parte iii tesorería

7/25/2019 Parte III Tesorera

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3. UNIDAD DE TESORERA

Es la unidad responsable del manejo de los flujos de cajas receptoras a travs del

depsito y custodia de fondos municipales, ejecuta pagos, adems coordina

actividades relacionadas con Bancos y Fondos Rotativos para el manejo

adecuado de recursos de la Municipalidad.

Objetivo General

Mantener la liquidez del Tesoro Municipal para contribuir al equilibrio y

saneamiento de las finanzas municipales.

Objetivos Especficos

Cumplir en forma transparente con las obligaciones contradas derivadas de

movimientos presupuestarios y contables de la Municipalidad y sus empresas.

Proveer informacin en tiempo real del movimiento efectivo de fondos para la

toma decisiones.

Mejorar la administracin de los recursos percibidos por concepto de:

Deducciones, Retenciones, Aumentos, Tasas, Arbitrios, Transferencias

Corrientes y de Capital, Prstamos y Donaciones.

Bases legales

Cdigo Municipal, Decreto 12-2002

Ley Orgnica del Presupuesto, Decreto 101-97

Reglamento de la Ley Orgnica del Presupuesto, Acuerdo Gubernativo

240-98

Funciones Bsicas

Las funciones bsicas que desarrolla el Encargado de Tesorera para el logro y

cumplimiento de las metas y objetivos trazados en esta son las siguientes:


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Disear, mantener y actualizar las normas, procedimientos e instructivos que

regulan el funcionamiento de la Unidad de Tesorera, de acuerdo a las normas

establecidas por la entidad rectora y los procedimientos del Sistema Integrado

de Administracin Financiera Municipal.

Realizar estudios y proponer normas tendientes a optimizar la liquidez,

mediante el sistema de Cuenta nica del Tesoro Municipal.

Participar en la formulacin de la poltica financiera, que elabore la Direccin

de Administracin Financiera de la Municipalidad.

Cumplir y velar por el cumplimiento de las polticas y normas dictadas por el

Concejo Municipal. Elaborar, juntamente con la Unidad de Presupuesto la programacin de la

ejecucin presupuestaria y programar el flujo de fondos de la Municipalidad.

Aprobar y someter a consideracin del Director de Administracin Financiera

Integrada Municipal, el programa mensualizado de caja elaborado por la

Unidad de Tesorera.

Brindar informacin de forma oportuna que ayude a la toma decisiones, a las

Unidades y autoridades de la Municipalidad, acerca del movimiento de fondos. Efectuar los pagos que estn fundados en las asignaciones del presupuesto,

con previa verificacin de su legalidad.

Extender a los contribuyentes los comprobantes correspondientes

autorizados y sealados por la Contralora General de Cuentas, por las sumas

que de ellos perciban.


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3.1 UNIDAD DE FONDO ROTATIVO

Esta Unidad se encarga de aperturar, rendir, consolidar, hacer reposicin,

archivar, revisar documentacin, liquidar y registrar el manejo de fondos rotativos,

siendo estos una disponibilidad de recursos financieros (efectivo o cheque), que

la Tesorera entrega a un funcionario responsable para su manejo y pueda cubrir

gastos urgentes de funcionamiento e inversin de poca cuanta que no

necesariamente espera el trmite de una orden de compra.

Objetivo general

Definir de manera clara y precisa las responsabilidades del personal que participaen la gestin de Fondos Rotativos de la Municipalidad.

Base legal

La Unidad de Fondo Rotativo tiene como base para su gestin la siguiente

normativa:

Acuerdo del Ministerio de Finanzas Pblicas No. 06-98, modificado con los

Acuerdos Ministeriales 1-2007 y 10-2012.

Acuerdo Ministerial 13-98.

Resolucin Conjunta No. 01-2005 de Direccin de Contabilidad del Estado y

Tesorera Nacional.

Las normas especficas que se establezcan en las regulaciones legales de

constitucin de cada Fondo Rotativo.

CONSTITUCIN DE FONDO ROTATIVO

La constitucin representa la asignacin inicial para Fondo Rotativo, dentro de la

Unidad se establece una cantidad monetaria cada inicio de ao para que sufrague

gastos emergentes.


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Objetivos

Las metas que se persiguen para el realizar el procedimiento de constitucin son

los siguientes:

Realizar adecuadamente la constitucin o ampliacin del Fondo Rotativo.

Establecer por medio de Acta un acuerdo para la constitucin del Fondo

Rotativo anual.

Establecer las autoridades que deben de participar en la constitucin o

ampliacin del Fondo Rotativo.

RequisitosPara el procedimiento de constitucin de Fondo Rotativo se necesita la

documentacin siguiente:

Acta de Constitucin de Fondo Rotativo.

Solicitud de Constitucin de Fondo Rotativo.

Comprobante nico de Registro -CUR-

Cheque que contiene el monto inicial de Fondo Rotativo.

Normas

Las normas que regulan la constitucin de Fondo Rotativo para que sea oportuna

ante las distintas autoridades de la Municipalidad son las siguientes:

Los fondos no podrn exceder de un monto de quince mil quetzales

(Q 15,000.00).

La constitucin del FR se formaliza con la entrega de fondos a un funcionario

autorizado, con el fin de que se realicen gastos de funcionamiento e inversin.

La constitucin, incremento o disminucin del Fondo Rotativo ser de acuerdo

a las normas, limitaciones y condiciones especiales que la Municipalidad

establezca y solo podr reponer gastos urgentes o de poca cuanta

efectuados con dichos fondos, y con cargo a las disponibilidades


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presupuestarias vigentes de los renglones del Grupo 100 Gastos no

Personales, Grupo 200 Materiales y Suministros y Grupo 300 Propiedad

Planta y Equipo, con excepcin de los renglones 321, 325 y 327. Tambin

podrn afectarse los renglones 411, 412, 416, 419, 423, 425, 426 y 432 del

Grupo 400.

La Constitucin de Fondo Rotativo no afecta el presupuesto, solo se registra

contablemente.

La Solicitud de Constitucin de Fondo Rotativo debe de contener el Vo. Bo.

del Alcalde Municipal.

No se aceptar la Solicitud de Constitucin si no es cotejada con ladisponibilidad presupuestaria.

Dentro de la Solicitud de Constitucin de fondos se establecer los

responsables de su manejo.

PROCEDIMIENTO DE CONSTITUCIN DE FONDO ROTATIVO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE

1

Solicita reporte de disponibilidad financieraSolicita el reporte de disponibilidad financiera para laelaboracin de la Solicitud de Constitucin del FondoRotativo.

DirectorFinanciero

2

Verifica el reporte de disponibilidad financiera y lotrasladaLuego de realizar la verificacin correspondientetraslada al Director Financiero.

Encargado deTesorera

3

Recibe el Reporte de Disponibilidad y elaboraSolicitud de ConstitucinRecibe el reporte y elabora solicitud del Fondo Rotativo,donde se indican los nombres de los responsables parasu manejo, tramita la firma y Vo. Bo. del AlcaldeMunicipal.

DirectorFinanciero


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80


4

Firma, da Vo. Bo. y traslada la Solicitud de

ConstitucinSe entrega la Solicitud de Constitucin al Alcalde paraque otorgue su visto bueno.

AlcaldeMunicipal

5Recibe Solicitud de Constitucin y analizaRecibe la Solicitud para la Constitucin del fondo, si nollena los requisitos no aprueba la solicitud y finaliza.

ConcejoMunicipal

6

Solicita elaboracin de Acuerdo de Constitucin deFondo RotativoSi aprueba, solicita la elaboracin del Acuerdo deConstitucin de Fondo Rotativo.

ConcejoMunicipal

7

Elabora Acuerdo de Constitucin de Fondo Rotativo

Conforme lo establecido en la legislacin aplicable serealiza el Acuerdo de Constitucin de Fondo Rotativo.

SecretariaMunicipal

8Traslada proyecto de Acuerdo al Concejo MunicipalRealiza el debido traslado para su aprobacin.

SecretariaMunicipal

9Recibe proyecto de Acuerdo de constitucinDel Fondo Rotativo a constituirse para el presente ao.

ConcejoMunicipal

10Aprueba y firma el Acuerdo

Aprobado por un representante del Concejo Municipal yDirector Financiero

ConcejoMunicipaly Director

Financiero de-DAFIM-

11

Traslada el expediente de ConstitucinCon el Acuerdo aprobado y Solicitud de Fondo Rotativose traslada a contabilidad copia del acuerdo aprobado ysolicitud firmada y sellada.

SecretariaMunicipal

12

Recibe expediente e ingresa datos en el sistemaPara obtener el Comprobante nico de Registro y hacerefectiva la constitucin del Fondo Rotativo en SICOIN-GL.

Encargado deContabilidad

13Aprobacin del pagoLuego que el sistema apruebe la Constitucin del Fondo

Rotativo, el sistema genera el pago del mismo.


14

Impresin y entrega de chequeSe genera un cheque que el sistema genera paraproceder a su impresin y realizar entrega al Encargadode Fondo Rotativo.



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15

Recibe cheque e ingresa de datos de cheque

Recibe cheque y expediente e ingresa datos del chequeal mdulo de Fondo Rotativo.

Encargado deFondo Rotativo

16Cambia el chequeEn la agencia interna de BANRURAL para ladisponibilidad de fondos.


17Resguarda el efectivoResguardo del efectivo para compras menores.


18

Archiva el expediente de Constitucin de FondoRotativoPara su debida custodia se archiva el expediente deConstitucin.



