okŁadka on na aktywność - regranting...okŁadka on na aktywność - regranting wybierz, jeśli...

OKŁADKA

Bon na aktywność - regranting

Wybierz, jeśli chcesz, aby:

• organizacje miały prostsze procedury ubiegania się i rozliczania środków samorządowych

• nastąpił wzrost inwestycji w aktywność społeczną mieszkańców

• obsługą małych dotacji zajęła się organizacja pozarządowa

Nazwa zadania

……………………………………………………………………

Strefa pożytku(obszar) :

……………………………………………………………………………

Instrukcja

Model Kontraktowania Usług Społecznych (MKUS) składa się z:

PORADNIKA, w którym opisana jest część teoretyczna, oraz

KREATORA MKUS, przy użyciu którego można w praktyczny sposób, samodzielnie

wykonać analizę zmiany realizacji zadania publicznego.

Kreator udostępniony jest w wersji interaktywnej na stronie www.kreator.zlecaniezadan.pl

i na podstawie wprowadzanych danych generuje gotowe raporty oraz wyniki

przeprowadzanych analiz dla Twojego zadania.

Aby wykonać analizę zmiany realizacji zadania publicznego należy wybrać jeden z

poniższych typów zlecania zadań zgodnie z Modelem:

1. Bon na aktywność – regranting

2. Zlecanie usług

3. Zlecanie instytucji

4. Kooperacyjne rozwiązywanie problemów

Niniejszym przedstawiamy Państwu ZESZYT DZIAŁAŃ dla typu Bon na aktywność -

regranting, który stanowi uproszczoną drukowaną wersję KREATORA. Zeszyt działań

przeznaczony jest dla tych osób, które nie zdecydują się na prace w wersji interaktywnej lub

rozpoczną ją w późniejszym czasie np. po to aby uzyskać spersonalizowany raport.

Zeszyt działań dla typu Bon na aktywność – regranting, służy do pracy tylko w tym

wybranym typie zlecenia. Z poniższym Zeszytem w praktyczny sposób samodzielnie

zaprojektujesz przekazanie wybranego zadania publicznego zgodnie z typem „Bon na

aktywność - regranting” w oparciu o przykład: regranting w sporcie .Aby przejść przez

proces zlecania zadań w innym typie, skorzystaj z pozostałych Zeszytów działań.

Zeszyt podzielony jest na dwie części. Część I opisuje trzy etapy procesu zlecenia zadania,

natomiast w Części II umieszczone są materiały pomocnicze.

CZĘŚĆ PIERWSZA prowadzi przez wszystkie etapy Modelu:

Etap 1- Przygotowanie do zmiany

Etap 2- Wprowadzenie zmiany

Etap 3- Plan pracy

Każdy etap zawiera kluczowe pytania, które nadają główny kierunek działania

pracującemu/pracującej z zeszytem. Do formułowania tych odpowiedzi mogą posłużyć

narzędzia, opracowane w taki sposób, aby ułatwić użytkownikowi/użytkowniczce

samodzielne zaplanowanie całego procesu i zrealizowanie go zgodnie z określonym przez

siebie harmonogramem.

CZĘŚĆ DRUGA składa się z materiałów pomocniczych np. wzorów ankiet, pism, scenariuszy

spotkań i wywiadów, pełniących wspierającą rolę w przejściu przez kolejne etapy Modelu.

Ich użycie jest fakultatywne jednak warto do nich sięgać w dowolnym momencie pracy z

częścią pierwszą.

Użytkownik/użytkowniczka niniejszego zeszytu, w zależności od własnych potrzeb, czasu,

czy też ilości posiadanych danych, sam decyduje, z którego narzędzia lub materiału

pomocniczego chce skorzystać i w którym momencie będą one dla niego użyteczne.

http://www.kreator.zlecaniezadan.pl/

Spis treści

Spis treści CZĘŚĆ I ................................................................................................................................................. 4

Etap 1. Przygotowanie do zmiany ....................................................................................................... 6

Etap 2. Wprowadzenie zmiany .......................................................................................................... 14

Etap 3. Plan pracy .............................................................................................................................. 29

Część II ................................................................................................................................................... 30

Spis materiałów dodatkowych: ......................................................................................................... 31

Materiały dodatkowe ........................................................................................................................ 32

CZĘŚĆ I

Grafika:

Przygotowanie do zmiany

W tym etapie będziesz mógł/a odpowiedzieć na dwa kluczowe pytania:

• czy wprowadzenie Bonu na aktywność - regrantingu jest POTRZEBNE w Twoim samorządzie?

• czy wprowadzenie Bonu na aktywność - regrantingu jest MOŻLIWE w Twoim samorządzie?

Wprowadzenie zmiany

W tym etapie zaplanujesz JAK wprowadzić Bon na aktywność - regranting w Twoim samorządzie.

Plan pracy

Na podsumowanie prac z kreatorem możesz sporządzić pełny HARMONOGRAM przeprowadzenia

zmiany.

Etap 1. Przygotowanie do zmiany Pierwszym etapem we wdrażaniu Modelu jest przygotowanie do zmiany. Niezbędne jest

odpowiedzenie na pytanie, czy wprowadzenie Bonu na aktywność - regrantingu jest potrzebne, i czy

jest możliwe w Twoim samorządzie.

Udzielenie odpowiedzi na te pytania będzie możliwe, dzięki analizie wybranych obszarów - w tym

potrzeb mieszkańców, ich oczekiwań, zastanowieniu się nad potencjalnym operatorem, wpływem na

wizerunek samorządu, czy koniecznymi zmianami prawnymi i zaplanowaniem finansów.

Ten etap pomoże ci znaleźć odpowiedź na dwa kluczowe pytania:

• czy wprowadzenie Bonu na aktywność - regrantingu jest POTRZEBNE w Twoim samorządzie?

• czy wprowadzenie Bonu na aktywność - regrantingu jest MOŻLIWE w Twoim samorządzie?

1. Jakie są przesłanki wprowadzenia Bonu na aktywność – regrantingu?

Zastanów się i wypisz, jakie są przesłanki do wprowadzenia Bonu na aktywność - regrantingu? Jakich

zmian oczekujesz po jego wprowadzeniu w Twoim samorządzie?

Możesz wybrać spośród przesłanek, które najczęściej przemawiały za wprowadzeniem Bonu na

aktywność - regrantingu w innych samorządach lub wpisać samodzielnie

uproszczenie procedur dotacyjnych dla organizacji pozarządowych

umożliwienie korzystania z dotacji grupom nieformalnym

zwiększenie zaangażowania wybranych grup społecznych

chęć wzmocnienia organizacji, która mogłaby być operatorem dotacji

2. Jakie grupy mieszkańców skorzystają z wprowadzenia Bonu na aktywność – regrantingu? Jakie

są ich potrzeby?

Wypisz grupy mieszkańców, które skorzystają z wprowadzenia Bonu na aktywność - regrantingu,

określ ich potrzeby. Wskaż, jakie są źródła tej wiedzy (np. wykonane badania, wnioski z

przeprowadzonych spotkań, itp.)

Grupy Potrzeby Źródła wiedzy

Wskazówka: Jeśli nie wiesz jak odpowiedzieć na powyższe pytanie, skorzystaj z narzędzia: „Analiza

potrzeb odbiorców”

Od tego momentu inny kolor tła (jest to narzędzie)

„Analiza potrzeb odbiorców”

Identyfikacja grup odbiorców

Zastanów się jakie grupy mieszkańców i/lub ich organizacji mogłyby potencjalnie skorzystać z

wprowadzenia Bonu na aktywność - regrantingu. Mogą być to grupy/organizacje bezpośrednio

otrzymujące dotację, albo odbiorcy działań tych grup/organizacji. Zaznacz właściwe spośród

poniższych propozycji i doprecyzuj sposób ich identyfikacji (np. seniorzy, młodzież, kluby sportowe).

Grupy mieszkańców

Przykład: Dzieci, młodzież, rodzice, przedstawiciele klubów sportowych, nauczyciele

Grupy nieformalne

Przykład: UKSy, zespoły taneczne, "dzikie drużyny piłkarskie"

Organizacje pozarządowe

Przykład: Kluby sportowe, Stowarzyszenia Jeździeckie, Stowarzyszenia taneczne

Zebranie posiadanych danych

Zastanów się jakie dane na temat powyższych grup już posiadasz, z jakich danych dostępnych w

oficjalnych dokumentach możesz skorzystać. Wypisz te źródła informacji:

Przykład: Raport dot. dotyczący rozwoju sportu w gminie na lata 2010-2014

Planowanie pozyskiwania dodatkowych danych

Zastanów się w jaki sposób dotrzeć do powyższych grup, jakie narzędzia będą najbardziej

odpowiednie, na jakie masz czas i środki? Na tym etapie konieczne jest przygotowanie materiałów

dodatkowych i przeprowadzenie czynności, które określiłeś/aś poniżej.

