pdf - zmiana - nie musisz się zmieniać... manage or die inspirations 2010

Prepared by Artur Smolik na podstawie - © Magazyn THINKTANK

inspirations

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team

ZMIANA

ZARZĄDZANIE ZMIANĄ


inspirations


„Nie musisz się zmieniać. Przetrwanie nie jest obowiązkowe.”

E. Deming


inspirations


Jack Welch

“Jeśli stosunek zmian zachodzących wewnątrz

organizacji nie jest większy od stosunku

zmian zachodzących na zewnątrz organizacji, oznacza to, że koniec

jest bliski.”


inspirations


GWAŁTOWNE, SZYBKIE ZMIANY TO DZIŚ CODZIENNOŚĆ.

Jak organizacja (firma czy instytucja) może sprostać czasom i być gotowa na zmiany ?

DIAGNOZA


inspirations


Zarządzanie procesem zmiany i przyzwyczajenie

pracowników do ciągłej zmiany jest

dziś najpoważniejszym

wyzwaniem – nie tylko dla firm,

ale także dla wszystkich instytucji.

Otoczenie bowiem szybko się zmienia, a ludzka natura nie

lubi zmian.

Przedstawiamy rady dla szefów firm dwóch liderów:

Piotra Czarneckiego (Raiffeisen Bank) i

Borysa Stokalskiego (Infovide-Matrix).


inspirations


Oto rekomendacje: co trzeba zrobić?


inspirations


Daj wyraźny sygnał, że potrzebna jest zmiana:

nawet gdyby miało to wstrząsnąć organizacją.


inspirations


Przedstawiaj

realistycznie sytuację:

wielu szefów unika

realizmu i maluje

zbyt optymistyczny

scenariusz.

Podwładni powinni

poznać realna sytuację

i zagrożenia.


inspirations


Zbuduj koalicję na rzecz zmiany:

zmiany ugrzęzną bez sztabu odpowiedzialnego za ich przeprowadzenie .


inspirations


Przyjmij „frontowy sposób działania”:

działaj i komunikuj jak lider na froncie: skoncentruj się

na jasnych rozkazach i zdobywaniu kolejnych

przyczółków w krótkim czasie.


inspirations


Pamiętaj o wartościach:

zadbaj, by podejmowane

decyzje nie były w sprzeczności z wartościami

deklarowanymi przez organizację.


inspirations


Zastanów się, jak utrwalić dobre nawyki

nabyte podczas takiego sposobu działania

w przyszłym zarządzaniu firmą.


inspirations


PRZYPOMNIJMY KLASYKĘ: FORMUŁA TRWAŁEGO SUKCESU

W projekcie Evergreen, przeprowadzonym w latach 1996-2001, zbadano, co w istocie decyduje o sukcesie firm.

Okazało się, że formuła sukcesu jest prosta…

Ludzie wobec zmiany wykazują wiele obaw.

Często są one irracjonalne, a często wynikają z ludzkiej natury.

Poczucie pilności zmiany jest potrzebne,

by szybciej przeprowadzić zmiany.

Najpierw trzeba jednak poznać obawy pracowników.


inspirations


Z jakich powodów pracownicy opierają się zmianom?

1. Obawy finansowe.

2. Obawa przed nieznanym.

3. Utrata władzy i wpływów.

4. Trudności z eliminowaniem starych nawyków.

5. Niewygody, kłopoty.

6. Złe doświadczenia w przeszłości.

7. A może mają rację - kierownictwo pomyliło się i nie dostrzega czegoś, co widzi

pracownik.


inspirations


SZEŚĆ OBAW, JAKIE WYKAZUJĄ PRACOWNICY W OBLICZU ZMIAN

Co robimy niedobrze, mówiąc swoim pracownikom o zmianach?


inspirations


1. Informacja: „co się dzieje”, „o co chodzi”…

Firmy często popełniają błąd mówiąc najpierw, jakie będą „korzyści” czy konsekwencje, a niedostatecznie informując, o co chodzi. Zamiast „sprzedawać” zmianę, lepiej wyjaśnić na czym polega.

