modul manajemen koperasi.doc
DESCRIPTION
Modul Manajemen Koperasi jilid 1TRANSCRIPT
MODUL MANAJEMEN KOPERASI
I. BEBERAPA PENGERTIAN DASAR
PENDAHULUAN
KOPERASI SEBAGAI EKONOMI RAKYAT
Ekonomi rakyat merupakan kelompok pelaku ekonomi terbesar dalam
perekonomian Indonesia dan terbukti menjadi katup pengaman perekonomian
nasional dalam masa krisis ekonomi, serta menjadi dinamisator pertumbuhan
ekonomi pasca krisis ekonomi.
Ekonomi rakyat umumnya berbasis pada sumberdaya ekonomi lokal dan tidak
bergantung pada impor, serta hasilnya mampu diekspor karena keunikannya,
maka pembangunan ekonomi rakyat diyakini akan memperkuat fondasi
perekonomian nasional. Perekonomian Indonesia akan memiliki fundamental
yang kuat jika ekonomi rakyat telah menjadi pelaku utama yang produktif dan
berdaya saing dalam perekonomian nasional. Untuk itu, pembangunan
ekonomi rakyat melalui pemberdayaan koperasi, usaha mikro, kecil dan
menengah menjadi prioritas utama pembangunan ekonomi nasional dalam
jangka panjang.
Peran koperasi, usaha mikro, kecil dan menengah (KUMKM) dalam
perekonomian Indonesia paling tidak dapat dilihat dari: (1) kedudukannya
sebagai pemain utama dalam kegiatan ekonomi di berbagai sektor, (2)
penyedia lapangan kerja yang terbesar, (3) pemain penting dalam
pengembangan kegiatan ekonomi lokal dan pemberdayaan masyarakat, (4)
pencipta pasar baru dan sumber inovasi, serta (5) sumbangannya dalam
menjaga neraca pembayaran melalui kegiatan ekspor. Peran koperasi, usaha
mikro, kecil dan menengah sangat strategis dalam perekonomian nasional,
sehingga perlu menjadi fokus pembangunan ekonomi nasional pada masa
mendatang.
Kebijakan pembangunan koperasi yang dimulai sejak kemerdekaan, jaman
orde lama, orde baru sampai dengan orde reformasi dewasa ini banyak
mengalami pasang surut dan cenderung diserahkan kepada mekanisme
ekonomi pasar.
Ternyata sektor Usaha Kecil Menengah (UKM) termasuk Koperasi sebagai
kelembagaan ekonomi kelompok ini mampu bertahan sebagai tulang
punggung penyelamat ekonomi nasional, sementara kelompok Usaha besar
banyak yang ambruk dengan menimbulkan masalah serius berupa hutang
yang cukup besar telah berdampak pada krisis multi dimensi yang
pemulihannya membutuhkan biaya sosial yang amat tinggi.
1
Koperasi dan UKM mempunyai peranan amat strategis dalam
perekonomian nasional, Menurut data BPS, 2004, keberadaan KUKM telah mampu
menyerap lebih kurang 41,36 juta atau sekitar 99,85% lapangan kerja nasional.
Selain itu, mampu memberikan kontribusi sekitar 54,74% terhadap Produk
Domestik Bruto (PDB), 19% terhadap total ekspor dan 2-4% terhadap
pertumbuhan ekonomi nasional. Jadi disini cukup jelas betapa pentingnya
peranan KUKM terhadap perekonomian nasional
Sampai dengan tahun 2004, kelembagaan koperasi secara nasional
berjumlah 130.730 unit yang terdiri dari 93.402 koperasi aktif dan 37.328
koperasi tidak aktif. Jika dibandingkan dengan tahun sebelumnya 2003,
kelembagaan koperasi mengalami perkembangan yang cukup signifikan dengan
laju perkembangan rata-rata sebanyak 7.549 unit atau 6,13 persen.
Tabel 1. Jumlah Koperasi Aktif dan Tidak Aktif tahun 2003-2004 (dalam unit)
Status Koperasi Tahun 2003 Tahun 2004
1. Koperasi aktif 93.800 93.402
2. Koperasi tidak aktif 29.381 37.328
3. Total koperasi 123.181 130.730
4. KSP/USP 36.376 -
Sumber: Kementerian Koperasi dan UKM, 2005
”… Saat ini masih ada 37 juta rakyat kita yang miskin, koperasi diharapkan
untuk berperan mengatasinya,” papar Presiden Susilo Bambang Yudhoyono
dalam pidato hari koperasi nasional di Bandung, 12 Juli 2005 silam.
Mohammad Hatta sebagai Wakil Presiden RI dalam Pidato pada Hari Koperasi
pertama tanggal 12 Juli 1951 menyatakan bahwa Koperasi mempunyai beberapa
tugas dalam meningkatkan kemakmuran masyarakat dilihat dari tempat, waktu,
dan keadaan, yaitu : “(1) memperbanyak produksi, terutama produksi barang
makanan dan barang kerajinan dan pertukangan yang diperlukan sehari-hari oleh
rakyat kita dalam rumah tangga; (2) memperbaiki kualitas barang yang dihasilkan
rakyat; (3) memperbaiki distribusi, pembagian barang kepada rakyat; (4)
memperbaiki harga, yang menguntungkan bagi masyarakat; (5) menyingkirkan
penghisapan dari lintah darat; (6) mempekuat pemaduan kapital; (7) memelihara
lumbung simapanan padi atau mendorong supaya tiap-tiap desa menghidupkan
kembali lumbung desa” (Mohammad Hatta, 1951: 11-12).
“Makmur koperasinya, makmurlah hidup mereka bersama, rusak koperasinya,
rusaklah hidup mereka bersama “ (Bung Hatta, 12 Juli 1951)
2
PENGERTIAN KOPERASI DAN PERKOPERASIAN
APA ITU MANAJEMEN KOPERASI ?
Sebelum menguraikan apa itu manajemen koperasi, adalah penting bagi para
pembaca untuk memahami terlebih dahulu pengertian koperasi dan manajemen
serta sejarah perkembangan ilmu manajemen secara umum. Dengan
memahami pengertian koperasi , manajemen dan sejarah manajemen para
pembaca diharapkan memiliki pemahaman yang baik terhadap palsafah koperasi
dan manajemen baik sebagai ilmu maupun manajemen sebagai seni sehingga
pada gilirannya akan lebih mudah untuk memahami konsepsi manajemen
koperasi.
Apa Itu Koperasi?
Mencari definisi koperasi yang sesuai dengan konsep manajmemen
koperasi dan definisi tersebut dapat diterima secara logis adalah penting
karena terdapat puluhan definisi koperasi. Di berbagai negara, konsep
pemahaman koperasi akan berubah tergantung dari sudut mana kita
memandang. Dengan definisi yang sesuai, kita akan mampu menentukan
karakteristik koperasi yang berlaku secara universal (umum). Berikut ini
adalah beberapa definisi dan pengertian koperasi yang dapat memperkuat
landasan bagi manajemen koperasi.
• Istilah Koperasi, di mana kata tersebut berasal dari Bahasa Inggris,
Cooperation ( atau copetative) berarti Kerjasama, yakni kata co yang
berarti bersama-sama dan operation yang berarti bekerja.
• Dari bahasa Belanda adalah Cooperatik.
• Koperasi bukan hanya berarti kerjasama, tetapi sudah merupakan Lembaga
Ekonomi yang merupakan bagian dari pembangunan perekonomian suatu
Negara.
• Koperasi adalah salah satu bangun usaha yang secara legal ada dalam
Undang-Undang Dasar tahun 1945 pasal 33 ayat 1 berbunyi ; “Perekonomian
disusun berdasarkan usaha bersama berdasar asas kekeluargaan”. (sebelum
diamandemen, dalam penjelasannya bangun usaha yang sesuai adalah
Koperasi).
• Koperasi sering disebut sebagai organisasi yang ‘demokrasi’ dan ‘partisipatif’.