Wypisz narzędzia i metody jakimi zamierzasz dotrzeć do w/w grup

Zobacz przykładowe materiały dodatkowe: scenariusz spotkania, ankieta, jak zrobić ankietę

internetową.

Przykład: ankieta dla rodziców w zakresie potrzeb dot. aktywności w obszarze kultury fizycznej i

sportu; ankieta internetowa dla młodzieży; spotkanie z przedstawicielami klubów; pismo do

dyrektorów szkół

!!! Przykładowe materiały pomocnicze dostępne są w II części Zeszytu na str. XY

Analiza danych

Na podstawie zebranych danych dokonaj ich analizy. Szukaj prawidłowości i powtórzeń.

A) Wypisz potrzeby, które pojawiają się najczęściej.

B) Sprawdź, czy potrzeby wskazywane przez różne grupy nie wykluczają się.

C) Zastanów się, które z potrzeb są możliwe do realizacji, a które nie mogą zostać zrealizowane (ze

względu na koszty, czas, nieadekwatność do zadań samorządu).

Koniec narzędzia (inne tło do tego momentu)

3. Jakie aktywności będą mogły być realizowane w ramach bonu na aktywność – regrantingu?

Napisz jakie rodzaje aktywności będą mogły być realizowane w ramach Bonu na aktywność –

regrantingu:

Przykład: młodzieżowy turniej piłkarski, małe inicjatywy sportowe z okazji dnia dziecka, zawody

sportowe organizowane przez mieszkańców osiedla, turniej ojcowie kontra synowie na os. XX z okazji

dnia ojca

4. Czy są organizacje, które mogłyby zostać operatorem regrantingu?

Podaj przykłady takich organizacji (uwzględnij niezbędne zasoby i potencjał, którymi powinny się

charakteryzować, aby ewentualnie podjąć się roli operatora regrantingu).

5. Jaka będzie reakcja na wprowadzenie Bonu na aktywność – regrantingu?

Zastanów się w jaki sposób na zmianę zareagują różne grupy interesariuszy. Jak zareagują urzędnicy,

radni, organizacje pozarządowe. Podziel te grupy na sojuszników i oponentów.

Sojusznicy Oponenci


interesariuszy i ich nastawienia”


„Analiza interesariuszy i ich nastawienia”

Określ grupy

Wypisz grupy osób bezpośrednio lub pośrednio związanych z realizacją zadania w podziale na rolę

jakie będą pełnić w związku z realizacją działania

Odbiorcy zadania

Przykład: mieszkańcy, dzieci i młodzież, grupy nieformalne

Zlecający zadanie

Przykład: urząd, radni, Gminny Ośrodek Sportu i Rekreacji

Realizatorzy zadania (potencjalni operatorzy, realizatorzy małych grantów)

Przykład: LGD, LGR, Ośrodki sieci SPLOT, Kluby Sportowe, Stowarzyszenia sportowe, Uczniowskie

Kluby Sportowe, Towarzystwa Krzewienia Kultury, Kluby piłkarskie

Zaplanuj pozyskiwanie danych dot. oczekiwań w/w grup

Zastanów się w jaki sposób dotrzeć do powyższych grup odbiorców, realizatorów, zlecających, jakie

środki będą najbardziej odpowiednie, na jakie masz czas i środki? Do zdobycia tych informacji mogą

posłużyć np.: ankiety, wywiady z przedstawicielami tych grup, spotkania osobiste, analiza

dotychczasowych działań przekazicieli/lek (np. wypowiedzi w mediach).Zaznacz z których chcesz

skorzystać:

– papierowa_______________________________________________

__________________________

spotkanie_______________________________________________

_________

___________________________________________


Analiza zebranego materiału - oponenci

Wypisz grupy, instytucje, które mogą być przeciwne wprowadzeniu Bonu na aktywność. Zastanów się,

które z tych grup można spróbować przekonać do zmiany? Wypisz argumenty, którymi możesz te

grupy przekonać.

Oponenci Argumenty

Analiza zebranego materiału - sojusznicy

Wypisz grupy, instytucje, które mogą być sojusznikiem zmiany. Zastanów się, które z nich możesz

zaangażować do przekonania innych. Dopisz do nich działania, w które możesz zaangażować

sojuszników.

Sojusznicy Działania


6. W jaki sposób wprowadzenie Bonu na aktywność – regrantingu, wpłynie na wizerunek

wewnętrzny i zewnętrzny samorządu?

Wypisz pozytywne konsekwencje i negatywne konsekwencje:

Pozytywne Negatywne

7. Z jakimi lokalnymi dokumentami strategicznymi zgodne jest wprowadzenie Bonu na aktywność –

regrantingu?

Wypisz dokumenty, oraz wskaż miejsca (np. priorytet/działanie), z którym zgodne jest wprowadzenie

Bonu na aktywność - regranting.

Przygotowując się do realizacji zadania publicznego samorząd powinien przeanalizować spójność

zamierzonych do osiągnięcia celów i rezultatów z dokumentami strategicznymi w następujących

aspektach: - zakres zadania, a cele jakie mają zostać osiągnięte, - zakres zadania narzucony jest

przepisami prawa, ale odpowiednie zdefiniowanie celów pozwala nam na wpisanie się w inne

przedsięwzięcia adresowane do tej samej grupy osób - grupa uczestników, - podmiot realizujący

zadanie, - działań podejmowanych w ramach zadania, - planowanych do osiągniecia rezultatów.

Programy gminne

Przykład: Strategia rozwoju gminy w zakresie kultury fizycznej; strategia rozwiązywania problemów

społecznych gminy; program ochrony i promocji zdrowia dla mieszkańców; roczny i/lub wieloletni

program współpracy z organizacjami pozarządowymi

Programy powiatowe

Przykład: Strategia rozwoju powiatu; powiatowy program rozwiązywania problemów społecznych;

program profilaktyki i promocji zdrowia

Programy wojewódzkie

Przykład: Regionalny program operacyjny dla województwa; strategia województwa w zakresie

polityki społecznej; program profilaktyki i promocji zdrowia

8. Jakich zmian prawnych w lokalnym prawie wymaga wprowadzenie Bonu na aktywność –

regrantingu?

Zaznacz w jakich dokumentach należy przeprowadzić zmiany prawne oraz wskaż w jakich obszarach

należy dokonać zmian.

roczny program współpracy

wieloletni program współpracy

inne

Etap 2. Wprowadzenie zmiany Drugim etapem we wdrażaniu Modelu jest „wprowadzenie zmiany”. Na tym etapie będziesz mógł/a

zaplanować konkretne działania, które pozwolą na wprowadzenie Bonu na aktywność - regrantingu

w Twoim samorządzie.

W tym etapie zaplanujesz JAK wprowadzić Bon na aktywność - regranting w Twoim samorządzie.

1. Jakie wsparcie potrzebne jest dla potencjalnego operatora

Napisz, jakiego wsparcia samorząd powinien udzielić potencjalnemu operatorowi. Jeżeli operator nie

wymaga wsparcia lub nie jest możliwe udzielenie go - napisz to w odpowiedzi na pytanie.


organizacji i planowanie wsparcia”


„Analiza organizacji i planowanie wsparcia”

Identyfikacja organizacji

Zastanów się i wypisz, czy na terenie Twojego samorządu lub poza nim, istnieją organizacje

pozarządowe, które mogą być operatorami regrantingu w wybranym przez Ciebie obszarze?

Wykorzystaj:

- dane o organizacjach działających na obszarze Twojego samorządu

- dane o organizacjach sąsiednich samorządów

- dane o organizacjach dostępnych na stronie www.ngo.pl

Przykład: Lokalna Grupa Działania, Ośrodki Sieci Splot

Analiza potrzeb organizacji

Zastanów się czy organizacje dysponują niezbędnymi w kontekście planowanego zadania zasobami

dotyczącymi m.in.: kadry, infrastruktury, doświadczenia, wiedzy, potencjału finansowego itp.

Wypisz czego w związku z powyższym im brakuje. Na tym etapie pomocne będzie przeprowadzenie

rozmów z potencjalnymi organizacjami oraz organizacjami wspierającymi (SPLOT, OFOP).

Zasoby lokalowe

Sprzęt

Posiadane kadry

Wiedza i doświadczenie kadry

Doświadczenie organizacji

Potencjał finansowy

Inne

Przykład:niewielka liczba pracowników etatowych, brak doświadczenia w udzielaniu dotacji, brak

płynności finansowej

Planowanie wsparcia

Zastanów się jakiego wsparcia potrzebują potencjalni realizatorzy zadania w kontekście w/w braków

aby móc realizować zadanie. Wypisz jakiego wsparcia, organizacjom pozarządowym, może udzielić

Twój samorząd.

