PENGENDALIAN PROYEK

Pengendalian proyek dilakukan agar proyek tetap berjalan dalam batas

waktu, biaya dan performansi sesuai dengan rencana

1

Perbedaan Fokus antaraPerencanaan dan Pengendalian

PERENCANAAN PENGENDALIAN

1. Penetapan arah dan tujuan 1. Pengendalian pek. Kearah tujuan

2. Pengalokasian Sumberdaya 2. Penggunaan sumberdaya secara efektif

3. Pengantisipasian masalah 3. Perbaikan/koreksi masalah

4. Memotivasi u/ mencapai tujuan 4. Memberi imbalan atas pencapaian tujuan

2

LANGKAH-LANGKAH PENGENDALIAN

3

Secara umum ada tiga langkah pokok dalam proses pengendalian yaitu :1.Menentukan standar performansi sesuatu yang akan dikendaliakan. Standar ini bisa berupa spesifikasi teknis, biaya yang dianggarkan, jadwal dan kebutuhan sumber daya.2.Membandingkan antara performansi aktual dan performansi standar hasil pekerjaan dan pengeluaran yang sudah terjadi dibandingkan dengan jadwal, biaya dan spesifikasi performansi yang direncanakan.3.Melakukan tindakan koreksi, bila performansi aktual secara signifikan menyimpang dari yang direncanakan tindakan koreksi perlu dilakukan.

4

Tetapi untuk lebih jelas bertolak dari defenisi pengendalian diatas maka langkah-langkah pengendalian dapat diuraikan sebagai berikut:1.Menentukan sasaran2.Menentukan standar dan kriteria sebagai patokan dalam rangka mencapai sasaran.3.Merancang /menyusun sistem informasi pemantauan dan laporan hasil pelaksanaan pekerjaan.4.Mengumpulkan data info hasil implementasi5.Mengkaji dan menganalisis hasil pekerjaan terhadap standar, kriteria, dan sasaran yang ditentukan.6.Mengadakan tindakan pembetulan

5

SASARAN PROYEKMembuat produk/instalasi

dgn ;

-anggaran-jadwal

-mutu tertentu

LINGKUP KERJA

-per hirarki-paket kerja-kode biaya

STANDAR & KRITERIA

-anggaran / paket-jadwal/paket-standar mutu-kinerja

-produktivitas

MEMANTAU PRESTASI

PEKERJAAN-mengukur hasil pekerjaan

-mencatat pemakaiansumber daya

-memeriksa kualitas-mencatat kinerja

MENGKAJI DANMENYIMPULKAN

-interpretasi masukan-biaya dan jadwal

penyelesaian-kualitas

-laporan kesimpulan

TINDAKAN PEMBETULAN-relokasi sumber daya-jadwal alternatif

-prosedur dan metode-rework(pengerjaan kembali)

PERENCANAAN

PENGENDALIAN

6

MONITORING INFORMASI

Kegiatan mengumpulkan data dan melaporkan informasi untuk proses pengendalian dimulai ketika standar performansi ditetapkan. Data data yang dikumpulkan bisa berasal dari faktur pembelian material, kartu absensi, hasil pengujian, dan lain-lain.

Kemudian hasil dari pengumpulan data diolah untuk dilaporkan kepada semua tingkat manajemen dalam frekuensi kedetailan yang cukup.

7

Sistem Informasi Manajemen

Satu hal yang perlu ditekankan dalam proses pengendalian proyek adalah perlunya suatu sistem informasi dan pengumpulan data yang mampu memberikan keterangan yang tepat, cepat, dan akurat.

Secara umum SIMP diharapkan mampu :a.Menyediakan informasi yang perlu untuk

melakuakan perencanaan pengendalian dan ringakasan – ringkasan dokumen.

b.Memindahkan data dari sistem informasi komputer yang lain ke dalam data base proyek.

c.Mengintegrasikan pekerjaan, biaya, tenaga kerja dan informasi jadwal untuk menghasilkan perencanaan, pengendalian dan laporan ringkas untuk manajer proyek, orang-orang fungsional dan pihak manajemen yang lebih tinggi.

