa da análise de viabilidade no OpenProj

Ademais, o OpenProj armazenará a data do save de baseline e o conteúdo do campo de justificativa.

Depois exibirá uma frase como "Última confirmação de viabilidade feita em 01/06/2009", por exemplo, seguida da justificativa da confirmação. A data referente a última confirmação deverá ser apresentada nos detalhes do projeto, no dotProject.

A sugestão de customização para tornar o GPR 11 totalmente implementados pela ferramenta dotProject está ilustrada através do protótipo da Figura 24.


Figura 24 – Protótipo para acompanhamento da análise de viabilidade no dotProject

5.13. Resultado Esperado: GPR 12 O Plano do Projeto é revisado com todos os interessados e o compromisso com ele é obtido 5.13.1. Objetivo Obter compromisso sobre o Plano de Projeto com os interessados, tornando válido o cronograma e todos os outros itens definidos Plano de Projeto. O acompanhamento pode ser realizado por meio de ferramentas de planejamento, pelas quais é possível examinar o previsto contra o realizado, baseando-se em indicadores de progresso e cumprimento de marcos, inclusive. 5.13.2. Implementação com base nas Ferramentas de Apoio O Gerente de Projetos constrói o Plano de Projeto ao preencher as informações do projeto no OpenProj. O arquivo de extensão .pod, resultante do save do OpenProj, deve ser anexado como arquivo na aba Files, em View Project, desde que selecionado o projeto desejado.

Com o projeto de interesse selecionado, um fórum de discussão relacionado ao plano de projeto deve ser criado no dotProject a fim de envolver todos os interessados. Neste fórum, deve ser criado um tópico específico para receber as confirmações de aprovação do Plano de Projeto (por parte de todos os interessados), o qual fora anexado na aba Files. Depois efetuarem login no dotProject, os interessados têm acesso ao Plano do Projeto e, após análise, devem confirmar sua aprovação no referido tópico.

O arquivo gerado pela ferramenta OpenProj constitui o Plano de Projeto, uma vez que todas os planos contém informações inerentes ao projeto que se gerencia. Para anexar o arquivo do Plano de Projeto no dotProject, basta clicar no link Attach a file, no canto superior esquerdo do guia Files, cujo acesso se da pela página View Project. O processo para acessar a página View Project está descrito no GPR 2.


Figura 25 – Acesso à funcionalidade Files para realizar o anexo de arquivos

Para criar um fórum de discussão, deve-se acessar o guia Forums, disponível na página View Project, clicando no botão “new forum”. Depois de criado, é necessário criar um tópico para o referido fórum. Isso é feito da seguinte forma: deve-se voltar ao guia Forums, depois selecionar o respectivo fórum e, finalmente, clicar no botão “start a new topic”, localizado na parte direita da tela.

Figura 26 – Acesso a funcionalidade Forums Essas práticas devem ser demonstradas e explanadas pelo gerente de projetos em uma reunião especifica

marcada com os interessados no projeto (reunião de kickoff com os stakeholders), a fim de esclarecer aos mesmos todos os detalhes do projeto.

5.14. Resultado Esperado: GPR 13 O projeto é gerenciado utilizando-se o Plano do Projeto e outros planos que afetam o projeto e os resultados são documentados 5.14.1. Objetivo Gerenciar o projeto de maneira que os resultados de sua execução sejam documentados e constantemente comparados aos dados planejados, quanto ao rendimento e quanto a sua aderência ao planejamento. 5.14.2. Implementação com base nas Ferramentas de Apoio Depois de confeccionado o Plano de Projeto e seu compromisso obtido, as informações do OpenProj (Plano de Projeto) são salvas como baseline. Desta maneira, ao se realizar o acompanhamento do projeto (atualizar duração das tarefas ou manter resultados esperados relacionados às diversas informações, como custos e riscos), as modificações em relação à baseline (última atualização do Plano de Projeto) serão mostradas pela ferramenta.

A Figura 27 evidencia a funcionalidade de acompanhamento com um exemplo. No gráfico de Gantt pode-se observar que a barra de duração da tarefa selecionada (destacada em cor vermelha) encontra-se mais longa em relação à barra de cor cinza, disposta logo abaixo da referida tarefa (representando o planejamento inicial).


Adicionalmente, a tarefa seguinte (destacada em cor azul) encontra-se deslocada para a direita em relação à sua barrinha cinza, evidenciando a propagação de um atraso. Isto foi conseqüência de um redimensionamento de cinco (como constava no projeto na ocasião do save da baseline) para sete dias na duração da tarefa de cor vermelha.

Figura 27 – Exemplo de uso de baseline para acompanhamento do projeto no OpenProj

Por se tratar de uma atividade de acompanhamento do dia-a-dia do projeto, o GPR 13 faz uso de

funcionalidades como Uso do Recurso e Uso da Tarefa (ilustrada na Figura 28), que permitem registrar detalhadamente o andamento do projeto. A funcionalidade Histograma permite uma visualização gráfica do uso de recursos do projeto.

