námskeið um stofnanasamninga · 2020. 4. 7. · námskeið um stofnanasamninga námskeið um...
TRANSCRIPT
1
1
Námskeið umstofnanasamninga
Verkefnisstjórn samningaaðilaRáðgjafarteymi stofnanasamninga
Stjórnhættir
Leiðbeinendur og höfundar efnis:
Gylfi Dalmann Aðalsteinsson Háskóli Íslands Hanna Guðlaugsdóttir Stjórnhættir Sigurður H. Helgason Stjórnhættir
Þröstur Sigurðsson ParX
2
Viðfangsefni og markmiðnámskeiðs
Námskeið um stofnanasamninga
Námskeið um stofnanasamninga 3
Markmið námskeiðsins
Að koma á framfæri raunhæfri þekkingusem þátttakendur geta nýtt í starfisamstarfsnefnda.Að vera upphaf samningsferilsins, skapaforsendur fyrir umræður samningsaðilainnan stofnunar og stuðla að því aðstofnanir miðli af reynslu sinni.Að verkefni og æfingar geti nýst beint íþeirri vinnu sem framundan er.
2
Námskeið um stofnanasamninga 4
Áherslur
Áhersla er lögð á þá almennu þætti sem skiptamáli við gerð stofnanasamninga.Ekki verður fjallað sérstaklega um einstakakjarasamninga eða efni þeirra.Leiðbeinendur munu örugglega ekki geta svaraðöllum spurningum.Hins vegar verður leitast við að fanga þá þættisem vefjast almennt fyrir samstarfsnefndum ogtryggja að þær fái viðeigandi upplýsingar ogsvör.Ráðgjafarteymi getur fylgt eftir þeim atriðumsem standa eftir að loknu námskeiðinu.
Námskeið um stofnanasamninga 5
Dagskrá
10:00 – 10:15 Almennt yfirlit yfir viðfangsefni og markmið10:15 – 11:00 Samningsgerð11:00 – 11:15 Hlé11:15 – 12:00 Samningsáætlun12:00 – 12:30 Hádegishlé12:30 – 13:15 Stofnanasamningur13:15 – 14:00 Launasetning og markmið stofnunar14:00 – 14:15 Hlé14:15 – 15:00 Hlutlægar og gagnsæjar launaákvarðanir15:00 – 15:45 Fjárhagsleg áhrif15:45 – 16:00 Samantekt, hlutverk ráðgjafateymis
Námskeið um stofnanasamninga 6
Fyrirkomulag
Námskeiðið skiptist í sex 45 mínútna þætti.Flestir þættir skiptist í þrennt:
Inngangur (10 mín.).Verkefni (25 mín.).Umræður (10 mín.).
Samsetning hópa getur verið breytileg eftir verkefnum enoftast eru fulltrúar sömu stofnunar saman í hópi.Æskilegt að a.m.k. einn þátttakandi frá hverri stofnun skráiniður helstu atriði sem koma fram í verkefnum (í fartölvu).Einn hópur kynnir niðurstöður hvers verkefnis.Aðrir hópar geta komið með frekari athugasemdir ogsjónarmið.Tíminn er knappur og gerir miklar kröfur til okkar allra umað halda tímaáætlun.
3
7
Samningsgerð – leiðin aðárangursríkum samningum
Námskeið um stofnanasamninga
Námskeið um stofnanasamninga 8
Hlutverk samstarfsnefndar
Gera, endurskoða og breytastofnanasamningi.Ákvarða röðun nýrra starfa.Fjalla um ágreiningsmál vegnaframkvæmdar stofnanasamnings.
Námskeið um stofnanasamninga 9
Samningatækni
Margir hafa skrifað um samningatækni oglausn ágreinings – margar aðferðirkynntar til leiks.„Thus we shall not be afraid of conflict, but shall recognize thatthere is a destructive way of dealing with such moments and aconstructive way. Conflict as the moment of the appearing andfocusing of difference (emphasis added) may be a sign of health,a prophesy of progress.“
Mary Parker Follet (1868-1933)
4
Námskeið um stofnanasamninga 10
Samningatækni
Sérhver einstaklingur er í eðli sínu „homoeconomicus” í þeim skilningi að hann reynir aðöðlast bestu mögulegu niðurstöðu í samskiptumsínum við aðra.Allt lífið eru við að semja – uppeldi barna-samskipti hjóna – kaup á bíl eða húsi – kaup ogkjör – kjarasamningar o.fl.