Przykład: zorganizowanie wizyty studyjnej, zapewnienie środków na pokrycie kosztów

administracyjnych/osobowych związanych z realizacją zadania, zorganizowanie szkoleń z udziałem

zainteresowanych organizacji, zapewnienie udziału przedstawicieli/lek organizacji w ocenie wniosków



2. W jaki sposób przeprowadzić działania komunikacyjne związane z wprowadzeniem Bonu na

aktywność - regrantingu?

Na podstawie zebranych wcześniej danych (analiza interesariuszy, analiza odbiorców) wypisz jakie

działania komunikacyjne podejmiesz - skierowane do wewnątrz urzędu i na zewnątrz.

Wskazówka: Jeśli nie wiesz jak odpowiedzieć na powyższe pytanie, skorzystaj z narzędzia: „Działania

komunikacyjne”


Informowanie urzędników, radnych o planowanej zmianie

Napisz w jaki sposób przeprowadzisz działania komunikacyjne wewnątrz urzędu (np. spotkanie,

informacja wysłana pocztą elektroniczną, komisja radnych, itp...).

Przykład: informacja wysłana pocztą elektroniczną, komisja radnych, wystąpienie na sesji rady gminy,

spotkanie informacyjne, wysyłka pocztą elektroniczną

Działania komunikacyjne skierowane do potencjalnych oponentów

Napisz jakie działania podejmiesz, by dotrzeć do potencjalnych oponentów, jakie argumenty

zastosujesz, by przekonać ich do Bonu na aktywność?

Przykład: włączyć w pracę nad zdefiniowaniem zakresu realizacji zadania, wskazać w jaki sposób

będzie sprawowany nadzór nad zadaniem, wskazać na korzystne zmiany i oddziaływanie społeczne

nowej formy realizacji zadania

Działania komunikacyjne skierowane do potencjalnych sojuszników

Napisz jakie działania podejmiesz, by zaangażować do informowania o zmianie potencjalnych

sojuszników Bonu na aktywność (np. prośba o udział w spotkaniu informacyjnym, prośba o wysłanie

informacji do innych organizacji pozarządowych, itp.).

Przykład: prośba o udział w spotkaniu informacyjnym, prośba o wysłanie informacji do innych

organizacji pozarządowych


3. W jaki sposób przygotowany zostanie standard działania operatora?

Napisz jak zagwarantowana zostanie wysoka jakość realizacji zadania, dzięki wprowadzeniu

standardu funkcjonowania operatora.

Wskazówka: Jeśli nie wiesz jak odpowiedzieć na powyższe pytanie, skorzystaj z narzędzia: „Standard

działania operatora”


„Standard działania operatora”

Powołanie zespołu standaryzacyjnego

Zaznacz i napisz, kto konkretnie powinien wchodzić w skład zespołu standaryzacyjnego. Zaplanuj w

jakim terminie odbędą się jego prace oraz kto będzie za nie odpowiedzialny.

Standard nie powinien być opracowany wyłącznie wewnątrz urzędu. Do tego procesu powinni być

zaproszeni również potencjalni operatorzy oraz przedstawiciele grup/organizacji, które będą mogły

korzystać z Bonu na aktywność - regrantingu.

potencjalni operatorzy _______________________________________________________

przedstawiciele urzędu_______________________________________________________

przedstawiciele organizacji/grup

nieformalnych_______________________________________________________

eksperci_______________________________________________________

inni_______________________________________________________

Główne obszary standaryzacji

Zaznacz poniżej, które elementy działania operatora zostaną poddane standaryzacji. Zespół

standaryzacyjny może zająć się wybranymi, lub wszystkim elementami działania operatora.

Do pól obok możesz wpisać szczegółowe elementy, jakimi powinien zająć się zespół standaryzacyjny

lub propozycje, które powinny zostać przez niego rozważone.

sposób informowania o konkursie

wzór wniosku

wzór umowy

wzór sprawozdania

wsparcie dla potencjalnych wnioskodawców

wsparcie dla realizatorów zadań

sposób promocji

sposób oceny, w tym skład komisji konkursowych

koszty możliwe do pokrywania z dotacji, wkład własny

inne


Wprowadzenie standardu

Wskaż w jakiej formie obowiązywać będzie standard dla operatora.

Ustalenia zespołu standaryzacyjnego powinny być ostatecznie zaakceptowane przez odpowiednią

osobę z organu wykonawczego samorządu.

załącznik do ogłoszenia konkursowego

element treści w ogłoszeniu konkursowym

dodatkowe zapisy w umowie

zobowiązanie operatora w ofercie na realizację zadania publicznego


4. W jaki sposób przeprowadzone zostaną zmiany prawne oraz przygotowane zostaną inne

niezbędne dokumenty?

Napisz w jaki sposób przygotowane zostaną zmiany prawne oraz dokumenty niezbędne do ogłoszenia

konkursu na operatora Bonu na aktywność - regrantingu. Zaplanuj czas w jakim zostanie to

przygotowane i kto będzie za to odpowiedzialny.

Wskazówka: Jeśli nie wiesz jak odpowiedzieć na powyższe pytanie, skorzystaj z narzędzia:

„Opracowanie dokumentów prawnych”


„Opracowanie dokumentów prawnych”

Wprowadzenie niezbędnych zapisów w programach współpracy

Napisz treść zmian, jakich należy dokonać w programie współpracy.

Wpisz w jakim terminie przygotowane zostaną i wprowadzone zostaną zmiany w programie

współpracy. Podaj osobę odpowiedzialną za ten proces.

Przykład:

Rozdział X Formy współpracy

Współpraca z organizacjami pozarządowymi odbywa się m.in. w formie:

1) zlecania organizacjom realizacji zadań finansowanych ze środków publicznych na zasadach

określonych w ustawie oraz w trybach określonych w odrębnych przepisach prawa

Rozdział X Zadania priorytetowe

Zadania priorytetowe realizowane w ramach Programu współpracy w zakresie rozwoju społeczności

lokalnej:

1. wspieranie inicjatyw mieszkańców, w szczególności poprzez Fundusz Sportowych Inicjatyw

Lokalnych.

Przygotowanie ogłoszenia o otwartym konkursie ofert

Wpisz najważniejsze elementy (poza obowiązkowymi elementami z Ustawy o działalności pożytku

publicznego i o wolontariacie), które powinny znaleźć się w ogłoszeniu konkursowym.

Wpisz w jakim terminie zostaną przygotowane dokumenty i kto będzie odpowiedzialny za ten proces.

Pamiętaj, aby w ogłoszeniu zawrzeć wymóg, by podmiot zgłaszający ofertę opisał kto będzie mógł

ubiegać się o środki finansowe, jakie procedury zostaną zastosowane, z iloma podmiotami planuje

zawrzeć umowę na realizację zadania itd.

Przykład:

Przykładowe sformułowania w konkursie ofert:

(…)

Celem otwartego konkursu ofert jest wyłonienie podmiotu zwanego dalej operatorem, który

przeprowadzi Gminny Program Regrantingowy, zwany dalej Programem, od momentu ogłoszenia

konkursu do momentu rozliczenia przyznanych w jego ramach mikrograntów.

(…)

2Obszary zadań wraz z typami preferowanych projektów przewidziane do wsparcia mikrograntami:

a) kultura fizyczna, sport i rekreacja:

organizacja wydarzeń sportowo-rekreacyjnych

organizacja i udział we współzawodnictwie sportowym na terenie gminy oraz poza granicami

gminy,

organizacja i uczestnictwo w imprezach sportowo – rekreacyjnych.

poprzez udzielenie wsparcia finansowego, o którym mowa w art. 11 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 24

kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. nr 234 poz. 1536

z późn. zm.) zwanej dalej „ustawą”.

(…)

Mikrogranty to dotacje w rozumieniu art. 127 ust. 1 pkt. 1 lit. E oraz art. 221 ustawy z dnia 27

sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.) przeznaczonymi na

realizację zadań publicznych wskazanych powyżej.

(…)

Podmiot uprawniony do składania oferty na operatora Programu powinien:

a) wykazać się doświadczeniem we wspieraniu sektora pozarządowego i/lub grup

nieformalnych;

b) wykazać się przygotowaniem merytorycznym i co najmniej 3 letnim doświadczeniem pracy na

terenie gminy Nowosolna we wspieraniu sektora pozafinansowego i grup nieformalnych;

c) wykazać się doświadczeniem we współpracy międzysektorowej i animacyjnej.