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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE CONSTITUCIN DEL FONDO ROTATIVO

ActividadNo.Director Financiero

A


B

Alcalde MunicipalC

Concejo MunicipalD

Secretaria MunicipalE


F

Encargado de FondoRotativo

G

Solicita reporte dedisponibilidad financiera

Verifica el reporte dedisponibilidad financiera y lo

traslada

Recibe el reporte dedisponibilidad y elaborasolicitud de constitucin

Firma, da Vo. Bo. y traslada lasolicitud de constitucin

Recibe Solicitud deConstitucin y analiza

Solicita elaboracin de Acuerdode Constitucin de Fondo

Rotativo

Elabora Acuerdo deConstitucin de Fondo Rotativo

Traslada proyecto de Acuerdode Concejo Municipal

Recibe proyecto de Acuerdo deconstitucin

Aprueba y firma el Acuerdo

Traslada el expediente deConstitucin

Recibe expediente e ingresadatos en el sistema

Aprobacin de pago

Impresin y entrega de cheque

Recibe cheque e ingresa dedatos de cheque

Cambia Cheque

Resguarda el efectivo

Archiva el expediente deConstitucin de Fondo Rotativo

INICIO

1

B

A

A

B

3

C

A

D

C

5

6

E

D

7

D

E

9

10

E

D

F

E

12

B

F

13

F

B

14

G

F

15

16

17

F

G

18

FIN

1

2

3

6

4

5

7

8

9

10

11

12

13

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15

16

17

18

2


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AMPLIACIN DE FONDO ROTATIVO

Es un incremento al monto original constituido del Fondo Rotativo a la fecha. La

ampliacin del fondo surge por la falta de disponibilidad monetaria que requiere la

Unidad a cargo para solventar gastos por compras o adquisicin de servicios, la

ampliacin se puede dar solamente si el fondo es menor al mximo establecido

de quince mil quetzales (Q15,000.00).

Objetivos

A continuacin se describen los objetivos que la Unidad de Fondo Rotativo

persigue al momento de ampliar el monto constituido de fondos. Mantener una disponibilidad de efectivo adecuada para cubrir gastos de

funcionamiento e inversin emergentes.

Evitar la falta de fondos al momento que existan gastos imprevistos en un

momento determinado.

Requisitos

Para la debida realizacin del procedimiento de ampliacin se necesita la

siguiente documentacin:

Solicitud de ampliacin del Fondo Rotativo.

Justificacin para la ampliacin del Fondo Rotativo.

Normas

Las normas que regulan el procedimiento de ampliacin son las siguientes:

Los fondos no podrn exceder de un monto de quince mil quetzales

(Q 15,000.00).


a las normas, limitaciones y condiciones especiales que la Municipalidad

establezca y solo podr reponer gastos urgentes o de poca cuanta

efectuados con dichos fondos, y con cargo a las disponibilidades


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presupuestarias vigentes de los renglones del Grupo 100 Gastos no

Personales, Grupo 200 Materiales y Suministros y Grupo 300 Propiedad

Planta y Equipo, con excepcin de los renglones 321, 325 y 327. Tambin

podrn afectarse los renglones 411, 412, 416, 419, 423, 425, 426 y 432 del

Grupo 400.

La aprobacin para ampliacin del monto de Fondo Rotativo se har conforme

lo disponga el Concejo Municipal.

PROCEDIMIENTO DE AMPLIACIN DE FONDO ROTATIVO


1

Realiza un anlisis para una ampliacinPara proceder a realizar la solicitud de ampliacin serealizar un anlisis del monto constituido del FondoRotativo.

DirectorFinanciero

2

Solicita Reporte de Disponibilidad FinancieraSolicita el reporte de disponibilidad financiera para laelaboracin de la solicitud de modificacin porampliacin del Fondo Rotativo.

DirectorFinanciero

3

Elabora Reporte de Disponibilidad Financiera ytrasladaProcede a realizar el reporte de disponibilidad financieray corrobora que existan fondos suficientes para realizarla ampliacin del fondo.

Encargado dePresupuestos

4

Recibe el Reporte de Disponibilidad y elaboraSolicitud de Modificacin para AmpliacinRecibe el reporte, si no existiesen fondos suficientes sedar por terminado el procedimiento. Si existiesenfondos el Director Financiero realizar la solicitud de lamodificacin.

DirectorFinanciero

5

Traslada Solicitud de Modificacin de Ampliacin yReporte de DisponibilidadSe traslada la Solicitud de Modificacin y el Reporte deDisponibilidad Financiera al Concejo Municipal para quese apruebe o desapruebe la solicitud.

DirectorFinanciero


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6

Recibe documentacin y analiza

Recibe solicitud y reporte si no aprueba la solicitud,finaliza el procedimiento.

Concejo

Municipal

7

Solicita elaboracin de Acuerdo de Modificacin porAmpliacin del monto original del Fondo RotativoSi aprueba, solicita la elaboracin del Acuerdo deModificacin del Fondo Rotativo.

ConcejoMunicipal

8

Elabora Acuerdo de Ampliacin del Fondo Rotativoy lo traslada al Director FinancieroConforme lo autorizado y aprobado por el ConcejoMunicipal se elabora el Acuerdo de Modificacin por

Ampliacin del monto de Fondo Rotativo ya constituido.

SecretariaMunicipal

9

Recibe expediente de modificacin, autoriza ytrasladaRecibe el expediente de modificacin por ampliacin delmonto constituido a la fecha de Fondo Rotativo, autorizael mismo y lo traslada para su debido registro en sistema-SICOIN GL-.

ConcejoMunicipal

10

Recibe expediente, registra en -SICOIN GL- ytrasladaRecibe el expediente y registra en el sistema laampliacin del monto de Fondo Rotativo. El sistemagenera automticamente el expediente de pago para

luego trasladarlo y que este sea aprobado.


11

Recibe y aprueba expediente modificacin porampliacin del monto de Fondo RotativoLuego de recibir el expediente el Encargado, aprueba elexpediente de pago para ser trasladado y poder generarel cheque de pago.


12Traslada el expedienteTraslada el expediente completo para que el Encargadode Contabilidad genere el cheque de pago en el sistema.


13

Recibe el Expediente de Pago y genera cheque en

sistemaSe genera un cheque que el sistema -SICOIN GL- emite.


14Imprime y entrega de chequeSe procede a su impresin y se realiza entrega alEncargado de Fondo Rotativo.



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15

Recibe cheque e ingresa de datos del mismo

Recibe cheque y expediente e ingresa datos del chequeal mdulo de Fondo Rotativo.

Encargado de

Fondo Rotativo

16Cambia el chequeEn la agencia interna de BANRURAL para ladisponibilidad de fondos.


17Resguarda el efectivoResguardo del efectivo para compras futuras.


18Recibe el expediente y archivaPara su debida custodia se archiva el expediente demodificacin por ampliacin del Fondo Rotativo.



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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA AMPLIACIN DEL FONDO ROTATIVO

ACTIVIDADNo.Director Financiero

A

Encargado de

Presupuestos

B

Concejo Municipal

C

Secretaria MunicipalD


E

Encargado de TesoreraF


G

INICIO

1

2

B

A

A

3

A

C

A

D

C

8

C

C

10

12

G

15

16

G

Realiza un anlisis p ara unaampliacin

Solicita Reporte de DisponibilidadFinanciera

Elabora Reporte de D isponibilidadFinanciera y traslada

Recibe el Reporte de Disponibilidad yelabora Solicitud de Modificacin para

Ampliacin

Traslada Solicitud de Modificacin deAmpliacin y Reporte de Disponibilidad

Recibe documentacin y analiza

Solicita elaboracin de Acuerdo deModificacin por Ampliacin del monto

original del Fondo Rotativo

Elabora Acuerdo de Ampliacin delFondo Rotativo y lo traslada al Director

Financiero

Recibe expediente de modificacin,autoriza y traslada

Recibe expediente, registra en -SICOINGL- y traslada

Recibe y aprueba expedientemodificacin por ampliacin del monto

de Fondo Rotativo

Traslada el expediente

Recibe el Expediente de Pago y generacheque en sistema

Imprime y entrega de cheque

Recibe cheque e ingresa de datos delmismo

Cambia el cheque


Recibe el expediente y archiva

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

4

Fondossuficientes?

Realizasolicitud

No se realizasolicitud

C

7

D

9

E

F

E

11

G

F

13

14

E

17

E

18

FIN

SI NO

6


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88

DISMINUCIN DE FONDO ROTATIVO

Es una reduccin al monto original asignado de Fondos Rotativos. La gestin para

una disminucin del monto se deber gestionar mediante la elaboracin de una

solicitud y su respectiva justificacin del por qu existe la necesidad de una

disminucin de fondos.

Objetivos

A continuacin se describen los objetivos que la Unidad de Fondo Rotativo

persigue al momento de disminuir el monto constituido de fondos.

Mantener la disponibilidad monetaria necesaria para solventar gastosemergentes.

Evitar que para el manejo de pagos de gastos exista una cantidad elevada de

disponibilidad monetaria sin utilizar.

Requisitos

Para la debida realizacin del procedimiento de disminucin se necesita la

siguiente documentacin:

Solicitud de Disminucin del Fondo Rotativo.

Justificacin por Disminucin de Fondo Rotativo.

Acta con Acuerdo de Modificacin por Disminucin de Fondo Rotativo.

Normas

Las normas que regulan el procedimiento de disminucin son las siguientes:


a las normas, limitaciones y condiciones especiales que la Municipalidadestablezcan.

Solamente se realizarn disminuciones al fondo cuando el monto utilizado no

supere un 75% del fondo original constituido.


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Solo podr reponer gastos urgentes o de poca cuanta efectuados con dichos

fondos, y con cargo a las disponibilidades presupuestarias vigentes de los

renglones del Grupo 100 Gastos no Personales, Grupo 200 Materiales y

Suministros y Grupo 300 Propiedad Planta y Equipo, con excepcin de los

renglones 321, 325 y 327. Tambin podrn afectarse los renglones 411, 412,

416, 419, 423, 425, 426 y 432 del Grupo 400.