1


inspirations


2. Obawa o własne losy: „w jaki sposób mnie to

dotknie”, „jak mnie to dotyczy” ?

Gdy na te pytania nie ma odpowiedzi, pojawia się opór. Dlatego większość prób zmian nie udaje się.

2


inspirations


4. Konsekwencje - „jak to wpłynie na firmę” ?

Tu zazwyczaj zaczyna się informacja o procesie zmian. Ale większość kadry nie chce o tym słyszeć, dopóki nie pozna

odpowiedzi na pytania 1-3. Dopiero po wyjaśnieniu poprzednich pytań może pytać o korzyści

dla firmy. 4

3 3. Zarządzanie - „jak zmiana będzie zarządzana” ? Kto zmianę organizuje, jak, kiedy, jakie są etapy.


inspirations


6. Poszukiwanie kolejnego kroku: „co jeszcze można zrobić, aby było jeszcze więcej korzyści”. 6

5

5. Współpraca: „co ja mogę zrobić, by pomóc zmianie”.

Osoby, które uwierzyły w zmianę zaczynają myśleć, jak mogą osobiście pomóc w jej implementacji.


inspirations


„Zmiana.

Dodaje otuchy, ma moc

uzdrawiającą, ożywia, zaskakuje,

otwiera nowe możliwości,

przynosi świeże doświadczenie…

Z całą pewnością jest warta

ryzyka”.

Leo Buscaglia

cytat:


inspirations


KLASYKA: JOHN KOTTER O ZMIANIE Etapy zarządzania zmianą. Dlaczego zmiany się nie powodzą?


inspirations


KLASYKA: JOHN KOTTER O ZMIANIE Etapy zarządzania zmianą. Dlaczego zmiany się nie powodzą? Jakie są etapy procesu zarządzania zmianą?

1. Tworzenie impulsu do zmiany.

2. Budowa efektywnej wizji.

3. Koalicja wprowadzająca zmiany.

4. Komunikowanie wizji.

5. Nadawanie uprawnień.

6. Kreowanie małych sukcesów.

7. Konsolidowanie osiągnięć.

8. Ugruntowanie zmiany – instytucjonalizacja.


inspirations



Nagła Potrzeba - Impuls do zmiany

1


inspirations


Opór przed nowym i utrzymanie status quo to część ludzkiej natury (przynajmniej dla większości)

By zainicjować zmiany, należy burzyć status quo. Musi istnieć przyczyna, dla której zmiana ma zajść.


• Stwórz impuls by pokonać kryzys • Stwórz impuls by zaatakować status quo • Stwórz impuls by zwiększyć sprzedaż


inspirations



Nagła potrzeba tworzy zmiany. Bez nagłych

potrzeb ludzie nie widzą powodu do zmiany sposobu myślenia

i działania.

Ludzie muszą widzieć i czuć potrzebę zmiany,

by chcieć ją wdrożyć.

Podkreślając sens nagłej potrzeby, motywuje się ich

do dokonania zmiany.



inspirations


Wrogowie Nagłej Potrzeby Zmiany

Wiele czynników wpływa negatywnie na postrzeganie nagłej potrzeby i podważa konieczność wprowadzenia zmian:

Widoczne oznaki sukcesu

np. zbyt wyraźne oznaki prestiżu w firmie potrafią budować samozadowolenie i wysyłają wiadomość „Wszystko jest w porządku”. Ludzie przestają być zmotywowani do zmian.

Niskie standardy co do oczekiwanych wyników

Łatwo osiągalne wyniki wpędzają w samozadowolenie. Zysk netto Twojej firmy wzrósł o 10%…, ale średnia dla branży to 12,5%.


inspirations


KLASYKA: JOHN KOTTER O ZMIANIE Etapy zarządzania zmianą. Dlaczego zmiany się nie powodzą? Wrogowie Nagłej Potrzeby Zmiany

Błędna, nieścisła informacja zwrotna

Bez poprawnej informacji zwrotnej ze strony klientów, dostawców, udziałowców, trudno wychwycić obecne i potencjalne błędy

oraz ich konsekwencje dla firmy.