(…)

Do zadań operatora, wybranego w ramach otwartego konkursu, będzie należało:

a) opracowanie dokumentacji Programu, w tym:

zasady przyznawania, wyboru, realizacji, kontroli, monitoringu i sprawozdawczości

mikroprojektów;

zasady wsparcia merytorycznego wnioskodawców i realizatorów mikroprojektów;

- zasad wyboru członków i prac komisji oceniającej złożone mikroprojekty, w pracach której ma brać

udział co najmniej jeden przedstawiciel Urzędu Gminy Nowosolna wskazany przez Wójta;

- wzorów dokumentów wykorzystywanych w Programie, w tym oferty, umowy oraz sprawozdania z

realizacji projektów (możliwe jest zastosowanie wzorów z rozporządzenia ministra

pracy i polityki społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru

umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego

zadania (Dz.U. z 2011, Nr 6, poz. 25)).

b) przeprowadzenie Programu dla uprawnionych, zgodnie z ustawą o działalności pożytku

publicznego i o wolontariacie, podmiotów w sposób zapewniający jawność i uczciwą konkurencję;

c) ogłoszenie konkursu;

d) zebranie ofert w konkursie, ocena i wybór realizatorów projektów;

e) podpisanie umów na realizację projektów;

f) wypłata grantów na realizację projektów;

g) monitoring merytoryczno - finansowy realizacji projektów;

h) rozliczenie realizacji projektów;

i) rozliczenie realizacji całości zadania;

j) prowadzenie punktu informacyjno-doradczego dla organizacji w zakresie przygotowania ofert

w okresie składania ofert oraz dla realizatorów projektów w okresie ich realizacji.

k) prezentacji mikroprojektów dla mieszkańców gminy Nowosolna.

(…)

W ramach Programu dopuszczalny jest każdy rodzaj wkładu własnego (finansowy oraz niefinansowy

w postaci wkładu osobowego, w tym pracy społecznej członków i świadczeń wolontariuszy).

(…)

Dopuszcza się możliwość sfinansowania ze środków finansowych samorządu maksymalnie do 15 %

kosztów związanych z obsługą Programu.

Zaplanuj treść umowy samorządu z operatorem

Napisz jakie treści powinny zostać zawarte w umowie z operatorem. Oznacz termin przygotowania

projektu umowy oraz wskaż osobę odpowiedzialną.

Umowa powinna regulować takie kwestie, jak: procedury nabory wniosku, z uwzględnieniem

przepisów Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, gwarantujące zachowanie

jawności i konkurencyjności, wzory wniosku dla organizacji występujących o dotację od operatora.

Przykład:

Przykładowe treści zapisów w umowie:

(…)

Zleceniodawca zleca Zleceniobiorcom, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o

działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536 z późn. zm.),

zwanej dalej „ustawą”, realizację zadania publicznego pod tytułem: ……………………………………

określonego szczegółowo w ofercie złożonej przez Zleceniobiorców w dniu ......................, z

uwzględnieniem aktualizacji opisu poszczególnych działań, harmonogramu i kosztorysu, zwanego

dalej „zadaniem publicznym”, a Zleceniobiorcy zobowiązują się wykonać zadanie publiczne w zakresie

i na warunkach określonych w niniejszej umowie.

(…)

Niniejsza umowa jest umową o powierzenie realizacji zadania publicznego, w rozumieniu art. 16 ust.

1 ustawy.

(…)

Załącznikiem do umowy jest także regulaminu wyboru inicjatyw mieszkańców realizowanych w

ramach zadania wraz ze wzorem wniosku oraz wzorem umowy na realizację inicjatywy mieszkańców.

(…)

Zleceniobiorcy, realizując zlecone zadanie, zobowiązują się do informowania

w wydawanych przez siebie, w ramach zadania, publikacjach, materiałach informacyjnych i

promocyjnych, poprzez media, w tym na stronach internetowych Zleceniobiorców, jak również

stosownie do charakteru zadania, poprzez widoczną w miejscu jego realizacji tablicę lub przez ustną

informację kierowaną do odbiorców, o fakcie współfinansowania realizacji zadania przez

Zleceniodawcę.

(…)

5. W jaki sposób przeprowadzone zostaną konsultacje społeczne dotyczące zleconego zadania?

Napisz cel konsultacji, zdefiniuj grupę uczestników konsultacji, określ metody przeprowadzenia

konsultacji. Zastanów się w jaki sposób będziesz pracował na zgłoszonymi uwagami, kto będzie

odpowiedzialny za ich opracowanie i wdrożenie, kto i na jakiej podstawie będzie decydował jakie

wnioski zostaną przyjęte a jakie nie. Zaproponuj formę przedstawienia wyników z konsultacji.


„Konsultacje społeczne”


„Konsultacje społeczne”

Cel konsultacji społecznych

Podaj w jakim celu zamierzasz przeprowadzić konsultacje społeczne realizacji zadania publicznego?

Zaznacz cel konsultacji, odpowiedni dla Twojego samorządu, lub wprowadź inny cel, który nie jest

uwzględniony w poniższej liście.

konsultowanie ogólnej propozycji wprowadzenia Bonu na aktywność - regrantingu

konsultowanie podstawowych założeń wprowadzenia Bonu na aktywność - regrantingu (grup

docelowych, wysokości dotacji, możliwych obszarów aktywności w ramach dotacji, itp...)

konsultowanie szczegółowych zapisów dokumentów wprowadzających Bon na aktywność -

regranting

Inny

Definiowanie grup uczestników konsultacji i pytań konsultacyjnych

Zidentyfikuj kto powinien wziąć udział w konsultacjach społecznych. Do jakich grup skierujesz

zaproszenie? Zastanów się czego chcesz się dowiedzieć od tych grup, dopisz po jednym pytaniu

konsultacyjnym, na jakie chcesz otrzymać odpowiedź od danej grupy uczestników.

Grupy uczestników Pytanie konsultacyjne

Przykład: Potencjalni organizatorzy – czy są gotowi do podjęcia roli operatora; małe organizacje -

jakich ułatwień oczekują od nowej formy zlecania zadań;

Metody prowadzenia konsultacji społecznych

Do zidentyfikowanych grup uczestników konsultacji oraz pytań konsultacyjnych dobierz metody

konsultacji. Istotne jest, by metody te były dopasowane do grup, do których zamierzasz dotrzeć.

Zaznacz spośród proponowanych metod konsultacji te, których chcesz użyć. W polu obok dopisz, do

których grup odbiorców zastosujesz daną metodę.

ankieta tradycyjna – papierowa_______________________________________________

ankieta internetowa lub formularz

elektroniczny_______________________________________________

otwarte spotkanie_______________________________________________

grupa fokusowa (wybrane osoby uczestniczące w wywiadzie

grupowym)_______________________________________________

sondaż na reprezentatywnej grupie_______________________________________________

spotkania w zamkniętym gronie_______________________________________________

inne_______________________________________________


Raport z konsultacji społecznych

Napisz w jaki sposób upublicznione zostaną wyniki konsultacji społecznych.

Raport jest ostatnim elementem konsultacji społecznych. Powinien on zawierać przynajmniej:

- opis procedury konsultacji

- wyniki (np. liczba osób uczestniczących, spis reprezentowanych instytucji i środowisk, syntetyczne

zestawienie zgłoszonych propozycji i uwag oraz sposób informacja o ich uwzględnieniu lub nie - wraz

z uzasadnieniem)

Przykład:


6. W jaki sposób ocenione zostaną zmiany, które zajdą w wyniku wdrożenia Bonu na aktywność -

regrantingu?

Wypisz cel ewaluacji, pytania ewaluacyjne, określ metody i narzędzia za pomocą których dowiesz się

czy zmiana sposobu realizacji zadania przyniosła oczekiwane efekty.


„Ewaluacja”


„Ewaluacja”

Cel ewaluacji

Podaj w jakim celu zamierzasz przeprowadzić ewaluację realizacji zadania publicznego?

Cel może być przykładowo skupiony na podsumowaniu realizacji zadania publicznego w zmienionej

formie (np. z wykorzystaniem Modelu Kontraktowania Usług Społecznych) lub na ustaleniu

koniecznych zmian w zlecaniu.

Kryteriami wykorzystywanymi w ewaluacji są skuteczność i efektywność.

Przykład: Celem ewaluacji jest ocena realizacji zadania publicznego w formie regrantingu w sferze

sportu. Ewaluacja ma pomóc w określeniu skuteczności i efektywności przeprowadzonego

regrantingu na rzecz aktywizowania społeczności lokalnej.

Pytania ewaluacyjne

Czego chcesz się w szczególności dowiedzieć w wyniku ewaluacji? Na jakie pytania ewaluacja ma

odpowiedzieć?

Tych pytań nie ujmuje się w narzędziach badawczych, tj. kwestionariusz ankiety czy scenariusz

wywiadu. Efektem przeprowadzonej ewaluacji jest odpowiedź na te pytania. Dzięki odpowiedziom na

nie uzyskasz informację np. na temat korzyści wynikających ze zmiany, koniecznych dalszych

modyfikacji. Zwykle określa się od kilku do kilkunastu pytań badawczych.