• Mohammad Hatta sebagai Wakil Presiden RI dalam pidato Hari Koperasi
pertama tanggal 12 Juli 1951 bahwa koperasi mempunyai tugas dalam
meningkatkan kemakmuran dilihat dari tempat, waktu, dan keadaan,
yaitu :“(1) Memperbanyak produksi, terutama produksi barang makanan dan
barang kerajinan dan pertukaran yang diperlukan sehari-hari oleh rakyat kita
dalam rumah tangganya; (2) Memperbaiki kualitas barang yang dihasilkan
3
rakyat; (3) Memperbaiki distribusi, pembagian barang kepada rakyat; (4)
Memperbaiki harga, yang menguntungkan bagi masyarakat; (5)
Menyingkirkan penghisapan dari lintah darat; (6) Memperkuat pemanduan
kapital; (7) Memelihara lumbung simpanan padi atau mendorong supaya tiap-
tiap desa menghidupkan kembali lumbung desa” (Mohammad Hatta, 1951:
11-12).
• Konvensi PBB dan Sidang ILO tahun 2002, Pembangunan koperasi harus
secara jelas memberikan kontribusi dalam pembangunan ekonomi, yaitu
berupa :
• Membantu meningkatkan produksi, antara lain pangan dan menjaga
stabilitas harganya.
• Mendorong pengembangan inovasi dan persaingan pasar.
• Mendorong peningkatan dan pemerataan pendapatan masyarakat.
• memperkuat kesempatan kerja.
• Merubah taraf hidup masyarakat.
1. Menurut UU No. 25 tahun 1992, koperasi Indonesia didefiniskan sebagai
” badan usaha yang beranggotakan orang seorang atau badan
hukum koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan
prinsip-prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi
rakyat yang berdasar atas asas kekeluargaan”. Pengertian ini
disusun tidak hanya berdasar pada konsep koperasi sebagai organisasi
ekonomi dan sosial tetapi secara lengkap telah mencerminkan norma-
norma dan kaidah-kaidah yang berlaku bagi bangsa Indonesia. Norma
dan kaidah tersebut dalam UU tersebut lebih tegas dijabarkan dalam
fungsi dan peran koperasi Indonesi sebagai:
Alat untuk membangun dan mengembangkan potensi dan
kemampuan ekonomi anggota pada khususnya dan masyarakat pada
umumnya untuk meningkatkan kesejahteraan ekonomi dan sosialnya.
Alat untuk mempertinggi kehidupan manusia dan masyarakat.
Alat untuk memperkokoh perekonomian rakyat sebagai dasar
kekuatan dan ketahanan perekonomian nasional, dan
Alat untuk mewujudkan dan mengembangkan perekonomian nasional
yang merupakan usaha bersama berdasar atas asas kekeluargaan dan
demokrasi ekonomi.
2. Menurut International Cooperative Alliance (ICA) koperasi
didefinisikan ” coperative is an autonomous association of persons
united voluntarily to meet their common aconomic, social, and
cultural needs and aspiration through a jointly-owned and
democratically-controlled enterprise yang artinya bahwa koperasi adalah
4
assosiasi yang bersifat otonom debgan keanggotaan bersifat terbuka dan
sukarela untuk meningkatkan kebutuhan ekonomi, social dan budaya melalui
usaha bersama saling membantu dan mengontrol usahanya secara
demokratis. Menurut devinisi ini ada beberapa prinsip koperasi yang
dominant seperti assosiasi otonom, keanggotaan bersifat sukarela dan
terbuka, prinsip control secara demokratik dan partisipasi anggota secara
ekonomi.
3. Menurut International Labour Organiation ( ILO ), melalui rekomendasi
No. 127, koperasi didefinisikan sebagai perkumpulan orang, yang bergabung
secara sukarela untuk mewujudkan tujuan bersama, melalui pembentukan
suatu organisasi yang diawasi secrara demokratis, dengan memberi
kontribusi yang sama sebanyak jumlah yang diperlukan, turut serta
menanggung risiko yang layak, untuk memperoleh kemanfaatan dari
kegiatan usaha, dimana para anggota berperan serta secara aktif.
4. Definisi koperasi menurut Roy, Paul dalam Ramudi Arifin 2003, “a
cooperative is defined as a business voluntary organized, operating
at cost, which is owned capitalized by members patrons as user,
sharing risk and benefits, proportional to their participation”.
5. Muenkner, Hanel dan Muller pada tahun 19976 koperasi sebagai sistem
sosio-ekonomi memiliki karakteristik sebagai berikut:
1. adanya sekelompok orang yang menjalin hubungan antar
sesamanyaatas dasar sekurang-kurangnya satu kebutuhan atau
kepentingan yang sama ( cooperative group).
2. adanya dorongan dan motivasi untuk mengorganisasikan diri dalam
kelompok guna memenuhi kebutuhan ekonomi melalui usaha
bersama atas dasar swadaya dan saling tolong menolong (self help).
3. adanya perusahaan yang didirikan dan dikelola secara bersama-sama
(cooperative entreprises)
4. tugas perusahaan tersebut adalah memberikan pelayanan kepada
anggotanya dengan jalan menawarkan barang atau jasa yang
dibutuhkan anggota dalam kegiatan ekonominya ( member
promotion ).
5
Jadi, untuk keperluan mamajemen koperasi, pengerian organisasi koperasi
yang telah diuraikan diatas dapat disarikan bahwa koperasi adalah
organisasi bisnis yang para pemilik atau anggotanya juga adalah pelanggan
utama perusahaan tersebut (kriteria identitas). Kriteria identitas ganda
anggota suatu koperasi merupakan dalil atau prinsip yang membedakan baik
usaha koperasi dengan usaha perusahaan kapitalistik maupun usaha koperasi
dengan perusahaan nir laba yang memberikan pelayanan umum serti
yayasan dan sejenisnya.
Identitas ganda anggota juga secara cepat dapat digunakan untuk
mengidentifikasi dan sekaligus megelompokkan jenis kopersi seperti
dijelaskan sebagai berikut:
a. Jika para pemilik dan para pelanngan adalah para
pembeli pelayanan dari organisasinya adalah individu yang sama, maka
organisasi tersebut dapat dikgolongkan kedalam koperasi pembelian
(purchasing cooperative).
b. Koperasi pemasaran (marketing cooperative)
adalah koperasi yang para anggotanya menjual produk dari hasil usaha
mereka masing-masing kepada koperasi.
c. Jika produk yang dibeli dari perusahaan adalah
barang konsumsi akhir dan para pelanggannya adalah orang-orang yang
sama sebagai pemilik perusahaan, maka organisasi tersebut dapat
digolongkan sebagai koperasi konsumen (consumer cooperative).
6
d. Koperai produksi (productive cooperative)
didefinisikan sebagai suatu perusahaan yang dimiliki oleh para pekerjanya.
Anggota dari koperasi ini adalah para pekerja yang secara bersama-sama
memproduksi produk tertentu di koperasinya, kemudian produk tersebut
dijual ke pasaran umum atau untuk memenuhi pesanan para pelanggan.
TUJUAN, FUNGSI DAN PERAN KOPERASI DI INDONESIA
• Tujuannya : dituangkan dalam pasal 3 (UU Perkoperasian No. 25
tahun 1992), yaitu : “Koperasi bertujuan memajukan kesejahteraan
anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya serta ikut
membangun tatanan perekonomian nasional dalam rangka
mewujudkan masyarakat yang maju, adil dan makmur berdasarkan
Pancasila dan UUD 1945”.
• Fungsi dan peran koperasi Indonesia, (pasal 4 ,UU Perkoperasian
Nomor 25 Tahun 1992)
1. Membangun dan mengembangkan potensi dan kemampuan ekonomi
anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya untuk
meningkatkan kesejahteraan ekonomi dan sosial;
2. Berperan serta secara aktif dalam upaya mempertinggi kualitas
kehidupan manusia dan masyarakat;
3. Memperkokoh perekonomian rakyat sebagai dasar kekuatan dan
ketahanan perekonomian nasional dengan koperasi sebagai soko
gurunya;
4. Berusaha untuk mewujudkan dan mengembangkan perekonomian
nasional yang merupakan usaha bersama berdasar atas asas
kekeluargaan dan demokrasi ekonomi;
5. Membangun dan mengembangkan potensi dan kemampuan ekonomi
anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya untuk
meningkatkan kesejahteraan ekonomi dan sosial;
6. Berperan serta secara aktif dalam upaya mempertinggi kualitas
kehidupan manusia dan masyarakat;
7. Memperkokoh perekonomian rakyat sebagai dasar kekuatan dan
ketahanan perekonomian nasional dengan koperasi sebagai soko
gurunya;
8. Berusaha untuk mewujudkan dan mengembangkan perekonomian
nasional yang merupakan usaha bersama berdasar atas asas
kekeluargaan dan demokrasi ekonomi;
1.2. Bentuk dan Struktur Koperasi
7
Kajian ilmiah mengenai bentuk dan struktur koperasi secara komprehensip
salah satunya telah dilakukan oleh Dulfer dalam Prasetyo Budisaksono,
19988. Untuk mempelajari bentuk dan tipe koperasi dapat dilakukan dari
berbagai dimensi diantaranya, yaitu:
A. Dimensi struktur dasar ekonomi anggota yang membentuk koperasi maka
terdapat 3 tipe koperasi, yaitu:
1 Koperasi kombinasi operasional, yaitu koperasasi yang struktur dasar
ekonomi anggotanya sebagai rumah tangga produsen. Di Indonesia
koperasi yang termasuk kedalam jenis ini meliputi KUD, Kopti,
Kopinkra, Koperasi peternakan, koperasi pertanian, koperasi taksi
dsb.
