Perfecte digitale registratie en bewaking van uw bedrijfsprocessen

MyBackoffice

Projectmanagement, personeelsadministratie of crediteuren-

beheer: het in kaart brengen van alle ondersteunende

bedrijfsprocessen vergt steeds meer tijd en geld.

MyBackoffice biedt een all-in-one oplossing voor het registreren

en bewaken van de meest voorkomende bedrijfsprocessen.

Van urenregistratie tot het bijhouden van de caseload en van

budgetbewaking tot openstaande facturen.

Registratie en rapportage MyBackoffice vormt de perfecte backoffice voor (middel)grote bedrijven of instellingen. in

MyBackoffice vindt u uiteenlopende functies, zoals een urenregistratiesysteem, waarin medewerkers

kunnen bijhouden welke uren ze aan een project hebben besteed. of een bulletinboard waarop u

nieuwsberichten en belangrijke mededelingen kunt posten. Heel handig is de rapportagefunctie, die

op elk gewenst moment een overzicht genereert van onderhanden werk, openstaande facturen of

omzetprognoses – een belangrijk hulpmiddel in de cyclus van planning en control.

VoorportaalMyBackoffice vormt een afgeschermde website voor een selecte gebruikersgroep. Medewerkers

loggen met behulp van een gebruikersnaam en een wachtwoord in en hebben vervolgens toegang

tot een gedeelte van het menu – afhankelijk van de aan hen toegekende rechten. Vervolgens

kunnen ze hun caseload inzien, projecturen schrijven, reiskosten declareren of facturen indienen.

Simpel en allemaal binnen hetzelfde systeem.

Backoffice op maatMyBackoffice is ontwikkeld door axis Media-ontwerpers en was oorspronkelijk bedoeld voor

intern gebruik. De afgelopen jaren is het systeem op basis van gebruikerservaringen en -wensen

steeds verder verfijnd en verbeterd. Het resultaat is een volledig op maat te bouwen backoffice:

gebruikersvriendelijk, logisch én accuraat.

Helder en inzichtelijkMyBackoffice wordt gekenmerkt door een heldere interface, die medewerkers min of meer vanzelf

door het keuzemenu loodst. Voorafgaande training is niet nodig; het systeem wijst zich grotendeels

vanzelf. Datzelfde geldt voor de manier waarop de informatie in het systeem wordt gepresenteerd.

MyBackoffice maakt strategische bedrijfsinformatie (zoals de verhouding tussen lopende

projecten, projecten in offerte en acquisitie) direct zichtbaar, en genereert met een paar klikken de

gegevens die nodig zijn om de bedrijfsadministratie kloppend te maken.

MyBackoffice: perfecte digitale registratie en bewaking van uw bedrijfsprocessen

Homepage MyBackoffice

Overal benaderbaarMyBackoffice is een web-based programma. Dit betekent dat u geen software op uw computers

hoeft te installeren om van het programma gebruik te kunnen maken. Vanaf iedere willekeurige

computer met internet hebben u en uw medewerkers eenvoudig toegang tot MyBackoffice.

Uiteraard goed beveiligd, en alleen toegankelijk via een persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord.

FlexibelMyBackoffice wordt gekenmerkt door een flexibele opzet. Het systeem kan relatief gemakkelijk,

met behulp van een paar kleine ingrepen, worden toegesneden op de wensen van gebruikers;

afhankelijk van de vraag welke processen u wilt monitoren of registreren. Vakanties, verlofdagen

en ziekmeldingen, inkoop, budgetoverschrijdingen of crediteurenbeheer? De mogelijkheden zijn

eindeloos.

een greep uit de vele mogelijkhedenOnderhanden werk MyBackoffice biedt een overzicht van alle lopende projecten, acquisitie-activiteiten en projecten

in offerte.

Individuele caseload MyBackoffice houdt precies bij welke projecten elke individuele medewerker in zijn of haar

Urenregistratie

portefeuille heeft, en geeft een overzicht van de bijbehorende taken, projectnummers, deadlines

en het te besteden en resterende budget.

Urenregistratie en kostendeclaratiein MyBackoffice kunnen alle medewerkers hun uren aan projecten toekennen, reis-, studie- of

icT-kosten declareren, verlofuren, ziekte én vakantiedagen noteren en hun overuren registreren.

Het systeem genereert in een handomdraai een overzicht van de openstaande vakantiedagen.

Bulletin boardDe startpagina van MyBackoffice leent zich uitstekend voor het posten van actuele bedrijfs-

informatie die niet (uitsluitend) voor bezoekers van de corporate website bedoeld is. Zoals

nieuwsberichten, toespraken en korte mededelingen.