PROCEDIMIENTO DE DISMINUCIN DE FONDO ROTATIVO


1Realiza un anlisis para una disminucinPara proceder a realizar la solicitud de disminucin serealizar un anlisis del monto constituido del FondoRotativo.

DirectorFinanciero

2

Elabora solicitud de modificacin para disminucindel monto de Fondo RotativoRealiza la solicitud de la modificacin para entregarla alConcejo Municipal para que sea aprobado odesaprobado.

DirectorFinanciero

3Recibe solicitud de disminucin y analizaRecibe la solicitud de modificacin del Fondo Rotativo,si no aprueba la solicitud, finaliza el procedimiento.

Concejo

Municipal

4

Solicita elaboracin de Acta que contendr elAcuerdo de Disminucin de Fondo RotativoSi aprueba, solicita la elaboracin del Acuerdo deModificacin del Fondo Rotativo.

ConcejoMunicipal

5

Elabora Acuerdo de Disminucin del Fondo Rotativoy lo traslada al Director FinancieroConforme lo autorizado y aprobado por el ConcejoMunicipal se elabora el Acuerdo de Modificacin porDisminucin del monto de Fondo Rotativo ya constituido.

SecretariaMunicipal

6

Recibe expediente de modificacin autoriza ytrasladaRecibe el expediente de modificacin por ampliacin delmonto constituido a la fecha de Fondo Rotativo, loautoriza y realiza su traslado al Encargado de FondoRotativo.

DirectorFinanciero


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7

Recibe expediente y realiza el depsito por

disminucin del monto de Fondo RotativoRecibe el expediente por la modificacin, prepara elefectivo a reintegrarse y as proceder a depositarlo en lacuenta de la Municipalidad donde debito el montooriginal del Fondo Rotativo.


8

Adjunta boleta otorgada por el banco y traslada elexpediente para ser registrado en el sistemaRealizado el reintegro del monto disminuido, el banco legenera una boleta al Encargado, esta deber de seradjuntada en el expediente para luego ser trasladado yregistrado.


9 Recibe expediente y lo registra en -SICOIN GL-Recibe el expediente y registra en el sistema el nmerode boleta por la disminucin del monto de Caja Chica.


10

Archiva el expediente de Modificacin porDisminucin del monto del Fondo Rotativo.Para su debida custodia se archiva el expediente demodificacin por ampliacin del FONDO ROTATIVO.



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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA DISMINUCIN DEL FONDO ROTATIVO

ActividadNo.Director Financiero

AConcejo Municipal

B

SecretariaMunicipal

C


D


E

INICIO

1

2

B

A

3

4

D

B

A

C

D

A

7

D

E

9

10

FIN

Realiza un anlisispara una disminucin

Elabora solicitud demodificacin para

disminucin del montode Fondo Rotativo

Recibe solicitud dedisminucin y analiza

Solicita elaboracin deActa que contendr el

acuerdo dedisminucin de Fondo

Rotativo

Elabora acuerdo dedisminucin del FondoRotativo y lo t rasladaal Director Financiero

Recibe expediente demodificacin y traslada

Recibe expediente yrealiza el depsito por

disminucin del montode Fondo Rotativo

Adjunta boletaotorgada por el banco

y traslada elexpediente para ser

registrado en elsistema

Recibe expediente y loregistra en -SICOIN

GL-

Archiva el expedientede modificacin por

disminucin del montode FR

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10


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RENDICIN, EJECUCIN Y REPOSICIN DE FONDO ROTATIVO

Los procedimientos de rendicin, ejecucin y reposicin se ven entrelazados para

la gestin del Fondo Rotativo. En la etapa de la ejecucin se realiza la afectacin

presupuestaria segn el monto rendido y la solicitud del reintegro del fondo. Para

luego dar paso a la etapa de rendicin que se realiza con base a los documentos

de los gastos efectuados en la etapa de ejecucin. Por ltimo en la etapa de

reposicin se hace entrega del reintegro de los fondos empleados en la etapa de

ejecucin al responsable de Fondos Rotativos por medio de un cheque emitido en

-SICOIN GL-.

Objetivos

La Unidad encargada de Fondo Rotativo deber de velar por cumplir los siguientes

objetivos:

Mantener el debido manejo de Fondo Rotativo por medio de procedimientos

que generen confiabilidad al Encargado del mismo.

Generar los debidos registros y resguardo de documentacin para futuras

revisiones o auditorias.

Evitar la falta de efectivo cuando surjan gastos por concepto de compra o

adquisicin de bienes o servicios contemplados como gastos emergentes y

de pequea cuanta.

Requisitos

Los documentos a utilizar en los procedimientos de rendicin, ejecucin y

reposicin de Fondo Rotativo son los siguientes:

Orden de Compra o carta que consigne el gasto a realizar.

Vale

Facturas por compra de bienes o servicios.

Formulario de rendicin emitido por -SICOIN GL-

Cheque por concepto de reposicin de fondos.


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Normas

La normativa aplicable para el manejo de fondos del Fondo Rotativo es la

siguiente:

El Director Financiero deber verificar la razn por la que se realizar el gasto,

si est conforme dar su Vo. Bo. para poder pagarlo con fondos del Fondo

Rotativo.

El gasto no puede exceder la cantidad de mil quinientos (Q 1,500.00).

El Encargado de Fondos Rotativos verificar que la solicitud cumpla con las

normas correspondientes.

El Encargado de Tesorera verifica la solicitud y da el Vo. Bo. paraautorizacin.

El reembolso del monto de fondos deber realizarse en tres das mximo, si

no se diese el reembolso a tiempo se le descontar del sueldo del empleado

interesado que realiz la solicitud.

El Encargado de la compra verifica que los datos de la factura estn correctos.

Se estampar en la factura del gasto incurrido el sello fechador que identifique

a la oficina y que diga PAGADO POR FONDO ROTATIVO.

El registro de la(s) factura(s) por gastos pagados con fondos del Fondo

Rotativo debern ser registradas en -SICOIN GL- diariamente.

La documentacin comprobatoria que se rena para el reembolso del fondo

debe presentarse debidamente autorizada por el Director Financiero por

medio de firma.

Las facturas (con todos los requisitos fiscales), no se admiten copias, ni

fotostticas.

Las facturas en todos los casos, debern expedirse a nombre de la

Municipalidad, tener fecha de compra, descripcin del artculo o bien

adquirido, precio unitario y el importe total en nmero y letra.

Todas las facturas debern detallar de manera clara la cantidad y clase de

mercanca adquirida.


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Cuando corresponda a gastos por alimentacin, deber indicarse nmero de

comensales y motivo oficial del consumo.

En el caso de que existan facturas de gasolina estas debern especificar:

nmero de litros consumidos, nmero de placas, kilometraje, nombre y firma

del usuario del vehculo y en caso de que el automvil sea particular, aclarar

el motivo de su uso y el nombre y firma del propietario.

Todas las compras menores que se efecten en das festivos o fines de

semana (das no laborales), debern justificarse plenamente y contar con la

firma del Jefe Superior de la Unidad Solicitante.

Cuando los comprobantes presentados no renan uno o varios de losrequisitos antes mencionados, o contengan alteraciones, sern rechazados

por el Director Financiero para su reposicin.

PROCEDIMIENTO DE RENDICIN Y EJECUCIN DE FONDO ROTATIVO


1

Elabora solicitud/entrega de bienes y tramita firmadel Jefe Inmediato Superior (de la unidad quesolicita la realizacin del gasto) y traslada

Elabora la solicitud de compra y tramita la firma deautorizacin de su jefe superior inmediato.

Unidad

Solicitante

2

Requiere solicitud autorizada y firmada por el Jefede la Unidad Solicitante y trasladaEl encargado de la Unidad Solicitante requerir ante suJefe de Unidad la autorizacin de la solicitud por mediode una firma, luego de ello trasladar al Encargado de

Almacn.

UnidadSolicitante

3

Recibe solicitud, verifica existencia o certificainexistencia del bienRecibe solicitud, verifica la existencia del bien y certifica

la inexistencia de lo solicitado.

Encargado deAlmacn

4Firma y sella la solicitudRevisa la solicitud, firma y sella la solicitud.

Encargado deAlmacn

5Traslada solicitudSe traslada la solicitud al Encargado de Presupuesto.

Encargado deAlmacn


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6

Recibe solicitud, verifica disponibilidad

presupuestariaRecibe y verifica la disponibilidad presupuestaria de laUnidad y si esta cuenta con los recursos para solventarel gasto que se desea realizar.

Encargado dePresupuesto

6.1Si no existiese asignacin presupuestariaSi no existe asignacin se deber gestionar lamodificacin presupuestaria.


6.2Si existe asignacin presupuestariaSe codifica, firma y sella la solicitud


7

Se traslada la solicitud

Se traslada a Encargado de Fondo Rotativo para suverificacin.

Encargado de

Presupuesto

8Recibe solicitud y verificaRecibe solicitud, verifica si cumple con las normasestablecidas para el efecto.


9Elabora el valeEl Encargado de Fondo Rotativo deber elaborar el valecorrespondiente al gasto que se est en gestin.


10

Entrega efectivo a travs de un valeEl Encargado de Fondo Rotativo entregar el efectivopor medio de un vale para realizar la compra respectiva

al Encargado de Compras.

Encargado deFondo

Rotativo

11Recibe efectivo y firma vale de recibidoEl Encargado de Compras recibe el efectivo y firma derecibido el vale.

Encargado deCompras

12Realiza la compra o adquisicin del servicioEl Encargado de compras realiza la compra oadquisicin del servicio para luego pagar al proveedor.

