第 2 章 工作簿与工作表初相识2

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2 工作簿与工作表

初相识第 2 章

Excel 中的数据都是在工作表中进行输入、编辑和管理的，一个工作簿中包含多个工作表。因

此要真正学会使用 Excel 来完成日常的工作，就必须先掌握 Excel 工作簿以及工作表对象的基本操

作，为下一步学习在 Excel 中操作数据打下坚实的基础。本章将讲解加密工作表、新建工作簿、退

出 Excel 程序、修复受损工作簿、插入工作表、重命名工作表以及移动和复制工作表等内容。

分钟秘笈

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Excel 高效办公实战秘技

我每天都要录入大量的数据，而每次按 Enter 键后其定位的方向都是同列的下

一个单元格，要想切换至其他方向的单元格时，就需要使用鼠标，很不方便，** 您

能教教我如何修改按 Enter 键后活动单元格的移动方向吗？

Q

A 没问题，其实很简单的，您只要在“Excel 选项”对话框中对 Enter 键进行重

新定位即可实现。

014招式 修改按Enter键后活动单元格的移动方向

1. 选择“高级”选项 2. 修改按 Enter 键后的定位方向

A选择“文件”选项卡中的“选项”命令，

B弹出“Excel 选项”对话框，在左侧列表框中

选择“高级”选项。

A在右侧列表的“编辑选项”选项区中单

击“方向”下三角按钮，展开其下拉列表，选择“向

右”选项，B单击“确定”按钮，即可修改按

Enter 键后的定位方向。

知识拓展

在通过 Enter 键定位活动单元格的移动方向时，除了可以定位向右的方向外，还可以定位向

下、向上和向左的方向。只要在“编辑选项”选项区中的“方向”下拉列表框中选择合适的选项即可

实现。

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我在编辑好人事类的工作簿后，不想让其他人看到其中的内容，以防止员工的资

料外传，** 您能教教我如何为工作簿加密吗？

Q

A 没问题。您只要使用“保护工作簿”功能即可为工作簿添加密码，而其他人没

有密码则不能打开该工作簿。

015招式 为员工档案表加密

1. 选择“信息”命令 2. 输入密码

A在右侧列表中，单击“保护工作簿”下三

角按钮，展开其下拉列表，选择“用密码进行加

密”选项，B弹出“加密文档”对话框，输入密码。

A打开本书配备的“素材 \ 第 2 章 \ 招式 15

为员工档案表加密 .xlsx”工作簿，B在“文件”

选项卡中选择“信息”命令。

3. 加密工作簿

A单击“确定”按钮，弹出“确认密码”对话框，再次输入相同的密码，B单击“确定”按钮，

即可为工作簿加密，并显示已加密的信息。

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分钟秘笈

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Excel 高效办公实战秘技

知识拓展

工作簿的保护功能十分强大，除了可以

为工作簿设置密码外，还可以将工作簿标记

为最终状态。A在“文件”选项卡中选择“信

息”命令，在右侧列表中单击“保护工作簿”

下三角按钮，展开其下拉列表，选择“标记

为最终状态”选项，B弹出提示框，单击“确

定”按钮，C再次弹出提示框，单击“确定”

按钮，即可将工作簿标记为最终状态。2

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启动 Excel 程序后，发现默认情况下是没有建立工作簿的，** 您能教教我如何

通过模板新建工作簿吗？

Q

A 没问题。您可以在 Excel 启动界面的“新建”列表中，根据自己的需要选择各

种模板进行创建。

016招式 通过模板新建课程表工作簿

1. 单击“创建”按钮 2. 通过模板创建工作簿

A启动 Excel 程序后，在“新建”列表中

选择“课程表 (6 天，包括课程分类 )”图标，

B弹出“课程表 (6 天，包括课程分类 )”对话框，

单击“创建”按钮。

这样即可通过模板完成课程表工作簿的创

建，得到最终效果。

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专家提示

除了可以通过上述方法新建工作簿外，还可以在电脑桌面上右击，在弹出的快捷菜单中选择“新

建”|“Microsoft Excel 工作表”命令，或者按快捷键 Ctrl ＋ N，快速创建工作簿。

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第 2 章 工作簿与工作表初相识2

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知识拓展

除了可以通过模板创建工作簿外，

还可以直接创建空白的工作簿。在 Excel

启动界面的“新建”列表中，单击“空

白工作簿”图标即可。

使用完 Excel 程序后，想退出该程序，以免占用计算机的运行内存，** 您能教教我

如何快速退出 Excel 程序吗？

Q

A 没问题。下面将为您介绍几种退出 Excel 程序的方法。

017招式 快速退出Excel 程序

1. 按钮退出法 2. 快捷菜单退出法

在 Excel 工作簿界面的标题栏上右击，弹出

快捷菜单，选择“关闭”命令，即可快速退出

Excel 程序。

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将鼠标指针移至 Excel 工作簿界面的右上

角，单击“关闭”按钮 ，即可快速退出 Excel

程序。

单击

单击

选择

专家提示

除了可以用上述方法快速退出 Excel 程序外，还可以按快捷键 Alt ＋ F4 快速退出。

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Excel 高效办公实战秘技

知识拓展

在 Excel 中，除了可以通过直接退出 Excel 程序关闭工作簿外，还可以使用“关闭”命令将工作簿

关闭而不退出 Excel 程序。A在“文件”选项卡中选择“关闭”命令，B即可直接关闭工作簿，而不退

出 Excel 程序。2

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在编辑工作簿中的数据时，有时需要打开多个工作簿进行数据对比，但是每次