Námskeið um stofnanasamninga 11
Samningatækni
Samningar hafa oft yfirbragð ágreinings þar semannar aðili tapar.Samningar eru ferli ekki einstakur atburður.Samningar snúast um að fá einhvern (meðákveðnar skoðanir og hugmyndir) til að breytaafstöðu sinni og laga hana að sínum skoðunumog hugmyndum þannig að báðir aðilar verðisáttir.Samningar snúast um traust.
Námskeið um stofnanasamninga 12
Samningatækni
Bestu samningarnir eru þeir sem takabæði tillit til skammtíma- oglangtímaáhrifa.Markmið samningaviðræðna er að komastað samkomulagi sem felur í sér að báðiraðilar fá þarfir sínar uppfylltar.
5
Námskeið um stofnanasamninga 13
Samningatækni
Ef samningaviðræður eiga að veraárangursríkar ættu báðir aðilar að verasáttir við niðurstöðuna og upplifa sig semsigurvegara hver á sinn hátt.
Í hverjum samningaviðræðum eiga aðilarað einbeita sér að því að báðir aðilarhagnast - WIN-WIN eða SIGRA-SIGRA.
Námskeið um stofnanasamninga 14
Samningatækni”win – win” aðferðin
Starfsmennhagnast
Starfsmenntapa
Stofnun eða ríkiðhagnast
Stofnun eða ríkiðtapar
SIGRA-SIGRA
TAPA-SIGRA TAPA-TAPA
SIGRA-TAPA
Námskeið um stofnanasamninga 15
Hugsanleg vandamál
Óvissa, óöryggi.Skortur á upplýsingum.Ófullnægjandi forsendur innan stofnunar.Nálægð samningsaðila.Togstreita milli samningsaðila.Hugsanlega önnur togstreita t.d. milliólíkra faghópa eða starfa.
6
Námskeið um stofnanasamninga 16
Viðbrögð við ágreiningi
Forðast Hika Horfast í auguvið deilu
Hylja Hunsa Fresta Bíða Ofbeldi Án ofbeldis
Líkamlegt Sál-fræðilegt
OrðHótanir
Tala saman ræða
tilfinningar
Hlustaá rökannara
Sammála um að veraósammála
Lausnágreinings
Ákveðið að semja
Niðurstaða
Námskeið um stofnanasamninga 17
Já – Listinn að semja án þess að gefa eftirRoger Fisher og William Ury (Getting to Yes 1981)
íslensk þýðing Jóns Ásgeirs Sigurðssonar
Ekki karpa um kröfur – karp:leiðir til óskynsamlegra samninga.er tafsamt.ógnar samskiptum aðila.þátttaka fleiri en tveggja eykur flækjustigið.
Námskeið um stofnanasamninga 18
Já – Listinn að semja án þess að gefa eftirRoger Fisher og William Ury (Getting to Yes -1981)íslensk þýðing Jóns Ásgeirs Sigurðssonar (1987)
FólkGreina að fólk og viðfangsefni (ekki persónugeraágreining) – einstaklingar sem greinir á um málefni -...sjaldan veldur einn þá tveir deila...
HagsmunirEinbeita sér að hagsmunum – ekki kröfum - ...Oftverður af litlu efni löng deila...
ÚrræðiHugsa upp leiðir sem gagnast báðum aðilum áður en entekin er ákvörðun um e-ð (sjá hluti fyrir fram).
ViðmiðLeggja áherslu á að hlutlæg viðmið ráði niðurstöðu.
7
Námskeið um stofnanasamninga 19
Verkefni
Hvaða vandamál og álitaefni er líklegt að komiupp í samningsgerðinni?Með hvaða hætti er hægt að leysa umræddvandamál (hvernig getur samningatækninhjálpað okkur, hvernig byggjum við upp traust)?Hver eru helstu samningsmarkmiðin (hvað viljumvið fá, hvað á að semja um, hverju getum viðfórnað)?Hvaða samningsmarkmiðum verður auðvelt aðkomast að samkomulagi um og hvaða markmiðverða erfiðari úrlausnar?
20
Samningsáætlun
Námskeið um stofnanasamninga
Námskeið um stofnanasamninga 21
Skipulag samningsferilsins
Mikilvægt að ferilinn sé vel skipulagður.Gerð sé samningsáætlun.Útbúnar hafa verið sérstakar leiðbeiningarum samningsferlið og samningsáætlun.Þær mynda ásamt leiðbeiningum umstofnanasamning einskonar gátlista fyrirsamstarfsnefndir.
