manual lotus notes v2 2
TRANSCRIPT
คูมือการติดตั้งและตั้งคาซอฟตแวร Lotus Notes 7 สําหรับระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส (EDMS)
1
คูมือการตดิตั้งและตั้งคาซอฟตแวร Lotus Notes 7 สําหรับระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส (EDMS) โครงการระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส (Electronic Document Management System: EDMS) จัดทําโดย : สํานักเทคโนโลยีสารสนเทศ Version 2.2 1 ตุลาคม 2550
คูมือการติดตั้งและตั้งคาซอฟตแวร Lotus Notes 7 สําหรับระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส (EDMS)
2
สารบัสารบัญญ
สารบัญ ......................................................................................................................... 2
คูมือการติดตั้งและตั้งคาระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนกิส .......................................................... 3
การติดตั้งซอฟตแวร Lotus Notes 7................................................................................... 3
การตั้งคาระบบสําหรับ Lotus Notes Client (Lotus Notes Clients Configuration) .............. 9
การตั้งคาเพื่อเขาหนา Portal........................................................................................... 16
การเขาใชงานระบบผาน Client ...................................................................................... 21
คูมือการติดตั้งและตั้งคาซอฟตแวร Lotus Notes 7 สําหรับระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส (EDMS)
3
คูมือการคูมือการติดตั้งและติดตั้งและตัง้คาระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกสตัง้คาระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส
ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส (Electronic Document Management System: EDMS) เปนระบบที่พฒันาขึ้นดวยซอฟตแวร Lotus notes ซึ่งสามารถใชงานในในรูปแบบ Client-Server based และ Web based ซึ่งในการใชงานแบบ Client-Server based นั้นจะตองมีการติดตั้งซอฟตแวร Lotus Notes กอน จากนัน้จะตองตั้งคาสาํหรับการใชงานระบบ
การติดต้ังซอฟตแวร Lotus Notes 7
ทานสามารถ Download ซอฟตแวร Lotus Notes 7 ไดจาก http://www.chula.ac.th/research/edms/rss.htm จากนั้นใหเปดไฟล Setup.exe เพื่อติดตั้งโปรแกรมจะไดหนาจอ Install wizard ดังรูปที่ 1 ใหคลิก Next เพื่อไปข้ันตอนถัดไป รูปที่ 1 หนาจอ Install wizard
คูมือการติดตั้งและตั้งคาซอฟตแวร Lotus Notes 7 สําหรับระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส (EDMS)
4
หลังจากคลิก Next จะไดหนาจอ License Agreement ดังรูปที ่2 ใหคลิกที ่ I accept the terms in the license agreement จากนัน้ คลิกที่ Next เพื่อไปข้ันตอนถัดไป รูปที่ 2 หนาจอ License Agreement
หลังจากคลิก Next จะไดหนาจอ Customer Information ดัง รูปที ่3ใหระบุขอมูลดังตอไปนี ้User Name ใชตาม login name ของ e-mail จุฬาฯ เชน wtaweewat Organization ใชเปนชื่อ Chulalongkorn University จากนั้นใหคลิก Anyone who uses this computer (Multi-User Install) และใหคลกิ Next เพื่อไปยังขั้นตอนถัดไป