2 Koperasi kombinasi ekonomi pasar, yaitu koperasi yang struktur dasar
ekonomi anggotanya merupakan rumah tangga konsumen. Koperasi
karyawan, koperasi pegawai, KSP, koperasi konsumen adalah
tergmasuk dalam koperasi jenis ini.
3 Koperasi kombinasi karya, adalah koperasi yang struktur dasar
ekonomi anggotanya adalah rumah tangga yang menawarkan faktor
produksi keahlian dan tenaga kerja kepada perusahaan koperasinya
untuk menghasilkan barang dan jasa dan perusahaan koperasi akan
memberikan gaji atau upah. Koperasi Jasa Konsultan seperti KJA,
koperasi pondok pesantren ( Kopontren) adalah contoh dari koperasi
jenis ini.
Dari struktur dasar ekonomi anggota pada ketiga jenis koperasi
tersebut, akan menentukan derajat kompleksitas penerapan manajmen
koperasi yang dicerminkan dari kebutuhan ekonomi anggota, fungsi
pelayanan unit usaha yang harus diselenggarakan oleh koperasi,
pelaksanaan promosi anggota dan sistem komunikasi antara anggota dengan
perusahaan koperasinya. Dalam beberapa hal, koperasi kombinasi karya
cenderung memilik derajat konflik antara anggota dengan manajemen
koperasi yang tinggi, karenanya fakta empirik menunjukkan bahwa jenis
koperasi ini cenderung sulit untuk berkembang.
B. Intensitas dan Interaksi antara konomi anggota dengan perusahaan
koperasi
Jika dilihat dari intensitas dan derajat keeratan hubungan antara ekonomi
anggota dengan perusahaan koperasinya, Dulfer lebih lanjut
membedakan juga kedalam 3 jenis koperasi, yaitu:
8
1. Koperasi tradisional atau koperasi tipe pelaksana (executively
operating cooperative), adalah koperasi yang ekonomi anggotanya
menyatakan secara eksplisit tentang berbagai kebutuhan layanan
dari perusahaan koperasinya dan perusahaan koperasi meresponnya
dengan memberikan layanan secara tepat. Perusahaan koperasi
hanya melayani anggota, karenanya loyalitas dan intensitas
hubungan antara anggota dengan perusahaan koperasi sangat baik.
Contoh praktik yang baik koperasi tradisional adalah koperasi
Rohdale ( Ingris ), Kredit Union ( USA ), Koperasi Kredit dan Koperasi
Setia Bakti Wanita( Indonesia ).
2. Koperasi Tipe Pedagang atau koperasi merkhantil ( market linkage
cooperative ), adalah koperasi yang membrikan pelayanan kepada
anggotanya bersaing dengan perusahaan-perusahaan lain yang
memberikan pelayanan sejenis di pasar. Dengan pertimbangan
sekala usaha dan efisiensi usaha, koperasi juga melayani bukan
anggota. Loyalitas dan interaksi hubungan antara ekonomi anggota
dengan perusahaan koperasi seringkali lemah karena anggota dapat
memperoleh pelayanan serupa dari perusahaan lain pesaing koperasi.
Banyak pakar menyebutkan, tingkat kegagalan koperasi ini cukup
tinggi dan cenderung dikuasai oleh kelompok vested interest ( Gupta
dan Gaikuad, 1984 ).
3. Koperasi Tipe terpadu ( integrated cooperative ), adalah koperasi
yang dalam melakukan perencanaan kegiatannya tidak hanya pada
tingkat perusahaan koperasi melainkan juga diintegrasikan dengan
kegiatan ekonomi anggotanya. Koperasi jenis ini berorientasi pada
peningkatan pendapatan bersih anggota melalui peningkatan
produktivitas anggota, peningkatan nilai tambah dan pemanfaatan
produk sampingan yang dicirikan dengan cakupan wilayah kerja yang
luas. Praktik-praktik terbaik koperasi jenis ini dicontohkan oleh Amul
Dairy Cooperative dan Maharastra Suger cane Cooperative ( India ),
koperasi-koperasi pertanian di Jepang, termasuk Kopersi peternakan
dan KUD di Indonesia juga termasuk kedalam model koperasi
terpadu.
1.3. Apa itu Manajemen ?
Pemahaman konsep manajemen tidak dapat dipisahkan dari pemahaman
konsep organisasi. Dalam konsep yang sederhana organisasi adalah tempat
orang-orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi sasaran
atau tjuan merupakan elemen yang mendasar dalam organisasi apapun.
9
Organisasi juga harus memiliki dan mengalokasikan sumber daya (manusia,
modal, fisik, uang) untuk mencapai sasaran. Bagaimana organisasi
mengelola dan mengalokasikan sumber daya yang dimilikinya untuk
mencapai tujuannya adalah masalah pokok manajemen.
Berikut ini adalah beberapa pengertian atau definisi manajemen dari
beberapa sumber:
1. Stoner dan kawan-kawan (1996) mendefinisikan manajemen adalah
kebiasaan yang dilakukan secara sadar dan terus menerus dalam
membentuk dan menjalankan organisasi. Semua organisasi
mempunyai orang yang bertanggung jawab terhadap oreganisasi
untuk mencapai sasarannya, orang tersebut adalah manajer.
2. Memperkuat pendapat Stoner, Gibson dan kawan-kawan (1996)
mendefinisikan manajemen adalah suatu proses yang dilakukan oleh
satu atau lebih individu untuk mengkoordinasikan berbagai aktivitas
untuk mencapai hasil-hasil yang lebih baik yang tidak dapat dicapai
apabila individu bertindak sendiri-sendiri. Lebih jauh Peter Drucker
percaya bahwa pekerjaan manajemen adalah untuk membuat
manusia lebih produktif.
3. Petter Drucker mengkaitkannya pentingnya manajemen dalam
kaitannya dengan persaingan global. Drucker menyatakan ”
Manajemen, kecakapan, integritas, dan kinerja akan menentukan
negara-negara di dunia mencapai keunggulannya dalam dekade yang
akan datang.
4. Definisi manajemen yang mengarah kepada fungsi dan proses
manajemen dikemukakan oleh Andrew F. Sikula dalam Malayu
Hasibuan (2005) ” Management in general refers to planning,
organizing, controlling, staffing, leading, motivating,
communicating and decision making activities performed by
any organization in order to coordinate the varied resources of
the enterprise so as to bring and efficient creation of some
product or services.”
5. Pendapat lainnya dikemukakan oleh Harold dan Cyril O. Donnel
mengungkapkan bahwa manajemen adalah usaha mencapai tujuan
tertentu suatu organisasi melalui kegiatan orang lain yang dilakukan
oleh manajer melalui proses perencanaan, pengorganisasian,
penempatan, pengarahan dan pengendalian.
Dari berbagai definisi manajemen diatas dapat disimpulkan bahwa
manajemen selalu berhubungan dengan institusi dan fungsi sebuah
organisasi. Manajemen sebagai suatu fungsi dan proses menyangkut
10
sejumlah tugas-tugas yang kompleks di dalam kerangka menjamin
tercapainya suatu tujuan. Sedangkan manajemen sebagai suatu institusi
menggambarkan sejumlah orang-orang untuk mengisi tugas-tugas yang
diatur oleh organisasi tersebut.
1.4. Jadi Apa Itu Manajemen Koperasi ?
Setelah memahami pengertian koperasi sebagai organisasi usaha yang
berwatak sosial dan konsepsi manajemen secara umum maka kita sudah
dapat menjawab pertanyaan apa itu manajemen koperasi? Manajemen
koperasi pada hakekatnya adalah penerapan ilmu manajemen di koperasi
dimana orang-orang yang diberi wewenang dan tanggung jawab
melaksanakan proses perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian
sumber daya yang dimiliki oleh koperasi untuk mencapai tujuan koperasi
yaitu meningkatkan kesejahteraan berdasarkan nilai dan prinsip-prinsip
koperasi.
