opis przedmiotu zamówieniabip.kprm.gov.pl/download/75/51340/zalaczniknr6dosiwz... · web...

Opis przedmiotu zamówienia w ramach projektu „Opracowanie i wdrożenie spójnego systemu monitorowania równości szans płci oraz modelu współpracy międzysektorowej na rzecz równości szans płci”

_________________________________________________________________________________________Załącznik nr 6 do SIWZ

(Załącznik nr 3 do umowy nr ……………..)

SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Badanie otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego urzędów wojewódzkich oraz ministerstw i wybranych urzędów centralnych, udzielanie wsparcia eksperckiego, działania edukacyjne z zakresu równości szans płci w ramach projektu „Opracowanie i wdrożenie spójnego systemu monitorowania równości szans płci oraz modelu współpracy międzysektorowej na rzecz równości szans płci”

Spis treści

I. KONTEKST PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA...............................................................3II. PRZEDMIOT, CEL, REZULTATY I TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA..........3III. URZĘDY I OSOBY OBJĘTE WSPARCIEM W RAMACH PROJEKTU....................5IV. SZCZEGÓŁOWY OPIS POSZCZEGÓLNYCH ZADAŃ.............................................6

ETAP I. BADANIE OTOCZENIA WEWNĘTRZNEGO i ZEWNĘTRZNEGO URZĘDÓW WOJEWÓDZKICH ORAZ MINISTERSTW I URZĘDÓW CENTRALNYCH WRAZ ZE WSPARCIEM EKSPERCKIM...........................................6

Zadanie 1. Badanie otoczenia wewnętrznego urzędów wojewódzkich oraz ministerstw i urzędów centralnych.......................................................................................................8Zadanie 2. Wsparcie eksperckie w trakcie realizacji badania otoczenia wewnętrznego urzędów wojewódzkich oraz ministerstw i urzędów centralnych....................................9Zadanie 3. Badanie otoczenia zewnętrznego urzędów wojewódzkich..........................10Zadanie 4. Badanie otoczenia zewnętrznego ministerstw i urzędów centralnych.........10Zadanie 5. Wsparcie eksperckie w trakcie realizacji otoczenia zewnętrznego urzędów wojewódzkich oraz otoczenia zewnętrznego ministerstw i urzędów centralnych.........11

Etap II. OPRACOWANIE RAPORTU ZBIORCZEGO Z ZAGREGOWANYMI DANYMI, ZESTAWEM ZADAŃ I KOMPETENCJI ORAZ PAKIETAMI INFORMACYJNYMI DLA WOJEWÓDZKICH PEŁNOMOCNIKÓW........................13

Zadanie 1. Opracowanie zakresów zadań i kompetencji w obszarze polityki równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji dla każdego Wojewódzkiego Pełnomocnika.................................................................................................................13Zadanie 2. Opracowanie pakietów informacyjnych dla Wojewódzkich Pełnomocników

……………………………………………………………………………………….13Zadanie 3. Opracowanie raportu zbiorczego z zagregowanymi danymi i ustaleniami dla Wojewódzkich Pełnomocników.....................................................................................14Zadanie 4. Przygotowanie i przeprowadzenie cyklu konsultacyjnych spotkań grup roboczych ……………………………………………………………………………..15

1




Zadanie 5. Wydruk i dystrybucja pakietów informacyjnych dla Wojewódzkich Pełnomocników..............................................................................................................19

ETAP III. DZIAŁANIA EDUKACYJNE Z ZAKRESU RÓWNOŚCI SZANS PŁCI SKIEROWANE DO WOJEWÓDZKICH PEŁNOMOCNIKÓW I KOORDYNATORÓW............................................................................................................................................21

Zadanie 1. Indywidualny mentoring dla Wojewódzkich Pełnomocników i Koordynatorów.............................................................................................................22Zadanie 2. Organizacja wizyt studyjnych......................................................................26

V. WARUNKI UDZIELANIA WSPARCIA EKSPERCKIEGO I INDYWIDUALNEGO MENTORINGU.....................................................................................................................32VI. ZESPÓŁ REALIZUJĄCY ZAMÓWIENIE....................................................................34VII. OBOWIĄZKI WYKONAWCY W ZAKRESIE DZIAŁANIA NA RZECZ ZAPEWNIENIA RÓWNOŚCI SZANS I NIEDYSKRYMINACJI ORAZ DOSTĘPNOŚCI DLA OSÓB NIEPEŁNOSPRAWNYCH...............................................................................38VIII.WSPÓŁPRACA POMIĘDZY WYKONAWCĄ, ZAMAWIAJĄCYM I URZĘDAMI40IX. SPRAWOZDAWCZOŚĆ...............................................................................................42X. KWALIFIKOWALNOŚĆ KOSZTÓW.........................................................................43XI. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH........................................................................43XII. KLAUZULA SPOŁECZNA..........................................................................................44XIII. INFORMACJA I PROMOCJA (OBOWIĄZKI INFORMACYJNE)..........................45XIV. HARMONOGRAM REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA.......................49

2




I. KONTEKST PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Kancelaria Prezesa Rady Ministrów (zwana dalej: Zamawiającym) realizuje projekt pozakonkursowy pn. „Opracowanie i wdrożenie spójnego systemu monitorowania równości szans płci oraz modelu współpracy międzysektorowej na rzecz równości szans płci” współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020, Osi Priorytetowej II Efektywne polityki publiczne dla rynku pracy, gospodarki i edukacji, Działania 2.1 Równość szans mężczyzn i kobiet we wszystkich dziedzinach, w tym w dostępie do zatrudnienia, rozwoju kariery, godzenia życia zawodowego i prywatnego.

Ogólnym celem projektu jest wypracowanie i wdrożenie systemu monitorowania równości szans płci oraz modelu współpracy na rzecz horyzontalnego wdrażania polityki równego traktowania ze względu na płeć w podmiotach administracji rządowej.

Pełnomocnik Rządu do Spraw Równego Traktowania (zwany dalej: Pełnomocnikiem Rządu) jest odpowiedzialny za realizowanie polityki rządu w zakresie równego traktowania, w tym przeciwdziałania dyskryminacji, w szczególności ze względu na płeć, rasę, pochodzenie etniczne, narodowość, religię, wyznanie, światopogląd, wiek, niepełnosprawność oraz orientację seksualną.

Dotychczasowe działania zmierzające do stworzenia jednolitego sytemu monitorowania równości kobiet i mężczyzn wymagają kontynuacji oraz wzmocnienia działania Wojewódzkich Pełnomocników ds. Równego Traktowania (zwanych dalej: Wojewódzkimi Pełnomocnikami) działających przy Wojewodach oraz Koordynatorów ds. Równego Traktowania (zwanych dalej: Koordynatorami), powołanych we wszystkich ministerstwach, Kancelarii Prezesa Rady Ministrów oraz wybranych instytucjach publicznych (np. GUS). W tym celu należy wypracować spójny system wspierający Wojewódzkich Pełnomocników i Koordynatorów w podejmowanych przez nich działaniach.

Sukcesywne wysiłki prowadzone przez administrację publiczną w celu implementacji międzynarodowego prawa w zakresie równego traktowania nie przyniosą oczekiwanych rezultatów, jeśli nie będą wsparte działaniami edukacyjnymi, świadomościowymi oraz wymianą dobrych praktyk. Przede wszystkim należy wzmocnić współpracę z organizacjami pozarządowymi, która obecnie prowadzona jest w niewystarczającym i stosunkowo wąskim zakresie oraz zidentyfikować obszary, w których możliwe jest wdrażanie polityki równego traktowania oraz trudności w tym zakresie. Badania powinny dotyczyć zarówno otoczenia zewnętrznego, jak i grup pracowniczych (kadr urzędów). W ramach zamówienia będzie realizowany również aspekt edukacyjny poprzez zapewnienie indywidualnego wsparcia eksperckiego oraz mentoringu dla Wojewódzkich Pełnomocników oraz Koordynatorów w zakresie realizacji zasady równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji z każdego powodu.

3




II. PRZEDMIOT, CEL, REZULTATY I TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA

Przedmiotowe zamówienie jest realizowane jako element projektu pn. „Opracowanie i wdrożenie spójnego systemu monitorowania równości szans płci oraz modelu współpracy międzysektorowej na rzecz równości szans płci”.

Zadania realizowane w ramach przedmiotu zamówienia obejmują:

1. Badanie otoczenia wewnętrznego urzędów wojewódzkich oraz badanie otoczenia wewnętrznego ministerstw i wybranych urzędów centralnych wraz ze wsparciem eksperckim.

2. Badanie otoczenia zewnętrznego urzędów wojewódzkich oraz badanie otoczenia zewnętrznego ministerstw i wybranych urzędów centralnych wraz ze wsparciem eksperckim.

3. Działania edukacyjne z zakresu równego traktowania, przeciwdziałania dyskryminacji, w tym równości szans płci skierowane do Wojewódzkich Pełnomocników oraz Koordynatorów.

4. Zagregowanie wszystkich danych i ustaleń w formie 16 pakietów informacyjnych dla Wojewódzkich Pełnomocników.

W projekcie pn. „Opracowanie i wdrożenie spójnego systemu monitorowania równości szans płci oraz modelu współpracy międzysektorowej na rzecz równości szans płci” założono osiągnięcie następujących wskaźników:

1. Wskaźnik produktu:

liczba Wojewódzkich Pełnomocników ds. Równego Traktowania objętych działaniami edukacyjnymi z zakresu równości szans płci (na poziomie 16 osób),

liczba wypracowanych przez Wojewódzkich Pełnomocników ds. Równego Traktowania pakietów rekomendacji w zakresie równości szans płci w ramach wojewódzkich strategii w zakresie polityki społecznej (na poziomie 16 pakietów);

2. Wskaźnik rezultatu:

liczba pakietów rekomendacji dotyczących wyrównywania szans płci, które zostały wdrożone w ramach wojewódzkich strategii w zakresie polityki społecznej (na poziomie 16 pakietów),

odsetek Wojewódzkich Pełnomocników ds. Równego Traktowania, którzy nabyli wiedzę na temat równości szans płci1.

Przedmiot zamówienia zostanie zrealizowany nie później niż do dnia 29 listopada 2019 roku.

1 Wymagane jest nabycie wiedzy przez 100% Wojewódzkich Pełnomocników

4




III. URZĘDY I OSOBY OBJĘTE WSPARCIEM W RAMACH PROJEKTU

Projektem objęte zostaną wszystkie urzędy wojewódzkie (16) oraz maksymalnie 21 urzędów centralnych, w których powołano Koordynatorów, w tym ministerstwa, Kancelaria Prezesa Rady Ministrów oraz GUS.

Ostateczna lista i liczba urzędów centralnych zostanie przedstawiona Wykonawcy po podpisaniu Umowy.

Przewidywana lista urzędów:1. Kancelaria Prezesa Rady Ministrów2. Ministerstwo Cyfryzacji3. Ministerstwo Edukacji Narodowej4. Ministerstwo Energii5. Ministerstwo Finansów6. Ministerstwo Gospodarski Morskiej i Żeglugi Śródlądowej7. Ministerstwo Infrastruktury8. Ministerstwo Inwestycji i Rozwoju9. Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego10. Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego11. Ministerstwo Obrony Narodowej12. Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii13. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej14. Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi15. Ministerstwo Sportu i Turystyki16. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji17. Ministerstwo Spraw Zagranicznych18. Ministerstwo Sprawiedliwości19. Ministerstwo Środowiska20. Ministerstwo Zdrowia21. Główny Urząd Statystycznyoraz wszystkie Urzędy Wojewódzkie (16).

Zamawiający zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian w liście urzędów, tj. w uzasadnionych przypadkach dopuszcza się wymianę urzędów w stosunku do pierwotnej listy. Zmiana taka może nastąpić w szczególności w przypadku ważnej przyczyny leżącej po stronie urzędu i uniemożliwiającej jego dalszy udział w projekcie. W przypadku zmiany urzędu, w stosunku do którego Wykonawca przeprowadził już część działań objętych umową, w nowym urzędzie będzie prowadził działania według zakresu uzgodnionego z Zamawiającym.

Wsparciem w ramach projektu objęci będą pracownicy ww. urzędów, tj. 16 Wojewódzkich Pełnomocników oraz maksymalnie 21 Koordynatorów (z ministerstw i urzędów centralnych).

Ponadto, w działaniach realizowanych w ramach projektu, będą mogli uczestniczyć przedstawiciele Zamawiającego, w zakresie niezbędnym do monitorowania realizacji

5




projektu oraz w przypadkach określonych w niniejszym Opisie Przedmiotu Zamówienia (zwanym dalej: OPZ).

IV. SZCZEGÓŁOWY OPIS POSZCZEGÓLNYCH ZADAŃ

Wykonawca przeprowadzi badanie otoczenia urzędów objętych projektem, zarówno na poziomie wojewódzkim, jak i centralnym. Badanie będzie obejmowało analizę otoczenia wewnętrznego oraz analizę otoczenia zewnętrznego urzędu. Każde z powyższych badań rozpocznie się od opracowania zestawu wystandaryzowanych danych, zgodnie z którym będzie realizowane. Na etapie badania otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego urzędów Wojewódzcy Pełnomocnicy oraz Koordynatorzy otrzymają wsparcie eksperckie w zakresie polityki równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji.

Badania będą obejmowały m.in. analizę sytuacji kobiet, kobiet z dziećmi i kobiet powracających po urlopach związanych z opieką nad dzieckiem/dziećmi do środowiska pracy, w tym także awansu zawodowego kobiet (w szczególności na stanowiska kierownicze) oraz problemu szkodliwych społecznie stereotypów i przeciwdziałania zjawisku mobbingu i molestowania ze względu na płeć. Aspekt dyskryminacji ze względu na płeć będzie rozpatrywany w różnych kontekstach, w tym m.in. w kontekście wieku, niepełnosprawności, orientacji seksualnej, rasy, obywatelstwa, pochodzenia etnicznego, narodowości, religii, wyznania, światopoglądu w różnych obszarach życia społecznego, gospodarczego i politycznego m.in. w zakresie rynku pracy, rodziny, dostępu do dóbr i usług, opieki zdrowotnej, dostępu do stanowisk decyzyjnych, powrotów po urlopach macierzyńskich i wychowawczych do środowiska pracy.

Diagnoza otoczenia zewnętrznego i wewnętrznego będzie punktem wyjścia do opracowania zakresów zadań i kompetencji w zakresie realizacji polityki równościowej dla każdego Pełnomocnika i Koordynatora. Diagnoza będzie także punktem wyjścia do przygotowania pakietów informacyjnych dla Wojewódzkich Pełnomocników, służących do realizowania i monitorowania polityki równości płci na poziomie wojewódzkim oraz – w dalszym etapie projektu - pakietów informacyjnych dla Koordynatorów, które dostarczą im eksperckiej wiedzy na temat możliwości współpracy międzysektorowej i wspomogą skuteczność argumentacji na rzecz konieczności podejmowania takiej współpracy.

ETAP I. BADANIE OTOCZENIA WEWNĘTRZNEGO i ZEWNĘTRZNEGO URZĘDÓW WOJEWÓDZKICH ORAZ MINISTERSTW I URZĘDÓW CENTRALNYCH WRAZ ZE WSPARCIEM EKSPERCKIM.

Podstawą prowadzenia działań w ramach Etapu I będzie koncepcja badawcza, zamieszczona w ofercie Wykonawcy, przy czym Zamawiający zastrzega prawo do zgłoszenia uwag, dotyczących rozszerzenia lub uzupełnienia ww. koncepcji, a Wykonawca zobowiązany jest ww. uwagi uwzględnić do 2 dni roboczych od dnia przekazania ich przez Zamawiającego.

W terminie 3 dni od dnia akceptacji przez Zamawiającego koncepcji, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu kwestionariusze badawcze (po 1-nym dla każdej grupy urzędów w ramach każdego z badań - w sumie 4 sztuki), obejmujące zestaw

6




wystandaryzowanych danych, według których przeprowadzone zostanie badanie otoczenia wewnętrznego w urzędach wojewódzkich, badanie otoczenia wewnętrznego w ministerstwach i urzędach centralnych (KPRM, GUS), badanie otoczenia zewnętrznego urzędów wojewódzkich oraz badanie otoczenia zewnętrznego ministerstw i urzędów centralnych (KPRM, GUS).

Z badania otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego każdego z urzędów Wykonawca przygotuje raporty wraz z diagnozą. Szczegółowe wymagania odnoście raportów z każdego zadania omówione zostały w poszczególnych zadaniach etapu I.

Wymagania ogólne dotyczące raportów:

informacje oraz dane zawarte w raporcie powinny być wolne od błędów rzeczowych i logicznych,

streszczenie podsumowujące całość działań powinno być dokonane w języku polskim i angielskim oraz w sposób syntetyczny przedstawiać cel badania, jego zakres, zastosowaną metodologię oraz wszystkie najważniejsze wyniki i rekomendacje,

raport powinien zostać sporządzony poprawnie pod względem stylistycznym i ortograficznym, zgodnie z regułami języka polskiego (obowiązkowe jest poddanie raportu korekcie językowej, stylistycznej oraz edytorskiej, itp.),

raport powinien być uporządkowany pod względem wizualnym, tzn. formatowanie tekstu oraz rozwiązania graficzne (tabele, grafy, mapy oraz inne narzędzia prezentacji informacji) powinny być zastosowane w sposób jednolity oraz powodujący, że raport będzie czytelny i przejrzysty,

raport powinien zawierać spis tabel, wykresów, itp. form wizualizacji (każda forma wizualizacji powinna posiadać numerację, tytuł oraz źródło),

raport powinien zostać przygotowany w formacie umożliwiającym edycję tekstu publikacji,

pliki bitmapowe (m.in. schematy oraz wykresy) osadzone w tekście publikacji powinny być dostarczone dodatkowo w plikach otwartych (umożliwiających edycję tych plików), np. w formacie *.xls.

Zredagowany tekst musi spełniać zasady dostępności, wynikające z Wytycznych Ministra Inwestycji i Rozwoju w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych nalata 2014 – 20202.

Raporty oraz wszelkie publikacje muszą być przygotowane zgodnie z Wytycznymi Ministra Inwestycji i Rozwoju w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych nalata 2014 – 2020.

2 Dokument dostępny na stronie https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/dokumenty/wytyczne-w-zakresie-realizacji-zasady-rownosci-szans-i-niedyskryminacji-oraz-zasady-rownosci-szans/

7




Każdy z urzędów wojewódzkich oraz ministerstw i urzędów centralnych otrzyma dedykowany raport z diagnozy otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego.

Szczegółowy harmonogram przedstawiania, akceptowania i realizowania poszczególnych działań i zadań w ramach Etapu I zawiera Harmonogram Realizacji Przedmiotu Zamówienia.