8

Maka suatu SIMP sebaiknya mempunyai kemampuan untuk membantu pelaksanaan proyek secara keseluruhan yang meliputi :1. Pembuatan jadwal dan jaringan kerja.2. Melakukan alokasi sumber daya3. Pembuatan anggaran yang meliputi pengangaran variabel, biaya tetap dan overhead.4. Melakukan pengendalian biaya serta analisis performansi5. Menyajikan laporan grafik yang cukup mudah untuk dibaca

9

SIMP yang Efektif itu harus memenuhi beberapa syarat diantaranya1.Informasi harus bermutu2.Tepat Waktu3.Penyajiannya Singkat

10

PENGENDALIAN BIAYA INTERNAL DAN EKSTERNAL

Ada dua macam pengendalian dalam proyek ditinjau dari tempat asalnya ; pengendalian pengendalian internal dan eksternalinternal dan eksternal. Pengendalian internal mengacu pada tindakan pengendalian yang didasarkan kepada standar yang berasal dari sistem kontraktornya. Sedangkan pengendalian eksternal didasarkan kepada prosedur tambahan yang ditetapkan oleh pihak klien atau user .

11

PENGENDALIAN BIAYA TRADISIONAL

Dalam pengendalian biaya tradisional, pengukuran perrformansi pekerjaan didasarkan kepada perbandingan biaya yang dianggarkan dengan biaya aktual. Pembanding ini lebih populer dengan istilah analisis variansi. Analisis ini bertujuan melihat seberapa besar biaya aktual melebihi biaya yang dianggarkan atau sebaliknya. Ilustrasi mengenai variansi ini bisa diberikan dalam contoh dibawah ini :

Contoh

Laporan BulananURAIAN NILAI

(Rp.000)KETERANGAN

Biaya yang dianggarkan 720

Biaya Aktual 800

Perbedaan (Variansi) (80)

Akumulasi anggaran s/d bln ini 30.000

Akumulasi biaya aktual s/d bln ini 31.000

Perbedaan (Variansi) (1.000)

12

13

Dari laporan diatas bisa diketahui bahwa baik untuk bulan ini maupun total biaya sampai bulan ini telah terjadi pembengkakan biaya. Dari informasi ini mungkin kita berpikir telah terjadi pemborosan atau kegagalan mempergunakan uang. Tetapi ada informasi yang belum diketahui yakni seberapa jauh paket pekerjaan yang sudah diselesaikan. Misalkan biaya yang dianggarkan kumulatif yang tercantum diatas adalah biaya untuk menyelesaikan 75 % paket pekerjaan yang bersangkutan. Jika ternyata selesai 80 % maka pembengkakan biaya Rp 1.000.000 itu tidak bisa dianggap sebagai pemborosan. Atau seandainya biaya kumulatif aktual lebih kecil dari 30 juta rupiah, ini juga tidak bisa dianggap sebagai penghematan. Hal ini menunjukkan bahwa informasi biaya saja tidak cukup, perlu pendekatan baru yang memadukan informasi mengenai kemajuan pekerjaan (Work Progress)

14

KONSEP NILAI HASILKonsep nilai hasil adalah konsep menghitung besarnya biayayang sesuai dengan pekerjaan yang telah diselesaikan ataudilaksanakan (budgeted cost of works performed). Bila ditinjau dari jumlah pekerjaan yang telah diselesaikan, maka konsep ini mengukur besarnya unit pekerjaan yang telah diselesaikan pada waktu tertentu dengan disesuaikan jumlah anggaran yang disediakan untuk pekerjaan tersebut. Dengan perhitungan ini akan diketahui hubungan yang telah tercapai secara fisik terhadap jumlah anggaran yang telah dikeluarkan.