Odrzucanie dyskusji nad problemami

Wielu menedżerów uznaje, że są wystarczająco zajęci. Obawiają się przyjęcia dodatkowej, trudnej pracy.

Miłe spotkania zarządzających

Mówienie zbyt wiele o wcześniejszych sukcesach może zakończyć się wypracowaniem postawy zwycięzców u menedżerów. Objawia się to

w mentalności i kulturze firmy. Niszczy umiejętność jasnego spojrzenia i poczucie nagłej potrzeby.


inspirations


Trzeba „potrząsnąć” pracownikami, którzy twierdzą, że nic nie da się zrobić

i są przeświadczeni, że cała branża ma takie same problemy. My, liderzy nie powinniśmy tolerować

takiego rozumowania. Trzeba być skrajnym, aż do bólu, realistą.

PIOTR CZARNECKI, RAIFFEISEN BANK


inspirations


Gdy tylko pojawią się pierwsze symptomy zmiany popytu, trzeba je bardzo uważnie analizować

i opracować różne scenariusze: recesyjne, zerowe, lekko wzrostowe. I działać szybko, choć nie

gwałtownie – bo gwałtowne działanie może zrujnować motywację zespołu, zwłaszcza

po latach wzrostu, poczucia sukcesu i niezatapialności.

BORYS STOKALSKI, INFOVIDE-MATRIX


inspirations


Efektywna Wizja

2


inspirations


O potrzebie wizji…

Odgórne nakazy i tysiące procedur mogą być efektywne przy bieżącym prowadzeniu firmy, ale nie przy wprowadzaniu zmian.

W procesie zmiany niezbędna jest dobrze skonstruowana wizja.

WIZJA = jak wygląda stan (przyszłość), do której dążymy (do czego ma doprowadzić

zmiana).


inspirations


Dobra wizja…

Wskazuje kierunek działań w jasny i bezpośredni sposób. Dzięki niej mylne decyzje mogą zostać szybko zidentyfikowane i wyeliminowane, aby uwolnić wartościowe zasoby.

Motywuje ludzi. Zmiana zawiera ból. Ludzie przestają się czuć bezpieczni, muszą przyswoić nowe umiejętności, przygotować się na pracę w zmienionych warunkach. Zmiana generuje niechęć. Dobra wizja znosi niechęć, przynosząc nadzieję i motywację. Mówi: „Cel jest warty poświęcenia”.

Koordynuje działania. Bez jasno określonego wspólnego celu ludzie poruszaliby się w odmiennych kierunkach, skutecznie niwelując szansę na zmianę. Z dobrą wizją pracownicy sami są w stanie ocenić, co robią.


inspirations


Cechy dobrej wizji...

REALISTYCZNA

NIEODPARTA

KLAROWNA

Osadzona w warunkach

i możliwościach firmy.

Przyciąga długoterminowe

zainteresowanie

i satysfakcję.

Określa, co ważne,

a co nie.

KOMUNIKATYWNA

OBRAZ PRZYSZŁOŚCI

ELASTYCZNA

Jasna i zrozumiała; prosta,

ale nie prostacka.

Określa przyszłość firmy.

Umożliwia dopasowanie do

zmieniających się warunków.


inspirations


Koalicja na rzecz zmian...

3


inspirations


Koalicja prowadząca zmiany...

Zmiana jest procesem trudnym i złożonym, dlatego jedna osoba (nawet szef) nie jest w stanie samodzielnie jej przeprowadzić.

Potrzebna jest koalicja odpowiednich ludzi, którzy wzajemnie sobie ufają i dzielą wspólne cele.

Budowa takiej koalicji jest podstawowym zadaniem we wczesnej fazie wprowadzania zmiany.


inspirations


SILNE EGO

Nie pozostawiają miejsca dla innych, nie zdają sobie sprawy z własnych słabości, nie doceniają umiejętności

innych. Często trudno jest im uznać wyższość celów wspólnych nad indywidualnymi.