Zadanie 1. Badanie otoczenia wewnętrznego urzędów wojewódzkich oraz ministerstw i urzędów centralnych

Na podstawie zaakceptowanych przez Zamawiającego kwestionariuszy badawczych Wykonawca przeprowadzi, we współpracy, odpowiednio, z Wojewódzkimi Pełnomocnikami i Koordynatorami, badanie otoczenia wewnętrznego urzędów wojewódzkich oraz ministerstw i urzędów centralnych.

Badanie otoczenia wewnętrznego urzędów wojewódzkich oraz ministerstw i urzędów centralnych będzie koncentrować się na grupach pracowników (kadrze urzędu) i polegać na identyfikacji obszarów w urzędzie, w których możliwe jest wdrażanie polityki równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji oraz występujących trudności w tym zakresie. Wynikająca z badania diagnoza powinna zawierać opis sposobu współpracy, odpowiednio, Pełnomocnika i Koordynatora z kadrą urzędu. W kolejnych etapach realizacji projektu diagnoza będzie punktem wyjścia do opracowania pakietów informacji zawierających system wsparcia zorientowany zarówno na te obszary, w których urząd nie znajduje trudności we wdrażaniu polityki równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji, jak i obszary, w których istnieją bariery w realizacji polityki równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji.

W ramach tej części zamówienia Wykonawca opracuje 16 raportów wraz z diagnozą z badania otoczenia wewnętrznego każdego z urzędów wojewódzkich oraz max. 21 raportów wraz z diagnozą z badania otoczenia wewnętrznego ministerstw i urzędów centralnych.

Raport z badania otoczenia wewnętrznego powinien zawierać w szczególności:

a) obszary, w których urząd wdraża i/lub powinien wdrażać politykę równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji,

b) obszary, w których istnieją bariery w realizacji polityki równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji,

c) opis istniejących procedur, praktyk i komunikacji wewnątrz i na zewnątrz urzędu w odniesieniu do realizacji polityki równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji,

d) opis sposobu i możliwości współpracy Wojewódzkiego Pełnomocnika/Koordynatora z kadrą urzędu w obszarze realizacji polityki równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji,

e) opis współpracy urzędu i Wojewódzkiego Pełnomocnika/Koordynatora z otoczeniem zewnętrznym, tj. organizacjami pozarządowymi, partnerami społecznymi,

8




samorządami na rzecz realizacji polityki równego traktowania ze względu na płeć i w ramach pozostających w kompetencjach danego urzędu wojewódzkiego/ministerstwa oraz analizę potrzeb w tym zakresie,

f) wnioski wynikające z badania i rekomendacje zawierające propozycje rozwiązań i/lub konkretnych zmian np. przepisów.

Zadanie 2. Wsparcie eksperckie w trakcie realizacji badania otoczenia wewnętrznego urzędów wojewódzkich oraz ministerstw i urzędów centralnych

W trakcie realizacji badania otoczenia wewnętrznego urzędów wojewódzkich oraz ministerstw i wybranych urzędów centralnych Wykonawca udzieli wsparcia eksperckiego dla:

Wojewódzkich Pełnomocników w wymiarze 67,5 godzin zegarowych świadczonych przez 1 eksperta ds. równego traktowania, przypadających na jednego Wojewódzkiego Pełnomocnika (łącznie 16 Wojewódzkich Pełnomocników),

Koordynatorów w wymiarze 54 godzin zegarowych świadczonych przez 1 eksperta ds. równego traktowania, przypadających na jednego Koordynatora (łącznie max. 21 Koordynatorów).

Wsparcie eksperckie będzie obejmowało w szczególności:

weryfikację dokumentów, procedur, praktyk i komunikacji wewnątrz urzędu w odniesieniu do realizacji polityki równego traktowania,

omówienie możliwości współpracy Wojewódzkiego Pełnomocnika/Koordynatora z kadrą urzędu w obszarze polityki równego traktowania, występujących barier w tym zakresie oraz sposobów usprawnienia,

zidentyfikowanie potrzeb dotyczących obszarów urzędu wymagających wsparcia w zakresie objętym przedmiotowym zamówieniem,

inne zagadnienia, zgłoszone przez Wojewódzkiego Pełnomocnika/Koordynatora – pod warunkiem ich zgodności z celami zamówienia i uzyskania zgody Zamawiającego.

Z przeprowadzonego wsparcia eksperckiego Wykonawca jest zobowiązany przedstawić Zamawiającemu sprawozdanie, zawierające w szczególności:

ewidencję przeprowadzonych konsultacji, zakres prowadzonego wsparcia, karty konsultacji prowadzone oddzielnie dla każdego urzędu, zawierające informacje

o osobach uczestniczących w spotkaniu, datę i godziny spotkania, tematykę spotkania oraz wypracowane rezultaty, potwierdzone podpisem Koordynatora/Wojewódzkiego Pełnomocnika.

Zasady udzielania wsparcia zostały określone w Rozdziale V. WARUNKI UDZIELANIAWSPARCIA EKSPERCKIEGO I INDYWIDUALNEGO MENTORINGU.

9




Zadanie 3. Badanie otoczenia zewnętrznego urzędów wojewódzkich

Na tym etapie realizacji projektu zostanie przeprowadzone we współpracy z Wojewódzkimi Pełnomocnikami badanie otoczenia zewnętrznego urzędów wojewódzkich.

Celem badania otoczenia zewnętrznego urzędów wojewódzkich będzie ustalenie faktycznie istniejących potrzeb społecznych i obszarów, na które urząd wojewódzki może oddziaływać. Dodatkowo, przeprowadzona w jego ramach, analiza będzie zmierzała do wskazania możliwości podjęcia działań na rzecz realizacji zasady równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji w obszarach zidentyfikowanych w czasie badania otoczenia wewnętrznego urzędów.

Wykonawca opracuje 16 raportów z badania otoczenia zewnętrznego urzędów wojewódzkich.

Raporty z badania otoczenia zewnętrznego urzędów wojewódzkich zawierać będą w szczególności:

a) charakterystykę regionu, także w kontekście potencjału instytucjonalnego w danym województwie w obszarze równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji, w tym także ze względu na płeć,

b) analizę dotychczasowej współpracy urzędu wojewódzkiego z organizacjami i partnerami społecznymi,

c) ścieżkę komunikacji oraz współpracy na rzecz realizacji równego traktowania i równości płci pomiędzy urzędem, a interesariuszami takimi jak: samorząd, organizacje pozarządowe, partnerzy społeczni, sektor prywatny, inne instytucje publiczne,

d) diagnozę głównych problemów wymagających interwencji,

e) zidentyfikowane zasoby, np. dobre praktyki, potencjał instytucjonalny, w tym propozycje miejsc/instytucji do zorganizowania wizyt studyjnych dla Pełnomocników i/lub Koordynatorów,

f) propozycje zmian i uzupełnień na gruncie formalno-prawnym w zakresie polityki społecznej w zakresie dokumentów takich jak procedury, regulaminy, wytyczne, wojewódzkie strategie oraz inne dokumenty o charakterze regionalnym i lokalnym.

Projekt nie zakłada jednolitych wyników i rekomendacji dla wszystkich województw, stąd poszczególne diagnozy i rekomendacje będą dostosowane do konkretnych województw, co uwzględni specyficzne potrzeby w zakresie równości szans płci dla danego województwa.

Zadanie 4. Badanie otoczenia zewnętrznego ministerstw i urzędów centralnych

Równolegle do badania otoczenia zewnętrznego urzędów wojewódzkich zostanie przeprowadzone, we współpracy z Koordynatorami, badanie otoczenia zewnętrznego ministerstw i urzędów centralnych.

10




Celem realizacji tego etapu projektu jest pozyskanie wiedzy eksperckiej na temat możliwości współpracy międzysektorowej administracji rządowej z organizacjami pozarządowymi w celu opracowania modelu współpracy międzysektorowej na rzecz równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji z każdego powodu, w tym także ze względu na płeć. Badanie obejmować będzie m.in. ścieżkę komunikacji oraz analizę dotychczasowej współpracy na rzecz realizacji zasady równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji pomiędzy urzędem a interesariuszami, takimi jak urzędy wojewódzkie, organizacje pozarządowe, partnerzy społeczni, instytucje publiczne i sektor prywatny w celu podjęcia ewentualnych wspólnych inicjatyw w obszarze upowszechniania i włączania tych kwestii do polityki publicznej realizowanej przez dany urząd centralny.

Produktami realizacji tego zadania będzie max. 21 raportów z badania otoczenia zewnętrznego ministerstw i urzędów centralnych wraz z diagnozą i analizą współpracy administracji rządowej z organizacjami pozarządowymi, partnerami społecznymi w zakresie monitoringu polityki równościowej

Raporty z badania zawierać będą w szczególności:

a) analizę działań podejmowanych dotychczas przez dany urząd na rzecz realizacji polityki równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji,

b) identyfikację obszarów, w których możliwe jest podejmowanie, przez urząd ww. działań oraz barier i trudności w tym zakresie,

c) analizę dotychczasowej współpracy administracji rządowej z organizacjami pozarządowymi, partnerami społecznymi, instytucjami publicznymi i urzędami wojewódzkimi,

d) ścieżkę komunikacji oraz współpracy na rzecz równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji pomiędzy urzędem, a interesariuszami takimi jak: urzędy wojewódzkie, organizacje pozarządowe, partnerzy społeczni, sektor prywatny (możliwości podjęcia i realizacji współpracy międzysektorowej),

e) propozycję miejsc/instytucji, w których mogą odbyć się wizyty studyjne dla Pełnomocników i/lub Koordynatorów,

f) wnioski wynikające z badania i rekomendacje ogólne, jak i specyficzne dla danego działu administracji rządowej.

Zadanie 5. Wsparcie eksperckie w trakcie realizacji badania otoczenia zewnętrznego urzędów wojewódzkich oraz otoczenia zewnętrznego ministerstw i urzędów centralnych

W trakcie realizacji badania otoczenia zewnętrznego urzędów wojewódzkich oraz ministerstw i urzędów centralnych Wykonawca udzieli wsparcia eksperckiego dla:

Wojewódzkich Pełnomocników w wymiarze 67,5 godzin zegarowych, świadczonych przez 1 eksperta ds. równego traktowania, przypadających na jednego Wojewódzkiego Pełnomocnika (łącznie 16 Wojewódzkich Pełnomocników),

11




Koordynatorów w wymiarze 54 godzin zegarowych, świadczonych przez 1 eksperta ds. równego traktowania, przypadających na jednego Koordynatora (łącznie max. 21 Koordynatorów).

Wsparcie eksperckie będzie obejmowało w szczególności:

weryfikację dokumentów procedur, praktyk w zakresie współpracy z zewnętrznymi podmiotami w odniesieniu do realizacji polityki równego traktowania,

omówienie możliwości współpracy Wojewódzkiego Pełnomocnika/Koordynatora oraz urzędu w obszarze polityki równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji z otoczeniem zewnętrznym urzędu, występujących barier w tym zakresie oraz sposobów usprawnienia,

pogłębione zidentyfikowanie potrzeb urzędu wymagających wsparcia w zakresie współpracy z otoczeniem zewnętrznym,

inne zagadnienia, zgłoszone przez Wojewódzkiego Pełnomocnika/Koordynatora pod warunkiem ich zgodności z celami zamówienia i uzyskania zgody Zamawiającego.

Wykonawca przygotuje i przedstawi Zamawiającemu sprawozdanie z udzielonego wsparcia eksperckiego, które zawierać będzie:

ewidencję przeprowadzonych konsultacji, zakres prowadzonego wsparcia, karty konsultacji prowadzone oddzielnie dla każdego urzędu, zawierające informacje

o osobach uczestniczących w spotkaniu, datę i godziny spotkania, tematykę spotkania oraz wypracowane rezultaty, potwierdzone podpisem Koordynatora/Wojewódzkiego Pełnomocnika.

Zasady udzielania wsparcia zostały określone w dalszej części dokumentu w Rozdziale V WARUNKI UDZIELANIA WSPARCIA EKSPERCKIEGO I INDYWIDUALNEGOMENTORINGU.

W ramach realizacji Etapu I Wykonawca przedstawi Zamawiającemu następujące produkty:

4 kwestionariusze badawcze obejmujące zestaw wystandaryzowanych danych, w tym kwestionariusz do badania otoczenia wewnętrznego urzędów wojewódzkich (1 szt.) oraz kwestionariusz do badania otoczenia wewnętrznego ministerstw i urzędów centralnych (1 szt.), kwestionariusz do badania otoczenia zewnętrznego urzędów wojewódzkich (1 szt.) oraz kwestionariusz do badania otoczenia zewnętrznego ministerstw i urzędów centralnych (1 szt.),

16 raportów wraz z diagnozą z badania otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego dla każdego z urzędów wojewódzkich,

max. 21 raportów wraz z diagnozą z badania otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego dla każdego z ministerstw i wybranych urzędów centralnych,

12




2 sprawozdania z udzielonego wsparcia eksperckiego, w tym sprawozdanie z udzielonego wsparcia eksperckiego w ramach badania otoczenia wewnętrznego urzędów (1 szt.) i sprawozdanie z udzielonego wsparcia eksperckiego w ramach badania otoczenia zewnętrznego urzędów (1 szt.).

Etap II. OPRACOWANIE RAPORTU ZBIORCZEGO Z ZAGREGOWANYMI DANYMI, ZESTAWEM ZADAŃ I KOMPETENCJI ORAZ PAKIETAMI INFORMACYJNYMI DLA WOJEWÓDZKICH PEŁNOMOCNIKÓW.

Celem realizacji tego etapu jest opracowanie, na podstawie raportów z badania otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego urzędów wojewódzkich, a także wynikających z nich wniosków i rekomendacji, zestawu zadań i kompetencji Wojewódzkich Pełnomocników w zakresie realizacji polityki równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji oraz pakietów informacyjnych dla Wojewódzkich Pełnomocników w celu zbudowania systemu współpracy na rzecz horyzontalnego wdrażania polityki równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji z każdego powodu, w tym także ze względu na płeć, na terenie województw.

Szczegółowy harmonogram przedstawiania, akceptowania i realizowania poszczególnych działań i zadań w ramach Etapu II zawiera Harmonogram Realizacji Przedmiotu Zamówienia.

Zadanie 1. Opracowanie zakresów zadań i kompetencji w obszarze polityki równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji dla każdego Wojewódzkiego Pełnomocnika

Na podstawie wniosków z badania otoczenia wewnętrznego oraz wniosków z badania otoczenia zewnętrznego urzędów wojewódzkich Wykonawca opracuje modelowy zestaw zadań i kompetencji dla Wojewódzkiego Pełnomocnika do spraw Równego Traktowania. Opracowany modelowy zakres zadań i kompetencji będzie zawierał m.in. ścieżkę komunikacji Wojewódzkiego Pełnomocnika z kadrą urzędu, a także Wojewódzkiego Pełnomocnika/urzędu z interesariuszami na rzecz podejmowania inicjatyw w obszarze polityki równości szans płci oraz jej upowszechniania i włączania do polityki publicznej. Dodatkowo, we współpracy z Wojewódzkimi Pełnomocnikami, Wykonawca opracuje dedykowany dla każdego z nich zestaw zadań i kompetencji w zakresie realizacji polityki równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji.

Zadanie 2. Opracowanie pakietów informacyjnych dla Wojewódzkich Pełnomocników

Celem realizacji tego zadania będzie wypracowanie pakietów informacyjnych dla Wojewódzkich Pełnomocników w celu zbudowania systemu współpracy na rzecz horyzontalnego wdrażania polityki równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji z każdego powodu, w tym także ze względu na płeć na terenie województw, w tym systemu monitorowania równości szans płci.

13




Na podstawie opracowanych na wcześniejszym etapie dokumentów Wykonawca przygotuje dla każdego Wojewódzkiego Pełnomocnika pakiet informacyjny, który zawierał będzie w szczególności:

diagnozę otoczenia wewnętrznego danego urzędu wojewódzkiego oraz zewnętrznego, identyfikację potrzeb społecznych, zasobu, potencjału instytucjonalnego, charakterystykę województwa, charakterystykę obszarów działania wewnątrz urzędu i na zewnątrz w kontekście obszaru równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji, w tym także ze względu na płeć,

opis możliwości i sposobów współpracy z otoczeniem zewnętrznym, tj. z organizacjami pozarządowymi, partnerami społecznymi, samorządami na rzecz realizacji polityki równego traktowania ze względu na płeć i w ramach pozostających w kompetencjach danego urzędu wojewódzkiego,

rekomendacje dla poszczególnych województw w skali kraju, w tym propozycje zmian i uzupełnień na gruncie formalno-prawnym do zaimplementowania przez województwa do wojewódzkich strategii w zakresie polityk, lub innych dokumentów na poziomie regionalnym i lokalnym,

opracowany zestaw zadań i kompetencji w zakresie realizacji polityki równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji,

projekty regulaminów, procedur oraz kierunków i założeń do strategii rozwoju województwa w zakresie wdrażania polityki równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji, w tym także ze względu na płeć,

projekt systemu wsparcia i współpracy na rzecz horyzontalnego wdrażania polityki równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji z każdego powodu, w tym także ze względu na płeć na terenie województwa wraz ze wskaźnikami, miernikami, procedurami i ścieżkami komunikacji. System może ujmować takie elementy jak: przygotowywanie wystandaryzowanej cyklicznej informacji w formie raportu z wykonania mierników z realizacji polityki równego traktowania ze względu na płeć, bieżące zgłaszanie potrzeb oraz inicjowanie zmian przez Wojewódzkich Pełnomocników, dotyczących obszarów wymagających interwencji.

W wyniku realizacji tego zadania Wykonawca przedstawi Zamawiającemu 16 pakietów informacyjnych dla Wojewódzkich Pełnomocników na rzecz zbudowania systemu współpracy na rzecz horyzontalnego wdrażania polityki równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji z każdego powodu, w tym także ze względu na płeć, na terenie województw.

Zadanie 3. Opracowanie raportu zbiorczego z zagregowanymi danymi i ustaleniami dla Wojewódzkich Pełnomocników

Na bazie przygotowanych, na wcześniejszych etapach realizacji projektu, raportów z badania otoczenia wewnętrznego i badania otoczenia zewnętrznego urzędów wojewódzkich oraz ministerstw i wybranych instytucji centralnych Wykonawca opracuje zbiorcze wyniki badania otoczenia zewnętrznego oraz wewnętrznego urzędów wojewódzkich.

