分断されたドキュメントプロセス（日本版） · 2020-02-25 ·...

An IDC InfoBrief, Sponsored by Adobe | March 2015

隠れた可能性、大きなリターン分断されたドキュメントプロセス（日本版）

Document 254218

pg 2

An IDC InfoBrief, Sponsored by Adobe

隠れた機会、大きなリターン

分断されたドキュメントプロセス（日本版）

エグゼクティブサマリー

逆に言うと、分断されたドキュメントプロセスには深刻な影響があり、売上、売上計上、監査に悪影響が及ぶ。

の回答者がドキュメントプロセスの問題が売上計上および監査に影響を及ぼすとしている

50%の回答者が可視性の欠如が計画、予測、予算作成に対し悪影響を及ぼすとしている

23%の回答者が機密／秘密情報の漏洩のリスクを挙げている。これは、他の地域の4倍に達する

40%

日本における営業、人事、購買、法務、その他の部門の幹部とマネージャーは、「分断されたドキュメントプロセス」の解決によって以下のメリットがあると考えている。

32%コスト削減売上増加

24% 27%リスク低減

pg 3




モビリティとコネクティビティ（ネットワーク接続）によって生活と仕事の仕方が根本的に変化している。企業組織は「モバイル／コネクテッドな」顧客とワークフローをサポートする必要があり、さもなければ取り残されることになる。

モバイルは必須条件

の日本のインフォメーションワーカーが、今日仕事のためにモバイル機器（スマートフォンやタブレット）を使用。今後12か月以内にほぼ4分の3（57％）になると予測される

54%が、顧客はモバイル機器を使用して自社との対話を望んでいると回答24%

が、週の一部において自分のオフィス以外の場所で仕事をしている80%

先進国において今日インターネットを使用している人の比率（2018年には86％と予測される）

先進国においてインターネットユーザーでアクセス手段としてモバイル機器を使用しているユーザーの比率（2018年には92％と予測される）

82% 81%

ビジネスにおけるデジタル化の進展に伴ってドキュメントの分断はより顕在化している。

pg 4




日本企業は ERP、CRM、HCM、SCM等への投資に出遅れている。

エンタープライズアプリケーションを導入している企業であっても、重要なビジネスプロセスは依然として分断され、不連続なエクスペリエンスである。

分断されたドキュメント

の日本企業が、1つ以上のエンタープライズアプリケーションを使用している。日本以外では88％63%

の日本のビジネスリーダーが、社内のさまざまなシステム／アプリケーションが相互に「連携していない」としている

が、ドキュメントをやりとりする必要のある社外の人々が異なるシステム／アプリケーションを使用していると回答している

が、これらの問題のいずれか、あるいは両方を指摘している53%

42%

32%

pg 5




ビジネスドキュメントに必要な情報は、多くの場合、複数のシステム（「デジタルサイロ」）に含まれているため、ドキュメントプロセスは以下の性質になることが多い。

分断されたドキュメントの隠れたリスク

脆弱でミスが起こりやすい

可視性（ビジビリティ）と追跡性（トレーサビリティ）の欠如

人的依存性が高く時間がかかる

の日本のビジネスリーダーが、契約書の署名、イニシャル、日付の欠落（あるいは誤った署名者によって署名された文書）や、署名された契約書のすべての写しが揃っているかどうかを把握できていない

が、プロセスの状況と可視性を得ることが困難であるとしている

が、ドキュメントの回覧、レビュー、承認に時間がかかり過ぎるとしている

が、文書が適切な人によって見られたか／レビューされたか／署名されたか把握できないとしている

33% のスタッフの時間が管理作業に費やされている32%

47%が、ドキュメントまたはそのバージョンを重要なコンテキストに関連付ける困難さを挙げている

23%

が、機密情報が誤って漏洩しているとしている。他国と比較すると、日本で特に大きな懸念となっている

23%

33%

27%

が、ドキュメントのファイリングの間違いや紛失を挙げている43%

pg 6




日本における業務チームは、汎用の生産性向上／コラボレーションツールの寄せ集めを使用しており、場当たり的なソリューションによって分断されたドキュメントへの対処を強いられている。