Pengertian yang sejalan dengan definisi diatas pernah disampaikan oleh
Peter Davis (1999) yaitu suatu proses manajemen yang diselenggarakan oleh
orang-orang yang diberi wewenang dan tanggung jawab untuk mengelola
koperasi, nilai-nilai dan prinsip-prinsip koperasi serta kekayaannya untuk
mencapai tujuannya. Manajemen koperasi adalah kegiatan profesional yang
dilakukan oleh orang-orang yang bertanggung jawab. dengan mengerahkan
segala kemampuan kepemimpinannya dan memilih kebijakan untuk
mengembangkan koperasi mencapai tujuan-tujuannya berdasarkan nilai dan
prinsip-prinsip koperasi.
Apa Itu Nilai-Nilai Koperasi?
Nilai-nilai koperasi adalah standar moralitas dan etika yang disepakati
berdasarkan tradisi para pendirinya yang dijadikan landasan ideologi koperasi
dalam mencapai cita-citanya. Nilai-nilai koperasi yang dimaksud meliputi:
menolong diri sendiri, tanggung jawab pribadi, demokrasi, persamaan, keadilan,
kesetia kawanan, kejujuran, keterbukaan, tanggung jawab sosial, serta
kepedulian kepada orang lain.
Inti dari norma-norma atau aturan-aturan adalah nilai Koperasi, yaitu konsep-
konsep atau pengertian-pengertian yang dipahami, dihayati, dan dianggap
bermanfaat serta disepakati oleh sebagian besar anggota masyarakat Koperasi
untuk dijadikan pengikat di dalam berperilaku kelompok koperasi.
Nilai-nilai koperasi itu ada dua macam :
a. Ide-ide dasar dan etika dasar; falsafah dasar koperasi
b. Prinsip dasar, yaitu pedoman instrumental bagi praktek koperasi.
11
Adapun ide atau gagasan dasar Koperasi yang relatif permanen;
1) Menolong diri sendiri dan solidaritas; menolong diri sendiri bukan
dalam bentuk tindakan individual secara terpisah dari tindakan bersama,
tetapi melalui kebersamaan atau joint action
2) Demokrasi; satu orang satu suara
3) Peranan modal yang terbatas; harus selalu dihindarkan adanya
dominasi modal yang mengancam hilangnya sarana keadilan dan
kemanusiaan.
4) Ekonomi; koperasi itu bukan badan sosial, atau organisasi masa/politik,
tetapi organisasi ekonomi di mana dinamika perkembangannya terkait
erat dengan solidaritas sosial para anggotanya. Jadi intinya efisiensi, maka
manfaat ekonomi koperasi akan dirasakan oleh anggotanya.
5) Kebebasan; prakondisi bagi inidividu untuk mengembangkan aspirasinya
tanpa tekanan.
6) Keadilan; unsur sosial psikolgis yang harus selalu diperhatikan dalam
koperasi.
Etika dasaryang paling utama dan tak boleh diabaikan adalah :
1) Kejujuran; sesuai dengan apa yang dipelajari/dimengerti, tidak ada
manipulasi-manipulasi yang bisa memberi kesan lain
2) Kepedulian; nilai yang mengantarkan kepada sikap kemanusiaan, artinya
selalu sadar bahwa hidup itu tidak sendirian.
3) Kemajemukan (pendekatan demokratis); kenyataan yang harus selalu
disadari oleh para koperasiawan (insan Koperasi), kenyataan menunjukkan
bahwa orang-orang yang menjalani nasib yang sama dalam tingkat
kehidupan sosial-ekonomi memiliki latar belakang sosial yang berbeda-
beda, tetapi mempunyai kesamaan kepentingan.
4) Konstruktif (percaya kepada cara-cara koperasi); merasa yakin atas
keampuhan koperasi berdasarkan karakteristiknya yang sudah dipahami
dengan baik. Artinya harus memiliki kepercayaan bahwa permasalahan
yang mereka hadapi (skala individual, kelompok lokal, regional, dan
nasional) dapat diatasi dengan cara-cara koperasi, artinya koperasi bukan
hanya berbeda dengan yang lain akan tetapi juga memiliki keunggulan
komparatif.
Apa Itu Prinsip-Prinsip Koperasi?
Prinsip-prinsip koperasi adalah penjabaran lebih operasional dari nilai-nilai
koperasi yang dijadikan sebagai pedoman dalam pelaksaanaan kegiatan koperasi
baik kegiatan organisasi maupun kegiatan usaha koperasi.
Prinsip koperasi yang dianut oleh gerakan koperasi internasional saat ini adalah
prinsip yang disepakati pada kongres ICA di Mancester, Inggris pada tanggal 23
12
September 1995. ICA adalah gabungan gerakan koperasi internasional yang
beranggotakan 700 juta orang lebih, berasal dari 70 negara, berpusat di Genewa,
Swiss. Untuk wilayah Asia-Fasifik berkantor di New Delhi, India. Prinsip-prinsip
koperasi yang dimaksud meliputi:
1. Keanggotaan sukarela dan terbuka. Koperasi adalah organisasi yang
keanggotaannya bersifat sukarela dan terbuka bagi setiap orang yang
bersedia menggunakan jasa-jasa pelayanannya, dan bersedia menerima
tanggung jawab keanggotaan, tanpa membedakan gender (jenis kelamin),
latar belakang sosial, ras, politik atau agama. Di dalam praktek,
keanggotaan sukarela dan terbuka ini tentunya dapat dijabarkan dengan
persyaratan-peryaratan yang mengatur hak dan kewajiban sebagai
anggota koperasi yang lebih lanjut diatur dalam Anggaran Dasar Koperasi.
2. Pengawasan oleh anggota secara demokratis. Koperasi adalah
organisasi terbuka yang demokratis diawasi oleh para anggotanya, yang
secara aktif menetapkan kebijakan dan membuat keputusan. Anggota
baik laki-laki maupun perempuan yang dipilih sebagai pengurus atau
pengawas bertanggung jawab kepada Rapat Anggota. Dalam koperasi
primer anggota memiliki hak suara yang sama (satu anggota satu suara).
Pada tingkat lainnya, koperasi juga dikelola secara demokratis.
3. Partisipasi anggota dalam kegiatan ekonomi. Anggota menyetorkan
modal mereka secara adil dan melakukan pengawasan secara demokratis.
Sebagian dari modal tersebut adalah milik bersama untuk dijadikan modal
perusahaan koperasi yang menjalankan fungsi ekonomi dalam
memberikan pelayanan kepada anggota. Pelayanan yang disediakan oleh
perusahaan koperasi ini harus dimanfaatkan sebaik-baiknya oleh anggota
(partisipasi pemanfaatan pelayanan). Partisipasi pemanfaatan pelayanan
ini bila koperasi efisien akan menghasilkan surplus yang di Indonesia
dikenal dengan Sisa Hasil Usaha (SHU). Bila ada balas jasa terhadap
modal, diberikan secara terbatas. An ggota mengalokasikan SHU untuk
beberapa atau semua dari tujuan seperti di bawah ini:
a. Mengembangkan koperasi, caranya dengan membentuk cadangan untuk
menambah permodalan koperasi.
b. Dibagikan kepada anggotanya secara proporsional dan adil berdasarkan
jasa transaksi masing-masing anggota kepada koperasinya.
c. Mendukung kegiatan lainnya yang disepakati dalam Rapat Anggota.
4. Otonomi dan kemandirian. Koperasi adalah organisasi otonom dan
mandiri yang dimodali, dikelola, diawasi dan dipergunakan oleh para
anggotanya. Apabila koperasi membuat perjanjian dengan pihak lain,
termasuk pemerintah, atau memperoleh modal dari luar, maka hal itu
harus berdasarkan peryaratan yang tetap menjamin adanya upaya:
13
pengambilan keputusan dan pengawasan yang demokratis oleh
anggotanya dengan tetap mempertahankan otonomi koperasi.