14




Wykonawca przedstawi Zamawiającemu raport zbiorczy zawierający, w szczególności, następujące elementy:

zbiorcze wyniki badania otoczenia zewnętrznego oraz wewnętrznego urzędów wojewódzkich,

pakiety informacyjne dla Wojewódzkich Pełnomocników jako integralna część raportu zbiorczego z badania zewnętrznego i wewnętrznego urzędów wojewódzkich (16 szt.),

mapę drogową do wdrożenia po zakończeniu projektu,

wnioski i rekomendacje.

W odniesieniu do raportu zbiorczego zastosowanie mają również wymogi ogólne opisane na str. 6-7 OPZ.

Zadanie 4. Przygotowanie i przeprowadzenie cyklu konsultacyjnych spotkań grup roboczych

Na tym etapie projektu Wykonawca zorganizuje cykl 48 spotkań grup roboczych z udziałem Wojewódzkich Pełnomocników, ekspertów z zakresu równego traktowania, przedstawicieli organizacji pozarządowych oraz partnerów społecznych. W każdym województwie Wykonawca zorganizuje 3 spotkania grupy roboczej.

Organizacja powyższych spotkań ma na celu skonsultowanie wyników badania otoczenia urzędów oraz wypracowanie pakietów informacyjnych dla Wojewódzkich Pełnomocników, a także zakresów działań i kompetencji ww. Pełnomocników.

Poprzez przygotowanie i przeprowadzenie cyklu konsultacyjnych spotkań grup roboczych rozumie się w szczególności obowiązki Wykonawcy w zakresie:

1) opracowania programu oraz harmonogramu poszczególnych spotkań grup roboczych w każdym województwie;

2) ustalenia terminów i miejsca (lokalizacji) poszczególnych spotkań grup roboczych;

3) zapewnienia udziału ekspertów/instytucji/organizacji pozarządowych/partnerów społecznych oraz innych uczestników/czek spotkania zaakceptowanych przez Zamawiającego;

4) zapewnienia klimatyzowanych sal dostosowanych do wielkości grup uczestniczących w spotkaniach;

5) zapewnienia sprzętu umożliwiającego sprawne przeprowadzenie spotkania;

6) zapewnienia moderatora/moderatorki spotkania;

7) przeprowadzenia rekrutacji i naboru uczestników/czek na poszczególne spotkania grup roboczych, w szczególności z organizacji pozarządowych i partnerów społecznych, urzędów marszałkowskich itp.;

8) zapewnienia wsparcia technicznego podczas spotkań grup roboczych;

15




9) ewentualnego opracowania materiałów na spotkanie;

10) zapewnienia przerw kawowych uczestnikom/czkom spotkań grup roboczych;

11) przygotowania dokumentacji fotograficznej każdego spotkania grupy roboczej (min. 10 zdjęć wraz z uczestnikami/czkami i/lub moderatorami/kami wyrażającymi zgodę na udokumentowanie ich wizerunku);

12) zapewnienia zwrotu kosztów podróży dla ok. 5 (pięciu) Wojewódzkich Pełnomocników i/lub Koordynatorów, w przypadku konieczności dojazdu do miejsca spotkania grupy roboczej, zgodnie z zasadami, dotyczącymi zwrotu kosztów, określonymi dla organizacji wizyt studyjnych;

13) zapewnienia osobom wykonującym w imieniu Zamawiającego zadania związane z reprezentowaniem Kancelarii Prezesa Rady Ministrów oraz prowadzeniem nadzoru na miejscu spotkania maksymalnie dwóch miejsc na wszystkich lub wybranych spotkaniach, w takich samych warunkach, jakie przygotowano dla uczestników/czek poszczególnych grup roboczych;

14) sporządzenia sprawozdań ze spotkań grupy roboczej w każdym województwie (16 szt.) oraz sprawozdania końcowego z realizacji konsultacyjnych spotkań grup roboczych.

Odbiorcami konsultacyjnych spotkań grup roboczych są Wojewódzcy Pełnomocnicy, przedstawiciele organizacji pozarządowych, partnerzy społeczni oraz eksperci z zakresu równego traktowania. W grupach roboczych będą mogli uczestniczyć także przedstawiciele Zamawiającego oraz Koordynatorzy. Grupa robocza nie może liczyć mniej niż 6 osób.

Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycję programu oraz harmonogramu poszczególnych spotkań grup roboczych w każdym województwie, zgodnie z harmonogramem realizacji przedmiotu zamówienia.

Termin i miejsce rozpoczęcia poszczególnych spotkań grup roboczych zostanie ustalony z Zamawiającym przez Wykonawcę, po przedstawieniu przez Wykonawcę Zamawiającemu programu i harmonogramu spotkań grup roboczych, z zastrzeżeniem, że spotkania odbywać się będą tylko i wyłącznie w dni robocze od poniedziałku do piątku.

Przez ustalenie terminu i miejsca poszczególnych spotkań grup roboczych rozumie się uszczegółowiony program spotkań grup roboczych, w którym Wykonawca musi wskazać dzienną datę realizacji każdego spotkania grupy roboczej oraz przewidywany czas jego realizacji nie krótszy niż 3 godziny zegarowe.

Wykonawca przedstawi Zamawiającemu termin i miejsce poszczególnych spotkań grup roboczych, tematy spotkania grupy roboczej, propozycje moderatora/ów spotkań oraz propozycje ekspertów/instytucji/organizacji pozarządowych/partnerów społecznych oraz innych uczestników/czek spotkania każdej z grup roboczych w terminie 3 dni roboczych od akceptacji przez Zamawiającego programu i harmonogramu spotkań grup roboczych.

Program i harmonogram spotkań grup roboczych będzie obowiązywał do końca realizacji przedmiotu zamówienia, a jego ewentualne zmiany będą uzgadniane na bieżąco w trybie roboczym z Zamawiającym i każdorazowo wymagają pisemnej zgody Zamawiającego.

16




Wykonawca ma obowiązek udokumentowania każdego spotkania grupy roboczej w sposób określony przez Zamawiającego oraz wyłącznie na wzorach dokumentów przekazanych Wykonawcy przez Zamawiającego, a w szczególności Wykonawca zobowiązany jest:

– prowadzić listy obecności uczestników/czek poszczególnych spotkań grup roboczych, potwierdzone przez osobę prowadzącą spotkanie grupy roboczej i przekazać je Zamawiającemu po zakończeniu cyklu spotkań grup roboczych wraz ze sprawozdaniem końcowym, o którym mowa w Rozdziale SPRAWOZDAWCZOŚĆ. Każdy z uczestników/czek cyklu spotkań grup roboczych zobowiązany będzie złożyć własnoręczny podpis na przygotowanej wcześniej liście obecności, zawierającej klauzulę informacyjną w zakresie przetwarzania danych osobowych;

– wykonywać obowiązki wynikające z ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 poz. 1000, z późn. zm.) oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.5.2016, str. 1, z późn. zm.) („RODO”),

– uwzględnić w procesie rekrutacji możliwości zgłoszenia indywidualnych, specjalnych potrzeb uczestników/czek (zgłoszenie specjalnej potrzeby obliguje Wykonawcę do jej spełnienia w możliwie największym stopniu),

– przygotować dokumentację fotograficzną każdego spotkania grupy roboczej oraz przekazać ją nagraną na płycie/-ach CD lub DVD ze sprawozdaniem końcowym,

– sporządzić sprawozdanie z każdego spotkania grupy roboczej, przedstawiające liczbę uczestników/czek, wnioski oraz ustalenia ze spotkania oraz sprawozdanie końcowe, zawierającego podsumowanie i wnioski ze wszystkich spotkań grup roboczych,

– dostarczyć na własny koszt sprawozdania z każdego spotkania grupy roboczej oraz sprawozdanie końcowe wraz z kompletem dokumentacji do Zamawiającego w terminie do 5 dni roboczych po zakończeniu ostatniego spotkania grup roboczych.

Rekrutacja na spotkania grup roboczych zostanie przeprowadzona przez Wykonawcę z uwzględnieniem zasad równych szans i równości płci.

Wykonawca ponosi całkowitą odpowiedzialność za przeprowadzenie naboru do poszczególnych grup roboczych, według powyższych kryteriów.

Wymogi dotyczące obiektu, w których odbywać się będą spotkania grup roboczych

Obiekty, w których odbywać się będą spotkania grup roboczych powinny być dostosowane do obsługi osób z niepełnosprawnościami (w szczególności osób z niepełnosprawnością ruchową), tj. wyposażone w szczególności w: podjazdy dla osób z niepełnosprawnościami oraz windę/-y (jeśli ich użycie jest uzasadnione ze względu na lokalizację sal), a także miejsce parkingowe dla osoby z niepełnosprawnością oraz toalety w pobliżu (w odległości maksymalnie 50 metrów, na tym samym piętrze), sale dostosowane dla osób z niepełnosprawnością ruchową.

17




Wykonawca zobowiązany jest zapewnić salę:

a) spełniającą kryterium dostępności zgodnie ze standardem szkoleniowym określonym w załączniku nr 2 do Wytycznych Ministra Inwestycji i Rozwoju w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014 – 2020 oraz pozbawioną barier architektonicznych utrudniających widoczność typu kolumny,

b) odpowiednią do planowanej liczby uczestników/czek, zapewniającą komfortowe prowadzenie spotkania,

c) posiadającą oświetlenie dzienne oraz zaciemnienie, umożliwiające regulowanie natężeniem oświetlenia w sali, co zagwarantuje dobrą widoczność obrazu z rzutnika multimedialnego dla wszystkich uczestników/czek, w tym osób z niepełnosprawnościami,

d) posiadającą klimatyzację/ogrzewanie, indywidualnie sterowane, jako stały element infrastruktury pomieszczenia (nie dopuszcza się możliwości stosowania urządzeń przenośnych,

e) spełniającą wymogi bezpieczeństwa (BHP I PPOŻ) i akustyczne,

f) posiadającą w bezpośrednim sąsiedztwie dostępne zaplecze sanitarne, adekwatne do ilości uczestników/czek i dostosowane dla osób z niepełnosprawnościami – oddzielnie damskie i męskie,

g) ogrzewaną (temp. w salach powinna wynosić 18–25 st. C, z możliwością regulacji),

h) wyposażoną w laptop oraz projektor multimedialny, ekran, flipchart z papierem i markerami. Obraz z projektora/rzutnika musi być widoczny dla wszystkich uczestników/czek spotkania, w szczególności osób z niepełnosprawnościami. Laptop musi być wyposażony w podstawowe oprogramowanie biurowe, wraz z programem do odtwarzania prezentacji multimedialnych, podłączony do nagłośnienia umożliwiającego odtwarzanie plików audio i dobry ich odbiór przez uczestników/czek na całej sali, w tym osób z niepełnosprawnościami, prezenter slajdów oraz sprawne połączenie z Internetem przez cały czas trwania spotkania.

W trakcie spotkań obowiązkiem Wykonawcy będzie również zapewnienie wsparcia technicznego, obejmującego w szczególności:

przygotowanie techniczne sali wraz z odpowiednim wyposażeniem oraz zapleczem umożliwiającym przeprowadzenie spotkania,

obsługę techniczną sprzętu, w tym sprawdzenie poprawności jego działania przed rozpoczęciem spotkania, usuwanie usterek pojawiających się w trakcie trwania spotkania,

oznaczenie sali informacjami o projekcie, zgodnie z wytycznymi Zamawiającego, zawartymi w niniejszym OPZ.

18




Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wszystkim uczestnikom/czkom spotkań grup roboczych serwisu kawowego bez ograniczeń, na bieżąco uzupełnianego, obejmującego świeżo parzoną gorącą kawę z zaparzacza lub ekspresu i herbatę, cukier, cytrynę do herbaty, mleko do kawy, butelkowaną wodę mineralną gazowaną i niegazowaną (w butelkach po 0,33 lub 0,5 l) oraz min. 3 rodzaje kruchych ciasteczek.

W przypadku zlecania usług cateringowych Wykonawca jest zobowiązany do uwzględniania aspektów społecznych, tj. np. do stosowania kryteriów premiujących oferty podmiotów ekonomii społecznej oraz stosowania kryteriów dotyczących zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami, bezrobotnych lub osób, o których mowa w przepisach o zatrudnieniu socjalnym.

W zakresie wyżywienia Wykonawca zobowiązany jest do:

– zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowaniu posiłków,

– przygotowania serwisu z pełnowartościowych produktów z ważnymi terminami przydatności do spożycia.

Sala powinna być dostępna dla uczestników/czek spotkania na min. pół godziny przed rozpoczęciem spotkania. Sala powinna być w dniu spotkania odpowiednio oznakowana i przygotowana, w szczególności Wykonawca ma zadbać o czystość sali, poprawne ustawienie krzeseł i stolików przed rozpoczęciem spotkania itp. W przypadku uczestnictwa osób ze specjalnymi potrzebami miejsce realizacji spotkania powinno zostać odpowiednio przystosowane. Niedopuszczalna jest sytuacja, w której odmawia się dostępu do uczestnictwa osobie z niepełnosprawnościami ze względu na bariery na przykład: architektoniczne, komunikacyjne czy cyfrowe.

Wszelkie zmiany dotyczące lokalizacji miejsca spotkań grup roboczych muszą być uzasadnione przez Wykonawcę czynnikami siły wyższej i brakiem winy Wykonawcy. Propozycje zmiany lokalizacji miejsca spotkań grupy roboczej muszą być zgłoszone Zamawiającemu wraz z wyczerpującym uzasadnieniem wykazującym brak winy Wykonawcy lub wystąpienie czynników siły wyższej, nie później niż 5 dni roboczych przed dniem spotkania w godzinach pracy Zamawiającego. Zmiana lokalizacji miejsca spotkania musi uzyskać akceptację Zamawiającego. Informacja o zmianie lokalizacji musi zostać przekazana uczestnikom/czkom przez Wykonawcę na jego koszt i w terminie do 2 dni roboczych przed rozpoczęciem spotkania.

Do spotkań grup roboczych - w odniesieniu, wyłącznie, do Wojewódzkich Pełnomocników i/lub Koordynatorów - mają zastosowanie zasady zwrotu kosztów dojazdu opisane w Zadaniu 2 Etapu III, w części Zasady zwrotu kosztów dojazdu.

Zadanie 5. Wydruk i dystrybucja pakietów informacyjnych dla Wojewódzkich Pełnomocników

Wykonawca w ramach realizacji tego zadania zobowiązany jest do:

19




opracowania graficznego i przygotowania do druku raportu zbiorczego obejmującego zbiorcze wyniki badania otoczenia zewnętrznego oraz wewnętrznego urzędów wojewódzkich oraz pakiety informacyjne dla Wojewódzkich Pełnomocników, w tym:

• opracowania graficznego okładki wg projektu przekazanego do akceptacji Zamawiającemu,

• opracowania graficznego ilustracji wewnątrz publikacji;

wykonania korekty i redakcji językowej, która obejmuje:

• pierwszą (I) i drugą (II) korektę i redakcję językową tekstu (przed składem i po składzie) i przesłanie, po II korekcie, zamkniętych plików .pdf do rewizji Zamawiającemu. Uwagi redakcyjne i korektorskie Wykonawca zaznaczy w pliku .pdf na tekście lub w komentarzach. Zmiany muszą być widoczne tak, aby Zamawiający mógł je zaakceptować,

• wprowadzanie poprawek redakcyjnych na grzbietach i okładkach publikacji, polegających na usunięciu, dodaniu, zastąpieniu lub sformatowaniu tekstu lub elementów graficznych oraz zastosowaniu dodatkowych elementów graficznych przekazanych przez Zamawiającego,

• naniesienie w ciągu 1 dnia roboczego ostatecznych zmian po rewizji dokonanej przez Zamawiającego;

wykonania składu i łamania środka publikacji - Wykonawca zobowiązany jest zapewnić redaktora technicznego, który określi i zweryfikuje w publikacji krój i wielkość czcionki/fontu, układ i wielkość materiału ilustracyjnego, tabel na szpalcie, podpisów pod ilustracjami i tabelami itp.;

zarchiwizowania, które będzie obejmować przygotowanie całości publikacji (okładki i środki) w trzech formach na płycie CD/DVD: do druku (plik kompozytowy w formacie .pdf w pełnej rozdzielczości ze spadami i liniami cięcia), do publikacji w Internecie (w otwartych plikach .pdf, rozmiary plików nieprzekraczające 10 MB) oraz pakiet drukarski, zapisany w uzgodnionym formacie.

Parametry dotyczące publikacji:

Format: 210 x 297 mm;

Środek: papier offset 100g/m2 biały, kolorystyka 4+4;

Okładka: kreda 250 g/m2, folia błyszcząca, kolorystyka 4+4,

Oprawa klejona lub szyta, miękka.

Powyższa publikacja obejmuje: 1 raport zbiorczy z badania otoczenia zewnętrznego oraz wewnętrznego urzędów wojewódzkich oraz 16 pakietów informacyjnych dla Wojewódzkich Pełnomocników. Wykonawca dokona wydruku łącznie 42 egzemplarzy ww. publikacji (po 2 egzemplarze dla Wojewódzkich Pełnomocników – łącznie 32 egzemplarzy oraz 10 egzemplarzy dla Zamawiającego).

20




Wykonawca przygotuje oraz powieli 250 egzemplarzy raportu zbiorczego z badania otoczenia zewnętrznego oraz wewnętrznego urzędów wojewódzkich wraz z 16 pakietami informacyjnymi na płytach DVD (z nadrukiem tytułu raportu i projektu oraz oznaczeniami informacyjno-promocyjnymi EFS).

Wykonawca dokona dystrybucji po 2 egzemplarzy raportu zbiorczego z badania otoczenia zewnętrznego oraz wewnętrznego urzędów wojewódzkich wraz z 16 pakietami informacyjnymi do każdego z Wojewódzkich Pełnomocników oraz załączoną płytą DVD, zawierającą publikację w wersji elektronicznej.

Pozostałe nagrane płyty DVD (218 egzemplarzy) oraz 10 egzemplarzy wydrukowanego raportu zbiorczego z pakietami informacyjnymi zostaną przekazane do siedziby Zamawiającego.

Wykonawca w terminie 3 dni roboczych od dnia wydruku dokona dystrybucji ww. raportu zbiorczego z diagnozą z badania otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego dla każdego z urzędów wojewódzkich i pakietami oraz przed rozliczeniem tego zadania przedstawi Zamawiającemu dowody skutecznego dostarczenia wysyłki (np. wydruki ze strony śledzenia przesyłek).

