Tehokkuutta ja vaikuttavuutta tiedonhallintaa kehittämällä

Case Valtiokonttori

19.05.2015

Valtio Expo

Miikka Saarteinen

Valtiokonttori lyhyesti

• Valtionhallinnon sisäisten konsernipalveluiden kehittäjä ja tuottaja

valtion virastojen kumppanina:

- talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit ja tietojärjestelmät,

finanssihallinto

- valtion virastojen ja laitosten lakisääteiset tapaturma- ja

vahinkovakuutuspalvelut sekä henkilöstön työkykyä ylläpitävän

toiminnan tuki

• Palvelut yksityisille kansalaisille ja yrityksille:

- sotilasvamma- ja rikosvahinkokorvaukset, asuntolainojen

takaukset ja korkotuet, maksuvapautuspäätökset, perillisittä

kuolleiden perintöasiat

• 350 työntekijää

• toimipaikat Helsingissä, Kouvolassa ja Lappeenrannassa

• toimii valtiovarainministeriön hallinnonalalla

19.05.2015

Valtio Expo

Miikka Saarteinen

Valtiokonttori 19.5.2015 Toimialat

Pääjohtaja

Johtoryhmä

Rahoitus

Hallinto ja

kehittäminen

Sisäinen

tarkastus

Talous ja henkilöstö Kansalaispalvelut

Tietohallinto

Kieku

19.05.2015

Valtio Expo

Miikka Saarteinen

Tehokkuutta ja vaikuttavuutta tiedonhallintaa kehittämällä Case Valtiokonttori

4 19.05.2015

Valtio Expo

Miikka Saarteinen

Miksi päätetty panostaa tiedonhallinnan kehittämiseen

• Tiedonhallinnan kehittäminen ja digitaaliseen palvelutoimintaan

siirtyminen on yksi Valtiokonttorin strategisista tavoitteista.

• Valtikka-hankkeen tehtävänä on luoda toiminnallinen ja tekninen

perusta toimivalle tietojen hallinnoinnille:

- Luoda toimiva tietopääoman elinkaaren hallinta.

- Tuottaa digitalisointia ja tiedon elinkaarenhallintaa mahdollistavat

tekniset ratkaisut.

- Mahdollistaa työssä tarvittavan tiedon nopea ja helppo saatavuus.

- Kehittää yhteistä tietoa hyödyntävä, innovatiivinen kulttuuri.

• Valtikka luo Valtiokonttorin yhteisen tiedonhallinnan perustan,

jota substanssitoimialat voivat hyödyntää omassa työssään ja

joka

• Mahdollistaa Valtiokonttorille toimimisen sisäisesti digitaalisesti

vuonna 2017

Valtio Expo

Miikka Saarteinen 5

Tiedonhallinnan kehittämisen lähtökohdat Valtiokonttorissa

VAHVUUDET HEIKKOUDET

• Lakisääteisiin vaatimuksiin vastaaminen

• Sisällöllisesti toimiva fyysinen arkisto

• Tiedon- ja asianhallinnan kehittäminen on kirjattu

strategiseksi painopistealueeksi

• Myös toiminnassa vahva tahtotila tiedon- ja

asianhallinnan kehittämiseen on laajalti olemassa

• Tiedonhallintaa ja sen kehittämistä ei ole johdettu

kokonaisuutena (ei selkeää omistajuutta, rooleja ja

vastuita)

• Koordinoimattomia toimialakohtaisia ratkaisuja ja

käytäntöjä (prosessien epäjatkuvuudet)

• Yhteistyömuotoja yli toimialarajojen ei ole

• Ei ole kokonaiskuvaa tiedosta, prosesseista tai

järjestelmistä

• Tieto ei ole organisaation tasolla tehokkaasti

hyödynnettävissä (ei löydy, käyttöoikeudet, yhteiset

käytännöt)