Encargado deCompras

12.1

Solicita la factura respectiva, revisa que todos losdatos estn correctosRevisa que todos los datos contenidos en la facturaestn de acuerdo a las normas establecidas.

Encargado deCompras

13

Traslada factura, bien o servicio adquirido alempleado interesadoLuego de verificar la factura este de acuerdo a lasnormas establecidas, proceder a la entrega del bien oservicio al empleado interesado.

Encargado deCompras


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96


14

Recibe factura, bien o servicio adquirido y verifica

Recibe factura por el bien o servicio adquirido paraluego verificar que la factura y los bienes o servicioscumplan con lo requerido.

EmpleadoInteresado

14.1Razona y firma de aceptacinRazona la factura y firma la misma como aceptacin deque todo est correcto en el gasto efectuado.

EmpleadoInteresado

14.2

Gestiona firma del Jefe Superior InmediatoEl empleado interesado solicita la firma y Vo. Bo. de suJefe para luego trasladar de nuevo la (s) factura (s) alEncargado de Compras

EmpleadoInteresado

14.3

Traslada factura verificada, razonada, firmada yselladaSe entrega la factura con todos los requerimientos alEncargado de Compras para que este realice el debidoingreso a almacn del bien.

EmpleadoInteresado

15Recibe la factura razonada, firmada y sellada, laadjunta a los documentos soporte de la compraPara gestionar la entrada de bienes al almacn.

Encargado deCompras

16Gestiona al ingreso del almacnEl Encargado de compras gestiona el ingreso de losbienes adquiridos.

Encargado deCompras

17

Entrega el expediente de compraSe entrega al Encargado de Fondo Rotativo (solicitud decompra, factura razonada, recibo de caja si lo hubiere,ingreso a almacn y otros documentos que ampare lacompra) y liquida el vale.

Encargado deCompras

18

Recibe y revisa expediente de compraSi est conforme con el expediente recibido, se entregael vale al Encargado de Fondo Rotativo, (o bien si seencuentra inconforme se anula el vale), estampa el sellode "PAGADO POR FONDO ROTATIVO" en la factura

recibida.

Encargado deFondo

Rotativo

19

Ingresa los datos de la(s) factura(s) al mdulo deFondo Rotativo del -SICOIN GL-Dado de conformidad el expediente de compra, seregistra en -SICOIN GL- la(s) factura(s) generadas porla compra de bienes o la adquisicin de servicios.

Encargado deFondo

Rotativo


23/114

97

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE RENDICIN Y EJECUCIN DE FONDO ROTATIVO

ACTIVIDADNo.Empleado Interesado

AEncargado de Almacn

BEncargado de Presupuesto

C


D

Encargado de ComprasE

INICIO

1

2

A

3

4

C

B

6

D

C

8

9

10

E

D

11

12

12.1

A

E

14

14.1

14.2

E

A

15

16

17

D

E

18

19

FIN

Elabora solicitud/entrega de bienes ytramita firma del Jefe Inmediato Superior

Requiere solicitud autorizada y firmada porel Jefe de la Unidad Solicitante y traslada

Recibe solicitud, verifica existencia ocertifica inexistencia del bien

Firma y sella la solicitud

Traslada solicitud

Recibe solicitud, verifica disponibilidadpresupuestaria

Se traslada la solicitud

Recibe solicitud y verifica

Elabora el vale

Entrega efectivo a travs de un vale

Recibe efectivo y firma vale de recibido

Realiza la compra o adquisicin delservicio

Solicita la factura respectiva, revisa quetodos los datos estn correctos

Traslada factura, bien o servicio adquiridoal empleado interesado

Recibe factura, bien o servicio adquirido yverifica

Razona y firma de aceptacin

Gestiona firma del Jefe Superior Inmediato

Traslada factura verificada, razonada,firmada y sellada

Recibe la factura razonada, firmada ysellada, la adjunta a los documentos

soporte de la compra

Gestiona al ingreso del almacn

Entrega el expediente de compra

Recibe y revisa expediente de compra

Ingresa los datos de la(s) factura(s) almdulo de Fondo Rotativo del -SICOIN GL-

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

12.1

13

14

14.1

14.2

14.3

15

16

17

18

19

Asignacinpresupuestaria?

6.1

SI NO

6.2


24/114

98

PROCEDIMIENTO DE REPOSICIN DE FONDO ROTATIVO


20

Solicita y llena formulario para reposicin de fondosen -SICOIN GL-Al tener como mnimo el 25% del monto total de CajaChica devengado, el Encargado generar e imprimir elformulario FONDO ROTATIVO, para solicitar sureposicin y deber adjuntar los documentos originalesy todos aquellos documentos de respaldo.

Encargado deFondo

Rotativo

21

Traslado de expediente y formulario para gestin defirmaTraslada al Encargado de Contabilidad y DirectorFinanciero el expediente con el formulario de reposicin


22

Firma de autorizacinEl Encargado de Contabilidad y el Director Financierofirman el formulario de reposicin luego de haberverificado que los datos contenidos en el expediente yformularios estn correctos.


23

Elabora instruccin de pago en el sistema-SICOIN GL-Luego de autorizar el formulario el Encargado deContabilidad consigna en un formulario prestablecidopor -SICOIN GL- la reposicin de fondos.


24

Aprueba en el sistema la reposicin de los fondosAprueba en el sistema la reposicin del Fondo Rotativo,en el se genera de forma automtica el expediente deregularizacin del gasto del fondo para ser trasladado alEncargado de Tesorera.


25

Traslado del expediente de regularizacin del gastode Fondo RotativoSe realiza el traslado del expediente al Encargado deTesorera para su revisin y aprobacin.


26

Recibe, revisa y aprueba expedienteEl Encargado recibe el expediente corrobora los datoscontenidos en el expediente y gestiona el pago delexpediente de Fondo Rotativo.


27

Traslado del expediente de regularizacin del gastode Fondo RotativoSe realiza el traslado del expediente al Encargado deTesorera para su revisin y aprobacin.



25/114

99


28

Recibe el expediente y gestiona en el sistema el

cheque de reposicinEl Encargado recibe el expediente de Fondo Rotativo,genera en el sistema -SICOIN GL-, el cheque dereposicin del fondo.


29

Imprime y autoriza el chequeImprime y autoriza el cheque por medio de la firma delDirector Financiero y de su persona para reposicin deFondo Rotativo.


30Entrega cheque al Encargado de Fondo RotativoEntrega el cheque al Encargado de Fondos Rotativospara su registro.


31Recibe cheque e ingresa de datos del mismoRecibe cheque y expediente e ingresa datos del chequeal mdulo de Fondo Rotativo de -SICOIN GL- , luego deello procede a hacerlo efectivo.


32

Cambia el chequeLuego de ingresar los datos del mismo el Encargadorealiza el cambio del cheque en la agencia interna deBANRURAL.




34

Recibe el expediente y archiva

Para su debida custodia se archiva el expediente dereposicin de fondos del Fondo Rotativo.



26/114

100

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA REPOSICIN DE FONDO ROTATIVO

ActividadNo.Encargado de Fondo

Rotativo

A


B


C

Solicita y llenaformulario para

reposicin de fondosen -SICOIN GL-

Traslado de expedientey formulario paragestin de firma

Firma de autorizacin

Elabora instruccin depago en el sistema -

SICOIN GL-

Aprueba en el sistemala reposicin de los

fondos

Traslado de expedientede regularizacin del

gasto de FondoRotativo

Recibe, revisa yaprueba expediente

Traslado delexpediente de

regularizacin del gastode Fondo Rotativo

Recibe el expediente ygestiona en el sistema

el cheque de reposicin

Imprime y autoriza elcheque

Entrega al Encargadode Fondo Rotativo

Recibe cheque eingresa de datos del

mismo

Cambia el cheque


Recibe el expediente yarchiva

INICIO

20

B

A

22

23

C

B

26

B

C

28

29

30

A

B

31

32

33

B

A

34

FIN

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

24


27/114

101

LIQUIDACIN FINAL DEL FONDO ROTATIVO

Es la fase en la que se registran los documentos pagados a travs del fondo y que

no sern reembolsados, se devuelve el efectivo que no se ha utilizado, y se realiza

la afectacin contable para saldar la cuenta de Fondo Rotativo para el siguiente

perodo.

Objetivos

La Unidad encargada de Fondo Rotativo en el procedimiento de liquidacin del

mismo busca los objetivos siguientes:

Conciliar el efectivo manejado con el no utilizado, para conocer el grado deejecucin del Fondo Rotativo.

Registrar los documentos pagados a travs del fondo que no sern

reembolsados, adems devolver el efectivo que no se ha utilizado, y realizar

el registro contable para saldar la cuenta de Fondo Rotativo.

Requisitos

La documentacin requerida para realizar el procedimiento de liquidacin de

fondos del Fondo Rotativo es la siguiente:

Expediente de compras (orden de compra, facturas, vales)

Formulario de liquidacin FONDO ROTATIVOemitido por -SICOIN GL-

Reporte de liquidacin de Fondo Rotativo.

Boleta.

Normas

Para realizar la liquidacin de Fondo Rotativo debidamente se tomarn en cuenta

las siguientes normas:

La liquidacin se deber realizar antes del 31 de Diciembre de cada ao.

La devolucin del sobrante de Fondo Rotativo se realizar antes del 31 de

Diciembre de cada ao.


28/114

102

Si existiese saldo del Fondo Rotativo faltantes de liquidar se realizar un Acta

donde se haga constar el procedimiento para liquidar dicho saldo.

El Encargado de Fondo Rotativo velar porque cada expediente de liquidacin

del Fondo contenga la documentacin de respaldo correspondiente, la cual

debe estar integrada por: Solicitud de compra, documentacin original de

legtimo abono, documentos autorizados que respalden los pagos, liquidacin

de los gastos realizados.