W ramach realizacji Etapu II Wykonawca przedstawi Zamawiającemu następujące produkty:

1 modelowy zestaw zadań i kompetencji w zakresie realizacji polityki równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji dla Wojewódzkiego Pełnomocnika,

16 zestawów zadań i kompetencji w zakresie realizacji polityki równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji dla każdego Wojewódzkiego Pełnomocnika,

16 pakietów informacyjnych dla Wojewódzkich Pełnomocników w celu zbudowania systemu współpracy na rzecz horyzontalnego wdrażania polityki równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji z każdego powodu, w tym także ze względu na płeć na terenie województw, w tym systemu monitorowania równości szans płci,

opracowany 1 Raport zbiorczy z badania otoczenia zewnętrznego oraz wewnętrznego urzędów wojewódzkich z 16 pakietami informacyjnymi dla Wojewódzkich Pełnomocników,

powielenie na płytach DVD 250 egzemplarzy Raportu zbiorczego z 16 pakietami informacyjnymi oraz dostarczenie ich do Wojewódzkich Pełnomocników (32 szt.) i siedziby Zamawiającego (218 szt.),

wydruk 42 egzemplarzy raportu zbiorczego z badania otoczenia zewnętrznego oraz wewnętrznego urzędów wojewódzkich z 16 pakietami informacyjnymi dla Wojewódzkich Pełnomocników,

1 sprawozdanie końcowe z przeprowadzonego cyklu spotkań grup roboczych wraz z załącznikami w postaci 16 sprawozdań z posiedzeń konsultacyjnych grup roboczych w każdym województwie.

21




ETAP III. DZIAŁANIA EDUKACYJNE Z ZAKRESU RÓWNOŚCI SZANS PŁCI SKIEROWANE DO WOJEWÓDZKICH PEŁNOMOCNIKÓW I KOORDYNATORÓW

Ten etap projektu realizuje aspekt edukacyjny, świadomościowy, budowania kompetencji i wsparcia dla Wojewódzkich Pełnomocników w zakresie realizacji skutecznej polityki równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji, w tym także ze względu na płeć w danym województwie.

Działania edukacyjne będą realizowane poprzez indywidualny mentoring dla Wojewódzkich Pełnomocników oraz Koordynatorów oraz wizyty studyjne. Powyższe działania wyposażą Wojewódzkich Pełnomocników i Koordynatorów w wiedzę praktyczną i w znaczący sposób podniosą kompetencje w obszarze równego traktowania oraz możliwości wdrażania polityki równego traktowania.

W ramach działań edukacyjnych Wykonawca zorganizuje:

indywidulny mentoring dla Koordynatorów, obejmujący m.in. działania edukacyjne prowadzone przez ekspertów, doradztwo w zakresie możliwości wdrożenia wniosków i rekomendacji wynikających z badania otoczenia urzędów na poziom dokumentów strategicznych,

indywidualny mentoring dla Wojewódzkich Pełnomocników m.in. w zakresie proceduralnych możliwości wdrożenia wytycznych i rekomendacji w obszarze równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji we wszystkich dziedzinach w ramach wojewódzkich strategii społecznych i innych dokumentów na szczeblu lokalnym, regionalnym i centralnym,

dwie 2-dniowe wizyty studyjne dla Wojewódzkich Pełnomocników, obejmujące dojazd, nocleg, wyżywienie dla uczestników/czek,

jedną 2-dniową wizytę studyjną dla Koordynatorów, obejmującą dojazd, nocleg, wyżywienie dla uczestników/czek.

Zadanie 1. Indywidualny mentoring dla Wojewódzkich Pełnomocników i Koordynatorów

Wykonawca zapewni wsparcie eksperckie w formie indywidualnego mentoringu dla Wojewódzkich Pełnomocników w postaci:

27 godzin zegarowych dla każdego z 16 Wojewódzkich Pełnomocników świadczonych przez eksperta ds. równego traktowania,

45 godzin zegarowych dla każdego z 16 Wojewódzkich Pełnomocników, świadczonych przez prawnika posiadającego udokumentowane doświadczenie w problematyce równego traktowania.

Wykonawca zapewni wsparcie eksperckie w formie indywidualnego mentoringu dla Koordynatorów w postaci:

22




20 godzin zegarowych przypadających na jednego Koordynatora, świadczonych przez eksperta ds. równego traktowania (łącznie max. 21 Koordynatorów),

35 godzin zegarowych przypadających na jednego Koordynatora świadczonych przez prawnika posiadającego udokumentowane doświadczenie w problematyce równego traktowania (łącznie max. 21 Koordynatorów).

Celem indywidualnego mentoringu dla Wojewódzkich Pełnomocników i Koordynatorów jest w szczególności omówienie wniosków i rekomendacji wynikających z badania otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego urzędów oraz analiza proceduralnych możliwości ich wdrożenia do wojewódzkich strategii i innych dokumentów na szczeblu lokalnym i regionalnym, przygotowanie stosownych zmian oraz próba ich zaimplementowania.

Indywidualny mentoring powinien dotyczyć również zasadniczych obszarów problemowych, odpowiednio:

1. Kwestii organizacyjnych, takich jak:

łączenie obowiązków z zakresu przeciwdziałania dyskryminacji z podstawowymi obowiązkami zawodowymi,

narzędzia do monitorowania przejawów dyskryminacji, nierównego traktowania,

wypracowanie odpowiedniej polityki informacyjnej dotyczącej problemów dyskryminacji,

stworzenie katalogu problemów związanych z przeciwdziałaniem dyskryminacji i promowaniem równości na terenie województwa/resortu/instytucji,

współpraca w zakresie promowania równości i edukacji w tym obszarze;

3. Kwestii edukacyjnych, świadomościowych, takich jak:

podejmowanie działań w zakresie eliminowania dyskryminacji i promowania równego traktowania w urzędzie i jego otoczeniu,

przygotowanie propozycji zmian w regulacjach prawnych, politykach, strategiach i innych dokumentach na poziomie lokalnym i regionalnym,

przygotowanie działań mających na celu przekonanie przełożonych i innych pracowników instytucji o znaczeniu problematyki dyskryminacji w codziennej pracy i realizowanych działaniach,

zdobycie koniecznej wiedzy i umiejętności z zakresu problematyki równego traktowania i dyskryminacji,

zdobycie wiedzy na temat obowiązków wynikających z pełnionej funkcji, dotyczącej kwestii równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji,

konieczność ciągłego kształcenia i aktualizowania wiedzy w obszarze równego traktowania i dyskryminacji,

zdobycie umiejętności prawidłowego identyfikowania problemów i podejmowania adekwatnych środków zaradczych;

23




3. Kwestii finansowych, takich jak:

analiza budżetu instytucji pod kątem możliwości realizacji zadań z zakresu przeciwdziałania dyskryminacji;

analiza możliwości pozyskiwania środków finansowych na realizację działań związanych z zasadą równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji;

4. Kwestii umiejętności, takich jak:

pozostanie bezstronnym podczas pełnienia obowiązków,

zminimalizowanie występowania przypadków dyskryminacji i mobbingu,

doprowadzenie do przełamania bariery uprzedzeń i stygmatyzacji,

znalezienie równowagi pomiędzy interesami pracodawcy a oczekiwaniami pracowników.

Efekty uczenia się, które osiągną uczestnicy/czki projektu w wyniku przeprowadzonych działań mentoringowych:

W wyniku indywidualnego mentoringu grupa docelowa:

1) podniesie poziom wiedzy w zakresie:

przejawów dyskryminacji ze względu na płeć w administracji publicznej oraz w społeczeństwie,

aspektów prawnych, dotyczących równych szans w zatrudnieniu, w tym przepisów prawnych oraz dostępnych instrumentów ochrony prawnej,

kompetencji organów ds. równego traktowania w Polsce,

dostępnych źródeł wiedzy na temat wyrównywania szans płci, dyskryminacji ze względu na płeć, sytuacji grup narażonych na dyskryminację ze względu na płeć,

przykładów interwencji w przypadku dyskryminacji ze względu na płeć,

zidentyfikowania tego, co pomaga, a co utrudnia przeciwdziałanie i reagowanie na przejawy dyskryminacji (bariery i zasoby osobiste, instytucjonalne i systemowe),

przeprowadzenia autodiagnozy indywidualnych mocnych stron i słabych stron urzędu do poprawy pod kątem gotowości i umiejętności działania na rzecz przeciwdziałania i reagowania na dyskryminację,

ustalenia priorytetowych indywidualnych działań pozostających w kompetencjach pełnomocnika/koordynatora,

stworzenia wspólnej wizji tego, jakich kompetencji (wiedzy, postaw, umiejętności) potrzebuje Wojewódzki Pełnomocnik/Koordynator, by skutecznie przeciwdziałać dyskryminacji w swoim miejscu pracy;

2) nabędzie umiejętności takie jak:

konstruowanie planów równościowych w zakresie równego traktowania w urzędach,

24




konstruowanie narzędzi systemowego działania antydyskryminacyjnego urzędu na rzecz społeczeństwa, w tym tworzenia i/lub implementacji aktów prawnych, opiniowanie aktów prawnych i innych regulacji, badanie zjawiska dyskryminacji, kontrola stosowania równości szans płci, koordynacja działań na rzecz wyrównywania szans płci, promowanie zasady równego traktowania, działania edukacyjne, świadczenie pomocy i wsparcia dla osób będących ofiarami nierównego traktowania ze względu na płeć,

samodzielne przeprowadzenie oceny i klasyfikacji sytuacji faktycznych dla dyskryminacji ze względu na płeć,

samodzielna diagnoza występowania zachowań dyskryminacyjnych we własnym urzędzie oraz identyfikacja celów i narzędzi działań antydyskryminacyjnych,

samodzielny monitoring i ewaluacja działań antydyskryminacyjnych (także długoterminowych), zasady prowadzenia monitoringu, wskaźniki realizacji celu, komunikowanie wyników monitoringu, cel prowadzania ewaluacji i etapy prowadzenia);

3) zmieni lub skoryguje postawę oraz zmotywuje do pełnienia funkcji pełnomocnika/koordynatora poprzez:

uwrażliwienie na istotność kwestii związanych z wyrównywaniem szans płci w miejscu pracy,

podniesienie osobistej motywacji do przeciwdziałania różnym formom dyskryminacji w swoich urzędach (w szczególności do stworzenia planu równościowego oraz do utworzenia zespołu ds. wdrażania polityki na rzecz równości szans płci),

podniesienie osobistej motywacji do postrzegania kwestii równościowych jako narzędzia, dzięki któremu można poprawić sytuację pracowników wewnątrz urzędów jak i pozytywnie oddziaływać na rozwój państwa,

wykształcenie postawy uznania zasady równego traktowania, zakazu dyskryminacji, przyrodzonej godności oraz różnorodności, jako podstawowych wartości,

ukształtowanie krytycznej postawy wobec istniejących stereotypów płci.

Szczegółowe informacje dotyczące udzielania mentoringu zostały określone w Rozdziale VI WARUNKI UDZIELANIA WSPARCIA EKSPERCKIEGO I INDYWIDUALNEGOMENTORINGU.

Wykonawca przygotuje anonimowy test sprawdzający wiedzę uczestników/czek przed rozpoczęciem indywidualnego mentoringu i przedstawi do akceptacji Zamawiającemu. Wykonawca przeprowadzi test przed rozpoczęciem (pre-test), a następnie po zakończeniu działań (post-test) oraz porówna wyniki testu i przedstawi je wraz ze sprawozdaniami z realizacji zamówienia, co posłuży do oceny stopnia nabycia wiedzy przez uczestników/czki projektu (wskaźnik rezultatu).

25




Po przeprowadzonym mentoringu dla Wojewódzkich Pełnomocników oraz Koordynatorów Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania sprawozdania obejmującego w szczególności:

– ewidencję przeprowadzonych konsultacji,

– karty konsultacji prowadzone oddzielnie dla każdego urzędu, zawierające informacje o osobach uczestniczących w spotkaniu, datę i godziny spotkania, tematykę spotkania oraz wypracowane rezultaty, potwierdzone podpisem Koordynatora/Wojewódzkiego Pełnomocnika.

Zadanie 2. Organizacja wizyt studyjnych

Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycje miejsc i terminów wizyt studyjnych dla Wojewódzkich Pełnomocników oraz Koordynatorów, spośród wskazanych na etapie badania otoczenia zewnętrznego urzędów wojewódzkich oraz ministerstw i urzędów centralnych. Wizyty studyjne będą odbywać się od poniedziałku do piątku, w dni robocze3.

Wykonawca przedstawiając propozycję wizyt studyjnych musi wziąć pod uwagę dogodne, z punktu widzenia uczestników/czek, połączenia komunikacyjne (dogodny dojazd środkami transportu tj. PKP, PKS lub komunikacji miejskiej), w tym potrzeby osób z niepełnosprawnościami.

Miejsca organizacji wizyt oraz hotele, w których zakwaterowani będą uczestnicy wizyt studyjnych muszą spełniać kryterium dostępności zgodnie ze standardem szkoleniowym określonym w załączniku nr 2 do Wytycznych Ministra Inwestycji i Rozwoju w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014 – 2020.

Koszty organizacji wizyt powinny być zgodne z Załącznikiem nr 1 do niniejszego OPZ - Zestawienie standardu i cen rynkowych w zakresie najczęściej finansowanych wydatków w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER) dla projektów realizowanych w ramach Działania 2.1 „Równość szans mężczyzn i kobiet we wszystkich dziedzinach, w tym w dostępie do zatrudnienia, rozwoju kariery, godzenia życia zawodowego i prywatnego” PO WER.

Wykonawca zobowiązany jest do wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za organizację wizyt studyjnych dla Wojewódzkich Pełnomocników i Koordynatorów. Osoba odpowiedzialna za wizyty studyjne jest zobowiązana towarzyszyć każdej grupie podczas wizyty studyjnej.

6.1. Wizyty studyjne dla Wojewódzkich Pełnomocników :

Wykonawca zorganizuje 2 wizyty studyjne dla 16 Wojewódzkich Pełnomocników oraz maksymalnie 2 przedstawicieli Pełnomocnika Rządu.

Organizacja każdej z wizyt studyjnych obejmuje swoim zakresem:

3 Przez „dzień roboczy” Strony zgodnie rozumieją każdy dzień od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.

26




zaprezentowanie i omówienie dobrych praktyk z zakresu równego traktowania, obejmujące co najmniej 6 godzin zegarowych każdego dnia, w uzgodnionym z Zamawiającym przedziale czasowym4, tym zapewnienie prelegentów, ekspertów itp.,

zapewnienie materiałów dla uczestników/czek wizyty studyjnej, tj. wydrukowanych prezentacji, zawierających informacje merytoryczne oraz dotyczące wszystkich wizytowanych miejsc,

zapewnienie dwóch noclegów5 (w dniu poprzedzającym wizytę oraz w pierwszym dniu realizacji wizyty) w hotelu lub innym obiekcie o standardzie hotelu 3-gwiazdkowego znajdującego się w odległości nie dalszej niż 30 km od miejsca realizacji wizyty studyjnej; obiekt musi być przystosowany do obsługi osób z niepełnosprawnościami, cena nie powinna przekroczyć 250 PLN/1 nocleg za 1 osobę w pokoju 1-osobowym,

zakwaterowanie uczestników/czek w 1-osobowych pokojach lub pokojach 2-osobowych do użytku 1-osobowego (pokoje powinny być wyposażone w pełen węzeł sanitarny, ręczniki, klimatyzację, TV i bezpłatny dostęp do Internetu Wifi),

zapewnienie wyżywienia dla uczestników/czek wizyty studyjnej w postaci śniadania (w przypadku korzystania z noclegu w dniu poprzedzającym wizytę), obiadu oraz kolacji w pierwszym dniu wizyty oraz śniadania i obiadu w drugim dniu wizyty,

zapewnienie ubezpieczenia NNW dla wszystkich uczestników/czek wizyty studyjnej,

zapewnienie min. 5 bezpłatnych miejsc parkingowych na czas trwania wizyt studyjnych. Miejsca parkingowe muszą znajdować się w bezpośrednim sąsiedztwie hotelu (na terenie hotelu lub na terenie działki przylegającej do hotelu) i muszą być wcześniej zarezerwowane przez Wykonawcę i wskazane Zamawiającemu jako miejsca dedykowane dla przedstawicieli Zamawiającego,

zapewnienie zwrotu kosztów podróży dla 16 Wojewódzkich Pełnomocników, w przypadku konieczności dojazdu do miejsca zbiórki wyjazdu na wizytę studyjną,

zorganizowanie i zapewnienie transportu osobom biorącym udział w wizycie studyjnej, z hotelu do miejsc realizacji wizyty studyjnej i z powrotem, bezpiecznym i odpowiednio do tego celu przygotowanym środkiem transportu, zgodnie z wymogami ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym (Dz.U. z 2018 r. poz. 1990), dostosowanym do przewozu zgłoszonej liczby osób wraz z bagażami oraz ich zgłoszonych potrzeb,

przygotowanie dokumentacji fotograficznej (min. 10 zdjęć wraz z uczestnikami/czkami wyrażającymi zgodę na udokumentowanie ich wizerunku).

6.2. Wizyta studyjna dla Koordynatorów:

4 Wsparcie musi zacząć się przed godziną 9.00.5 Z noclegu mogą skorzystać uczestnicy/czki, którzy/re posiadają miejsce zamieszkania inne niż miejscowość, w której odbywa się wizyta studyjna.

27




Wykonawca zorganizuje 1 wizytę studyjną dla max. 21 Koordynatorów oraz maksymalnie 2 przedstawicieli Pełnomocnika Rządu.