MAHDOLLISUUDET UHAT

• Saavuttaa merkittävää toiminnan tehostumista

palveluprosessien toiminnallisen kehittämisen

kautta sekä prosessien automatisointiasteen

kasvattaminen teknologiaa hyödyntämällä

• Luo perustan hyödyntää monipuolisesti

tietopääomaamme monipuolisesti ja innovatiivisesti

• Ei onnistuta vastaamaan sähköistämisen

vaatimuksiin ja Valtiokonttori ei siltä osin kykene

vastaamaan sille asetettaviin vaatimuksiin

(ohjaavat tahot, yhteiskunta, asiakkaat)

• Toiminnan tehokkuus ja laatu rapautuu

• Tiedon osa-optimointi jatkuu ja emme kykene

toteuttamaan/kehittämään asiakkaillemme

tietovarantojamme hyödyntäviä palveluita

• Toiminnan ja prosessien uudistaminen tehdään

teknologialähtöisesti, toiminnan uusiutuminen ei

onnistu ja resursseja käytetään tehottomaan

palvelutoimintaan

6

Nykytila

19.05.2015

Valtio Expo

Miikka Saarteinen

Valtiokonttorin tiedon- ja asianhallinnan kehittämisen tavoite

7

Vaikuttavuus- ja

tuloksellisuustavoitteet

Toiminnan läpinäkyvyys

Operatiivinen tehokkuus

Kehityspanostusten

kustannustehokkuus

Toimintaympäristön

muutokset

Sidosryhmien tarpeet

Palveluiden

sähköistyminen

Valtiokonttorissa

yhteiseksi määritetty

tieto on laadukasta ja

sen jakaminen ja

hyödyntäminen on

tehokasta

Valtiokonttoritason

yhteiset tiedonhallinnan

prosessit, käytännöt ja

toimintatavat tukevat

tehokasta tiedon

käyttämistä,

kehittämistä ja

resurssien

kohdistamista

Tiedon hyödyntäminen

ja jakaminen

päivittäisessä työssä on

yksilön kannalta

vaivatonta ja osa

kulttuuria

Kustannustehokas ja

tarpeisiin vastaava

kehittäminen

mahdollistuu

Valtiokonttoritasoisen

kokonaisarkkitehtuurin

kautta

Tiedon – ja

asianhallinnan

kulttuurin muutos

tiedon hallinnasta

tiedon johtamiseen

ja toimivan

perustan luominen

Toiminnan

tehokkuuden

parantaminen

uusien

toimintatapojen ja

järjestelmien

käyttöönotolla

“Tieto joka on tarpeellista tulee olla saatavilla helppokäyttöisesti,

kustannustehokkaasti, laadukkaasti ja oikein hyödyntäjälleen kohdistettuna.”

Ajurit Tavoitetila Kehitystoimenpiteet

Sis

äis

et

Ulk

ois

et

TIETO

IHMISET JÄRJESTELMÄT

TOIMINTA

Tavoitetila

19.05.2015

Valtio Expo

Miikka Saarteinen

Tiedonhallinnan kehittämisellä tavoiteltavat hyödyt

19.5.2015

Valtio Expo

Miikka Saarteinen 8

Ajan säästäminen asiantuntijoilta

Läpinäkyvä päätöksenteko ja

vaikuttaminen

Parempi työn laatu

Uudet tietoon perustuvat innovaatiot

Riskien parempi hallinta

Toiminnan tehokkuus kasvanut Minulle! Meille!

Päivittäisen työn tehokkuus ja

miellyttävyys

- Sisällöt, työkalut ja ihmiset

helposti saatavilla

Yhdessä toimiminen ja

sujuvat palvelut asiakkaille

ja kumppaneille

- Kaikki toiminta

Valtiokonttorin kanssa

yhdeltä luukulta

Tiedonhallinnan ja sähköisten kanavien kehittämisen viitteellinen aikajana

Sisäinen sähköinen kanava Ulkoinen sähköinen kanava

Sisäinen kanava rakennetaan ensin, jotta:

1. Uudenlaiset palvelut ja välineet tulevat tutuksi käyttäjille.

2. Tekninen ratkaisu hiotaan kuntoon oman väen kanssa.

3. Digitaalinen kulttuuri muovautuu kypsemmäksi ennen

toimintaa ulkoisten tahojen kanssa.