Trasladar a la Unidad de Contabilidad de la Direccin de Administracin

Financiera los documentos de soporte originales que respalden la liquidacin

del fondo para su resguardo y archivo.

PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIN FINAL DEL FONDO ROTATIVO


1Ingresa datos de las facturas pagadas al sistema-SICOIN GL-Ingresa los datos de las facturas pagadas al Sistema,genera registro de liquidacin.


2

Genera e imprimeel reporte de Fondo Rotativo

El Encargado genera e imprime el reporte de manejo deFONDO ROTATIVO y adjunta todos los documentosoriginales.


3

Firma reporte de liquidacinEl Encargado firma el reporte y coloca la leyendaLiquidacin Final de Fondo Rotativo deposita elefectivo restante a la cuenta que indique la Tesoreraantes del 31 de diciembredel ejercicio fiscal vigente.


4Traslada documentacin de liquidacin finalSe transfiere al Encargado de Contabilidad la

documentacin de liquidacin final del Fondo Rotativo.



29/114

103


5

Recibe y revisa expediente de liquidacin final y

documentacin original adjuntaEl Encargado de Contabilidad verificar que se cumplacon todas las normativas vigentes para comprasrealizadas con fondos de Fondo Rotativo.


6Revisa y compara los datosIngresados en el sistema los datos ingresados en laliquidacin y los compara con el reporte impreso yfirmado.


7

Aprueba la liquidacin final del Fondo RotativoEl Encargado de Contabilidad luego de revisar y comprar

los datos contenidos en la liquidacin final de FondoRotativo procede a su aprobacin con el fin de ingresarlos datos al sistema y poder generar un expediente deRendicin Final de Fondo Rotativo.

Encargado de

Contabilidad

8

Genera el expediente de Rendicin (liquidacin) finalde Fondo Rotativo en -SICOIN GL-El Encargado de Contabilidad genera el expediente deLiquidacin Final en el sistema -SICOIN GL- para luegoemitir el CUR contable de reintegro de Fondo Rotativo.


9

Elabora la instruccin de liquidacin de FondoRotativo en el mdulo de Contabilidad

Con ello el Encargado de Contabilidad genera el CUR dereintegro de Fondo Rotativo, con base a la boleta dedepsito, por el monto enterado en cuenta monetaria dela Municipalidad.


10

Revisa los registros en el mayor auxiliar de cuentasConjuntamente con el Encargado de Contabilidad revisalos registros en el mayor auxiliar de cuentas paracorroborar que no existan saldos pendientes de liquidarcon relacin a fondos utilizados en Fondo Rotativo.

DirectorFinanciero

11

Elaboracin de Acta, si existiesen saldos pendientesde liquidar de Fondo Rotativo

En el caso de existir saldos pendientes de liquidar noreintegrados por el Encargado de Fondo Rotativo alfinalizar el ejercicio fiscal vigente, el Director Financierolevantar acta y solicita al Alcalde el Acta para realizarregistro contable que corresponde.

DirectorFinanciero


30/114

104


12

Recibe Acta, autoriza y traslada a Encargado de

ContabilidadPara realizar registro contable correspondiente por partedel Encargado de Contabilidad, el Alcalde autorizar el

Acta donde se establece la existencia de saldospendientes a liquidar.

AlcaldeMunicipal

13

Recibe Acta y elabora registro contableEl Encargado crea la cuenta Deudores de laMunicipalidad con nombre y nmero de empleadoresponsable del Fondo Rotativo.


14Archiva documentacinCustodia y archiva la documentacin completa de la

liquidacin Fondo Rotativo.



31/114

105

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIN FINAL DEL FONDO ROTATIVO

Alcalde MunicipalD

No.Director Financiero

C


BActividad


A

Fase

Ingresa datos de las facturaspagadas al sistema -SICOIN GL-

Genera e imprime el reporte deFondo Rotativo

Firma reporte de liquidacin

Traslada documentacin deliquidacin final

Recibe y revisa expediente deliquidacin final y documentacin

original adjunta

Revisa y compara los datos

Aprueba la liquidacin final delFondo Rotativo

Genera el expediente de Rendicin(liquidacin) final de FondosRotativos en -SICOIN GL-

Elabora la instruccin de liquidacinde Fondo Rotativo en el mdulo de

Contabilidad

Revisa los registros en el mayorauxiliar de cuentas

Elaboracin de Acta, si existiesensaldos pendientes de liquidar de

Fondo Rotativo

Recibe Acta, autorizada y traslada aEncargado de Contabilidad

Recibe Acta y elabora registrocontable

Archiva documentacin

INICIO

1

2

3

B

A

5

6

7

8

9

C

C

B

11

D

C

12

B

D

13

FIN

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

10


32/114

106

3.2 UNIDAD DE CAJA CHICA

Esta maneja un fondo de efectivo disponible para efectuar gastos de mnima

cuanta adems le permite facilitar y agilizar el procedimiento de compras por

gastos menores, busca asegurar, el dinamismo a nivel administrativo y que sea

congruente a los mecanismos de control establecidos por la Municipalidad.

Objetivo general

Mantener recursos en efectivo para cubrir gastos urgentes cantidades no

elevadas, que se generen en el ejercicio fiscal que est vigente, de las diferentes

unidades o direcciones que forman la Municipalidad de San Miguel Petapa.

CONSTITUCIN DE FONDO DE CAJA CHICA

El Fondo de Caja Chica debe constituirse por medio de un Acuerdo de la autoridad

superior, al detallar el perodo de vigencia y liquidacin, as como la persona

responsable de administrarlo.

Objetivos

El personal encargado de Caja Chica debe velar por cumplir con los siguientes

objetivos:

Realizar adecuadamente la Constitucin de Caja Chica.

Establecer por medio de una Resolucin un acuerdo para la Constitucin de

Fondo de Caja Chica.

Establecer las autoridades que deben participar en la constitucin de Fondo

de Caja Chica.

Requisitos

Para la constitucin del fondo de Caja Chica es necesaria la documentacin

siguiente:

Resolucin de Constitucin de fondo de Caja Chica.


33/114

107

Solicitud de Constitucin de Fondo de Caja Chica.

Vale a nombre del Encargado de Caja Chica, que contiene el monto inicial.

Normas

Las normas para el procedimiento de constitucin de fondo para Caja Chica son

las siguientes:

Los fondos para Caja Chica deben constituirse hasta por un monto de

Q5,000.00.

Las compras de bienes y servicios individuales que se efecten con cargo al

fondo de Caja Chica, no deben ser superiores a Q500.00. Este fondo no podr utilizarse para pagos fraccionados de compras mayores

que excedan el lmite establecido.

nicamente podrn realizarse compras y/o pagos que estn comprendidos en

los renglones presupuestarios autorizados para el ejercicio fiscal vigente.

PROCEDIMIENTO DE CONSTITUCIN DEL FONDO PARA CAJA CHICA


1

Elabora Solicitud de Constitucin y trasladaElabora solicitud de Constitucin de Fondo de CajaChica, en ella se indican los nombres de losresponsables de su manejo, el monto autorizado, eltiempo de vigencia. Se prosigue con el traslado de lamisma.

DirectorFinanciero

2

Recibe, firma de Vo. Bo. y traslada la solicitud deconstitucinRecibe la solicitud de autorizacin para entregar lamisma para que otorgue su visto bueno.

AlcaldeMunicipal

3Recibe Solicitud de Constitucin y analizaRecibe la solicitud para la constitucin del fondo, si nollena los requisitos no aprueba la solicitud y finalizar elprocedimiento.

ConcejoMunicipal


34/114

108


4

Solicita elaboracin de Acuerdo de Constitucin deCaja ChicaSi aprueba solicita la elaboracin del Acuerdo deConstitucin del fondo para Caja Chica por medio de

Acta.

ConcejoMunicipal

5Elabora Acuerdo de Constitucin de Caja ChicaConforme lo aprobado por el Concejo Municipal elabora

Acta para el Acuerdo de Constitucin de Caja Chica.

SecretariaMunicipal

6Traslada el Acta de Acuerdo al Concejo MunicipalRealiza el debido traslado para su aprobacin.

SecretariaMunicipal

7

Recibe Acta de Acuerdo de Constitucin y aprueba

El Concejo Municipal recibe el Acuerdo de Caja Chica aconstituirse para el presente ao.

Concejo

Municipal

8

Firman Acta de Acuerdo de ConstitucinAprobado el Acuerdo un representante del ConcejoMunicipal y Director Financiero firman el Acta de

Acuerdo de Constitucin de fondos para Caja Chica.

ConcejoMunicipaly Director

Financiero de-DAFIM-

9

Traslada expediente de ConstitucinEl Acta de Acuerdo aprobado y la Solicitud deConstitucin de fondos para Caja Chica son trasladadosa contabilidad para autorizar el desembolso de fondos

de Fondo Rotativo

SecretariaMunicipal

10

Recibe y archiva expediente de Constitucin yautoriza desembolsoEl Encargado de Contabilidad recibe el expediente paraverificarlo y archivarlo. Luego de ello autoriza alEncargado de Fondos Rotativos el desembolso defondos.


11

Realiza DesembolsoDel total de fondos de Fondos Rotativos se incorpora alfondo de Caja Chica la cantidad establecida en el Actade Acuerdo de Constitucin


12Recibe desembolso y firma documento de haberrecibido el efectivoEl Encargado de Caja Chica recibe el monto para laapertura del fondo y firma documentacin de recibido.

Encargado deCaja Chica

13Resguarda el efectivoResguardo del efectivo para compras menores.