5. Pendidikan, pelatihan, dan informasi. Koperasi memberikan
pendidikan dan pelatihan bagi anggota, pengurus, pengawas, manajer,
dan karyawannya.. Tujuannya agar mereka dapat melaksanakan tugas
dengan lebih efektif bagi perkembangan koperasi. Koperasi juga wajib
memberikan informasi kepada anggota dan masyarakat umum, khususnya
kepada orang-orang muda dan tokoh-tokoh masyarakat mengenai hakekat
dan manfaat berkoperasi.
6. Kerjasama antar kioperasi. Dengan bekerjasama pada tingkat lokal,
nasional , regional, dan internasional, maka gerakan koperasi diharapkan
mampu melaayani anggotanya dengan efektif dan dapat memperkuat
jaringan gerakan koperasi.
7. Kepedulian terhadap masyarakat. Koperasi melakukan kegiatan
dituntut untuk mengembangkan masyarakat sekitarnya secara
berkelanjutan, dengan tetap memperhatikan kelestarian lingkungan
ekosistem melalui kebijakan yang diputuskan oleh Rapat Anggota.
Disamping prinsip-prinsip koperasi internasional yang telah diuraikan di atas,
koperasi Indonesia secara khusus memiliki prinsip-prinsip koperasi Indonesia
yang dituangkan dalam UU No.25 tahun 1992 tentang perkoperasian yaitu:
1. Keanggotaan bersifat sukarela dan terbuka
2. Pengelolaan dilakukan secara demokratis
3. Pembagian sisa hasil usaha dilakukan secara adil sebanding dengan
besarnya jasa usaha masing-masing anggota
4. Pemberian balas jasa yang terbatas terhadap modal
5. Kemandirian
6. Pendidikan perkoperasian
7. Kerjasama antar koperasi.
Koperasi yang merupakan suatu sistem organisasi terdiri dari tiga
dimensi menurut Rusidi, yaitu :
• Dimensi Keanggotaan dengan konsep dasar partisipasi anggota dalam
Kopeasi (members participation)
• Dimensi Kepengurusan dengan konsep dasar kepemimpinan Koperasi
(cooperative leadership)
• Dimensi Keusahaan dengan konsep dasar keterampilan manajerial
(managerial skill)
Dimensi-dimensi tersebut memiliki kemampuan untuk memainkan peranannya,
seperti kemampuan anggota untuk berpartisipasi, kemampuan pengurus dalam
memimpin dan kemampuan pengelolaan dalam melakukan usahanya agar dapat
14
mencapai tujuan. Masing-masing dimensi tersebut memainkan perannya dan
kemampuan yang dimiliki, yaitu :
• Peran anggota yaitu menyumbangkan ide, menyumbangkan modal, ikut
mengawasi, dan memanfaatkan pelayanan anggota, dengan kemampuan
anggota dalam berpartisipasi.
• Peran pengurus yaitu mengelola organisasi Koperasi dan membina
anggota serta mengawasi jalannya usaha Koperasi, dengan kemampuan
pengurus dalam memimpin dan membuat kebijakan-kebijakan demi
kemajuan Koperasi.
• Peranan keusahaan yaitu melaksanakan tugas dari pengurus untuk
mengelola Koperasi dan memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya pada
anggota, dengan kemampuan untuk mengelola usaha dengan baik.
Prinsip Identitas Ganda Anggota
Ciri-ciri organisasi koperasi secara sosio-ekonomi membentuk struktur
organisasi koperasi yang unik dan menggambarkan suatu sistem sosio-ekonomi
yang melibatkan anggota, perusahaan koperasi dan pasar sedemikian rupa dan
membentuk sistem koperasi. Keunikan itu terletak pada posisi anggotanya di
mana anggota koperasi adalah pemilik perusahaan koperasi dan sekaligus
sebagai pengguna/pelanggan bagi koperasinya (lihat Gambar 1. Sebagai
perbandingan, maka pemilik perusahaan kapitalistik tidak identik dengan
pelanggannya. Status khusus anggota koperasi tersebut merupakan identitas
koperasi di mana anggota memiliki identitas ganda atau prinsip identitas
ganda anggota (dual identity). Pemilik perusahaan identik dengan pelanggan
perusahaan. Apabila identitas ganda dari anggota koperasi tersebut hilang, maka
hilang pula ciri perusahaannya sebagai koperasi. Karena itu dalam koperasi
berlaku prinsip-prinsip :
1) Rapat anggota merupakan kekuasaan tertinggi dari koperasi;
2) Satu anggota satu hak suara tanpa melihat besar kecilnya kontribusi modal
masing-masing;
3) Manajemen koperasi bersifat terbuka (tentunya terhadap anggotanya) serta
dilengkapi dengan prinsip-prinsip koperasi lainnya untuk mempertegas
identitas koperasi tersebut.
Kedudukan anggota sebagai pengguna barang dan jasa koperasinya bergantung
kepada jenis koperasi, sebagai ilustrasi dapat dilihat pada tabel 1 berikut ini.
Tabel 1. Kedudukan Anggota sebagai Pengguna dalam Berbagai Jenis Koperasi.
Jenis Koperasi Kedudukan Anggota
15
Koperasi konsumen
Koperasi Produsen
Koperasi Produksi
Koperasi Simpan Pinjam
Pelanggan/Pembeli barang & jasa konsumsi
Pembeli bahan (input) & penjual produk (output)
Pekerja Koperasi
Penyimpan dan Peminjam
BAB 2. PENTINGNYA MANAJEMEN BAGI ORGANISASI KOPERASI
Dalam sejarah perkembngan pemikiran manajemen, manajemen mulai
sangat nyata dibutuhkan manakala adanya suatu institusi atau organisasi,
dimana orang-orang yang bergabung dalam suatu organisasi dituntut harus
mampu bekerjasama untuk mengelola dan mengorganisasikan sumberdaya yang
dimiliki organisasi dalam rangka mencapai suatu tujuan organisasi yang telah
disepakati. Koperasi sebgagai organisasi ekonomi modern yang berwatak sosial
juga dituntut harus mampu mewujudkan tujuanny.
Seperti halnya organisasi usaha lainnya seperti CV, Firma, dan Perseroan
terbatas, organisasi koperasi memiliki sumber daya seperti sumber daya manusia,
modal (uang dan barang-barang modal), sarana fisik, dan sumber daya informasi
yang harus dikelola untuk mencapai tujuannya. Hanya saja tujuan perusahaan
kapitalistik (CV, Firma dan PT) adalah berbeda dengan tujuan koperasi. Tujuan
perusahaan kapitalistik lebih mengutamakan kepada mencari keuntungan yang
berkelanjutan guna meningkatkan kemakmuran pemiliknya berdasarkan prinsip
ekonomi semata, sedangkan koperasi meningkatkan kesejahteraan anggota dan
masyarakat pada umumnya berdasarkan nilai dan prinsip-prinsip koperasi.
Tercapai tidaknya tujuan koperasi dapat diukur dari indikator kesejahteraan
anggota yang dapat dilihat dari manfaat ekonomi dan manfaat sosial yang
diterima oleh anggota koperasi.
Apa Manfaat/Keuntungan ekonomi bagi anggota?
a. Peningkatan sekala usaha. Koperasi memberikan kesempatan pada
anggota untuk menjual atau membeli barang atau jasa secara bersama-
sama, sehingga biaya yang timbul menjadi lebih rendah. Biaya pembelian
yang murah akan memberikan manfaat harga yang lebih murah bagi
anggota. Hal ini dapat diterapkan pada koperasi sekolah dalam
pengadaan buku-buku pelajaran, Alat Tulis, Sepatu, pakaian seragam dan
keperluan siswa lainnya.
b. Pemasaran. Koperasi dapat menampung hasil produksi anggota dan
menjualnya ke pasar. Dengan menjual secara bersama-sama melalui
koperasi, maka biaya pemasaran yang harus dikeluarkan oleh masing-
masing anggota menjadi lebih rendah, dibandingkan dengan menjual
16
secara sendiri-sendiri. Biaya pemasaran yang rendah berarti
penghematan bagi anggota yang pada gilirannya akan meningkatkan
pendapatan bersih anggota. Kegiatan pemasaran ini sangat cocok dan
dibutuhkan bagi para petani anggota Koperasi Unit Desa (KUD), peternak
anggota koperasi peternakan, perajin tahu dan tempe anggota Koperasi
Tahu Tempe (Kopti), dan koperasi produsen lainnya.
c. Pengadaan barang dan jasa. Koperasi dapat menyediakan barang dan
jasa kebutuhan anggota. Dengan membeli secara bersama-sama melalui
koperasi, maka memungkinkan anggota untuk mendapatkan barang dan
jasa dalam jumlah dan kualitas yang baik dan harga yang lebih murah.
d. Fasilitas kredit. Koperasi dapat memberikan kemudahan bagi anggota
yang membutuhkan fasilitas kredit dalam bentuk: proses yang cepat,
jaminan yang ringan, dan bunga yang rendah. Hal ini dapat dilakukan
karena anggota adalah pemodal (pemilik) yang sekaligus
pengguna/nasabah bagi koperasinya.
e. Pembagian Sisa Hasil Usaha (SHU). Sebagai anggota, pada akhir tahun
akan memperoleh bagian SHU yang besarnya dihitung berdasarkan
transaksi (pembelian, pemasaran, dan pengambilan kredit), dan partisipasi
modal yang telah diberikan anggota kepada jkoperasi.
