pelatihan sertifikasi kompetensi - gunadarmamyunanto.staff.gunadarma.ac.id/downloads/files/... ·...
TRANSCRIPT
Page 1
Universitas Gunadarma
MODUL 11
PELATIHAN SERTIFIKASI
KOMPETENSI
D3 – Manajemen Pemasaran
S1 - Manajemen
Skema Sertifikasi :
SB-001/1/LSP-UG/II/2017
TENAGA PEMASAR OPERASIONAL
Unit Kompetensi :
M.702090.011.01
Melaksanakan Event (Bagian dari Komunikasi Merek)
2019
Page 2
UNIVERSITAS GUNADARMA
Skema Sertifikasi :
SB-001/1/LSP-UG/II/2017
Tenaga Pemasar Operasional
Unit Kompetensi :
M.702090.011.01 Melaksanakan Event (Bagian dari Komunikasi Merek)
Penyusun :
Aris Budi Setyawan, Dr
Editor :
Sri Kurniasih Agustin, MM
Ika Puji Saputri, MM
Depok, 2019
MODUL 11 PELATIHAN SERTIFIKASI KOMPETENSI
D3 – MANAJEMEN PEMASARAN
S1 - MANAJEMEN
Page 3
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadhirat Allah SWT, atas berkat dan karunia-Nya, Modul 11 yang
terdiri dari UK (Unit Kompetensi) 11, Pelatihan Sertifikasi Kompetensi skema
Pemasaran Operasional dapat kami selesaikan. Modul ini merupakan bagian dari
seri modul pendukung untuk pelatihan sertifikasi kompetensi untuk skema
Pemasaran Operasional yang bertujuan memberikan bekal keterampilan bagi
mahasiswa khususnya di program studi D3 Manajemen Pemasaran dan
S1 Manajemen.
Modul ini terbagi menjadi 3 (tiga) Elemen Kompetensi. Elemen Kompetensi
1 (pertama) berisi tentang bagaimana merencanakan event. Elemen Kompetensi 2
(kedua) berisi tentang bagaimana menangani acara pada event. Elemen Kompeten
3 (ketiga) berisi tentang bagaimana mengevaluasi penyelenggaraan event
Ucapan terimakasih kami sampaikan kepada: Kaprodi D3 Manajemen Pemasaran,
Bapak Dr. Bagus Nurcahyo atas arahannya terkait agar modul ini sejalan dengan
kurikulum yang diberikan di perkuliahan, Bapak/Ibu Prof. Dr. Budi Hermana,
Kepala Lembaga Pengembangan Manajemen dan Akuntansi atas koordinasinya
terkait sarana prasarana dan teknis pelaksanaan kursus sertifikasi kompetensi agar
sesuai dengan kebutuhan yang ada pada modul pelatihan ini, Kepala LSP
Universitas Gunadarma, Bapak Dr. R. Supriyanto dan staff atas arahan dan
koordinasinya agar modul ini sesuai dengan kebutuhan ujian sertifikasi
kompetensi, serta staff/asisten laboratorium yang membantu penyusunan modul
ini. Saran dan kritik dari pembaca, penyusun harapkan untuk perbaikan modul ini
di masa mendatang.
Depok, Juni 2019
Tim Penyusun
Page 4
MELAKSANAKAN EVENT (BAGIAN DARI
KOMUNIKASI MEREK)
11. 1 LATAR BELAKANG
Saat ini Indonesia sedang mengalami pertumbuhan ekonomi yang cukup baik.
Berada di peringkat 16 besar perekonomian dunia adalah salah satu pembuktian
Indonesia kian menguat. Sebagai gambaran, pada tahun 2011 Indonesia
mengalami pertumbuhan sebesar 6.5% (data Bank Indonesia). Bank Indonesia
juga memperkirakan perekonomian Indonesia akan mengalami pertumbuhan
antara 6.3%-6.7%. Seiring dengan tingkat pertumbuhan ekonomi yang relatif
tinggi, tingkat pengangguran terbuka mengalami penurunan menjadi 6.6% pada
2011 dari 7.1% pada tahun 2010. Selain itu, kualitas ketenagakerjaan juga
mengalami perbaikan dengan meningkatnya tenaga kerja di sektor formal dan
membaiknya latar belakang pendidikan tenaga kerja. Dari data per September
2012, tercatat bahwa Indonesia memiliki 55 juta tenaga kerja terampil.
Tantangan ke depan yang berhubungan dengan tenaga kerja adalah adanya
ASEAN Economic Community (AEC) pada tahun 2015 mendatang.Dalam AEC
tersebut, terdapat single market and production base, yang akan terdiri dari lima
elemen, antara lain: aliran bebas barang, bebas aliran jasa, aliran bebas investasi,
arus modal yang lebih bebas, dan arus bebas tenaga kerja terampil. Tentu dengan
adanya AEC, arus perpindahan tenaga kerja antar negara akan lebih marak terjadi.
Selain adanya AEC, adanya struktur dasar dari persetujuan World Trade
Organization (WTO) yang mencakup barang, jasa, kepemilikan intelektual, dan
penyelesaian sengketa, menjadi sebuah concern yang akan berdampak pula pada
kondisi perdagangan di Indonesia. Asia-Pacific Economic Cooperation (APEC),
yang sudah terlebih dahulu ada pun menjadi hal yang perlu diberikan perhatian
khusus. Dengan semakin tingginya tuntutan dunia, hal ini tentu mengkhawatirkan
bila tenaga kerja Indonesia tidak memiliki kompetensi yang mencukupi sesuai
M.702090.0011.01
11
Page 5
dengan kebutuhan perusahaan. Ketidaktersediaan tenaga kerja yang berkompeten
akan membuat perusahaan-perusahaan terpaksa menggunakan tenaga kerja asing.
Hal ini tentu akan merugikan pada sektor ketenagakerjaan Indonesia.
Sebagai dampak globalisasi dan sistem pasar bebas, persaingan usaha tidak hanya
terjadi pada lingkungan lokal atau regional saja. Persaingan telah berkembang ke
tingkat global. Diperkirakan pada tahun 2030, Indonesia akan menjadi negara
ekonomi terbesar ketujuh di dunia. Bila berjalan mulus, akan terdapat peluang
sebesar 1,8 triliun dolar Amerika di bidang agrikultura, perikanan, sumber daya
energi, pendidikan, dan sektor jasa. Secara keseluruhan ekonomi Indonesia akan
membutuhkan 113 juta tenaga terampil yang mampu menunjang pertumbuhan di
sebagian besar industry. Hal ini menjadi tantangan sekaligus peluang bagi
Indonesia yang telah mencapai investment grade menurut beberapa lembaga
pemeringkat internasional beberapa waktu yang lalu. Karena potensi pasarnya
yang besar dan tingkat pertumbuhan perekonomian yang baik, banyak pihak asing
berupaya menggarap pasar Indonesia.