Organizacja wizyty obejmuje swoim zakresem:

– zaprezentowanie i omówienie dobrych praktyk z zakresu równego traktowania, obejmujące co najmniej 6 godzin zegarowych każdego dnia, w uzgodnionym z Zamawiającym przedziale czasowym6, tym zapewnienie prelegentów, ekspertów itp.,

– zapewnienie materiałów dla uczestników/czek wizyty studyjnej, tj. wydrukowanych prezentacji, zawierających informacje merytoryczne oraz dotyczące wszystkich wizytowanych miejsc,

– zapewnienie dwóch noclegów7 (w dniu poprzedzającym wizytę oraz w pierwszym dniu realizacji wizyty) w hotelu lub innym obiekcie o standardzie hotelu 3-gwiazdkowego znajdującego się w odległości nie dalszej niż 30 km od miejsca realizacji wizyty studyjnej; obiekt musi być przystosowany do obsługi osób z niepełnosprawnościami, cena nie powinna przekroczyć 250 PLN/1 nocleg za 1 osobę w pokoju 1-osobowym,

– zakwaterowanie uczestników/czek w 1-osobowych pokojach lub pokojach 2-osobowych do użytku 1-osobowego (pokoje powinny być wyposażone w pełen węzeł sanitarny, ręczniki, klimatyzację, TV i bezpłatny dostęp do Internetu Wifi),

– zapewnienie wyżywienia dla uczestników/czek wizyty studyjnej w postaci śniadania (w przypadku korzystania z noclegu w dniu poprzedzającym wizytę), obiadu oraz kolacji w pierwszym dniu wizyty oraz śniadania i obiadu w drugim dniu wizyty,

– zapewnienie ubezpieczenia NNW dla wszystkich uczestników/czek wizyty studyjnej,

– zapewnienie min. 5 bezpłatnych miejsc parkingowych na czas trwania wizyt studyjnych. Miejsca parkingowe muszą znajdować się w bezpośrednim sąsiedztwie hotelu (na terenie hotelu lub na terenie działki przylegającej do hotelu) i muszą być wcześniej zarezerwowane przez Wykonawcę i wskazane Zamawiającemu jako miejsca dedykowane dla przedstawicieli Zamawiającego,

– zapewnienie zwrotu kosztów podróży dla 21 Koordynatorów, w przypadku konieczności dojazdu do miejsca zbiórki wyjazdu na wizytę studyjną,

– zorganizowanie i zapewnienie transportu osobom biorącym udział w wizycie studyjnej, z hotelu do miejsc realizacji wizyty studyjnej i z powrotem, bezpiecznym i odpowiednio do tego celu przygotowanym środkiem transportu, zgodnie z wymogami ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym (Dz.U. z 2018 r. poz. 1990), dostosowanym do przewozu zgłoszonej liczby osób wraz z bagażami oraz ich zgłoszonych potrzeb,

– przygotowanie dokumentacji fotograficznej (min. 10 zdjęć wraz z uczestnikami/czkami wyrażającymi zgodę na udokumentowanie ich wizerunku).

6 Wsparcie musi zacząć się przed godziną 9.00.7 Z noclegu mogą skorzystać uczestnicy/czki, którzy/re posiadają miejsce zamieszkania inne niż miejscowość, w której odbywa się wizyta studyjna.

28




6.3 Zapewnienie transportu dla uczestników/czek wizyt studyjnych

Wykonawca zapewni podczas każdej z wizyt studyjnych środek transportu umożliwiający przewóz uczestniczek/ów wizyty z miejsca zakwaterowania do miejsc/ca wizyty studyjnej, zgodnie z zaakceptowanym przez Zamawiającego programem wizyty studyjnej, a następnie przewóz uczestników/czek do miejsca zakwaterowania.

W ramach realizacji tej części zadania Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia środka transportu o odpowiedniej liczbie miejsc i z aktualnym ubezpieczeniem OC i NW, posiadającego sprawną klimatyzację oraz ogrzewanie, a także posiadającego aktualne badania techniczne i inne dokumenty warunkujące dopuszczenie pojazdu do ruchu.

Liczba przewożonych osób nie może być większa od dopuszczalnej liczby określonej w dowodzie rejestracyjnym pojazdu.

Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia kierowcy/ów o odpowiednich kwalifikacjach i odpowiednim stanie zdrowia, pozostającego w dyspozycji Zamawiającego na czas realizacji zamówienia (koszty ewentualnego zakwaterowania i wyżywienia kierowcy pokrywa Wykonawca). W przypadku niedyspozycji kierowcy, Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego zapewnienia zastępstwa, niezależnie od przyczyny niedyspozycji. Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować bezpieczeństwo osób i mienia podczas wykonywania usługi przewozu oraz ubezpieczenia pasażerów od wszelkich szkód powstałych podczas przewozu i pozostających w związku z przewozem.

W przypadku awarii pojazdu/ów uniemożliwiającej kontynuację podróży Wykonawca zobowiązany jest, bez dodatkowych kosztów dla Zamawiającego, do podstawienia sprawnego środka transportu spełniającego takie same wymogi bez zbędnej zwłoki, o ile nie jest w stanie usunąć awarii na miejscu.

Wykonawca zobowiązany jest także do zapewnienia miejsca parkingowego dla pojazdu/ów na czas zbiórki/odjazdu/przyjazdu uczestników/czek wizyt studyjnych.

6.4 Zasady rekrutacji na wizyty studyjne

Wykonawca będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie rekrutacji uczestników/czek wizyt studyjnych, w tym:

a) uzgodnienie z Zamawiającym treści zaproszenia, formularza rejestracyjnego oraz sposobu przeprowadzenia rekrutacji (preferowane z wykorzystaniem formularza rejestracyjnego zamieszczonego na stronie www, zapewnionej przez Wykonawcę),

b) przeprowadzenie rekrutacji uczestników/czek wizyt,

c) wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za rekrutację, której dane (numer telefonu komórkowego, e-mail) będą podane uczestnikom/czkom wizyt. Osoba odpowiedzialna za rekrutację będzie udzielała, w godzinach pracy urzędów, informacji o statusie zgłoszeń oraz innych informacji związanych z rekrutacją. Na potrzeby rekrutacji zostanie również uruchomiona dedykowana skrzynka mailowa, na którą będą przychodziły zgłoszenia oraz inne e- maile związane z kwestiami organizacyjnymi,

29




d) po zakończeniu rejestracji przesłanie do Zamawiającego listy osób, które potwierdziły udział w wizytach studyjnych.

Wykonawca w procesie rekrutacji:

a) przygotuje i wyśle zaproszenia (co najmniej e-mailem) oraz formularze rejestracyjne (lub odpowiedni link do formularza na stronie www) do udziału w wizytach studyjnych, zawierające lokalizację, termin oraz zasady rejestracji, a także formułę dotyczącą wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji, zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.5.2016, str. 1, z późn. zm.) (RODO),

b) będzie prowadził bieżący monitoring zgłoszeń,

c) poinformuje uczestników/czki odnośnie zakwalifikowania/niezakwalifikowania na wizytę w terminie nie późniejszym niż 5 dni roboczych przed datą wizyty studyjnej oraz przekaże w razie potrzeby niezbędne informacje organizacyjne, m.in. lokalizację, miejsce zebrania uczestników/czek, zasady zwrotu kosztów dojazdu itp.

Wykonawca prowadząc rekrutację zastosuje Standard informacyjno-promocyjny, określony w załączniku nr 2 do Wytycznych Ministra Inwestycji i Rozwoju w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014 – 2020, w szczególności część pn. „Wydarzenia o charakterze informacyjno-promocyjnym wymagające wcześniejszego zgłoszenia się/rejestracji”. Wizyty i spotkania, wymagające wcześniejszej rejestracji, powinny umożliwiać zgłoszenie specjalnej potrzeby uczestników/czek, co oznacza, że co najmniej jedno z pytań w formularzu rejestracyjnym (zgłoszeniowym) powinno dotyczyć indywidualnych, specjalnych potrzeb uczestników/czek. Zgłoszenie specjalnej potrzeby obliguje Wykonawcę do jej spełnienia w możliwie największym stopniu.

Formularze rejestracyjne na stronie www muszą spełniać wymagania i wytyczne określone w standardach WCAG na poziomie AA8.

Na podstawie otrzymywanych od uczestników/czek zgłoszeń, Wykonawca będzie prowadzić listę uczestników/czek, którzy potwierdzili swój udział w wizytach. Lista zgłoszeń będzie obejmować uczestników/czki rejestrujących się poprzez formularze rejestracyjne w module rejestracji online na stronie internetowej, jak również zgłoszenia otrzymane w innej formie, w tym wysyłane poprzez e-mail. Po upływie terminu zgłoszeń (potwierdzeń udziału), Wykonawca skontaktuje się z instytucjami, które nie odpowiedziały na zaproszenie w celu uzyskania potwierdzenia udziału lub informacji o odmowie.

8 Informacje na stronie: https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/baza-wiedzy-o-dostepnosci

30




W przypadku nienawiązania kontaktu przy pierwszej próbie lub braku deklaracji dotyczącego udziału przy pierwszym kontakcie, Wykonawca zobowiązany będzie do skutecznego podjęcia dodatkowych prób kontaktu w celu uzyskania deklaracji o udziale/rezygnacji z udziału w wizycie.

Wykonawca będzie zobowiązany do przekazywania informacji o stanie potwierdzeń udziału (tj. aktualnej listy potwierdzonych zgłoszeń) na każde wezwanie Zamawiającego, w terminie do 1 dnia roboczego od daty skierowania przez niego wezwania.

Ostateczny termin zbierania potwierdzeń udziału i zamknięcia listy zgłoszeń określony jest na maksymalnie 7 dni roboczych przez terminem wizyty. Zamawiający zastrzega sobie prawo uzupełniania listy zaproszonych gości w dowolnym momencie, najpóźniej na 7 dni roboczych przed planowaną datą wizyty. Wszelkie uzupełnienia zgłaszane przez Zamawiającego będą przykazywane z pełnymi danymi, w przyjętym formacie.

Najpóźniej na 6 dni przed planowanym terminem wizyty Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wstępnej akceptacji listę obecności osób, które potwierdziły uczestnictwo w wizycie.

6.5 Zasady zwrotu kosztów dojazdu

Wykonawca dokona refundacji kosztów przejazdu dla max. liczby 16 Wojewódzkich Pełnomocników i max. 21 Koordynatorów środkami komunikacji publicznej/prywatnej (refundacja biletów kolejowych II klasy lub biletów autobusowych). Wykonawca ma obowiązek poinformować uczestników/czki wizyt o zasadach zwrotu kosztów dojazdu.

Wykonawca rozliczy oraz zwróci poniesione koszty podróży, wyłącznie do wysokości brutto maksymalnie 120 zł w obie strony (słownie brutto: sto dwadzieścia złotych) od osoby, na podstawie specjalnie w tym celu przygotowanego formularza oraz dowodów poniesionych kosztów, w tym przedłożonych biletów kolejowych/autobusowych, dostarczonych przez uczestników/czki do Wykonawcy w oryginale w terminie najpóźniej do 7 dni po zakończeniu wizyty.

Podczas podróży uczestnicy/czki powinni/y wykorzystywać najbardziej bezpośrednie i ekonomicznie uzasadnione trasy połączeń komunikacyjnych. Zwrot kosztów nie obejmuje przejazdów taksówką, miejsc sypialnych i kuszetek, dopłat za opłatę u konduktora.

W celu rozliczenia zwrotu kosztów podróży przyjmuje się następujące zasady: wydatek kwalifikowalny do wysokości opłat za środki transportu publicznego szynowego lub kołowego, zgodnie z cennikiem biletów II klasy, obowiązującym na danym obszarze, także w przypadku korzystania ze środków transportu prywatnego (w szczególności samochodem) jako refundacja wydatku faktycznie poniesionego do ww. wysokości.

Wykonawca zobowiązany jest gromadzić przedkładane przez uczestników/czki bilety komunikacyjne w sposób umożliwiający imienne przyporządkowanie do każdego uczestnika/czki wizyty.

Warunkiem otrzymania zwrotu kosztów podróży jest przekazanie lub przesłanie przez uczestnika/czkę wypełnionego i podpisanego własnoręcznie formularza wraz z załączonymi oryginalnymi dowodami poniesionych kosztów.

31




Wykonawca zobowiązany jest dokonywać rozliczenia i zwrotu poniesionych kosztów podróży uczestnikom/czkom na wskazane przez nich w formularzu rachunki bankowe.

Wykonawca przedstawi Zamawiającemu potwierdzenie zwrotu uczestnikom/czkom kosztów podróży w formie tabeli, zawierającej imię i nazwisko uczestnika/czki, trasę podróży, podstawę udokumentowania kosztów podróży, koszty podróży, kwotę zwróconą. Jednoczesne z tym jest wymagane złożenie wyciągu z banku potwierdzającego dokonanie przelewów oraz dokumentów, na podstawie których nastąpił zwrot kosztów podróży (formularzy zwrotu kosztów biletu).

Wykonawca ma prawo obciążyć Zamawiającego jedynie kwotą zrefundowanych wydatków, które zostały faktycznie poniesione.

Wszelkie dokumenty, niezbędne do ubiegania się o zwrot kosztów dojazdu, zostaną przesłane przez Wykonawcę uczestnikom/czkom wizyty. Po zawarciu umowy, Zamawiający udostępni wzór dokumentu, dotyczącego zwrotów kosztów podróży, który to dokument musi wypełnić osoba ubiegająca się o zwrot kosztów.

6.6 Sprawozdania z wizyt

Z każdej wizyty Wykonawca przedstawi sprawozdanie z informacjami na temat przebiegu wizyty, wraz z oryginałem listy osób, które wzięły udział w wizycie oraz potwierdzeniem zwrotu uczestnikom/czkom kosztów podróży, w trybie, o którym mowa w części „Zasady zwrotu kosztów dojazdu” niniejszego OPZ. Sprawozdanie musi zostać przekazane Zamawiającemu w terminie do 14 dni roboczych po zakończeniu każdej wizyty, w formie elektronicznej.

6.7 Dodatkowe warunki

Zamawiający zastrzega, że koszty osobowe (noclegów, wyżywienia, zwrotu kosztów podróży) będą poniesione w zależności od faktycznej liczby uczestników/czek. Wynagrodzenie za rezerwację noclegu będzie stanowić równowartość faktycznie wykorzystanych noclegów. Podstawę rozliczenia z Zamawiającym stanowić będzie imienna lista wraz z podpisami uczestników/czek.

W ramach realizacji Etapu III Wykonawca przedstawi Zamawiającemu następujące produkty:

sprawozdanie z każdej wizyty studyjnej zorganizowanej dla Wojewódzkich Pełnomocników (2 szt.) i Koordynatorów (1 szt.),

sprawozdanie z indywidualnego mentoringu wraz z analizą wyników testów przeprowadzonych przed i po zrealizowaniu działań mentoringowych (1 szt.).

V. WARUNKI UDZIELANIA WSPARCIA EKSPERCKIEGO I INDYWIDUALNEGO MENTORINGU

Wykonawca zamówienia będzie prowadzić prace doradcze w postaci wsparcia eksperckiego oraz indywidualnego mentoringu oddzielnie dla każdego urzędu i przygotuje m.in. indywidualne porady/zalecenia/wnioski. Usługa doradcza powinna zawierać możliwie

32




jednoznaczne odpowiedzi/opinie/rozstrzygnięcia.

Każdy z urzędów będzie miał przydzielonego stałego eksperta/-tkę, który-/a koordynować będzie proces wsparcia i mentoringu Wojewódzkiego Pełnomocnika/Koordynatora od rozpoczęcia zadania do momentu zakończenia jego realizacji.

Wykonawca zorganizuje w każdym z urzędów spotkanie organizacyjne z ekspertem/ką, obejmujące:

prezentację eksperta/ki,

omówienie harmonogramu realizacji działań,

omówienie założeń, celów i oczekiwań w stosunku do efektów końcowych zadania,

omówienie ograniczeń, ryzyk związanych z działaniami, punktów krytycznych,

ustalenie planu i sposobu komunikacji w trakcie realizacji zamówienia,

wyjaśnienie kwestii organizacyjnych,

zapoznanie się ze specyfiką pracy urzędu etc.

W ramach usługi eksperckiej oraz indywidualnego mentoringu Wykonawca zapewni wsparcie poprzez konsultacje bezpośrednie oraz materiały pomocnicze.

Spotkania oraz konsultacje z ekspertami/kami będą odbywały się w siedzibie urzędów, o ile w OPZ nie wskazano inaczej. Spotkania będą odbywać się od poniedziałku do piątku, w dni robocze, w godzinach pracy urzędów, w terminie oraz godzinach zaakceptowanych odpowiednio przez Wojewódzkich Pełnomocników, Koordynatorów lub przedstawicieli Zamawiającego.

Jeżeli w toku wykonywania umowy Wykonawca stwierdzi powstanie okoliczności, które dadzą podstawę do oceny, że określone zadanie nie zostanie wykonane w ustalonych godzinach oraz terminie, niezwłocznie zawiadomi pisemnie Zamawiającego o niebezpieczeństwie wystąpienia opóźnienia w jego realizacji, wskazując prawdopodobny czas opóźnienia i jego przyczynę.

W przypadku wystąpienia sytuacji, w której może nastąpić przekroczenie lub zmniejszenie uzgodnionej liczby godzin niezbędnych do wykonania danego zadania, Wykonawca poinformuje niezwłocznie o tym Zamawiającego, przedstawiając odpowiednie uzasadnienie. Akceptacja zmiany liczby godzin przez Zamawiającego jest warunkiem realizacji zmienionego zamówienia.

Koszt godziny wsparcia eksperckiego powinien uwzględniać niezbędny nakład pracy ze strony Wykonawcy związany z przygotowaniem do świadczenia tej usługi (w tym przygotowaniem materiałów pomocniczych). Do kosztu godziny wsparcia wlicza się również koszt związany z dojazdem do miejsca realizacji usługi, jednak czas poświęcony na dojazd nie jest wliczany do puli godzin poświęconych na świadczenie usługi.

Ostateczna liczba godzin wsparcia przeznaczonego dla danego Wojewódzkiego Pełnomocnika/Koordynatora może ulec zmianie - w zależności od faktycznie występujących w tym zakresie potrzeb, określanych przez poszczególne urzędy. W przypadku braku

33




wykorzystania przez daną instytucję zarezerwowanych na jej rzecz liczby godzin, godziny te będą mogły zostać wykorzystane przez inną instytucję, która zgłosi zapotrzebowanie w tym zakresie - pod warunkiem uzyskania zgody Zamawiającego.

Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia możliwości udziału we wskazanych przez Zamawiającego sesjach doradczych maksymalnie dwóch przedstawicieli Zamawiającego w charakterze obserwatorów, w przypadku zgłoszenia takiej potrzeby przez Zamawiającego.

Dokumentem potwierdzającym przeprowadzenie konsultacji w postaci spotkań będzie miesięczna karta konsultacji prowadzona oddzielnie dla każdego urzędu, zawierająca informacje o osobach uczestniczących w spotkaniu, datę i godziny spotkania oraz wypracowane rezultaty, potwierdzona podpisem Koordynatora/Wojewódzkiego Pełnomocnika. Wykonawca przekaże Zamawiającemu ww. karty konsultacji, stanowiące potwierdzenie zrealizowania usługi przez instytucję na rzecz której świadczone było wsparcie eksperckie lub indywidualny mentoring. Dopiero na tej podstawie następuje odbiór usługi (w tym faktyczna liczba zrealizowanych godzin wsparcia lub indywidualnego mentoringu) przez Zamawiającego.

Zamawiający zastrzega, że wynagrodzenie za udzielone wsparcie lub indywidualny mentoring będzie stanowić równowartość faktycznie wykorzystanych godzin.

Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia, w celach informacyjnych, ewidencji przeprowadzonych konsultacji. Dokumentacja przeprowadzonych spotkań i konsultacji będzie stanowić załącznik do sprawozdań składanych przez Wykonawcę.