คูมือการติดตั้งและตั้งคาซอฟตแวร Lotus Notes 7 สําหรับระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส (EDMS)
5
รูปที่ 3 หนาจอ Customer Information
หลังจากคลิก Next จะได Installation Path Selection ดังรูปที่ 4 ใหคลิก Next เพื่อไปข้ันตอนถัดไป รูปที่ 4 หนาจอ Installation Path Selection
คูมือการติดตั้งและตั้งคาซอฟตแวร Lotus Notes 7 สําหรับระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส (EDMS)
6
หลังจากคลิก Next จะไดหนาจอ Custom Setup ดัง รูปที่ 5 ใหคลิก Next เพื่อไปข้ันตอนถัดไป รูปที่ 5 หนาจอ Custom Setup
หลังจากคลิก Next จะไดหนาจอ Ready to Install the Program ดังรูปที่ 6ให Uncheck ที่ Make Notes my default email program. จากนั้นคลิก Install เพื่อติดตั้งซอฟตแวร Lotus Notes 7 ซึ่งระหวางการติดตั้งจะไดหนาจอ Installing Lotus Notes 7.0.2ดังรูปที่ 7 ใหรอจนระบบติดตั้งซอฟตแวรเสร็จจะไดหนาจอ Install Wizard Completed ดังรูปที่ 8 ใหคลิก Finish เพื่อเสรจส้ินการติดตั้งซอฟตแวร Lotus
Notes 7 ซึ่งบน Desktop ของทานจะปรากฏ Icon ของซอฟตแวร
คูมือการติดตั้งและตั้งคาซอฟตแวร Lotus Notes 7 สําหรับระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส (EDMS)
7
รูปที่ 6 หนาจอ Ready to Install the Program
รูปที่ 7 หนาจอ Installing Lotus Notes 7.0.2
คูมือการติดตั้งและตั้งคาซอฟตแวร Lotus Notes 7 สําหรับระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส (EDMS)
8
รูปที่ 8 หนาจอ Install Wizard Completed
คูมือการติดตั้งและตั้งคาซอฟตแวร Lotus Notes 7 สําหรับระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส (EDMS)
9
การต้ังคาระบบสําหรับ Lotus Notes Client (Lotus Notes Clients Configuration)
หลังจากติดตัง้ซอฟตแวร Lotus Notes ใหเปดโปรแกรม Lotus Note โดยดับเบิ้ลคลิกที่
Icon ซึ่งอยูบน Desktop จะไดหนาจอ Welcome ของ Lotus Notes Client Configuration ใหคลิก Next ดังรูปที่ 9 เพื่อไปข้ันตอนถัดไป รูปที่ 9 หนาจอ Welcome
หลังจากคลิก Next จะไดหนาจอ User Information รูปที่ 10ใหระบุขอมูลดังนี ้Your name ใหระบุ User Name ของทานซึง่เปน User name เดียวกับระบบ e-mail
(CUNET) เชน kvichaya Domino Server ใหระบุเปน edmssvr1.it.chula.ac.th หลังจากระบุขอมูลเรียบรอยใหคลิก Next เพื่อไปข้ันตอนถัดไป
คูมือการติดตั้งและตั้งคาซอฟตแวร Lotus Notes 7 สําหรับระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส (EDMS)
10
รูปที่ 10 หนาจอ User Information
หลังจากคลิก Next ถาทานมี User อยูในระบบแลวจะไดหนาจอสําหรับใส Password ดังรูปที่ 11 ซึ่งจะมีขอมูลของ User ซึ่งประกอบไปดวย ชื่อ-นามสกลุ/หนวยงาน จากนั้นใหใส Password ของระบบที่ไดรับ จากนัน้คลิกที่ OKเพือ่ไปข้ันตอนถดัไป รูปที่ 11 หนาจอใส Password
ทานสามารถตรวจสอบ Password ของทานไดที ่ http://www.it.chula.ac.th ใหคลิกที ่ รับรหัสผานสําหรับระบบ EDMS ดังรูปที ่ 12 จะไดหนาจอสําหรับรับรหัสผานระบบ EDMSดัง รูปที่ 13 ใหพิมพ Login Name และ Password ที่ไดรับจากระบบ CUNET และ คลิก OK ระบบจะแสดง Password ของทานที่ใชกบัระบบ EDMS ดังรูปที่ 14