4. Välttämättömät järjestelmäpäivitykset saadaan tehtyä.

2015 2016 2017

19.05.2015

Valtio Expo

Miikka Saarteinen

Kohti digitalisaatiota – lähtötilanne ja tavoite

10

Olemme tällä hetkellä tasojen 1 ja 2 välillä. Tavoitetasomme on 5.

Olet tässä

?

19.05.2015

Valtio Expo

Miikka Saarteinen

Sisäisen tiedonhallintakanavan sixpack Intranetin eniten kaivatut asiat / tiedot

1. Tehokas haku

2. Tarvittava tieto aina saatavilla

- Ajantasainen sisältövirta, ml.

tapahtumat, dashboardit

3. Sisällön tuottamisen helppous

… matalalla kynnyksellä uutisvirtaan

ja muihin sähköisen työpöydän

osioihin

4. Oman ajanhallinnan tuki

- Kalenteri, vuosikellot

5. Jaetut läsnäolotiedot (= Lync)

6. Sosiaalisuus

- Sisällöntuotanto, keskustelut,

”shoutbox”, sisäinen Twitter

Kollegat

Oma ajanhallinta

Tiedonsaanti ja jakaminen

KÄ

YT

TÖ

S

ISÄ

LT

Ö

LÄ

HT

ÖK

OH

DA

T

Kehittämistä tukevat linjaukset

Valtiokonttorilla on yksi sisäinen ja yksi ulkoinen

sähköinen kanava.

Kanavien tarjoamiin palveluihin tulee päästä yhdellä kirjautumisella.

Palveluita käytetään ja sisältöjä tuotetaan

yhteisten periaatteiden ja sääntöjen mukaisesti.

Kaikki tieto on lähtökohtaisesti avointa.

Sisältö julkaistaan selattavassa muodossa,

dokumenttiliitteitä käytetään harkiten.

Sisältö luokitellaan asiasanojen avulla.

Palveluiden tulee olla käytettävissä

mobiililaitteilla.

Toimintaa tuetaan yhteisöllisillä palveluilla.

Pyrkimys yhtenäiseen, erinomaiseen

käyttäjäkokemukseen ohjaa kehittämistä.

19.05.2015

Valtio Expo

Miikka Saarteinen

Yhteenveto

Tietoa on valtavasti, miten se saadaan hyödynnettyä ja hallintaan?

(organisaation sisällä ja yhteiskunnassa laajemminkin)

Keskeistä on toimintakulttuurin ja toimintatapojen kehitys ja muutos.

Miten saamme yksilökeskeisen tiedon yhteiseksi tiedoksi?

Tekniset ratkaisut tulee kehittää siten, että ne vahvistaa tavoiteltavaa

toimintakulttuurin muutosta.

Kun digitalisoidaan nykyistä toimintaa se tulee tuntea hyvin.

(jotta ymmärrämme miten se on mahdollista tuottaa digitaalisena)

Pilko kehittäminen hallittaviin osiin. Ole kärsivällinen ja älä yritä ratkaista

kaikkia asioita kerralla. Salli kokeilut ja epäonnistumiset.

19.05.2015

Valtio Expo

Miikka Saarteinen

Kiitos!

Lisätiedot:

Miikka Saarteinen, apulaisjohtaja

Tieto- ja kehitys –yksikkö

Valtiokonttori

Puh: 02 955 024 90 / 050 376 0432

Email: Miikka.Saarteinen@valtiokonttori.fi

14 19.05.2015

Valtio Expo

Miikka Saarteinen