notranja revizija procesa sklepanja in izvajanja … · metode proučevanja in zbiranja podatkov...

SLOVENSKI INŠTITUT ZA REVIZIJO

LJUBLJANA

ZAKLJUČNO DELO

ZA STROKOVNI NAZIV PREIZKUŠENI NOTRANJI REVIZOR

NOTRANJA REVIZIJA PROCESA SKLEPANJA IN IZVAJANJA

POGODB S POSREDNIKI PRODAJE GOTOVIH IZDELKOV V

PROIZVODNEM PODJETJU X

SEPTEMBER, 2014 TANJA AHAJ

IZJAVA

TANJA AHAJ, vpisana v izobraževalni program za pridobitev strokovnega naziva preizkušeni notranji

revizor, izjavljam, da sem avtorica tega zaključnega dela in skladno s 1. odstavkom 21. člena Zakona o

avtorskih in sorodnih pravicah dovoljujem objavo zaključnega dela na spletnih straneh Slovenskega

inštituta za revizijo.

Slov. Bistrica, 22. 9. 2014

i

Kazalo vsebine

UVOD .................................................................................................................................................... 1

Namen zaključne naloge ..................................................................................................................... 2

Cilj zaključne naloge ........................................................................................................................... 2

Predpostavke in omejitve .................................................................................................................... 2

Namen in cilj revizijskega posla .......................................................................................................... 3

Metode proučevanja in zbiranja podatkov............................................................................................ 3

1 TEORETIČNI VIDIK NOTRANJEGA REVIDIRANJA PROCESA SKLEPANJA IN IZVAJANJA

POGODB S POSREDNIKI PRODAJE GOTOVIH IZDELKOV ............................................................ 4

1.1 Proces sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki prodaje gotovih izdelkov .................................. 4

1.1.1 Pojem in načini sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki .................................................... 4

1.1.2 Pravne podlage za sklepanje in izvajanje pogodb s posredniki ................................................ 5

1.2 Notranje revidiranje procesa sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki prodaje gotovih izdelkov 12

1.2.1 Strokovne norme notranjega revidiranja procesa sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki po

Hierarhiji pravil notranjega revidiranja .........................................................................................12

1.2.2 Metoda COSO za obvladovanje tveganj organizacije ............................................................19

1.2.3 Predmet revidiranja in revizijski cilj ......................................................................................22

1.2.4 Aktivnosti pri notranjem revidiranju procesa sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki .......23

1.2.5 Revizijski postopki pri notranjem revidiranju procesa sklepanja in izvajanja pogodb s

posredniki ......................................................................................................................................24

1.2.6 Poročanje o revidiranju procesa sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki .........................25

2 PRAKTIČNI VIDIK NOTRANJEGA REVIDIRANJA PROCESA SKLEPANJA IN IZVAJANJA

POGODB S POSREDNIKI PRODAJE GOTOVIH IZDELKOV ...........................................................26

2.1 Najava notranjerevizijskega posla .................................................................................................26

2.2 Načrtovanje notranjerevizijskega preiskovalnega posla (MSNR 2200) ..........................................26

2.2.1 Spoznavanje in razumevanje revidiranca ...............................................................................26

2.2.2 Procesni tok sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki ........................................................29

2.2.3 Obseg posla ...........................................................................................................................35

2.2.4 Predmet in cilj revidiranja .....................................................................................................36

2.2.5 Prepoznavanje in ocenitev tveganj .........................................................................................37

2.2.6 Prepoznavanje ključnih kontrol..............................................................................................42

2.2.7 Vrednotenje primernosti načrtovanih kontrol .........................................................................45

2.2.8 Opredelitev plana preizkušanja..............................................................................................45

2.2.9 Presoja prisotnosti prevar .....................................................................................................47

2.2.10 Priprava delovnega programa posla ....................................................................................47

2.2.11 Alokacija revizijskih virov in terminski načrt ........................................................................48

ii

2.3 Izvajanje notranjerevizijskega preiskovalenga posla (MSNR 2300) ..............................................48

2.3.1 Izvedba preizkušanj ter pridobivanje informacij in dokazov ...................................................49

2.3.2 Vrednotenje informacij in dokazov ter predstavitev zaključkov ...............................................50

2.3.3 Izdelava mnenja in priporočil ................................................................................................65

2.4 Poročanje o izsledkih (MSNR 2400) .............................................................................................70

2.4.1 Vrednotenje ugotovitev ..........................................................................................................70

2.4.2 Izvedba vmesnih in predhodnega poročanja ter uskladitev s poslovodstvom ...........................72

2.4.3 Priprava končnega poročila z upoštevanjem priporočil s strani poslovodstva ........................72

2.4.4 Razširjanje izsledkov poročila ...............................................................................................73

2.4.5 Izvedba nadzora in nadgrajevanje .........................................................................................73

2.5 Spremljanje uresničitve priporočil notranjerevizijskega posla (MSNR 2500) ................................73

2.6 Razvidovanje in shranjevanje delovnega gradiva (MSNR 2330) ...................................................73

SKLEPNE UGOTOVITVE ...................................................................................................................74

3. LITERATURA, INTERNI VIRI IN KRATICE ..................................................................................76

Kazalo slik

Slika 1: COSO integralni .......................................................................................................................20

Slika 2: Model COSO za obvladovanje notranjih kontrol in poslovnih tveganj .......................................22

Slika 3: Soodvisnost med poslovnimi cilji, tveganji in notranjimi kontrolami .........................................38

Kazalo tabel

Tabela 1: Pristop k opredelitvi ciljev, tveganj in notranjih kontrol po COSO modelu ..............................19

Tabela 2: Področja prodaje v deležih ......................................................................................................28

Tabela 3: Določitev ciljev po ključnih aktivnostih procesa .....................................................................37

Tabela 4: Ocena tveganja z matriko tveganj ...........................................................................................40

Tabela 5: Določitev začetnih tveganj po ključnih aktivnostih procesa in ciljih ........................................40

Tabela 6: Prepoznane notranje kontrole po ključnih aktivnostih..............................................................43

Tabela 7: Ocene ustreznosti notranjih kontrol .........................................................................................50

Tabela 8: Kontrola prejetih računov posrednikov ...................................................................................60

Tabela 9: Vzorčna tabela za spremljanje stroškov posrednikov v podjetju X ...........................................64

Tabela 10: Ovrednotenje pomanjkljivosti glede na velikost tveganja ......................................................65

Tabela 11: Vrednotenje kontrol ..............................................................................................................71

Kazalo prilog

Priloga 1: Vprašalnik za testiranje sistema notranjih kontrol .................................................................... 1

Priloga 2: Najava notranjerevizijskega posla ........................................................................................... 6

Priloga 3: Funkcionalni diagram poteka procesa sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki .................... 8

Priloga 4: Cilji delovanja, končna ocena tveganja in kontrolne aktivnosti ................................................ 9

Priloga 5: Delovni program notranjerevizijskega posla ...........................................................................18

Priloga 6: Terminski načrt z alokacijo virov ...........................................................................................31

Priloga 7: Končno poročilo ....................................................................................................................33

1

UVOD

V zaključnem delu bom predstavila notranje revidiranje procesa sklepanja in izvajanja pogodb s

posredniki prodaje gotovih izdelkov v proizvodnem podjetju X.

Odločitvi za izbiro tega področja je botroval letni revizijski načrt v proučevanem podjetju in

sprememba pogojev poslovanja z nekaterimi posredniki prodaje gotovih izdelkov.

Glavni razlog, da se podjetje odloči za sklepanje pogodb s posredniki prodaje gotovih izdelkov, je

potreba in želja po večji prodaji in širitvi prodaje na tuje trge. Zaradi majhnosti slovenskega tržišča je

za uspešno poslovanje podjetja nujna usmeritev v izvoz. Praksa v podjetjih, ki pretežno poslujejo s

tujino, je pokazala, da najceneje, kvalitetno ter hitro prodreš na tuje trge, če v proces prodaje vključiš

posrednika1 (agenta

2), kateri živi in deluje na ciljnem tržišču, ki je običajno druga država. Posrednik

3

je pravna ali fizična oseba, ki posreduje pri prodaji v imenu in za račun prodajalca, v zameno za

določeno nadomestilo ali ceno, imenovano provizija. Posrednik je pri prodaji uspešnejši, kot če bi

podjetje prodajalo samo, saj pozna trg, kulturo, poslovne navade, konkurenco in poti, kako in na

kakšen način najhitreje osvojiti kupca. Prodaja je ena izmed najpomembnejših funkcij v podjetju, saj

vpliva na obstoj, uspešnost in razvoj celotnega podjetja. Tega se zaveda tudi vodstvo podjetja, v

katerem bo opravljena notranja revizija. Tudi na prodajnem področju in v okviru tega prodajnega

področja preko posrednikov vodstvo želi, da notranja revizija preveri pristop k obvladovanju tveganj

in preveri, ali so ta na sprejemljivi ravni, ali notranje kontrole obstajajo in delujejo oziroma ali je

zagotovljena skladnost z zakonodajo in internimi pravili. V primeru, da temu ni tako, je ogroženo tudi

doseganje ciljev podjetja in zato je potrebno ukrepanje. Podjetje X je fleksibilno, inovativno in v

razvoj usmerjeno proizvodno podjetje. Prevladujoča dejavnost je predelava aluminija v valjane,

stiskane, vlečene proizvode, v manjši meri pa tudi predelava v izsekovane, kovane in druge vrste

izdelkov. Podjetje X ima sedež v Sloveniji in hčerinska podjetja v Sloveniji ter v tujini. Po kriterijih

Zakona o gospodarskih družbah sodi med velike družbe in velikost hkrati predstavlja pomemben vidik

pri izvedbi notranje revizije, ki bo predstavljena v zaključnem delu. Podjetje X dosega zastavljene

prodajne cilje v pričakovanih obsegih in v zadnjem obdobju je obdržalo vse kupce. Prodaja je

razpršena v več kot 40 držav ter porazdeljena med 400 večjih kupcev, pri čemer je pretežni del prodaje

usmerjen na trg Evropske unije, kjer kot največji trg izstopa Nemčija.

Okrog 35 % prodaje poteka preko posrednikov v tujini, ki so običajno pravne ali fizične osebe, ki

posredujejo pri prodaji v imenu in za račun prodajalca, to je podjetje X, za določeno ceno imenovano

provizijo, ki je določena v odstotku od dosežene zaračunane in plačane prodajne cene.

Pri sklepanju pogodb morajo odgovorni v podjetju upoštevati interna pravila, katerih cilji so:

1 Beseda »posrednik« je v Slovarju slovenskega knjižnega jezika opredeljena kot: »pri kupčiji je bil za posrednika«.

2 Beseda »agent« je v Slovarju slovenskega knjižnega jezika opredeljena kot: »zastopnik podjetja pri sklepanju kupčij, ki obiskuje stranke na

domu«.

Slovar slovenskega knjižnega jezika, elektronska izdaja. 2010. SAZU in ZRC SAZU, Inštitut za slovenski jezik Frana Ramovša in avtorji,

DZS, d.d., računalniška priprava Amebis d.o.o. 3 Obligacijski zakonik, pravno gledano ločuje posrednika in agenta. Bistvena razlika med agentsko in posredniško pogodbo je v tem, da

agent deluje v imenu in za račun naročitelja, medtem ko posrednik samo posreduje pri poslu. Pravno gledano vsebujejo posredniške in

agentske pogodbe različne elemente. V proučevanem podjetju uporabljajo za sklepanje poslov pri posredovanju prodaje tako posredniške kot

agentske pogodbe, obe vrsti pogodb pa imata enak cilj, to je posredovanje pri prodaji. V izogib nerazumevanju bomo v teoretičnem delu

zaključne naloge uporabljali izraz »posrednik«, v praktičnem delu pa tudi agent, ker se ta izraz enakovredno uporablja v proučevanem

podjetju.

2

posrednik mora biti preko pogodbe stimuliran, da za prodajalca povečuje obseg prodanih gotovih

izdelkov po najvišji možni prodajni premiji s ciljem: povečati prihodke podjetja X;

posrednik mora opravljati storitev posredovanja po najnižji možni ceni, s ciljem dosegati nizke

stroške podjetja X;

zagotovljena mora biti zanesljiva kontrola plačanih zneskov posredniku za opravljene storitve v

skladu s pogodbo.

Namen zaključne naloge

Namen zaključnega dela je predstaviti notranje revidiranje procesa sklepanja in izvajanja pogodb s

posredniki prodaje gotovih izdelkov v proizvodnem podjetju X, z uporabo pridobljenih teoretičnih in

praktičnih znanj tekom izobraževanja za pridobitev strokovnega naziva preizkušeni notranji revizor in

z veljavno doktrino notranjega revidiranja v Sloveniji.

Cilj zaključne naloge

Cilj zaključnega dela je izdelati delo, ki pokriva tematiko izbranega področja, to je proces sklepanja in

izvajanja pogodb s posredniki prodaje gotovih izdelkov v proizvodnem podjetju X, ter je izvedeno

skladno z metodiko izdelovanja zaključnega dela na Slovenskem inštitutu za revizijo in hierarhijo

pravil strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju.

Predpostavke in omejitve

Notranjerevizijski posel bom izvedla v velikem proizvodnem podjetju X, ki zaradi zaupnosti podatkov

v zaključnem delu ne bo razkrito. Tema zaključne naloge je izvirna in zaključno delo bom izdelala

samostojno kot notranja revizorka podjetja X. Izdelava zaključne naloge bo temeljila na izvedbi

notranje revizije, ki sodi v domeno notranjerevizijske dejavnosti.

V zaključnem delu se bom omejila na proces prodaje preko agentov, kar predstavlja 35 % vse prodaje

v podjetju X, in ne na celotno prodajo, ker bi v tem primeru obseg notranje revizije bil preobsežen

glede na razpoložljivost in alokacijo revizijskih resursov in posledično revizija ne bi dala zadovoljivih

rezultatov. Podjetje je po kriterijih Zakona o gospodarskih družbah razvrščeno med velike družbe in je

zavezano k zunanji reviziji. Za opazovano obdobje je podjetje dobilo pozitivno mnenje zunanje

revizije. Kot notranja revizorka imam pooblastilo za dostop do vseh podatkov v podjetju. Pred izvedbo

notranjerevizijskega posla se bom natančno seznanila s procesom, tveganji, notranjimi kontrolami, z

izvajalci v procesu, njihovimi pooblastili ter s cilji, ki naj bi jih sam proces dosegel.

Pri izvajanju notranje revizije se bom opirala na Mednarodne standarde strokovnega ravnanja pri

notranjem revidiranju in na ostala pravila, ki so opredeljena v Hierarhiji pravil notranjega revidiranja.

Upoštevala bom Kodeks notranjerevizijskih načel in Kodeks poklicne etike notranjega revizorja. Pri

notranji reviziji bom uporabila okvir COSO za ravnanje s tveganji. Upoštevala bom veljavne zakone

in predpise, navodila in interne pravilnike proizvodnega podjetja X ter Kodeks pravil obnašanja.

3

Namen in cilj revizijskega posla

Namen notranjerevizijskega posla je opraviti preiskovalni posel v skladu z veljavno doktrino

notranjega revidiranja v Sloveniji in zadanim revizijskim ciljem, opozoriti na morebitna neskladja z

internimi predpisi in zakonodajo ter tako izboljšati proces sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki

prodaje gotovih izdelkov v proizvodnem podjetju X.

Cilj notranjerevizijskega posla je preizkusiti in oceniti (ne)ustreznost notranjega kontrolnega sistema,

ki zagotavlja pravno in poslovno-organizacijsko pravilnost uresničevanja prodaje ob pomoči prodajnih

agentov, kar pomeni: preveriti skladnost delovanja obravnavanega procesa z internimi predpisi in

zakonodajo.

Na osnovi izsledkov bom naročniku podala zagotovilo o delovanju obstoječih notranjih kontrol in

spoznavne podlage za izboljšanje notranjih kontrol, ki so potrebne za obvladovanje poslovnih tveganj

na področju prodaje gotovih izdelkov preko posrednikov. Podala bom neodvisno mnenje o skladnosti

postopkov z internimi predpisi in zakonodajo.

Metode proučevanja in zbiranja podatkov

Zaključno delo bo napisano v skladu z Metodiko izdelovanja zaključnih del na Slovenskem inštitutu

za revizijo za pridobitev strokovnega naziva preizkušeni notranji revizor (Koletnik, 2012).

Za teoretični del naloge bom uporabila deskriptivni način oziroma metodo kompilacije4, ker bom

povzela opazovanja, spoznanja, stališča, sklepe in rezultate drugih avtorjev iz domače in tuje

strokovne literature. Pri tem bom strogo upoštevala pravila citiranja. Skozi postopek notranjega

revidiranja bom uporabila metodo komparacije5, za primerjavo rezultatov. Uporabila bom tudi

deduktivne in induktivne metode.

V praktičnem delu, kjer bo prikazan postopek izvedbe notranjerevizijskega posla, bom uporabila

naslednje metode:

opazovanja – opazovanje določenih aktivnosti v procesu z namenom preizkušanja delovanja

notranjih kontrol;

poizvedovanja – metodo razgovora z revidiranci in ustno poizvedovanje;

preverjanja in preizkušanja – preverjanje ustreznosti dokumentacije in internih aktov,

preverjanje obstoja in pravilnosti evidenc, preverjanje skladnosti delovanja, preizkušanje

delovanja v informacijsko podporo vgrajenih notranjih kontrol in usposobljenosti zaposlenih;

analitičnega postopka – primerjanje tehničnih in knjigovodskih dokumentov in evidenc;

dokumentiranja ključnih kontrolnih aktivnosti;

izbira vzorca – za pregled preteklih poslovnih dogodkov bo temeljila na nestatističnem

vzorčenju, in sicer na temelju presoje;

ugotovitve, ki bodo prikazane na opisni in tabelarični način.

4 Slovar slovenskega knjižnega jezika: kompilacija je razprava, ki temelji na tujih ugotovitvah in dognanjih.

5 Slovar slovenskega knjižnega jezika: komparacija je ugotavljanje enakosti, podobnosti ali različnosti med dvema ali več lastnostmi,

značilnostmi oziroma primerjava.

Slovar slovenskega knjižnega jezika, elektronska izdaja. 2010. SAZU in ZRC SAZU, Inštitut za slovenski jezik Frana Ramovša in avtorji,

DZS, d.d., računalniška priprava Amebis d.o.o.

4

Zaključna naloga bo strukturirana tako, da bo po uvodnem delu predstavljen teoretični del naloge, nato

bo sledil praktični del, ki bo prikazal potek notranjerevizijskega posla v proučevanem podjetju, ter

zaključek s sklepnimi ugotovitvami in viri.

1 TEORETIČNI VIDIK NOTRANJEGA REVIDIRANJA PROCESA

SKLEPANJA IN IZVAJANJA POGODB S POSREDNIKI PRODAJE

GOTOVIH IZDELKOV

1.1 Proces sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki prodaje gotovih izdelkov

1.1.1 Pojem in načini sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki

Podjetja si večinoma želijo, da bi pravi izdelek s pravo ceno ravno ob pravem času dostavili pravemu

kupcu. Ali se to zgodi ali ne, je najpogosteje odvisno od tega, kako so zaposleni v prodaji organizirani

in usposobljeni. Potem, ko izvršni prodajni direktorji preučijo, kakšne prodajne naloge si želijo od

prodajalcev in ko ugotovijo, ali imajo dovolj sposobne prodajalce, da želene naloge izpeljejo, se lahko

odločajo med lastno prodajno silo ali pa najeto, kot so denimo agenti in različni zastopniki ter

uveljavljeni distributerji (Dobovišek, 2007, 102). Tržni dejavniki, ki govorijo v prid organiziranju

prodaje z lastno oziroma neposredno prodajno silo, so:

pomembni potencialni kupci so veliki in jih je lahko opredeliti;

dobro poznavanje lokalnega trga in dober pristop do lokalne distribucije in kupcev;

podjetje ponuja širok spekter izdelkov ali storitev;

ugled podjetja pozitivno vpliva na delo prodajnega osebja;

izdelki so kompleksni, tehnično izpopolnjeni, diferencirani in prilagojeni potrebam kupcev;

prodajni cikel je dolg, naročila so velika.

Prodajno silo lahko podjetje za določeno časovno obdobje najame zunaj podjetja, kadar je izpolnjen

eden od naslednjih pogojev:

trg je ozek in kupce je težje najti;

pomanjkanje lokalnega tržnega znanja v podjetju;

podjetje ima majhno število izdelkov;

podjetje ni znano in visoko spoštovano;

izdelki so lažje razumljivi in so na trgu že dlje časa;

prodajni cikel je kratek, naročila pa majhna.

Z najeto prodajno silo lahko podjetje poseže po večjem delu trga in osvoji nove tipe kupcev, še

posebej, če podjetje vstopa na nove geografske trge. Ko se po določenem obdobju prepoznavnost

5

njihovih izdelkov ali storitev na tem trgu poveča, s čimer se vse bolj dviguje tudi njihova prodaja, pa

želijo podjetja prevzeti večji nadzor nad kupci (Dobovišek, 2007, 103).

V mednarodni poslovni praksi je eden od najpogostejših načinov vstopa na tuji trg angažiranje

lokalnega predstavnika, kar za izvoznike pomeni relativno majhen vložek tako s stroškovnega kot

organizacijskega vidika (Milenkovič, 2014, 20).

Želja po vstopu na nove geografske trge in osvajanje novih kupcev ter večanje prodaje so glavni

razlogi, da se proučevano podjetje X kot pretežni izvoznik, poleg direktne prodaje poslužuje tudi

prodaje preko posrednikov.

Vsebina prodaje, bodisi preko agenta ali preko posrednika, za proučevano podjetje prodajalca ni

različna, je pa razlika v slovenskem pravnem redu, ki je usklajen s pravnim redom Evropske unije pri

opredeljevanju pogodb. Obligacijski zakonik6 loči pogodbo o trgovskem zastopanju ali agencijsko

pogodbo ter posredniško pogodbo. Katero pogodbo po navedenem zakoniku podjetje upošteva ni

odvisno samo od njega, temveč tudi od druge pogodbene stranke in dogovora o upoštevanju pravnega

reda države, katere rezident je druga pogodbena stranka. Pri sklepanju tovrstnih pogodb ni nujno

upoštevati slovenski Obligacijski zakonik. Poslovno pravilo je takšno, da se pogodbeni stranki, če sta

iz različnih držav, lahko sami dogovorita glede vprašanja, uporabe prava v pogodbenem razmerju v

stvareh, o katerih se v pogodbi ne bosta izrecno dogovorili. Če se sami ne dogovorita, velja pravilo, da

se upošteva pravo tiste države, kjer se storitev posredovanja izvaja.

1.1.2 Pravne podlage za sklepanje in izvajanje pogodb s posredniki

Preden pričnemo z notranjo revizijo, si moramo pridobiti ustrezno znanje. Pridobivanje potrebnega

znanja se zagotavlja s pogovorom z odgovorno osebo za revidirano področje, z drugimi osebami

(veščaki), ki poznajo revidirano področje, s proučevanjem zunanjih predpisov in notranjih poslovno-

organizacijskih pravil ter s trajnejšim spremljanjem revidiranega področja (Koletnik, 2007, 243).

Glede na to, da je cilj notranjerevizijskega posla v zaključni nalogi, preizkusiti in oceniti

(ne)ustreznost notranjega kontrolnega sistema, ki zagotavlja pravno in poslovno–organizacijsko

pravilnost uresničevanja prodaje ob pomoči prodajnih agentov, kar pomeni preveriti skladnost

delovanja obravnavanega procesa z internimi predpisi in zakonodajo ter na osnovi izsledkov podati

naročniku zagotovilo o delovanju notranjih kontrol in spoznavne podlage za izboljšanje notranjih

kontrol, ki so potrebne za obvladovanje poslovnih tveganj na področju prodaje gotovih izdelkov preko

posrednikov, bomo v nadaljevanju posvetili posebno pozornost pravnim podlagam oziroma

zakonodaji in predpisom, ki jih je potrebno spoštovati pri sklepanju in izvajanju pogodb s posredniki.

Proučevano podjetje X je pretežni izvoznik, zato bomo pravne podlage pri sklepanju in izvajanju

pogodb s posredniki proučili z vidika mednarodne in slovenske zakonodaje. Ker prodaja preko

posrednikov poteka v države Evropske unije, bomo proučili pravne podlage, ki veljajo za Evropsko

unijo. Prodaja v tujino izven Evropske unije poteka direktno ali preko lastnega podjetja v ZDA, kjer pa

6 Obligacijski zakonik je povzet iz spletne strani: Superdavki.com, uradno prečiščeno besedilo, 29.10.2007. Izdajatelj: Davčna hiša Bilans

d.o.o.

6

se posredniki ne vključujejo v prodajo, zato to pravno področje ne bo posebej obravnavano. Internih

predpisov podjetja X na tem mestu ne bomo proučevali, ker bodo navedeni neposredno v praktičnem

delu naloge.

Pravne podlage

Evropska unija je na podlagi načela prostega pretoka storitev leta 1986 sprejela Direktivo št.

86/653/EEC, ki ureja zakonodajo o samozaposlovanju trgovskih zastopnikov v državah članicah

Evropske unije. Direktiva je poenotila zakonodaje držav članic, ki urejajo odnose med trgovskimi

zastopniki in njihovimi naročitelji (Ropoša, 2003, 3). Direktiva je oblikovana po načelih

kontinentalnega prava, predvsem po nemški zakonodaji, ki ureja varstvo trgovinskih zastopnikov. V

svoje zakonodaje so jo danes sprejele vse države članice Evropske unije. Direktiva definira

trgovinskega zastopnika kot samozaposlenega trgovinskega posrednika, ki se zaveže, da se bo ves čas

pogajal o prodaji in nakupu blaga na račun druge osebe (naročitelja), ali da se bo pogajal in tudi

sklenil take transakcije v imenu in na račun naročitelja. Direktiva ne določa oblike in vsebine pisne

pogodbe, zato pisna oblika z minimalno vsebino že lahko zadostuje kot dokaz, da je med strankama

prišlo do sklenitve pogodbe7. Direktiva določa, da mora trgovinski zastopnik skrbeti za naročiteljeve

interese in pri tem poslovati pošteno in v dobri veri ter ravnati kot dober gospodarstvenik. Prizadevati

si mora za sklepanje poslov, za katere je pooblaščen, pri čemer mora upoštevati navodila, ki jih je

dobil od naročitelja. Naročitelj pa mora zastopniku zagotoviti informacije, potrebne za njegovo

nemoteno delo in ga obveščati o spremembah. Stranki se v pogodbi dogovorita za plačilo

trgovinskemu zastopniku, kar je običajna poslovna praksa. Zastopnik je upravičen do provizije za

posle, če so bili sklenjeni kot posledica njegovega delovanja, ali če so bili sklenjeni z osebami, ki jih je

zastopnik pred tem pridobil kot stranke za enake posle. Prav tako je zastopnik upravičen do provizije

za posle, sklenjene na določenem območju ali z določenim krogom strank, če mu je bilo s pogodbo

zaupano sklepanje takšnih poslov. Provizija se izplača najkasneje na zadnji dan meseca po trimesečju,

v katerem plačilo zapade. Direktiva zagotavlja, da pogodba med naročiteljem in trgovinskim

zastopnikom ne more spreminjati omenjenih minimalnih zahtev v škodo trgovinskega zastopnika.

Podrobneje bomo ostale določbe proučili direktno v Direktivi.

Pravne podlage v slovenskem pravnem redu, ki jih upoštevamo pri sklepanju in izvajanju pogodb s

posredniki, so predstavljene v nadaljevanju.

Obligacijski zakonik8 (v nadaljevanju OZ) določa, da lahko prodaja preko posrednikov v Sloveniji

poteka preko dveh vrst pogodb. Podjetje se lahko odloči, da s posrednikom sklene pogodbe o

trgovskem zastopanju ali agencijsko pogodbo (OZ, 2007, 807. člen) ali posredniško pogodbo (OZ,

2007, 837. člen). Za vrsto pogodbe se podjetje odloči glede na lastne interese in interese posrednika.

7 EU: Direktiva o trgovinskih zastopnikih št. 86/653/EEC je povzeta iz spletne strani Združenja trgovskih agentov Slovenije:

agenti.gzs.si/slo/pravne_podlage. 8 Obligacijski zakonik (OZ) je povzet iz spletne strani: Superdavki.com, uradno prečiščeno besedilo, 29.10.2007. Uradni list RS, št.: 97/07.

Davčna hiša Bilans d.o.o.

7

Pogodba o trgovskem zastopanju ali agencijska pogodba zavezuje zastopnika9, da bo ves čas

skrbel za to, da bodo tretje osebe sklepale pogodbe z njegovim naročiteljem in da bo v tem smislu

posredoval med njimi in naročiteljem kot tudi, da bo po pridobljenem pooblastilu v imenu in na račun

naročitelja sklepal z njimi pogodbe, le-ta pa se zavezuje, da mu bo za vsako pogodbo dal določeno

plačilo, imenovano provizija (OZ, 2007, 807. člen). Zastopnik je lahko fizična ali pravna oseba in kot

tak lahko tudi sklene pogodbo o trgovskem zastopanju, kot da je sam naročitelj. Naročitelj lahko ima

za določeno področje in za določeno vrsto poslov več zastopnikov, vendar zastopnik ne sme brez

naročiteljeve privolitve prevzeti obveznosti, da bo na istem območju in za isto vrsto poslov ali za isti

krog strank delal za drugega naročitelja. Zastopnik sme sklepati posle v imenu in za račun svojega

naročitelja, če je dobil za to od njega posebno ali splošno pooblastilo. V nadaljevanju prikazujemo,

kakšne so obveznosti zastopnika in kakšne so obveznosti naročitelja.

Zastopnik mora ravnati pri izvrševanju pogodbe pošteno in v dobri veri, skrbeti mora za naročiteljeve

interese in pri vseh poslih, ki se jih loteva, ravnati kot dober gospodar ter upoštevati vsa navodila, ki

mu jih je dal naročnik. Zastopnik mora dajati naročitelju vsa potrebna obvestila o položaju na trgu,

zlasti tista, ki so pomembna za vsak posamezen posel. Prav tako mora zastopnik redno poročati o

svojem delu, zlasti pa o tretjih osebah, ki so se pripravljene pogajati z naročiteljem ali z njim skleniti

pogodbo. Zastopnik je dolžan varovati poslovne skrivnosti naročitelja. Tudi naročitelj mora v svojem

razmerju z zastopnikom ravnati pošteno in v dobri veri. Naročitelj mora na svoje stroške dati na

razpolago zastopniku potrebno dokumentacijo, vzorce, načrte, cenike, reklamno gradivo, splošne

pogoje poslovanja ter vse potrebne informacije za izvrševanje pogodbe o trgovskem zastopanju.

Naročitelj je dolžan zastopniku plačati provizijo za pogodbe, sklenjene z njegovim posredovanjem, kot

tudi za tiste pogodbe, ki jih je zastopnik sklenil sam, če je bil za to pooblaščen. Prav tako ima

zastopnik pravico do plačila tudi za tiste pogodbe, ki jih je naročitelj sklenil neposredno s strankami,

katere je našel zastopnik. Naročitelj mora zastopniku za opravljeno delo plačati določen znesek. Če

znesek ni določen v pogodbi, ima zastopnik pravico do plačila, ki je običajno v kraju, kjer je zastopnik

opravljal dejavnost za naročitelja in tovrstne zastopniške posle. Če takega običaja ni mogoče

zagotoviti, je zastopnik upravičen do provizije v višini, ki upošteva vse okoliščine posla, zlasti pa

število in vrednost poslov med naročiteljem in tretjo osebo ter obseg in zahtevnost zastopnikovega

prizadevanja. Zastopnik pridobi pravico do provizije v obsegu, v katerem je naročitelj opravil ali bi

moral opraviti posel s tretjo osebo, ali če je tretja oseba opravila svoj del obveznosti iz posla z

naročiteljem. Zastopnik pridobi pravico do provizije najkasneje takrat, ko je tretja oseba opravila svoje

obveznosti iz posla ali bi jih morala opraviti, če bi naročitelj opravil svoj del. Naročitelj mora vsake tri

mesece izdelati in izročiti zastopniku obračun provizije, do katere je upravičen zastopnik, ločeno za

vsak mesec posebej. Pri tem je naročitelj dolžan za ves ta čas plačati provizijo do konca naslednjega

meseca po zadnjem obračunskem mesecu. S pogodbo se lahko partnerja dogovorita tudi za krajši rok.

Pogodbeni stranki lahko skleneta pogodbo za nedoločen čas ali za določen čas.

Posredniška pogodba je pogodba, ki je opredeljena v OZ (OZ, 2007, 837. člen). Bistvena razlika med

agentsko in posredniško pogodbo je v tem, da agent deluje v imenu in za račun naročitelja, medtem ko

posrednik samo posreduje pri poslu. S posredniško pogodbo se posrednik zavezuje, da si bo prizadeval

najti in spraviti v stik z naročiteljem osebo, ki se bo z njim pogajala za sklenitev določene pogodbe,

naročitelj pa se zavezuje, da mu bo za to dal določeno plačilo, če bo pogodba sklenjena. Posrednik v

9 V zaključnem delu proučevano podjetje X ima s posredniki sklenjene pogodbe, ki imajo elemente posredniške pogodbe in elemente

agentske pogodbe po OZ.

8

tej pogodbi nima pravice, da bi smel sprejeti za naročitelja izpolnitev obveznosti iz pogodbe, sklenjene

z njegovim posredovanjem. V nasprotnem primeru, mora imeti za to posebno pisno pooblastilo.

Naročitelj lahko prekliče naročilo za posredovanje, kadarkoli hoče. Naročitelj se ni dolžan spustiti v

pogajanja za sklenitev pogodbe z osebo, katero je našel posrednik, in tudi ne skleniti z njo pogodbo

pod pogoji, ki jih je sporočil posredniku, vendar odgovarja za škodo, če je ravnal nepošteno. Posrednik

ima obveznost, da kot dober gospodarstvenik išče priložnost za sklenitev določene pogodbe in nanjo

opozori naročitelja. Posrednik mora posredovati pri pogajanjih in si prizadevati, da pride do sklenitve

pogodbe, če se je k temu posebej zavezal. Ni pa odgovoren, če se njegova prizadevanja kljub potrebni

skrbnosti izjalovijo. Posrednik mora obveščati naročitelja o vseh za posel pomembnih okoliščinah, ki

so mu znane ali bi mu morale biti znane. Posrednik je odgovoren za škodo, ki nastane eni in drugi

stranki, med katerima je posredoval, če nastane škoda zaradi tega, ker je posredoval za poslovno

nesposobno osebo, za katero nesposobnost je vedel ali bi moral vedeti, ali za osebo, za katero je vedel

ali bi moral vedeti, da ne bo mogla izpolniti obveznosti iz pogodbe ter sploh za vsako škodo, nastalo

po njegovi krivdi. Posrednik je odgovoren za škodo, ki jo je imel naročitelj zaradi tega, ker je brez

njegovega dovoljenja obvestil koga tretjega o vsebini naročila, o pogajanjih ali o pogojih sklenjene

pogodbe. Posrednik ima pravico do plačila, ki ustreza njegovemu trudu in opravljeni storitvi.

Posrednik pridobi pravico do plačila tedaj, ko je sklenjena pogodba, za katero je posredoval, če ni

dogovorjeno kaj drugega. Posrednik, ki dela v nasprotju s pogodbo ali v nasprotju z interesi svojega

naročitelja za drugo stranko, izgubi pravico do posredniškega plačila.

Zakon o gospodarskih družbah10

(v nadaljevanju ZGD) je pri sklepanju in izvajanju pogodb s

posredniki potrebno upoštevati z vidika odgovornosti in pooblastil v družbi. Torej gre za vprašanje,

kdo lahko v imenu družbe podpisuje pogodbe s posredniki. V delniški družbi, ki ima dvotirni sistem

upravljanja11

, je za zastopanje in predstavljanje družbe odgovorna uprava (Zakon o gospodarskih

družbah, 2013, 266. člen). Če ima uprava več članov, zastopajo družbo skupno, če statut ne določa

drugače. Pri skupnem zastopstvu učinkuje izjava volje, dana kateremu koli članu uprave, proti družbi

kot celoti, če so pooblaščeni vsi skupaj. Statut družbe ali nadzorni svet, če je to s statutom predvideno,

lahko določi, da so za zastopanje pooblaščeni člani uprave, posamično ali skupaj, vsaj dva člana

uprave ali član uprave skupaj s prokuristom. V delniški družbi, ki ima enotirni sistem upravljanja12

, je

za zastopanje in predstavljanje družbe odgovoren upravni odbor (Zakon o gospodarskih družbah,

2013, 286. člen). Če upravni odbor med svojimi člani imenuje izvršne direktorje, ti zastopajo in

predstavljajo družbo, če statut ne določa drugače. Za zastopanje in predstavljanje se smiselno

uporabljajo določbe, kot pri dvotirnem sistemu. Člani organov vodenja ali nadzora morajo pri

opravljanju svojih nalog ravnati v dobro družbe s skrbnostjo vestnega in poštenega gospodarstvenika

in varovati poslovno skrivnost družbe (Zakon o gospodarskih družbah, 2013, 263. člen). Člani

organov vodenja ali nadzora so solidarno odgovorni družbi za škodo, ki je nastala kot posledica kršitve

njihovih nalog, razen če dokažejo, da so pošteno in vestno izpolnjevali svoje dolžnosti. Pooblastila za

sklepanje pogodb s posredniki se lahko znotraj podjetja z internimi akti podelijo tudi na nižje ravni

odločanja.

10

Zakon o gospodarskih družbah povzet iz spletne strani: Superdavki.com,ZGD-1, zadnje neuradno prečiščeno besedilo, 9.10.2013. Uradni

listi RS, št.: 65/09, 33/11, 91/11, 32/12, 57/12, 82/13. Izdajatelj Davčna hiša Bilans d.o.o. 11

Dvotirni sistem upravljanja pomeni, da je za zastopanje in predstavljanje družbe odgovorna uprava in za nadzor poslovanja nadzorni svet. 12

Enotirni sistem upravljanja pomeni, da je za zastopanje, predstavljanje in nadzor družbe odgovoren upravni odbor.

9

Zakon o finančnem poslovanju, postopkih zaradi insolventnosti in prisilnem prenehanju13

(v

nadaljevanju: ZFPPIPP-UP) je z vidika izvajanja pogodb s posredniki pomemben iz dveh vidikov. Po

eni strani je uprava odgovorna za pravočasno plačevanje upravičeno izstavljenih računov posrednikov

za posredovanje pri prodaji blaga gotovih izdelkov. Po drugi strani pa so ta plačila odvisna od plačil s

strani kupcev gotovih izdelkov, kajti plačilo provizije posrednikom, je v običajni poslovni praksi

vezano na plačilo računov s strani kupcev, kar pa je povezano s kreditnim tveganjem. Če na kratko

povzamemo temeljne obveznosti poslovodstva, so te (ZFPPIPP-UP, 2013, 28. člen): poslovodstvo

mora zagotoviti, da družba posluje v skladu s tem zakonom in pravili poslovnofinančne stroke.

Poslovodstvo mora pri vodenju poslov družbe ravnati s profesionalno skrbnostjo poslovnofinančne

stroke in si pri tem prizadevati, da je družba vedno kratkoročno in dolgoročno plačilno sposobna.

Člani poslovodstva so prosti odškodninske odgovornosti, če dokažejo, da so pri izpolnjevanju

obveznosti ravnali s profesionalno skrbnostjo poslovnofinančne stroke in stroke upravljanja podjetij.

Poslovodstvo mora zagotoviti, da družba redno izvaja ukrepe upravljanja tveganj, zlasti kreditno

tveganje, tržno tveganje, operativno tveganje in likvidnostno tveganje (ZFPPIPP-UP, 2013, 30. člen).

Kreditno tveganje je tveganje nastanka izgube zaradi neizpolnitve obveznosti dolžnika do družbe.

Tržno tveganje je tveganje nastanka izgub zaradi spremembe cen blaga, valut ali finančnih

instrumentov ali spremembe obrestnih mer. Operativno tveganje je tveganje nastanka izgube skupaj s

pravnim tveganjem zaradi neustreznosti ali nepravilnega izvajanja notranjih postopkov, drugega

nepravilnega ravnanja ljudi, ki spadajo v notranje poslovno področje družbe, neustreznosti ali

nepravilnega delovanja sistemov, ki spadajo v notranje poslovno področje družbe ali zunanjih

dogodkov, dejanj.

Če povzamemo določbe navedene zakonodaje, le ta nalaga pogodbenim partnerjem, da pri poslovanju

ravnajo etično in pošteno ter s skrbnostjo vestnega in poštenega gospodarstvenika ter ravnati s

profesionalno skrbnostjo poslovnofinančne stroke, kar pomeni, da ravnajo v skladu s poslovno etiko,

ki pomeni:

da poslujejo v skladu z zakoni, pravili, predpisi in pogodbami,

varujejo zaupne informacije in druge informacije z lastninsko pravico ter informacije strank in

poslovnih partnerjev,

varujejo in pošteno uporabljajo sredstva podjetja,

spoštujejo človekove pravice pri vseh poslovnih dejavnostih,

pri poslovanju se izogibajo navzkrižju interesov,

spodbujajo celovito, pošteno, točno, pravočasno in razumljivo razkrivanje podatkov v finančnih in

drugih javnih poročilih,

varujejo okolje,

spodbujajo poročanje o morebitnih nezakonitostih in prevarah,

zagotoviti morajo, da družba gospodari z viri in naložbami tako, da je v vsakem trenutku sposobna

izpolniti vse svoje zapadle obveznosti,

zagotavljati morajo plačilno sposobnost ter

odpravljati dejavnike tveganj pri poslovanju.

13 ZFPPIPP-UP je povzet iz spletne strani: Superdavki.com, zadnje neuradno prečiščeno besedilo, 18.12.2013. Uradna lista RS, št.: 63/13,

100/13. Davčna hiša Bilans d.o.o.

10

Slovenski računovodski standardi14

(v nadaljevanju SRS) so s sklepanjem pogodb s posredniki

prodaje gotovih izdelkov v družbi, povezani z vidika računovodskega prikazovanja. V zaključni nalogi

predstavljeno podjetje uporablja SRS. Omenili bomo le najpomembnejše standarde, ki so povezani s

stroški posrednikov in prihodki s strani prodaje gotovih izdelkov, od katerih višine je odvisno plačilo

provizije posrednikom.

SRS 14 – Stroški materiala in storitev: uvršča evidentiranje stroškov s posredniki med stroške

storitev in način evidentiranja v poslovne knjige. Stroški materiala in storitev se razvrščajo po izvirnih

vrstah. Podrobnejšo razčlenitev določi podjetje samo (SRS 14.2., 2006). Stroški materiala in storitev

se pripoznajo na podlagi listin, ki dokazujejo, da so praviloma povezani z nastalimi gospodarskimi

koristmi (SRS 14.10., 2006). Stroški storitev se izkazujejo v dejanskih zneskih ob nabavi storitev, kar

pomeni, da se stroški provizij od posrednikov prodaje gotovih izdelkov izkazujejo po dejanskih

zneskih, izkazanih v nabavnih računih, prejetih od posrednikov.

SRS 11 – Kratkoročni dolgovi: se upošteva ob prejemu računa od posrednika za opravljeno storitev

posredovanja pri prodaji gotovih izdelkov. Evidentira se med stroške storitev in kratkoročne

obveznosti do dobaviteljev, vse do takrat, dokler račun ni plačan. Standard pravi, da se poslovni

dolgovi pojavljajo, ker dobavitelji vnašajo v podjetje prvine, potrebne pri proizvajanju in opravljanju

storitev (SRS 11.2., 2006). Kratkoročni dolgovi se ob začetnem pripoznanju ovrednotijo z zneski iz

ustreznih listin o njihovem nastanku, ki v primeru kratkoročnih poslovnih dolgov pomenijo prejem

kakega proizvoda ali storitve ali opravljeno delo ali obračunani strošek, odhodek ali delež v

poslovnem izidu (SRS 11.14., 2006).

SRS 5 – Terjatve: je povezan s posredniki prodaje gotovih izdelkov. Posrednik namreč prejme plačilo

za opravljeno storitev šele takrat, ko so plačani izdani računi pri prodaji gotovih izdelkov kupcem, pri

katerih je posrednik posredoval. Obveznost do posrednika, ki smo ga obravnavali v prejšnjem

standardu, bo tako dolgo ostala odprta oziroma neplačana, dokler bodo izdani računi kupcem izkazani

med terjatvami. Terjatve do kupcev so terjatve v zvezi s prodanimi proizvodi, trgovskim blagom in

opravljenimi storitvami, pa tudi v zvezi s prodanimi drugimi sredstvi (SRS 5.3., 2006). Terjatve vseh

vrst se ob začetnem pripoznanju izkazujejo v zneskih, ki izhajajo iz ustreznih listin, ob predpostavki,

da bodo plačane (SRS 5.24., 2006).