Przykład: Na ile zwiększyła się skala działań? Na ile przekazane środki publiczne dały efekt dźwigni

finansowej (pozwoliły na pozyskanie dodatkowych środków/zasobów)? Na ile wsparcie w ramach

zadania publicznego stało się bardziej dostępne dla odbiorców? Na ile zajęcia pozwalają na rozwój

zainteresowań (i przeciwdziałanie patologiom społecznym) dzieci (dziewcząt i chłopców)

uczestniczących w treningach? Na ile zastosowane formy zajęć są dostosowane do potrzeb dzieci

(dziewcząt i chłopców)? W jakim zakresie zajęcia wpłynęły na zmiany postaw i zachowań dzieci? Jaka

rolę pełnią zajęcia sportowe dla dzieci (dziewcząt i chłopców) na danym terenie?

Metody, narzędzia badawcze i źródła danych

Zastanów się w jaki sposób zbierzesz potrzebne dane z wykorzystaniem metod i technik badań

społecznych.

Wybierz z poniższej listy, lub dopisz własne metody. Najczęstsze metody/techniki ewaluacji zadań

publicznych: ankieta, wywiad, analiza dokumentacji, analiza SWOT, obserwacja, studium przypadku.

W polach obok dopisz jakich zagadnień dotyczyć będzie dana metoda.

Ewaluacja musi wykorzystywać kilka metod badawczych i kilka źródeł danych (np. odbiorcy,

realizatorzy, dokumentacja), podejście to nazywane jest triangulacją.

ankieta __________________________________________

wywiad__________________________________________

analiza dokumentacji__________________________________________

analiza SWOT__________________________________________

obserwacja__________________________________________

studium przypadku__________________________________________

inne__________________________________________

Przygotowanie narzędzi i przeprowadzenie badań

Aby zastosować określoną metodę, należy opracować każdorazowo odpowiednie narzędzie

(kwestionariusz ankiety gdy metodą jest ankieta, scenariusz wywiadu gdy metodą jest wywiad itp.),

które pozwoli uzyskać potrzebne informacje pod kątem celów badania i pytań ewaluacyjnych. Dobór

metod i opracowanie narzędzi powinno należeć do specjalistów: socjologa lub ewaluatora.

Przykład:

• Metoda: wywiad kwestionariuszowy; materiał pomocniczy: kwestionariusz ankiety dla dzieci

na zakończenie realizacji zajęć sportowych

• Metoda: wywiad; materiał pomocniczy: karta refleksji trenera na zakończenie realizacji zajęć

sportowych

• Metoda: analiza kosztów i korzyści; materiał pomocniczy: arkusz analizy kosztów i korzyści

wynikających z zastosowania regrantingu- efektywność

• Metoda: analiza kosztów i korzyści; materiał pomocniczy: arkusz analizy kosztów i korzyści

wynikających z zastosowania regrantingu -skuteczność


Analiza danych i raport z ewaluacji

Po zebraniu danych z wykorzystaniem narzędzi badawczych należy je poddać analizie. Analiza to

jeden z najtrudniejszych etapów ewaluacji. Jest on podstawą do opracowania wniosków i

rekomendacji czyli zakresu wprowadzanych zmian.

Określając wnioski z ewaluacji określ co wynika z danych, np. większość dzieci (83%) jest zadowolona

z udziału w zajęciach.

Wyznaczając rekomendacje zaproponuj przydatne zmiany, np. zajęcia powinny być kontynuowane dla

większej liczby dzieci.

Ostatnim elementem ewaluacji jest raport. Może on przybrać formę wielostronicowego dokumentu z

wykresami, analizami wyników każdego narzędzia, czy ma mieć format krótkiej syntetycznej

informacji przedstawionej, np. w formie prezentacji Power Point. Pobierz załącznik, aby zobaczyć wzór

raportu.


Etap 3. Plan pracy To już ostatni element pracy z kreatorem. W tym miejscu możesz przygotować pełny harmonogram

Twoich działań.

12

11

10

9

8

7

6

5

4

3

2

1

Dzi

ałan

ia/m

ies

iąc

Część II Materiały dodatkowe

Spis materiałów dodatkowych: 1) analiza potrzeb odbiorców

1.1. Kwestionariusz ankiety dla rodziców w zakresie potrzeb dotyczących aktywności w

obszarze kultury fizycznej i sportu

1.2. Kwestionariusz ankiety internetowej dla młodzieży w zakresie potrzeb dotyczących

aktywności w obszarze kultury fizycznej i sportu

1.3. Scenariusz spotkania wraz z listą pytań do przedstawicieli klubów sportowych

dotyczących poznania ich potrzeb w kontekście planowanego zadania

1.4. Wzór pisma do dyrektorów szkół - prośba o wyrażenie opinii na temat potrzeb

nauczycieli w kontekście planowanego zadania

1.5. Przykład wyników analizy potrzeb mieszkańców – BRAK

2) analiza interesariuszy i ich nastawienia

2.1. Scenariusz zogniskowanego wywiadu grupowego dla odbiorców zadania

dotyczący ich oczekiwań w związku z planowanym zadaniem

2.2. Scenariusz Indywidualnego wywiadu pogłębionego z potencjalnymi operatorami , realizatorami

regrantingu dotyczącego ich oczekiwań w stosunku do planowanego zadania

2.3. Scenariusz spotkania informacyjnego ze zlecającymi zadanie (Radni, Urzędnicy, Jednostki

Organizacyjne Samorządu, Gminny Ośrodek Sportu) dotyczącego oczekiwań związanych z z

przekazaniem zadania w nowej formule.

3) analiza organizacji i planowanie wsparcia

3.1. Ankieta analizująca potrzeby organizacji i planująca wsparcie – BRAK

4) Standard działania operatora

4.1.

5) Konsultacje społeczne

5.1.

6) Ewaluacja

6.1. Kwestionariusz ankiety dla dzieci na zakończenie realizacji zajęć sportowych

6.2. Karta refleksji trenera na zakończenie realizacji zajęć sportowych

6.3. Arkusz analizy kosztów i korzyści wynikających z zastosowania regrantingu- efektywność

6.4 . Arkusz analizy kosztów i korzyści wynikających z zastosowania regrantingu -skuteczność

Materiały dodatkowe

Materiał nr 1.1:

Kwestionariusz ankiety dla rodziców w zakresie potrzeb dotyczących aktywności

w obszarze kultury fizycznej i sportu

Analiza potrzeb odbiorców

Zajęcia sportowe w roku (wpisać rok)

Odpowiadając na pytania, wybieraj jedną odpowiedź, chyba że wyraźnie wskazano inną możliwość.

Jednocześnie jeśli jesteś rodzicem więcej niż jednego dziecka zainteresowanego aktywnością

fizyczną,wypełnij ankietę osobno dla każdego z nich. Udzielaj szczerych odpowiedzi – pamiętaj, że ankieta

jest anonimowa. Dzięki temu będziemy mogli przygotować ofertę odpowiadającą Waszym oczekiwaniom!

1. Czy Twoje dziecko systematycznie uprawia sport?

tak

nie

2. Jak często Twoje dziecko podejmuje formy aktywności fizycznej?

codziennie

2-3 razy w tygodniu

2-3 razy w miesiącu

raz w miesiącu lub rzadziej

wcale

3. Który dzień tygodnia byłby najbardziej odpowiedni dla Twojej rodziny jeśli chodzi o zajęcia sportowe? (można

zaznaczyć więcej niż jedną odpowiedź)

poniedziałek

wtorek

środa

czwartek

piątek

sobota

niedziela

bez znaczenia

4. Jakie godziny byłyby najbardziej odpowiednie na zajęcia sportowe Twojego dziecka?

(można zaznaczyć więcej niż jedną odpowiedź)

od 6.00 do 9.00

od 9.00 do 16.00

od 16.00 do 22.00

bez znaczenia

5. Jak często Twoi zdaniem powinny odbywać się zajęcia sportowe?

jeden raz w tygodniu

dwa razy w tygodniu

trzy razy w tygodniu

codziennie

6. W jakim miejscu Twoje dziecko lubi uprawiać sport?

na świeżym powietrzu

w halach, na pływalniach, w siłowniach itp.

bez znaczenia

7. Jakiego rodzaju aktywność fizyczna interesuje Twoje dziecko?

sporty zespołowe

sporty indywidualne

bez znaczenia

8. Jakie zajęcia sportowe lubi Twoje dziecko?

(wskaż maksymalnie 3 odpowiedzi)

(kafeteria odpowiedzi, powinna być dostosowana do możliwości Gminy/Miasta)

piłka nożna

piłka siatkowa

piłka ręczna

piłka koszykowa

pływanie

siłownia

fitness/aerobik

taniec

sztuki walki

tenis stołowy

tenis ziemny

biegi

jazda na rolkach

jazda na łyżwach

jazda na rowerze

hokej

inne, jakie? …………………………………………………………………………………………………………………..