Sebagai gambaran pada investasi asing yang bersifat langsung tercatat sekitar 18,2
milliar dollar AS pada tahun 2011 (Sumber: BPS). Untuk sektor yang
berhubungan dengan jasa, investasi langsung tercatat sebesar lebih dari 2,5 milliar
dollar di sektor perdagangan, lebih dari 2.7 milliar dollar di sektor jasa dan
properti, dan sekitar 500 juta dollar di sektor jasa keuangan.Hal ini menjadi
indikasi dimana pihak asing akan semakin banyak masuk dan berperan terhadap
industri jasa. Tentu hal ini menjadi peluang dan ancaman pada dunia bisnis dalam
negeri. Di satu sisi pihak asing akan memperkuat permodalan bisnis, di sisi lain
tenaga kerja Indonesia akan terancam bila tidak memiliki kualitas yang baik yang
dapat mendukung operasionalisasi perusahaan (salah satunya tenaga pemasar).
Kekurangan tenaga pemasar yang berkualitas akan membuat perusahaan mencari
tenaga kerja pemasar. Hal ini tentu akan mempengaruhi ketersediaan lapangan
kerja bagi masyarakat Indonesia.
Page 6
Selain meminimalisir penggunaan tenaga pemasar asing, peningkatan kualitas
tenaga pemasar akan meningkatkan daya saing perusahaan.Dengan tenaga
pemasar yang terampil, perusahaan dapat bersaing baik dengan perusahaan lokal
maupun perusahaan asing yang beroperasi di Indonesia. Bila berkembang dengan
baik, tingkat ekspor dari bidang jasa dan perdagangan akan mengalami
peningkatan karena telah memiliki kemampuan yang cukup untuk bersaing di
wilayah regional ataupun global.
Sehubungan dengan peningkatan kualitas dalam industri perdagangan, UU No 5
tahun 1999 menyebutkan tentang Larangan Praktek Monopoli dan Persaingan
Usaha Tidak Sehat. Pada dasarnya pelaku usaha dilarang mempraktekan
persaingan usaha tidak sehat. Dalam UU, persaingan usaha tidak sehat
didefinisikan sebagai persaingan antar
pelaku usaha dalam menjalankan kegiatan produksi dan atau pemasaran barang
dan atau jasa yang dilakukan dengan cara tidak jujur atau melawan hukum atau
menghambat persaingan usaha.
Selain mengenai larangan terhadap praktek monopoli dan persaingan usaha tidak
sehat, terdapat pula undang-undang yang menyebetukan mengenai perlindungan
konsumen. Dalam UU No 8 tahun 1999 dinyatakan bahwa pembangunan nasional
pada era globalisasi harus dapat mendukung tumbuhnya dunia usaha sehingga
mampu menghasilkan beraneka barang dan/ jasa yang memiliki kandungan
teknologi yang dapat meningkatkan kesejahteraan masyarakat banyak dan
sekaligus mendapatkan kepastian atas barang dan/jasa yang diperoleh dari
perdagangan tanpa mengakibatkan kerugian konsumen.
Terkait dengan peningkatan kompetensi tenaga kerja, dalam UU No 13 tahun
2003 tentang Ketenagakerjaan, dinyatakan bahwa sesuai dengan peranan dan
kedudukan tenaga kerja, diperlukan pembangunan ketenagakerjaan untuk
meningkatkan kualitas tenaga kerja dan peran sertanya daslam pembangunan.
Pembangunan ketenagakerjaan yang bertujuan memberdayakan dan
Page 7
mendayagunakan tenaga kerja secara optimal dan manusiawi; dan mewujudkan
pemerataan kesempatan kerja dan penyediaan tenaga kerja yang sesuai dengan
kebutuhan pembangunan nasional dan daerah. Di samping itu, juga dinyatakan
bahwa pelatihan kerja diselenggarakan dan diarahkan untuk membekali,
meningkatkan, dan mengembangkan kompetensi kerja guna meningkatkan
kemampuan, produktivitas, dan kesejahteraan.
RSKKNI Tenaga Pemasar disusun untuk dapat menjadi acuan terhadap
kompetensi yang harus dimiliki oleh setiap tenaga pemasar di Indonesia. RSKKNI
tenaga pemasar apabila disepakati, akan menjadi SKKNI yang berlaku secara
nasional, dan diterbitkan SK nya oleh Kementerian Tenaga Kerja dan
Transmigrasi.
Ruang lingkup dari pemasaran yang dimaksud mengacu pada apa yang telah
didefinisikan oleh Asosiasi Pemasaran Amerika (American Marketing
Association), bahwa pemasaran adalah fungsi organisasi dan seperangkat proses
untuk menciptakan, mengkomunikasikan, dan memberikan nilai kepada
pelanggan dan untuk mengelola hubungan pelanggan dengan cara yang
menguntungkan organisasi dan pemegang sahamnya. RSKKNI ini bertujuan
untuk menstandarisasi kompetensi dari tenaga pemasar yang tugas dan fungsinya
terbatas berkaitan dengan melakukan aktivitas pejualan (sales), pengelolaan
layanan (service), dan pengelolaan merek (brand),
Adapun untuk lebih jelas lagi, masing-masing fungsi dan peran dari tenaga
pemasar yang berkaitan dengan melakukan aktivitas penjualan, pengelolaan
layanan, dan pengelolaan merek akan dijabarkan kembali. Tenaga penjual
memiliki peranan penting dalam semua perusahaan. Mereka seringkali dianggap
sebagai ujung tombak dan mendorong penghasilan bagi badan usaha.
Philip Kotler dan Kevin Lane Keller dalam bukunya “Marketing Management”
mengatakan bahwa layanan (service) adalah setiap tindakan atau kinerja yang
Page 8
ditawarkan oleh satu pihak ke pihak lain yang pada dasarnya tidak berwujud dan
tidak mengakibatkan kepemilikan apapun.
MenurutTilde Heding, Charlotte F. Knudtzen dan Mogens Bjerre dalam bukunya
“Brand Management: Research, Theory and Practice” menyatakan bahwa
American Marketing Association (AMA) (1960) mendefinisikan merek sebagai
sebuah nama, terminology, tanda, symbol atau disain atau kombinasinya yang
digunakan untuk mengidentifikasi barang atau jasa dari satu penjual atau
kelompok penjual untuk membedakan dari para pesaingnya.
Definisi lain saat ini untuk merek juga memasukkan proses internal dan
organisasional. Banyak buku tentang manajemen merek saat ini membuat definisi
secara ekstrim karena mereka bertujuan untuk meliput semua aspek perbedaan
dan bagaimana merek dikembangkan dari waktu ke waktu.