Nilai hasil dapat dirumuskan sebagai berikut :

Nilai hasil = (% penyelesaian) × (anggaran)

15

Konsep dasar nilai hasil dapat digunakan untuk menganalisiskinerja dan memuat prakiraan pencapaian sasaran. Untuk itu digunakan 3 indikator, yaitu, ACWP (actual cost of work performed), BCWP (budgeted cost of work performed), dan BCWS (budgeted cost of work scheduled).

ACWP adalah jumlah biaya aktual dari pekerjaan yang telahdilaksanakan. Biaya ini diperoleh dari data-data akutansi atau keuangan proyek pada tanggal pelaporan (misalnya akhir bulan), yaitu catatan segala pengeluaran biaya aktual dari paket kerja atau kode akuntansi termasuk perhitungan overhead dan lain-lain. Jadi, ACWP merupakanjumlah aktual dari pegeluaran atau dana yang digunakan untuk melaksanakan pekerjaan pada kurun waktu tertentu.

16

BCWP menunjukan nilai hasil dari sudut pandang nilaipekerjaan yang telah diselesaikan terhadap anggaran yang disediakan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. Bila angka ACWP dibandingkan dengan BCWP, akan terlihat perbandingan antara biaya yang telah dikeluarkan untuk pekerjaan yang telah terlaksana terhadap biaya yang seharusnya dikeluarkan untuk maksud tersebut.

BCWS merupakan anggaran untuk suatu paket pekerjaan,tetapi disusun dan dikaitkan dengan jadwal pelaksanaan. Jadi di sini terjadi perpaduan antara biaya, jadwal, dan lingkup kerja, di mana pada setiap elemen pekerjaan telah diberi alokasi biaya dan jadwal yang dapat menjadi tolak ukur dalam pelaksanaan pekerjaaan.

17

Dengan menggunakan 3 indikator di atas, dapat dihitungberbagai faktor yang menunjukkan kemajuan dan kinerja pelaksanaan proyek seperti: varians biaya (CV) dan varian jadwal (SV); memantau perubahan varians terhadap angka standar; indeks produktivitas dan kinerja; prakiraan biaya penyelesaian proyek.

18

Varians Biaya dan Jadwal

Jika indikator BCWS, ACWP, dan BCWP telah diketahui,maka varians biaya (CV) dan varians jadwal (SV) dapat ditentukan. Rumus varians biaya dan varians jadwal adalah sebagai berikut :Varians biaya, (CV) = BCWP – ACWPVarians jadwal, (SV) = BCWP – BCWS

19

Angka negatif varian biaya terpadu yang menunjukkan bahwa biaya lebih tinggi dari anggaran, disebut cost overrun. Angka nol menunjukkan pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana. Sementara angka positif berarti pekerjaan terlaksana dengan biaya kurang dari anggaran. Demikian juga halnya dengan jadwal, angka negatif berarti terlambat, angka nol berarti tepat, dan angka positif berarti lebih cepat dari rencana.

20

Varians jadwal

SV = BCWP – BCWS

Varians biaya

CV = BCWP – ACWP

Keterangan

Positif Positif Pekerjaan terlaksana lebih cepat daripada

jadwal dengan biaya lebih kecil daripada

anggaran.

Nol Positif Pekerjaan terlaksana tepat sesuai jadwal

dengan biaya lebih rendah daripada

anggaran.

Positif Nol Pekerjaan terlaksana sesuai anggaran dan

selesai lebih cepat daripada jadwal.

Nol Nol Pekerjaan terlaksana sesuai jadwal dan

anggaran.

Negatif Negatif Pekerjaan selesai terlambat dan

mengeluarkan biaya lebih tinggi daripada

anggaran.

Nol Negatif Pekerjaan terlaksana sesuai jadwal dengan

mengeluarkan biaya lebih besar daripada

anggaran.

Negatif Nol Pekerjaan selesai terlambat dan

mengeluarkan biaya sesuai anggaran.

Positif Negatif Pekerjaan selesai lebih cepat dari pada

rencana dan mengeluarkan biaya lebih besar

daripada anggaran.