9. Ile godzin tygodniowo chciałbyś/chciałabyś, aby Twoje dziecko poświęcało na zajęcia sportowe?

mniej niż 1 godzinę zegarową

1 do 2 godzin zegarowych



więcej niż 4 godziny zegarowe

10. Jakie formy aktywności sportowej Twoje dziecko podejmuje obecnie?

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………..

11. Z kim Twoje dziecko najczęściej uprawia sport?

sam

z kolegą/koleżanką

z rodziną

12. Dlaczego chcesz, aby Twoje dziecko uprawiało sport?


ponieważ może przyjemnie spędzać czas

dba w ten sposób o swoje zdrowie

dzięki temu dba o swój wygląd fizyczny

inne, jakie?.....................................................................................................................

13. Czy Twoi zdaniem dostęp do zajęć sportowych w Gminie/Mieście (tutaj wpisać właściwe) jest

wystarczający?

Tak

Nie, jeśli nie czego brakuje?...........................................................................................

14. Jaką kwotę miesięcznie przeznaczasz na finansowanie aktywności fizycznej Twojego dziecka?

poniżej 50 zł

od 50 zł do 150 zł

powyżej 150 zł

Metryczka:

1. Wiek Twojego dziecka w latach:………………………

2. Płeć dziecka:

kobieta

mężczyzna

3. Skąd dowiedziałaś/eś się o prowadzonych konsultacjach?

strona internetowa

od znajomych/rodziny

w Urzędzie

inne jakie? …………………………………………………………………………………………………………………………

Dziękujemy za wypełnienie ankiety!

Materiał nr 1.2:

Kwestionariusz ankiety internetowej dla młodzieży w zakresie potrzeb dotyczących aktywności

w obszarze kultury fizycznej i sportu

Analiza potrzeb i oczekiwań mieszkańców

Zajęcia sportowe w roku (wpisać rok)

Odpowiadając na pytania, wybieraj jedną odpowiedź, chyba że wyraźnie wskazano inną

możliwość. Udzielaj szczerych odpowiedzi – pamiętaj, że ankieta jest anonimowa.

Dzięki temu będziemy mogli przygotować ofertę odpowiadającą Twoim oczekiwaniom!

1. Czy systematycznie uprawiasz sport?

tak

nie

2. Jak często podejmujesz formy aktywności fizycznej?

codziennie

2-3 razy w tygodniu

2-3 razy w miesiącu

raz w miesiącu lub rzadziej

wcale

3. Którego dnia tygodnia chciałabyś/chciałbyś uczęszczać na zajęcia sportowe?


w poniedziałek

we wtorek

w środę

w czwartek

w piątek

w sobotę

w niedzielę

bez znaczenia

4. W jakich godzinach chciałabyś/chciałbyś uczęszczać na zajęcia sportowe?


od 6.00 do 9.00

od 9.00 do 16.00

od 16.00 do 22.00

bez znaczenia

5. Jak często Twoi zdaniem powinny odbywać się zajęcia sportowe?

jeden raz w tygodniu

dwa razy w tygodniu

trzy razy w tygodniu

codziennie

6. W jakim miejscu lubisz uprawiać sport?

na świeżym powietrzu

w halach, na pływalniach, w siłowniach itp.

bez znaczenia

7. Jakiego rodzaju aktywność fizyczna interesuje Cię bardziej?

sporty zespołowe

sporty indywidualne

bez znaczenia

8. W jakich zajęciach sportowych chciałabyś/chciałbyś brać udział?

(wskaż maksymalnie 3 odpowiedzi)

(kafeteria odpowiedzi, powinna być dostosowana do możliwości Gminy/Miasta)

piłka nożna

piłka siatkowa

piłka ręczna

piłka koszykowa

pływanie

siłownia

fitness/aerobik

taniec

sztuki walki

tenis stołowy

tenis ziemny

biegi

jazda na rolkach

jazda na łyżwach

jazda na rowerze

hokej

inne, jakie? …………………………………………………………………………………………………………………..

9. Ile czasu tygodniowo chciałabyś/chciałbyś poświęcić na wybrane zajęcia sportowe?

mniej niż 1 godzina zegarowa




więcej niż 4 godziny zegarowe

10. Jakie formy aktywności sportowej podejmujesz obecnie?

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

11. W jaki sposób najczęściej uprawiasz sport?

sam

z kolegą/koleżanką

z rodziną

12. Jeśli podejmujesz aktywność fizyczną robisz to, aby:


przyjemnie spędzać czas

dbać o swoje zdrowie

zadbać o swój wygląd fizyczny

inne, jakie?.....................................................................................................................

13. Czy Twoi zdaniem dostęp do zajęć sportowych w Gminie/Mieście (tutaj wpisać właściwe) jest

wystarczający?

Tak

Nie, jeśli nie czego brakuje?...........................................................................................

Metryczka:

1. Wiek w latach:………………………

2. Płeć:

kobieta

mężczyzna

3. Skąd dowiedziałaś/eś się o prowadzonych konsultacjach?

strona internetowa

od znajomych/rodziny

w Urzędzie

inne jakie? …………………………………………………………………………………………………………………………

Dziękujemy za wypełnienie ankiety!

Materiał nr 1.3:

Scenariusz spotkania wraz z listą pytań do przedstawicieli klubów sportowych

dotyczących poznania ich potrzeb w kontekście planowanego zadania

Spotkania bezpośrednie są ważnym elementem badania potrzeb i oczekiwań mieszkańców.

Proponowany scenariusz spotkania ma charakter ramowy i może być wzbogacany w zależności

od zakresu planowanych do realizacji zadań.

Scenariusz spotkania

1. Powitanie uczestników spotkania (warto zaprosić na spotkanie przedstawiciela władz,

ponieważ uczestnicy mogą oczekiwać obecności osób decyzyjnych; podniesie to również

rangę spotkania i będzie sygnałem dla osób biorących w nim udział, że ich potrzeby

i oczekiwania są ważne dla władz gminy).

2. Przedstawienie zakresu merytorycznego planowanej zmiany.

Dlaczego podjęto decyzję o przeprowadzeniu zmiany?

Na czym ma polegać zmiana?

Dlaczego konsultacje społeczne są istotne dla władz gminy?

Co udział w konsultacjach społecznych może przynieść członkom klubów?

3. Przedstawienie dotychczas zebranych informacji od mieszkańców (ten punkt wymaga

uprzedniego przeprowadzenia konsultacji w formie pośredniej np. zebranie ankiet

internetowych).

4. Dyskusja na temat potrzeb i oczekiwań przedstawicieli klubów sportowych wokół

następujących pytań:

Czy zdaniem przedstawicieli klubów w Gminie jest potencjał do przeprowadzenia tego

typu zmiany?

Co zdaniem przedstawicieli klubów jest potrzebne, by zadanie udało się

przeprowadzić z sukcesem?

Czy przedstawiciele klubów sportowych dostrzegają możliwego partnera wśród

podmiotów trzeciego sektora w Gminie, który mógłby być operatorem regrantingu?

Jakie elementy byłyby istotne dla klubów sportowych w procesie ubiegania się o

dotacje (np. pomoc w wypełnianiu wniosku, konsultacje, dłuższy czas składania ofert

itp.)?

Jak zdaniem przedstawicieli klubów sportowych można usprawnić proces

wprowadzanej zmiany?

Jakie korzyści dostrzegają przedstawiciele klubów w proponowanej zmianie?

5. Zgłaszanie propozycji przez przedstawicieli klubów sportowych (propozycje powinny być na

bieżąco zapisywane w sposób widoczny dla uczestników np. na tablicy, flipcharcie).

6. Dyskusja nad zaproponowanymi rozwiązaniami. Wyróżnienie wśród zapisanych propozycji

elementów najistotniejszych dla przedstawicieli klubów sportowych.

7. Podsumowanie spotkania wraz z przekazaniem informacji jego uczestnikom o dalszych

planowanych działaniach (warto podać, kiedy i w jaki sposób uczestnicy spotkania będą

mogli uzyskać informację na temat ostatecznie wypracowanych rozwiązań).

Materiał nr 1.4:

Wzór pisma do dyrektorów szkół – prośba o wyrażenie opinii na temat

potrzeb nauczycieli w kontekście planowanego zadania

Miejsce..………… Data……………

Pieczęć nadawcy:

Znak pisma:

Adresat

Szanowny Panie Dyrektorze,

mając na uwadze znaczenie kultury fizycznej dla zdrowia i prawidłowego rozwojudzieci

i młodzieży, pragnę zachęcić Pana do udziału w konsultacjach społecznych realizowanego

przez Gminę (tu należy wpisać nazwę Gminy) zadania, związanego z promocją aktywnego

trybu życia wśród młodych ludzi.

