People Planning Guidelines – ©Bowo T.Suharso,SE,CBA,CPHR Page 1

PETUNJUK PELAKSANAAN PERENCANAAN KARIER

KARYAWAN (PEOPLE PLANNING GUIDELINES)

People Planning Guidelines – ©Bowo T.Suharso,SE,CBA,CPHR Page 2

PETUNJUK PELAKSANAAN PERENCANAAN KARIER KARYAWAN Pengenalan Panduan ini dirancang untuk menyediakan bagi Anda informasi yang dibutuhkan untuk membuat Perencanaan Karier Karyawan (People Planning) dimana didalamnya mencakup Penilaian Berkala Calon Pemimpin (Leadership Talent Review) dan Perencanaan Strategis Perencanaan Penggantian Karyawan (Succession Planning). Tujuan /Sasaran yang ingin dicapai Tujuan utama dari pelaksanaan Perencanaan Karier Karyawan adalah memastikan bahwa Perusahaan memiliki persiapan orang-orang yang berbakat dalam kepemimpinan/ leadership untuk memenuhi tujuan pertumbuhan bisnis dan kebutuhan penggantian karyawan jangka panjang (succession needs). Perencanaan Karyawan ini meliputi:

• Mengembangkan rencana strategis jangka panjang karyawan (succession plan) untuk posisi kepemimpinan (leadership positions), misalnya Manajer Departemen dan direct report nya (Supervisor)

• Mengidentifikasi bakat/talent potensial kepemimpinan (potential leadership talent)

• Mengembangkan rencana pengembangan karier (baik bagi si Pemimpin maupun potensial successor/pengganti nya).

• Melakukan penilaian/assessment terus menerus atas kekuatan dan resiko (strength and risk) dalam rencana kepemimpinan yang kita identifikasi secara berkala.

Note: Para Manager perlu secara berkala melakukan review atas profil karyawan yang berpotensial – khususnya mengenai minat karir. Semua Manager perlu melakukan diskusi secara berkala mengenai minat karir (kesulitan potensial suksesi akan dapat diidentifikasi dari diskusi yang dilakukan) dengan anak buah mereka. Siklus Review /Peninjauan Rencana Karyawan Proses Perencanaan Karyawan adalah proses tahunan. Proses ini dapat dibagi menjadi empat tahapan yang disebut: Perencanaan, Implementasi, Monitoring dan Review/Peninjauan.

People Planning Guidelines – ©Bowo T.Suharso,SE,CBA,CPHR Page 3

Perencanaan Proses Perencanaan dimulai pada Quarter 3, biasanya di bulan Agustus, dimana setiap Manager perlu melakukan pelengkapan perencanaan, mendiskusikan dengan tim Departemen, dan diserahkan ke Presiden Direktur pada pertengahan bulan September. Perencanaan Karyawan yang telah di review ulang akan di presentasikan dalam forum rapat management pada bulan Oktober. Implementasi Saat Perencanaan Karyawan telah dipresentasikan dan di review bersama-sama dalam forum rapat Management, Perencanaan Karyawan dapat di implementasikan di bulan November berkoordinasi dengan HR Department untuk selama periode 10 bulan mendatang. Monitoring Update secara periodik sangat penting dilakukan untuk melacak kemajuan dalam Perencanaan Karyawan. Dua pembaharuan data akan dilakukan di bulan Pebruari dan Mei. Semua Manager diminta memberikan update kemajuan Perencanaan Karyawan ini. Update ini dimasukkan dalam Rencana Pengembangan Kepemimpinan (Leadership/Talent Development Plan), dan rencana tindakan untuk mengindentifikasi kesenjangan suksesi (succession gap) dan kendala yang perlu diatasi. Review/ Peninjauan Review adalah pemeriksaan apakah calon pemimpin telah dikembangkan dalam kaitannya pada peran mereka saat ini maupun peranan di masa yang akan datang, dengan mempertimbangkan kebutuhan bisnis. Hal ini akan menyediakan informasi mengenai:

• Tingkat kesiapan atas potensial pengganti/suksesi (potential successors) . Perbandingan dapat dilakukan untuk melacak perkembangan, stagnasi, atau mengidentifikasi area yang perlu dikembangkan),

• Pool/kumpulan dari potensi suksesi yang “siap” (apa kesempatan yang memungkinkan untuk memberikan tantangan, mengembangkan, dan mempertahankan mereka?),

• Status mengenai kesenjangan suksesi dan kendala yang ada (apakah dapat diidentifikasi atau di minimalkan?), dan

• Area yang perlu dikembangkan /diperbaiki dll. Informasi yang diperoleh dari proses review akan berguna untuk proses Perencanaan Karyawan selanjutnya.

People Planning Guidelines – ©Bowo T.Suharso,SE,CBA,CPHR Page 4

Template /Alat Perencanaan Karyawan 1. Rencana Suksesi – Struktur Organisasi

• Lengkapilah organization chart yang merefleksikan dua tingkat dibawah. Dalam hal Manager Departemen, satu level dibawah adalah Supervisor, dan satu level dibawah lagi adalah Coordinator.

• Untuk setiap kotak posisi (latar belakang putih), dua warna lain tersedia untuk mewakili orang yang mengisi jabatan.

Merah, mewakili posisi yang salah, dan perlu penggantian. Hijau, mewakili posisi kunci (key talent).