35/114

109

DIAGRAMA DE FLUJO DEL P ROCEDIMIENTO DE CONSTITUCIN DEL FONDO PARA CAJA CHICA

No.Encargado deFondo Rotativo

G


F

Director Financierode -DAFIM-

E

SecretariaMunicipal

D

Concejo MunicipalC

Alcalde Munic ipalB

Director FinancieroA

ActividadEncargado de Caja

ChicaH

Elabora Solicitud de Constitucin

Firma, da Vo. Bo. y traslada la Solicitudde Constitucin

Recibe Solicitud de Constitucin yanaliza

Solicita elaboracin de Acuerdo deConstitucin de Caja Chica

Elabora Acuerdo de Constitucin de CajaChica

Traslada el Acta de Acuerdo al C oncejoMunicipal

Recibe Acta de Acuerdo de Constituciny aprueba

firma Acta de Acuerdo de Constitucin

Traslada expediente de Constitucin

Recibe y archiva expediente deConstitucin y autoriza desembolso

Realiza desembolso

Recibe desembolso y firma documentode haber recibido el efectivo


INICIO

1 2

B

B

C

B

Llenarequisitos?

D

C

5

C

D

7

8

E

C

8

D

E

F

D

10

G

F

11

H

G

12

FIN

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

3

4 Finaliza

SI NO


36/114

110

EJECUCIN, RENDICIN Y REPOSICIN DE FONDO DE CAJA CHICA

Una vez constituido el fondo para Caja Chica, se procede a su utilizacin, la cual

satisface la necesidad de efectivo para las distintas unidades que conforman la

Municipalidad con relacin a la compra de bienes y/o servicios. Al acumular

determinada cantidad de compras plenamente justificadas, se agotar la

disponibilidad del fondo de Caja Chica, el cual debe ser reintegrado para poder

adquirir nuevas compras.

Objetivos

Los objetivos especficos que persigue la Unidad de Caja Chica en relacin a losprocedimientos de ejecucin, rendicin y reposicin de fondos son los siguientes:

Realizar adecuadamente la operacin de Caja Chica.

Establecer la documentacin adecuada para justificar legalmente la

adquisicin del bien o servicio, que el o los empleado(s) estn interesados en

adquirir, para la Municipalidad.

Establecer las autoridades que deben participar en la operacin del manejo

del Fondo de Caja Chica.

Requisitos

Para los procedimientos de operacin se necesita la siguiente documentacin,

esta tambin contempla documentacin requerida para la reposicin del fondo.

Facturas pagadas con fondos de Caja Chica.

Vale de Caja Chica.

Vale de Fondo Rotativo.

Solicitud de compra de bienes o servicios.

Solicitud de reposicin de fondos para Caja Chica.

Formulario de Liquidacin parcial de Caja Chica.


37/114

111

Normas

Para el debido manejo de recursos monetarios del fondo de Caja Chica se toma

en cuenta la siguiente normativa:

La designacin de la persona para la custodia, manejo y administracin del

fondo de caja chica, la realizar el Alcalde Municipal.

Los responsables designados (empleados que ponen visto bueno) para el

manejo de un fondo de Caja Chica, conjuntamente con el custodio del fondo

sern solidariamente responsables del correcto manejo de los recursos

financieros.

La documentacin comprobatoria que se rena para el reembolso del fondodebe presentarse debidamente autorizada por el Director Financiero por medio

de firma.

Las facturas (con todos los requisitos fiscales), no se admiten copias, ni

fotostticas.

Las facturas en todos los casos, debern expedirse a nombre de la

Municipalidad, tener fecha de compra, descripcin del artculo o bien adquirido,

precio unitario y el importe total en nmero y letra.

Todas las facturas debern detallar de manera clara la cantidad y clase de

mercanca adquirida.

Cuando corresponda a gastos por alimentacin, deber indicarse nmero de

comensales y motivo oficial del consumo.

En el caso de que existan facturas de gasolina estas debern especificar:

nmero de litros consumidos, nmero de placas, kilometraje, nombre y firma

del usuario del vehculo y en caso de que el automvil sea particular, aclarar

el motivo de su uso y el nombre y la firma del propietario.

Todas las compras menores que se efecten en das festivos o fines de

semana (das no laborales), debern justificarse plenamente y contar con la

firma del Jefe Superior de la Unidad solicitante.


38/114

112

Cuando los comprobantes presentados no renan uno o varios de los

requisitos antes mencionados, o contengan alteraciones, sern rechazados

por el Director Financiero para su reposicin.

La liquidacin de vales de Caja Chica se realizar en un mximo de dos das,

si no procede a su liquidacin en el tiempo establecido se descontar del

sueldo del empleado responsable del vale.

PROCEDIMIENTO DE EJECUCIN Y RENDICIN DE FONDO DE CAJA

CHICA


1

Elabora solicitud y tramita firma del Jefe InmediatoSuperior (de la unidad que solicita la realizacin delgasto)Elabora la solicitud de compra y tramita la firma deautorizacin de su jefe superior inmediato.

UnidadSolicitante

2

Traslada la solicitud autorizada y firmada por jefesuperior al Director FinancieroEl Director Financiero recibe la solicitud del gasto,analiza dicha solicitud, si no procede, termina elprocedimiento. Si procede el gasto se traslada al

Encargado de Caja Chica.

UnidadSolicitante

3Recibe solicitud y verificaRecibe solicitud, verifica si cumple con las normasestablecidas para el efecto.


4Elabora vale de Caja ChicaEl Encargado de Caja Chica deber elaborar el valecorrespondiente al gasto que se encuentre en gestin.


5

Entrega efectivo a travs de vale de Caja ChicaEl Encargado de Caja Chica entregar el efectivo pormedio de un vale para realizar compra respectiva al

Encargado de Compras.


6

Recibe efectivo y firma vale de recibidoEl Encargado de la Unidad Solicitante recibe el efectivoy el vale para constar en l una firma de haber recibidoel efectivo.

UnidadSolicitante


39/114

113


7

Realiza la compra o adquisicin del servicio

El Encargado de realizar la compra o adquisicin delbien o servicio realiza la misma y procede a pagar alproveedor.

UnidadSolicitante

8

Solicita la factura respectiva, revisa que todos losdatos estn correctosRevisa que todos los datos contenidos en la facturaestn de acuerdo a las normas establecidas.

UnidadSolicitante

8.1Razona y firma de aceptacinRazona la factura y firma la misma como aceptacin deque todo est correcto en el gasto efectuado.

UnidadSolicitante

8.2

Gestiona firma del Jefe Superior InmediatoEl empleado interesado solicita la firma y Vo. Bo. de suJefe para luego trasladar de nuevo la (s) factura (s) alEncargado de Compras.

UnidadSolicitante

8.3

Traslada factura verificada, razonada, firmada yselladaSe entrega la factura con todos los requerimientos alEncargado de Compras para que sea ingresado aalmacn (si fuese un bien).

UnidadSolicitante

9

Recibe factura razonada, firmada y sellada, adjuntalos documentos de soporte por compra oadquisicin de bienes o serviciosPara gestionar la entrada de bienes al almacn.

Encargado deCompras

10

Gestiona al ingreso del almacn y traslado deexpediente de compraEl Encargado de compras gestiona el ingreso de losbienes adquiridos. Se entrega al Encargado deContabilidad (solicitud de compra, factura razonada,recibo de caja si lo hubiere, ingreso a almacn y otrosdocumentos que ampare la compra) para su verificacinde legalidad de la documentacin.

Encargado deCompras

11

Recibe documentacin, verifica y trasladaTiene a su cargo le verificacin de la legalidad de ladocumentacin (facturas) recibida por el Encargado deCompras para luego ser trasladado al Encargado deCaja Chica.


12

Recibe y estampa sello de pagoSi est conforme con el expediente recibido, se entregael vale, se estampa el sello de "PAGADO CON CAJACHICA" en la factura recibida.



40/114

114


13

Registra en Libro de Caja Chica la(s) compra(s)

realizada(s)El Encargado de Caja Chica registra las comprasrealizadas diariamente para luego trasladarlos.


14

Traslada los expedientes de compraTraslada al Encargado de Fondo Rotativo el expedientede compras pagadas con fondos de Caja Chica para suregistro en el Sistema -SICOIN GL-.



41/114

115

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE RENDICIN Y EJECUCIN DE FONDO DE CAJA CHICA

Encargado deCompras

CNo.

Encargado de CajaChica

B

UnidadSolicitante

AActividad


D

Elabora solicitud y tramita firmadel Jefe Inmediato Superior (de

la unidad que solicita larealizacin del gasto)

Traslada la solicitud autorizaday firmada por jefe superior al

Director Financiero

Recibe solicitud y verifica

Elabora vale de Caja Chica

Entrega efectivo a travs devale de Caja Chica

Recibe efectivo y firma vale derecibido

Realiza la compra o adquisicindel servicio

Solicita la factura respectiva,revisa que todos los datos estn

correctos

Razona y firma de aceptacin

Gestiona firma del Jefe SuperiorInmediato

Traslada factura verificada,razonada, firmada y sellada

Recibe factura razonada,firmada y sellada, adjunta losdocumentos de soporte por

compra o adquisicin de bieneso servicios

Gestiona al ingreso del almacny traslado de expediente de

compra

Recibe documentacin, verificay traslada

Recibe y estampa sello de pago

Registra en Libro de Caja Chicala(s) compra(s) realizada(s)

Traslada los expedientes decompra

INICIO

1

B

A

4

3

A

B

5

8.1

8.2

8.3

C

A

9

10

D

C

11

B

D

12

13

14

FIN

1

2

3

4

5

6

7

8

8.1

8.2

8.3

9

10

11

12

13

14

6

7

8


42/114

116

PROCEDIMIENTO DE REPOSICIN DE CAJA CHICA


15Elabora liquidacin de fondos para reposicinSe llena el formulario de Liquidacin de fondos de CajaChica, para poder respaldar la solicitud de reposicin defondos.