„WĘŻE”

Tworzą poczucie wzajemnej nieufności, rozbijając tym samym pracę zespołową. Eksperci w skłócaniu ludzi.

Kogo unikać w koalicji ?


inspirations


Komunikowanie wizji...

4


inspirations



Komunikowanie zmiany jest trudnym zadaniem, bo nowe koncepcje z reguły wymagają wielokrotnych powtórzeń, zanim ich złożoność zostanie przyswojona przez odbiorców.

Wskazówki dla komunikowania zmiany:

Dokonuj częstych powtórzeń przy rozmaitych okolicznościach.

Wykorzystuj różne nośniki informacji np. email, memo, plakaty. Im więcej użytych kanałów, tym większa siła przekazu.

Trzymaj się prostej formy wypowiedzi. Wiadomość jest najlepiej zrozumiała (a przez to skuteczna), gdy jest prosta i bezpośrednia.


inspirations


Nie mów tylko suchymi faktami: cele są ważne, ale trzeba je pokazać w interesujący sposób.

Używaj metafor, analogii i przykładów, zwłaszcza przy okazji komunikowania skomplikowanych idei.

Zamiast mówić „nasza strategia zakłada optymalizację podejścia do klientów i uelastycznienie relacji” powiedz: „Musimy być dla naszych klientów mniej jak

słoń, a bardziej jak przyjazny tygrysek”.



inspirations


Nadawanie uprawnień...

5


inspirations


Nadawanie uprawnień – stworzenie możliwości działania w kierunku realizacji wizji...

Pewne bariery mogą powstrzymać lub wydłużać proces wdrażania zmian.

Wiążą się one przede wszystkim z koniecznością burzenia lub

modyfikacji postaw i poglądów wśród pracowników.


inspirations


Nowe cele nadrzędne.

Przykład: Głównym, dotychczasowym celem działu było utrzymanie niskiego poziomu kosztów operacyjnych. Zmiana to przeniesienie nadrzędnego celu z

kontroli kosztów na wprowadzenie lepszej obsługi klienta. Ale stary system jest tak mocno zakorzeniony, że kwestionuje nowe rozwiązanie i

skutecznie je wstrzymuje.

Odpowiedzialność kadry - zwiększenie lub zmiana.

Nowe rozwiązanie może wymagać zatrudnienia nowych pracowników lub wykorzystania nowych umiejętności. Przesunięcia odpowiedzialności

i konieczność dokształcania się może spowolnić lub zatrzymać zmianę.



inspirations



Nowe / stare procedury.

Stare sposoby współdziałania pomiędzy działami lub pojedynczymi osobami w firmie z reguły spowalniają proces wdrażania nowych rozwiązań. Często ludzie są tak bardzo przyzwyczajeni do starych zwyczajów (poczucie bezpieczeństwa, świadomość własnych kwalifikacji i nabytych umiejętności, podział ról, komunikacja), że nie wyobrażają sobie, aby mogli ich dalej nie kultywować.


inspirations


Kreowanie małych, szybkich sukcesów...

6


inspirations


Kreowanie małych sukcesów...

Małe sukcesy (małe zwycięstwa) są potrzebne, bo wspierają proces wdrażania zmian na różne sposoby:

Potwierdzenie słuszności. Małe sukcesy „przekazują” wiadomość, że plan wdrożenia zmiany naprawdę działa. Są widocznymi oznakami postępu.

„Oaza na pustyni”. Umożliwiają zaczerpnięcie oddechu.

Dostrojenie do planu. Ułatwiają weryfikację założeń, test w warunkach rzeczywistych i szansę na dokonanie koniecznych poprawek.


inspirations


Podważenie przeciwników. Małe sukcesy pozwalają uciszyć sceptyków i podważyć stanowiska przeciwników. Im więcej sceptyków i przeciwników, tym większe znaczenie odgrywają małe sukcesy.