分断されたドキュメントの隠れたコスト

の日本のインフォメーションワーカーが、頻繁に情報のコピー／ペースト、あるいは再入力をする必要があり、文書を印刷して署名またはフォームへの記入をした後でそれらをスキャンし再び電子化する必要があるとしている

41%

が、紙の形態でのドキュメントのファイリングが必要であるとしている37%

また、これらの業務チームではより多くの紙による処理を強いられている。

pg 7




分断されたドキュメントへの対処によるビジネス上のメリット

が、ドキュメントプロセスの改善によってエラー、

作業のやり直し、コストが低減されるとしている

が、各部門の生産性が向上するとしている

が、ビジネス／コンプライアンスリスクが軽減される

としている

73% 53%43%

が、顧客満足度やブランド価値が向上するとしている

57%

の日本のビジネスリーダーが、ドキュメントプロセスにおけるギャップの解消によって売上／ビジネス結果の実現までの時間の短縮と、新製品／サービスの市場投入の迅速化が可能であるとしている

47%

常に繋がったコネクテッドな文書環境を確立した組織では、収益の保全と迅速化、時間と費用の節約、リスクの軽減、顧客エクスペリエンスの改善が実現される。

pg 8




ベストプラクティス #1: 評価各企業では、フロントオフィス（顧客向け）およびバックオフィス（サポート）の両方のドキュメントベースのビジネスプロセスの評価を行う必要がある。

• ビジネスリーダーと業務チームにインタビューを行い、ドキュメントプロセスにおけるギャップを特定する

» すべての部門において恩恵を受けるドキュメントプロセスのリストを作成

• ROIおよびステークホルダーの準備状況によってランク付けしたプロジェクト候補のリストを作成する。当初の候補として適切なものには以下が含まれる。

» 売上生成およびその他の顧客向けのビジネスプロセス » 人事や採用などの戦略的人事プロセス » 調達 » 法務

IDCの提言

pg 9




ベストプラクティス #2: 標準化• テクノロジーアプローチの標準化。優れたソリューションには、次のような

特徴がある。

» 既存のプロセスやシステムとの統合

» 顧客や従業員が直感的かつ容易に使用可能

» 簡易かつ迅速にシステム展開と管理が可能

» 業界標準のセキュリティへの準拠

» 経験豊富で信頼できるプロバイダーによる提供

IDCの提言

pg 10




競争優位に立つという意味においてドキュメントプロセスは極めて重要である。各企業では、フロントオフィス

（顧客向け）およびバックオフィス（サポート）におけるビジネスプロセスのギャップを解消する必要がある。

アクションに対するリターン

ドキュメント分断への対処によるリターンには説得力がある。

32%コスト削減売上拡大

24% 27%リスク低減

pg 11




• 機敏な競合他社はこの機会を活用する。後れを取るリスクを冒すべきではない

• ビジネスにおけるデジタル化の進展に伴って分断されたドキュメントプロセスはより顕在化する一方である

• 技術およびコスト面でのハードルは比較的低水準である

» 細分化したアプローチが可能である。すなわち、部門のマネージャーがベンダーおよびコンサルタントを利用して解決を図ることが可能

» しかし、最大のメリットを実現するためには、標準化されたアプローチを取り、これを組織のコンピテンシーとすることである

» これは、ビジネス部門とIT部門の協力によって高いROIを実現するチャンスである

結論行動すべき時は今

最大のメリットを享受するためには、標準化されたアプローチを取り、これを組織のコンピテンシーとすることである。

pg 12




本InfoBriefにおいて記載しているデータは、米国、英国、フランス、ドイツ、日本、オーストラリアにおける、ビジネス部門リーダー、IT部門リーダー、インフォメーションワーカーの計1,518人を対象として2014年 11月に実施された、IDCのグローバルなWebベースの調査である「Global Document Processes」調査に基づく。サンプルは各国均等に割り当てられ、対象は広範な業種と規模の企業に渡っている（回答者の60％は従業員が1,000人以上の企業からの回答者である）。

日本のサンプル数（n）= 256人には、インフォメーションワーカー157人、ビジネス部門リーダー30人、IT部門リーダー69人が含まれている。幅広い規模と業種の企業が含まれている。

調査方法

分断されたドキュメントプロセス（日本版） · 2020-02-25 ·...

Documents