SRS 18 –Prihodki obravnava kategorijo prihodkov, ki so razlog za obstoj procesa sklepanja in

izvajanja pogodb s posredniki prodaje gotovih izdelkov, kajti cilj je povečati prodajo gotovih izdelkov,

ki bo pomenila večje ustvarjene prihodke za podjetje in posledično večji dobiček. Poslovni prihodki so

prihodki od prodaje in drugi poslovni prihodki, povezani s poslovnimi učinki (SRS 18.3., 2006).

Prihodke od prodaje sestavljajo prodajne vrednosti prodanih proizvodov oziroma trgovskega blaga in

materiala ter opravljenih storitev v obračunskem obdobju (SRS 18.4., 2006).

Pri obravnavi pogodb s posredniki so v praksi posredno upoštevani tudi drugi SRS, kot na primer SRS

7 – Denarna sredstva, SRS 17 – Odhodki, SRS 20 – Računovodsko predračunavanje in računovodski

predračuni, SRS 21 – Knjigovodske listine, SRS 23 – Računovodsko obračunavanje in računovodski

obračuni, SRS 28 – Računovodsko nadziranje in nadziranje računovodenja, SRS 29 – Računovodsko

14

Slovenski računovodski standardi – SRS so povzeti iz spletne strani Slovenskega inštituta za revizijo: www.si-revizija.si/publikacije/.

11

proučevanje (računovodsko analiziranje), SRS 30 – Računovodsko informiranje in drugi, ki jih na tem

mestu ne bomo posebej opisovali zaradi obvladljivosti zaključne naloge.

Zakon o davku od dohodkov pravnih oseb15

(v nadaljevanju ZDDPO-2) je tesno povezan s

poslovanjem preko posrednikov, saj določa, kakšni so poslovno potrebni odhodki v podjetju. Za

ugotavljanje dobička se priznajo odhodki, potrebni za pridobitev prihodkov, ki so obdavčeni po

ZDDPO-2. Odhodki, ki niso potrebni za pridobitev prihodkov, so odhodki, za katere glede na dejstva

in okoliščine izhaja, da niso neposreden pogoj za opravljanje dejavnosti in niso posledica opravljanja

dejavnosti, imajo značaj privatnosti, vendar niso skladni z običajno poslovno prakso. Odhodki niso

skladni z običajno poslovno prakso, če niso običajni pri poslovanju v posamezni dejavnosti glede na

pretekle in druge izkušnje in primerjavo z drugimi dejavnostmi ter dejstvi in okoliščinami (ZDDPO-2,

29. člen, 2013). Stroški storitev posrednikov so davčno priznani, če so povezani z doseganjem

prihodkov podjetja.

Zakon o dohodnini16

(v nadaljevanju ZDoh-2) upoštevamo v primeru, če izplačujemo provizijo

posredniku, ki posreduje pri prodaji gotovih izdelkov, in pri tem je ta posrednik fizična oseba, ki nima

odprtega podjetja, iz katerega bi izstavil račun. Če je fizična oseba, ki posreduje pri prodaji v tujini

nerezident, ja po Zakonu o dohodnini zavezan za plačilo dohodnine v Sloveniji (ZDoh-2, 5. člen,

2014).

Dohodki imajo vir v Sloveniji, če je dohodke izplačala oseba, ki je rezident Slovenije, po ZDoh-2 ali

po ZDDPO-2 (ZDoh-2, 10. člen, 2014).

Zakon o davku na dodano vrednost17

(v nadaljevanju ZDDV-1) je potrebno upoštevati pri prejemu

računa od posrednika in pri prodaji gotovih izdelkov kupcem. Pri prodaji gotovih izdelkov iz aluminija

kupcu v Sloveniji se obračuna DDV po stopnji 22 odstotkov, pri prodaji gotovih izdelkov v Evropsko

unijo je treba upoštevati 46. člen ZDDV-1, ki opredeljuje oprostitve plačila DDV18

. Plačila DDV so

oproščene dobave blaga, ki ga odpošlje ali odpelje prodajalec ali oseba, ki pridobi blago, ali druga

oseba za račun z ozemlja Slovenije v drugo državo članico, če se opravijo drugemu davčnemu

zavezancu ali pravni osebi, ki ni davčni zavezanec, ki deluje kot tak v tej drugi državi članici (ZDDV-

1, 1. odstavek 46. člena, 2013). Plačila DDV je oproščena tudi prodaja gotovih izdelkov v tujino, v

države izven Evropske unije, imenovane tretje države. Plačila DDV je oproščena dobava blaga, ki ga

iz Slovenije odpošlje ali odpelje v namembni kraj zunaj Unije prodajalec ali druga oseba za njegov

račun (ZDDV-1, 1. odstavek 52. člena). Oproščena je tudi dobava blaga, ki ga iz Slovenije odpošlje ali

odpelje v namembni kraj zunaj Unije kupec, ki nima sedeža na ozemlju Slovenije, ali druga oseba za

njegov račun, razen blaga, ki ga prevaža kupec sam in je namenjeno za opremljanje, oskrbovanje z

gorivom ali druge vrste oskrbovanja zasebnih čolnov ipd. (ZDDV-1, 2. odstavek 52. člena).

15

Zakon o davku od dohodkov pravnih oseb, povzet iz spletne strani: Superdavki.com, zadnje neuradno prečiščeno besedilo, 7.10.2013.

Uradni listi RS, št.: 117/06, 56/08, 76/08, 05/09, 96/09, 110/09, 43/10, 59/11, 24/12, 30/12, 94/12, 81/13. Davčna hiša Bilans d.o.o. 16

Zakon o dohodnini, povzet iz spletne strani: Superdavki.com, zadnje neuradno prečiščeno besedilo, 30.04.2014. Uradni listi RS, št.: 13/11,

24/12, 30/12, 75/12, 40/12, 94/12, 96/13, 29/14. Davčna hiša Bilans d.o.o. 17

Zakon o davku na dodano vrednost, povzet iz spletne strani: Superdavki.com, zadnje neuradno prečiščeno besedilo, 31.05.2013. Uradni

listi RS, št.: 13/11, 18/11, 78/11, 38/12, 83/12, 46/13. Davčna hiša Bilans d.o.o. 18

DDV – kratica za davek na dodano vrednost.

12

Glede nato, da se bo notranja revizija kontrole izvajanja pogodb s posredniki v veliki meri nanašala na

prejete račune s strani posrednikov iz Evropske unije, je prav, da opozorimo tudi na evidentiranje teh

računov v skladu z določbami ZDDV-1. Za prejete račune moramo narediti tako imenovano

samoobdavčitev v skladu s 25. členom ZDDV-1 in 76. členom ZDDV-1. Samoobdavčitev naredimo

tako, da vzamemo vrednost računa, ter nanj prištejemo DDV v višini 22 odstotkov. Vrednost DDV si

nato evidentiramo kot vstopni oz. odbitni DDV in hkrati evidentiramo kot izstopni DDV – kot

obveznost za plačilo. Saldo iz naslova DDV pri samoobdavčitvi je nič, torej ni obveznosti in ne

terjatev za DDV do države. Ko pomoč pri branju ZDDV-1 se upošteva tudi Pravilnik o izvajanju

Zakona o davku na dodano vrednost19

.

Našteli smo nekaj pomembnejših pravnih podlag, ki jih bomo upoštevali v okviru izvajanja

notranjerevizijskega posla, kajti cilj posla je med drugim ugotoviti skladnost z zakonodajo. Ostale

pravne podlage in interne predpise bomo upoštevali in sproti navajali v praktičnem delu zaključne

naloge.

1.2 Notranje revidiranje procesa sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki prodaje

gotovih izdelkov

1.2.1 Strokovne norme notranjega revidiranja procesa sklepanja in izvajanja pogodb s

posredniki po Hierarhiji pravil notranjega revidiranja

Predmet notranjega revidiranja v tej nalogi je proces sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki in

notranje revidiranje tega področja, ki mora biti opravljeno v skladu s Hierarhijo pravil notranjega

revidiranja. Zato bomo v nadaljevanju predstavili strokovna pravila, ki jih mora notranji revizor

poznati in spoštovati pri svojem delu.

Hierarhija pravil notranjega revidiranja (v nadaljevanju: Hierarhija) določa prednostni vrstni red in

način spoštovanja veljavnih in zavezujočih pravnih in strokovnih pravil ter poklicno etičnega vedenja

notranjih revizorjev v Republiki Sloveniji (Hierarhija, 2010, 1). Dokument je sprejel Strokovni svet

Slovenskega inštituta za revizijo, dne 7. 4. 2010. Skladno s sprejetim dokumentom si pravna in

strokovna pravila sledijo po vrstnem redu (Toman Pfajfar, 2012, 2) kot sledi.

Prva raven

Poleg zakonodaje predstavlja prvo raven še obvezni del okvira mednarodnih strokovnih ravnanj,

slovenski standardi ter kodeksa notranjerevizijskih načel in poklicne etike. Obvezni del okvira

mednarodnih strokovnih ravnanj je sestavljen iz opredelitve notranjega revidiranja, kodeksa etike in

standardov. Opredelitev notranjega revidiranja (Toman Pfajfar, 2012, 2): notranje revidiranje je

neodvisna in nepristranska dejavnost dajanja zagotovil in svetovanja, namenjena je povečevanju

koristi in izboljševanju delovanja organizacije. Organizaciji pomaga uresničevati njene cilje s

19

Pravilnik o izvajanju Zakona o davku na dodano vrednost, povzet iz spletne strani: Superdavki.com, zadnje neuradno prečiščeno besedilo,

26. 6. 2013. Davčna hiša Bilans d.o.o.

13

spodbujanjem premišljenega, urejenega načina vrednotenja in izboljševanja uspešnosti postopkov

ravnanja s tveganjem ter njegovega obvladovanja in upravljanja.

Standardi pa predstavljajo osrednji del celotnega okvira in so pomembno sodilo pri primerjavi dela

notranjih revizorjev s strokovnimi zahtevami. Namen standardov je opredeliti temeljna načela, ki

predstavljajo ravnanje pri notranjem revidiranju, ustvariti podlago za izvajanje in pospeševanje

obsežnejše koristi notranjega revidiranja, pripraviti podlago za ovrednotenje notranjerevizijskih

dosežkov ter pospeševati in izboljševati postopke in delovanje organizacije.

Standarde sestavljajo:

standardi značilnosti (obravnavajo lastnosti organizacij in posameznikov, ki opravljajo

notranje revidiranje);

standardi delovanja (opisujejo notranje revidiranje in dajejo kakovostna sodila, po katerih jih

je mogoče presojati);

standardi izvedbe (nadgrajujejo standarde značilnosti in standarde delovanja in so

vzpostavljeni za dajanje zagotovil – A ali svetovanje – C).

Notranja revizija sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki sodi pod storitve dajanja zagotovil in

objektivno presojo notranjega revizorja o dokazu, ki omogoča neodvisno mnenje in sklepe v zvezi z

organizacijo, delovanjem, področjem dela, postopki, ureditvijo ali kako drugo obravnavano zadevo.

Druga raven

V drugo raven, poleg pojasnil in stališč Strokovnega sveta Inštituta20

ter drugih gradiv sodi

priporočljivi del okvira mednarodnih strokovnih ravnanj, ki je sestavljen iz stališč21

, svetovalnih

napotkov22

in strokovnih navodil23

.

Tretja raven

Tretjo raven predstavlja literatura o notranjem revidiranju in strokovna pravila v tuji praksi.

V nadaljevanju bomo podrobneje proučili prvo raven hierarhije pravil notranjega revidiranja. Namen

proučevanja je nadaljnja, dosledna in strokovna uporaba hierarhije pravil pri izvedbi notranjega

revidiranja.

Mednarodni standardi strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju24

so bistvenega pomena

za izvajanje notranje revizije (v nadaljevanju: Standardi), ki jih je izdal Inštitut notranjih revizorjev

(IIA)25

. Če zakon ali drug predpis notranjim revizorjem prepoveduje ravnanje v skladu z nekaterimi

deli Standardov, je treba ravnati skladno z drugimi deli Standardov, zato pa so potrebna ustrezna

razkritja. Če se Standardi uporabljajo v povezavi s standardi, ki so jih izdali drugi uradni organi,

morajo notranjerevizijska sporočila na ustrezen način navesti tudi uporabo drugih standardov. Če

20

Pojasnila in stališča Strokovnega sveta Slovenskega inštituta za revizijo so na voljo na spletni strani Inštituta: http://www.si-

revizija.si/notranji_revizorji/pravila_stroke.php. 21

Stališča so navodila, ki zajemajo primere, povezane s posebnostmi področja, na katerem deluje notranji revizor. 22

Svetovalni napotki so povezani s posameznim standardom in ponujajo konkretne primere in rešitve. 23

Strokovna navodila so dokumenti, ki jih lahko uporabljamo pri pripravi delovnih programov posla. Niso prevedena v slovenski jezik, so pa

dostopna na spletnih straneh Slovenskega inštituta za revizijo. 24

Mednarodni standardi strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju so dostopni na spletni strani Slovenskega inštituta za revizijo:

http://www.si-revizija.si/notranji_revizorji/pravila_stroke.php. 25

IIA – The Institute of internal Auditors, 247 Maitland Avenue, Altamonte Springs, Florida 32701-4201, USA.

14

obstajajo neskladnosti med temi in drugimi standardi, morajo notranji revizorji ravnati v skladu s

Standardi, lahko pa ravnajo tudi v skladu z drugimi standardi, če so ti bolj omejevalni (Mednarodni

standardi strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju, 2012, 2).

Standardi značilnosti govorijo o organizacijah in posameznikih, ki opravljajo notranje revidiranje.

Standarde značilnosti razdelimo na skupine: 1000 – Namen, pristojnost, odgovornost in naloga, 1100 –

Neodvisnost in nepristranskost, 1200 – Strokovnost in potrebna poklicna skrbnost, 1300 – Program

zagotavljanja in izboljševanja kakovosti.

Namen, pristojnost, odgovornost in naloga notranje revizije morajo biti uradno opredeljeni v

notranjerevizijski temeljni listini26

, ki je skladna z Opredelitvijo notranjega revidiranja, Kodeksom

etike in Standardi (Standardi, 2012, 4). Listina ni vnaprej predpisana, temveč so v njej podane le

minimalne vsebinske zahteve. S standardom 1000 so povezani tudi standardi izvedbe, ki se nanašajo

na ta standard ter standard 1010 – Pripoznavanje opredelitve notranjega revidiranja, Kodeksa etike in

Standardov v notranjerevizijski temeljni listini. Poleg navedenih standardov pri izvedbi

notranjerevizijskega preiskovalnega posla upoštevamo tudi svetovalni napotek 1000.A1 – Narava

storitev dajanja zagotovil organizaciji mora biti opredeljena v notranjerevizijski temeljni listini. Če so

zagotovila dana strankam zunaj organizacije, mora biti njihova narava prav tako opredeljena v

notranjerevizijski temeljni listini (Toman Pfajfar, 2012, 6).

Standardi skupine 1100 – Neodvisnost in nepristranskost narekujejo, da mora biti notranja revizija

neodvisna27

in notranji revizorji nepristranski28

pri opravljanju svojega posla. Vodja notranje revizije

mora poročati tisti ravni vodenja v organizaciji, ki omogoča izpolnjevanje nalog notranje revizije

(Standard 1110). Upoštevati moramo svetovalni napotek 1110.A1, ki določa, da nihče ne sme vplivati

na določanje obsega notranjega revidiranja, izvajanja dela in sporočanja izidov revizije. Standard 1111

– Neposredno medsebojno delovanje z organom nadzora, nalaga vodji notranje revizije, da se

dogovarja in sodeluje neposredno z organom nadzora. Notranji revizorji morajo biti pri svojem delu

nepristranski in brez predsodkov ter se izogibati navzkrižju interesov29

, kakor določa Standard 1120 –

Osebna nepristranskost. V primeru, da sta neodvisnost in nepristranskost oslabljeni, morajo biti te

oslabitve razkrite ustreznim strankam, kar določa Standard 1130 – Oslabitev neodvisnosti in

nepristranskosti.

Posli notranje revizije morajo biti opravljeni strokovno in s potrebno poklicno skrbnostjo, določa

Standard 1200 – Strokovnost in potrebna poklicna skrbnost. Notranji revizorji morajo imeti znanje,

veščine in druge sposobnosti, ki so potrebne za izvajanje posameznih nalog (Standard 1210). Če

notranji revizor nima dovolj znanja, si mora pridobiti nasvet ali pomoč. Dolžnost notranjega revizorja

je, da širi svoje znanje, veščine in druge sposobnosti z nenehnim strokovnim izpopolnjevanjem

(Standard 1230).

26

Notranjerevizijska temeljna listina je uradni dokument, ki opredeljuje namen, pristojnost, odgovornost in nalogo notranje revizije. Določa

položaj notranje revizije, odgovornost vodje notranje revizije organu nadzora, daje pooblastila ter opredeljuje področje in dejavnost notranje

revizije. Odobri jo organ nadzora. 27

Neodvisnost pomeni osvobojenost od okoliščin, ki ogrožajo zmožnost notranje revizije za nepristransko izvajanje notranjerevizijskih nalog

(Pojasnilo k standardu 1100). Vodja notranje revizije mora imeti neposreden in neomejen dostop do poslovodstva in organov nadzora. 28

Nepristranskost pomeni, da notranji revizorji lahko izvajajo posle na tak način, da verjamejo v dosežke svojega dela in ne sprejemajo

kompromisov in podrejanj drugim (Pojasnilo k standardu 1100). 29

Navzkrižje interesov je stanje, v katerem ima notranji revizor, ki je vreden zaupanja, izključujoče se strokovne a li osebne interese

(Pojasnilo k standardu 1120).

15

Standard 1300 – Program zagotavljanja in izboljševanja kakovosti, zadolžuje vodjo notranje revizije,

da razvija in vzdržuje program zagotavljanja in izboljševanja kakovosti, ki pokriva vse vidike notranje

revizije. Pojasnilo k Standardu 1300 pravi, da mora biti program zasnovan tako, da omogoča

ocenjevanje skladnosti notranje revizije z Opredelitvijo notranjega revidiranja, Standardi in Kodeksom

etike. Program zagotavljanja in izboljševanja kakovosti mora vključevati tako notranje kot zunanje

presoje (Standard 1310). Notranje presoje morajo vključevati stalno spremljanje delovanja notranje

revizije in občasna samoocenjevanja ali presoje s strani drugih oseb v organizaciji. Zunanje presoje pa

se morajo po Standardu 1312 – Zunanje presoje, opraviti najmanj enkrat na vsakih pet let s strani

usposobljenega neodvisnega presojevalca ali presojevalne skupine zunaj organizacije. O izidih

programa zagotavljanja in izboljševanja kakovosti mora vodja notranje revizije poročati poslovodstvu

in organu nadzora (Standard 1320). Vodja notranje revizije lahko izjavi, da je notranja revizija skladna

z Mednarodnimi standardi strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju le, če izidi podpirajo takšno

izjavo (Standard 1321). V primeru, da obstajajo neskladnosti, mora vodja notranje revizije to razkriti

poslovodstvu in organu nadzora (Standard 1322).

Standardi delovanja govorijo o notranjem revidiranju in dajejo podlago za vodenje

notranjerevizijskega izvajalca, usklajevanje med različnimi izvajalci storitev dajanja zagotovil in

svetovanja ter za vse štiri najpomembnejše faze notranjerevizijskega dela: načrtovanje, izvajanje,

poročanje ter spremljanje napredovanja. Ta del standardov vsebuje tudi pomembne določbe glede

ravnanja s tveganjem. Ker bomo standarde delovanja upoštevali pri izvedbi notranje revizije sklepanja

in izvajanja pogodb s posredniki prodaje gotovih izdelkov, v nadaljevanju podajamo bistvena pravila

in vsebino Mednarodnih standardov strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju.

Standard 2000 – Vodenje notranje revizije govori o tem, kako je treba voditi notranjo revizijo, da ta

organizaciji dodaja vrednost, torej da ustvari nekaj več, lažje dosega cilje ali bolje obvlada tveganje in

izboljša notranje kontrole ali povedano v smislu standarda, notranja revizija dodaja vrednost

organizaciji, če prispeva k uspešnosti in učinkovitosti upravljanja organizacije, upravljanja tveganj in

kontrolnih postopkov. Za načrtovanje notranje revizije je zadolžen vodja notranje revizije (Standard

2010), ki mora načrt izdelati na osnovi tveganj. Če ima podjetje izdelan register tveganja, je ta osnova,

če pa ga nima, mora vodja notranje revizije sam oceniti tveganja na osnovi vhodnih informacij. Načrt

je treba preverjati in upoštevati pričakovanja poslovodstva in nadzornega organa. Ko je načrt izdelan,

ga mora potrditi poslovodstvo in nadzorni organ, vodja notranje revizije pa se mora dogovoriti tudi o

ustreznih virih za izvedbo notranje revizije (Standard 2020). Vodja notranje revizije mora zagotoviti,

da so viri ustrezni, zadostni in učinkovito razporejeni (Standard 2030), prav tako mora vodja določiti

usmeritve in postopke ter organizirati usklajevanje z drugimi izvajalci, da se storitve ne podvajajo

(Standarda 2040 in 2050). Vodja notranje revizije mora redno poročati poslovodstvu in organu

nadzora. Omeniti je potrebno tudi to, da je za izvedbo notranje revizije vedno odgovorna organizacija,

ne glede na izvajalca (Standard 2070).

Standard 2100 – Narava dela določa naravo dela notranje revizije, ki mora sistematično in metodično

ocenjevati upravljanje organizacije, upravljanje tveganj ter kontrolne postopke in prispevati k

izboljševanju. Ocena upravljanja organizacije (Standard 2110) zajema oceno, ali je poslovanje etično z

upoštevanjem vrednot, ali je upravljanje učinkovito in so podeljene odgovornosti, ali so informacije o

tveganjih in kontrolah ustrezno sporočene in ustrezno usklajevane. Ocena, kako uspešni so postopki

upravljanja s tveganji (Standard 2120), zajema oceno doseganja strateških ciljev organizacije, oceno

16

zanesljivosti in neoporečnosti računovodskih informacij, kako uspešno in učinkovito je delovanje in

programi, kako je varovano premoženje in kakšna je skladnost z zakoni, drugimi predpisi,

usmeritvami, postopki in pogodbami. Standard 2130 – Kontroliranje pravi, da mora notranja revizija

pomagati organizaciji pri vzdrževanju uspešnih kontrol tako, da ocenjuje njihovo uspešnost in

učinkovitost ter uveljavlja nenehno izboljševanje. Notranja revizija ovrednoti ustreznost in uspešnost

kontrol pri odzivu na tveganja, pri čemer upošteva tveganja, ki so bila že opisana in to so doseganja

strateških ciljev organizacije, zanesljivost in neoporečnosti računovodskih informacij, uspešno in

učinkovito delovanje in programi, varovanje premoženja in skladnost z zakoni, drugimi predpisi,

usmeritvami, postopki in pogodbami.

Standard 2200 – Načrtovanje posla je zelo pomemben standard, kajti če revizijskega posla ne

načrtujemo dobro in celovito, sta lahko izvedba in poročilo notranje revizije nekakovostna ali celo

neprimerna. Standard nalaga notranjemu revizorju, da mora pripraviti in dokumentirati načrt za vsak

posel, vključno z njegovimi cilji, obsegom, časom in razporeditvijo virov. Pri načrtovanju posla mora

notranji revizor upoštevati (Standard 2201) cilje dejavnosti, ki se sprotno pregleduje, in sredstva, s

katerimi se ta dejavnost izvaja, pomembna tveganja in kako se ta tveganja ohranjajo na sprejemljivi

ravni, ustreznost in uspešnost upravljanja dejavnosti, upravljanja tveganj in kontrolnih postopkov v

primerjavi z okvirom ter priložnosti za izboljšave le tega. Pri vsakem poslu morajo biti opredeljeni

cilji (Standard 2210). Notranji revizor mora izdelati začetno oceno tveganja za dejavnost, ki bo

pregledana. Pri pripravi ciljev posla morajo notranji revizorji upoštevati verjetnost pomembnih napak,

prevar, neskladnosti s pravili in drugih tveganj. Za ovrednotenje tveganj so potrebna sodila, ki jih

izdela vodstvo ali organ nadzora. Če ima organizacija izdelana ustrezna sodila, notranji revizor

uporabi ta, če jih nima, jih doreče v sodelovanju z vodstvom ali nadzornim svetom. Da notranji revizor

doseže cilje posla, mora biti zadosten obseg posla (Standard 2220). Obseg posla mora vključevati

proučitev ustreznih sistemov, zapisov, zaposlenih, prostorov in opreme, vključno s tistimi, ki so pod

nadzorom tretjih strank. Če se v okviru izvajanja posla pojavi priložnost za svetovanje, je treba skleniti

posebno pogodbo. Notranji revizorji morajo zagotoviti, da se notranja revizija opravi z zadostnimi viri

(Standard 2230), kar je odvisno od narave, zapletenosti in časovnih omejitev. V okviru načrtovanja

notranjerevizijskega posla mora notranji revizor pripraviti tudi revizijski program (Standard 2240).

Delovni program mora biti dokumentiran in vključevati mora postopke za prepoznavanje, proučitev,

ovrednotenje in dokumentiranje informacij med potekom posla. Pred samo izvedbo mora biti delovni

program odobren.

Standard 2300 – Izvajanje posla zajema prepoznavanje, proučevanje, ovrednotenje in dokumentiranje

informacij z namenom, da se doseže cilj revizijskega posla. Notranji revizorji morajo prepoznati

zadostne30

, zanesljive31

, ustrezne32

in uporabne33

informacije za dosego cilja. Pridobljene informacije

morajo notranji revizorji ustrezno proučiti in ovrednotiti (Standard 2320). Informacije, ki podpirajo

sklepe in izide posla, je potrebno dokumentirati (Standard 2330). Notranjerevizijski posel je potrebno

nadzirati, da se zagotovi, da so cilji doseženi, da je zagotovljena kakovost in se zaposleni strokovno

30

Zadostne informacije vsebujejo dejstva, so ustrezne in prepričljive, tako da preudarna in obveščena oseba lahko pride do enak ih sklepov

kot revizor (pojasnilo k standardu 2310). 31

Zanesljive informacije so najboljše dosegljive informacije, ki jih je mogoče pridobiti z uporabo ustreznih metod (pojasnilo k standardu

2310). 32

Ustrezne informacije podpirajo opažanja in priporočila pri sprejetem poslu ter so skladne s cilji posla (pojasnilo k standardu 2310). 33

Uporabne informacije pomagajo organizaciji dosegati njene cilje (pojasnilo k standardu 2310).

17

izpopolnjujejo (Standard 2340). Obseg nadziranja je odvisen od strokovnosti in izkušenj notranjih

revizorjev ter od zapletenosti posla.

Standard 2400 – Poročanje o izsledkih je standard, ki določa, da morajo notranji revizorji poročati o

svojih ugotovitvah. Sporočilo obsega cilje posla, obseg posla, ustrezne sklepe, priporočila in načrte

ukrepanja. Podprto mora biti z zadostnimi, zanesljivimi, ustreznimi in koristnimi informacijami

(svetovalni napotek 2410.A1). Notranji revizorji naj bi pri sporočanju o poslu potrdili tudi zadovoljivo

delovanje. Sporočila morajo biti točna, nepristranska, jasna, jedrnata, ustvarjalna, popolna in

pravočasna (Standard 2420). Če vsebuje končno sporočilo pomembno napako ali izpustitev, mora

vodja notranje revizije popravek sporočiti vsem prejemnikom sporočila (Standard 2421). Notranji

revizor lahko uporabi izraz »opravljeno v skladu z Mednarodnimi standardi strokovnega ravnanja pri

notranjem revidiranju« le, če izidi programa zagotavljanja in izboljševanja kakovosti podpirajo takšno

izjavo (Standard 2430). Če je posel neskladen s standardi, kodeksom ali opredelitvijo, je to v sporočilu

treba zapisati (Standard 2431). Vodja notranje revizije mora izide sporočiti ustreznim strankam

(Standard 2440). Vodja notranje revizije je odgovoren za pregled in odobritev končnega sporočila o

poslu, preden je izdano. Splošna odgovornost je na vodji notranje revizije in ta mora pred razkritjem

izidov oceniti možna tveganja za organizacijo, opraviti posvet s poslovodstvom ter kontrolirati

razširjanje. Kadar je izdelano celovito mnenje, mora to upoštevati pričakovanja poslovodstva, organa

nadzora in drugih deležnikov. Sporočilo naj opredeljuje (pojasnilo k Standardu 2450):

obseg, vključno z obdobjem na katero se nanaša;

omejitev obsega;

proučitev vseh sorodnih projektov;

tveganja ali kontrolni okvir ali druga sodila, ki so bila uporabljena kot podlaga za celovito

mnenje;

celovito mnenje, sodbo, dosežene sklepe.

Standard 2500 – Spremljanje napredovanja pomeni, da mora vodja notranje revizije vzpostaviti

postopke nadaljnjega spremljanja in zagotavljanja, da so ukrepi vodstva uspešno izvedeni, ali da je

poslovodstvo sprejelo tveganje neukrepanja (svetovalni napotek 2500.A1).

Standard 2600 – Sporočilo o sprejemanju tveganj se uporablja, če vodja notranje revizije ugotovi, da

je vodstvo sprejelo raven tveganja, ki utegne biti za organizacijo nesprejemljivo. V tem primeru se

mora revizor pogovoriti s poslovodstvom ali organom nadzora.

Standardi izvedbe nadgrajujejo standarde značilnosti in standarde delovanja ter določajo zahteve za

dajanje zagotovil (A) ali svetovanje (C). V zaključni nalogi so upoštevani standardi izvedbe, ki se

nanašajo na dajanje zagotovil. Storitve dajanja zagotovil (Standardi) zajemajo objektivno presojo

notranjih revizorjev o dokazih, ki omogočajo neodvisno mnenje ali sklepe v zvezi z organizacijo,

delovanjem, področjem dela, postopki, ureditvijo ali kakšno drugo obravnavano zadevo. Naravo in

obseg posla dajanja zagotovil določa notranji revizor.

Kodeks poklicne etike notranjih revizorjev, ki ga sprejema ameriški inštitut notranjih revizorjev

(IIA)34

, sodi v prvo raven pravil v Hierarhiji pravil notranjega revidiranja, zato ga morajo notranji

revizorji pri svojem delu obvezno upoštevati. Kodeks vsebuje načela, ki se nanašajo na stroko in

34

Kodeks je dostopen na spletni strani Slovenskega inštituta za revizijo: http://www.si-revizija.si/notranji_revizorji/pravila_stroke.php.

18

delovanje notranjega revidiranja, ter pravila vedenja, ki opisujejo obnašanje, ki se pričakuje od

notranjih revizorjev. Kodeks pravi, da se od notranjih revizorjev pričakuje upoštevanje in podpiranje

naslednjih načel (Toman Pfajfar, 2012, 2):

neoporečnost,

nepristranskost,

zaupnost,

usposobljenost.

Kodeks poklicne etike notranjega revizorja Slovenskega inštituta za revizijo35

pravi, da je notranji

revizor dolžan delovati skladno s Hierarhijo pravil notranjega revidiranja, poleg tega ne sme ravnati v

nasprotju s slovenskimi predpisi, notranjerevizijskimi načeli in mednarodnimi strokovnimi pravili ter

ne sme dopuščati njihovih kršitev (Toman Pfajfar, 2012, 4). Temeljna načela poklicne etike so:

doseganje visokih standardov strokovne sposobnosti, morale in dostojanstva;

nenehno spremljanje strokovnih dosežkov ter strokovno izpopolnjevanje;

sodelovanje (sodelovanje mora temeljiti na tovarištvu, sodelovanju, odkritosti in izmenjavi

izkušenj s stanovskimi kolegi in drugimi).

Osebnostne značilnosti notranjega revizorja morajo biti takšne, da bo notranji revizor sposoben

prepoznati tveganja ter ločevati bistveno od nebistvenega ter uporabiti vsa strokovna in poklicno-

etična pravila notranjerevizijske stroke, pravila upravljanja in poslovodenja organizacije ter dejavnosti

organizacije. Pomembna veščina, ki jo mora usvojiti je tudi komuniciranje na različnih nivojih ter

aktivno poslušanje. Načela obnašanja, ki jih mora upoštevati notranji revizor so:

strokovnost in odgovornost,

molčečnost,

neoporečnost,

neodvisnost in prizadevnost,

vestnost pri poročanju.

Kodeks notranjerevizijskih načel Slovenskega inštituta za revizijo sodi v prvo raven Hierarhije.

Notranji revizor mora pri svojem delu upoštevati pravila, ki so določena v Kodeksu notranjerevizijskih

načel Slovenskega inštituta za revizijo36

(Toman Pfajfar, 2012, 5). Temeljna načela so izhodiščna

pravila za delo in govorijo o naslednjih področjih:

Temeljna načela;

Nadziranje je temeljna sestavina poslovodenja vsake organizacije (zato poslovodstvo

vzpostavi notranje kontroliranje).

Upoštevati je potrebno opredelitev notranjega revidiranja (pomembno je načrtovanje in

dobra opredelitev cilja).

Notranji revizor deluje v skladu s Hierarhijo pravil notranjega revidiranja in s temeljno

listino o notranjerevizijski dejavnosti.

Načelo o strokovnosti in neodvisnosti (revizor mora pridobiti znanja, da lahko opravlja

dejavnost in zaradi časovne omejenosti je pomembno sodelovanje).

35

Kodeks poklicne etike notranjega revizorja Slovenskega inštituta za revizijo je dostopen na spletni strani Slovenskega inštituta za revizijo:

http://www.si-revizija.si/notranji_revizorji/pravila_stroke.php. 36

Kodeks notranjerevizijskih načel je dostopen na spletni strani Slovenskega inštituta za revizijo: http://www.si-

revizija.si/notranji_revizorji/pravila_stroke.php.

19

Načela o organiziranosti notranejrevizijske dejavnosti (notranjerevizijski predstojnik ima tudi

naloge v zvezi z vodenjem in organizacijo notranjerevizijske službe).

Načela o metodiki dela (povezana je s standardi delovanja ter s pripravo načrtov,

pridobivanjem in preverjanjem podatkov in informacij, poročanjem ter spremljanjem

predlaganih ukrepov).

1.2.2 Metoda COSO za obvladovanje tveganj organizacije

V svetu priznan in uporabljen je tako imenovani okvir celovitega obvladovanja tveganj COSO37

.

Temelji na predpostavki, da vsako podjetje obstaja, da bi zagotavljalo vrednost svojim deležnikom.

Okvir obvladovanja tveganj v podjetju omogoča vodstvu, da se uspešno spoprijema z negotovostjo in

z njo povezanimi tveganji in priložnostmi ter pri tem povečuje sposobnost povečevanja vrednosti

(Vezjak, 2012, 10).

Notranji revizor pri zagotavljanju delovanja notranjih kontrol le-te vrednoti in preizkuša. Stroka v ta

namen notranjim revizorjem predpisuje uporabo metode COSO ali njej primerljive metode, ki so

usklajene s standardi notranjega revidiranja (Jagrič, 2003, 173). COSO je kocka, ki smiselno omogoča

notranjemu revizorju, da konceptualno razmišlja o obsegu, katerega bo revidiral s treh vidikov

(Prevodnik, 2012, 3):

področje delovanja (nivo organizacije, produkta, procesa, enote);

cilji delovanja (strateški cilji, operativni cilji organizacije, skladnost delovanja ter popolnost in

pravilnost računovodskega poročanja);

notranje kontrole (notranje okolje, postavljanje ciljev, zaznavanje vplivov, vrednotenje

tveganj, obvladovanje tveganj, aktivnosti kontroliranja, informiranje in komuniciranje,

nadziranje).

Sistem se lahko preverja tako z vidika ciljev delovanja kot z vidika področij delovanja, konceptualno

velja procesna gledanost, da se vrednost ustvarja z vidika verige dodane vrednosti ali z nivoja

organizacije ali majhnega podprocesa, vsekakor pa mora vsak proces zagotavljati vse štiri cilje

(Prevodnik, 2012, 3).

Tabela 1: Pristop k opredelitvi ciljev, tveganj in notranjih kontrol po COSO modelu

Cilji

delovanja

podjetja

Ključni

poslovni

procesi v

podjetju

Cilji ključnih

poslovnih

procesov

Poslovna

tveganja pri

uresničevanju

ključnih ciljev

Kontrolni cilji

za

obvladovanje

ključnih

tveganj

Notranje

kontrole za

obvladovanje

ključnih

tveganj

Vir: Koletnik, Notranje revidiranje. 2007, 169.

37

Angl. The Committe of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission: Odbor podpornih organizacij v ZDA je izdelal model za

opredeljevanje in ocenjevanje notranjih kontrol v organizaciji. Gre za vodilni in celoviti delovni okvir vzpostavljanja in preverjanja sistema

notranjega kontroliranja v organizaciji, ki zagotavlja doseganje njenih poslovnih ciljev, in sicer ločeno za cilje ustreznega in uspešnega

delovanja, cilje zanesljivega (s)poročanja in cilje pravilnega oziroma zakonitega delovanja (Koletnik, 2007, 168).

20

Po COSU metodi je preizkušanje in ocenjevanje sistema notranjih kontrol treba izpeljati za vse cilje in

za vsako področje oziroma proces posebej. To izpeljemo s pomočjo matrike tveganj in kontrol. V

matriki obravnavamo posamezne ključne procese, ki so predmet revidiranja, iz zornega kota ciljev,

tveganj in kontrol. Za vsak proces mora pristojno poslovodstvo opredeliti cilje, ki so skladni s

skupnimi poslovnimi cilji podjetja in se navezujejo na njegovo urejeno in zakonito delovanje ter

zanesljivo (s)poročanje. Pri uresničevanju teh ciljev se pojavljajo poslovna tveganja, ki morajo biti

razkrita in ocenjena ter obvladovana z vzpostavljenim sistemom notranjih kontrol. Notranji revizor bo

preizkusil in ocenil tista tveganja in tiste notranje kontrole, ki pomembno vplivajo na ustrezno,

uspešno in pravilno delovanje ter zanesljivo (s)poročanje oziroma na vsebino mnenja notranjega

revizorja (Koletnik, 2007, 168).

Slika 1: COSO integralni

Vir: povzeto po Jagrič, Izvajanje notranjerevizijskih poslov, 2012, 17.

Temeljni koncept metode COSO temelji na treh dimenzijah: ciljih podjetja, ciljih procesov in

sestavinah notranjih kontrol (Jagrič, 2012, str. 17). Sestavine notranjih kontrol so:

Kontrolno okolje je osnova vseh sestavin in vključuje politiko obvladovanja tveganj, sprejemljivost

tveganja, kulturo tveganj, nadzorni svet in upravo, neoporečnost in etične vrednote, zavezo h

konkurenčnosti, poslovodski stil dela, organizacijsko kulturo, razporeditev pooblastil in odgovornosti,

kadrovske usmeritve in postopke ter različna delovna okolja (Jagrič, 2012, 96).

Obvladovanje tveganj zajema prepoznavanje tveganj, ki vplivajo na doseganje ciljev podjetja.

Vodstvo podjetja mora oceniti tveganja in vpeljati ustrezne aktivnosti za njihovo obvladovanje.

Ocenjevanje tveganj omogoča podjetju določitev obsega, v katerem dogodki lahko vplivajo na

doseganje ciljev. Negotovost se vrednoti z dveh vidikov: verjetnosti in vpliva. Verjetnost predstavlja

možnost, da bo dogodek nastal in vpliv posledico. Tveganja z visoko verjetnostjo in velikim vplivom,

so deležna največje pozornosti poslovodstva. Ko poslovodstvo kot odziv na tveganja sprejme določene

aktivnosti, ostane še tako imenovano preostalo tveganje, ki ne ogroža doseganja ciljev. Ko ima

podjetje izdelano oceno tveganj, se mora odločiti o strategiji obvladovanja tveganj. Lahko se odloči

za:

21

izogibanje: to pomeni, da bo iz tvegane situacije izstopilo ali ne bo vstopilo vanjo (primer

ukinitev proizvodne linije);

zmanjšanje: kar pomeni, da podjetje zmanjša verjetnost ali vpliv ali oboje z vpeljavo

določenih kontrolnih aktivnosti;

prenos: kar pomeni, da se podjetje odloči, da del tveganja prenese na druge udeležence (primer

zavarovanje sredstev);

sprejem: kar pomeni, da podjetje v zvezi s tveganjem ne sprejme nobene aktivnosti.

Podjetje mora ovrednotiti možne odzive na tveganja, ovrednotiti učinek odziva na tveganje, oceniti

strošek in koristi ter upoštevati, da tveganja lahko pomenijo tudi priložnosti v poslovanju.

Kontrolne aktivnosti zajemajo integracijo odzivnosti tveganj, vrste kontrolnih aktivnosti, splošne

kontrole, aplikativne kontrole in specifične kontrole (Jagrič, 2012, 96). Kontrolne aktivnosti zajemajo

politike in postopke, ki jih poslovodstvo vpelje kot odziv na tveganje. Politike povedo, kaj je treba

storiti, postopki (navodila) povedo, kako je treba nekaj storiti. V večjih podjetjih so politike in

navodila v pisni obliki, v manjših podjetjih so običajno zgolj ustna. Na kontrolne aktivnosti vplivajo

narava in obseg dejavnosti ter kompleksnost poslovanja.

Informacije in komunikacije zajemajo informiranje, strateške in sestavljene sisteme in

komuniciranje (Jagrič, 2012, 96). Prave in pravočasne informacije so bistvenega pomena za proces

upravljanja tveganj ter za vodenje podjetja. Podjetje zbira podatke iz zunanjega in notranjega okolja

ter iz preteklosti in sedanjosti. Podatki iz preteklosti omogočajo poslovodstvu, da primerja dejansko

izvajanje glede na načrtovano ter mu pomagajo pri napovedih v prihodnje, tekoči podatki po

poslovodstvu omogočajo hitre odzive na tveganja, s ciljem, da podjetje ostane znotraj sprejete stopnje

tveganja, spremeni kontrolne aktivnosti ali svojo nagnjenost k tveganju. Zelo pomemben je

informacijski sistem, ki mora zagotavljati tok informacij v vseh smereh, od poslovodstva do

zaposlenih in obratno ter med zaposlenimi in oddelki. Pomembno je tudi zbiranje informacij iz okolja

ter komuniciranje z okoljem in nadzornim svetom.

Nadzor zajema tekoče nadziranje, ločeno vrednotenje in poročanje o pomanjkljivostih (Jagrič, 2012,

96). Tekoče nadziranje se opravlja med samim procesom in zajema običajne kontrole, primerjave in

druge rutinske postopke. Model COSO priporoča, da se občasno izvedejo tudi ločena ocenjevanja, ki

se naj osredotočijo na celotno upravljanje tveganj in oceno učinkovitosti tekočega nadzora. Takšno

ocenjevanje lahko opravijo posamezniki, odgovorni za poslovanje, ali notranji revizorji na zahtevo

poslovodstva in nadzornega sveta.

22

Model COSO smo povzeli strnjeno v spodaj prikazani sliki.

Slika 2: Model COSO za obvladovanje notranjih kontrol in poslovnih tveganj

Vir: Koletnik, Notranje revidiranje, 2007, 179

1.2.3 Predmet revidiranja in revizijski cilj

Kakovost revidiranja je v veliki meri odvisna od ustrezne opredelitve obsega posla oziroma predmeta

revidiranja, cilja predmeta revidiranja, cilja revizijskega posla, alokacije virov revidiranja in izdelave

delovnega programa revidiranja (Jagrič, 2012, 21). Notranji revizor se mora dobro uskladiti z

naročnikom in notranjerevizijskim predstojnikom. Če je predmet revidiranja natančno opredeljen,

lahko načrtujemo obseg revizijskega dela, ki mora biti zadosten, da bo omogočil dosego revizijskega

cilja (Standard 2220). Obseg posla mora vključevati proučitev ustreznih sistemov, zapisov, zaposlenih,

prostorov, opreme, vključno s tistimi, ki so pod nadzorom tretjih strank (svetovalni napotek 2220.A1).