Utrzymanie wsparcia kierownictwa. Dostarczając widocznych rezultatów, małe zwycięstwa pozwalają utrzymać przychylność i wsparcie ze strony władnych przedsiębiorstwa.

Siła rozpędu. Obserwując pierwsze, małe sukcesy, stronnicy stają się aktywnymi pomocnikami. Aktywni pomocnicy zamieniają się w głęboko zaangażowanych.

Kreowanie małych sukcesów...


inspirations


Można je poznać po jednej z poniższych cech:

WIDOCZNE

ZDECYDOWANE

ZWIĄZANE Z PROCESEM

Ludzie mogą się naocznie przekonać, że postęp jest rzeczywisty, a nie hipotetyczny. Można go zobaczyć i ocenić.

Nieduże osiągnięcia, ale zdecydowanie pozytywne. Trudno jest je poddać w wątpliwość.

Są faktyczną częścią ogólnego planu zmiany. Stanowią potwierdzenie dla sukcesu w drodze do zamierzonego celu.

Czym są „małe sukcesy”?


inspirations


Konsolidacja osiągnięć...

7


inspirations



Co stoi na drodze

efektywnej zmiany?


inspirations


Wąskie, partykularne interesy

Często uznajemy, że przez zmianę możemy stracić pewne wartości. Stawiamy więc opór, przedkładając nasze

prywatne cele, zamierzenia, interesy ponad dobrem i planami szerszego ogółu.

Niezrozumienie

Powszechnym zjawiskiem jest odrzucanie zmiany bez uprzedniego poznania jej walorów. Zdarza się to

szczególnie często, gdy występuje…

BRAK ZAUFANIA

Możemy usłyszeć najlepsze wizje i plany, ale bez zaufania (do ludzi/ firmy) i wiary, w

dalszym ciągu będziemy skłaniać się ku najgorszemu.



inspirations


Różnorodność ocen.

Pracownicy mogą posiadać różne informacje odnośnie danego projektu lub znać dodatkowe fakty. Różnice w posiadanej wiedzy mogą tworzyć

różnice w osądach odnośnie tego, co dla organizacji jest najlepsze.

Rodzą się animozje i niechęć do zmiany tworzącej problemy natury interpersonalnej.

Obawa przed nieznanym.

Niepewność jest stresująca. Powoduje, że ludzie zaczynają zadawać sobie pytania natury: „Czy będzie dla mnie miejsce w zmienionej organizacji?”,

„Czy będę w stanie nauczyć się nowych, wymaganych umiejętności?”, „Czy uda mi się zaprzyjaźnić ze współpracownikami?”



inspirations


JAK BUDOWAĆ UMIEJĘTNOŚĆ DOSTOSOWANIA SIĘ DO ZMIANY?

Zaznajomienie się ze zmianą.

Dokładnie poznaj rodzaj zmiany. Nie obawiaj się pytać i wyjaśnień odnośnie wszelkich zawiłości związanych z nowymi rozwiązaniami.

Uczestnictwo.

Aktywne uczestniczenie prowadzi do zaangażowania. Szeroko rozpowszechnione zaangażowanie jest bardzo skutecznym elementem powodzenia procesu zmiany. Łatwiej jest przystosować się do wymogów zmiany

we wczesnym jej okresie.

Wsparcie.

Oznacza walkę ze stresem poprzez czynności sprzyjające dostosowaniu się do zmian np.: przyswojenie nowych umiejętności, emocjonalne wsparcie ze strony

współpracownika-przyjaciela lub wyjazd na krótki odpoczynek.


inspirations


JEST JESZCZE JEDEN CZYNNIK:

CZAS Czas jest czynnikiem

kluczowym. Dotyczy bowiem tempa dostosowania ludzi i

organizacji do zmian.

Ponieważ jest to proces bardzo złożony ze względu na

różnorodność ludzkich osobowości i zachowań, o czasie można powiedzieć jedno: będzie

go brakować.


inspirations


Ugruntowywanie zmiany... 8


inspirations


KULTURA ORGANIZACYJNA jest niezwykle istotnym aspektem wdrażania zmiany, ponieważ wywiera olbrzymi wpływ na ludzkie zachowania. Zawiera standardy zachowań w organizacji, określa niewidzialne reguły postępowań, wspólne wartości i postawy.

