PENATAAN BERKAS(TATA CARA PENGARSIPAN

INFORMASI PUBLIK)

Burhanudin DR

Nama : BURHANUDIN DRTempat, tgl lahir : Bantul, 7 Mei 1964, malam Jum’at KliwonAgama : IslamPendidikan : Sarjana sastra (sejarah) UGM

Jabatan : Arsiparis Madya, IV/b Instansi : BPAD Provinsi DIY

Jl. Tentara Rakyat Mataram No. 1 Telp. 566170Rumah : Jetis RT 02 Sumberagung,

Jetis, BantulIstri : Titis Nur WidiningsihAnak : Nisrina Ainun Nisa

Abida Ainun Nuha Salsabila Ainun Nida

Hobby : Membaca dan olahraga.Motto : Hidup ini main-main (tapi tidak untuk main-main)Riwayat Pekerjaan : Biro Umum (1990)

KAD/ BPAD (1994- Sekarang) D3 Kearsipan FIB/ Sekolah Vokasi UGM

(1995- sekarang))

2

Dasar

Layanan Informarmasi Kearsipan

Undang-undang No :

14 Tahun 2008 ttg KIP

Undang-undang No :

11 Tahun 2008 ttg ITE

Undang-undang No :

43 tahun 2009 ttg Kearsipan

Layanan

Kewajiban Menyediakan Sanksi Layanan

Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna yang berhakUU No : 43/ 2009 Ps 42 (1)

Menyediakan arsip dinamis kepada yang tidak berhak diancam pidana paling lama 3 tahun penjara atau denda paling banyak 125 juta rupiah.(UU No 43/ 2009 Ps 82)Tidak menyediakan informasi publik sehingga menimbulkan kerugian diancam hukuman palingg lama 1 tahun dan/ atau denda paling banyak 5 juta rupiah.(UU No 14/ 2008 Ps 52)

Arsip yang Dilayankan

Semua arsip pada prinsipnya bersifat terbuka kecuali yang dinyatakan tertutup

Jenis : Tekstual, audiovisual, kartografi dan gambar teknik, elektronik, dan softcopy

Sifat : Terbuka, kecuali dengan ijin bagi arsip yang tidak terbuka

Arsip Tidak Terbuka

1. Suku, Agama, Ras, Adat2. Privasi (individu maupun lembaga)3. Pertanahan4. Merugikan kepentingan Daerah/Nasional5. Keamanan Negara6. Tidak ada jalan masuknya7. Arsip rusak8. Masih dalam pengolahan9. Yang dapat mengganggu proses hukum10. Yang dapat menimbulkan kerugian bagi usaha dan

persaingan tidak sehat11. Dinyatakan tertutup oleh penciptanya12. Menurut perundangn-undangan dinyatakan tertutup

PENETAPAN KETERBUKAAN

Terhadap arsip yang dinyatakan tertutup sebelum 25 tahun dengan pertimbangtan :

a. Tidak menghambat proses penegakan hukum;b. Tidak mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan

intelektual dan perlindungan dari persaingan usaha tidak sehat;c. Tidak membahayakan pertahanan dan keamanan negara;d. Tidak mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam

kategtori dilindungi kerahasiaannya;e. Tidak merugikan ketahanan ekonomi nasional;f. Tidak merugikan kepentinganb politik dan hubungan luar negeri;g. Tidak mngungkapkan isi akta otentik yang bersifat pribadi dan

kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum;

h. Tidak mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dani. Tidak mengungkapkan memorandum atau surat-surat yang

menurut sifatnya perlu dirahasiakan.

Pengertian Tekstual • Medianya kertas• Berbentuk naskah

Kartografi, Gb Teknik Kearsitekturan

• Peta, topografi, chart, dan sebagainya• Desain bangunan, desain mesin, koreografi

Audio Visual• Audio (kasetr, DVD, CD, dsb)• Visual (foto, dan sebagainya)• Audio-Visual (Film, VCD, dsb)

Machine Readable • Optical Disk• Mikro Film

Produk Teknologi Informasi• E-Arsip• SMS• Facebook• dsb

(1) Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai (2) bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang (3) dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan (4) dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (Ps 1 angka 2)

SECARA FUNGSIONAL

ARSIP DINAMISAKTIF INAKTIF DINILAI

STATIS

TIDAK BERNILAI GUNA

Masih tumbuh;Digunakan untuk berkas kerja;Penggunaan terkait dengan tugas dan fungsi pencipta

BERNILAI GUNA

Mengalami penyusutan;Frekuensi penggunaan mnurun;Penggunaan terkait dengan tugas dan fungsi pencipta

MUSNAH

Arsip yang tidak tumbuh dan mengalami perubahan lagi;Arsip yang tidak boleh dimusnahkan selamanya;Memiliki nilai sejarah (nilai informasional);Memiliki nilai kebuktian;Pengunaan di luar penciptanya.