11.2 OBYEKTIF
Sesuai dengan latar belakang tersebut, maka Pelatihan Uji Kompetensi untuk Unit
Kompetensi Melaksanakan Event (Bagian Dari Komunikasi Merek) memiliki
obyektif utama agar peserta pelatihan mampu merencanakan event, menangani
acara pada event dan mengevaluasi penyelenggaraan event yang dirinci sebagai
berikut:
1. Merencanakan event
2. Menangani acara pada event
3. Mengevaluasi penyelenggaraan event
11.3 KRITERIA UNJUK KERJA
Untuk mencapai kompetensi di dalam melaksanakan event (bagian dari
komunikasi merek) dibutuhkan keterampilan atau unjuk kerja yang tinggi. Para
peserta Pelatihan diharapkan mampu melakukan keterampilan atau unjuk kerja
yang dibutuhkan oleh masing-masing obyektif yang akan dicapai untuk Unit
Page 9
Kompetensi Melaksanakan Event (Bagian Komunikasi Merek) di Area Kerja
Pemasaran Operasional. Berikut merupakan keterampilan atau kriteria unjuk kerja
yang harus dikuasai dari masing-masing obyektif tersebut:
1. Merencanakan Event
1.1 Menetapkan tujuan event
1.2 Menyusun Term of Reference (TOR)
1.3 Menganggarkan Aspek biaya
1.4 Membuat proposal event
2. Menangani Acara Pada Event
2.1 Menyampaikan pesan utama dari penyelenggaraan event dalam bentuk
rangkaian kegiatan
2.2 Mencapai target audiens yang telah ditetapkan
3. Mengevaluasi Penyelenggaraan Event
3.1 Menganalisa tolok ukur untuk mengevaluasi performa event
3.2 Mengidentifikasi umpan balik terhadap pelaksanaan event
Berikutnya akan dijelaskan materi-materi tersebut di atas, yang kemudian akan
diikuti dengan latihan soal.
Elemen 1: Merencanakan Event
1.1. Menetapkan tujuan event
Bila dikaitkan dengan ilmu pemasaran, event merupakan salah satu bentuk
produk, yang berarti bisa menjadi komoditi yang bisa ditransaksikan. Event,
atau dengan bahasa mudahnya dapat disebut dengan kejadian atau peristiwa
yang baik akan memiliki nilai yang tinggi. Konser musik artis papan atas,
pertandingan olah raga internasional, ceramah dari penceramah terkenal,
adalah beberapa contoh event yang memiliki nilai untuk dipasarkan. Namun
demikian event yang baik juga membutuhkan pengelolaan atau manajemen
Page 10
yang baik pula, sehingga bisa menjadi komoditi yang dapat ditransaksikan
dengan nilai yang tinggi.
Menurut Goldblatt (Event Management, 2013) :“Event Manajemen adalah
kegiatan professional mengumpulkan dan mempertemukan sekelompok
orang untuk tujuan perayaan, pendidikan, pemasaran, dan reuni, serta
bertanggung jawab mengadakan penelitian, membuat desain kegiatan,
melakukan perencanaan dan melaksanakan koordinasi serta pengawasan
untuk merealisasikan kehadiran sebuah kegiatan.” Dengan demikian
manajemen event dapat didefinisikan sebagai pengorganisasian sebuah
kegiatan yang dikelola secara profesional, sistematis efisien, dan efektif.
Kegiatan pengelolaan event ini meliputi konsep (perencanaan) sampai
dengan pelaksanaan hingga pengawasan. Dalam arti sempit, event diartikan
sebagai pameran, pertujukan atau festival dengan syarat ada penyelenggara,
peserta dan pengunjung. Namun dalam arti luas event diartikan sebagai
suatu kurun waktu kegiatan yang dilakukan oleh sebuah organisasi dengan
mendatangkan orang-orang ke suatu tempat agar mereke memperolah
informasi atau pengalaman penting serta tujuan lain yang diharapkan oleh
penyelenggara (Kusuma, 2016).
Elemen-elemen event
1. Why : Berkaitan dengan tujuan yang akan dicapai dalam acara ini,
khususnya dalam memenuhi kebutuhan dan keinginan khalayak
2. Who : Berkaitan dengan setiap personal yang akan terlibat dalam
kegiatan ini, juga berhubungan dengan target sasaran, kelompok usia,
jenis kelamin, pendidikan dan gaya hidup
3. Where :Berkaitan dengan tempat penyelenggaraan acara yang paling
tepat untuk khalayak sasaran, hal ini memiliki pengaruh pada atmosfir
suasana pertunjukkan yang akan digelar untuk mempengaruhi emosi
penonton
4. When : Berkaitan dengan waktu yang paling tepat untuk
penyelengaraan acara dan juga mempertimbangkan adanya fleksibilitas
Page 11
atau kelonggaran yang dihubungkan dengan waktu untuk penelitian
dan persiapan
5. What :Berkaitan dengan bagaimana mengemas event ini agar menarik
bagi khalayak sasaran, terdiri dari nama atau jenis acara, isi program
dan elemen yang dibutuhkan
Secara umum, tujuan diselenggarkannya sebuah event adalah:
1. Tujuan perayaan,
2. Tujuan pendidikan,
3. Tujuan pemasaran,
a. Loyalitas konsumen : event untuk konsumen
b. Membangun kebanggan dan motivasi kerja : event untuk
karyawan, membangun dukungan komunitas / masyarakat luas
4. Tkhusus lainnya, seperti reuni, kampanye, dll.
Berdasarkan jenis ukuran besarnya sebuah acara, event dibedakan menjadi 3,
yaitu:
1. Mega Event, adalah event yang sangat besar, memberikan dampak
ekonomi yang besar pada masyarakat sekitar atau bahkan pada negara
penyelenggara dan diinformasikan serta diliput melalui tayangan berbagai
media. Biasanya event ini terselenggara setelah dilakukan Bidding
(kompetisi antara beberapa organizer untuk menjadi penyelenggara).
Contoh : Piala Dunia
2. Hallmark Event, identik dengan karakter atau etos dari suatu wilayah, kota
atau daerah di suatu tempat. Bersifat regional di suatu daerah tertentu.
Contoh : Rio Karnaval, yang dikenal sebagai ekspresi dari Amerika Latin,
yang memberikan energi pada kota Rio de Jeneiro.
3. Major Event, merupakan event yang secara ukuran mampu menarik media
untuk meliput, menarik sejumlah pengunjung yang besar dalam kurun
waktu periode tertentu untuk menghadiri event tersebut dan memberikan
Page 12
dampak peningkatan ekonomi secara signifikan. Contoh : PRJ (Pekan
Raya Jakarta)
Jenis event berdasarkan kategori special event :
1. Leisure Event Leisure Event telah berkembang sejak bangsa Roma
menyelenggarakan kegiatan gladiator. Bentuk leisure event yang ada saat
itu adalah berupa pertandingan yang diselenggarakan di Coloseum, Roma,
Italia. Pada saat ini, leisure event yang berkembang banyak berdasarkan
pada kegiatan keolahragaan. Kegiatan yang sama memiliki unsur
pertandingan didalamnya dan mendatangkan banyak pengunjung pada
event tersebut.Jenis leisure event antara lain olimpiade, world cup, formula
one dan tour deFrance.
