podręcznik dla podmiotów wpisanych do rejestru usług ... · szkolenia e-learning; projekt –...

Podręcznik dla Podmiotów wpisanych

do Rejestru Usług Rozwojowych

Warszawa, wrzesień 2013 r.

2

Wstęp ........................................................................................................................................... 3

Rozdział I Sposób wypełnienia Karty Podmiotu oraz przygotowania dokumentacji

potwierdzającej spełnienie kryteriów wpisu do Rejestru Usług Rozwojowych. ........................ 4

1. Informacje ogólne na temat Karty Podmiotu .......................................................................... 4

2. Słownik pojęć używanych dla określenia kryteriów wpisu do Rejestru Usług

Rozwojowych. ............................................................................................................................. 6

3. Objaśnienie dot. sposobu wypełniania Karty Podmiotu oraz załączanych dokumentów

potwierdzających spełnienie kryteriów dostępu do Rejestru Usług Rozwojowych.................... 8

4. Metryczka Podmiotu ............................................................................................................ 10

5. Kryteria Podmiotowe Opcja nr 1 dla Podmiotów, które zadeklarują chęć realizacji usług

wyłącznie komercyjnych ........................................................................................................... 15

6. Kryteria Podmiotowe Opcja nr 2 dla Podmiotów, które zadeklarują chęć realizacji usług

rozwojowych wyłącznie z udziałem środków Unii Europejskiej lub usług mieszanych z

udziałem środków Unii Europejskiej i środków komercyjnych. .............................................. 16

7. Kryteria Wiarygodności ....................................................................................................... 19

Rozdział II ................................................................................................................................. 32

Cel i zakres audytu weryfikującego prawdziwość oświadczeń i informacji podawanych przez

Podmioty wpisujące się do Rejestru Usług Rozwojowych. ...................................................... 32

Rozdział III ................................................................................................................................ 35

Procedura odwoławcza .............................................................................................................. 35

Rozdział IV................................................................................................................................ 38

Naruszenia związane z brakiem dokumentów na podstawie których Podmiot został wpisany do

Rejestru Usług Rozwojowych. .................................................................................................. 38

Załączniki: ................................................................................................................................. 72

Załącznik nr 1 – Karta Podmiotu – zostanie dołączona do Podręcznika po zakończeniu jej

konsultacji. ................................................................................................................................ 72

3

Wstęp

Niniejszy podręcznik ma na celu zaprezentowanie głównych założeń dotyczących

funkcjonowania Rejestru Usług Rozwojowych. W dokumencie tym zostały określone kryteria

obowiązujące dla podmiotów chcących korzystać z Rejestru Usług Rozwojowych oraz

opisano zasady dokonywania audytu.

4

Rozdział I

Sposób wypełnienia Karty Podmiotu oraz przygotowania dokumentacji potwierdzającej

spełnienie kryteriów wpisu do Rejestru Usług Rozwojowych.

1. Informacje ogólne na temat Karty Podmiotu


Rozwojowych.


potwierdzających spełnienie kryteriów dostępu do Rejestru Usług Rozwojowych.

1. Informacje ogólne na temat Karty Podmiotu

a) Karta Podmiotu, jej struktura i zakres, stanowią zbiór propozycji, które zostały

wypracowane w czasie konsultacji ze środowiskiem interesariuszy (tj.:

przedstawicielami Ministerstw, Urzędów Marszałkowskich i Wojewódzkich Urzędów

Pracy, osób z organizacji pozarządowych, uczelni wyższych, przedstawicielami firm

świadczących działania rozwojowe, przedstawicielami instytucji dystrybuujących

środki publiczne z przeznaczeniem na realizację usług rozwojowych)

1) Karta Podmiotu składa się z trzech części:

I. Metryczka,

II. Kryteria podmiotowe,

III. Kryteria wiarygodności.

2) Do rejestru usług rozwojowych (dalej: rejestr) może się wpisać każdy Podmiot, który

wypełni:

A. Metryczkę (I cześć Karty Podmiotu) oraz

B. zadeklaruje spełnienie Kryteriów podmiotowych (II część Karty Podmiotu) –

opcja 1 dla Podmiotu, który deklaruje chęć świadczenia tylko usług komercyjnych

lub opcja 2 dla Podmiotu, który deklaruje chęć świadczenia tylko usług

finansowych z EFS lub usług mieszanych (usług finansowych z EFS i usług

komercyjnych).

3) W przypadku, gdy Podmiot zadeklaruje chęć realizacji usług rozwojowych,

skierowanych do pracowników i przedsiębiorców, które będą finansowane ze środków

Unii Europejskiej (EFS) w ramach nowej perspektywy finansowej 2014-2020 (i usług

mieszanych, o których mowa powyżej) wówczas jest zobowiązany do zadeklarowania

spełnienia kryteriów wiarygodności (III część Karty Podmiotu).

5

4) Podmiot przy wpisie każdej usługi rozwojowej do rejestru (Karta Usługi) będzie

zobowiązany do potwierdzenia, że informacje przez niego oświadczone w metryczce i

kryteriach podmiotowych są aktualne na dzień wpisu tej usługi do rejestru. Jeżeli

Podmiot będzie wpisywał kilka usług rozwojowych dziennie ww. oświadczenie składa

tylko przy wpisie pierwszej usługi danego dnia.

5) Podmiot będzie zobowiązany do aktualizacji złożonego w Karcie Podmiotu

oświadczenia w stosunku do kryteriów wiarygodności co 6 miesięcy, licząc od dnia

wpisu do rejestru. Jednocześnie przy wpisie każdej usługi rozwojowej do rejestru

(Karta Usługi) Podmiot będzie zobowiązany do potwierdzenia, że na dzień zgłoszenia

usługi do rejestru spełnia minimalne wymagania określone w kryteriach

wiarygodności.

6) Jeżeli Podmiot wpisany do rejestru przestał spełniać którekolwiek z kryteriów

warunkujących wpis do rejestru, określonych w Karcie Podmiotu, jest zobowiązany do

poinformowania Administratora rejestru w celu zmiany statusu Podmiotu w rejestrze.

Informacja taka powinna być zamieszczona także na etapie wpisywania usługi do

rejestru.

7) Jeżeli informacje podane przez Podmiot w metryczce (część I Karty Podmiotu) uległy

zmianie, Podmiot wpisany do rejestru jest zobowiązany do aktualizacji tych informacji

w terminie maksymalnie 7 dni kalendarzowych od zaistnienia zmiany. Obowiązek ten

wynika z Regulaminu funkcjonowania Podmiotu w rejestrze. Weryfikacja informacji

podawanych w części I (Metryczka) będzie dokonywana przez Administratora rejestru

przy dokonywaniu wpisu do rejestru oraz (w przypadku Podmiotów deklarujących

chęć realizacji usług rozwojowych skierowanych do pracowników i przedsiębiorców,

które będą finansowane ze środków EFS w ramach nowej perspektywy finansowej

2014-2020 i usług mieszanych) - podczas weryfikacji spełnienia Kryteriów

podmiotowych (cz. II) i Kryteriów wiarygodności (cz. III).

8) Klienci korzystający z rejestru usług rozwojowych będą widzieli jedynie informacje

podane przez Podmiot w Metryczce.

9) W przypadku, gdy Podmiot zadeklaruje chęć realizacji usług rozwojowych

skierowanych do pracowników i przedsiębiorców, które będą finansowane ze środków

EFS w ramach nowej perspektywy finansowej 2014-2020 i usług mieszanych wówczas

informacje podane przez Podmiot w Karcie Podmiotu (kryteria podmiotowe, kryteria

wiarygodności) mogą podlegać weryfikacji (kontroli). Weryfikacja jest

przeprowadzana przez Administratora rejestru i/lub instytucję/firmę upoważnioną

przez Administratora rejestru. Weryfikacja prawdziwości złożonych przez Podmiot

oświadczeń i informacji w Karcie Podmiotu jest przeprowadzana po dokonaniu wpisu

do rejestru.

10) Dane osobowe personelu Podmiotu, z którym współpracę deklaruje Podmiot podczas

wpisu do rejestru, przetwarzane są w celu weryfikacji zgodności danych z deklaracją

Podmiotu. Osoby z personelu Podmiotu (w tym kadra współpracująca) zobowiązane są

wypełnić, podpisać i zmieścić w Rejestrze oświadczenia, których wzór i treść dostępna

będzie w Rejestrze Usług Rozwojowych, o przyjęciu do wiadomości: kto jest

administratorem ich danych osobowych oraz w jakim zakresie i celu dane osobowe są

przetwarzane.

6


Rozwojowych.

Podmiot – każda firma/instytucja, która świadczy usługi rozwojowe dla

przedsiębiorców i ich pracowników bez względu na jej formę prawną;

Podmiot terminowo reguluje zobowiązania wynikające z realizowanych usług

rozwojowych – Podmiot reguluje zobowiązania wobec osób/podmiotów zgodnie z

zapisami umów/terminami określonymi na fakturach i rachunkach oraz zgodnie z

zapisami prawa w tym zakresie.

Klient – pracownik lub firma/instytucja bezpośrednio korzystająca z usługi

rozwojowej świadczonej przez Podmiot.

Opinia klienta instytucjonalnego – opinia firmy/instytucji, która była bezpośrednim

odbiorcą danej usługi i jej pracownicy podnieśli swoje kwalifikacje dzięki udziałowi w

usłudze. Opinie klientów instytucjonalnych wykazuje się w obowiązkowych

kryteriach wiarygodności oraz w doświadczeniu w metryczce.

Pracownik – osoba pracująca, która jest delegowana przez swojego pracodawcę do

udziału w usłudze rozwojowej lub osoba pracująca, która podnosi swoje kwalifikacje z

własnej inicjatywy1.

Usługa rozwojowa – usługa obejmująca działania edukacyjne, które mają pozwolić na

nabycie/uzyskanie/utrzymanie/wzrost wiedzy/umiejętności/kompetencji/kwalifikacji

klientów. Są to także działania mające na celu rozwój klienta poprzez świadczenie

m.in. działań diagnostycznych (np. analiza potrzeb) lub wspierających wdrożenie

konkretnych rozwiązań. Nie odnosi się to jednak do działań inwestycyjnych.

Zdefiniowany poniżej katalog usług rozwojowych jest katalogiem otwartym i

Administrator Rejestru Usług Rozwojowych w zależności od potrzeb rynku będzie

wprowadzał do niego nowe działania rozwojowe.

Usługa rozwojowa o charakterze zawodowym – Kurs zawodowy = kwalifikacyjny

kurs zawodowy - to kurs, którego program nauczania uwzględnia podstawę

programową kształcenia w zawodach, w zakresie jednej kwalifikacji, którego

ukończenie umożliwia przystąpienie do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w

zawodzie w zakresie tej kwalifikacji.

Obrót - suma przychodów uzyskanych przez Podmiot na poziomie ustalania wyniku

na działalności gospodarczej – tzn. jest to suma przychodów ze sprzedaży netto,

pozostałych przychodów operacyjnych oraz przychodów finansowych. W przypadku

Podmiotów nieprowadzących działalności gospodarczej i jednocześnie

niebędących jednostkami sektora finansów publicznych jako obroty należy

rozumieć wartość przychodów (w tym przychodów osiągniętych z tytułu otrzymanego

dofinansowania na realizację projektów), a w przypadku jednostek sektora finansów

1 Definicja pracownika będzie uzależniona od definicji przyjętej w RPO/POWER gdyż na przestrzeni lat

realizacji programów definicja ta może się zmieniać jak pokazuje doświadczenie PO KL.

7

publicznych (jsfp) – wartość wydatków poniesionych w (poprzednim) roku. W

przypadku Podmiotu będącego (publiczną) uczelnią wyższą jako obroty należy

rozumieć sumy poniesionych przez nią kosztów operacyjnych oraz kosztów

finansowych za poprzedni rok/lata. W przypadku organizacji zrzeszających

pracodawców i pracowników, jeśli organizacje te świadczą min. 60% swoich usług

rozwojowych nieodpłatnie (np. cech rzemiosł, Izby rzemieślnicze, Związki

pracodawców, Związki zawodowe), wówczas obrót ustalany jest w oparciu o

szacunkową wartość netto zrealizowanych usług rozwojowych (np. w oparciu o

dokumentację usługi, ceny rynkowe usług, wkład w wynagrodzeniu osoby, która

świadczy usługę rozwojową).

Podmiot prowadzi aktywną działalność gospodarczą – podmiot, zgodnie z

dokumentem rejestrowym nie zawiesił prowadzenia działalności.

Rozpoczęcie realizacji usługi rozwojowej – początek świadczenia usługi rozwojowej

np. pierwszy dzień szkolenia, pierwsze spotkanie z doradcą, pierwsze uruchomienie

szkolenia e-learning;

Projekt – przedsięwzięcie o charakterze jednorazowym, składające się z zestawu

powiązanych ze sobą zadań, w tym usług rozwojowych, podejmowane dla osiągnięcia

z góry określonych celów (definicja ma zastosowanie w szczególności do projektów

współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej ale też do projektów

komercyjnych). Potwierdzeniem realizacji projektu jest opinia/oświadczenie strony

umowy zlecającej realizację projektu.

● Dokument potwierdzający (poświadczający) doświadczenie Podmiotu w realizacji

usług rozwojowych – dokument od klienta instytucjonalnego i nieinstytucjonalnego

potwierdzający realizację usługi rozwojowej i/lub projektu, np. referencje,

oświadczenia klienta potwierdzające zrealizowanie usługi, akceptacja końcowego

rozliczenia projektu (np. informacja o akceptacji końcowego wniosku o płatność);

dokument potwierdzający zapłatę za zrealizowanie usługi rozwojowej;

Doświadczenie w realizacji projektów współfinansowanych ze środków Unii

Europejskiej – realizacja projektów jako beneficjent, Podmiot wsparcia, partner.

Potwierdzeniem realizacji projektu EFS jest opinia/oświadczenie strony umowy o

dofinansowanie, która przyznała dofinansowanie, akceptacja płatności końcowej.

Podmiot wsparcia posiadający doświadczenie w realizacji projektów

współfinansowanych z EFS - Podmiot, który otrzymał wsparcie finansowe z EFS na

realizację własnego projektu.

Kadra, którą Podmiot dysponuje – osoby z personelu Podmiotu (dot. personelu

zarządzającego, operacyjnego i merytorycznego), z którymi Podmiot podpisał

dwustronnie akceptowaną deklarację/porozumienie współpracy i którym Podmiot

zleca/gwarantuje przeprowadzenie/świadczenie min. 80 godzin usług rozwojowych

rocznie (w przypadku personelu merytorycznego i dydaktycznego) oraz min. 480

godzin w przeciągu roku w sposób powtarzalny (w przypadku personelu

zarządzającego i/lub operacyjnego). Przy czym kadra, którą dysponuje Podmiot i którą

wykazuje w momencie wpisu do Rejestru Usług Rozwojowych, powinna przynajmniej

8

w jednym roku kalendarzowym trwania współpracy przepracować na rzecz podmiotu

odpowiednio min. 80 godzin (personel merytoryczny) i min. 480 godz. (personel

operacyjno-zarządzający). Rok, w którym osoba z personelu przepracowała

odpowiednio min. 80 i min. 480 godzin, musi zawierać się w ostatnich trzech latach

kalendarzowych włączając w ten przedział rok, w którym nastąpił wpis Podmiotu do

RUR. Osoby z kadry, którą Podmiot dysponuje wykazywane są w metryczce oraz

mogą być wykazywane w kryteriach wiarygodności przy doświadczeniu kadry

świadczącej usługi rozwojowe.

Kadra w dyspozycji Podmiotu – osoba, która jest pracownikiem Podmiotu lub z

którą Podmiot podpisał porozumienie o współpracy, przy czym na dzień wpisu do

RUR:

kadra świadcząca wyłącznie usługi szkoleniowe powinna w ostatnich 3 latach

zrealizować minimum 480 godzin usług szkoleniowych, w tym 240 godzin na

rzecz Podmiotu

kadra świadcząca usługi rozwojowe o charakterze zawodowym (np. kursy

zawodowe) powinna w ostatnich 3 latach zrealizować minimum 250 godzin

usług rozwojowych, w tym 100 godzin usług na rzecz Podmiotu oraz posiadać

kwalifikacje/uprawnienia do wykonywania danej usługi rozwojowej

kadra świadczącą usługi rozwojowej inne niż szkoleniowe (np. doradztwo)

powinna w ostatnich 3 latach zrealizować minimum 100 godzin jednego

rodzaju usług rozwojowych (def. w słowniczku), w tym 50 godzin na rzecz

Podmiotu

Kadra, która jest w dyspozycji Podmiotu wykazywana jest w kryteriach wiarygodności

przy doświadczeniu kadry świadczącej usługi rozwojowe.

Pozostawanie kadry w dyspozycji Podmiotu – pozostawanie we współpracy na

podstawie umowy o pracę lub umowy – cywilno-prawnej. Współpraca musi mieć

charakter sformalizowany, tj. formę pisemną.

Dzień złożenia oświadczenia – dzień rejestracji w rejestrze oraz dzień rejestracji

poszczególnych usług rozwojowych.

RUR – Skrót nazwy Rejestr Usług Rozwojowych.


potwierdzających spełnienie kryteriów dostępu do Rejestru Usług Rozwojowych.

W tym punkcie wyjaśniono sposób wypełniania poszczególnych pól i kryteriów dla każdej z

trzech części Kart Podmiotu. Wyjaśnienia do kryteriów poparto przykładami dostosowanymi

do specyfiki i poziomu skomplikowania danego kryterium.