8
Námskeið um stofnanasamninga 22
Samningsferlið
Undirbúningur og skipulagsamningsgerðar.Greining á stöðu stofnunar.Markmiðssetning.Mótun stofnanasamnings.Mat á áhrifum, þ.m.t. fjárhagslegumáhrifum.Undirskrift samnings.Framkvæmd samnings.
Námskeið um stofnanasamninga 23
Samningsáætlun
Skilgreining nauðsynlegra upplýsinga.Skilgreining verkþátta.Tímaáætlun:
Fundaáætlun.Tímasetning lykiláfanga.
Verkaskipting og þörf fyrir utanaðkomandiráðgjöf (ráðgjafarteymi).
Námskeið um stofnanasamninga 24
Greining og markmiðsetning
Gagnlegt getur verið að greina stöðu stofnunar íupphafi samningsgerðar.Sérstaklega mikilvægt að greina stöðu launamálaog mannauðsstjórnunar og væntingarsamningsaðila.Ákveða hvaða óskir séu mögulegar miðað viðstöðu stofnunar.Mikilvægt að skilgreina fá og raunhæf markmið.Markmið þurfa helst að vera mælanleg eðametanleg.
9
Námskeið um stofnanasamninga 25
Verkefni
Hvaða verkefni þarf að vinna í tengslum við gerðstofnanasamnings?Er þörf á að bæta forsendur t.d. vinna eðaendurskoða starfslýsingar?Hversu mikinn tíma þarf til að vinna einstakaverkþætti?Er hægt að spara tíma með að ákveða tilteknaverkaskiptingu og vinna fleiri verkefni samhliða?Er þörf fyrir utanaðkomandi aðstoð og þá hvaðaaðstoð?
26
Stofnanasamningur
Námskeið um stofnanasamninga
Námskeið um stofnanasamninga 27
Form stofnanasamnings
Hægt er að útfæra stofnanasamning meðólíkum hætti.Mikilvægt að samningur henti aðstæðumstofnunar en sé ekki gagnrýnislaust afritaf öðrum samningi.Engu að síður getur verið gott fyrirsamstarfsnefndir að hafa dæmi ogfyrirmyndir.Stofnanasamninga er að finna áheimasíðum sumra stéttarfélaga.
10
Námskeið um stofnanasamninga 28
Dæmi og leiðbeiningar
Útbúnar hafa verið leiðbeiningar umstofnanasamning með dæmum ummögulega útfærslu.Dæmi á ekki að nýta beint en þau getaverið ákveðinn útgangspunktur fyrirsamstarfsnefnd.Raunverulegur skilningur á inntakieinstakra ákvæða fæst fyrst þegar þaueru rædd af samningsaðilum.
Námskeið um stofnanasamninga 29
Möguleg kaflaskipting
InngangurGildissviðMarkmiðRöðun starfa í launaflokkaPersónu- og tímabundnir þættirHlutverk samstarfsnefndarMeðferð ágreiningsmálaGildistími og endurskoðunUndirritun samningsBókanir
Námskeið um stofnanasamninga 30
Markmið geta beinst að
Stjórnun og árangri stofnunar.Gæðum launakerfis, t.d. sveigjanleika, hlutlægni oggegnsæi.Stofnun sem vinnustað.Breytingum á launakerfi, t.d. að draga úr hlut yfirvinnu íheildarlaunagreiðslum.Launajafnrétti kynjanna.Samkeppnisstöðu stofnunar varðandi laun og starfskjör.Starfsmannasamtöl.Frammistöðumat.Endurmenntun.Starfsþróun.Eflingu tiltekinnar hæfni og þekkingar.
11
Námskeið um stofnanasamninga 31
Meginþættir stofnanasamnings
Starf Starf Starf
Persónu- og tímabundnir þættir
Árangur starfsmanna og aðrir þættir
eru metir og möguleiki þeirra á
hækkun innan launaflokks.
Persónu- og tímabundnir þættir
Árangur starfsmanna og aðrir þættir
eru metir og möguleiki þeirra á
hækkun innan launaflokks.
Röðun starfa í launaflokka
Störfum er raðað í flokka,
eftir kröfum sem verkefni gera
og þeirri ábyrgð sem þeim fylgir.
Röðun starfa í launaflokka
Störfum er raðað í flokka,
eftir kröfum sem verkefni gera
og þeirri ábyrgð sem þeim fylgir.