Przekroczenie godzin wsparcia eksperckiego, przewidzianych dla danego eksperta/instytucji może nastąpić tylko po wcześniejszym uzgodnieniu takiej możliwości przez Wykonawcę z Zamawiającym.

Wykonawca zobowiązuje się do udzielania Zamawiającemu wszelkich informacji i wyjaśnień o stanie realizacji zadań bez zbędnej zwłoki, po otrzymaniu żądania Zamawiającego, a także zobowiązuje się do zapewnienia Zamawiającemu wglądu do wszelkich dokumentów związanych z wykonywanymi usługi.

Dla zachowania wysokiej jakości świadczonych usług doradczych (wparcia, mentoringu), Zamawiający zastrzega sobie możliwość kontroli pracy Wykonawcy, poprzez zebranie opinii od Wojewódzkich Pełnomocników/Koordynatorów i w razie zaistnienia takiej potrzeby, może zwrócić się do Wykonawcy o usprawnienie prowadzonych działań lub zmianę składu zespołu eksperckiego.

VI. ZESPÓŁ REALIZUJĄCY ZAMÓWIENIE

Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia zespołu realizującego zamówienie, składającego się z osób posiadających odpowiednie kompetencje i doświadczenie, dających gwarancję realizacji przedmiotu zamówienia na wymaganym przez Zamawiającego poziomie, spełniającego poniższe wymogi.

W skład zespołu realizującego zamówienie będzie wchodzić:

a) 1 osoba, pełniąca funkcję kierownika zespołu, która będzie odpowiedzialna za sprawy

34




organizacyjne, merytoryczne i finansowe, a także za bieżące kontakty z Zamawiającym, która:

- posiada wykształcenie wyższe,

- w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, pełniła funkcję kierownika lub równoważną, polegającą na organizacji i koordynacji co najmniej 3 usług, w tym każda z usług posiadała odrębny komponent doradczy i/lub badawczy i została zrealizowana na podstawie odrębnej umowy,

- posiada doświadczenie w zakresie sprawozdawczości lub rozliczania finansowego w ramach co najmniej jednego projektu finansowanego/współfinansowanego ze środków europejskich lub innych środków publicznych.

Osoba pełniąca funkcję kierownika zespołu nie może pełnić żadnej innej funkcji w zespole realizującym zamówienie oraz zgodnie z art. 29 ust. 3a ustawy Prawo zamówień publicznych będzie zatrudniona na podstawie umowy o pracę w wymiarze 1 etatu przez cały okres trwania umowy.

b) 1 osoba odpowiedzialna za kwestie organizacyjno-logistyczne związane z posiedzeniami grup roboczych i wizytami studyjnymi, a także odpowiedzialna za ciągły bieżący kontakt z Zamawiającym, Wojewódzkimi Pełnomocnikami, Koordynatorami i uczestnikami grup roboczych i wizyt studyjnych, dysponująca numerem telefonu komórkowego dla potrzeb projektu i dostępnym dla Zamawiającego. Osoba pełniąca tę funkcję musi posiadać:

- doświadczenie w organizacji co najmniej 5 szkoleń/seminariów/konferencji/warsztatów lub innych spotkań dla co najmniej 35 osób w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, polegające na koordynacji ww. wydarzeń poprzez m.in. potwierdzanie i monitorowanie zgłoszeń uczestników, rezerwację sal, udzielanie informacji organizacyjnych, zapewnienie cateringu, współpracę z obsługą obiektów, w których realizowane są spotkania w kwestii nagłośnienia, oznakowania sal, ustawienia sprzętów itp.

Do zadań osoby należeć będzie w szczególności:

potwierdzanie zgłoszeń na posiedzenia grup roboczych i przekazywanie stosownych informacji z tym związanych np. termin, miejsce itp.,

koordynacja zakwaterowania i przewozu podczas wizyt studyjnych,

każdorazowo, przed rozpoczęciem spotkania zapewnienie uczestnikom/czkom niezbędnych informacji organizacyjnych, w szczególności dotyczących programu spotkania, a także przekazywanie bieżących informacji o wizycie studyjnej,

kontakt z osobami wskazanymi przez Zamawiającego, informowanie ich o czasie dotarcia na miejsce spotkania, ewentualnie o opóźnieniach oraz innych sytuacjach,

współpraca z obsługą obiektu hotelarskiego i osobami ze strony Zamawiającego w kwestiach dotyczących organizacji noclegów, posiłków i czasu zorganizowanego dla uczestników/czek,

35




informowanie Zamawiającego drogą mailową o aktualnym stanie realizacji przedmiotu zamówienia (na prośbę Zamawiającego) oraz na temat ewentualnych problemów w realizacji zamówienia,

współpraca z osobami wskazanymi przez Zamawiającego, w tym informowanie o ewentualnych zmianach, jakie mogły zaistnieć podczas organizacji spotkania.

c) 1 osoba odpowiedzialna za rekrutację, która:

- w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert prowadziła min. dwa procesy rekrutacyjne, w ramach szkoleń/seminariów/konferencji/warsztatów prowadzonych stacjonarnie, dla minimum 35 osób w każdym procesie, polegające m.in. na wysyłaniu zaproszeń do uczestników, monitorowaniu zgłoszeń, prowadzeniu bieżącej korespondencji z uczestnikami. Dane osoby odpowiadającej za rekrutację, tj. numer telefonu komórkowego, e-mail, będą podane uczestnikom/czkom spotkań grup roboczych i wizyt studyjnych. Osoba odpowiedzialna za rekrutację będzie udzielała, w godzinach pracy urzędów, informacji o statusie zgłoszeń i innych informacji związanych z rekrutacją. Na potrzeby rekrutacji zostanie uruchomiona dedykowana skrzynka mailowa, na którą będą przychodziły zgłoszenia oraz inne maile związane z kwestiami organizacyjnymi;

d) 1 osoba pełniąca funkcję koordynatora merytorycznego, odpowiedzialna za merytoryczną koordynację opracowania raportów z badania otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego urzędów, pakietów informacyjnych dla Wojewódzkich Pełnomocników oraz opracowanie raportu zbiorczego, która:

- posiada wykształcenie wyższe na poziomie co najmniej magistra oraz wiedzę na temat problematyki równego traktowania i/lub przeciwdziałania dyskryminacji, potwierdzoną:

a. poprzez autorstwo lub współautorstwo min. 5 publikacji9 lub artykułów z zakresu polityki antydyskryminacyjnej i/lub równego traktowania (imię i nazwisko, tytuł publikacji/artykułu) opublikowanych w formie papierowej lub na portalach tematycznych/specjalistycznych, z wyłączeniem publikacji dokonywanych na portalach społecznościowych oraz blogach albo

b. doświadczenie w prowadzeniu warsztatów/szkoleń/wykładów z zakresu równego traktowania i/lub przeciwdziałania dyskryminacji (minimum 20 godzin zajęciowych, tj. po 45 min., warsztatów/szkoleń/wykładów z zakresu przeciwdziałania dyskryminacji i/lub równego traktowania).

Osoba ta będzie posiadać autonomiczną pozycję w zespole realizującym zamówienie.

Do przeprowadzenia badania otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego urzędów oraz udzielenia wsparcia eksperckiego na tych etapach Wykonawca musi dedykować:

e) co najmniej 10 osób, będących członkami zespołu badawczego, które:

- posiadają wykształcenie wyższe, a każda z nich posiada udokumentowaną wiedzę ekspercką z zakresu równego traktowania i/lub przeciwdziałania dyskryminacji potwierdzoną: co najmniej 2 publikacjami (należy wskazać tytuł publikacji,

9 Publikacja w niniejszym OPZ jest definiowana jako pozycja drukowana (książka, czasopismo), bądź elektroniczna w formie e- booka.

36




autor/współautor) lub co najmniej 2 artykułami (należy wskazać tytuł artykułu, nazwa czasopisma/publikacji, autor/współautor) opublikowanymi w formie papierowej lub elektronicznej na portalach tematycznych/specjalistycznych, z wyłączeniem publikacji dokonywanych na portalach społecznościowych oraz blogach lub prowadzeniem co najmniej 2 warsztatów/szkoleń/wykładów (potwierdzenie prowadzenia wraz z zakresem tematycznym/problemowym) lub udziałem w realizacji co najmniej 2 projektów badawczych (potwierdzenie roli i zakresu zadań) oraz co najmniej 5 ze wskazanych osób w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert brało udział w realizacji co najmniej 3 ogólnopolskich badań społecznych w charakterze członka zespołu badawczego lub autora/współautora raportu.

Do przeprowadzenia indywidualnego mentoringu Wojewódzkich Pełnomocników i Koordynatorów Wykonawca musi dedykować:

f) co najmniej 7 osób, które będą pełnić funkcję ekspertów ds. równego traktowania w trakcie indywidualnego mentoringu, które:

- posiadają wykształcenie wyższe oraz:

a. posiadają doświadczenie w prowadzeniu warsztatów/szkoleń/wykładów z zakresu równego traktowania i/lub przeciwdziałania dyskryminacji (łącznie min. 80 godz. zajęciowych – po 45 min. w tym minimum 40 godzin warsztatów/szkoleń/wykładów z zakresu przeciwdziałania dyskryminacji i/lub równego traktowania) albo

b. udokumentowaną wiedzę ekspercką z zakresu równego traktowania i/lub przeciwdziałania dyskryminacji, potwierdzoną co najmniej 2 publikacjami (tytuł publikacji, autor/współautor) lub co najmniej 2 artykułami (tytuł artykułu, nazwa czasopisma/publikacji, autor/współautor) opublikowanymi w formie papierowej lub na portalach tematycznych/specjalistycznych, z wyłączeniem publikacji dokonywanych na portalach społecznościowych oraz blogach lub udziałem w realizacji co najmniej 2 projektów badawczych (potwierdzenie roli i zakresu zadań);

g) co najmniej 7 osób, które będą pełnić funkcję ekspertów w trakcie działań wsparcia indywidualnego mentoringu, które:

- posiadają wykształcenie wyższe prawnicze oraz:

a. posiadają doświadczenie w prowadzeniu warsztatów/szkoleń/wykładów z zakresu równego traktowania i/lub przeciwdziałania dyskryminacji (łącznie min. 80 godz. zajęciowych – po 45 min. w tym minimum 40 godzin warsztatów/szkoleń/wykładów z zakresu przeciwdziałania dyskryminacji i/lub równego traktowania) albo

b. udokumentowaną wiedzę ekspercką z zakresu równego traktowania i/lub przeciwdziałania dyskryminacji, potwierdzoną co najmniej 2 publikacjami (tytuł publikacji, autor/współautor) lub co najmniej 2 artykułami (tytuł artykułu, nazwa czasopisma/publikacji, autor/współautor) opublikowanymi w formie papierowej lub na portalach tematycznych/specjalistycznych, z wyłączeniem publikacji dokonywanych na portalach społecznościowych oraz blogach lub udziałem w realizacji co najmniej 2 projektów badawczych (potwierdzenie roli i zakresu

37




zadań).

Wykonawca przypisze poszczególne role do konkretnych członków zespołu. Zamawiający wymaga od wykonawców wskazania w ofercie lub we wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu imion i nazwisk osób wykonujących czynności przy realizacji zamówienia wraz z informacją o spełnieniu ww. wymagań. Wykonawca oświadczy w ofercie, że poinformował pisemnie i uzyskał zgodę na przetwarzanie danych osobowych każdej osoby, której dane osobowe są podane w ofercie oraz w dokumentach składanych wraz ofertą lub będą podane w oświadczeniach lub dokumentach złożonych w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Procedurę akceptacji przez Zamawiającego ewentualnych zmian osób realizujących zamówienie (w tym rozszerzenie zespołu o dodatkowe osoby) będzie regulować umowa.

Obowiązkiem Wykonawcy będzie zapewnienie zespołu dającego rękojmię przestrzegania polityki równościowej na każdym etapie realizacji zamówienia. Wymagane jest, aby przy realizacji zamówienia została zatrudniona co najmniej jedna osoba bezrobotna lub niepełnosprawna, w wymiarze 1 etatu (każda). Fakt zatrudnienia zostanie udokumentowany zgodnie z zapisami umowy. Szczegóły w Rozdziale XII. KLAUZULA SPOŁECZNA. Zamawiający może wezwać Wykonawcę w każdym czasie (w całym okresie realizacji umowy) do przedłożenia do wglądu Zamawiającego dokumentów potwierdzających spełnianie przez członków zespołu wymienionych wymogów, m.in. posiadanie określonych kwalifikacji i doświadczenia.

Zamawiający zastrzega, że w każdym czasie i okolicznościach może żądać od Wykonawcy dokonania zmian w składzie zespołu, jeżeli osoby realizujące zamówienie czynią to w sposób nienależyty, odbiegający od wymaganego przez Zamawiającego poziomu. Wykonawca zobowiązuje się przedstawić nowe propozycje w terminie do 2 dni od dnia przekazania żądania przez Zamawiającego. Zmiany w składzie zespołu i jego uzupełnienia będą każdorazowo podlegać akceptacji Zamawiającego.

VII. OBOWIĄZKI WYKONAWCY W ZAKRESIE DZIAŁANIA NA RZECZ ZAPEWNIENIA RÓWNOŚCI SZANS I NIEDYSKRYMINACJI ORAZ DOSTĘPNOŚCI DLA OSÓB NIEPEŁNOSPRAWNYCH

Wykonawca będzie realizował zamówienie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, w tym z zasadami polityk wspólnotowych, w szczególności z zasadą równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasadą równości szans kobiet i mężczyzn, na każdym etapie jego realizacji (rekrutacji, naboru, udzielania właściwego wsparcia itp.). Zadania składające się na zamówienie będą wykonywane w sposób umożliwiający udział w projekcie (w przewidywanych w ramach projektu formach wsparcia), jak również zaangażowanie w działania projektowe oraz proces decyzyjny kobiet i mężczyzn.

W szczególności obowiązkiem Wykonawcy będzie zapewnienie zespołu dającego rękojmię przestrzegania i wdrażania polityki równościowej na każdym etapie realizacji zamówienia, w tym zatrudnienie co najmniej jednej osoby bezrobotnej lub niepełnosprawnej.

Realizując zamówienie, Wykonawca zapozna się z publikacją „Wytyczne w zakresie

38




realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami, oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn, w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020" i uwzględni zawarte w niej rekomendacje, odpowiednio do rodzaju prowadzonego działania. W szczególności realizacja zamówienia powinna odbywa się zgodnie ze Standardem szkoleniowym (szkolenia, kursy, warsztaty, doradztwo), określonym w załączniku nr 2 do ww. Wytycznych.

W celu możliwie najbardziej efektywnej realizacji standardu minimum Zamawiający przewidział szereg działań, zapewniających przestrzeganie zasady równości szans kobiet i mężczyzn oraz niedyskryminacji osób z niepełnosprawnościami, tak, aby na żadnym etapie realizacji projektu nie wystąpiły bariery równościowe (dotyczy to również równego dostępu do wsparcia po stronie osób niepełnosprawnych), nakładających na Wykonawcę m.in. obowiązek:

1) zapewnienia dostępności usług, obiektów, w tym technologii i urządzeń kompensacyjnych dla osób z niepełnosprawnościami, które pozwolą osobom z niepełnosprawnościami korzystać z nich na zasadzie równości z innymi osobami;

2) prowadzenia w ramach postępowania rekrutacyjnego monitoringu w ww. zakresie;

3) w celu uniknięcia dyskryminacji - przeprowadzenia rekrutacji uczestników/czek projektu wyłącznie w oparciu o kryterium merytoryczne - niezwiązane z płcią, niepełnosprawnością ani jakimikolwiek innymi cechami pozamerytorycznymi - opierające się o zakres realizowanych obowiązków (zbieżny z celem projektu; uczestnicy projektu muszą na co dzień realizować zadania związane bezpośrednio z obszarami, których dotyczy interwencja);

4) zachęcania kobiet oraz osób z niepełnosprawnościami do aplikowania do udziału w projekcie.

O działaniach podejmowanych w zamówieniu na rzecz realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn Wykonawca będzie informował Zamawiającego w sprawozdaniach.

Nabór do pracy w administracji publicznej ma charakter otwarty i konkurencyjny (równy), a więc dostęp do niej ma charakter niedyskryminacyjny m.in. dla osób z niepełnosprawnościami. Identyczny charakter będzie miała rekrutacja (oraz nabór) pracowników administracji publicznej do udziału w projekcie. Zgodnie z zasadą równości szans i niedyskryminacji, udział w projekcie zostanie umożliwiony - bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę lub pochodzenie etniczne, wyznawaną religię lub światopogląd, orientację seksualną oraz jakiekolwiek inne cechy określające uczestników/czki na płaszczyźnie pozamerytorycznej - wszystkim osobom pełniącym funkcje Wojewódzkich Pełnomocników i Koordynatorów w pełnym zakresie i na jednakowych zasadach.

Powyższe założenia oraz działania mają na celu zapewnienie jednakowej dostępności wsparcia różnym grupom osób, w szczególności osobom z niepełnosprawnościami.

W celu realizacji założeń zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla

39




osób z niepełnosprawnościami, proces rekrutacji wszystkich osób biorących udział w działaniach projektowych będzie prowadzony w sposób umożliwiający identyfikację osób z niepełnosprawnościami (w tym rodzaju i stopnia niepełnosprawności oraz wynikających z nich specyficznych potrzeb). Identyfikacja osób ze specyficznymi potrzebami, w tym wynikającymi z posiadanych przez nie niepełnosprawności, zostanie zapewniona poprzez odpowiednie skonstruowanie formularzy zgłoszeniowych (pytanie/a dotyczące specjalnych potrzeb uczestników/czek). Pozwoli to na ewentualne dostosowanie warunków, w jakich będzie udzielane wsparcie do potrzeb uczestników/czek projektu, w tym osób z niepełnosprawnościami.

Przewiduje się również - w przypadku uzasadnionej potrzeby - m.in. możliwość zastosowania alternatywnych form przygotowania materiałów projektowych, w tym szkoleniowych, informacyjnych (np. wersje elektroniczne dokumentów, wersje w druku powiększonym, wersje pisane alfabetem Braille'a itp.) .

Uczestnictwo w projekcie zostanie umożliwione w jednakowym stopniu przedstawicielom obydwu płci oraz osobom z niepełnosprawnościami.

Miejsca realizacji zadań w projekcie - w szczególności organizacji wizyt studyjnych, konsultacyjnych grup roboczych, hotele - zaproponowane przez Zamawiającego muszą spełniać kryterium dostępności zgodnie ze standardem szkoleniowym określonym w załączniku nr 2 do Wytycznych Ministra Inwestycji i Rozwoju w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014 – 2020.