16

Elabora solicitud de reposicin de fondos para CajaChica

Al tener un 75% mximo del monto total de Caja Chicadevengado, el Encargado de Caja Chica requerirreposicin de fondos al Director Financiero por medio deuna solicitud.


17

Traslada solicitud y formulario de liquidacin

El Encargado de Caja Chica traslada solicitud yformulario para que el Director financiero apruebe lareposicin de fondos para Caja Chica.


18

Recibe, aprueba solicitud de reposicin de fondospara Caja Chica y trasladaEl Director Financiero luego de verificar la solicitud yformulario, aprueba los mismos por medio de una firma,traslada al Encargado de Fondo Rotativo para querealice el debido desembolso.

DirectorFinanciero

19Recibe documentacin y realiza desembolsoEl Encargado de Fondo Rotativo realiza el desembolso

que hace constar en un vale de Fondo Rotativo.

Encargado de

Fondo Rotativo

20Recibe reposicin de fondosEl Encargado de Caja Chica recibe la reposicin defondos, por medio de un vale de Fondo Rotativo.





43/114

117

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA REPOSICIN DE CAJA CHICA

ActividadNo.Encargado de Fondo

Rotativo

C

Director FinancieroB

Encargado de CajaChica

A

Elabora liquidacin de fondospara reposicin

Elabora solicitud dereposicin de fondos para

Caja Chica

Traslada solicitud yformulario de liquidacin

Aprueba solicitud dereposicin de fondos para

Caja Chica y traslada

Recibe documentacin yrealiza desembolso

Recibe reposicin de fondos


16

INICIO

17

B

A

18

c

B

19

A

C

20

21

FIN

15

16

17

18

19

20

21

15


44/114

118

LIQUIDACIN DE FONDO DE CAJA CHICA

En esta fase se devuelve el efectivo, traslada documentacin pendiente de

registro y cualquier otro documento requerido para la debida liquidacin de fondos

de Caja Chica, se llevar a cabo a finales de cada ao al igual que la liquidacin

final de fondos de Fondo Rotativo.

Objetivos

Para lograr cumplir con el procedimiento de liquidacin de fondo de Caja Chica

se deber de velar por cumplir los objetivos siguientes:

Realizar adecuadamente la liquidacin de Caja Chica. Generar a tiempo la liquidacin de fondos de Caja Chica y contribuir al buen

manejo de fondos del Fondo Rotativo.

Requisitos

La documentacin necesaria para liquidar debidamente el fondo de Caja Chica

es la siguiente:

Formulario de liquidacin final de fondos de Caja Chica.

Facturas pendientes de ingresar.

Formularios de liquidacin parcial de fondos de Caja Chica.

Normas

La normativa aplicable a este procedimiento es el siguiente:

Al finalizar el ejercicio fiscal de la Municipalidad se efectuar una liquidacin

total del fondo de Caja Chica, para efectos del cierre contable y presupuestario.

La liquidacin final se deber realizar antes o al mismo tiempo que la

liquidacin de Fondo Rotativo.

El valor del mismo se repondr al inicio del siguiente ao fiscal.

La liquidacin del Fondo de Caja Chica, deber estar respaldada con la

documentacin original de cada una de las compras o pagos efectuados.


45/114

119

PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIN DE FONDO DE CAJA CHICA


1

Llena formulario de liquidacin final de fondosEl Encargado llena el formulario de Liquidacin Final defondos de Caja Chica, este deber estar acompaadode los formularios de liquidacin parcial y facturas porlos gastos generados pendientes de registrar


2

Traslada formularios y documentos paraLiquidacin FinalTraslada los formularios y documentos al Encargado deContabilidad para que revise y compare datos de losformularios adjuntados con el formulario de liquidacin.


3

Recibe, revisa datos contenidos en formularios y

trasladaRevisa los datos contenidos en formularios para verificarla razonabilidad de las cantidades contenidas en losmismos y as conseguir la aprobacin del formulario deliquidacin final por parte del Director Financiero.


4

Recibe y aprueba formulario para Liquidacin Finalde fondos de Caja Chica y traslada

Aprueba el formulario de Liquidacin Final de fondospara Caja Chica para luego ser trasladados alEncargado de Fondo Rotativo.

DirectorFinanciero

5

Recibe formularios y documentacin y coteja con

efectivo a recibirEl Encargado de Fondo Rotativo recibe formularios ydocumentacin relacionada a compras para luegocotejar con el Encargado de Caja Chica el efectivo adevolver y proceder a la liquidacin del fondo.

Encargado deFondo Rotativo yEncargado de

Caja Chica

6

Ingresa datos de facturas al sistema -SICOIN GL-Una vez cotejado el efectivo del fondo de Caja Chica seprocede al ingreso de datos de facturas y liquidacin delfondo de Caja Chica para luego trasladarla al Encargadode Contabilidad


7Recibe y archiva documentacinCustodia y archiva la documentacin completa de laliquidacin final de fondos de Caja Chica.



46/114

120

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIN DE FONDO DE CAJA CHICA

ActividadNo.Encargado de Caja

ChicaA


D

Director FinancieroC


B

Llena formulario deliquidacin final de

fondos

Traslada formularios ydocumentos paraLiquidacin Final

Recibe, revisa datoscontenidos en

formularios y traslada

Recibe y apruebaformulario para

Liquidacin Final defondos de Caja Chica

y traslada

Recibe formularios ydocumentacin y

coteja con efectivo arecibir

Ingresa datos defacturas al sistema -

SICOIN GL-

Recibe y archivadocumentacin

INICIO

1

B

A

3

C

B

4

D

C

5

A

D

5

D

A

6

B

D

FIN

1

2

3

4

5

6

7


47/114

121

3.3 UNIDAD DE CAJA GENERALEs la responsable de la administracin y control de las cajas receptoras, entrega

de formas autorizadas por la Contralora General de Cuentas para la recepcin de

ingresos; recoge la rendicin de cuentas, entrega y recibe formularios de los

Receptores de ventanilla.

Objetivo

Cumplir en forma transparente a travs de la aplicacin de controles, la

recaudacin de los recursos que conlleven al fortalecimiento de las operaciones

efectuadas diariamente por las cajas receptoras.

Base Legal

Cdigo Municipal, Decreto 12-2002

Acuerdo A -2806 Normas de Carcter Tcnico y de Aplicacin Obligatoria para

el uso de formularios, de la Contralora General de Cuentas.

Acuerdo A-6706 Normas Complementarias y Modificatorias del Acuerdo

A-2806 de la Contralora General de Cuentas

APERTURA DE CAJASEs el inicio de actividades diarias de cada una de las Cajas Receptoras en SIAF

MUNI, para la recepcin de ingresos por concepto de impuestos, tasas y

contribuciones como pago de los contribuyentes.

Objetivo

Asignar a los Receptores de ventanilla las herramientas de trabajo a travs de la

apertura de cajas para el inicio de operaciones de los mismos.

Requisitos

La documentacin bsica que debe manejarse en el procedimiento de apertura

de cajas es la siguiente:


48/114

122

SIAF MUNI, que genera el usuario y contrasea de cada Receptor pagador

Talonarios de recibos enumerados secuencialmente

Normas

Las reglas a tomar en cuenta para la elaboracin del procedimiento de apertura

de cajas, son las siguientes:

El Cajero General deber aperturar las Cajas Receptoras de Ventanilla cada

inicio del da en el SIAF-MUNI, al asignar el usuario y contrasea.

Realizar la distribucin de talonarios de recibos en orden correlativo a los

Cajeros Receptores de Ventanilla, el cual lo efectuar el Cajero General

PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA DE CAJAS


1

Apertura las cajas en el sistemaHabilita las cajas receptoras que sean necesarias parael cumplimiento de las funciones de recaudacin dederechos municipales y otros ingresos quecorrespondan a este organismo, en el sistema SIAFMUNI

Cajero General

2Ubicacin de cajas

Asigna las cajas a los Receptores para iniciar laboresdiarias.

Cajero General

3Asignacin de usuariosEntrega a los receptores de ventanilla el usuario ycontrasea para el uso del sistema SIAF MUNI

Cajero General

4Entrega cajas de seguridadHace entrega de las llaves de las cajas de seguridada cada receptor

Cajero General

5

Entrega de recibos para el uso de los Receptoresde ventanillaDistribuye los talonarios y asigna al cajero elcorrelativo de los recibos que podr utilizar.

Cajero General

6

Recepcin de llaves de las cajas de seguridad y derecibosRecibe las llaves de las cajas de seguridad y eltalonario de recibos.

ReceptorPagador


49/114

123


7Ingreso al sistemaEntra al sistema SIAF-MUNI a travs de usuario ycontrasea asignado para el inicio de sus operaciones

Receptor

Pagador

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA DE CAJAS

No.Receptor Pagador

BCajero General

AActividad

1

2

3

4

5

6

7

Apertura las cajasen el sistema

Ubicacin de cajas

Entrega cajas deSeguridad

Asignacin deUsuarios

Entrega de recibospara el uso de los

Receptores deventanilla

Ingreso al Sistema

Recepcin de llavesde las cajas deSeguridad y de

recibos

INICIO

1

2

3

4

5

B

A

6

7

FIN


50/114

124

CUADRE DE LOS INGRESOS AL FINALIZAR CADA DA

Es una actividad mediante la cual se realiza una conciliacin que se hace entre la

informacin que est en los documentos que respaldan los pagos, contra lo real

que fue recibido en cajas receptoras.

Objetivo

Cotejar la informacin contenida en los documentos que respaldan los pagos

contra lo recibido en cajas receptoras, para establecer el manejo adecuado de los

ingresos que perciba la Municipalidad.