Laun
Námskeið um stofnanasamninga 32
Röðun starfa í launaflokka
Tveir lykilþættir sem ráða röðun:Þær kröfur til hæfni sem starfið gerir.Sú ábyrgð sem í starfinu felst miðað viðhlutverk þess í skipulagi stofnunar.
Þessir þættir eiga að koma skýrt fram ístarfslýsingu viðkomandi starfs.Starfsheiti eiga að þjóna þörfumviðkomandi stofnunar og vera lýsandi fyrirviðfangsefni og stöðu starfs.
Námskeið um stofnanasamninga 33
Mótun starfa
Stærð og eðli stofnunar ræður að mikluleyti fjölda og fjölbreytni starfa en einnigstefnumótun í stofnanasamningi.Fá störf með vítt og almennt innihald.
Ná að jafnaði yfir fleiri en einn launaflokk ogkrefjast röðunar einstaklinga í launabil.
Mörg störf með afmarkað og nákvæmtinnihald.
Starf raðast yfirleitt í einn ákveðinnlaunaflokk.
12
Námskeið um stofnanasamninga 34
Hæfnis- og ábyrgðarþættir
Reynsla og þekking.Menntun og sérhæfing sem nýtist í starfi.Verkefnaleg ábyrgð:
Starfið byggir fyrst og fremst á stjórnun verkefna sem fleirivinna að.Starfið felur í sér stjórnun einstakra verkefna sem fleiri vinnaað.Starfsmaður vinnur sjálfstætt að verkefnum sínum.Starfsmaður vinnur mest undir handleiðslu annarra.
Umfang samstarfs við innlenda og erlenda aðila utanstofnunar.Umfang stjórnunarlegrar ábyrgðar t.d.:
Stjórnun starfsmanna.Ábyrgð á fjármálum.Þátttaka í stefnumótun.Þátttaka í samhæfingu verkefnaÁbyrgð á árangri.
Námskeið um stofnanasamninga 35
Persónu- og tímabundnir þættir
Álag á launaflokka, allt að 20% í 2,5%bilum. Í stofnanasamningi skal kveðið á umhvort og með hvaða hætti álagið skiptist.Slíkt álag skal háð endurmati.
Námskeið um stofnanasamninga 36
Mögulegur grundvöllur álags
Starfsreynsla.Almenn menntun.Sérhæfð þjálfun og endurmenntun.Sérstök viðfangsefni sem starfsmanni erfalið að sinna.Tímabundið álag, sérstök verkefni.Frammistaða og árangur í starfi.
13
Námskeið um stofnanasamninga 37
Framkvæmd launaákvarðana
Almenn viðmið sem stjórnanda ber að taka miðaf.
Hentar best þar sem lögð er áhersla á frammistöðustarfsmanna.Gerir kröfu um frammistöðumat og um traust millistarfsmanna og stjórnenda.
Sértæk og nákvæm viðmið sem leiða nærsjálfkrafa til tiltekins álags á laun.
Tiltekin starfsreynsla gefi ákveðið álag á launaflokk.Meistaragráða gefi sjálfkrafa tiltekið álag á laun.Punktakerfi eða formlegt framgangskerfi.
Námskeið um stofnanasamninga 38
Verkefni
Hvaða atriði í núverandi stofnanasamningumgeta nýst í nýjum stofnanasamningi?Til hvaða efnisatriða þarf stofnanasamningur aðná til?Hvaða valkostir eru um útfærslu og hverjir erukostir og gallar þeirra fyrir stofnun?Eru einhverjir þættir í skipulagi eða starfsemistofnunar sem líklegt er að kalli á sérstakaútfærslu í stofnanasamningi?
39
Launasetning sem tæki til þessað ná markmiðum stofnunar
Námskeið um stofnanasamninga
14
Námskeið um stofnanasamninga 40
Stefnumótun
Margar stofnanir hafa lagt mikla vinnu ístefnumótun á undanförnum árum.Hluti þeirra hefur einnig þróað sérstakastarfsmannastefnu.Markmið stofnanasamninga er að stuðlaað auknum árangri í starfi stofnana tilhagsbóta fyrir:
Starfsmenn.Stofnun.Þá sem njóta þjónustu stofnunar.
Námskeið um stofnanasamninga 41
Mikilvægi skýrrar stefnu
Til að unnt sé að ná auknum árangri þarf aðskilgreina í hverju hann felst.Stofnun þarf með öðrum orðum að móta stefnuum í hvaða átt starfsemi stofnunar er ætlað aðstefna og hvað ætlunin er að gera til að bætaskipulag, nýtingu fjármagns og auka árangur.Aukinn hagkvæmni og árangur ættu að jafnaðiað þýða að stofnun hefur aukna möguleika til aðgreina starfsmönnum hærri laun.Óháð því hvort stefnan hefur verið mótuð meðformlegum hætti þarf samstarfsnefnd að takamið af þessum þáttum.