Figura 28 – Acesso à funcionalidade Uso da Tarefa

As funcionalidades Uso do Recurso e Uso da Tarefa (Figura 28) são acessíveis através do sétimo e do

oitavo ícones do menu lateral esquerdo, respectivamente. O Histograma tem seu acesso descrito no GPR 8 e acesso ao Gráfico de Gantt (Figura 27) foi mencionado no GPR 3.



O envolvimento das partes interessadas no projeto é gerenciado 5.15.1. Objetivo Identificar os interessados no projeto e definir sua participação, além de estabelecer um canal de comunicação com os mesmos. A comunicação envolve, por exemplo, questões relativas a prazos, custos, recursos, comprometimento e também requisitos, pois estes afetam outras variáveis. 5.15.2. Implementação com base nas Ferramentas de Apoio No OpenProj, deve-se cadastrar todos os interessados no projeto (recursos humanos, como fornecedores e clientes inclusive) através da funcionalidade Recursos, cujo acesso encontra-se definido no GPR 5, usando a coluna Grupos para caracterizar o tipo de interessado. Estes interessados serão atrelados às tarefas específicas onde colaboram.

Figura 29 – Acesso à página de visualização de tarefas atreladas a um usuário

Ao efetuar login no dotProject, todos os interessados poderão consultar todas as tarefas as quais participam, uma vez que, conforme mencionado nos GPRs 5 e 8, os dados do OpenProj foram inseridos na base de dados do dotProject. Para que os interessados manifestem sua participação e troquem idéias sobre o projeto, poderão ser criados tópicos nos fóruns de discussão do projeto, referentes às tarefas instanciadas.

Pode-se fazer o acompanhamento da tarefa através do estado da tarefa (em execução ou concluída, por exemplo) que é atribuído pelos respectivos responsáveis (Figura 30).

Figura 30 – Acesso à página de visualização de tarefas atreladas a um usuário Para que os usuários do sistema efetuem alterações no campo estado da tarefa, deve-se acessar o link

Tasks, na barra superior da tela, e depois clicar na tarefa desejada, atentando-se para o projeto o qual ela está


atrelada (isto conduz a página View Task da referida tarefa). Em seguida, deve-se clicar no link “edit this task”, localizado logo acima do quadro Details da página View Task. Finalmente, deve-se acessar os drop-down intitulados Status e/ou Progress, conforme o avanço da tarefa

5.16. Resultado Esperado: GPR 15 Revisões são realizadas em marcos do projeto e conforme estabelecido no planejamento 5.16.1. Objetivo Planejar e executar os marcos para a revisão do projeto, onde será avaliada a viabilidade do projeto e a aderência ao planos estabelecidos. Além disso, outras revisões poderão ser estabelecidas no planejamento do projeto. 5.16.2. Implementação com base nas Ferramentas de Apoio Para tratar os Marcos do Projeto, o GPR 15 se preocupa em ter uma visão ampla do andamento do projeto, por isso da importância da aderência ao GPR 13 de antemão. A revisão de Marco do Projeto perpassa, inclusive, as análises de viabilidade do projeto e, portanto, conta com funcionalidades importantes para seu apoio, como os Gráficos de Gantt e PERT, uma vez que mostram, de uma forma global, discrepâncias dos planejamentos com o andamento do projeto.

A análise comparativa entre os dados ‘planejado’ e ‘real’ nas estimativas do projeto pode ser observada na ferramenta OpenProj, por meio do save de baseline para o projeto planejado, o que impactará na atualização dos dados reais de andamento do projeto. Dessa forma o Gráfico de Gantt fornecerá uma representação gráfica das discrepâncias.

Os gerentes de projeto devem planejar as revisões de Marco criando tarefas com este intuito (assinalando o checkbox “Marcar como Marco” dentro de Informações da Tarefa, descrita no GPR 4). Uma posterior evidência da realização da análise de marco seria marcar a tarefa instanciada para marco do projeto como realizada ou 100% concluída.

A figura abaixo mostra uma tarefa instanciada como marco do projeto, observe que ela recebe uma representação losangular no Gráfico de Gantt, a figura mostra ainda o checkbox “Marcar como Marco” devidamente assinalado em Informações da Tarefa.


Figura 31 – Definindo Marcos do Projeto dentro da funcionalidade Informações da Tarefa 5.16.3. Ajustes na Ferramenta

Por se tratar de uma revisão de caráter decisório para a viabilidade do projeto, para se obter um parecer da análise de marco do projeto pode-se utilizar de uma adaptação no protótipo sugerido no GPR 11. Utilizando-se de uma interface similar, com um campo Data e outro campo denominado Parecer da Revisão de Marco, consegue-se atender ao registro do documento de revisão produzido pela organização.

Aliado a isso, seria disponibilizado na interface supracitada um link para documentos produzidos pela ferramenta Spider-CL (parte integrante do suite sugerido pelo Projeto SPIDER), no caso de a organização demonstrar interesse em elaborar e utilizar checklists contendo critérios objetivos, os quais darão apoio ao parecer contido no documento de revisão confeccionado pela organização.