Revizor mora usmeriti svojo pozornost tudi na obseg omejitev, ki so lahko prisotne pri izvedbi

revizije, kot so omejitve opredeljene v Listini o ustanovitvi, omejitve dostopa revizorja do zapisov,

osebja, sredstev, ki so predmet revidiranja. Pri tem je potrebno upoštevati odobren terminski načrt

izvedbe in določene postopke revidiranja ter plan osebja in sredstev namenjenih za revizijo (Jagrič,

2012, 22).

A. Cilji notranjih kontrol

Vizija, poslanstvo in strategije

Učinkovito in uspešno poslovanje

Popolno in pravilno poročanje

Poslovanje, skladno s predpisi

B. Področje notranjih kontrol

Obravnavana raven

Organizacijska enota

Poslovna enota

Odvisno (podrejeno) podjetje

C. Sestavine notranjih kontrol

Kontrolno okolje

Postavljanje poslovnih ciljev, skladno s strategijo in sprejetim tveganjem

Prepoznavanje dogodkov

Ocenjevanje tveganj

Odzivanje na tveganja

Kontrolne aktivnosti

Informacije in komunikacije

Nadzor učinkovitega delovanja notranjih kontrol

To so kontrolne aktivnosti v širšem smislu, ki jih preizkusi notranji revizor, preden

izrazi mnenje o ustreznosti in uspešnosti notranjih kontrol.

23

V zaključni nalogi je predstavljen predmet revidiranja proces sklepanja in izvajanja pogodb s

posredniki prodaje gotovih izdelkov v proizvodnem podjetju X. Za določitev obsega revidiranja je

nujen vpogled v organizacijsko shemo, v kateri je opredeljena odgovornost zaposlenih pri opravljanju

posameznih delovnih nalog. Proces se izvaja v prodajni in finančno-računovodski službi. Za sklepanje

pogodb je odgovoren vodja prodaje, za izvajanje pogodb pa vodja financiranja in vodja prodaje. Pri

pripravi pogodb in kontroli izvajanja pogodb sodelujejo prodajni referenti in referent v finančno-

računovodski službi. Proces sklepanja in izvajanja pogodb je sestavljen iz posameznih aktivnosti,

znotraj katerih so vzpostavljene notranje kontrole z namenom doseganja kontrolnih ciljev.

Pri vsakem notranjerevizijskem poslu mora biti opredeljen cilj (Standard 2210). Z revizijskim ciljem

se opredeljuje zahteva, le-to naj bi odkril notranji revizor. Preden določimo revizijski cilj, je potrebno

narediti analizo predmeta revidiranja, določiti tveganja in cilje poslovanja. Standardi opozarjajo

revizorja, da razširi svojo pozornost tudi na možno prisotnost napak, pomot ali prevar, kakor tudi na

neusklajenost (svetovalni napotek 2210.A2). Notranji revizor mora preveriti kriterije oziroma sodila,

ki jih poslovodstvo uporablja, in oceniti ustreznost. Če ta niso ustrezna, je potrebno skupaj z vodstvom

pripraviti nova (svetovalni napotek 2210.A3). Pri določitvi revizijskega cilja moramo upoštevati, da

bodo revizijski cilji (Jagrič, 2012, 25):

odgovorljivi,

zajemali predmet revidiranja in problematiko revidiranja,

zajemali vnaprej opredeljene vidike delovanja,

imeli ustrezne sestavine ugotovitev (stanje, sodilo, vzrok, učinek),

vsebovali podcilje, če je potrebno.

V zaključni nalogi je opredeljen cilj revidiranja preizkusiti in oceniti (ne)ustreznost notranjega

kontrolnega sistema, ki zagotavlja pravno in poslovno-organizacijsko pravilnost uresničevanja prodaje

ob pomoči prodajnih agentov, kar pomeni, preveriti skladnost delovanja obravnavanega procesa z

internimi predpisi in zakonodajo. Največje tveganje je, da se proces ne izvaja pravno in poslovno-

organizacijsko pravilno oziroma je neskladen z zakonodajo in notranjimi pravili podjetja ter dopušča

tveganja, ki bi jih z uvedbo notranjih kontrol lahko odpravili. V okviru notranje revizije se bomo

osredotočili na postopke znotraj procesa sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki. Na osnovi

ugotovitev bomo podali mnenje in morebitna priporočila za izboljšanje kontrolnih aktivnosti pri

obvladovanju tveganj v procesu sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki.

1.2.4 Aktivnosti pri notranjem revidiranju procesa sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki

Aktivnosti notranje revizije bomo opravili v skladu z Mednarodnimi standardi strokovnega ravnanja

pri notranjem revidiranju, v skladu s Kodeksom notranjerevizijskih načel in Kodeksom poklicne etike

notranjega revizorja. Pri izvajanju posla bomo za vrednotenje notranjih kontrol uporabili priporočeno

metodo COSO.

V procesu sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki bomo nepristransko preiskali dokaze z namenom

pridobitve neodvisne ocene upravljanja, upravljanja tveganj in kontrolnih postopkov v procesu

24

sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki ter podali zagotovilo. Proces notranje revizije bo potekal v

naslednjih fazah:

Načrtovanje posla notranjega revidiranja (Standard 2200): notranji revizor se mora pred

načrtovanjem natančno seznaniti s procesom, ki ga bo revidiral (izvajalci, pooblastila,

aktivnosti, tveganja, notranje kontrole, cilji poslovanja, cilj revidiranja, itd).

Izvedba notranje revizije (Standard 2300): notranji revizor mora prepoznati zadostne,

zanesljive, ustrezne in uporabne informacije v obsegu, da doseže cilje revidiranja.

Poročanje o izsledkih (Standard 2400): notranji revizor mora poročati o ciljih in obsegih ter

podati ustrezne sklepe, priporočila in načrte ukrepanja.

Spremljanje napredovanja (Standard 2500): notranji revizor mora vzpostaviti in vzdrževati

sistem spremljanja dovzetnosti vodstva na izide notranje revizije.

1.2.5 Revizijski postopki pri notranjem revidiranju procesa sklepanja in izvajanja pogodb s

posredniki

Pri notranjem revidiranju procesa sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki bodo uporabljeni

naslednji revizijski postopki:

Pregledovanje (notranjih pravil pri sklepanju pogodb s posredniki, pregledovanje pogodb,

računov, prilog k računom, izpisov iz konto kartic dobavitelja, podatkov o plačilih računov

itd.).

Opazovanje (ogled procesa na mestu izvajanja pri vodji prodaje in financiranja ter pri

referentih prodaje in finančno-računovodskega spremljanja pogodb in računov, opazovanje pri

izvajanju aktivnosti v informacijskem sistemu itd.).

Ponovno izračunavanje (gre za preverjanje matematične točnosti izračunov na dokumentih, na

primer preračun vrednosti storitev posredovanja izkazanih na prejetih računih in upravičenost

glede na obseg opravljenih storitev po izdanih računih kupcem in cenah določenih v pogodbi).

Poizvedovanje (se bo izvajalo pri zaposlenih v podjetju z intervjuji, tako pri vodjih kot pri

referentih).

Vzorčenje (preverjanje bomo zaradi obsežnosti dokumentacije izvedli na osnovi vzorca

računov, specifikacij, plačil itd.).

Analitični postopki (ovrednotili bomo računovodske informacije in jih primerjali z

neračunovodskimi informacijami). Uporabili bomo indekse (primerjava porasta stroškov

posredovanja pri prodaji v tekočem letu glede na pretekla leta), koeficiente (delež stroškov

posameznega posrednika v višini vseh stroškov posrednikov ali delež posamezne vrste

prodanih gotovih izdelkov glede na vse prodane gotove izdelke …), strukture (strukture glede

na obseg posredovanja, obseg provizij, glede na količino prodaje, glede na dosežene prodajne

marže itd.).

Posebno pozornost bomo namenili tudi prepoznavanju in odkrivanju prevar38

. Pri prepoznavanju in

odkrivanju prevar ravna notranji revizor skladno s standardi strokovnega ravnanja pri notranjem

revidiranju, ki od njega zahtevajo dovolj znanja, da prepozna znake prevar, vendar pa se ne pričakuje,

38

Opredelitev odkrivanja prevar v okviru redne notranje revizije je povzeta po študijski literaturi: Koletnik F. 2012. Forenzični vidik

notranjega gospodarskega revidiranja. Slovenski inštitut za revizijo. Ljubljana 2012, str. 16.

25

da bo imel strokovno znanje veščaka za samo preiskovanje prevar. Poleg tega, sami revizijski postopki

še ne zagotavljajo, da bo prevara odkrita. V povezavi s prevarami dajejo standardi notranjemu

revizorju naslednje globalne napotke (Koletnik, 2012, 16):

notranji revizor mora imeti dovolj znanja, da oceni tveganje prevare in način njihovega

obravnavanja v organizaciji, vendar se ne pričakuje, da bi imel strokovno znanje osebe, katere

glavna naloga je odkrivati in raziskovati prevare (Standard 1210.A2);

notranjerevizijski izvajalec mora ovrednotiti možnost pojava prevar in kako organizacija ravna s

tveganjem prevar (Standard 2120.A2);

notranji revizorji morajo upoštevati verjetnost pomembnih napak, prevar, neusklajenosti in drugih

vrst izpostavljanja, kadar razvijajo cilje sprejetega posla (Standard 2210.A2).

1.2.6 Poročanje o revidiranju procesa sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki

Ko je notranji revizor končal vse raziskave v povezavi s poslom in uredil celovito revizijsko

dokumentacijo opravljenega posla, mora poslati rezultate preizkušanja, vzorčenja, poizvedovanja,

preračunavanja in drugih raziskovalnih naporov naročniku v obliki končnega poročila. Oblika

rezultatov mora biti usklajena z zahtevami Standarda 2410 – Sodila za poročanje, ki od notranjega

revizorja zahtevajo predstavitev ciljev in obsega revidiranja s predstavitvijo ustreznih zaključkov,

priporočil in akcijskih planov. V okviru zaključkov mora notranji revizor podati tudi celovito mnenje

(Jagrič, 2012, 47).

Poleg končnega poročila so pomembna tudi vmesna poročila tekom izvajanja notranjerevizijskega

posla, s katerim notranji revizor seznanja naročnika. Notranji revizor mora opredeliti osebe, katerim

bo poročal med in po koncu opravljene revizije.

Pred izdelavo končnega revizijskega poročila mora notranji revizor pripraviti zaključni sestanek s

poslovodstvom, ki je odgovorno za predmet revidiranja. Na sestanku bodo prisotne osebe, ki so bile

prisotne na predstavitvenem sestanku in od teh oseb se tudi pričakuje, da bodo implementirale

korektivne aktivnosti ali priporočila v prakso.

26

2 PRAKTIČNI VIDIK NOTRANJEGA REVIDIRANJA PROCESA

SKLEPANJA IN IZVAJANJA POGODB S POSREDNIKI PRODAJE

GOTOVIH IZDELKOV

V praktičnem delu zaključne naloge bomo izvedli preiskovalni posel ter preizkusili in ocenili

(ne)ustreznost notranjega kontrolnega sistema, ki zagotavlja pravno in poslovno-organizacijsko

pravilnost uresničevanja prodaje ob pomoči prodajnih posrednikov, kar pomeni, preveriti skladnost

delovanja obravnavanega procesa z internimi predpisi in zakonodajo.

Na osnovi izsledkov bomo naročniku podali zagotovilo o delovanju notranjih kontrol in spoznavne

podlage za izboljšanje notranjih kontrol, ki so potrebne za obvladovanje poslovnih tveganj na področju

prodaje gotovih izdelkov preko posrednikov. Podali bomo neodvisno mnenje o skladnosti postopkov z

internimi predpisi in zakonodajo.

2.1 Najava notranjerevizijskega posla

Notranjerevizijski postopek smo pričeli z najavo s strani notranjerevizijske službe revidirancu z

namenom priprave zahtevane dokumentacije in ga ob tem pozvali k potrditvi termina za predstavitveni

sestanek. V prilogi (Priloga 2) je priloženo obvestilo o najavi notranje revizije, v katerem je

opredeljena zahtevana dokumentacija, ki jo mora revidiranec pripraviti do predstavitvenega sestanka,

lahko pa jo že prej neformalno, npr. po e-pošti, posreduje notranji revizorki. Na predstavitvenem

sestanku se udeležencem, navedenim na dokumentu, predstavi namen revizije, področje, obseg in cilj

revizije. Bistveno je, da se na predstavitvenem sestanku potrdijo notranjerevizijski cilji s strani

nosilcev procesa.

2.2 Načrtovanje notranjerevizijskega preiskovalnega posla (MSNR 2200)

2.2.1 Spoznavanje in razumevanje revidiranca

Revidirano podjetje X ima dolgo zgodovino, saj je bilo ustanovljeno leta 1825. Prvotno se je ukvarjalo

s predelavo kovanih bakrenih izdelkov, 1952 pa se je zaradi rasti porabe aluminija in ocen o njegovi

perspektivnosti postopno preusmerilo iz predelave bakra v predelavo aluminija. Danes je podjetje X

fleksibilno, inovativno in v razvoj usmerjeno proizvodno podjetje. Prevladujoča dejavnost je predelava

aluminija v valjane, stiskane in vlečene proizvode. Stiskani izdelki vključujejo proizvodnjo palic, cevi

in profilov, ki je namenjena avtomobilski, letalski in vesoljski industriji. Prednost proizvajalca je v

vrhunski proizvodni opremi, ki so jo v zadnjih letih povečali in izboljšali, prav tako je pomembna

visoka tehnična dovršenost izdelkov in visoka kakovost. S pomočjo nenehnega razvoja in sodelovanja

s strokovnjaki za litje ter kupci, so razvili posebne zlitine, ki izdelkom omogočajo nadstandardne

mehanske lastnosti. Prav tako je podjetje sposobno dobaviti velika naročila in kupcem zagotoviti

kratke dobavne roke. Valjani izdelki vključujejo folije, tanke trakove, hladno valjane trakove, rebraste

pločevine, rondele ter pločevine. Uporabljajo se za izdelavo embalaže za prehrano in farmacevtske

izdelke, v gradbeništvu za izdelavo streh, fasad, žlebov, žaluzij, vrat itd., v transportni industriji za

27

konstrukcije vseh vrst vozil ter za izdelke namenjene za potrošniške in industrijske potrebe, kot so

izdelava posod, trakov za toplotne izmenjevalnike, pločevino za prometne znake, oglasne table, ograje

ipd.39

Podjetje pri proizvodnji in prodaji stremi h kakovosti, ustrežljivosti in poslovni odličnosti. Zadovoljuje

potrebe zahtevnih kupcev in uspešno prodira na nišne40

trge. Usmerjenost h kupcu, prilagodljivost in

iznajdljivost podjetje uvršča v sam vrh proizvajalcev aluminijevih izdelkov. S kupci gradijo

dolgoročne odnose, vzpostavljajo zaupanje in z njimi sodelujejo pri usvajanju novih znanj.

Ker velikost podjetja bistveno vpliva na obseg notranjerevizijskega posla, v nadaljevanju podajamo

nekaj podatkov o dosežkih podjetja41

:

a) 370 milijonov evrov naložb v zadnjih desetih letih,

b) 126-odstotna rast proizvodnje v zadnjih desetih letih,

c) 500 milijonov evrov letnega prometa,

d) več kot 180.000 ton proizvedenih izdelkov v letu,

e) 1.861 zaposlenih,

f) več kot 170 aluminijskih zlitin in 106.500 različnih izdelkov.

Podjetje X ima zelo fleksibilno organizacijo prodajnega procesa, ki je prilagojena procesu prodaje in

ne zgolj funkcionalni organiziranosti. Prodaja aluminijskih polizdelkov poteka pretežno preko matične

družbe (podjetja X), prodaja preostalih proizvodov in storitev pa neposredno preko tistih hčerinskih

družb v skupini, ki se ukvarjajo s tržno usmerjeno dejavnostjo. Storitve prodaje izvajajo podjetju X

prodajni oddelki.

Aluminijski proizvodni oziroma prodajni program je razdeljen na standardni in specializirani program,

pri čemer sta oba dela približno enaka. Standardni program je namenjen prodaji trgovcem, ki kupujejo

standardne izdelke za nadaljnjo prodajo. Specializirani program pa je namenjen neposredni prodaji

končnim odjemalcem, za katere so izdelki narejeni po načrtih (specifična oblika, zlitine, mehanske in

kemične lastnosti itn.). Tovrstna delitev omogoča višjo raven varnosti poslovanja, kar se kot pozitivno

izkazuje pri vseh tržnih nihanjih.

Prodaja je razpršena na večje število kupcev, tako da posamezen kupec praviloma ne presega 10

odstotkov skupne realizacije. Pridobivanje kupcev ne poteka po klasičnih marketinških načelih,

temveč predvsem na osnovi medsebojnega poznavanja v branži ter ustvarjanja dobrega imena v

zaključenem poslovnem okolju. Pomembno je tržno komuniciranje preko udeležbe na srečanjih

združenja aluminijevih proizvajalcev, udeležba na konferencah in komuniciranje preko spletne strani.

Podjetje X dosega zastavljene prodajne cilje v pričakovanih obsegih in v zadnjem obdobju je obdržalo

vse kupce.

Podjetje X je ohranilo dobro ime kvalitetnega proizvajalca in v prihodnosti želi dosegati zastavljene

prodajne cilje, ohraniti obstoječe kupce, povečati prodajo izdelkov z višjo dodano vrednostjo ter

zvišati izkoristek večjih proizvodnih kapacitet. Ohraniti želi evropski trg in povečati tržni delež na trgu

ZDA in Rusije.

39

Vir informacij je spletna stran podjetja X. 40

»Nišni trg« – mišljena je tržna niša, ki pomeni ciljno usmerjen del trga, kjer je manjše količine možno nadomestiti z višjimi dobički (vir:

http://www.poslovnisvet.si/marketing/kako-najti-trzno-niso/). 41

Vir informacij je spletna stran podjetja X.

28

Tabela 2: Področja prodaje v deležih

Področje prodaje Delež v %

Evropska unija 81,96

Evropa – ostali 10,22

Slovenija 4,93

Severna Amerika 2,56

Afrika 0,16

Južna Amerika 0,10

Oceanija 0,04

Azija 0,03

Vir: Letno poročilo podjetja X za leto 2013

Okrog 35 % prodaje v tujino poteka preko agentov oziroma posrednikov v tujini. Agenti so pravne ali

fizične osebe, ki posredujejo pri prodaji v imenu in za račun prodajalca, to je podjetje X, za določeno

ceno, imenovano provizijo42

, ki je običajno določena v odstotku od dosežene zaračunane in plačane

prodajne cene.

Vse zaposlene v podjetju zavezuje sprejet Kodeks poslovnih pravil k visokim etičnim standardom pri

poslovanju ter opredeljuje pravila delovanja. Podjetje načrtuje, da bo finančne cilje, predvidene v

strategiji do leta 2020 in v letnih planih, doseglo z naslednjimi aktivnostmi:

osredotočanjem na kupce, ki uporabljajo zahtevnejše izdelke z višjo dodano vrednostjo;

povečanjem prodaje na trgih, kjer podjetje X sedaj še ni prisotno;

nudenjem kakovostnih prodajnih in poprodajnih storitev kupcem;

širjenjem in modernizacijo opreme;

povečanjem obsega dodatno dodelanih izdelkov;

povečevanjem uporabe sekundarnega aluminija kot vhodne surovine;

izboljševanjem učinkovitosti proizvodnih procesov s pomočjo zniževanja pretočnih faktorjev

in faktorjev odgora (izgube na materialu);

povečevanjem produktivnosti zaposlenih.

Splošna pravila, ki jih mora podjetje upoštevati pri prodaji:

proces se organizira v vsakem delu podjetja, ki s svojimi izdelki ali storitvami nastopa na

zunanjih trgih;

s kupci se vzpostavijo predvsem direktni tržno-tehnični odnosi, kar velja tudi za kupce, ki jih

obvladujejo posredniki oziroma agentje izven podjetja;

temelj pri izboru tržnih programov je, da se prednostno obravnavajo programi, ki ustvarijo

večjo dodano vrednost ob nižjem naložbenem vložku ter ob čim višji produktivnosti v

proizvodnem procesu;

od vseh v procesu trženja sodelujočih (tržnikov, tehnologov, vodij …) se pričakuje, da bo vsak

izvajal nalogo zaznavanja bodočih tržnih potreb ali pa jih s svojo dejavnostjo tudi ustvarjal in

uprava podjetja jim daje pri tem vse potrebne kompetence;

42

»Provizija« je v odstotkih izražen delež, ki pripada soudeležencu, navadno pri trgovskih poslih (Slovar slovenskega knjižnega jezika,

opredeljen v opombah na strani 4 tega gradiva).

29

spremljajo in evidentirajo se vsa povpraševanja kupcev (tudi neizvedljiva, ker lahko

predstavljajo priložnost za razvoj);

promocijske dejavnosti se izvajajo usklajeno za podjetje tako, da se uporablja v vseh enotah

enoten logotip;

kupcem se po sprejemljivi ceni zagotavlja ustrezna kakovost v sprejemljivih rokih.

2.2.2 Procesni tok sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki

Natančno smo proučili procesni tok sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki ter si s tem ustvarili

sliko o poteku procesa, odgovornih osebah, ciljih procesa, tveganjih ter kontrolnih aktivnostih procesa.

V ta namen smo si pripravili funkcionalni diagram poteka, ki je prikazan v prilogi (Priloga 3). V njem

so razkrite temeljne aktivnosti procesa sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki. Temeljne oziroma

ključne aktivnosti procesa smo opredelili v skladu s cilji. Diagram poteka je izdelan na osnovi internih

pravil podjetja ter intervjujev oseb, ki so v proces neposredno vključene. To so vodja financ in

računovodstva (vodja FRS), vodja prodaje, referent v finančno računovodski službi (referent v FRS)

ter komercialisti v prodaji.

Proces sklepanja pogodb s posredniki se prične z ugotovitvijo, da podjetje želi razširiti obseg prodaje

na določen nov trg ali želi povečati obseg prodaje na trg, kjer je že prisoten. Razlog za to je večji

obseg proizvodnje, ki je lahko posledica povečanih kapacitet za proizvodnjo izdelkov ali večje

produktivnosti pri obstoječih kapacitetah. Ker je podjetje X pretežni izvoznik in slovenski trg že

zapolnjen, se novi trgi iščejo v tujini. Vodstvo prodaje v podjetju na osnovi raziskave tržišča določi

trg, kamor želi prodajati. Nato se opravi raziskava tržišča posrednikov, ki so potencialno zanimivi za

prodajo izdelkov podjetja X. Z internimi pravili podjetja je dogovorjeno, da mora biti izbira

posrednika ustrezno utemeljena. Posrednik mora imeti določene reference, tehnološko znanje s

področja aluminija, poznati mora ciljno tržišče, okolje ter pričakovanja in navade potencialnih kupcev.

Ključni kriterij pri izbiri posrednika je tudi cena oziroma provizija, za katero je pripravljen posredovati

pri prodaji v imenu in za račun podjetja X. Na osnovi ustrezne utemeljitve kriterijev za izbor, izbiro

posrednika predlaga vodja prodaje, potrditi pa ga mora tudi uprava podjetja X. Ko je posrednik

potrjen, se pričnejo z njim pogodbena usklajevanja, ki pripeljejo do sklenitve pogodbe. Pogodba mora

biti skladna z internimi pravili podjetja, Obligacijskim zakonikom ter Direktivo Evropske unije št.

86/653/EEC, ki ureja zakonodajo o samozaposlovanju trgovskih zastopnikov v državah članicah

Evropske unije, če gre za prodajo v državo, ki je članica Evropske unije. Vodja prodaje posreduje

predlog pogodbe v pregled pravni službi. Z uskladitvijo pogodbenih pogojev, pogodbeni stranki, to sta

podjetje X in posrednik, pogodbo podpišeta in s tem je pogodba sklenjena.

Pri tej aktivnosti se pojavljajo naslednja tveganja:

T1:

-Izterjava ni dovolj učinkovita, ker terja samo posrednik.

- Pogodba s posrednikom je sklenjena za previsoko provizijo.

-Posrednik prodaja še za druge stranke.

-Podjetje X nima stika s kupcem in ne more razvojno obvladovati kupca.

-Napačno posredovanje informacij s strani posrednika.

30

T2:

-Pri sklepanju pogodb s posredniki se lahko daje prednost določenim posrednikom, kar lahko vodi v

višje stroške.

T3:

- V pogodbi s posrednikom ni določena ekskluziva za določene kupce.

T4:

-V pogodbi s posrednikom niso predvidene omejitve provizije nad določenimi obsegi prodaje.

T5:

-V pogodbi ni določen obseg prodaje in prodajna cena, ki jo mora posrednik zagotoviti.

Pri tej aktivnosti so prisotne naslednje kontrole:

K1:

-Uprava je naročila interno revizijo posla.

K2:

-Vodja prodaje mora izbiro posrednika utemeljiti upravi podjetja.

K3:

-V skladu z internimi pravili se mora vsak novi kupec dodati k pogodbi bodisi z aneksom ali s

spremembo pogodbe.

K4:

-Referent v FRS enkrat mesečno v IS Reporter izdela poročilo o prodaji preko posrednikov po

dodatnih kriterijih.

K5:

Interno pravilo določa, da je potrebno s posrednikom dogovoriti letni okvir obsega prodaje, ki jo mora

posrednik zagotoviti po najvišjih možnih cenah, ki veljajo na trgu.

Sledi izvajanje pogodbe, kar pomeni, da posrednik v imenu in za račun podjetja X na določenem trgu

posreduje pri prodaji kupcem, ki so določeni v pogodbi. Obseg prodaje se lahko razširi na nove kupce,

vendar je v tem primeru potrebno dopolniti pogodbo ali skleniti aneks k pogodbi. Za opravljeno

storitev posredovanja pri prodaji, izda posrednik podjetju X račun. Na računu ali v prilogi k računu

mora biti natančno navedena prodaja, pri kateri je posredoval. To pomeni, da morajo biti navedene

številke izdanih računov podjetja X, ki jih je ta izdal kupcu. Ti računi morajo biti s strani kupca tudi

plačani.

Aktivnosti spremljanja izvajanja pogodbe razdelimo na tri dele:

evidentiranje plačila kupčevega računa v informacijski sistem MIS (referent v FRS v

informacijskem sistemu MIS evidentira po posameznem kupčevem računu43

provizijo

posrednika, ki se nanaša na ta račun);

prejem računa posrednika;

analiza prodaje preko posrednikov.

43

Kupčev račun pomeni izdani račun, ki ga je podjetje X izdalo določenemu kupcu pri prodaji izdelkov.

-Z internimi pravili podjetja X je v odstotkih določena provizija, do katere se lahko sklene pogodba.

-Vodja prodaje je odgovoren za vsebino pogodbe.

-V skladu z internimi pravili podjetja morajo biti v pogodbi določeni kupci, pri katerih bo posrednik

posredoval pri prodaji, in določba, da lahko njim prodaja samo izdelke podjetja X.

-Vodja prodaje v IS Cognos sprotno v analizi spremlja vse potrebne kazalce prodaje preko posrednika

in ustrezno ukrepa.

31

Ob prejemu plačila kupčevega računa, referent v FRS prejme bančno obvestilo o prilivu. Podatke iz

priliva evidentira v informacijski sistem MIS, kamor vnese podatke: datum valute, šifro in naziv

kupca, naziv banke, denarno valuto ter vrednost priliva. Tako evidentiran priliv prejme številko, ki se

avtomatsko tvori in služi za nadaljnjo kontrolo. Za ugotavljanje, ali pri določenem kupcu sodeluje

posrednik, služi seznam posrednikov v informacijskem sistemu MIS. Prav tako si referent v FRS v

posebnem pregledu izpiše pregled odprtih računov po kupcu, še pred evidentiranjem priliva. Nato

sledi evidentiranje priliva na kupčeve račune v posebnem modulu informacijskega sistema MIS »MIS

– specifikacija priliva/avans«. Pred evidentiranjem se priliv ročno razporedi po predlaganih računih in

v primeru neskladnosti se izvede postopek uskladitve s kupcem, bodisi direktno ali preko

komercialista. Ko so podatki usklajeni se evidentirajo v MIS, kamor se vnese: številka priliva, datum

valute, šifra kupca, denarna valuta, številka kupčevega računa, datum kupčevega računa, vrednost

računa, vrednost priliva in odstotek posrednikove provizije in na tej osnovi se avtomatsko izračuna

znesek provizije, ki pripada posredniku iz tega računa. Po potrditvi knjiženja se v posebnem pregledu

v MIS še enkrat preveri znesek plačila po fakturi, številka priliva in vrednost obračunane posrednikove

provizije. Za namene kontroliranja je v MIS izdelan še poseben pregled odprtih provizij posrednikov

po posameznem kupcu. Po izvedbi kontrol se v posebnem meniju v MIS izvede še potrditev

specifikacije priliva. S to potrditvijo se podatki avtomatsko prenesejo v vse analitične preglede v MIS

in Cognos. Pri opisanem postopku evidentiranja in kontroliranja je razvidno, da je informacijski sistem

potreben posodobitve ali celo nove izgradnje zaradi lažjega, natančnejšega ter hitrejšega opravljanja

del referenta v FRS.

Pri tej aktivnosti se pojavi naslednje tveganje:

T6:

-Kupčevo plačilo se evidentira na napačen izdani račun kupca.

Pri tej aktivnosti je prisotna naslednja kontrola:

K6:

-Referent v FRS je po internih navodilih zadolžen, da preveri vsak plačan račun kupca in ugotovi, če

mu pripada provizija in jo pravilno evidentira.

Drugi del aktivnosti spremljanja izvajanja pogodbe s posrednikom se izvede ob prejetem računu

posrednika. Račun se iz tajništva podjetja X prenese v FRS. Ta preveri skladnost računa z zakonodajo.

Referent v FRS preveri, če je račun kot izvirna knjigovodska listina skladen z SRS 21 in Pravilnikom

o računovodstvu podjetja X. Prejeti račun mora imeti najmanj naslednjo vsebino (SRS 21.7):

a) podatke o podjetju, pri katerem nastajajo poslovni dogodki, in o odgovornih osebah (naziv

posrednika);

b) podatke o poslovnem dogodku (številke izdanih računov kupcem, za katere je posredoval posrednik

in vrednost računov, odstotek provizije in vrednost provizije);

c) v denarju izražen obseg sprememb poslovnega dogodka (vrednost provizije);

č) podatke o kraju in datumu izdaje knjigovodskih listin;

d) opredelitev oseb, pooblaščenih za zagotavljanje resničnosti in verodostojnosti knjigovodskih listin.

Referent FRS preveri tudi datum izstavitve računa, datum opravljene storitve, datum valute, datum

prejema ter druge sestavine. Pri prejetih računih od posrednikov iz Evropske unije je zelo pomemben

datum opravljene storitve in identifikacijska številka za namene DDV. Na teh računih se obračuna

32

DDV v podjetju X, in sicer kot vstopni davek in hkrati izstopni davek. Če niso izpolnjeni vsi pogoji, se

lahko zgodi, da ima podjetje obveznost obračunati in plačati DDV, pravice do vstopnega DDV pa

nima.

Pri tej aktivnosti se pojavijo naslednja tveganja:

T7:

-Račun se založi in ne evidentira v poštno knjigo.

T8:

-Prejeti račun ne vsebuje sestavine, ki jih mora imeti knjigovodska listina, kar vodi v neupravičen

strošek.

Pri tej aktivnosti se prisotne naslednje kontrole:

K7:

-Interno navodilo določa pot pošte v podjetju X.

K8:

-Interno navodilo v FRS, po katerem mora referent neustrezen račun zavrniti.

Ko je prejeti račun potrjen kot ustrezna knjigovodska listina, skladna z zakonodajo in internimi pravili,

sledi aktivnost kompletiranja računa s prilogami in evidentiranje v informacijski sistem. Upoštevati je

potrebno Pravilnik o računovodstvu podjetja X, ki pravi, da mora biti knjigovodska listina pred

knjiženjem opremljena z ustreznimi podlagami, ki utemeljujejo poslovni dogodek. Pravilnost in

točnost knjigovodskih listin preverja za to odgovorna oseba, navedena v seznamu, ki izvedbo kontrole

potrdi s svojim podpisom (lastnoročnim na dokumentu v papirnati obliki oziroma elektronskim

podpisom za dokumente v obliki elektronskih zapisov). Pri kontroliranju se preveri:

ali je odgovorna oseba s svojim podpisom na listini potrdila, da je prikaz poslovnega dogodka

pravilen;

ali je odgovorna oseba na listini potrdila odgovornost za stroške, ki jih je povzročil poslovni

dogodek in hkrati odredila, katero stroškovno mesto (po potrebi tudi podrobneje na posamezne

strojne skupine, stroje ipd.) oziroma kateri delovni nalog bremenijo;

ali je nalog za izplačilo izdala pooblaščena oseba.

Pri elektronsko izdanih listinah, ki se ne izdajajo v pismeni obliki, se preverja pravilnost postopkov

nastajanja in izdaje listin.

Na prejetem računu posrednika so navedene številke izdanih računov kupcu, vrednosti računov,

odstotek provizije in vrednost provizije. Naloga referenta v FRS je, da preveri, če so ti računi res bili

izdani in tudi plačani s strani kupcev. To opravi s pomočjo informacijskega sistema MIS (MIS, 3-

devizno poslovanje, 25-nakazilo provizije), kjer preveri vrednost provizije, do katere je posrednik

upravičen po posameznih številkah računov in vrednostih. Po uspešno opravljeni kontroli se izvede

zapis provizije v MIS. Nato se v drugem modulu (MIS, 3-devizno poslovanje, 28- pregledi, 6-pregled

provizij po osebah) preveri, če je bila provizija uspešno evidentirana v programu MIS in pripravljena

za izplačilo po datumu evidentiranja, ki je večkrat tudi datum plačila. V primeru, da prejeti račun

posrednika vsebuje tudi neplačane račune kupcev, referent v FRS račun zavrne posredniku ali preda

račun v reševanje komercialistu v oddelku prodaje, ki ima s posrednikom neposredne stike. Prav tako

se lahko zgodi, da računi posrednikov ne prihajajo točno in ažurno. Tudi v tem primeru se referent v

FRS uskladi direktno s posrednikom, preko komercialista ali direktno preko vodje prodaje. Ko je z

33

ustrezno kontrolo potrjeno, da je prejeti račun posrednika upravičen, poslovno utemeljen ter skladen s

pogodbo in to dokazano s priloženimi prilogami k računu, se ta račun evidentira v informacijski

sistem. Od leta 2013 podjetje X uporablja elektronski način spremljanja prejetih računov v

informacijskem sistemu e-računi. Račun s prilogami se skenira in vnese v aplikacijo e-računi. Od te

stopnje obdelave naprej se račun spremlja elektronsko.


T9:

-Prejeti račun posrednika vsebuje tudi neplačane račune kupcev.

T110:

-Posrednik ne izda računov pravočasno, kar pomeni, da so stroški v določenem obdobju nepravilno

izkazani.


K9:

-Interno navodilo v FRS, po katerem mora referent v IS MIS preveriti vsako kupčevo plačilo posebej.

K10:

-Interno navodilo v FRS, po katerem mora referent kontaktirati s komercialistom in posrednikom.

Tudi naslednja aktivnost, posredovanje računa v likvidacijo, se izvede elektronsko. Referent v FRS

posreduje račun s prilogami po elektronski pošti odgovorni osebi v odobritev, v podjetju X imenovano

likvidacijo. Odgovorna oseba je vodja prodaje, ki račun pregleda in ga potrdi elektronsko. Če računa

ne likvidira pravočasno, ga referent v FRS, ki ima pregled nad ažurnostjo prehajanja računa skozi

različne faze, opozori. V aplikaciji e-računi lahko v vsakem trenutku preverimo, kje se račun nahaja.

Preden ga pošljemo v likvidacijo vodji prodaje, ga lahko pošljemo v pregled komercialistu, ki sodeluje

s posrednikom. Z določenim sistemom pooblastil in odgovornosti je določen način upravljanja s

prejetimi računi. Ko je račun likvidiran, se avtomatsko po aplikaciji e-računi vrne k referentu v FRS.


T11:

-Prejeti račun se ne likvidira pravočasno, zato stroški niso pravočasno knjiženi.


K11:

-Interno navodilo v FRS, po katerem mora referent spremljati gibanje nabavnega računa po IS e-

računi.

Referent v FRS izvede naslednjo aktivnost – knjiženje računa v finančno računovodski informacijski

sistem Sirena, na saldakonte in v glavno knjigo. Prejeti račun posrednika se mora na saldakonte in v

glavno knjigo knjižiti pravilno in pravočasno. Pri knjiženju v glavno knjigo se knjiži ustrezen strošek

in hkrati DDV. V primeru računa za posredniške storitve iz Evropske unije se, kot smo že omenili,

obračuna vstopni in izstopni DDV.


T12:

-Prejeti račun se ne knjiži pravilno in pravočasno v IS Sirena v SD, GK in PP.

34


K12:


računi.

Ko je prejeti račun ustrezno evidentiran v saldakontih, glavni knjigi in evidencah za namene DDV se

prenese še v modul plačilni promet v finančno računovodski informacijski sistem Sirena. V

elektronskem plačilnem prometu Sirena se dnevno avtomatsko tvori datoteka računov z valuto na tisti

dan, in če so na voljo denarna sredstva, se računi tudi plačajo. V plačilni promet se račun prenese

avtomatsko in na dan valute je račun pripravljen za plačilo. Referent v FRS je odgovoren, da je datum

valute pravilno vnesen. Poslovna politika podjetja X je takšna, da se vsi dobavni računi plačujejo na

datum valute, brez zamujanja, kajti dnevi zamude vplivajo na bonitetno oceno podjetja. Ker je

finančna situacija v podjetju X stabilna, se tudi računi posrednikom plačujejo na valuto, in zato sledi

še plačilo posredniku.


T13:

-Prejeti račun ni pravočasno posredovan v plačilni promet, kar pomeni, da zamudimo rok plačila.

T14:

-Prejeti račun posrednika se ne plača pravilno in pravočasno.


K13:

-Interno navodilo v FRS, po katerem mora referent po vseh kontrolah v PP posredovati informacijo, da

se račun lahko plača.

K14:

-Interno navodilo uporabe IS Sirena. V meniju PP se vsakodnevno tvori datoteka računov, ki se

plačljivi na valuto, tisti dan.

Tretja aktivnost spremljanja izvajanja pogodbe je analiza prodaje preko posrednikov v informacijskem

sistemu Cognos. To je analitični program za analize poslovanja, v katerem se zberejo podatki po

kriterijih, ki jih določi vodja prodaje iz transakcijskih informacijskih sistemov, kot so MIS, PIS in

Sirena. Interna pravila določajo, da je potrebno prodajo preko posrednikov spremljati po naslednjih

kriterijih:

naziv posrednika,

naziv kupca,

količina prodaje,

prodajna cena in prodajna premija,

vrednost prodaje,

znesek provizije.

Analiza je standardno oblikovana in se dnevno on-line ažurira. Interna pravila tudi določajo, da je za

tekoče spremljanje prodaje preko posrednikov ter kontrolo odgovoren vodja prodaje. Če ta v procesu

kontrole ugotovi odstopanja od pogodbeno dogovorjenih določil ali zazna druga tveganja, pristopi k

dogovorom s posrednikom in rešitvi problema.

35

2.2.3 Obseg posla

Obseg notranjerevizijskega posla vključuje proučitev ustreznih sistemov, zapisov, zaposlenih,

prostorov in opreme, vključno s tistimi, ki so pod nadzorom tretjih strank (Standard 2220).

Področje notranje revizije obsega področje prodaje v podjetju X, ki se izvaja preko posrednikov. V

pregled je zajet obseg prodaje preko vseh posrednikov v letu 2013. Pregledano je bilo:

vse sklenjene in veljavne pogodbe s posredniki v tem obdobju;

veljavnost pogodb in provizija ter drugi pogodbeni pogoji;

količina prodaje po posrednikih;

vrednost prodaje po posrednikih;

vrednost prodajne premije po posrednikih;

znesek provizije po posrednikih;

odstotek provizije po pogodbi;

dosežena prodajna cena na tono izdelkov po posredniku;

dosežena provizija na tono po posredniku;

delež provizije v fakturni vrednosti;

delež provizije v premiji.

Sistem sklepanja in izvajanja pogodb ter skladnost z zakonodajo in internimi predpisi je bil preverjen

na nestatistično, vzorčno izbranih dejanskih primerih. Kot merilo za izbor vzorca smo izbrali tri

največje posrednike po obsegu plačane provizije v letu 2013 in v okviru teh dva največja prejeta

računa za provizijo iz njihove strani v letu 2013. Preverili smo:

Evidentiranje plačila kupčevega računa v informacijski sistem MIS (referent v FRS v

informacijskem sistemu MIS evidentira po posameznem kupčevem računu44

provizijo

posrednika, ki se nanaša na ta račun) je bilo preverjeno s sodelovanjem pri dejanskem

evidentiranju vzorčno izbranih dokumentov in z vprašanji, ki so bila postavljena odgovornim

osebam na tem mestu, to sta vodja FRS in referent v FRS.

Prejem računa posrednika in njegovo kontroliranje ter evidentiranje je bilo preverjeno na

vzorčno izbranem dokumentu s prisotnostjo pri dejanski izvedbi kontroliranja in evidentiranja.

Analiza prodaje preko posrednikov je bila preverjena z obiskom pri vodji prodaje, ki je

analitično predstavil proces analiziranja in kontroliranja prodaje preko posrednikov.

Preverjeni so bili informacijski sistemi v podjetju X, ki podpirajo notranjerevizijski posel, to so MIS,

PIS, Cognos, Sirena, e-računi (kratice so pojasnjene v pojasnilu kratic).

Preverjeni so bili zapisi, dokumenti, računalniški pregledi, ki so neposredno povezani s sklepanjem in

izvajanjem prodaje preko posrednikov, ki jih bomo podrobneje predstavili pri izvedbi

notranjerevizijskega posla.

Operativna izvedba navedenega posla se izvaja na sedežu podjetja, zato je na tem mestu potekalo tudi

preverjanje.

44

Kupčev račun pomeni izdani račun, ki ga je podjetje X izdalo določenemu kupcu pri prodaji izdelkov.

36

V času notranje revizije smo imeli neomejen dostop do sredstev, dokumentov in zaposlenih. Zaposleni

odgovorni za to področje so vodja FRS, vodja prodaje, referent v FRS ter komercialisti v oddelku

prodaje in uprave podjetja.

2.2.4 Predmet in cilj revidiranja

Standard 2210 – Cilji posla določa, da morajo biti pri vsakem poslu navedeni cilji. Svetovalni napotek

k temu standardu pojasnjuje, da notranji revizorji vzpostavijo cilje posla, da bi obravnavali tveganja,

povezana z delovanjem, ki je pregledovano. Revidiranje zahteva natančno poznavanje ciljev podjetja

in ciljev delovanja za vse ključne aktivnosti, da lahko nadaljujemo s prepoznavanjem tveganj in

njihovega obvladovanja v smislu preverjanja notranjih kontrol in procesov upravljanja.

Cilj notranje revizije:

je preizkusiti in oceniti (ne)ustreznost notranjega kontrolnega sistema, ki zagotavlja pravno in

poslovno-organizacijsko pravilnost uresničevanja prodaje ob pomoči prodajnih agentov, kar

pomeni, preveriti skladnost delovanja obravnavanega procesa z internimi predpisi in

zakonodajo;

na osnovi izsledkov naročniku podati zagotovilo o delovanju notranjih kontrol in s tem

spoznavne podlage za izboljšanje notranjih kontrol, ki so potrebne za obvladovanje tveganj;

podati neodvisno mnenje o skladnosti postopkov z internimi predpisi, zakonodajo in delovanju

notranjih kontrol.

Pri prepoznavanju ciljev procesa smo si pomagali z narisom funkcionalnega diagrama poteka, ki

razkriva ključne korake pri procesu sklepanja in spremljanja izvajanja pogodb s posredniki. Vsebina

procesa je opisana že v prejšnjem poglavju, zato bomo v tem poglavju na osnovi ključnih aktivnosti

procesa prepoznali le posamične cilje ključnih aktivnosti, ki izhajajo iz prikazanega funkcionalnega

diagrama poteka iz priloge (Priloga 3).