Námskeið um stofnanasamninga 42
Tengsl við starfsmannastefnu
Náin tengsl ættu að vera milli almennrarstefnumótunar og starfsmannastefnu.Engin stofnun nær markmiðum sínum nema aðstarfsmenn hennar þekki þau, samsami sig þeimog hafi forsendur til að vinna að framgangiþeirra.Starfsmenn eru lykilauðlind stofnunar oglykilforsenda árangursríks starfs.Starfsmannastefna á því m.a. að beinast að þvíhvaða reynslu, kunnáttu, gildismat og hæfnistarfsmenn þurfa að ráða yfir til að geta unnið aðframgangi markmiða stofnunar.
15
Námskeið um stofnanasamninga 43
Greining á stöðu stofnunar
Yfirleitt leiðir greining á stöðu stofnunar íljós þörf fyrir að efla og bæta ákveðnaþætti varðandi starfsmenn, t.d.:
Sérfræðiþekkingu á starfssviði stofnunar.Almennra þekkingu, t.d. þekkingu á tölvum ogupplýsingatækni.Samskipti, samstarf og samhæfing ávinnustað.Viðhorf til starfsins, t.d. aukin þjónustulund.
Námskeið um stofnanasamninga 44
Starfsmannastefna og launamál
Hvort og hvernig getur fyrirkomulaglaunamála ýtt undir jákvæða þróunvarðandi:
reynslu,kunnáttu,gildismat,hæfni,
og veitt starfsmönnum jákvæðahvatningu til að þróa og efla þessa þætti?
Námskeið um stofnanasamninga 45
Laun sem jákvæð hvatning
Einfalda svarið við þessu er að nýtastofnanasamninga til að umbuna þeimstarfsmönnun sem ráða yfir og þróa með sér þáþætti sem stuðla að framgangi stefnu stofnunar.Í raun er þetta flókið viðfangsefni því ekki erauðvelt að mæla og meta þessa þætti.Við þetta bætist að starfsmenn verða að hafatiltrú á að launasetningin sé sanngjörn, þvíannars skapast óánægja sem unnið getur gegnmarkmiðum stofnunar.
16
Námskeið um stofnanasamninga 46
Lykilspurningar um markmiðstofnanasamnings
Eru stefna og markmið stofnunar skýr?Hvaða markmið stofnunar skipta mestu málivarðandi kröfur til starfsmanna?Hefur verið mótað hvaða þættir varðandi reynslu,kunnáttu, gildismat og hæfni eru mikilvægustuforsendur þess að unnt sé að ná þessummarkmiðum?Hvaða forsendur eru til staðar til að leggja mat áþessa þætti þannig að þeir geti endurspeglast ístofnanasamningi?Bera starfsmenn traust til stjórnanda um að þeirséu hæfir til að framkvæma slíkt mat?
Námskeið um stofnanasamninga 47
Verkefni
Liggja stefna og meginmarkmið stofnunarljós fyrir og hver eru þau?Hver þessara markmiða er líklegt aðstofnanasamningur geti stutt við?Hvaða þekking, hæfni og viðhorfstarfsmanna eru forsendur þess aðstofnun geti náð markmiðum sínum?Er hægt að stuðla að eflingu þessaraþátta með stofnanasamningi?
48
Hlutlægar og gagnsæjarlaunaákvarðanir
Námskeið um stofnanasamninga
17
Námskeið um stofnanasamninga 49
Hlutlægar og gagnsæjarákvarðanir
Ákvarðanir sem eru teknar á hlutlægumforsendum og studdar rökum, ekkitilfinningu eða persónulegum skoðunum.Því skýrari sem forsendurnar eru, þvíauðveldara er að meta ákvarðanir.Það sem mestu máli skiptir er hins vegarekki alltaf einfalt, skýrt eða auðvelt.Stjórnendur þurfa að hafa traust ogtrúverðugleika - gagnkvæm virðing ogsanngirni.
Námskeið um stofnanasamninga 50
Huga þarf að áreiðanleika ogréttmæti ákvarðana
Áreiðanleiki (Reliability):Að hve miklu marki aðferðir við launaákvörðuneru áreiðanlegar og réttlætanlegar svo hægtsé að greina á milli.
