opener ppd f

Consecutivo: INF-IN.I-18-02

UNI-FO-02 V 1.0

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171Second Street, Suite 30 San Francisco, California 94105, USA

OPENERP

Autores:

MYRIAM JASMIN GUERRA CÁRDENAS

ANGEL LEONARDO JEREZ CARVAJAL

Director Unidad Informática: Henry Martínez Sarmiento

Tutor Investigación: Erika Zuley Guerrero

Coordinadores: Leydi Diana Rincón Rincón

Juan Felipe Reyes Rodríguez

Coordinador Servicios Web: Miguel Ibañez

Analista de Infraestructura

y Comunicaciones: Alejandro Bolivar

Analista de Sistemas de

Información: Mesias Anacona Obando

Analista de Coordinación

De Inventarios: Alexandra Wilches

UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES

BOGOTÁ D.C.

OCTUBRE DE 2008

http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/co/


UNI-FO-02 V 1.0

OPENERP

Director Unidad Informática: Henry Martínez Sarmiento

Tutor Investigación: Erika Zuley Guerrero

Auxiliares de Investigación:

ALEJANDRO MENDOZA JARAMILLO JENNIFER LISEL REINA CHIVATÁ

ALEJANDRO NIETO RAMOS JERSSON ARNULFO GUERRERO NOVA

AMANDA PATRICIA RUIZ ORTIZ JORGE ALEXANDER CERON SANCHEZ

ANGEL LEONARDO JEREZ CARVAJAL JORGE MARIO CORTES CORTES

ANGELA MARÍA FRANCO PÉREZ JOSE FERNANDO MORENO GUTIERREZ

ANGELA MARÍA YUNDA CORREA JUAN CARLOS PEÑA ROBAYO

ANGELA PATRICIA PRADA SEPULVEDA JURLEY SOSA CAMACHO

BENJAMIN EDUARDO VENEGAS VENEGAS LUIS ALEJANDRO PICO SILVA

DAVID ALBERTO MONTAÑO FETECUA MARIA PAULA GANDUR RONSERIA

DAVID CAMILO SÁNCHEZ ZAMBRANO MYRIAM JASMIN GUERRA CÁRDENAS

DELIA FERNANDA CASTRILLÓN TORRES NUBIA ALEJANDRA SEGURA TENJICA

ERIKA ZULEY GUERRERO NURY BIBIAN BEJARANO CÁRDENAS

FREDY JAIR FAJARDO MORENO PETER ESCAMILLA MAHECHA

IVAN DARIO BARRETO BERNAL RODRIGO ACOSTA

JAVIER MAURICIO RAVELO SERGIO FERNANDO GARZON RINCON

YEIMY YOLANDA MARIN BARRERO ZARETH MANZON GARNICA

Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo el

equipo perteneciente a la Unidad de Informática.

Se prohíbe la reproducción parcial o total de este

documento, por cualquier tipo de método fotomecánico

y/o electrónico, sin previa autorización de la

Universidad Nacional de Colombia.




BOGOTÁ D.C.

OCTUBRE DE 2008

TABLA DE CONTENIDO


UNI-FO-02 V 1.0

1. RESUMEN ....................................................................................................................................... 9

2. ABSTRACT .................................................................................................................................. 11

3. CONCLUSIONES ............................................................. ¡Error! Marcador no definido.

OPENERP 2008-II ................................................................................................................................ 12

4. ACTUALIZACIÓN DE INSTALACIÓN DE OPENERP PARA WINDOWS. ............. 12

4.1. Descarga ........................................................................................................................... 12

4.2. REQUERIMIENTOS ....................................................................................................... 13

4.3. PROCEDIMIENTOS ...................................................................................................... 13

El asistente de instalación .......................................................................................................... 14

4.4. PRIMEROS PASOS ......................................................................................................... 15

4.5. INTERFAZ BASICA DE OpenERP ............................................................................. 16

4.5.1. Crear una base de datos .......................................................................................... 17

4.5.1.1. Perfil contable ............................................................................................... 20

4.6. OBSERVACIONES ......................................................................................................... 21

5. Actualización de Instalación de OpenERP en Ubuntu. ....................................................... 22

5.1. REQUERIMIENTOS ....................................................................................................... 23

5.2. PROCEDIMIENTOS ...................................................................................................... 25

6. DOCUMENTACIÓN DE LOS MODULOS BASE ............................................................. 30

6.1. ADMINISTRACION CONTABLE Y FINANCIERA .............................................. 30

6.1.1. Configuración ............................................................................................................. 31

6.1.1.1. Periodos .......................................................................................................... 31

6.1.1.2. Cuentas contables ...................................................................................... 36

6.1.1.3. Libros ................................................................................................................ 38

6.1.1.4. Libros Analíticos ........................................................................................... 43

6.1.1.5. Impuestos ....................................................................................................... 43


UNI-FO-02 V 1.0

6.1.1.6. Presupuesto................................................................................................... 44

6.1.1.7. Términos de pago ....................................................................................... 45

6.1.1.8. Contabilidad analítica ................................................................................. 46

6.1.1.9. Tipos de facturación ................................................................................... 49

6.1.1.10. Pagos ............................................................................................................... 50

6.1.2. Asientos contables .................................................................................................... 53

6.1.2.1. Entradas a libros .......................................................................................... 53

6.1.2.2. Buscador de entradas ................................................................................ 53

6.1.2.3. Entradas analíticas ..................................................................................... 54

6.1.3. Procesamiento Periódico. ....................................................................................... 54

6.1.3.1. Conciliación automática ............................................................................ 54

6.1.3.2. Conciliación manual ................................................................................... 55

6.1.3.3. Des-conciliación manual ........................................................................... 56

6.1.3.4. Impuestos ....................................................................................................... 56

6.1.3.5. Entradas en las facturas ........................................................................... 58

6.1.3.6. Entradas no facturadas ............................................................................. 58

6.1.3.7. Enviar pendientes ........................................................................................ 58

6.1.4. Facturas ....................................................................................................................... 58

6.1.4.1. Facturas de clientes ................................................................................... 58

6.1.4.2. Facturas de proveedores.......................................................................... 59

6.1.4.3. Reembolsos de clientes ............................................................................ 59

6.1.4.4. Reembolsos proveedores ........................................................................ 59

6.1.4.5. Todas las facturas ....................................................................................... 59

6.1.5. Gráficos ....................................................................................................................... 60

6.1.6. Reportes ...................................................................................................................... 61


UNI-FO-02 V 1.0

6.1.7. Pagos ............................................................................................................................ 62

6.1.8. Tratamiento finalización año contable. ................................................................. 62

6.2. RECURSOS HUMANOS .............................................................................................. 63

6.2.1. Configuración ............................................................................................................. 64

6.2.1.1.CATEGORÍAS DE TIEMPOS (TIMESHEET CATEGORIES) .................................................................................................................................................... 64

6.2.1.2. CATEGORÍAS DE EMPLEADOS (employee category) .............. 67

6.2.2. Empleados (Employees) ........................................................................................... 70

6.2.2.1. Nuevo empleado .......................................................................................... 70

6.2.3. Asistencias: .................................................................................................................. 74

6.2.3.1. Asistencia del empleado ........................................................................... 74

6.2.3.2. Vacaciones del empleado ........................................................................ 74

6.2.3.3. Registrar ingreso/Registrar salida: ....................................................... 75

6.3. Modulo de Producción. ................................................................................................. 76

6.3.1. Interfaz Básica ............................................................................................................ 77

Ilustración 1. Interfaz Inicial modulo Producción. ............................................................ 77

6.3.2. Configuración ............................................................................................................. 77

6.3.2.1. Propiedades................................................................................................... 77

Ilustración 2. Grupo de Propiedades .................................................................................... 78

Ilustración 3. Personalización Grupos de Propiedades. ............................................... 78

Ilustración 4. Propiedades. ....................................................................................................... 79

Ilustración 5. Información General de las Propiedades de Grupo. ........................... 80

Ilustración 6. Grupo de Trabajo. ............................................................................................. 81

Ilustración 7. Cuenta de Costos del Grupo de Trabajo. ................................................ 82

Ilustración 8. Ruteos. .................................................................................................................. 82

6.3.2.2. Listas de Materiales (BOm) ..................................................................... 82


UNI-FO-02 V 1.0

Ilustración 9. Elementos de Listas de Materiales. ........................................................... 83

Ilustración 10. BoMs Structure. ............................................................................................... 83

6.3.3. ÓRDENES DE PRODUCCIÓN ............................................................................ 84

Ilustración 11. Órdenes de Producción. .............................................................................. 84

6.3.4. ÓRDENES DE ABASTECIMIENTO ..................................................................... 84

Ilustración 12. Órdenes de Abastecimiento. ...................................................................... 84

6.3.5. INICIAR TODOS LOS PROGRAMADORES .................................................... 84

Ilustración 13. Programador de Abastecimiento. ............................................................. 85

Ilustración 14. Programador de Puntos de Pedido. ........................................................ 85

6.4. Modulo de Productos. ................................................................................................... 86

6.4.1. Configuración ............................................................................................................. 86

6.4.2. Unidades de medida ................................................................................................. 89

6.4.2.1. Unidades de medida de categorías ...................................................... 91

6.4.2.2. Tipos de precios ........................................................................................... 92

6.4.2.3. Tipos de listas de precios ......................................................................... 93

6.4.3. Listas de precios ........................................................................................................ 94

6.4.3.1. Versión de lista de precios ....................................................................... 94

6.4.4. Productos .................................................................................................................... 97

6.4.4.1. Variante de producto .................................................................................. 99

6.4.4.2. Plantilla de producto ................................................................................... 99

6.4.4.3. Productos por categoría.......................................................................... 103

6.5. MODULO DE ADMINISTRACIÓN EN COMPRAS. .......................................... 105

Ilustración 1 Estructura de administración de compras ............................................... 106

6.5.1. PEDIDOS DE COTIZACIÓN .............................................................................. 106

Ilustración 2 Ventana lista de pedidos de cotización .................................................... 106


UNI-FO-02 V 1.0

Ilustración 3 depósito ................................................................................................................ 107

Ilustración 4 entrada de la ubicación .................................................................................. 107

Ilustración 5 ubicación de las existencias ......................................................................... 108

Ilustración 6 Requisitos de cotización, orden de compra ........................................... 109

Ilustración 7 ESTADO DE ORDEN ..................................................................................... 110

Ilustración 8 Requisitos de cotización, envió de compras .......................................... 111

Ilustración 9 Requisitos de cotización, notas ................................................................... 111

6.5.2. ORDENES DE COMPRA EN PROCESO DE APROVACIÓN .................... 111

Ilustración 10 listado de ordenes en proceso de aprobación .................................... 112

Ilustración 11 pestaña de orden de compra para ordenes en proceso de aprobación..................................................................................................................................... 112

Ilustración 12 pestaña de envió de compras para ordenes en proceso de aprobación..................................................................................................................................... 113

Ilustración 13 pestaña de notas para ordenes en proceso de aprobación .......... 113

6.5.3. ORDENES DE COMPRA EN CURSO .............................................................. 114

Ilustración 14 ................................................................................................................................ 114

6.6. MODULO DE ADMINISTRACIÓN EN VENTAS. .............................................. 114

6.6.1. Interfaz Básica .......................................................................................................... 115

Ilustración 1. Interfaz Inicial modulo Producción. .......................................................... 115

6.6.2. Configuración ........................................................................................................... 115

Ilustración 2. Sucursales. ........................................................................................................ 116

6.6.3. Órdenes de ventas .................................................................................................. 117

Ilustración 3. Ordenes de Ventas. ........................................................................................ 117

6.6.3.1. Mis Órdenes de Ventas ........................................................................... 118

Ilustración 4. Mis órdenes de Ventas. ................................................................................ 118

6.6.4. Líneas de Órdenes de ventas ............................................................................... 119


UNI-FO-02 V 1.0

Ilustración 5. Líneas de Órdenes de Compra. ................................................................ 119

6.7. MODULO DE CRM..................................................................................................... 120

6.7.1. Configuración ........................................................................................................... 120

6.7.1.1. Casos ............................................................................................................. 120

6.7.1.2. Secciones ..................................................................................................... 120

6.7.1.3. Categorías .................................................................................................... 122

6.7.1.4. Reglas ............................................................................................................ 123

6.7.2. Segmentación ........................................................................................................... 126

6.7.2.1. Reglas de segmentación ........................................................................ 126

6.7.3. Crear menús para una nueva sección ................................................................. 129

6.7.4. Casos por Sección .................................................................................................. 130

6.7.5. Todos los casos ....................................................................................................... 130

6.7.5.1. Casos abiertos ............................................................................................ 133

6.7.6. Mis casos ................................................................................................................... 134

6.7.6.1. Mis casos abiertos .................................................................................... 134

6.7.7. Historias de casos ................................................................................................... 135

6.7.7.1. Todas las historias .................................................................................... 135

6.7.7.2. Mi historial .................................................................................................... 136

6.7.8. Segmentaciones automáticas ................................................................................ 136

6.7.9. Help Desk ................................................................................................................. 137

6.7.9.1. Mis Helpdesk ............................................................................................... 139

6.8. MODULO DE INVENTARIOS ................................................................................. 140

6.8.1. Interfaz Gráfica. ....................................................................................................... 140

6.8.2. Configuración. .......................................................................................................... 142

6.8.2.1. Entrega. ......................................................................................................... 142


UNI-FO-02 V 1.0

6.8.2.2. Ubicaciones ................................................................................................. 144

6.8.2.3. Depósitos ...................................................................................................... 145

6.8.2.4. Incoterms ...................................................................................................... 145

6.8.3. Trazabilidad ............................................................................................................... 146

6.8.3.1. Números de seguimiento........................................................................ 146

6.8.3.2. Lotes de Stock ............................................................................................ 146

6.8.3.3. Lotes de Producción ................................................................................. 147

6.8.3.4. Bajo Nivel ...................................................................................................... 147

6.8.4. Política de Repetición de Pedidos ....................................................................... 148

6.8.4.1. Puntos de Pedido ...................................................................................... 148

6.8.4.2. Inventario de Lotes y Estructura de Lotes ....................................... 149

6.8.5. Listas de Pedidos ..................................................................................................... 150

6.8.5.1. Envió de Productos ................................................................................... 150

6.8.5.2. Recepción de Productos......................................................................... 150

6.8.5.3. Lista de Pedidos Internos ....................................................................... 151

6.8.6. Movimientos ............................................................................................................. 151

6.8.6.1. Movimientos a procesar .......................................................................... 151

7. BIBLIOGRAFIA .......................................................................................................................... 152

1. RESUMEN

La investigación de OpenERP 2008-II forma parte esencial del proyecto ERP,

contribuyendo con la documentación clara y completa de los módulos básicos.

OpenERP




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UNI-FO-02 V 1.0

Por medio de este documento el usuario tendrá la oportunidad de conocer las

herramientas brindadas por OpenERP para el manejo de una organización manufacturera. La documentación permite el desarrollo de ejercicios prácticos y explica de forma sencilla

los requerimientos de información.

El modulo de administración contable y financiera permite a las organizaciones configurar

y llevar una administración de los aspectos contables tales como: cuentas, periodos, pagos

presupuestos, facturas etc. La configuración del modulo se adapta a las necesidades y

características de diferentes empresas dándole carácter adaptativo al ERP.

El modulo de recursos humanos provee de herramientas para la clasificación y control del

personal dentro de la organización, permitiendo la realización de tareas relacionadas con

horarios, creación de grupos organigrama entre otras.

El modulo de producción permite a los usuarios llevar el control de los aspectos relacionados con la actividad productiva, llevando el registro de las ordenes de compra,

abastecimiento, cuentas de costo, listas de materiales lo cual brinda información valiosa a

la organización para por ejemplo realizar una programación eficiente de las actividades.

El modulo de productos es una herramienta por medio de la cual se configuran las características de los productos como unidades de medida, precios, listas de precios,

categorías de producto, plantillas de producto, variantes, las variables y características

nombradas son de gran importancia para el desarrollo de las actividades de la

organización.

Por medio del modulo de administración de compras es posible llevar e control de las

ordenes de compra y aspectos relacionados con las mismas, teniendo en cuenta sus características las ordenes de compra son clasificadas y tratadas de forma diferente, es así

como existe un manejo distinto para las ordenes de compra en proceso de aprobación o

en curso.

El modulo de administración de ventas da la posibilidad al usuario de controlar las ordenes

de venta creadas teniendo en cuenta los responsables, además la configuración permite

establecer las características de las sucursales.

El modulo de CRM permite llevar el control de los casos relacionados con los socios

surgidos por diferentes medios, además permite la segmentación de los clientes o socios

tomando como base para el cálculo variables como por ejemplo el monto de compras en

un periodo determinado.

Por ultimo el modulo de inventarios permite configura y controlar aspectos relacionados

con la trazabilidad de los inventarios, centros de abastecimiento, entrega ubicaciones,

depósitos, icoterms, etc.

OpenERP




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UNI-FO-02 V 1.0

2. ABSTRACT

The investigation of OpenERP 2008-II is an essential part of the ERP project, helping with the clear and complete documentation of the basic modules.