21

0 5 10 15 20 25 30 35

25

75

50

100

Saa

t P

elap

oran

VARIANS JADWAL

VARIANS BIAYA

BATAS ANGGARAN

BIAYA (Rp)

AC

WA

P

BC

WS

BCWP

WAKTU (HARI)

22

Indeks Produktivitas dan Kinerja

Pengelola proyek sering kali ingin mengetahui efisiensi penggunaan sumber daya. Ini dinyatakan sebagai indeks produktivitas atau indeks kinerja. Adapun rumus-rumusnya sebagai berikut :

(CPI) = BCWP / ACWP. Indeks ini merupakan perbandingan antara biaya yang dianggarkan dengan biaya aktual

(SPI) = BCWP / BCWS. Indeks ini merupakan perbandingan biaya dari pekerjaan yang telah dilaksanakan dengan biaya dari pekerjaan yang dijadwalkan

Bila angka indeks kinerja ditinjau lebih lanjut, akan terlihat hal-hal sebagai berikut:

23

Angka indeks kinerja kurang dari 1 berarti pengeluaran lebih besar dari anggaran atau waktu pelaksanaan lebih lama dari jadwal yang telah direncanakan. Bila anggaran dan jadwal sudah dibuat secara realistis, maka berarti ada sesuatu yang tidak benar dalam pelaksanaan pekerjaan.Sejalan dengan pemikiran demikian diatas, bila angka indeks kinerja lebih dari 1, maka kinerja penyelenggaraan proyek lebih baik dari perencanaan, dalam arti pengeluaran lebih kecil dari anggaran atau jadwal lebih cepat dari rencana.Makin besar perbedaan dari angka 1 maka makin besar penyimpangannya dari perencanaan dasar atau anggaran. Bahkan bila didapat angka yang terlalu tinggi, yang berarti prestasi pelaksanaan pekerjaan baik, perlu diadakan pengkajian apakah mungkin perencanaannya atau anggarannya justru yang tidak realistis.

24

CPI

SPI

Jadwal terlambat dan di bawah anggaran:•Tidak mencapai produktivitas yang diperkirakan•Awal kegiatan tertunda•Produktivitas lebih kecil dari yang direncanakan•Kondisi kerja kurang baik

Jadwal lebih cepat dan di bawah anggaran:•Produktivitas lebih baik dari yang diperkirakan•Waktu pelaksanaan cepat dari jadwal•Secara kuantitas lebih sedikit dari perkiraan•Kondisi kerja sangat baik

Jadwal terlambat dan di atas anggaran:•Banyak penyebab yang memungkinkan, termasuk yang tidak akurat•Kemungkinan keterlambatan musim•Lebih rendah dari rencana produktivitas•Kesusahan atau kesulitan kerja yang tidak teroganisir

Jadwal lebih cepat dan di atas anggaran:•Rencana kerja yang optimis•Kelebihan staf kerja•Aktivitas yang dilakukan lebih awal dari rencana•Keahlian dan upah kerja lebih tinggi daripada yang sebenarnya

1

CONTOH SOAL

25

Sebuah proyek pada bulan pertama telah menghabiskan biaya sebagai berikut.Biaya untuk pembelian material sebesar Rp. 594.644.000Upah pekerja sebesar Rp.71.945.802Biaya overhead sebesar Rp. 90.970.100

Jadwal dan laporan kemajuan proyek adalah sebagaimana berikut:

Tentukan performa proyek pada bulan pertama

26

No Uraian Pekerjaan Anggaran / Unit (Rp)

Anggaran / Paket (Rp)

Bobot (%)

Bobot / Paket (%)

Waktu (Minggu)