Proces se prične z izbiro posrednika in sklenitvijo pogodbe z njim. Pri tem je cilj doseči, da je pogodba

sklenjena v skladu z internimi pravili podjetja X in zakonodajo, ki je bila že predhodno navedena. Ko

je pogodba sklenjena, se prične spremljanje njenega izvajanja. V podjetju X je zaradi tveganj in

izvedbe učinkovitih notranjih kontrol vpeljan poseben sistem spremljanja. Proces spremljanja se

prične z evidentiranjem kupčevega priliva v informacijski sistem MIS. Kupčev priliv je plačilo računa,

ki ga je podjetje X izdalo kupcu, za prodajo gotovih izdelkov, pri katerih je posredoval posrednik. Cilj

pri tej aktivnosti je, da se na plačan račun evidentira tudi pravilna provizija posrednika. Drugi del

aktivnosti spremljanja izvajanja pogodbe zajema prejem posrednikovega računa v tajništvo. Pri tem je

cilj, da račun prispe v tajništvo pravočasno in se zavede v poštno knjigo. Račun nadaljuje pot v FRS,

kjer je cilj preveriti, če je prejeti račun skladen z zakonodajo (Pravilnik o računovodstvu, ZDDV,

ZDDPO …). Nadalje sledi kompletiranje računa s prilogami in evidentiranje v informacijski sistem.

Pri tem je cilj aktivnosti, da je račun skladen s pogodbo in vsebuje le plačane kupčeve račune. Cilj je

tudi, da račun prispe pravočasno in ažurno. Ko je račun preverjen in evidentiran v informacijski

sistem, se posreduje v likvidacijo k odgovorni osebi v odobritev. Cilj pri tem je, da se račun likvidira

pravočasno in ažurno. Ko je račun odobren, sledi knjiženje računa v finančno računovodski

informacijski sistem Sirena na saldakonte in v glavno knjigo. Cilj je, da se račun pravočasno in

pravilno knjiži v saldakonte in v glavno knjigo v informacijskem sistemu Sirena. Sledi posredovanje

37

računa v plačilni promet. Pri tem je cilj, da je račun pravočasno posredovan v elektronski plačilni

promet. Nato se izvede plačilo, pri čemer je cilj izvedba plačila na valuto. Posebej se spremljanje

izvaja preko analize prodaje preko posrednikov v informacijskem sistemu Cognos. Cilj te aktivnosti

je, da je količina in vrednost prodaje preko posrednika v skladu s pogodbo.

Tabela 3: Določitev ciljev po ključnih aktivnostih procesa

Oznaka

aktivnosti

Ključne aktivnosti Oznaka

cilja

Cilj procesa

A1 Izbira posrednika in sklenitev pogodbe C1 Pogodba s posrednikom je sklenjena v skladu z

internimi pravili podjetja X in zakonodajo

A2 Evidentiranje kupčevega plačila v MIS C2 Pravilno evidentiranje provizije ob prejemu

kupčevega plačila v MIS

A3 Prejem posrednikovega računa v tajništvo C3 Račun pravočasno prispe v tajništvo in se zavede

v poštno knjigo

A4 Prejem računa v FRS C4 Prejeti račun je skladen z zakonodajo in internimi

pravili

A5 Kompletiranje računa s prilogami in

evidentiranje v informacijski sistem

C5 Prejeti račun je skladen s pogodbo in vsebuje

plačane račune kupcev

C6 Račun prispe pravočasno in ažurno

A6 Posredovanje računa v likvidacijo C7 Račun se pravilno in ažurno likvidira

A7 Knjiženje računa v finančno računovodski

informacijski sistem v SD in GK

C8 Račun se pravilno in pravočasno knjiži v SD in

GK

A8 Posredovanje računa v plačilni promet C9 Račun je pravočasno posredovan v elektronski

plačilni promet

A9 Izvedba plačila C10 Izvedba plačila na valuto

Vir: Lastna izdelava

2.2.5 Prepoznavanje in ocenitev tveganj

Obstajajo različne opredelitve obvladovanja tveganj ali celovitega obvladovanja tveganj (Enterprise

Risk Management, ERM). Metoda COSO45

med drugim opredeljuje tveganje kot proces, na katerega

vplivajo najvišje vodstvo, drugi vodilni zaposleni in ostali zaposleni. Za celovito obvladovanje

poslovnih tveganj je odgovorno poslovodstvo. Notranja revizija pa lahko pomembno prispeva k

znižanju tveganj, odkriva pomanjkljivosti v sistemu obvladovanja tveganj in neustreznosti notranjega

kontroliranja ter predlaga poslovodstvu, kje lahko izboljša kontrolni sistem. Poslovni cilji, tveganja in

notranje kontrole so medsebojno soodvisni (Koletnik, 2007, 171).

45

The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, COSO.

38

Slika 3: Soodvisnost med poslovnimi cilji, tveganji in notranjimi kontrolami

Vir: Koletnik, Notranje revidiranje, 2007, 171.

Tveganja podjetja X spremljajo in obvladujejo oddelek financ, oddelek za »risk management« ter

drugi ustrezni oddelki v podjetju. Za celovitost obvladovanja tveganj je organiziran Odbor za

obvladovanje rizikov (OZOR), ki sistematično in sprotno spremlja in obravnava opažena tveganja, ki

nastajajo v poslovnih procesih podjetja X in sprotno predlaga ter tudi sprejema ukrepe za njihovo

zmanjševanje in odpravljanje (v okviru dodeljenih kompetenc uprave in Kodeksa poslovnih pravil

podjetja X). Odbor svoje delovanje organizira na rednih in izrednih sejah.

Cilji Odbora za obvladovanje tveganj so:

določiti najpomembnejša področja tveganj v sistemu podjetja X, opredeliti tveganja in za

upravo pripraviti predloge ukrepov za njihovo zmanjšanje;

obravnavati pomembnejše bodoče poslovne dogodke in pri njih vnaprej, že v postopku

odločanja, opredeliti pomembnejša tveganja in ukrepe za njihova zmanjšanja;

proučevati možne načine in postopke za zmanjševanje tveganj, predlagati njihovo uporabo in

spremljati izvajanje ukrepov za zmanjševanje tveganj z istočasnim ocenjevanjem rezultatov

tega procesa.

Podjetje X je organiziralo delovanje notranje revizije, ki pomaga vodstvu družbe pri sprejemanju

odločitev s čim manjšim tveganjem. Notranja revizija deluje skladno z načrtom, ki ji ga določi uprava

in skladno s sprotnimi sklepi uprave o vključevanju v proces za odpravljanje težav.

Tveganja, ki jih podjetje X sistematično prepoznava in obvladuje, smo povzeli iz letnega poročila

podjetja X. Prepoznana tveganja so: likvidnostno tveganje, tveganje sprememb cen aluminijskih

surovin, tveganje sprememb deviznih tečajev, tveganje sprememb obrestnih mer, kreditno tveganje,

nevarnost odškodninskih zahtevkov in tožb, nevarnost škode na premoženju, tržna ter cenovna

tveganja, operativna in pravna tveganja in tveganja v zvezi z denarnim tokom. V opredelitvi tveganj in

notranjih kontrol v prilogi (Priloga 4) smo povzeli samo tveganja, ki se dotikajo revidiranega področja.

Vrste tveganja in njihovo obvladovanje, ki nastajajo pri procesu sklepanja in izvajanja pogodb s

posredniki prodaje gotovih izdelkov, smo tekom notranje revizije prepoznali z:

Cilji delovanja

podjetja

Poslovna tveganja Sistem notranjih

kontrol

39

poizvedovanjem pri vodji FRS, referentu v FRS in vodji prodaje ter na tej osnovi pripravili

vprašalnik za oceno notranjih kontrol;

opazovanjem referenta v FRS pri izvajanju aktivnosti, ki je na posameznih primerih pokazal

operativno izvedbo procesa, ter opazovanjem vodje prodaje pri analizi in kontroli obsega

prodaje preko posrednikov;

preverjanjem in preizkušanjem podatkov za izdelavo dodatnih lastnih analiz prodaje preko

posrednikov;

primerjavo pogodb s posredniki v podjetju s primerjavo pravno priporočenih pogodb;

analitičnimi postopki primerjave analiz prodajne službe in računovodskih evidenc.

Navedeni revizijski postopki omogočajo podati oceno uspešnosti delovanja notranjih kontrol, ker je

revizijski cilj presoja skladnosti z zakonodajo in internimi predpisi.

Prepoznava, opredelitev in ocenjevanje tveganj

V procesu sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki so bila prepoznana in opredeljena tveganja, kot

je prikazano v tabeli 4. Tveganja so prikazana v tabeli zaradi lažjega pregleda nad celoto ciljev,

tveganj in notranjih kontrol.

Pri ocenjevanju tveganj je pomembna verjetnost nastanka dogodka ter njegova posledica oziroma

vpliv, zato skupna ocena tveganja predstavlja upoštevanje obeh vidikov. Na osnovi intervjuja z vodjo

prodaje in vodjo FRS na osnovi vprašalnikov v Prilogi 1 ter opazovanjem izvedbe procesa je bilo

ocenjeno tveganje v procesu sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki. Pri oceni tveganja je bila

upoštevana matrika tveganj, prikazana v tabeli 4.

40

Tabela 4: Ocena tveganja z matriko tveganj

Tabela 5: Določitev začetnih tveganj po ključnih aktivnostih procesa in ciljih

AK

TIV

NO

ST

CIL

J

Ozn

aka

tveg

anja

TV

EG

AN

JE

Vp

liv

Ver

jetn

ost

Sk

up

na

oce

na

Ozn

aka

A1 – Izbira

posrednika in

sklenitev pogodbe.

C1 – Pogodba s

posrednikom je

sklenjena v skladu z

internimi pravili podjetja

X in zakonodajo.

T1

-Pogodba s posrednikom je

sklenjena za previsoko provizijo.

-Posrednik prodaja še za druge

stranke.

-Podjetje X nima stika s kupcem in

ne more razvojno obvladovati

kupca.

-Napačno posredovanje informacij s

strani posrednika.

-Izterjava ni dovolj učinkovita, ker

terja samo posrednik.

V S VS 6

T2

-Pri sklepanju pogodb s posredniki

se lahko daje prednost določenim

posrednikom, kar lahko vodi v višje

stroške. V S VS 6

VELIK

(od 0,51 - 2,0) 3 6 9

SREDNJI

(od 0,26 - 0,50) 2 4 6

MAJHEN

(od 0 - 0,25) 1 2 3

MAJHNA

(od 0 - 25%)

SREDNJA

(od 25,1% – 50%)

VELIKA

(od 50,1% – 100%)

Legenda:

V

Številki:

6 in 9 v

matriki

Velika tveganja – največja tveganja, ki so nesprejemljiva in zahtevajo takojšnje ukrepanje ali odstop,

oznaka V.

S

Številki:

3 in 4 v

matriki Srednje velika tveganja – zahtevajo ukrepanje in uvedbo kontrolnih aktivnosti, oznaka S.

M

Številki:

1 in 2 v

matriki Majhna tveganja, oznaka M, ki ne zahtevajo ukrepanja.

Vir: lastna izdelava

Ocena tveganja

Vpliv

v mio

EUR

(strošek

agentov)

Verjetnost v %

41

Vir: Lastna izdelava

T3

- V pogodbi s posrednikom ni

določena ekskluziva za določene

kupce. S S SS 4

T4

-V pogodbi s posrednikom niso

predvidene omejitve provizije nad

določenimi obsegi prodaje. V S VS 6

T5

-V pogodbi ni določen obseg

prodaje in prodajna cena, ki jo mora

posrednik zagotoviti. V S VS 6

A2 – Evidentiranje

kupčevega plačila v

MIS.

C2 – Pravilno

evidentiranje provizije

ob prejemu kupčevega

plačila v MIS. T6

-Kupčevo plačilo se evidentira na

napačen izdani račun kupca.

V S VS 6

A3 – Prejem

posrednikovega

računa v tajništvo.

C3 – Račun pravočasno

prispe v tajništvo in se

zavede v poštno knjigo. T7

-Račun se založi in ne evidentira v

poštno knjigo.

M M MM 1

A4 – Prejem računa

v FRS.

C4 – Prejeti račun je

skladen z zakonodajo in

internimi predpisi. T8

-Prejeti račun ne vsebuje sestavine,

ki jih mora imeti knjigovodska

listina, kar vodi v neupravičen

strošek. S M SM 2

A5 – Kompletiranje

računa s prilogami

in evidentiranje v

informacijski

sistem.


skladen s pogodbo in

vsebuje plačane račune

kupcev.

T9

-Prejeti račun posrednika vsebuje

tudi neplačane račune kupcev.

S M SM 2

C6 – Račun prispe

pravočasno in ažurno.

T10

Posrednik ne izda računa

pravočasno, kar pomeni, da so

stroški v določenem obdobju

nepravilno izkazani.

S M SM 2

A6 – Posredovanje

računa v

likvidacijo.

C7 – Račun se pravilno

in ažurno likvidira.

T11

- Prejeti račun se ne likvidira

pravočasno, zato stroški niso

pravočasno knjiženi. M M MM 1

A7 – Knjiženje

računa v finančno

računovodski

informacijski sistem

v SD in GK.

C8 – Račun se pravilno

in pravočasno knjiži v

SD, GK. T12

-Prejeti račun se ne knjiži pravilno

in pravočasno v IS Sirena v SD in

GK . V S VS 6

A8 – Posredovanje

računa v plačilni

promet.

C9 – Račun je

pravočasno posredovan v

elektronski plačilni

promet.

T13

-Prejeti račun ni pravočasno

posredovan v plačilni promet, kar

pomeni, da zamudimo rok plačila. S M SM 2

A9 – Izvedba

plačila.

C10 – Izvedba plačila na

valuto.

T14

-Prejeti račun posrednika se ne

plača pravilno in pravočasno.

M M MM 1

42

Legenda ocene tveganja:

M – mala

S – srednja

V – velika

Tveganja na ravni podjetja pomenijo večje stroške posrednikov, nižji poslovni izid in nižji denarni tok.

Z vidika skladnosti z zakonodajo tveganja predstavljajo nevarnost nepravilnega prikazovanja

poslovnih dogodkov v poslovnih knjigah, tveganje dodatnih plačil davka, zamudnih obresti in kazni

pri morebitnih inšpekcijskih nadzorih.

V tabeli 5 smo prikazali začetno oceno tveganj v procesu sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki in

v Prilogi 4 smo prikazali končno oceno tveganja ter tveganja povezali s kontrolnimi aktivnostmi. V

okviru preizkušanja notranjih kontrol bomo poseben poudarek dali na preverjanje notranjih kontrol,

kjer je tveganje večje, preizkusili pa bomo tudi notranje kontrole, kjer je tveganje srednje in majhno z

namenom, pridobitve celovitega pregleda nad procesom sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki,

kar nam bo služilo kot pomoč pri celovitem vrednotenju notranjih kontrol. Razlog za takšen pristop je

narava procesa sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki, ki predstavlja ozko, specifično področje z

določenimi posebnostmi. Zato v Prilogi 4 in v Prilogi 5 obdelujemo vsa tveganja in vse kontrole.

Odgovornost poslovodstva

Vodstvo podjetja je odgovorno za obvladovanje tveganj. Preko notranjih kontrol tveganja tudi ves čas

spremlja46

in zaznalo je neugodna tveganja v procesu sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki47

,

zato je pristopilo k ustreznemu ukrepanju. Tveganja se pojavljajo zaradi povečanega obsega prodaje

končnim kupcem preko agentov, nihanja LME-ja, nevgrajene varovalke, ki bi zmanjševala provizijo

po kupcu ob velikem porastu prodaje. Agentska provizija je stabilna, tudi kadar gre za industrijske

kupce z letnimi pogodbami, ki iz leta v leto pričakujejo zniževanje cen in je delo utečeno, vloga agenta

je pomembna pri osvajanju kupca in razvoju kupca do rednih dobav, kasneje pa se vloga zmanjša

(predvsem pri velikih industrijskih kupcih z rednimi dobavami preko X t na leto), pri kupcih z

razdrobljenimi količinami in naročili (do X t na leto) je vloga agenta zelo intenzivna in zahteva več

angažiranja.

Vodstvo ocenjuje, da bi posledice neobvladovanja tveganj pomenile porast stroškov posrednikov,

manjši obseg prodaje, nezainteresiranost posrednikov za doseganje višjih cen, zastopanje drugih

prodajalcev, morebitnih konkurentov itd.

2.2.6 Prepoznavanje ključnih kontrol

Po Standardu 2130 – Kontroliranje je naloga notranjega revizorja razumevanje kontrolnih postopkov v

podjetju, da lahko načrtuje revizijski pregled. Poslovodstvo v podjetju X je vzpostavilo notranje

kontrole v procesu sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki na osnovi postavljenih ciljev po ključnih

aktivnostih in prepoznanih tveganjih. Vzpostavljene so notranje operativne in nadzorne kontrole.

Vgrajene so v organizacijski in informacijski sistem, vendar le-te niso dokončne, saj se proces

46

Sprotna spremljanja tveganj in odzivov nanje zahteva tudi COSO (Vezjak, 2012, 9). 47

V praktičnem delu naloge, kjer so povzeta določila iz proučevanega podjetja X, se uporablja za besedo posrednik, tudi izraz agent, zato

smo na mestu, kjer je bila izvirno uporabljena beseda agent to tudi navedli.

43

spreminja, uvajajo se novosti v organizaciji, v informacijskih sistemih, pooblastilih in odgovornostih,

in zato se notranje kontrole spreminjajo ter dopolnjujejo. Prepoznane notranje kontrole za revidirano

področje so prikazane v tabeli 6.

Tabela 6: Prepoznane notranje kontrole po ključnih aktivnostih

AK

TIV

NO

ST

CIL

J

Ozn

aka

tveg

anja

KO

NT

RO

LE

Vrs

ta k

on

tro

le

A1 – Izbira posrednika in

sklenitev pogodbe.

C1 – Pogodba s

posrednikom je

sklenjena v skladu z

internimi pravili

podjetja X in

zakonodajo. K1

- Z internimi pravili podjetja X je v odstotkih določena

provizija, do katere se lahko sklene pogodba.

- Vodja prodaje je odgovoren za vsebino pogodbe.

- Uprava je naročila interno revizijo posla.

PK

K2

- Vodja prodaje mora izbiro posrednika utemeljiti upravi

podjetja.

PK

K3

- V skladu z internimi pravili podjetja morajo biti v pogodbi

določeni kupci, pri katerih bo posrednik posredoval pri

prodaji, in določba, da lahko njim prodaja samo izdelke

podjetja X.

- V skladu z internimi pravili se mora vsak novi kupec dodati

k pogodbi, bodisi z aneksom ali s spremembo pogodbe.

PK

K4

- Vodja prodaje v IS Cognos sprotno v analizi spremlja vse

potrebne kazalce prodaje preko posrednika in ustrezno ukrepa.

- Referent v FRS enkrat mesečno v IS Reporter izdela poročilo

o prodaji preko posrednikov po dodatnih kriterijih.

PK

in

DK

K5

Interno pravilo določa, da je potrebno s posrednikom

dogovoriti letni okvir obsega prodaje, ki jo mora posrednik

zagotoviti po najvišjih možnih cenah, ki veljajo na trgu.

PK

A2 – Evidentiranje

kupčevega plačila v MIS.

C2 – Pravilno

evidentiranje provizije

ob prejemu kupčevega

plačila v MIS. K6

- Referent v FRS je po internih navodilih zadolžen, da preveri

vsak plačan račun kupca in ugotovi, če mu pripada provizija in

jo pravilno evidentira.

PK

A3 – Prejem

posrednikovega računa v

tajništvo.

C3 – Račun

pravočasno prispe v

tajništvo in se zavede

v poštno knjigo. K 7

- Interno navodilo določa pot pošte v podjetju X. PK

A4 – Prejem računa v FRS. C4 – Prejeti račun je

skladen z zakonodajo

in internimi predpisi. K 8

- Interno navodilo v FRS, po katerem mora referent neustrezen

račun zavrniti.

PK

44


Legenda notranjih kontrol:

PK – preventivne kontrole (preprečujejo nastanek napak)

DK – detektivne kontrole (odkrivajo napake)

Prepoznane notranje kontrole bodo služile za pripravo plana preizkušanj notranjih kontrol, v okviru

katerega bomo preverili obstoj in delovanje notranjih kontrol. Notranje kontrole bomo vrednotili po

modelu COSO. Notranje kontrole so glede na cilje in tveganja podrobno predstavljene v prilogi

(Priloga 5). Uporabili bomo naslednje revizijske metode:

intervju z zaposlenimi v FRS in prodaji;

opazovanje delovnega procesa pri sklepanju in izvajanju pogodb s posredniki;

proučevanje zakonodaje in internih aktov podjetja X, sistematizacije del ter navodil

poslovodstva;

pregledali bomo dokumente, poročila, analize;

posebej bomo preverili informacijske sisteme, ki spremljajo izvedbo procesa;

pregledali bomo proces na naključno izbranem vzorcu (prejeta pogodba, evidentiranje

kupčevega priliva v MIS, prejeti račun posrednika, analize prodaje po posrednikih …);

izvedli bomo ponovno izvedbo.

A5 – Kompletiranje računa

s prilogami in evidentiranje

v informacijski sistem.


skladen s pogodbo in

vsebuje plačane

račune kupcev.

K 9

- Interno navodilo v FRS, po katerem mora referent v IS MIS

preveriti vsako kupčevo plačilo posebej.

PK

C6 – Račun prispe

pravočasno in ažurno.

K 10

- Interno navodilo v FRS, po katerem mora referent

kontaktirati s komercialistom in posrednikom.

PK

A6 – Posredovanje računa

v likvidacijo.

C7 – Račun se

pravilno in ažurno

likvidira. K 11

- Interno navodilo v FRS, po katerem mora referent spremljati

gibanje nabavnega računa po IS e-računi.

PK

A7 – Knjiženje računa v

finančno računovodski

informacijski sistem v SD

in GK.

C8 – Račun se

pravilno in

pravočasno knjiži v

SD in GK. K 12

- Interno navodilo v FRS, po katerem mora referent spremljati

gibanje nabavnega računa po IS e-računi.

PK

A8 – Posredovanje računa

v plačilni promet.

C9 – Račun je

pravočasno

posredovan v

elektronski plačilni

promet.

K 13

- Interno navodilo v FRS, po katerem mora referent po vseh

kontrolah v PP posredovati informacijo, da se račun lahko

plača.

PK

A9 – Izvedba plačila. C10 – Izvedba plačila

na valuto.

K 14

Interno navodilo uporabe IS Sirena. V meniju PP se

vsakodnevno tvori datoteka računov, ki so plačljivi na valuto,

tisti dan.

PK

45

2.2.7 Vrednotenje primernosti načrtovanih kontrol

V okviru preizkušanja notranjih kontrol bomo preverili ali opredeljene notranje kontrole zmanjšujejo

tveganja na sprejemljivo raven. V okviru vrednotenja notranjih kontrol bomo preverili:

v kakšni obliki obstajajo interni akti, ki opredeljujejo naloge in odgovornosti zaposlenih v

procesu sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki (sistematizacija dela za vodjo FRS, vodjo

prodaje, referenta v FRS, komercialista v prodaji);

kako zaposleni dostopajo do zakonodaje;

ali obstajajo pooblastila in v kakšni obliki;

obstoj in delovanje notranjih kontrol v informacijskih sistemih, ki spremljajo opazovani proces

(MIS, Sirena, Cognos, PIS, Reporter, e-računi …);

pooblastila za dostope do informacijskih sistemov;

obstoj kontrol, ki preprečujejo izvajanje postopkov, če ti niso ustrezno odobreni (podpis

pogodbe, preveritev in kompletiranje računa s prilogami, likvidacija prejetega računa, izvedba

plačila posredniku …);

kontrole šifrantov, ki so osnova za avtomatske obdelave;

organizacijske sheme (v FRS in v prodaji);

kontrole poslovodstva (kako uprava nadzira izvajanje procesa);

ali poslovodstvo zahteva poročila;

procesni tok dokumentov in arhiviranje na koncu procesa.

Notranje kontrole bomo razdelili na preventivne in detektivne. Preventivne (PK) preprečujejo nastanek

napak in detektivne (DK) odkrivajo nastale napake.

Preverili bomo tudi informiranje in komuniciranje v procesu sklepanja in izvajanja pogodb s

posredniki. Za uspešno izvajanje procesa in skladnost z zakonodajo in internimi akti morajo biti

zaposleni pravočasno in pravilno seznanjeni z zakoni ter internimi akti podjetja. Vzpostavljen mora

biti sistem pretoka informacij znotraj podjetja od zgoraj navzdol, torej od uprave in vodstva do

zaposlenih, ter obratno, od zaposlenih do vodstva. Vzpostavljen mora biti tudi sistem pretoka

informacij z okoljem, saj se mora podjetje prilagajati nenehnim spremembam v okolju, prav tako mora

določene informacije samo pošiljati v okolje.

Podjetje X ima vzpostavljen pretok informacij preko informacijskih sistemov, sestankov, internih

izobraževanj, eksternih izobraževanj, poslovnih srečanj, neformalnih srečanj med zaposlenimi in

strankami, v veliki meri in vedno bolj se poslužuje spletnih omrežij ter elektronske pošte.

2.2.8 Opredelitev plana preizkušanja

Standard (2200 – Načrtovanje posla) zahteva, da se načrt razvije za posamezen posel in zapiše

(olistini). Vsebovati mora cilje posla, njegov obseg, čas in razporeditev dejavnikov. S planom

preizkušanja bomo opredelili katere kontrole bomo preizkušali in izgradili pristop izvedbe

preizkušanja določenih notranjih kontrol. Ugotovili bomo, če notranje kontrole obstajajo, delujejo in

znižujejo tveganje na sprejemljivo raven. Opredelili bomo vrste, obseg in čas preizkušanja.

Pridobljene revizijske dokaze bomo olistninili.

46

V okviru notranjih kontrol v kontrolnem okolju bomo preverili ali zaposleni ravnajo etično in pošteno

ali poznajo vizijo in strategijo podjetja, kako se seznanjajo z zakonodajo in internimi predpisi, ali je

organizacija dela ustrezna za kvalitetno izvajanje procesa ter ali so pooblastila in odgovornosti jasno

določene. Notranje kontrole bomo preverili z intervjuji zaposlenih, ki v revidiranem procesu

neposredno sodelujejo s pomočjo vprašalnika (Priloga 1), s preverjanjem zapisov v internih

dokumentih, kot so Kodeks poslovnih pravil podjetja X, strategija, vizija, plani, organizacijski

predpisi, delovna navodila, sistematizacija delovnih mest, pogodbe o zaposlitvi, shema nadomeščanja,

ustreznost informacijskega sistema itd., preverili bomo dostopnost dokumentov zaposlenim, izvedli

bomo pogovore z vodjo prodaje in vodjo FRS. Podrobneje je plan vrste preizkušanj notranjih kontrol

zapisan v Prilogi 5.

Notranje kontrole obvladovanja tveganj se nanašajo na 5 prepoznanih tveganj, ki so povezana s

procesom sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki. Notranje kontrole bomo preizkušali z intervjuji

zaposlenih v revidiranem procesu, to so referent v FRS, vodja FRS in vodja prodaje s pomočjo

vprašalnika (Priloga 1). Proučili bomo dokumentacijo, ki se nanaša na posamezne notranje kontrole

(Priloga 5).

Za preizkušanje notranjih kontrol v procesu sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki prodaje smo

planirali več vrst tehnik. Za preizkušanje kontrolnega cilja: Pogodba s posrednikom je sklenjena v

skladu z internimi pravili podjetja X in zakonodajo bomo preverili in proučili interna pravila podjetja

X, izvedli bomo intervju z vodjo prodaje s pomočjo vprašalnika (Priloga 1), preverili in proučili bomo

vse pogodbe sklenjene s posredniki, ker jih je manj kot 30, ogledali si bomo izdelavo analiz in

preverili spremljanje poslovanja pri vodji prodaje in pri referentu v FRS na dejanskih dokumentih,

izvedli bomo preizkus delovanja pri referentu v FRS. Za preizkušanje kontrolnega cilja: Pravilno

evidentiranje provizije ob prejemu kupčevega plačila v MIS, bomo izvedli preizkus delovanja pri

referentu v FRS in izvedli intervju z referentom v FRS s pomočjo vprašalnika (Priloga 1). Za

preizkušanje kontrolnega cilja: Račun pravočasno prispe v tajništvo in se zavede v poštno knjigo,

bomo preverili interno navodilo in opravili intervju z referentom v FRS s pomočjo vprašalnika

(Priloga 1). Za preizkušanje kontrolnega cilja: Prejeti račun je skladen z zakonodajo in internimi

predpisi, bomo izvedli preizkus delovanja pri referentu v FRS na vzorčno izbranem primeru

evidentiranja prejetega računa posrednika. Opravili bomo tudi intervju z referentom v FRS s pomočjo

vprašalnika (Priloga 1). Kontrolni cilj: Račun prispe pravočasno in ažurno, bomo preizkusili s

preverjanjem internega navodila in intervjujem. Kontrolni cilj: Račun se pravilno in ažurno likvidira

bomo preizkusili interno navodilo in opravili intervju z referentom v FRS (Priloga 1). Kontrolni cilj:

Račun se pravilno in pravočasno knjiži v saldakonte dobaviteljev in glavno knjigo bomo preizkusili z

izvedbo preizkusa delovanja na konkretnem dokumentu, preverili interna navodila ter izvedli intervju

(Priloga 1). Kontrolni cilj: Račun je pravočasno posredovan v elektronski obliki v plačilni promet,

bomo preizkusili s preizkusom delovanja pri referentu v FRS. In kontrolni cilj: Izvedba plačila na

valuto bomo preizkusili prav tako s preizkusom delovanja pri referentu v FRS. Podrobneje je plan

določen v Prilogi 5.

Za preizkušanje notranjih kontrol za dosego kontrolnih ciljev informiranja in komuniciranja bomo

preizkusili delovanje informacijskega sistema za spremljanje procesa izvajanja pogodb, pregledali in

ocenili bomo analize poslovanja s posredniki in izvedli intervju s pomočjo vprašalnika (Priloga 1).

Preverili bomo zapisnike internih izobraževanj in internih sestankov. Podrobneje razvidno v Prilogi 5.

47

Za preizkušanje notranjih kontrol za dosego kontrolnih ciljev nadziranja bomo izvedli intervju z

zaposlenimi na revidiranem področju s pomočjo vprašalnika (Priloga 1).

2.2.9 Presoja prisotnosti prevar

Standard 1210.A2 zahteva od notranjega revizorja, da ima dovolj znanja, da oceni tveganje prevare in

način njegove obravnave v organizaciji, vendar se od njega ne pričakuje, da bi imel strokovno znanje

osebe, katere glavna naloga je odkrivati in preiskovati prevare. Notranji revizor mora poznati

opozorilne znake (indikatorje, kazalce, rdeče zastavice), ki nakazujejo domnevne nezakonitosti in

druge nepravilnosti. Opozorilni znaki so lahko v poslovnem okolju ali v sami organizaciji (Koletnik,

2013, 15). Pri proučevanju tveganj in preizkušanju notranjih kontrol pri izvajanju procesa sklepanja in

izvajanja pogodb s posredniki, bomo pozorni na opozorilne znake in v kolikor bodo ugotovljene

kakršne koli nenavadne zaznave, jih bomo sporočili vodstvu podjetja.

2.2.10 Priprava delovnega programa posla

Standard (2240 – Delovni program) od notranjega revizorja zahteva, da mora pripraviti in

dokumentirati program dela, s katerim se dosežejo cilji posla. Delovni program mora vključevati

postopke za prepoznavanje, proučitev, ovrednotenje in dokumentiranje informacij med potekom posla.

V okviru notranje revizije smo pripravili na tveganjih zasnovan delovni progam, ki se nahaja v Prilogi

5. Delovni program vsebuje vse pomembne postavke, ki jih moramo pri procesu notranjega revidiranja

opredeliti in nas vodi skozi postopek. Kot metodo vrednotenja smo uporabili metodo COSO. Delovni

program je vsebinsko razdeljen po COSO metodi na:

kontrolno okolje,

obvladovanje tveganj,

kontrolne aktivnosti,

informiranje in komuniciranje,

nadziranje.

V okviru kontrolnega okolja je cilj ugotoviti, če kontrolno okolje zagotavlja pogoje za delovanje

notranjih kontrol in sistema obvladovanja tveganj, ter ali je kontrolno okolje naravnano tako, da

omogoča doseganje skladnosti z zakonodajo in internimi predpisi.

V okviru obvladovanja tveganj je cilj ugotoviti, ali so ključna tveganja prepoznana, spremljana in

obvladovana.

V okviru kontrolnih aktivnosti procesa je cilj ugotoviti, ali so vzpostavljene notranje kontrole, in ali

delujejo ter s tem zagotavljajo razmejitev del in nalog, pravočasnost knjiženja poslovnih dogodkov,

popolnost, pravilnost, točnost podatkov in dokumentacije ter skladnost z zakonodajo in internimi

predpisi, dostop do podatkov samo pooblaščenim osebam, nadzor procesa sklepanja in izvajanja

pogodb s posredniki, ustrezno ukrepanje v primeru odstopanja od ciljev.

V okviru informiranja in komuniciranja je cilj ugotoviti, ali informacijski sistem zagotavlja celovite,

pravočasne in točne informacije v procesu sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki, ali je

48

vzpostavljena ustrezna komunikacija znotraj podjetja (navzgor in navzdol), in ali je vzpostavljena

ustrezna komunikacija z zunanjo javnostjo.

Znotraj teh področij so določeni cilji, tveganja in notranje kontrole. Cilji, tveganja in notranje kontrole

so označene s kratko oznako, ker zaradi kompleksnosti in obsega vsebine tako lažje sledimo celoviti

izvedbi. Za tveganja smo posebej navedli oznako, katere pomen je pojasnjen v Tabeli 1: Ocena

tveganja z matriko tveganj. To je pomembna informacija, ker vpliva na intenzivnost revizijskega

postopka. Pri notranjih kontrolah smo navedli oznako, ali gre za preventivno ali detektivno kontrolo.

V delovnem programu po teh kriterijih natančno določimo revizijski postopek, to je način izvedbe

preizkušanja in preverjanja. Po končanem revizijskem postopku navedemo revizijske ugotovitve ter

oceno ustreznosti notranjih kontrol. Nadalje označimo dokazno gradivo in navedemo oznako revizorja,

ki je opravil revizijski postopek. Navede se oseba in datum, kdaj je bil opravljen nadzor.

Delovni program pregleda, odobri in podpiše notranjerevizijski predstojnik. Prav tako mora odobriti in

podpisati vse morebitne spremembe v delovnem programu.

2.2.11 Alokacija revizijskih virov in terminski načrt

Za uresničitev ciljev notranjerevizijskega posla morajo notranji revizorji določiti ustrezne in zadostne

vire (Standard 2230 – Razporeditev virov pri poslu). Svetovalni napotek 2230-1 določa, da mora

notranji revizor pri razporeditvi dejavnikov upoštevati število in raven izkušenih notranjih revizorjev,

znanje, veščine in druge sposobnosti notranjih revizorjev.

Cilj priprave terminskega načrta revidiranja je gospodarno notranje revidiranje, ocenitev potrebnega

časa za izvedbo revizije, določitev odgovornih oseb za revizijo ter določitev ključnih datumov,

pomembnih v revizijskem procesu. Terminsko načrtovanje je pomembno tudi zaradi lažje

komunikacije z zaposlenimi v revidiranem procesu.

Razporeditev virov in terminski načrt mora odobriti notranjerevizijski predstojnik. Prav tako vse

spremembe, ki sledijo po potrditvi. Podrobneje je razporeditev virov in terminski načrt za izvedbo

obravnavanega revizijskega posla razviden v Prilogi 6, ki je hkrati dokument, ki ga podpiše

notranjerevizijski predstojnik.

2.3 Izvajanje notranjerevizijskega preiskovalenga posla (MSNR 2300)

Po fazi načrtovanja notranjega revidiranja se prične faza izvajanja notranejrevizijskega posla v skladu

s pripravljenim delovnim programom, ki ga je odobril notranjerevizijski predstojnik. Standard (2300 –

Izvajanje posla) določa, da mora notranji revizor prepoznati, proučiti, ovrednotiti in dokumentirati

dovolj informacij za dosego ciljev posla.

Na osnovi predhodne najave smo izvedli uvodni sestanek z odgovornimi in neposredno vključenimi v

revidirano področje, to je proces sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki. Predstavili smo jim

namen notranje revizije, cilje ter terminski načrt izvedbe. Prosili smo za dokumentacijo, ki je potrebna

za izvedbo notranje revizije. Dokument najava notranjerevizijskega posla se nahaja v Prilogi 2.

49

2.3.1 Izvedba preizkušanj ter pridobivanje informacij in dokazov

Na osnovi delovnega programa mora notranji revizor prepoznati zadostne, zanesljive, ustrezne in

uporabne informacije, ki mu bodo omogočale zbiranje revizijskih dokazov za podajo revizijskega

mnenja (Standard 2310 – Prepoznavanje informacij).

Informacije smo pridobili v intervjujih z vodjo finančno računovodske službe, vodjo prodaje in

referentom v finančno računovodski službi.

Zbrali, proučili in ovrednotili smo naslednjo dokumentacijo:

strategija podjetja X,

letno poročilo podjetja X za leto 2013,

letni načrt za leto 2014 podjetja X in mesečne načrte,

Kodeks poslovnih pravil podjetja X,

interne akte, ki jih uporabljajo zaposleni v procesu sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki,

sistematizacijo delovnih mest vključenih v proces,

pooblastila in odgovornosti vključenih v proces,

pogodbe o zaposlitvi vključenih v proces,

plan individualnega izobraževanja zaposlenih v FRS,

plan tedenskega internega izobraževanja,

zapise o izvedbi izobraževanja,

interni akt o upravljanju s tveganji (ustanovni zapisnik odbora za obvladovanje rizikov OZOR,

2009),

zapisniki odbora za obvladovanje rizikov (OZOR),

dokumentacija o spremljanju izvajanja ukrepov za obvladovanje tveganj,

finančne in prodajne analize poslovanja,

izpis bruto bilance na dan 31. 12. 2013,

seznam posrednikov,

pogodbe s posredniki,

kopije prejetih računov posrednikov in dopolnilna dokumentacija,

navodila za uporabo informacijskega sistema,

zakon o DDV, ZDDPO, ZGD, OZ, SRS itd.,

organizacijski predpisi in delovna navodila,

zapisniki sestankov in sej uprave.

Navedeni viri (pisni in elektronski) predstavljajo revizijsko dokumentacijo, na osnovi katere bomo z

nadaljnjimi postopki pripravili revizijske dokaze, ki bodo služili za podajo notranjerevizijskega

mnenja.

50

2.3.2 Vrednotenje informacij in dokazov ter predstavitev zaključkov

Pri proučevanju in ovrednotenju informacij smo se naslonili na Standard 2320 – Proučitev in

ovrednotenje, ki pravi, da mora notranji revizor utemeljiti svoje sklepe in izide posla z ustrezno

proučitvijo in ovrednotenjem pridobljenih informacij.

Cilj proučevanja in ovrednotenja dokumentacije ter z intervjuji pridobljenih informacij je bil ugotoviti,

če notranje kontrole, za katere smo pridobili dokaze, dejansko obstajajo in ugotoviti, ali so ustrezne,

učinkovite in skladne s cilji procesa sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki.

Pomanjkljivosti pri delovanju notranjih kontrol se kažejo kot:

kontrolna pomanjkljivost v primeru, ko načrtovane ali delujoče kontrole ne omogočajo, da bi

pravočasno odkrili napake in pomanjkljivosti, lahko se pojavi pri oblikovanju, kadar kontrola, s

pomočjo katere se uresničuje kontrolni cilj manjka ali ni ustrezno zasnovana ali pri delovanju,

kadar kontrola ne deluje tako, kot je bilo načrtovano ali oseba, ki jo izvaja, ni zadosti

usposobljena, da bi jo uspešno izvajala,

pomembna pomanjkljivost kot posamična ali kombinacija več pomanjkljivosti, ki neugodno

vplivajo na sposobnost organizacije, da bi zanesljivo sprožila, avtorizirala, izvajala in poročala o

poslovnih dogodkih v skladu z internimi akti in zakoni tako, da se pojavlja več kot majhna

verjetnost, da napačno izvajan postopek, ne bo preprečen in odkrit in da bodo prisotne napake v

računovodskih izkazih,

bistvena slabost, ki se kaže kot posamična ali kombinacija več pomembnih pomanjkljivosti in

predstavlja več kot šibko verjetnost, da pomembne napake v računovodskih izkazih ne bodo

odkrite in preprečene,

kontrolna izjema, ko ni zagotovljen minimalni standard kontrole.

Med postopkom proučevanja in ovrednotenja informacij smo preverjali, če so načrtovane notranje

kontrole prisotne na vseh mestih, kjer je bilo zaznano tveganje, ki ga je potrebno obvladati. Oceno

ustreznosti delovanja notranjih kontrol smo podali s preveritvijo na vseh komponentah modela COSO.

Oceno ustreznosti notranjih kontrol smo podali z ocenami ustrezno, delno ustrezno in neustrezno.

Obrazložitev pomena ocen je predstavljena v tabeli 7.

Tabela 7: Ocene ustreznosti notranjih kontrol

Ocena notranje

kontrole

Oznaka Opis ocene

Ustrezno U Ni ugotovljenih pomembnih pomanjkljivosti in bistvenih slabosti v

sistemu notranjih kontrol.

Notranje kontrole so oblikovane in prisotne, delujejo kot je načrtovano

in z njimi se dosega kontrolni cilj. Notranje kontrole se dosledno

uporabljajo in se dajo potrditi.

Delno ustrezno DU Notranje kontrole delujejo kot je načrtovano. To je manjša

pomanjkljivost kontrolnega sistema, ki se kaže kot manjša neskladnost

v poslovanju – občasno nedelovanje notranjih kontrol ali delna

ustreznost postopkov obvladovanja, aktivnosti in odločitve so večinoma

skladne z internimi predpisi in zakonodajo, nadzor nad poslovanjem se

51

izvaja občasno.

Neustrezno NU Notranje kontrole ne delujejo, kot je načrtovano in z njimi se ne dosega

kontrolni cilj. To je velika pomanjkljivost kontrolnega sistema, ki se kaže kot

pomembna pomanjkljivost ali bistvena slabost – neustreznost oziroma odsotnost

notranjih kontrol, kontrole ne delujejo, neusklajenost z internimi akti in z

zakonodajo, neustrezno oziroma nepopolno računovodsko prikazovanje

podatkov, opredeljeni cilji se ne dosegajo, nadzor nad poslovanjem ni

organiziran in se ne izvaja.


Revizijske postopke ocenjevanja smo izvedli tako, da smo preverili obstoj in delovanje notranjih

kontrol za zmanjševanje tveganj doseganja kontrolnih ciljev v posamezni komponenti modela COSO

(Priloga 5).

Delovno gradivo opravljene notranje revizije je shranjeno v papirni in elektronski obliki ter vključuje:

opredelitev vsebine pregleda,

diagram poteka revidiranega procesa,

najavo notranje revizije,

cilje, tveganja in notranje kontrole,

delovni program,

terminski načrt,

zapiske intervjujev,

zapisnik uvodnega in zaključnega sestanka,

vso zbrano dokumentacijo pri pregledu,

zaključno poročilo,

register izvajanja priporočil.

Poročilo o notranji reviziji se hrani elektronsko in trajno.

Kontrolno okolje

Kontrolno okolje je osnova vseh sestavin, saj izkazuje odnos poslovodstva do notranjih kontrol in s

tem posledično vpliva na kontrolno zavest zaposlenih. Vključuje politiko obvladovanja tveganj,

sprejemljivost tveganja, nadzorni svet in upravo, poslovodski stil dela, organizacijsko kulturo,

neoporečnost in etične vrednote, razporeditev pooblastil in odgovornosti, kadrovske usmeritve in

možnost izobraževanja.