คูมือการติดตั้งและตั้งคาซอฟตแวร Lotus Notes 7 สําหรับระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส (EDMS)
11
รูปที่ 12 การขอรับ Password ระบบ EDMS
รูปที่ 13 รับรหัสผานสําหรบัระบบ EDMS
คูมือการติดตั้งและตั้งคาซอฟตแวร Lotus Notes 7 สําหรับระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส (EDMS)
12
รูปที่ 14 Password ระบบ EDMS
กรณีที่ทานยังไมมี Username และ Password ของระบบ CUNET หรือ Lotus Notes กรุณา Download แบบฟอรมการขอ Username สําหรับระบบ Lotus notes ไดที ่http://www.chula.ac.th/research/edms/rss.htm หรือกรณีทานลืม Password กรุณา Download แบบฟอรมการขอ Reset Password ของ Notes ไดที่ http://www.chula.ac.th/research/edms/rss.htm และกรุณาสง สํานักเทคโนโลยีสารสนเทศ
คูมือการติดตั้งและตั้งคาซอฟตแวร Lotus Notes 7 สําหรับระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส (EDMS)
13
หมายเหต ุการขอ Username สําหรับระบบ Lotus Notes ใชเวลา 3 วันทําการหลงัจากสาํนักเทคโนโลยี
สารสนเทศไดรับเร่ือง การขอ Reset Password สําหรับระบบ Lotus Notes ใชเวลา 3 วันทําการหลังจากสํานกั
เทคโนโลยีสารสนเทศไดรับเร่ือง หลังจากใส Password แลวจะไดหนาจอ Instant Messaging Setup ดังรูปที่ 15 ให Uncheck ที่ Setup Instant Messaging และคลิกที่ Next เพื่อไปข้ันตอนถัดไป รูปที่ 15 หนาจอ Instant Messaging Setup
หลังจากคลิก Next จะไดหนาจอ Additional Services ดังรูปที่ 16 ใหใชคา Default จากนั้นใหคลิก Next เปนการเสร็จส้ินการตั้งคา Lotus Notes Client (Lotus Notes Clients Configuration) ซึ่งจะไดหนาจอดังรูปที่ 17 ใหคลิก OK
คูมือการติดตั้งและตั้งคาซอฟตแวร Lotus Notes 7 สําหรับระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส (EDMS)
14
รูปที่ 16 หนาจอ Additional Services
รูปที่ 17 เสร็จสิ้นการตั้งคา
หลังจากตั้งคา Lotus Notes Client จะไดหนาจอ Lotus Notes 7 Setup ดังรูปที่ 18 ใหคลิก No Thanks, Just give me the defaults ซึ่งจะไดหนาจอของ Lotus Notes 7 ดังรูปที่ 19
คูมือการติดตั้งและตั้งคาซอฟตแวร Lotus Notes 7 สําหรับระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส (EDMS)
15
รูปที่ 18 หนาจอ Lotus Notes 7 Setup
รูปที่ 19 หนาจอ Lotus Notes 7
คูมือการติดตั้งและตั้งคาซอฟตแวร Lotus Notes 7 สําหรับระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส (EDMS)
16
การต้ังคาเพือ่เขาหนา Portal
การตั้งคา User Preference จากหนาจอ Lotus Notes ดังรูปที ่19 ใหคลิกที ่File -> Preferences -> User Preferences… ดังแสดงในรูปที่ 20 ซึ่งจะไดหนาจอสาํหรับการตั้งคา User Preference รูปที่ 20 ต้ังคา User Preference
หลักจากคลิก User Preferences… จะไดหนาจอสําหรับการตั้งคาดังรูปที่ 21 ใหคลิกที่
จะไดหนาจอแสดง Communication Ports ใหตรวจสอบ Ports โดยให Enable เฉพาะ TCP/IP ที่เหลอืให Disable ออกใหหมด จากนัน้คลิกปุม ดังแสดงในรูปที่ 22
คูมือการติดตั้งและตั้งคาซอฟตแวร Lotus Notes 7 สําหรับระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส (EDMS)
17
รูปที่ 21 หนาจอตั้งคา User Preference -Ports