2. Personal Event Personal event adalah segala bentuk kegiatan yang di
dalamnya terlibat anggota keluarga atau teman. Banyak aspek kehidupan
masa kini telah merubah bentuk asli kegiatan personal event, misalnya
pesta ulang tahun, resepsi sunatan, reuni keluarga, arisan dan pesta
pernikahan.
3. Cultural Event Salah satu contoh event budaya yang menjadi ciri khas
Kabupaten Demak dalam bentuk festival atau karnaval adalah
diadakannya acara “Grebeg Besar” setiap tanggal 10 Dzulhijah yang
dimeriahkan dengan beberapa prosesi adat, antara lain ziarah ke makam
Sultan-Sultan Demak dan Sunan Kalijaga,Pasar Malam Rakyat di
Tembiring Jogo Indah,Prosesi Selamatan Tumpeng Sanga (9 tumpeng
yang menggambarkan Wali Songo), Sholat Idhul Adha dan juga
Penjamasan Pusaka Peninggalan Sunan Kalijaga (Kutang Ontokusuma dan
Keris Kyai Cubruk).
Hal yang perlu ditelaah sebelum mengadakan Event/kegiatan antara lain
adalah:
a. Tempat (venue): fasilitas penunjang yang dimiliki tempat atau gedung
dapat mempermudah atau sebaliknya, mendatangkan tantangan baru
Page 13
terhadap waktu, pekerjaan, dan biaya pelaksanaan acara (Sulyus
Natoradjo, 55: 2011) meliputi berapa besar ruang atau tempat yang
diperlukan untuk menampung peserta atau pengunjung, indoor atau
outdoor
b. Waktu pelaksanaan: EO harus mampu mengelola waktu (time
management) pertanyaan pertama yang diajukan EO kepada klien
adalah “kapan (hari-H/tanggal/waktu) klien ingin acara itu
dilaksanakan ?” jawaban atas pertanyaan itu akan menunjukkan berapa
banyak waktu yang tersedia bagi EO dalam melakukan persiapan (
Sulyus Natoradjo, 54: 2011) merencanakan waktu merupakan faktor
penting supaya acara ini tidak bersamaan dengan acara serupa di
tempat lain
c. Fasilitas pendukung: meliputi toilet, telepon umum, kantin, lapangan
parkir, penerangan dan informasi, pos kesehatan dan lain sebagainya
d. Faktor kebersihan dan keamanan: pengunjung akan merasakan
kenyamanan apabila kedua faktor ini terjaga dengan baik
e. Analisis Anggaran: sebagai event organizer harus memperhitungkan
kemungkinan yang akan terjadi pada event. Karena bisnis bidang event
banyak mengandung resiko diantaranya perhitungan mengenai
perkiraan pemasukan uang dari hasil event atau pengeluaran kegiatan
yang tidak terduga.
Tahapan-Tahapan dalam Penyelenggaraan Event: (Joe Golbatt, 36-55: 2002)
1) Riset Riset dilakukan untuk menentukan kebutuhan, keinginan dan
harapan dari target pasar. Melalui riset yang dilakukan secara
mendalam, penyelenggaraan dapat melihat trend yang sedang
berkembang, mengembangkan sistem penyediaan layanan baru dan
memecahkan masalah kecil sebelum menjadi besar. Yang dilakukan
umumnya hanya dengan menganalisis data sekunder dan laporan
penyelenggaraan event sebelum-sebelumnya ataupun dari pengalaman.
Page 14
Panitia bisa melakukan riset dengan menyebar kuisioner atau
melakukan focus group discussion.(Johan Saputro , 91:2014)
2) Desain (rancangan) Tahap ini adalah tahap perumusan tema dan
konsep event. Proses ini membutuhkan waktu cukup lama karena
terjadi seleksi ide dan konsep event.
3) Planning Tahap ini panitia mulai merumuskan strategi-strategi yang
kemudian siap untuk diimplementasikan. Pada fase ini pula panitia
melengkapi sumber daya yang diperlukan untuk penyelenggaraan
event
4) Coordinating Tahap ini penekanan diletakkan pada arus proses,
koordinasi peserta dan pemecahan masalah jangka pendek. Panitia
mulai mengimplementasikan strategi-strategi yang telah disusun,
melakukan kegiatan audiensi, komunikasi kepada public, gladi bersih,
dan kegiatan-kegiatan pra-event lainnya. Tahap ini bisa dimulai kurang
lebih satu setengah bulan menjelang deadline penyelenggaraan event
5) Evaluations Evaluasi terhadap penyelenggaraan event ini dapat
dilakukan dengan metode review secara menyeluruh atau per-sesi.
Tolak ukur menilai keberhasilan penyelenggaraan event dengan
menggunakan indikator kuantitatif, seperti jumlah peserta atau
undangan yang hadir dan transaksi, sedangkan hasil dari evalusi
kualitatif dan diumumkan saat penutupan acara.
1.2. Menyusun Term of Reference (TOR) / Kerangka Acuan Kerja (KAK)
Secara umum, TOR dapat diartikan sebagai dokumen yang menjelaskan
berbagai hal penting tentang suatu pekerjaan atau kegiatan yang akan
dilakukan, seperti halnya latar belakang kegiatan dilakukan, tujuan,
manfaat, luaran, ruang lingkup, kebutuhan perlengkapan, jadwal, biaya, dan
seterusnya.
Dengan kata lain, TOR disusun untuk menjawab beberapa pertanyaan
penting ini.
Page 15
1. Uraian mengenai apa (what) pengertian kegiatan yang akan dilaksanakan
serta keluaran/ output yang akan dicapai.
2. Mengapa (Why) kegiatan tersebut dilaksanakan dalam hubungan dengan
tugas dan fungsi dan sasaran program yg hendak dicapai oleh satuan kerja.
3. Siapa (Who) satker/panitia/tim/personel (beserta kualifikasi yang
dibutuhkan) yang bertanggungjawab melaksanakan dalam pencapaian
keluaran/output. Termasuk juga siapa (Who) sasaran yang akan menerima
manfaat dari kegiatan tersebut.
4. Kapan (When) kegiatan dimulai dan berapa lama (how long) waktu yang
dibutuhkan untuk menyelesaikannya.