Ponadto w objaśnieniach poruszane są kwestie związane z:

9

A. Weryfikacją wstępną – polegającą na ocenie potencjału Podmiotu oraz

wiarygodności deklaracji i oświadczeń składanych przez Podmiot podczas wpisu do

RUR. Ocena dokonywana jest na podstawie informacji i danych wpisywanych w

polach do tego przeznaczonych oraz na podstawie załączanych skanów oświadczeń,

zaświadczeń, deklaracji, umów i innych dokumentów pomocniczych. Ważna jest

kompletność i spójność informacji podawanych przez Podmiot w rejestrze (Karta

Podmiotu) oraz załączanych dokumentach.

B. Weryfikacją wtórną – weryfikacja wtórna służy celom kontrolnym. Polega na ocenie

prawdziwości informacji, deklaracji oraz oświadczeń składanych przez Podmiot

podczas wpisu do RUR na podstawie oryginałów dokumentów (w tym dokumentów

załączanych w RUR) oraz dokumentów źródłowych i innych dokumentów

pomocniczych. Weryfikacja wtórna odbywa się w biurze/siedzibie Podmiotu lub w

miejscu wskazanym przez Administratora Rejestru. Weryfikacji wtórnej podlegają

tylko Podmioty, które zadeklarowały zamiar świadczenia usług rozwojowych z

udziałem środków Unii Europejskiej (np. dofinansowywane w części ze środków

Europejskiego Funduszu Społecznego). Podmioty do kontroli wybierane są na

podstawie analizy ryzyka. Analiza bazuje na informacjach podawanych przez Podmiot

w RUR, załączanych zaświadczeniach, oświadczeniach, deklaracjach i innych

dokumentach.

Ponieważ z punktu widzenia celów RUR ważne jest spełnienie przez Podmioty

minimalnych kryteriów wejścia podczas wpisu do rejestru oraz utrzymanie/poprawę

stanu w przyszłości, w trakcie weryfikacji wtórnej badana będzie dokumentacja

potwierdzająca stan wejścia do RUR oraz stan aktualny podczas weryfikacji.

Informacja, o działaniach weryfikacyjnych będzie przekazywana wybranemu do oceny

Podmiotowi z minimum 14-dniowym wyprzedzeniem.

Wypełnienie pól tekstowych/liczbowych w RUR wymaganymi przez Administratora

informacjami (np. posiadana kadra dydaktyczna) oraz zaznaczenie odpowiednich opcji (np.

przedział osiąganych obrotów w przeciągu ostatnich 3 lat) traktowane jest jako złożenie

deklaracji/oświadczenia przez Podmiot.

Na potwierdzenie swoich deklaracji/oświadczeń Podmiot załącza przy wpisie wymagane

dokumenty poświadczające niezbędne na tym etapie, np. skany porozumień/deklaracji

współpracy, certyfikatów itp. dla potencjału wykazywanego w metryczce, zaświadczenia.

Administrator rejestru, mając na względzie efektywne i racjonalne wykorzystanie zasobów

rejestru, może ograniczyć ciężar załączanych dokumentów (pojemność) oraz ilość możliwych

do wpisu znaków. W związku z powyższym Podmiot powinien dołożyć starań, aby

przekazywane przez niego informacje oraz załączane dokumenty pomocnicze były rzeczowe i

zawierały wszelki potrzebne dane. Dotyczy to w szczególności umów/porozumień współpracy

z personelem, zaświadczeń o zrealizowanych godzinach danej usługi rozwojowej,

rekomendacji i opinii od klientów instytucjonalnych, itp. Jeśli wyżej wspomniane dokumenty

będą miały charakter zbyt ogólny i będą zawierały braki w danych, konieczne będzie

załączanie skanów dokumentów źródłowych i innych dokumentów pomocniczych co może

wyczerpać dostępny limit pojemności. Brak lub niekompletność informacji w załączanych

dokumentach może powodować opóźnienie w akceptacji rejestracji Podmiotu w RUR.

10

Ponadto Podmiot musi posiadać dokumenty źródłowe, potwierdzające deklaracje i

oświadczenia złożone podczas wpisu do RUR, np. oryginały umów wykonawczych z

personelem, oryginały dowodów księgowych, oryginały certyfikatów, itd. Dokumenty

źródłowe niezbędne są podczas weryfikacji/kontroli w biurze lub siedzibie Podmiotu.

4 Metryczka Podmiotu

Pierwszym etapem wpisu do Rejestru Usług Rozwojowych, dalej RUR, jest złożenie

oświadczenia przez uprawomocnionego przedstawiciela Podmiotu, że Podmiot, który

reprezentuje spełnia warunki niezbędne do wpisania go do rejestru i jest świadomy

odpowiedzialności za składanie nieprawdziwych oświadczeń w Karcie Podmiotu.

Oświadczenie składane jest poprzez oznaczenie właściwego pola (opcji) znajdującego się przy

treści oświadczenia.

Następnie Podmiot podaje, wymagane w polach metryczki informacje o własnej organizacji,

jej osiągnięciach i potencjale kadrowym oraz o rodzaju świadczonych przez siebie usług

rozwojowych, tj.:

1. Nazwa Podmiotu – Podmiot wypełnia pole tekstowe przeznaczone na tą informację,

np. Firma DD Sp. z o.o.(podaje się pełną oraz ewentualnie skróconą nazwę Podmiotu)

2. Rodzaje świadczonych usług rozwojowych (def. w słowniczku) – Podmiot wybiera typy i

podtypy usług rozwojowych z przeznaczonej do tego celu kafeterii możliwości wyboru.

Podmiot będzie miał również możliwość dodania usługi nieokreślonej w kafeterii (wypełni

przeznaczone do tego celu pole tekstowe) po uzyskaniu zgody Administratora Rejestru.

A. Weryfikacja wstępna

Informacje o których mowa w pkt 1 i 2 weryfikowane są podczas wpisu do rejestru na

podstawie dokumentu rejestrowego (np. nazwa Podmiotu, rodzaj PKD wpisanych do

dokumentu rejestrowego) oraz informacji zamieszczanych na oficjalnej stronie internetowej

Podmiotu.

B. Weryfikacja wtórna

Ze względu na ogólnodostępny charakter informacji o których mowa w pkt 1 i 2 – nie podlegają

one weryfikacji (kontroli) na miejscu, tj.: w biurze lub siedzibie Podmiotu.

3. Kadra, którą Podmiot dysponuje (def. w słowniczku) – Podmiot wypełnia

przeznaczone dla tej informacji pole tekstowe wskazując możliwie dokładnie:

liczbę osób przypisanych do podanych funkcji oraz

specjalizację rodzajową (typ usługi) i tematyczną (specjalizacja w danej

dziedzinie) oraz

imiona i nazwiska osób z kadry z przypisaną im funkcją, rodzajem i tematyką

świadczonej przez nią usługi rozwojowej

Przykład: W dyspozycji Firmy DD sp. z o.o. są następujące osoby z kadry: opiekun

programowy - 3 osoby, menadżer projektów szkoleniowo-doradczych – 2 osoby,

menadżer działu sprzedaży – 1 osoba, przedstawiciele handlowi – 3 osoby, trenerzy

zarządzania – 2 osoby, trenerzy z zakresu komunikacji interpersonalnej – 2 osoby,

11

doradcy ds., zarządzania zmianą – 2 osoby, itd. Następnie Podmiot wymienia imiona i

nazwiska osób przypisując im funkcje i rodzaje usług zgodnie z zamieszczonym

wcześniej opisem, np. Jan Kowalski, Zbigniew Nowak, Igor Malinowski -

menadżerowie projektów szkoleniowo-doradczych, itd.

Osoby z kadry wykazane w metryczce powinny przepracować na rzecz Podmiotu min.

80 godzin rocznie/480 godzin rocznie w okresie 3 lat od daty wpisu (np. jeśli datą

wpisu jest 15 maja 2015, osoba z kadry powinna mieć przepracowane 80/480 godzin w

roku 2015 i/lub 2014 i/lub w roku 2013). Następnie Podmiot załącza dokumenty

potwierdzające współpracę z powyżej zadeklarowanym personelem, np. 6 umów o

pracę oraz 9 umów/porozumień współpracy. Należy pamiętać, iż dokumenty te

powinny wskazywać pozostawanie zadeklarowanego personelu w dyspozycji

Podmiotu. Załączone dokumenty widoczne są tylko dla Administratora rejestru.


Informacje o których mowa w pkt 3 weryfikowane są podczas wpisu do rejestru na podstawie

informacji podanych przez Podmiot oraz załączonych dokumentów potwierdzających.

Dokument potwierdzający współpracę (np. porozumienie/umowa współpracy), powinien

zawierać w szczególności: datę zawarcia, okres współpracy, formę i zasady współpracy,

przedmiot współpracy (tj.: rodzaj/typ usług rozwojowych, tematyka usług rozwojowych,

funkcja i ogólny zakres zadań przypisany do funkcji), podpisy stron, między którymi

porozumienie/umowa zostały zawarte.

Jeśli załączony/e dokumenty potwierdzające, nie zawierają wymaganych informacji lub budzą

wątpliwości (np. porozumienia/umowy ramowe zawarte zostały na 1 miesiąc przed wpisem do

RUR i mało prawdopodobne jest, aby osoba współpracująca otrzymała zlecania od Podmiotu

na realizację min. 80 godzin danego typu usług rozwojowych rocznie i/lub min. 480 godzin

powtarzalnej pracy w przeciągu roku dla funkcji zarządczo-operacyjnych) – Administrator

zastrzega sobie możliwość weryfikacji informacji podanych w załącznikach w biurze/siedzibie

Podmiotu lub przesyła na maila osobie upoważnionej wskazanej metryczce, prośbę o

przedłożenie dodatkowych dokumentów celem weryfikacji oświadczeń złożonych przez

Podmiot w pkt 3.

Dodatkowe dokumenty uzupełniające informacje z umów/porozumień to w szczególności: CV,

umowy zlecenie/o dzieło i/lub faktury/rachunki.


Ze względu na deklaratywny charakter informacji, o których mowa w pkt 3 oraz deklaratywny

charakter porozumień/umów ramowych załączanych na potwierdzenie opisanego w metryczce

potencjału kadrowego – Administrator zastrzega sobie prawo weryfikacji prawdziwości

informacji o których mowa w pkt 3 w biurze/siedzibie Podmiotu, tj.: prawo wglądu w oryginały

załączonych porozumień oraz dodatkowych dokumentów potwierdzających zapisy porozumień

(rachunki/faktury, umowy cząstkowe, umowy o pracę, inne dokumenty potwierdzające zlecenie

realizacji danej usługi i/lub pełnienie danej funkcji).

4. Dotychczasowe doświadczenie w realizacji usług rozwojowych - Podmiot wypełnia

przeznaczone dla tej informacji pole tekstowe wskazując przy tym np.:

typy/rodzaje zrealizowanych usług rozwojowych;

12

typy odbiorców tych usług;

liczbę zrealizowanych usług (np. w godzinach);

produkty/rezultaty zrealizowanych usług;

inne informacje.

Ponadto Podmiot załącza dokumenty poświadczające realizację usług rozwojowych

(def. w słowniczku), tj. 5 opinii kluczowych dla Podmiotu klientów instytucjonalnych

– dokumenty te widoczne są tylko dla Administratora rejestru.

Przykład ogólny: Firma DD działa na rynku od ponad 5 lat. W trakcie swojej działalności

nawiązaliśmy współpracę z 46 klientami, z których 30 zaliczamy do grona naszych stałych

klientów. Na rzecz naszych klientów wyświadczyliśmy 521 godzin usług doradczych w zakresie

zarządzania zmianą w organizacji, Usługi doradcze skutkowały opracowaniem ponad 100

strategii rozwoju oraz 50 wdrożeniami planów restrukturyzacji zatrudnienia. Naszymi klientami

są głównie przedsiębiorstwa produkcyjne z branży budowlanej.

Na potwierdzeniem informacji o których mowa w pkt 4, Firma DD załączyła opinie 5 klientów

instytucjonalnych, którzy w przeciągu ostatnich 3 lat wygenerowali 40% obrotów Firmy DD..


Informacje, o których mowa w pkt 4, weryfikowane są podczas wpisu do rejestru na podstawie

załączonych dokumentów potwierdzających (poświadczających) realizację usług. Dokument

poświadczający realizację usług rozwojowych opisanych w pkt 4 to np. opinia, zaświadczenie

od klienta instytucjonalnego. Dokument ten powinien zawierać w szczególności: datę

wystawienia dokumentu, dane osoby/instytucji wystawiającej dokument, nazwę Podmiotu

świadczącego usługę rozwojową, termin realizacji usługi rozwojowej, typ i tematykę usługi,

liczbę godzin zrealizowanej usługi, typ odbiorców danej usługi rozwojowej, podpis osoby

wystawiającej dokument.

Jeśli załączony/e dokumenty poświadczające realizację usług rozwojowych, nie zawierają

kompletnych informacji (np. nieznany jest rodzaj, temat, ilość zrealizowanych usług lub klient)

– Administrator zastrzega sobie możliwość weryfikacji informacji podanych w załącznikach w

biurze/siedzibie Podmiotu lub przesyła na maila osobie upoważnionej wskazanej w metryczce,

prośbę o przedłożenie dodatkowych dokumentów celem weryfikacji oświadczeń złożonych

przez Podmiot, o których mowa w pkt 4 (np. umowy na realizację danej usługi rozwojowej,

skan rachunku/f-ry, program i listę obecności na danej usłudze).


Administrator zastrzega sobie prawo weryfikacji prawdziwości informacji podawanych w pkt 4

w biurze/siedzibie Podmiotu, tj.: prawo wglądu w oryginały załączonych poświadczeń oraz

dodatkowych dokumentów.

4. Inne informacje nt. Podmiotu np.: posiadane licencje, akredytacje, certyfikaty, tytuły

- Podmiot wypełnia przeznaczone dla tej informacji pole tekstowe, podając przy tym

czego dotyczy posiadana licencja, akredytacja, certyfikat, dyplomy, tytuły, nagrody itp.

Ponadto Podmiot załącza dokumenty potwierdzające informacje, o których mowa w

pkt 5 (np. skany licencji, certyfikatów, akredytacji, itd.), jednak nie więcej niż 5

dokumentów. Oznacza to, że jeśli Podmiot wykazał 3 certyfikaty – załącza 3 skany

13

dokumentów potwierdzających; jeśli Podmiot wykazał 8 certyfikatów – załącza 5

skanów certyfikatów kluczowych z punktu widzenia Podmiotu. – dokumenty te

widoczne są tylko dla Administratora rejestru.


Informacje, o których mowa w pkt 5 weryfikowane są podczas wpisu do rejestru na podstawie

załączonych dokumentów (skany licencji, certyfikatów, akredytacji, dyplomów itp.).


Administrator zastrzega sobie prawo weryfikacji prawdziwości informacji, o których mowa w

pkt 5 w biurze/siedzibie Podmiotu, tj.: prawo wglądu w oryginały załączonych dokumentów.

Informacje formalne o Podmiocie, tj:

6. Adres (siedziba) Podmiotu – wypełnienie pola tekstowego, np. ul. T. Kościuszki 20/5,

00-834 Warszawa

7. Telefon - wypełnienie pola tekstowego z nałożoną maską „nr telefonu”, np. +48 22 432

86 61, +48 601 233 233

8. Fax - wypełnienie pola z nałożoną maską „nr fax” j.w.

9. Adres e-mail - wypełnienie pola ”adres e—mail”, np. [email protected]

10. Adres strony internetowej - wypełnienie pola ”adres www”, np.

www.firmadd.com.pl

11. Numer identyfikacyjny REGON (o ile instytucja posiada numer REGON) -

Wypełnienie pola tekstowego 9 znaków, np. 012358556.

12. Numer identyfikacji podatkowej - Wypełnienie pola tekstowego 10 znaków, np.

526-25-01-444


Informacje, o których mowa w pkt od 6 do 12 weryfikowane są podczas wpisu do rejestru na

podstawie dokumentu rejestrowego (np. nazwa i siedziba Podmiotu, nr NIP i regon) oraz

informacji zamieszczanych na oficjalnej stronie internetowej Podmiotu. Jeżeli dokument

rejestrowy nie jest ogólnie dostępny Administrator może wezwać Podmiot do uzupełnienia tego

dokumentu (zaświadczenie z ewidencji działalności gospodarczej, KRS).


Ze względu na ogólnodostępny charakter informacji podawanych w pkt 6 i 12 – nie podlegają

one weryfikacji (kontroli) na miejscu, tj.: w biurze lub siedzibie Podmiotu. Jeżeli dokument

rejestrowy nie jest ogólnie dostępny Administrator może wezwać Podmiot do uzupełnienia tego

dokumentu (zaświadczenie z ewidencji działalności gospodarczej, KRS).

13. Imię i nazwisko osoby, która może składać oświadczenia w imieniu Podmiotu (możliwość wskazania kilku osób) – należy wypełnić pole tekstowe imionami i

nazwiskami osób uprawomocnionych. Mogą to być osoby, których

uprawomocnienia wynikają z dokumentu rejestrowego lub umowy spółki (np.

Prezes i Prokurent, właściciel); mogą to być osoby, które otrzymały

pełnomocnictwa od reprezentantów Podmiotu wskazanych w dokumencie

14

rejestrowym lub umowie spółki (np. pełnomocnictwo dla dyrektora wydane przez

Prezesa i Prokurenta, właściciela). Ponadto Podmiot załącza dokumenty

potwierdzające informacje, o których mowa w pkt 13, np. skan pełnomocnictwa lub

umowy spółki osobowej lub dokumentu rejestrowego – jeśli jest niedostępny on-

line na odpowiednich serwisach.