รูปที่ 22 การ Disable Port
คูมือการติดตั้งและตั้งคาซอฟตแวร Lotus Notes 7 สําหรับระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส (EDMS)
18
หลังจากนั้นระบบจะแสดง Dialog Box ใหทานปด Lotus Notes ดังแสดงในรูปที ่23 ใหทาน คลกิปุม และยังไมตองปดระบบโดยใหต้ังคา Server Connection ตอในหวัขอถัดไป รูปที่ 23 แจงเตือนใหปดระบบเพือ่เขาใหม
การตั้งคา Server Connection
จากรูปที ่19 ใหคลิกที ่ Address book จะไดหนาจอดงัรูปที่ 24 ใหคลกิที่ Advance และคลิกที่ Connection จากนั้นใหคลิกที่ New และเลือก Server Connection ดังแสดงในรูปที่ 25 รูปที่ 24 ต้ังคา Connection
คูมือการติดตั้งและตั้งคาซอฟตแวร Lotus Notes 7 สําหรับระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส (EDMS)
19
รูปที่ 25 การสราง Server Connection
หลักจากเลือกที่ New -> Server Connection จะไดหนาจะสําหรับกรอกคาในการสราง Server Connection ใหกรอกขอมูลดังตอไปนี้
- Tab Basic แสดงในรูปที ่26 o ใหกรอก Server Name เปน edmssvr1/chula o ใหเลือก TCP/IP
- Tab Advance แสดงในรูปที่ 27 o กรอก Destination Server Address เปน edmssvr1.it.chula.ac.th
จากนั้นใหคลิกที่ปุม จะไดหนาจอดังรูปที่ 28 รูปที่ 26 การต้ังคา Server Connection-Basic
คูมือการติดตั้งและตั้งคาซอฟตแวร Lotus Notes 7 สําหรับระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส (EDMS)
20
รูปที่ 27 การต้ังคา Server Connection-Advance
รูปที่ 28 แสดง Server Connection ที่เพิ่มแลว
หลังจากตั้งคาเรียบรอยใหปดโปรแกรม Lotus Notes 7
คูมือการติดตั้งและตั้งคาซอฟตแวร Lotus Notes 7 สําหรับระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส (EDMS)
21
การเขาใชงานระบบผาน Client
ในการเขาระบบครั้งถัดไปใหดับเบิ้ลคลิกที ่ Icon ซึ่งอยูบน Desktop จะไดหนาจอสําหรับใส Password ดังรูปที่ 11 ซึ่งหลงัจากใส Password แลวจะไดหนาจอ Portal สําหรับใชงานระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส ซึ่งประกอบไปดวยระบบงานยอย 3 ระบบดังรูปที่ 29 รูปที่ 29 หนาจอ Portal ของระบบ
ทั้งนี้หากไมไดหนาจอ Portal ตามรูปที่ 29 แตไดหนาจอ Welcome ตามรูปที่ 19 ใหดําเนินการดังตอไปนี้
จากรูปที ่ 19ใหคลิกที ่ Database และคลิกที่ ดังรูปที่ 30 จะไดหนาจอ Workspace ดังรูปที่ 31 ใหคลิกขวาบริเวณพื้นที่วางสีเทา จากนัน้คลกิที่ Open Database…
คูมือการติดตั้งและตั้งคาซอฟตแวร Lotus Notes 7 สําหรับระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส (EDMS)
22
รูปที่ 30 ต้ังคา Workspace
รูปที่ 31 หนาจอ Workspace
หลังจากคลิกที่ Open Database… จะไดหนาจอดังรูปที ่ 32 ใหระบ ุ Server โดยการกรอก 161.200.135.6 แลว Enter และใหคลิกเลอืกFolder EDMS จากนั้นคลิกปุม รอสักครูระบบจะเปด Folder EDMS จะไดหนาจอดังรูปที ่32 ใหคลิกที ่EDMS Portal จากนัน้คลิกปุม รอสักครู
คูมือการติดตั้งและตั้งคาซอฟตแวร Lotus Notes 7 สําหรับระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส (EDMS)
23
ระบบจะทาํการเปดหนาจอดังรูปที่ 29 ซึ่งในการเขาระบบครั้งตอไประบบจะเขามาที่หนาดงักลาวโดยอัตโนมัติ รูปที่ 32 หนาจอ Open Database
รูปที่ 33 Folder EDMS