Through this document, the user will have the opportunity to learn about the tools

offered by OpenERP for managing a manufacturing organization. The documentation

allows for the development of practical exercises and explains in simple requests for

information.

The module accounting and financial management enables organizations to set up and lead

an administration of the accounting aspects such as accounts, periods, payments budgets,

invoices and so on. The configuration of the module is adapted to the needs and

characteristics of different companies providing ERP to the adaptive nature.

The human resources module provides tools for classification and control of personnel

within the organization, allowing the realization of tasks related schedules, creation of

organization among other groups.

The production module allows users to keep track of issues relating to productive activity,

carrying the registration of purchase orders, procurement, cost accounts, lists of materials

which provides valuable information to the organization for such conduct an efficient

scheduling of activities.

The module product is a tool through which you configure the characteristics of the

products as units of measure, price, price lists, product categories, templates of product

variants, named variables and characteristics are of great importance for the development

of the organization's activities.

Through the administration module of shopping is possible and control of purchase orders

and issues related to them, taking into account their characteristics's purchase orders are

classified and treated differently, and there is a separate management for Purchase orders

in the process of approval or in progress.

The sales management module gives the user the ability to control orders sale created

taking into account those responsible, besides the configuration allows the characteristics

of branches.

The CRM module allows the monitoring of cases involving members encountered by

different means, also allows the segmentation of customers or partners using as a basis for

the calculation variables such as the amount of purchases in a given period. Finally the inventory module allows configuring and controlling aspects related to the

traceability of inventories, supply centers, delivery locations, warehouses, icoterms, and so

on.

OpenERP




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UNI-FO-02 V 1.0

OPENERP 2008-II

3. ACTUALIZACIÓN DE INSTALACIÓN DE OPENERP PARA WINDOWS.

3.1. Descarga

OpenERP es un aplicativo de software libre que se encuentra disponible en la red. Para poder acceder a descargarlo y a la documentación requerida e incluso a manuales en inglés se puede ingresar a la dirección www.openerp.com. En esta página encontrará el instalador. A continuación se explicará paso a paso el proceso de instalación.

Nota: Este documento toma como referencia la versión 4.0.2.3.3.

Ilustración 1 Página principal OpenERP

Para descargar OpenERP en el equipo debe dirigirse a la página oficial del programa y ubicar en el panel de menú la pestaña OpenERP, se le desplegará un submenú en el cual debe buscar la opción “Download”, (allí también hallamos la opción “Modules”, donde se pueden descargar los diferentes modulos). Ahora yá

Panel de

Menú

OpenERP




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UNI-FO-02 V 1.0

dentro del directorio de “Download”, encontrará una serie de carpetas de las cuales podrá descargar los instaladores de las diferentes versiones (Old version), el instalador de la última versión estable (Stable Version), y el código fuente para los desarrolladores (Development Version).

La versión 4.0.2.3.3 que se va a instalar se encuentra en “Stable Version”, el archivo se llama tinyerp-allinone-setup-4.2.3.3.exe y paso seguido, debe descargarlo en un lugar del equipo o dispositivo de almacenamiento.

3.2. REQUERIMIENTOS

Uno de los requisitos indispensables para el funcionamiento del ERP en Windows es que no debe tener instalado PostgreSQL. Porque tinyerp-allinone-setup-4.2.3.3.exe trae incorporada la versión 8.01 de este manejador de bases de datos.

Por tanto, uno de los requisitos indispensables es que no tenga instalada otra versión de postgreSQL en su equipo; de lo contrario, se podrán presentar conflictos al momento de la instalación.

Como segundo requisito es necesario que se esté trabajando sobre un sistema de Windows con versión mayor o igual al Windows 2000, de lo contrario no es posible instalar el ERP. De no cumplir con este requisito y ante la imposibilidad de adquirir una versión más avanzada del sistema operativo se recomienda que instale una distribución de Linux en su computador (teniendo especial atención en las particiones para evitar borrar información)1. En la investigación se incluye una guía de instalación para Linux.

Por último se requiere que su sistema de archivos sea NFTS y no FAT 32.2

En caso de no cumplir con alguno de los requisitos anteriores la instalación resultará no exitosa, por tanto, es aconsejable revisar su equipo antes de empezar con la instalación.

3.3. PROCEDIMIENTOS

Luego de haber descargado el archivo debe ejecutar el instalador.

1No es necesario desinstalar Windows ya que Linux se puede alojar en una partición que no interfiera con

las funciones de Windows. Para mayor información comuníquese con alguien que le pueda asesorar al

respecto, p.e. la Unidad de Informática y Comunicaciones de la Facultad de Ciencias Económicas de la

Universidad Nacional.

2

OpenERP




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UNI-FO-02 V 1.0

A continuación se muestran algunas tomas del proceso que son fundamentales para la correcta instalación del ERP en el equipo.

El asistente de instalación

Este asistente permite la instalación del ERP en su equipo, ponga mucha atención a los pasos que se describen a continuación a fin de evitar que el proceso no resulte exitoso.

El asistente en primera medida le dará la bienvenida al instalador. Al continuar encontrará los requisitos que el sistema debe tener para llevar a cabo la instalación. A continuación se encuentra la GNU GENERAL PUBLIC LICENSE la cual reconoce que OpenERP está cubierto bajo la licencia de software libre y protege al programa de la apropiación con fines comerciales que restrinjan las libertades del software libre, para poder continuar debe aceptar esta licencia. Paso seguido le preguntará en qué lugar desea instalar el programa para lo cual puede optar por la opción predeterminada o cambiarla a un lugar diferente. Continuando, puede cambiar el nombre con el cual encontrará a OpenERP en el menú de programas. Para finalizar el asistente le mostrará un resumen con las opciones seleccionadas y al dar clic sobre Install este empezará el proceso de instalación.

Resumen del Asistente de instalación Extracción de Archivos

OpenERP




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UNI-FO-02 V 1.0

OpenERP Instalado y listo para usarse

La anterior secuencia muestra los diferentes estados del asistente durante la instalación del ERP. Primero se extraen los archivos para podemos ejecutar, paso seguido el asistente inicia la instalación de OpenERP.

3.4. PRIMEROS PASOS

Una vez haya instalado el ERP puede dejar activa la opción de ejecutar o en caso que no lo haya hecho puedo ejecutarlo desde el menú de programas donde ha quedado alojado el vinculo al paquete (además también puede encontrar en el escritorio un acceso directo al ERP). Una vez haya ingresado, por primera vez, aparecerá un asistente en el cual se le pide cierta información que OpenERP usará para conocer a cerca del lugar donde se está instalando el paquete y qué tipo de empresa lo desea usar. En la ilustración 2 se observa el asistente mencionado. Llene el formulario de acuerdo a la información que su empresa.

OpenERP




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Ilustración 2 Encuesta OpenERP

3.5. INTERFAZ BASICA DE OpenERP

Tan pronto como ingrese al ERP encontrara una ventana como se muestra en la ilustración 3, esta ventana corresponde a la interfaz inicial del ERP.

OpenERP




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Ilustración 3 Interfaz básica de OpenERP

Para poder entrar a los módulos es necesario crear primero una base de datos para su empresa, para este motivo, ingrese a través de Archivo-Databases-New Database o si prefiere use el modo abreviado shift+ctrl.+n (mayús.+ctrl.+n).

3.5.1. Crear una base de datos

Una vez haya ingresado al cuadro de dialogo (ver ilustración 5) para crear una nueva base de datos tal como se explico en la parte final de la sección anterior siga las instrucciones que encuentra continuación

Use la clave admin en la casilla super admin password

Ingrese un nombre corto para la base de datos en la casilla New database name.

Seleccione el lenguaje que considere conveniente. (para habla española hay dos opciones: español (España) y español (Argentina)

OpenERP




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Ilustración 4 Crear nueva base de datos

Luego de aceptar OpenERP iniciará el proceso de creación de la base de datos. La ilustración 5 corresponde a una toma del avance de la creación de la base de datos.

Ilustración 5 Progreso creación base de datos

Luego de haber creado la base, OpenERP le mostrará el asistente que observa en la ilustración 7 donde podrá escoger el tipo de perfil que desea crear: Perfil mínimo (Minimal Profile), perfil solo contable (Accounting only profile), perfil para industria manufacturera (Manufacturing industry profile) y perfil para compañía de servicios (Service company profile).

Ilustración 6 Selección de perfil

Luego de escoger alguna de las opciones el asistente le guiara para la configuración de la información de la empresa que será usada en la base de datos

OpenERP




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UNI-FO-02 V 1.0

y que será la que se presente en los reportes, informes y otros documentos y archivos que de OpenERP se puedan obtener. En la ilustración 8 podrá observar este paso.

Ilustración 7 Ingresando datos de la empresa

El ERP compila a continuación los datos y opciones que haya elegido y procede a la configuración de la base. En la ilustración 8 se observa el cuadro de dialogo luego de haber realizado los pasos anteriores.

Ilustración 8 Compilado opciones de base de datos

Al dar clic en Install este iniciará el proceso de instalación y creación de la base de datos al finalizar el asistente le mostrará un mensaje de confirmación como el que se observa en la ilustración 9.

OpenERP




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Ilustración 9 Confirmación de instalación exitosa

Al concluir con los procedimientos anteriores debe observarse la interfaz de OpenERP tal como se muestra en la ilustración 11, de esta manera ya se ha instalado el ERP y está listo para usarse. La descripción del uso y las herramientas que allí encontrará así como la descripción de algunos módulos serán objeto de investigación a partir de las siguientes secciones.

Ilustración 10 Interfaz de OpenERP

3.5.1.1. Perfil contable

En el apartado anterior se ha expuesto la interfaz y el procedimiento para la instalación de perfil mínimo, en esta sección se mostrará los procedimientos para la instalación de un perfil contable que difiere del anterior solo en algunos pasos y en la interfaz (en cuanto a módulos instalados).

Para llevar a cabo este procedimiento se debe crear una nueva base de datos y el cuando el asistente le solicite el perfil, debe escoger Accounting only profile, ahora encontrará un dialogo como el que observa en la ilustración 12 donde le pedirá escoger el sistema contable.

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Ilustración 11 Selección sistema contable para perfil contable

Siga los mismos pasos de la instalación del perfil mínimo para los diálogos siguientes. Al finalizar y cuando este en la interfaz notará que ahora se encuentran instalados módulos que corresponde a los requerimientos del perfil tal como se observa en la ilustración 13

Ilustración 12 Interfaz perfil contable

3.6. OBSERVACIONES

Cuando se instala OpenERP completo este queda automáticamente configurado como servidor, por tanto si usted desea ingresar desde otro equipo a la base de datos creada, tan solo necesita saber la dirección IP del equipo donde este ha sido instalado como servidor y se ha creado la base de datos.

Los demás perfiles que no fueron expuestos no presentan diferencias a parte de la interfaz (módulos) significativas con el modulo contable, por tanto el proceso de instalación de estos perfiles es el mismo descrito en la sección anterior.

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4. Actualización de Instalación de OpenERP en Ubuntu.

OpenERP es un aplicativo de software libre que se encuentra disponible en la red. Para poder acceder a descargarlo y a la documentación requerida e incluso a manuales en ingles se puede ingresar a la dirección www.OpenERP.org; de igual forma que en Windows, sin embargo hay que tener en cuenta que el ejecutable para Linux son los archivos .tar y no los archivos .exe.

De todas maneras existe una forma mucho más rápida y segura de poder realizar la instalación:

Para llevar a cabo el proceso de instalación3 debe abrir la terminal, en la cual usted va a poder realizar todas las tareas sin tener que acudir a otro tipo de ventanas. Para poder abrir dicha terminal puede usar la combinación Alt+F2 con el cual se le va a abrir una ventana de Ejecutar una aplicación, tal como se observa en la ilustración

Ilustración 13 Ejecutar aplicación -Linux

En donde se va a escribir el siguiente comando: gnome-terminal en donde el aceptar aparecerá una ventana como la que observa a continuación

Ilustración 14 Terminal Gnome

3 El proceso de instalación se realiza bajo la distribución Ubuntu

http://www.tinyerp.org/

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Con la cual usted podrá realizar todas las tareas de instalación de OpenERP, tanto server como client; ahora bien lo primero que hay que tener en cuenta es que todas las instalaciones que se vayan a realizar en el equipo tienen que ser llevadas a cabo como usuario root, este usuario le va a permitir tener una mayor cantidad de privilegios.

Cuando la terminal se inicia por primera vez el usuario que aparece es aquel con el cual se inicio el equipo, y este no es el usuario apropiado para realizar las labores, ya que no posee los privilegios del primero.

Para poder acceder al usuario root debe escribir en la primera línea de comando su - con lo cual usted podrá acceder al usuario root, luego va a aparecer una autenticación para poder acceder al usuario root, y es la contraseña que se haya definido para tal fin.

Ya como usuario root y desde la misma terminal, usted puede acceder a OpenERP tanto servidor como cliente sin tener la necesidad de acceder a su página principal, para poder llevar a cabo esto, el comando para poder instalar el servidor es el siguiente: apt-get install OpenERP-server-4.2.0 y luego enter para ejecutar el comando o si usted una persona que poco sabe de programación, puede, ya estando en la pagina web de OpenERP, ingresando a Comunnity. Wiki, Manual Install y luego Ubuntu, podrá encontrar todos los comandos que deberá copias y luego pegar en la terminal, para que su proceso de instalación sea rápida, eficaz y seguro, allí deberá copiar cada uno de los comandos, para este caso de la instalación del OpenERP debe ingresar en la terminal

$ sudo dpkg --install <path>/tinyerp-client_4.2.2-1_all.deb

$ sudo dpkg --install <path>/tinyerp-server_4.2.2-1_all.deb

Al dar enter la terminal ejecutara las órdenes e instalar el programa.

4.1. REQUERIMIENTOS

Para el cliente: Es importante tener en cuenta que como tal, el programa OpenERP esta escrito en un lenguaje de programación que requiere ciertas dependencias para poder ejecutarse, y estas dependencias son enter, las cuales permiten interpretar el programa, además debe instalarse librerías GTK las cuales permiten albergar python, puede que ya este esté instalada en Ubuntu o no.

De todas maneras estos son los requerimientos básicos para instalar OpenERP:

python-xml

python-libxml2

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python-psycopg

python-imaging

python-pyparsing

python-reportlab

graphviz

python-tz

python-pyopenssl

python-matplotlib

gs-gpl

De igual forma que la instalación del programa, estas pueden llevarse a cabo por medio de la terminal de la siguiente forma:

apt-get install python-xml python-libxml2 python psycopg python-imaging python-pyparsing python-reportlab graphviz python-tz python-pyopenssl python-matplotlib gs-gpl

Aunque si usted instala el programa como se le aconsejo, es decir, copiando los comandos directamente de la página web, esta acción se da por medio del siguiente comando

$ sudo apt-get install python-xml python-libxml2 python-libxslt1 python-psycopg python-imaging python-pyparsing

python-reportlab graphviz python-tz python-pyopenssl gs-gpl python-matplotlib

Para el servidor: El requisito principal para el servidor, es una base de datos postgres, que para el caso particular es una base de datos postgres 8.0

La instalación de esta base de datos también puede ser llevada a cabo desde la misma terminal con el comando

apt-get install postgresql

A través este comando se puede instalar fácilmente la base de datos, además en la terminal le sugerirán la base de datos a instalar o si no puede darle más especificaciones para que instale la base de datos de su preferencia.

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En este punto es importante tener en cuenta que no debe existir una base de datos previa a la instalación porque ello puede generar conflictos, de todas manera al introducir el comando de instalación de postgres y al ejecutarlo, este le informara de la existencia de la base de datos, si la hay.

Al igual que la instalación de enter, este paso se realiza con el comando

$ sudo apt-get install postgresql-8.2

Que se halla en la pgina de OpenERP.

4.2. PROCEDIMIENTOS

Lo primero a tener en cuenta antes de iniciar el programa como tal, es tener acceso a la base de datos, para ello puede escribir el siguiente comando en la terminal

apt-get install pgadmin3 pgadmin3-data

Con este comando usted va a poder instalar una aplicación que le permita acceder a la base de datos postgres de una forma mucho más fácil. Este comando no se halla en la página oficial de OpenERP, por tanto se debe copiar tal cual se muestra en este manual.

Luego de haber instalado esta aplicación ya puede acceder a la base de datos desde la terminal, sin embargo, el acceso a esta base de datos debe ser llevada a cabo como usuario normal, es decir como el usuario del equipo, recuerde que hasta ahora usted ha trabajado como usuario root, para poder convertirse en este usuario escriba el siguiente comando como root: exit.