Jadwal Retensi Arsip(JRA)

Tujuan Tata Kearsipan

TERTIB ARSIP

SISTEM

SDM HANDAL

SARANA

DAUR HIDUP ARSIP(Life Cycle of Records)

USE and MAINTENANCE

DISPOSAL

CREATING

* Disain & Manajemen Formulir * Manajemen Korespondensi & Tata

Naskah* Manajemen Laporan

* Manajemen Produk Statuter (Hukum)

* Pengurusan Surat* Sistem Pemberkasan dan Temu Balik

* Manajemen Arsip aktif* Manajemen Arsip Inaktif

* Program arsip Vital* Disaster prevention & recovery plan

* Program Perawatan

*Survai/Inventarisasi arsip* Penilaian arsip* Jadwal retensi

* Pemindahan arsip inaktif* Pemusnahan

* Penyerahan arsip Statis

Hakekat Tata Kearsipan

PENCIPTAAN

PENYUSUTAN

EFISIENSI DAN

EFEKTIFITAS

PENGGUNAAN

DAN PEMELIHARAA

N

Arti Penting Arsip

Hidup butuh arsip

Urat nadi instansi

Data otentik

Bukti Kinerja

Tujuan Penataan BerkasPenyimpanan secara logis dan sistematis

Penemuan kembali secara cepat, tepat, dan lengkap

Penyusutan arsip yang berdaya guna dan berhasil guna

PERALATAN

PADA DASARNYA PERALATAN YANG DIGUNAKAN DALAM PENATAAN BERKAS HARUS MEMENUHI KAIDAH KEAMANAN , KEUTUHAN ARSIP SERTA MENUNJANG KEMUDAHAN DALAM PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI Macamnya anatara lain : 1. Guide

- guide huruf- guide khusus- Out guide

2. Folder- Folder khusus- Folder individual- Folder miscelleoneus

3. Tickler File4. Kartu File5. Formulir peminjaman6. Lemari penyimpanan sesuai dengan format arsipnya.

C. PERALATAN

SEKAT Petunjuk dan pemisah

urusan satu dg yang lain Memperlihatkan hub

antara masalah, sub masalah dan sub-sub masalah

Untuk membedakan tingkat urusan

Untuk memudahkan dalam menelusuri berkas-berkas

Untuk membedakan berkas satu dengan yg lain

Kode pokok masalah

Kode sub masalah

Kode sub-sub masalah

100140

141

FOLDER Untuk menyimpan

arsip sehingga arsip dapat dihimpun dalam satu wadah, berdasarkan kesamaan urusan, masalah atau kesamaan jenis.

Pada folder terdapat tab untuk mencan-tumkan judul dan atau kode klasifikasi

Kode klasifikasi atau judul berkas

FILING KABINET

Merupakan tempat untuk menyimpan arsip dinamis aktif, penggunaannya menurut susunan vertikal laci-laci filing kabinet dari atas ke bawah

ALMARI ARSIP

KODE KLASIFIKASI

Kode klasifikasi merupakan alat dalam penyusunan dan urutan berkas sehingga memudahkan dalam penemuan kembali serta memudahkan dalam menandai kesatuan identitas dan lokasi fisik setiap berkas.Contoh000 Umum 040 Perpustakaan, dokumen, arsip, sandi045 Kearsipan

PENGGUNAAN

Kode klasifikasi bukan sekedar menjadi identitas surat tetapi juga menjadi alat untuk melakukan pemberkasan ataupun penataan berkas, serta temu balik;

Penggunaan kode klasifikasi mesti harus mempertimbangkan isi surat kaitannya dengan fungsi organisasi penciptanya;

INDEKS

Adalah tanda pengenal berkas, ciri khusus, kata tangkap atau caption yang diperlukan untuk penataan berkas dan temu balik.

Merupakan kunci untuk membuka atau temu balik berkas.

Syarat mengindeks : - singkat - jelas dan mudah untuk diingat - merupakan kata benda atau kata

yang memberikan arti kebendaan

TUNJUK SILANG1. Disebut juga cross refference2. Memiliki fungsi :

- menghubungkan 2 berkas atau lebih yang saling terkait;- memberikan petunjuk untuk satu berkas yang dapat disimpan di beberapa tempat;- memberikan petunjuk untuk berkas yang indeksnya mengalami perubahan ejaan.

APA misal TJIPTO(identitas)

LIHAT KE

KE MANA mis : T

Langkah 1

Membentuk Berkas- Dokumen surat menyurat- Personal file- Peraturan perundaang- undangan- Dokumen keuangan- Dokumen lain yang terkait dengan tanggal- Dokumen lain-lain

Bentuk Berkas- Berdasarkan kesamaankegiatan- Berdasarkan kesamaan masalah/ perihal- Jenis- Prosedur administrasi- Menyesuaikan dengan bentuk dan penggunaan

Berkas Surat Menyurat

Dibentuk berdasarkan Kesamaan Kegiatan- Untuk arsip yang tercipta dari kegiatan yang terkait dengan tugas dan fungsi instansi yang bersangkutan)

Dibentuk Berdasarkan Kesamaan masalah/ perihal1. untuk arsip yang tercipta dari instansi lain; 2. arsip yang secara rutin tumbuh di instansi yang bersangkutan (ijin sakit, usul kenaikan pangkat, usul kenaikan gaji berkala, dsb).