Zoeken MyBackoffice beschikt over een uitgebreide zoekfunctie waarmee medewerkers binnen het

bedrijf kunnen zoeken in bijvoorbeeld projecten, facturen, personen, bedrijven en inkopen.

ManagementinformatieMyBackoffice kan op elk gewenst moment een update geven van voor het management belang-

rijke informatie. Zoals openstaande facturen, gemaakte overuren, onderhanden werk en omzet-

prognoses voor de komende maanden. Het systeem biedt ook de mogelijkheid om verschillende

Uitgebreide zoekfuncties

Facturering

zoektermen aan elkaar te koppelen, waardoor het management zeer specifieke informatie

‘boven water’ kan halen. Zoals het percentage niet gehaalde deadlines per medewerker, het team

met de meeste of de minste declarabele uren, of de medewerker met de hoogste score geslaagde

acquisities.

ArchiveringMyBackoffice vormt een individueel archief met documenten die voor elke medewerker van

belang zijn, zoals de rechtspositieregeling, regelingen op het gebied van telewerken, functie-

profielen, pensioeninformatie en ziektekostenverzekeringen.

Facturering MyBackoffice biedt medewerkers de mogelijkheid om facturen in te plannen of in te dienen, en de

status van een factuur te volgen.

Meer weten?Wilt u meer informatie over MyBackoffice, of over de mogelijkheden om MyBackoffice in uw

organisatie te gebruiken? Bel met axis Media-ontwerpers en vraag naar Rob Dieleman of

René de Heer: 053 - 480 28 70.

CommuniCatieadviestekst & redaCtie

WebsiteontWikkelinggrafisCh ontWerp & Webdesign

evenementorganisatiefotografie

video & interaCtieve mediaprojeCtmanagement

Andere producten vAn Axis• de achteruitkijkspiegel• digimap • zzp game • leaN maNagemeNt game

kijk op www.axis.Nl > portfolio

Over AxisMet een team van 45 mensen vormen we een veelzijdig communicatie-ontwerpbureau, dat door

het hele land actief is. Voor elke opdracht stellen we een team met één of meer specialisten samen.

Daarbij maken we optimaal gebruik van de kennis en ervaring die bij axis zijn samengebracht in

uiteenlopende terreinen als onderwijskunde, bedrijfskunde, strategie, creativiteit, grafisch

ontwerp, icT, programmeren, tekstschrijven en projectmanagement.

Mediakennis als communicatie-ontwerpbureau waken we ervoor om direct in middelen of media te denken.

communicatiedoel en doelgroep bepalen welke media de boodschap uiteindelijk het beste

dragen. Dat neemt niet weg dat axis beschikt over een brede parate mediakennis, die we op elk

gewenst moment kunnen inzetten. crossmediaal of afzonderlijk. Digitaal of in print. in 3D-

animatie of video. axis heeft het allemaal in huis.

Communicatie die raaktof het nu gaat om het ondersteunen van een cultuurverandering, het ontwikkelen van een

huisstijl of het creëren van een draagvlak voor besluitvorming: voor axis staat effectiviteit in

communicatie voorop. onze uitingen zijn zonder uitzondering helder, prikkelend en doeltreffend.

We raken onze doelgroep graag in hoofd én hart.

Axis Amsterdam & Axis EindhovenSinds april 2009 heeft axis een vestiging in amsterdam. Met een talentvol nieuw team, een portie

gepaste eigenzinnigheid en een onderscheidend exportproduct: Twentse nuchterheid. Vanuit axis

amsterdam worden projecten in het westen van Nederland uitgevoerd, met als backoffice

enschede. ook in eindhoven, de vijfde stad van het land, is sinds juli 2009 een dependance van

axis gevestigd. Vanuit deze vestiging realiseert axis uiteenlopende communicatie-oplossingen

voor opdracht gevers in Zuidoost-Nederland.

Gedreven en betrokken.Dat is Axis.

axis Media-ontwerpers

enschede / amsterdam / eindhoven

roomweg 637523 bl enschede

postbus 2437500 ae enschede

t 053 480 28 70f 053 480 28 86e info@axis.nli www.axis.nl

ijburglaan 8171087 cl amsterdam

t 020 416 28 30e info@axis.nli www.axis.nl

achtseweg zuid 151gebouw TQ3 - kamer 1.12

5651 gw eindhovent 040 257 11 46

e info@axis.nli www.axis.nl