Este comando le permitirá regresar al usuario del equipo, ya como este usuario debe escribir la siguiente línea para poder ingresar a la base de datos

pgadmin3

Ahora bien, usted debe crear un base de datos para poder trabajar, debe ir al menú file y a la opción add server, allí le aparecerá las opciones de configuración de su base de datos, este es un paso trascendental en el desarrollo de la actividad (ver ilustración 16 )

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Ilustración 15 Linux: Configuración base de datos

Ahora bien, teniendo la certeza de que usted tiene la base de datos, el siguiente paso a seguir es iniciar el servidor para ello usted puede abrir una terminal y ejecutar el siguiente comando, sin embargo debe tener presente la ubicación de su servidor, para el caso particular el OpenERP-server esta ubicado en home, usuario con el cual usted inicio sesión en el equipo, el lugar donde usted dejo ubicada la carpeta de OpenERP (es decir el lugar donde extrajo el OpenERP), ahora bien sabiendo la ubicación del programa usted debe abrir uno por uno los directorios, es decir usted debe abrir los directorios en orden descendente.

Para poder abrir el usuario de la sesión con la que inicio el equipo, hay que abrir primero home y para poder abrir OpenERP-server hay que tener abierto primero el usuario con el cual inicio el equipo, entonces

Puede hacerlo de la manera que se presenta en la ilustración

Ilustración 16 Abrir OpenERP

cd es un comando que le permite acceder a la información presente en el directorio señalado que en este caso es home, ahora bien aparece el usuario como si estuviera en home, el paso a seguir es escribir el comando ls que le va a permitir observar todos los directorios contenidos en home, ahora bien dentro de

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estos directorios debe estar presente el usuario con el cual usted inicio el equipo, y dentro del usuario con el cual inicio el equipo esta presente el escritorio y ya allí esta ubicado el OpenERP-server( esto es para el caso particular, puede que usted haya ubicado la carpeta en otro lugar).

Ubicado el OpenERP-server y estando ubicado mas exactamente como usuario (esto a manera de ejemplo) bevenegasv@econos4003adm:$~/home/nombre de la sesión con la cual inicio el equipo/escritorio/OpenERP-server-4.2.0/bin usted debe ejecutar el siguiente comando, es importante que se este ubicado en la carpeta bin que se encuentra dentro del OpenERP-server, que ha su vez esta ubicada en el escritorio, que ha su vez esta ubicada en bevenegasv, que ha su vez esta ubicada en home

python OpenERP-server.py

Con ello usted podrá ejecutar el OpenERP-server-4.2.0, ya que como se dijo OpenERP-server esta escrito en el lenguaje de programación python.

Después de esto, usted puede ahora ejecutar el cliente, de manera análoga a como ejecuto el servidor, cambiando únicamente el comando de ejecución a

OpenERP-client.py

Con este momento usted no va a poder iniciar totalmente el cliente debido a que no se podrá conectar al servidor, por ello le debe aparecer la ventana que se observa en la ilustración 18, no se preocupe, mas adelante se explicara la forma de ejecutar el servidor; se ejecuta solamente para tener la certeza de que el programa esta bien instalado (ver ilustración 19).

mailto:bevenegasv@econos4003adm

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Ilustración 17 Linux: Interfaz inicial

Ahora bien, para no tener que ejecutar esta serie de comando cada vez que necesite ejecutar tanto el servidor como el cliente, usted puede crear un lanzador que le ejecute directamente el comando, esto se puede hacer haciendo clic derecho sobre gnome eligiendo la opción crear un lanzador tal como se muestra en la ilustración 20.

Ilustración 18 Crear lanzador

En donde le va a poder copiar el comando de la consola y pegarlo sobre la casilla de comando, usted le puede asignar un nombre y con esto usted creo un acceso directo a los programas.

Al ejecutar el lanzador, el postgres va a iniciarse en este momento, el postgres, no tiene ningún tipo de servidor, entonces usted debe ir a la barra archivo y elegir la

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opción add server esto le va a permitir crear un servidor con su respectiva base de datos que por defecto se va a llamar postgres, ahora bien, va a aparecer una ventana donde le pide las características del servidor (ver ilustración 21).

Ilustración 19 Características del servidor

La dirección es localhost4; en la descripción se coloca también localhost; en el servicio no es necesario colocar nada; el puerto viene por defecto y es 5432; el maintenbance DB también viene por defecto; el nombre debe ser postgres y el password usted lo debe de definir, aquí hay un aclaración que se tiene que tener presente, antes de insertar la clave, antes debe activarse la respectiva contraseña en el postgres, por ello usted debe ejecutar el siguiente comando en una consola como usuario postgres, con el cual usted habrá creado un rol postgres con su respectiva contraseña.

ALTER USER postgres WITH PASSWORD “contraseña”;

Ahora bien, usted debe crear otra base de datos que debe llamarla obligatoriamente terp, ya el servidor, le pide esta base de datos específicamente, para hacerlo solo tiene que darle clic derecho sobre la base de datos que ya existe (postgres) y allí le aparece la opción de agregar base de datos, y en el aparecerá un ventana con una serie de requerimientos, usted solo debe colocarle el nombre que es terp y luego clic en aceptar; al hacer esto le aparecerá la respectiva base de datos, que debe conectar para que el servidor pueda conectarse a ella.

4 La dirección Localhost esta indicando que el servidor se encuentra en el mismo equipo desde

donde se esta trabajando.

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Antes de iniciar el servidor, usted debe crear un nuevo rol, esto es debido a que cuando intentamos ejecutar el servidor desde el comando, lo hacemos como un usuario, ya sea root o usuario normal, es por ello que si no crea el rol correspondiente (es decir el rol con el que esta trabajando en la consola, que en nuestro caso especifico es el root) el servidor no va a poder conectarse.

Para crear este nuevo rol, usted solo tiene que darle clic derecho en la opción de login rules ubicada en la ventana de pgadmin3, allí usted solo tiene que darle el nombre de root, y su respectiva contraseña y automáticamente el role va a aparecer, ahora si puede ejecutar el servidor, al hacer esto usted puede ejecutar el cliente desde otra consola, y le va a aparecer la siguiente ventana

Ilustración 20 Ejecutar cliente desde otra consola

Puede darse cuenta, que el problema ya no es la conexión al servidor, ahora el problema es que no hemos creado una base de datos, por ello debe darle cancelar, y en el barra de archivo presente en el cliente, le aparecerá la opción de crear una nueva base de datos, para lo cual se procederá de igual manera como se llevo a cabo en Windows.

5. DOCUMENTACIÓN DE LOS MODULOS BASE

5.1. ADMINISTRACION CONTABLE Y FINANCIERA

Este gran modulo, se subdivide en 8 sub-módulos que ha su vez se subdivide en módulos mas específicos. Estos 8 módulos son a saber:

Configuración, asientos, procesamiento periódico, facturas, gráficos, reportes, pago (payment), tratamiento del final de año ( end of year treatments).

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Ilustración 21 Modulo Contable

Estos módulos a su vez se subdividen en sub-módulos que responden a información específica de la empresa, así el módulo de configuración se subdividen en 10 sub-módulos que son a saber

5.1.1. Configuración

Ilustración 22 Sub-módulo contable

5.1.1.1. Periodos

En este modulo se define tanto el año fiscal como los periodos utilizados en el mismo, ya sea mes a mes, trimestral.

Este modulo permite ver todos los años fiscales definidos durante la actividad contable de la empresa, así como su estado actual, además permite la edición de los años fiscales presentes, permite su edición como tal, su duplicación o permite borrar dicho año contable, así como la creación de nuevos años fiscales.

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Es importante observar la información que brinda dicho modulo ya que permite determinar el día de inicio tanto del periodo como del año fiscal, y también el día de cierre, además permite observar los periodos en bloque o singularmente, esto

se logra a través del botón forma ubicado en la parte superior derecha de la pantalla,

Apenas se tiene acceso al modulo, al darle clic a esta opción si se puede obtener las vistas de los años fiscales tanto en bloque como singularmente, esto ultimo se

logra a gracias al siguiente botón que se encuentra en la parte superior derecha

Dentro de esta vista es posible acceder a cada uno de los periodos definidos.

Ilustración 23 Periodos contables

Existe un link en esta vista que le va a permitir al usuario traducir los términos que no entienda, (esto se debe a que este programa no esta totalmente traducido al

español), la forma de acceder es a través del botón traslate , ubicado en la parte superior derecha, al lado del botón para acceder a la vista grupal de los periodos.

Aquí usted podrá especificar la palabra que quiera traducir dentro de la opción de periodos, y de inmediato el programa le traducirá la palabra que todavía no estén traducidas

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Ilustración 24 Agregar traducción

En esta opción se le va a permitir guardar los cambio que usted haya realizado, al hacer esto obviamente el link no va a aparecer mas ya que no hay traducciones que realizar.

Ahora bien, como se dijo atrás, este modulo permite tanto la creación de nuevos años fiscales como la edición de los ya presente. Para la creación de un nuevo año fiscal, usted debe ir a la parte superior izquierda de la pantalla y debe dar clic en el botón new, debe tener presente que esto se realiza en el pantallazo inicial, es decir en la vista que aparece al momento de abrir el modulo, vale la pena la aclaración ya que al acceder a la vista a través del botón form, ya no va a poder realizar la creación del nuevo año fiscal.

Ilustración 25 Crear año fiscal

Dentro de esta vista se solicita información esencial para la creación del nuevo año fiscal, entre dicha información se encuentra el años fiscal, el código que va a utilizar para identificar dicho año fiscal, así como la fecha de inicio como la fecha de terminación, para estas opciones existen ciertos links que facilitan la forma de llenar este formulario, entre ello se encuentran

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La fecha, para estar claros en cuanto a la forma de introducir la fecha, el programa trae una opción en la cual se pueden definir las fechas, esto se logra a través del

siguiente botón . Este botón permite el acceso de la fecha tanto en la fecha de iniciación como en la de terminación del año fiscal.

En cuanto al nombre de las empresas, el programa también ofrece la opción de búsqueda de los mismos, teniendo en cuenta el número de empresas definidas al

iniciar la aplicación del programa como tal. A través de este botón usted podrá acceder a una ventana de búsqueda de las empresas que haya definido.

Ilustración 26 Crear empresa

Ahora bien, como ya se menciono antes, el programa también permite modificar el estado de los periodos, esto es en la forma de visualización de los mismos, se permite una visualización ya sea mensual o trimestral, esto se logra con los botones crear periodos mensuales o crear periodos trimestrales ubicados en la parte inferior del modulo,

Al referirnos aquí al termino crear, no lo asumimos en el termino como tal de la palabra, es decir , no va a permitir originar nuevos periodos sino que va a permitir obtener una visualización diferente de los periodos ya establecidos con el año fiscal.

Además este modulo permite la modificación del estado de los periodos, diferenciando entre dos estados, borrador o finalizado, esto le permitirá establecer

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de una manera clara el estatus de los periodos definidos, ya sean mensuales o trimestrales

En general, esto es lo que compone este modulo, sin embargo, se puede nombrar un link adicional que esta presente en todos los módulos, y es el link de

ayuda , el cual se encuentra en la parte superior derecha

Ahora el siguiente sub-módulo a tratar y que hace parte a su vez del sub-módulo periodos es periodos, en este sub-módulo se permite una vista detallada de los peridos igual a la vista en el sub-módulo años fiscales, ya sea una vista mensual o trimestral, la característica que lo diferencia de este ultimo sub-módulo es que en sub-módulo de periodos se puede definir una acción especifica y es la de cerrar los periodos, esto se logra a través de un link llamado cerrar periodos ubicado en la parte superior derecha del mismo,

Existe un pequeño botón ubicado a la derecha del link cerrar periodos, y permite la visualización o no de este link

Este link nos va permitir, como se menciono en la parte de arriba, cerrar los periodos contables, para ello usted debe seleccionar el periodo a ser cerrado y luego proceder a dar clic sobre el link con ello le aparecerá una ventana de confirmación de la acción

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Es importante que tenga presente que una vez cerrado el periodo, ya no se puede modificar su estado.

5.1.1.2. Cuentas contables

El siguiente sub-módulo a revisar es el de CUENTAS CONTABLES, que esta compuesto a su vez por tres sub-módulo que son a saber:

Definición de cuentas

Carta de cuentas

Tipo de cuentas

Al acceder al modulo de definición de cuentas se presenta una lista de todos los grupos de cuentas que se encuentran instaladas en el programa

Ilustración 27 Definir cuentas

En este sub-módulo se puede generar tres tipos de reportes

Balance de cuentas

Libro general

Comprobación analítica

En el sub-módulo de balance de cuentas se muestra las características básicas del periodo, como es el código, el nombre del periodo, fecha de inicio, fecha de finalización, fecha de terminación y estado. Es importante tener en cuenta que debe selecciona primero el año fiscal y el periodo que quiera visualizar.

Ilustración 28 Balance de cuentas

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Al hacer esto usted debe dar clic sobre el icono print ubicado en la parte superior izquierda de esta vista, al hacer esto, el programa automáticamente le generara el reporte

Ilustración 29 Informe balance de cuentas

Igual seria el método de creación de los reportes libro general y comprobación analítica.

Debajo de las anteriores aplicaciones existe un cuadro llamado link en cual posee dos aplicaciones, que son a saber entradas y entradas irreconciliables.

Como lo indica el nombre de la primera, este link nos permite ver todas las transacciones realizadas en cada una de las cuentas, además de otra información. ES importante resaltar que en este link se muestras las entradas correspondientes con sus respectivos saldos iguales, es decir que las cuentas tienen su respectiva contraparte, es por ello que las entradas irreconciliables muestran aquellas transacciones que no tienen su contraparte en otro tipo de cuenta.

El siguiente sub-módulo a tratar es el de carta de cuentas, y en este lo único que se presente los las cuentas que usted tiene habilitadas dentro del programa, es decir aquella cuentas con las cuales esta trabajando. Por defecto el programa trae consigo un mínimo de cuentas, mostrando información como su código, su saldo en el débito, su saldo en el crédito, el balance y la moneda utilizada en las transacciones.

En este modulo existe una serie de links que le van a permitir realizar diferentes acciones

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El botón switch le va a permitir ver la información general de la cuenta que usted haya seleccionado, esto es importante, estas acciones no pueden ser llevadas a cabo si usted antes no ha elegido una cuenta en particular; el botón action le va a permitir hacer una copia de la carta de cuentas, especificándole la compañía con la cual usted quiere hacer esto, y por ultimo esta la opción de la impresión de la carta de cuentas.

El siguiente sub-módulo a tratar es el de tipo de cuenta, este sub-módulo nos permite visualizar el código alfa-numérico, relacionado con una serie de tipos de cuentas ajustadas por el programa

Ilustración 30 Tipo de cuenta

Además permite la creación de nuevos tipos de cuentas.

5.1.1.3. Libros

El siguiente gran sub-módulo a trabajar, es el modulo LIBROS, el cual esta compuesto por lo siguientes sub-módulos: Definición de libros y Definición de libros analíticos.

Como lo indica el nombre del primer sub-módulos éste nos va a permitir la definición de los libro que se van a utilizar a lo largo del proceso contable, por defecto el programa trae consigo tres tipo de libros que son: libro de ventas, libro de bancos y el libro de gastos. Sin embargo como se dijo en la parte de arriba usted va a poder crear los libros que crea conveniente

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Ilustración 31 Crear nuevo libro

Además en este sub-módulo usted va a poder revisar información como los extractos bancarios, entrada de líneas y la apertura de facturas, todo esto lo va a poder hacer desde un cuadro llamado link ubicado en la parte superior derecha de la pantalla

En la visualización de la ventana de los extractos bancarios usted va a poder observar información de los extractos, como es la fecha, nombre, libro, periodo, saldo inicial, saldo final (real), y el saldo final calculado, además de poder realizar una búsqueda de los extractos que ya haya realizado.

Ilustración 32 Consultar extractos

Como en la mayoría de los recursos de este programa también puede crear un nuevo extracto, en el cual se le solicita información propia del mismo, pero que sin embargo, el asistente para ello es similar para todos los recursos.

En cuanto a la entrada de líneas , este link le va a permitir observar toda la información concerniente a las transacciones realizadas en los libros, y además de eso le va a permitir la entrada de líneas de conciliación y la entrada de líneas en cuentas sin conciliar, para esto, usted debe dar clic en alguna de las transacciones que se muestran en la primera vista de este sub-módulo, luego de esto le va a salir una serie de información acerca del mismo, pero además de esto en la parte

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superior derecha va a aparecer un cuadro llamado, acciones

En donde usted va a poder introducir las líneas

Ilustración 33 Conciliación

Si tuviera transacciones que están sin conciliación, tendría una vista similar a la anterior, si no tuviera transacciones sin conciliar, no le aparecería las opciones para agregar líneas.

Es importante hacer una aclaración, para que estas opciones aparecieran fuer necesario dar doble clic sobre la fecha de vigencia, si usted da doble clic sobre el nombre de los socios empresariales le va a aparecer otro tipo de opciones, además de la información general, información adicional, historial de eventos.

Como se puede observar dentro de las opciones que nos ofrece este recurso, esta la de generar reportes acerca del socio empresarial, el primero de esto reportes, llamado etiqueta, muestra la información general de la empresa, como nombre de la empresa, nombre del represéntate legal, país y dirección exacta.

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En cuanto al reporte de los pagos atrasados, el programa le genera una carta dirigida a la empresa deudora en la cual se le solicita el pago de las mismas en un periodo de 8 días y si no se registra su pago, esta deuda será enviada al departamento de cobro jurídico.