Réttmæti (Validity):Að hve miklu marki ákvarðanir eru studdar af„sönnunargögnum”.
Gæta jafnræðis:Gæta jafnréttis.Forðast matsvillur.
Námskeið um stofnanasamninga 51
Forsendur gagnsæis
Boðleiðir eru skýrar og samskipti einkennast af heiðarleika.Starfsmenn þurfa ekki að óttast ósanngjarna gagnrýni ogsamskipti við stjórnendur eru óþvinguð.Starfsmenn hafa aðgang að upplýsingum semnauðsynlegar eru vegna samninganna.Starfsmenn finna að tekið er tillit til þeirra sem sjálfstæðraeinstaklinga sem hafa mismunandi þarfir og skoðanir.Öll samskipti einkennast af sanngirni.Starfsmenn geta treyst því að allir njóti sanngirnis og allirstandi jafnfætis.
18
Námskeið um stofnanasamninga 52
Forsendur trausts
Starfsmenn upplýstir um og skilja markmið stofnunar.Starfsmenn hafi trú á að markmiðum verði náð með þeimaðferðum eða áherslum sem stjórnendur leggja fram.Starfsmenn trúa því að stjórnendur styðji viðleitni þeirra tilað þroska hæfileika sína og getu í starfi.Starfsmenn finna að frammistaða þeirra og skoðanir erumetnar að verðleikum - endurgjöf.Samráð er haft er um mikilvæga ákvarðanatöku ogstarfsmenn finna að skoðanir þeirra skipta einhverju máli.Gagnkvæm virðing ríkir innan stofnunar því starfsmennfinna fyrir því að þeim er treyst.Starfsmenn finna að starfsþróun nýtur stuðnings meðalstjórnenda.Mat stjórnenda á vinnuskilyrðum einkennist ekki afgeðþótta og óraunhæfum kröfum heldur sanngjörnu matisem hægt er að rökstyðja.
Námskeið um stofnanasamninga 53
Kröfur til stjórnenda
Dreifstýrt launakerfi gerir miklar kröfur tilstjórnenda.Þeir þurfa oft að taka ákvarðanir semvarða nánustu samstarfsmenn miklu.Geta ekki leyst stjórnunarlegúrlausnarefni á sviði launamála með þvíað forðast ákvarðanatöku:
Vísa málinu annað.Forðast forgangsröðun.Nota einföld en ómálefnaleg viðmið.
Námskeið um stofnanasamninga 54
Launaákvarðanir
Starfsmaður á ekki að heyra það í fyrsta sinn að hann hafiekki staðið sig nægilega vel þegar honum er tjáð að hannfái ekki launahækkun.Stjórnendur verða að greina starfsmönnum skýrt frá þvíhvaða væntingar þeir gera.Þurfa að ræða reglulega við starfsmenn og veita þeimjákvæða eða neikvæða endurgjöf.Þurfa að aðstoða starfsmenn og veita þeim ráðleggingarum hvernig þeir geta bætt sig.Slíkar aðferðir stuðla að hlutlægni í launaákvörðunum, eflatraust og gagnkvæman skilning á forsendumlaunaákvarðana.Stjórnendur verða að vera tilbúnir til að ræða forsendurlaunaákvarðana við einstaka starfsmenn og rökstyðja þær.
19
Námskeið um stofnanasamninga 55
Stjórnendagrindin - Leadership Grid
Starfsmanna-hneigð
Concern for People
AfkastahneigðConcern for Production
Mikil
Mikil
Lítil
Lítil
Allravinur
1.9
Afskipta-leysis
stjórnandi1.1
Liðs-stjórninn
9.9
Lýðræðisstjórnandi
5.5
Drottnandistjórnandi
9.1
Námskeið um stofnanasamninga 56
Aðferðir til að stuðla að hlutlægni
Starfsmannastefna.Starfslýsingar.Starfsmannasamtöl.Frammistöðumatskerfi.Jafnréttisáætlun.Samanburður.Tölfræðilegar upplýsingar um laun oglaunaþróun.
Námskeið um stofnanasamninga 57
Gagnsæi
Gagnsæi þarf ekki að þýða að allir viti allt umalla.Gagnsæi getur byggt á ýmsu öðru:
Opið upplýsingastreymi og samráð.Skýr skilaboð um forsendur ákvarðana.Veita almennar upplýsingar um þær ákvarðanir semteknar eru.Vinna aðgengilegar upplýsingar um laun og launaþróunhópa starfsmanna (ólík störf, kyn o.s.frv.).Minni stofnanir geta sameinast um slíkar greiningar.