14. Imię i nazwisko osoby uprawnionej w imieniu Podmiotu do wpisywania danych

do rejestru usług rozwojowych wraz z adresem e-mail i numerem telefonu (możliwość wskazania kilku osób) – mogą to być osoby składające oświadczenia w

imieniu Podmiotu lub inne uprawomocnione osoby – sposób wypełnienia tego pola

jest podobny jak w przypadku osób składających oświadczenia z tym, że dodatkowo

należy podać dane kontaktowe do osoby (osób) odpowiedzialnej za wpisywanie

danych do RUR, tj. bezpośredni numer telefonu i adres e-mail. Ponadto Podmiot

załącza skany dokumentów, z których wynikają uprawnienia osoby (osób), o

których mowa w pkt 14.


Informacje, o których mowa w pkt 13 i 14 w metryczce weryfikowane są podczas wpisu do

rejestru na podstawie dokumentu rejestrowego (np. dane reprezentacji: właściciela, zarządu)

oraz dokumentów pomocniczych, jeśli uprawnienia nie wynikają z dokumentów rejestrowych

(np. umowy spółki, pełnomocnictwa/upoważnienia).


Administrator zastrzega sobie prawo weryfikacji prawdziwości informacji o których mowa w

pkt 13 i 14 w biurze/siedzibie Podmiotu, tj.: prawo wglądu w oryginały załączonych

dokumentów pomocniczych.

15. Oświadczenie, że Podmiot prowadzi aktywną działalność – Podmiot potwierdza

prowadzenie aktywnej działalności zaznaczając odpowiednią opcję w rejestrze.


Deklaracja Podmiotu, o której mowa w pkt 15 Metryczki weryfikowana jest podczas wpisu do

rejestru na podstawie dokumentu rejestrowego (np. informacja o zawieszeniu działalności).


Ze względu na ogólnodostępny charakter informacji – nie podlega ona weryfikacji (kontroli) na

miejscu, tj.: w biurze lub siedzibie Podmiotu. Jeżeli dokument rejestrowy nie jest ogólnie

dostępny Administrator może wezwać Podmiot do uzupełnienia tego dokumentu

(zaświadczenie z ewidencji działalności gospodarczej, KRS).

16. Oświadczenie, że Podmiot przestrzega zapisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.

o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) -

Podmiot potwierdza przestrzeganie przepisów ustawy i aktów wykonawczych

zaznaczając odpowiednią opcję w rejestrze.


15

Deklaracja Podmiotu w sprawie przetwarzania danych osobowych nie wymaga załączania

dokumentów pomocniczych potwierdzających deklarację na etapie wpisu do rejestru.


Ze względu na deklaratywny charakter oświadczenia, o którym mowa w pkt 16 - Administrator

zastrzega sobie prawo weryfikacji złożonego oświadczenia/deklaracji w biurze/siedzibie

Podmiotu, tj.: prawo wglądu w dokumenty określające i egzekwujące obowiązki Podmiotu

wynikające z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych oraz

Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w

sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i

organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do

przetwarzania danych osobowych, tj. w szczególności:

1. Posiadanie Polityki bezpieczeństwa (zawierającej informacje określone w § 4 ww.

Rozporządzenia).

2. Posiadanie Instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do

przetwarzania danych osobowych (zwierającej informacje określone w § 5-9 oraz

załączniku do ww. Rozporządzenia).

3. Posiadaniu ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.

4. Posiadaniu upoważnień wydanych osobom do przetwarzania danych osobowych (i

odwołania nadanych upoważnień).

5. Posiadania oświadczeń osób mających dostęp do danych osobowych o zapoznaniu się z

zasadami ochrony danych osobowych określonych w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r.

o ochronie danych osobowych oraz w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i

Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. (lub alternatywnie określonych w polityce

bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania systemem informatycznym Podmiotu) oraz

oświadczeń o znajomości konsekwencji i odpowiedzialności karnej wynikającej z

nieprzestrzegania przez upoważnioną osobę zasad ochrony danych osobowych.

6. Posiadania zgody na przetwarzanie danych osobowych od osoby/osób, której/rych dane

są przetwarzane (jeśli dotyczy).

7. Spełnienie obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 24 ww. ustawy (nazwa i

adres administratora danych, cel zbierania danych, prawie dostępu do treści swoich

danych oraz ich poprawiania, dobrowolności albo obowiązku podania danych) –

oryginały oświadczeń kadry pozostającej w dyspozycji Podmiotu.

8. Posiadanie wniosku o rejestrację zbioru danych w GIODO (jeśli dotyczy).

5. Kryteria Podmiotowe Opcja nr 1 dla Podmiotów, które zadeklarują chęć realizacji

usług wyłącznie komercyjnych

Opisane poniżej kryteria podmiotowe, dotyczą tylko tych Podmiotów, które zadeklarują, że

będą realizowały tylko komercyjne usługi rozwojowe – finansowane bez udziału środków

Unii Europejskiej. Oznacza, to że usługi tego Podmiotu nie będą dostępne dla osób

16

indywidualnych (pracowników) czy też instytucji (np. przedsiębiorstw), które otrzymały

wsparcie unijne na potrzebne im działania rozwojowe.

W momencie wpisu do rejestru Podmiot oświadcza spełnienie poniżej określonych kryteriów:

1. Podmiot nie zalega z zapłatą należności publicznoprawnych (podatki i ZUS) – Podmiot

potwierdza spełnienie kryterium zaznaczając odpowiednią opcję w rejestrze oraz załącza

skan zaświadczenia z ZUS i US (zaświadczenia nie mogą być starsze niż 6 miesięcy od

dnia złożenia deklaracji).

2. Podmiot będący osobą fizyczną lub osobą prawną, nie został skazany prawomocnym

wyrokiem za przestępstwo składania fałszywych zeznań, przekupstwa, przeciwko mieniu,

wiarygodności dokumentów, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, obrotowi

gospodarczemu, systemowi bankowemu, karno-skarbowe albo inne związane z

wykonywaniem działalności gospodarczej lub popełnione w celu osiągnięcia korzyści

majątkowych. Podmiot będący osobą prawną, w których osoba będąca członkiem jego

organów zarządzających lub wspólnikiem nie została skazana prawomocnym

wyrokiem za przestępstwa, o których mowa wyżej. - Podmiot potwierdza spełnienie

kryterium zaznaczając odpowiednią opcję w rejestrze oraz załącza skan zaświadczenia

wydanego przez właściwy organ (KRK).


Deklaracje składane przez Podmiot, o których mowa w ww. punktach Kryteriów podmiotowych

– Opcja 1, weryfikowane są podczas wpisu do rejestru na podstawie załączonych dokumentów

(skany zaświadczeń z ZUS, US i KRK).


Nie dotyczy - Podmioty świadczące usługi rozwojowe finansowane wyłącznie z komercyjnych

środków są wyłączane ze zbiorowości objętej analizą ryzyka służącą wyłonieniu próby

badanych/weryfikowanych Podmiotów.

6 Kryteria Podmiotowe Opcja nr 2 dla Podmiotów, które zadeklarują chęć realizacji

usług rozwojowych wyłącznie z udziałem środków Unii Europejskiej lub usług

mieszanych z udziałem środków Unii Europejskiej i środków komercyjnych.

Podmiot spełniający kryteria w opcji 2 będzie mógł realizować usługi rozwojowe

dofinansowywane ze środków Unii Europejskiej. Ponadto z usług tego Podmiotu będą mogły

skorzystać osoby indywidualne (pracownicy) i instytucje (np. przedsiębiorstw), które otrzymały

wsparcie unijne na potrzebne im działania rozwojowe i poszukują realizatorów tych usług.

W momencie wpisu do rejestru Podmiot oświadcza spełnienie poniżej określonych kryteriów:

1. Podmiot nie zalega z zapłatą należności publicznoprawnych (podatki i ZUS) –

Podmiot potwierdza spełnienie kryterium zaznaczając odpowiednią opcję w rejestrze

oraz załącza skan zaświadczenia z ZUS i US (zaświadczenia nie mogą być starsze niż

6 miesięcy od dnia złożenia deklaracji). Podmiot musi posiadać zaświadczenia od ZUS

i US aktualne (ważność 6 miesięcy) na dzień składania oświadczeń i podczas

weryfikacji.

17

2. Podmiot posiada co najmniej 3 lata (36 miesięcy) doświadczenia na rynku w

realizacji usług rozwojowych - Podmiot potwierdza spełnienie kryterium zaznaczając

odpowiednią opcję w rejestrze. Doświadczenia Podmiotu na rynku w obszarze

realizacji usług rozwojowych, należy traktować jako rozpoczęcie realizacji min. 3

usług rozwojowych (def. słowniczek), z których co najmniej jedna usługa była

realizowana w okresie co najmniej 36 miesięcy od dnia wpisu Podmiotu do rejestru.

Jednocześnie wszystkie (min. 3) przedstawione przez Podmiot usługi muszą być

zakończone przed dniem wpisu do rejestru. Przykładowo, jeżeli Podmiot wpisuje się

do rejestru 2 stycznia 2015 r. musi posiadać doświadczenie w realizacji co najmniej 3

usług rozwojowych, z których co najmniej 1 usługa rozpoczęła się przed 2 stycznia

2012 r. Ponadto wszystkie przedstawione usługi muszą zakończyć się do dnia 1

stycznia 2015 r. włącznie.

3. Podmiot będący osobą fizyczną lub osobą prawną, nie został skazany

prawomocnym wyrokiem za przestępstwo składania fałszywych zeznań,

przekupstwa, przeciwko mieniu, wiarygodności dokumentów, obrotowi pieniędzmi i

papierami wartościowymi, obrotowi gospodarczemu, systemowi bankowemu, karno-

skarbowe albo inne związane z wykonywaniem działalności gospodarczej lub

popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. Podmiot będący osobą

prawną, w których osoba będąca członkiem jego organów zarządzających lub

wspólnikiem nie została skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwa, o

których mowa wyżej. Podmiot potwierdza spełnienie kryterium zaznaczając

odpowiednią opcję w rejestrze oraz załącza skan zaświadczenia wydanego przez

właściwy organ (KRK).

4. Podmiot nie został wykluczony z możliwości otrzymania środków przeznaczonych

na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich.

Rejestr Podmiotów wykluczonych prowadzony jest przez Ministra Finansów. Podmiot

potwierdza spełnienie kryterium zaznaczając odpowiednią opcję w rejestrze.


a. Deklaracje Podmiotu, o których mowa ww. kryteriach podmiotowych – opcja 2 w pkt 1 i 3,

weryfikowane są podczas wpisu do rejestru na podstawie załączonych dokumentów (skany

zaświadczeń z ZUS, US i KRK).

b. Deklaracja składana przez Podmiot w pkt 2 Kryteriów podmiotowych – Opcja 2,

weryfikowana jest podczas wpisu do rejestru na podstawie oświadczenia (zaznaczenia opcji

w rejestrze).

c. Deklaracja składana przez Podmiot, o której mowa w pkt 4 weryfikowana jest przez

Administratora RUR na podstawie informacji uzyskanej z Ministerstwa Finansów

(Administrator wysyła do Ministra Finansów zapytanie dot. Podmiotu rejestrującego się w

RUR, czas oczekiwania na odpowiedź Ministra Finansów nie wstrzymuje procesu rejestracji

Podmiotu w RUR. W przypadku otrzymania od MF odpowiedzi przeczącej – tj. informacji,

że Podmiot został wykluczony z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na

realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich – Podmiot zostaje

zawieszony w RUR do czasu zakończenia postępowania wyjaśniającego w sprawie złożenia

oświadczenia niezgodnego z prawdą.

18


Administrator zastrzega sobie prawo weryfikacji prawdziwości złożonych deklaracji, o których

mowa w pkt od 1 do 3 , w biurze/siedzibie Podmiotu, tj.:

a. Prawo wglądu w oryginały zaświadczeń z ZUS, US, KRK aktualnych na dzień wpisu do

RUR oraz na dzień dokonywania weryfikacji/kontroli (pkt 1 i 3);

b. Prawo wglądu w oryginały dokumentów potwierdzających realizację usług rozwojowych od

min. 36 pełnych miesięcy kalendarzowych od dnia wpisu do Rejestru Usług Rozwojowych

(pkt 3). Na potwierdzenie wymaganego doświadczenia Podmiot udostępnia podczas

weryfikacji oryginały dokumentów potwierdzających realizację usług rozwojowych w

przeciągu 36 miesięcy, np. referencje od klientów. Jeśli jednak referencje nie będą

jednoznacznie wskazywały terminu rozpoczęcia i zakończenia danej usługi rozwojowej,

będą nieczytelne (np. pieczątka klienta, podpis przedstawiciela klienta, rodzaj usługi),

Podmiot zostanie poproszony o dodatkowe dokumenty weryfikujące spełnienie niżej

określonych warunków (dokumenty źródłowe: umowy z klientami, dowody księgowe, listy

obecności, program usługi, itp.).

W omawianym kryterium ważne jest określenie czy Podmiot działa na rynku usług

rozwojowych od min. 36 miesięcy od daty wpisu do rejestru oraz czy robi to aktywnie,

dlatego wymagane minimum (realizacja 3 usług rozwojowych) musi spełniać poniższe dwa

warunki łącznie:

min. 1 z 3 usług rozpoczęła się min. 36 miesięcy od dnia wpisu do rejestru (jeśli datą

wpisu do rejestru jest 1.01.2015 r. to najpóźniejszą datą rozpoczęcia realizacji 1 usługi

powinien być 31.12.2011 r.) i zakończyła się w dniu poprzedzającym datę wpisu do

rejestru (czyli najpóźniej 31.12.2014 r.) oraz

pozostałe 2 z 3 usług wykazanych muszą się zakończyć w okresie 36 miesięcy od daty

wpisu do rejestru, czyli w analizowanym przypadku do 31.12.2014 r. włącznie.

Przykład praktyczny: Stan na dzień 1 lutego 2014 r. Firma doradczo-konsultingowa DD

realizuje usługi doradcze od 3,5 roku i zamierza wpisać się do Rejestru Usług

Rozwojowych niezwłocznie po skompletowaniu wymaganych do tego celu dokumentów.

Firma przewiduje, że w ciągu 30 dni będzie gotowa na rejestrację w RUR i że 3 marca

2014 r. dokona wpisu. Aby udowodnić świadczenie usług rozwojowych od min. 36 m-cy

od daty wpisu do RUR, Firma DD skompletowała dokumentację dla 3 usług doradczych

świadczonych dla 3 klientów: dla Firmy Q, Firmy W i Firmy E. Usługa dla Firmy Q

rozpoczęła się 17 lutego 2011 r. i zakończyła 2 kwietnia 2011 r. Usługa dla Firmy W

rozpoczęła się 12 maja 2012 r. i zakończyła 1 marca 2013 r. Usługa dla Firmy E

rozpoczęła się 26 czerwca 2013 r. i zakończyła 15 stycznia 2014 r.

Jako dokumentację Firma DD przygotowała 3 umowy doradcze (z Firmą Q, W i E), w

których określono datę rozpoczęcia realizacji każdej usługi doradczej oraz 3 protokoły

odbioru/akceptacji zrealizowanej usługi doradczej (z dnia 2 kwietnia 2011 r., 1 marca

2013 r. i 15 stycznia 2014 r.). Dokumentami pomocniczymi były potwierdzenia przelewy

wynagrodzenia za wykonanie każdej z ww. 3 usług.

Firma DD spełniła wymagania dotyczące wypełnienia warunków kryterium w pkt 3,

ponieważ w dniu wpisu do bazy (3 marca 2014 r.) przedstawiła wymagane 3 usługi

rozwojowe (doradcze) z których każda zakończyła się w okresie 36 miesięcy od daty

wpisu (tj. w okresie od 2 marca 2011 r. do 2 marca 2014 r.), jedna z usług rozpoczęła się

19

17 lutego 2011 r. (czyli wcześniej niż 2 marca 2011 r.) i zakończyła przed 2 marca 2014

r., pozostałe dwie usługi zakończyły do 2 marca 2014 r. (okres 36 miesięcy liczony od

daty wpisu do rejestru).

Administrator wystąpi do Ministerstwa Finansów o sprawdzenie czy na dzień kontroli

Podmiot nadal nie jest wykluczony z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na

realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich.

7 Kryteria Wiarygodności

Kryteria wiarygodności wypełniają Podmioty, które zadeklarowały chęć realizacji usług

rozwojowych wyłącznie z udziałem środków Unii Europejskiej lub usług mieszanych z

udziałem środków Unii Europejskiej i środków komercyjnych. W kryteriach wiarygodności,

kryteria opisane w pierwszych 3 punktach są obowiązkowe, natomiast kryterium opisane w pkt

4 jest nieobowiązkowe. Za kryteria wiarygodności każdy Podmiot może otrzymać od 0 do 100

punktów.

Aby uzyskać wpis do RUR Podmiot musi:

a. uzyskać minimalną liczbę punktów w każdym z 3 obowiązkowych kryteriów

wiarygodności - wyjątek stanowi kryterium nr 3, gdzie w przypadku Podmiotów, które

świadczą zarówno usługi szkoleniowe, usługi rozwojowe o charakterze zawodowym,

jak i inne usługi rozwojowe wymagane jest uzyskanie minimalnej liczby punktów dla

każdego zadeklarowanego typu usług (tj. minimum punktów za doświadczenie kadry

świadczącej usługi szkoleniowe, minimum punktów za usługi rozwojowe o charakterze

zawodowym i minimalną liczbę punktów za doświadczenie kadry świadczącej inne

usługi rozwojowe niż szkoleniowe) - oraz

b. uzyskać łącznie minimalną liczbę punktów ustaloną dla części III. Kryteria

wiarygodności.