En cuanto a las acciones, ésta esta dividida en tres acciones, que son a saber, estructura de la empresa, en esta se muestra el nombre de la empresa, el idioma, y la ID de la empresa socia; enviar mensaje de texto, como su nombre lo indica, esta acción nos va a permitir enviar mensajes masivos SMS; y por último se encuentra el envío de email masivos.

Además de las opciones ya nombradas, también se puede tener acceso a una serie de links que muestran información adicional de la empresa escogida, dentro de las cuales esta, el link de deudores, entre otras. También nos permite ver todas las entradas contables relacionadas con ese socio contable,

Ilustración 69 Entradas contables

También nos va a permitir la apertura de facturas, muestra las facturas creadas, en este punto es importante hacer una aclaración, en la parte de arriba ya se había nombrado la apertura de facturas, junto con la creación de los extractos bancarios y con la entrada de líneas, pero que sin embargo, no se había tenido la oportunidad de detallarlo; la apertura de facturas por este link, nos va arrojar el mismo resultado que si lo hiciéramos por el link mencionado en la parte de arriba,

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es por eso que cualquiera de los dos puede ser utilizado indiferentemente

Ilustración 70 Facturas

Dentro de este link también se pueden realizar otras acciones que son a saber:

Se pueden generar reportes de las facturas, que haya realizado; también define dos tipos de acciones, que son el reembolso de facturas y las facturas pagadas.

El siguiente componente a analizar son las ordenes de compra, y como su nombre lo indica nos permite la visualización de las ordenes de compra de los socios que tenga la empresa, esta visualización es idéntica a la vista en la apertura de facturas, y al igual que la apertura de facturas también tiene otra serie de componente, que permiten la visualización de mas información, pero para esto debe crear una orden de compra, y a diferencia de las facturas, esta si se crean desde este link, a través del botón nuevo ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla , al acceder a la pantalla de creación de una nueva orden de compra, se le solicita información básica de la empresa y del producto que se desea comprar, así como información adicional acerca de los impuestos.

En esta ventana además se nos va a permitir la creación de reportes de las órdenes de compra, así como la impresión de las órdenes, también permite ir a al link de embalajes, movimiento de stocks, y al igual que con las ordenes de compra, dentro de este sub-modulo se permite la creación de nuevos embalajes.

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Este link también posee una serie de recursos que permiten la visualización de reportes, como la lista de reportes, con su correspondiente orden de entrega; retornar a la información básica de los embalajes, así como la creación de facturas de dichos embalajes.

Y volviendo a los componentes, encontramos que existe un componente llamado ventas, en el cual se podrá visualizar todas las órdenes ventas realizadas, así como la creación de las mismas.

Este componente también permite la impresión las órdenes de venta, creación de factura y agregar nuevas líneas de entrega.

5.1.1.4. Libros Analíticos

En este usted va a poder imprimir los reportes de los libros analíticos. Es claro que para ello debe elegir uno de los libros que se definieron en la parte de arriba.

5.1.1.5. Impuestos

Como su nombre lo indica, en este sub-modulo, se le va a permitir la visualización en un primer termino y la creación de nuevos impuestos en un segundo término, esto último se logra a través del botón nuevo ubicado en la parte superior izquierda, de la pantalla, mediante este botón usted va a poder crear nuevos impuestos, definiendo información básica, como el nombre, la cuenta de impuesto cobrado, cuenta de impuesto cobrado, y las cuentas hijas de las cuales depende el primero de éstos.

Este módulo también le va a permitir la creación de códigos de impuestos para las cuentas, así como la visualización de todas las entradas.

Por ultimo permite la visualización de las estructura de los impuestos, es decir la relación de dependencia que puede existir entre dos tipos de impuestos.

Ilustración 71 Estructura de impuestos

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5.1.1.6. Presupuesto

Presupuesto general

En usted va a poder asignar una cantidad determinada a cada uno de los ítems de presupuesto. En la creación de cada uno de los ítems de presupuesto, usted va a tener que brindar información básica de este diferenciado en tres tipos de pestañas que son a saber: definición, asignaciones y cuentas.

En la primera de estas pestañas se le va a solicitar información como el número del ítem de presupuesto, nombre, dirección y compañía

Ilustración 72 Definición Ítem del presupuesto

En la siguiente de éstas, se le va solicitar información referente al monto de asignación de presupuesto a cada uno de los gastos del ítem, para esto usted

debe dar clic al botón

Ilustración 73 Asignación ítem presupuesto

Como se puede observar en este se solicita información como el periodo de la asignación del presupuesto, cantidad y el monto del mismo.

Y por ultimo se encuentra la pestaña de cuentas, en la cual usted va a poder definir la cuenta en la cual se realice la transacción correspondiente, después de

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llenar todas las pestañas con la información solicitada usted debe dar clic en el botón guardar, ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla, y con esto usted ha generado el presupuesto.

Luego de esto usted puede visualizar los reportes de los presupuestos generados, esto lo puede hacer mediante el cuadro reportes, ubicado en la parte superior derecha.

Presupuesto analítico

En general la información solicitada en éste es igual a la solicitada en ítem de presupuesto general, lo único que los diferencia es el hecho de que en la pestaña de cuentas se solicita mucha mas información.

Ilustración 74 Ítem cuentas presupuesto analítico

Además de la cuenta en la cual se quiere registrar la transacción este presupuesto solicita información adicional en torno a las características de dicho presupuesto, como son: las horas totales, horas no facturadas, horas faltantes, cantidad máxima, última fecha de facturación, cantidades no facturadas y fecha de cierre.

En general esto es lo único que diferencia los presupuestos ya nombrados.

5.1.1.7. Términos de pago

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Como su nombre lo indica en éste sub.-modulo usted va a poder definir los términos de pago de los créditos que usted conceda, es decir el plazo máximo para los pagos de las cuentas por cobrar, por defecto el programa tiene configurado un tipo de términos de pago equivalente a un pago máximo de 30 días

Ilustración 75 Términos de pago

Si usted maneja términos de pago diferentes al especificado en la configuración que viene por defecto, va a poder crear los términos de pago que crea necesario, esto lo va a poder hacer a través del botón nuevo ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla

Ilustración 76 Información

Además de la información solicitada en la parte de arriba, cuadro 75, usted puede especificar información mas detallada acerca de los términos de pago creados, como por ejemplo nombre del término de pago y la descripción.

5.1.1.8. Contabilidad analítica

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En éste modulo usted va a poder llevar a cabo una serie de acciones todas ellas sobre las cuentas contables, éstas acciones se resumen en el cuadro ubicado en la parte superior derecha de la pantalla

En primera medida se encuentran los reportes, los cuales están divididos en

Balance analítico. En este usted va a poder imprimir el balance contable de la cuenta o las cuentas que usted haya escogido, es similar a los balances que pueden ser impresos en el modulo de libros contables.

Balance analítico invertido. Como su nombre lo indica en este usted va a poder imprimir el balance analítico.

Libro de contabilidad de costos. Le permite imprimir el reporte tendiente al libro de contabilidad de costos. Y como lo aclara en este solo aparecen las cantidades.

Libro de contabilidad de costos. Le permite imprimir el reporte tendiente al libro de contabilidad de costos, expresado en cantidades monetarias.

Después de los reportes se encuentran las acciones, las cuales le van a permitir crear las facturas finales tendientes a la cuentas que usted haya elegido y con los productos con los cuales se quiera crear las facturas,

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Ilustración 77 Facturas finales

Y con ella usted va a poder realizar otro tipo de acciones que ya se han definido

Y por ultimo se encuentran los links, los cuales le van a permitir crear recursos adicionales, como por ejemplo las líneas de facturación; costos y réditos, en este punto hay que hacer una aclaración importante, este link le va a permitir generar un reporte analítico del movimiento de las cuentas en forma grafica, el color rojo representa los créditos mientras que el color azul representa los créditos, si la cuenta esta en balance no debe aparecerles nada, pero si la cuenta no tiene balance cero, la grafica que muestra el desbalance.

Ilustración 78 Costos y Réditos

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Por ultimo se encuentra el link de costos de facturación le permite crear ingresar las entradas analíticas para la creación de la factura y después de ello usted podrá crear el reporte de la factura creada con las mismas opciones que aparecen en la creación de las facturas finales.

Carta de cuentas analíticas

Al igual que en el sub- modulo de cuentas contables, usted podrá observar el conjunto de cuentas analíticas definidas, con sus respectivos saldos.

Ilustración 79 Lista de cuentas analíticas

5.1.1.9. Tipos de facturación

Este le permite observar y crear los tipos de facturación, definidos estos como las características de las facturas en cuanto a los descuentos que usted vaya a realizar en las mismas. Por defecto el programa viene con tres tipos de descuentos, cero porciento, 50 porciento y el 100 porciento

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Ilustración 80 Tipos de facturación

5.1.1.10. Pagos

Usted podrá crear los tipos de pagos que usted vaya a utilizar ya sea por medio de banco.

Modo de pago

Aquí usted podrá definir un conjunto de información necesaria para especificar el modo de pago.

Esta información se resume en: nombre, el libro con el cual se relaciona, cuenta en la cual se va a registrar, tipo de pago, cuenta de banco

Ilustración 81 Modos de Pago

Reportes rutinarios

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En este módulo, usted va a poder crear los reportes fiscales, además usted va a poder definir las monedas y los bancos que van a utilizar en las transacciones.

El programa por defecto tiene definido una serie de monedas que usted va a poder utilizar en las transacciones, sin embargo, si usted quiere definir nuevas monedas lo va a poder hacer a través del botón new.

Ilustración 82 Visualización monedas

Como se puede observar en la parte de abajo, para la creación de nuevas monedas para el uso contable, se solicita información como:

Nombre de la moneda; código de la moneda; tipo de cambio relativo, es decir, el tipo de cambio en relación a la moneda nacional; factor de redondeo, hace referencia a las cifras decimales que quiera utilizar para hallar el tipo de cambio.

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Ilustración 83 Creación monedas

Bancos

El proceso de creación de nuevos bancos para realizar las labores contables es un proceso idéntico al de la creación de nuevas monedas, en este caso, programa no trae incorporado ningún tipo de bancos definidos por defecto, ya que los bancos son un aspecto relativo a cada país y empresa. Por eso usted debe crear nuevos bancos, para ello debe dar clic en el botón nuevo ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla.

Ilustración 84 Creación bancos

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En la ventana que le va a aparecer, tiene que definir aspectos importantes a la hora de la creación del nuevo banco, está se solicita información como:

Nombre; código; dirección; ciudad; país; teléfono; E-mail; entre otros.

Después de que haya diligenciado dicho formulario, solo debe dar clic es grabar y listo, ya a definido un banco, para trabajar en su proceso contable.

5.1.2. Asientos contables

Como primera medida usted podrá crear declaraciones, donde calcula los saldos finales de la cuenta de bancos, es decir la diferencia entre las entradas y las salidas que se efectúan en dicha cuenta.

Y en general para la creación de nuevas declaraciones, el proceso a seguir es el llevado a cabo en casi todos los módulos anteriores.

5.1.2.1. Entradas a libros

En éste usted podrá realizar entradas de transacciones en cualquier libro, solo basta con definir el libro que quiere abrir e inmediatamente le abrirá el libro seleccionado para realizar la entrada de transacciones.

Ilustración 85 Entradas libros

Dicho proceso de entrada de transacciones con sus respectivos recursos ya fueron explicado en la parte de arriba, mas exactamente en la definición de libros.

5.1.2.2. Buscador de entradas

En este sub- modulo usted podrá realizar la búsqueda tanto de los asientos realizados así como la entrada de transacciones a los libros.

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Además podrá crear tanto asientos como transacciones en los libros.

5.1.2.3. Entradas analíticas

En éste usted podrá observar todas las entradas analíticas así como los reportes de las entradas en cada uno de los libros.

5.1.3. Procesamiento Periódico.

5.1.3.1. Conciliación automática

Como su nombre lo indica en éste sub-módulo usted podrá realizar las reconciliaciones automáticas en aquellas cuentas que se pueda realizar dicho proceso.

Ilustración 86 Conciliación automática

Para realizar dicha conciliación usted tiene que definir información como: cuenta a conciliar, que debe estar dentro de las opciones que el programa le ofrece, es decir deben ser obtenidas del link en forma de lupa de la parte derecha, debe

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definir la potencia, el libro relacionado con la cancelación, cuenta relacionada con la cancelación y el periodo de cancelación.

Luego de definir esta información basta con dar clic en el link conciliar y automáticamente el programa le va a generar la conciliación o en caso contrario le va a dar un reporte de las operaciones realizadas.

Ilustración 87 Resultado conciliación automática

5.1.3.2. Conciliación manual

En éste usted podrá realizar la misma operación que en ítem anterior pero esta vez lo va a realizar de forma manual.

Al dar clic en esta opción le va a aparecer una opción de selección de cuentas por reconciliar

Ilustración 88 Conciliación manual

Al seleccionar la cuenta le va a aparecer todos los movimientos realizados en dicha cuenta, deben escoger los movimientos que quieran reconciliar, y en la parte superior derecha deben dar clic en la acción conciliar al hacer esto le va a aparecer la siguiente información

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Ilustración 89 Proceso de conciliación manual

Y allí le va aparecer la opción de reconciliar al dar clic en esta opción le va a solicitar información acerca del libro y de la cuenta así como del periodo en el cual va a realizar la conciliación.

Ilustración 90 Definición características para conciliación

5.1.3.3. Des-conciliación manual

Como su nombre lo indica en este se podrá realizar Des-conciliaciones, y la forma de realizar dicho proceso es idéntico al de la reconciliación manual.

5.1.3.4. Impuestos

En este modulo usted podrá crear reportes acerca de las tasas de impuestos creadas en el modulo de configuración, además de crear nuevos impuestos

Reconciliación Bancaria

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En este podrá realizar un procedimiento idéntico al de los asientos contables, es decir calcula el saldo final en la cuenta de bancos, de acuerdo a transacciones definidas por el usuario.

Chequear en el libro bancario

En éste modulo usted podrá realizar la reconciliación bancaria el libro bancos, además de otros libros.

Al igual que la reconciliación común mencionada en la parte de arriba, el programa le va a dar la opción de escoger el libro a reconciliar

Ilustración 91 Conciliación bancaria

Al dar la clic en la opción abrir para conciliación bancaria, usted podrá ver todas las transacciones realizadas en este libro, como siempre debe escoger una de estas transacciones o varias si lo desea.

La conciliación de dichas transacciones se lleva a cabo a través del botón acción conciliar entradas ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

Al hacer esto el programa le va a mostrar información acerca de las transacciones escogidas

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Ilustración 92 Proceso de conciliación bancaria

Como se podrá dar cuenta el formato es el mismo que si estuviera realizando una conciliación rutinaria presentada en la parte de arriba y los procesos siguientes son idénticos.

5.1.3.5. Entradas en las facturas

Este sub-módulo le va a presentar todas las entradas analíticas que usted haya realizado.

Además podrá ver más detalladamente cada una de estas entradas a través de botón acción ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

5.1.3.6. Entradas no facturadas

Igual que en el ítem anterior este modulo de va a permitir ver cada una de las entradas que no han sido facturadas.

5.1.3.7. Enviar pendientes

En este sub-modulo usted podrá enviar cartas a los socios que tengan deudas con la empresa, pidiéndole de la manera mas atenta el pago de las mismas en un plazo no mayor al envío de la misma

5.1.4. Facturas

Como su nombre lo indica en este modulo va a poder todas las facturas creadas, diferenciando los tipos de facturas, también podrá crear nuevas facturas.

5.1.4.1. Facturas de clientes

Como su nombre lo indica en éste usted podrá ver todas las facturas creadas para los clientes con los que usted cuente,

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Ilustración 93 Facturas clientes

Como se podrá dar cuenta todas las acciones ubicadas en el cuadro de la parte superior derecha fue explicado en la parte de arriba del presente.

5.1.4.2. Facturas de proveedores

Al igual que con las facturas de clientes es éste usted podrá ver todas las facturas creadas para los proveedores con los que usted cuenta además de crear nuevas facturas para ellos

5.1.4.3. Reembolsos de clientes

Podrá ver y crear facturas para reembolsos de clientes, de todas maneras la vista de este tipo de facturas y los recursos disponibles para este tipo de facturas es idéntico que el de los demás tipos de facturas.

5.1.4.4. Reembolsos proveedores

Al igual que el ítem anterior podrá ver y crear facturas para reembolsos de proveedores, y cumple con las mismas condiciones de la creación de facturas.

5.1.4.5. Todas las facturas

Podrá ver cada una de las facturas que usted haya realizado hasta el momento de la visualización.

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5.1.5. Gráficos

En este podrá crear reportes de la lista de cuentas que tenga predeterminado; lo primero que le va a mostrar el programa son todas los grupos de cuentas que haya definido, este proceso fue explicado en la parte de arriba,

Ilustración 94 Lista de cuentas

Lo siguiente que debe de hacer es escoger uno de los grupos y luego debe dar clic en el botón imprimir ubicado en la parte superior derecha de la pantalla, luego de ello le aparecerá la siguiente ventana

Ilustración 95 Selección de acción

En ésta usted podrá escoger las opciones que le brinda el programa para la generación de gráficos, debe escoger una de ellas y luego debe dar clic en OK, al hacer esto el programa le abrirá una especie de ventana de confirmación en donde usted debe dar clic en imprimir para que le genere el reporte.