Wykonawca zagwarantuje, że jeżeli w projekcie będą brać udział osoby z niepełnosprawnościami, sposób organizacji działań będzie dostosowany do ich potrzeb, z uwzględnieniem rodzaju i stopnia niepełnosprawności uczestników/czek, w ramach środków finansowych przewidzianych na realizację umowy.

VIII. WSPÓŁPRACA POMIĘDZY WYKONAWCĄ, ZAMAWIAJĄCYM I URZĘDAMI

Wykonawca zobowiązany jest do stałej roboczej współpracy z Zamawiającym oraz przedstawicielami urzędów objętych projektem. Komunikacja będzie odbywać się pomiędzy wyznaczonymi przedstawicielami urzędów oraz przedstawicielami Wykonawcy. Za podstawową formę wymiany informacji uznaje się drogę elektroniczną.

W przypadku bezpośrednich spotkań, z każdego spotkania Wykonawca sporządzi notatkę podpisaną przez przedstawicieli obydwu stron, zawierającą informacje na temat: terminu, miejsca, osób uczestniczących w spotkaniu, spraw omówionych w trakcie spotkania oraz podjętych kluczowych ustaleń. Spotkania powinny mieć charakter ustrukturyzowany.

Zamawiający będzie odpowiedzialny za nadzór nad prawidłowością zadań realizowanych przez Wykonawcę, w tym m.in. monitoring, weryfikację sprawozdań z realizacji poszczególnych zadań oraz rozliczenia finansowe w ramach realizowanej umowy. Zamawiającemu będą przedstawiane do akceptacji projekty produktów, opracowań, o

40




których mowa w niniejszym OPZ. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zgłoszenia uwag oraz dodatkowych zagadnień, które będą opracowane w ramach raportów, pod warunkiem ich zgodności z celami zamówienia, a Wykonawca jest zobowiązany do uwzględnienia uwag.

Brak akceptacji przez przedstawicieli Zamawiającego któregokolwiek z produktów zamówienia wytworzonych w trakcie realizacji zadania lub wykazanie przez Zamawiającego nierzetelności w realizacji zamówienia (w tym m.in. opracowania niedokończone, niezredagowane lub/i nieuwzględniające zgłoszonych przez Zamawiającego uwag) może stanowić podstawę do całkowitego lub częściowego nieodebrania zadania oraz może stanowić podstawę do odstąpienia od umowy z Wykonawcą.

Procedurę zgłaszania uwag określa Harmonogram Realizacji Przedmiotu Zamówienia, w przypadku niedookreślenia procedury dopuszcza się wyłącznie dwukrotną procedurę zgłaszania uwag przez Zamawiającego i przesyłania poprawionych wersji przez Wykonawcę, z zastrzeżeniem, że w przypadku sprawozdań kwartalnych proces akceptacji zakończy się najpóźniej w ciągu 9 dni roboczych od zakończenia kwartału kalendarzowego.

Wszelkie materiały opracowane na potrzeby przedmiotowego zamówienia służące wsparciu Wojewódzkich Pełnomocników i Koordynatorów będą przekazywane na bieżąco Zamawiającemu w formie elektronicznej (w tym edytowalnej). Ponadto, po jednym egzemplarzu papierowej kopii każdego z tych materiałów będzie dołączane do kwartalnych sprawozdań Wykonawcy.

W ewentualnych kwestiach spornych ostateczne decyzje będzie podejmował Zamawiający, poprzez akceptację lub odrzucenie propozycji Wykonawcy.

1.1) Standardy jakości i akceptacja materiałów, dokumentów i publikacji

Wykonawca jest zobowiązany zrealizować zamówienie zgodnie z wymogami określonymi przez Zamawiającego w OPZ i umowie. Od Wykonawcy oczekuje się, aby dokumentacja opracowana w ramach zamówienia została przygotowana z należytą starannością, nie zawierała błędnych lub nieprawdziwych sformułowań w jej treści oraz została przygotowana z należytą dbałością zarówno o ortograficzną, jak i stylistyczno-językową warstwę opracowania, jak również jego graficzną estetykę. Produkty końcowe powinny być poddane profesjonalnej redakcji i korekcie.

Materiały informacyjno-promocyjne, a w szczególności materiały szkoleniowe, sprawozdania okresowe i końcowe, produkty końcowe będą wymagać akceptacji Zamawiającego. Jeżeli będzie istniała potrzeba dokonania korekty, Wykonawca jest zobowiązany do uwzględnienia wszelkich uwag i sugestii, we wskazanym przez Zamawiającego terminie. Materiały do akceptacji będą przekazywane w wersji elektronicznej, umożliwiającej edycję i wydruk. Poprawione wersje dokumentów będą przekazywane w formacie umożliwiającym śledzenie naniesionych poprawek.

Wszystkie przygotowane w trakcie realizacji zamówienia materiały powinny uwzględniać następujące standardy jakości:

przejrzystość i zrozumiałość,

dokładność i rzetelność,

41




adekwatność w odniesieniu do potrzeb i oczekiwań oraz specyfiki urzędów,

bezstronność i obiektywizm.

W uzasadnionych przypadkach, przygotowując materiały graficzne, Wykonawca będzie zobowiązany do przestrzegania zasad dostępności, tj. uwzględnienia w materiałach multimedialnych i drukowanych powiększonej czcionki oraz ewentualnej możliwości regulacji jej wielkości, stosowanie kontrastów ułatwiających odczytanie informacji osobom słabowidzącym.

Materiały przekazywane grupie docelowej projektu w wersji papierowej będą spełniały również następujące wymagania: wydruk dwustronny kolorowy, papier formatu A4, czcionka Times New Roman 12, interlinia 1, materiały oprawione w okładkę formatu A4, okładka sztywna, nadruk kolorowy, papier na strony ok. 100 g/m2; papier na okładkę: karton -f-/-200g/m2.

Wykonawca zobowiązany jest do oznakowania wszystkich dokumentów powstałych w ramach zamówienia ciągiem znaków, na który składa się znak Funduszy Europejskich (złożony z symbolu graficznego oraz nazwy Fundusze Europejskie oraz nazwy programu operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój), znak barw Rzeczpospolitej Polskiej (złożony z barw RP oraz nazwy Rzeczpospolita Polska), logotyp Pełnomocnika Rządu do Spraw Równego Traktowania oraz znak Unii Europejskiej (złożony z flagi UE, napisu Unia Europejska i nazwy funduszu, z którego jest współfinansowany projekt, tu: Europejski Fundusz Społeczny).

Wykonawca jest obowiązany do stosowania wytycznych zawartych na stronie www.funduszeeuropejskie.gov.pl/promocja oraz w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji z dnia 21 lipca 2017 r.

Do wersji papierowej wszystkich zaakceptowanych dokumentów dołączona będzie wersja elektroniczna na płycie CD/ DVD lub innym nośniku elektronicznym, z plikami w formie odpowiadającej MS Word i MS Excel oraz dodatkowo w wersji PDF z możliwością edycji.

IX. SPRAWOZDAWCZOŚĆ

Wykonawca zobowiązany jest przedstawiać Zamawiającemu kwartalne sprawozdania z realizacji zamówienia, nie później niż 3 dni po zakończeniu danego kwartału kalendarzowego. Sprawozdania będą zawierać syntetyczne informacje na temat przebiegu zadania (szczególnie w odniesieniu do obowiązującego harmonogramu), postępu finansowego, wykonanych prac, pojawiających się problemów i innych zagadnień istotnych dla realizacji zamówienia.

Wykonawca przedstawi Zamawiającemu sprawozdanie końcowe, w którym uwzględniony będzie przebieg realizacji zamówienia w terminie do 29 listopada 2019 r.

W terminie do 3 dni roboczych od podpisania umowy Zamawiający przekaże Wykonawcy szablon sprawozdania kwartalnego oraz sprawozdania końcowego.

42

http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/promocja




Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji umożliwiającej zweryfikowanie dostarczenia produktów projektu.

W trakcie realizacji zamówienia Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania w każdym czasie dodatkowych informacji lub sprawozdań o stanie realizacji zamówienia (w tym w szczególności informacji o uczestnikach/czkach projektu, postępie finansowym i rzeczowym), a Wykonawca ma obowiązek je przedstawić w terminie 3 dni od dnia przekazania żądania w formie wskazanej przez Zamawiającego.

Sprawozdania będą podlegały akceptacji Zamawiającego. Załącznikami do sprawozdania będą dokumenty potwierdzające realizację poszczególnych działań zakończonych w trakcie okresu sprawozdawczego, o ile nie zostały przekazane na wcześniejszym etapie realizacji projektu.

X. KWALIFIKOWALNOŚĆ KOSZTÓW

Koszty usług zlecanych przez wybranego do realizacji zamówienia Wykonawcę powinny być sfinansowane zgodnie ze stawkami określonymi w Zestawieniu standardu i cen rynkowych w zakresie najczęściej finansowanych wydatków w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER) dla projektów realizowanych w ramach Działania 2.1 „Równość szans mężczyzn i kobiet we wszystkich dziedzinach, w tym w dostępie do zatrudnienia, rozwoju kariery, godzenia życia zawodowego i prywatnego” PO WER, stanowiącym Załącznik nr 1 do OPZ.

W przypadku zlecania usług cateringowych Wykonawca jest zobowiązany do uwzględniania aspektów społecznych, tj. np. do stosowania kryteriów premiujących oferty podmiotów ekonomii społecznej10 oraz stosowania kryteriów dotyczących zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami, bezrobotnych lub osób, o których mowa w przepisach o zatrudnieniu socjalnym.11

XI. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania wobec osób, których działania dotyczą, obowiązków wynikających z ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 poz. 1000) oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych

10 „Podmiot ekonomii społecznej” należy rozumieć zgodnie z definicją zawartą w Wytycznych w zakresie realizacji przedsięwzięć w obszarze włączenia społecznego i zwalczania ubóstwa z wykorzystaniem środków EFS i EFRR na lata 2014-2020, dostępną na stronie: https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/dokumenty/projekt-wytycznych-w-zakresie-realizacji-przedsiewziec-w-obszarze-wlaczenia-spolecznego-i-zwalczania-ubostwa-z-wykorzystaniem-srodkow-efs-i-efrr-na-lata-2014-2020/11 Informacja dotycząca aspektów społecznych, w tym sposobu ich ujmowania w zamówieniach publicznych, została przedstawiona w podręczniku opracowanym przez Urząd Zamówień Publicznych, dostępnym pod adresem: https://www.uzp.gov.pl

43

https://www.uzp.gov.pl/

https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/dokumenty/projekt-wytycznych-w-zakresie-realizacji-przedsiewziec-w-obszarze-wlaczenia-spolecznego-i-zwalczania-ubostwa-z-wykorzystaniem-srodkow-efs-i-efrr-na-lata-2014-2020/






oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, zwanego dalej: „RODO”).

Z Wykonawcą zostanie zawarta odrębna umowa powierzenia danych osobowych.

W celu zrealizowania wobec uczestnika/czki Projektu (tj. Wojewódzkiego Pełnomocnika lub Koordynatora) ww. obowiązków, przed każdym rodzajem wsparcia, Wykonawca jest zobowiązany do zweryfikowania u Zamawiającego, czy dana osoba była objęta wsparciem lub wymagane jest ponowne złożenie oświadczenia uczestnika projektu, a także u uczestnika/czki Projektu, czy dane przekazane w poprzednich formach wsparcia są aktualne.

W przypadku, gdy uczestnik/czka projektu jest objęta po raz pierwszy wsparciem lub zmieniły się jej dane, Wykonawca ma obowiązek, w imieniu Zamawiającego, odebrać od uczestnika Projektu - bezpośrednio przed udzieleniem wsparcia – wypełniony formularz służący do gromadzenia danych osobowych uczestników/czek projektu niezbędnych do wprowadzenia w Systemie SL2014 wraz z oświadczeniem uczestnika projektu, zgodnie ze wzorem przekazanym przez Zamawiającego. Ewentualne zmiany wzoru formularza i oświadczenia będą dokonywane z inicjatywy Zamawiającego. Osoba dokonująca odbioru wypełnionych formularzy, ze strony Wykonawcy, obligatoryjnie wyposażona będzie w stosowne upoważnienie. Niedopuszczalna jest inna forma przekazania wypełnionych formularzy, w szczególności przekazanie za pośrednictwem poczty elektronicznej lub tradycyjnej.

Wykonawca jest zobowiązany, w terminie do 5 dni roboczych po zebraniu ww. dokumentów, przekazać Zamawiajacemu oryginały wypełnionych przez uczestników Projektu formularzy służących do gromadzenia danych osobowych uczestników/czek projektu niezbędnych do wprowadzenia w Systemie SL2014 wraz z podpisanymi oświadczeniami oraz przygotowane (w sposób umożliwiający na bezpośredni import do systemu SL2014; plik w formacie csv.) na ich podstawie elektroniczne zestawienie. Wykonawca zobowiązuje się do zabezpieczenia papierowych wersji formularzy wraz z oświadczeniami uczestników/czek projektu, poprzez spakowanie ich w sposób uniemożliwiający dostęp osób trzecich, a w przypadku zestawienia elektronicznego, poprzez spakowanie go do archiwum ZIP, TAR, GZ lub RAR z ustawionym hasłem i szyfrowaniem nazw plików (z wykorzystaniem mechanizmów kryptograficznych). Zabezpieczone formularze wraz z oświadczeniami uczestników/czek projektu będą przekazane do Zamawiającego.

Wobec innych uczestników niż grupa docelowa (tj. Koordynatorzy lub Wojewódzcy Pełnomocnicy) Wykonawca będzie realizował obowiązki wynikające z art. 13 RODO. Potwierdzeniem wykonania obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 RODO, będzie przekazanie klauzuli stanowiącej element listy obecności.

XII. KLAUZULA SPOŁECZNA

Zamawiający wymaga od Wykonawcy - stosownie do art. 29 ust. 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1986, z późn. zm.) dotyczącego klauzuli społecznej, aby przy realizacji przedmiotu zamówienia zatrudnił co

44




najmniej jedną osobę niepełnosprawną, o której mowa w przepisach ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 2018 r. poz. 511 z późn. zm.) lub co najmniej jedną osobę bezrobotną w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 2) ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. z 2018 r. poz. 1265) i powierzył jej czynności związane z faktyczną realizacją zamówienia.

Zamawiający będzie miał prawo żądać wglądu w dokumenty potwierdzające zakres czynności oraz ewidencję czasu pracy, które będzie wykonywała osoba niepełnosprawna lub bezrobotna w ramach realizacji przedmiotu zamówienia.

Wykonawca zatrudni wyżej wymienioną osobę w ciągu do 21 dni od daty podpisana umowy, na podstawie umowy o pracę, w wymiarze 1 etatu. W przypadku rozwiązania stosunku pracy przez osobę niepełnosprawną lub bezrobotną lub przez Wykonawcę przed zakończeniem okresu realizacji zamówienia, Wykonawca zobowiązuje się do zatrudnienia na to miejsce, w ciągu do 15 dni od rozwiązania/ustania stosunku pracy łączącego go z osobą niepełnosprawną lub bezrobotną, innej osoby niepełnosprawnej lub bezrobotnej.

Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia Zamawiającemu, w terminie określonym w umowie oświadczenia o zatrudnieniu osoby (ew. osób) niepełnosprawnej lub bezrobotnej, poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii zanonimizowanej umowy o pracę z osobą niepełnosprawną lub bezrobotną, poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii zanonimizowanego dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń społecznych (ZUS), zanonimizowanego dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność zatrudnionej osoby (orzeczenie o stopniu niepełnosprawności) lub status bezrobotnego, potwierdzonego przez osobę niepełnosprawną lub bezrobotną zakresu czynności, które Wykonawca przewidział w ramach stosunku pracy do wykonania przez tą osobę, zaświadczenia właściwego oddziału ZUS, potwierdzającego opłacanie przez Wykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę oraz kopii imiennych raportów miesięcznych o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach, o których mowa w art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity Dz.U. 2017 poz. 1778, z późn. zm.), przekazanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w okresie od dnia zawarcia umowy do dnia wezwania.

XIII. INFORMACJA I PROMOCJA (OBOWIĄZKI INFORMACYJNE)

Wykonawca jest zobowiązany do prowadzenia, w zakresie realizowanych zadań, działań z obszaru informacji i promocji określonych w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji, nie zastrzeżonych do wyłącznych kompetencji Beneficjenta (Zamawiającego). W obszarze tym powinien przestrzegać zasad określonych w Księdze identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020.

Do podstawowych obowiązków informacyjnych zalicza się:

45




1) oznaczanie znakiem Unii Europejskiej i znakiem Funduszy Europejskich:

wszystkich działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących projektu (np. ulotki, broszury, publikacje, notatki prasowe, strony internetowe, newslettery, mailing, materiały filmowe, materiały promocyjne, konferencje, spotkania),

wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu, które podawane są do wiadomości publicznej (np. dokumentację przetargową, ogłoszenia, analizy, raporty, wzory umów, wzory wniosków),

dokumentów i materiałów dla osób i podmiotów uczestniczących w projekcie (np. zaświadczenia, certyfikaty, zaproszenia, materiały informacyjne, programy szkoleń i warsztatów, listy obecności, prezentacje multimedialne, kierowaną do nich korespondencję, umowy);

2) umieszczenie plakatu lub tablicy (informacyjnej i/lub pamiątkowej) w miejscu realizacji projektu (w tym oznaczanie sal szkoleniowych, sal spotkań roboczych, środków dojazdu itp.);

3) umieszczenie opisu projektu na stronie internetowej;

4) przekazywanie osobom i podmiotom uczestniczącym w projekcie informacji, że projekt uzyskał dofinansowanie, np. w formie odpowiedniego oznakowania konferencji, warsztatów, szkoleń, wystaw, targów czy dodatkowo w innej formie, np. słownej.

Ponadto, Wykonawca zobowiązuje się umieszczać logo i oznaczenie Zamawiającego („logo Pełnomocnika Rządu ds. Równego Traktowania") na wskazanych przez Zamawiającego dokumentach.

46




Załącznik nr 1 do OPZ

Zestawienie standardu i cen rynkowych w zakresie najczęściej finansowanych wydatków w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER)dla projektów realizowanych w ramach Działania 2.1 „Równość szans mężczyzn i kobiet we wszystkich dziedzinach, w tym w dostępie do zatrudnienia, rozwoju kariery, godzenia życia zawodowego i prywatnego” PO WER

Spełnienie warunków określonych w niniejszym katalogu jest wymagane, aby wydatki w ramach Umowy mogły zostać uznane za kwalifikowalne.