I UMUM 0.48

1 Mobilisasi 18,800,000.00 18,800,000.00 0.48 6

II PEKERJAAN TANAH 1.85

1 Timbunan Biasa 71,590,616.50 71,590,616.50 1.85 2

III STRUKTUR 97.67

1 Beton K 350 71,612,325.35 1.85 2

2 Beton K 250 206,920,481.20 5.34 7

3 Beton K 125 3,430,697.11 0.09 2

4 Baja tulangan U 24 Polos 490,451,798.93 12.65 10

5 Bj. Struktur ttk. Leleh 2500 kg/cm2 penyediaan dan pemasangan 46,613,541.66 1.20

1

6 Bj. Struktur ttk. Leleh 3500 kg/cm2 penyediaan 1,130,277,400.00 29.15

5

7 Pemasangan jembatan rangka baja 42,311,563.21 1.09 2

8 Pengangkutan material jembatan 53,306,192.24 1.37 5

9 Pond. Cerucuk 30,000,000.00 0.77 2

10 Penyediaan tiang pancang baja 1,391,907,207.60 35.90 8

11 Pemancangan tiang pancang baja 228,283,398.00 5.89 5

12 Pasangan batu 76,572,278.48 1.97 2

13 Perletakan elastomerik 15,000,000.00 3,786,686,883.78 0.39 2

JUMLAH 3,877,077,500.28 3,877,077,500.28 100.00 100.00

28

Perhitungan tabel di atas disebut dengan BCWS.

Contoh Pembahasan dan Perhitungan

Proyeksi Biaya Bulan IACWP = Biaya Langsung + Biaya OverheadBiaya langsung adalah biaya material, alat dan upah kerja. Biaya overhead adalah biaya administrasi kantor, gaji direksi serta biaya lain-lain.Total ACWP = Rp.666.587.702 + Rp. 90.970.100 = Rp. 757.557.802

BAC (Budgeted At Completion) = Anggaran keseluruhan yaitu Rp. 3,877,077,500.28

29

No Uraian Pekerjaan Sat Volume Anggaran(Rp) Bobot (%)

Kemajuan Fisik

Volume Bobot (%)

I UMUM

1 Mobilisasi ls 1.00 18,800,000.00 0.48 0.70 0.34

II PEKERJAAN TANAH

1 Timbunan Biasa m3 1,150.00 71,590,616.50 1.85

III STRUKTUR

1 Beton K 350 m3 70.37 71,612,325.35 1.85

2 Beton K 250 m3 248.90 206,920,481.20 5.34

3 Beton K 125 m3 5.50 3,430,697.11 0.09

4 Baja tulangan U 24 Polos kg 30,933.69 490,451,798.93 12.65

5 Bj. Struktur ttk. Leleh 2500 kg/cm2 penyediaan dan pemasangan kg 1,341.30 46,613,541.66 1.20

6 Bj. Struktur ttk. Leleh 3500 kg/cm2 penyediaan kg 41,251.00 1,130,277,400.00 29.15

7 Pemasangan jembatan rangka baja kg 41,251.00 42,311,563.21 1.09

8 Pengangkutan material jembatan kg 41,251.00 53,306,192.24 1.37

9 Pond. Cerucuk m' 1,500.00 30,000,000.00 0.77

10 Penyediaan tiang pancang baja kg 98,280.00 1,391,907,207.60 35.90 44,226.00 16.16

11 Pemancangan tiang pancang baja m' 840.00 228,283,398.00 5.89

12 Pasangan batu kg 152.00 76,572,278.48 1.97

13 Perletakan elastomerik bh 10.00 15,000,000.00 0.39

JUMLAH 3,877,077,500.28 100.00 16.49

Perhitungan Kemajuan Proyek Bulan ke 1

30

BCWP yaitu anggaran terhadap kemajuan fisik untuk pekerjaan yang telah terlaksana pada bulan ke I sebesar 16,49% dari Rp.3,877,077,500.28 = Rp. 639.330.079.80