5. Dimana/lokasi (Where) kegiatan dilaksanakan.
6. Bagaimana (how) kegiatan dilaksanakan dan
7. Berapa perkiraan biaya (how much) secara global.
Dengan demikian, secara sederhana sistematika TOR/KAK dapat dibuat
sebagai berikut (tidak mengikat dan fleksibel, sesuai kegiatannya) :
1) Halaman Judul
2) Daftar Isi
3) Latar belakang dan rasionalitas kegiatan
4) Tujuan dan Manfaat kegiatan
5) Ruang Lingkup Kegiatan
6) Luaran yang diinginkan
7) Sasaran
8) Jadwal Kegaiatan
9) Sumber daya yang dibutuhkan
10) Anggaran kegiatan
11) Penutup
Manfaat dari adanya TOR, antara lain adalah :
a. Sebagai pedoman dalam melaksanakan sebuah kegiatan
b. Sebagai alat pengendalian atas kegiatan yang akan dilakukan
Page 16
c. Sebagai acuan dalam pengalokasian anggaran
d. Sebagai dasar penilaian kinerja pelaksana kegiatan
1.3 Menganggarkan Aspek biaya
Dalam sebuah kegiatan event tentunya terdapat keterlibatan beberapa pihak
yang terdiri dari 5 P (Suseno, 2006), yakni :
1) Penyandang Dana, merupakan pihak yang mengeluarkan dana untuk
pelaksanaan suatu program.
2) Pelaksana, Di sinilah posisi dan peran EO yang sesungguhnya. Pelaksana
harus bekerja keras untuk mewujudkan impian dan kepuasan semua pihak
(menjadi pusat dari seluruh pihak yang ada) sehingga pelaksana memiliki
posisi yang sangat vital dan strategis.
3) Penampil, Merupakan salah satu kunci daya tarik suatu program. Semua
jenis program sangat tergantung pada para penampilnya. Pengisi acara
kunci bisa berupa Guest Star, MC, dan sebagainya yang sudah banyak
dikenal.
4) Penonton, baik membayar atau gratis, pesta kecil di rumah sampai tingkat
lomba F1, faktor penonton adalah salah satu tolak ukur kesuksesan event.
5) Pengamat, yang dapat berasal dari kalangan pers di mana pengamat
memiliki pengaruh sebagai humas atau PR secara tidak langsung
Pedoman Pengelolaan keuangan event Apapun jenis event yang akan diadakan
dan seberapapun besarnya, sangat diperlukan sebuah perencanaan dalam
mengelola keuangan event. Faktor penting yang harus diperhatikan di bidang
anggaran adalah :
Penyusunan anggaran harus realistis dan dalam proses menuju pada
pelaksanaan memiliki kecenderungan terjadinya kenaikan biaya
anggaran dan memungkinkan terjadinya biaya tidak terduga.
Dalam penyusunan anggaran dibutuhkan sebuah kontrol ketat yaitu :
Menahan laju kenaikan biaya anggaran dan biaya tidak terduga,
Page 17
sekaligus mengontrol anggaran yang memiliki peluang untuk
diturunkan atau efisiensi sehingga tercipta balance anggaran yang
terkontrol.
Sehingga dalam penyusunan anggaran dibutuhkan Plan A diikuti Plan
B, Plan C dan Plan D untuk mengantisipasi melonjaknya biaya yang
telah tersusun.
Pembagian Pembiayaan Event Berdasarkan urutan waktu pengeluaran biaya
dalam sebuah event terbagi atas :
1) Cost Before Event Biaya yang dikeluarkan sebelum event dimulai
misal : Uang Muka biaya sewa ruang, Biaya Promosi, Biaya
Pemasaran, dsb
2) Cost During Event Biaya yang dikeluarkan pada saat berlangsung
pameran. Seperti, konsumsi, transportasi, akomodasi, honor pengisi
acara, dsb.
3) Cost After Event Biaya yang dikeluarkan sesudah event berlangsung
umumnya untuk pelunasan, namun juga biaya-biaya yang harus
dikeluarkan, seperti : biaya pemberitaan media, penambahan fasilitas
dsb.
Seni Mengontrol Anggaran
1) Mengatur “termin” pembayaran, harus disesuaikan dengan kondisi
keuangan yang ada. tidak boleh melakukan melakukan pembayaran
tanpa perhitungan.
2) Down Payment atau uang muka adalah faktor penting dan bagian
strategi mengatur keuangan. Sedangkan pelunasan harus mengacu pada
jadwal pemasukan uang dari sponsor, penghitungan tiket dan sumber-
sumber lainnya.
Beberapa hal yang dapat diatur dengan variasi “termin” pembayaran, antara
lain :
Page 18
1) Pembayaran pada tahap awal (pertama)
a. Perizinan
b. Uang Muka sewa tempat
c. Uang Muka penampil
d. Uang Muka perlengkapan panggung, dekorasi, tenda, dan
sebagainya
e. Uang Muka Soundsystem
f. Biaya Komunikasi & Transportasi
2) Pembayaran lunas sebelum pelaksanaan acara :
a. Honor penampil
b. Konsumsi
c. Honor Keamanan
d. Biaya Publikasi pers
e. Biaya pajak Tontonan
3) Pembayaran lunas setelah selesai acara maksimal 3 hari :
a. Honor petugas operasional
b. Honor LO (Liasion Officer) VO (Volunteerr Officer)
c. Biaya dokumentasi
4) Pembayaran lunas :
a. Akomodasi Hotel
b. Biaya Sewa Kendaraan
1.4 Membuat proposal event
Tujuan Utama Pembuatan Proposal Adapun tujuan utama dari pembuatan
proposal event adalah untuk menjelaskan konsep dan ide dasar dari event yang
akan dibuat secara mendetail sebagai upaya untuk meyakinkan calon klien
bahwa konsep itu ditawarkan dengan banyak kelebihan sehingga calon klien
diharapkan memilih konsep anda.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun proposal bagi
perusahaan adalah:
Page 19
a) Fokus pada pengunjung
EO harus mengetahui siapa yang akan menjadi pengunjung event, hal ini
dapat diketahui dengan melihat demografi, kebiasaan dengan gaya hidup
target pengunjung event yang sesuai dengan pangsa pasar produk
perusahaannya akan menjadi perhatian khusus dalam mempertimbangkan
keikutksertaan perusahaan sebagai sponsor. EO harus dapat meyakinkan
bahwa event yang diselenggarakan merupakan komunikasi paling baik
antara event dan produk perusahaan.
b) Nilai event
Nilai event merupakan hal penting yang harus ditampilkan oleh EO, nilai
event sangat berpengaruh pada keinginan perusahaan pemberi sponsor.
Misalnya bagaimana media menampilkan perusahaan sebagai pemberi
sponsor. Apakah akan dilakukan liputan secara lokal ataupun internasional,
apakah akan dihubungkan dengan media promosi lainnya? Termasuk juga
bagaimana logo perusahaan ditampilkan, apakah nama sponsor akan
terlihat di tempat umum?
c) Keuntungan bagi pemberi sponsor dan agen dibawahnya.