Wymagane minimalne punkty dla części III oraz poszczególnych kryteriów w tej części

znajdują się w KARCIE PODMIOTU stanowiącej załącznik nr 1 do przedmiotowego

Przewodnika.

Oznacza to, że nie wystarczy osiągnąć minimum punktów w każdym z 3 obowiązkowych

kryteriów. Podmiot jest zobowiązany wykazać się spełnieniem dodatkowych elementów,

jednak dodatkowe punkty ponad minimum mogą pochodzić z tych obszarów, które ze

względu na charakter działalności Podmiotu, formę i treść świadczonych usług rozwojowych

są dla danego Podmiotu najbardziej odpowiednie, np. Podmiot może wykazać większy

potencjał kadrowy, większe obroty, więcej opinii klientów instytucjonalnych, posiadane

certyfikaty..

Administrator RUR określił maksymalną punktację dla części III oraz poszczególnych

kryteriów w tej części w KARCIE PODMIOTU stanowiącej załącznik nr 1 do

przedmiotowego Przewodnika.

20

Spełnienie kryteriów wiarygodności podlega weryfikacji wstępnej i wtórnej (w

biurze/siedzibie Podmiotu).

1. Doświadczenie rynkowe Podmiotu w realizacji usług rozwojowych - Podmiot potwierdza

spełnienie kryterium zaznaczając odpowiednią opcję w rejestrze. Opcje dotyczą wysokości

obrotów z tyt. realizacji usług rozwojowych wygenerowane w przeciągu ostatnich 3 lat (36

miesięcy od daty wpisu do rejestru). Administrator wyznaczył progi kwotowe – im większe

zadeklarowane obroty, tym większa ilość otrzymanych punktów w tym kryterium. Ponadto

Podmiot wypełnia zestawienie wyodrębniając pozycje i wartości pozycji dot.

przychodów/obrotów dla poszczególnych zadeklarowanych typów usług rozwojowych z

podziałem na ostatnie 3 lata obrotowe.


Deklaracja Podmiotu, o której mowa w pkt 1 Kryteriów wiarygodności, weryfikowana jest

podczas wpisu do rejestru na podstawie wypełnionego zestawienia.

Podmiot musi wykazać w każdym roku obroty z tytułu świadczenia usług rozwojowych nie

mniejsze niż 60 tyś zł netto. Dotyczy to również Instytucji, które świadczą min. 60% swoich

usług rozwojowych nieodpłatnie.

W przypadku Instytucji, które świadczą min. 60% swoich usług rozwojowych nieodpłatnie,

podczas weryfikacji wstępnej oceniane jest zestawienie zawierające szacunkowe wartości

netto zrealizowanych usług rozwojowych – nie wystarczy sama deklaracja Instytucji

(zaznaczenie opcji w rejestrze).

Przykład oparty na uogólnionych założeniach:

Izba Rzemieślnicza 70% świadczonych przez siebie usług szkoleniowych, świadczy

nieodpłatnie na rzecz członków Izby. Są to głównie szkolenia z zakresu obowiązującego

prawa.

Na dzień wpisu do RUR (15 maja 2014 r. mamy zamknięte następujące 3 lata obrotowe:

2011, 2012, 2013.

W ciągu ostatnich 3 lat obrotowych Izba zrealizowała 100 16-godzinnych szkoleń w tym 34-

2011 r., 30-2012 r., 36-2013 r. Obecnie godzina szkoleniowa z zakresu prawa i aktualizacja

prawa w obszarze funkcjonowania przedsiębiorstw (np. ZUS, podatki, rachunkowość, prawo

pracy, itp.) kosztuje na rynku komercyjnym min. 160 zł netto. Aby ustalić minimalną cenę

netto godziny szkoleniowej, przeprowadzono w kwietniu 2014 r. rozeznanie rynkowe,

określając przedmiot zapytania dla każdej wykazywanej w zestawieniu tematyki

szkoleniowej, przy czym założono w przedmiocie realizację 16 godzinnego szkolenia (2 dni),

godzinę szkoleniową jako 45 min. oraz liczebność grupy – od 8 do 10 osób. Dla każdej

tematyki szkoleniowej pozyskano min. 3 oferty cenowe (cenę netto i brutto).

Dla uproszczenia szacunku wyznaczyliśmy bieżącą cenę minimalną 160 zł netto (tj. żadna

minimalna cena netto dla poszczególnych tematyk nie była niższa niż 160 zł netto).

Biorąc pod uwagę inflację (tj.: wzrost cen dóbr i usług konsumpcyjnych w rozpatrywanych

latach na podst. danych GUS) odnotowaną w 2012 r., 2013 r. i na koniec kwietnia 2014 r.

przyjęto na tej podstawie następujące wskaźniki wzrostu cen netto usług szkoleniowych:

2012 – 3,7% wzrostu w odniesieniu do roku 2011; 2013 r.- 4% w odniesieniu do roku 2012;

2014 r. – 4% wzrostu w odniesieniu do roku 2013.

21

Izba bazując na ustalonej w 2014 r. minimalnej cenie netto dla usługi szkoleniowej z zakresu

prawa oraz mając na względzie ww. % przyrost cen usług w poszczególnych latach, ustaliła

następującą wartość netto zrealizowanych usług:

2011 – 34 szkoleń x 16 godzin x 142,65 zł = 77 601,60 zł netto (147,93 zł : 103,7%)

2012 – 30 szkoleń x 16 godzin x 147,93 zł = 71 006,40 zł netto (153,85 zł :104%)

2013 – 36 szkoleń x 16 godzin x 153,85 zł = 88 617,60 zł netto (160 zł :104%)

Na potwierdzenie spełnienia kryterium obrotów Izba przygotowała do ewentualnej weryfikacji

wtórnej oryginały dzienników zajęć z każdego szkolenia (programy podpisane przez trenerów

prowadzących, listy obecności).

B. Weryfikacja wtórna (podobna jak w przypadku obrotów wykazywanych w kryteriach

podmiotowych opcja 2)

Administrator zastrzega sobie prawo weryfikacji prawdziwości deklaracji i podanych

informacji, o których mowa w pkt 1 w biurze/siedzibie Podmiotu, tj.: prawo wglądu w

zestawienia (rejestry) sprzedaży dokonywanej w ramach działalności Podmiotu, na których

Podmiot oznaczy pozycje związane z przychodami z tytułu realizacji usług rozwojowych

deklarowanych w Rejestrze Usług Rozwojowych oraz prawo wglądu w wybrane oryginały

dowodów źródłowych dla tych pozycji (faktury, rachunki, umowy oraz sprawozdania

finansowe, książka przychodów i rozchodów, PIT itp.) Podczas weryfikacji Podmiot będzie

zobowiązany wykazać, że stan zadeklarowany i informacje podane w dniu wpisu do rejestru

oraz na dzień przeprowadzania weryfikacji są prawdziwe.

W przypadku Instytucji, które świadczą min. 60% swoich usług rozwojowych nieodpłatnie (np.

cech rzemiosł, Izby rzemieślnicze, Związki pracodawców, Związki zawodowe), deklarowany na

wejściu i w dniu kontroli obrót ustalany będzie w oparciu o przedstawioną dokumentację

zrealizowanych usług (np. dzienniki zajęć) oraz szacunkowe ceny tych usług na rynku

(rozeznanie rynkowe) i/lub wkład w wynagrodzeniu osób, które świadczyły te usługi

rozwojowe (wynagrodzenie trenerów/doradców prowadzących usługi).

2. Opinie klientów instytucjonalnych - Podmiot potwierdza spełnienie kryterium zaznaczając

odpowiednią opcję w rejestrze. Opcje dotyczą liczby posiadanych opinii przy założeniu, że

dla 1 usługi realizowanej w danym okresie czasu wykazywana jest opinia 1 klienta

instytucjonalnego (jeśli w danej usłudze uczestniczyło kilku klientów instytucjonalnych

opinię wystawić może tylko jeden z nich) oraz dla 1 klienta wykazywane są wszystkie usługi

zrealizowane na jego rzecz w danym okresie czasu (co oznacza, że dokument od klienta

instytucjonalnego potwierdzający realizację 2 lub więcej usług rozwojowych liczony jest

jako 1 dokument/usługa).

Dokumenty poświadczające zrealizowanie usług rozwojowych wystawione przez klientów

instytucjonalnych (firm i instytucji) nie starsze niż 3 lata – 36 miesięcy (liczone od dnia

wpisu do rejestru), zawierające następujące elementy:

1. nazwę / markę Podmiotu świadczącego usługi;

2. zakres świadczonych usług;

3. termin świadczonych usług;

4. grupa odbiorców usługi;

22

5. wyrażenie pozytywnej opinii o świadczonej usłudze;

6. podpis przedstawiciela usługobiorcy, odpowiedzialnego za odbiór usługi;

7. kontakt do osoby odpowiedzialnej za współpracę/nadzór nad usługą.

Dokument będący w posiadaniu Podmiotu, poświadczający realizację usługi rozwojowej,

powinien być uzupełniony (np. w formie dodatkowej informacji) o kontakt do osoby go

wystawiającej, aby była możliwość weryfikacji prawdziwości informacji w nim zawartych.

Zasady przyznawania punktacji określone zostały w KARCIE PODMIOTU stanowiącej

załącznik nr 1 do przedmiotowego Przewodnika.


Deklaracja Podmiotu, o której mowa w pkt 2 Kryteriów wiarygodności polega na zaznaczeniu

odpowiedniej opcji w rejestrze (np. 3-5, 6, 7, 8 … 25 usług) oraz wypełnieniu zestawienia.

Weryfikacja wstępna dotyczy oceny deklaracji Podmiotu w odniesieniu do wypełnionego przez

Podmiot zestawienia klientów. Zestawienie klientów powinno zawierać wszystkie

informacje/elementy wymagane we wzorze dokumentu poświadczającego zrealizowanie usługi

rozwojowej (7 punktów) Jeśli którakolwiek z pozycji zestawienia klientów instytucjonalnych

nie będzie zawierała wymaganych informacji/elementów (np. brak kontaktu do osoby

odpowiedzialnej za współpracę/nadzór nad usługą/ odpowiedzialnej za odbiór usługi, brak

danych klienta instytucjonalnego) - Administrator zastrzega sobie prawo do weryfikacji

prawdziwości deklaracji składanych przez Podmiot w pkt 2 w biurze/siedzibie Podmiotu na

podstawie oryginałów opinii/oświadczeń/zaświadczeń oraz dokumentów pomocniczych (umów

z klientami instytucjonalnymi, programów, list obecności, rachunków/faktur) i/lub wezwie

Podmiot do przedłożenia skanów dokumentów pomocniczych.

3 lata liczone od dnia wpisu do rejestru to 36 miesięcy kalendarzowych liczonych od dnia

wpisu do rejestru, np. jeśli rejestracja nastąpiła 2 lutego 2014 r. to Podmiot wykazuje

zrealizowane usługi rozwojowe w okresie od 1 lutego 2011 r. do 1 lutego 2014 r. Usługi

zrealizowane w okresie 3 lat, dla potrzeb kryterium w pkt 2, definiowane są jako zakończone w

okresie 3 lat od dnia wpisu do rejestru (data rozpoczęcia realizacji usługi rozwojowej może być

wcześniejsza niż 3 lata wstecz).

W związku z przyjętym założeniem, że liczba klientów instytucjonalnych odzwierciedla poziom

jakości usług rozwojowych świadczonych przez Podmiot, na opcje zaznaczane przez Podmiot w

pkt 2 wpływ ma liczba posiadanych przez niego opinii/zaświadczeń od klientów

instytucjonalnych. Tym samym, jeśli Podmiot w pewnym okresie czasu świadczył na rzecz

danego klienta instytucjonalnego kilka różnego rodzaju usług rozwojowych, powinien

przedstawić 1 opinię od tego klienta instytucjonalnego na wszystkie usługi świadczone na jego

rzecz w danym okresie czasu (kilka opinii od tego samego klienta na różne usługi rozwojowe

świadczone w konkretnych okresach czasu traktowane będą jako 1 opinia/1 usługa na rzecz

klienta instytucjonalnego).

23

Ponadto kolejne założenie stanowi, iż w przypadku świadczenia usługi rozwojowej dla grupy

otwartej, w skład której wchodzą przedstawiciele kliku/kilkunastu klientów instytucjonalnych,

Podmiot może przedstawić opinię tylko jednego klienta korzystającego z tej usługi w

konkretnym okresie czasu. W tym wypadku kryterium w pkt 2 stanowi, że im większa liczba

zrealizowanych usług dla grup zróżnicowanych klientów tym większe prawdopodobieństwo

stosowania przez Podmiot wysokich standardów jakości w realizacji usług.

Przykład: Firma DD planuje wpis do Rejestru Usług Rozwojowych dnia 1 lutego 2014 r. Firma

DD zrealizowała na rzecz klienta XYZ sp.j. usługę:

30 h konsultacji w okresie 1 marca 2012 – 10 marca 2012 dla kadry kierowniczej

zakładu produkcyjnego nt. wdrożenia rotacji stanowisk pracy w związku z

uruchomieniem nowej linii produkcyjnej;

16 h doradztwa w okresie 31 marca 2012 – 4 kwietnia 2012 dla kadry kierowniczej i

specjalistów inżynierów produkcji, której produktem był program szkoleniowy służący

przygotowaniu grupy pracowników do zmiany stanowisk pracy i obsługi nowej linii

produkcyjnej;

88 h szkoleń trenerskich dla 2 przedstawicieli Firmy XYZ (zajęcia weekendowe 2 dni po

8 h) w okresie 10 maja do 30 sierpnia 2012 r. w ramach 1 edycji „Szkoły trenerów

zarządzających zmianą w organizacji” (nabór otwarty, grupy do 12 osób, 3 edycje

kursów).

Jeśli Firma DD zdecydowała się zaprezentować referencję od klienta XYZ sp.j. może

przedstawić informację w RUR i przedłożyć podczas weryfikacji wtórnej tylko jedną zbiorczą

opinię na wszystkie usługi zrealizowane na rzecz klienta w okresie 1 marca 2012 – 30 sierpnia

2012.

Jednocześnie Firma DD nie może przedstawić opinii od innego klienta instytucjonalnego,

który uczestniczył w kursie trenerskim w 1 edycji „Szkoły trenerów zarządzających zmianą w

organizacji” z przedstawicielami Firmy XYZ sp.j., ponieważ już raz wykazał ten kurs w opinii

zbiorczej od Firmy XYZ sp.j.

Firma DD mogłaby jednak wykazać po jednej opinii klienta instytucjonalnego w przypadku 2

i 3 edycji (w których nie uczestniczył klient XYZ) „Szkoły trenerów zarządzających zmianą w

organizacji”, o ile kursy zakończyły się przed dniem wpisu do rejestru (i w okresie 36 miesięcy

wstecz od dnia wpisu do rejestru) i opinię na temat każdej edycji szkoły dali różni klienci

instytucjonalni.


Administrator zastrzega sobie prawo weryfikacji prawdziwości deklaracji Podmiotu i informacji

przez niego podanych, o których mowa w pkt 2 poprzez:

wgląd w oryginały opinii/zaświadczeń/oświadczeń klientów instytucjonalnych;

24

wgląd w oryginały dokumentów pomocniczych-źródłowych (umowy, rachunki/faktury,

programy, listy obecności), jeśli opinia klienta nie będzie zawierała wszystkich

wymaganych informacji/elementów (7 punktów).

kontakt ze wskazanym w opinii/zaświadczeniu/oświadczeniu klienta instytucjonalnego,

przedstawicielem usługobiorcy, odpowiedzialnego za odbiór usługi i/lub

kontakt z wskazaną w opinii/zaświadczeniu/oświadczeniu klienta instytucjonalnego

osobą odpowiedzialną za współpracę/nadzór nad usługą.

3. Doświadczenie kadry świadczącej usługi rozwojowe - Podmiot potwierdza spełnienie

kryterium zaznaczając odpowiednią opcję w rejestrze, tj.: opcje rodzajów świadczonych

usług oraz liczby osób z kadry świadczącej dany rodzaj usług i spełniających wymagania

im przypisane. Ponadto Podmiot wpisuje w pola do tego celu przeznaczone imiona i

nazwiska osób z personelu, których wystawia jako reprezentantów spełniających

wymagania stawiane dla poszczególnych rodzajów usług. W przedmiotowym kryterium

wyróżniono następujące rodzaje usług i wymagań, jakie świadczący je personel powinien

spełniać:

1) Kadra świadcząca wyłącznie usługi szkoleniowe

2 osoby, z których każda w ostatnich 3 latach zrealizowała minimum 480 godzin

szkoleniowych, w tym 240 godzin na rzecz Podmiotu i jest w dyspozycji Podmiotu

Po spełnieniu ww. minimalnego wymogu Podmiot może otrzymać dodatkowe punkty

tj.:

- za każdą dodatkową osobę, która zrealizowała w ostatnich 3 latach minimum 480

godzin usług szkoleniowych, w tym 240 godzin na rzecz Podmiotu i jest w dyspozycji

Podmiotu

- za każdą osobę spełniającą jednocześnie ww. warunki, która jest w dyspozycji

Podmiotu i posiada certyfikat, akredytację osobistą

i/lub

2) Kadra świadcząca usługi rozwojowe o charakterze zawodowym (np. kursy

zawodowe)

2 osoby, z których każda w ostatnich 3 latach zrealizowała minimum 250 godzin usług

rozwojowych, w tym 100 godzin usług na rzecz Podmiotu oraz posiada kwalifikacje lub

uprawnienia do wykonywania danej usługi rozwojowej potwierdzone odpowiednim

dokumentem i jest w dyspozycji Podmiotu.


tj.:


godzin usług rozwojowych, w tym 100 godzin na rzecz Podmiotu oraz posiada

25

kwalifikacje lub uprawnienia do wykonywania danej usługi rozwojowej potwierdzone

odpowiednim dokumentem i jest w dyspozycji Podmiotu

i/lub

3) Kadra świadczącą usługi rozwojowej inne niż szkoleniowe

2 osoby, z których każda w ostatnich 3 latach zrealizowała minimum 100 godzin

jednego rodzaju usług rozwojowych (def. w słowniczku), w tym 50 godzin na rzecz

Podmiotu i jest w dyspozycji Podmiotu – Podmiot otrzymuje punkty


tj.:


godzin usług rozwojowych, w tym 50 godzin na rzecz Podmiotu i jest w dyspozycji

Podmiotu

- za każdą osobę, która jest w dyspozycji Podmiotu i posiada certyfikat, akredytację

osobistą

Zasady przyznawania maksymalnej punktacji oraz punktów dla poszczególnych kryteriów

opisanych w pkt 3 opisane zostały w KARCIE PODMIOTU stanowiącej załącznik nr 1 do

przedmiotowego Poradnika.