CV = BCWP – ACWPCV = Rp. 639.330.079.80 - Rp. 757.557.802CV = - Rp 118.227.722.20

CPI = BCWP / ACWPCPI = Rp. 639.330.079.80 / Rp. 757.557.802CPI = 0.84

Dengan nilai CPI di atas kita dapat memperkirakan biaya untuk menyelesaikan sisa pekerjaan dan biaya total pekerjaanBETC = Budgeted Estimate To Complete = (BAC – BCWP) / CPIBEAC = Budgeted Estimate At Complation = ACWP + BETC

31

BETC = (Rp. 3,877,077,500.28 - Rp. 639.330.079,80) / 0.84BETC = Rp. 3.854.461.218,86

BEAC = Rp. 757.557.802 + Rp. 3.854.461.218,86 BEAC = 4,612,019,016.86 > Rp. 3,877,077,500.28 Biaya proyek lebih besar dari anggaran

Proyeksi JadwalSAC (Schedule At Completion) = Jadwal proyek keseluruhan selama 5 bulan (20 minggu kalender).tBCWP (time Budgeted Cost of Work Performed) = 1 bulan (4 minggu)BCWS yaitu jumlah biaya yang disiapkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam kurun waktu tertentu (dalam hal ini per bulan). Ini didapat dari time schedule bulan ke-1 sebesar 9,315% x BACBCWS = 9.315% x 3,877,077,500.28BCWS = 361,149,769.15

32

SV = BCWP - BCWSSV = Rp. 639.330.079.80 - Rp. 361,149,769.15SV = Rp. 278,180,310.65

SPI = BCWP / BCWSSPI = Rp. 639.330.079.80 / 361,149,769.15SPI = 1.77

Dari angka-angka di atas kita bisa memprediksi jangka waktu penyelesaian pekerjaan.

tSV (time Schedule Varians) = waktu yang didapat dari perhitungan schedule varians dibagi jumlah biaya yang disiapkan untuk menyelesaikan pekerjaan per n bulan.

33

tSV = 1 – (SV/BCWS)tSV = 1 – (Rp. 278,180,310.65 / Rp. 361,149,769.15)tSV = 1 – 0.77tSV = 0.23 Bulan

SETC (Schedule Estimate To Complete) = jadwal pekerjaan yang tersisa

SETC = (SAC – tSV)/SPISETC = (5 – 0.23) / 1.77SETC = 4.77 / 1.77 = 2.69 Bulan

SEAC (Schedule Estimate At Completion) = jadwal penyelesaian akhir

SEAC = tBCWP + SETCSEAC = 1 + 2.69 = 3.69 Bulan

34

Tindakan Perbaikan dan Pengendalian Perubahan

Jika hasil pelaksanaan proyek menyimpang jauh dari rencana, baik dalam hal biaya maupun jadwal maka rencana harus diubha untuk menyelesaikan pekerjaan proyek yang tersisa. Perubahan rencana bisa berupa pengubahan pekerjaan, menambah personil, dan merubah jadwal, biaya, maupaun performansi. Perubahan performansi bisa meliputi perubahan spesifikasi kalau perlu mengorbankan performansi untuk memenuhi batasan biaya dan jadwal yang tersisa.

35

Akibat dari Perubahan

Semakin besar dan semakin tinggi kompleksitas proyek akan semakin besar terjadi kemungkinan penyimpangan biaya aktual dan jadwalnya terhadap rencana aslinya. Masalah-masalah yang terjadi menyebabkan harus dilakukan perubahan. Logika yang berbalikan juga bisa terjadi bahwa perubahan akan juga menimbulkan masalah. Masalah bisa berupa pembengakakan biaya, semangat kerja menurun, dan hubungan yang kurang baik antara manajer fungsional, manajer proyek dan klien.

36

Masalah-Masalah Yang Dihadapi Dalam Pengendalian

1. Hanya menekankan satu faktor sementara faktor yang lain diabaikan. Sebagai contoh pengendalian yang hanya memperhatikan faktor jadwal dan performansi. Ini bisa bila prosedur pengendalian hanya dibuat oleh satu bagian fungsional tertentu saja, misalkan bagian keuangan.