PemberkasanBerdasarkan Kegiatan

Pegawai,, PENERIMAAN422

Persyaratan

NotulenIjin Dispensasi

Pedoman

Panitia

Laporan, dsb.

Pengumuman

Dispensasi

Undangan

Berdasar Kesamaan Perihal

UNDANGAN005

Und MalamRenungan

Und Senam MassalUnd Upacara

Und SyawalanUnd Rapat

Und Lain-lain

Penataan Berkas

Tiap berkas ditentukan indeks berkasnya, baik berdasarkan nama kegiatan atau nama permasalahan;

Tentukan kode klasifikasi dari indeks tersebut;

Buat guide/ penyekat sesuai kode klasifikasinya dari pokok masalah, sub masalah, dan sub-sub masalah.

Ditata di dalam filing cabinet.

027

000003

HUT RI

010

000

011REHAB GEDUNG

POKOK MASALAH

SUB MASALAH

SUB-SUB MASALAH

INDEKS

Personal File

1. Di lingkungan instansi pemerintah biasanya berupa berkas pegawai. Arsip ini disusun secara urut sesuai perkembangan karier pegawai yang bersangkutan.

2. Selain berkas pegawai, arsip kepegawaian juga terdiri dari dokumen surat-menyurat kepegawaian. Arsip ini diberkaskan sebagai dokumen hasil surat menyurat.

BERKAS PEGAWAIDIKLAT BENDAHARASK KENAIKAN PANGKATSK PNS III/aSERTIFIKAT PRAJABSK CPNS

BURHAN

PENATAAN BERKAS SISTEM ABJAD

Penataan Berdiri

* Kecuali di BKD/ BKN ditata berdasarkan NIP** Selain sistem abjad dapat juga ditata brdasarkan Daftar urut

Kepangkatan

Aan

Bad

iyan

toA

an K

unae

fi

BA

Abb

as, M

, Drs

Abu

naw

as, R

MA

chm

adi,

IrA

gusm

an, I

gn

Aw

ik S

unar

ni

Bag

us S

ugiy

arto

Bur

hanu

din,

Drs

Buw

an g

, SH

C

Cha

irul S

aleh

Cic

a K

usw

oyo

Cip

topa

wiro

Cun

Cun

PENATAAN LAINPenataan dalam Filing Cabinet

A

B

C

Aan

AbbasBagus S

Burhan

Chairul

Pemberkasan Berdasar Jenis

Kecuali di Biro Hukum ditata sesuai ketentuan yang berlaku / SJDI

MENDIKNAS, Per

71/2009

53/200923/2009

2/20091/2009

Pemberkasan Berdasar Jenis

Kecuali di Biro Hukum ditata sesuai ketentuan yang berlaku

PRESIDEN, Per

71/2009

53/200923/2009

2/20091/2009

Pemberkasan Berdasar Jenis

Kecuali di Biro Hukum ditata sesuai ketentuan yang berlaku

UNDANG-UNDANG

71/2009

53/200923/2009

2/20091/2009

027

PERUNDANG

PERPRES PERPRES 1

PERMEN

UNDANG2

PERMEN 1

PERMEN 2

IUU DIKNAS

BERKAS KEUANGANLaporan PerjalananSurat Perintah TugasSPPDBend 35Bend 24Bend 26

Perjalanan Dinas

PENATAAN BERKAS KEUANGAN

Penataan Folder

Perjalanan Dinas

Sidang

Rehab Gedung

SPJ

CRONOLOGICAL FILING SYSTEMSURUT TANGGALCONTOH4 OKTOBER 1995 - 041095

1995

JANUARI

FEBRUARI

MARET

APRIL

MEI

JUNII

JULI

AGUSTUS

SEPTEMBER

OKTOBER

NOVEMBER

DESEMBER

UNTUK ARSIP• LAPORAN• PERIJINAN• ARSIP YANG TERKAIT DENGAN WAKTU

Arsip Bentuk Khusus> Adalah arsip

yang memiliki bentuk, media, dan karakter khusus;

Merupakan sumber informasi yang memiliki keterkaitan dengan arsip lain;

Perlu dikelola secara khusus;

Perlu dibuat deskripsi sesuai dengan isi dan bentuknya.

Berupa foto, kaset, peta, gambar, film, komponen TI, dan sebagainya;

Misalnya foto, harus dideskripsi per lembar dengan menguraikan informasi dalam foto tersebut sedetail-detailnya, termasuk kegiatannya, nama tokoh-tokohnya, situasinya, tanggalnya dsb. Kemudian ditata sesuai dengan kegiatnnya.

Untuk arsip film selain dideskripsikan kondisi fisiknya juga dibuat sinopsisnya;

Penyimpanan di ruang khusus dengan suhu antara 10-16 derajat Celsius.

SEMOGA BERMANFAAT

terima kasihmatur nuwunthank yousyukron

Santen toya kelapaCekap semanten atur kula

wonten lepat nyuwun pangaksama

Gus Bur