Zaposleni pri delu ravnajo etično in pošteno

Ključnega pomena je, da zaposleni pri svojem delu ravnajo etično in pošteno. V veliki meri je etično

ravnanje zaposlenih odvisno od nemerljivih kriterijev, kot so počutje v podjetju in na delovnem mestu,

odnos med sodelavci, mnenje o podjetju, višina osebnega prejemka in redno izplačilo, stimuliranje in

skrb za zaposlene, možnost izobraževanja itd. Na srečo podjetje X posluje uspešno in s tega zornega

kota kvalitetno skrbi za zaposlene. Osebni prejemki so višji, kot je povprečje v Republiki Sloveniji in

redno izplačani, zaposleni so za svoje delo stimulirani z denarno stimulacijo, prejmejo regres in 13.

plačo, imajo možnost izobraževanja ter organizirane številne družabne dogodke (športne igre, jubilejne

52

dogodke, priznanja za inovatorje, obdarovanje otrok ob koncu leta, delujoče športno društvo s

številnimi dejavnostmi za krepitev zdravja itd.). To so razlogi, ki botrujejo temu, da so zaposleni

ponosni na podjetje in med zaposlenimi je čutiti pripadnost podjetju. Notranje kontrole so pokazale, da

delajo pošteno, ponosni so na vodstvo podjetja, ki je vodilo podjetje med gospodarsko krizo tako, da je

ves čas povečevalo dobiček in vlagalo v razvoj. Zaposleni so zadovoljni pri delu in ravnajo pošteno,

ker želijo v podjetju ostati dolgoročno. Tudi v finančno računovodski službi, kjer smo opravljali

notranjo revizijo, so zaposleni zadovoljni s svojim delom in z osebnimi prejemki, imajo dober odnos s

sodelavci, možnost izobraževanja, za primere nadomeščanja v primeru odsotnosti se sami dogovorijo

in skladno s tem planirajo dopuste. Intervju z vprašalnikom (Priloga 1) je bil izveden z vodjo FRS in

referentom v FRS, ki je priloga v dokaznem gradivu in potrjuje navedene ugotovitve. Pogovor je bil

izveden tudi z vodjo prodaje.

Etično in pošteno delovanje zaposlenih je odvisno tudi od informiranosti zaposlenih o podjetju ter

njihovih pravicah in obveznostih. V ta namen je podjetje izdalo dva pomembna interna akta, ki smo ju

med notranjo revizijo preverili. To sta Kodeks poslovnih pravil podjetja X in Priročnik za zaposlene.

Kodeks poslovnih pravil podjetja X je bil sprejet leta 2009 in opredeljuje vrednote, cilje, strategije,

organiziranost poslovnih procesov, dobičkonosnost, obvladovanje tveganj, način delovanja

poslovodstva in ostalih zaposlenih, način upravljanja v podjetju in drugo. Na bolj preprost in slikovit

način je predstavitev podjetja prikazana v priročniku za zaposlene, ki obravnava podobno vsebino na

zaposlenim prijazen način. Vsak, novo zaposleni prejme ta priročnik ob sklenitvi pogodbe o zaposlitvi,

ostali zaposleni pa so ga prejeli ob njegovi izdaji. Ocenjujemo, da podjetje dobro skrbi za obveščenost

svojih zaposlenih.

Zaposleni poznajo vizijo in strategijo

Podjetje ima izdelano vizijo, poslanstvo, strategijo, letni plan in mesečne plane ter realizacijo le-teh

spremlja na več nivojih. Seznanili smo se z internimi zapisi in z intervjujem vodje FRS in referenta v

FRS (vprašalnik – priloga 1) preverili, če poznata dokumente. Z vodjo prodaje smo opravili razgovor.

Dobro je z njimi seznanjeno vodstvo, referent FRS pa manj dostopa do teh dokumentov, saj cilji

neposredno ne zadevajo njegovega dela. Tudi za proces sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki je

oblikovana strategija, vendar ta ni zapisana, temveč sta jo ustno predstavila vodja prodaje in vodja

FRS.

Usposobljenost in seznanjenost zaposlenih

Vodstvo ocenjuje, da so zaposleni dobro usposobljeni in seznanjeni z zakonodajo in internimi

predpisi. Podobno ocenjujejo tudi zaposleni. V podjetju potekajo številne aktivnosti, ki to potrjujejo. V

FRS se tedensko pripravlja plan izobraževanja, ki se pošlje v vednost vsem zaposlenim v FRS. Plan je

sestavljen na osnovi aktualne zakonodaje, sprememb in novosti. Zaposleni se med seboj sami

dogovorijo, kdo bo pripravil posamezno temo za predstavitev. Interno izobraževanje vseh zaposlenih v

FRS poteka vsaki četrtek ob 8. uri v prostorih FRS. Po opravljenem izobraževanju se vsem zaposlenim

na njihov e-naslov pošlje kratek povzetek vsebine posameznega izobraževanja in vodja FRS dodatno

pripravi zapisnik tem, ki so bile na dnevnem redu.

Dodatno je v FRS oblikovan individualni plan eksternih izobraževanj po zaposlenih za nekaj let

naprej, vključno s študiji. Mesečno se pripravlja analiza opravljenih izobraževanj.

Vodja v FRS je zadolžen in odgovoren za izobraževanje zaposlenih s področja zakonodaje. Do

zunanje zakonodaje dostopa preko plačljivih spletnih portalov, kot so Superdavki, Tax Fin Lex,

53

GVIN, IBON, Bonitete.si, Računovodja.com, ECR, Uradni list ter drugi. Zagotovljeno je tudi

nadomeščanje, zato sta za dostopanje do zunanje zakonodaje zadolžena še dva druga zaposlena. V

primeru nejasnosti zakonodaje se najame zunanjega svetovalca.

Do internih predpisov dostopajo zaposleni na dva načina. Splošni interni predpisi so arhivirani v

programu DNA, finančno računovodski interni predpisi pa na tako imenovani »skupni rabi«. Dostop

imajo vsi zaposleni. To področje se letno preverja tudi pri presoji uporabnosti standarda ISO 9001.

Ustrezna organizacija dela in delovanje poslovodstva

V podjetju obstaja sistematizacija in opis delovnih mest. Z vsakim zaposlenim je sklenjena pogodba o

zaposlitvi. V FRS obstaja tako imenovana shema nadomeščanja, to je matrika, kjer so opisane

aktivnosti, ki se opravijo v FRS in seznam zaposlenih. Vsak zaposleni, ki je nosilec določene

aktivnosti, ima številko 1, njegov prvi namestnik ima številko 2, drugi namestnik pa številko 3. Vsi

zaposleni, ki nimajo pri določeni aktivnosti številke 1, 2, ali 3 imajo številko 5, kar pomeni, če so

osebe, ki so odgovorne za določeno aktivnost odsotne, mora aktivnost, ki je nujna, opraviti katera koli

druga oseba v podjetju. V ostalih delih podjetja so delovna mesta opisana s kompetencami.

Kompetence so širše zahteve za določeno delovno mesto. Navedene dokumente smo preverili in se

nahajajo v dokaznem gradivu.

Vodstvo je oblikovalo in sprejelo politiko kakovosti, okoljsko politiko ter politiko poklicnega zdravja

in varnosti ter vzpostavilo delovanje vseh treh sistemov vodenja. Navedeno je zapisano v Poslovniku kakovosti. S tem je zagotovljeno stalno zavedanje vseh zaposlenih o izpolnjevanju zahtev odjemalcev,

o varovanju okolja kot tudi skrbi za lastno zdravje in varnost. Vodstvo opravlja vodstvene preglede in

zagotavlja potrebne vire. Svojo zavezanost za doseganje zadovoljstva odjemalcev, drugih zainteresiranih strani kot tudi vseh zaposlenih izpolnjuje s stalnimi izboljšavami, koristnimi predlogi

in skupinskim pristopom k reševanju problemov, kar zagotavlja popolno vključenost vseh zaposlenih.

Uspešnost procesov in doseženi cilji se pregledujejo na mesečnih kolegijih družbe z namenom, da se

zagotavlja stalna uspešnost in učinkovitost. Pregledajo se ključni kazalniki uspešnosti in po potrebi

sprejmejo ukrepi za dosego želenih rezultatov. Proces poslovanja s posredniki se sprotno spremlja in obravnava na nivoju vodje prodaje in FRS, na mesečni kolegij se prenese le izjemoma, če izstopa

kateri od parametrov spremljanja. Spoštovanje zakonskih predpisov je dolžnost zaposlenih.

Politike podjetja X sprejme uprava z vsemi vodilnimi strukturami v družbi. Opredeljene so v

Poslovniku kakovosti podjetja X, ki je na voljo vsem zaposlenim v IS DNA. Politike izražajo odnos

podjetja do kupcev, zaposlenih ter do okolja. Politiko, ki se udejanja skozi vodenje podjetja, so nam

vodje predstavili na osnovi terminologije Poslovnika kakovosti. Podpisnik politik je predsednik uprave. Politike so izobešene na ključnih mestih v organizaciji, vodstvo politike ter zastavljene cilje

poroča vsem zaposlenim ter ostalim osebam, ki delajo v imenu organizacije. Najvišje vodstvo politike

stalno pregleduje in prilagaja, da ostajajo ustrezne razmeram na trgu, zakonskim ter drugim zahtevam s področja varovanja okolja ter poklicnega zdravja in varnosti. Vodstvo podjetja se je zavezalo k

upoštevanju vseh zakonskih in drugih zahtev, povezanih z delovanjem podjetja, prisluhniti in odzvati

na potrebe in pričakovanja odjemalcev48

, timskemu pristopu pri doseganju zastavljenih ciljev, saj tako

doseže največji možni prispevek posameznika, nenehnemu razvoju vseh zaposlenih za zadovoljevanje njihovih pričakovanj in doseganju poslovnih ciljev, izpolnjevanju potreb trgov in tako povečevanju

konkurenčne prednosti v smislu uporabe sodobnih tehnologij in novih priložnosti ter spreminjajočih se

zahtev odjemalcev, vlaganju v raziskave in razvoj s ciljem vključevanja naprednih tehnologij in ustvarjanja inovativnih izdelkov, vlaganju v najboljše proizvodne tehnike, logistiko, servis in podporo

odjemalcem, s ciljem zadovoljevanja pričakovanj odjemalcev v smislu kakovosti, dobav in vrednosti,

48

Pojem odjemalec v terminologiji sistema kakovosti ISO Standarda 9001 pomeni »kupec«.

54

dolgoročni finančni varnosti in poslovni rasti s profesionalnim pristopom in visoko produktivnostjo na

vseh področjih, izpolnjevanju zahtev, preverjanju učinkovitosti in nenehnemu izboljševanju sistema

zagotavljanja kakovosti49

.

Jasna pooblastila in odgovornosti zaposlenih

Odgovornosti in pooblastila so določena s sistemizacijo delovnih mest, opisi del in nalog, individualnimi pogodbami ter kompetencami. Ravni odločanja in medsebojne povezave so določene v

organizacijskih shemah družbe. Odgovornost za izvajanje posameznih aktivnosti za učinkovito

delovanje sistema kakovosti, sistema ravnanja z okoljem ter sistema vodenja poklicnega zdravja in varnosti je opredeljena v posameznih poglavjih Poslovnika kakovosti

50 ter v navodilih za izvajanje

postopkov, organizacijskih predpisih, navodilih za delo, navodilih za ravnanje z okoljem, navodilih za

varno delo in drugih dokumentih.

Zapisana pravila smo preverili v procesu sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki. Preverili smo

pogodbo o zaposlitvi vodje prodaje, vodje FRS in referenta v FRS ter sistemizacije delovnih mest. Za

sklepanje pogodb s posredniki je pooblaščen vodja prodaje, za kontrolo in spremljanje izvajanja pogodb s posredniki so odgovorni vodja prodaje, vodja FRS in po shemi nadomeščanja v FRS tudi

referent v FRS, v delu za katerega je zadolžen, da ga opravi. Ocenjujemo, da so pooblastila in

odgovornosti jasno določena in zaposleni jih upoštevajo pri svojem delu, kar je bilo preverjeno z intervjuji (vprašalnik – Priloga1).

Na osnovi zbranih dokazov, ki smo jih pridobili z revizijskimi postopki, ocenjujemo notranje kontrole

kontrolnega okolja kot ustrezne.

Obvladovanje tveganj

V skladu z delovnim programom smo ovrednotili informacije, ki se nanašajo na prepoznavanje,

spremljanje in obvladovanje tveganj.

V podjetju potekajo aktivnosti za prepoznavanje in ocenjevanje tveganj

Tekom revizije je bilo ugotovljeno, da podjetje X sistematično in organizirano spremlja in obvladuje

tveganja. Tveganja spremljajo in obvladujejo oddelek financ, oddelek za »risk management« ter drugi

ustrezni oddelki v podjetju. Podjetje ima organizirano notranjo revizijo, ki prav tako s priporočili

vodstvu sodeluje pri obvladovanju tveganj. Leta 2009 je bil organiziran Odbor za obvladovanje

rizikov (OZOR), ki sistematično in sprotno spremlja in obravnava opažena tveganja, ki nastajajo v

poslovnih procesih podjetja X in sprotno predlaga in tudi sprejema ukrepe za njihovo zmanjševanje in

odpravljanje (v okviru dodeljenih kompetenc uprave in Kodeksa poslovnih pravil podjetja X). Odbor

svoje delovanje organizira na rednih in izrednih sejah, katerih zapisniki so bili preverjeni med revizijo.

Tveganja, ki lahko ogrozijo poslovanje in doseganje ciljev ter vzpostavljene kontrole, ki to

preprečujejo, so opredeljena v Letnem poročilu za leto 2013 in to so: likvidnostno tveganje, tveganje

sprememb cen aluminijskih surovin, tveganje sprememb deviznih tečajev, tveganje sprememb

obrestnih mer, kreditno tveganje, nevarnost odškodninskih zahtevkov in tožb, nevarnost škode na

premoženju, tržna ter cenovna tveganja, operativna in pravna tveganja, tveganja v zvezi z denarnim

tokom. Z intervjujem (vprašalnik – Priloga 1) vodje financiranja in vodje prodaje ter s preverjanem

dokazil je bilo preverjeno poznavanje in izvajanje notranjih kontrol, ki tveganja zmanjšujejo na

sprejemljivo raven, in ugotovljeno, da notranje kontrole delujejo do te mere, da je tveganje

49

Politike podjetja so določene v Poslovniku kakovosti, ta pa je vsako leto preverjen. 50

Pooblastila in odgovornosti so določene tudi v Poslovniku kakovosti podjetja X, str. 8.

55

obvladovano na sprejemljivo raven. To dokazujejo poslovni rezultati in doseganje strateških ciljev

podjetja, ki jih podjetje sistematično in dosledno spremlja preko priprave letnih in mesečnih planov ter

preverjanja njihove realizacije.

Podrobneje smo proučili in preverili tveganja, ki se dotikajo revidiranega področja. Vrste tveganja in

njihovo obvladovanje, ki nastajajo pri procesu sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki prodaje

gotovih izdelkov, smo tekom notranje revizije preverili s poizvedovanjem oziroma z intervjujem

(vprašalnik – Priloga 1) pri vodji FRS, referentu v FRS in vodji prodaje. Vodja prodaje je podrobno

specificiral dejstva, ki lahko vplivajo na večje tveganje: zaradi povečanega obsega prodaje končnim

kupcem, provizija posrednika raste obratno sorazmerno, kot je obseg vloženega dela in to posledično

pomeni za podjetje večje stroške. Podjetje izpostavljeno nihanju LME-ja, če ta raste, so stroški

posredovanja večji, ker je provizija vezana na prodajno ceno. Vloga agenta je pomembna pri osvajanju

in razvoju kupca do rednih dobav, kasneje pa se vloga zmanjša, predvsem pri velikih kupcih z

dobavami preko X ton. Pri agentih, ki posredujejo pri velikem številu malih kupcev, pa je intenzivnost

vloženega dela večja, zato je lahko večja tudi provizija. Tveganja se obvladujejo z individualnim

pristopom pri vsakem agentu posebej in dogovarjanji z agenti.

Ugotovili smo, da so tveganja v revidiranem procesu sprotno nadzorovana. Ker je pri nekaterih

posrednikih prišlo do sprememb tržnih pogojev poslovanja, je vodja prodaje pravočasno ukrepal in

vzpostavil aktivnosti za obvladovanje tveganj. Pri evidentiranju in kontroli izvajanja pogodb s

posredniki je bilo ugotovljeno, da je tveganje obvladovano, saj so vzpostavljene številne notranje

kontrole in napake niso bile ugotovljene. Ugotavljamo, da je tveganje obvladovano.

Likvidnostno tveganje je ustrezno obvladovano

Likvidnostno tveganje je tveganje nastanka izgube zaradi kratkoročne plačilne nesposobnosti. Z

intervjujem (vprašalnik – Priloga1) pri vodji FRS in preverjanjem dokazil je bilo ugotovljeno, da

podjetje X gospodari z viri in naložbami tako, da je v vsakem trenutku sposobno izpolniti vse svoje

zapadle obveznosti, zato za večje planirane obveznosti vnaprej oblikuje namenske depozite. Podjetje

oblikuje in izvaja politiko rednega upravljanja likvidnosti, ki jo potrdi poslovodstvo z načrtovanjem

pričakovanih, znanih in morebitnih denarnih odtokov in zadostnih denarnih pritokov zanje ob

upoštevanju normalnega poteka poslovanja in morebitnih položajev likvidnostnih kriz. Vnaprej se

dogovarja za kreditne linije in planira druge ukrepe. Preverili smo plane prilivov in odlivov, depozite,

izpis zapadlih obveznosti in stanje denarnih sredstev. Ugotavljamo, da je tveganje obvladovano.

Tveganje cen aluminija je obvladovano

Največje tveganje, ob tveganju na prodajnem trgu, je tveganje sprememb aluminijskih cen, ki je bilo

ugotovljeno v razgovoru z vodstvom podjetja. Aluminij je borzna surovina in spremembe cen so

stalne. Kupci želijo kupiti izdelke na osnovi vnaprej predvidene cenovne osnove za aluminij. Načelo

podjetja X je, da se ob sklenitvi prodajne pogodbe, ki je sklenjena na neko LME ceno aluminijskih

surovin, terminsko ali pa fizično zagotovi surovine po enakih cenah, kot so vključene v osnovo za

sklenitev prodajne pogodbe. Zaradi visokega tveganja je podjetje že pred petimi leti ustanovilo

oddelek terminskega trgovanja in razvilo informacijsko podprt sistem povezave nabavnih in prodajnih

pogodb z vidika LME cen, s pomočjo katerega se vsi posli avtomatsko »back-to-back« med seboj

povežejo, ugotovljena razlika pa predstavlja dnevno tveganje na fizičnem trgu, ki ga varuje terminski

trg s pomočjo borznih posrednikov neposredno na London Metal Exchange. Preverili smo mesečno

poročilo spremljanja varovanja, ki ga pripravlja vodja FRS. Ugotavljamo, da je tveganje obvladovano.

56

Kreditno tveganje je obvladovano

Kreditno tveganje je tveganje neplačil kupcev. Način obvladovanja tveganj je bil preverjen z

intervjujem (vprašalnik – Priloga 1) pri vodji FRS ter s pregledom dokazil. Pri tem je bilo ugotovljeno,

da za obvladovanje tveganj podjetje zavaruje terjatve preko Prve kreditne zavarovalnice in tujih

zavarovalnih hiš. Prav tako spremlja boniteto kupcev in omejuje maksimalno izpostavljenost do

posameznih kupcev. S kupci na visoko rizičnih trgih posluje le na osnovi avansnih plačil oziroma

prvovrstnih bančnih garancij. Postopek zavarovanja terjatev pri SI nam je predstavila vodja FRS.

Ugotavljamo, da je tveganje obvladovano, a kljub temu se v manjši meri podjetje srečuje tudi z

neplačniki.

Operativno in pravno tveganje je obvladovano

Z intervjujem (vprašalnik – Priloga 1) je bilo preverjeno obvladovanje operativnega in pravnega

tveganja. Operativno tveganje je tveganje nastanka izgube skupaj s pravnim tveganjem zaradi

neustreznosti ali nepravilnega izvajanja notranjih postopkov, nepravilnega ravnanja ljudi, ki spadajo v

notranje poslovno področje podjetja, nepravilnega delovanja sistemov znotraj podjetja ter zaradi

zunanjih dogodkov ali dejanj. Za obvladovanje tveganj podjetje X izboljšuje oziroma prilagaja

organizacijsko strukturo ter stalno izboljšuje celoten informacijski sistem z namenom, da se poslovni

dogodki spremljajo v realnem času njihovega dogajanja. Podjetje X ima prepoznane in delujoče

notranje kontrole na tem področju za: naložbe, proces planiranja, proizvodnjo, prodajo, nabavo,

informacijski sistem in zaposlene. Izvajanje kontrol je bilo preverjeno, vendar na tem mestu ne bo

predstavljeno zaradi obširnosti. Vrste notranjih kontrol so razvidne iz Letnega poročila podjetja za

2013.


obvladovanja tveganj kot ustrezne.

Kontrolne aktivnosti

Za preveritev delovanja in ovrednotenje notranjih kontrol smo izvedli intervjuje z zaposlenimi na

revidiranem področju, preverili smo uporabo zunanje zakonodaje, interne akte in način uporabe teh

aktov pri izvajanju poslovnega procesa, izvedli smo preizkus delovanja pri referentu v FRS, vodji FRS

in vodji prodaje, izvedli smo sprehajalni preizkus skozi poslovni proces ter ponovne izračune in

analize za preizkus notranjih kontrol.

Izbiranje posrednika in sklenitev pogodbe s ciljem skleniti pogodbo v skladu z internimi pravili

podjetja X in zakonodajo

Proces sklepanja pogodb s posredniki se prične z ugotovitvijo, da podjetje želi razširiti obseg prodaje

na določen nov trg ali želi povečati obseg prodaje na trg, kjer je že prisoten. Razlog za to je večji

obseg proizvodnje, ki je lahko posledica povečanih kapacitet za proizvodnjo izdelkov ali večje

produktivnosti pri obstoječih kapacitetah. Ker je podjetje X pretežni izvoznik in slovenski trg že

zapolnjen, se novi trgi iščejo v tujini. Vodstvo prodaje v podjetju na osnovi raziskave tržišča določi

trg, kamor želi prodajati. Nato se naredi raziskava tržišča posrednikov, ki so potencialno zanimivi za

prodajo izdelkov podjetja X. V internih pravilih podjetja (ustno, dogovorjeno z vodstvom) je

določeno, da mora biti izbira posrednika ustrezno utemeljena. Posrednik mora imeti določene

reference, tehnološko znanje s področja aluminija, poznati mora ciljno tržišče, okolje ter pričakovanja

in navade potencialnih kupcev. Ključni kriterij pri izbiri posrednika je tudi cena oziroma provizija, za

57

katero je pripravljen posredovati pri prodaji v imenu in za račun podjetja X. Na osnovi ustrezne

utemeljitve kriterijev za izbor, izbiro posrednika predlaga vodja prodaje, potrditi pa ga mora tudi

uprava podjetja X. Ko je posrednik potrjen, se pričnejo z njim pogodbena usklajevanja, ki pripeljejo

do sklenitve pogodbe. Pogodba mora biti skladna z internimi pravili podjetja, Obligacijskim

zakonikom ter Direktivo Evropske unije št. 86/653/EEC, ki ureja zakonodajo o samozaposlovanju

trgovskih zastopnikov v državah članicah Evropske unije, če gre za prodajo v državo, ki je članica

Evropske unije. Vodja prodaje posreduje predlog pogodbe v pregled pravni službi. Z uskladitvijo

pogodbenih pogojev pogodbeni stranki, to sta podjetje X in posrednik, pogodbo podpišeta in s tem je

pogodba sklenjena.

V okviru notranje revizije smo preverili interna pravila za sklepanje pogodb s posredniki. Ustno nam

jih je predstavil Vodja prodaje. Interna pravila niso zapisana. Nekatere določbe poslovanja s

posredniki so določene v sklopu splošne prodajne politike v Kodeksu poslovnih pravil podjetja X (str.

8) ter v Strategiji podjetja X (str. 14). Vendar iz tega ni mogoče razbrati enotnih pravil sklepanja

pogodb s posredniki za podjetje X. Zato s priporočilom št. 2 predlagamo, da uprava sprejme osnovne

smernice in poslovna pravila pri sklepanju pogodb z agenti v obliki organizacijskega predpisa. Kljub

določitvi enotnih smernic predlagamo, da se k sklenitvi vsake pogodbe z agentom pristopi

individualno s proučitvijo značilnosti agenta, vrste in količine prodaje preko agenta, trga, ekonomskih

razmer, obsega storitev, stroškov agenta, ekskluzive pri prodaji in drugih posebnih značilnosti. S

sprejetjem osnovnih smernic in pravil se bomo izognili določenim tveganjem, kajti če v podjetju niso

jasno oblikovani kriteriji, morebiti vodstvo ni dovolj pripravljeno na pogajanja, agent v večji meri

uveljavlja svoje pogoje poslovanja.

Preverili smo vse pogodbe sklenjene z agenti. Pogodbe so skladne z Obligacijskim zakonikom in

Direktivo Evropske unije št. 86/653/EEC, razen za tri pogodbe je bilo ugotovljeno, da jim je potekel

rok veljavnosti. Zato s priporočilom št. 3 upravi predlagamo, da odgovorna oseba, to je vodja prodaje,

uskladi rok veljavnosti pogodb z dejanskim stanjem.

Pri pregledu pogodb in podrobno pogovorno analizo z vodjo prodaje, smo nadalje ugotovili, da

pogodba št. A izstopa po stroških posredovanja, vsebuje višji odstotek provizije, kot znaša povprečna

provizija v podjetju, za pogodbo št. B je bilo ugotovljeno, da se ne realizira v željenem obsegu,

posrednik ni pridobil dodatnih kupcev, pogodba št. C ni sklenjena v skladu s cilji podjetja X, ker se je

od njene sklenitve spremenila vrsta prodaje, obseg prodaje in tržna situacija. Zato s priporočilom št. 4

predlagamo, da vodstvo prodaje ponovno pregleda vse pogodbe z agenti in jih uskladi s cilji podjetja

ter enotnimi smernicami, ki jih bodo predhodno zapisali. Cilji podjetja so: pridobivanje novih kupcev,

z agenti poslovati po najnižjih možnih stroških ob zadostnem številu ustreznih kupcev in naročil ter

povečati količino prodaje izdelkov z visoko dodano vrednostjo.

Dodatno smo pri pregledu pogodb ugotovili, da pri pogodbah ni nobenih pisnih dokazov ali

utemeljitev, ki bi dokazovala, da je bila izbira posrednika v danem trenutku najugodnejša za podjetje

X. Na tem mestu bi lahko nastala tudi vrzel in vpliv osebnih interesov. Ne trdimo, da se je to zgodilo,

vendar obstaja tveganje. Zato s priporočilom št. 6 predlagamo, da se izbira posrednika pisno utemelji

in priloži k pogodbi. S sklenitvijo pogodbe z agentom, se namreč podjetje zaveže za nakup storitev kot

vseh drugih storitev, vendar te storitve niso takšne narave, da bi lahko pridobili ponudbo treh agentov

in izbrali najugodnejšo. A če ni nobenega pisnega dokaza o izbiri agenta, ni možno dokazati, da je bil

izbran res najugodnejši agent za podjetje X in s tem ni možno dokazati gospodarnega ravnanja.

58

Sledi izvajanje pogodbe, kar pomeni, da posrednik v imenu in za račun podjetja X na določenem trgu

posreduje pri prodaji kupcem, ki so določeni v pogodbi. Obseg prodaje se lahko razširi na nove kupce,

vendar je v tem primeru potrebno dopolniti pogodbo ali skleniti aneks k pogodbi. Za opravljeno

storitev posredovanja pri prodaji, izda posrednik podjetju X račun. Na računu ali v prilogi k računu

mora biti natančno navedena prodaja, pri kateri je posredoval. To pomeni, da morajo biti navedene

številke izdanih računov podjetja X, ki jih je ta izdal kupcu. Ti računi morajo biti s strani kupca tudi

plačani.

Izvajanje pogodbe se spremlja z večimi ukrepi. Prvi je kontrola, ki jo izvaja vodja prodaje s pomočjo

analiz v IS Cognos, potem kontrola vodje FRS in podrobna kontrola referenta v FRS, ki operativno

izvaja proces evidentiranja in kontrole provizij. Pri vodji prodaje smo na dejanski analizi, ki jo je

opravil skupaj z nami, preverili, kako se spremlja prodaja preko posrednikov. Ker smo želeli, da se

prodaja preko posrednikov spremlja še po dodatnih kriterijih, ki bi bili večji odraz uspešnosti

posameznega posrednika, smo predlagali priporočilo št. 5. In sicer smo predlagali, izdelavo analize

»Prodajna premija po kupcih in agentih« z upoštevanjem dodatnih kriterijev, ki so:

količina prodaje po posredniku (to je bilo že prej a mora ostati);

vrednost prodaje po posredniku (to je bilo že prej a mora ostati);

prodajna premija v absolutnem znesku;

provizija v absolutnem znesku;

odstotek provizije po pogodbi;

prodajna cena na tono izdelka;

prodajna premija na tono izdelka;

provizija na tono izdelka;

delež provizije v prodajni ceni;

delež provizije v prodajni premiji.

Takšna analiza nam nudi dejanski vpogled, koliko nas kateri posrednik stane in s katerim moramo

začeti pogajanja na novo. Res pa je, da večina posrednikov ne odstopa bistveno od povprečja in nismo

zaznavali prevelikih tveganj.

Evidentiranje kupčevega plačila v MIS s ciljem pravilno evidentirati provizijo

Ob prejemu plačila kupčevega računa, referent v FRS prejme bančno obvestilo o prilivu. Pred

evidentiranjem se priliv ročno razporedi po predlaganih računih in v primeru neskladnosti, se

izvede postopek uskladitve s kupcem, bodisi direktno ali preko komercialista. Podatke iz

priliva evidentira v informacijski sistem MIS (MIS, 3 – devizno poslovanje, 14 – prijava

naloga/priliva, A2), kamor vnese podatke: firma, vrsta dokumenta, številka bančnega priliva,

datum valute, komitent, banka, valuta ter znesek priliva. Tako evidentiran priliv s potrditvijo

(f4) prejme številko, ki se avtomatsko tvori in služi za nadaljnjo kontrolo. Za ugotavljanje, ali

pri določenem kupcu sodeluje posrednik, služi seznam posrednikov v informacijskem sistemu

MIS (MIS, 3-devizno poslovanje, 28 – pregledi, 5 – pregled provizij po komitentih, A3) ter

dodatno ročni seznam kupcev, kjer je naveden posrednik. Prav tako si referent v FRS v

posebnem pregledu izpiše pregled odprtih računov po kupcu pred evidentiranjem priliva

(MIS, 3 – devizno poslovanje, 12 – pregledi prodaje, 7 – odprte fakture za kupca – izvoz, A5).

Nato sledi evidentiranje priliva na kupčeve račune v posebnem modulu informacijskega

59

sistema MIS (MIS, 3-devizno poslovanje, 15 – specifikacija priliva, A4), kamor se vnese:

firma, številka dokumenta, vrsta dokumenta, številka priliva, datum valute, datum priliva,

komitent, denarna valuta, tečaj, neto znesek priliva, številka fakture, znesek fakture, valuta,

datum fakture, bruto znesek, v kolikor je skonto – se vnese tudi skonto, odstotek provizije,

znesek provizije, naziv posrednika (številčna oznaka). Knjiženje se potrdi (f4). Nato se naredi

izpis knjižbe (MIS, 3 d devizno poslovanje, 16 – pregled in izpis specifikacije priliva, A8). Po

izvedbi kontrol se v posebnem meniju v MIS izvede še potrditev specifikacije priliva (MIS, 3 –

devizno poslovanje, 17 – potrditev specifikacije priliva, A9). S to potrditvijo se podatki avtomatsko

prenesejo v vse analitične preglede v MIS in Cognos. Možne so še druge kontrole v MIS, vendar

zaradi sprotnega kontroliranja niso potrebne. S tem je postopek evidentiranja priliva zaključen, to

pomeni, da je faktura zaprta in provizija označena za nadaljnje plačilo ob prejemu posrednikove

fakture. Pri opisanem postopku evidentiranja in kontroliranja je razvidno, da je informacijski sistem

potreben posodobitve ali celo nove izgradnje zaradi lažjega, natančnejšega ter hitrejšega opravljanja

del referenta v FRS. Zato smo predlagali priporočilo št. 1, predlog posodobitve informacijskega

sistema MIS:

na pogodbi komercialist vnaša podatke o agentu in proviziji – tukaj je potrebna dopolnitev vezave

provizije tudi na pozicijo pogodbe, ker se lahko pojavijo različni odstotki v odvisnosti od izdelka

(še dogovor s prodajo);

na osnovi zgoraj navedenega se pojavlja zahteva, da se agent in odstotki provizije avtomatsko

prenesejo na fakture (sedaj se ročno vnašajo);

zagotovijo se pregledi obračuna provizije po različnih kriterijih (agent, kupec, SM …);

pripravi se specifikacija obračuna provizije na osnovi plačila fakture agenta, prenesejo se podatki

o plačilu provizije na posamezno izdano fakturo in se izdana faktura v pregledu obračuna provizije

ne pojavlja več.

Dodatno smo predlagali priporočilo št. 7, ki seže nekoliko dlje od procesa spremljanja plačil

posrednikov. Zajema namreč knjiženje vseh prilivov kupcev. Plačila kupcev se v FRS evidentira v dva

informacijska sistema, marketinški sistem MIS in finančno računovodski sistem. Pri tem je večje

tveganje za nastanek napake, referent v FRS ima več dela, hkrati pa je nižja produktivnost v FRS. Zato

predlagamo, da v podjetju dopolnijo IS tako, da bo možno evidentiranje kupčevega plačila v en

informacijski sistem z enkratnim vnosom, s tem bo dana informacija na voljo za vse namene.

Prejem posrednikovega računa v tajništvo s ciljem, da račun pravočasno prispe in se zavede v poštno

knjigo

Pri prejemu posrednikovega računa v tajništvo so tveganja minimalna, zato jim v okviru notranje

revizije nismo posvečali večjega pomena. Tudi referent v FRS je v pogovoru izjavil, da se v zadnjem

času ni založil ali izgubil noben račun.

Prejem računa v FRS s ciljem, da je prejeti račun skladen z zakonodajo in internimi pravili

Drugi del aktivnosti spremljanja izvajanja pogodbe s posrednikom se izvede ob prejetem računu

posrednika. Račun se iz tajništva podjetja X prenese v FRS. Ta preveri skladnost računa z zakonodajo.

Referent v FRS preveri, če je račun kot izvirna knjigovodska listina skladen s SRS 21 in Pravilnikom o

računovodstvu podjetja X. Prejeti račun mora imeti najmanj naslednjo vsebino (SRS 21.7):

podatke o podjetju, pri katerem nastajajo poslovni dogodki, in o odgovornih osebah (naziv

posrednika);

60

podatke o poslovnem dogodku (številke izdanih računov kupcem, za katere je posredoval

posrednik, in vrednost računov, odstotek provizije in vrednost provizije);

v denarju izražen obseg sprememb poslovnega dogodka (vrednost provizije);

podatke o kraju in datumu izdaje knjigovodskih listin;

opredelitev oseb, pooblaščenih za zagotavljanje resničnosti in verodostojnosti knjigovodskih

listin.

Prav tako mora imeti podatke, ki jih zahteva ZDDV:

kraj, številka in datum izdaje računa;

naziv, naslov in osebna identifikacijska številka izdajatelja računa;

naziv, naslov in osebna identifikacijska številka prejemnika blaga oziroma storitev;

količina in naziv dobavljenega blaga oziroma vrsta in količina opravljenih storitev;

datum dobave blaga oziroma opravljenih storitev;

cena in vrednost dobavljenega blaga oziroma opravljenih storitev, razvrščenih po stopnji

DDV;

vrednost DDV po posamezni stopnji DDV;

skupna vrednost računa in skupna vrednost DDV.

Pri pregledu računov smo ugotovili, da dobavitelji spoštujejo zakonske določbe glede obveznih

sestavin na računu. Referent v FRS preveri račune v skladu z internim navodilom. Posebej preveri

datum izstavitve računa, datum opravljene storitve, datum valute, datum prejema ter druge sestavine.

Pri prejetih računih od posrednikov iz Evropske unije je zelo pomemben datum opravljene storitve in

identifikacijska številka za namene DDV. Na teh računih se obračuna DDV v podjetju X, in sicer kot

vstopni davek in hkrati izstopni davek. Če niso izpolnjeni vsi pogoji, se lahko zgodi, da ima podjetje

obveznost obračunati in plačati DDV, pravice do vstopnega DDV pa nima. V okviru notranje revizije

smo preverili naključno izbrane prejete račune prvih treh največjih posrednikov.

Tabela 8: Kontrola prejetih računov posrednikov

Št. računa Posrednik Znesek provizije v eur Kontrola

8713 X 28.139,65 Vredu

6611 X 6.334,50 Vredu

4701 Y 20.890,88 Vredu

2364 Y 41.125,52 Vredu

1862 Z 3.570,78 Vredu

3079 Z 4.697,62 Vredu


Pri preverjanju prejetih računov in notranjih kontrol pri njihovem prejemu je bilo ugotovljeno, da so

notranje kontrole zagotovljene in prejeti računi skladni z zakonodajo in internimi predpisi.

Kompletiranje računa s prilogami in evidentiranje v informacijski sistem s ciljem zagotoviti skladnost

s pogodbo, pravočasnost in ažurnost

S preizkusom delovanja pri referentu v FRS smo preverili izvajanja aktivnosti kompletiranje računa s

prilogami. Vodja FRS nam je ob prikazu procesa pojasnil: ko je prejeti račun potrjen kot ustrezna

knjigovodska listina, skladna z zakonodajo in internimi pravili, sledi aktivnost kompletiranja računa s

61

prilogami in evidentiranje v informacijski sistem. Upoštevati je potrebno Pravilnik o računovodstvu

podjetja X, ki pravi, da mora biti knjigovodska listina pred knjiženjem opremljena z ustreznimi

podlagami, ki utemeljujejo poslovni dogodek. Na prejetem računu posrednika so navedene številke

izdanih računov kupcu, vrednosti računov, odstotek provizije in vrednost provizije. Naloga referenta v

FRS je, da preveri, če so ti računi res bili izdani in tudi plačani s strani kupcev. To opravi s pomočjo

informacijskega sistema MIS (MIS, 3 – devizno poslovanje, 25 – nakazilo provizije, P2), kjer preveri

vrednost provizije, do katere je posrednik upravičen po posameznih številkah računov in vrednostih. V

primeru, da prejeti račun posrednika vsebuje tudi neplačane račune kupcev, referent v FRS račun

zavrne posredniku ali preda račun v reševanje komercialistu v oddelek prodaje, ki ima s posrednikom

neposredne stike. Prav tako se lahko zgodi, da računi posrednikov ne prihajajo točno in ažurno. Tudi v

tem primeru se referent v FRS uskladi direktno s posrednikom, preko komercialista, ali direktno,

preko vodje prodaje. Ko je z ustrezno kontrolo potrjeno, da je prejeti račun posrednika upravičen,

poslovno utemeljen ter skladen s pogodbo in to dokazano s priloženimi prilogami k računu, se ta račun

evidentira v informacijski sistem. Po uspešno opravljeni kontroli se izvede zapis provizije v MIS, 3 –

devizno poslovanje, 25 – nakazilo provizije, P2). V MIS se vnese šifra komitenta (kupca), številka

posrednika (izpiše se naziv), datum plačila provizije. Nato damo pred vsako fakturo »1«, kar pomeni,

da bo dobil status 2 »pripravljen za plačilo« (P3). Nato se v drugem modulu (MIS, 3 – devizno

poslovanje, 28 – pregledi, 6 – pregled provizij po osebah, P3) preveri, če je bila provizija uspešno

evidentirana v programu MIS in pripravljena za izplačilo po datumu evidentiranja, ki je večkrat tudi

datum plačila. Od leta 2013 podjetje X uporablja elektronski način spremljanja prejetih računov v

informacijskem sistemu e-računi. Račun s prilogami se skenira, dobi črtno kodo in vnese v aplikacijo

e-računi. Od te stopnje obdelave naprej se račun spremlja elektronsko. Menimo, da so notranje

kontrole vzpostavljene in delujejo.

Posredovanje računa v likvidacijo s ciljem, da se račun pravilno in ažurno likvidira

Pri referentu v FRS smo preverili aktivnost posredovanja računa v likvidacijo. Potek nam je pokazal

na praktičnem primeru. Tudi aktivnost, posredovanje računa v likvidacijo se izvede elektronsko.

Referent v FRS posreduje račun s prilogami po elektronski pošti odgovorni osebi v odobritev, v

podjetju X imenovano likvidacijo. Odgovorna oseba je vodja prodaje, ki račun pregleda in potrdi

elektronsko. Če računa ne likvidira pravočasno, ga referent v FRS, ki ima pregled nad ažurnostjo

prehajanja računa skozi različne faze, opozori. V aplikaciji e-računi se lahko v vsakem trenutku

preveri, kje se račun nahaja. Preden se pošlje v likvidacijo vodji prodaje, se lahko pošlje v pregled

komercialistu, ki sodeluje s posrednikom. Z določenim sistemom pooblastil in odgovornostjo je

določen način upravljanja s prejetimi računi. Ko je račun likvidiran, se avtomatsko po aplikaciji e-

računi vrne k referentu v FRS. Notranje kontrole so zagotovljene v IS e-računi, ki zagotavlja

sledljivost, da se v vsakem trenutku ve, kje je račun. Vodja FRS je v razgovoru povedala, da bodo ta

sistem še dopolnili, da bo pregledovanje možno večnivojsko, se pravi, da bo določena oseba imela

pristojnost za pregled računov samo na določenem stroškovnem mestu, nabavni skupini itd.

Knjiženje računa v finančno računovodski informacijski sistem v SD in GK, kjer je cilj pravilnost in

pravočasnost

Preizkus delovanja smo opravili pri referentu v FRS, ki izvede naslednjo aktivnost, knjiženje računa v

finančno računovodski informacijski sistem Sirena, na saldakonte in v glavno knjigo. Prejeti račun

posrednika se mora na saldakonte in v glavno knjigo knjižiti pravilno in pravočasno. Pri knjiženju v

glavno knjigo, se knjiži ustrezen strošek in hkrati DDV. V primeru računa za posredniške storitve iz

62

Evropske unije se, kot smo že omenili, obračuna vstopni in izstopni DDV. Ugotovili smo, da so

notranje kontrole zagotovljene v finančno računovodskem IS.

Evidentiranje posrednikovega računa v MIS, vključno s preverjanjem in kompletiranjen z dokaznimi

dokumenti, je zahtevno opravilo, zato smo podali priporočilo št. 8, ki pravi, da naj v podjetju

pripravijo delovno navodilo za evidentiranje provizije agenta v MIS.

Posredovanje računa v plačilni promet s ciljem, da je račun pravočasno posredovan v elektronski

plačilni promet

Preizkus delovanja smo izvedli tudi pri posredovanju računa v plačilni promet. Ko je prejeti račun

ustrezno evidentiran v saldakontih, glavni knjigi in evidencah za namene DDV, se prenese še v modul

plačilni promet, v finančno računovodski informacijski sistem Sirena. V elektronskem plačilnem

prometu v Sireni se avtomatsko dnevno tvori datoteka računov z valuto na tisti dan, in če so na voljo

denarna sredstva, se računi tudi plačajo. Referent v FRS je odgovoren, da je datum valute pravilno

vnesen. Ugotovljeno je, da so notranje kontrole vzpostavljene, in da delujejo.

Izvedba plačila s ciljem, da je račun plačan na valuto

Poslovna politika podjetja X je takšna, da se vsi dobavni računi plačujejo na datum valute, brez

zamujanja, kajti dnevi zamude vplivajo na bonitetno oceno podjetja. Ker je finančna situacija v

podjetju X stabilna, se tudi računi posrednikom plačujejo na valuto. Tudi na tem mestu so notranje

kontrole vzpostavljene in delujejo.

Ocenjujemo, da podjetje X uporablja zelo kvaliteten, hiter in zanesljiv sistem za spremljanje finančno

računovodskih storitev. Notranje kontrole so pravilne in zanesljive. Zaposleni se zavedajo

odgovornosti, ki jo nosijo pri evidentiranju poslovnih dogodkov. Zavedajo se, da je pravilnost in

pravočasnost na prvem mestu, saj evidentiranje vsakega poslovnega dogodka vodi do kasnejših

poslovnih odločitev.


kontrolnih aktivnosti kot ustrezne in na določenih, v Prilogi 5 označenih mestih, delno ustrezne.