Lp.Towar/

Usługa

Standard

- warunki kwalifikowania wydatku na etapie oceny projektów

Maksymalna cena rynkowa

Zalecenia

1 przerwa kawowa

wydatek kwalifikowalny, o ile jest to uzasadnione specyfiką realizowanego projektu

wydatek kwalifikowalny, o ile forma wsparcia, w ramach której ma być świadczona przerwa kawowa dla tej samej grupy osób w danym dniu trwa co najmniej 4 godziny lekcyjne

obejmuje kawę, herbatę, wodę, mleko, cukier, cytryna, drobne słone lub słodkie przekąski typu paluszki lub kruche ciastka lub owoce, przy czym istnieje możliwość szerszego zakresu usługi, o ile mieści się w określonej cenie rynkowej

15 PLN/osobę/dzień szkoleniowy

- cena rynkowa powinna być uzależniona od rodzaju oferowanej usługi i jest niższa, jeśli finansowany jest mniejszy zakres usługi (np. kawa, herbata, woda, mleko, cukier, cytryna bez drobnych słonych lub słodkich przekąsek)

2 lunch/ obiad/ kolacja

wydatek kwalifikowalny, o ile jest to uzasadnione specyfiką realizowanego projektu - obejmuje dwa dania (zupa i drugie danie) oraz napój, przy czym istnieje możliwość szerszego zakresu usługi, o ile mieści się w określonej cenie rynkowej

w przypadku lunch/ obiadu wydatek kwalifikowalny, o ile wsparcie dla tej samej grupy osób w danym dniu trwa co najmniej 6 godzin lekcyjnych (tj. 6 x 45 minut)

w przypadku kolacji wydatek kwalifikowalny, o ile finansowana jest usługa noclegowa

35 PLN/osobę - cena rynkowa powinna być uzależniona od rodzaju oferowanej usługi i jest niższa, jeśli finansowany jest mniejszy zakres usługi (np. obiad składający się tylko z drugiego dania i napoju)

3 nocleg w kraju

wydatek kwalifikowalny, o ile jest to uzasadnione specyfiką realizowanego projektu

możliwość zagwarantowania noclegu dotyczy uczestników, którzy posiadają miejsce zamieszkania w miejscowości innej niż ta miejscowość, w której odbywa się szkolenie

wydatek kwalifikowalny, o ile wsparcie (np. szkolenie, spotkanie) dla tej samej grupy osób trwa co najmniej dwa dni

hotel o maksymalnym standardzie 3*:

360 PLN/1 nocleg za 2 osoby w pokoju 2- osobowym,

250 PLN/1 nocleg za 1 osobę

- cena rynkowa powinna być uzależniona od rodzaju oferowanej usługi i jest niższa, jeśli finansowany jest mniejszy zakres usługi (np. nocleg w pokoju 3-

47




w przypadku wsparcia trwającego nie dłużej niż jeden dzień wydatek kwalifikowalny w sytuacji, gdy miejsce prowadzenia szkolenia/spotkania jest oddalone od miejsca zamieszkania osoby w nim uczestniczącej o więcej niż 50 km (drogą publiczną, a nie w linii prostej), a jednocześnie wsparcie zaczyna się przed godziną 9.00 lub kończy się po godzinie 17.00, chyba że nie ma dostępnego dojazdu publicznymi środkami transportu

obejmuje nocleg w miejscu noclegowym o standardzie maksymalnie hotelu 3* wraz ze śniadaniem, przy czym istnieje możliwość szerszego zakresu usługi, o ile mieści się w określonej cenie rynkowej i jest to uzasadnione celami projektu

obejmuje nocleg, co do zasady w pokojach 2-osobowych (nocleg w pokojach 1-osobowych jest kwalifikowalny tylko w uzasadnionych przypadkach)

w pokoju 1-osobowym

hotel o niższym standardzie niż 3*

oraz pensjonat, motel itd.:

260 PLN/1 nocleg za 2 osoby

w pokoju 2-osobowym

120 PLN/1 nocleg za 1 osobę

w 1-osobowym

osobowym)

4 zwrot kosztów dojazdu

wydatek kwalifikowalny w związku z uzasadnionymi potrzebami grupy docelowej,

wydatek kwalifikowalny do wysokości opłat za środki transportu publicznego szynowego lub kołowego (a w przypadku podróży międzynarodowych także transportu lotniczego) zgodnie z cennikiem biletów II klasy obowiązującym na danym obszarze, także w przypadku korzystania ze środków transportu prywatnego {w szczególności samochodem lub taksówką) jako refundacja wydatku faktycznie poniesionego do ww. wysokości

cena uzależniona od cenników

operatorów komunikacji publicznej

48




XIV. HARMONOGRAM REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

LP. TERMIN WYKONANIA KOLEJNYCH ETAPÓW

ETAP - OPIS CZYNNOŚCI/OBOWIĄZKIWYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY

1 Termin zawarcia Umowy Zawarcie Umowy z Zamawiającym.

Podpisanie Umowy z Wykonawcą przekazanie Wykonawcy w formie elektronicznej wzorów formularzy zgłoszeniowych, deklaracji przystąpienia do projektu, zgody uczestnika na przetwarzanie danych osobowych, korzystania z noclegu, listy instytucji, wśród których należy zrekrutować uczestników, wzorów sprawozdań, ankiet i innych.

I ETAP – BADANIE OTOCZENIA WEWNETRZNEGO I ZEWNĘTRZNEGO URZEDÓW WOJEWÓDZKICH ORAZ MINISTERSTW I URZEDÓW CENTRALNYCH WRAZ ZE WSPARCIEM

EKSPERCKIM2 Nie później niż do 5 dni

roboczych od dnia zawarcia Umowy.

Przedstawienie ewentualnych propozycji dotyczących rozszerzenia lub uzupełnienia koncepcji badania otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego urzędów wojewódzkich oraz ministerstw i urzędów centralnych

3 Nie później niż do 2 dni roboczych od dnia zgłoszenia przez Zamawiającego ewentualnych propozycji rozszerzenia lub uzupełnienia koncepcji badania.

Uwzględnienie przez Wykonawcę zgłoszonych propozycji i przekazanie do ostatecznej akceptacji.

4 Nie później niż do 3 dni roboczych od przekazania uzupełnionej koncepcji badania

Ostateczna akceptacja przez Zamawiającego koncepcji badania otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego urzędów.

5 Nie później niż do 3 dni roboczych od dnia akceptacji przez Zamawiającego metodologii badania.

Przedstawienie Zamawiającemu kwestionariuszy badawczych obejmujących zestaw wystandaryzowanych danych, według których przeprowadzone zostanie badanie otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego urzędów.

6 Nie później niż do 3 dnia roboczego od dnia przedstawienia przez Wykonawcę opracowanych kwestionariuszy.

Akceptacja przez Zamawiającego opracowanej metodologii lub zgłoszenie ewentualnych uwag.

7 Nie później niż do 2 dni roboczych od przekazania

Uwzględnienie przez Wykonawcę zgłoszonych uwag i przekazanie

Ostateczna akceptacja przez Zamawiającego kwestionariuszy

49




przez Zamawiającego uwag do opracowanych kwestionariuszy

skorygowanych kwestionariuszy do ostatecznej akceptacji Zamawiającego.

badawczych służących do badania otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego urzędów.

8 Nie później niż do 25 dni roboczych od zaakceptowania przez Zamawiającego kwestionariuszy badawczych

Przeprowadzenie badania otoczenia wewnętrznego urzędów wojewódzkich oraz ministerstw i urzędów centralnych wraz z udzieleniem wsparcia eksperckiego dla Wojewódzkich Pełnomocników oraz Koordynatorów i przedstawienie Zamawiającemu raportów z badania otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego urzędów oraz 2 sprawozdań z wsparcia eksperckiego w ramach badania.

9 Nie później niż 10 dni roboczych od dnia przedstawienia Zamawiającemu raportów z badań otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego urzędów oraz sprawozdań ze wsparcia eksperckiego podczas badania

Akceptacja przez Zamawiającego opracowanych raportów i/lub sprawozdań lub zgłoszenie ewentualnych uwag.

10 Nie później niż do 5 dni roboczych od przekazania przez Zamawiającego uwag do opracowanych raportów i/lub sprawozdań

Uwzględnienie przez Wykonawcę zgłoszonych uwag i przekazanie skorygowanych raportów i/lub do ostatecznej akceptacji Zamawiającego.

11 Nie później niż do 5 dni roboczych od przekazania poprawionych raportów i/lub sprawozdań

Ostateczna akceptacja przez Zamawiającego raportów i/lub sprawozdań.

II ETAP – OPRACOWANIE RAPORTU ZBIORCZEGO Z ZAGREGOWANYMI DANYMI, ZESTAWEM ZADAŃ I KOMPETENCJI ORAZ PAKIETAMI INFORMACYJNYMI DLA

WOJEWÓDZKICH PEŁNOMOCNIKÓW12 Nie później niż do 5 dni

roboczych od dnia przedstawienia do akceptacji Zamawiającego raportów z badania otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego urzędów.

Opracowanie modelowego zakresu działań i kompetencji w obszarze polityki równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji dla Wojewódzkiego Pełnomocnika.

13 Nie później niż 2 dni robocze od przedstawienia przez Wykonawcę modelowego zakresu zadań i kompetencji dla Wojewódzkiego Pełnomocnika

Akceptacja przez Zamawiającego projektu modelowego zakresu zadań i kompetencji lub zgłoszenie uwag.

14 Nie później niż 1 dzień roboczy od zgłoszenia uwag przez Zamawiającego

Uwzględnienie przez Wykonawcę zgłoszonych uwag i przekazanie skorygowanego modelu

50




Nie później niż 1 dzień roboczy od przedłożenia skorygowanego modelu

Ostateczna akceptacja przez Zamawiającego.

15 Nie później niż do 5 dni roboczych od dnia akceptacji przez Zamawiającego modelowego zakresu zadań i kompetencji.

Opracowanie zakresów działań i kompetencji w obszarze polityki równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji dla każdego Wojewódzkiego Pełnomocnika (16 szt.)

16 Nie później niż 2 dni robocze od przedstawienia przez Wykonawcę zakresów zadań i kompetencji dla Wojewódzkich Pełnomocników

Akceptacja przez Zamawiającego zakresów zadań i kompetencji lub zgłoszenie uwag.

17 Nie później niż 2 dni robocze od zgłoszenia uwag przez Zamawiającego

Uwzględnienie przez Wykonawcę zgłoszonych uwag i przekazanie skorygowanych zakresów zadań i kompetencji

18 Nie później niż 2 dni robocze od przedłożenia skorygowanych zakresów


19 Nie później niż do 20 dni roboczych od dnia akceptacji przez Zamawiającego raportów z Etapu I.

Opracowanie i przedstawienie do akceptacji Zamawiającego pakietów informacyjnych dla Wojewódzkich Pełnomocników.

20 Nie później niż do 5 dni roboczych od dnia przedstawienia przez Wykonawcę pakietów informacyjnych dla Wojewódzkich Pełnomocników.

Akceptacja przez Zamawiającego lub zgłoszenie uwag

21 Nie później niż do 4 dni roboczych od dnia zgłoszenia uwag przez Zamawiającego.

Przedstawienie pakietów informacyjnych z uwzględnionymi uwagami Zamawiającego

22 Nie później niż do 2 dni roboczych od dnia przedłożenia poprawionych pakietów informacyjnych

Ostateczna akceptacja przez Zamawiającego lub zgłoszenie uwag

23 Nie później niż 35 dni roboczych od dnia akceptacji przez Zamawiającego raportów z Etapu I.

Opracowanie i przedstawienie do akceptacji Zamawiającego raportu zbiorczego z zagregowanymi danymi i ustaleniami dla Wojewódzkich Pełnomocników.

24 Nie później niż 5 dni od dnia przedstawienia do akceptacji przez Zamawiającego raportu zbiorczego


25 Nie później niż 3 dni od dnia przekazania uwag przez Zamawiającego

Przedstawienie skorygowanego raportu zbiorczego

26 Nie później niż 3 dni od dnia Ostateczna akceptacja przez

51




przedstawienia przez wykonawcę skorygowanego raportu zbiorczego

Zamawiającego

27 Nie później niż 4 dni od dnia akceptacji przez Zamawiającego raportu zbiorczego

Przedstawienie materiałów do druku wraz z projektem graficznym okładki i publikacji oraz z ilustracjami, a także raportem zbiorczym po korekcie i redakcji językowej.

28 Nie później niż 3 dni od przedstawienia projektów graficznych i raportu zbiorczego po korekcie

Akceptacja przez Zamawiającego bądź zgłoszenie uwag.

29 Nie później niż 3 dni od zgłoszenia uwag przez Zamawiającego

Przekazanie skorygowanych materiałów

Ostateczna akceptacja przez Zamawiającego

30 Nie później niż 3 dni od akceptacji materiałów do druku przez Zamawiającego

Wydruk sygnalny 3 szt. raportu zbiorczego oraz przekazanie do siedziby Zamawiającego.

31 Nie później niż 2 dni robocze od przekazania wydruku sygnalnego

Akceptacja wydruku przez Zamawiającego bądź zgłoszenie uwag.

32 Nie później niż 2 dni robocze od zgłoszenia uwag przez Zamawiającego

Przekazanie Zamawiającemu poprawionych wydruków sygnalnych

33 Nie później niż 2 dni od dnia przekazania poprawionych wydruków sygnalnych


34 Nie później niż 7 dni od dnia akceptacji przez Zamawiającego wydruków sygnalnych

Wydruk Raportu zbiorczego z badania otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego urzędów wojewódzkich wraz z pakietami informacyjnymi oraz powielenie płyt DVD, zgodnie ze specyfikacją techniczną zamieszczoną w OPZ.

35 Nie później niż 3 dni roboczych od dnia wydruku

Dystrybucja nakładu, zgodnie z OPZ.

36 Nie później niż 10 dni od dnia akceptacji przez Zamawiającego raportów z Etapu I.

Przedstawienie propozycji programu i harmonogramu poszczególnych spotkań grup roboczych w każdym województwie

37 Nie później niż 3 dni od dnia przedstawienia programu i harmonogramu poszczególnych spotkań grup roboczych


38 Nie później niż 2 dni od dni zgłoszenia uwag przez Zamawiającego

Przedstawienie skorygowanego programu i harmonogramu.

39 Nie później niż 2 dni od Ostateczna akceptacja przez

52




przedstawienia skorygowanego programu i harmonogramu

Zamawiającego

40 Nie później niż 3 dni od akceptacji przez Zamawiającego programu i harmonogramu

Przedstawienie terminu i miejsc poszczególnych spotkań grup roboczych, tematu spotkania, propozycji moderatora oraz propozycji uczestników spotkania (ngo, eksperci, partnerzy społeczni itp.).


41 Nie później niż 3 dni od dnia przedstawienia terminów i miejsc spotkań itp.



Przedstawienie skorygowanego terminarza i miejsc itp.

43 Nie później niż 2 dni od przedstawienia skorygowanego terminarza i miejsc itp.


44 Nie później niż do momentu przedstawienia Zamawiającemu raportu zbiorczego.

Przeprowadzenie 48 spotkań grup roboczych.

45 Nie później niż 5 dni od ostatniego spotkania grupy roboczej

Przedstawienie sprawozdania końcowego ze spotkań grup roboczych wraz ze sprawozdaniami z każdej grupy roboczej.


III ETAP – DZIAŁANIA EDUKACYJNE Z ZAKRESU RÓWNOŚCI SZANS PŁCI SKIEROWANE DO WOJEWÓDZKICH PEŁNOMOCNIKÓW I KOORDYNATORÓW

46 Nie później niż do 25 dni roboczych od akceptacji przez Zamawiającego Raportu zbiorczego.

Przeprowadzenie indywidualnego mentoringu skierowanego do Wojewódzkich Pełnomocników i Koordynatorów.

47 Nie później niż do 5 dni roboczych od dnia zakończenia indywidualnego mentoringu.

Przedstawienie sprawozdania z udzielonego mentoringu wraz z przeprowadzoną analizą testów.

Zgłoszenie przez Zamawiającego uwag do materiałów szkoleniowych w wersji PDF.

48 Nie później niż 3 dni od dnia przedstawienia sprawozdania z mentoringu.



Przedstawienie skorygowanego sprawozdania z mentoringu.

50 Nie później niż 2 dni od Ostateczna akceptacja przez

53




przedstawienia skorygowanego sprawozdania z mentoringu.

Zamawiającego

51 Nie później niż 10 dni roboczych od dnia akceptacji przez Zamawiającego raportów z badania otoczenia zewnętrznego urzędów.

Przedstawienie propozycji miejsc i terminów wizyt studyjnych dla Wojewódzkich Pełnomocników oraz Koordynatorów.

52 Nie później niż do 5 dni roboczych od przedstawienia propozycji miejsc i terminów wizyt studyjnych.

Akceptacja przez Zamawiającego lub zgłoszenie uwag.


Przedstawienie skorygowanej propozycji miejsc i terminów wizyt studyjnych.

54 Nie później niż 2 dni od przedstawienia skorygowanej propozycji miejsc i terminów wizyt studyjnych.


55 Nie później niż do 5 dni roboczych od akceptacji przez Zamawiającego propozycji miejsc i terminów wizyt studyjnych.

Przedstawienie propozycji hoteli w których zakwaterowani będą uczestnicy wizyt studyjnych..

56 Nie później niż do 2 dni roboczych od przedstawienia propozycji hoteli.

Akceptacja przez Zamawiającego lub zgłoszenie uwag.


Przedstawienie skorygowanej propozycji hoteli.

58 Nie później niż 2 dni od przedstawienia skorygowanej propozycji hoteli.


59 Nie później niż do 31 października 2019 r.

Organizacja wizyt studyjnych

60 Nie później niż do 14 dni roboczych po zakończeniu każdej z wizyt studyjnych jednak nie później niż do 31 października 2019 r.

Przekazanie sprawozdania z wizyty studyjnej wraz z załącznikami

Weryfikacja dokumentów i akceptacja lub ewentualne uwagi Zamawiającego

SPRAWOZDAWCZOŚĆ

61 Nie później niż do 29 listopada 2019 r.

Przedstawienie sprawozdania końcowego z realizacji przedmiotu zamówienia sprawozdania i dostarczenie wraz z dokumentami

54




do siedziby Zamawiającego62 Nie później niż do 3 dni

roboczych od dnia przekazania sprawozdania wraz z dokumentami

Weryfikacja dokumentów i akceptacja lub ewentualne uwagi Zamawiającego.

63 Nie później niż do 3 dni roboczych od dnia zgłoszenia przez Zamawiającego uwag

Poprawienie/uzupełnienie sprawozdania końcowego

64 Nie później niż 3 dni roboczych od dnia przedstawienia poprawionego/uzupełnionego sprawozdania wraz z dokumentami


55

opis przedmiotu zamówieniabip.kprm.gov.pl/download/75/51340/zalaczniknr6dosiwz... · web...

Documents