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Ilustración 96 Confirmación

Además de esto también podrá realizar el mismo proceso para las cuentas analíticas que usted haya definido.

5.1.6. Reportes

Le permite generar una gama diferente de reportes dentro de los cuales se encuentran:

Tiene que tener en cuenta que dichos reportes se los genera en un texto en formato PDF

Reporte de balance socios antiguos

Reporte de balance de socios

Reporte de las transacciones con los socios

Reportes de las tasas de impuestos

También podrá imprimir los libros contables , los presupuestos que usted haya realizado, los libros analíticos que haya generado, diferenciando entre todos los meses o entre un mes en particular, con lo cual podrá realizar todos las acciones definidas para las cuentas analíticas presentadas en la parte de arriba.

Además podrá generar los reportes rutinarios, los cuales se dividen en:

Declaraciones fiscales (ya tienen que estar definido)

Indicadores (ya tiene que estar definido)

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Otros

Y por ultimo se encuentran los balances por tipo de cuenta, es decir genera los balances para cada uno de los tipos de cuenta definidos.

5.1.7. Pagos

En este modulo usted podrá revisar o crear las ordenes de pagos tanto en estado de borrador como validadas, es decir que fueron aprobadas.

5.1.8. Tratamiento finalización año contable.

En éste usted podrá cerrar tanto el año fiscal, como el periodo, esto esta sujeto a la condición previa de la creación tanto del año fiscal como de periodos.

Ilustración 97 Cierre año fiscal

Para cerrar los periodos debe escoger el periodo a cerrar y luego dar clic en la opción cerrar periodo ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

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Ilustración 98 Cierre periodos

Y esto es general lo que compone el módulo contable del programa.

5.2. RECURSOS HUMANOS

El modulo de recursos humanos nos permite llevar un control de las

actividades desarrolladas por las personas pertenecientes a la organización,

este modulo se compone de tres partes: configuración, Empleados y

Asistencias, estos sub-módulos a su vez se dividen en herramientas que serán

explicadas más adelante. La interfas se muestraen la ilustración 1

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Interfas basica 1


5.2.1.1. CATEGORÍAS DE TIEMPOS (TIMESHEET CATEGORIES)

Por medio de esta herramienta es posible asignara los diferentes grupos y horarios según corresponda, además de asignar un responsable para los mismos.

Para crear un nuevo grupo es necesario ir a menú, recursos humanos,

hoja categorías de tiempos, doble clic, nuevo. Los pasos anteriores

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abrirán la ventana que se muestra en la ilustración 2.

Ilustración 34

CATEGORIAS DE TIEMPOS 1

Los datos que se deben ingresar para crear una nueva categoría son:

El nombre del equipo: Hace referencia al grupo o personal de un área

de la organización asignada a un responsable.

Responsable del equipo: En este espacio se debe seleccionar el perfil

previamente creado para el responsable del equipo, se debe hacer clic

en para buscar el perfil del responsable.

Luego de asignara un nombre y un responsable para el equipo, es

posible ingresar el nombre de la persona, junto con el horario de

entrada o salida haciendo clic en ubicada a la derecha de “parte de

horas”, de esta forma se activara la siguiente ventana (Ilustración 3):

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Ilustración 35

CATEGORIAS DE TIEMPOS 2

Los campos a ingresar son:

Nombre: En este campo se ingresa el nombre de la persona a la cual

se le realizara el seguimiento de horario.

Fecha de ingreso: Corresponde a la fecha sobre la cual se realizara

el control de horario a la persona correspondiente. Este ítem se debe

elegir haciendo clic en la lupa ubicada al lado derecho de la barra

fecha de ingreso y elegir en el calendario la fecha de ingreso, sí se

ingresan los datos manualmente, no serán guardados por el sistema.

Día de la semana: El día de la semana nos permite elegir que día de

la semana fue realizado el ingreso. El dato se elige de la lista que se

despliega al hacer clic en la flecha.

Horario de entrada: Es un ítem que se debe llenar por medio del

teclado ingresando la hora de ingreso de la persona correspondiente.

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Horario de salida: Al igual que el anterior debe ser llenado de con

lenguaje alfanumérico indicando la hora de salida.

Para observar los datos que han sido ingresados a la hoja de turnos

menú debe seguir la ruta: hoja de categorías, buscar en donde puede

ingresar el nombre del equipo o dar clic en buscar nuevamente para

visualizar la lista completa, luego se debe seleccionar el equipo. De

esta forma la ventana mostrará un listado con nombre, día de la

semana, hora de ingreso y hora de salida. Esta información permitirá al

administrador llevar un control de los grupos a su cargo.

En el mismo modulo podemos realizar una clasificación de las categorías de los empleados

5.2.1.2. CATEGORÍAS DE EMPLEADOS (employee category)

Es posible asignar una categoría o cargo y la categoría superior correspondiente. Esta herramienta es de utilidad en la creación del organigrama de la organización. El diagrama de árbol correspondiente puede ser visualizado en la pestaña estructura de categorías.

Estado de vacaciones (holiday status)

Es posible crear una nueva razón para estado de vacaciones o editar

las existentes. Las opciones predeterminadas son las que se

muestran en la siguiente ventana (Ilustración 4):

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Ilustración 36

VACACIONES 1

Para ingresar una nueva razón de vacaciones se debe dar clic en nuevo, de esta forma se activara una ventana en la cual se debe ingresa el nombre del nuevo estado de vacaciones.

Si se requiere editar un estado de vacaciones se debe dar doble clic en el elemento de la lista que se desee editar y aplicar los cambios correspondientes.

Razones de asistencia:

Al seguir la ruta: modulo de recursos humanos, configuración, categoría

de empleados, razones de asistencia (razones para ingresar o salir de

turno), el usuario tendrá acceso a una herramienta que le permite

ingresar o editar razones de asistencia de los empleados. Las razones

de asistencia predeterminadas por el sistema se muestran en la

siguiente ventana:

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Ilustración 37

RAZONES DE ASISTENCIA 1

Para ingresar una nueva razón de asistencia es necesario dar clic en nuevo

luego de abrir la pestaña “razones de asistencia”, en la ventana se debe

ingresar la razón y elegir si corresponde a una razón para registrar ingreso

o para registrar salida como se muestra a continuación.

RAZONES DE ASISTENCIA 2

Ilustración 38

Para editar una razón de asistencia es necesario dar doble clic en una

razón ya existente, asignando la nueva razón y eligiendo si corresponde a

una razón de entrada o de salida.

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De esta forma es posible llevar un control de las razones por las cuales un

empleado debe ingresar o salir del sistema, permitiendo al administrador

una mejor gestión de los recursos humanos de la organización.

5.2.2. Empleados (Employees)

Al ingresar en la pestaña empleados, es posible visualizar información del personal, correspondiente ha: Nombre del empleado, usuario Tiny ERP asignado, Domicilio de contacto, Asistencia y Jefe correspondiente.

La visualización de la lista puede ser ordenada, según los requerimientos del administrador haciendo clic en los títulos, de esta forma se organizaran los datos por orden alfabético, tomando en cuenta la variable o característica sobre la cual se ha dado clic. Similarmente la ventana permite la búsqueda de un empleado específico, ingresando los datos correspondientes en la barra ubicada en la parte superior de la ventana y luego clic en buscar.

Ilustración 39 EMPLEADOS 1

5.2.2.1. Nuevo empleado

Para ingresar los datos de un nuevo empleado es necesario seguir la ruta: menú,

recursos humanos, empleados, nuevo empleado. al seguir los vínculos anteriores

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se activara la siguiente ventana:

EMPLEADO 1

Los datos que se deben ingresar en la pestaña información son:

Información general:

Empleado: Corresponde al nombre del nuevo empleado

Empresa: Se debe elegir la empresa haciendo clic en la lupa, esta acción mostrará las empresas activas para las cuales es posible asignara empleados.

Usuario Tiny ERP: Open Erp permite asignar distintos perfiles con permisos específicos para diferentes usuarios. Este dato corresponde al perfil o usuario que ha sido asignado al empleado. El dato debe ser elegido de la lista que se despliega al dar clic sobre la lupa.

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Notas: En notas es posible escribir información específica sobre el empleado. Un posible uso lo encontramos ingresando el perfil correspondiente.

En cuanto a la información de trabajo

Horas semanales: Indica el número de horas que trabaja el

empleado, debe ser elegido de la lista.

Activo: Indica si actualmente el empleado es activo en la

organización, es decir si es posible contar con el para la realización

de actividades o no, un posible estado inactivo corresponde a una

incapacidad temporal o a periodo de vacaciones.

Días de vacaciones: Indica el número de días de vacaciones que le

han sido asignadas para determinado periodo.

Jefe: Al buscar, por medio de la lupa, es posible asignar el jefe del

empleado.

Equipo de trabajo del empleado: Los empleados son relacionados

con equipos de trabajo, en este espacio se ingresa el nombre del

equipo al cual pertenece.

Asistencia: Indica si el empleado se encuentra o no dentro del

sistema.

Por ultimo es posible registrar el ingreso o salida del empleado,

según sea el caso, dando clic en el botón “Registrara ingreso”.

En la pestaña vacaciones es posible ingresar datos correspondientes

a los periodos de vacaciones y las razones de las mismas, con base

en los datos ingresados por medio de la configuración que debe

haber sido realizada previamente para maximizar la utilidad de la

herramienta. El asistente muestra un listado con la descripción,

fecha de inicio de vacaciones, fecha de fin de vacaciones y el estado

de vacaciones. La ventana correspondiente se muestra a

continuación (Ilustración 9):

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VACACIONES 2

Ilustración 40

Para ingresar los datos de un nuevo cese de trabajo o periodo de vacaciones es necesario, luego de ubicarse en la pestaña vacaciones del

empleado, dar clic en (nuevo), con lo cual se abrirá una nueva ventana en la que deben llenarse los siguientes datos:

Descripción: En este espacio se debe hacer una breve descripción de las razones de cese de actividades.

Inicio de vacaciones: Se debe ingresar la fecha de inicio del periodo de actividades buscándola en el calendario que se despliega al dar clic en el icono ubicado a la derecha de la barra.

Fin de vacaciones: Se debe ingresar la fecha de fin del periodo de actividades buscándola en el calendario que se despliega al dar clic en el icono ubicado a la derecha de la barra.

Estado de vacaciones: Al dar clic en la lupa se activara la lista en la cual es posible elegir el estado de vacaciones creadas por medio de la configuración.

Luego de llenar los datos dé clic en aceptar para guardar los datos e ingresar un nuevo periodo de vacaciones, al finalizar dé clic en cancelar para visualizar los datos ingresados en la pestaña principal en forma de lisado junto con los periodos de vacaciones que hayan sido ingresados previamente. Desde esta vista es posible editar los datos ingresados

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dando doble clic en un periodo de vacaciones.

5.2.3. Asistencias:

5.2.3.1. Asistencia del empleado

La ventana permite visualizar la lista con los nombres de los

empleados, relacionados con la hora y fecha de registros de ingreso o

salida según sea el caso.

ASISTENCIAS DE EMPLEADOS 1

Ilustración 41

5.2.3.2. Vacaciones del empleado

Este sub-modulo muestra un listado con los acontecimientos y fechas

especiales que implican periodos de vacaciones o de licencias para

todos o algunos empleados, e indica a que estado de vacaciones

corresponde.

En la siguiente ilustración es posible observar la interfaz de esta

herramienta:

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VACACIONES DEL EMPLEADO 1

Ilustración 42

Es posible además buscar un periodo de vacaciones específico ingresando: Descripción, el estado de vacaciones o buscando la fecha según sea de inicio o fin de vacaciones.

Para visualizar la lista ordenada alfabéticamente por algún a de las características tituladas en la ventana se debe dar clic en el titulo. Esta operación permitirá una búsqueda más organizada para el administrador.

5.2.3.3. Registrar ingreso/Registrar salida:

La ventana que se muestra en la ilustración 12 permite a los usuarios registrar su ingreso o salida del sistema, la ventana muestra el nombre del empleado que realizara la acción y las

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acciones que puede realizar. Al dar clic en alguna de las opciones el sistema carga la hora de ingreso o salida, según corresponda y los datos pueden ser vistos por el administrador en el listado de asistencia de empleados.

5.3. Modulo de Producción.

El sector manufacturero de una economía es uno de los más dinámicos (mueve mano de de obra, grandes inversiones de capitales y de insumos), por tanto, representa un reto muy grande para las empresas que pertenece a dicho sector, lograr coordinar los diferentes departamentos para adquirir la producción deseada, es por ello, que Open-ERP presenta al usuario, un modulo que permita coordinar toda la producción y entrelazarla de manera sencilla al resto de los módulos que este software ofrece. En un espectro muy amplio, el modulo de producción permite realizar las ordenes de producción y de abastecimiento de la empresa, teniendo en cuenta las políticas de inventarios establecidas en el modulo de control de inventarios. Diferenciando las ordenes en: inicio, proceso y en espera para visto bueno. Además este modulo permite generar una lista de materiales que se necesitan a la hora de la producción, mediante un procesador de abastecimiento.

A continuación se trabajaran algunas especificaciones para manejar este modulo, las herramientas que implementa y la interfaz gráfica en las diferentes etapas del proceso de producción.

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5.3.1. Interfaz Básica

Ilustración 1. Interfaz Inicial modulo Producción.

El modulo Producción presenta 4 grandes ejes para su manejo: Configuración, Ordenes de Producción, Ordenes de Abastecimiento e Iniciar todos los Programadores; los cuales a su vez, despliegan más opciones para un manejo segmentado y sencillo, estas opciones más detalladas serán desarrolladas a lo largo de manual.


El modulo Configuración, es aquel donde se agregan todas las opciones de producción. Se encuentra dividido en Propiedades, Centros de Trabajo (Workcenters), Ruteos y Listas de Materiales.

5.3.2.1. Propiedades

Se halla divido en dos: Grupos de Propiedades y Propiedades.

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Ilustración 2. Grupo de Propiedades

En Grupo de Propiedades, podemos ver los diferentes grupos que van a intervenir en la producción, ésta al momento de la instalación, por defecto trae enunciados los diferentes hardware de almacenamiento y de salida de datos de un computar estándar (CPU, CD-RW, etc); por tanto, para el caso de nuestra empresa debemos, ingresar el nombre de los diferentes grupos que interviene en la producción, esto lo hacemos dando doble clic sobre cualquiera de los elementos que se presentan en la Ilustración 2.

Lo cual nos lleva a:

Ilustración 3. Personalización Grupos de Propiedades.

En donde podemos modificar el nombre de Grupo de Propiedades y asociarle una descripción del mismo. Esto con el fin de saber a que dedicamos dicho grupo, sus funciones y posibles actores externos o internos de la empresa que intervienen en

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él.

En Propiedades, tenemos:

Ilustración 4. Propiedades.

Para este submenú del eje Propiedades del modulo de Producción, hacemos una descripción más detallada de las Propiedades de Grupo que realizamos en el paso anterior. Para este nuevo paso, solo editamos el nombre que debe llevar el grupo, el Grupo de propiedades al cual va asociado y la composición de propiedades (mínimo, máximo o más), es decir, el grado de importancia de tal grupo para el proceso de producción. Al igual que Propiedades de Grupo, aquí debemos ingresar una descripción más detallada de tal grupo.

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Ilustración 5. Información General de las Propiedades de Grupo.

Centros de Trabajo

En ellos, podemos ver todos los tipos de producción (en cadena, por grupos o individuales) que intervienen en la misma, debemos por tanto, clarificar el nombre, el código que lleva dentro de la organización, si se encuentra activo durante el ciclo productivo, el tipo de producción que maneja (herramientas, o recursos humanos), el parte de horas de participación en el ciclo; a su vez una breve descripción de dicho Workcenter.

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Ilustración 6. Grupo de Trabajo.

En la parte inferior hallamos la Información de Capacidad, Capacidad por Ciclo (capacidad productividad por ciclo, horas de actividad, de dicho Grupo de Trabajo), Tiempo para un Ciclo (en horas), Tiempo después de Producción, Tiempo antes de Producción y Eficiencia de Tiempo (es decir, del tiempo estipulado y la cantidad de producción destinada, cual fue la cantidad realmente producida por el grupo de trabajo).

La otra pestaña asociada a los grupos de trabajo, tiene que ver con la cuenta de costos, algo vital al a hora de evaluar la viabilidad del Grupo de Trabajo y de los beneficios que este genera para la empresa.

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Ilustración 7. Cuenta de Costos del Grupo de Trabajo.

Para la contabilidad de costos del Grupo de Trabajo tenemos los costos por hora, el costo por ciclo, la cuenta de horas, la cuenta de ciclos, y además de ellos, relacionamos el libro analítico y la cuenta contable de tal proceso.

Ruteos

Ilustración 8. Ruteos.