20
Námskeið um stofnanasamninga 58
Tegundir launakerfa
Föst launFastlaunakerfi:
Starfsmat.
Fastlaunakerfi og hæfnismat:persónubundnir þættir.
Breytileg launFastlaunakerfi og frammistöðumat:
tímabundnir þættir.
Námskeið um stofnanasamninga 59
Kostir og gallar
Fastlaunakerfi
Byggja á því hversu miklum tímaer varið í vinnu (“input”).
KostirTryggja ákveðin stöðugleika(líðan starfsmanna oglaunakostnað).Ekki þarf að leggja í kostnað viðmælingar.
GallarEru ekki hvetjandi í eðli sínu.Ekkert eftirlit með frammistöðu.
Breytileg laun
Byggja á afköstum eðaframmistöðu (“output”).
KostirHvetur þá sem eru óskilvirkir aðfara en þá sem eru skilvirkir ogafkasta miklu að vera.Hvetur starfsmenn til þess aðleggja sig fram fremur en aðmæta eingöngu á staðinn.
GallarOft kostnaðarsamt og tímafrektað mæla afköst/frammistöðu.Erfitt að skilgreinaafköst/frammistöðu.
Námskeið um stofnanasamninga 60
Mat í tengslum við laun
Starfsmat (röðun starfs):Starfsmat er mat á starfinu sjálfu óháð því hver gegnir því.
Hæfnismat (persónubundnir þættir):Við hæfnismat er metin sú hæfni/færni/þekking semstarfsmaðurinn hefur til að bera og nýtist í starfi en ekkieru gerðar sérstakar kröfur til í starfsmati.
Frammistöðumat (tímabundnir þættir):Frammistöðumat felst í því að metið er á einskerfisbundinn hátt og hægt er, framlag starfsmanns tilfyrirtækis eða stofnunar með tilliti til fyrirfram ákveðinnaatriða á tilteknu tímabili.
21
Námskeið um stofnanasamninga 61
Starfsmannasamtöl
Megintilgangur er að vera vettvangur fyrir gagnkvæmaupplýsingagjöf milli yfir- og undirmanns.Fara yfir starfslýsingar – uppfæra þær – ræða breytingarAuka samskipti starfsmanns og yfirmanns.Komast að æskilegri þróun/framförum starfsmanns í starfihans og skapa ánægjulegra starf/starfsumhverfi.Setja starfsmönnum markmið til að keppa að - skilgreinaverkefni. Auðvelda starfsmanni að ná settum markmiðum.Starfsmannasamtal er ekki samtal þar sem dómar erufelldir.
Námskeið um stofnanasamninga 62
Um hvað er rætt?
Mat á liðnu ári:
Starfsánægja, samskipti og líðan á vinnustað.
Verkefni síðasta árs:
Í ljósi settra markmiða.
Helstu áhrifaþættir á framgang verkefna.
Árangur starfsmanns:
Ræða faglega og persónulega hæfni.
Það sem er vel gert (endurgjöf).
Það sem má betur fara.
Námskeið um stofnanasamninga 63
Um hvað er rætt?
Litið til framtíðar:
Verkefni framundan (markmið).
Starfsþróun (óskir um ný verkefni, ábyrgð).
Hvernig náum við settum markmiðum?
Samvinna:
Samstarf á vinnustað (við yfirmenn, aðra
starfsmenn, miðlun þekkingar).
Út á við (viðskiptavinir, samstarfsaðilar).
22
Námskeið um stofnanasamninga 64
Um hvað er rætt?
Starfsþjálfun:
Námskeið sem þarf að sækja.
Þarfir starfsmanna og stofnunar.
Persónuleg markmið og væntingar.
Námskeið um stofnanasamninga 65
Verkefni
Hvaða þætti er æskilegt að veita umbunfyrir (stuðli að jákvæðri launaþróun)?Hvaða þætti er ekki eðlilegt að veitaumbun fyrir (stuðli ekki að jákvæðrilaunaþróun)?Hvaða tæki eða aðferðir getur stofnunnýtt til að stuðla að bættumlaunaákvörðunum?Hvaða stjórnunarlegar forsendur eru tilstaðar og hvernig er hægt að efla þær(hvernig er hægt að byggja upp og eflatraust)?