都通过任务栏在这些工作簿之间切换很麻烦，且很浪费时间，** 您能教教我如何在

多个 Excel 工作簿之间快速切换吗？

Q

A 没问题。您可以使用“切换窗口”功能，在打开的下拉列表中选择需要查看的

工作簿选项，即可快速切换。

018招式 在多个Excel 工作簿之间快速切换

1. 单击“切换窗口”下三角按钮 2. 切换工作簿

A打开两个工作簿，B切换至“视图”选

项卡，在“窗口”面板中单击“切换窗口”下

三角按钮。

A在展开的下拉列表中选择合适的工作簿，

B即可快速切换至选择的工作簿，且该工作簿

处于当前激活状态。

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知识拓展

在 Excel 中，不仅可以快速切换 Excel 工作簿，还可以将多个工作簿并排查看，这样就可以同时浏

览多个工作簿。打开多个工作簿，在“视图”选项卡的“窗口”面板中单击“全部重排”按钮即可。

单击

在打开已经编辑好的工作簿时，发现工作簿已经被损坏，无法打开，** 您能教

教我如何修复受损的工作簿吗？

Q

A 没问题，其实很简单，您只要在打开已经被损坏的工作簿时，使用“打开并修复”

功能就可以快速恢复损坏的工作簿。

019招式 修复受损的加班记录工作簿

1. 单击“浏览”按钮 2. 选择“打开并修复”选项

A在 Excel 工作界面的“文件”选项卡中

选择“打开”命令，B在右侧列表中选择“计

算机”选项，并在展开的列表中单击“浏览”

按钮。

A弹出“打开”对话框，选择需要打开的

工作簿，B单击“打开”下三角按钮，展开其

下拉列表，选择“打开并修复”选项。

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Excel 高效办公实战秘技

3. 修复工作簿

A弹出提示框，提示是否修复，单击“修复”按钮，B打开 Excel 工作簿，并弹出“修复到”对话

框，单击“关闭”按钮，C关闭对话框，完成工作簿的修复操作。

知识拓展

Excel 中的“恢复”功能也十分强大，除了可以恢复被损坏的工作簿外，还可以在“C:\ 用户 \Administrator\

AppDate\Local\microsoft\OFFICE\Unsavefiles”文件夹下，恢复未保存的工作簿。A在“文件”选项卡

中选择“打开”命令，在右侧列表中单击“恢复未保存的工作簿”按钮，B弹出“打开”对话框，选择

合适的文档，单击“打开”按钮即可。

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在编辑好工作簿中的数据后，有时需要将数据发送给其他人看，但是其他人的计

算机中并没有安装 Excel 程序，** 您能教教我如何解决这个问题吗？

Q

A 没问题。您可以将编辑好的工作簿另存为 PDF 格式的文件，这样只需要使用简

单的 PDF 程序软件就可以查看工作簿数据了。

020招式 将出勤表工作簿另存为PDF文档★★★★★

第 2 章 工作簿与工作表初相识2

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1. 选择“另存为”命令 2. 选择 PDF(*.pdf) 选项

A在右侧列表中选择“计算机”选项，再

次展开列表，单击“浏览”按钮，B弹出“另

存为”对话框，单击“保存类型”下三角按钮，

展开其下拉列表，选择 PDF(*.pdf) 选项。

A打开本书配备的“素材 \ 第 2 章 \ 招式 20

将出勤表工作簿另存为 PDF 文档 .xlsx”工作簿，

B在“文件”选项卡中选择“另存为”命令。

3. 将工作簿另存为 PDF格式

A修改文件名和保存路径，

B单击“保存”按钮，C即可将

工作簿另存为 PDF 格式的文件。

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知识拓展

在将工作簿另存为 PDF 格式的文件时，如果工作簿中包含多张工

作表，则可以通过“选项”功能调整工作簿的发布内容。A在“另存为”

对话框中单击“选项”按钮，B弹出“选项”对话框，在“发布内容”

选项区中选中“整个工作簿”单选按钮，单击“确定”按钮，即可发布

整个工作簿中的内容。

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Excel 高效办公实战秘技

保存一个工作簿后，有时候会忘记该工作簿的保存路径，以致于不敢关闭该工

作簿，** 您能教教我如何查看工作簿的保存路径吗？

Q

A 没问题。您可以在“信息”界面中查看到打开工作簿的保存路径。

021招式 查看员工档案工作簿的保存路径★★★★★

1. 选择“信息”命令 2. 显示工作簿保存路径

A打开本书配备的“素材 \ 第 2 章 \ 招式 21

查看员工档案工作簿的保存路径 .xlsx”工作簿，

B在“文件”选项卡中选择“信息”命令。

展开“信息”界面，将显示打开工作簿的

保存路径。

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知识拓展

在看到工作簿的保存路径后，用户也可以使用“打开文件位置”功能打开工作簿文件所在的窗口。

A在工作路径上单击鼠标左键，弹出下拉菜单，选择“打开文件位置”命令，B即可打开文件所在的窗口。

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