Para esta opción (Ruteo) nombramos la misma, le asociamos un código, una ubicación en la producción, una breve descripción y el seguimiento del producto a través de los diferentes grupos de trabajo que lo intervienen. Por tanto podemos ver que la opción ruteo, nos informa en que parte de la fase de producción se encuentra el producto, la cantidad de tiempo que falta para que salga de la línea de producción, los costos y eficiencia.

5.3.2.2. Listas de Materiales (BOm)

Se encuentra dividida en dos: BoMs Structure y Elementos de Lista de Materiales.

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Ilustración 9. Elementos de Listas de Materiales.

En esta pestaña podemos agregar los materiales que se usaran durante la producción, su nombre, su código, el producto (para el cual se podrá generar un nuevo registro dando en nuevo y llenado los espacios allí pedidos), la unidad de medida, el ruteo (se puede asociar aun ruteo ya existente), la cantidad de producto y el tipo de lista de materiales al cual pertenece. A su vez, se puede rellenar la pestaña para revisiones de tal material y las propiedades que posee, todas en la esquina superior izquierda.

Ilustración 10. BoMs Structure.

Aquí podemos ver la lista de materiales que desarrollamos anteriormente, es decir, es una manera rápida de ver las principales características de cada material

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en el BoM.

5.3.3. ÓRDENES DE PRODUCCIÓN

En este eje del proceso de Producción, que se halla dividido en Ordenes de producción al iniciar, Ordenes de Producción en progreso y Production Orders waiting Goods (Ordenes de Producción esperando insumos), pero todos indican bajo una misma interfaz, los productos a entrar salir o en espera en la línea de producción

Ilustración 11. Órdenes de Producción.

5.3.4. ÓRDENES DE ABASTECIMIENTO

Se dividen en Abastecimientos en Borrador, Abastecimientos no Programados y All exception.

Ilustración 12. Órdenes de Abastecimiento.

Todos están expeditos a las órdenes de entrada y salida especificadas en los grupos de trabajo, de ruteo y de listas de materiales, porque esta herramienta es útil para verificar cuando se debe ingresas nuevos insumos a la producción y continuar así las labores de los Workcenters y las líneas de Producción.

5.3.5. INICIAR TODOS LOS PROGRAMADORES

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Esta opción nos brinda la oportunidad de configurar manualmente los avisos de entrega de las compras, de los pedidos, de los insumos, entre otros.

Para este eje se tiene dos opciones de configuraciones:

Iniciar programador de abastecimiento.

En ella podemos ordenar el tiempo de entrega de órdenes de Compra, el Tiempo de Preparación del Pedido, el Ciclo del Programador, el Ciclo de Orden de Compra y los Días de Seguridad, a su vez, enviar toda la interior información y las debidas alertas y controles al administrador del proceso.

Ilustración 13. Programador de Abastecimiento.

Iniciar Programador de Puntos de Pedido.

Su funcionalidad es similar a la anterior, es decir, estipular el Tiempo de Entrega de Orden de Compra, los Días de Seguridad (el tiempo de alerta de recordación del pedido), la opción de automatizar la opción de Entrega de la Orden de Compra y al igual que la función anterior, reportar dicha información, alertas y controles al administrador del proceso.

Ilustración 14. Programador de Puntos de Pedido.

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5.4. Modulo de Productos.

El modulo de producto es una herramienta que permite la configuración y caracterización de los productos dentro de la organización, ya que facilita llevar un orden y control sobre los mismos, permitiéndole llevar a cabo sus actividades de manera eficiente con unas bases estructurales definidas.

El diagrama de árbol correspondiente al modulo de productos es el siguiente:

Ilustración 43 Diagrama de arbol modulo productos


En este sub-modulo es posible identificar y clasificar las categorías de los productos que se manejan dentro de la organización, asignando niveles de producto o categorías “padre” a el producto que se desea incluir. La forma más organizada y útil de utilizar esta herramienta es definiendo las categorías mayores y a partir de ellas definir las categorías menos o especificas.

El programa por defecto muestra unas categorías creadas que sirven de guía para

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la configuración de productos de la empresa de interés.

La ventana principal se muestra a continuación:

Ilustración 44 Ventana de categorías de productos

La ventana principal permite, la búsqueda y edición de las categorías de productos creadas con anterioridad. Al dar sobre clic sobre alguna de las categorías creadas se activara una ventana que permitirá modificar las categorías de productos como se muestra en la ilustración 3.

La ventana muestra información de la categoría acerca de:

Información general:

Nombre: Hace referencia a la categoría o línea de producto que corresponda, por ejemplo: la categoría que incluye a todos los productos puede llamarse “todos los productos” y de ella pueden desplegarse distintas líneas de producto según se maneje en la organización.

Categoría padre: La categoría padre hace referencia a la categoría a la cual corresponde la categoría que se desea ingresar.

Propiedades contables:

Cuenta de gastos: En ella se relacionan las cuentas de gastos que se intervienen

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con los productos de esta categoría por medio de la compra de los mismos.

Cuenta de ingresos: Corresponde a la cuenta de ingresos en la cual se registra la venta de estos productos.

Diario de existencias: Por medio de esta herramienta es posible llevar un control de las existencias de cada categoría de productos

Propiedades contables de las existencias:

Cuentas de ingreso de existencias: Indica la cuenta que se afecta por el ingreso de existencias, estas cuentas deben haber sido creadas con anterioridad por medio del modulo contable y financiero.

Cuentas de salidas de existencias. Indica la cuenta que se afecta por la salida de existencias, estas cuentas deben haber sido creadas con anterioridad por medio del modulo contable y financiero.

Ilustración 45 Edición de una categoría de producto

Para crear una nueva categoría de productos es necesario hacer clic en el botón

nuevo , de esta forma se activara una ventana similar a la de edición, en la cual se deben definir las propiedades contables y características de la nueva categoría de producto que se desea crear. Los ítems necesarios corresponden a los explicados para la edición de categoría de productos.

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Ilustración 46 Nueva categoría de producto

La eliminación de una categoría de producto se realiza en la ventana lista, se debe

seleccionar la categoría que se desee eliminar y luego dar clic en el botón , de esta forma desaparecera la categoria selecionada de la lista y dejara de afectar los modulos o herramientas vinculadas al mismo.

5.4.2. Unidades de medida

Ilustración 47 listado de unidad de medida

El listado de unidades de medida permite la búsqueda, creación, edición y eliminación de las unidades de medida utilizadas para contar los bienes o servicios producidos por la organización.

En la pantalla es posible visualizar el nombre, categoría de medida, factor, factor y precisión de redondeo de la unidad de medida correspondiente. Al ingresar los

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criterios específicos en la barra superior de la lista y dar clic en buscar la lista se reducirá a las unidades coincidentes con los criterios establecidos.

Nombre: Corresponde al nombre de la unida de medida con la cual se trabaja, por ejemplo una empresa productora de gaseosas, necesita medir su producción en unidades producidas litros o mililitros, según el fin de la información.

Categoría de unidad de medida: La categoría hace referencia al grupo del cual forma parte la unida de medida, en el caso anterior, los mililitros son un subgrupo de la unida de medida para líquidos litros.

Los campos de factor muestra la equivalencia entre unidades d medida por medio del establecimiento de un factor de conversión, por ejemplo un kilo equivale a 1000 gramos en este caso el factor seria de 1 a 1000, similarmente la precisión de redondeo permite ajustar las cifras a partir de un numero determinado.

Activa: Indica si la unidad de medida se encuentra o no activa. Es posible crear una lista completa de unidades de medida necesarias y habilitarlas cuando sea necesario.

Para insertar una nueva unida de medida se debe dar clic en el botón nuevo, acción por medio de la cual se activara la ventana formulario en blanco para los ítems nombre y categoría de unidad de medida y con valores determinados para los factores y la precisión de redondeo, sin embargo estos valores pueden ser modificados por el usuario según su conveniencia, permitiéndole asignar las características correspondientes, como se muestra a continuación:

Ilustración 48 nueva unidad de medida

Al cambiar la vista “lista” a formulario, por medio del botón “View”,

o dando doble clic en alguna de las unidades de medida será posible editar la unidad correspondiente, asignando nuevos valores y características a los ítems

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explicados anteriormente como se muestra en la ilustración 7.

Ilustración 49 edición de unidades de medida

La eliminación de una unidad de medida se realiza en la ventana lista, se debe seleccionar la unidad de medida que se desee eliminar y luego dar clic en el botón

“Borrar”, de esta forma desaparecera la unidad de medida selecionada de la lista y dejara de afectar los modulos o herramientas vinculadas al mismo.

5.4.2.1. Unidades de medida de categorías

Al seguir la ruta: menú principal, productos, configuración, unidades de medida, categorías de unidades de medida se activara la siguiente ventana de lista (ilustración 8), en ella es posible buscar categorías de unidades de medida, tomando como criterio de filtro el nombre de la categoría seguido de clic en buscar, es así como al ingresar un nombre especifico en la barra superior de la ventana la lista se reduce a las categorías de unidades de medida coincidentes

con dicho criterio. Al dar clic sobre el símbolo es posible realizar filtros acerca de la cantidad de resultados que se desea visualizar.

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Ilustración 50 categorías de unidades de medida

5.4.2.2. Tipos de precios

Los tipos de precios hacen referencia a todas aquellas variaciones del precio estándar que se maneja en las empresas. Estas variaciones se presentan por la influencia de diferentes factores, por ejemplo las empresas pueden calcular los precios teniendo como criterio base el costo de producción y por otro lado manejar precios basados en el comportamiento de la demanda. Estas variaciones en los precios generan diferentes tipos que deben tenerse en cuenta en la organización en diferentes situaciones.

El programa trae como criterios predeterminados los precios de lista y los precios de costo, sin embargo las empresas pueden agregar, eliminar o editar tipos de precios de acuerdo a sus necesidades.

Los tipos de precio requieren de información acerca del nombre de precio, campo de producto y la moneda.

Ilustración 51 Tipo de precio

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Ilustración 52 campo de prodcto

En campo de producto se debe elegir el criterio que se maneja para fijar el precio correspondiente, eligiendo entre los campos de la lista.

5.4.2.3. Tipos de listas de precios

Los tipos de listas de precios agrupan los tipos de precios de acuerdo a diferentes criterios o destinatarios, es así como es posible tener listas de precios para clientes preferenciales o listas de precios para proveedores.

El programa trae predeterminadas las listas de precios para compra y lista de precio para venta, sin embargo estas pueden ser editadas o eliminadas y el programa permite crear una nueva para la que es necesario ingresar un nombre y un código para el tipo de lista.

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Ilustración 53 tipo de listas de precios

5.4.3. Listas de precios

Las empresas manejan diferentes políticas y condiciones para fijar el precio de los productos, es por ello que se hace necesario establecer distintas listas de precios dependiendo de los criterios que se establecen, por ejemplo hay empresas que tienen varios canales de distribución para sus productos, y estos a su vez implican modificaciones en los precios.

5.4.3.1. Versión de lista de precios

Las empresas por lo general no tienen demandas constantes durante todo el año y esto a su vez influye en diferentes variables, entre las que encontramos los precios y por ende las listas de precios, es por ello que es necesario tener distintas versiones de listas de precios que pueden o no estar activas en un periodo, es así como podemos tener listas de precios por trimestre, bimestre, etc según correspondan las características de la empresa.

El programa trae predeterminadas unas versiones de listas de precios correspondientes a la versión de listas de compra predeterminada y la versión de listas de precios de venta predeterminada.

La vista lista permite al usuario observar los parámetros correspondientes al nombre, lista de precios, fecha de inicio y fecha de finalización. Por medio de la barra de filtro es posible buscar versiones de lista específicas definiendo uno o algunos de los parámetros anteriormente mencionados.

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Ilustración 54 versiones de lista de precios

De forma similar la vista formulario permite al usuario editar los parámetros correspondientes al nombre, lista de precios correspondiente (puede definirse como un nuevo recurso o puede buscarse en las listas de precios establecidas previamente), similarmente teniendo en cuenta la importancia de la estacionalidad, por medio del programa es posible definir el periodo de tiempo para el cual se encuentra activa la versión de lista de precios.

Ilustración 55 parametros para una nueva versión de listas de precios

Nombre: En este campo se debe ingresar un nombre descriptivo de la versión, en caso de existir una solo versión de lista de precios puede dejarse el mismo nombre que la lista de precios.

Lista de precios: corresponde a alguna de las listas de precios creadas con anterioridad asignada por medio de la búsqueda o a una nueva lista de precios insertada por medio del botón nuevo, ubicado al lado derecho del espacio determinado para la lista de precios.

Fecha de inicio y Fecha de finalización. Los valores de las fechas son valores opcionales que corresponden al periodo en el cual estará activa la versión de lista de producto, de no definirse se entiende que la versión de lista de precios estará

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activa indefinidamente.

Las listas de precio se definen de acuerdo a unas reglas establecidas por la organización, es por ello que en la definición de una nueva versión de lista de producto es necesario establecer los siguientes ítems de lista de precios:

Ilustración 56 parametros para una nueva versión de listas de precios

Es así como las listas de precios requieren de una parametrización que corresponde a los campos que se visualizan e la ilustración 14:

Estos se dividen a su vez en dos partes probar reglas, corresponde a ítems definidos como políticas de la organización en la definición de las listas de precios:

Deben tener un nombre, un producto asignado una plantilla de producto, una categoría de producto, una cantidad mínima y un nivel de prioridad.

La segunda parte corresponde a los ítems para el cálculo del precio, se debe

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elegir el criterio bajo el cual se fija el precio de la lista, la lista de precios base para los cálculos puede corresponder a un recurso ya creado o a un recurso nuevo. Con base en los datos anteriores se fijara el nuevo precio (la formula toma el precio base de la lista de precios base y lo multiplica por un numero definido como (1-coeficiente determinado para el calculo)+un margen o agregado que también debe ser definido. Adicionalmente se debe establecer un método de redondeo y un margen mínimo y máximo para fijar el precio.

Listas de precios

En las organizaciones se manejan diferentes tipos de precios como se ha explicado anteriormente estos precios son utilizados en las listas de precios que difieren entre ellas de acuerdo a diferentes criterios, el criterio básico corresponde a si se manejan precio de venta o de compra en esta lista.

Las listas de precio predeterminadas corresponden a listas de precios de compra o listas de precios de venta. La vista lista muestra el nombre, el tipo de lista de precio y la moneda con la cual se maneja la lista correspondiente.

Ilustración 57 listas de precios

5.4.4. Productos

En el submodulo productos es posible observar el listado completo de los productos que se manejan dentro de la organización

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Ilustración 58 Listado de productos

El cuadro muestra la información detallada de cada uno de los productos y además la lista permite realizar filtros teniendo encuentra el nombre, código o categoría de producto.

El cuadro de resumen permite observar información acerca de:

Código: Cada uno de los productos debe tener asignado un código con el cual será identificado.

Nombre: Adicional al código es necesario que el producto tenga asignado el nombre correspondiente para llevar el control de los inventarios.

Stock real: Indica los inventarios que se encuentran disponibles para la venta.

Stock virtual:

Precio a clientes: Indica precios especiales a clientes.

Precio de lista: Corresponde al precio asignado en la lista de precios vigente.

Precio estándar: Es el precio base para los cálculos. Las empresas manejan un precio estándar para los productos y con base a el se realizan las variaciones

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causadas por la demanda, descuentos, costos extra, etc.

Estado: El estado indica si el producto se encuentra: en desarrollo, en producción, en el fin del ciclo de vida u obsoleto.

5.4.4.1. Variante de producto

Ilustración 59 variante de producto

En el cuadro formulario se debe realizar la descripción de la variación que se realizara al producto correspondiente. Asignado valores al margen de precio y al precio extra, similarmente se debe indicar la plantilla de producto a la cual pertenece, el código y la descripción de la variación realizada.

5.4.4.2. Plantilla de producto

El submodulo plantilla de producto permite visualizar, editar o crear una plantilla de producto, que corresponde a información acerca del nombre, categoría, tipo de producto y estado de los productos que se manejan dentro de la organización.

Nombre: Como se ha nombrado en apartados anteriores hace referencia al nombre del producto.

Categoría: Esta ha sido definida con anterioridad en las categorías de productos y el listado muestra la categoría a la cual pertenece el producto con el cual se esta trabajando.

Tipo de producto: El programa nos permite diferenciar entre un producto físico o un servicio, esto es muy importante, ya que hoy en día y cada vez con mayor fuerza las empresas generan valor agregado por medio de la utilización y el ofrecimiento de servicios a los clientes.

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Estado: El estado indica si el producto se encuentra: en desarrollo, en producción, en el fin del ciclo de vida u obsoleto.

Ilustración 60 plantilla de producto

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Ilustración 61 formulario de plantilla de producto

El formulario de plantilla de producto permite editar información acerca de:

Pestaña información: En ella se encuentra la información acerca de Nombre, categoría, tipo de producto, volumen, peso, método de abastecimiento (si el producto es producido por la empresa teniendo como criterio un inventario mínimo o sí es producido bajo pedido), cual es la unidad de medida predeterminada y unidad de medida para compras, estado. En la descripción se definen las características de precio, tanto de lista como el precio estándar, quien es el responsable del producto, que método de coteo se va a utilizar y finalmente cuales son los impuestos que aplican al producto se define el nombre del impuesto, el monto y el tipo de impuesto que corresponde, existen unos impuestos del producto y unos impuestos del proveedor, en ambos casos se deben definir las características anteriormente nombradas.