• Untuk orang yang menjabat pekerjaan yang di pertimbangkan sebagai posisi kunci, rubahlah kotak posisi background ke warna hijau. Untuk mereka yang dianggap salah posisi, rubahlah menjadi kotak merah. Apabila tidak perlu, biarkan background kotak berwarna putih.

• Untuk setiap posisi yang direfleksikan di struktur organisasi, dibawah

masing-masing kotak – indikasi kesiapan suksesi /pengganti yaitu: ‘Siap Saat Ini’, S1 (Siap dalam waktu 12 bulan), atau S2 (Siap dalam 13 – 24 bulan). Biarkan kotak “Siap Saat Ini”, S1, atau S2 kosong, apabila tidak ada potensial pengganti untuk posisi Pemimpin (adanya gap / kesenjangan suksesi).

• Tujuan dari slide ini adalah untuk mengetahui sisi kekuatan dan sisi lemah

dari organisasi dalam hal kesiapan menghadapi perubahan. 2. Rencana Pengembangan Bakat (Talent Development Plan)

• Semua yang teridentifikasi dalam Struktur Organisasi – dalam Rencana

Suksesi (Succession Plan) harus dicerminkan dalam rencana pengembangan dari masing-masing orang.

• Beberapa contoh strategi retensi atau pengembangan bagi talent pemimpin

yang ‘Siap Saat Ini’: � Melakukan identifikasi apa faktor kunci mereka. � Identifikasi project-project apa yang tepat untuk menjaga minat dan rasa

tantangan bagi mereka. � Gunakan mereka sebagai mentor / pembimbing orang lain. � Identifikasi cara untuk melakukan alih pengetahuan dan alih pengalaman

yang mereka miliki.

• Tujuan dari worksheet ini adalah secara spesifik membicarakan mengenai kebutuhan pengembangan dan rencana tindakan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan ini.

People Planning Guidelines – ©Bowo T.Suharso,SE,CBA,CPHR Page 5

3. Orang yang berpotensi tinggi sebagai pemimpin / Pemimpin masa depan (High Potential talents/ HIPO): • Mereka yang digolongkan sebagai Potensial Tinggi / High Potential (HIPO)

adalah para individu yang memiliki potensi berkembang yang mampu mencapai pengembahan setidaknya dua tingkat dan mencapai tingkat tertinggi dalam peran kepemimpinan di organisasi dengan pengembangan yang tepat.

• Para invidu yang termasuk dalam HIPO dipilih berdasarkan penilaian yang

Anda lakukan atas kinerja mereka, kontribusi, kompetensi kepemimpinan yang mereka tunjukkan dalam peran saat ini dan saat mendatang, dan pola perilaku yang sesuai budaya organisasi Perusahaan.

• Beberapa pertanyaan untuk mempertimbangkan orang yang termasuk

dalam High Potential: Apa rencana yang Anda kembangkan untuk orang-orang yang termasuk dalam Potensi Tinggi ini, apa Peran masa depan (future roles) yang akan di proyeksikan bagi mereka untuk berkembang? Apa kegiatan pengembangan yang diperlukan?

• Tujuan yang ingin dicapai adalah dimulainya konsensus mengenai

identifikasi orang-orang yang berpotensi tinggi/ pemimpin masa depan, untuk memastikan agar identifikasi resiko suksesi dapat kita susun.

4. Analisa Kesenjangan /Gap Analysis

• Berilah komentar Anda di gap/kesenjangan suksesi, pool talent yang terbatas, dan lain lain. Tuliskan juga tindakan yang Anda ambil untuk mengatasi gap yang ada atau jenis dukungan yang Anda butuhkan.

• Berilah komentar Anda di resiko retensi (orang yang di indiskasikan dalam

struktur organisasi) atau hal lainnya dalam kaitannya dengan desain organisasi Anda.

• Tujuan dari Gap Analysis ini adalah untuk membuat ringkasan dari

kesenjangan potensi pengganti kepemimpinan di organisasi Anda, agar Anda teringat kepada talent yang perlu di identifikasi dan dikembangkan untuk menjaga kesinambungan jalannya kegiatan organisasi.

People Planning Guidelines – ©Bowo T.Suharso,SE,CBA,CPHR Page 6

Leadership Development Plan 2011 Name Current

Position

Next

Role

Development Needs Development

Actions

List all level 1 - 2 -3

People Planning Guidelines – ©Bowo T.Suharso,SE,CBA,CPHR Page 7

High Potential Talent

Name

Current

Role

Performance

Rating

Time in

Current

Role

Comments on

Development,

etc.

Definition on High Potential

People Planning Guidelines – ©Bowo T.Suharso,SE,CBA,CPHR Page 8

Gap Analysis/Overall Assessment

Please outline where you have talent gaps and what action you

are taking to eliminate these gaps.

Comment on vulnerabilities including concerns for retention.

Name /

Position

Reason for

Gap/Vulnerability

Comments / Actions

People Planning Guidelines – ©Bowo T.Suharso,SE,CBA,CPHR Page 9

Questions you should answer:

• Do you have the right people, budget and organizational

support to insure you meet your annual and long-term

goals?

• How diverse is your talent pool?

• How high is the risk of losing key talent?

• What actions are you taking to strengthen your talent

pipeline?