ORGANIZACIÓN DE LOS

DOCUMENTO DE ARCHIVO DE LA

DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

ARCH 310B: : Sistema de Archivos IntegradosSistema de Archivos Integrados

Profesora: María Centeno

Integrantes: Montero N., Kevin Bryan, EC-24-9548

Lorenzo, Daisy, 2-720-443

Fecha: 13 de octubre 2011

Capitulo I: •Proyecto organización de los documento de archivo de la dirección de recursos humanos•Antecedentes•Datos Generales•Inversión Inicial (materiales e equipo) •Procesos de Organización

Capitulo II: •Proyecto Archivo, Base de Datos•Definición y Concepto•Visual FoxPro•Concepto del PROYARCH•Actividad posterío a captación•Tabla de Comparación

Conclusión

Capitulo I:Antecedentes

Sede de Proyecto, Salón 22, Facultad de Informática, Electrónica y Comunicación

ANTECEDENTES: Dirección de Recursos Humanos encontraba sus archivos y documentos en un estado de desorganización y ocupando mucho espacio físico.

Con la aprobación de la resolución 50-07, por el Consejo Administrativo, se aprobó el Sistema Archivístico Universitario, de la universidad de panamá; la cual tiene la responsabilidad de garantizar la organización, tratamiento, accesibilidad y difusión del patrimonio documental de la institución.

Con la ayuda del Comité Técnico de Archivo Universitario, la cual tiene la responsabilidad entre otros para «velara por el cumplimiento del reglamento del Sistema Archivístico Universitario…» se crea el Proyecto Organización de los Documentos de Archivo de la Dirección de Recursos Humanos

NOMBRE: Organización De Los Documento De Archivo De La Dirección De Recursos Humanos

OBJETIVOS: Organizar los documentos del archivo en cuanto a la clasificación ordenación y recuperación de información incluyendo la valoración, selección,

UBICACIÓN FÍSICA: Salón 22, Piso 3 de la Facultad de Informática, Electrónica y Comunicación, Universidad de Panamá

Facultad de Informática, Electrónica y Comunicación

depuración de documentos y descripción de la producción documental existente.

Capitulo I:Datos Generales

UNIDAD RESPONSABLE: Dirección de Recursos Humanos

COORDINADORES DEL PROYECTO: Dirección De Recursos Humanos Y El Comité Técnico De Archivo Universitario

Sede de Proyecto, Salón 22, Facultad deInformática, Electrónica y Comunicación

FECHA DE INICIO: 15 de noviembre 2010; inicialmente proyectado para culminar en 6 meses; se extendió la fecha de cumplimiento a marzo de 2012

Primer Unidad que cumple con el Sistema Archivístico Universitario

TIPO DE DOCUMENTOS: Primera Fase: Formularios de Asistencia y VacacionesSegunda Fase: Correspondencia Generales, Formularios, etc.

Capitulo I:Datos Generales

Capitulo I:Inversión Inicial

Material utilizado para elaborar el proyecto de archivo de la dirección de recursos humanos

RECURSO HUMANO: Funcionarios de la Universidad de Panamá, laborando en la Dirección de Recursos Humanos

MOBILIARIO: escritorios y sillas para el estaciona de trabajo de los funcionarios; estandartes

MATERIALES: para elaborar los procesos archivísticos: sobres de manila, ligas, bolígrafos, marcadores permanentes, guantes de látex para limpieza, mascarilla contra polvo, engrapadoras,

EQUIPO: Computadoras, impresoras, cable para crea intranet, deshumidificadora

Estudiantes de la Escuela de Archivología, los cuales reciben un apoyo estudiantil por mes

ESPACIO FÍSICO: Edificio J-2, de la Facultad de Informática, Electrónica y Comunicación

Tiene el objetivo de contribuir y fortalecer la gestión documental de la dirección de Recursos Humanos en cuanto a la conservación, custodia, organización, clasificación, ordenación, descripción de los fondos documentales con el fin de aplicación de la Tabla de Retención Documental.