Banyak perusahaan memiliki jalur distribusi barang yang panjang misalnya
adanya keagenan perusahaan. Bagi perusahaan pemberi sponsor, apakah
event akan dapat memberikan keuntungan juga kepada agen lainnya? Hal
seperti ini perlu dijelaskan dalam proposal, sehingga manfaat yang didapat
perusahaan akan didapat juga oleh agennya.
d) Kerjasama dengan sponsor lainnya
Kerjasama antara event dengan sponsor merupakan hal yang sering terjadi.
Harus dipertimbangkan, apakah event yang akan diselenggarakan
merupakan event yang unik? Apabila ya, bagaimana hasilnya, apakah
sukses atau gagal event tersebut? Banyak event sukses dengan kerjasama
tetapi tidak sedikit juga yang mengalami kegagalan. Hal ini terjadi karena
kesalahan EO dalam mengidentifikasi event. Atau sebaliknya, perusahaan
tidak melihat kesamaan tujuan dalam event.
e) Sumber dana dari perusahaan yang menjadi sponsor
Page 20
Jenis sponsor tentunya berbeda-beda, banyak perusahaan menjadi sponsor
tunggal bagi event, menjadi sponsor utama, sponsor pendukung atau
sebagai donatur saja. Tentunya pengelompokan ini didasarkan pada
seberapa penting event memberikan nilainya pada perusahaan. Total
keseluruhan biaya yang harus ditanggung tidak sesuluruhnya harus
ditangging perusahaan dan besarnya dana yang dikeluarkan sponsor tidak
selalu dalam bentuk uang namun bisa berbentuk produk, pegawai yang
kompeten atau kegiatan administrasi.
f) Karakteristik event
Event yang diselenggarakan harus memiliki karakteristik yang jelas. Berapa
besar pencapaian penyelenggara event? Apakah dengan menjadi sponsor,
citra produk perusahaan sponsor dapat menjadi meningkat. Tentunya hal ini
merupakan pengaruh dari citra event itu sendiri.
g) Reputasi EO
Reputasi yang dimiliki EO merupakan hal yang sangat penting untuk
mendapatkan sponsor. Banyak hal yang perlu diperhatikan dalam menilai
reputasi EO, diantaranya dengan menjawab beberapa pertanyaan berikut:
a. Apakah EO memiliki ahli yang dapat mengelola tercapainya tujuan
pemberi sponsor.
b. Apakah event organizer memiliki reputasi yang baik untuk bekerjasama
dengan pemberi sponsor.
c. Apakah EO pernah mendapat penghargaan selama menyelenggrakan
event?
d. Apakah EO pernah melanggar peraturan yang berlaku dan mendapat
sangsi?
e. Seberapa pasti EO dapat memberikan keuntungan kepada pemberi
sponsor?
f. Apakah event dilengkapi dengan asuransi?
g. Bagaimana respon dari staf EO untuk merealisasikan permintaan
pemberi sponsor?
h. Bagaimana kondisi keuangan EO?
Page 21
h) Kesempatan lainnya.
Meskipun perusahaan pemberi sponsor tidak selalu menginginkan terjadi
penjualan pada saat event berlangsung namun jika dimungkinkan, hal tersebut
dapat menjadi salah satu keuntungan bagi perusahaan pemberi sponsor. Banyak
kegiatan lain yang berhubungan dengan sponsorship dapat dilakukan
bersamaan dengan event seperti:
1) Penjualan produk perusahaan secara langsung.
2) Memperkenalkan produk baru perusahaan dalam bentuk eksibisi yang
dilakukan bersama dengan event.
3) Talk show tentang produk perushaan dengan pembawa acara orang
terkenal.
4) Kegiatan sosial perusahaan dalam event
5) Jenis kegiatan pendukung yang diselenggarakan bersama dengan event
dapat menjadi bagian dari penyelenggara event yang tentunya akan
membawa citra tersendiri bagi event.
Penyusunan Proposal Menyusun sebuah proposal adalah hasil kajian metodologi.
menulis proposal yang benar dan baik, dipadukan dengan hasil seni imajinasi.
Agar dapat menyediakan informasi yang memadai sesuai kebutuhan calon
sponsor, sebuah proposal harus mengandung hal-hal berikut :
1) Gambaran umum memberi gambaran mengenai organisasi Anda dan
manfaat yang dapat Anda tawarkan kepada sponsor.
2) Rincian Event / Properti Lembar informasi yang berisi daftar tanggal, jam,
lokasi, proyeksi jumlah dan profil pengunjung, harga tiket, jumlah
keanggotaan dan sebagainya – semuanya berkaitan dengan data keras /
jumlah (kuantitatif). Informasi yang disediakan di sini bervariasi,
tergantung pada jenis acara yang diselenggarakan
3) Rencana Pemasaran Rencana pemasaran yang telah Anda susun
dicantumkan di bagian ini. Rencana tersebut menjelaskan bagaimana Anda
akan memasarkan event Anda, nilai dari semua komponen pemasaran,
media yang akan Anda gunakan, dan rencana publikasi.
Page 22
4) Riset Pasar Untuk mendapatkan sponsor, Anda harus memiliki informasi
menyeluruh mengenai pasar sasaran Anda, paling tidak profilnya - siapa
mereka, tingkat pendidikan mereka, di mana mereka tinggal, dan
sebagainya. Tentu ini diperoleh dari riset.
5) Pendorong Agar sponsor yakin atas manfaat yang Anda tawarkan,
tampilkan bukti manfaat yang telah diperoleh oleh sponsor pada acara yang
telah Anda selenggarakan sebelumnya.
6) Paket Manfaat Tampilkan beberapa manfaat yang ada dalam daftar
inventaris manfaat kepada calon sponsor Anda. Gunakan tanda bullet untuk
masing-masing manfaat. Untuk mempermudah pemahaman calon sponsor,
Anda juga dapat mengelompokkan manfaat tersebut ke dalam kategori
yang telah ditetapkan dalam daftar inventaris manfaat
7) Investasi Dalam bagian ini Anda harus merinci semua bentuk investasi
yang dapat dikontribusikan oleh sponsor. Investasi tersebut dapat
berbentuk:
a. uang tunai
b. jasa atau barang
c. dukungan promosi yang secara langsung menguntungkan organisasi
Anda
Dalam bagian ini masukkan batas tanggal pelunasan pembayaran berikut
insentif yang Anda tawarkan
Elemen 2: Menangani Acara Pada Event
2.1 Menyampaikan pesan utama dari penyelenggaraan event dalam bentuk
rangkaian kegiatan
Untuk mencapai tujuan yang direncanakan dan dikehendaki dari sebuah event
atau kegiatan, maka perlu diperhatikan, direncanakan dan dipersiapkan
kegiatan tersebut dengan rangkaian kegiatan yang relevan dengan tujuan
diadakannya kegiatan tersebut, serta keterkaitan satu aktivitas dengan aktivitas
lainnya. Oleh karena itu yang perlu diperhatikan adalah :
Page 23
a) Seluruh rangkaian kegiatan harus mengarah pada hasil, sesuai dengan
tujuan dilaksanakannya kegiatan. Misalkan tujuan kegiatan adalah
memperkenalkan produk baru melalui sebuah kegiatan pameran, maka
mulai dari sosialisasi, desain lokasi, hingga seluruh kru atau petugas harus
menampilkan dan terikat pada produk baru yang akan diperkenalkan.
