Users:    Admin  Manager  Employee    -­‐  Admin  is  able  to  on/off  the  permission  to  view  “all  r.forms”  (page  6)  -­‐  Each  employee  has  a  manager  to  approve  claims  and  the  admin  will  have  to  

allocate  the  manager  to  the  employee  -­‐  A  manager  will  also  be  allocated  another  manager  to  approve  claims.  The  admin  

will  have  to  allocate  the  manager.  

1  

-­‐  Click  on  the  pending  approval  row  to  expand  and  show  details  -­‐  File:  Thumbnail.  Hover  or  click  to  view  full  size.  -­‐  Comments:  Able  to  comment  before  approve/decline.    

2  

-­‐  Payment  to:  Dropdown  list  of  all  the  users  in  the  company  -­‐  SubmiQed  by:  default  is  the  username.  -­‐  Dropdown  date  -­‐  Dropdown  currency  -­‐  Receipts:  Able  to  upload  more  than  1  file.  Drag  and  drop  upload:  hQp://

www.dropzonejs.com/  Each  file  name  will  automaUcally  be  save  as  the  following  name:    

 (Payment  to-­‐  name)  (DD  MM  YY)  01    (Payment  to-­‐  name)  (DD  MM  YY)  02    (Payment  to-­‐  name)  (DDMMYY)  03,  …  

E.g.  Gao_Feng_010414_01.jpg    -­‐  Hover  over  (?)  to  see  the  help  image  (next  slide)  

3  

Help  image  for  page  3  

4  

-­‐  At  the  of  each  row:  Able  to  click  to  view  more  (receipt  uploaded),  edit,  delete  -­‐  Approval.  If  level  4,  4  boxes.  Level  3,  3  boxes,  etc.    -­‐  Able  to  sort  by  date  submiQed/  amount/  Payment  to/  SubmiQed  by  -­‐  Only  able  to  check  status  of  receipt  with  own  name  in  “payment  to”  or  “submiQed  

by”  (Display  only  those  with  user’s  name  (payment  and/or  submiQed  by)  

5  

-­‐  All  the  claims  in  the  company  will  be  here  -­‐  Only  selected  users  can  have  access  to  this  page  (admin  is  able  to  decide  which  

users  get  access  to  this)  -­‐  At  the  end  of  each  row:  Able  to  click  to  view  more  (receipt  uploaded)  -­‐  Approval.  If  level  4,  4  boxes.  Level  3,  3  boxes,  etc.      

6  

-­‐  Summary  of  all  approved  reimbursements  will  be  here  -­‐  Able  to  export  to  excel  -­‐  Include  these:  date  of  transacUon,  amount,  submiQed  by,  payment  to,  payment  

method,  descripUon  -­‐  Click  on  the  Receipt  File  name  to  download  the  file  -­‐  Able  to  sort  according  to  period  

7  

Sequence:    1.  Edit  Admin  seengs  2.  Edit  clearance  personnel  3.  Edit  amount  and  level  of  clearance    Amount  and  level  of  clearance  -­‐  Admin  is  able  to  edit  the  amount  Personal  se5ngs:    -­‐  When  the  user  first  sign  in,  he/she  has  to  put  set  his/her  personal  seengs.    -­‐  E-­‐mail  address  is  the  default  company  email  address  (admin  would  have  keyed  it  

in  while  creaUng  new  user)  Admin  se5ngs:  -­‐  Define  the  roles  and  select  the  user  for  each  role  -­‐  Dropdown  list  to  select  user  from  database  Clearance  personnel:  -­‐  Level  1  is  always  be  the  manager  who  approve  the  individual  user’s  claim.  Admin  

allocated  (See  page  1).    -­‐  Admin  is  able  to  add  more  rows  to  increase  the  level  of  clearance.  Then,  allocate  

the  user  role  to  the  level.    -­‐  The  approval  will  start  from  level  1.  Ager  level  1  approve,  go  to  level  2,  then  3,  4,  

5.  Will  always  end  at  the  Final  level  where  the  accountant  is.    

8