Informiranje in komuniciranje

IS zagotavlja celovite, pravočasne in točne informacije

V revidiranem podjetju X uporabljajo več informacijskih sistemov. Vodja FRS, ki v podjetju

nadzoruje tudi informacijske sisteme, nam je predstavil vrste informacijskih sistemov in njihovo

delovanje. Temeljni oziroma transakcijski informacijski sistem si je podjetje izgradilo samo, oziroma

za njih tovrstne storitve opravlja odvisna družba. Temeljni informacijski sistemi za spremljanje

revidiranega procesa so MIS, PIS ter finančno računovodski informacijski sistem Sirena, ki je ločen od

ostalih dveh in nabavljen od zunanjega podjetja. Informacijski sistemi, s pomočjo katerih se naredijo

analize, so Reporter, Cognos, excel in word. Informacijski sistemi za spremljanje interne

dokumentacije so DNA, ki je v letu 2013 nadomestil Gamo, in tako imenovana skupna raba, kjer so

arhivirana finančno-računovodska navodila. Pomemben postaja informacijski sistem e-računi, ki ga je

podjetje nabavilo v letu 2013 in ocenjuje se, da bo investicija prinesla dodano vrednost, čeprav je

začetno vlaganje bilo veliko. Ažurirani podatki iz informacijskih sistemov so na voljo najkasneje

naslednji dan po evidentiranju, ker se čez noč ažurirajo podatki tudi tam, kjer ni on-line evidentiranja.

63

V transakcijske IS evidentirajo podatke referenti, analize pa večinoma pripravljajo vodje. Se pravi,

podjetje ima vedno na voljo dovolj ažurnih informacij za odločanje.

Proces sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki je informacijsko kakovostno podprt, le transakcijski

IS MIS zahteva posodobitev, kar je bilo predlagano s priporočilom št. 1.

Z intervjujem je bilo ugotovljeno, da informacijski sistemi zagotavljajo celovite, pravočasne in točne

informacije v procesu sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki.

Vzpostavljeno je ustrezno informiranje in komuniciranje znotraj podjetja

Z intervjuji je bilo ugotovljeno, da poteka intenzivno komuniciranje znotraj podjetja. Notranje

komuniciranje opredeljuje Poslovnik kakovosti, organizacijska navodila, delovna navodila in druga

nenapisana pravila. Notranje komuniciranje poteka med neposrednimi izvajalci posameznih nalog in

njihovimi odgovornimi vodji, vodji procesov, skrbniki sistemov kakovosti ter vodstvom družbe. V

določene vsebine notranjega komuniciranja sta vključena tudi oba reprezentativna sindikata in svet

delavcev. Za širše obveščanje zaposlenih in vseh zainteresiranih o novostih in stanju v podjetju se

koristijo Interno glasilo Metalurg, glasilo Metalurgov poročevalec in oglasne deske. V revidiranem

procesu poteka notranje komuniciranje med referentom v FRS, vodji FRS, komercialisti v prodaji,

vodjo prodaje in upravo. Zaposleni prejemajo od vodstva napotila za delo, sporočila o spremembah

zakonodaje, spremembah pogodb, spremembi poslovne politike podjetja itd. Zaposleni pa vodstvu

sporočajo podatke na osnovi opravljenih analiz o obsegu provizij preko posrednikov, o nepravočasno

obračunanih provizijah, opozorijo na morebitne neskladnosti s pogodbo itd.

Zaposleni komunicirajo navzgor preko informacijskega sistema, elektronske pošte in neposrednega

dostopa do nadrejenih, kjer so vrata vedno odprta. Nadrejenim posredujejo informacije o dejanskem

poteku dela in morebitnih težavah, ki se pojavljajo pri delu. Pomembno je tudi neformalno

komuniciranje zaposlenih s sodelavci. S takšno komunikacijo se prenašajo znanja ter se zagotavlja

nadomeščanje v primeru odsotnosti. Od zgoraj navzdol poteka komunikacija preko sestankov in

internih izobraževanj. V FRS, zaradi hitro spreminjajoče se zakonodaje, potekajo interna

izobraževanja tedensko. Po vsakem izobraževanju se pripravi zapis, ki se pošlje po elektronski pošti

vsem zaposlenim v FRS, tako da so obveščeni tudi tisti, ki manjkajo. Tedensko se izvaja finančni

kolegij, ki ga vodi direktor FRS, na katerem sodeluje osem zaposlenih, ki prenašajo ugotovitve med

ostale zaposlene v FRS. Zapisnik kolegija se pošlje po elektronski pošti vsem zaposlenim v FRS. V

oddelku prodaje poteka notranje komuniciranje na drugačen način. Zaposleni uporabljajo za

evidentiranje dogodkov IS MIS in PIS, vodja prodaje pa spremlja analize preko IS Cognos. Zaposleni

z vodjem dnevno komunicirajo z neposrednimi pogovori glede politike poslovanja s kupci in

posredniki. Ocenili smo, da so zapisniki ustrezno strukturirani, vključujejo aktualno problematiko,

sprejete dogovore in ukrepe. Podjetje ima vzpostavljen urejen arhiv zapisnikov, do katerega lahko

dostopajo vsi prejemniki zapisnikov.

Vzpostavljeno je ustrezno zunanje informiranje in komuniciranje

Z intervjuji je bilo ugotovljeno, da je vzpostavljeno ustrezno zunanje informiranje in komuniciranje.

Glede na revidirano področje smo preverjali, kako se v FRS seznanjajo s hitro se spreminjajočo

zakonodajo. Ugotovljeno je bilo, da imajo v podjetju zakupljene spletne strani ponudnikov ažurirane

zakonodaje, kot so Superdavki, Tax Fin Lex, IBON, GVIN, Bonitete.si, Uradni List RS in druge.

Spremembe zakonodaje sproti prihajajo na internetne naslove vodje FRS in njenih dveh namestnikov.

Vodja FRS je odgovoren, da prejete spremembe zakonodaje dnevno posreduje preko e-maila vsem

zaposlenim v FRS. Podrobneje se zakonodajne spremembe obravnavajo na internih izobraževanjih, da

se vpeljevanje v prakso poenoti za celotno podjetje. Prav tako poteka komuniciranje navzven z

64

državnimi organi, kot so Davčna Uprava, zavod za pokojninsko zavarovanje, Statistični urad, AJPES,

Zavod za zdravstveno zavarovanje, Zavod za zaposlovanje in drugi. Komuniciranje poteka tudi z

lastniki podjetja in širšo javnostjo preko objave podatkov na spletni strani in v Letnem poročilu. Z

vidika podjetja pomembnejše pa je komuniciranje s kupci in posredniki. Informacije tečejo v obe

smeri in potekajo preko e-mailov, faksov, telefonov ali osebnih srečanj. Rezultati poslovanja in

večanje obsega prodaje kažejo, da komuniciranje poteka zadovoljivo, saj se prodaja iz leta v leto

povečuje in prav tako uspešnost podjetja. Podjetje je omogočilo kupcem tudi poslovanje preko spleta –

IS B2B, kjer si lahko sami pogledajo svoje zaloge, ki jih imajo pri podjetju X in te zaloge po želji

odpokličejo. Ugotavljamo, da je zunanje informiranje in komuniciranje vzpostavljeno in kakovostno

deluje.


informiranja in komuniciranja kot ustrezne.

Nadziranje

Tekom revizije z izvedbo intervjuja z zaposlenimi je bilo ugotovljeno, da je v procesu sklepanja in

izvajanja pogodb s posredniki vzpostavljen nadzor nad izvajanjem procesa in nad stroški, ki jih ima

podjetje s posredniki. Analizo pripravi FRS, vodja FRS in vodja prodaje. Vodja prodaje mora stroške

upravičiti pri upravi podjetja. Stroški se spremljajo po vzorcu spodnje tabele, ki pa ni izpolnjena zaradi

zaupnosti podatkov.

Tabela 9: Vzorčna tabela za spremljanje stroškov posrednikov v podjetju X

LETO Stroški

agentov Stroški prodaje

Stroški

brez

aluminija

Vsi stroški

% stroškov agentov v

stroških

prodaje


stroških brez

aluminija


vseh

stroških

2013

2012

2011

2010

2009

Vir: analiza stroškov, finančne analize podjetja X

Vodstvo FRS in prodaje je seznanjeno s tekočo problematiko v procesu sklepanja in izvajanja pogodb

s posredniki, opažanja in ukrepe pa beleži v ustreznih zapisnikih.


nadziranja kot ustrezne.

65

2.3.3 Izdelava mnenja in priporočil

V okviru izvajanja notranje revizije smo ocenili tveganja, notranje kontrole in njihovo delovanje. V

skladu s standardom 2410 – Sodila za poročanje, ki pravi, da mora sporočanje vključevati cilje, obseg

posla, ustrezne sklepe, priporočila in načrte ukrepanja, v nadaljevanju podajamo priporočila.

Opredelili smo odgovorne osebe in roke za izvedbo priporočil, z namenom izboljšanja obstoječega

stanja in izboljšanja bodočega delovanja s spodbujanjem premišljenega, urejenega načina vrednotenja

in izboljšanja uspešnosti postopkov upravljanja s tveganjem ter s tem doseganje ciljev procesa

sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki prodaje gotovih izdelkov (Tomc, 2014, 53).

Revizijske ugotovitve zajemajo:

stanje – kaj je,

sodilo – kaj bi moralo biti,

posledico – vrzel,

vzrok – zakaj je stanje takšno.

Priporočila smo ovrednotili glede na velikost tveganja (polje »pomembnost« v priporočilih):

Tabela 10: Ovrednotenje pomanjkljivosti glede na velikost tveganja

1 – Temeljna pomanjkljivost Pomanjkljivost z velikim tveganjem (ob upoštevanju vpliva in

verjetnosti).

2 – Pomembna pomanjkljivost Pomanjkljivost s srednje velikim tveganjem

3 – Manjša pomanjkljivost Pomanjkljivost z manjšim tveganjem

Vir: lastna ugotovitev

Revizijske ugotovitve in priporočila

1. UGOTOVITEV

Informacijski sistem MIS, modul za spremljanje provizij posrednikov je zastarel in zaposleni z

njegovo uporabo dosegajo nizko produktivnost.

Stanje: Informacijski sistem MIS 3 – devizno poslovanje, modul za spremljanje provizij posrednikov

je zastarel in zahteva ob izvedbi vseh potrebnih kontrol, ki jih mora izvesti referent v FRS, veliko

ročnega dela. Največji problem je, ker je potrebno za izvedbo različnih ukazov, knjižb, pregledov

izstopati in ponovno vstopati v pregled, čeprav gre, na primer za en dokument.

Sodilo: Razvoj in posodobitve informacijskega sistema morajo slediti spremembam v organizaciji in

razvoju ter nuditi podporo izvedbi procesa kontrole izvajanja pogodb s posredniki.

Posledica: Zaposleni imajo veliko ročnega dela, produktivnost je nizka in nadomeščanje zaposlenih je

težje zagotoviti, zaradi zastarelosti informacijskega sistema. S tem se tveganja za učinkovito

spremljanje provizij posrednikov povečajo.

Vzrok: Informacijski sistem MIS 3 – devizno poslovanje se dlje časa ni posodabljalo.

66

PRIPOROČILO št. 1: Predlagamo posodobitev informacijskega sistema MIS:

na pogodbi komercialist vnaša podatke o agentu in proviziji – tukaj je

potrebna dopolnitev vezave provizije tudi na pozicijo pogodbe, ker se

lahko pojavijo različni odstotki v odvisnosti od izdelka (še dogovor s

prodajo);

na osnovi zgoraj navedenega se pojavlja zahteva, da se agent in

odstotki provizije avtomatsko prenesejo na fakture (sedaj se ročno

vnašajo);

zagotovijo se pregledi obračuna provizije po različnih kriterijih (agent,

kupec, SM …);

pripravi se specifikacija obračuna provizije na osnovi plačila fakture

agenta, prenesejo se podatki o plačilu provizije na posamezno izdano

fakturo in izdana faktura se v pregledu obračuna provizije ne pojavlja

več.

Pomembnost: 2

Odgovorna oseba za

izvedbo:

Vodja finančno računovodske službe

Rok izvedbe: 30. 06. 2015

2. UGOTOVITEV

V podjetju ne obstajajo jasne, zapisane smernice, ki jih je potrebno upoštevati pri sklepanju pogodb z

agenti.

Stanje: Ker v podjetju ne obstajajo jasne, zapisane smernice, ki jih je potrebno upoštevati pri

sklepanju pogodb z agenti, se pri sklepanju vsake pogodbe z agentom posebej, individualno določajo

pogoji prodaje. Obstaja tveganje, da katerega izmed kriterijev, ki je pomemben za podjetje, izpustimo.

Obstaja tudi tveganje, da nam agent v večji meri vsili svoje pogoje poslovanja, za katere šele kasneje

ugotovimo, da so neprimerni za podjetje.

Sodilo: Glede na specifičnost prodaje izdelkov preko agentov obstajajo določena področja, ki jih je

potrebno z vidika podjetja enotno določiti in jasno dogovoriti v pogodbi z agentom. Določiti je

potrebno lestvico ali razpon provizije, do katere lahko sklenemo pogodbo, ločiti ceno provizije na

prodajo starim kupcem in novim, določiti kako dolgo ima kupec status »novi kupec«, določiti

ekskluzivo pri prodaji, navedbo kupcev katerim posreduje pri prodaji, upoštevati slovenski pravni red,

določiti obveznost za dogovor o letnem planu prodaje po izdelkih in kupcih, veljavnost sklepanja

pogodb idr.

Posledica: Če v podjetju ni jasno oblikovanih kriterijev, vodstvo ni dovolj pripravljeno na pogajanja

in agent v večji meri vsili svoje pogoje poslovanja, za katere ugotovimo, da so neprimerni za podjetje

šele kasneje. Tveganja, ki pri tem obstajajo so: agent ne bo posredoval pri prodaji dovolj velikih

količin, ne bo pridobival novih kupcev, vršil bo prodajo tudi za konkurente in ne bo deloval v dobro

naročnika.

Vzrok: Ne obstaja pisni organizacijski predpis smernic in poslovnih pravil pri sklepanju pogodb z

agenti.

67

PRIPOROČILO

št. 2:

Predlagamo, da uprava sprejme osnovne smernice in poslovna pravila pri

sklepanju pogodb z agenti v obliki organizacijskega predpisa. Kljub določitvi

enotnih smernic predlagamo, da se k sklenitvi vsake pogodbe z agentom pristopi individualno, s proučitvijo značilnosti agenta, vrste in količine prodaje preko

agenta, trga, ekonomskih razmer, obsega storitev, stroškov agenta, ekskluzive

pri prodaji in drugih posebnih značilnosti.

Pomembnost: 2

Odgovorna oseba

za izvedbo:

Vodja prodaje


3. UGOTOVITEV Trem pogodbam z agenti je potekel rok veljavnosti, a podjetje z njimi še naprej posluje.

Stanje: Pri pregledu pogodb z agenti je bilo ugotovljeno, da je trem pogodbam potekel rok

veljavnosti, a z agenti se posluje naprej.

Sodilo: Vse pogodbe, ki jih ima podjetje sklenjene in se izvajajo, morajo imeti določen rok veljavnosti

in se izvajajo v okviru tega roka.

Posledica: V primeru, da je rok veljavnosti pogodbe potekel, pogodba ni veljavna. Podjetje nima

pravne varnosti in agent lahko oporeka vsem določbam, zapisanim v pogodbi.

Vzrok: Rok veljavnosti v pogodbah je potekel.

PRIPOROČILO št. 3: Predlagamo, da vodstvo prodaje ponovno pregleda vse pogodbe s posredniki in ugotovi rok veljavnosti pogodb. Dogovori se za pravila pri

določanju roka veljavnosti s primernim odpovednim rokom.

Pomembnost: 2

Odgovorna oseba za

izvedbo:

Vodja prodaje


4. UGOTOVITEV

Pri pregledu pogodb z agenti je bilo ugotovljeno, da nekatere pogodbe izstopajo po stroških provizije,

po obsegu prodane količine ali glede na cilje podjetja.

Stanje: Pri pregledu pogodb z agenti je bilo ugotovljeno da:

da pogodba št. A izstopa po stroških posredovanja (višji odstotek provizije, kot znaša

povprečje);

pogodba št. B se ne realizira v željenem obsegu. Posrednik ne proda dovolj velike količine

izdelkov;

pogodba št. C ni sklenjena v skladu s cilji podjetja X, ker se je od sklenitve pogodbe

spremenila vrsta prodaje, obseg prodaje in tržna situacija.

Sodilo: Pogodbe z agenti morajo biti sklenjene v skladu s cilji in pričakovanji podjetja X. Cilj je

prodaja izdelkov z visoko dodano vrednostjo po visoki prodajni premiji.

Posledica: Obstajajo tveganja za povečanje stroškov agentov več, kot je potrebno, agent ne proda

dovolj velike količine izdelkov in vrste izdelkov z visoko dodano vrednostjo po dovolj visoki prodajni

premiji.

Vzrok: Nekatere pogodbe z agenti ne omogočajo dosega ciljev podjetja.

68

PRIPOROČILO št. 4: Predlagamo, da vodstvo prodaje ponovno pregleda vse pogodbe z agenti in

jih uskladi s cilji podjetja in enotnimi smernicami, ki so:

pridobivanje novih kupcev,

z agenti poslovati po najnižjih možnih stroških ob zadostnem številu

ustreznih kupcev in naročil,


Pomembnost: 2

Odgovorna oseba za

izvedbo:

Vodja prodaje


5. UGOTOVITEV

Za kvalitetno kontrolo in obvladovanje tveganj ter povečanje uspešnosti prodaje izdelkov preko

agentov bi potrebovali dodatne analize.

Stanje: Obstoječe analize prodaje preko agentov ne dajejo dovolj informacij za kvalitetno kontrolo

uspešnosti poslovanja.

Sodilo: Za kvalitetno kontrolo poslovanja in presojo uspešnosti prodaje preko agentov bi potrebovali

analizo po naslednjih kriterijih:

količina prodaje po posredniku,

vrednost prodaje po posredniku,

prodajna premija v absolutnem znesku,

provizija v absolutnem znesku,

% provizije po pogodbi,

prodajna cena na tono izdelka,

prodajna premija na tono izdelka,

provizija na tono izdelka,

delež provizije v prodajni ceni,


Posledica: Brez dodatne analize so informacije o dejanskem poslovanju preko agentov površne.

Vzrok: Analize prodaje niso dovolj kvalitetne.

PRIPOROČILO št. 5: Predlagamo izdelavo analize »Prodajna premija po kupcih in agentih« z

upoštevanimi kriteriji, navedenimi pod sodilo v informacijskem sistemu

Reporter. Analiza bo na voljo finančno računovodski službi in prodajni službi.

Pomembnost: 2

Odgovorna oseba za

izvedbo:



69

6. UGOTOVITEV

Izbira agenta je ustno utemeljena na osnovi kriterijev, ki niso posebej zapisani.

Stanje: Pri izbiri agenta vodja prodaje upošteva vse dogovorjene kriterije v korist podjetja X, vendar

ta izbira ni pisno zavedena in se lahko čez leta pozabi.

Sodilo: Kriteriji za izbiro agenta so oblikovani in izbira pisno utemeljena.

Posledica: S sklenitvijo pogodbe z agentom se podjetje zaveže za nakup storitev kot vseh drugih

storitev, vendar te storitve niso takšne narave, da bi lahko dobili ponudbo treh agentov in izbrali

najugodnejšo. A če ni nobenega pisnega dokaza o izbiri agenta, ni možno dokazati, da je bil izbran res

najugodnejši agent za podjetje X ter ni možno dokazati, da je bilo ravnanje gospodarno.

Vzrok: Izbira posrednika ni pisno utemeljena, zato se za izbiro izgubi sled.

PRIPOROČILO št. 6: Predlagamo, da se izbira posrednika pisno utemelji in priloži k pogodbi.

Pomembnost: 3

Odgovorna oseba za

izvedbo:

Vodja prodaje


7. UGOTOVITEV

Plačilo kupca se evidentira ločeno v dva informacijska sistema, marketinški sistem MIS in finančno

računovodski sistem Sirena.

Stanje: Zaradi izvedbe vseh potrebnih kontrol se plačilo kupca evidentira ločeno v dva informacijska

sistema, marketinški sistem MIS in finančno računovodski sistem Sirena.

Sodilo: Plačilo kupca se evidentira na enem mestu, enkrat v enotno bazo in čim prej. Na voljo mora

biti vsem informacijskim sistemom.

Posledica: Tveganje za nastanek napake je večje, referent v FRS ima več dela in nižja je

produktivnost v finančno računovodski službi.

Vzrok: Neprilagodljivost informacijskih sistemov.

PRIPOROČILO št. 7: V podjetju naj dopolnijo IS tako, da bo možno evidentiranje kupčevega

plačila v en informacijski sistem in samo enkrat.

Pomembnost: 3

Odgovorna oseba za

izvedbo:



8. UGOTOVITEV

Način evidentiranja provizije agenta na osnovi dobavnega računa v IS MIS ni zapisano kot delovno

navodilo.

Stanje: Evidentiranja provizije agenta na osnovi dobavnega računa v IS MIS ni zapisano kot delovno

navodilo, čeprav je postopek zahteven.

Sodilo: Zaradi lažje zagotovitve nadomeščanja, je smiselno delovni postopek evidentiranja provizije

agenta v MIS zapisati kot delovno navodilo.

70

Posledica: Znanje o izvedbi vseh aktivnosti pri evidentiranju provizije agenta v MIS se med

zaposlenimi prenaša ustno, zato predstavlja večje tveganje napak kot v primeru odsotnosti referenta v

FRS.

Vzrok: Ne obstaja delovno navodilo za evidentiranje provizije agenta v MIS.

PRIPOROČILO št. 8: V podjetju naj pripravijo delovno navodilo za evidentiranje provizije agenta

v MIS na osnovi prejetega računa s strani agenta.

Pomembnost: 3

Odgovorna oseba za

izvedbo:



2.4 Poročanje o izsledkih (MSNR 2400)

Notranji revizorji morajo poročati o izidih poslov, določa Standard 2400 – Poročanje o izidih.

2.4.1 Vrednotenje ugotovitev

Vrednotenje ugotovitev smo predstavili v obliki sklepnega revizijskega mnenja, ki bo del končnega

poročila.

Sklepno revizijsko mnenje kot del končnega poročila

Naziv posla: Notranja revizija procesa sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki prodaje gotovih

izdelkov v proizvodnem podjetju X

Naziv in naslov revidiranca: podjetje X

Številka pregleda: NR 06/2014 Izvajalec: T. A.

Zaključili smo načrtovano notranjo revizijo procesa sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki prodaje

gotovih izdelkov podjetja X.

Cilj notranje revizije je bil:

preizkusiti in oceniti (ne)ustreznost notranjega kontrolnega sistema, ki zagotavlja pravno in


pomeni preveriti skladnost delovanja obravnavanega procesa z internimi predpisi in

zakonodajo;




notranjih kontrol.

Načrt revidiranja je temeljil na predhodni oceni tveganja in delovanja notranjih kontrol. Revizijske

aktivnosti so bile izvedene v skladu z Mednarodnimi standardi strokovnega ravnanja pri notranjem

revidiranju.

71

Notranje revidiranje je zajelo preizkušanje in vrednotenje sestavin notranjih kontrol v procesu

sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki prodaje gotovih izdelkov, ki vključuje naslednje faze:

izbira posrednika in sklenitev pogodbe, evidentiranje kupčevega plačila v MIS, prejem

posrednikovega računa v tajništvo, prejem računa v FRS, kompletiranje računa s prilogami in

evidentiranje v informacijski sistem, posredovanje računa v likvidacijo, knjiženje računa v finančno

računovodski informacijski sistem Sirena na saldakonte dobaviteljev in v glavno knjigo, posredovanje

računa v plačilni promet, izvedba plačila. V pregled smo vključili obdobje od januarja do decembra

2013. Pregledovano področje, aktivnosti in obdobje so bili usklajeni s poslovodstvom. Pri ocenjevanju

tveganj smo uporabili COSO metodologijo vrednotenja sestavin notranjih kontrol in skladno s tem

vrednotili kontrolno okolje, obvladovanje tveganj, kontrolne aktivnosti, komuniciranje in informiranje

ter nadziranje.

Pri ocenjevanju smo uporabili naslednje kriterije, ki so bili usklajeni s poslovodstvom:

Tabela 11: Vrednotenje kontrol

Ocena notranje

kontrole

Oznaka Opis ocene











izvaja občasno.


kontrolni cilj. To je velika pomanjkljivost kontrolnega sistema, ki se

kaže kot pomembna pomanjkljivost ali bistvena slabost – neustreznost

oziroma odsotnost notranjih kontrol, kontrole ne delujejo, neusklajenost

z internimi akti in z zakonodajo, neustrezno oziroma nepopolno

računovodsko prikazovanje podatkov, opredeljeni cilji se ne dosegajo,

nadzor nad poslovanjem ni organiziran in se ne izvaja.


Za preizkus in oceno (ne)ustreznost notranjega kontrolnega sistema, ki zagotavlja pravno in poslovno-

organizacijsko pravilnost uresničevanja prodaje ob pomoči prodajnih agentov, kar pomeni, preveriti

skladnost delovanja obravnavanega procesa z internimi predpisi in zakonodajo, podajamo pozitivno

mnenje. Za skladnost delovanja z zakonodajo in internim predpisi podajamo pozitivno mnenje.

Menimo, da je skladnost zagotovljena.

72

Naše celotno mnenje na proces sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki prodaje gotovih izdelkov je

zadovoljivo. Menimo, da so glede na cilj revidiranja tveganja obvladovana do sprejemljive ravni in

notranje kontrole zadovoljive z izjemo izbire posrednika in sklepanja ter izvajanja pogodb s

posredniki, kjer se zahtevajo izboljšave, ki pa niso pomembne pomanjkljivosti in kumulativno ne

pomenijo bistvene slabosti.

Po osebni presoji notranje revizorke T. A. so bili izvedeni zadostni in primerni revizijski postopki ter

zbrano zadostno dokazno gradivo, ki je omogočilo natančne zaključke. Podani zaključki temeljijo na

proučitvi situacije, ki je bila prisotna v času revidiranja na temelju razkritih dejstev. Zaključki se

nanašajo le na revidiran proces. Zbrano dokazno gradivo izpolnjuje zahteve strokovnih standardov

revidiranja in je zadostno za utemeljitev zaključkov, ki so podani na temelju izvedene revizije.

2.4.2 Izvedba vmesnih in predhodnega poročanja ter uskladitev s poslovodstvom

V okviru notranje revizije smo preko vmesnih sporočil sproti seznanjali notranjerevizijskega

predstojnika in vodstvo revidiranega področja o pomembnih izsledkih. Notranjerevizijski predstojnik

je pregledal in odobril osnutek revizijskega poročila, ki je bil kasneje poslan vodji FRS in vodji

prodaje.

Na zaključnem sestanku je notranja revizorka T. A. še enkrat podala obrazložitev priporočil in vsako

od njih podrobneje pojasnila. Upoštevanje priporočil bo povečalo delovanje notranjih kontrol in

skladnost procesa z internimi predpisi. Vodja FRS in vodja prodaje sta se z osnutkom poročila strinjala

in menila, da so priporočila podana jasno in razumljivo. Priporočila so navedena v poglavju 2.3.3 –

Izdelava mnenja in priporočil.

Po zaključnem sestanku je bilo oblikovano končno poročilo.

2.4.3 Priprava končnega poročila z upoštevanjem priporočil s strani poslovodstva

Končno poročilo ima naslednjo obliko:

naslovna stran: naslov poročila, evidenčna številka, datum izdaje, kraj in čas pregleda ter

podpis notranjerevizijskega predstojnika in notranjega revizorja;

uvod: navedba naročnika, cilj in namen notranje revizije in področje notranjerevizijskega

pregleda;

povzetek: krajši povzetek tistih informacij, ki so pomembne za vodstvo in sklepno revizijsko

mnenje;

ugotovitve in priporočila: podrobne ugotovitve dejstev, ocena tveganosti in posledic ob

neukrepanju, navedba priporočil, odgovorne osebe za izvedbo in rok za izvedbo;

odziv revidiranca: opis odziva in zaključek.

Končno poročilo je podano v Prilogi 7.

73

2.4.4 Razširjanje izsledkov poročila

Končno poročilo je bilo po usklajevalnem sestanku poslano upravi podjetja X, vodji FRS in vodji

prodaje v elektronski obliki. O pomembnih ugotovitvah in priporočilih je notranja revizorka poročala

na mesečni seji uprave. Uprava je sprejela revizijsko poročilo in priporočila. Priporočila je notranja

revizorka poslala odgovornim v realizacijo, to je vodji FRS in vodji prodaje.

2.4.5 Izvedba nadzora in nadgrajevanje

Standard 2340 – Nadziranje posla določa, da je posle potrebno ustrezno nadzirati, da so doseženi cilji,

da je zagotovljena kakovost, in da se zaposleni strokovno izpopolnjujejo.

Odgovornost za nadzor revizijskega posla ima notranejrevizijski predstojnik podjetja X, ki neposredno

pregleduje in potrjuje delovne postopke in gradivo. Notranja revizorka T. A. je tekom izvajanja posla

notranje revizije sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki prodaje gotovih izdelkov o poteku revizije

obveščala notranjerevizijskega predstojnika o poteku in ga seznanjala o odprtih vprašanjih.

Notranjerevizijski predstojnik je nudil pomoč in sodeloval pri reviziji z nasveti, usmeritvami in

priporočili. V kolikor bi ugotovil pomanjkljivosti, bi jih zapisal in skupaj z rešitvami priložil

delovnemu gradivu, a to ni bilo potrebno. Dokazilo o nadzoru s strani notranjerevizijskega

predstojnika potrjuje datum in podpis na delovnem gradivu.

2.5 Spremljanje uresničitve priporočil notranjerevizijskega posla (MSNR 2500)

Standard 2500 – Spremljanje napredovanja določa, da mora vodja notranje revizije vzpostaviti in

vzdrževati sistem spremljanja dovzetnosti vodstva za izide, ki so mu bili sporočeni, kar pomeni, da

mora spremljati ukrepe vodstva, če so bili izvedeni ali pa je vodstvo sprejelo tveganje neukrepanja.

Notranja revizorka bo v revidiranem podjetju X pripravila plan nadziranja podanih priporočil. Plan

izvedbe podanih priporočil bo zajemal: številko notranje revizije, naslov notranje revizije, vsebino

priporočil, datum izvedbe priporočila (v soglasju z vodstvom), odgovorno osebo za izvedbo in opis

izvedenih aktivnosti. Notranja revizorka bo realizacijo priporočil spremljala mesečno in poročala

notranejrevizijskemu predstojniku. Notranjerevizijski predstojnik bo kvartalno pripravil poročila o

napredku follow –up aktivnosti za upravo.

2.6 Razvidovanje in shranjevanje delovnega gradiva (MSNR 2330)

Notranjerevizijska dokumentacija z delovnim gradivom in končnim poročilom se elektronsko hrani

trajno v notranjerevizijski službi na sedežu podjetja X.

74

SKLEPNE UGOTOVITVE

V zaključnem delu smo predstavili notranje revidiranje procesa sklepanja in izvajanja pogodb s

posredniki prodaje gotovih izdelkov v proizvodnem podjetju X. Odločitvi za izbiro tega področja je

botroval letni revizijski načrt v proučevanem podjetju in sprememba pogojev poslovanja z nekaterimi

posredniki prodaje gotovih izdelkov.

V teoretičnem delu smo se seznanili s pojmom in vsebino posla sklepanja pogodb s posredniki ter

pravnimi podlagami, ki jih je potrebno pri tem upoštevati. Nadalje smo se seznanili s Hierarhijo pravil

notranjega revidiranja in metodologijo COSO, ki je bila uporabljena pri izvedbi notranje revizije.

V praktičnem delu zaključne naloge smo izvedli notranjo revizijo revidiranega procesa v skladu z

Mednarodnimi standardi strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju.

Tekom revizije smo se seznanili s procesom sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki prodaje

gotovih izdelkov, prepoznali temeljne aktivnosti, cilje in tveganja ter preučili, če so notranje kontrole

načrtovane in vzpostavljene, in če delujejo, tako kot so bile načrtovane. Podali smo ugotovitve ter na

osnovi teh mnenje in priporočila za izboljšanje notranjih kontrol in s tem možnost za boljše

obvladovanje tveganj. S tem je bil dosežen revizijski cilj.

Na podlagi vrednotenja notranjih kontrol je bilo ocenjeno, da je možno sistem notranjih kontrol, pri

procesu izbire posrednika in sklepanja pogodbe z njim, izboljšati. To je bilo ugotovljeno pri

komponenti modela COSO – kontrolne aktivnosti. V ostalih komponentah modela COSO, kot so

kontrolno okolje, obvladovanje tveganj, informiranje in komuniciranje ter nadziranje je vrednotenje

notranjih kontrol dobilo oznako U – ustrezno, kar pomeni, da kontrole delujejo, kot je načrtovano in se

z njimi dosega kontrolni cilj.

Za naročnika je bilo izdelano neodvisno, strokovno utemeljeno mnenje, in ker želimo, da bo

razumevanje popolnoma enako na vseh nivojih, ga citiramo: »Za preizkus in oceno (ne)ustreznost

notranjega kontrolnega sistema, ki zagotavlja pravno in poslovno-organizacijsko pravilnost

uresničevanja prodaje ob pomoči prodajnih agentov, kar pomeni preveriti skladnost delovanja

obravnavanega procesa z internimi predpisi in zakonodajo, podajamo pozitivno mnenje. Za skladnost

delovanja z zakonodajo in internim predpisi podajamo pozitivno mnenje. Menimo, da je skladnost

zagotovljena.



notranje kontrole zadovoljive z izjemo izbire posrednika in sklepanja ter izvajanja pogodb s


pomenijo bistvene slabosti«.

In s predajo končnega poročila naročniku notranje revizije sta bila namen in cilj izvedbe notranje

revizije dosežena.

Upava podjetja X se zaveda pomena ustreznega kontrolnega sistema in je priporočila notranje revizije

potrdila. Potrdila je tudi plan za spremljanje odzivov na izsledke notranje revizije. Pričakuje se, da

75

bodo priporočila realizirana v predvidenem roku s strani predvidenih odgovornih oseb. Nadaljnje

spremljanje realizacije priporočil bo pokazalo, ali bo ta res prispevala k boljšim notranjim kontrolam

in večji uspešnosti doseganja ciljev podjetja X.

Zaključno delo je lektorirala Andreja Motaln, prof. slovenskega jezika.

76

3. LITERATURA, INTERNI VIRI IN KRATICE

Chambers A. 2013. Članek v reviji: SIR IUS št. 6/2013. Internal Audit – Serving Top

Managements and Boards, an Analysis of Recent Developments. Notranja revizija – podpora

poslovodstvu in organom nadzora, analiza zadnjih dosežkov. Ljubljana. Slovenski inštitut za revizijo.

Chambers A. 2004. Seminar: Ocenjevanje delovanja notranjih kontrol. Ljubljana.

Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission. COSO Enterprise Risk

Management – Integrated Framework. Prevzeto 17. april 2014 iz spletnega mesta

COSO:http://www.coso.org.

Dobovišek A. 2007. Strateško vodenje prodaje. Ljubljana. Založba GV (str. 102–103).

Enterprise Risk Management – Integrated Framework, 2004. IIA,

http://www.mastercca.cnam.fr/PDF/SUPPORT%20DE%20COURS/CCG%20206-207/CCG207-APPLYING-COSO.pdf.

Hierarhija pravil notranjega revidiranja. Uradni list Republike Slovenije, št. 31/2010. Slovenski

inštitut za revizijo. Spletni naslov:

http://www.si-revizija.si//notranji_revizorji/dokumenti/Hierarhija_pravil_nr.pdf.

Hleb Ramovš. K. 2008. Zbornik referatov 11. letne konference notranjih revizorjev Slovenskega

inštituta za revizijo. Bistvo je očem zakrito ali kako uravnavati etiko, stroko in dodano vrednost

dela notranjega revizorja. Ljubljana.

Jagrič M. 2003. Letna konferenca. Razkritja in notranje kontrole, str. 171–181.

Jagrič M. 2008. Zbornik referatov 11. letne konference notranjih revizorjev Slovenskega inštituta

za revizijo. Mednarodni okvir strokovnega ravnanja. Ljubljana.

Jagrič M. 2012. Gradivo za izobraževanje za pridobitev strokovnega naziva preizkušeni notranji

revizor. Izvajanje notranjerevizijskega posla. Ljubljana. Slovenski inštitut za revizijo.

Jagrič M. 2013. SIR*IUS, Revizija za teorijo in prakso revizije, računovodstva, davkov, financ,

ocenjevanja vrednosti in drugih sorodnih področij. Uspešno in učinkovito komuniciranje z

deležniki (str. 61–83). Ljubljana. Slovenski inštitut za revizijo.

Koletnik F. 2007. Notranje revidiranje. Ljubljana. Slovenski inštitut za revizijo (str. 243).

Koletnik F. 2012. Gradivo za izobraževanje za pridobitev strokovnega naziva preizkušeni notranji

revizor. Forenzični vidik notranjega gospodarskega revidiranja. Ljubljana. Slovenski inštitut za revizijo.

Koletnik F. 2014. SIR*IUS št. 3/2014. Notranja revizija in obvladovanje sprememb. Ljubljana.

Slovenski inštitut za revizijo.

Kodeks notranjerevizijskih načel Slovenskega inštituta za revizijo. Uradni list Republike Slovenije

št. 40/2011. Spletni naslov: http://www.si-revizija.si//notranji_revizorji/dokumenti/Kodeks_nr_načel-11.pdf.

Kodeks poklicne etike notranjega revizorja. Slovenski inštitut za revizijo Spletni naslov:

http://www.si-revizija.si//notranji_revizorji/dokumenti/Kodeks_poklic_etike-nr.pdf.

Korbar B. 2009. Zbornik referatov 12. letne konference notranjih revizorjev Slovenskega inštituta

za revizijo. Kako notranjerevizijski predstojnik zagotovi v načrtu revizije »prave revizijske cilje«. Ljubljana.

Markoja K. 2009. Management 4.Vrednotenje ureditve notranjih kontrol z metodo COSO v

trgovskem podjetju.

Mednarodni standardi strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju. Slovenski inštitut za

revizijo (oktober 2012). http://www.si-revizija.si//notranji_revizorji/dokumenti/ssr_2013.pdf.

Milenkovič V. 2014. Mednarodno poslovanje. Distribucija in agencija. Mednarodno poslovno

pravo. Ljubljana. Center za mednarodno sodelovanje in razvoj – CMSR. Letnik XXV/2014 št. 264 (str. 20–21).

http://www.mastercca.cnam.fr/PDF/SUPPORT%20DE%20COURS/CCG%20206-207/CCG207-APPLYING-COSO.pdf

http://www.mastercca.cnam.fr/PDF/SUPPORT%20DE%20COURS/CCG%20206-207/CCG207-APPLYING-COSO.pdf

http://www.si-revizija.si/notranji_revizorji/dokumenti/Hierarhija_pravil_nr.pdf

http://www.si-revizija.si/notranji_revizorji/dokumenti/Kodeks_nr_načel-11.pdf

http://www.si-revizija.si/notranji_revizorji/dokumenti/Kodeks_poklic_etike-nr.pdf

http://www.si-revizija.si/notranji_revizorji/dokumenti/ssr_2013.pdf

77

Petejan A. 2011. Zbornik referatov 14. letne konference notranjih revizorjev Slovenskega inštituta

za revizijo. Vzpostavitev ustreznega kontrolnega okolja. Ljubljana.

Podgorelec P. 2013. SIR IUS št. 4/2013. Soglasja nadzornega sveta v zvezi z notranjerevizijsko

dejavnostjo. Ljubljana. Slovenski inštitut za revizijo.

Prevodnik G. 2012. Gradivo za izobraževanje za pridobitev strokovnega naziva preizkušeni

notranji revizor. Upravljanje poslovnih procesov in notranja revizija. Ljubljana. Slovenski inštitut za revizijo.

Ropoša Tina. 2003. Mednarodno poslovno pravo. Evropska unija. Direktiva o trgovinskih

zastopnikih. Ljubljana. Center za mednarodno sodelovanje in razvoj – CMSR. Letnik 2003 (str.

3).

Simončič P. 2011. Zbornik referatov 19. mednarodne konference o revidiranju in kontroli

informacijskih sistemov Slovenskega inštituta za revizijo. Model COSO in register tveganj.

Ljubljana.

Slovenski računovodski standardi – SRS. Spletna stran Slovenskega inštituta za revizijo: www.si-

revizija.si/publikacije/.

Statut Slovenskega inštituta za revizijo. 2009. Uradni list Republike Slovenije številka 14. Ljubljana.

Svetovalni napotki. Slovenski inštitut za revizijo. 2009. Spletni naslov: http://si-

revizija.si/notranji_revizorji/dokumenti/Svetovalni_napotki-090529.pdf.

Toman Pfajfar T. 2012. Gradivo za izobraževanje za pridobitev strokovnega naziva preizkušeni

notranji revizor. Pravila o strokovnem in etičnem ravnanju pri notranjem revidiranju. Ljubljana.


Toman Pfajfar T. 2012. Gradivo za izobraževanje za pridobitev strokovnega naziva preizkušeni

notranji revizor. Hierarhija pravil notranjega revidiranja in mednarodni okvir strokovnega

ravnanja pri notranjem revidiranju. Ljubljana. Slovenski inštitut za revizijo.

Tomc C. 2014. Zaključno delo za strokovni naziv preizkušeni notranji revizor. Notranja revizija

procesa nabave v trgovskem podjetju. Ljubljana.

Vuk M. 2008. Zbornik referatov 11. letne konference notranjih revizorjev Slovenskega inštituta za

revizijo. Vloga notranjega revidiranja pri upravljanju poslovnih procesov. Ljubljana.

Vezjak B. 2012. Gradivo za izobraževanje za pridobitev strokovnega naziva preizkušeni notranji

revizor. Vloga notranje revizije pri upravljanju organizacije in ravnanju s tveganji. Ljubljana.


Vezjak B. 2012. Gradivo za izobraževanje za pridobitev strokovnega naziva preizkušeni notranji

revizor. Vloga notranje revizije in notranjerevizijsko načrtovanje. Ljubljana. Slovenski inštitut za

revizijo.

Zakon o revidiranju. 2008. Uradni list Republike Slovenije številka 65/08. Ljubljana.

Zakon o gospodarskih družbah. Uradni listi RS, št.: 65/09, 33/11, 91/11, 32/12, 57/12, 82/13.

ZGD-1, Superdavki.com, zadnje neuradno prečiščeno besedilo, 9.10.2013. Davčna hiša Bilans

d.o.o.

Zakon o davku od dohodkov pravnih oseb. Uradni listi RS, št.: 117/06, 56/08, 76/08, 05/09, 96/09,

110/09, 43/10, 59/11, 24/12, 30/12, 94/12, 81/13. Superdavki.com, zadnje neuradno prečiščeno

besedilo, 7. 10. 2013. Davčna hiša Bilans d.o.o.

Zakon o dohodnini, povzet iz spletne strani. Uradni listi RS, št.: 13/11, 24/12, 30/12, 75/12, 40/12,

94/12, 96/13, 29/14. Superdavki.com, zadnje neuradno prečiščeno besedilo, 30. 04. 2014. Davčna

hiša Bilans d.o.o.

Zakon o davku na dodano vrednost. Uradni listi RS, št.: 13/11, 18/11, 78/11, 38/12, 83/12, 46/13.

Superdavki.com, zadnje neuradno prečiščeno besedilo, 31. 05. 2013. Davčna hiša Bilans d.o.o.

ZFPPIPP-UP. Uradna lista RS, št.: 63/13, 100/13. Superdavki.com, zadnje neuradno prečiščeno

besedilo, 18. 12. 2013. Davčna hiša Bilans d.o.o.

http://si-/

78

Interni viri

Kodeks poslovnih pravil podjetja X (19. 01. 2009).

Strategija podjetja X.

Spletna stran podjetja X.

Spletni dostopi do zakonodaje (prečiščena besedila zakonov).

Organizacijski predpisi in delovna navodila podjetja X.

Letno poročilo podjetja X.

Plan izobraževanja zaposlenih v FRS.

Finančne in prodajne analize poslovanja.

Sistematizacija delovnih mest.

Pogodbe o zaposlitvi.

Poslovnik kakovosti. Zapisniki internih izobraževanj.

Zapisi izvedbe eksternih izobraževanj.

Zapisniki sestankov odbora za obvladovanje tveganj (OZOR).

Zapisniki finančnega kolegija.

Zapisniki sej kolegijev (uprave, FRS).