b) Seluruh rangkaian kegiatan, harus saling mendukung dan ada keterkaitan
antara satu kegiatan dengan kegiatan lainnya hingga akhir. Sebagai contoh
dalam kegiatan pameran memperkenalkan produk baru, adanya kegiatan
panggung music untuk menarik perhatian konsumen, jangan sampai justru
lebih kegiatan utama dan menjadi perhatian utama konsumen, sehingga
melupakan stand produk yang ada. Bila initerjadi, maka panggung music
tersebut harus dimanfaatkan sepenuhnya untuk juga memperkenalkan
produk, melalui lagu, MC, pemusiknya, hingga atribut-atribut lain di
panggung music tersebut. Dengan demikian pesan utama dari kegiatan
tersebut tetap akan tercapai.
2.2 Mencapai target audiens yang telah ditetapkan
Publikasi dan promosi dalam penyelenggaraan event adalah kegiatan yang
paling penting. Dengan adanya promosi yang direncanakan dengan baik,
tujuan untuk menarik minat calon peserta dan mendatangkan
pengunjung/pembeli yang sesuai dapat dipenuhi. Langkah-langkah dalam
perencanaan promosi
1) Mengidentifikasikan pendengar sasaran
2) Menentukan tujuan komunikasi / promosi
3) Merancang pesan
4) Memilih saluran komunikasi
5) Menentukan anggaran promosi total
6) Memutuskan bauran promosi (iklan, promosi penjualan, PR dan organisasi
penjualan).
7) Pengukuran hasil-hasil promosi
8) Mengelola dan mengkoordinasi proses komunikasi pemasaran
Page 24
Metode Promosi (Promotion Mix):
1) Iklan
2) Promosi Penjualan
3) Penjualan pribadi / Kewiraniagaan
4) Hubungan Masyarakat / Publisitas
5) Pemasaran langsung
Iklan
Untuk melakukan kegiatan ini dapat dilakukan melalui below the line atau
above the line.
Above the line : Media cetak, Media elektronik (Radio dan TV).
Below The Line : Billboard, Spanduk, Giant Banner, Katalog, Brosur/
selebaran
Sales Promotion Untuk menunjang sebuah event, pengunjung dapat diberikan
hal-hal sbb :
1) Diskon khusus
2) Entertaiment/Hiburan
3) Pameran, dengan membuka stand Public Relations
Penjualan Pribadi, dilakukan melalui bertemua langsung, bertatap muka
dengan konsumen/klien baik dilokasi klien, di lokasi umum, atau di lokasi
lainnya.
Kegiatan Public Relations (PR) biasanya digunakan oleh Event Organizer
yang ingin menyelenggarakan event berskala besar. Bentuk-bentuk
kegiatannya adalah sbb :
1) Press Release & Konferensi Pers Mengundang Wartawan untuk
menghadiri acara yang diselenggarakan, fungsinya adalah untuk
Page 25
memberikan informasi kepada para wartawan yang diharapkan dapat
disebarluaskan kepada masyarakat.
2) Donasi Mengadakan event yang sebagian hasilnya akan disumbangkan atau
sebagai dana sosial.
Bentuk Promosi Efektif :
1) Membuat brosur untuk mencari peserta yang berisikan tema, waktu, tempat,
denah stand, keuntungan-keuntungan (point selling) yang akan diperoleh
jika calon pengunjung hadir dalam event
2) Membuat iklan di media cetak & elektronik
3) Untuk event skala besar biasanya diadakan konferensi pers.
4) Membuat undangan khusus kepada target pengunjung potensial
5) Membuat direct mail
6) Iklan melalui internet/ website
7) Poster
8) Spanduk-spandk promosi
9) Stiker Promosi
10) Souvenir Promosi
11) Balon udara
12) Billbard
13) Baliho
14) Umbul-umbul Promosi / Hanging Banner
15) Katalog Pameran
16) Promosi Media Lokal.
Pemasaran Langsung, dilakukan melalui kontak langsung dengan klien
namun menggunakan media tertentu, umumnya media elektronik seperti email,
sms, telephon, media sosial, dll.
Strategi Media Promosi - Media promosi di atas dapat dibuat sebelum atau
bersamaan kita membuat proposal untuk ditunjukkan kepada orang-orang yang
berkompeten - Hal-hal penting dalam merencanakan desain grafis antara lain :
Page 26
1) Memuat gambar ilustrsi yang sesuai dengan tema event
2) Menampilkan wajah artis atau nama-nama penampil secara mencolok dan
kontras dengan warna dasar
3) Menampilkan informasi tempat, waktu pelaksanaan dan harga tiket tanda
masuk
4) Menampilkan logo-logo calon sponsor Dalam membuat desain, kita perlu
mendalami segmen pasar event. Misal, jika event yang diadakan adalah
untuk golongan usia 30 tahun maka, komposisi warna-warna yang
digunakan dalam desain berupa warna-warna soft, pastel
Dari beberapa bentuk publikasi untuk memasarkan sebuah event, berikut
adalah contoh bentuk publikasi event yang dapat ditawarkan kepada pihak
sponsor:
1) Poster coming soon
2) Poster acara
3) Spanduk
4) Ticket
5) Wall of fame
Elemen 3: Mengevaluasi Penyelenggaraan Event
3.1 Menganalisa tolok ukur untuk mengevaluasi performa event
Secara umum umpan balik dari masyarakat atau konsumen dapat menjadi ukuran
keberhasilan suatu kegiatan yang dilaksanakan. Umpan balik yang positif tentu
akan menggambarkan atau mencerminkan bahwa kegiatan yang telah dilakukan
mampu mencapai tujuan dilaksanakanya kegiatan tersebut.
Namun demikian, menurut salah saru penyelenggaran ‘Market Comunication’ di
Indonesia, yakni Adpro, beberapa indikator yang dapat digunakan untuk
mengukur keberhasilan sebuah event atau kegiatan adalah :
1. Cost per Head
Hal ini didasarkan pada berapa jangkauan audiens yang bisa dicapai dengan
event. Semakin banyak jangkauannya, artinya event tersebut semakin efektif
dan semakin baik. Jangkauan disini tidak harus selalu berarti produt sampling
Page 27
atau product ecperience tetapi sekadar informasi mengenai event dan tahu
bahwa event diselanggarakan oleh perusahaan penyelenggara event pun sudah
cukup. Ini biasa digunakan oleh perusahaan concumer goods.