Jeśli inicjatywa zmiany nie jest zgodna z kulturą organizacyjną, z reguły po pewnym czasie próba zmiany zostaje porzucona.

Stare zwyczaje umierają powoli.

Ugruntowywanie zmiany...


inspirations


Zmiana,

aby przetrwać, musi zostać zakorzeniona w kulturze organizacyjnej.

W jaki sposób?


inspirations


Pokaż rezultaty.

Nowe praktyki przenikają do kultury po tym, jak ludzie

zauważają ich działanie oraz ewidentną supremację nad

wcześniejszymi rozwiązaniami.

Powiąż rezultaty ze zmianą.

Dalsze komunikowanie, że lepsze wyniki są efektem wdrożenia zmian, pomaga wzmocnić odbiór i ugruntować zmianę w kulturze organizacyjnej.

Sposoby ugruntowywania zmiany w kulturze organizacyjnej firmy.


inspirations


Promuj ludzi zgodnie ze zmianą.

Jeśli osoby awansujące w firmie nie są zwolennikami zmiany,

stare wartości i zwyczaje umocnią się. Upewnij się, że promujesz

tylko tych, którzy doceniają i stosują nowe praktyki.

Zainicjuj potrzebną rotację.

Czasem jedynym sposobem na zmianę kultury organizacyjnej

jest zmiana kluczowych osób. Transfer personelu do innych

działów, gdzie nowe praktyki nie zostaną wprowadzone, może

być efektywnym sposobem umocnienia zmiany w kulturze

organizacyjnej.

Sposoby ugruntowywania zmiany w kulturze organizacyjnej firmy.


inspirations


ZMIANA KULTURY PRZYCHODZI NA KOŃCU

Kultura organizacyjna zmienia się dopiero po tym, jak:

• skutecznie zmodyfikujesz ludzkie działania;

•

• nowe zachowania po pewnym czasie przyniosą zauważalną poprawę;

•

• ludzie zauważą związek pomiędzy nowymi działaniami, a lepszymi wynikami.

Zmiana kultury organizacyjnej jest poświadczeniem sukcesu procesu implementacji zmiany.

Postęp nie jest możliwy

bez zmiany - a ci, którzy nie potrafią zmienić

swojego sposobu myślenia - nie mogą niczego zmienić.

George Bernard Shaw

cytat:


inspirations


OSIEM BŁĘDÓW, JAKIE WG JOHNA KOTTERA FIRMY NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIAJĄ

WPROWADZAJĄC ZMIANY

Na co zwrócić szczególną uwagę wprowadzając zmiany?


inspirations


8 BŁĘDÓW wg J. KOTTERA

1. Brak ustanowienia wystarczająco silnego poczucia pilności

2. Brak ustanowienia silnej koalicji wiodącej

3. Brak wizji

4. Lekceważenie komunikacji

5. Lekceważenie przeszkód na drodze nowej wizji

6. Brak systematycznego planowania i krótkoterminowych celów

7. Przedwczesne ogłaszanie zwycięstwa

8. Brak zakotwiczenia zmiany w kulturze korporacyjnej


inspirations


Dla bojaźliwych zmiana jest zagrożeniem, ponieważ oznacza, że sprawy mogą się

pogorszyć.

Pełnym nadziei, zmiana dodaje odwagi, ponieważ sprawy mogą się polepszyć.

Dla pewnych siebie zmiana jest inspirująca, ponieważ istnieje wyzwanie, dzięki któremu

można uczynić rzeczy lepszymi.

King Whitney, Jr

cytat:


inspirations


Materiał powstał w oparciu o opracowanie Magazynu THINKTANK

© Business Education Institute

Zdjęcia i ilustracje: Jupiter Images, www.sxc.hu, www.microsoft.com

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła.

http://www.sxc.hu/

http://www.microsoft.com/