Kratice

Ocene tveganja:

M – mala

S – srednja

V – velika

Vrste kontrol:

PK – preventivne kontrole (preprečujejo

nastanek napak)


Ocena ustreznosti notranje kontrole:

U – ustrezna

DU – delno ustrezna

NU – neustrezna

Kratice za zakonodajo:

OZ – Obligacijski zakonik

ZGD – Zakon o gospodarskih družbah

ZFPPIPP – Zakon o finančnem poslovanju, o

postopkih zaradi insolventnosti in prisilnem

prenehanju

ZDDPO – Zakon o davku od dohodkov

pravnih oseb

SRS – Slovenski računovodski standardi

ZDoh – Zakon o dohodnini

ZDDV – Zakon o davku od dohodka pravnih

oseb

Splošno uporabljene kratice:

FRS – finančno računovodska služba

OZOR – organ za obvladovanje rizikov

IS – informacijski sistem

OP – organizacijski predpis

DN – delovna navodila

IP – interni predpisi

Kratice za informacijske sisteme:

MIS – marketinški informacijski sistem

PIS – poslovni informacijski sistem

Cognos – informacijski sistem za spremljanje

analiz

Sirena – finančno računovodski informacijski

sistem

DNA – informacijski sistem za spremljanje

dokumentacije

»skupna raba« – informacijski sistem za

spremljanje finančno računovodskih delovnih

navodil

1

Priloga 1: Vprašalnik za testiranje sistema notranjih kontrol

Revidirano podjetje: X

Področje: FRS in prodaja

Proces: SKLEPANJE IN IZVAJANJE

POGODB S POSREDNIKI

VPRAŠALNIK O

KONTROLNEM OKOLJU Št.: NR 06/2014

ETIKA

Vprašanja:

1. Ali ste seznanjeni s Kodeksom poslovnih pravil podjetja X, ki je uvrščen med sistemske

dokumente podjetja?

2. Ali poznate dokument: Priročnik za zaposlene?

3. Ali ste seznanjeni s spletno stranjo podjetja X?

4. Ali poznate vizijo, poslanstvo in vrednote podjetja X?

5. Ali poznate uspešnost poslovanja podjetja X?

6. Ali podjetje skrbi za zaposlene?

7. Kakšen je trajnostni razvoj v podjetju in skrb za zaposlene?

8. Kako ste zadovoljni pri svojem delu in z odnosi med sodelavci?

9. Kako se nadomeščate v primeru odsotnosti?

10. Ali poznate OP (organizacijske predpise) in DN (delovna navodila) za vaše delovno

področje?

11. Kako dostopate do OP in DN?

12. Katero zakonodajo morate upoštevati pri svojem delu?

13. Kako spremljate spremembe zakonodaje?

14. Kako skrbite za izobraževanje?

15. Kako ocenjujete interna izobraževanja?

16. Ali lahko odprta vprašanja razrešite znotraj organizacije?

17. Ali ocenjujete, da bi lahko bilo pri vašem delu več izobraževanj?

18. Kakšne so pristojnosti in odgovornosti po delovnih mestih?

19. Na kakšen način uvajate nove sodelavce?

20. Ali imate v podjetju uvedeno sistematizacijo delovnih mest?

21. Ali imate popisan proces sklepanja in spremljanja izvajanja pogodb s posredniki?

22. Kako se seznanite z vsemi delovnimi aktivnostmi, ki jih morate opraviti?

23. Ali je informacijska podpora pri vašem delu ustrezna?

24. Ali spremembe informacijske podpore sledijo spremembam organizacije, zakonodaje in

internih predpisov?

2




POGODB S POSREDNIKI

VPRAŠALNIK O

OBVLADOVANJU

TVEGANJ

Št.: NR 06/2014

Vprašanja:

1. Ali imate v podjetju vzpostavljen sistem za upravljanji s tveganji?

2. Katera tveganja se lahko pojavijo pri poslovanju v vašem podjetju?

3. Kako obvladujete likvidnostna tveganja?

4. Kako obvladujete kreditna tveganja?

5. Kako obvladujete tveganja nevarnosti odškodninskih zahtevkov in tožb?

6. Kako obvladujete druga tveganja po vaši presoji?

7. Ali poznate Odbor za obvladovanje tveganj (OZOR)?

8. Kako Odbor za obvladovanje tveganj (OZOR) upravlja s tveganji?

9. Kako sporočite tveganja, ki jih zaznate pri svojem delu predstavnikom, ki delujejo v

Odboru za obvladovanje tveganj (OZOR-u)?

10. Katera tveganja se pojavljajo na vašem delovnem področju?

11. Kako jih obvladujete?

12. Kako obvladujete tveganja skladnosti z zakonodajo in internimi predpisi?

13. Ali obstajajo tveganja za nastanek prevar, kot so goljufije, utaje ali izrabe zaupanja?

3




POGODB S POSREDNIKI

VPRAŠALNIK O

KONTROLNIH

AKTIVNOSTIH

Št.: NR 06/2014

Vprašanja – VODJA PRODAJE:

1. Kakšna je vaša vloga pri vodenju procesa sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki

prodaje?

2. Kakšna so interna pravila podjetja X pri navedenem procesu?

3. V kakšni obliki so interna pravila in kje so dostopna na vpogled?

4. Kako zagotovite, da je pogodba s posrednikom sklenjena v skladu s poslovnimi pravili

podjetja X?

5. Kako zagotovite izbiro najugodnejšega posrednika za podjetje?

6. Kako zagotovite, da bo posrednik prodajal samo izdelke podjetja X?

7. Kako zagotovite, da posrednik prodaja do določenega obsega prodaje po določeni

proviziji (tveganje, pretirana rast provizije in zmanjševanje obsega dela), preko

določenega obsega pa se le-ta lahko zniža?

8. Kako zagotovite, da bo posrednik prodal želeni obseg prodaje po maksimalno veliki

prodajni ceni?

9. Kako upoštevate zakonodajo in katero zakonodajo pri sklepanju pogodb?

10. Kako nadzorujete izvajanje pogodbe?

11. Kako nadzorujete posrednika?

12. Ali obstaja možnost nastanka prevar (goljufij, utaj, izrabe zaupanja)?

Vprašanja – REFERENT V FRS:

1. Kako spremljate prodajo preko posrednikov?

2. Opišite delovni proces z uporabo IS in pooblastil, ki jih imate?

3. Kakšen informacijski sistem uporabljate za analize?

4. Kakšne analize pripravljate in komu jih posredujete?

5. Kakšen informacijski sistem uporabljate za izvedbo procesa?

6. Katere notranje kontrole zagotavljajo pravilno izvedbo procesa?

7. Kako zagotovite, da se prilivi v MIS pravilno evidentirajo?

8. Ali se prejeti računi posrednika kdaj izgubijo, založijo in kako ravnate v tem primeru?

9. Ali so vsi prejeti računi posrednika skladni z zakonodajo in internimi predpisi in kako

ravnate, če niso?

10. Ali vsi prejeti računi posrednika vsebujejo le plačane račune kupcev?

11. Ali prihajajo računi posrednikov točno in ažurno, takrat ko so poslovni dogodki dejansko

nastali?

12. Ali se prejeti računi pravočasno likvidirajo s strani pooblaščenih oseb?

13. Ali se prejeti račun pravočasno in pravilno knjiži v finančno računovodski informacijski

4

sistem Sirena v saldakonte dobaviteljev (SD) in glavno knjigo (GK)?

14. Ali obstaja v procesu možnost nastanka kakršnikoli prevar?

Vprašanja – VODJA FRS:

1. Kako nadzirate proces sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki prodaje gotovih izdelkov v procesu FRS?

2. Katera tveganja so prisotna v procesu?

3. Kako jih obvladujete? 4. Kako nadzorujete pravilno, pravočasno in ažurno knjiženje prejetih računov posrednikov?

5. Kako skrbite, da se proces izvaja skladno z zakonodajo in internimi predpisi?

6. Katere notranje kontrole izvajate pri tem? 7. Ali predvidevate kakšne izboljšave na tem področju?

8. Kako sodelujete s službo prodaje in vodjo prodaje?

9. Kako obvladujete informacijski sistem?

10. Ali predlagate kakšne spremembe informacijskih sistemov, ki bodo pripomogle k boljšemu obvladovanju tveganj?




POGODB S POSREDNIKI

VPRAŠALNIK O

INFORMIRANJU IN

KOMUNICIRANJU

Št.: NR 06/2014

Vprašanja:

1. Ali informacijski sistemi zagotavljajo zadostno informiranost v procesu sklepanja in

izvajanja pogodb s posredniki prodaje gotovih izdelkov?

2. Ali informacijski sistem omogočajo zadovoljive notranje kontrole, in ali opozarjajo na

napake?

3. Ali so informacijski sistemi uporabniku prijazni?

4. Ali informacijski sistemi delujejo brez prekinitve?

5. Na kakšen način komunicirate zaposleni med seboj?

6. Ali dokumentirate ugotovitve in zaključke sestankov?

7. Na kakšen način komunicirate z zunanjimi uporabniki?

5




POGODB S POSREDNIKI

VPRAŠALNIK O

NADZIRANJU Št.: NR 06/2014

Vprašanja:

1. Na kakšen način nadzirate delo v procesu sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki

prodaje gotovih izdelkov?

2. Ali ste seznanjeni s problemi pri izvajanju procesa?

3. Ali načrtujete stroške posredovanja in spremljate njihovo uresničitev?

4. Na kakšen način skrbite za izboljšave v procesu?

5. Ali nadzirate izvajanja ukrepov dogovorjenih na sestankih?

6. Ali nadzirate izvajanje ukrepov za zmanjšanje tveganj?

6

Priloga 2: Najava notranjerevizijskega posla

Naziv in naslov revidiranca Notranja revizija

Podjetje

Odgovorna oseba revidiranega področja Datum: 1. 5. 2014

NR pregled št.: NR 06/2014

Zadeva: Obvestilo o izvajanju notranje revizije

Spoštovani!

Obveščamo vas, da bomo v skladu z letnim planom notranjerevizijskih pregledov za leto 2014 izvedli

notranjo revizijo procesa sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki prodaje gotovih izdelkov v

podjetju X.

Pregled bomo izvedli na sedežu podjetja. Pregled dokumentacije in intervjuje z zaposlenimi bomo

izvedli po predhodni najavi pri vas. Predviden čas izvedbe pregleda je od 01. 05. 2014 do 05 .06. 2014. Uvodni sestanek planiramo dne 05. 05. 2014 ob 9. uri na sedežu podjetja v sejni sobi.

Notranjo revizijo bo opravila notranja revizorka T. A.

Področje notranje revizije so notranje kontrole, povezane s sklepanjem in izvajanjem pogodb s

posredniki, proces izvedbe, cilji, tveganja, dokumenti, zapisi, pooblastila in odgovornosti, informacijski sistem, informiranje in komuniciranje, nadzor in poročanje.

Cilj notranjerevizijskega posla:


poslovno-organizacijsko pravilnost uresničevanja prodaje ob pomoči prodajnih agentov, kar pomeni preveriti skladnost delovanja obravnavanega procesa z internimi predpisi in

zakonodajo;



podati neodvisno mnenje o skladnosti postopkov z internimi predpisi in zakonodajo ter

delovanju notranjih kontrol.

Na predstavitvenem sestanku bodo prisotni: notranja revizorka T. A., vodja prodaje, vodja finančno računovodske službe in referent v finančno računovodski službi, ki je odgovoren za izvajanje pogodb

s posredniki.

Prosimo za pisno potrditev termina predstavitvenega sestanka in pripravo zahtevane dokumentacije v prilogi, ki se bo predala na predstavitvenem sestanku ali predhodno posredovala notranji revizorki po

elektronski pošti na naslov:X.

Za dodatne informacije se prosim obrnite na T. A., na telefonsko št. X ali zgoraj navedeni e.mail.

Za sodelovanje se vam zahvaljujemo in vas lepo pozdravljamo.

Ljubljana, 01. 05. 2014

Notranjerevizijski predstojnik:

N. P.

7

Priloga k najavi notranjerevizijskega pregleda št. NR 06/2014

Dokumentacija, ki se pripravi do uvodnega sestanka:

1. sistematizacija del za delovna mesta v prodaji in finančno-računovodski službi;

2. izpis pooblastil in odgovornosti zaposlenih v procesu sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki;

3. organizacijske predpise in delovna navodila, ki se nanašajo na proces sklepanja in izvajanja

pogodb s posredniki; 4. seznam posrednikov;

5. seznam kupcev po posrednikih;

6. kopije sklenjenih, veljavnih pogodb s posredniki;

7. primer prejetega računa od posrednika za opravljeno storitev posredovanja s prilogami; 8. poročila in analize, ki se spremljajo za izvajanje navedenega procesa;

9. konto kartico stroškov posrednikov za leto 2013.

8

Priloga 3: Funkcionalni diagram poteka procesa sklepanja in izvajanja pogodb s

posredniki

Izbira posrednika

in sklenitev

pogodbe

Skladnost z

internimi

predpisi in

zakonodajo

Začetek

Kontrola z IP

in OZ

Pogodba

Evidentiranje

priliva v MIS

Kontrola z

računi kupcev

Potrdilo o prilivu

Prejem računa v

tajništvoPravočasnost

Račun

E-skladiščenje

Skladnost z

zakonodajo

Prejem računa v

FRS

Kontrola

skladnosti

Zavrnitev računa

Kompletiranje

računa s prilogami

Skladnost s

pogodbo

Posredovanje

računa v

likvidacijo

Kontrola

pravočasnosti

Knjiženje računov

v FRS

Posredovanje

računa v plačilni

promet

Izvedba plačila

Konec

PravočasnostPravilnost in

pravočasnost

Plačilo na

valuto

Pravilno in

ažurno

likvidiranje

Kontaktiranje

odgovorne osebe

Legenda:

Proces

E-skladiščenje

Zečetek/konec

procesa

Kontrola Cilj

Zavrnitev računa

Online

skladiščenje

Dokument

Online

skladiščenj

e

1

2

3 4 5

69 8 7

1

2

3 4 5

6789

1

3

Tveganje

Kontrola

Vrzel

NE

DA

NE

DA

DA

NE

Priloga 3: Funkcionalni diagram poteka procesa sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki

2

Pravilnost

9

Priloga 4: Cilji delovanja, končna ocena tveganja in kontrolne aktivnosti

Seznam kontrolnih ciljev (KC), tveganj in kontrolnih aktivnosti:

KC1: Pogodba s posrednikom je sklenjena v skladu z internimi pravili podjetja X in zakonodajo

1 T1:

-Izterjava ni dovolj učinkovita, ker terja samo posrednik.

T2:

-Pri sklepanju pogodb s posredniki se lahko daje prednost določenim posrednikom, kar lahko vodi v

višje stroške.

T3:

- V pogodbi s posrednikom ni določena ekskluziva za določene kupce.

T4:

-V pogodbi s posrednikom niso predvidene omejitve provizije nad določenimi obsegi prodaje.

T5:

-V pogodbi ni določen obseg prodaje in prodajna cena, ki jo mora posrednik zagotoviti.

1

K1:


K2:

-Vodja prodaje mora izbiro posrednika utemeljiti upravi podjetja.

K3:

-V skladu z internimi pravili se mora vsak novi kupec dodati k pogodbi bodisi z aneksom ali s

spremembo pogodbe.

K4:

-Referent v FRS enkrat mesečno v IS Reporter izdela poročilo o prodaji preko posrednikov po


K5:

Interno pravilo določa, da je potrebno s posrednikom dogovoriti letni okvir obsega prodaje, ki jo mora

posrednik zagotoviti po najvišjih možnih cenah, ki veljajo na trgu.

1

Obstaja vrzel, da kontrolni cilji ne bodo doseženi.

- Pogodba s posrednikom je sklenjena za previsoko provizijo.


-Podjetje X nima stika s kupcem in ne more razvojno obvladovati kupca.

-Napačno posredovanje informacij s strani posrednika.

-Z internimi pravili podjetja X je v odstotkih določena provizija, do katere se lahko sklene pogodba.


-V skladu z internimi pravili podjetja morajo biti v pogodbi določeni kupci, pri katerih bo posrednik

posredoval pri prodaji, in določba, da lahko njim prodaja samo izdelke podjetja X.

-Vodja prodaje v IS Cognos sprotno v analizi spremlja vse potrebne kazalce prodaje preko posrednika

in ustrezno ukrepa.

10

KC2: Pravilno evidentiranje provizije ob prejemu kupčevega plačila v MIS

2 T6:

-Kupčevo plačilo se evidentira na napačen izdani račun kupca.

2

K6:

-Referent v FRS je po internih navodilih zadolžen, da preveri vsak plačan račun kupca in ugotovi, če

mu pripada provizija in jo pravilno evidentira.

2


KC3: Račun pravočasno prispe v tajništvo in se zavede v poštno knjigo

3 T7:

-Račun se založi in ne evidentira v poštno knjigo. 3

K7:


KC4: Prejeti račun je skladen z zakonodajo in internimi pravili

4 T8:

-Prejeti račun ne vsebuje sestavine, ki jih mora imeti knjigovodska listina, kar vodi v neupravičen

strošek.

4

K8:

-Interno navodilo v FRS, po katerem mora referent neustrezen račun zavrniti.

KC5: Prejeti račun je skladen s pogodbo in vsebuje plačane račune kupcev in

KC6: Račun prispe pravočasno in ažurno

5 T9:

-Prejeti račun posrednika vsebuje tudi neplačane račune kupcev.

T110:

-Posrednik ne izda računov pravočasno, kar pomeni, da so stroški v določenem obdobju nepravilno

izkazani.

5

K9:

-Interno navodilo v FRS, po katerem mora referent v IS MIS preveriti vsako kupčevo plačilo posebej.

K10:

-Interno navodilo v FRS, po katerem mora referent kontaktirati s komercialistom in posrednikom.

11

KC7: Račun se pravilno in ažurno likvidira

6 T11:

-Prejeti račun se ne likvidira pravočasno, zato stroški niso pravočasno knjiženi.

6

K11:


računi.

KC8: Račun se pravilno in pravočasno knjiži v SD in GK

7 T12:

-Prejeti račun se ne knjiži pravilno in pravočasno v IS Sirena v SD, GK in PP. 7

K12:


računi.

3


KC9: Račun je pravočasno posredovan v elektronski plačilni promet

8 T13:

-Prejeti račun ni pravočasno posredovan v plačilni promet, kar pomeni, da zamudimo rok plačila. 8

K13:

-Interno navodilo v FRS, po katerem mora referent po vseh kontrolah v PP posredovati informacijo, da

se račun lahko plača.

KC10: Izvedba plačila na valuto

9 T14:

-Prejeti račun posrednika se ne plača pravilno in pravočasno.

9

K14:

-Interno navodilo uporabe IS Sirena. V meniju PP se vsakodnevno tvori datoteka računov, ki se

plačljivi na valuto, tisti dan.

12

Cilji delovanja, končna ocena tveganj in kontrolne aktivnosti

Poslovna skrivnost

Podjetje X

Notranja revizija

Številka: NR 06/2014

Revidirano področje: Proces sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki prodaje gotovih izdelkov v

podjetju X

Datum: 15. 05. 2014

Pripravila notranja revizorka: T. A.

CIL

JI

TVEGANJA KONTROLE

Ozn

aka

cilj

a in

cil

j

Ozn

aka

tveg

anja

TVEGANJE

Ko

nčn

a oce

na

tveg

anja

:

M,

S,

V

Ozn

aka

ko

ntr

ole

Kontrola

Vrs

ta k

on

tro

le:

PK

, D

K

1. KONTROLNO OKOLJE

C1

– Z

apo

slen

i p

ri d

elu

rav

naj

o e

tičn

o i

n p

ošt

eno

T1

-Zaposleni ne poznajo etičnih vrednot in pri svojem

delu ne ravnajo pošteno in prizadevno.

SM K1

-Podjetje ima med sistemskimi dokumenti Kodeks

poslovnih pravil, s katerim se seznani vsak novo

zaposleni.

PK

C2

– Z

apo

slen

i p

ozn

ajo

viz

ijo

in

str

ateg

ijo

T2

-Podjetje ima izdelano vizijo in strategijo, a ta ni

dostopna zaposlenim in zaposleni je ne poznajo.

MM K2

-Podjetje ima izdelano vizijo, poslanstvo in strategijo,

ki so objavljeni na spletni strani podjetja. Podrobneje

so načrti predstavljeni v planskih usmeritvah, ki so

vidna v zadnjem letnem poročilu, ki je prav tako

objavljeno na spletni strani.

-Narejeni so letni plani in mesečni plani. PK

C3

– U

spo

sob

ljen

ost

in

sezn

anje

no

st z

apo

slen

ih T3

-Zaposleni niso usposobljeni in seznanjeni z

zakonodajo in internimi predpisi.

SM K3

-Obstaja načrt usposabljanja in izobraževanja v FRS.

-Tedensko se izvajajo interna izobraževanja za

zaposlene v FRS.

-Vodstvo seznani zaposlene z zakonodajo.

PK

T4

-Zaposleni nimajo dostopa do OP in DN.

SM K4

-Zaposleni imajo dostop do delovnih navodil preko IS

»skupna raba« in IS DNA za spremljanje OP in DN.

PK

13

T5

-Zaposleni se ne seznanjajo s spremembami

zakonodaje.

MM K5

-Vodstvo ima dostop do spletnih portalov z novostmi

iz področja zakonodaje, jih spremlja in posreduje

zaposlenim preko e-pošte.

-Realizacija izobraževanja se spremlja preko zapisov. PK

C4

– U

stre

zna

org

aniz

acij

a d

ela

in d

elov

anje

po

slo

vod

stv

a

T6

-Organizacija delovnih mest ni ustrezna.

SM K6

-Sistemizacija delovnih mest in

opis del in nalog po delovnih mestih.

-Pogodba o zaposlitvi.

PK

T7 -Ni ustreznih delovnih navodil za postopke dela. SM K7 Ustrezni OP in DN. PK

T8 -Nadomeščanje ni zagotovljeno. MM K8 Shema nadomeščanja v FRS. V prodaji dogovorno. PK

T9 -Neustrezna informacijska podpora.

SM K9 -Informacijski sistemi MIS, PIS, Cognos Reporter,

Sirena, DNA, skupna raba, spletni portali. PK

T10

-Poročanje ni zagotovljeno.

MM K10

-Analize prodaje po posrednikih in kupcih je na voljo

on-line v IS Cognos.

PK

T11

-Poslovodstvo ne spremlja procesa.

MM K11

-Poslovodstvo spremlja poslovanje po posrednikih in

kupcih preko IS Cognos tedensko in obravnava po

potrebi mesečno na kolegijih.

-Vpeljani standardi: ISO 9001, ISO 14001, OHSAS. PK

C5

– J

asn

a p

oob

last

ila

in

od

gov

orn

ost

i za

po

slen

ih

T12

-Pooblastila in odgovornosti niso jasno določene.

SM K12

-Sistemizacija delovnih mest z opisom delovnih mest,

nalog, pristojnosti in odgovornosti. PK

T13

-Zaposleni ne vedo, kaj je njihova naloga. SM K13

-Pogodbe o zaposlitvi.

-Shema nadomeščanja v FRS.

T14

-Dokumenti so neustrezno potrjeni.

MM K14

-Pooblastila za dostope v IS.

2. OBVLADOVANJE TVEGANJ

C1

– V

po

dje

tju

so

ak

tiv

no

sti

za p

rep

ozn

avan

je i

n

oce

nje

van

je t

veg

anj

T1

-V podjetju ne potekajo aktivnosti za

prepoznavanje in obvladovanje tveganj.

SM K1

-Podjetje ima ustanovljen in delujoč Odbor za

obvladovanje tveganj, ki tedensko zaseda (OZOR) in

se ukvarja s tveganji, oddelek za risk management,

tedenske in mesečne kolegije, delujočo notranjo

revizijo.

Tveganja so tudi opredeljena v Letnem poročilu. PK

14

C2

– L

ikv

idn

ost

no

tv

egan

je j

e

ust

rezn

o o

bv

lad

ov

ano

T2

-Pomanjkanje likvidnih sredstev za poravnavanje

obveznosti iz poslovanja ali financiranja.

SM K2

-Vnaprej dogovorjene kreditne linije in pripravljanje

načrtov odlivov in prilivov.

PK

C3

– T

veg

anje

sp

rem

emb

cen

Al

um

inij

a je

ob

vla

do

van

o

T3

-Aluminij je borzna surovina in spremembe cen

so stalne. Kupci želijo kupiti izdelke na osnovi

vnaprej predvidene cenovne osnove za aluminij.

SM K3

-Zavarovanje s »hedgingom«, to je s terminskimi

nakupi in prodajami futers pogodb.

PK

C4

– K

red

itn

o t

veg

anje

je

ob

vla

do

van

o T4

-Tveganje neplačil kupcev.

SM K4

Zavarovanje terjatev do kupcev – predvsem tujih,

prek Prve kreditne zavarovalnice in tujih

zavarovalnih hiš, spremljanje bonitet kupcev,

omejevanje maksimalne izpostavljenosti do

posameznih kupcev. PK

C5

– O

per

ativ

no

in

pra

vno

tv

egan

je j

e

ob

vla

do

van

o

T5

-Operativno in pravno tveganje ni obvladovano,

saj zaradi pomanjkljivih notranjih kontrol,

neskladnosti z zakonodajo, nedelovanja

informacijskega sistema ter napak in prevar

zaposlenih prihaja do izgub.

SM K5

-Delovni proces je jasno definiran ter zadolžitve in

odgovornosti zaposlenih.

-Zagotovljen je nadzor nad procesom sklepanja in

izvajanja pogodb s posredniki.

-Proces se izvaja skladno z zakonodajo in internimi

predpisi.

-Spremlja se uspešnost procesa.

-Informacijska podpora je obstaja.

-Uporabniška imena in gesla omogočajo zaščito pred

prevarami in zlorabami.

PK

3. KONTROLNE AKTIVNOSTI

C1

– P

og

od

ba

s p

osr

edn

iko

m j

e sk

len

jen

a v

skla

du

z i

nte

rnim

i p

rav

ili

po

dje

tja

X i

n

zak

ono

daj

o (

A1

)

T1

-Pogodba s posrednikom je sklenjena za

previsoko provizijo.


-Podjetje X nima stika s kupcem in ne more

razvojno obvladovati kupca.

-Napačno posredovanje informacij s strani

posrednika.

-Izterjava ni dovolj učinkovita, ker terja samo

posrednik.

VS K1

-Z internimi pravili podjetja X je v odstotkih

določena provizija, do katere se lahko sklene

pogodba.



PK

15

T2

-Pri sklepanju pogodb s posredniki se lahko daje

prednost določenim posrednikom, kar lahko vodi

v višje stroške. VS K2

-Vodja prodaje mora izbiro posrednika utemeljiti

upravi podjetja.

PK

T3

-V pogodbi s posrednikom ni določena

ekskluziva za določene kupce.

SS K3

-V skladu z internimi pravili podjetja morajo biti v

pogodbi določeni kupci, pri katerih bo posrednik

posredoval pri prodaji, in določba, da lahko njim

prodaja samo izdelke podjetja X.

-V skladu z internimi pravili se mora vsak novi kupec

dodati k pogodbi bodisi z aneksom ali s spremembo

pogodbe.

PK

T4

-V pogodbi s posrednikom niso predvidene

omejitve provizije nad določenimi obsegi

prodaje.

VS K4

-Vodja prodaje v IS Cognos sprotno v analizi

spremlja vse potrebne kazalce prodaje preko

posrednika in ustrezno ukrepa.

-Referent v FRS enkrat mesečno v IS Reporter izdela

poročilo o prodaji preko posrednikov po dodatnih

kriterijih.

PK

in

DK

T5

-V pogodbi ni določen obseg prodaje in prodajna

cena, ki jo mora posrednik zagotoviti. VS K5

Interno pravilo določa, da je potrebno s posrednikom

dogovoriti letni okvir obsega prodaje, ki jo mora

posrednik zagotoviti po najvišjih možnih cenah, ki

veljajo na trgu.

PK

C2

– P

rav

iln

o e

vid

enti

ran

je

pro

viz

ije

ob

pre

jem

u

ku

pče

veg

a p

lači

la v

MIS

(A

2)

T6

-Kupčevo plačilo se evidentira na napačen izdani

račun kupca.

VS K6

-Referent v FRS je po internih navodilih zadolžen, da

preveri vsak plačan račun kupca in ugotovi, če mu

pripada provizija in jo pravilno evidentira.

PK

C3

– R

aču

n p

rav

oča

sno

pri

spe

v t

ajn

ištv

o i

n s

e za

ved

e v

po

štn

o k

nji

go

(A

3)

T7

-Račun se založi in ne evidentira v poštno knjigo.

MM K7


PK

C4

– P

reje

ti r

aču

n j

e sk

lad

en z

zak

ono

daj

o i

n I

P (

A4

)

T8

-Prejeti račun ne vsebuje sestavine, ki jih mora

imeti knjigovodska listina, kar vodi v

neupravičen strošek.

SM K8

-Interno navodilo v FRS, po katerem mora referent

neustrezen račun zavrniti.

PK

16

C5

– P

reje

ti r

aču

n j

e sk

lad

en s

po

god

bo

in

vse

bu

je p

lača

ne

raču

ne

ku

pce

v (

A5

)

T9

-Prejeti račun posrednika vsebuje tudi neplačane

račune kupcev.

SM K9

-Interno navodilo v FRS, po katerem mora referent v

IS MIS preveriti vsako kupčevo plačilo posebej.

PK

C6

– R

aču

n p

risp

e p

ravo

časn

o

in a

žurn

o (

A5

)

T10

-Posrednik ne izda računov pravočasno, kar

pomeni, da so stroški v določenem obdobju

nepravilno izkazani.

SM K10


kontaktirati s komercialistom in posrednikom.

PK

C7

– R

aču

n s

e p

rav

iln

o i

n

ažu

rno

lik

vid

ira

(A6

)

T11

-Prejeti račun se ne likvidira pravočasno, zato

stroški niso pravočasno knjiženi.

MM K11


spremljati gibanje nabavnega računa po IS e-računi.

PK

C8

– R

aču

n s

e p

rav

iln

o i

n

pra

vo

časn

o k

nji

ži v

SD

in

GK

(A7

)

T12

-Prejeti račun se ne knjiži pravilno in pravočasno

v IS Sirena v SD, GK in PP.

VS K12


spremljati gibanje nabavnega računa po IS e-računi.

PK

C9

– R

aču

n j

e p

rav

oča

sno

po

sred

ov

an v

ele

ktr

on

ski

pla

čiln

i p

rom

et (

A8

)

T13

-Prejeti račun ni pravočasno posredovan v

plačilni promet, kar pomeni, da zamudimo rok

plačila.

SM K13

-Interno navodilo v FRS, po katerem mora referent po

vseh kontrolah v PP posredovati informacijo, da se

račun lahko plača.

PK

C1

0 –

Izv

edba

pla

čila

na

val

uto

(A9

)

T14

Prejeti račun posrednika se ne plača pravilno in

pravočasno.

MM K14

Interno navodilo uporabe IS Sirena. V meniju PP se

vsakodnevno tvori datoteka računov, ki se plačljivi na

valuto, tisti dan.

PK

17

Legenda:

Ocene tveganja:

M – mala

S – srednja

V – velika

Vrste kontrol:



4. INFORMIRANJE IN KOMUNICIRANJE C

1 –

IS

zag

ota

vlj

a

celo

vit

e, p

rav

oča

sne

in

točn

e in

form

acij

e

T1

-IS ne zagotavlja celovite, pravočasne in točne

informacije.

SM K1

-Vzpostavljeni so informacijski sistemi za

spremljanje procesa izvajanja pogodb MIS, PIS,

Sirena, e-računi, DNA, skupna raba.

-Vzpostavljeni so informacijski sistemi za nadzor

izvajanja pogodb Reporter, Cognos, Sirena.

PK

in

DK

C2

– V

zpo

stav

ljen

o j

e

ust

rezn

o i

nfo

rmir

anje

in

ko

mu

nic

iran

je z

no

traj

p.

T2

-Informiranje in komuniciranje znotraj podjetja

ni ustrezno.

SM K2

-V podjetju je razvito formalno in neformalno

komuniciranje. Formalno preko internih izobraževanj,

sestankov, e-pošte in neformalno sodelovanjem z

vodstvom in med zaposlenimi.

PK

C3

– V

zpo

stav

ljen

o j

e

ust

rezn

o z

un

anje

info

rmir

anje

in

ko

mu

n.

T3

-Tveganje neupoštevanja zakonodaje in

neustreznih informacij s strani posrednikov in

kupcev ter posredovanja informacij posrednikom

in kupcem.

SM K2

-Spremljanje zakonodaje je zagotovljeno s

sklenjenimi pogodbami s ponudniki tovrstnih storitev.

-Komunikacija s posredniki in kupci poteka preko e-

pošte in v pisni obliki ter z obojestranskimi obiski. PK

in

DK

5. NADZIRANJE

C1

– p

roce

s je

red

no

nad

zira

n s

str

ani

po

slo

vod

stv

a T1

Proces ni nadziran s strani poslovodstva.

SM K2

-Vodstvo je sprotno seznanjeno s problemi pri

poslovanju s posredniki.

-Vodstvo skrbi za stalne izboljšave IS.

-Vodstvo sprejema predloge zaposlenih.

-Vodstvo sprotno nadzira stroške posrednikov in druge

kriterije.

-Vodstvo nadzira izvajanje ukrepov.

PK

in

DK

18

Priloga 5: Delovni program notranjerevizijskega posla

Poslovna skrivnost

Podjetje X

Notranja revizija

Revidirano področje: proces sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki prodaje gotovih izdelkov v podjetju X Oznaka: NR 06/2014

Predmet: delovni program Pripravila: T. A.

Datum: 15. 05. 2014

DELOVNI PROGRAM NOTRANJEREVIZIJSKEGA POSLA

Cilj notranje revizije je:

preizkusiti in oceniti (ne)ustreznost notranjega kontrolnega sistema, ki zagotavlja pravno in poslovno-organizacijsko pravilnost uresničevanja prodaje ob

pomoči prodajnih agentov, kar pomeni preveriti skladnost delovanja obravnavanega procesa z internimi predpisi in zakonodajo;

na osnovi izsledkov naročniku podati zagotovilo o delovanju notranjih kontrol in s tem spoznavne podlage za izboljšanje notranjih kontrol, ki so potrebne

za obvladovanje tveganj;

podati neodvisno mnenje o skladnosti postopkov z internimi predpisi, zakonodajo in delovanju notranjih kontrol.

Referenčni dokumenti:

Kodeks poslovnih pravil podjetja X (19. 01. 2009)

Strategija podjetja X

Spletna stran podjetja X

Spletni dostopi do zakonodaje

Organizacijski predpisi in delovna navodila

podjetja X

Letno poročilo podjetja X

Plan izobraževanja

Finančne in prodajne analize poslovanja

Sistematizacija delovnih mest

Pogodbe o zaposlitvi

Poslovnik kakovosti

Zapisniki internih izobraževanj

Zapisi izvedbe eksternih izobraževanj

Zapisniki sestankov odbora za obvladovanje

tveganj (OZOR)

Zapisniki finančnega kolegija

Zapisniki sej kolegijev (uprave, FRS)

19

CIL

J

TVEGANJA KONTROLE REVIZIJSKI POSTOPEK

RE

VIZ

IJS

KE

UG

OT

OV

ITV

E O

CE

NA

US

TR

EZ

NO

ST

I N

K

OZ

. D

OK

AZ

NE

GA

GR

AD

IVA

OZ

NA

KA

RE

VIZ

OR

JA

NA

DZ

OR

Ozn

aka

cilj

a in

cil

j

Ozn

aka

tveg

anja

TVEGANJE

Oce

na

tveg

anja

: M

, S

, V

Ozn

aka

ko

ntr

ole

Kontrola

Vrs

ta k

on

tro

le:

PK

, D

K

Preizkušanje

Vrs

te:

U,

DU

, N

U

1. KONTROLNO OKOLJE

C1

– Z

apo

slen

i p

ri d

elu

rav

naj

o

etič

no

in

po

šten

o

T1

- Zaposleni ne poznajo

etičnih vrednot in pri

svojem delu ne ravnajo

pošteno in prizadevno.

SM K1

-Podjetje ima med sistemskimi

dokumenti Kodeks poslovnih pravil, s

katerim se seznani vsak novo

zaposlen.

PK

-Preverili bomo Kodeks poslovnih pravil

podjetja X.

-Preverili bomo Priročnik za zaposlene.

-Izvedli bomo intervju pri zaposlenih v FRS in

prodaji (vprašalnik: priloga 1).

-Izvedli bomo pogovor z vodjo prodaje glede

vrednot in poznavanja Kodeksa.

-Kodeks poslovnih pravil je

Uprava sprejela (D1-1). Vodstvo

prodaje ga pozna, drugi zaposleni

manj, poznajo pa Priročnik za

zaposlene (D1-2).

-Zaposleni poznajo etične

vrednote (zaposleni so ponosni na

podjetje, čutiti je pripadnost,

delajo pošteno, ponosni so na

vodstvo in so zadovoljni pri delu)

(D1-3).

U D1 TA

Ozn

aka

nad

zorn

ika

in d

atu

m

C2

– Z

apo

slen

i p

ozn

ajo

viz

ijo

in

str

ateg

ijo

T2

-Podjetje ima izdelano

vizijo in strategijo, a ta

ni dostopna zaposlenim

in zaposleni je ne

poznajo. MM K2

-Podjetje ima izdelano vizijo,

poslanstvo in strategijo, ki so

objavljeni na spletni strani podjetja.

Podrobneje so načrti predstavljeni v

planskih usmeritvah, ki so vidna v

zadnjem letnem poročilu, ki je prav

tako objavljeno na spletni strani.

-Narejeni so letni plani in mesečni

plani.

PK

-Preverili bomo zapisano vizijo, poslanstvo in

strategijo podjetja, letni in mesečni plan.

-Izvedli bomo intervju za zaposlenimi v FRS in


-Izvedli bomo pogovor z vodjo prodaje glede

poznavanja vizije, poslanstva in strategije

podjetja ter seznanjenost s spletno stranjo

podjetja.

-Preverili bomo strategijo revidiranega

procesa.

-Podjetje ima izdelano vizijo,

poslanstvo, strategijo, letni plan

in mesečne plane (D2-1).

-Vodja prodaje in vodja FRS

poznata dokumente.

-Vodji poznata strategijo na

področju dela s posredniki in jo

prenašata na zaposlene.

U D2 TA

Ozn

aka

nad

zorn

ika

in d

atu

m

20

C3

– U

spo

sob

ljen

ost

in

sez

nan

jeno

st z

apo

slen

ih

T3

-Zaposleni niso

usposobljeni in

seznanjeni z zakonodajo

in internimi predpisi. SM K3

-Obstaja načrt usposabljanja in

izobraževanja v FRS.

-Tedensko se izvajajo interna

izobraževanja za zaposlene v FRS.

-Vodstvo seznani zaposlene z

zakonodajo.

PK

-Preverimo načrt usposabljanja v FRS.

-Preverimo izvajanje internih izobraževanj v

FRS.

-Preverimo dostope do DN in OP preko IS

»skupna raba« in DNA.

-Preverimo pri referentu v FRS in vodji FRS

spremljanje zakonodaje z intervjujem

(vprašalnik: priloga 1).

-Preverimo pri vodstvu FRS dostop do spletnih

portalov z zakonodajo, z razgovorom in

ogledom.

-Preverimo spremljanje realizacije

izobraževanja z ogledom zapisa.

-Načrt izobraževanja v FRS

obstaja (D3-3).

-Interna izobraževanja se izvajajo

(D3-3).

-Vodstvo in zaposleni imajo

dostope do DN in OP.

-Realizacija izobraževanja se

izvaja v FRS na tedenskih

sestankih in preko zapisov ter

pošiljanja zaposlenim po e-pošti

(D3-3).

-Zaposleni ocenjujejo, da so

sprotno obveščeni o spremembah

zakonodaje (D3-4).

U D3 TA

Ozn

aka

nad

zorn

ika

in d

atu

m

T4

-Zaposleni nimajo

dostopa do OP in DN. SM K4

-Zaposleni imajo dostop do delovnih

navodil preko IS »skupna raba« in IS

DNA za spremljanje OP in DN.

PK

T5

-Zaposleni se ne

seznanjajo s

spremembami

zakonodaje. MM K5

-Vodstvo ima dostop do spletnih

portalov z novostmi iz področja

zakonodaje, jih spremlja in posreduje

zaposlenim preko e-pošte.

-Realizacija izobraževanja se spremlja

preko zapisov.

PK

C4

– U

stre

zna

org

aniz

acij

a d

ela

in

del

ovan

je

po

slo

vod

stv

a

T6

-Organizacija delovnih

mest ni ustrezna. SM K6

-Sistemizacija delovnih mest in

opis del in nalog po delovnih mestih.

-Pogodba o zaposlitvi.

PK

-Preverimo sistemizacijo delovnih mest v FRS

in prodaji.

-Preverimo pogodbe o zaposlitvi v FRS in

prodaji.

-Preverimo OP in DN revidiranega procesa.

-Preverimo shemo nadomeščanja v FRS.

-Preverimo dostope do IS pri zaposlenih s

preizkusi delovanja.

-Preverimo, če zaposleni znajo delati z IS s

preizkusi delovanja.

-Preverimo analize prodaje po kupcih in

posrednikih ter seznanjenost z njimi z

razgovorom z zaposlenimi.

-Preverimo, če se standardi letno potrjujejo z

-Sistematizacija in opis delovnih

mest obstaja.

-Pogodbe o zaposlitvi obstajajo.

-OP in DN za revidiran proces so

v ustni obliki.

-Shema nadomeščanja v FRS

obstaja (D4-1).

-Zaposleni znajo uporabljati IS.

-Priporoča se posodobitev IS

MIS.

-Analize prodaje so narejene in

spremljane (D4-3).

-Standardi so vzdrževani preko

letnih presoj (D4-2), (D4-4).

U D4 TA

Ozn

aka

nad

zorn

ika

in d

atu

m

T7

-Ni ustreznih delovnih

navodil za postopke

dela.

SM K7

Ustrezni OP in DN.

PK

T8

-Nadomeščanje ni

zagotovljeno. MM K8

Shema nadomeščanja v FRS. V

prodaji dogovorno.

PK

T9

-Neustrezna

informacijska podpora. SM K9

-Informacijski sistemi MIS, PIS,

Cognos Reporter, Sirena, DNA,

skupna raba, spletni portali.

PK

21

T10

-Poročanje ni

zagotovljeno.

SM K1

0

-Analize prodaje po posrednikih in

kupcih je na voljo on-line v IS

Cognos.

PK

zunanjimi presojami.

-Preverimo Poslovnik kakovosti.

-Poslovnik kakovosti je na voljo

zaposlenim v DNA.

-Cognos(D4-5).

-Poslovnik podjetja X (D4-6).

T11

-Poslovodstvo ne

spremlja procesa.

MM K1

1

-Poslovodstvo spremlja poslovanje po

posrednikih in kupcih preko IS

Cognos tedensko in obravnava po

potrebi mesečno na kolegijih.

-Vpeljani standardi: ISO 9001, ISO

14001, OHSAS.

PK

C5

– J

asn

a p

oob

last

ila

in o

dg

ov

orn

ost

i za

po

slen

ih

T12

-Pooblastila in

odgovornosti niso jasno

določene.

SM K1

2

-Sistemizacija delovnih mest z opisom

delovnih mest, nalog, pristojnosti in

odgovornosti.

PK

-Izvedba intervjuja (vprašalnik: priloga 1).

-Pregled internih aktov in pooblastil za dostope

v IS.

-Pregled sheme nadomeščanja v FRS.

-Zaposleni so seznanjeni s

pooblastili in odgovornostmi. -S

pooblastili do IS so ustno

seznanjeni, priporoča se

avtomatizacija pooblastil preko

IS.

-Shema nadomeščanja v FRS je

ažurirana.

U D5 TA

Ozn

aka

nad

zorn

ika

in d

atu

m

T13

-Zaposleni ne vedo, kaj

je njihova naloga.

SM K1

3

-Pogodbe o zaposlitvi.

-Shema nadomeščanja v FRS.

T14

-Dokumenti so

neustrezno potrjeni.

MM K1

4

-Pooblastila za dostope v IS.

22

2. OBVLADOVANJE TVEGANJ C

1 –

V p

od

jetj

u s

o a

kti

vn

ost

i za

pre

po

znav

anje

in

oce

nje

van

je t

veg

anj

T1

-V podjetju ne potekajo

aktivnosti za

prepoznavanje in

obvladovanje tveganj.

SM K1

-Podjetje ima ustanovljen in delujoč

Odbor za obvladovanje tveganj, ki

tedensko zaseda (OZOR) in se ukvarja

s tveganji, oddelek za risk

management, tedenske in mesečne

kolegije, delujočo notranjo revizijo.

-Tveganja so tudi opredeljena v

Letnem poročilu. PK

-Preverili bomo akt o delovanju Odbora za

obvladovanje tveganj (OZOR).