66
Fjárhagsleg áhrifstofnanasamninga
Námskeið um stofnanasamninga
23
Námskeið um stofnanasamninga 67
Mikilvægi mats
Launagjöld vega að meðaltali 60% afrekstrargjöldum ríkissjóðs, og oft á milli70 - 80% hjá “hefðbundnum stofnunum.”Báðir samningsaðilar hafa hag af því aðlaunaþróun sé innan rammakjarasamninga og fjárheimilda stofnunar.Ófyrirséð launaþróun umframkjarasamninga og fjárhagslegrar getustofnunar dregur úr trúverðugleikalaunakerfisins og getur haft röskun í förmeð sér fyrir stofnun og starfsmenn.
Námskeið um stofnanasamninga 68
Ólíkar tegundar mats
Tæki til að fá vísbendingar um mögulegaúrfærslu.
Eru einföld í notkun.Koma í veg fyrir að óþarfa tíma sé eytt í óraunhæfarhugmyndir.
Sértækt mat á afmörkuðum þáttum.Til dæmis getur verið þörf á sérstöku mati til að tryggjajöfn laun kvenna og karla.
Endanlegt mat á öllum fjárhagslegum áhrifumkrefst nákvæmrar áætlanagerðar.
Er á ábyrgð yfirstjórnar stofnunar (fjármálastjóra).Ekki ætlunin að ræða það frekar hér.
Námskeið um stofnanasamninga 69
Dæmi um kostnaðarmat
Notkun grunnupplýsinga:Grunnupplýsingar.
Líkan af kostnaðaráhrifumlaunabreytinga:
Launabreytingar.
Einfalt kostnaðarmatslíkan:Kostnaðarmatslíkan.
24
70
Samantekt og hlutverkráðgjafarteymis
Námskeið um stofnanasamninga
Námskeið um stofnanasamninga 71
Ráðgjafarteymi
Tilgangur teymisins er að veitasamstarfsnefndum ráðgjöf og aðstoð viðgerð stofnanasamninga:
Skipulag samningsgerðar.Sérfræðileg ráðgjöf t.d. á sviðistarfsmannamála.Aðstoð við lausn vandamála.
Ráðgjafar taka ekki ákvarðanir.Ráðgjafar veita ekki almenna stjórnunarog rekstrarráðgjöf.
Námskeið um stofnanasamninga 72
Skipan teymisins
Reynt hefur verið að tryggja að teymið hafi víðtækareynslu í launamálum, starfsmannamálum, stefnumótun,árangurstjórnun og stjórnun, rekstri og fjármálumríkisstofnana.Fulltrúar í ráðgjafarteyminu eru einnig leiðbeinendur ánámskeiðunum.Í ráðgjafarteyminu eru 4 ráðgjafar:
Sigurður H. Helgason, framkvæmdastjóri, Stjórnháttum,umsjónarmaður teymisins ([email protected]).Hanna Guðlaugsdóttir, ráðgjafi, Stjórnháttum, umsjónarmaðurfræðslunnar ([email protected]).Gylfi Dalmann Aðalsteinsson, lektor í mannauðsstjórnun,Háskóli Íslands ([email protected]).Þröstur Sigurðsson, forstöðumaður fjármálaráðgjafar ParX([email protected]).
25
Námskeið um stofnanasamninga 73
Skipulag ráðgjafar
Hvor samningsaðili fyrir sig getur haft sambandvið umsjónarmann ráðgjafateymis.Umsjónarmaðurinn veitir almenna ráðgjöf um þákosti sem eru í stöðunni.Ef þörf er á hefur umsjónarmaður samband viðfleiri í samstarfsnefndinni.Ef veita á ráðgjöf krefst það samstöðu ísamstarfsnefndinni um markmið og fyrirkomulag.Umsjónarmaður velur ráðgjafa og tekurákvörðun um umfang ráðgjafar.
Námskeið um stofnanasamninga 74
Beiðni um ráðgjöf sendist til
Hanna Guðlaugsdóttir, StjórnhættirSími 551 6551Farsími 891 [email protected]
Námskeið um stofnanasamninga 75
Samantekt
Hvaða atriði viðast vera tiltölulega auðveld viðfangs?Hvaða atriði virðast ætla að vefjast fyrirsamstarfsnefndum?Hvaða spurningum hefur verið svarað?Hvaða spurningum hefur ekki verið svarað?Hvaða möguleg viðfangsefni fyrir ráðgjafarteymi hafakomið fram?Gott ef einn aðili frá hverri stofnun sendi niðurstöðurverkefna í tölvupósti til umsjónarmanns fræðslunnar([email protected]).Lokaspurningar og athugasendir þátttakenda, mat ánámskeiðinu?