Deklaracja składana przez Podmiot, o której mowa w pkt 3 kryteriów wiarygodności polega na:

zaznaczeniu odpowiedniej opcji w rejestrze nt. typu posiadanej kadry dydaktycznej (1 i/lub 2

i/lub 3);

zaznaczeniu przy każdym typie kadry, liczby reprezentantów posiadających wymagane

kwalifikacje i doświadczenie (np. min. 2, 3, 4, 5, …. maks. 11);

zaznaczenie przy podanej liczbie reprezentantów posiadających wymagane kwalifikacje i

doświadczenie, liczby osób z grona tej kadry, które posiadają dodatkowe

certyfikaty/uprawnienia (np.: 1, 2, 3, … maks. 11 - nie dotyczy kadry świadczącej usługi

rozwojowe o charakterze zawodowym);

podaniu imion i nazwisk osób z kadry, których Podmiot wystawia jako reprezentantów

spełniających wymagania stawiane dla każdego rodzaju usługi.

Jeśli Podmiot zaznaczy posiadanie kadry w każdym z trzech typów (kadra świadczącą usługi

szkoleniowe, usługi rozwojowe inne niż szkoleniowe, usługi rozwojowe o charakterze

zawodowym) wymagane minimum punktów dla tego kryterium dotyczy każdego typu

posiadanej kadry. Oznacza to, że Podmiot zobligowany jest wystawić min. 6 różnych

reprezentantów kadry dydaktycznej (po minimum 2 reprezentantów dla każdego typu usług).

Każdy dodatkowy (poza wymaganym minimum) reprezentant kadry spełniający wymagania

26

generuje dodatkowe punkty. Każdy z wystawionych reprezentantów posiadający osobisty

certyfikat uprawnień/akredytację (za wyjątkiem usług rozwojowych o charakterze zawodowym)

generuje dodatkowe punkty.

Liczba przyznawanych punktów dla tego kryterium określona została w Karcie Podmiotu

stanowiącej załącznik nr 1 do przedmiotowego Poradnika.

Ostatnie 3 lata doświadczenia liczone są jak w przypadku kryterium w pkt 2 Kryteriów

wiarygodności - 36 miesięcy kalendarzowych liczonych od dnia wpisu do rejestru.

Weryfikacja wstępna odnosi się tylko do stanu zadeklarowanego. Jeśli imiona i nazwiska osób

wystawianych przez Podmiot jako reprezentantów kadry będą budziły wątpliwości na etapie

weryfikacji wstępnej - Administrator zastrzega sobie prawo do weryfikacji prawdziwości

deklaracji składanych przez Podmiot, o których mowa w pkt 3 w biurze/siedzibie Podmiotu na

podstawie oryginałów umów/porozumień oraz dokumentów pomocniczych-źródłowych (umów

wykonawczych, programów, list obecności, rachunków/faktur, itp.) i/lub wezwie Podmiot do

przedłożenia skanów dokumentów pomocniczych.

Przykład: Firma DD świadczy kursy zawodowe dające uprawnienia Audytorów efektywności

energetycznej oraz usługi doradcze dla firm budowlanych z zakresu budownictwa pasywnego

oraz szkolenia doszkalające/wiedzowe dla inżynierów budownictwa z zakresu

materiałoznawstwa. Firma DD wpisując się do Rejestru Usług Rozwojowych zaznaczyła w

kafeterii w Metryczce Podmiotu w pkt 2, 3 typy realizowanych usług rozwojowych. W związku z

powyższym wymagane jest aby spełniła minimum dla każdego z trzech typów kadry

wyspecyfikowanych w pkt 3 Kryteriów wiarygodności. Firma DD wystawiła (zaznaczyła

odpowiednie opcje i podała imiona i nazwiska): 2 trenerów-ekspertów spełniających

wymagania stawiane kadrze typu 1) oraz kolejnych 3 trenerów-audytorów spełniających

wymagania stawiane kadrze dla typu 2) oraz kolejnych 2 doradców-ekspertów dla usług typu

3). Dodatkowo Firma DD zaznaczyła w przypadku wszystkich 7 wystawionych reprezentantów

posiadanie certyfikatów Audytora efektywności energetycznej.

W związku z powyższym Firma DD zgromadziła (dla celów ewentualnej weryfikacji wtórnej)

następujące dokumenty potwierdzające doświadczenie i kwalifikacje kadry dydaktycznej

(dokumenty nie są załączane/przekazywane Administratorowi podczas wpisu do RUR) w okresie

36 miesięcy kalendarzowych liczonych od dnia wpisu do rejestru, tj.:

1) Dla reprezentantów kadry świadczącej usługi szkoleniowe:

zaświadczenia wystawione przez klientów dla trenerów-ekspertów łącznie na 200

godzin szkoleniowych oraz

oświadczenia Firmy DD na realizację 300 godzin na rzecz Firmy DD oraz

umowy o współpracy z wystawionymi reprezentantami, dokumenty źródłowe

potwierdzające spełnienie wymagań przez personel (umowy wykonawcze, listy

obecności, rachunki/faktury, itp.), oryginały lub kopie certyfikatów audytorskich dla

2 trenerów-ekspertów potwierdzone za zgodność z oryginałem.

27

2) Dla reprezentantów kadry świadczącej usługi rozwojowe o charakterze zawodowym:

oświadczenia Firmy DD na realizację 300 godzin usług rozwojowych na rzecz Firmy

DD oraz



obecności, rachunki/faktury, itp.) oraz

oryginały lub kopie certyfikatów poświadczające uprawnienia 3 trenerów-audytorów

do wykonywania danej usługi rozwojowej potwierdzone za zgodność z oryginałem.

3) Dla reprezentantów kadry świadczącej usługi rozwojowe inne niż szkoleniowe:

oświadczenia Firmy DD na realizację 200 godzin usług rozwojowych na rzecz

Firmy DD przez doradców-ekspertów oraz



obecności, programy, rachunki/faktury, itp.) oraz

oryginały lub kopie certyfikatów audytorskich dla 2 doradców-ekspertów

potwierdzone za zgodność z oryginałem

Firma DD, znając stan i kwalifikacje kadry będącej w jej dyspozycji oraz mając zgromadzoną

dokumentację potwierdzające spełnienie wymagań przez kadrę, dokonała na tej podstawie

odpowiednich zapisów w RUR.

Przyjmując przykładowe zasady przyznawania punktacji (dokładne zasady określone zostały w

KARCIE PODMIOTU stanowiącej załącznik nr 1 do przedmiotowego Przewodnika) Firmie DD

przyznano następującą ilość punktów w poniższych typach usług:

1) Dla reprezentantów kadry świadczącej usługi szkoleniowe: 5 pkt za 2 reprezentantów + 6 pkt

za posiadanie certyfikatu audytora przez każdego reprezentanta

2) Dla reprezentantów kadry świadczącej usługi rozwojowe o charakterze zawodowym: 5 pkt za

2 wymaganych reprezentantów + 3 pkt za dodatkowego reprezentanta

3) Dla reprezentantów kadry świadczącej usługi rozwojowe inne niż szkoleniowe 5 pkt za 2

reprezentantów + 6 pkt za posiadanie certyfikatu audytora przez każdego reprezentanta.

Łącznie Firma DD otrzymała 30 pkt = 11 pkt + 8 pkt + 11 pkt. Jeśli Firma DD wystawiłaby

większą ilość reprezentantów z certyfikatami również otrzymałaby 30 pkt ponieważ jest to

maksymalna ilość punktów jaką można uzyskać w tym kryterium.


Administrator zastrzega sobie prawo weryfikacji prawdziwości deklaracji Podmiotu, o których

mowa w pkt 3 m.in. poprzez:

28

wgląd w oryginały umów/porozumień współpracy, oświadczeń, zaświadczeń,

certyfikatów potwierdzających uprawnienia;

wgląd w oryginały dokumentów pomocniczych (umowy wykonawcze,

rachunki/faktury, programy, listy obecności, itp.);

kontakt z osobą do kontaktu wskazaną w zaświadczeniu klienta na rzecz którego

reprezentant kadry dydaktycznej świadczył/zrealizował usługi rozwojowe.

4. Pozostałe elementy uwiarygodniające Podmiot - Podmiot potwierdza spełnienie

kryterium zaznaczając odpowiednią opcję w rejestrze. Opcje dotyczą posiadania przez

Podmiot certyfikatów (dot. organizacji - nie poszczególnych osób z kadry);

doświadczenia w realizacji projektów (EFS i komercyjnych); terminowej regulacji

należności, włączenia w działalność koncepcji CSR, tj:

1) Podmiot posiada certyfikacje/ akredytacje/ spełnia standardy dotyczące jakości

działania Podmiotu.

a. Podmiot posiada ww. dokumenty, które mają charakter deklaratywny – Podmiot

otrzymuje punkty za każdy dokument.

b. Podmiot posiada ww. dokumenty, które są wystawiane przez instytucje zewnętrzne i

podlegają weryfikacji/kontroli/audytowi - Podmiot otrzymuje punkty za każdy

dokument.

Jeżeli Podmiot posiada certyfikat odnawialny np. ISO – okres wdrażania zaleceń

audytora (podczas procesu odnawiania certyfikatu) nie wpływa na negatywną ocenę

tego kryterium.

UWAGA: Podmiot składa oświadczenie bazując na liście uznawanych przez

Administratora rejestru certyfikatów/ akredytacji/ standardów.

2) Doświadczenie Podmiotu w realizacji projektów ze środków EFS - minimalna

wartość sumaryczna projektów zrealizowanych w ciągu ostatnich 5 lat wynosi

300.000 PLN - jako projektodawca lub partner – Podmiot otrzymuje punkty.

3) Doświadczenie Podmiotu w realizacji projektów komercyjnych - minimalna

wartość sumaryczna projektów zrealizowanych w ciągu ostatnich 5 lat wynosi

300.000 PLN – Podmiot otrzymuje punkty.

4) Podmiot terminowo reguluje zobowiązania wynikające z realizowanych usług

rozwojowych (def. w słowniczku) – Podmiot otrzymuje punkty.

5) Podmiot prowadzi działalność, która uwzględnia normy społecznej

odpowiedzialności przedsiębiorstw (SCR) – Podmiot otrzymuje punkty.

Zasady przydzielenia maksymalne punktacji oraz punktacji dla poszczególnych kryteriów,

określonych w pkt 4 określone zostały w KARCIE PODMIOTU, stanowiącej załącznik nr

1 do przedmiotowego Poradnika.

Deklaracja Podmiotu, o których mowa w pkt 4 kryteriów wiarygodności, nie jest obowiązkowa

jednakże może pomóc uzupełnić brakujące punkty by móc zdobyć wymagane minimum

punktowe w cz. III (45 pkt na 100 możliwych) lub powiększyć liczbę uzyskanych punktów, co

tym samym wskazuje na większy potencjał organizacyjny Podmiotu.

29

Deklaracja składana przez Podmiot w pkt 4 polega na zaznaczeniu odpowiedniej opcji

spełnianego kryterium, tj,:

Dla kryterium w pkt 4. 1) a) Podmiot z kafeterii wybiera posiadane

certyfikaty/akredytacje/rekomendacje, mające charakter deklaratywny. Są to zazwyczaj

poświadczenia wystawiane przez instytucje zrzeszające interesariuszy/przedstawicieli danego

segmentu rynkowego, które informują o spełnieniu określonych przez tą instytucję standardów

np. pracy, świadczenia usług, prowadzenia działalności. Poświadczenia bazują na zaufaniu i

raz wystawione lub udzielone nie podlegają okresowej weryfikacji.

Dla kryterium w pkt 4. 1) b) Podmiot z kafeterii wybiera posiadane certyfikaty/akredytacje/

rekomendacje, poświadczające spełnienie przez Podmiot określonych standardów jakości np.

pracy, świadczenia usług, prowadzenia działalności. W tym wypadku, certyfikaty udzielone

przez daną instytucję są przez nią okresowo weryfikowane w celu zagwarantowania, że

Podmiot który otrzymał certyfikat/akredytację utrzymuje i poprawia wdrożone standardy

jakości.

Dla kryterium w pkt 4. 2) i 3) Podmiot zaznacza spełnienie jednej z, lub obydwu opcji.

Wartości projektów komercyjnych i finansowanych z EFS nie można sumować po to, by móc

spełnić jedno z tych kryteriów. Ponadto Podmiot wypełnia zestawienie dla odpowiedniego

typu projektów. W zestawieniu powinny znaleźć się takie informacje jak w przypadku

zestawienia opinii klientów instytucjonalnych (nazwa Podmiotu, zakres projektu, termin

realizacji, grupa odbiorców, dane przedstawiciela upoważnionego do wystawienia opinii,

kontakt do osoby odpowiedzialnej za bezpośrednią współpracę z Podmiotem) oraz dodatkowo

wartość projektu. Na etapie weryfikacji wtórnej, potwierdzeniem realizacji projektów w

przypadku obydwu typów są referencje/oświadczenia klientów lub (w przypadku projektów

finansowanych z EFS) pismo/dokument poświadczający rozliczenie projektu (instytucje

nadzorujące realizację projektów w ramach EFS często nie wystawiają rekomendacji/opinii nt.

sposobu realizacji projektu przez projektodawcę lub partnera projektodawcy). Potwierdzenia

powinny zawierać wszystkie elementy/informacje, jak w przypadku opinii klienta

instytucjonalnego. Podwykonawcy realizujący projekty współfinansowane z EFS na zasadzie

zlecenia usługi, mogą wykazywać te projekty jako komercyjne. Wymagane jest, aby

wszystkie wykazane projekty w pkt. 4 2) lub 3) zakończyły się w okresie 5 lat od dnia wpisu

do rejestru, liczonych jako 60 miesięcy kalendarzowych. Daty skrajne, w ramach których

liczony jest okres 60 miesięcy, ustalane są w sposób podobny, jak w pkt. 2 kryteriów

wiarygodności.

Dla kryterium w pkt 4. 4) Podmiot zaznaczając opcję potwierdza, iż reguluje zobowiązania

zgodnie z umowami z kontrahentami oraz w odniesieniu do instytucji publiczno-prawnych. Na

etapie weryfikacji wtórnej, potwierdzeniem spełnionej w tym punkcie deklaracji, są

zaświadczenia instytucji publiczno-prawnych oraz informacja z rejestru zapytań Krajowego

Rejestru Długów aktualna na dzień wpisu do RUR, ale nie starsza niż 3 m-ce (w przypadku

osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą wymagana jest również informacja o

osobie).

Dla kryterium w pkt 4. 5) Podmiot potwierdza spełnienie kryterium poprzez zaznaczenie opcji

oraz odpowiedniego obszaru/obszarów działalności firmy (z kafeterii), w którym/ch jego firma

uwzględnia koncepcję CSR. Następnie Podmiot opisuje działania CSR z danym obszarze

działalności firmy. Na etapie weryfikacji wtórnej, dokumentami potwierdzającymi realizację

koncepcji CSR przez Podmiot są: opracowane i przyjęte strategie, specjalne uchwały zarządu,

30

regulamin pracy, wdrożone systemy zarządzania środowiskowego, realizowane programy

społecznościowe itp. Dokumentami pomocniczymi mogą być artykuły prasowe, programy

spotkań, konferencji, certyfikaty, dyplomy, tytuły, umowy itp. Ponieważ raz podjęte działania

Podmiotu w zakresie społecznej odpowiedzialności biznesu/przedsiębiorstw (czyli CSR)

powinny mieś charakter ciągły/nawracający i stanowić stały element w jego podstawowej

działalności, przedmiotem weryfikacji wtórnej kryterium mogą być dokumenty

potwierdzające działania CSR w przeciągu 12 miesięcy licząc wstecz od dnia wpisu do

rejestru oraz dokumenty potwierdzające ugruntowanie tej koncepcji w przyszłych działaniach

Podmiotu.

Przykład stosowania CSR:

Firma DD Sp. z o.o. wdrożyła normę ISO 26000 koncentrującą się na następujących obszary:

1. Relacje z pracownikami

2. Środowisko naturalne

3. Uczciwe praktyki biznesowe

4. Zaangażowania społeczne i rozwój - Relacja z otoczeniem

5. Prawa człowieka

6. Ład organizacyjny

7. Relacja z konsumentami

W związku z wdrożeniem normy Firma DD wprowadziła ekologiczne techniki produkcji

żywności. W zakresie współpraca z pracownikami: gwarantuje szkolenia i rozwój, dodatkową

opiekę medyczną, równouprawnienie i niedyskryminacje, zatrudnianie niepełnosprawnych.