Apa Manfaat/keuntungan Sosial Bagi Anggota?
a. Keuntungan kelompok. Dengan berkoperasi, gerakan koperasi memiliki
potensi untuk menekan atau mempengaruhi kebijakan ekonomi yang
dikeluarkan oleh pemerintah. Karena gerakan koperasi mewakili
kepentingan banyak orang dengan menghimpun massa yang cukup besar
dalam rangka memperjuangkan pembangunan yang pro terhadap hajat
hidup rakyat banyak.
b. Pendidikan dan pelatihan. Pendidikan dan pelatihan dapat meningkatkan
pengetahuan, kesadaran, dan ketarampilan dalam berkoperasi,
berorganisasi, dan bisnis sebagai kunci untuk memerangi kebodohan dan
kemiskinan.
c. Program sosial lainnya. Agar terpupuk Rasa kesetiakawanan antar
anggota, maka koperasi dapat menyelenggarakan kegiatan asuransi,
perumahan, jasa kesehatan, tunjangan hari tua, dan lain sebagainya.
Tujuan koperasi yang diukur dari manfaat ekonomi dan manfaat sosial bagi
anggotanya tersebut tentu saja tidak secara otomatis akan dapat diwujudkan oleh
koperasi begitu saja. Koperasi membutuhkan manajemen yang profesional yang
mampu menerapkan fungsi dan proses manajemen seperti perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian terhadap sumber daya yang
dimilikinya secara efektif dan efisien. Efektif berarti manajemen koperasi mampu
mencapai tujuannya yaitu meningkatkan kesejahteraan anggotanya. Sedangkan
17
efisien berarti manajemen koperasi mampu melakukan penghematan-
penghematan (tidak boros) dalam menjalankan fungsi pelayanannya. Disinilah
peranan manajemen koperasi menjadi sangat penting.
Jika dibandingkan antara koperasi dengan perusahaan kapitalistik,
sebenarnya koperasi memiliki output atau tujuan ganda yaitu tujuan perusahaan
koperasi dilihat dari segi ekonomi dan tujuan koperasi dari segi sosial. Sementara
perusahaan kapitalistik lebih menekankan tujuan perusahaan dari segi ekonomi
saja. Terhadap kondisi ini para pakar manajemen koperasi menyatakan bahwa
manajemen koperasi adalah manajemen yang unik atau plus karena manajemen
koperasi dituntut untuk mewu8judkan dua output sekaligus secara bersamaan.
Oleh karenanya untuk mengelola koperasi dibutuhkan kemampuan dan
profesionalitas manajemen yang lebih yang memahami karakteristik organisasi
koperasi sebagai organisasi sosial ekonomi yang memiliki nilai dan prinsip yang
berbeda dengan perusahaan kapitalistik.
Perbedaan manajemen koperasi dengan perusahaan kapitalistik dapat
dilihat dari dimensi: pengguna jasa, kepemilikan, hak suara, pelaksanaan
pengambilan keputusan, penentuan kebijakan, balas jasa terhadap modal,
penerima keuntungan, dan penanggungan risiko yang secara rinci dapat dipelajari
pada tabel berikut.
Dimensi Perorangan Firma, CV PT Koperasi
Pengguna Jasa Bukan pemilik
Umumnya bukan pemilik
Umumnya bukan pemilik
Anggota
Pemilik usaha individu Sekutu usaha
Pemegang saham Anggota
Hak suara individu Para sekutu Pemegang saham biasa
Anggota
Pelaksanaan voting
Tidak perlu Biasanya menurut besarnya modal penyertaan
Menurut besarnya saham yang dimiliki melalui Rapat Umum Pemengang Saham (RUPS)
Satu orang satu suara melaluui Rapat Anggota (RA)
Penentuan kebijakan
Orang yang bersangkutan
Para sekutu Direksi Pengurus
Balas jasa terhadap modal
Tidak terbatas
Tidak terbatas
Tidak terbatas Terbatas
Penerima keuntungan
Orang yang bersangkutan
Para sekutu secara proporsional
Pemegang saham secara proporsional
Anggota sesuai jasa partisipasi
Penanggungan risiko
pemilik Para sekutu Pemegang saham proporsional dengan jumlah saham yang dimiliki
Anggota sejumlah modal sen diri koperasi (equity)
18
BAB 3. FUNGSI DAN PROSES MANAJEMEN DI KOPERASI
Para pakar manajemen menyimpulkan bahwa sejak akhir abad
kesembilan belas, biasanya manajemen didefinisikan dalam empat fungsi
spesifik dari manajer, yaitu merencanakan (Planning), mengorganisasikan
(Organizing), melaksanakan (actuating), dan mengendalikan (Controlling),
walaupun kerangka kerja ini masih terus di teliti dan sering diperdebatkan
(Stoner at al,1996 : 10). Beberapa pakar lainnya menyebutkan bahwa fungsi
manajemen terdiri dari 5 P yaitu Perencanaan, Pengorganisasian,
Pengarahan, Pengkoordinasian dan Pengendalian. Tetapi kondisi terkini, para
pakar manajemen Amerika cenderung menganut tiga fungsi utama yaitu
Planning, Organizing, dan Controlling dengan alasan yang dapat
dipertanggungjawabkan bahwa Actuating atau pelaksanaan sebenarnya
masuk dalam dimensi perencanaan (Gibson, at al. 1996 : 174). Dalam buku
ini ini, akan dijelaskan fungsi klasik dari manajem.
TUJUH PRINSIP MANAJEMEN KOPERASI PETER DAVIS
19
Untuk memperjelas hubungan prinsip manajemen dan prinsip
koperasi, Dubashi pada tahun 1970 meringkasnya sebagai berikut:
Proses adalah cara sistematik yang sudah ditetapkan dalam melakukan
kegiatan. Jadi manajemen sebagai suatu proses adalah pengertian yang
menekankan bahwa manajer- tidak peduli bakat dan keterampilannya-terlibat
dalam aktivitas yang saling terkait dalam fungsi perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian sumber daya untuk
mencapai suatu tujuan organisasi yang diinginkan.
20
Bagan : Proses Manajemen di Koperasi
Perencanaan
Fungsi penting pertama yang harus dijalankan oleh pihak manajemen koperasi
adalah fungsi perencanaan. Pengurus dan manajer di koperasi harus menyusun
perencanaan penggunaan sumber daya manusia, modal, sarana fisik, dan
informasi yang dimiliki koperasi untuk mencapai tujuan koperasi yang telah
disepakati oleh para anggotanya. Perencanaan menyangkut masa depan.
Bagaimana dengan kemampuan, masalah, dan potensi yang dimiliki koperasi saat
ini diarahkan untuk mencapai target-target koperasi kearah yang lebih baik.
Karenanya sebelum menyusun perencanaan pengurus dan manejer koperasi
harus melakukan identifikasi dan evaluasi terlebih dahulu apa target atau sasaran
apa saja yang sudah tercapai, kebutuhan pelayanan apa yang diinginkan oleh
anggota dan belum dipenuhi oleh koperasi, bagaimana kemampuan permodalan
koperasi, termasuk juga situasi persaingan usaha di lingkungan koperasi juga
harus diperhitungkan.
Apa manfaat perencanaan bagi koperasi?
Apabila pengurus dan manajer mampu menyusun perencanaan yang baik, maka
akan memberikan manfaat sebagai berikut:
• Sebagai perwujudan koordinasi diberbagai bagian untuk mencapai tujuan
organisasi koperasi.
• Dapat menghindarkan keadaan yang tidak terduga di masa yang akan
datang.
• Meningkatkan efektifitas dan efisiensi dengan penggunaan metoda kerja
yang sesuai dan sistematis.