2. Prosedur pengendalian tidak bisa diterima. Sering kali orang-orang yang kurang memahami pentingnya fungsi dan peran kontrol dalam manajemen akan menolak usaha-usaha untuk mengevaluasi dan mengendalikan pekerjaan yang mereka tangani.

3. Terjadinya pelaporan informasi yang kurang akurat. Informasi yang kurang akurat bisa disebabkan orang yang seharusnya menangani pekerjaan kurang tahu permasalahan atau kadang-kadang mereka tidak mau mengungkap adanya masalah. Informasi yang disampaikan bisa jadi terpotong-potong.

37

4. Para manajer yang terlibat dalam beberapa proyek tertutup oleh bagusnya performansi pada proyek lain.

5. Kesalahan pelaporan dan mekanisme akuntansi. Sebagai contoh, ukuran-ukuraan subjektif seperti earned value untuk paket kerja yang belum selesai seringkali mengesankan pekerjaan sudah selesai lebih dari sebenarnya. Demikian juga dengan mengubah prosedur akuntansi yang buruk bisa dibuat agar kelihatan bagus.

6. Manajer tidak tegas terhadap isu-isu kotroversial, percaya bahwa masalah-masalah yang akan terselesaikan dengan berjalannya waktu. Ini mengesankan bagi pekerja bahwa manajemen kurang

peduli akan masalah kontrol.

38

PENGENDALIAN BIAYA DAN JADWAL PROYEK

A. Suasana yang MendukungDi atas telah disebutkan bahwa pengendalian

biaya dan jadwal bertujuan agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan apa yang telah direncanakan, yaitu sesuai dengan anggaran dan jadwal induk. Hal ini antara lain diusahakan dengan jalan menumbuhkan suasana yang mendukung sebagai syarat tercapainya maksud pengendalian lingkungan proyek dengan cara-cara berikut.

39

1.Menciptakan sikap sadar akan anggaran dan jadwal. Ini berarti meminta semua pihak penyelenggara proyek menyadari bagaimana dampak kegiatan yang dilakukan terhadap biaya dan jadwal

2.Meminimalkan biaya proyek dengan melihat kegiatan-kegiatan apa saja yang biayanya bisa dihemat. Selain itu juga mengusahakan penggunaan atau pemilihan waktu (jadwal) yang paling efisien dan ekonomis bagi penyelesaian setiap pekerjaan.

3.Mengkomunikasikan ke semua pihak, pimpinan maupun pelaksanaan, perihal kinerja pemakaian dana dan menekankan potensi adanya area-area yang rawan guna tindakan koreksi.

40

B. Unsur- unsur Pengendalian

Agar suatu sistem pengendalian dapat bekerja dengan efektif diperlukan unsur-unsur berikut.

Tolak ukur yang realistis.Perangkat yang dapat memproses dengan cepat dan tepat.Prakiraan yang akurat.Rencana tindakan (action plan)

41

1. Aspek dan Area (Objek) Pengendalian

Garis besar aspek dan objek (area) pengendalian proyek amat luas, diantaranya yang terpenting adalah sebagai berikut :

a)Pengendalian Biaya Pengendalian biaya dapat dikelompokkan menjadi biaya per area, seperti biaya kantor pusat dan lapangan, atau jenis pekerjaan, seperti biaya engineering, biaya pembelian, dan konstruksi.

42

b)Pengendalian penggunaan Jam-orang Sama halnya dengan anggaran biaya,

pengendalian penggunaan jam-orang dapat dikelompokkan menjadi pengendalian penggunaan per area atau per jenis pekerjaan.

c)Pengendalian Waktu (Jadwal)Hendaknya dipilih jadwal pekerjaan yang

bersifat kritis. Pertama-tama perencanaan penyusunan jadwal induk, selanjutnya diperinci

menjadi komponen-komponennya yang bersifat kritis yaitu, milestone. Jumlah milestone tergantung dari jenis proyek dan pertimbangan pengelola proyek. Masing-masing kegiatan,

Seperti pengadaan material, dan konstruksi mempunyai kegiatan yang bersifat kritis dan dapat dijadikan Milestone.