Ponadto Firma DD organizuje raz w roku kampanię społeczną, podczas której zbierane są

fundusze na dodatkową opiekę psychologiczną dla mieszkańców miejscowego domu pogodnej

starości. Podczas rozbudowy fabryki Firma DD zorganizowała teren dla rolkarzy:

sfinansowała i zakupiła krzewy ozdobne oraz ułożenie i zalanie asfaltowych ścieżek na terenie

przyległym należącym do gminy.

Produkty firmy DD pakowane są w opakowania z tektury pozyskiwanej z recyklingu.

Ponadto Firma DD opracowała i wdrożyła Kodeks etyczny zaakceptowany i respektowany

przez pracowników i kadrę zarządzającą firmy DD.

Dokumentami potwierdzającymi działania CSR Firmy DD są: Certyfikat ISO 26000,

regulamin pracowniczy, regulamin szkoleniowy, umowa na świadczenie opieki medycznej dla

pracowników, opis i procedura technologii produkcji, umowy i zestawienie kosztów budowy

terenu dla rolkarzy, dokumentacja zbiorki pieniędzy na dom pogodnej starości (plan

przeprowadzenie zbiórki i pozwolenie starosty).

A. Weryfikacja wstępna dot. pozostałych elementów uwiarygodniających

Weryfikacja wstępna następuje przy wpisie do bazy na podstawie tego co Podmiot zadeklarował

(zaznaczył opcję) i co wpisał w odpowiednie pola (jeśli opis jest wymagany). Dla celów

weryfikacji wstępnej nie jest wymagane załączanie dokumentów pomocniczych, chyba że

informacje podane przez Podmiot (np. w przypadku doświadczenia w realizacji projektów,

podejmowanych działania CSR) są niekompletne – wówczas Administrator zastrzega sobie

prawo do weryfikacji prawdziwości deklaracji składanych przez Podmiot w biurze/siedzibie

Podmiotu na podstawie oryginałów dokumentów głównych (certyfikaty, referencje, opinie,

zaświadczenia, regulaminy, umowy, informacje z KRD, itp.) oraz dokumentów pomocniczych-

31

źródłowych (faktury/rachunki, wnioski o dofinansowanie, programy, listy obecności, itp.) i/lub

wezwie Podmiot do przedłożenia skanów dokumentów pomocniczych.


Administrator zastrzega sobie prawo weryfikacji prawdziwości deklaracji Podmiotu, o których

mowa w pozostałych kryteriach uwiarygadniających oraz informacji podanych w zestawieniu z

projektami i opisach działań CSR m.in. poprzez:

wgląd w oryginały oświadczeń, zaświadczeń, certyfikatów, akredytacji, umów, strategii,

regulaminów, referencji, opinii, pism akceptujących rozliczenie końcowe projektu, informacji

z KRD, itp.;

wgląd w oryginały dokumentów pomocniczych-źródłowych (umowy z kontrahentami,

rachunki/faktury, dowody zapłaty, programy, listy obecności, wnioski o dofinansowanie, itp.);

kontakt z wskazanym w referencji/opinii/zaświadczeniu przedstawicielem na rzecz którego

reprezentant kadry dydaktycznej świadczył/zrealizował usługi rozwojowe w ramach projektu.

32

Rozdział II

Cel i zakres audytu weryfikującego prawdziwość oświadczeń i informacji podawanych

przez Podmioty wpisujące się do Rejestru Usług Rozwojowych.

Audyt – ocena podmiotu świadczącego usługi rozwojowe, mająca na celu potwierdzenie

prawdziwość i rzetelności informacji podanych przez Podmiot wpisany do Rejestru Usług

Rozwojowych.

Zakres audytu:

podmioty deklarujące lub realizujące usługi rozwojowe dofinansowane ze środków

Unii Europejskiej;

dokumentacja potwierdzająca prawdziwość złożonych przez podmiot podczas wpisu

do rejestru deklaracji, oświadczeń i podanych informacji.

Przedmiotem audytu jest:

sprawdzenie posiadanego potencjału kadrowego (dot. kadry świadczącej usługi

edukacyjne);

zweryfikowanie posiadanego potencjału finansowego;

sprawdzenie posiadanego potencjału rozwojowego.

Metodologia przeprowadzania audytu polega na weryfikacji i stwierdzeniu

wiarygodności dokumentacji i działań podmiotu, które potwierdzają spełnienie kryteriów

wpisu do Rejestru Usług Rozwojowych. Ze względu na cel oraz przedmiot audytu, do

badania nie będą stosowane statystyczne metody doboru próby (tzn. że audyt nie wybiera

do badania próby z całości udostępnionej dokumentacji – udostępniona dokumentacja jest

badana przez audytorów w całości).

Stwierdzenie wiarygodności danych będzie mieć charakter bezpośredni, co oznacza

kompleksowe sprawdzenie przygotowanej przez podmiot dokumentacji (m.in.: opinie

klientów instytucjonalnych, referencje, certyfikaty i dyplomy, CV personelu, zaświadczenia,

dowody księgowo- finansowe, sprawozdania finansowe).

Ogólne założenia dot. sposobu przeprowadzania audytu:

1. Audyt wykonywany jest przez firmę/instytucję wybraną zgodnie z ustawą PZP lub

pracowników Administratora Rejestru, w biurze lub siedzibie Podmiotów

wytypowanych na podstawie wyników przeprowadzonej analizy ryzyka;

2. Audyt wykonywany jest przez min. dwóch obiektywnych członków zespołu

audytorskiego w siedzibie/biurze Podmiotu świadczącego usługi rozwojowe .

3. Audyt wykonywany jest nie wcześniej niż 14 dni kalendarzowych po terminie

wypełnienia przez podmiot karty podmiotu w Rejestrze Usług Rozwojowych (Podmiot

http://pl.wikipedia.org/wiki/Informacja

33

ma czas na przygotowanie pełnej dokumentacji potwierdzającej spełnienie

standardów)

Audyt Podmiotu wpisanego do Rejestru Usług Rozwojowych oraz korzystającego ze

środków Europejskiego Funduszu Społecznego może być wykonywany w różnych

okresach czasowych. Poniżej przedstawiono przykładowe okresy czasowe wraz ze

wskazaniem wymaganych dokumentów do kontroli.

Przykład:

2 stycznia 2015 roku do Rejestru Usług Rozwojowych wpisał się Podmiot, który

oświadczył że będzie korzystać ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

Podmiot skorzystał z pierwszej usługi finansowanej z EFS w marcu 2015 roku

Poniżej przedstawione są informacje odnośnie wymaganych dokumentów potrzebnych

do okazania podczas audytu w zależności od terminu w jakim zostanie przeprowadzony

:

Skróty:

1- RUR – Rejestr Usług Rozwojowych

2- M- Metryczka

3- KRP- Kryteria Podmiotowe

4- KRW- Kryteria Wiarygodności

5- KU-Karta Usługi

Audyt

realizowany w

lutym 2015

roku

Audyt realizowany w

kwietniu 2015 roku

Audyt realizowany

4 lipca 2015 roku

Audyt realizowany

we wrześniu 2015

roku

Sprawdzenie

wszystkich

dokumentów,

na podstawie

których

Podmiot

wpisał się do

RUR tj.

-M,

KPD,

KRW

1. Sprawdzenie

wszystkich

dokumentów, na

podstawie których

Podmiot wpisał się

do RUR tj.

-M, KRP,

KRW

2. Sprawdzenie

wszystkich

dokumentów, na

podstawie których

Podmiot

potwierdził, że

dokumenty dot. M,

KRP są nadal

aktualne (wg stanu

na marzec 2015 r)

oraz KRW – na

minimum 45

1. Sprawdzenie

wszystkich

dokumentów, na

podstawie których


do RUR tj.

-M, KRP,

KRW

2. Sprawdzenie

wszystkich

dokumentów, na

podstawie których

Podmiot dokonał

aktualizacji M,

KRP (wg stanu na

marzec 2015 r-

ostatnia zgłoszona

usługa) oraz KRW

(wg stanu na lipiec

1. Sprawdzenie

wszystkich

dokumentów, na

podstawie których


do RUR tj.

-M, KRP,

KRW

2. Sprawdzenie

wszystkich

dokumentów, na

podstawie których

Podmiot dokonał

aktualizacji M, KRP

(wg stanu na marzec

2015 r) oraz KRW

(wg stanu na lipiec

2015 r)

34

punktów. 2015 r)

Przy wyznaczaniu dokumentów do audytu wzięto pod uwagę obowiązek aktualizacji

Karty Podmiotu tj:

1. Podmiot przy wpisie każdej usługi rozwojowej do rejestru (Karta Usługi) (będzie

zobowiązany do potwierdzenia, że informacje przez niego oświadczone w metryczce i

kryteriach podmiotowych są aktualne na dzień wpisu tej usługi do rejestru. Jeżeli

Podmiot będzie wpisywał kilka usług rozwojowych dziennie ww. oświadczenie składa

tylko przy wpisie pierwszej usług danego dnia.

2. Podmiot będzie zobowiązany do aktualizacji złożonego w Karcie Podmiotu

oświadczenia w stosunku do kryteriów wiarygodności co 6 miesięcy, licząc od dnia

wpisu do rejestru. Jednocześnie przy wpisie każdej usługi rozwojowej do rejestru

(Karta Usługi) Podmiot będzie zobowiązany do potwierdzenia, że na dzień zgłoszenia

usługi do rejestru spełnia minimalne wymagania określone w kryteriach

wiarygodności.

35

Rozdział III

Procedura odwoławcza

Po zakończeniu działań audytowych Administrator Rejestru jest zobowiązany do sporządzania

informacji pokontrolnej. W informacji pokontrolnej podane są wykryte uchybienia lub

nieprawidłowości wraz z oceną przeprowadzonej kontroli i konsekwencjami dla Podmiotu.

Podmiotowi przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem informacji pokontrolnej,

uzasadnionych zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w informacji pokontrolnej. W takim

przypadku Podmiot w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania Informacji

pokontrolnej przesyła do Administratora Rejestru zastrzeżenia na piśmie i jeden egzemplarz

niepodpisanej Informacji wraz z ewentualną dokumentacją w sprawie.

W przypadku braku uwag do informacji pokontrolnej ze strony Podmiotu należy przekazać do

Administratora Rejestru podpisaną informacje pokontrolną w ciągu 14 dni kalendarzowych od

dnia otrzymania przedmiotowego dokumentu.

W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń do informacji pokontrolnej przez Podmiot :

1. Administrator Rejestru stwierdza zasadność zastrzeżeń Podmiotu w

całości lub w części w ciągu 21 dni kalendarzowych. W tym przypadku

Administrator Rejestru uwzględnia zgłoszone uwagi w informacji

pokontrolnej i przesyła ponownie dwie informacje pokontrolne do

Podmiotu.

2. Administrator Rejestru nie uwzględnia zastrzeżeń zgłoszonych przez

Podmiot. W ciągu 21 dni kalendarzowych Administrator Rejestru

wysyła ponownie do Podmiotu dwie informacje pokontrolne do

podpisu.

Po otrzymaniu ponownej informacji pokontrolnej do podpisu Podmiot w ciągu 7 dni od

otrzymania informacji przesyła podpisany egzemplarz informacji pokontrolnej do

Administratora Rejestru w przypadku, gdy zgadza się z ustaleniami kontroli jak i gdy się nie

zgadza z ustaleniami kontroli. Informacja o braku zgody na przyjęcie ustaleń jest

odnotowywana w informacji pokontrolnej. W ciągu 14 dni kalendarzowych od otrzymania od

Podmiotu informacji pokontrolnej Administrator Rejestru informuje Podmiot o ostatecznych

wynikach kontroli i ewentualnych konsekwencjach.

W wyniku przeprowadzenia działań kontrolnych Podmiot może otrzymać następujące noty:

1. Brak zastrzeżeń do dokumentów podlegających kontroli

2. Podczas kontroli wykryto uchybienia pierwszego stopnia

3. Podczas kontroli wykryto uchybienia drugiego stopnia

4. Podczas kontroli wykryto nieprawidłowość pierwszego stopnia

5. Podczas kontroli wykryto nieprawidłowość drugiego stopnia

36

Ad. 1 Podmiot może nadal prowadzić usługi rozwojowe w ramach rejestru usług

rozwojowych, gdyż w ramach przeprowadzonej kontroli nie wykryto żadnych uchybień i

nieprawidłowości,

Ad. 2 W związku ze stwierdzonymi uchybieniami pierwszego stopnia podczas kontroli

Podmiot może nadal prowadzić usługi rozwojowe w ramach rejestru usług rozwojowych,

jednakże zobowiązany jest do uwzględnienia uwag zgłoszonych przez Administratora

Rejestru,

Ad. 3 W związku ze stwierdzonymi uchybieniami drugiego stopnia podczas kontroli,

podmiot zostaje zawieszony w rejestrze do czasu poprawienia wszystkich uwag zgłoszonych

przez Administratora Rejestru. Podmiot po otrzymaniu pisma od Administratora Rejestru

informującego o ostatecznych wynikach kontroli może złożyć odwołanie do Jednostki

Nadzorującej Administratora Rejestru. Odwołanie to powinno zostać złożone w terminie 14

dni kalendarzowych od dnia otrzymania pisma od Administratora Rejestru w sprawie

ostatecznych wyników kontroli. Jednostka Nadzorująca Administratora Rejestru może:

a) uwzględnić odwołanie

b) oddalić odwołanie.

Ad. a W przypadku uwzględnienia odwołania Jednostka Nadzorująca Administratora Rejestru

informuje go o wynikach rozstrzygnięcia. Administrator Rejestru w ciągu 7 dni od dnia

otrzymania pisma odwiesza Podmiot w Rejestrze Usług Rozwojowych.

Ad. b W przypadku oddalenia odwołania Jednostka Nadzorująca Administratora Rejestru

przekazuje Podmiotowi swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem. Podmiotowi nie przysługuje

żaden środek odwoławczy w przypadku oddalenia odwołania przez Jednostkę Nadzorującą

Administratora Rejestru.

Ad. 4 W związku ze stwierdzoną nieprawidłowością pierwszego stopnia Podmiot zostaje

wykreślony z rejestru usług rozwojowych na okres 3 lat po otrzymaniu pisma informującego o

ostatecznych wynikach kontroli. Podmiot po otrzymaniu pisma od Administratora Rejestru

informującego o ostatecznych wynikach kontroli może złożyć odwołanie do Jednostki

Nadzorującej Administratora Rejestru. Odwołanie to powinno zostać złożone w terminie 14

dni kalendarzowych od dnia otrzymania pisma od Administratora Rejestru w sprawie

ostatecznych wyników kontroli. Jednostka Nadzorująca Administratora Rejestru może:

c) uwzględnić odwołanie

d) oddalić odwołanie.

Ad. a W przypadku uwzględnienia odwołania Jednostka Nadzorująca Administratora Rejestru

informuje go o wynikach rozstrzygnięcia. Administrator Rejestru w ciągu 7 dni od dnia

otrzymania pisma odwiesza Podmiot w rejestrze usług rozwojowych.

Ad. b W przypadku oddalenia odwołania Jednostka Nadzorująca Administratora Rejestru

przekazuje Podmiotowi swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem. Podmiotowi nie przysługuje

żaden środek odwoławczy w przypadku oddalenia odwołania przez Jednostkę Nadzorującą

Administratora Rejestru.

37

Ad 5 Jeśli w wyniku kontroli okaże się, że Podmiot jest wpisany do rejestru podmiotów

wykluczonych prowadzony przez Ministerstwo Finansów zostaje on wykluczony na okres 3

lat z rejestru usług rozwojowych. Okres wykluczenia rozpoczyna się od dnia kiedy decyzja o

zwrocie środków staje się ostateczna2, zaś kończy z upływem trzech lat od dnia dokonania

zwrotu środków. Jeżeli okoliczności powodujące wykluczenie zostały stwierdzone po tym, jak

decyzja o zwrocie środków stała się ostateczna, okres wykluczenia rozpoczyna się od dnia

stwierdzenia tych okoliczności3.

Wykluczenia nie stosuje się do:

1) podmiotów, które na podstawie odrębnych przepisów realizują zadania interesu

publicznego, jeżeli spowoduje to niemożność wdrożenia działania w ramach programu

lub znacznej jego części;

2) jednostek samorządu terytorialnego;

3) państwowych jednostek budżetowych.

Sposób funkcjonowania rejestru podmiotów wykluczonych, w szczególności zasady

wpisywania podmiotów oraz uzyskiwania informacji zawartych w rejestrze, określa

rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 czerwca 2010 r. w sprawie rejestru podmiotów

wykluczonych z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację

programów finansowanych z udziałem środków europejskich (Dz. U. Nr 125 poz. 846 z

późn. zm).

2 Decyzje, od których nie służy odwołanie w administracyjnym toku instancji, są ostateczne. Uchylenie lub zmiana takich decyzji ,

stwierdzenie ich nieważności oraz wznowienie postępowania może nastąpić tylko w przypadkach przewidzianych w kodeksie lub w ustawach

szczególnych.(art. 16 k.p.a) 3 Jeżeli Podmiot zwrócił środki na wezwanie właściwej instytucji i nie było konieczności wydania decyzji o zwrocie, okres trzyletni liczy się

od dnia stwierdzenia okoliczności wymienionych w art. 207 ust. 4 UFP, a kończy z upływem trzech lat do dnia dokonania zwrotu.