2. Sales Target
Ini adalah metode yang paling banyak digunakan oleh perusahaan tradisional,
event selalu dikaitkan dengan target penjualan produk. Yang utama disini
adalah pencapaian volume sesuai target awal.
3. Brand Switch
Hampir sama dengan sales target tetapi yang diutamakan adalah seberapa
besar audiens melakukan brand switch dari produk sebelumnya yang
merupakan kompetitor terhadap brand penyelenggara event.
4. Media Value
Event yang efektif didasarkan berapa banyak tulisan atau editorial yang
didapatkan dari teman-teman media. Semakin banyak tulisan positif yang
didapat tentunya semakin efektif event tersebut. Biasanya formula yang
digunakan adalah dengan menggunakan Advertising Value Equivalent (AVE).
3.2. Mengidentifikasi umpan balik terhadap pelaksanaan event
Seperti telah disebutkan sebelumnya, bahwa umpan balik dari masyarakat, atau
peserta/pengunjung sebuah event sangat berguna bagi pelaksanan dan
perusahaan, karena dapat menggambarkan kinerja kegiatan tersebut. Salah satu
cara efektif dan efisien di dalam mendapatkan umpan balik dari masyarakat, atau
peserta/pengunjung dengan melakukan salah satu atau bersama beberapa cara
berikut ini:
a. Melakukan observasi terhadap perilaku masyarakat, atau peserta/pengunjung
event, selama dan setelah kegiatan berlangsung
b. Melakukan wawancara dengan masyarakat, atau peserta/pengunjung event.
Perlu disusun daftar pertanyaan sebagai panduan melakukan wawancara, agar
tidak ada pertanyaan pentinng yang terlewat selama melakukan wawancara.
Beberapa pertanyaan penting yang tidak boleh terlewat antara laian :
Bagaimana kesan Bapak/Ibu/Saudara dari event/kegiatan ini ?
Page 28
Apakah Bapak/Ibu/Saudara merasa nyaman/senang selama mengikuti
event/kegiatan ini ?
Adakah manfaat yang dirasakan Bapak/Ibu/Saudara dengan mengikuti
event/kegiatan ini?
Apakah event ini sudah sesuai dengan harapan Bapak/Ibu/Saudara ?
Apa saran dan masukan dari Bapak/Ibu/Saudara ?
Dll.
c. Membagikan instrumen /kuesioner yang berisi pertanyaan pertanyaan terkait
kualitas event atau kegiatan yang telah dilakukan.
Sebagai catatan, umpan balik dari sebuah event/kegiatan, harus dilakukan pada :
a. Pengunjung
b. Peserta/tenant/sponsor
c. Panitia
Beberapa hal penting yang perlu diperoleh umpan baliknya dan harus ada dalam
materi observasi, wawancara, maupun lembar kuesioner adalah:
1) Profil responden (pengunjung, peserta/tenant/sponsor, panitia)
2) Masalah waktu kegiatan (hari, tanggal, dan durasi kegiatan)
3) Masalah tempat kegiatan
4) Masalah keamanan
5) Masalah kebersihan
6) Masalah kelancaran kegiatan
7) Masalah biaya
8) Masalah pelayanan
9) Saran dan masukan
10) Hal relevan lainnya
Tentu saja, pertanyaan untuk pengunjung dan peserta/tenant/sponsor akan
berbeda satu sama lain, sesuai dengan tujuan dari dilakukannya pengumpulan
Page 29
umpan balik tersebut. Penjelasan megenai pennyusunan daftar pertanyaan dan
kuesioner, dapat dilihat dan dipelajari pada mata kulian metodologi
penelitian.
11.4 LATIHAN DAN SOAL UJIAN
SOAL LATIHAN DENGAN JAWABAN SINGKAT
No. KUK
Soal/Pertanyaan
1.1
1. Apa saja yang biasanya menjadi tujuan diadakannya sebuah event?
2. Berdasarkan jenis ukuran besarnya sebuah acara, apa saja bentuk event yang akan dilaksanakan?
1.2 3. Pertanyaan-pertanyaan apa saja yang harus terjawab dalam sebuah
penyususnan TOR/KAK? 4. Bagaiamana sistematika TOR/KAK dari sebuah event?
1.3
5. Sebutkan pembagian biaya berdasarkan urutan pembayarannya?
6. Sebutkan jenis-jenis atau alternative termin pembayaran atau biaya dalam sebuah event?
1.4
7. Apa saja yang perludiperhatikkan dalam menyusun proposal penyelenggaraan suatu event?
8. Poin apa saya yang harus ada dalam sebuah proposal penyelenggaraan suatu event ?
2.1
9. Apa saja yang perlu diperhatikan agar pesan utama dapat tersampaikan dalam sebuah event?
2.2 10. Metode promosi apa saja yang dapat dilakukan untuk memasarkan suatu
event?
3.1 11. Apa saja tolok ukur yang dapat saudara gunakan untuk menilai kinerja suatu
event?
12. Pada poin mana tolak ukur kinerja yang paling sulit dilakukan?
3.2
13. Siapa saja yang dapat menjadi sumber umpan balik dari pelaksanaan sebuah Event ?
14. Apa yang dapat sudara gunakan sebagai cara untuk mendapatkan umpan balik dari pelaksanaan event?
15. Jika misalkan diketahui ternyata event dilakukan terlalu lambat disosialisasikan bagaimana umpan balik yang saudara berikan?
Page 30
PRAKTEK UNJUK KERJA
No.
No.
KUK Daftar tugas/ instruksi
1. 1.2
Lakukan perencanaan dengan membuat sebuah TOR sebuah
event yang memuat:
• Alasan dilaksanakannya Event
• Tujuan dan manfaat event
• Daftar kegiatan yang akan dilakukan
• Kebutuhan peralatan pendukung untuk setiap kegiatan
• Susunan personel yang akan bertanggung jawab untuk
setiap
kegiatan tersebut (susunan panitia)
• Anggaran kebutuhan dana untuk setiap kegiatan
(menyusun anggaran biaya)
• Jadwal setiap kegiatan
• Kelengkapan untuk perijinan penyelenggaraan event
ALAT dan BAHAN YANG DIBUTUHKAN
Untuk menunjang Praktek dalam Pelatihan maka peserta diwajibkan membawa
peralatan seperti Smartphone yang dapat terhubung dengan internet dan Laptop,
kertas dan alat tulis pendukung serta buku catatan masing-masing.
Page 31
DAFTAR PUSTAKA
Any Noor. 2013. Management Event. Penerbit Alfabeta, Bandung
Sulyus Natoradjo. 2011 EVENT ORGANIZING; Dasar-dasar Event Management,
Penerbit PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta
Glen. A.J. Bowdin, dkk. 2006 Second Edition. Events Management
Sumber lain yang relevan