Pestaña procurement o adquisiciones (ilustración 20): En esta se deben definir el método de suministro (sí la empresa compra o produce el producto), el tiempo de abastecimiento, es posible indicar si el producto es o no alquilable, vendible, comprable o una combinación de las anteriores, cual es el tiempo de producción necesario para crearlo y cual es la garantía del producto en meses.

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Ilustración 62 Pestaña de adquisiciones

Pestaña descripciones (Ilustración 21): En ella es posible ingresar la descripción de venta y la descripción de compra, es especialmente útil en casos en los cuales los procesos requieren de procesos complejos o de negociaciones con condiciones muy especificas.

Ilustración 63 Descripción de plantilla de producto

Pestaña propiedades (Ilustración 22): Las propiedades a las que hace referencia se dividen en tres grupos:

Propiedades contables: Se debe indicar cual es la cuenta de ingresos y salidas.

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Propiedades de los inventarios: Se debe indicar el lugar de la materia prima y el lugar de movimiento de las existencias de producción y la ubicación de los productos defectuosos.

Propiedades de la contabilidad de las existencias: Se deben definir las cuentas de ingreso y salida de existencias.

Ilustración 64 propiedades de la plantilla de producto

5.4.4.3. Productos por categoría

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Ilustración 23 cATEGORÍAS DE PRODUCTOS

Por medio de categoría de productos es posible visualizar los productos de la organización clasificados de acuerdo con las características que le han sido asignadas o las categorías creadas previamente. Al dar doble clic en alguna de las categorías es posible acceder al listado correspondiente

Para crear una nueva categoría de producto se debe cambiar de vista por la vista

de formulario haciendo clic en el botón “View”. Al acceder a la vista formulario se pueden modificar las categorías de producto asignando, este proceso ha sido explicado con anterioridad.

Ilustración 654 formulario de categorías de productos

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El modulo de producto constituye una herramienta muy valiosa en la

configuración y caracterización de los productos dentro de la

organización, ya que permite llevar un orden y control sobre los mismos,

permitiéndole llevar a cabo sus actividades de manera normal con unas

bases estructurales definidas.

Algunos de los procesos que OpenERP permite llevar a cabo dentro de

la organización son: configuración de precios y versiones de los

mismos, manejo de diversas unidades de medida, fijación de precios en

distintas monedas, configuración y visualización de categorías de

productos.

El modulo de productos forma parte de la red estructural de la

organización que afecta y es afectado por aéreas como la contabilidad,

las compras y ventas, la producción y la dirección de la empresa.

5.5. MODULO DE ADMINISTRACIÓN EN COMPRAS.

La estructura del modulo de administración de compras es la que se muestra en la ilustración 1. Por medio de este modulo es posible llevar el control de los pedidos de cotización, ordenes de compra en proceso en proceso de aprobación y ordenes

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de compra en curso.

Ilustración 66 Estructura de administración de compras

5.5.1. PEDIDOS DE COTIZACIÓN

La siguiente ilustración muestra la ventana lista de los pedidos de cotización en la cual se puede observar información respecto a la descripción de orden, fecha, personal asignado, ubicación de destino, pagados, recibido, monto sin impuesto, origen, estado de orden. Estos serán explicados a continuación por medio de la vista formulario.

Ilustración 67 Ventana lista de pedidos de cotización

Al crear una nueva solicitud de pedido de cotización la ventana formulario solicita los siguientes datos Ilustración 6:

Descripción de orden: El sistema asigna un nombre por defecto, pero este puede ser modificado por el administrador.

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Deposito: Indica el lugar de deposito de la mercancía, es posible buscar el recurso correspondiente o crear uno nuevo, al crear un nuevo recurso aparece la siguiente ventana de formulario:

Ilustración 68 depósito

El formulario permite ingresar la información correspondiente al nombre descriptivo del lugar de depósito.

Entrada de la ubicación: en ella se ingresa la información que indica el nombre de la ubicación, tipo de ubicación, se debe indicar la ubicación padre que revela la ubicación de las existencias y la cuenta correspondiente. Así mismo es necesario indicar el lugar de salida de las existencias y la dirección del propietario.

Ilustración 69 entrada de la ubicación

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Ilustración 70 ubicación de las existencias

Socio o partner: Se debe indicar el nombre del socio comercial correspondiente para la cotización.

Lista de precios: Se debe indicar la lista de precios que se maneja con el proveedor.

Referencia de socio o partner: Los socios o partners deben tener una referencia asignada y debe ser elegida del listado.

Recibido: Se debe indicar si la orden a sido recibida o no.

Facturado y pagado: De igual forma se debe indicar si el pedido a sido facturado y pagado, en caso contrario se debe dejar libre este campo.

Fecha de orden: es necesario indicar la fecha en la cual se realiza la orden de compra.

Domicilio: Corresponde al domicilio del socio comercial.

Referencia de orden: El software permite asignar una referencia a la orden de compra, este ítem debe ser ingresado de forma manual y no corresponde a un campo obligatorio.

Los campos obligatorios corresponden a: descripción de orden, fecha de orden,

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partner, domicilio y lista de precios.

Ilustración 71 Requisitos de cotización, orden de compra

La línea de órdenes de compra permite editar el estado de la orden, como se muestra a continuación:

En este campo es posible indicar la cantidad, la unidad de medida que se utiliza, producto correspondiente, descripción, fecha prometida, valor unitario, análisis contable, además de los impuestos que aplican para el producto.

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Ilustración 72 ESTADO DE ORDEN

Los requisitos de cotización para envíos de compras son: domicilio de destino, ubicación de destino, forma de control de la facturación (puede ser manual, formulario de orden o forma de recolección), por ultimo se debe elegir la lista de embalaje.

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Ilustración 73 Requisitos de cotización, envió de compras

Por ultimo, es posible llenar la pestaña de notas, aunque ninguno de sus campos es obligatorio, en ella es permitido indicar la fecha de aprobación y el origen de la orden.

Ilustración 74 Requisitos de cotización, notas

5.5.2. ORDENES DE COMPRA EN PROCESO DE APROVACIÓN

Los ítems y ventanas que se manejan son los mismos que en las órdenes de cotización, la diferencia es que en esta herramienta se registran las órdenes de compra de las que se espera aprobación, mientras que en la primera se registran los pedidos de cotización.

La siguiente ventana muestra el listado de las ordenes en proceso de aprobación:

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Ilustración 75 listado de ordenes en proceso de aprobación

Las siguientes 3 ilustraciones (Ilustración 11,12,13) muestran las pestañas del formulario para registrar una orden de compra en proceso de aprobación:

Ilustración 76 pestaña de orden de compra para ordenes en proceso de

aprobación

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Ilustración 77 pestaña de envió de compras para ordenes en proceso de

aprobación

Ilustración 78 pestaña de notas para ordenes en proceso de aprobación

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5.5.3. ORDENES DE COMPRA EN CURSO

Esta herramienta permite llevar el control de las órdenes de compra de la misma forma que se a explicado anteriormente.

Ilustración 79

5.6. MODULO DE ADMINISTRACIÓN EN VENTAS.

Las economías, especialmente las dedicadas a las manufacturas mueven y transan en cada instante de tiempo miles de millones de dólares, ello debido a los grandes volúmenes de ventas que manejan.

Algunos volúmenes de pedidos son exportados, otros quedan en el mercado local, ya sea para minoristas o mayoristas.

Por esta gran característica de las industrias manufactureras que OpenERP ha pensado en todas las industrias mundiales dedicadas a este negocio, y ha desarrollado un modulo que permite manejar de una manera sencilla y en tiempo real los diferentes volúmenes de ventas que la compañía realiza: Administración de Ventas.

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A continuación veremos cómo lograr manejar este modulo, las herramientas que usa y veremos una interfaz gráfica de cada uno de éstas.

5.6.1. Interfaz Básica

Ilustración 1. Interfaz Inicial modulo Producción.

El modulo Administración de Ventas presenta 3 grandes ejes para su manejo: Configuración, Ordenes de Ventas y Líneas de Ordenes de Ventas; los cuales a su vez, despliegan más opciones para un manejo segmentado y sencillo, estas opciones más detalladas serán desarrolladas a lo largo de manual.


El modulo Configuración, encontramos Sucursales.

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Ilustración 2. Sucursales.

En ella ponemos el nombre de las diferentes sucursales de la empresa que se dedican a la venta de los productos de esta, también podemos asociar una lista de

precios ya existente o crear una nueva lista de precios , en donde debemos ponerle nombre, asociarle un tipo de precio (ya sea de compra o de venta) y la moneda en la cual se halla descrito; también asociamos un cuenta analítica, es decir, la cuenta contable por la cual se asocia la venta de cierto volumen de

producto, al igual que la anterior podemos crear una nueva o escoger una ya

existente , y por ultimo asociar una cuenta de pago predeterminada, en donde podemos hacer una breve descripción de la factura, es decir, nombre del comprador, día de entrega del pedido y desembolso del dinero. Por último, el modulo también permite llevar un control del stock de ventas, para ello debemos especificar donde se llevara a cabo tal stock o de existir ya uno, solo debemos elegirlo.

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5.6.3. Órdenes de ventas

Ilustración 3. Ordenes de Ventas.

Para menú solo debemos llenar cada uno de los campos allí pedidos:

La descripción de orden, si el pedido se encuentra listo y/o pagado.

La fecha de la orden de la venta.

La sucursal de la cual se despachara la venta.

El partner asociado a la venta, es decir, el nombre del comprador y toda su

información personal y de descripción de la venta.

El domicilio de la orden, es decir, la dirección de la cual partirá el volumen

de venta programado.

La facturación del domicilio, donde se discrimina los fletes, el valor de la

venta y los impuestos.

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El domicilio del envío, es decir, la dirección a la cual llegará el volumen de

venta programado.

La lista de precios con la cual se factura la venta.

El centro de costos y beneficios, es decir, el reporte de la ganancia

percibida por la venta de tal volumen de producto.

Siguiendo esa misma línea podemos hacer una descripción de valor unitario, el producto vendido, la cantidad despachada, la fecha prometida, el precio neto y el subtotal de la venta; por ultimo podemos confirmar la orden o de lo contrario, cancelarla para volver al menú inicial.

5.6.3.1. Mis Órdenes de Ventas

Ilustración 4. Mis órdenes de Ventas.

En este submodulo, que reúne todas las múltiples opciones de órdenes de venta que confirmamos en el anterior paso, podemos ver en detalle las órdenes de venta en excepción de envío, esperando factura, en progreso y mis Pedidos de Cotización, para cada ellos existe un único esquema de visualización, en donde podemos ver la fecha de la orden, su descripción, el partner asociado, el domicilio

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del envío, si el pedido está preparado o no, el monto de los impuestos y el estado de la orden, que es el que muestra a cuál de los anteriormente mencionados pertenece la orden.

5.6.4. Líneas de Órdenes de ventas

Ilustración 5. Líneas de Órdenes de Compra.

Para este ultimo menú, introducimos la información que va a hacer automatizada por el sistema como por ejemplo la referencia de orden, las creadas en las órdenes de Ventas en el paso anterior, si esta ya se halla pagada, la cantidad de producto a despachar y su unidad de medida al igual que la clase de producto que ha de ser vendido. Paso seguido hacer los debidos arreglos manuales particulares a cada venta, contamos por este lado una breve descripción, el precio unitario del producto, la tasa de descuento, el método de abastecimiento para entregar la venta, la fecha prometida de la entrega y le sub-total de la venta. Otras herramientas útiles se encuentran en la parte superior izquierda, donde vemos Propiedades, donde asociamos al producto vendido las propiedades del producto fabricado de una lista ya preexistente debido a su formación en el modulo de Producción, Notas donde creamos notas para anexar a una línea de orden de venta y por ultimo Líneas de facturación de donde de manera consolidada y

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general vemos todas la Ordenes de venta que hemos realizado.

5.7. MODULO DE CRM

En el panorama de mercado actual los clientes representan el activo más preciado por las organizaciones, es por ello que la administración de las relaciones con los mismos se ha convertido en un proceso vital para la toma de decisiones. Se ha cambiado el paradigma de la producción de adentro hacia afuera por una visión sistémica de afuera hacia adentro en la cual se toma en cuenta la opinión de los clientes y stake holders con el fin ultimo de satisfacer las necesidades y deseos del cliente.

OpenERP cuenta con un modulo básico llamado CRM (Customer Relation Management) que permite la administración de aspectos básicos relacionados con los clientes, estos corresponden básicamente al análisis de las oportunidades de mercado que la información puede brindar y la respuesta oportuna a las solicitudes e inquietudes de los clientes.


5.7.1.1. Casos

Los casos hacen referencia a tareas que deben realizarse en un tiempo determinado, hacen referencia a situaciones que se presentan en la organización relacionadas con los clientes o socios, es por medio de un buen manejo de casos que es posible detectar oportunidades de venta, hacer un seguimiento a las necesidades de los clientes, seguimiento a las relaciones con los proveedores, entre otros procesos que influyen el desarrollo de las actividades dentro de la organización.

Los casos pueden ser de tres tipos:

1. Helpdesk: Tareas que apoyan las solicitudes

2. Casos de ventas: Que corresponden a las oportunidades de venta que se

pueden encontrar.

3. Casos de compra: En ellos se analizan las tareas que deben ser realizadas

para definir las oportunidades de compra más convenientes.

5.7.1.2. Secciones

Las secciones muestran los tipos de casos que se manejan dentro de la organización.

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Los casos predeterminados corresponden a los siguientes:

1. Helpdesk: Tareas que apoyan las solicitudes

2. Casos de ventas: Que corresponden a las oportunidades de venta que se

pueden encontrar.

3. Casos de compra: En ellos se analizan las tareas que son necesario

realizar para definir las oportunidades de compra más convenientes.

La barra de búsqueda permite filtrara los tipos de casos según la sección a la cual corresponda el caso o según el código de la sección como se muestra a continuación.

Ilustración 80 Vista listado de secciones

En la vista formulario es necesario ingresar la sección del caso como dato obligatorio, sin embargo para obtener mayor detalle el programa permite asignar un código, un numero de secuencia, nombre del socio o persona responsable del caso, la sección a la cual pertenece el socio, además de el nombre del socio o persona a quien se debe dar respuesta.

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Ilustración 81 Vista formulario de sección de casos

5.7.1.3. Categorías

En la vista lista de categoría de caso se puede observar el listado con las categorías creadas con base en las secciones de casos, es decir, se muestran las categorías de casos correspondientes a cada sección de caso, explicados anteriormente.

Ilustración 82 Categoría de casos

La ventana permite filtrar las categorías visible teniendo en cuenta el criterio del nombre de la categoria o la seción de caso a la cual corresponde.

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Ilustración 83 Formulario categoría de casos

Para crear una nueva sección se debe presionara el boton “nuevo” ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla , de esta forma el programa permite determinar un nombre para la nueva categoría de caso, la sección a la cual pertenece y el campo “probability” que hace referencia a una secuencia o numero que afectara su orden dentro de la lista.

De la misma forma es posible editar una categoría ya creada modificando los campos requeridos.

5.7.1.4. Reglas

Las reglas son condiciones creadas por los administradores del sistema por medio de las cuales se establecen acciones a realizar si se cumplen determinadas características de los casos. Al igual que en las herramientas anteriores la vista lista permite observar y filtrara las reglas teniendo en cuenta algunos criterios, en este caso los criterios con los cuales se puede filtrar la lista de reglas son: Nombre de la regla o sección como se muestra a continuación.

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Ilustración 84 Reglas de casos

La información requerida para la creación de una nueva regla es la que se muestra en la ilustración 6.

Se debe definir un nombre a la regla.

En seguida se deben llenar los criterios que deben cumplirse para la revisión: Se pueden definir diferentes criterios, por ejemplo que el estado del caso sea abierto, cancelado, pendiente, etc. Se puede definir la sección de la cual forma parte el caso, el responsable, nivel de prioridad, partner, fecha de activación, categoría, prioridad máxima, categoría de partner, inmediatamente después de la fecha de activación o n días después de la fecha de activación.

Luego de definir las condiciones se debe establecer la acción a ejecutar cuando se cumpla la condición establecida. Las opciones para esta parte son: cambiar el estado del caso, asignar un responsable, asignar una sección, definir un nivel de prioridad, recordar al responsable, recordar archivo, recordar partner, añadir registro.

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Ilustración 85 Información general

En la pestaña información de E.Mail es posible indicar a quien se dirige el correo, las direcciones de E-Mail correspondientes, mensaje a enviar.

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Ilustración 86 Información de correo

5.7.2. Segmentación

La segmentación es una herramienta de gran importancia dentro de la organización ya que permite clasificar a los clientes o socios estableciendo criterios de interés como el monto de compras o ventas. Esta información es útil a la hora de planear estrategias dirigidas para lograr un efecto más claro.