Dessa maneira, para o registro do relatório de marco, a proposta de implementação prevê que se deve selecionar na opção Acompanhamento, do menu Ferramentas, a funcionalidade Registro de Marco do Projeto. Uma interface com um campo denominado Parecer da Revisão de Marco aparecerá para o registro do relatório de marco; o campo Data será autopreenchido com a data atual, havendo ainda um link para registro de documentos da ferramenta Spider-CL.

5.17. Resultado Esperado: GPR 16 Registros de problemas identificados e o resultado da análise de questões pertinentes, incluindo dependências críticas, são estabelecidos e tratados com as partes interessadas 5.17.1. Objetivo


A revisão em marcos (GPR 15) e o monitoramento (GPR 13) possibilitam a identificação dos problemas. Estes problemas devem ser analisados e registrados. Ferramentas de bugtracking podem auxiliar neste resultado esperado. 5.17.2. Implementação com base nas Ferramentas de Apoio De acordo com os resultados esperados de Gerência de Configuração e Gerência de Projetos, deve existir um mecanismo para permitir acompanhamento dos problemas detectados no projeto, desde a criação até a conclusão dele. O Mantis ou o Trac, sistemas de apoio à Gerência de Configuração do Projeto SPIDER, permite realizar tal acompanhamento dos problemas, os quais são identificados por tickets. Estas ferramentas disponibilizam aos interessados as seguintes informações: Nome do Problema, a Descrição do Problema (inclui Impacto e Riscos Associados), Data de Cadastramento, Responsável pela Ação Corretiva (recurso humano ou grupo de recursos humanos), Plano de Ação (Ações Corretivas, no caso do GPR 17), Data de Entrega, Custos Associados, Status do Problema e Descrição de Resultado (inclui Contingências Associadas).

Embora relacionadas ao processo de Gerência de Projetos, as ferramentas de bugtracking Mantis e Trac, utilizadas para se obter o acompanhamento dos problemas detectados no projeto, estão contempladas nas pesquisas desenvolvidas pelo subprojeto de Gerência de Configuração do Projeto SPIDER. 5.17.3. Ajustes na Ferramenta

Uma nova aba de funcionalidade denominada Problems deve ser implantada no dotProject, a fim de manter uma tabela que registre os problemas identificados nas revisões de marcos (GPR 15) e acompanhamentos (GRP 13), identificados por tickets. Tal tabela deve conter apenas o Nome do Ticket e o link para este ticket nas ferramentas Mantis ou Trac, mantidas pelos responsáveis pela Gerência de Configuração. Acessando este link, poderão ser visualizados os detalhes do problema, conforme descrito no parágrafo anterior desta subseção.

A sugestão de customização para tornar o GPR 16 e o GPR 17 totalmente implementados pelas ferramentas dotProject e Mantis/Trac está ilustrada através do protótipo da Figura 16.

Figura 32 – Protótipo para acompanhamento de problemas no dotProject Quanto a funcionalidade proposta para a ferramenta dotProject (ilustrada pelo protótipo da Figura 32), o

acesso ao guia Problems estará disponível através da página View Project, cujas instruções de acesso são descritas no GPR 2.


5.18. Resultado Esperado: GPR 17 Ações para corrigir desvios em relação ao planejado e para prevenir a repetição dos problemas identificados são estabelecidas, implementadas e acompanhadas até a sua conclusão 5.18.1. Objetivo Depois da identificação, registro e análise dos problemas, estes devem ser tratados e gerenciados até a resolução. Ferramentas de bugtracking podem automatizar este acompanhamento. 5.18.2. Implementação com base nas Ferramentas de Apoio Análogo ao GPR 16, as funcionalidades da ferramenta Mantis ou Trac também contemplam o GPR 17, uma vez que os tickets que identificam os problemas do projeto podem ser acompanhados pelos interessados. Tal acompanhamento é feito através do preenchimento dos detalhes do problema, desde o registro do mesmo até a conclusão dele (via coluna Estado). Quanto à prevenção da repetição dos problemas identificados, a coluna Descrição do Resultado, que inclui as Contingências Associadas, registram as lições aprendidas ao solucionar o problema, servindo de referência para problemas similares. 5.18.3. Ajustes na Ferramenta

A tabela a ser implementada no dotProject, descrita no ajuste do GPR 16, também contempla o GPR 17, uma vez que o acompanhamento dos Problemas do Projeto, desde o registro deles até sua conclusão, podem ser obtidos através dos links dos tickets que, por sua vez, são geridos pela equipe de Gerência de Configuração. Faz-se importante ressaltar que será possível acompanhar o tratamento dos problemas, identificados pelos tickets através dos links presentes na nova aba denominada Problems, que fora sugerida para o dotProject.

Este resultado esperado comporta-se de maneira análoga ao GPR 16 no que diz respeito às políticas de uso e à dependência direta com o subprojeto de Gerência de Configuração. Portanto, o que fora definido no penúltimo GPR (no nível G) é completamente válido para implementar o GPR 17.

manual de implementação de processo do mps.br com apoio...

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