Fondo Acumulado: Formularios de Asistencia y Vacaciones, Dirección de Recurso Humano

Capitulo I:Proceso de Organización

PROCESO #1: LimpiezaFumigación de los documentos para eliminar insectos/ animalesLimpieza de estación de trabajo para saludo de los funcionarios

PROCESO #2: Clasificación-Eliminación de materiales corrosivas -Clasificación de formularios por unidad-Clasificación por año, bajo unidades-Separación de los adjuntos

Adjuntos empaquetado por unidad y año

PROCESO #3: Ordenación Los documentos se ordenan por la siguiente información en los registros:-Por mes (orden cronológico)-Por cedula (orden ascendente)

PROCESO #4: EmpaquetarDespués de la clasificación y ordenación, los documentos se empaquetan por unidad y año para luego ser digitalizados

Registros empaquetados por unidad y año esperando para capitulación de datos

PROCESO #5: Captación de DatosEl contenido de los formularios de asistencia y vacación son capturado en el base de datos «Proyecto Archivo»

Clasificación de Registros por unidad

Ordenación de registros por mes y cedula

Capitulo I:Proceso de Organización

DEFINICIÓN Y CONCEPTO:

BASE DE DATOS: o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso.

USOS: facilitan el almacenamiento de grandes cantidades de información; permiten la recuperación rápida y flexible de información, con ellas se puede organizar y reorganizar la información, así como imprimirla o distribuirla en formas diversas. 

Capitulo II:Proyecto Archivo

Concepto de un Base de Datos

Capitulo II:Proyecto Archivo

VISUAL FOXPRO: es un lenguaje de programación procedural, orientado a objetos que posee un Sistema Gestor de Bases de datos  y Sistema administrador de bases de datos relacionales, producido por Microsoft.

LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN: es un idioma artificial diseñado para expresar computaciones que pueden ser llevadas a cabo por máquinas como las computadoras. Pueden usarse para crear programas que controlen el comportamiento físico y lógico de una máquina, para expresar algoritmos con precisión, o como modo de comunicación humana.

Lenguajes de programación

Visual FoxPro 8.0 por Microsoft

Capitulo II:Proyecto Archivo Concepto del PROYARCH

VISUAL FOXPROLenguaje/ Plataforma

TABLA: UNIDADES ADMINISTRATIVASCódigo Nombre de Unidades

TABLA: NOMBRE DE FUNCIONARIOS

CedulaNombre de Funcionario

TABLA: USUARIOCódigo Nombre de Usuario

FORMULARIO (INFORMACIÓN PARA

CAPTURAR)-Nombre de Funcionarios-Cedula-Unidad Administrativa-Código de Usuario-Fecha-Motivo de Ausencia

Capitulo II:Proyecto Archivo

Ingresar a la aplicación, introducir clave de usuario

Pantalla de introducción a las funciones

Capitulo II:Proyecto Archivo

Impresión de Reportes Captación de Adjuntos

Introducir nuevos FuncionariosIntroducir nuevos Unidades Admin.

Funciones del PROYARCH

Capitulo II:Proyecto Archivo

Captación de Formularios en PROYARCH

Datos para capturar presente en ambos formulario y PROYARCH

-Unidad Administrativa-Cedula-Nombre-Fecha-Motivo de Ausencia

PROYARCH:-Eliminación de Registros-Modificación de Registros-Introducción de Registros-Impresión de Registros-Búsqueda y Reportes por:

- Fecha- Unidad- Cedula- Usuario

Formulario de Asistencia y Vacación

Capitulo II:Proyecto Archivo

ACTIVIDAD POSTERÍO A CAPTACIÓN

A capturar los formularios de una Unidad en especifica, sea por año y mes-Se imprime el listado en duplicado -Se empaqueta los registros físicos y el listado del mismo-Se envía el paquete a la unidad respetiva para regresar los registros a los funcionarios para que crean su propio expediente

Listado impreso de registro capturado

Paquete con registros y listado impreso para enviar

a unidad respetivo

Capitulo II:Proyecto Archivo TABLA DE COMPARACIÓN

CARACTERÍSTICAS PROYARCH ALBALÁ E-VOLUSOFT ARCH 3000 CLARA

Capacitación √ √ √ √ √

Mantenimiento √ √ √ √ √

Basada en una red √ √ √ √ √

Multi-usuario √ √ √ √ √

Consultas/Búsquedas √ √ √ √ √

Migración de Datos   √ √ √ √

Multilingüe   √ √ √ √

Acceso vía Web   √ √ √ √

Multiplataforma   √ √ √ √

Uso de Normas internacionales   √ √ √ √

Aplicación para Digitalización   √ √ √ √

Almacenamiento de documentos electrónicos

  √ √ √ √

Aplicación para Retención de Documentos

  √ √ √ √

Uso de Workflow         √

Authentication √ √ √ √

Conclusión

El PROYARCH no es una programa de gestión de documentos electrónicos o sistema de gestión de documentos electrónicos

Solo es una aplicación especifica que utiliza la plataforma de Visual FoxPro de Microsoft para la administración de un base de datos

- F I N -