43

d)Pengendalian Kinerja dan Produktivitas Memantau dan mengendalikan biaya atau

jadwal secara terpisah tidak dapat memberikan penjelasan perihal kinerja suatu pekerjaan pada saat pelaporan. Penggunaan biaya yang tidak efisien dan berarti kinerja pekerjaan di bawah standar yang ditentukan, sehingga akan berakibat proyek tidak terselesaikan karena kehabisan dana. Untuk menghindari terjadinya hal-hal demikian, maka dalam kegiatan pengendalian proyek diperlukan pula pemantauan dan analisis pekerjaan pada saat pelaporan.

44

e)Pengendalian Prosedur Pengendalian ini bermasud mengkaji apakah kegiatan yang telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur dan peraturan yang ada. Jadi, yang dilihat bukan saja pencapaian sasaran proyek tetapi juga diteliti apakah cara-cara mencapainya telah mangikuti prosedur dan peraturan yang berlaku secara efisien. Kegiatan ini dikenal sebagai audit.

45

2. Pengendalian Tahap Konseptual

Dari segi intensitas dan potensi keberhasilan pengendalian biaya dan jadwal selama siklus proyek dapat dibagi menjadi tahap konseptual, PP/definisi, dan implementasi. Keputusan yang diambil pada tahap konseptual adalah merumuskan gagasan menjadi garis besar perwujudan fisik. Usaha-usaha untuk menghemat total biaya proyek dapat berupa :

1. Mengingat kepada para perancang dan pihak yang erat hubungannya dengan kegiatan itu agar selalu terus-menerus memperhatikan aspek biaya bila hendak merancang suatu sistem.

2. Menghindari adanya rancangan yang berlebihan (overdesign), baik dari segi kualitas maupun kuantitas.

3. Memakai pendekatan berdasarkan prinsip optimasi desain

4. Sejauh mungkin menerapkan metode rekayasa nilai

46

Pada proyek yang mendirikan pabrik maka diberikan indikasi mengenai :

Kapasitas instalasi Jenis dan spesifikasi produk Proses produksi Keperluan utility, dan Lokasi proyek

47

3.Pengandalian Tahap Definisi

Pengendalian biaya dan jadwal ini memusatkan perhatian pada hal-hal berikut :Mengkaji (review) hasil kerja engineering, seperti pemilihan metode pelaksanaan, pemilihan material dan peralatan.

4. Pengendalian Tahap Implementasi

Pada tahap implementasi fisik terjadi kegiatan-kegiatan utama berupa:

Desain engineering terinci;Pengadaan termasuk pemesanan peralatan ke

pabrik pembuatnya;Konstruksi di lapangan proyek.

48

Pengendalian biaya dan jadwal pada tahap ini ditujukan kepada ketiga kegiatan utama tersebut, dengan memantau dan menganalisa aspek-aspek berikut :

Pemakaian biaya dibanding dengan anggaranPemakaian jam orang dibanding dengan anggaran/perencanaan.Kemajuan berbagai pekerjaan dibanding dengan jadwal induk perencanaan atau milestone.Efisiensi penggunaan sumber daya lain, seperti peralatan konstruksi dan lain-lain.Kinerja dan produktivitas.

49

5. Pengendalian Subkontrak.

Secara keseluruhan aktivitas pengendalian biaya dan jadwal sub-kontrak meliputi :

a)Pemantauan kemajuan fisik.b)Penelitian jumlah keperluan tenaga kerja.c)Ini dilakukan dengan mengkaji laporan mingguan

maupun bulanan.d)Pemantauan agar pembayaran selalu sesuai

kemajuan.e)Pengkajian dampak bila terjadi keterlambatan

jadwal terhadap proyek secara keseluruhan.f) Forecast biaya dan jadwal pekerjaan tersisa.

50