21
• Memperlancar pendelegasian wewenang karena adanya kebijakan,
prosedur serta jadwal yang telah ditetapkan.
• Menghindarkan tindakan coba-coba, tanpa perhitungan yang
menyebabkan pemborosan bagi koperasi.
• Sebagai pedoman pengawasan agar pelaksanaan kegiatan di koperasi
selalu berpedoman pada tujuan.
Bagaimana langkah dan prosesnya?
Ada enam langkah proses perencanaan yang dapat dilakukan oleh pengurus
dan manajer koperasi, yaitu:
1. Mengumpulkan fakta dan informasi yang berkaitan dengan situasi internal
organisasi koperasi (organisasi, keanggotaan, permodalan, sarana dan
prasarana, SDM, dan usaha koperasi) dan situasi eksternal (persaingan,
politik, ekonomi, sosial budaya, teknologi, hukum ) koperasi.
2. Menanalisis masalah dan potensi yang diperoleh dan didukung dengan
fakta dan informasi dari langkah pertama.
3. Memperkirakan perkembangan dan situasi koperasi dan lingkungannya
dimasa yang akan datang.
4. Menetapkan tujuan dan hasil, sebagai patokan sebagai sasaran yang
aakan dicapai.
5. Mengembangkan alternatif sebagai arah tindakan dan memilih alternatif
yang paling sesuai (pengambilan keputusan).
6. Alokasi sumber daya, SDM, modal, sarana dan prasarana yang ditetapkan
dalam matriks kebijakan untuk mendukung tujuan atau hasil dengan
alternatif yang telah diputuskan.
7. Penyusunan anggaran pendapatan dan belanja koperasi (RAPBK).
Apa peran pengurus dan manajer dalam perencanaan di koperasi?
• Pengurus bersama manajer menyusun rencana strategis dan taktis baik
untuk jangka panjang maupun jangka pendek.
• Pengurus meminta manajer menyusun garis besar program operasional,
selanjutnya dibahas bersama dengan pengurus dan pengawas.
• Manajer juga membuat anggaran untuk mencapai hasil yang dikehendaki,
tanpa mengabaikan struktur keuangan yang ada.
• Berdasarkan rencana yang ada, dibuatlah kebijakan sebagai pedoman
seluruh pelaksanaan.
• Secara bersama menetapkan kebijakan personalia, karyawan usaha
keuangan dan anggota guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
• Pengurus membuat rencana penerimaan dan belanja koperasi (RAPBK).
22
• Rencana yang telah disusun dan RAPBK disampaikan dalam rapat anggota
untuk dibahas dan mendapatkan pengesahan.
Pengorganisasian
Setelah perencanaan disusun, pengurus dan manajer koperasi
selanjutnya harus melakukan fungsi pengorganisasian. Pengorganisasian
dapat dikatakan sebagai proses penciptaan hubungan antara berbagai
fungsi, personalia dan faktor-faktor fisik, agar semua pekerjaan yang
dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan.
Mengorganisasikan merupakan bagian proses manajemen yang memiliki
arti membagi pekerjaan diantara para individu dan kelompok serta
mengkoordinasikan aktivitas mereka agar setiap individu dapat
mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tugasnya sehingga mereka
dapat bekerja sama dengan baik dalam suatu perusahaan guna mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.
Fungsi pengorganisasian dalam sebuah organisasi koperasi meliputi
pembagian seluruh tugas kedalam berbagai kerja individual dengan
wewenang dan tanggung jawab tertentu untuk menjalankan kerja
tersebut dan selanjutnya berbagai kerja individual tersebut dikumpulkan
kedalam berbagai bagian atau unit kerja menurut dasar dan ukuran
tertentu.
Apa manfaat fungsi pengorganisasian?
Manfaat dan Tujuan fungsi pengorganisasian dalam manajemen koperasi
adalah mencapai usaha terkoordinasi melalui perancangan struktur
hubungan tugas dan wewenang baik yang menyangkut tugas pokok
maupun tugas penunjang. Tugas pokok organisasi koperasi adalah
memberikan pelayanan kepada anggota melalui unit-unit kegiatan usaha
koperasi. Contohnya dalam disain struktur organisasi koperasi sekolah
tugas pokok dapat dicerminkan dengan adanya unit usaha kantin, unit
usaha toko, unit usaha foto copy, dan unit usaha simpan pinjam. Unit-
unit usaha yang dimaksud adalah tugas pokok koperasi yang
mempengaruhi dan menentukan hidup matinya koperasi. Tugas
penunjang adalah unit kerja penunjang yang dapat dipakai bersama oleh
unit-unit tugas pokok koperasi seperti bagian administrasi keuangan,
bagian perencanaan dan lain sebagainya sesuai dengan kebutuhan.
23
Langkah dan proses pengorganisasian di koperasi
1. Pengurus dan manajer di koperasi harus menginventarisir ulang
Personalia, dana, fasilitas, tugas-tugas pokok dan tugas
penunjang, prioritas tujuan
2. Merancang ulang (bila dibutuhkan) struktur organisasi yang sesuai
dengan tuntutan organisasi koperasi agar mampu bergerak
lincah.
3. Menentukan pekerjaan yang harus dilaksanakan
4. Memilih, menempatkan dan melatih karyawan sesuai dengan
posisi jabatan atau tugasnya.
5. Mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab secara
proporsional dan berimbang sesuai denag jabatannya.
6. Membentuk sejumlah hubungan di dalam organisasi baik
hubungan vertikal maupun horizontal.
Bagan: Struktur Umum Organisasi Koperasi
Hal penting lain yang perlu dipahami oleh pengurus dan manajer
koperasi bahwa proses pengorganisasian di koperasi adalah proses
manajerial yang dinamis dan berkelanjutan. Ketika teknologi yang
diterapkan oleh koperasi berubah, maka disain dan struktur
organisasi koperasi dapat berubah, demikian pula dengan lingkungan
organisasi, sehingga pengurus dan manajer koperasi harus
menyesuaikan strategi agar tujuan organisasi dapat tetap dicapai
secara efektif dan efisien.
Pelaksanaan
24
Setelah fungsi pengorgaisasian dijalankan, selanjutnya pihak manajemen
di koperasi harus menjalankan fungsi pelaksanaan atau implementasi.
Fungsi pelaksanaan adalah suatu proses menggerakkan dan menjalankan
organisasi agar orang-orang yang diberi tugas, wewenang dan tanggung
jawab dapat bekerja menjalankan tugas untuk mencapai tujuan organisasi
yang telah ditetapkan. Disinilah pengurus dan manajer di koperasi
dituntut harus menjalankan fungsi kepemimpinan.
Kepemimpinan adalah kemampuan seseorang untuk mempengaruhi
orang lain (bawahan atau pengikutnya) agar mau melaksanakan perintah
atau pekerjaan yang diberikan oleh pemimpin. Oleh karena itu
kemampuan kepemimpinan di koperasi adalah bagian yang fital dalam
menjalankan dan menggerakka organisasi koperasi. Perencanaan yang
baik dan pengorganisasian yang baik pula tidak akan ada artinya bila
manusia yang diberi tugas, wewenang dan tanggung jawab tidak
melaksanakannya.
Fungsi-fungsi kepemimpinan yang dapat diperankan oleh pengurus dan
manajer koperasi dapat meliputi fungsi pengarahan, pengkoordinasian,
motivasi, dan komunikasi.
Pengarahan
Bila kita mengandaikan manajemen sebagai tubuh, organisasi sebagai
rangka, maka jaqntung atau inti dari proses manajemen adalah
pengarahan kepada karyawan atau bawahan. Pengarahan yang
dilakukan oleh pengurus koperasi dapat ditujukan untuk:
Menentukan kewajiban dan tanggung jawab,
Menetapkan hasil yang harus dicapai,
Mendelegasikan wewenang yang diperlukan,
Menciptakan kebutuhan (hasrat) untuk berhasil dan berprestasi,
Mengawasi agar pekerjaan benar-benar dilaksanakan sebagaimana
mestinya.
Fungsi pengarahan dapat juga diartikan secara lebih luas yaitu sebagai tugas
untuk membuat organisasi tetap hidup, untuk menciptakan kondisi yang
menumbuhkan minat kerja, kekuatan untuk bertindak, pemikiran yang
imajinatif dan kelompok kerja yang berkelanjutkan. Tujuan ini, dapat dicapai
dengan mutu kepemimpinan yang ditunjukkan oleh pengurus atau manajer
koperasi.