38

Rozdział IV

Naruszenia związane z brakiem dokumentów na podstawie których Podmiot został

wpisany do Rejestru Usług Rozwojowych.

W wyniku działań audytowych Administratora Rejestru lub innych instytucji możliwe jest

wystąpienie uchybień i nieprawidłowości. Poniżej przedstawiono zasady jakimi będą się

kierować osoby sprawdzające dokumenty i jakie konsekwencje mogą zostać wyciągnięte z

tego tytułu.

Uchybienie – braki w dokumentach, które mogą zostać naprawione przez Podmiot wpisany do

rejestru w terminie określonym przez Administratora Rejestru.

Mogą wystąpić dwa rodzaje uchybień:

Pierwszego stopnia - niepowodujące zawieszenia w Rejestrze Usług Rozwojowych

Drugiego stopnia - powodujące zawieszenie w Rejestrze Usług Rozwojowych

Uchybienie pierwszego stopnia – po stwierdzeniu uchybienia Podmiot nadal funkcjonuje w

rejestrze bez żadnych konsekwencji dla wykonywania swojej działalności. W terminie

wskazanym przez Administratora Rejestru jest zobowiązany do poprawienia uwag

zgłoszonych przez Administratora Rejestru.

Uchybienie drugiego stopnia – Podmiot zostaje zawieszony w rejestrze do czasu poprawienia

wszystkich uwag zgłoszonych przez Administratora Rejestru. W tym czasie nie może zgłaszać

żadnych nowych usług do rejestru usług, ale usługi dotychczas wpisane mogą być nadal

kontynuowane. Po przesłaniu wszystkich poprawionych dokumentów i akceptacji ich przez

Administratora Rejestru przywraca się funkcjonowanie Podmiotu w rejestrze.

Możliwe są sytuacje, w których uchybienie pierwszego stopnia przechodzi w uchybienie

drugiego stopnia w sytuacji niezastosowania się Podmiotu do uwag Administratora Rejestru.

Jednocześnie możliwa jest zmiana uchybienia drugiego stopnia w nieprawidłowość

pierwszego stopnia.

Ponadto, w wyniku działań kontrolnych Administratora Rejestru lub innych podmiotów

upoważnionych możemy mieć do czynienia z nieprawidłowością. Konsekwencją stwierdzenia

nieprawidłowości jest wykreślenie podmiotu z Rejestru Usług Rozwojowych.

Nieprawidłowości możemy podzielić na dwie kategorie:

39

Nieprawidłowość pierwszego stopnia – oznacza wykreślenie Podmiotu z Rejestru Usług

Rozwojowych na okres trzech lat. Po tym okresie Podmiot może znowu ubiegać się o wpis do

Rejestru Usług Rozwojowych. W takim przypadku Podmiot obligatoryjne przechodzi audyt

dokumentacji. Koszty przeprowadzenia audytu są ponoszone przez Podmiot.

Nieprawidłowość drugiego stopnia – oznacza wykreślenie z rejestru usług rozwojowych na

okres wskazany w obowiązujących przepisach ( dot. pkt. II. KRYTERIA PODMIOTOWE –

OPCJA 2 podpunkt 4.

Poniżej zaprezentowano rodzaje naruszeń i konsekwencji w sytuacji, gdy:

1. Podmiot oświadczył, że będzie korzystał ze środków Europejskiego Funduszu

Społecznego i do czasu kontroli nie korzystał ze środków Europejskiego

Funduszu Społecznego- tabela nr 1,

2. Podmiot skorzystał ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, a audyt

jest dokonywany w okresie powyżej 6 miesięcy od dnia wpisu Podmiotu do

Rejestru Usług Rozwojowych – tabela nr 2.

Tabela nr 1

Informacje dotyczące

podmiotu

1. Nazwa Podmiotu Naruszenie:

Nie dotyczy

Konsekwencje

Nie dotyczy

2. Rodzaje świadczonych

usług rozwojowych

(def. w słowniczku)

Naruszenie:

Nie dotyczy

Konsekwencje

I. METRYCZKA PODMIOTU

40

Nie dotyczy

3. Kadra, którą Podmiot

dysponuje ( def. w

słowniczku)

Naruszenie:

Brak dokumentów

Konsekwencje

Uchybienie pierwszego stopnia – Podmiot zobowiązany

jest dokonać korekty w terminie wskazanym przez

Administratora Rejestru. W przypadku braku korekty może

wystąpić uchybienie drugiego stopnia.

4. Dotychczasowe

doświadczenie w

realizacji usług

rozwojowych.

Naruszenie:

Brak dokumentów

Konsekwencje





5. Inne informacje nt.

Podmiotu np.:

posiadane licencje,

akredytacje, certyfikaty

Naruszenie:

Brak dokumentów

Konsekwencje





Informacje formalne o Podmiocie

6. Adres (siedziba)

Podmiotu

Naruszenie

Nie dotyczy

Konsekwencje

41

Nie dotyczy

7. Telefon Naruszenie

Nie dotyczy

Konsekwencje

Nie dotyczy

8. Fax Naruszenie

Nie dotyczy

Konsekwencje

Nie dotyczy

9. Adres e-mail Naruszenie

Nie dotyczy

Konsekwencje

Nie dotyczy

10. Adres strony

internetowej

Naruszenie

Nie dotyczy

Konsekwencje

Nie dotyczy

42

11. Numer identyfikacyjny

REGON (o ile

instytucja posiada

numer REGON)

Naruszenie

Nie dotyczy

Konsekwencje

Nie dotyczy

12. Numer identyfikacji

podatkowej

Naruszenie:

Brak dokumentów

Konsekwencje





13. Imię i nazwisko osoby,

która może składać

oświadczenia w

imieniu Podmiotu (

możliwość wskazania

kilku osób)

Naruszenie:

Brak dokumentów

Konsekwencje





14. Imię i nazwisko osoby

uprawnionej w imieniu

Podmiotu do

wpisywania danych do

rejestru usług

rozwojowych wraz z

adresem e-mail i

numerem telefonu

(możliwość wskazania

kilku osób)

Naruszenie:

Brak wpisanych danych

Konsekwencje





15. Oświadczenie, że

Podmiot prowadzi

Naruszenie

43

aktywną działalność

gospodarczą.

Nie dotyczy

Konsekwencje

Nie dotyczy

16 Oświadczenie, że

Podmiot przestrzega

zapisów ustawy z dnia

29 sierpnia 1997 r. o

ochronie danych

osobowych (Dz. U. z

2002 r. Nr 101, poz.

926 z późn. zm.)

Naruszenia i konsekwencje

Zostaną określone w 2 wersji podręcznika.

II. KRYTERIA PODMIOTOWE – OPCJA 2

Podmioty, które zadeklarują chęć realizacji tylko usług rozwojowych finansowanych

ze środków EFS lub usług mieszanych (usług finansowych z EFS i usług komercyjnych)

Kryterium Sposób

potwierdzenia

prawdziwości

oświadczeń

1. Podmiot nie zalega z

zapłatą należności

publicznoprawnych

(podatki i ZUS).

Podmiot musi posiadać

zaświadczenia od ZUS

i US aktualne

(ważność 6 miesięcy)

na dzień składania

oświadczeń i podczas

weryfikacji

Naruszenie:

1.Zaświadczenie nieaktualne

na dzień wpisu do rejestru,

2. Brak zaświadczenia na

dzień wpisu do rejestru,

44

3. Wg zaświadczenia

Podmiot zalega ze spłatą

należności

publicznoprawnych.

Konsekwencje

Ad. 1,2 - Uchybienie

pierwszego stopnia – Podmiot

zobowiązany jest dokonać

korekty w terminie wskazanym

przez Administratora rejestru.

W przypadku braku korekty

uchybienie drugiego stopnia.

Ad. 3 Uchybienie drugiego

stopnia – Podmiot zostaje

zawieszony do czasu

przedstawienia wyjaśnień.

2 Podmiot posiada co

najmniej 3 lata (36

miesięcy) doświadczenia

na rynku w realizacji

usług rozwojowych – gdy

planuje, że będzie

realizował usługi

rozwojowe skierowane

do pracowników i

przedsiębiorców

dofinansowywane ze

środków EFS.

1. Doświadczenia

Podmiotu na rynku w

obszarze realizacji

usług rozwojowych

należy traktować jako

rozpoczęcie realizacji

usług rozwojowych (

def. słowniczek).

2. Przykład: Jeżeli

Podmiot wpisuje się do

rejestru 2 stycznia

2014 r. musi posiadać

doświadczenie w

realizacji co najmniej 3

usług rozwojowych, z

których co najmniej 1

usługa rozpoczęła się

przed 2 stycznia 2011

r.

3. Podczas weryfikacji

Podmiot zobowiązany

jest przedstawić

dokumenty

potwierdzające

realizację 3 usług

Naruszenie:

1. Błędy w dokumentach

potwierdzających

oświadczenie Podmiotu w

dniu wpisu do rejestru,

2. Podmiot ma mniej niż 3

lata doświadczenia,

3. Brak dokumentów

potwierdzających

doświadczenie.

Konsekwencje

Ad. 1. Uchybienie pierwszego

stopnia – Podmiot zobowiązany

jest dokonać korekty w terminie

wskazanym przez

Administratora rejestru. W

przypadku braku korekty może

wystąpić uchybienie drugiego

stopnia



45

rozwojowych, z

których co najmniej

jedna usługa była

realizowana w okresie

co najmniej 36

miesięcy od dnia wpisu

Podmiotu do rejestru.

Jednocześnie

wszystkie 3

przedstawione przez

Podmiot usługi muszą

być zakończone przed

dniem wpisu do

rejestru.

zawieszony do czasu


Ad, 3 – Uchybienie drugiego


zawieszony do czasu

przedstawienia wyjaśnień. Może

wystąpić nieprawidłowość

pierwszego stopnia.

46

3. Podmiot będący osobą

fizyczną lub osobą

prawną, nie został

skazany prawomocnym

wyrokiem za

przestępstwo składania

fałszywych zeznań,

przekupstwa, przeciwko

mieniu, wiarygodności

dokumentów, obrotowi

pieniędzmi i papierami

wartościowymi, obrotowi

gospodarczemu,

systemowi bankowemu,

karno-skarbowe albo

inne związane z

wykonywaniem

działalności gospodarczej

lub popełnione w celu

osiągnięcia korzyści

majątkowych.

Podmiot będący osobą

prawną, w których osoba

będąca członkiem jego

organów zarządzających

lub wspólnikiem nie

została skazana

prawomocnym wyrokiem

za przestępstwa, o

których mowa wyżej.

Podczas weryfikacji


zaświadczenia wydane

przez KRK aktualne na

dzień składania

oświadczenia przy

wpisie do rejestru.

Naruszenie:

1.Zaświadczenie nieaktualne na

dzień wpisu do rejestru,

2. Brak zaświadczenia na dzień

wpisu do rejestru,

3.Wg zaświadczenia Podmiot nie

spełnia tego kryterium

Konsekwencje










zawieszony do czasu


4. Podmiot nie został

wykluczony z możliwości

otrzymania środków

przeznaczonych na

realizację programów

finansowanych z udziałem

środków europejskich

Lista prowadzona

przez Ministra

Finansów;

Naruszenie:

1. Podmiot został wykluczony

przez MF.

Konsekwencje

Ad. 1 – Nieprawidłowość

drugiego stopnia

III. KRYTERIA WIARYGODNOŚCI

47

Kryteria obowiązkowe

Kryterium Sposób potwierdzenia

prawdziwości oświadczeń

1. Doświadczeni

e rynkowe

Podmiotu w

realizacji

usług

rozwojowych.

Całkowite obroty w ciągu

ostatnich 3 lat zamkniętych

(łącznie) z usług rozwojowych

wynosiły:

powyżej 180.000 PLN w tym

w każdym z trzech lat m.in. 60

tys. PLN

5 punktów

powyżej 500.000 PLN

10 punktów

powyżej 1.500.000 PLN

15 punktów


20 punktów

Wymagane minimum 5

punktów w tym obszarze.

Maksymalnie 20 punktów w

tym obszarze.

Naruszenie:

1. Obroty były niższe niż

180 000 PLN,

2. Obroty były wyższe niż

180 000 PLN, ale niższe niż

założone minimum w

każdym z trzech lat ,

3. Brak dokumentów

poświadczających

świadczenie usług.

4. Błędy w dokumentach/brak

części dokumentów,

5. Podmiot przedstawi do

kontroli obroty na niższą

liczbę punktów niż otrzymał

przy wpisie do rejestru a

liczba punktów miała wpływ

na osiągnięcie minimalnej

liczby punktów - 45 pkt. w

kryteriach wiarygodności

i/lub 5 pkt. w

przedmiotowym kryterium


kontroli obroty na niższą



liczba punktów nie miała

wpływ na osiągnięcie

minimalnej liczby punktów -

45 pkt. w kryteriach

wiarygodności i/lub 5 pkt. w


48

Konsekwencje

Ad. 1,2,3, 5– Nieprawidłowość

pierwszego stopnia

Ad. 4 Uchybienie pierwszego

/drugiego stopnia – Podmiot

zostaje zawieszony do czasu



pierwszego stopnia

Ad. 6 - Uchybienie pierwszego



wskazanym przez Administratora

rejestru.

49

2. Opinie

klientów

instytucjonaln

ych ( def.

słowniczek).

Dokumenty poświadczające

zrealizowanie usług

rozwojowych wystawione przez

klientów instytucjonalnych (firm

i instytucji) nie starsze niż 3 lata

(liczone od dnia wpisu do

rejestru), zawierające

następujące elementy:

1) nazwę / markę Podmiotu

świadczącego usługi;

2) zakres świadczonych

usług;

3) termin świadczonych

usług;

4) grupa odbiorców usługi;

5) wyrażenie pozytywnej

opinii o świadczonej

usłudze;

6) podpis przedstawiciela

usługobiorcy,

odpowiedzialnego za

odbiór usługi;

7) kontakt do osoby

odpowiedzialnej za

współpracę/nadzór nad

usługą.

Zasady przyznawania punktacji:

a. Jeżeli Podmiot realizował od

3 do 5 usług rozwojowych,

które może potwierdzić

dokumentami spełniającymi

ww. wymagania

otrzymanymi od 3 do 5

klientów instytucjonalnych -

otrzymuje 5 pkt.

b. Za każdą kolejną usługę

potwierdzoną kolejnym

dokumentem od kolejnego

klienta instytucjonalnego (tj.

powyżej 5 dokumentów od 5

różnych klientów inst.)

Podmiot otrzymuje 1 pkt

Naruszenie:

1. Brak dokumentów

poświadczających





kontroli opinie klientów na

niższą liczbę punktów niż

otrzymał przy wpisie do

rejestru a liczba punktów

miała wpływ na osiągnięcie






kontroli opinie klientów na



rejestru a liczba punktów nie






Konsekwencje

Ad1,3 – Nieprawidłowość

pierwszego stopnia

Ad. 2 Uchybienie

pierwszego/drugiego stopnia –

Podmiot zostaje zawieszony do

czasu przedstawienia wyjaśnień.

Może wystąpić nieprawidłowość

pierwszego stopnia

Ad. 4- Uchybienie pierwszego



50

Przy dokumentowaniu realizacji

usług rozwojowych obowiązują

następujące zasady:

Podmiot może przedstawić

od 1 klienta

instytucjonalnego nie więcej

niż 1 dokument

poświadczający realizację

usług/i rozwojowych/ej, co

oznacza, że dokument od

klienta instytucjonalnego

potwierdzający realizację 2

lub więcej usług

rozwojowych liczony jest

jako 1 dokument/usługa;

Podmiot może przedstawić w

odniesieniu do danej/

konkretnej usługi

rozwojowej opinię jednego


(tylko 1 dokument


konkretnej usługi

rozwojowej).

Wymagane minimum 5



tym obszarze


rejestru.

51

3. Doświadczeni

e kadry

świadczącej

usługi

rozwojowe.

1) Kadra świadcząca wyłącznie

usługi szkoleniowe

2 osoby, z których każda w

ostatnich 3 latach zrealizowała

minimum 480 godzin

szkoleniowych, w tym 240 godzin

na rzecz Podmiotu i jest w

dyspozycji Podmiotu – Podmiot

otrzymuje 5 pkt.

Po spełnieniu ww. minimalnego

wymogu Podmiot może otrzymać

dodatkowe punkty tj.:

- za każdą dodatkową osobę,

która zrealizowała w ostatnich 3

latach minimum 480 godzin

usług szkoleniowych, w tym 240

godzin na rzecz Podmiotu i jest w


otrzymuje 3 pkt;

- za każdą osobę, która jest w

dyspozycji Podmiotu i posiada

certyfikat, akredytację osobistą –

Podmiot otrzymuje 3 pkt.

i/lub

2) Kadra świadcząca usługi

rozwojowe o charakterze

zawodowym (np. szkolenia

zawodowe)



minimum 250 godzin usług

rozwojowych, w tym 100 godzin

usług na rzecz Podmiotu oraz

posiada kwalifikacje lub

uprawnienia do wykonywania

danej usługi rozwojowej

potwierdzone odpowiednim

dokumentem i jest w dyspozycji

Podmiotu.