W kontekście prowadzonych w Pana szkole działań, szczególnie istotne jest poznanie potrzeb

osób odpowiedzialnych za prowadzenie zajęćwychowania fizycznego. Wiedza

i doświadczenie posiadane przez kadrę pedagogiczną Pana placówki przyczyni się

do przygotowania oferty pozalekcyjnych zajęć sportowych skierowanych do dzieci

i młodzieży, która będzie optymalnie dostosowana do ich potrzeb.

W związku z powyższym, zwracam się z prośbą o zapoznanie się z nową formą działań,

której opis stanowi załącznik do przedmiotowego pisma. Jednocześnie proszę o zgłoszenie

ewentualnych potrzeb nauczycieli w kontekście planowanego przez Gminę zadania

do dnia….. (wpisać datę dzienną).

W przypadku pytań lub wątpliwości proszę o kontakt z przedstawicielami Urzędu Gminy

(tu wpisać nazwę instytucji oraz podać dane osób do kontaktu).

Załącznik:

Opis planowanej przez Gminę zmiany w zakresie zlecania zadań publicznych w postaci Bonu

na aktywność

Materiał 1.5 Wynik analizy potrzeb odbiorców

Narzędzie nr 2.1:

Scenariusz zogniskowanego wywiadu grupowego dla odbiorców zadania

dotyczący ich oczekiwań w związku z planowanym zadaniem

Przedmiotowe narzędzie służy poznaniu opinii osób zaangażowanych we prowadzenie zmiany

oraz osób i podmiotów, na które zmiana będzie miała wpływ. Technika ta polega na przeprowadzeniu

przez moderatora (osobę prowadzącą spotkanie) dyskusji wśród grupy zgromadzonych

przedstawicieli poszczególnych podmiotów, instytucji odpowiedzialnych merytorycznie

za prowadzone działania, których głosy w dyskusji postrzegane są w tym wypadku jako głosy

praktyków z eksperckim doświadczeniem. Dzięki przygotowanemu scenariuszowi łatwiej będzie

poprowadzić dyskusję i tak ukierunkować rozmowę, aby uzyskać odpowiedzi na postawione pytania.

Osoba prowadząca spotkanie powinna mieć umiejętność stworzenia przyjaznej atmosfery,

przypominającej normalną rozmowę, co pozwoli na uzyskanie pogłębionych informacji

od uczestników grupy.

Zebranie grupy eksperckiej powinno mieć miejsce dopiero po zakończeniu pierwszego etapu

pozyskiwania danych, związanego z analizą potrzeb i oczekiwań mieszkańców. Takie podejście

pozwoli na przedyskutowanie w trakcie spotkania realnych rozwiązań, będących odpowiedzią

na propozycje zgłoszone w trakcie konsultacji społecznych.

Scenariusz zogniskowanego wywiadu grupowego

1. Powitanie uczestników spotkania i wyjaśnienie roli moderatora

2. Przedstawienie celu spotkania:

dlaczego tutaj się spotkaliśmy i co będziemy robić?

ustalenie zasad dyskusji; wyjaśnienie reguł dyskusji

3. Zadanie pytań wprowadzających, dotyczących ogólnej opinii na temat wprowadzonej zmiany: pytania nie powinny mieć krytycznego znaczenia dla tematu (nie powinny być zbyt poważne, głębokie, czy zagrażające; należy również unikać oceniania poszczególnych wypowiedzi). Ta część nie powinna trwać dłużej niż 15-20 minut.

4. Zadanie pytań zasadniczych w kontekście korzyści związanych z wprowadzeniem zmiany:

Jakie są oczekiwania uczestników grupy w stosunku do wprowadzonej zmiany?

Jakie korzyści widzą oni z wprowadzenia zmiany?

Jakie trudności mogą pojawić się w związku z wprowadzoną zmianą?

Jakie działania należy podjąć, by zminimalizować możliwe do wystąpienia trudności?

Jaką rolę według członków grupy przyjąć powinna instytucja zlecająca zadanie?

Jakie doświadczenia mają uczestnicy w obszarze podobnym merytorycznie, którymi chcieliby się podzielić?

Jakie rozwiązania można przyjąć dla wdrożenia propozycji i pomysłów zgłoszonych przez mieszkańców?

5. Zadanie pytań podsumowujących:

Czy uczestnicy grupy są zainteresowani aplikowaniem o środki finansowe przy tak realizowanym zadaniu?

Czy rozwiązania wypracowane w trakcie spotkania mają szansę realizacji? 6. Posumowanie spotkania i dyskusji oraz podziękowanie gościom za przybycie.

Materiał nr 2.2:

Scenariusz indywidualnego wywiadu pogłębionego z potencjalnymi operatorami i realizatorami regrantingu dotyczącego ich oczekiwań w stosunku do planowanego zadania

Przedmiotowe narzędzie służy poznaniu opinii osób potencjalnie odpowiedzialnych za realizację zadania po wprowadzeniu zmiany. Technika ta polega na przeprowadzeniu przez osobę specjalnie wyznaczoną rozmów z wybranymi przedstawicielami podmiotów trzeciego sektora. Dzięki przygotowanemu scenariuszowi łatwiej będzie poprowadzić rozmowę, aby uzyskać odpowiedzi na postawione pytania. Osoba przeprowadzająca wywiad powinna mieć umiejętność stworzenia przyjaznej atmosfery, przypominającej normalną rozmowę, co pozwoli na uzyskanie pogłębionych informacji od osób objętych badaniem.

Scenariusz indywidualnego wywiadu pogłębionego

Wprowadzenie: 1. Przedstawienie się prowadzącego wywiad i wyjaśnienie jego roli. 2. Przedstawienie celu wywiadu: wyjaśnienie idei prowadzonych konsultacji i ich znaczenia w

procesie wprowadzania zmiany tj. dlaczego się spotkaliśmy i o czym będziemy rozmawiać. 3. Ustalenie zasad rozmowy – przekazanie informacji o ewentualnym nagrywaniu. 4. Informacje na temat respondenta/respondentki:

Prośba o przedstawienie się - imię, nazwisko, krótkie przedstawienie instytucji, którą reprezentuje respondent.

Pytania główne: (wywiad ma formę swobodnej rozmowy, co oznacza, że możliwa jest zmiana kolejności zadawanych pytań, dodawanie nowych w zależności od kierunku prowadzonej rozmowy, a nawet rezygnowanie z bezpośredniego zadawania pytań z poniższej listy ze względu na poruszenie już tej tematyki przez respondenta)

Jakie są Pana/Pani oczekiwania w stosunku do wprowadzonej zmiany?

Jakie korzyści widzi Pan/Pani z wprowadzenia zmiany dla organizacji, którą Pan/Pani reprezentuje?

Jakie obawy ma Pan/Pani w związku z wprowadzaną zmianą?

Jakie trudności mogą pojawić się w związku z wprowadzoną zmianą?

Jakie działania należy podjąć, by zminimalizować możliwe do wystąpienia trudności?

Jaką rolę według Pana/Pani powinna przyjąć instytucja zlecająca zadanie?

Jakie doświadczenia ma Pan/Pani w obszarze podobnym merytorycznie, którymi chciałby/chciałaby się Pan/Pani podzielić?

Czy zna Pan/Pani jakieś rozwiązania, które mogłyby usprawnić wprowadzenie planowanej zmiany?

Czy zna Pan/Pani przykłady funkcjonujących już rozwiązań tego rodzaju w innych gminach?

W jaki sposób planowana zmiana może przyczynić się do rozwoju podmiotów trzeciego sektora w gminie?

Czy reprezentowana przez Pana/Panią organizacja jest zainteresowana ubieganiem się o pozycję operatora regrantingu?Jeśli nie, co zniechęca Państwa do podejmowania tego rodzaju aktywności?

Podsumowanie wywiadu wraz z przekazaniem informacji o dalszych planowanych działaniach (warto podać, kiedy i w jaki sposób będzie możliwe uzyskanie informacji na temat ostatecznie wypracowanych rozwiązań). Podziękowanie za poświęcony czas.

Materiał nr 2.3:

Scenariusz spotkania informacyjnego ze zlecającymi zadanie (Radni, Urzędnicy, Jednostki Organizacyjne

Samorządu, Gminny Ośrodek Sportu) dotyczącego oczekiwań związanych z przekazaniem zadania w nowej

formule

Spotkania bezpośrednie są ważnym elementem badania potrzeb i oczekiwań. Takie podejście umożliwia

zdobycie pełniejszej wiedzy na temat potrzeb interesariuszy. Spotkania dają możliwość przedyskutowania

wypracowanych wcześniej rozwiązań, a dzięki zgromadzeniu większej liczby osób w jednym miejscu możliwe

jest uzyskanie szerszych informacji w stosunkowo krótkim czasie. Wymiana poglądów między uczestnikami

może doprowadzić do wypracowania rozwiązań dotąd niezgłaszanych przez żadną ze stron.