Pengkoordinasian
25
Koordinasi merupakan daya upaya untuk mensinkronkan dan menyatukan
tindakan-tindakan kelompok tugas dalam suatu organisasi. Koordinasi
merupakan otak dalam batang tubuh dari keahlian manajemen. Dalam
praktek, pengkoordinaian dapat meliputi aktivitas beriku:
Penafsiran program, kebijakan, prosedur dan praktek,
Pengupayaan pertumbuhan dan perkembangan karyawan,
Pembinaan hubungan dengan para karyawan dan sikap yang tepat
mengarah ke masa depan,
Pengupayaan iklim bekerja yang kondusif untuk mencapai
keberhasilan,
Pengadaan arus informasi yang memadai, dimana komunikasi tidak
saja ke bawah (dari pimpinan kepada bawahan) tetapi juga ke atas
( dari bawahan kepada pimpinan ) dan kesamping (pada tingkat yang
sama) secara efektif.
Pengendalian
Fungsi terakhir manajemen yang harus dilaksanakan oleh pihak
manajemen adalah fungsi pengendalian. Pengendalian merupakan
aktivitas untuk menemukan, mengoreksi adanya penyimpangan-
penyimpangan dari hasil yang telah dicapai, dibandingkan dengan
rencana kerja yang telah ditetapkan sebelumnya.
Pada setiap tahapan kegiatan perlu dilakukan pengendalian, agar lebih
cepat dilakukan koreksi bila terjadi penyimpangan. Proses pengendalian
mencatat setiap perkembangan kearah tujuan pokok perusahaan, juga
sasaran serta metoda pencapaiannya yang memungkinkan manajer
mengetahui lebih awal terdapat penyimpangan. Karenanya,
pengendalian berkaitan erat dengan perencanaan.
Menurut Gibson, at al (1996: 302), terdapat tiga jenis pengendalian
manajemen yaitu pengendalian pendahuluan (preliminary control),
pengendalian bersamaan (concurrent control), dan pengendalian umpan
balik (feedback control). Pengendalian pendahuluan berfokus pada
pencegahan penyimpangan dalam kualitas dan kuantitas dari sumber
daya yang digunakan oleh organisasi. Sumber daya manusia harus
memenuhi kualifikasi yang ditentukan. Material harus memenuhi tingkat
kualitas yang bias diterima dan harus tersedia pada saat dibutuhkan.
Modal juga harus cukup tersedia sesuai dengan yang direncanakan.
Pengendalian bersamaan, memantau operasi yang berjalan
memastikan bahwa berbagai tujuan telah direalisasikan. Standar yang
26
membimbing kegiatan yang berjalan dihasilkan dalam uraian pekerjaan
dan berbagai kebijakan yang dihasilkan dari fungsi perencanaan.
Metoda pengendalian umpan balik berfokus pada hasil-hasil akhir.
Tindakan korektif ditunjukkan kepada perbaikan proses perolehan sumber
daya atau operasi actual.
Matriks Jenis dan Teknik Pengendalian (Gibson, at al. 1996:305)
Jenis Pengendalian Teknik Pengendalian
Pendahuluan Pemilihan, penarikan dan
penempatan karyawan
Pemeriksaan material
Penganggaran modal
Penganggaran keuangan
Bersamaan Pemantauan
Pengarahan
Umpan balik Analisis laporan keuangan
Analisis biaya standart
Prosedur pengendalian kwalitas
Evaluasi kinerja karyawan
Dalam praktek, penerapan fungsi pengendalian dalam manajmen modern
dikaitkan dengan orientasi meningkatkan kualitas secara menyeluruh.
Salah satu dari konsep tersebut adalah Total Quality Management (TQM).
Istilah total mengandung makna every process, every job and every
person (Lewis and Smith, 1994). Pengertian TQM dapat dibedakan dalam
dua aspek (Goetsch and davis, 1994) yaitu aspek pertama menguraikan
apa TQM itu. TQM didefinisikan sebagai pendekatan dalam menjalankan
bisnis/usaha yang berupaya memaksimalkan daya saing melalui
penyempurnaan terus-menerus atas produk, jasa, manusia, proses dan
lingkungan organisasi. Sedangkan aspek yang kedua adalah cara
mencapainya dan berkaitan dengan 10 karakteristik TQM yang terdiri:
berfokus pada pelanggan (internal maupun eksternal), berobsesi tinggi
pada kualitas, menggunakan pendekatan ilmiah, memiliki komitmen
jangka panjang, kerja sama tim, penyempurnaan kualitas secara
berkesinambungan, pendidikan dan pelatihan, menerapkan kebebasan
yang terkendali, memiliki kesatuan tujuan, serta melibatkan dan
memberdayakan karyawan. Creech (1996) disisi lain mengemukakan ada
lima pilar untuk dapat berhasil menerapkan TQM, lima pilar tersebut
27
adalah produk, proses, organisasi, pemimpin dan komitmen. Lebih lanjut
creech menjelaskan bahwa produk merupakan titik pusat bagi tujuan dan
prestasi organisasi. Kualitas dalam produk tidak mungkin tanpa kualitas
dalam proses. Kualitas dalam proses tidak akan mungkin ada tanpa ada
organisasi yang tepat. Organisasi menentukan kesehatan dan vitalitas
keseluruhan sistem manajemen. Meskipun demikian, organisasi yang
tepat tidak ada artinya tanpa kepemimpinan yang memadai dan
komitmen yang kuat.
Siapa yang melakukan pengendalian dan pengawasan di
koperasi?
1. Anggota koperasi, sesuai dengan prinsip koperasi pengelolaan
dilakukan secara demokratis, maka organisasi koperasi adalah
organisasi yang terbuka bagi anggota sebagai pemilik untuk
berpartisipasi aktif dalam melakukan pengawasan di koperasi.
Partisipasi aktif anggota dalam pengawasan dapat dilakukan anggota
untuk menggunakan hak bicaranya yaitu hak untuk bertanya dan
memberikan kritik dan saran terhadap pelaksanaan kebijakan
pengurus baik secara langsung, menulis surat melalui kotak saran
yang disediakan, dan dalam rapa anggota.
2. Pengawas, yang dipilih dari dan oleh anggota memiliki fungsi yang
jelas dalam pengawasan dan pengendalian manajemen di koperasi.
Pengawas memiliki tugas untuk menilai hasil kerja pengurus apakah
sesuai atau tidak sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan,
mencegah terjadinya penyelewengan, dan menjaga tertib administrasi
secara menyeluruh.
3. Pengurus dan manajer, yang menjalankan proses dan fungsi
manajemen koperasi dari mulai perencanaan, pengorgam, dan
pelaksanaan pada akhirnya harus melakukan pengendalian.
Pengendalian yang dilakukan oleh pengurus dan manajer ini dilakukan
dalam rangka memonitor/memantau apakah ptroses dan pelaksanaan
kegiatan selaras dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya,
dan memberi peringatan serta mengambil langkah-langkah bila
diperlukan untuk melakukan tindakan korektif.
4. Badan penasihat dewan Pembina, sesuai dengang namanya
badan ini tugasnya adalah memberikan nasihat dan pembinaan
kepada pengurus koperasi baik dibidang kelembagaan, organisasi
maupun usaha koperasi agar koperasi tumbuh dan berkembang.
28
5. Kementerian Koperasi dan UKM, Dinas yang membidangi
koperasi di tingkat provinsi, kabupaten/kota, adalah unsur
pemerintah yang mempunyai tugas dalam melakukan pembinaan
kepada koperasi agar koperasi mematuhi segala ketentuan yang
diatur oleh pemerintah.
Prinsip-prinsip pengawasan dan pengendalian
Pengawasan dan pengendalian manajemen di organisasi koperasi baik
yang dilakukan oleh pihak pengawas internal (anggota, pengawas,
pengurus, dan manajer) maupun pihak eksternal (pemerintah) perlu
memperhatikan prinsip-prinsip berikut:
1. Pengawasan harus ekonomis.
2. Fleksibel dan mudah dimengerti.
3. Menjamin diadakannya tindakan korektif.
4. Melaporkan adanya penyimpangan, penyebab terjadinya
penyimpangan dan alternatif solusi perbaikan.
5. Mengetahui dengan pasti tentang sifat dan kebutuhan dari setiap
kegiatan yang harus diawasi.
MODEL MANAJEMEN KOPERASI
29
30