5.7.2.1. Reglas de segmentación

Al igual que en los casos existen reglas que definen los segmentos, la vista lista permite observar todas los segmentos creados con sus características respectivas, es decir con las condiciones o reglas que cumple. Para realizar un filtro de la lista se debe ingresar el nombre del segmento en el campo correspondiente y acto seguido presionar el botón buscar, ubicado en la parte inferior derecha de la barra de filtro.

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Ilustración 87 Segmentación de socios

La vista formulario permite editar y crear nuevos segmentos. Es necesario definir el nombre del segmento, sí se desea mayor información es posible hacer una descripción del segmento, además de definir o asignar la categoría de partner que se tomara en cuenta para la realización del segmento.

Ilustración 88 Parámetros de segmentación

Respecto a los campos que encontramos en el cuadro interior “prueba de segmentación”, es posible ligar criterios de segmentación presionando el icono “nuevo” ubicado al lado de “línea de segmentación de partners”. Los campos a definir se muestran en la ilustración 10 y corresponden a: nombre de la segmentación, variable de control (En este campo se debe elegir una variable de la lista, como se muestra en la ilustración 11), operador (Se puede elegir entre los

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símbolos <, > o = desplegando la lista correspondiente), valor (El valor debe se definido manualmente o por medio de los botones ubicados a la derecha de la barra).

Ilustración 89 Ligar criterios

Además es posible determinar los parámetros para el cálculo definiendo los días por periodo que serán tomados en cuenta, el monto de la disminución de (ventas, compras, etc.), el intervalo máximo y si existe un valor predeterminado o no.

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Ilustración 90 Parámetros de cálculo

5.7.3. Crear menús para una nueva sección

Por medio de OpenERP es posible crear menús en otros módulos relacionados con los casos creados por medio del modulo CRM. Para crear un nuevo menú en una ubicación determinada es necesario definir un nombre para el menú base, en “parent menú” se debe buscar la ubicación en la cual se desea ubicar el menú de casos o crear una nueva ubicación, por ultimo se debe definir cual es la sección de casos relacionada con el nuevo menú o crear una nueva. Al terminara los pasos anteriores solo se debe dar clic en el botón crear menú de entradas o “create menú entries”.

Ilustración 91 crear menú de casos

A continuación se muestra la vista formulario para creara una nueva sección de casos desde la herramienta para la creación de menús de entrada. Los campos corresponden a los explicados previamente para la creación de una nueva sección de casos.

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Ilustración 92 Sección de caso

5.7.4. Casos por Sección

En el sub-modulo casos por sección es posible ver la lista de secciones creadas, ala dar clic en cualquiera de ellas se mostrara la lista detallada de los casos correspondientes. Un aspecto importante que se debe tener en cuenta en este sub-modulo es que la ventana principal de casos por sección no permite la creación ni edición de secciones, sin embargo en las listas internas de secciones si es posible la creación o edición de los casos.

Ilustración 93 Casos por sección

5.7.5. Todos los casos

En la ventana lista de todos los casos independientemente de los responsables o el estado en que se encuentren. Es posible ver, editar y creara casos de cualquier tipo, además de hacer filtros sobre la lista teniendo en cuenta parámetros tales como: Descripción del caso, sección, fecha, partner asociado, usuario responsable, estado o ID.

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Los casos que aparecen en color rojo corresponden a casos para los cuales no se ha determinado una fecha de seguimiento o próxima acción.

Ilustración 94 Todos los casos

La creación de un nuevo caso requiere de una parte obligatoria y dos opcionales. La parte obligatoria es la pestaña general que se muestra en la siguiente ilustración: En ella se deben establecer los campos descripción del cas, sección, fecha, fecha de la próxima acción, nivel de prioridad, partner, contacto del partner, e-mail del partner, usuario responsable. Si se ha seleccionado un caso previamente creado se activaran los botones “send reminder” a la derecha de los usuarios por medio de los cuales se enviara un recordatorio los usuarios respectivos.

Es posible, además, ver el historial de comunicaciones con el usuario y establecer el canal de comunicación a utilizar además de el estado de animo, que hace referencia al nivel de satisfacción del mismo.

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Ilustración 95 Información general casos

En la pestaña información extra es posible ingresar información referente a: seguidores de correos electrónicos, fecha de cierre, ingresos planeados, costos planeados, probabilidad y referencias.

Ilustración 96Información extra casos

En la ventana historial es posible ver los registros históricos relacionados con el caso.

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Ilustración 97 Historial de caso

5.7.5.1. Casos abiertos

La herramienta casos abiertos muestra todos los casos que no han sido cerrados y las funciones de edición, creación filtro son equivalentes a las explicadas para todos los casos.

Ilustración 98 Casos abieros

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5.7.6. Mis casos

En mis casos según corresponda la lista mostrara los casos del usuario responsable activo cumpliendo con las características mencionadas anteriormente y permitiendo las opciones crear nuevo, editar, filtrar o eliminar.

Ilustración 99 Mis casos

5.7.6.1. Mis casos abiertos

Corresponde a un filtro de los casos del usuario activo en el cual solo se muestran los casos que no han sido cerrados a la fecha de consulta.

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Ilustración 100 Mis casos abiertos

5.7.7. Historias de casos

5.7.7.1. Todas las historias

Muestra el historial de todas las acciones relacionadas con los casos indicando fecha, acción, estado de ánimo, usuario responsable y el canal por el cual se llevo a cabo la comunicación. Los objetos de la lista permiten ser editados o crearse nuevos registros.

Ilustración 101 Historial de casos

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5.7.7.2. Mi historial

Muestra el historial de intervenciones realizadas a los casos por el usuario, permitiendo además la creación de nuevos registros, edición, eliminación o filtro de la lista.

Ilustración 102 Mi historial

5.7.8. Segmentaciones automáticas

Las segmentaciones automáticas muestran las segmentaciones definidas previamente y permite realizar acciones como su edición, creación, eliminación o filtro.

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Ilustración 103 Parámetros de segmentación

Ilustración 104 Parámetros de cálculo

5.7.9. Help Desk

Un HELPDESK es una herramienta informática que permite alimenta al sistema con las inquietudes, quejas y reclamos de los clientes, en algunos casos se habilita un sitio web en el cual los clientes ingresan sus inquietudes alimentando la case central de la organización. Estos casos son asignados por medio del modulo central Help desk al usuario correspondiente administrando de esta forma la información.

OpenERP permite la administración de las inquietudes o sugerencias recopiladas por medio de la mesa de ayuda, el objetivo de la recopilación de los casos es

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asignarlos a un responsable y solucionarlas de la forma más eficiente posible.

La vista formulario permite llevar a cabo las opciones explicadas anteriormente ya que la internas es exactamente la misma que en las herramientas explicadas anteriormente, sin embargo se debe tener en cuenta que los casos administrados han sido recopilados de forma diferente (Mesa de Ayuda).

Ilustración 105 Casos de Helpdesk

Por medio del formulario es posible la edición o creación de un nuevo recurso asignado responsables, fechas y demás datos de interés al igual que en las explicaciones realizadas anteriormente.

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Ilustración 106 Crear caso

5.7.9.1. Mis Helpdesk

En Mis Helpdesk se muestran los casos asignados al usuario activo. Esta opción es análoga a la opción “mis casos” explicada anteriormente.

Ilustración 107 Mis casos de helpdesk

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5.8. MODULO DE INVENTARIOS

En el campo de la gestión empresarial, un inventario es pieza clave para el manejo de la producción y ventas de bienes y servicios, es por ello que este registra el conjunto de todos los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes o grupos de clientes, y se pueden considerar como activos corrientes, aunque algunos no lo sean en la realidad.

Frente a esta vital importancia que juega el inventario en los roles empresariales, es que OperERP a implementado entre sus módulos uno referente a estos, un modulo que permite manejarlos de una manera sencilla, asociarles un precio, ubicarlos en un lugar especifico, tener control de sus salidas o entradas, entre otras múltiples funcionalidades.

A continuación veremos que nos ofrece este modulo y su forma de interacción con los demás módulos de OpenERP, pero muy estrechamente relacionado con el modulo de producto, producción, de compra y de ventas, ya que de ellos es que provienen los diferentes bienes que maneja la compañía.

5.8.1. Interfaz Gráfica.

Aquí se puede ver los diferentes submódulos que maneja el módulo de inventarios, a través de ellos, el software permite la interacción y configuración de las herramientas propias de este módulo.

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Ilustración 108 Interfaz Gráfica.

Por lo que podemos ver el modulo de inventarios maneja 5 submódulos los cuales permiten el manejo integrado de este importante modulo en diferentes empresas, es por ello que a continuación se va a realizar una breve pero concisa descripción de cada uno de ellos, ahondando en las diferentes herramientas que nos ofrecen.

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5.8.2. Configuración.

Ilustración 109 Submódulo Configuración.

Se divide a su vez en Entrega, Ubicaciones, Depósitos e Incoterms.

5.8.2.1. Entrega.

En él encontramos a los trasportistas y la definición de Grillas. En el primero de ellos consolidamos a aquellos partners que se encargan de la transferencia de mercancía desde el punto de producción hasta el punto donde se desea almacenar o entregar, esta función ya supone que los registro contables fueron realizados.

Ilustración 110 Entrega.

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Para ello ponemos el nombre del trasportista (Transportista); si sostiene relaciones activas con la empresa (Activo); la empresa transportadora de la cual hace parte el transportista (Partner Transportista), si la empresa no posee ninguna a su cargo, en “Nuevo” podemos anexarlo, allí se colocan datos de tipo general (dirección, nombre, numero de contacto), adicionales (cantidad de producto transportado) y un historial de las entregas; y por último, el Producto a Entregar,, si no se tiene un registro previo, el usuario puede crear uno nuevo al igual que en el anterior paso, la información que se solicita es general (código de barras, categoría del producto, volumen), el abastecimiento (de que parte de la fabrica proviene, su costo unitario, por mayor), breves descripciones de venta y compra o de tipo general, el empacado y las propiedades que poseen el producto a la hora que el transportador las recibe.

Ilustración 111 Transportistas.

Ilustración 112 Abastecimiento.

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El segundo ítem dentro de la entrega, es el de definición de Grillas, aquí sencillamente el proceso es muy similar al anterior, solo que aquí se programa, carga y ordenan un grupo de transportadores con un mismo destino, por lo que debemos especificar la cantidad de producto llevado por cada trasportador de la escuadrilla, el estado de los mismos, el peso, su valoración en moneda y obvio el destino y su itinerario de ruta.

Ilustración 113 Escuadra de Grillas.

5.8.2.2. Ubicaciones

En ella sencillamente asociamos el lugar donde se halla los productos que van a ser transportados, el nombre de la ubicación, el tipo de ubicación, la cuenta de inventario asociado para ese lote de producto y obviamente una información general descriptiva del mismo.

Ilustración 114 Ubicaciones.

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5.8.2.3. Depósitos

Para los depósitos de stock tenemos un desarrollo un poco más complejo, ya que aquí, aunque asociamos un nombre para los depósitos, la entrada y la salida del mismo, su dueño y el stock que posee 8cantidad de producto destinado para su depósito), podemos asociar a dicho depósito una orden de compra de algún cliente, lo que conlleva a especificar el lugar de pedido, nombre del potencial comprador, cantidad, forma de pago, en este punto el modulo de inventarios se asocia ínfimamente con el modulo de ventas y compras de OpenERP, por lo que solo debemos asociar a cada deposito su posible comprador.

Ilustración 115 Depósitos.

5.8.2.4. Incoterms

Los Incoterms son clausulas de precio, se usan a la hora de llevar a cabo una exportación o importación, por lo que están sumidas indirectamente en estos contratos internacionales pues cada termino permite determinar los elementos que lo componen. En OpenERP el incoterm suele ya contener el precio, limitación de la responsabilidad del transportador y comprador, lugar de entrega, contrato del trasportador y su respectivo seguro. Existen 12 tipos de incoterm con diferencias relativas o absolutas, OpenERP maneja cada uno de ellos y su funcionalidad es asociar a cada entrega o depósito un tipo de incoterm.

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Ilustración 116 Iconterms.

5.8.3. Trazabilidad

En este submódulo encontramos 4 ítems para su funcionalidad.

5.8.3.1. Números de seguimiento

Es el número por el cual se guía el administrador para tener control de su producto a través de toda la cadena de depósito y de venta, incluyendo el trasporte, a su vez anexamos la fecha de creación y una referencia.

Ilustración 117 Número de Seguimiento.

5.8.3.2. Lotes de Stock

Aunque podría confundirse con los depósitos, este se diferencia del anterior, ya que en él se encuentran productos con números de seguimiento continuos o que

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forman parte de un mismo lote de producción, por lo que resultan ser homogéneos, es por ello que se le asocia un número de seguimiento, al igual que a un producto, también se describe sus movimientos a través de la planta y se les asocia una breves descripciones del mismo (producto, cantidad, unidad de medida, ubicación, destino, fecha de creación y le estado).

Ilustración 118 Lotes de Stock

5.8.3.3. Lotes de Producción

Cumple la misma funcionalidad que un lote de stock, y de diferencia de aquel ya que posee una estrecha relación con el modulo de producción, por lo que su manejo está supeditado al anterior módulo.

Ilustración 119 Lotes de Producción.

5.8.3.4. Bajo Nivel

En bajo nivel encontramos los movimientos en borrador, de allí su nombre, ya que no se posee certeza de su venta, depósito o transporte, o sencillamente se prevé su futuro movimiento.

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Ilustración 120 Bajo Nivel.

En él se ascia el nombre, la fecha de creación, la fecha planeada, el producto, la unidad de medida, la cantidad, su ubicación inicial y final, el lote, tanto de producción como de stock y el lote de seguimiento al que pertenece, por último se rotula si es de uso momentáneo (borrador) o permanente y se confirma so elaboración.

5.8.4. Política de Repetición de Pedidos

5.8.4.1. Puntos de Pedido

Tal como su nombre lo indica, es el punto desde el cual un Partner asociado a la empresa realiza un pedido conforme a las exigencias del comprador, por lo que esta herramienta nos permite crear dicho punto de pedido, asociarle un deposito, el producto, la cantidad del mismo, su medida y relacionarle una orden de compra, que desemboca en el modulo de compras.

Ilustración 121 Puntos de Pedido.

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5.8.4.2. Inventario de Lotes y Estructura de Lotes

El inventario de lotes maneja información general (nombre del inventario, fecha de creación, ubicación, producto, cantidad y unidad de medida) o el manejo del inventario publicado, que es uno ya previamente realizado, en él vemos el producto, la cantidad, la unidad de medida, el empacamiento, el lote, la ubicación, la fecha de creación y el estado. La estructura de lotes solo permite visualizar en donde se halla ubicado un lote y como se halla formado el mismo.

Ilustración 122 Inventario de Lotes.

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Ilustración 123 Estructura de Lotes.

5.8.5. Listas de Pedidos

5.8.5.1. Envió de Productos

Pedidos Esperando Entrega, Pendientes de Entrega y Pickings to Invoice

Ilustración 124 Envio de Productos.

Es una forma concisa de mostrar al administrador la lista de productos que están en cola para ser llevados por los transportadores (o una grilla de los mismos) hasta su lugar de destino. E allí que se logre visualizar el nombre del pedido, la fecha de creación, el origen, la dirección del Partner y le estado.

5.8.5.2. Recepción de Productos

Son los productos que se asocian a un lote de producción, depósito o lote de stock, provenientes del proceso de producción o de compra de insumos, y que entran al sistema de inventarios para su correcta distribución y trazado dentro de la organización.

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5.8.5.3. Lista de Pedidos Internos

En él el administrador puede encontrar la lista de pedidos internos a procesar (las que se deben tener en cuenta conforme al pedido del mercado y cuya orden se imparte al modulo de producción), los pendientes (son los pedidos que están a punto de salir de la línea de producción o entrar al módulo de inventarios, y que por tanto aun no pertenecen a un lote o deposito) y los de borrador, que son los pedidos que se encuentran en proceso de ser detallados por parte del modulo de productos, se les ha realizado un trazado previo y se tiene un potencial comprador (en él ya están listos los incoterm, datos generales, los transportistas, y su paso por la línea de producción e inventarios, además de sus respectivas Ordenes de Venta esperando Factura).

Ilustración 125 Lista de Pedidos Internos.

5.8.6. Movimientos

5.8.6.1. Movimientos a procesar

Son todos aquellos trazados que se han planeado con anticipación a un grupo de productos o lotes con una finalidad ya especificada, en este podemos ver el nombre del movimiento, la fecha planeada, la fecha real, el lote, el numero de seguimiento, el domicilio de destino y el estado del mismo.

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Ilustración 126 Movimientos a Procesar.

6. BIBLIOGRAFIA

Pico Luis ,Venegas Benjamin. Investigación Open-ERP 2008-I. Unidad de Informatica y

comunicaciones. Facultad de Ciencias Económicas Universidad Nacional de Colombia.

www.openerp.com

http://grupoerc.com/spanish/index.php?action=view&id=3&module=newsmodule&src=%40random479d19fcd3f46

http://www.businesscol.com/comex/incoterms.htm

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