Proponowany scenariusz spotkania ma charakter ramowy i może być wzbogacany w zależności

od zakresu planowanych do realizacji zadań.

Scenariusz spotkania

8. Powitanie uczestników spotkania (warto zapewnić udział w spotkaniu osób, które brały bezpośredni

udział w wypracowaniu formuły zadania zleconego m.in. pracowników merytorycznych,

konsultantów, ekspertów).

9. Przedstawienie zakresu merytorycznego planowanej zmiany.

Dlaczego podjęto decyzję o przeprowadzeniu zmiany?

Na czym ma polegać zmiana?

Dlaczego poznanie oczekiwań uczestników spotkania jest istotne dla sprawnego

wprowadzenia zmiany?

10. Przedstawienie dotychczas zebranych informacji (ten punkt wymaga uprzedniego przeprowadzenia

konsultacji społecznych z mieszkańcami innymi interesariuszami).

11. Dyskusja na temat potrzeb i oczekiwań uczestników spotkania:

Czy zdaniem przedstawicieli podmiotów obecnych na spotkaniu w Gminie jest potencjał do

przeprowadzenia tego typu zmiany?

Co zdaniem przedstawicieli podmiotów obecnych na spotkaniu jest potrzebne, by zadanie

udało się przeprowadzić z sukcesem?

Czy przedstawiciele podmiotów obecnych na spotkaniu dostrzegają jednostkę trzeciego

sektora w Gminie, która mogłaby być operatorem regrantingu?

Jakie elementy w procesie wprowadzania zmiany są najistotniejsze dla przedstawicieli

podmiotów obecnych na spotkaniu w kontekście realizacji celów długoterminowych?

Jak zdaniem przedstawicieli podmiotów obecnych na spotkaniu można usprawnić proces

wprowadzanej zmiany?

Jakie korzyści dostrzegają przedstawiciele podmiotów obecnych na spotkaniuw proponowanej

zmianie?

Jakie trudności mogą pojawić się podczas wprowadzania zmiany?

Jakie działania można podjąć, by zminimalizować te trudności?

12. Zgłaszanie propozycji przez przedstawicieli podmiotów obecnych na spotkaniu (propozycje powinny

być na bieżąco zapisywane w sposób widoczny dla uczestników np. na tablicy, flipcharcie).

13. Dyskusja nad zaproponowanymi rozwiązaniami. Wyróżnienie wśród zapisanych propozycji

elementów najistotniejszych.

14. Podsumowanie spotkania wraz z przekazaniem informacji jego uczestnikom o dalszych

planowanych działaniach (warto podać, kiedy i w jaki sposób uczestnicy spotkania będą mogli

uzyskać informację na temat ostatecznie wypracowanych rozwiązań).

Materiał 3.1

Ankieta analizująca potrzeby organizacji i planująca wsparcie

Materiał 4

„Standard działania operatora”

Materiał 5

Materiał 6.1

Kwestionariusz ankiety dla dzieci na zakończenie realizacji zajęć sportowych1

Ankieta jest anonimowa, jej celem jest wyłącznie podsumowanie Twojego udziału w zajęciach.

1. Czy chętnie uczestniczyłeś/łaś w zajęciach? (proszę zaznaczyć 1 odpowiedź)

a. Tak b. Nie jeżeli NIE, wyjaśnij dlaczego? ……………………………………………….

2. Dlaczego zdecydowałeś/zdecydowałaś się wziąć udział w zajęciach? (proszę napisać 2-3 zdania): ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

3. Czy zajęcia były dopasowane do Twoich zainteresowań?: (proszę zaznaczyć 1 odpowiedź) a. Tak, w dużym stopniu b. Raczej tak c. Raczej nie d. Zdecydowanie nie

Proszę uzasadnić odpowiedź……………………………………………………………………………………………………………..

4. Czy udział w zajęciach przyczynił się do rozwoju Twoich zainteresowań, jeśli tak to jakich? (proszę napisać 2-3 zdania)

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

5. Co byś robił/robiła gdyby nie było tych zajęć?(proszę napisać 2-3 zdania) ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

6. Czy poleciłbyś/abyś udział w podobnych zajęciach swoim kolegom i koleżankom? (proszę zaznaczyć 1 odpowiedź) a. Tak b. Nie c. Trudno powiedzieć

Proszę uzasadnić odpowiedź……………………………………………………………………………………………………………..

7. Inne uwagi dotyczące zajęć(co Ci się podobało lub nie podobało):

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

Metryczka (proszę zaznaczyć właściwe)

Płeć: dziewczyna □ chłopak□

Dziękujemy za udzielenie odpowiedzi!

1 Kwestionariusz wypełniają wszystkie dzieci uczestniczące w zajęciach sportowych, po ich zakończeniu

Materiał nr 6.2.

Karta refleksji trenera na zakończenie realizacji zajęć sportowych2

Imię i nazwisko:

Data wypełnienia:

1. Jakie zauważa Pan/i korzyści (lub przeciwnie) dla uczestników zajęć? (co udało się

osiągnąć/wypracować/zmienić …itp.)?

2. Jak badał/a Pan/i potrzeby/zainteresowania dzieci pod kątem realizacji zajęć? (proszę uwzględnić

podejście do dziewcząt i chłopców)

3. Jak zachęcał/a Pan/i dzieci do udziału w zajęciach?(proszę uwzględnić podejście do dziewcząt i

chłopców)

4. Jakie zmiany dokonały się w dzieciach w wyniku udziału w zajęciach (fizyczne i związane ze

sposobem bycia)?(proszę uwzględnić podejście do dziewcząt i chłopców)

5. Na ile zajęcia przeciwdziałały patologiom społecznym wśród dzieci?

Dziękujemy za wzięcie udziału w badaniu!

2 Kartę refleksji wypełniają wszyscy trenerzy po zakończeniu realizacji zadania

Materiał nr 6.3

Arkusz analizy kosztów i korzyści wynikających z zastosowania regrantingu - efektywność3

A. Dane

dotyczące

realizacji zadania

publicznego w

poprzednim roku

B. Dane

dotyczące

realizacji zadania

publicznego w

formie

regrantingu

Zmiana

= B/A

gdy wynik:

= 1 – nie nastąpiła

zmiana

>= 1 zmiana jest

pozytywna

<= 1 zmiana jest

negatywna

1. Nazwa zadania publicznego Upowszechnianie sportu

2. Liczba złożonych ofert

3. Liczba osób objętych wsparciem

4. Wysokość środków przeznaczona na

realizację zadania z budżetu JST (w

złotych)

5. Wysokość pozyskanych dodatkowych

środków spoza budżetu JST (w

złotych)

6. Wysokość wycenionego wkładu

własnego w formie wolontariatu(w

złotych)

7. Wysokość wycenionego wkładu

własnego w formie rzeczowej (w

złotych)

8. Liczba osób obsługujących konkurs i

oferentów (łącznie ze strony JST i

operatora)

9. Liczba kadry merytorycznej

zaangażowanej w realizację zadania

(np. trenerzy, sędziowie)

10. Liczba wolontariuszy

zaangażowanych w realizację zadania

3 Arkusz wypełniany jest przez urzędnika odpowiedzialnego za zlecenie zadania po zakończeniu realizacji regrantingu.

Materiał 6.4

Arkusz analizy kosztów i korzyści wynikających z zastosowania regrantingu -

skuteczność4 C. Dane

dotyczące

realizacji zadania

publicznego w

poprzednim roku

D. Dane

dotyczące

realizacji zadania

publicznego w

formie

regrantingu

Zmiana

= B/A

gdy wynik:

= 1 – nie nastąpiła

zmiana

>= 1 zmiana jest

pozytywna

<= 1 zmiana jest

negatywna

11. Nazwa zadania publicznego Upowszechnianie sportu

12. Liczba złożonych ofert

13. Liczba osób objętych wsparciem

14. Liczba osobogodzin wsparcia w ciągu

roku

15. Liczba dyscyplin sportowych

uwzględnionych we wszystkich

ofertach

16. Liczba nowych dyscyplin sportowych

uwzględnionych w ofertach Nie dotyczy

17. Liczba zawodów sportowych, w

których odbiorcy uczestniczyli w

ciągu roku

18. Liczba nagród i wyróżnień uzyskanych

w ciągu roku

19. Liczba płatnej kadry zaangażowanej

w realizację zadania

20. Liczba wolontariuszy

zaangażowanych w realizację zadania

4 Arkusz wypełniany jest przez urzędnika odpowiedzialnego za zlecenie zadania po zakończeniu realizacji regrantingu.

okŁadka on na aktywność - regranting...okŁadka on na aktywność - regranting wybierz, jeśli...

Documents