Naruszenie:

1. Brak dokumentów

poświadczających

doświadczenie kadry.




kontroli dokumenty na










kontroli dokumenty na niższą









Konsekwencje


pierwszego stopnia






pierwszego stopnia




52







usług rozwojowych, w tym 100

godzin na rzecz Podmiotu oraz






Podmiotu – Podmiot otrzymuje

3 pkt.

i/lub

3) Kadra świadczącą usługi

rozwojowej inne niż

szkoleniowe



minimum 100 godzin jednego

rodzaju usług rozwojowych (def.

w słowniczku), w tym 50 godzin



otrzymuje 5 pkt.










otrzymuje 3 pkt;


dyspozycji Podmioty i posiada


rejestru.

53



Wymagane minimum 5

punktów w każdej kategorii

osób świadczących usługi

rozwojowe. Liczba

minimalnych punktów w

tym obszarze zależy, od tego

jaki rodzaj/ jakie rodzaje

świadczonych usług

rozwojowych Podmiot

zadeklarował w pkt. 2

metryczki. Maksymalnie 30

punktów w tym obszarze

54

Kryterium nieobowiązkowe

4. Pozostałe

elementy

uwiarygodniaj

ące Podmiot

1) Podmiot posiada

certyfikacje/ akredytacje/

spełnia standardy dotyczące

jakości działania Podmiotu.

a) Jeżeli Podmiot

posiada ww.

dokumenty, które

mają charakter

deklaratywny –

Podmiot otrzymuje

3 punkty za każdy

dokument.

b) Jeżeli Podmiot

posiada ww.

dokumenty, które są

wystawiane przez

instytucje zewnętrzne

i podlegają

weryfikacji/kontroli/a

udytowi - Podmiot

otrzymuje 5

punktów za każdy

dokument.

Jeżeli Podmiot posiada

certyfikat odnawialny np.

ISO – okres wdrażania

zaleceń audytora (podczas

procesu odnawiania

certyfikatu) nie wpływa na

negatywną ocenę tego

kryterium.

UWAGA: Podmiot składa

oświadczenie bazując na

liście uznawanych przez

Administratora rejestru

certyfikatów/ akredytacji/

standardów.

2) Doświadczenie Podmiotu w

realizacji projektów ze

środków EFS - minimalna

Naruszenie:

1. Brak dokumentów











wiarygodności


kontroli dokumenty na niższą







wiarygodności

Konsekwencje


pierwszego stopnia






pierwszego stopnia




55

wartość sumaryczna

projektów zrealizowanych w

ciągu ostatnich 5 lat wynosi

300.000 PLN - jako

projektodawca lub partner –

Podmiot otrzymuje 5

punktów.


realizacji projektów

komercyjnych - minimalna




300.000 PLN – Podmiot

otrzymuje 3 punkty.

4) Podmiot terminowo reguluje

zobowiązania wynikające z

realizowanych usług

rozwojowych (def. w

słowniczku) – Podmiot

otrzymuje 3 punktów.

5) Podmiot prowadzi

działalność, która

uwzględnia normy

społecznej

odpowiedzialności

przedsiębiorstw – Podmiot

otrzymuje 2 punkty.

Maksymalnie 20 punktów

w tym obszarze

Tabela nr 2

W sytuacji, gdy Podmiot zgłosił usługę rozwojową w rejestrze w okresie 7 miesięcy od daty

wpisu do Rejestru, musi dokonać potwierdzenia w karcie usługi spełnienia kryteriów

podmiotowych. Kryteria wiarygodności sprawdzane są tylko do poziomu 45 pkt. Poniżej

przedstawiamy naruszenie i konsekwencje z tytułu niespełnienia ww. wymogów

II. METRYCZKA PODMIOTU

56

Informacje dotyczące

podmiotu

1. Nazwa Podmiotu Naruszenie:

Nie dotyczy

Konsekwencje

Nie dotyczy

2. Rodzaje świadczonych

usług rozwojowych

(def. w słowniczku)

Naruszenie:

Nie dotyczy

Konsekwencje

Nie dotyczy

3. Kadra, którą Podmiot

dysponuje ( def. w

słowniczku)

Naruszenie:

Brak dokumentów

Konsekwencje





4. Dotychczasowe

doświadczenie w

realizacji usług

rozwojowych.

Naruszenie:

Brak dokumentów

Konsekwencje





57

5. Inne informacje nt.

Podmiotu np.:

posiadane licencje,

akredytacje, certyfikaty

Naruszenie:

Brak dokumentów

Konsekwencje





Informacje formalne o Podmiocie

6. Adres (siedziba)

Podmiotu

Naruszenie

Nie dotyczy

Konsekwencje

Nie dotyczy

7. Telefon Naruszenie

Nie dotyczy

Konsekwencje

Nie dotyczy

8. Fax Naruszenie

Nie dotyczy

Konsekwencje

Nie dotyczy

58

9. Adres e-mail Naruszenie

Nie dotyczy

Konsekwencje

Nie dotyczy

10. Adres strony

internetowej

Naruszenie

Nie dotyczy

Konsekwencje

Nie dotyczy

11. Numer identyfikacyjny

REGON (o ile

instytucja posiada

numer REGON)

Naruszenie

Nie dotyczy

Konsekwencje

Nie dotyczy

12. Numer identyfikacji

podatkowej

Naruszenie:

Brak dokumentów

Konsekwencje





13. Imię i nazwisko osoby,

która może składać

oświadczenia w

imieniu Podmiotu (

Naruszenie:

Brak dokumentów

59

możliwość wskazania

kilku osób) Konsekwencje





14. Imię i nazwisko osoby

uprawnionej w imieniu

Podmiotu do

wpisywania danych do

rejestru usług

rozwojowych wraz z

adresem e-mail i

numerem telefonu

(możliwość wskazania

kilku osób)

Naruszenie:

Brak wpisanych danych

Konsekwencje





15. Oświadczenie, że

Podmiot prowadzi

aktywną działalność

gospodarczą.

Naruszenie

Nie dotyczy

Konsekwencje

Nie dotyczy

16 Oświadczenie, że

Podmiot przestrzega

zapisów ustawy z dnia

29 sierpnia 1997 r. o

ochronie danych

osobowych (Dz. U. z

2002 r. Nr 101, poz.

926 z późn. zm.)

Naruszenia i Konsekwencje

Zostaną określone w 2 wersji podręcznika.

60

II. KRYTERIA PODMIOTOWE – OPCJA 2

Podmioty, które zadeklarują chęć realizacji tylko usług rozwojowych finansowanych

ze środków EFS lub usług mieszanych (usług finansowych z EFS i usług komercyjnych)

Kryterium Sposób

potwierdzenia

prawdziwości

oświadczeń

1. Podmiot nie zalega z

zapłatą należności

publicznoprawnych

(podatki i ZUS).


zaświadczenia od ZUS

i US aktualne

(ważność 6 miesięcy)

na dzień składania

oświadczeń i podczas

weryfikacji

Naruszenie:

1.Zaświadczenie nieaktualne

na dzień kontroli,


dzień kontroli,

3.Wg zaświadczenia Podmiot

zalega ze spłatą należności

publicznoprawnych.

Konsekwencje










zawieszony do czasu



pierwszego stopnia.

61

2 Podmiot posiada co

najmniej 3 lata (36

miesięcy) doświadczenia

na rynku w realizacji

usług rozwojowych – gdy

planuje, że będzie

realizował usługi

rozwojowe skierowane

do pracowników i

przedsiębiorców

dofinansowywane ze

środków EFS.

1. Doświadczenia

Podmiotu na rynku w

obszarze realizacji

usług rozwojowych

należy traktować jako

rozpoczęcie realizacji

usług rozwojowych (

def. słowniczek).

2. Przykład: Jeżeli

Podmiot wpisuje się do

rejestru 2 stycznia

2014 r. musi posiadać

doświadczenie w

realizacji co najmniej 3

usług rozwojowych, z

których co najmniej 1

usługa rozpoczęła się

przed 2 stycznia 2011

r.

3. Podczas weryfikacji

Podmiot zobowiązany

jest przedstawić

dokumenty

potwierdzające

realizację 3 usług

rozwojowych, z

których co najmniej

jedna usługa była

realizowana w okresie

co najmniej 36

miesięcy od dnia wpisu

Podmiotu do rejestru.

Jednocześnie

wszystkie 3

przedstawione przez

Podmiot usługi muszą

być zakończone przed

dniem wpisu do

rejestru.

Naruszenie:

1. Błędy w dokumentach

potwierdzających

oświadczenie

Podmiotu w dniu

wpisu ostatniej usługi

rozwojowej przed

dniem kontroli,

2. Podmiot ma mniej niż

3 lata doświadczenia,

3. Brak dokumentów

potwierdzających

doświadczenie.

Konsekwencje

Ad. 1. Uchybienie pierwszego



wskazanym przez

Administratora rejestru. W

przypadku braku korekty może

wystąpić uchybienie drugiego

stopnia



zawieszony do czasu



pierwszego stopnia.

Ad, 3 – Uchybienie drugiego


zawieszony do czasu



pierwszego stopnia.

62

3. Podmiot będący osobą

fizyczną lub osobą

prawną, nie został

skazany prawomocnym

wyrokiem za

przestępstwo składania

fałszywych zeznań,

przekupstwa, przeciwko

mieniu, wiarygodności

dokumentów, obrotowi

pieniędzmi i papierami

wartościowymi, obrotowi

gospodarczemu,

systemowi bankowemu,

karno-skarbowe albo

inne związane z

wykonywaniem

działalności gospodarczej

lub popełnione w celu

osiągnięcia korzyści

majątkowych.

Podmiot będący osobą

prawną, w których osoba

będąca członkiem jego

organów zarządzających

lub wspólnikiem nie

została skazana

prawomocnym wyrokiem

za przestępstwa, o

których mowa wyżej.

Podczas weryfikacji


zaświadczenia wydane

przez KRK aktualne na

dzień weryfikacji.

Naruszenie:

1.Zaświadczenie/a nieaktualne

na dzień wpisu ostatniej

usługi rozwojowej przed

dniem kontroli,


dzień kontroli,

3.Wg zaświadczenia Podmiot nie

spełnia tego kryterium.

Konsekwencje










zawieszony do czasu



pierwszego stopnia.

4 Podmiot nie został

wykluczony z możliwości

otrzymania środków

przeznaczonych na

realizację programów

finansowanych z udziałem

środków europejskich

Lista prowadzona

przez Ministra

Finansów;

Naruszenie:

2. Podmiot został wykluczony

przez MF.

Konsekwencje

Ad. 1 – Nieprawidłowość

drugiego stopnia

III. KRYTERIA WIARYGODNOŚCI

63

Kryteria obowiązkowe

Naruszenie ogólne: Podmiot nie ma 45 pkt spełniających wymogi minimum.

Konsekwencje: Nieprawidłowość pierwszego stopnia

Kryterium Sposób potwierdzenia

prawdziwości oświadczeń

1. Doświadczeni

e rynkowe

Podmiotu w

realizacji

usług

rozwojowych.

Całkowite obroty w ciągu

ostatnich 3 lat zamkniętych

(łącznie) z usług rozwojowych

wynosiły:

powyżej 180.000 PLN w tym

w każdym z trzech lat m.in. 60

tys. PLN

5 punktów

powyżej 500.000 PLN

10 punktów


15 punktów


20 punktów

Wymagane minimum 5



tym obszarze.

Naruszenie:

1. Obroty były niższe niż

180 000 PLN,

2. Obroty były wyższe niż

180 000 PLN, ale niższe niż

założone minimum w

każdym z trzech lat,

3. Brak dokumentów

poświadczających






niższą liczbę punktów niż 5

pkt.

Konsekwencje

Ad. 1,2,3, 5– Nieprawidłowość

pierwszego stopnia





64


pierwszego stopnia

65

2. Opinie

klientów

instytucjonaln

ych ( def.

słowniczek).

Dokumenty poświadczające

zrealizowanie usług

rozwojowych wystawione przez

klientów instytucjonalnych (firm

i instytucji) nie starsze niż 3 lata

(liczone od dnia wpisu do

rejestru), zawierające

następujące elementy:

1. nazwę / markę Podmiotu

świadczącego usługi;

2. zakres świadczonych

usług;

3. termin świadczonych

usług;

4. grupa odbiorców usługi;

5. wyrażenie pozytywnej

opinii o świadczonej

usłudze;

6. podpis przedstawiciela

usługobiorcy,

odpowiedzialnego za

odbiór usługi;

7. kontakt do osoby

odpowiedzialnej za

współpracę/nadzór nad

usługą.

Zasady przyznawania punktacji:

c. Jeżeli Podmiot realizował od

3 do 5 usług rozwojowych,

które może potwierdzić

dokumentami spełniającymi

ww. wymagania

otrzymanymi od 3 do 5

klientów instytucjonalnych -

otrzymuje 5 pkt.

d. Za każdą kolejną usługę

potwierdzoną kolejnym

dokumentem od kolejnego

klienta instytucjonalnego (tj.

powyżej 5 dokumentów od 5

różnych klientów inst.)

Podmiot otrzymuje 1 pkt

Naruszenie:

1. Brak dokumentów

poświadczających


2. Błędy w

dokumentach/brak części

dokumentów,




5 pkt.

Konsekwencje


pierwszego stopnia

Ad. 2 Uchybienie

pierwszego/drugiego stopnia –

Podmiot zostaje zawieszony do

czasu przedstawienia wyjaśnień.

Może wystąpić nieprawidłowość

pierwszego stopnia

66

Przy dokumentowaniu realizacji

usług rozwojowych obowiązują

następujące zasady:

Podmiot może przedstawić

od 1 klienta

instytucjonalnego nie więcej

niż 1 dokument


usług/i rozwojowych/ej, co

oznacza, że dokument od


potwierdzający realizację 2

lub więcej usług

rozwojowych liczony jest

jako 1 dokument/usługa;

Podmiot może przedstawić w

odniesieniu do danej/

konkretnej usługi

rozwojowej opinię jednego


(tylko 1 dokument


konkretnej usługi

rozwojowej).

Wymagane minimum 5



tym obszarze

67

3. Doświadczeni

e kadry

świadczącej

usługi

rozwojowe.

1) Kadra świadcząca wyłącznie

usługi szkoleniowe



minimum 480 godzin

szkoleniowych, w tym 240 godzin



otrzymuje 5 pkt.







usług szkoleniowych, w tym 240



otrzymuje 3 pkt;


dyspozycji Podmiotu i posiada



i/lub

2) Kadra świadcząca usługi

rozwojowe o charakterze

zawodowym (np. szkolenia

zawodowe)



minimum 250 godzin usług

rozwojowych, w tym 100 godzin

usług na rzecz Podmiotu oraz






Podmiotu.

Naruszenie:

1. Brak dokumentów

poświadczających

doświadczenie kadry.

2. Błędy w


dokumentów,




5 pkt.

Konsekwencje

Ad1 ,3– Nieprawidłowość

pierwszego stopnia






pierwszego stopnia

68








godzin na rzecz Podmiotu oraz






Podmiotu – Podmiot otrzymuje

3 pkt.

i/lub

3) Kadra świadczącą usługi

rozwojowej inne niż

szkoleniowe



minimum 100 godzin jednego

rodzaju usług rozwojowych (def.

w słowniczku), w tym 50 godzin



otrzymuje 5 pkt.










otrzymuje 3 pkt;


dyspozycji Podmioty i posiada

69



Wymagane minimum 5

punktów w każdej kategorii

osób świadczących usługi

rozwojowe. Liczba

minimalnych punktów w

tym obszarze zależy, od tego

jaki rodzaj/ jakie rodzaje

świadczonych usług

rozwojowych Podmiot

zadeklarował w pkt. 2

metryczki. Maksymalnie 30

punktów w tym obszarze

70

Kryterium nieobowiązkowe

4. Pozostałe

elementy

uwiarygodniaj

ące Podmiot

6) Podmiot posiada

certyfikacje/ akredytacje/

spełnia standardy dotyczące

jakości działania Podmiotu.

a) Jeżeli Podmiot

posiada ww.

dokumenty, które

mają charakter

deklaratywny –

Podmiot otrzymuje

3 punkty za każdy

dokument.

b) Jeżeli Podmiot

posiada ww.

dokumenty, które są

wystawiane przez

instytucje zewnętrzne

i podlegają

weryfikacji/kontroli/a

udytowi - Podmiot

otrzymuje 5

punktów za każdy

dokument.

Jeżeli Podmiot posiada

certyfikat odnawialny np.

ISO – okres wdrażania

zaleceń audytora (podczas

procesu odnawiania

certyfikatu) nie wpływa na

negatywną ocenę tego

kryterium.

UWAGA: Podmiot składa

oświadczenie bazując na

liście uznawanych przez

Administratora rejestru

certyfikatów/ akredytacji/

standardów.


realizacji projektów ze

środków EFS - minimalna



Naruszenie:

1. Brak dokumentów

2. Błędy w


dokumentów,

Konsekwencje

Ad1 – Nieprawidłowość

pierwszego stopnia






pierwszego stopnia

71


300.000 PLN - jako

projektodawca lub partner –

Podmiot otrzymuje 5

punktów.


realizacji projektów

komercyjnych - minimalna




300.000 PLN – Podmiot

otrzymuje 3 punkty.

9) Podmiot terminowo reguluje

zobowiązania wynikające z

realizowanych usług

rozwojowych (def. w

słowniczku) – Podmiot

otrzymuje 3 punktów.

10) Podmiot prowadzi

działalność, która

uwzględnia normy

społecznej

odpowiedzialności

przedsiębiorstw – Podmiot

otrzymuje 2 punkty.

Maksymalnie 20 punktów

w tym obszarze

72

Załączniki:

Załącznik nr 1 – Karta Podmiotu – zostanie dołączona do Podręcznika po zakończeniu jej

konsultacji.

podręcznik dla podmiotów wpisanych do rejestru usług ... · szkolenia e-learning; projekt –...

Documents