-Preverili bomo delovanje risk managementa.

-Preverili bomo zapisnike sestankov OZORA,

kolegijev in notranje revizije.

-Izvedli bomo intervju z zaposlenimi v FRS in


-Preverili bomo, kako proces spremljanja in

izvajanja pogodb s posredniki sodeluje z

OZOR-om.

-Pregled letnega poročila.

-Odbor o obvladovanju tveganj je

bil formalno ustanovljen v 2009

in deluje tedensko. Zapisniki so

bili preverjeni. Preverjeni so bili

zapisniki kolegijev in notranje

revizije (D6-2).

-Risk management deluje na

področju varovanja cen aluminija.

-Izveden je bil intervju z

zaposlenimi (vprašalnik –

priloga1) (D6-1).

-Proces sodeluje z OZOR-om.

U D6 TA

Ozn

aka

nad

zorn

ika

in d

atu

m

C2

– L

ikv

idn

ost

no

tv

egan

je j

e

ust

rezn

o o

bv

lad

ov

ano

T2

-Pomanjkanje likvidnih

sredstev za poravnavanje

obveznosti iz poslovanja

ali financiranja.

SM K2

-Vnaprej dogovorjene kreditne linije

in pripravljanje načrtov odlivov in

prilivov.

PK

-Izvedli bomo razgovor z vodjo financiranja.

-Izvedli bomo intervju z zaposlenimi v FRS in


-Preverili bomo plan prilivov in odlivov.

-Vodja financiranja je potrdila, da

ima podjetje vnaprej dogovorjene

kreditne linije ter odobrenih več

kreditov, kot jih potrebuje, ker je

tveganje preveliko.

-Preverili smo plan odlivov in

prilivov, ki se pripravlja tedensko

(D7-1).

U D7 TA

Ozn

aka

nad

zorn

ika

in d

atu

m

C3

– T

veg

anje

sp

rem

emb

cen

Al

um

inij

a je

ob

vla

do

van

o

T3

-Aluminij je borzna

surovina in spremembe

cen so stalne. Kupci

želijo kupiti izdelke na

osnovi vnaprej

predvidene cenovne

osnove za aluminij. SM K3

-Zavarovanje s »hedgingom«, to je s

terminskimi nakupi in prodajami

futers pogodb.

PK

-Preverili bomo analizo mesečnega

zavarovanja s »hedgingom« ter kdo in kako ga

izvaja.

-Zavarovanje s hedgingi nam je

predstavila vodja financiranja, ki

pripravlja mesečne analize za

vodjo risk managementa (D8-1).

U D8 TA

Ozn

aka

nad

zorn

ika

in d

atu

m

23

C4

– K

red

itn

o t

veg

anje

je

ob

vla

do

van

o T4

-Tveganje neplačil

kupcev.

SM K4

Zavarovanje terjatev do kupcev –

predvsem tujih, preko Prve kreditne

zavarovalnice in tujih zavarovalnih

hiš, spremljanje bonitet kupcev,

omejevanje maksimalne

izpostavljenosti do posameznih

kupcev.

PK

-Preverili bomo, kolikšen delež terjatev

zavarujemo preko SID in kolikšna ostaja

izpostavljenost. Koliko je bilo izgubljenih

sredstev iz tega naslova v zadnjih treh letih.

-Pri zaposlenih bomo preverili, kako se

preverja boniteta kupcev.

-Zavarovanje preko SID poteka

za večino kupcev, razen za tiste,

ki so preveč rizični in jih SID

noče zavarovati, ter kupce, katere

podjetje ne želi zavarovati, ker

ima druga zavarovanja.

-Pri SID-u so sredstva zavarovana

v višini 70 % vrednosti terjatev

(Dokaz D9-1).

U D9 TA

Ozn

aka

nad

zorn

ika

in

dat

um

C5

– O

per

ativ

no

in

pra

vno

tv

egan

je j

e

ob

vla

do

van

o

T5

-Operativno in pravno

tveganje ni obvladovano,

saj zaradi pomanjkljivih

notranjih kontrol,

neskladnosti z

zakonodajo, nedelovanja

informacijskega sistema

ter napak in prevar

zaposlenih prihaja do

izgub.

SM K5

-Delovni proces je jasno definiran,

prav tako zadolžitve in odgovornosti

zaposlenih.

-Zagotovljen je nadzor nad procesom

sklepanja in izvajanja pogodb s

posredniki.

-Proces se izvaja skladno z

zakonodajo in internimi predpisi.

-Spremlja se uspešnost procesa.

-Informacijska podpora obstaja.

-Uporabniška imena in gesla

omogočajo zaščito pred prevarami in

zlorabami.

PK

-Preverili bomo obvladovanje tveganj v

operativni izvedbi procesa in obvladovanje

skladnosti z zakonodajo z intervjujem


-Preverili bomo nadzor procesa z intervjujem


-Preverili bomo spremljanje uspešnosti

procesa z ogledom analiz.

-Preverili bomo uporabo informacijskega

sistema z ogledom pri operativni izvedbi

aktivnosti.

D10 TA

Ozn

aka

nad

zorn

ika

in d

atu

m

24

3. KONTROLNE AKTIVNOSTI

C1

– P

og

od

ba

s p

osr

edn

iko

m j

e sk

len

jen

a v

sk

ladu

z i

nte

rnim

i p

rav

ili

po

dje

tja

X i

n z

ako

no

daj

o (

A1

)

T1

-Pogodba s

posrednikom je

sklenjena za

previsoko provizijo.

-Posrednik prodaja še

za druge stranke.

-Podjetje X nima

stika s kupcem in ne

more razvojno

obvladovati kupca.

-Napačno

posredovanje

informacij s strani

posrednika.

-Izterjava ni dovolj

učinkovita, ker terja

samo posrednik.

VS K1

-Z internimi pravili podjetja X je v

odstotkih določena provizija, do

katere se lahko sklene pogodba.

-Vodja prodaje je odgovoren za

vsebino pogodbe.

-Uprava je naročila interno revizijo

posla.

PK

-Preverili bomo interna pravila X z

intervjujem vodje prodaje (vprašalnik: priloga

1).

-Preverili bomo, kako vodja prodaje vrši

nadzor nad dejavnostjo posrednika, da je ta v

skladu s pogodbo in z intervjujem (vprašalnik:

priloga1).

Preverili bomo vse pogodbe s posredniki.

-Interna pravila podjetja X za

sklepanje pogodb s posredniki

so ustno dogovorjena.

-Obstajajo delni zapisi in

usmeritve. Kodeks (D11-1).

-Aktivnost posrednika se

sprotno preverja preko analiz v

IS Cognos. (D11-3). V primeru

odstopanja od pogodbenih

določil ali pričakovanj podjetja

X se s posrednikom začno

ponovna pogajanja.

-Preverjene pogodbe zahtevajo

ukrepanje (D11-2).

-Dokazila so tudi vprašalniki

(D11-4).

DU D11 TA

Ozn

aka

nad

zorn

ika

in d

atu

m

T2

-Pri sklepanju pogodb

s posredniki se lahko

daje prednost

določenim

posrednikom, kar

lahko vodi v višje

stroške

VS K2

-Vodja prodaje mora izbiro

posrednika utemeljiti upravi

podjetja.

PK

-Z intervjujem vodje prodaje bomo preverili

postopek izbire posrednika (vprašalnik:

priloga 1).

-Podjetje se odloči za izbiro

posrednika, ki ima reference in

dobro pozna področje aluminija.

-To mora dokazati pri

razgovorih z vodjo prodaje.

DU D12 TA

T3

-V pogodbi s

posrednikom ni

določena ekskluziva

za določene kupce.

SS K3

-V skladu z internimi pravili

podjetja morajo biti v pogodbi

določeni kupci, pri katerih bo

posrednik posredoval pri prodaji, in

določba, da lahko njim prodaja

samo izdelke podjetja X.

-V skladu z internimi pravili se

mora vsak novi kupec dodati k

pogodbi, bodisi z aneksom ali z

spremembo pogodbe.

PK

-Z intervjujem vodje prodaje bomo preverili

kako zagotovijo, da bo posrednik prodajal

samo izdelke podjetja X (vprašalnik: priloga

1).

-Preverili bomo pogodbe s posredniki, če

vsebujejo navedbo kupcev.

-Interna pravila podjetja X so

ustna.

-Vodja prodaje kontrolira

uspešnost posrednika preko

bonitete in njegove bilance.

-Pogodbe s posredniki vsebujejo

točno navedene kupce.

-V primeru prodaje novim

kupcem so bili sklenjeni aneksi.

U D13 TA

25

T4

-V pogodbi s

posrednikom niso

predvidene omejitve

provizije nad

določenimi obsegi

prodaje.

VS K4

-Vodja prodaje v IS Cognos sprotno

v analizi spremlja vse potrebne

kazalce prodaje preko posrednika in

ustrezno ukrepa.

-Referent v FRS enkrat mesečno v

IS Reporter izdela poročilo o

prodaji preko posrednikov po


PK

in

DK

-Z ogledom dejanskih analiz bomo preverili

spremljanje poslovanja preko posrednikov pri

vodji prodaje.

-Izvedli bomo intervju z vodjo prodaje


-Z ogledom dejanskih analiz pri referentu v

FRS bomo preverili poročilo iz Reporterja.

-Vodja prodaje ima dejansko

izdelane ustrezne analize in tudi

ukrepa, kot je predvideno z

internimi navodili (D14-1).

-Referent v FRS ima dejansko

izdelane analize, ki jih posreduje

vodji prodaje in ga opozori na

izstopajoče kazalnike.

U D14 TA

T5

-V pogodbi ni

določen obseg

prodaje in prodajna

cena, ki jo mora

posrednik zagotoviti. VS K5

Interno pravilo določa, da je

potrebno s posrednikom dogovoriti

letni okvir obsega prodaje, ki jo

mora posrednik zagotoviti po

najvišjih možnih cenah, ki veljajo

na trgu.

PK

-Preverili bomo interno pravilo z intervjujem

vodje prodaje (vprašalnik: priloga 1).

-Interno pravilo je ustno. -

Dogovorjeni obsegi niso

pogodbeno določeni, temveč so

stvar medsebojnega

dogovarjanja.

-Prodajne cene so odraz situacije

na trgu.

U D15 TA

C2

– P

rav

iln

o e

vid

enti

ran

je

pro

viz

ije

ob

pre

jem

u

ku

pče

veg

a p

lači

la v

MIS

(A

2)

T6

-Kupčevo plačilo se

evidentira na napačen

izdani račun kupca

VS K6

-Referent v FRS je po internih

navodilih zadolžen, da preveri vsak

plačan račun kupca in ugotovi, če

mu pripada provizija in jo pravilno

evidentira. PK

-Izvedli bomo preizkus delovanja pri

referentu v FRS.

-Izvedli bomo intervju z referentom v FRS


-Referent v FRS pred

evidentiranjem priliv uskladi s

kupčevimi računi.

-Pri vnosu v več notranjih

kontrol.

Dokaz D16-1. DU D16 TA

Ozn

aka

nad

zorn

ika

in d

atu

m

C3

– R

aču

n p

rav

oča

sno

pri

spe

v t

ajn

ištv

o i

n s

e za

ved

e v

po

štn

o k

nji

go

(A

3)

T7

-Račun se založi in ne

evidentira v poštno

knjigo.

M

M K7

-Interno navodilo določa pot pošte v

podjetju X.

PK

-Preverimo interno navodilo in opravimo

intervju z referentom V FRS (vprašalnik:

priloga 1).

-Preverili smo interno navodilo,

ki je ustno.

-Računi prihajajo pravočasno in

ni negativnih izkušenj. U D17 TA

Ozn

aka

nad

zorn

ika

in d

atu

m

26

C4

– P

reje

ti r

aču

n j

e sk

lad

en z

zak

ono

daj

o i

n I

P (

A4

)

T8

-Prejeti račun ne

vsebuje sestavine, ki

jih mora imeti

knjigovodska listina,

kar vodi v

neupravičen strošek. SM K8

-Interno navodilo v FRS, po

katerem mora referent neustrezen

račun zavrniti.

PK


intervju z referentom v FRS (vprašalnik:

priloga 1).


referentu v FRS.

-Preverili smo interno navodilo

št. DNGK_09_046_01 in

navodilo je upoštevano pri

izvedbi procesa (D18-1).

Kontrola prejetih računov (D18-

2).

U D18 TA

Ozn

aka

nad

zorn

ika

in d

atu

m

C5

– P

reje

ti r

aču

n j

e sk

lad

en s

po

god

bo

in

vse

bu

je p

lača

ne

raču

ne

ku

pce

v (

A5

)

T9

-Prejeti račun

posrednika vsebuje

tudi neplačane račune

kupcev.

SM K9


katerem mora referent v IS MIS

preveriti vsako kupčevo plačilo

posebej.

PK



priloga 1).


referentu v FRS.

-Interno navodilo je ustno,

kontrola referenta sodi v

njegovo delovno mesto.

-Preverili smo preizkus

delovanja skupaj z referentom U D19 TA

Ozn

aka

nad

zorn

ika

in d

atu

m

C6

– R

aču

n p

risp

e p

ravo

časn

o

in a

žurn

o (

A5

)

T10

-Posrednik ne izda

računov pravočasno,

kar pomeni, da so

stroški v določenem

obdobju nepravilno

izkazani. SM K1

0


katerem mora referent kontaktirati s

komercialistom in posrednikom.

PK



priloga 1).


referentu v FRS.

-Interno navodilo je ustno,

kontrola referenta sodi v

njegovo delovno mesto.

U D20 TA

Ozn

aka

nad

zorn

ika

in d

atu

m

C7

– R

aču

n s

e p

rav

iln

o i

n

ažu

rno

lik

vid

ira

(A6

)

T11

-Prejeti račun se ne

likvidira pravočasno,

zato stroški niso

pravočasno knjiženi.

M

M

K1

1


katerem mora referent spremljati

gibanje nabavnega računa po IS e-

računi.

PK



priloga 1).

-Uporaba IS e-računi je že sama

po sebi delovno navodilo, saj

referenta v FRS vodi, da lahko

spremlja sledljivost prejetega

računa.

-V izvedbi je projekt dopolnitev

IS, za pregledovanje računa na

večih odločevalskih ravneh.

D21 TA

Ozn

aka

nad

zorn

ika

in d

atu

m

27

C8

– R

aču

n s

e p

rav

iln

o i

n

pra

vo

časn

o k

nji

ži v

SD

in

GK

(A7

)

T12

-Prejeti račun se ne

knjiži pravilno in

pravočasno v IS

Sirena, v SD, GK in

PP. VS

K1

2


katerem mora referent spremljati

gibanje nabavnega računa po IS e-

računi.

PK



priloga 1).


referentu v FRS.

-Uporaba IS e-računi je že sama

po sebi delovno navodilo, saj

referenta v FRS vodi, da lahko

spremlja sledljivost prejetega

računa.

-Odgovornost je na referentu v

FRS in vodji FRS.

U D22 TA

Ozn

aka

nad

zorn

ika

in d

atu

m

C9

– R

aču

n j

e p

rav

oča

sno

po

sred

ov

an v

ele

ktr

on

ski

pla

čiln

i p

rom

et (

A8

)

T13

-Prejeti račun ni

pravočasno

posredovan v plačilni

promet, kar pomeni,

da zamudimo rok

plačila. SM K1

3


katerem mora referent po vseh

kontrolah v PP posredovati

informacijo, da se račun lahko

plača. PK


referentu v FRS.

Preizkus delovanja pri referentu

je pokazal, da so notranje

kontrole upoštevane in se račun

plača po njihovi izvedbi.

U D23 TA

Ozn

aka

nad

zorn

ika

in d

atu

m

C1

0 –

Izv

edba

pla

čila

na

val

uto

(A9

)

T14

Prejeti račun

posrednika se ne

plača pravilno in

pravočasno.

M

M

K1

4

Interno navodilo uporabe IS Sirena.

V meniju PP se vsakodnevno tvori

datoteka računov, ki so plačljivi na

valuto, še tisti dan.

PK

Izvedli bomo preizkus delovanja pri referentu

v FRS.

Preizkus delovanja pri referentu

je pokazal, da so notranje

kontrole upoštevane in se račun

plača po njihovi izvedbi.

U D24 TA

Ozn

aka

nad

zorn

ika

in d

atu

m

28

4. INFORMIRANJE IN KOMUNICIRANJE

C1

– I

S z

ago

tav

lja

celo

vit

e, p

rav

oča

sne

in

točn

e in

form

acij

e

T1

-IS ne zagotavlja

celovite, pravočasne

in točne informacije.

SM K1

-Vzpostavljeni so informacijski

sistemi za spremljanje procesa

izvajanja pogodb MIS, PIS, Sirena, e-

računi, DNA, skupna raba.

-Vzpostavljeni so informacijski

sistemi za nadzor izvajanja pogodb

Reporter, Cognos, Sirena.

PK

in

DK

-Preizkus delovanja IS za spremljanje

procesa izvajanja pogodb.

-Izvedba intervjuja z zaposlenimi

(vprašalnik: priloga1).

-Pregled analiz poslovanja s posredniki.

-IS za spremljanje procesa

izvajanja pogodb delujejo in

omogočajo kontrole.

-Zaposleni predlagajo

spremembe IS MIS.

-Analize s področja poslovanja s

posredniki so pravočasne in

primerne.

U D25 TA

Ozn

aka

nad

zorn

ika

in

dat

um

C2

– V

zpo

stav

ljen

o j

e

ust

rezn

o i

nfo

rmir

anje

in

ko

mu

nic

iran

je z

no

traj

p.

T2

-Informiranje in

komuniciranje

znotraj podjetja ni

ustrezno.

SM K2

-V podjetju je razvito formalno in

neformalno komuniciranje. Formalno

preko internih izobraževanj,

sestankov, e-pošte in neformalno z

sodelovanjem z vodstvom in med

zaposlenimi.

PK

Izvedba intervjuja z zaposlenimi (vprašalnik:

priloga1).

-Pregled zapisnikov internih sestankov.

-Pregled zapisnikov internih izobraževanj.

-Pregledali smo zapisnike in

ugotovili,da je informiranje in

komuniciranje znotraj podjetja

dosledno.

-Dokazi so zapisniki finančnega

kolegija ( D26-1) in zapisniki

internih izobraževanj (D26-2).

U D26 TA

Ozn

aka

nad

zorn

ika

in

dat

um

C3

– V

zpo

stav

ljen

o j

e u

stre

zno

zun

anje

in

form

iran

je i

n k

om

un

.

T3

-Tveganje

neupoštevanja

zakonodaje in

neustreznih

informacij s strani

posrednikov in

kupcev ter

posredovanja

informacij

posrednikom in

kupcem.

SM K2

-Spremljanje zakonodaje je

zagotovljeno s sklenjenimi pogodbami

s ponudniki tovrstnih storitev.

-Komunikacija s posredniki in kupci

poteka preko e-pošte in v pisni obliki

ter z obojestranskimi obiski.

PK

in

DK



-Pregled pogodb s ponudniki obveščanja na

zakonodajnem področju.

-Zunanje informiranje in

komuniciranje je vzpostavljeno.

U D27 TA

Ozn

aka

nad

zorn

ika

in d

atu

m

29

Povzetek zaključkov po posameznih sestavinah:

KONTROLNO OKOLJE – Na osnovi zbranih dokazov, ki smo jih pridobili z revizijskimi postopki, ocenjujemo notranje kontrole kontrolnega okolja kot

ustrezne.

OBVLADOVANJE TVEGANJ – Na osnovi zbranih dokazov, ki smo jih pridobili z revizijskimi postopki, ocenjujemo notranje kontrole obvladovanja tveganj

kot ustrezne.

KONTROLNE AKTIVNOSTI - Na osnovi zbranih dokazov, ki smo jih pridobili z revizijskimi postopki, ocenjujemo notranje kontrole kontrolnih aktivnosti kot

ustrezne in na določenih, v Prilogi 5 označenih mestih, delno ustrezne.

INFORMIRANJE IN KOMUNICIRANJE - Na osnovi zbranih dokazov, ki smo jih pridobili z revizijskimi postopki, ocenjujemo notranje kontrole informiranja

in komuniciranja kot ustrezne.

NADZIRANJE – Na osnovi zbranih dokazov, ki smo jih pridobili z revizijskimi postopki, ocenjujemo notranje kontrole nadziranja kot ustrezne.

POVZETEK VSEH SESTAVIN – Na osnovi zbranih dokazov, ki smo jih pridobili z revizijskimi postopki, ocenjujemo notranje kontrole po vseh petih

sestavinah kot ustrezne.

Odobritev notranjerevizijskega predstojnika:

5. NADZIRANJE

C1

– p

roce

s je

red

no

nad

zira

n s

str

ani

po

slo

vod

stv

a T1

Proces ni nadziran s

strani poslovodstva.

SM K2

-Vodstvo je sprotno seznanjeno s

problemi pri poslovanju s posredniki.

-Vodstvo skrbi za stalne izboljšave IS.

-Vodstvo sprejema predloge

zaposlenih.

-Vodstvo sprotno nadzira stroške

posrednikov in druge kriterije.

-Vodstvo nadzira izvajanje ukrepov.

PK

in

DK



-Proces je nadziran s strani

poslovodstva.

U D28 TA

Ozn

aka

nad

zorn

ika

in

dat

um

30

Legenda:

Ocene tveganja:

M – mala

S – srednja

V – velika

Vrste kontrol:



Ocena ustreznosti notranje kontrole:

U – ustrezna

DU – delno ustrezna

NU – neustrezna

Kratice:

IS – informacijski sistem

OP – organizacijski predpis

DN – delovna navodila

FRS – finančno računovodska služba

IP – interni predpisi

T. A. – notranja revizorka Tanja Ahaj

Kratice za informacijske sisteme:

MIS – marketinški informacijski sistem

PIS – poslovnoinformacijski sistem

Cognos – informacijski sistem za spremljanje analiz

Sirena – finančno računovodski informacijski sistem

DNA – informacijski sistem za spremljanje dokumentacije

»skupna raba« – informacijski sistem za spremljanje finančno računovodskih

delovnih navodil

31

Priloga 6: Terminski načrt z alokacijo virov

TERMINSKI NAČRT NOTRANJEREVIZIJSKEGA PREGLEDA

Datum:

30. 04. 2014

Pripravila:

T. A.

Naziv pregleda: Proces sklepanja in izvajanja pogodb s

posredniki prodaje gotovih izdelkov v proizvodnem

podjetju X

Številka:

NR 06/2014

Pregledal in

odobril: N. P.

Predmet notranje revizije

Predmet notranje revizije je proces sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki prodaje gotovih

izdelkov.





zakonodajo;



podati neodvisno mnenje o skladnosti postopkov z internimi predpisi, zakonodajo in

delovanju notranjih kontrol.

Potek in obseg notranjerevizijskega pregleda

Notranjerevizijski pregled je predviden v letnem načrtu dela notranjerevizijske službe podjetja X in

ga je sprejela uprava družbe.

Revizija bo potekala na sedežu podjetja X in bo sprotno nadzorovana s strani notranjerevizijskega

predstojnika. Revizijo bo izvedla notranja revizorka T. A.

Vodji revidiranega področja se bo po elektronski pošti poslala najava izvedbe notranjerevizijskega

posla s predlogom uvodnega sestanka, na katerem se bo predstavil namen in področje revizije. Na

sestanku se bo dogovoril nadaljnji potek aktivnosti.

Izvedba posla bo potekala po naslednjem vrstnem redu: proučevanje področja revizije, zbiranje

gradiva, proučitev internih aktov, izdelava ocene tveganja, plan izvedbe in delovni program posla.

Uporabljeni revizijski postopki

Intervjuji zaposlenih v revidiranem procesu z vprašalniki (Priloga 1)

Proučevanje internih predpisov

Pregled dokumentov in zapisov (analiz)

Preizkus delovanja na mestu izvajanja procesa v sodelovanju z izvajalcem

Preverjanje in preizkušanje

Analitični postopki

Olistinjenje ključnih kontrolnih aktivnosti

32

Poročanje

Pred izdelavo osnutka revizijskega poročila se pripravi zaključni sestanek z osebami, ki so bile na

predstavitvenem sestanku. Na sestanku bomo podali ugotovitve in sklepe notranje revizije ter

pridobili povratno informacijo s strani revidiranca. Po uskladitvi revizijskega poročila s pripombami

revidiranca ter odobritvi s strani notranjerevizijskega predstojnika se izda končno poročilo. O

izsledkih notranje revizije in podanih priporočilih se poroča naročniku (uprava podjetja X).

Spremljanje

Notranja revizija je skladno s standardi dolžna spremljati izvrševanje podanih priporočil.

Revizijski tim

Planirani dnevi

1. Notranja revizorka: T. A.

35

Terminski načrt izvedbe revizije

Najava

revizije

Pričetek

revizije

Delo na

procesu

Izdaja osnutka

poročila

Izdaja

končnega

poročila

Planirano 01. 05. 2014 05. 05. 2014 10. 05.–20.

05. 2014

30. 05. 2014 05. 06. 2014

Odobritev notranjerevizijskega predstojnika:

Kraj in datum: Ljubljana, 01. 05. 2014 Podpis: N. P.

33

Priloga 7: Končno poročilo

Naziv in naslov revidiranca

Naziv in naslov podjetja X

POVZETEK KONČNEGA POROČILA O IZVEDBI NOTRANJE REVIZIJE

Naziv posla: Notranja revizija procesa sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki prodaje gotovih

izdelkov v proizvodnem podjetju X

Naziv in naslov revidiranca: Podjetje X d.o.o., Ljubljana

Številka pregleda: NR 06/2014

Odgovornost za izvedbo revizije: Služba za notranjo revizijo, N. P.

Izvajalci notranje revizije: T. A., notranja revizorka

1 Namen notranje revizije

Notranje revizijska služba je v času od 01. 05. 2014 do 05. 06. 2014 opravila notranejrevizijski pregled

na lokaciji revidiranca z namenom, opraviti preiskovalni posel v skladu z veljavno doktrino notranjega

revidiranja v Sloveniji in zadanim revizijskim ciljem, opozoriti na morebitna neskladja z internimi

predpisi in zakonodajo ter tako izboljšati proces sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki prodaje

gotovih izdelkov v proizvodnem podjetju X.

2 Cilj in obseg notranjerevizijskega posla





zakonodajo;




notranjih kontrol.

34

Obseg notranje revizije:

Področje notranje revizije obsega področje prodaje v podjetju X, ki se izvede preko posrednikov. V

pregled je zajet obseg prodaje preko vseh posrednikov v letu 2013. Sistem sklepanja in izvajanja

pogodb ter skladnost z zakonodajo in internimi predpisi je bil preverjen na nestatistično,vzorčno

izbranih dejanskih primerih. Kot merilo za izbor vzorca smo izbrali tri največje posrednike po obsegu

plačane provizije v letu 2013 in v okviru teh dva največja prejeta računa za provizijo iz njihove strani

v letu 2013.

3 Revizijska ocena

Načrt revidiranja je temeljil na predhodni oceni tveganja in delovanja notranjih kontrol, ki smo jo

opravili s proučevanjem in razumevanjem revidiranega procesa ter uskladili z vodstvom procesa.

4 Revizijske ugotovitve

Notranje revidiranje je zajelo preizkušanje in vrednotenje sestavin notranjih kontrol v procesu

sklepanja in izvajanja pogodb s posredniki prodaje gotovih izdelkov, ki vključuje naslednje faze:

izbira posrednika in sklenitev pogodbe, evidentiranje kupčevega plačila v MIS, prejem

posrednikovega računa v tajništvo, prejem računa v FRS, kompletiranje računa s prilogami in

evidentiranje v informacijski sistem, posredovanje računa v likvidacijo, knjiženje računa v finančno

računovodski informacijski sistem Sirena na saldakonte in v glavno knjigo, posredovanje računa v

plačilni promet, izvedba plačila. V pregled smo vključili obdobje od januarja do decembra 2013.

Pregledovano področje, aktivnosti in obdobje so bili usklajeni s poslovodstvom. Pri ocenjevanju

tveganj smo uporabili COSO – metodologijo vrednotenja sestavin notranjih kontrol in skladno s tem

vrednotili kontrolno okolje, obvladovanje tveganj, kontrolne aktivnosti, komuniciranje in informiranje

ter nadziranje.

Pri ocenjevanju smo uporabili naslednje kriterije, ki so bili usklajeni s poslovodstvom:

Ocena notranje

kontrole

Oznaka Opis ocene











izvaja občasno.


kontrolni cilj. To je velika pomanjkljivost kontrolnega sistema, ki se

35

kaže kot pomembna pomanjkljivost ali bistvena slabost – neustreznost

oziroma odsotnost notranjih kontrol, kontrole ne delujejo, neusklajenost

z internimi akti in z zakonodajo, neustrezno oziroma nepopolno

računovodsko prikazovanje podatkov, opredeljeni cilji se ne dosegajo,

nadzor nad poslovanjem ni organiziran in se ne izvaja.


Povzetek ugotovitev po posameznih sestavinah notranjih kontrol:

KONTROLNO OKOLJE – Na osnovi zbranih dokazov, ki smo jih pridobili z revizijskimi postopki,

ocenjujemo notranje kontrole kontrolnega okolja kot ustrezne.

OBVLADOVANJE TVEGANJ – Na osnovi zbranih dokazov, ki smo jih pridobili z revizijskimi

postopki, ocenjujemo notranje kontrole obvladovanja tveganj kot ustrezne.

KONTROLNE AKTIVNOSTI - Na osnovi zbranih dokazov, ki smo jih pridobili z revizijskimi

postopki, ocenjujemo notranje kontrole kontrolnih aktivnosti kot ustrezne in na določenih, v Prilogi 5

označenih mestih, delno ustrezne.

INFORMIRANJE IN KOMUNICIRANJE - Na osnovi zbranih dokazov, ki smo jih pridobili z

revizijskimi postopki, ocenjujemo notranje kontrole informiranja in komuniciranja kot ustrezne.

NADZIRANJE – Na osnovi zbranih dokazov, ki smo jih pridobili z revizijskimi postopki, ocenjujemo

notranje kontrole nadziranja kot ustrezne.

POVZETEK VSEH SESTAVIN – Na osnovi zbranih dokazov, ki smo jih pridobili z revizijskimi

postopki, ocenjujemo notranje kontrole po vseh petih sestavinah kot ustrezne.

Za preizkus in oceno (ne)ustreznost notranjega kontrolnega sistema, ki zagotavlja pravno in poslovno-

organizacijsko pravilnost uresničevanja prodaje ob pomoči prodajnih agentov, kar pomeni preveriti

skladnost delovanja obravnavanega procesa z internimi predpisi in zakonodajo, podajamo pozitivno

mnenje. Za skladnost delovanja z zakonodajo in internim predpisi podajamo pozitivno mnenje.

Menimo, da je skladnost zagotovljena.



notranje kontrole zadovoljive, z izjemo izbire posrednika in sklepanja ter izvajanja pogodb s


pomenijo bistvene slabosti.

Po osebni presoji notranje revizorke T. A. so bili izvedeni zadostni in primerni revizijski postopki ter

zbrano zadostno dokazno gradivo, ki je omogočilo podati natančne zaključke. Podani zaključki

temeljijo na proučitvi situacije, ki je bila prisotna v času revidiranja na temelju razkritih dejstev.

Zaključki se nanašajo le na revidiran proces. Zbrano dokazno gradivo izpolnjuje zahteve strokovnih

standardov revidiranja in je zadostno za utemeljitev zaključkov, ki so podani na temelju izvedene

revizije.

36

5 Priporočila

UGOTOVITEV št. 1

Informacijski sistem MIS, modul za spremljanje provizij posrednikov je zastarel in zaposleni z

njegovo uporabo dosegajo nizko produktivnost.

Stanje: Informacijski sistem MIS 3 – devizno poslovanje, modul za spremljanje provizij posrednikov

je zastarel in zahteva ob izvedbi vseh potrebnih kontrol, ki jih mora izvesti referent v FRS, veliko

ročnega dela. Največji problem je, ker je potrebno za izvedbo različnih ukazov, knjižb, pregledov

izstopati in ponovno vstopati v pregled, čeprav gre, na primer za en dokument.

Sodilo: Razvoj in posodobitve informacijskega sistema morajo slediti spremembam v organizaciji in

razvoju ter nuditi podporo izvedbi procesa kontrole izvajanja pogodb s posredniki.

Posledica: Zaposleni imajo veliko ročnega dela, produktivnost je nizka in nadomeščanje zaposlenih je

težje zagotoviti, zaradi zastarelosti informacijskega sistema. S tem se tveganja za učinkovito

spremljanje provizij posrednikov povečajo.

Vzrok: Informacijski sistem MIS 3 – devizno poslovanje se dlje časa ni posodabljalo.

PRIPOROČILO št. 1: Predlagamo posodobitev informacijskega sistema MIS:

na pogodbi komercialist vnaša podatke o agentu in proviziji – tukaj je

potrebna dopolnitev vezave provizije tudi na pozicijo pogodbe, ker se

lahko pojavijo različni odstotki v odvisnosti od izdelka (še dogovor s

prodajo);

na osnovi zgoraj navedenega se pojavlja zahteva, da se agent in

odstotki provizije avtomatsko prenesejo na fakture (sedaj se ročno

vnašajo);

zagotovijo se pregledi obračuna provizije po različnih kriterijih (agent,

kupec, SM …);

pripravi se specifikacija obračuna provizije na osnovi plačila fakture

agenta, prenesejo se podatki o plačilu provizije na posamezno izdano

fakturo in izdana faktura se v pregledu obračuna provizije ne pojavlja

več.

Pomembnost: 2

Odgovorna oseba za

izvedbo:



UGOTOVITEV št. 2

V podjetju ne obstajajo jasne, zapisane smernice, ki jih je potrebno upoštevati pri sklepanju pogodb z

agenti.

Stanje: Ker v podjetju ne obstajajo jasne, zapisane smernice, ki jih je potrebno upoštevati pri

sklepanju pogodb z agenti, se pri sklepanju vsake pogodbe z agentom posebej, individualno določajo

pogoji prodaje. Obstaja tveganje, da katerega izmed kriterijev, ki je pomemben za podjetje, izpustimo.

Obstaja tudi tveganje, da nam agent v večji meri vsili svoje pogoje poslovanja, za katere šele kasneje

ugotovimo, da so neprimerni za podjetje.

37

Sodilo: Glede na specifičnost prodaje izdelkov preko agentov obstajajo določena področja, ki jih je

potrebno z vidika podjetja enotno določiti in jasno dogovoriti v pogodbi z agentom. Določiti je

potrebno lestvico ali razpon provizije, do katere lahko sklenemo pogodbo, ločiti ceno provizije na

prodajo starim kupcem in novim, določiti kako dolgo ima kupec status »novi kupec«, določiti

ekskluzivo pri prodaji, navedbo kupcev katerim posreduje pri prodaji, upoštevati slovenski pravni red,

določiti obveznost za dogovor o letnem planu prodaje po izdelkih in kupcih, veljavnost sklepanja

pogodb idr.

Posledica: Če v podjetju ni jasno oblikovanih kriterijev, vodstvo ni dovolj pripravljeno na pogajanja

in agent v večji meri vsili svoje pogoje poslovanja, za katere ugotovimo, da so neprimerni za podjetje

šele kasneje. Tveganja, ki pri tem obstajajo so: agent ne bo posredoval pri prodaji dovolj velikih

količin, ne bo pridobival novih kupcev, vršil bo prodajo tudi za konkurente in ne bo deloval v dobro

naročnika.

Vzrok: Ne obstaja pisni organizacijski predpis smernic in poslovnih pravil pri sklepanju pogodb z

agenti.

PRIPOROČILO

št. 2:

Predlagamo, da uprava sprejme osnovne smernice in poslovna pravila pri

sklepanju pogodb z agenti v obliki organizacijskega predpisa. Kljub določitvi

enotnih smernic predlagamo, da se k sklenitvi vsake pogodbe z agentom pristopi

individualno, s proučitvijo značilnosti agenta, vrste in količine prodaje preko agenta, trga, ekonomskih razmer, obsega storitev, stroškov agenta, ekskluzive

pri prodaji in drugih posebnih značilnosti.

Pomembnost: 2

Odgovorna oseba

za izvedbo:

Vodja prodaje


UGOTOVITEV št. 3 Trem pogodbam z agenti je potekel rok veljavnosti, a podjetje z njimi še naprej posluje.

Stanje: Pri pregledu pogodb z agenti je bilo ugotovljeno, da je trem pogodbam potekel rok

veljavnosti, a z agenti se posluje naprej.

Sodilo: Vse pogodbe, ki jih ima podjetje sklenjene in se izvajajo, morajo imeti določen rok veljavnosti

in se izvajajo v okviru tega roka.

Posledica: V primeru, da je rok veljavnosti pogodbe potekel, pogodba ni veljavna. Podjetje nima

pravne varnosti in agent lahko oporeka vsem določbam, zapisanim v pogodbi.

Vzrok: Rok veljavnosti v pogodbah je potekel.

PRIPOROČILO št. 3: Predlagamo, da vodstvo prodaje ponovno pregleda vse pogodbe s

posredniki in ugotovi rok veljavnosti pogodb. Dogovori se za pravila pri

določanju roka veljavnosti s primernim odpovednim rokom.

Pomembnost: 2

Odgovorna oseba za

izvedbo:

Vodja prodaje


UGOTOVITEV št. 4 Pri pregledu pogodb z agenti je bilo ugotovljeno, da nekatere pogodbe izstopajo po stroških provizije,

po obsegu prodane količine ali glede na cilje podjetja.

38

Stanje: Pri pregledu pogodb z agenti je bilo ugotovljeno da:

da pogodba št. A izstopa po stroških posredovanja (višji odstotek provizije, kot znaša

povprečje);

pogodba št. B se ne realizira v željenem obsegu. Posrednik ne proda dovolj velike količine

izdelkov;

pogodba št. C ni sklenjena v skladu s cilji podjetja X, ker se je od sklenitve pogodbe

spremenila vrsta prodaje, obseg prodaje in tržna situacija.

Sodilo: Pogodbe z agenti morajo biti sklenjene v skladu s cilji in pričakovanji podjetja X. Cilj je

prodaja izdelkov z visoko dodano vrednostjo po visoki prodajni premiji.

Posledica: Obstajajo tveganja za povečanje stroškov agentov več, kot je potrebno, agent ne proda

dovolj velike količine izdelkov in vrste izdelkov z visoko dodano vrednostjo po dovolj visoki prodajni

premiji.

Vzrok: Nekatere pogodbe z agenti ne omogočajo dosega ciljev podjetja.

PRIPOROČILO št. 4: Predlagamo, da vodstvo prodaje ponovno pregleda vse pogodbe z agenti in

jih uskladi s cilji podjetja in enotnimi smernicami, ki so:

pridobivanje novih kupcev,

z agenti poslovati po najnižjih možnih stroških ob zadostnem številu

ustreznih kupcev in naročil,


Pomembnost: 2

Odgovorna oseba za

izvedbo:

Vodja prodaje


UGOTOVITEV št. 5

Za kvalitetno kontrolo in obvladovanje tveganj ter povečanje uspešnosti prodaje izdelkov preko

agentov bi potrebovali dodatne analize.

Stanje: Obstoječe analize prodaje preko agentov ne dajejo dovolj informacij za kvalitetno kontrolo

uspešnosti poslovanja.

Sodilo: Za kvalitetno kontrolo poslovanja in presojo uspešnosti prodaje preko agentov bi potrebovali

analizo po naslednjih kriterijih:

količina prodaje po posredniku,

vrednost prodaje po posredniku,

prodajna premija v absolutnem znesku,

provizija v absolutnem znesku,

% provizije po pogodbi,

prodajna cena na tono izdelka,

prodajna premija na tono izdelka,

provizija na tono izdelka,

delež provizije v prodajni ceni,


Posledica: Brez dodatne analize so informacije o dejanskem poslovanju preko agentov površne.

39

Vzrok: Analize prodaje niso dovolj kvalitetne.

PRIPOROČILO št. 5: Predlagamo izdelavo analize »Prodajna premija po kupcih in agentih« z upoštevanimi kriteriji, navedenimi pod sodilo v informacijskem sistemu

Reporter. Analiza bo na voljo finančno računovodski službi in prodajni

službi.

Pomembnost: 2

Odgovorna oseba za

izvedbo:



UGOTOVITEV št. 6 Izbira agenta je ustno utemeljena na osnovi kriterijev, ki niso posebej zapisani.

Stanje: Pri izbiri agenta vodja prodaje upošteva vse dogovorjene kriterije v korist podjetja X, vendar

ta izbira ni pisno zavedena in se lahko čez leta pozabi.

Sodilo: Kriteriji za izbiro agenta so oblikovani in izbira pisno utemeljena.

Posledica: S sklenitvijo pogodbe z agentom se podjetje zaveže za nakup storitev kot vseh drugih

storitev, vendar te storitve niso takšne narave, da bi lahko dobili ponudbo treh agentov in izbrali

najugodnejšo. A če ni nobenega pisnega dokaza o izbiri agenta, ni možno dokazati, da je bil izbran res

najugodnejši agent za podjetje X ter ni možno dokazati, da je bilo ravnanje gospodarno.

Vzrok: Izbira posrednika ni pisno utemeljena, zato se za izbiro izgubi sled.

PRIPOROČILO št. 6: Predlagamo, da se izbira posrednika pisno utemelji in priloži k pogodbi.

Pomembnost: 3

Odgovorna oseba za

izvedbo:

Vodja prodaje


UGOTOVITEV št. 7

Plačilo kupca se evidentira ločeno v dva informacijska sistema, marketinški sistem MIS in finančno

računovodski sistem Sirena.

Stanje: Zaradi izvedbe vseh potrebnih kontrol se plačilo kupca evidentira ločeno v dva informacijska

sistema, marketinški sistem MIS in finančno računovodski sistem Sirena.

Sodilo: Plačilo kupca se evidentira na enem mestu, enkrat v enotno bazo in čim prej. Na voljo mora

biti vsem informacijskim sistemom.

Posledica: Tveganje za nastanek napake je večje, referent v FRS ima več dela in nižja je

produktivnost v finančno računovodski službi.

Vzrok: Neprilagodljivost informacijskih sistemov.

PRIPOROČILO št. 7: V podjetju naj dopolnijo IS tako, da bo možno evidentiranje kupčevega

plačila v en informacijski sistem in samo enkrat.

Pomembnost: 3

40

Odgovorna oseba za

izvedbo:



UGOTOVITEV št. 8 Način evidentiranja provizije agenta na osnovi dobavnega računa v IS MIS ni zapisano kot delovno

navodilo.

Stanje: Evidentiranja provizije agenta na osnovi dobavnega računa v IS MIS ni zapisano kot delovno

navodilo, čeprav je postopek zahteven.

Sodilo: Zaradi lažje zagotovitve nadomeščanja, je smiselno delovni postopek evidentiranja provizije

agenta v MIS zapisati kot delovno navodilo.

Posledica: Znanje o izvedbi vseh aktivnosti pri evidentiranju provizije agenta v MIS se med

zaposlenimi prenaša ustno, zato predstavlja večje tveganje napak kot v primeru odsotnosti referenta v

FRS.

Vzrok: Ne obstaja delovno navodilo za evidentiranje provizije agenta v MIS.

PRIPOROČILO št. 8: V podjetju naj pripravijo delovno navodilo za evidentiranje provizije agenta

v MIS na osnovi prejetega računa s strani agenta.

Pomembnost: 3

Odgovorna oseba za

izvedbo:



Vodstvo revidiranega področja je bilo z ugotovitvami in priporočili predhodno seznanjeno in nanje ni

imelo pripomb, razumelo je njihov pomen in se zavezalo k uresničitvi le-teh.

Spremljanje priporočil se bo izvajalo v skladu z vzpostavljenim sistemom notranjerevizijskega

izvajalca, ki vključuje:

predvideni rok uresničitve priporočil,

preverjanje in ovrednotenje odzivov poslovodstva na priporočila,

sporočanje o izvajanju priporočil upravi matičnega podjetja.

6 Izjava o skladnosti z Mednarodnimi standardi strokovnega ravnanja pri

notranjem revidiranju

Revizijske aktivnosti so bile izvedene v skladu z Mednarodnimi standardi strokovnega ravnanja pri

notranjem revidiranju.

Odziv revidiranca:

Prejemniki poročila:

Uprava podjetja X

41

Vodja FRS

Vodja prodaje

Pripravila: notranja revizorka T. A.

Notranjerevizijski predstojnik:

N. P.

Ljubljana, 05. 06. 2014

notranja revizija procesa sklepanja in izvajanja … · metode proučevanja in zbiranja podatkov...

Documents