Requisitos

La documentacin bsica que debe manejarse en el procedimiento de los ingresos

al finalizar cada da es la siguiente:

Documentos que respaldan los pagos

Efectivo y/o cheques obtenidos en las cajas receptoras

Normas

Los requerimientos que se deben tomar en cuenta para la realizacin del cuadre

de los ingresos al finalizar el da, son los siguientes:

Realizar diariamente la conciliacin del valor total de los documentos, contra

lo disponible en efectivo y/o

cheques obtenidos en las cajas receptoras.

Elaborar un reporte diario de los resultados obtenidos de la conciliacin

realizada.

Realizar un acta al momento de existir un faltante o sobrante de la conciliacin

efectuada.


51/114

125

PROCEDIMIENTO DE CUADRE DE LOS INGRESOS AL FINALIZAR CADA

DA


1

Cierre de Cajas ReceptorasSe concilia el valor total de los documentos contra lodisponible en efectivo y/o cheques en las cajasreceptoras (ambos valores deben coincidir).

Cajero General

2Realizacin de reporte para el cierreSe prepara el reporte diario con los resultadosobtenidos.

Cajero General

3

Anomalas detectadasSi existe un faltante o sobrante, de acuerdo a laspolticas de la Municipalidad para el manejo delefectivo, procede a realizar el Acta correspondiente yenviarla al Encargado de Tesorera. De lo contrario,archiva la conciliacin de saldos.

Cajero General

4Resguardo de actas de las situaciones detectadasRecibe el acta del sobrante o faltante y lo archiva.



52/114

126

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE CUADRE DE LOS INGRESOS

DIARIOS

No.Cajero General

AActividad


B

1

2

3

4

Cierre de CajasReceptoras

Realizacin dereporte para cierre

Anomalasdetectadas

Resguardo de actasde las situaciones

detectadas

INICIO

1

2

Existeanomala?

B

A

FIN

4

3

No Si


53/114

127

ELABORACIN DE ENVO DE DEPSITOS DIARIOS A BANCOS

En este procedimiento se realizan diariamente los depsitos de los ingresos

percibidos por la Municipalidad a travs de las cajas receptoras, para ejercer los

controles necesarios dentro de la Unidad.

Objetivo

Depositar de forma adecuada los ingresos de la recaudacin por receptora por

concepto de impuestos, tasas y contribuciones, con el fin que la institucin

bancaria resguarde el efectivo generado diariamente por las cajas receptoras.

Requisitos

La documentacin bsica que debe manejarse en el procedimiento de elaboracin

de envi de depsitos diarios a bancos es la siguiente:

Efectivo recibido por la Cajas Receptoras

Boleta de depsito

Normas

Las reglas que deben acatarse en el procedimiento de la elaboracin de envo de

depsitos diarios a Bancos, son las siguientes:

Los ingresos percibidos de las Cajas Receptoras, se depositan en el Banco

de Sistema en la Cuenta nica de Tesoro Municipal.

Los Receptores de ventanilla le proporcionarn al Cajero General, la boleta

de depsito para elaborar el reporte de las mismas.


54/114

128

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DE ENVO DE DEPSITOS

DIARIOS A BANCOS


1Depsito del efectivo percibidoDeposita al Banco los ingresos percibidos por lasdiferentes obligaciones de los contribuyentes.

ReceptorPagador y

Polica Municipal

2

Recepcin del efectivo para realizar el depsito enel sistemaRecibe el efectivo para depositarlo en la Cuenta nicade Tesoro Municipal

Banco

3

Impresin de la constancia del depsito efectuadoEmite la boleta del depsito a nombre de la Cuentanica del Tesoro Municipal de la Municipalidad de SanMiguel Petapa, sellada y firmada por la entidad.

Banco

4Recepcin de la boleta del depsito bancarioRecibe la boleta del respectivo depsito y la entrega alCajero General.

ReceptorPagador y

Polica Municipal

5

Resguardo de las boletas de los depsitosbancariosRecibe las boletas del Receptor pagador y del PolicaMunicipal encargado del cobro del derecho de piso delos mercados municipales, para realizar los reportesde la cajas receptoras.

Cajero General


55/114

129

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE ENVIO DE DEPOSITOS DIARIOSA BANCO

No.Cajero General

CBanco

B

Receptor Pagador yPolica Municipal

AActividad

1

2

3

4

5

Depsito delefectivo percibido

Recepcin delefectivo para

realizar el depsitoen el sistema

Impresin de laconstancia del

depsito efectuado

Recepcin de laboleta del depsito

bancario

Resguardo de lasboletas de los

depsitos bancarios

INICIO

1

B

A

2

3

AB

4

C

A

5

FIN


56/114

130

VERIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS REGISTRADOS

Es la revisin de los documentos, donde se verificar que los mismos hayan sido

registrados correctamente como resultado de las operaciones realizadas en la

Unidad de Recaudacin de Ingresos por Receptora.

Objetivo

Verificar que la conciliacin entre los reportes elaborados, coincida con la

documentacin soporte, para comprobar que efectivamente todos los documentos

hayan sido registrados y que estn elaborados de manera correcta.

Requisitos

La documentacin bsica que debe manejarse en el procedimiento de verificacin

de los documentos registrados es la siguiente:

Documentos que respalda los ingresos

Reporte de los ingresos generados en el da

Recibos

Facturas

Otra documentacin

Normas

Para elaborar el procedimiento de verificacin de los documentos registrados, se

deben considerar las siguientes normas:

Elaborar un reporte de ingresos generados en el da y realizar la revisin del

mismo contra la documentacin que respalde el ingreso. Si en el mismo se

encontrar una diferencia, se elaborar un reporte al Encargado de Tesorera.

Finalizada la conciliacin de ingresos, es necesario archivar dicha

documentacin.


57/114

131

PROCEDIMIENTO PARA LA VERIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS

REGISTRADOS


1Impresin del detalle de operacionesSe imprime un reporte de los ingresos generados enel da.

ReceptorPagador

2

Verificacin de las operaciones en el sistemacontra los documentos de respaldoSe compara los recibos, facturas, valor del documentocon el desglose de las transacciones reportadas en elsistema.

Cajero General

4Anomalas detectadas

Al encontrarse diferencias se reporta al Encargado deTesorera

Cajero General

5Envo de reportes para realizar arqueoReporta a la Unidad de Auditora para realice elarqueo correspondiente, donde se determine el error.


6

Resguardo de los reportes de operaciones diariasUna vez efectuada la respectiva conciliacin entre ladocumentacin soporte y los informes y/o reporteselaborados, se procede a archivar dichadocumentacin.



58/114

132

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA VERIFICACION DE DOCUMENTOS

REGISTRADOS

No.Encargado de

TesoreraC

Cajero GeneralB

Receptor PagadorA

Actividad

1

5

3

2

4

Resguardo de losreportes de

operaciones diarias

Envi de reportespara realizar

arqueo

Anomalasdetectadas

Verificacin de lasoperaciones en el

sistemas contra losdocumentos de

respaldo

Impresin deldetalle de

operaciones

INICIO

1

B

A

2

3

C

B

4

5

FIN


59/114

133

ELABORACIN DE REPORTES DE LAS CAJAS RECEPTORAS

Es el procedimiento en el cual se elaboran y remiten los reportes realizados por

las Cajas Receptoras a las reas que correspondan.

Objetivo

Ser la herramienta que permita actualizar la base de datos de cada una de las

reas que corresponda, con los reportes de los pagos recibidos.

Requisitos

La documentacin bsica que debe manejarse en el procedimiento de envo delos reportes de las cajas receptoras, a las reas correspondientes es la siguiente:

Reporte de las Cajas Receptoras

Normas

El Cajero General deber remitir una copia de los reportes a las Unidades que

tengan relacin con el mismo.

Los reportes efectuados por las Cajas Receptoras, se enviarn a la Unidad de

Contabilidad para efectuar el anlisis de los movimientos de dichas cajas.

El Encargado de Tesorera realizar el archivo correspondiente de dicho

reporte.


60/114

134

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DE REPORTES DE LAS CAJAS

RECEPTORAS


1Elaboracin de reportesElabora los reportes de los ingresos de las cajasreceptoras y enva al Encargado de Contabilidad.

Cajero General

2Anotaciones contablesRegistra los reportes de las cajas receptoras y envaal Cajero General.


3

Distribucin de reportesSe envan copias de los reportes a cada una de lasreas que generaron la obligacin de pago para surespectivo trmite interno.

Cajero General

4Traslado de expediente de reportesEnva el expediente de los reportes de las cajasreceptoras la Encargado de Tesorera

Cajero General

5

Resguardo de los reportesRecibe copias de los reportes de las cajas receptoras,como respaldo de las operaciones realizadasdiariamente y las archiva.



61/114

135

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE REPORTES DE LAS CAJAS

RECEPTORAS

No.Encargado de

TesoreraC


B

Cajero GeneralA

Actividad

1

2

4

3

5

Elaboracin dereportes

Anotacionescontables

Distribucin dereportes

Traslado deexpedientes a

reportes

Resguardo de losreportes

INIICIO

1

B

A

2

A

B

C

A

5

FIN


62/114

136

HABILITACIN DE TALONARIOS

Es el procedimiento que se realiza para autorizar los talonarios de recibos que

sern utilizados como constancia de los pagos realizados por los contribuyentes,

en las Cajas Receptoras.

Objetivo

Realizar los procedimientos adecuados que permitan validar los talonarios para el

uso de los Receptores de ventanilla que sern emitidos como constancia de pagos

de los contribuyentes.

Requisitos

La documentacin bsica que debe manejarse en el procedimiento para la

habilitacin

parte iii tesorería

Documents